Årlig rapport 2013 landsbygdsfonden. Granskning av årsräkenskaper över utgifter finansierade inom EJFLU för räkenskapsåret 16 okt okt 2013

Transkript

1 Årlig rapport 2013 landsbygdsfonden Granskning av årsräkenskaper över utgifter finansierade inom EJFLU för räkenskapsåret 16 okt okt 2013 ESV 2014:9

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från Datum: Dnr: /2013 ESV-nr: 2014:9 Copyright: ESV Rapportansvarig: Morgan Wackt

3 FÖRORD Förord Syfte Syftet är att denna riktlinje ska vara till hjälp för attesterande organ när de utarbetar sin rapport om den utförda revisionen av utbetalningsställenas årsräkenskaper. Den har utarbetats för att vara till vägledning för de attesterande organen när de fullgör sin uppgift att presentera det inhämtade revisionsunderlaget som ska ligga till grund för slutsatsen om de godkända utbetalningsställenas årsräkenskaper är i sak rättvisande, fullständiga och korrekta och om de interna kontrollförfarandena har fungerat tillfredsställande. Denna riktlinje kommer att ses över regelbundet. Bakgrund I denna riktlinje behandlas de krav som anges i artikel 5 ( Intyg ) i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 när det gäller godkännande av utbetalningsställen och andra organ och avslutande av räkenskaperna för Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU). Utformning Denna riktlinje har utformats så att den tar upp de punkter som ska rapporteras av de attesterande organen. De attesterande organen kan ändra utformningen för att undvika eventuella upprepningar, under förutsättning att texten tydligt särskiljer frågor som gäller olika fonder och aktuella populationer. De avsnitt i rapporten som innehåller en förteckning över informationskrav eller åtgärder som ska vidtas skrivs inom hakparentes ( [ ] ) i kursiv stil. Granskning av årsräkenskaper över utgifter inom EJFLU för 2013 Ekonomistyrningsverkets (ESV) avdelning för EU-revision har granskat Sveriges årsräkenskaper över de utgifter som Statens jordbruksverk (SJV) har debiterat Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutvecklingsfonden (EJFLU) för räkenskapsåret 16 oktober oktober ESV har i enlighet med rådets förordning (EG) nr 1290/2005 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken avlämnat ett revisorsintyg över årsräkenskaperna. 3

4 FÖRORD I denna revisionsrapport redovisas resultatet av granskningen. Rapporten har upprättats i enlighet med artikel 5 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 i fråga om förfarande vid avslutande av räkenskaperna för Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och i enlighet med av kommissionen utgiven riktlinje nr 5. I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Morgan Wackt har varit föredragande. Stockholm den 12 februari

5 INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 AVSNITT A EJFLU Sammanfattning Inledning Slutsatser Uppfyllande av kommissionens riktlinjer Helhetsbedömning Bedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna Utvärdering av fel IAKS- och EJ IAKS-populationer Utvärdering av fel Driftsutgifter Icke statistiska populationer Utvärdering av fel Kostnader utöver driftsutgifter Iakttagelsernas karaktär Mycket betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Mindre betydelsefulla iakttagelser Andra frågor Revisionsstrategi Sammanfattning av revisionsstrategin Utfört arbete Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser för EJFLU:s räkenskaper Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av den årliga redogörelsen och uppgifterna i X-tabellen för EJFLU:s räkenskaper Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av de uppgifter som krävs enligt bilaga III och bilaga IIIa till förordning 885/2006 mot fordringsliggaren EJFLU Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer

6 INNEHÅLL 3.4 Avstämning av årsredogörelsen för EJFLU-utgifter mot bilaga III och bilaga IIIa Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Bekräftelse med avseende på förskott Förhållandet mellan viktiga organ och utbetalningsställets organisation Institutionell ram Utbetalningsställets organisation Översikt Internrevisionsfunktion Delegerade organ Uppfyllande av ackrediteringskriterier Utbetalningsställets godkännande Förfaranden för godkännande Kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar administrativa kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar kontroller på plats Kontroller: utbetalningsförfaranden Kontroller: redovisningsförfaranden Kontroller: Förfaranden vid förskott och säkerheter Kontroller: Förfaranden vid skulder Andra moment i godkännandet Interna förhållanden: organisationsstruktur Interna förhållanden: krav avseende mänskliga resurser Interna förhållanden: delegering Information och kommunikation: kommunikation Information och kommunikation: säkerheten hos informationssystem Övervakning: kontinuerlig övervakning genom internkontroll Övervakning: separat bedömning via en internrevisionsfunktion Operativa transaktioner Inledning Resultat av provtagningen för populationen EJFLU IAKS Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen för populationen EJFLU EJ IAKS Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser

7 INNEHÅLL Bedömning Rekommendationer Transaktioner utöver driftstransaktioner Inledning Resultat av provtagningen med avseende på tabellerna i bilaga III oegentligheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen i tabeller i bilaga IIIa Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen med avseende på förskott och säkerheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Andra frågor Översyn av kontrollstatistik för landsbygdsutveckling enligt artikel 31 i kommissionens förordning (EU) nr 65/2011 som ska tillhandahållas den 15 juli Mål Arbete som ska utföras Iakttagelser Slutsats Rekommendationer Översikt över ekonomiska tak Arbete som ska utföras Slutsats Rekommendationer Uppföljning av föregående års rekommendationer Mycket betydelsefulla rekommendationer Betydelsefulla rekommendationer Finansiella fel

8 AVSNITT A EJFLU AVSNITT A EJFLU 8

9 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning 1.1 Inledning Sedan vi, Ekonomistyrningsverket (ESV) utsetts till revisorer av svenska regeringen har vi utfört en revision av Statens jordbruksverk (Jordbruksverket 1 ) i enlighet med kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 vad gäller dess roll som utbetalningsställe. Denna revision avsåg utbetalningsställets handhavande av utgifter för Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) för det räkenskapsår som slutar den 15 oktober Revisionen har utförts enligt internationellt accepterad revisionssed och inbegrep följande frågor, enligt artikel 5.4 i förutnämnda förordning: Om utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna. Om utbetalningsställets rutiner med rimlig säkerhet kan garantera att de utgifter som belastar EJFLU betalats ut i enlighet med gemenskapens regler, samt vilka rekommendationer för förbättringar av rutinerna som eventuellt har lämnats och följts upp. Om årsräkenskaperna enligt artikel 6.1 i förordning (EG) nr 885/2006 överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället. Om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning över den verksamhet som bekostas av EJFLU. Om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter och belopp som ska drivas in. Vår rapport åtföljs av: Upplysningar om antalet personer som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för väsentlighet och tillförlitlighet, eventuella svagheter som upptäckts och de rekommendationer som har lämnats för förbättring, samt uppgifter om både det attesterande organets och andra redovisningsorgans verksamhet, intern såväl som extern i förhållande till utbetalningsställena, 1 Statens jordbruksverk benämns i fortsättningen enbart Jordbruksverket 9

10 SAMMANFATTNING varifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör. Ett yttrande om den försäkran som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005. Det åligger oss även att avge ett yttrande som anger om organet med rimlig säkerhet kunnat fastställa att årsräkenskaperna för fonden för det räkenskapsår som slutar den 15 oktober 2013 är rättvisande, fullständiga och korrekta, och att de interna kontrollförfarandena har fungerat tillfredsställande. Detta yttrande utgör en del av det revisionsintyg som läggs fram separat. Enligt artikel 5 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 ska granskningen endast omfatta utbetalningsställets administrativa strukturer i den mån det gäller huruvida strukturen garanterar att överensstämmelse med gemenskapens regler kontrolleras före utbetalning. Vårt arbete har utförts i enlighet med de krav som anges i artikel 5 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006. Utformningen av denna rapport överensstämmer dessutom med kommissionens riktlinjer, och behandlar ur ett funktionellt perspektiv frågan om hur utbetalningsstället uppfyllt ackrediteringskriterierna, vilka viktiga interna kontroller som ägt rum, rutiner för att säkerställa att kraven i gemenskapens regler och förfaranden efterlevs i syfte att skydda gemenskapens ekonomiska intressen, samt skisserar relevanta rekommendationer på grundval av revisionen. Denna rapport bygger i första hand på det arbete vi utfört sedan vi utsetts till revisorer för utbetalningsstället för det räkenskapsår som slutade den 15 oktober Den bygger emellertid även på det arbete som utförts av utbetalningsställets internrevisionsenhet samt vår granskning av vissa andra externa rapporter. I bilaga 1 till denna rapport ges en sammanfattning av enskildheter i externa och interna rapporter. I bilaga 2 till denna rapport finns även en lista med förklaringar av använda förkortningar. 1.2 Slutsatser I artikel 5 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 anges ett antal detaljerade frågor som de externa revisorerna har att beakta. Dessa frågor läggs fram tillsammans med våra slutsatser nedan. 10

11 SAMMANFATTNING Krav enligt artikel 5 i förordning 885/2006 Utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna Slutsats Utbetalningsstället uppfyller i huvudsak ackrediteringskriterierna, men för EJFLU EJ IAKS noterar vi för ackrediteringskriterie 2A (administrativa kontroller) en bristfällig överensstämmelse i uppfyllandet av ackrediteringskriteriet. Utbetalningsställets rutiner kan med rimlig säkerhet garantera att de utgifter som belastar EJFLU har betalats ut i enlighet med gemenskapens regler, samt att eventuella rekommendationer för förbättringar av rutinerna har lämnats och följts upp. Viktiga rekommendationer sammanfattas under avsnitt 1.4 och avsnitt i denna rapport. Utbetalningsställets rutiner bedöms med rimlig säkerhet garantera att de utgifter som belastar EJFLU IAKS har betalats ut i enlighet med gemenskapens regler, samt att rekommendationer för förbättringar av rutinerna har lämnats och följts upp. Årsräkenskaperna enligt artikel 6.1 i förordning (EG) 885/2006 överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället. Kostnadsredovisningen är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning över den verksamhet som bekostas av EJFLU. Gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter och belopp som ska drivas in. Ett yttrande om den försäkran som avses i artikel 8.1 c iii i förordning (EG) nr 1290/2005. Attesterande organ konstaterar att det för andra året i följd förekommer ett flertal finansiella fel för populationen EJFLU EJ IAKS. Attesterande organs bedömning är att arbetet med att förstärka förvaltnings- och kontrollsystemet behöver fortsätta för denna population för att minimera risken för fonden och för undvikande av framtida felaktiga utbetalningar. Se revisionsintyget för detaljer i vårt yttrande i detta avseende. Kostnadsredovisningen bedöms vara rättvisande och fullständig över den verksamhet som bekostas av EJFLU. Gemenskapens ekonomiska intressen med avseende på förskottsbetalningar och säkerheter, rapportering och indrivning av utestående belopp är tillräckligt skyddade. Vårt yttrande om revisionsförklaringen åtföljer denna rapport. 11

12 SAMMANFATTNING 1.3 Uppfyllande av kommissionens riktlinjer Riktlinje Riktlinje nr 1 Indrivningar enligt bilaga III till kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 Riktlinje nr 2 Godkännande Slutsats Vi har granskat utbetalningsställets förfaranden för indrivningar och anser att de uppgifter som utbetalningsstället tillhandahållit enligt bilaga III till förordning 885/2006 har tagits fram i enlighet med riktlinjen. Vår rapport överensstämmer med riktlinjen. Godkännande av ett utbetalningsställe enligt artikel 6 i rådets förordning nr 1290/2005 och bilagan till kommissionens förordning (EG) nr 885/2006. Riktlinje nr 3 Revisionsstrategi Vår rapport och våra resultat överensstämmer med riktlinje nr 3. Riktlinje nr 5 Rapportmall Vår rapport överensstämmer med rapportmallen. Riktlinje nr 6 Intyg Vårt intyg överensstämmer med riktlinje nr 6. Riktlinje nr 7 Yttrande om revisionsförklaringen Vi har lämnat vårt yttrande i enlighet med riktlinje nr 7 (med hänsyn till riktlinje nr 4 Revisionsförklaringen för utbetalningsstället). 12

13 SAMMANFATTNING 1.4 Helhetsbedömning Bedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna Detaljerade iakttagelser Vår bedömning efter granskning av utbetalningsställets uppfyllande av ackrediteringskriterierna anges i nedanstående matris med hjälp av följande steg: (1) Uppenbara brott mot ackrediteringskriterierna eller allvarliga brister (bristerna är så allvarliga att utbetalningsstället inte kan fullgöra de uppgifter som anges i artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1290/2005) (2) Bristfällig överensstämmelse (andra brister som inte hör hemma under 1), men bör följas upp enligt artikel 2.1 i förordning (EG) nr 885/2006 (3) Nöjaktig överensstämmelse (mindre problem påpekas men det finns utrymme för förbättringar) (4) God överensstämmelse (5) Bästa metod I fall där förfarandet/delen inte gäller anges det som ej tillämpligt (-). Vår bedömning bygger delvis på granskningar som utförts under föregående räkenskapsår, där vi kunnat bekräfta att det inte har inträffat några viktiga förändringar av förfarandena/delarna. I sådana fall anges vår bedömning inom parentes ( ). Om vissa områden fortfarande ska granskas av internrevisionen bygger vår bedömning av internrevisionsfunktionen på om den femåriga revisionsplanen kan anses vara tillräcklig. Även i sådana fall anges vår bedömning inom parentes ( ). 13

