4. Kravspecifikation allmänt

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Österåkers kommun Upphandling Driftentreprenad Enebacken Fredrik Strand Symbolförklaring: Sista anbudsdag: :59 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 4. Kravspecifikation allmänt 4.1 Kravspecifikation allmänt Allmäna krav I detta avsnitt finner ni kraven som är gemensamma för alla delar i uppdraget. Kommande avsnitt presenterar de specifika kraven för respektive verksamhet Kommunens valfrihetssystem Särskilt boende omfattas av kundval. Valfrihetssystemet innebär att invånare i Österåkers kommun som har beviljats särskilt boende, av vård- och omsorgsnämnden har rätt att välja boende som kommunen tecknat kontrakt med. Enebacken ingår i kommunens valfrihetssystem. Den enskilde ansöker om särskilt boende hos kommunens biståndshandläggare. Leverantören är skyldig att efter beställning från kommunen snarast och oavsett omsorgsbehov ta emot enskild som valt leverantören och/eller hänvisats av kommunen. Leverantören ska tillhandahålla information så att den enskilde får underlag för sitt val. Den enskilde har också möjlighet att byta boende. Vid byte ska leverantören samverka med kommunen och den nya leverantören. Leverantören ansvarar för att ett sådant byte sker med minsta möjliga negativa påverkan för den enskilde och andra berörda Handlingsplan för verksamhetsövergång Anbudsgivaren ska till sitt anbud bifoga en handlingsplan för verksamhetsövergången. Den leverantör som tilldelas kontrakt ska göra mer omfattade förberedelser inför övertagandet av verksamheten. Anbudsgivaren ska till sitt anbud bifoga en handlingsplan för verksamhetsövergången. (Bifogat dokument) Samverkan Ett nära och förtroendefullt samarbete mellan leverantören och beställaren är ett villkor. I leverantörens åtaganden ligger ett stort ansvar i att verka för goda samarbetsformer mellan parterna. Leverantören ska kontinuerligt informera om verksamheten samt inbjuda till dialog om verksamhetens utveckling. Båda parter ska delta i samverkansmöte vars syfte är att följa verksamhetens utveckling, beställaren är sammankallande. Utskrivet: :57 Sida 1 av 9

2 -Verksamhetschefen eller motsvarande ska delta i regelbundna informations- och utvecklingsmöten med förvaltningen. -Leverantören ska verka för att former för samverkan utvecklas med verksamheter inom kommunen, landstinget, frivilligorganisationer, intresseorganisationer och andra aktörer Tillsyn IVO och övriga tillsynsmyndigheter har rätt att utöva tillsyn och kontroll över verksamheten. Leverantören ska tillhandahålla begärd dokumentation och lokaler m.m vid tillsyn Kvalitetsbegrepp Anbudsgivaren ska anpassa sin verksamet så att den uppfyller Österåkers kommuns övergripande kvalitetsmål och vård- och omsorgsnämndens mål bifogas i bil 7 samt de krav som ställs i värdighetsgarantierna, bifogas i bilaga 9 och 10. Verksamheten ska präglas av: Kontinuitet -Servicen och omsorgen ska präglas av god personalkontinuitet, omsorgskontinuitet och tidskontinuitet. Integritet -Insatserna ska ges med lyhördhet för den enskildes vanor, behov, förutsättningar och önskemål. Den enskilde ska känna sig respekterad och väl bemött i kontakterna med sökanden. Självständighet -Den enskilde ska stimuleras att upprätthålla sina förmågor och resurser. Trygghet och säkerhet -Den enskilde ska kunna lita på att hen får den service och omsorg hen behöver och känna sig trygg med de insatser man får. Den enskilde ska ha en kontaktman och en namngiven ersättare. Delaktighet -Den enskilde ska känna sig delaktig och kunna påverka de insatser hen har. Tillgänglighet -Den enskilde ska i god tid få information om eventuella förändringar i verksamheten. -Den enskilde ska lätt kunna komma i kontakt med personal inom vården och omsorgen. Gott bemötande -Den enskilde ska bemötas med respekt, vänlighet, hänsyn och engagemang. Verksamheten ska kännetecknas av