Att göra en presentation

Transkript

1 Verion 2.6, maj -03 Att göra en preentation Sammantälld av Maria Björklund och Ulf Paulon

2 BAKGRUND TILL DENNA SKRIFT Denna krift har tillkommit för att vara en inpirationkälla och ett töd för tudenter vid dera muntliga preentationer av kriftliga rapporter, PM, examenarbeten och liknande inom potgymnaiala utbildningar (här kallad akademin ). Det allra meta om äg är lika relevant vid preentationer utanför akademin. Det om äg nedan gäller oberoende av nivå och omfattning, men naturligtvi måte kravnivån anpaa efter omtändigheterna, dv på ett 20 poäng examenarbete täll mycket högre krav än på en 2 poäng rapport på en grundkur. Ofta e den muntliga preentationen om ett komplement till/en kortverion av rapporten, vilket får till följd att preentationen lätt blir en upprepning i ord av det om tår i rapporten: I kapitel 1 har vi, i kapitel 2 dikuterar vi och lutligen kommer vi fram till Förök itället att e preentationen om ett ätt att väcka åhörarna intree och nyfikenhet för området och lutaterna. Det är då viktigt att ta reda på vem åhöraren är och att ätta ig in i denne ituation. FÖRBEREDELSER OCH ÖVNING ÄR A OCH O Det är lätt att tro att via peroner är födda talare/preentatörer och andra inte. Så är dock inte fallet. Vit har en del peroner mer fallenhet, andra mindre men något om framhåll av många av våra främta talare är att högt 10% är talang, 90% är förberedeler och övning. Vid akademin är det deutom inte frågan om att hålla engagerande tal utan om att göra bra preentationer, och det kan man definitivt uppnå genom att förbereda ig väl och genom att ta vara på varje tillfälle om bjud att öva ig. OLIKA PRESENTATIONSMODELLER Det finn bland annat följande tre modeller för att lägga upp en preentation den hitorika modellen, löpedelmodellen amt konultmodellen. Den hitorika modellen I den hitorika modellen börjar preentatören med bakgrunden, hur arbetet genomfört etc, för att lutligen komma fram till lutaterna (figur 1). Viktigt att få agt Bakgrund Figur 1. Hitorika modellen. Tid 1

3 Löpedelmodellen I löpedelmodellen börjar preentatören med det viktigate budkapet för att fånga åhörarna intree. Därefter ta det om är nät viktigat upp ov. (figur 2). Använd löpedeltekniken kall preentationen kunna avbryta var om helt och ändå kall huvudbudkapet vara framfört (Vad om är huvudbudkap kan kifta beroende på auditorium och typ av rapport). Andra fördelar med löpedeltekniken är att: - åhöraren uppmärkamhet är om tört i början. - om lynarna tappar tråden, är det lättare för dem att hitta tillbaka efterom de redan fått helheten. - det blir lättare att minna budkapet. Alla minn detaljer lättare om de fått helheten fört. - det blir lättare att e vilken information om är central repektive perifer. Viktigt att få agt Bakgrund Figur 2. Löpedelmodellen. Tid Konultmodellen Det går ällan att fullt ut följa löpedeltekniken. Att trikt följa denna modell gör att budkapet lätt blir alltför önderhackat. Vi har därför tagit fram en alternativ modell om i mycket ligger i linje med löpedeltekniken, men där hoppigheten och onödiga avbrott minka, budkapet blir lättillgängligt och mer intreant och äljande. Vi har valt att kalla modellen konultmodellen (figur 3), efterom konulter ofta arbetar efter detta upplägg. Utmärkande för modellen är att huvudpoängen lyft fram flera gånger; i början, i lutet och ev. även i mitten, vilket gör budkapet klarare och minkar de negativa effekterna vid ev. tidbrit. Viktigt att få agt Bakgrund Bakgrund Tid Figur 3. Konultmodellen. Vi förordar användande av konultmodellen och i via fall löpedelmetoden. 2