14 SAMMANFATTNING Matris IV nedan gäller stödsystem inom ramen för EJFLU som omfattas av IAKS enligt hänvisning i artikel 6 i förordning (EU) nr 65/ MATRIS IV Bedömning av ackrediteringskriterierna för stödsystem med anknytning till EJFLU IAKS Del av Interna förhållanden bedömningen Kontroller Mänskligade Deleger- Organisation Förfarande resurser uppgifter Administrativa Information och Övervakning kommunikation IT- Kontinuerlig Kommunikatiorevision Internsäkerhet övervakning kontroller Kontroller på Godkännande plats (4) Verkställande av utbetalningar (4) (4) (-) 4 (4) 3 (4) (4) Redovisning (4) (4) (-) 4 (4) 3 (4) (4) Matris V gäller stödsystem inom ramen för EJFLU som inte omfattas av IAKS och som anges i artikel 25 i förordning (EU) nr 65/ MATRIS V Bedömning av ackrediteringskriterierna för stödsystem utan anknytning till EJFLU IAKS Del av Interna förhållanden bedömningen Kontroller Mänskligade Deleger- Organisation Förfarande resurser uppgifter Administrativa Information och Övervakning kommunikation IT- Kontinuerlig Kommunikatiorevision Internsäkerhet övervakning kontroller (4) Kontroller på Godkännande plats (4) Verkställande av utbetalningar (4) (4) (-) 4 (4) 3 (4) 4 Redovisning (4) (4) (-) 4 (4) 3 (4) 4 Förskott och säkerheter (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) 2 Kommissionens förordning (EU) nr 65/2011 gäller rådets förordning (EG) nr 1698/2005 där åtgärder för varje axel anges i detalj. 3 Ibid. 14

15 SAMMANFATTNING Matris VI gäller skuldförvaltning inom EJFLU. MATRIS VI Bedömning av ackrediteringskriterierna skulder - EJFLU Förfarande Del av bedömningen Interna förhållanden resurser uppgifter Information och kommunikation Kontroller Organisation Mänskliga Delegerade Kommunikation IT- Övervakning övervakning Skuldförvaltning EJFLU (4) 3 (4) Helhetsbedömning I matriserna redovisas i huvudsak god överensstämmelse (4). För nedan nämnda områden lämnas kommentarer: I matrisen redovisas (3) nöjaktig överensstämmelse för följande område: Informationssäkerhet. Vid granskning av informationssäkerhet har attesterande organ iakttagit att alla system har inte avbrottsplaner och att testning inte heller skett för avbrottsplaner för alla system, protokollen från Informationssäkerhetsrådet är alltför kortfattade för att det ska gå att följa arbetet, alla avtal om licenser finns inte inlagda i ett system. Avtal om dataförbindelse med Sametinget har inte uppdaterats. Stödsystemet NMUTRO behöver korrigeras på vissa delar efter att ny funktionalitet införts i systemet. Kontinuitetstest genomfördes för mer än två år sedan men behöver genomföras årligen. I matrisen redovisas (2) bristfällig överensstämmelse avseende administrativ kontroll: Administrativa kontroller: EJFLU EJ IAKS. Vid systemrevisioner på Länsstyrelsen Västernorrland och Sametinget noterade attesterande organ tydliga brister i den administrativa kontrollen av stödärenden (närmare beskrivning lämnas under avsnitt 5). Båda myndigheterna tilldelades betyget (2) för ackrediteringskriteriet 2A. Länsstyrelsen Västernorrland och Sametinget kommer att ingå i revisionsplanen för år Substansgranskning: EJFLU EJ IAKS. Vid substansgranskningen inom EJFLU EJ IAKS har noterats 28 st finansiella fel. Se bilaga 4.1 och tabell Felen har uppkommit genom brister i den administrativa kontrollen, främst avseende godkännande och kontroll av underlag till redovisade kostnader samt efterlevnad av Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). säker- het Kontinuerlig Internrevision 15

16 SAMMANFATTNING Bedömning av internkontroll EJ IAKS För populationen EJFLU EJ IAKS förekommer ett flertal finansiella fel fördelat på olika stödformer (åtgärder), feltyper och som är handlagda av flera olika delegerade organ och Jordbruksverket. Attesterande organs bedömning är att det föreligger brister inom den administrativa kontrollen och det gäller i synnerhet för godkännande och kontroll av kostnadsunderlag. Bristerna i den administrativa kontrollen innebär en tydlig risk för fondens medel. Attesterande organs sammantagna bedömning är att systemet för intern kontroll kan klassificeras som tillfredsställande 4 avseende EJFLU EJ IAKS. IAKS Attesterande organs sammantagna bedömning är att systemet för intern kontroll kan klassificeras som bra 5 avseende EJFLU IAKS. 4 Punkt 4.4 till riktlinje 2 5 Punkt 4.4 till riktlinje 2 16

17 SAMMANFATTNING Utvärdering av fel IAKS- och EJ IAKS-populationer Vår utvärdering av felen i de statistiska urvalen sammanfattas nedan: Grunddata EJFLU IAKS EJFLU EJ IAKS Samlade bruttoutgifter Väsentlighet Beräknat fel (10%) (20%) Provtagningsintervall Tillförlitlighetsnivå 75 % 95 % Stickprovets storlek (i antal träffar) Antal kontrollerade filer Finansiella fel från provtagning: Enligt bilaga nr Mest sannolikt fel Beräkning av totalt fel Noggrannhet Total övre felgräns (inklusive noggrannhet) Känt fel, enligt bilaga nr Totalt fel Slutsats Totalt fel Väsentlighet Antalet filer/ansökningar som kontrollerats kan vara lägre än antalet träffar/ekonomiska värden eftersom en ansökan kan omfatta flera träffar/ekonomiska värden. Antalet träffar/ekonomiska värden är den relevanta parameter som ska användas vid definitionen av stickprovets storlek. 17

18 SAMMANFATTNING En detaljerad tabell över samtliga fall som kontrollerats och de fel som uppdagats inklusive deras ekonomiska värde bifogas (se bilaga ) denna rapport som en del av dokumentationen av vår substansgranskning. Vi bifogar också (i bilaga 5) 7 en sammanfattning av de axlar som fördelats på IAKSoch ej IAKS-populationer och som överensstämmer med kontrollerade belopp. Eftersom det sammanlagda utbetalda beloppet per population inte är känt vid årets början har vi använt oss av prognosticerade belopp vid tillämpning av MUS-urval. Tillämpning av prognosticerade belopp medges enligt punkt 4.5 till bilaga 1 till kommissionens riktlinje 3. Population: EJFLU IAKS/EJFLU EJ IAKS Period Leveransdatum Rekvireringsperiod EJFLU IAKS För EJFLU IAKS har prognosbeloppet euro tillämpats. Detta belopp underskrider med 7 procent verkligt utbetalt belopp under året ,51 euro. Sammanlagt har granskats 80 transaktioner inom EJFLU IAKS fördelat på 79 stödmottagare. Ett mindre finansiellt fel har noterats inom EJFLU IAKS. Felet hanteras som ett känt finansiellt fel mot bakgrund av att det endast finns två utbetalning av MREST, miljöstöd för återskapande av slåtterängar, i populationen EJFLU IAKS och båda har granskats. Båda utbetalningarna är till samma stödmottagare varav den ena har fallit ut i MUS-urvalet med löpnr 66 i bilaga 3.3 och den andra utbetalningen har granskats utöver MUS-urvalet för att säkerställa känt fel. Ärendena avser programperiod Se bilaga 4.5 och kapitel Den mall som ska användas finns i bilaga 4 till denna riktlinje. 18

19 SAMMANFATTNING EJFLU EJ IAKS För EJFLU EJ IAKS har prognosbeloppet euro tillämpats. Detta belopp överskrider med 32 procent verkligt utbetalt belopp under året euro. Sammanlagt har granskats 236 transaktioner inom EJFLU EJ IAKS fördelat på 232 stödmottagare. Finansiella fel har konstaterats inom flera olika åtgärder. De finansiella felen redovisas i bilaga 4.1. Ytterligare beskrivning av finansiella fel finns under kapitel Utvärdering av fel Driftsutgifter Icke statistiska populationer Grunddata Populationsvärde 0 Väsentlighet 0 Antal transaktioner i populationen 0 Stickprovets storlek Sammanlagt värde av stickprov 0 0 Finansiella fel från provtagning Totalt fel med extrapolering Slutsats Totalt fel 0 Väsentlighet Utvärdering av fel Kostnader utöver driftsutgifter Vi granskade skulder baserade på uppgifter i bilaga III och bilaga IIIa till förordning 885/2006. Vår utvärdering av fel framgår nedan (observera att samtliga belopp behandlas som absoluta värden). 19

20 SAMMANFATTNING EJFLU Bilaga III Bilaga IIIa Utgående balans för räkenskapsår 2013 (se E3 nedan) , ,09 Väsentlighet 2 % , ,06 1) Nya ärenden Sammanlagt värde (A1) , ,59 Antal transaktioner Stickprovets storlek Sammanlagt värde av stickprov (A2) , ,30 Sammanlagt felvärde (A3) (och andel fel (A4) = A3/A2)) 0 0,00% 0 0,00% Extrapolerade fel (A5) = A4 x A ) "Korrigerade belopp" Sammanlagt värde (B1) , ,23 Antal transaktioner Stickprovets storlek 40 1 Sammanlagt värde av stickprov (B2) ,14 853,58 Sammanlagt felvärde (B3) (och andel fel (B4) = B3/B2)) 0 0,00% 0 0,00% Extrapolerade fel (B5) = B4 x B ) Indrivna belopp Sammanlagt värde (C1) , ,30 Antal transaktioner Stickprovets storlek Sammanlagt värde av stickprov (C2) , ,42 Sammanlagt felvärde (C3) (och andel fel (C4) = C3/C2)) 0 0,00% 0 0,00% Extrapolerade fel (C5) = C4 x C ) Ej indrivbara belopp Sammanlagt värde (D1) 9 318,87 - Antal transaktioner 12 - Stickprovets storlek 10 - Sammanlagt värde av stickprov (D2) 9 146,49 - Sammanlagt felvärde (D3) (och andel fel (D4) = D3/D2)) 0 0,00% - Extrapolerade fel (D5) = D4 x D1 0 - Sammanfattning Totalvärde av kolumnerna (E1: = A1+B1+C1+D1) , ,12 Totala fel (= summan av extrapolerade fel: E2: = A5+B5+C5+D5) 0 0 Andel fel (E3) = E2/E1 0,00 % 0,00 % Extrapolerade totala fel (= E3 x utgående balans för räkenskapsåret "N") 0 0 Väsentlighet 2 % , ,06 20

21 SAMMANFATTNING En detaljerad tabell över samtliga fall som kontrollerats bifogas (se bilaga och bilaga ) denna rapport som en del av dokumentationen av vår substansgranskning. Skillnaderna 8 mellan de siffror som används för utvärderingen av fel (se tabellen ovan) och beloppen i de slutliga tabellerna för bilaga III och bilaga IIIa som utbetalningsstället har lämnat förklaras på följande sätt: Skillnaderna mellan siffrorna i kolumnerna B1, E1 och siffrorna i bilaga III och IIIa beror på att i dessa kolumner finns både plus- och minusposter. I bilaga III och IIIa redovisas summan av dessa poster, men i tabellen ovan behandlas alla poster som absoluta värden. Beloppen är redovisade i SEK. Vi har också undersökt om bilagorna III/IIIa har fyllts i korrekt. Den detaljerade analysen finns i punkt 7.2 och 7.3 i denna rapport. Resultaten, som visar en bedömning om alla fel som upptäckts under attesteringsgranskningen i förekommande fall tagits med i de slutliga tabellerna, framgår nedan: Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under granskningen av kontrollstatistiken Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under provningen av utgifternas överensstämmelsen Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under substansgranskningen av utgifterna Bilaga III Bilaga IIIa Skillnaderna mellan de uppgifter som utbetalningsstället lämnar i de slutliga tabellerna för bilaga III och bilaga IIIa och de uppgifter som använts för att fylla i avsnitten 1.4, 3.2 och 3.3 i denna rapport ska vara tydligt förklarade under respektive avsnitt i denna rapport. 21

22 SAMMANFATTNING Beträffande förskott och säkerheter framgår vår utvärdering av fel nedan: Grunddata Förskott och säkerheter Populationens värde 0 Väsentlighet 0 Antal transaktioner 0 Stickprovets storlek Sammanlagt värde av utvalda stickprov 0 0 Finansiella fel från provtagning Inga fel påträffade Extrapolerade totala fel 0 Slutsats: Totala fel 0 Väsentlighet 0 Det finns inga ärenden med förskott och säkerheter inom EJFLU. 1.5 Iakttagelsernas karaktär Under vårt arbete har vi påvisat och dokumenterat ett betydande antal iakttagelser. Vi har delat in dessa iakttagelser i två grupper iakttagelser av betydelse för godkännande och iakttagelser av betydelse för överensstämmelse genom att hänvisa till den betydelse vi anser bör tillmätas var och en enligt bedömningsstegen. 22