följande: -ett professionellt förhållningssätt baserat på kompetens, vetenskap och beprövad erfarenhet. -en humanistisk människosyn. -respekt för språkliga, etniska kulturella och religiösa skillnader. -individuellt utformad service, omvårdnad och hälso- och sjukvård. -samråd med vårdtagare och/eller den anhörige. -ett aktiverande, funktionsbevarande och rehabiliterande synsätt. -att samma personal deltar i omvårdnaden kring vårdtagaren, för att bidra till kontinuitet. -samarbete med frivilligorganisationer och studieförbund. -att verksamhetens värdegrund är känd och förankrad hos personalen. -det är känt för personalen hur missförhållanden i vården och omsorgen och övergrepp mot och mellan vårdtagare kan förebyggas Tolk Utskrivet: :57 Sida 2 av 9

3 Så kallad vardagstolkning för döva, dövblinda, vuxendöva och hörselskadade bekostas av landstinget. Tolkning vid myndighetsutövning, dvs i kontakter med biståndshandläggare, bekostas av kommunen. Utföraren ska ansvara för och bekosta att den enskilde som behöver hjälp med tolkning får tillgång till tolk vid omvårdnadsbehov En aktiv, stimulerande och meningsfull dag Det dagliga livet ska präglas av en stimulerande miljö som skapar möjligheter för en meningsfull dag som ger social, psykisk, kulturell, intellektuell, andlig och fysisk stimulans. Att bli sedd och känna sig betydelsefull är grundläggande och måste beaktas i verksamhetens upplägg. Leverantören ska erbjuda brukaren en mångfald av aktiviteter dels individuellt utformade och dels i gemensamma former. Allt från att delta i eller att iaktta sysslor som förekommer till underhållning och aktiviteter. Möjlighet till utevistelse och fysisk aktivitet i form av exempelvis promenader ska dagligen tillgodoses. Även andra former av fysisk aktivitet i form av träning, gymnastik ska tillgodoses. Kunskap bland personal ska finnas om betydelsen av fysisk, psykisk och social stimulans för äldre personers hälsa och välbefinnande och förmåga att stödja äldre personer så att de får en meningsfull tillvaro både individuellt och i gemenskap med andra. Samarbete med frivilliga organisationer ska vara ett komplement till leverantörens insatser Nycklar Rutin för hantering av nycklar Leverantören ansvarar för hanteringen av nycklar, tags och kodlås till de boendes lägenheter samt till övriga lokaler inom detta uppdrag. Av rutinen ska framgå hur utlämning och återlämning av nycklar och koder till kodlås ska göras. Vid övertagandet av verksamheten mellan nuvarande leverantör och ny leverantör ska överlåtandet av nycklar/koder dokumenteras. Kopia på dokumentation överlämnas till kommunen. Se bilaga 8. Beställaren tillhandahåller mot kvittens, nycklar, tags och koder. Leverantören ska ansvara för att mottagna nycklar, tags, koder, bevakningsinstruktioner och andra förekommande handlingar avseende beställarens objekt ej obehörigt används eller kopieras samt ansvara för att de förvaras på ett säkert och tillförlitligt sätt. Se bilaga 16 för kommunens säkerhetspolicy. Erhållna nycklar, tags och koder överlämnas till nästkommande leverantör. Vid byte av lås står leverantören för samtliga kostnader Säkerhet och arbetsmiljö Som arbetsgivare har anbudsgivaren ansvar för att systematiskt säkerhets-, arbetsmiljöoch brandskyddsarbete bedrivs för att säkerställa god arbetsmiljö och undanröja risker för personal och brukare. I det systematiska arbetet ska ingå rutiner för dokumentering och uppföljning av tillbud, olycksfall samt arbetsskador inom anbudsgivarens verksamhetsområde. Gjorda erfarenheter ska resultera i vidareutveckling av anbudsgivarens arbetsmetoder för det systematiska säkerhets-, arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet. Leverantören ska upprätta erforderliga riskanalyser för den egna verksamheten och ansvarar för att åtgärder vidtas för att undanröja risker så långt som möjligt. Om det befinns nödvändigt att vidta tekniska åtgärder eller ändringar av anläggningen för att minimera risker enligt ovan ska samråd ske med ansvarig part enligt gränsdragsningslistan i bilaga 4, varpå fastighetsägaren beslutar om eventuell åtgärd. Då anbudsgivaren ansvarar för säkerheten för brukare och personal i anläggningen ska Utskrivet: :57 Sida 3 av 9