4 ATT FÖRBEREDA EN BRA PRESENTATION Det finn ett antal frågor att fundera över när man förbereder in preentation. Målgrupp? Det är viktigt att ha klart för ig hur målgruppen och preentationituationen er ut. Föredraget bör inte ha amma utformning om det t.ex. håll för en akademik grupp om om det håll i form av en dragning på ett tyrelemöte. Tänk igenom vad åhörarna redan vet och vad de kan tänka vilja veta. Att reda ut vad åhörarna är intreerade av gör lättat genom att kriva ned ett antal frågor om du tror åhörarna kan tänka tälla. Frågorna kall återpegla budkapet om du vill föra fram. Rangordna frågorna i auditoriet intreeordning, dv i den ordning de kan tänka tälla frågorna. Nyckelord för ett intreant innehåll är: - Närhet - Igenkänning - Peronifiering - Konekvener Med andra ord: - Vilken är målgruppen du kall prata inför? - Vad kännetecknar målgruppen? - Vad kan målgruppen vilja få reda på beträffande budkapet? Skriv upp tänkbara frågor. - Vilket tempo och vilken nivå är lämpliga för jut den gruppen? Svaren på dea frågor utgör grunden för innehållet i preentationen. Tänk igenom vilket ditt viktigate budkap är, vad du vill få agt. Rangordna frågorna i en intreeordning. Tänk även på lutklämmen; lutater, rekommendationer. Hur innehållet diponera beror även på vilken preentationform (konultmodellen, löpedeltekniken eller hitorika modellen) man väljer. Vad du än väljer å behöv en tydlig dipoition om ger preentationen en röd tråd. Hur kapa uppmärkamhet/intree? Det är inte alltid lätt att kapa önkvärd uppmärkamhet vid en preentation. Som preentatör kall du underlätta lynandet för åhörarna. Vid en preentation är åhörarna viktigare än både du jälv och ditt ämne. Det är ho åhörarna det kall hända något medan du preenterar. Det är allmänt känt att åhörarna uppmärkamhet ofta avtar efter några få minuter, de förvinner in i ina egna tankar. Detta är ofta oundvikligt, men det är preentatören uppgift att få åhörarna att hitta tillbaka till preentationen och börja lyna aktivt igen. Tidåtgång? Oavett vilken preentationmetod om använd kall målättningen vara att hinna med hela föredraget inom avatt tid. Att dra över tiden uppkatta inte och andra preentatörer kan bli lidande. Dra därför hela preentationen i förväg och ta tiden. Ha en reervtid för om något kulle gå galet eller ta längre tid än beräknat. Ungefär 20% reervtid kan vara lagom för en preentation under 30 minuter. Det innebär att t.ex. en 20 minuter preentation inte bör ta mer än 16 minuter när man övar på den i förväg där hemma. 3