23 SAMMANFATTNING De kategorier som vi har använt för att klassificera våra iakttagelser av betydelse för godkännande är följande: Mycket betydelsefulla iakttagelser Betydelsefulla iakttagelser Mindre betydelsefulla iakttagelser Frågor som måste åtgärdas utan dröjsmål av den behöriga myndigheten och utbetalningsställets chef dvs. steg 1 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna 9 Frågor som gäller den övergripande kontrollmiljön och omgående måste åtgärdas av ledningen inom utbetalningsstället och den behöriga myndigheten dvs. steg 2 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna Mindre frågor påpekas och måste åtgärdas på lämplig nivå inom utbetalningsstället dvs. steg 3 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna. De kategorier som vi har använt för att klassificera våra iakttagelser av betydelse för överensstämmelse är följande: Mycket betydelsefulla iakttagelser Betydelsefulla iakttagelser Mindre betydelsefulla iakttagelser Frågor som gäller svagheter i kontrollerna och utan dröjsmål måste åtgärdas av utbetalningsställets ledning. Frågor som gäller svagheter i kontrollerna och omgående måste åtgärdas på lämplig nivå inom utbetalningsstället. Frågor som gäller andra svagheter vilka måste åtgärdas på lämplig nivå. 9 Se riktline nr 2 beträffande ackreditering. 23

24 SAMMANFATTNING 1.6 Mycket betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Följande mycket betydelsefulla iakttagelser fastställdes med avseende på frågor som gäller godkännande: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har noterats. EJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har noterats. Följande mycket betydelsefulla iakttagelser fastställdes med avseende på frågor som gäller överensstämmelse: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har noterats. EJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har noterats. 24

25 SAMMANFATTNING 1.7 Betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Vi har identifierat ett antal frågor som föranleder betydelsefulla rekommendationer vilka sammanfattas i tabellen nedan. Beträffande frågor som gäller godkännande har vi kommit fram till följande: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har noterats. EJ IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har noterats. 25

26 SAMMANFATTNING Beträffande frågor som gäller överensstämmelse: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar EJ IAKS 5.2. EJ IAKS EJ IAKS Sametinget I sex av tio granskade ärenden har ett betydande antal avvikelser av olika karaktär konstaterats. Avvikelserna rör brister i utredning av ansökan om stöd och utredning av ansökan om utbetalning. I fem av de granskade ärendena har också åtta finansiella fel konstaterats till ett totalt belopp av SEK. Antalet finansiella fel tillsammans med övriga iakttagelser gör att attesterande organ inte kan dra slutsatsen att tillräckliga kontroller gjorts i handläggningen av stöd inom EJFLU EJ IAKS. Sametinget Attesterande organ rekommenderar att Sametinget ser till att ärendehandläggningen utförs i enlighet med gällande förordningar och föreskrifter. Sametinget Sametinget har inkommit med svar till Jordbruksverket. Enligt svaret kommer Sametinget att vidta följande åtgärder: Uppföljning av handläggning av pågående utbetalningsärenden Utbildning i handläggning av utbetalningar och lagen om offentlig upphandling Genomgång av handläggningskontroller för att stämma av mot 2012 års resultat. EJ IAKS Länsstyrelsen Västernorrland I fem av tio granskade ärenden har ett betydande antal avvikelser av olika karaktär konstaterats. Avvikelserna rör brister i utredning av ansökan om stöd och utredning av ansökan om utbetalning. I tre av de granskade ärendena har också fem finansiella fel konstaterats till ett totalt belopp av SEK. Antalet finansiella fel tillsammans med övriga iakttagelser gör att attesterande organ inte kan dra slutsatsen att tillräckliga kontroller gjorts i handläggningen av stöd inom EJFLU EJ IAKS EJ IAKS Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ rekommenderar att Länsstyrelsen Västernorrland ser till att ärendehandläggningen utförs i enlighet med gällande förordningar och föreskrifter. EJ IAKS Länsstyrelsen Västernorrland Länsstyrelsen Västernorrland har inkommit med svar till Jordbruksverket. Enligt svaret kommer Länsstyrelsen att vidta följande åtgärder: Ökat uttag av handläggningskontroller med fokus på kontroll av betalningsbevis Genomgång av rutin för kontroll av betalningsbevis för utbetalningshandläggare Utbildning i statsstöd 26

27 SAMMANFATTNING 1.8 Mindre betydelsefulla iakttagelser Detaljerade uppgifter om mindre betydelsefulla iakttagelser och rekommendationer tas inte med i denna rapport men meddelas utbetalningsställets ledning och finns tillgängliga på begäran. 1.9 Andra frågor Det attesterande organets grupp för revision av EJFLU:s räkenskaper bestod av 24 personer. De resurser som ägnades projektet varierade under dess livslängd enligt föreskrifterna. De personer som deltog i revisionen hade följande kvalifikationer: Auktoriserade revisorer Övriga Persondagar: 18 Persondagar: 817 Antal: 5 Antal: 19 En förteckning på de personer som deltog i revisionen redovisas i bilaga 8. 27

28 REVISIONSSTRATEGI 2 Revisionsstrategi 2.1 Sammanfattning av revisionsstrategin Revisionen har för verksamhetsåret avsett medel som använts för att finansiera utgifter under perioden 16 oktober oktober 2013 från EGFJ och EJFLU. Granskning och avrapportering har genomförts i enlighet med god revisionssed och i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer. Syftet med granskningen har varit att erhålla erforderliga revisionsbevis för att med rimlig grund kunna uttala oss om huruvida redovisningen av de utgifter som belastat EGFJ och EJFLU i allt väsentligt är korrekt redovisade och fria från väsentliga fel. Viktiga uppgifter inom revisionen på grund av riskbedömningen Med utgångspunkt i den riskbedömning som gjorts inför granskningen av utgifter som debiterats EGFJ och EJFLU har ett antal väsentliga punkter identifierats. Följande uppgifter har identifierats: Ackrediteringskraven Godkännande Utbetalning Redovisning Förskottsbetalningar och säkerheter Delegering Enheten för internrevision på Jordbruksverket Interventionsverksamheten och interventionslager IT-verksamheten Årsrapporter Länsstyrelserna (21 st) Sametinget Skogsstyrelsen Leaderområdena (63 st) Genomförandet av på plats kontroller I och med att dessa uppgifter identifierats i riskbedömningen har även granskningsåtgärder vidtagits för att kunna bedöma den interna styrningen och kontrollen avseende dessa uppgifter. 28

29 REVISIONSSTRATEGI Revisionsförklaring och väsentlighet Vi baserade vår bedömning av internkontrollen på föregående årsrapport. Granskningen ska säkerställa att samtliga räkenskaper omfattas och att samtliga relevanta transaktioner täcks in. Det ska ske genom systemgranskningar på Jordbruksverket, länsstyrelserna och Sametinget samt genom substansgranskningar av enskilda ärenden. Enligt kommissionens riktlinjer krävs en sammanlagd konfidensnivå om 95 procent och att väsentlighetsnivån är satt till 2 procent. I de fall resultat finns från revision av system- och substansgranskningar som ger underlag för att det interna kontrollsystemet fungerar och att ackrediteringskriterierna uppfylls, kan konfidensnivån ändras till en lägre nivå, med möjligt intervall procent. Resultaten från system- och substansgranskningar , , , , och visade att det interna kontrollsystemet fungerar och att ackrediteringskriterierna uppfyllts på ett tillfredsställande sätt för EGFJ EJ IAKS, EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Mot bakgrund av resultaten från tidigare år har för granskningsåret konfidensnivån fastställts till 75 procent och väsentlighetsnivån till 2 procent för populationerna EGFJ IAKS, EGFJ EJ IAKS och EJFLU IAKS. För EJFLU EJ IAKS har konfidensnivån fastställts till 95 procent, förväntad felprocent till 20 procent och väsentlighet till 2 procent. Det har gjorts mot bakgrund av att attesterande organ vid granskningen noterat flera finansiella fel inom populationen EJFLU EJ IAKS. Urval har skett vid fyra tillfällen för respektive population under räkenskapsåret. System och kontroller Granskningen har planerats för att fördelas på ett lämpligt sätt över hela året. Granskning har skett löpande av utbetalningsställets interna kontrollsystem och säkerställande att gemenskapens ekonomiska intressen är väl skyddade. Granskningen av transaktioner har skett löpande under året i förhållande till de utbetalda volymerna. Från utbetalningsstället har elektroniskt mottagits utbetalningsfiler i februari, maj, augusti och november 2013 för att genomföra det s k MUS-urvalet (Monetary Unit Sampling). Filerna har bestått av utdata från Jordbruksverkets betalsystem. Vår bedömning av aktuell risksituation i berört system och dess rutiner samt av gjorda utbetalningar, har legat till grund för att identifiera ett lämpligt antal transaktioner för granskning. All genomförd granskning har dokumenterats på ett strukturerat sätt och i enlighet med god revisionssed. Arbetspapper och dokument sparas och förvaras i enlighet med artikel 9 till kommissionens förordning EG 885/

30 REVISIONSSTRATEGI Tillvägagångssätt vid revisionen Som nämnts ovan har granskningen genomförts genom system- och substansgranskning samt genom utvärdering av kontrollmiljön. Systemgranskning innebär att vi granskat rutiner för handläggning och kontroll av stödärenden hos följande myndigheter: Delegerade organ: Länsstyrelsen Jönköping Länsstyrelsen Stockholm Länsstyrelsen Västernorrland Sametinget i Kiruna Förutom detta har även granskning av uppfyllande av ackrediteringskriterierna skett på utbetalningsstället Jordbruksverket. Utvärdering av kontrollmiljön innebär att vi har granskat den allmänna kontrollmiljön bl.a. genom verifiering av rutiner, övervakande kontroller, metodik och genomförande av kontroller på plats samt hur EU-lagstiftningen införlivats i Jordbruksverkets manualer, instruktioner och IT-rutiner. Substansgranskningen av enskilda ärenden har skett löpande under året. MUS-urval har genomförts vid fyra tillfällen under räkenskapsåret. Vår bedömning av aktuell risksituation i berört system och rutiner samt av gjorda utbetalningar har legat till grund för att identifiera ett lämpligt antal transaktioner för vidare granskning. Statistiska urval av transaktioner för analys har skett genom så kallat MUS-urval där så varit möjligt. Betalningstransaktionerna för EGFJ och EJFLU har delats in i populationer i enlighet med bilaga 1 till kommissionens riktlinje Stödordningar inom ramen för EGFJ som täcks av IAKS 2. Stödordningar inom ramen för EGFJ som inte täcks av IAKS 3. Oegentligheter inom ramen för EGFJ i enlighet med bilaga III till 885/ Stödordningar inom ramen för EJFLU där kontrollsystem är förenliga med IAKS 5. Stödordningar inom ramen för EJFLU där kontrollsystem inte är förenliga med IAKS 6. Oegentligheter inom ramen för EJFLU i enlighet med bilaga III till 885/ Andra skulder enligt EGFJ och EJFLU i enlighet med bilaga IIIA till 885/

31 REVISIONSSTRATEGI 8. Förskott och säkerheter EGFJ och EJFLU Populationerna 1, 2, 4 och 5 är de populationer som lämpar sig bäst för statistisk provtagning (MUS-urval), medan det för populationerna 3, 6, 7 och 8 lämpar sig bäst med en icke-statistisk provtagningsmetod såsom slumpvis urval med beaktande av provstorlek i förhållande till antal poster i enlighet med punkt 6.1 till bilaga 1 kommissionens riktlinje 3. För substansgranskning av populationerna EGFJ IAKS och EJFLU IAKS samt icke operativa transaktioner har attesterande organ anlitat tredje parts revisorer. Arbetet har utförts av revisionsfirman KPMG AB. Det är fjärde året i följd som KPMG AB utför denna typ av granskning på uppdrag av attesterande organ. Det är i princip samma revisorer som genomfört granskningen för som det var för räkenskapsår , och Attesterande organ har genomfört MUS-urval och urval av ärenden för skuldgranskningen. Det är enbart granskningen av det enskilda ärendet som genomförts av revisorer från KPMG AB. Arbete som utförts av revisorer från KPMG AB har övervakats och kontrollerats av personal från attesterande organ. Kvalitetssäkring har skett genom stickprov på enskilda ärenden. Flera möten har under året genomförts med ansvarig revisor för KPMG AB. Vidare har revisorerna från KPMG AB styrts i arbetet genom att det varit ett krav att tillämpa checklistor som utformats av personal från attesterande organ. Information har inhämtats från Jordbruksverkets internrevision avseende deras erfarenheter av funktion och intern kontroll i system och rutiner som används för ärendehandläggning och utbetalning av utgifter från fonderna. Vidare har internrevisionens utförda arbete och uppnådda resultat så långt möjligt utgjort underlag för vårt slutliga ställningstagande till riktigheten i utgifterna från fonderna. Attesterande organ har haft flera kontakter under räkenskapsåret med internrevisionsenheten vid Jordbruksverket och genomgång har skett av arbetsformer, system, revisionsplan, femårsplan och rutiner för rapportering av granskningar. Attesterande organ gjorde under räkenskapsåret en kvalitetsutvärdering av internrevisionsenheten vid Jordbruksverket. Attesterande organ får kontinuerligt rapporter från granskningar utförda av internrevisionen vid Jordbruksverket. Granskning av internrevisionens revisionsplan och femårsplan redovisas under stycke nr Vårt revisionsstrategidokument är tillgängligt för kommissionen på begäran. 31