4 brukarantal och personaltäthet anpassas därefter Kvalitetsledningssystem Leverantören ska kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvaliet. Leverantören ska ha och arbeta efter ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete utformat enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Utföraren ska genom kvalitetssäkring säkerställa att angivna mål uppfylls och att verksamheten har den kvalitet som krävs enligt förfrågningsunderlaget. Utförarens ledningssystem ska omfatta samtliga delar i föreskriften. Personalen ska ha kunskap om ledningssystemet. -Det ska finnas en tydlig organisatorisk struktur, ett uttalat och tydligt ansvar, dokumenterade rutiner, identifierade processer samt rutiner för uppföljning. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga sitt kvalitetsledningssystem som ska uppfylla ovanstående krav. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga sitt kvalitetsledningssystem som ska uppfylla ovanstående krav. (Bifogat dokument) Hantering av synpunkter och klagomål Leverantören ska ha rutiner för synpunkter- och klagomålshantering. Resultatet ska förutom att föranleda direkta åtgärder, användas i utförarens utvecklingsarbete. En sammanställning av synpunkter och klagomål ska lämnas till beställaren två (2) gånger per år, i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Sammanställningen ska innehålla beskrivning av synpunkten eller klagomålet, eventuell åtgärd, samt den enskildes reaktion på åtgärden. Beskrivningarna och aktiviteterna i sammanställningen ska vara daterade med datum. Den enskilde och dennes anhöriga ska alltid veta till vem de ska vända sig för att framföra synpunkter och klagomål. Senast efter 14 dagar måste den klagande få återkoppling. Är det ett klagomål av allvarlig karaktär ska återkoppling ske skyndsamt, dvs senast påföljande vardag Finskt förvaltningsområde Österåkers kommun är ett finskt förvaltningsområde vilket innebär att kommuninvånare har rätt att använda finska i kontakten med Österåkers kommun och att man helt eller delvis har rätt till äldreomsorg på finska Tele- och datakommunikation Teknisk utrustning Utföraren ska ha tillgång till och bära kostnader för telefon, dator(er) och skrivare. Datorerna ska ha internetuppkoppling och . Kortläsare behövs för SITHS-kort. Av säkerhetsskäl får offentliga datorer inte användas. Det åligger utföraren att skydda datautrustning och nätverk mot olaga intrång. Utföraren ska se till att det finns WiFi i fastigheten. Verksamhetssystem Utföraren ska tillhandahålla sitt eget verksamhetssystem för dokumentation enligt SoL och HSL. Beställaren använder Procapita som verksamhetssystem. Där hanteras bl. a. beslut, beställning och underlag för debitering till kunder. Beställningar överförs till utföraren via Procapita och bekräftas av utföraren. Utföraren ska ha 1-2 personer som har behörighet att ta emot beställningar i Procapita. Manualer finns tillgängliga på beställarens hemsida. Utskrivet: :57 Sida 4 av 9

5 Framtida förändring av IT-system kan bli aktuellt. Installationskostnad Beställaren står för kostnaden för installation av Procapita på en dator. Utföraren står för kostnaden för övriga datorer. SITHS-kort SITHS (säker IT i Hälso- och sjukvården) är en nationell säkerhetslösning för elektronisk identifiering. SITHS används för åtkomst till flera system som t ex Pascal, Visma Proceedo och Symfoni. Det kan också komma att användas för verksamhetssystemet. Utföraren ska ansvara för att legitimerad personal (sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut/sjukgymnast) har SITHS-kort. Utföraren