5 Reervtrategier Se till att även ha andra reervtrategier än bara lite extra tid. Fundera på vad du gör om utrutningen fallerar (detta är nämligen inte helt ovanligt). Fundera även på alternativa upplägg beroende på hur preentationen utvecklar ig. Vad gör du t.ex om du blir avbruten av en maa frågor? Vad kall jag ta med? Glöm inte att ta med whiteboard-pennor, haltabletter, vatten/dryck, viningexemplar av arbetet om preentera, reervdelar till utrutningen (OH-lampor och dylikt), verktyg till dito, m.m. Hur er lokal och utrutning ut? Kontrollera alltid lokalen och utrutningen i förväg om du inte redan tidigare har gjort preentationer i amma lokal. Tänk igenom hur lokalen torlek, form, akutik och utrutning kan påverka preentationen. Fundera även över vilken plat/vilka plater om är lämpliga att tå på för att åhörarna tydligt kall kunna e både preentatören och de viade bilderna. Går det att mörklägga lokalen helt eller delvi? Kontrollera att all utrutning fungerar och jutera in utrutningen innan preentationen påbörja. DE TEKNISKA HJÄLPMEDLEN Använd viuella hjälpmedel. Många teter viar att behållningen ökar om ett budkap både hör och yn. Ju fler innen du kan engagera ho åhörarna deto bättre. Men gör det inte för rörigt! Du kan exempelvi använda tavla, blädderblock, OH, PowerPoint-preentationer 1, diabilder, film, muik, produktexempel etc - det är bara fantain om ätter gräner! Overhead och PowerPoint-preentationer Att använda overhead eller PowerPoint vid en preentation underlättar oftat både för åhörarna och för preentatören. Tänk dock på att ge auditoriet en rimlig chan att för det förta e vad om tår på bilden och för det andra förtå innebörden i budkapet. Det är inte heller någon vit med att ha väldigt många bilder om ralar förbi projektorn i ett högt tempo. Använd framför allt liggande A4 på bilderna, k landcape. Liggande overhead ökar möjligheten att göra bilden tydlig och läbar amtidigt om de om itter längt bak i alen får lättare att e hela bilden. Läbarhet Ta hänyn till informationmängden på varje bild. Förök att tänka på 6x6x6, dv mint 6 mm tora boktäver, max 6 ord per mening och max 6 meningar eller punkter per bild. Bilderna kall vara ett töd för åhöraren; han kall inte behöva rikta in uppmärkamhet från preentatören för att läa uppater på overheaden. Overhead krivna på dator blir oftat mer lättläta än handkrivna. Enbart VERSALER (tora boktäver) ökar inte läbarheten enligt gjorda underökningar. Använd tora och må boktäver. Likaå blir det lättammare om bilderna är lite färglagda. Ett vanligt fel är att preentatören kopierar en ida direkt från rapporten, vilket oftat får till följd att det blir alldele för mycket text på overheaden amt att texten blir för liten för att kunna läa. Vid PowerPoint-preentationer gäller det ockå att 1 Med PowerPoint-preentationer mena här preentationer med hjälp av dator och kanon. 4

6 välja en färgkala om är lättlät i de fleta ituationer. Via färgkombinationer kräver nämligen en ljutark kanon plu möjligheter att mörklägga lokalen helt för att kunna läa. Handout Handout kan vara trevliga att dela ut i amband med preentationen. Detta är dock mycket beroende på ammanhanget och preentationen karaktär. Handout kan ockå använda om en reervtrategi dv ta fram om utrutningen kulle fallera eller om man inte hann med riktigt allt i jälva preentationen. Åhörarkopior, om dela ut före preentationen, är en form av handout på vilka det finn reerverat utrymme för åhörarna egna noteringar under preentationen. ATT TÄNKA PÅ VID SJÄLVA GENOMFÖRANDET Var dig jälv Var dig jälv, det brukar fungera bät, peciellt om man är orutinerad. Fundera över improviation eller att ha allt förberett. Vi är alla olika, en del är bra på att improviera, men de fleta nya preentatörer behöver noggrant planera allt inkluive ev. improviationer. Var engagerande Våga via engagemang! Det är engagerande med ett korrekt pråk, en öppen och närvarande peron, en varierad röt och ett naturligt kropppråk. Fundera över hur och i hur tor utträckning interaktionen med åhörarna kall ke. Vill du ha frågor löpande eller kall dea placera i lutet av preentationen? Hur få en poitiv vinkling av åhörarna frågor? Tänk även på vilket intryck du vill ge. Kropppråket förmedlar många gånger mer än vad du äger och ättet du äger det på. Acceptera din nervoitet Nätan alla bra preentatörer känner nervoitet. Kroppen laddar ig inför en preentation. Hjärtrytmen ökar, andningen likaå och adrenalinet läpp på. Några enkla tip för att minka nervoiteten kan vara: - Öva innan, tala igenom hela preentationen innan. - Förbered dig mentalt, på ditt ätt. - Ta tid på dig innan du börjar din preentation, teta av cenen under ekunder. Publiken ge då möjlighet att lära känna dig, åhörarna uppmärkamhet är oftat inte riktad mot vad du äger under dina inledande ekunder på cenen, utan dera uppmärkamhet är ofta riktad mot att e hur du är klädd, vad för ort utrutning du har med dig med mera. - Titta i början på dem om er nällat ut och le. - Skriv ner inledningmeningen. Lär dig den utantill. - Skriv manu med tolpar om töd för minnet men lä inte innantill Detta är dock tillåtet om du kommer av dig eller kall redogöra för akuppgifter. När du kommer av dig Rubriken lyder När du kommer av dig och inte Om du kommer av dig, efterom du förr eller enare hamnar i den ituationen att du kommer av dig, kanke när du mint anar det. Det du då kan göra är: - Ta dig tid och titta i ditt manu. - Om du använder OH lä innantill - Vinn tid! Summera, täll frågor! 5