32 REVISIONSSTRATEGI 2.2 Utfört arbete Revisionen har utförts på grundval av de tre populationer för vilka den detaljerade granskningen av överensstämmelse och substansgranskningen hade olika karaktär och olika stränghet. SAMMANFATTNING AV STRATEGIN FÖR VARJE POPULATION Population DOK AG PU SG CRM IRR 2013 Utgifter 1) EJFLU IAKS ,51 Godkännande kontroller på plats Godkännande administrativa kontroller Verkställande av utbetalningar Redovisning 2) EJFLU ej IAKS ,11 Godkännande kontroller på plats Godkännande administrativa kontroller Verkställande av utbetalningar Redovisning Förskott och säkerheter 3) Gäldenärer EJFLU ,23 FÖRKLARING DOK : Dokumentation och uppföljning av en transaktion AG : Analytisk Granskning, diskussion PU : Provning av uppfyllande av rutiner och kontroller SG : Substansgranskning av utvalda filer CRM : Computer risk management system för provning med hjälp av CAAT 10 IRR : Granskning av Internrevisionens Rapporter 10 Computer Assisted Audit Techniques (Datorstödd revisionsteknik). 32

33 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER 3 Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser 3.1 Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser för EJFLU:s räkenskaper Standard För att kontrollera om det fanns några skillnader mellan de fyra kvartalsrapporterna 11 och årsredogörelsen för räkenskapsåret Utfört arbete Vi har kontrollerat den elektroniska tabell över skillnader (dokument/ejfluavvikelser, förklarings-/avstämningskod B02) som utbetalningsstället har lämnat med avseende på skillnader och förklaringar. Vi har också kontrollerat de administrativa fel som angetts i de kvartalsvisa redogörelserna och de som angetts separat i den årliga redogörelsen. Dessutom har vi verifierat antalet administrativa fel i tabellerna i bilagorna III och IIIa och kontrollerat om de har krediterats fonden Iakttagelser Avstämning av årlig deklaration mot kvartalsdeklaration (SFC2007) F100 F109 Exco F106 (euro) F106 (euro) F106 (euro) SE B02 0,06 0,06 SE B02 0,04 0,04 SE B02 0,19 0,19 SE B02-0,01-0,01 SE B02-0,05-0,05 SE B02 0,03 0,03 SE B02 4,89 4,89 SE B02 22,00 22,00 SE B02-0,11-0,11 SE B02 30,92 30,92 Feltyp Avrundningsdifferens 11 De fyra kvartalsrapporterna ska omfatta hela räkenskapsåret i fråga från den 16 oktober 20xx till den 15 oktober 20xx Infört som ett negativt belopp i den kvartalsvisa eller årliga redogörelsen. 33

34 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER SE B02-0,17-0,17 SE B02 0,01 0,01 SE B02-0,21-0,21 SE B02 0,03 0,03 SE B02 0,07 0,07 SE B02-0,04-0,04 SE B02-0,04-0,04 SE B02-0,05-0,05 SE B02 0,01 0,01 SE B02-1,71-1,71 SE B02-0,02-0,02 SE B02-0,11-0,11 SE B02-0,02-0,02 SE B02-0,01-0,01 EJ IAKS -1,63 IAKS 57,33 Total differens 55,70 Budgetkod (F109) Enligt kvartalsdeklarati oner Årlig deklaration (F106) Avvikelse , ,06 0, , ,22 0, , ,02 0, , ,30-0, , ,13-0, , ,87 0, , ,73 0, , ,20 0,00 34

35 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER Totalt axel , ,53 0, , ,15 4, , ,92 22, , ,81-0, , ,41 30, , ,19-0, , ,83 0, , ,53-0,21 Totalt axel , ,84 57, , ,13 0, , ,34 0, , ,60 0, , ,19 0, , ,08-0, , ,21 0, , ,60-0, , ,94-0, , ,23 0, , ,63-1,71 Totalt axel , ,95-1, , ,44 0,00 35

36 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER , ,83-0, , ,84-0, , ,70-0, , ,26-0,01 Totalt axel , ,07-0, , ,93 0,00 Totalt axel , ,93 0, , ,32 55,70 Differensen är -1,63 euro för EJFLU EJ IAKS och 57,33 euro för EJFLU IAKS. Den totala avvikelsen mellan årsräkenskaperna och tidigare lämnad kvartalsvisa ansökningar om utbetalning av gemenskapsfinansiering (SFC2007) uppgår sammanlagt till 55,70 euro. Skillnaderna beror på avrundningsdifferenser mellan bokfört belopp och automatiskt beräknad medfinansiering vid utgiftsrapportering i SFC Administrativa fel Vi kan bekräfta att de indrivna administrativa felen har återbetalats. Totalbeloppet i redogörelsen uppgår till: Administrativa fel (rapporterade/hittade) Belopp (euro) 1. Årliga redogörelsen Kvartalsvisa redogörelser Bedömning Vi kan bekräfta att den elektroniska tabellen över skillnader (dokument/explanation differences 2013, förklarings-/avstämningskoder B ) är fullständig och korrekt och 13 Rapporterad under den 13:e perioden (som en skillnad mellan den månatliga slutbeställningen och den årliga redogörelsen) 36

37 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER att förklaringarna är motiverade. Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har redovisat förklaringar till avvikelserna gentemot årsrapport och tidigare redovisade kvartalsbelopp samt att deras avstämningsrutiner är tillräckliga. Attesterande organ konstaterar också att differenserna redovisats under korrekta avstämningskoder i enlighet med punkt 4 till bilaga II förordning 825/ Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 3.2 Avstämning av den årliga redogörelsen och uppgifterna i X-tabellen för EJFLU:s räkenskaper Standard Kontrollera om det fanns några skillnader mellan de fyra kvartalsrapporterna 14 och årsredogörelsen för räkenskapsåret Utfört arbete Vi har granskat den elektroniska tabell över skillnader (dokument/explanation of differences 2013, förklarings-/avstämningskoder C ) som utbetalningsstället har lämnat med avseende på fullständighet, korrekthet och förklaringar Iakttagelser Avstämning av skillnader Avstämning av årlig deklaration mot kvartalsdeklaration (SFC2007) F100 F109 Exco SE01 F106 (Euro) F106 (Euro) F106 (Euro) C15-0,06-0,06 Feltyp Fel i samfinansieringsnivå EJ IAKS 0,00 IAKS -0,06 Total differens -0,06 14 De fyra kvartalsrapporterna ska omfatta hela räkenskapsåret från den 16 oktober 2012 till den 15 oktober

38 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER Bedömning Vi kan bekräfta att den elektroniska tabellen över skillnader (dokument/explanation of differences 2013, förklarings-/avstämningskoder C ) är fullständig och korrekt och att förklaringarna är motiverade Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 3.3 Avstämning av de uppgifter som krävs enligt bilaga III och bilaga IIIa till förordning 885/2006 mot fordringsliggaren EJFLU Standard Stämma av utgående balanser för föregående räkenskapsår mot ingående balanser för innevarande räkenskapsår med avseende på fordringsliggaren, tabellerna i bilaga III och bilaga IIIa. Stämma av de uppgifter som återges i bilaga III och bilaga IIIa till kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 mot fordringsliggaren med avseende på innevarande räkenskapsår Utfört arbete Vi har stämt av de utgående balanserna i föregående års fordringsliggare och tabellerna i bilaga III och bilaga IIIA mot de ingående balanserna i innevarande års fordringsliggare och tabellerna i bilaga III och bilaga IIIA och kan bekräfta att det inte finns några avvikelser. 38

39 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER Iakttagelser Avstämning mellan utgående balans 2012 och ingående balans 2013 Utgående balans Ingående balans Skillnad räkenskapsår 2012 räkenskapsår 2013 (per 15/10/2012) (per 16/10/2012) Bilaga III , ,11 0 Bilaga IIIa , ,27 0 Fordringsliggaren , ,38 0 Avstämning av tabell 3 och 4 i bilaga III och bilaga IIIa mot fordringsliggaren Saldo 16 oktober Nya ärenden Indrivna belopp Korrigerade belopp Totala belopp som förklarats oindriv bara Belopp att återkräva senast den 15 oktober Bilaga III , , , , , ,14 Bilaga IIIa , , , , ,09 Fordringsliggare , , , , , ,23 Skillnader Förklaring Bekräftelse av tabellerna i art 32/33. Som ett led i de tester som vi har utfört avseende bilagorna III och IIIa har vi granskat de tabeller som utbetalningsstället har upprättat, vilka innehåller de belopp som ska bäras av medlemsstaterna enligt 50/50-reglen samt de belopp som helt ska täckas av EU-budgeten eftersom de är oindrivbara. Vi kan bekräfta siffrorna i nedanstående tabell: Utbetalningsställe 50 % debiteras medlemsstaten (artiklarna 32.5 och 33.8 i förordning (EG) nr 1290/ % täcks av EU-budgeten (artiklarna 32.6 och 33.7 i förordning (EG) nr 1290/2005 EJFLU

40 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER Bedömning Attesterande organ bedömer att uppgifterna i fordringsliggaren och bilaga III och IIIa är korrekt redovisade Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 3.4 Avstämning av årsredogörelsen för EJFLU-utgifter mot bilaga III och bilaga IIIa Standard Det måste finnas en tydlig verifikationskedja till stöd för de siffror för återanvända belopp enligt punkt 3.c i artikel 33 i rådets förordning (EG) nr 1290/2005 som visas i årsredogörelsen för EJFLU-utgifter som gör det möjligt att stämma av den mot uppgifter i bilaga III och IIIa Utfört arbete Vi har granskat förfarandena och resultaten av dessa avstämningar Iakttagelser Avstämningen kan sammanfattas enligt följande: Avstämning av indrivna och återanvända belopp per årsredogörelse för EJFLU-utgifter och återkrav angivna I bilaga III och bilaga IIIa Indrivna och återanvända belopp per årsredogörelse för EJFLU-utgifter ,99 Indrivningar i bilaga III ,53 Indrivningar i bilaga IIIa ,30 Skillnad ,16 Skillnaderna beror på: ,20 Indrivet i filen övrigt (administrativa misstag) ,40 Ärenden som finns med i tabell 105 men är inte med i Betalsystemet ,64 Öresavrundning 40

41 AVSTÄMNING AV KVARTALSVISA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER Bedömning Vi har granskat utbetalningsställets avstämningsprocess och har försäkrat oss om att den utförts korrekt Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 3.5 Bekräftelse med avseende på förskott Bekräftelse av innehav vid årets slut av förskott som ännu inte avräknats vid slutet av räkenskapsåret Inom EJFLU finns inga förskott som belastar EU-finansieringen. 41

42 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORGANISATIONG 4 Förhållandet mellan viktiga organ och utbetalningsställets organisation 4.1 Institutionell ram Landsbygdsdepartementet har genom svenska regeringen utsetts till behörig myndighet i enlighet med artikel 1.2 i kommissionens förordning EG nr 885/2006. Landsbygdsdepartementet är ett av departementen som ingår i regeringskansliet. Jordbruksverket är ansvarigt utbetalningsställe för fonderna EGFJ och EJFLU. I Sverige finns enbart ett utbetalande organ för fonderna EGFJ och EJFLU. 4.2 Utbetalningsställets organisation Översikt Utbetalningsställe i Sverige för fonderna EGFJ och EJFLU är Jordbruksverket. Jordbruksverket är en myndighet som rapporterar direkt till Landsbygdsdepartementet. Jordbruksverket har av Sveriges regering blivit ackrediterad att vara utbetalningsställe. Jordbruksverket har inga regionala kontor som handlägger ärenden som avser EUstöd. I Sverige finns istället 21 länsstyrelser som är självständiga myndigheter och som rapporterar direkt till regeringen via Socialdepartementet. Vidare finns Sametinget och Skogsstyrelsen som har samma funktionalitet som länsstyrelserna men rapporterar till regeringen via Landsbygdsdepartementet. Länsstyrelserna handlägger och beslutar om stöd inom populationerna EGFJ IAKS, EJFLU IAKS och EJFLU EJ IAKS samt utför kontroller på plats för EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Sametinget handlägger och beslutar om stöd inom populationerna EJFLU EJ IAKS och EJFLU IAKS samt utför kontroller på plats av EJFLU IAKS. Skogsstyrelsen handlägger och beslutar om stöd inom EJFLU EJ IAKS. För ärenden inom EJFLU EJ IAKS och som handlagts av Skogsstyrelsen och Sametinget, genomför Jordbruksverket kontroller på plats. För ärenden inom EGFJ EJ IAKS är det Jordbruksverket som handlägger och beslutar om stöd. Jordbruksverket har ett övergripande ansvar som utbetalningsställe och är den myndighet som alltid överprövar, verkställer och redovisar utbetalningar för samtliga populationer. Jordbruksverket koncentrerar all verksamhet, som har med rollen som utbetalningsställe att göra, till en utbetalningsfunktion. Utbetalningsfunktionen består av tre avdelningar med underliggande enheter, där varje avdelning och enhet leds av 42

43 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORG en chef. Chefen för utbetalningsfunktionen har befattning som divisionsdirektör och är organisatoriskt placerad i Jordbruksverkets ledningsgrupp. Antal anställda inom utbetalningsfunktionen är 185 personer. Utbetalningsfunktionen består av följande avdelningar och enheter: Utbetalningsfunktion STÖDÄRENDE- AVDELNING STÖDFÖRVALTNINGS- AVDELNINGEN STÖDPROCESS- AVDELNINGEN Företagsstödsenheten EU-fondsenheten Internkontrollenheten Jordbrukarstödsenheten Geodataenheten Stödkommunikationsenheten Stödkontrollenheten IT-förvaltningsenheten Stödsamordningsenheten Kartenheten Stödutvecklingsenheten Processenheten Stödärendeavdelningen Avdelningen hanterar frågor om stöd och beslut om utbetalning inom företagsstödsenheten och jordbrukarstödsenheten. Företagsstödsenheten hanterar ärenden inom EGFJ EJ IAKS och EJFLU EJ IAKS. Jordbrukarstödsenheten hanterar ärenden inom EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Stödkontrollenheten genomför kontroller på plats, före utbetalning, av ärenden inom EGFJ EJ IAKS och EJFLU EJ IAKS. Företagsstödsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för att handlägga, kontrollera och besluta om ärenden inom EGFJ EJ IAKS och EJFLU EJ IAKS. Vidare har enheten sakansvar för EGFJ EJ IAKS samt EJFLU EJ IAKS. Jordbrukarstödsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för att handlägga, kontrollera och besluta om ärenden inom EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Vidare har enheten sakansvar för EGFJ IAKS samt EJFLU IAKS. Stödkontrollenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för att genomföra kontroller på plats (före utbetalning) av stödärenden inom EGFJ EJ IAKS och EJFLU EJ IAKS. 43