ska ha ett eget anslutningsavtal för SITHS-kort med e-identifikation eller motsvarande. SITHS-kort är ett krav för att få behörighet till olika verksamhetssystem inom landstinget. Beställaren administrerar behörighet till systemet Symfoni. Övriga system ansvarar utföraren för själv. Utföraren står för administration och kostander för SITHS-kort. Specifikt för verksamhetssystem Procapita: Processor Pentiumkompatibel processor med minst 2 GHz eller högre Minne För Windows 7 minst 4 GB internminne Hårddisk För hela verksamhetssystemet 10 GB Utrymme för temporära filer minst 5 GB Bildskärm/Grafik Skärmupplösning 1280x1024 (22 tums bildskärm) Mjukvara Operativsystem Windows 7 Sp1 eller Windows 8.1 (inte Windows 8) Internet Explorer IE9, IE10, eller IE11. Firefox (Senaste version) Chrome (senaste version) Silverlight Version eller senare Crystal Reports 2008 Version 12.3 eller 12.4 (SP3 eller SP4).NET Framework 4.5 som lägst Datorn ska regelbundet uppdateras via Windows Update. Virusskydd lokalt på datorn som uppgraderas regelbundet Brandvägg lokalt på datorn eller i ett nätverk Nätverk/kommunikation Förbindelse med kapacitet motsvarande 10 Mbit eller bättre mellan klient och server Tekniska system De tekniska kraven följer leverantören av systemens anvisningar och kan komma att ändras. Kommunen förbehåller sig rätten att byta system med sex (6) månaders varsel. Utbildning och support Utföraren förutsätts ha grundläggande datorvana. Beställaren står för grundutbildning för 1-2 personer i användandet av verksamhetssystemen vid uppstarten av utförarens uppdrag. Utföraren utbildar sedan själv ny personal Utskrivet: :57 Sida 5 av 9

6 med hjälp av manualer som beställaren tillhandahåller. Vidareutbildning sker i takt med programmens utveckling och tillkommande programfunktioner/moduler. Utföraren förbinder sig att delta på anordnade utbildningar. Utföraren står för sina driftskostnader för IT. Utföraren måste följa kommunens riktlinjer kring användning av verksamhetssystemen. Utföraren står för kostnaden för övriga utbildningar som leverantören av programvaran/moduler eller annan anordnare inbjuder till. Utföraren ansvarar för att avslut av användare i systemet meddelas omgående när en användare inte har behov av att ha tillgång till systemet för att kunna utföra sitt arbete längre Maskiner och inventarier Av inventarieförteckningen, bilaga 5 och 6 framgår vilka inventarier och maskiner som ingår i det särskilda boende och dagverksamheten. Maskiner och inventarier därutöver som anbudsgivaren önskar använda i verksamheten, får anbudsgivaren själv anskaffa och finansiera. Vid behov av reparationer, kompletteringar och nyanskaffningar som erfordras för verksamhetens bedrivande ska dessa ombesörjas och bekostas av leverantören, se Gränsdragningslista bilaga 4 och Underhåll bilaga 15. Inventarier utöver förteckningen i bilaga 5 och 6, vilka anskaffas av anbudsgivaren, tillhör denne efter avtalstidens slut. Leverantören ansvarar för omhändertagande och bortforsling av obrukbara inventarier, utrustning och annat som tillhör leverantören. Detta ska ske i samråd med kommunen. Fasta installationer Eventuella fasta installationer som anbudsgivaren önskar installera ska i förväg överenskommas med kommunen i samråd med hyresvärden. Anbudsgivaren har efter avslutad kontraktstid rätt att erhålla skälig ersättning för fast installation som anbudsgivaren på egen bekostnad installerat och i samband med kontraktets upphörande övergår i kommunens ägo Media Kommunen står för samtliga mediakostnader för el, vatten och värme, såväl abonnemang, fasta som rörliga Teknisk drift och underhåll av verksamheten Enligt hyresavtal mellan Österåkers kommun och Stenvalvet Fastigheter AB är ansvaret för teknisk drift och underhåll fördelat mellan de två parterna. Av gränsdragningslistan i bilaga 4 framgår ansvarsfördelning mellan Stenvalvet Fastigheter AB och anbudsgivaren som i och med sin roll som driftentreprenör övertar Österåkers kommuns ansvar. Fastighetsägaren och kommunen äger rätt att utan ersättningsansvar gentemot anbudsgivaren utföra skötsel- och underhållsarbete i anläggningen. Med underhållsarbete avses såväl planerade underhållsåtgärder enligt plan som felavhjälpande underhåll. Planerade underhållsarbeten ska där det är möjligt utföras så att störningar i verksamheten undviks i Utskrivet: :57 Sida 6 av 9