7 - Drick lite vatten (under en drickpau kan man på ett ofitikerat ätt få lite extra tid för reflektion i amband med ex en fråga), - Gå över till näta punkt! Aktivera reervplan När något oförutett händer före eller under preentationen å överväg nabbt vilka alternativ du har och aktivera ev en av dina reervplaner. Om t.ex. OH-lampan plötligt locknar å har du kanke alternativen att byta till ny OH-lampa (du har en med i reerv i väkan), att plocka fram de handout om du ockå har i din väka eller att gå över till att utnyttja enbart whiteboard. Vad du väljer beror på exempelvi hur lång preentationen är, hur mycket av preentationen om är kvar m.m. Att kunna hantera oförutedda händeler på ett kontruktivt ätt är ofta något om uppkatta mycket poitivt av åhörarna. Den förtretliga händelen kan alltå i lutändan medföra att preentationen av åhörarna uppfatta mer poitivt än vad den annar kulle ha gjort. Kontakt med åhörarna Kontakten med åhörarna är central. Vänd därför inte ryggen mot åhörarna i onödan, tala inte med filmduken. Repekt för åhörarna Via repekt för åhörarna även när de täller frågor om viar att de är dåligt förberedda, inte all förtått vad aken gäller eller att de har åikter om inte all överentämmer med dina egna. Förök att fånga upp det poitiva i dera frågor narare än det elaka och ironika om kanke ockå finn där. Via även din repekt genom att hålla dig till det överenkomna ämnet och inom den givna tidramen. Slutkläm Det är viktigt att ätta punkt för preentationen även om den inte gått om man tänkt ig eller man inte all hunnit med det om kulle hinna med. Via klart i ord och handling att nu är det lut, tacka för att du fått komma och tacka ev. även för ett uppmärkamt och trevligt auditorium amt om detta är lämpligt önka lycka till med det fortatta arbetet. Dra ev. även till med att du gärna återkommer vid ett enare tillfälle. TIPS FÖR DIG SOM VILL VETA MER En fördjupning amt exempel kan du hitta i: Björklund, M. & Paulon, U. (2003) Seminarieboken att kriva, preentera och opponera. Studentlitteratur. Lund. Kapitel 7. Andra källor: Att tala effektivt. Sammantälld av: Carin Sandqvit, Intitutionen för nordika pråk. Utgiven av: Ekonomihögkolan vid Lund univeritet. 16 idor. Finn att köpa ho XBS (vaktmäteriet) på Ekonomicentrum för 10 kronor. Backlund, B. (1991) Inte bara ord - en bok om talad kommunikation. Studentlitteratur. Lund. 200 idor. Fällman, Barbro (1996) Tala och engagera. Studentlitteratur. Lund. 70 idor. Gelb, Michael J. (1996) Bildlikt talat. Docendo läromedel. Hellpong, Lennart (1992) Konten att tala - handbok i praktik retorik. Studentlitteratur. Lund. 290 idor. 6

8 Johanneon, Kurt (1990) Retorik eller konten att övertyga. Nortedt. Stockholm. 235 id. Minto, Barbera (1995) The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. Pitman Publihing. London. ISBN Palm, Lar (1994) Övertalningtrategier - att välja budkap efter utgångläge. Studentlitteratur. Lund. 210 idor. Zelazny, Gene (2001) Say it with Chart. McGraw. UK. ISBN X. Zelazny, Gene (1999) Say it with Preentation. McGraw. UK. ISBN