44 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORGANISATIONG Stödförvaltningsavdelningen Avdelningen hanterar verkställighet av utbetalningar, redovisning av EU-medel och överklagningar samt återkrav. Vidare hanteras inom avdelningen förvaltning av handläggningssystem, e-tjänster samt ansvar för arbetet med ajourhållning av blockdatabasen. EU-fondsenheten Enheten hanterar in- och utbetalningar av EU-stöd, intern/extern rapportering, säkerheter EU, överlåtelser av bidrag samt kravhantering EU-stöd. Redovisning till EU-kommissionen av Sveriges betalningar inom EGFJ och EJFLU. Årsbokslut EGFJ och EJFLU. Dessutom ansvarar enheten för överklagningsärenden inom EGFJ och EJFLU vad gäller beslut om utbetalning, tvärvillkor och vissa stödrätter samt överklagningsärenden inom EJFLU, på förvaltningsmyndighetens räkning, vad beträffar ansökningar om stöd. Geodataenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för GIS-samordningen, förvaltning utveckling och testning av IT-system för geodata, den årliga kvalitetskontrollen av blockdatabasen och SAM Internet. Vidare tillhandahåller enheten utbildning och användarsupport för nämnda IT-system. IT-förvaltningsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för förvaltning, utveckling och testning av ITsystem för stöd inom pelare 1, E-handläggning för jordbrukarstöden och E-tjänst för olika system samt tillhandahåller utbildning och användarsupport. Kartenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för ajourhållning av blockdatabasen. Stödprocessavdelningen Avdelningen ansvarar för flera övergripande uppgifter inom utbetalningsfunktionen. Stödsamordningsenheten koordinerar utbetalningsfunktionens verksamhetsplanering, samordnar revisioner och sköter rapportering till EU-kommissionen Internkontrollenheten jobbar med intern granskning och övervakning. Processenheten samordnar och utvecklar processerna för jordbrukarstöden och landsbygdsstöden samt kontrollverksamheten. Regler och olika frågor om information hanteras av stödkommunikationsenheten. Stödutvecklingsenheten ansvarar för arbetet med utveckling på lång sikt och strategisk nivå. 44

45 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORG Internkontrollenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för granskning av exportbidrag och interna marknadsregleringar enligt förordning EG nr 485/2008 samt åtgärder för utveckling på landsbygden enligt artikel 29 EG nr 65/2011 (kontroller efter utbetalning i båda fallen). Granskning av Tullverkets verksamhet enligt förordning EG nr 1276/2008 om övervakning av fysiska kontroller av export av jordbruksprodukter som berättigat till exportstöd. Övervakning av andra enheter inom utbetalningsstället, ackrediteringsvillkoren och delegerade organ genom 885-kontroller. Stödkommunikationsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för utformandet av föreskrifter och regelutveckling/förenkling avseende handläggning och kontroll av ansökan om utbetalning; information, anvisningar och blanketter för EGFJ och EJFLU. Representera myndigheten i kommittearbete och rådsarbetsgrupper inom direktstödsområdet inkluderande tvärvillkorsfrågor. Obligatoriskt remissorgan för förslag till regelverk och andra styrande dokument från förvaltningsmyndighet och delegerade organ. Stödsamordningsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för uppföljning och analys av brister som identifierats av den interna och externa kontrollstrukturen. Samordning av åtgärdsplaner, kontrollstatistik, ekonomisk analys och prognoser, rapporter till EUkommissionen och revisionsbesök. Uppföljning av intern styrning och kontroll för bedömning av årsräkenskaperna och försäkran till EU-kommissionen. Juridisk service. Stödutvecklingsenheten Enheten ansvarar sammanfattningsvis för utveckling av verksamhetsprocesser och IT-system på långsiktig och strategisk nivå. Ansvara för verksamhetsarkitektur för EGFJ och EJFLU processerna; metodstöd för verksamhetsutveckling samt initiera och driva större och strategiska projekt. Processenheten Enheten ansvarar för samordning och utveckling av processerna. Samordning och utveckling av länsstyrelsernas, Sametingets och Skogsstyrelsens kontroller på plats avseende EGFJ och EJFLU. Genomföra utbildningar, utforma kontrollinstruktioner och checklistor. Ta fram underlag, besluta om riskanalys, kontrollfrekvenser och urval för länsstyrelserna, Sametinget och Skogsstyrelsen. 45

46 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORGANISATIONG Internrevisionsenheten Internrevisionsenheten rapporterar direkt till chefen för utbetalningsfunktionen och till generaldirektören vid Jordbruksverket vad gäller förordning EG nr 885/2006. Landsbygdsavdelningen - förvaltningsmyndighet Följande enheter ingår i avdelningen: fiskerienheten, landsbygdsanalysenheten, landsbygdsutvecklingsenheten, miljöersättningsenheten och samordningsenheten. Fiskerienheten arbetar med det operativa programmet för fiskerinäringen. Landsbygdsanalysenheten arbetar med utvärderingar och uppföljningar inom landsbygdsprogrammet samt regional utvecklingspolitik och analyser kring landsbygdsfrågor. Enheten ansvarar också för utveckling, förvaltning och support av Jordbrukets datavaruhus och samordning av statistikfrågor. Landsbygdsutvecklingsenheten ansvarar för företags- och projektstöd inom landsbygdsprogrammet och handlägger nationella projektstöd. Enheten arbetar också för genomförandet av Leader i hela Sverige samt särskilda insatser för livsmedelsoch hästföretagandet. Miljöersättningsenheten ansvarar för miljöersättningar, kompensationsbidrag, miljöinvesteringar och nationellt stöd till norra Sverige. Samordningsenheten samordnar landsbygdsprogrammet och inom enheten finns också ett sekretariat för landsbygdsprogrammets övervakningskommitté och ett kansli för det nationella landsbygdsnätverket. Jordbruksverkets organisationsplan per den 15 oktober 2013 bifogas i bilaga 9. 46

47 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORG Kontroller på plats Följande myndigheter handlägger stödärenden och genomför kontroller på plats av EU-stödsärenden. Population Myndighet som handlägger och beslutar om stöd Kontroll på plats Utbetalningsfunktion EGFJ EJ IAKS Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket EGFJ IAKS Länsstyrelserna Länsstyrelserna EJFLU IAKS Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket Länsstyrelserna Sametinget Länsstyrelserna Sametinget Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket EJFLU EJ IAKS Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket Länsstyrelserna Sametinget Skogsstyrelsen Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket Den svenska regeringen har genom förordning SFS (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder och förordning (2004:760) om EG:s direktstöd för jordbrukare m.m.delegerat uppgifter om att pröva frågor om stöd och genomförande av kontroll på plats, till länsstyrelserna (21 st), Sametinget och Skogsstyrelsen. Länsstyrelserna är fristående regionala myndigheter liksom Skogsstyrelsen och Sametinget. Länsstyrelserna rapporterar till Socialdepartementet och Skogsstyrelsen samt Sametinget rapporterar till Landsbygdsdepartementet Internrevisionsfunktion I enlighet med kommissionens förordning 885:2006, kommissionens riktlinje nr 3 och internrevisionsförordning SFS (2006:1228) finns det hos Jordbruksverket en fristående och administrativt placerad internrevisionsfunktion. Internrevisionsenheten bedriver en organisatoriskt, oberoende och objektiv granskning av Jordbruksverkets organisation samt delger lednings-grupp/ansvarig chef för granskat område resultatet av genomförda granskningar. Iakttagelser och rekommendationer samt verksamhetens åtgärder rapporteras till chefen för utbetalningsfunktionen vad gäller förordning nr 885/2006 och myndighetens generaldirektör (GD). 47

48 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORGANISATIONG Internrevisionsenheten hade vid granskningstillfället åtta anställda varav sedan den 1 juli 2013 en vikarierande enhetschef. Inga vakanser finns. Alla anställda har högskoleutbildning. Fem revisorer har examen inom ekonomi, och en inom offentlig förvaltning. En revisor har formell certifiering inom området revision (CICA). En närmare beskrivning av internrevisionsenhetens uppfyllande av ackrediteringsreglerna finns i avsnitt Delegerade organ Den svenska regeringen har genom förordning SFS (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder och förordning (2004:760) om EG:s direktstöd för jordbrukare m.m. delegerat uppgifter om att pröva frågor om stöd och genomförande av kontroll på plats, till länsstyrelserna, Sametinget och Skogsstyrelsen. Det innebär att Länsstyrelserna, Sametinget och Skogsstyrelsen har fått sina arbetsuppgifter tilldelade genom den svenska regeringen. Det finns därmed inget skriftligt avtal mellan Jordbruksverket och ovan nämnda myndigheter. Jordbruksverket har som ansvarig utbetalningsställe under räkenskapsåret genomfört 885-besök på Länsstyrelserna i Västra Götaland, Dalarna och Uppsala. Fältkontroller genomfördes vid Länsstyrelserna i Jönköping, Norrbotten, Jämtland, Stockholm, Gävleborg samt Värmlands län. Under 2013 har Jordbruksverket genomfört uppföljning av föregående års utökade granskning av ärenden inom EJFLU EJ IAKS. Granskningen har omfattat 15 beslutande myndigheter (delegerande organ och Jordbruksverket) och avser både finansiella bedömningar (substansgranskning) och formella bedömningar (systemgranskning). Resultatet från Jordbruksverkets substansgranskning visar att de finansiella felen uppgår till 1,07 procent respektive 1,75 procent. Beräkningarna har baserats på granskat utbetalt belopp (finansiellt fel 1,07 procent) och på medelvärdet av respektive myndighets avvikelse (1,75 procent). Jordbruksverket har begärt in åtgärdsplaner från de berörda beslutande myndigheterna där det har iakttagits allvarliga brister. Attesterande organ har tagit del av åtgärdsplanerna och kommer att följa arbetet. Attesterande organs granskningar av delegerade organ Beträffande attesterande organs planerade och genomförda granskningar av de delegerade organen, se kapitel 5 samt bilaga

49 FÖRHÅLLANDET MELLAN VIKTIGA ORGAN OCH UTBETALNINGSSTÄLLETS ORG Länsstyrelserna I Sverige finns 21 st länsstyrelser som fungerar som självständiga myndigheter. Vid samtliga länsstyrelser med undantag av Länsstyrelsen i Blekinge handläggs och kontrolleras stödärenden inom EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Ytterligare beskrivning gällande delegering finns under avsnitt Sametinget och Skogsstyrelsen Sametinget och Skogsstyrelsen handlägger inga ärenden inom EGFJ utan enbart ärenden inom EJFLU. Nationellt regelverk Av punkt 4 till 7 till förordning (2007:1042) med instruktion för Statens jordbruksverk, framgår att Jordbruksverket har som uppgift att samordna länsstyrelsernas, Sametingets och Skogsstyrelsens handläggning av EG-stöden till jordbruket, företag på landsbygden, rennäringen och skogsbruket. Av förordning (2004:760) om EG:s direktstöd för jordbrukare m.m., framgår under 21 1 kapitlet, att Jordbruksverket efter samråd med berörda myndigheter får meddela ytterligare föreskrifter om rutiner för handläggning av stöd och det underlag som krävs samt kontroll och återkrav. Av förordning (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder, framgår under 30 att Jordbruksverket efter samråd med berörda myndigheter får meddela ytterligare föreskrifter om rutiner för handläggning av stöd och det underlag som krävs samt kontroll och återkrav. Jordbruksverket Jordbruksverket har genom utfärdande av föreskrifter; SJVFS (2007:6) länsstyrelserna, SJVFS (2007:5) Sametinget, SJVFS (2007:8) Skogsstyrelsen, till ovan nämnda myndigheter angett rutinbeskrivning för stödhandläggning, besiktning på plats före slututbetalning, kontroll på plats, handläggningskontroll, kvalitetskontroll, riskanalys och rapportering. Jordbruksverkets utbetalningsfunktion utför kontroller på de delegerade organen i enlighet med bilaga 1 kommissionens förordning EG nr 885/2006. Jordbruksverket tillhandahåller allt systemstöd och är således systemägare för de datasystem som de delegerade organen använder för handläggning och kontroll av EU-stöd. Jordbruksverket är det enda utbetalningsstället i Sverige. 49