7 möjligaste mån Städning Anbudsgivaren ska svara för och bekosta all städning av alla lokaler/ytor som omfattas av uppdraget, både inom- och utomhus (område i anslutning till entrén). Ändamålsenlig städning är en förutsättning och ska utföras på sådant sätt att den bidrar till ett långvarigt bevarande av lokalerna. Städning ska genomföras i sådan omfattning att dagverksamheten/boendet är hygieniskt ren och vid alla tillfällen ger ett rent, vårdat och trivsamt intryck. Detta innebär att städning inom vissa delar vid behov kan utföras flera gånger per dag. Tvätt Utföraren ska svara för att den enskildes personliga kläder, sänglinne, täcke och kuddar m.m. tvättas utan kostnad för den boende, med undantag för kemtvätt. Utföraren ska även svara för smärre lagning av kläder. Ett buffertförråd av linne för akuta behov ska finnas. Tvätt och skötsel av kläder, textilier m.m. ska göras så ofta som krävs för att dessa ska vara rena och fräscha. Utföraren svarar för alla kostnader som rör anskaffning av buffertförråd, tvätt och skötsel av det som anges ovan Sophantering Utföraren ansvarar för att samtliga sopor(undantaget sådant som enligt lagar och förordningar ska sorteras på särskilt sätt) källsorteras, transporteras till och kastas på av fastighetsförvaltaren anvisad plats Förbrukningsartiklar Brukaren som bor i det särskilda boendet bekostar hygien- och städartiklar för eget bruk. Övriga förbrukningsartiklar ska tillhandahållas av leverantören och kostnaden för detta ingår i leverantörens ersättning från kommunen. Vid avtalstidens slut ska leverantören överlämna en (1) månads förbrukningsmaterial till nästkommande leverantör Kontaktmannaskap Utföraren ska för varje boende tillhandahålla en kontaktman. Personen ska företräda och hjälpa den boende och vara ett praktiskt stöd i det dagliga livet samt vara den person som är en naturlig länk till närstående m fl. Den boende ska ha möjlighet att kunna byta kontaktman om den boende så önskar. Kontaktpmannen ska ha en utsedd ersättare så att kontinuiteten kan upprätthållas under semester och annan frånvaro. Kontaktmannens uppdrag ska finnas beskriven i en rutin Identifiering av personal All personal, inklusive eventuella underleverantörer, ska kunna identifieras av brukaren genom namnskylt med namn, titel och företagets namn Anhörigstöd Kommunens riktlinjer för anhörigstöd, se bil 11, ska följas. Anhörigstöd syftar till att erbjuda stöd för personer som vårdar eller stöttar närstående med långvarig sjukdom, är äldre eller har en funktionsnedsättning. Utföraren ska informera brukaren och dennes anhöriga om anhörigstödet Brandskydd Leverantören ska vara insatt i lagen om skydd mot olyckor och bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Leverantören ansvarar för utbildning och övning för sin personal samt Utskrivet: :57 Sida 7 av 9

8 för de kostnader som är förbundna med detta. Brandlarm med rökdetektorer finns installerat. Brandlarmets tekniska funktion handhas och sköts av fastighetsägaren. Utföraren ska i samråd med brandmyndigheten utarbeta en plan för rutiner för brandsäkerhet. Rutinerna ska godkännas av kommunen Tillämpliga lagar samt mål och riktlinjer Verksamheten ska bedrivas enligt de lagar, förordningar samt Socialstyrelsens föreskrifter som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten. Leverantören ska följa aktuell utveckling inom verksamhetsområdet vad gäller lagstiftning, metodutveckling och forskning. Leverantören