50 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG 5 Uppfyllande av ackrediteringskriterier I detta avsnitt ges en översikt av den aktuella situationen för godkännandet samt underlag för en helhetsbedömning av det interna kontrollsystemet och vår bedömning av utbetalningsställets uppfyllande av ackrediteringskriterierna för respektive förfarande/del enligt matris IV och V. Vi har bedömt uppfyllandet av ackrediteringskriterierna på en skala 1-5. Vår bedömning sammanfattas i avsnitt ovan. 5.1 Utbetalningsställets godkännande Den svenska regeringen beslutade att ackreditera Jordbruksverket som behörigt utbetalningsställe för EGFJ och EJFLU. Beslutet är fattat den 2 november 2006 av landsbygdsminister Eskil Erlandsson, dnr Jo2006/2792. Beslutet har tillsänts Jordbruksverket och är ankomststämplat den 14 november Den svenska regeringen har beslutat att ackreditera Jordbruksverket som behörigt utbetalningsställe för Leader. Beslutet är fattat den 4 oktober 2007 av landsbygdsminister Eskil Erlandsson, dnr Jo2007/2906. Beslutet om Leader är en komplettering av tidigare beslut, dnr Jo2006/2792. Beslutet har tillsänts Jordbruksverket och är ankomststämplat den 17 oktober Förfaranden för godkännande Kontroller Vi har kunnat bekräfta vår bedömning av förfarandet för godkännande i förhållande till kontrollerna genom att utföra provning av överensstämmelse så som föreslås i riktlinje nr 3: Revisionsstrategi. För detta ändamål har vi genomfört följande provningar av överensstämmelsen: Förfarande IAKS Ej IAKS Eventuella kommentarer Administrativa kontroller Kundnummer och utbetalnings ID Länsstyrelsen i Jönköpings län Journalnummer och utbetalnings ID Länsstyrelsen i Jönköpings län Kapitel F 6566/ F 8140/ F 9243/ F 6687/ F 7236/ F 2622/ F 4367/ F 1909/ F 2940/ F 1929/ / / / / / / / / / /

51 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Stockholms län AB 808/ AB 1471/ AB 5212/ AB 413/ AB 985/ AB 2916/ AB 5339/ AB 2702/ AB 1859/ AB 732/ Länsstyrelsen i Stockholms län / / / / / / / / / / Länsstyrelsen Västernorrland / / / / / / / / / / Sametinget / / / / / / / / / / Betalningsförfaranden Kundnummer och utbetalnings ID Jordbruksverket Journalnummer och utbetalnings ID Jordbruksverket Kapitel F 6566/ F 8140/ F 9243/ F 2622/ F 4367/ AB 808/ AB 1471/ AB 5212/ AB 2916/ AB 5339/ / / / / / / / / / / Redovisningsförfaranden Kundnummer och utbetalnings ID Jordbruksverket Journalnummer och utbetalnings ID Jordbruksverket Kapitel F 6566/ F 8140/ F 9243/ F 2622/ F 4367/ / / / / /

52 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG AB 808/ AB 1471/ AB 5212/ AB 2916/ AB 5339/ / / / / / Förskott säkerheter och Det finns inga ärenden inom EJFLU IAKS Det finns inga ärenden inom EJFLU EJ IAKS Kapitel Rutiner när det gäller utestående fordringar Kundnummer/Journalnum mer och återkravets ID Länsstyrelsen i Jönköpings län Enligt riktlinje nr 3 behöver ingen uppdelning ske av IAKS och EJ IAKS. Kapitel F 7207/ F 3424/ F 3393/ F 6928/ / Länsstyrelsen i Stockholms län AB 2052/ AB 5405/ AB 1349/ AB 1160/ AB 1515/ Jordbruksverket F 7207/ F 3424/ F 3393/ F 6928/ / AB 2052/ AB 5405/ AB 1349/ AB 1160/ AB 1515/ Kontroller: godkännande av utbetalningar administrativa kontroller Standard Bilaga I, punkt 2 A till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat förfarandena och kontrollerat tio poster som gäller godkännande av utbetalningar administrativa kontroller per population (EJFLU IAKS, EJFLU ej IAKS) enligt kraven i den standard som anges ovan. 52

53 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER IAKS Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Länsstyrelsen i Jönköpings län den 8-12 april Tio ärenden inom EJFLU IAKS kontrollerades. Rutiner för mottagning, handläggning och godkännande av ansökningar samt administrativa kontroller kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Checklistor och rutinbeskrivningar granskades också. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Vi har också i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Länsstyrelsen i Stockholms län den 30 september-4 oktober Tio ärenden inom EJFLU IAKS kontrollerades. Rutiner för mottagning, handläggning och godkännande av ansökningar samt administrativa kontroller kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Checklistor och rutinbeskrivningar granskades också. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Vi har också i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Länsstyrelsen i Jönköpings län EJ IAKS Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Länsstyrelsen i Jönköpings län den 8-12 april Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. Rutiner för mottagning, handläggning och godkännande av ansökningar samt administrativa kontroller kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Checklistor och rutinbeskrivningar granskades också. 53

54 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Vi har också i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Länsstyrelsen i Stockholms län den 30 september-4 oktober Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. Rutiner för mottagning, handläggning och godkännande av ansökningar samt administrativa kontroller kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Checklistor och rutinbeskrivningar granskades också. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Vi har också i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Sametinget Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Sametinget den juni Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar och beslut. Vi har i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Avstämning har också gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Länsstyrelsen Västernorrland Granskning av förfaranden för godkännande av utbetalningar gjordes på Länsstyrelsen Västernorrland den 4-6 november Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: ansökningar och beslut. Vi har i varje ärende kontrollerat att gällande regelverk följts. Avstämning har också gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. 54

55 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Länsstyrelsen i Jönköpings län IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Sametinget Attesterande organ har följande signifikanta iakttagelser: I sex av tio granskade ärenden har ett betydande antal avvikelser av olika karaktär konstaterats. Avvikelserna rör brister i utredning av ansökan om stöd och utredning av ansökan om utbetalning. I fem av de granskade ärendena har åtta finansiella fel konstaterats till ett totalt belopp av SEK, vilket omfattar både svensk och EU-finansiering. Antalet finansiella fel tillsammans med övriga iakttagelser gör att attesterande organ inte kan dra slutsatsen att tillräckliga kontroller gjorts i handläggningen av stöd inom EJFLU EJ IAKS. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ har följande signifikanta iakttagelser: I fem av tio granskade ärenden har avvikelser av olika karaktär konstaterats. Avvikelserna rör brister i utredning av ansökan om stöd och utredning av ansökan om utbetalning. I tre av de granskade ärendena har också fem finansiella fel konstaterats till ett totalt belopp av SEK, vilket omfattar både svensk och EU-finansiering. Antalet finansiella fel tillsammans med övriga iakttagelser gör att 55

56 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG attesterande organ inte kan dra slutsatsen att tillräckliga kontroller gjorts i handläggningen av stöd inom EJFLU EJ IAKS Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Länsstyrelsen i Jönköpings län IAKS Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Jönköpings län har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Stockholms län har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län EJ IAKS Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Jönköpings län har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Stockholms län har handlagt de tio granskade ärendena med en nöjaktig överensstämmelse (3) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/2006. Sametinget Attesterande organ bedömer att Sametinget har handlagt de tio granskade ärendena med bristfällig (2) överensstämmelse med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/

57 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen Västernorrland har handlagt de tio granskade ärendena med bristfällig överensstämmelse (2) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Länsstyrelsen i Jönköpings län IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Sametinget Attesterande organ rekommenderar att Sametinget ser till att ärendehandläggningen utförs i enlighet med gällande förordningar och föreskrifter. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ rekommenderar att Länsstyrelsen Västernorrland ser till att ärendehandläggningen utförs i enlighet med gällande förordningar och föreskrifter. 57

58 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Kontroller: godkännande av utbetalningar kontroller på plats Standard Bilaga I, punkt 2 A till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har varit med vid kontroller på plats som utförts av länsstyrelserna i Västmanlands län och Örebro län. Attesterande organ har granskat länsstyrelserna i Västmanlands län och Örebro läns arbete med planering och dokument angående kontroller på plats. Vidare har attesterande organ tagit del av Jordbruksverkets upprättade dokument avseende kontroller på plats. EJ IAKS Attesterande organ har varit med vid kontroller på plats som utförts av Jordbruksverket. Attesterande organ har granskat Jordbruksverkets arbete med planering och dokument angående kontroller på plats. Vidare har attesterande organ tagit del av Jordbruksverkets upprättade dokument avseende kontroller på plats Bedömning av kontrollmiljön KONTROLLER PÅ PLATS Har attesterande Förklara vilket arbete som utförts Attesterande IAKS Beståndsdelar som kontrollmyndigheten sett över organ kontrollerat (Ja/Nej) organs bedömning 15 Genomförde det attesterande organet följande kontroller: a) planer för kontroller på plats Ja Jordbruksverket och länsstyrelserna gör urval av ärenden som ska tas ut för kontroll. Urvalet för 2013 har gjorts enligt riskanalys, Jordbruksverkets beslut diarienummer /13 Kontrollfrekvens för vissa 4 15 I alla bedömningar, antingen av det attesterande organet eller utbetalningsstället, ska betyget bygga på ackrediteringsmatrisens betyg, från 1-5 till ej följt, svag, fullgod, bra, bästa tillämpningar. 58

59 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER jordbrukarstöd med mera år 2013 och Jordbruksverkets beslut diarienummer /13 Riskanalys för jordbrukarstöd med mera år 2013 v2 Attesterande organ har granskat riskanalysens överensstämmelse med förordning 1122/2009 och har inga signifikanta iakttagelser. Varje länsstyrelse genomför därefter kontroll av utvalda ärenden med tillägg av ärenden där risk bedöms hög efter anonyma tips och iakttagelser i stödhandläggning och registrerar resultaten från kontrollerna i ett datasystem som förvaltas av Jordbruksverket. Jordbruksverket gör kontinuerliga uppföljningar och säkerställer att kontrollerna genomförs i tid. b) instruktioner och manualer Ja Jordbruksverket utfärdar kontrollinstruktioner till länsstyrelserna som uppdateras årligen: Kontrollinstruktion för arealbaserade kontroller 2013, beslutades , diarienummer /13. Attesterande organ har granskat kontrollinstruktionens överensstämmelse med förordning 1122/2009 och har inga signifikanta iakttagelser. c) personal Ja Jordbruksverket gör kontinuerliga uppföljningar av länsstyrelsernas kontrollverksamhet och deras resurser för att klara av kontrollbetinget. Attesterande organ har granskat resurserna för kontroller på plats på två länsstyrelser under innevarande granskningsår och har inga signifikanta iakttagelser

60 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG d) kontrollanternas utbildning och kompetens Ja Jordbruksverket utbildar länsstyrelsens personal och 4 kvalitetssäkrar deras arbete genom att följa upp och utföra omkontroller av länsstyrelsens tidigare genomförda kontroller. Attesterande organ har granskat kompetensutveckling inom området kontroller på plats, på två länsstyrelser under innevarande granskningsår och har inga signifikanta iakttagelser. e) metod och utrustning Ja Arealkontrollerna utförs till största del med hjälp av handdator. 3 Enligt artikel 31.3 i förordningen (EG) 1122/2009 skall den inspektör som genomför kontrollen på plats vara informerad om orsakerna till att en viss jordbrukare väljs ut för en kontroll på plats innan kontrollen inleds. Vid besöken på plats var Länsstyrelsekontrollanterna inte medvetna om orsakerna till att respektive jordbrukare valts ut. f) överenskommelser med delegerade organ Ja Sveriges regering har, sedan första programperioden , beslutat 4 att alla länsstyrelser ska genomföra kontroller som omfattar IAKS. Genom förordning (2004:760) om EG:s direktstöd för jordbrukare m.m. finns det beslutet. Alla länsstyrelser genomför kontroller på plats utom Blekinge län. Deras kontroller görs av Länsstyrelsen i Skåne. g) kontroll- och övervakningssystem som införts av utbetalningsstället Ja Revisioner/omkontroller görs på gårdsstöd, djurkontroller och tvärvillkor. 4 60

61 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER h) kontrollrapporternas lämplighet Ja Enligt artikel 32 i förordningen (EG) 1122/2009 skall en kontrollrapport 3 upprättas efter varje kontroll på plats. Rapporten skall innehålla vilka personer som närvarade, använda mätmetoder, uppgifter om föranmälan och stödsökanden skall ges möjlighet att underteckna rapporten för att bekräfta sin närvaro. De Meddelanden om konstaterade uppgifter vid kontroll av jordbrukarstöd som upprättas av Länsstyrelsen och rapporteras till stödsökanden innehåller inte uppgifter om närvarande, mätmetoder, föranmälan eller möjlighet till underskrift eller annan form av bekräftelse på närvaro. Länsstyrelserna genomför kontroller på plats av stödformerna inom EGFJ IAKS och EJFLU IAKS men Jordbruksverket ansvarar för systemstödet, iakttagelsen gäller därför Jordbruksverket. i) tillämpning av minskning och uteslutning Ja Attesterande organ bedömer att rutinerna för tillämpning av 4 minskning och uteslutning är tillräckliga. Rutinerna har bedömts i samband med kontroller på plats i fält och resultatet har stämts av mot underlag för utbetalning. 61

62 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG KONTROLLER PÅ PLATS Har attesterande Förklara vilket arbete som utförts Attesterande EJ IAKS Beståndsdelar som kontrollmyndigheten sett över organ kontrollerat (Ja/Nej) organs bedömning 16 Genomförde det attesterande organet följande kontroller: j) planer för kontroller på plats Ja Attesterande organ har granskat riskanalyser och urvalsarbete. k) instruktioner och manualer Ja Jordbruksverket upprättar dokument såsom handbok, arbetsrapport, besöksrapport, kontrollrapport, kontrollinstuktioner och åtgärdsspecifika kontrollinstruktioner. Manualerna uppdateras årligen eller vid behov. l) personal Ja Attesterande organ bedömer att m) kontrollanternas utbildning och kompetens Ja bemanningen är fullgod. Attesterande organ bedömer att kontrollanterna har tillräckliga kunskaper. Kontrollanterna har akademisk utbildning. n) metod och utrustning Ja Kontrollanterna tillämpar ovan o) överenskommelser med delegerade organ p) kontroll- och övervakningssystem som införts av utbetalningsstället q) kontrollrapporternas lämplighet r) tillämpning av minskning och uteslutning Ja Ja Ja Ja nämnda instruktioner, se punkt k) samt fotograferar där det är lämpligt. Ej tillämpbart på EJFLU EJ IAKS. Jordbruksverkets är utbetalningsställe och kontrollerna utförs av den egna personalen. Attesterande organ bedömer att fastställda kontrollrapporter uppfyller i stort sett de krav som finns i förordningarna. Kontrollerna genomförs före utbetalning. Inga utbetalningar görs innan ärendet är helt uträtt I alla bedömningar, antingen av det attesterande organet eller utbetalningsstället, ska betyget bygga på ackrediteringsmatrisens betyg, från 1-5 till ej följt, svag, fullgod, bra, bästa tillämpningar. 62

63 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER KONTROLLER PÅ PLATS - Antal % av totala Förklara hur stickprovet Utbetalnings- IAKS kontroller antalet valdes ut ställets Kontroll- och kontroller bedömning övervakningssystem som utbetalningsstället infört a) Hur många kontroller gjordes om/genomfördes i närvaro av utbetalningsstället på fältet (antal och andel av samtliga) b) Hur många rapporter om kontroller på fältet bedömdes av utbetalningsstället 73 0,61 % Urvalet sker i huvudsak utifrån riskanalys framtagen av Jordbruksverket. 73 0,61 % Urvalet sker i huvudsak utifrån riskanalys framtagen av Jordbruksverket. 4 4 KONTROLLER PÅ PLATS Antal % av Förklara hur stickprovet Utbetalnings- EJ IAKS inspektioner totala valdes ut ställets Kontroll- och övervakningssystem som utbetalningsstället infört antalet kontrolle r bedömning a) Hur många kontroller gjordes om/genomfördes i närvaro av utbetalningsstället på fältet (antal och andel av samtliga) b) Hur många rapporter bedömdes av utbetalningsstället 0 Inom EJFLU EJ IAKS utförs inga omkontroller av utbetalningsstället. 0-63

64 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Provning av överensstämmelse i) IAKS KONTROLLER PÅ PLATS - Antal Förklara hur stickprovet valdes ut Attesterande IAKS kontroller organs bedömning a) Hur många kontroller upprepades/genomfördes tillsammans med det attesterande organet på fältet (antal och andel av samtliga). 10 Attesterande organ har medverkat vid 10 olika kontroller utförda av kontrollanter från länsstyrelserna. Urvalet har skett slumpmässigt. 4 b) Hur många kontroller på fältet bedömdes av det attesterande organet. 10 Se ovan 4 Detaljerad beskrivning av de kontroller som attesterande organ medverkat i redovisas i bilaga ii) Ej IAKS KONTROLLER PÅ PLATS EJ Antal Förklara hur Attesterande organs IAKS kontroller stickprovet valdes bedömning ut a) Hur många kontroller upprepades/genomfördes tillsammans med det attesterande organet på fältet (antal och andel av samtliga) 10 Urvalet har skett slumpmässigt. De som valdes ut var följande: Stockholms, Upplands,Västmanla nds, Södermanlands och Östergötlands län. 4 b) Hur många rapporter bedömdes av det attesterande organet 10 - Detaljerad beskrivning av de kontroller som attesterande organ medverkat i redovisas i bilaga

65 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ bedömer att kontrollmiljön har en god överensstämmelse (4) i enlighet med bilaga 1, punkt 2A till förordning 885/2006. EJ IAKS Attesterande organ bedömer att kontrollmiljön har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2A till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Kontroller: utbetalningsförfaranden Standard Bilaga I, punkt 2 B till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat rutinerna med avseende på utbetalningsförfaranden enligt kraven i den standard som anges ovan. 65

66 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG IAKS Granskning av förfaranden för utbetalningar gjordes på Jordbruksverket den oktober Tio ärenden inom EJFLU IAKS kontrollerades. Attesterande organ har stämt av om rutinerna för utbetalningar har förändrats under Rutinerna har inte förändrats. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: verifikationsunderlag, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Kontroll har utförts av att de utvalda utbetalningarna varit godkända av behörig instans före utbetalning samt att utbetalningarna skett till den korrekta stödmottagaren. EJ IAKS Granskning av förfaranden för utbetalningar gjordes på Jordbruksverket den oktober Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. Attesterande organ har stämt av om rutinerna för utbetalningar har förändrats under Rutinerna har inte förändrats. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: verifikationsunderlag, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Kontroll har utförts av att de utvalda utbetalningarna varit godkända av behörig instans före utbetalning samt att utbetalningarna skett till den korrekta stödmottagaren Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 66

67 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2B till förordning 885/2006. EJ IAKS Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2B till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Kontroller: redovisningsförfaranden Standard Bilaga I, punkt 2 C till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat redovisningsförfarandena enligt kraven i den standard som anges ovan. IAKS Granskning av redovisningsförfaranden gjordes på Jordbruksverket den oktober Tio ärenden inom EJFLU IAKS kontrollerades. Attesterande organ har stämt av om rutinerna för redovisning har förändrats under Rutinerna har inte förändrats. 67

68 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: verifikationsunderlag, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Kontroll har gjorts att de utvalda ärendena bokförts korrekt. Verifieringskedjan i de tio ärendena har följts, från originalansökan till slutlig betalningsregistrering. EJ IAKS Granskning av redovisningsförfaranden gjordes på Jordbruksverket den oktober Tio ärenden inom EJFLU EJ IAKS kontrollerades. Attesterande organ har stämt av om rutinerna för redovisning har förändrats under Rutinerna har inte förändrats. I de tio utvalda ärendena har följande dokumentation granskats: verifikationsunderlag, checklistor och beslut. Avstämning har gjorts mot registrerade uppgifter i datasystemet. Kontroll har gjorts att de utvalda ärendena bokförts korrekt. Verifieringskedjan i de tio ärendena har följts, från originalansökan till slutlig betalningsregistrering Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har handlagt det tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2C till förordning 885/2006. EJ IAKS Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har handlagt det tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2C till förordning 885/

69 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Kontroller: Förfaranden vid förskott och säkerheter Standard Bilaga I, punkt 2 D till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete Ingen granskning har skett eftersom det inte finns några ärenden med förskottsbetalningar och säkerheter inom EJFLU Iakttagelser Inga iakttagelser med hänvisning till Bedömning Ingen bedömning har skett med hänvisning till Rekommendationer Inga rekommendationer med hänvisning till Kontroller: Förfaranden vid skulder Standard Bilaga I, punkt 2 E till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete Vi har granskat skulderna i enlighet med kraven i ovan angivna standard. Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskningen av förfarande av skulder gjordes på Länsstyrelsen i Jönköpings län den 8-12 april Fem återkravsärenden inom EJFLU kontrollerades. Checklistor, 69

70 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG beslut och övrig dokumentation granskades och stämdes av mot registrerade uppgifter i datasystemet. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskningen av förfarande av skulder gjordes på Länsstyrelsen i Stockholms län den 30 september-4 oktober Fem återkravsärenden inom EJFLU kontrollerades. Checklistor, beslut och övrig dokumentation granskades och stämdes av mot registrerade uppgifter i datasystemet. Jordbruksverket Jordbruksverkets rutiner för hantering av skulder har granskats under 2009, 2010, 2011 och Attesterande organ har valt att förlita sig på dessa granskningar under Av de återkravsärenden som granskats på länsstyrelserna har tio ärenden granskats vidare i Jordbruksverkets datasystem för att bekräfta överensstämmelsen med punkt 2E i ackrediteringskriterierna Iakttagelser Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning Länsstyrelsen i Jönköping län Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Jönköpings län har handlagt de fem granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2E till förordningen 885/

71 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Stockholm län Attesterande organ bedömer att Länsstyrelsen i Stockholms län har handlagt de fem granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2E till förordningen 885/2006. Jordbruksverket Attesterande organ bedömer att Jordbruksverket har handlagt de tio granskade ärendena med god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2E till förordningen 885/ Rekommendationer Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Jordbruksverket Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 5.3 Andra moment i godkännandet Vi har kunnat bekräfta vår bedömning av andra moment i godkännandet i förhållande till standarden (bilaga I till förordning (EG) nr 885/2006) genom att utföra granskningar/provningar för att säkerställa att utbetalningsstället uppfyller kriterierna Interna förhållanden: organisationsstruktur Standard Bilaga I, punkt 1 A till förordning (EG) nr 885/

72 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat utbetalningsställets Organisationsstruktur enligt kraven i den standard som anges ovan. IAKS Jordbruksverket Krav avseende organisationsstruktur granskades på Jordbruksverket Attesterande organ väljer att förlita sig på denna granskning under Attesterande organ har konstaterat att alla chefstjänster numera är tillsatta. Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskning av organisationsstrukturen på Länsstyrelsen i Jönköpings län genomfördes den 8-12 april Granskning har skett av organisering av funktioner, ansvarsområden, fördelning av uppgifter och organisationsplan. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskning av organisationsstrukturen på Länsstyrelsen i Stockholms län genomfördes den 30 september-4 oktober Granskning har skett av organisering av funktioner, ansvarsområden, fördelning av uppgifter och organisationsplan. av uppgifter och organisationsplan. Jordbruksverket EJ IAKS Krav avseende organisationsstruktur granskades på Jordbruksverket Attesterande organ väljer att förlita sig på denna granskning under Attesterande organ har konstaterat att alla chefstjänster numera är tillsatta. Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskning av organisationsstrukturen på Länsstyrelsen i Jönköpings län genomfördes den 8-12 april Granskning har skett av organisering av funktioner, ansvarsområden, fördelning av uppgifter och organisationsplan. 72

73 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Stockholms län Granskning av organisationsstrukturen på Länsstyrelsen i Stockholms län genomfördes den 30 september-4 oktober Granskning har skett av organisering av funktioner, ansvarsområden, fördelning av uppgifter och organisationsplan. av uppgifter och organisationsplan. Sametinget Granskning av organisationsstrukturen på Sametinget genomfördes den juni Granskning har skett av organisering av funktioner, ansvarsområden, fördelning Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 73

74 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Sametinget Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Jordbruksverket har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Länsstyrelsen i Jönköpings län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Länsstyrelsen i Stockholms län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/2006. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Jordbruksverket har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Länsstyrelsen i Jönköpings län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Länsstyrelsen i Stockholms län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/

75 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Sametinget Attesterande organ bedömer att organisationsstrukturen hos Sametinget har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1A till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 75

76 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Sametinget Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Interna förhållanden: krav avseende mänskliga resurser Standard Bilaga I, punkt 1 B till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat utbetalningsställets Krav avseende mänskliga resurser enligt kraven i den standard som anges ovan. Jordbruksverket IAKS Krav avseende mänskliga resurser granskades på Jordbruksverket under 2009 och Attesterande organ har valt att förlita sig på tidigare granskningar. Länsstyrelsen i Jönköpings län Krav avseende mänskliga resurser granskades på Länsstyrelsen i Jönköpings län den 8-12 april Granskning har skett av resurser, arbetsbeskrivningar, personalutbildning, känsliga poster och hantering av intressekonflikter. Länsstyrelsen i Stockholms län Krav avseende mänskliga resurser granskades på Länsstyrelsen i Stockholms län den 30 september-4 oktober Granskning har skett av resurser, arbetsbeskrivningar, personalutbildning, känsliga poster och hantering av intressekonflikter. Jordbruksverket EJ IAKS Krav avseende mänskliga resurser granskades på Jordbruksverket under 2009 och Attesterande organ har valt att förlita sig på tidigare granskningar. 76

77 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Jönköpings län Krav avseende mänskliga resurser granskades på Länsstyrelsen i Jönköpings län den 8-12 april Granskning har skett av resurser, arbetsbeskrivningar, personalutbildning, känsliga poster och hantering av intressekonflikter. Länsstyrelsen i Stockholms län Krav avseende mänskliga resurser granskades på Länsstyrelsen i Stockholms län den 30 september-4 oktober Granskning har skett av resurser, arbetsbeskrivningar, personalutbildning, känsliga poster och hantering av intressekonflikter. Länsstyrelsen Västernorrland Krav avseende mänskliga resurser granskades på Länsstyrelsen Västernorrland den 4-6 november Granskning har skett av arbetsbeskrivningar. Sametinget Krav avseende mänskliga resurser granskades på Sametinget den juni Granskning har skett av resurser, arbetsbeskrivningar, personalutbildning, känsliga poster och hantering av intressekonflikter Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 77

78 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG EJ IAKS Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Sametinget Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Jordbruksverket har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Länsstyrelsen i Jönköpings län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/

79 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Länsstyrelsen i Stockholms län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Jordbruksverket har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Länsstyrelsen i Jönköpings län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Länsstyrelsen i Stockholms län har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Länsstyrelsen Västernorrland har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/2006. Sametinget Attesterande organ bedömer att kraven avseende mänskliga resurser på Sametinget har en nöjaktig överensstämmelse (3) med bilaga I, punkt 1B till förordning 885/