ska vidare följa de mål och riktlinjer som Kommunfullmäktige och Vård- och Omsorgsnämnden fastställer för verksamheten Dokumentation och förvaring av handlingar Leverantören ska dokumentera så som det föreskrivs i gällande lagstiftning och i Socialstyrelsens föreskrifter. Dokumentationen enligt SoL ska ske i leverantörens verksamhetssystem. En genomförande plan ska upprättas. Kontaktpersonen ska utifrån biståndsbeslutet i samråd med brukaren upprätta en genomförandeplan. Planen ska upprättas inom 14 dagar i det permanenta boendet och dagverksamheten. I korttidsboendet ska en genomförandeplan upprättas inom 3 arbetsdagar. Kopia på genomförandeplanen skickas till ansvarig biståndshandläggare. Av genomförandeplanen ska framgå mål för insatsen, vad, hur, när den enskilde behöver hjälp och stöd och vem som utför insatsen. Vid förändrade behov ska genomförandeplanen revideras. Av planen ska det framgå att den enskilde och/eller dennes legale företrädare har medverkat i planeringen. Genomförandeplanen ska följas upp och skickas till biståndsenheten vid varje betydande förändring/uppdatering, minst en gång per år. All dokumentation som rör den enskilde ska förvaras skyddad mot obehörig åtkomst, brand och fukt. Utföraren ska dokumentera enligt gällande lagstiftning. Dokumentationen enigt SoL och HSL ska ske i utförarens verksamhetssystem. Utföraren ansvarar för arkivering och gallring av dokumentation enligt gällande lagstiftning när den enskilde flyttar eller avlider Lokaler Verksamheterna ska bedrivas i de lokaler som är angivna i förfrågningsunderlaget. Lokalerna upplåtes vederlagsfritt. Utföraren ska teckna nyttjandeavtal med kommunen. Det avtalet ska vara särskild handling skilt från detta avtal. I en särskild handling som inges till hyresnämnden för godkännande, ska kommunen och utföraren komma överens om att utföraren avstår från sitt indirekta besittningsskydd enligt i hyreslagen. Utföraren svarar för nödvändiga vaktmästartjänster. Utföraren får inte använda lokaler, inventarier övrig utrustning för annat ändamål än för den avsedda verksamheten och vad som regleras i förfrågningsunderlag och avtal. Undantag från detta kan göras efter skriftligt godkännande av kommunen. I det fall utföraren vill genomföra förändringar av lokalerna måste det i förväg godkännas av kommunen. Ansvar för drift, skötsel och underhåll av fastigheten framgår av bilaga 4. Utföraren svarar för den löpande skötseln och tillsynen av lokalerna ur säkerhetssynpunkt. Utskrivet: :57 Sida 8 av 9

9 Det ankommer på utföraren att omgående anmäla eventuell säkerhetsrisk till fastighetsskötaren samt att vidta erforderliga åtgärder för att förhindra personskada Anbudspresentation De tre (3) anbudsgivande företag som har viktats högst kommer att inbjudas till anbudspresentation under vecka 3. Tid för presentation meddelas per e-post under vecka 2 och beräknad tid per presentation är 45 minuter. Anbudsgivaren bör planera in utrymme för frågor från beställaren, frågorna ska inrymmas under avsatt presentationstid. Anbudspresentationen syftar till att ge anbudsgivare möjlighet att bekräfta sin förmåga att för kommunens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet. Om det vid anbudspresentationen framkommer att kriterier för kvalificering eller att ställda krav inte uppfylls av anbudsgivaren kommer anbudet att förkastas. Under presentationen vill beställaren: -träffa för uppdraget utsedd verksamhetschef/er. Utsedd verksamhetschef/er ska delta vid anbudspresentationen, ges beställaren inte möjlighet att träffa denne kommer anbudet att förkastas. Vid anbudspresentationen deltar från Österåkers kommun: -Fredrik Strand, ansvarig upphandlare -Kerstin Odenfelt, sakkunnig inom äldreomsorg -David Lidin, medicinskt ansvarig sjuksköterska -Eva Höxter, sakkunnig inom funktionshinder -Mikael Ottosson, ordförande i Vård- och omsorgsnämnden Utskrivet: :57 Sida 9 av 9