80 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 80

81 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Sametinget Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Interna förhållanden: delegering Standard Bilaga I, punkt 1 C till förordning (EG) nr 885/2006 och punkt 5.1 i riktlinje nr 2 Godkännande Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat Delegering enligt kraven i den standard som anges ovan. IAKS Den svenska regeringen har genom Förordning (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder delegerat uppgifter som rör godkännande av ansökningar, administrativa kontroller och kontroller på plats till samtliga länsstyrelser utom Länsstyrelsen i Blekinge län. Länsstyrelsen i Skåne län fullgör Länsstyrelsen i Blekinge läns uppgifter. Utöver länsstyrelserna har även samma uppgifter delegerats till Sametinget. Jordbruksverket har som utbetalningsställe ansvaret för fonden och ska före utbetalning av stöd kontrollera att utbetalningen är förenlig med EU:s regelverk. De delegerade organens uppgifter och skyldigheter är definierade i föreskrifter som utfärdas av Jordbruksverket. Jordbruksverket ansvarar för och förvaltar de IT-system som de delegerade organen använder för att fullgöra sina uppgifter. De delegerade organen redogör för sin verksamhet i en rapport som skickas till Jordbruksverket i slutet av varje år. Jordbruksverket genomför varje år så kallade 885-besök på ett antal delegerade organ där verksamheten följs upp utifrån ackrediteringskriterierna. Under räkenskapsåret 2012/2013 genomförde Jordbruksverket 885-besök på länsstyrelserna i Västra Götaland, Dalarna och Uppsala. Fältkontroller genomfördes vid länsstyrelserna i Jönköping, Norrbotten, Jämtland, Stockholm, Gävleborg samt Värmlands län. Beträffande attesterande organs planerade och genomförda granskningar av de delegerade organen, se bilaga

82 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG EJ IAKS Den svenska regeringen har genom Förordning (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder delegerat uppgifter som rör godkännande av ansökningar, administrativ kontroll och kontroller på plats till samtliga länsstyrelser. Utöver länsstyrelserna har även samma uppgifter delegerats till Sametinget och Skogsstyrelsen. Jordbruksverket har som utbetalningsställe ansvaret för fonden och ska före utbetalning av stöd kontrollera att utbetalningen är förenlig med EU:s regelverk. De delegerade organens uppgifter och skyldigheter är definierade i föreskrifter som utfärdas av Jordbruksverket. Jordbruksverket ansvarar för och förvaltar de IT-system som de delegerade organen använder för att fullgöra sina uppgifter. De delegerade organen redogör för sin verksamhet i en rapport som skickas till Jordbruksverket i slutet av varje år. Under 2013 har Jordbruksverket genomfört uppföljning av föregående års utökade granskning av ärenden inom EJFLU EJ IAKS. Granskningen har omfattat 15 beslutande myndigheter (delegerande organ och Jordbruksverket) och avser både finansiella bedömningar (substansgranskning) och formella bedömningar (systemgranskning). Resultatet från Jordbruksverkets substansgranskning visar att de finansiella felen uppgår till 1,07 procent respektive 1,75 procent. Beräkningarna har baserats på granskat utbetalt belopp (finansiellt fel 1,07 procent) och på medelvärdet av respektive myndighets avvikelse (1,75 procent). Jordbruksverket har begärt in åtgärdsplaner från de berörda beslutande myndigheterna där det har iakttagits allvarliga brister. Attesterande organ har tagit del av åtgärdsplanerna och kommer att följa arbetet. Beträffande attesterande organs planerade och genomförda granskningar av de delegerade organen, se bilaga Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 82

83 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ bedömer att delegeringen av uppgifter har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1C till förordning 885/2006. EJ IAKS Attesterande organ bedömer att delegeringen av uppgifter har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 1C till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Information och kommunikation: kommunikation Standard Bilaga I, punkt 3 A till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat Kommunikation enligt kraven i den standard som anges ovan. Attesterande organ har följt upp lämnad rekommendation till Sametinget angående uppdatering av myndighetens föreskrift. Se vidare kap 9.1. I övrigt har attesterande organ valt för revisionsår 2013 att förlita sig på tidigare års granskning Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 83

84 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG EJ IAKS Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ bedömer att kommunikation har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 3A till förordning (EG) nr 885/2006. EJ IAKS Attesterande organ bedömer att kommunikation har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 3A till förordning (EG) nr 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Information och kommunikation: säkerheten hos informationssystem Standard Artikel 17 och bilaga I, punkt 3 B till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Utbetalningsställets informationssäkerhet ska bygga på en etablerad internationell standard för informationssäkerhet. Jordbruksverket har som framgått valt ISO/IEC som standard för allt arbete med frågor som rör informationssäkerhet. Enligt förordningen (EG) nr 885/2006 ska det attesterande organet utge ett utlåtande om standarden på Jordbruksverkets informationssäkerhet för de system som används för att administrera och utbetala utgifter som finansierats med medel från EJFLU/EGFJ. 84

85 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Attesterande organs granskning har genomförts under perioden juni oktober Granskningen har i övrigt skett med utgångspunkt från de riktlinjer som meddelats i kommissionens förordning (EG) nr 885/ Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat Säkerheten hos informationssystem enligt kraven i den standard som anges ovan. Avseende de system vi granskat inom säkerhet hos informationssystem görs ingen uppdelning på IAKS och ej IAKS eftersom systemen för att hantera IAKS och ej IAKS i allt väsentligt är gemensamma. Granskningen har baserats på intervjuer med relevanta personer inom Jordbruksverket samt genom granskning av dokument av betydelse för styrningen av informations- och IT-säkerheten inom Jordbruksverket. Hela standarden har granskats och verifiering med hjälp av substansgranskning har skett för de fokusområden som vi valde utifrån en riskbedömning. Dessa fokusområden är i år standardens kapitel 6 organisation, 8 mänskliga resurser, 9 fysisk säkerhet, 10 kommunikation och drift, 11 accesskontroll, 12 anskaffning och utveckling och 13 incidenthantering. Uppföljning av förra årets iakttagelser har gjorts. Verifieringen har inriktats mot säkerhetsprocesser generellt och inte mot system. I de fall där det varit relevant med substanstest genom system har attesterande organ valt Regina_handl och stödformen NMUTRO 17. Metodiken med intervjuer och verifiering genom stickprov ger en rimlig säkerhet för vårt utlåtande. Förutom resultatet av vår egen granskning har attesterande organ även tagit del av resultatet av internrevisionens granskning gällande informations- och IT-säkerheten inom Jordbruksverket. Internrevision har avgivit rapporter om loggning, behörigheter och konsulters informationssäkerhet. Resultatet av den granskning som internrevisionen genomfört under perioden har kvalitetssäkrats av oss och bedömts vara tillförlitligt. Internrevisionens granskning visar sammantaget att det finns brister inom det granskade området loggning och behörigheter. Vi har tagit del av underlaget för åtgärdsplan gällande behörigheterna. Se bilaga Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Attesterande organ bedömer att efterlevnaden av standard för informationssäkerhet har en nöjaktig överensstämmelse (3) med bilaga 1, punkt 3 B till förordning (EG) nr 885/ NMUTRO Miljöersättning för hotade husdjursraser 85

86 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Attesterande organ har inga betydelsefulla eller mycket betydelsefulla rekommendationer Övervakning: kontinuerlig övervakning genom internkontroll Standard Bilaga I, punkt 4 A till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat Kontinuerlig övervakning genom internkontroll enligt kraven i den standard som anges ovan. IAKS Jordbruksverket Attesterande organ granskade den interna kontrollen 2010 vid Jordbruksverket och har valt att förlita sig på denna revision. Vid den granskningen bedömde vi att Jordbruksverket uppfyllde ställda krav med god överensstämmelse. Under 2013 har den interna kontrollen inom IAKS granskats vid de delegerade organ som besökts under året. Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskningen av den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Jönköpings län genomfördes den 8-12 april Rutiner för intern kontroll kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Följande har granskats: riskanalys, checklistor för handläggningskontroll av enskilda ärenden, dokumentation av kontrollåtgärder och dokumentation av uppföljning och resultat. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskningen av den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Stockholms län genomfördes den 30 september-4 oktober Rutiner för intern kontroll kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Följande har granskats: riskanalys, checklistor för handläggningskontroll av enskilda ärenden, dokumentation av kontrollåtgärder och dokumentation av uppföljning och resultat. 86

87 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER EJ IAKS Jordbruksverket Attesterande organ granskade den interna kontrollen 2010 vid Jordbruksverket och har valt att förlita sig på denna revision. Vid den granskningen bedömde vi att Jordbruksverket uppfyllde ställda krav med god överensstämmelse. Under 2013 har den interna kontrollen inom EJ IAKS granskats vid de delegerade organ som besökts under året. Länsstyrelsen i Jönköpings län Granskningen av den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Jönköpings län genomfördes den 8-12 april Rutiner för intern kontroll kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Följande har granskats: riskanalys, checklistor för handläggningskontroll av enskilda ärenden, dokumentation av kontrollåtgärder och dokumentation av uppföljning och resultat. Länsstyrelsen i Stockholms län Granskningen av den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Stockholms län genomfördes den 30 september-4 oktober Rutiner för intern kontroll kartlades genom intervjuer med chefer och berörda handläggare. Följande har granskats: riskanalys, checklistor för handläggningskontroll av enskilda ärenden, dokumentation av kontrollåtgärder och dokumentation av uppföljning och resultat Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) IAKS Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. 87

88 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG EJ IAKS Jordbruksverket Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Jordbruksverket har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Jönköpings län har en nöjaktig överensstämmelse (3) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Stockholms län har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/2006. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Jordbruksverket har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/

89 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Jönköpings län har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/2006. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ bedömer att den interna kontrollen på Länsstyrelsen i Stockholms län har en god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 4A till förordning 885/ Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Jordbruksverket IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Jordbruksverket EJ IAKS Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. Länsstyrelsen i Jönköpings län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 89

90 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIERG Länsstyrelsen i Stockholms län Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer Övervakning: separat bedömning via en internrevisionsfunktion Standard Bilaga I, punkt 4 B till förordning (EG) nr 885/ Utfört arbete (per population IAKS och ej IAKS) Vi har granskat Separat bedömning via en internrevisionsfunktion enligt kraven i den standard som anges ovan. Kopplat till punkt 4B i-iii bilaga 1 i kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 är slutsatserna enligt följande: Internrevisionen vid Jordbruksverket är oberoende och rapporterar direkt till utbetalningsställets chef samt verkets högsta ledning. Den femåriga revisionsplanen innehåller identifierade riskområden. Internrevisionen anger att den kommer att säkerställa att granskning sker inom en femårsperiod av de områden som är väsentliga baserat på kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 samt riktlinje 2 och 3. Internrevisionenes arbete genomförs enligt internationellt erkända principer, registreras i arbetsdokument och resulterar i rapporter och rekommendationer riktade till utbetalningsställets högsta ledning Iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning (per population IAKS och ej IAKS) Attesterande organ bedömer att internrevisionsenheten har god överensstämmelse (4) med bilaga 1, punkt 4B i) till förordning (EG) nr 885/2006. Attesterande organ bedömer att internrevisionsenheten har god överensstämmelse (4) med bilaga 1, punkt 4B ii) till förordning (EG) nr 885/2006. Attesterande organ bedömer att internrevisionsenheten har god överensstämmelse (4) med bilaga 1, punkt 4B iii) till förordning (EG) nr 885/

91 UPPFYLLANDE AV ACKREDITERINGSKRITERIER Rekommendationer (per population IAKS och ej IAKS) Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 91

92 OPERATIVA TRANSAKTIONER 6 Operativa transaktioner 6.1 Inledning I detta avsnitt ger vi en bedömning av resultaten för var och en av de granskade populationerna. Utvärderingen av fel i detta avseende återfinns i avsnitt ovan. Vi har bifogat en förteckning över samtliga fall av substansgranskning i det format som föreslås i bilagan till denna riktlinje. 6.2 Resultat av provtagningen för populationen EJFLU IAKS Översikt Vårt stickprov (80) var baserat på uppgifter i tabell (Utvärdering av fel) som togs emot på datafiler. Dessa har varit fördelade på fyra perioder, vilket redovisas i nedanstående tabell. Leverantör av filerna har varit Utbetalningsfunktionen som är en av fyra divisioner vid Jordbruksverket. Population: EJFLU IAKS/EJFLU EJ IAKS Period Leveransdatum Rekvireringsperiod I beräkningen av stickprovet har väsentligheten satts till 2 procent i enlighet med bilaga 1 (provtagning och felutvärdering) till riktlinje 3. Beräknat fel har satts till 10 procent eftersom tidigare granskningar har påvisat låg felfrekvens. Tillförlitlighetsnivån är satt till 75 procent eftersom den interna kontrollen bedöms vara god. De samlade utgifterna har beräknats utifrån en prognos om euro. Detta belopp underskrider med 7 procent verkligt utbetalt belopp under året ,51 euro. Sammanlagt har granskats 80 transaktioner inom EJFLU IAKS fördelat på 79 stödmottagare. Vid granskningen av EJFLU IAKS har noterats ett finansiellt fel som hanteras som ett känt fel. Inget formellt fel har noterats. Det finansiella felet uppgår till 488,09 euro. Se bilaga 3.3. Mjukvaran ACL har använts i arbetet för att genomföra urvalet och analysera resultatet. 92

93 OPERATIVA TRANSAKTIONER Standard Enligt riktlinje nr 3 Revisionsstrategi: Kontroll av att ansökningarna har handlagts i enlighet med skriftliga instruktioner. Kontroll av att data blivit korrekt registrerade i datasystem. Kontroll av att handläggning och utbetalning inte kan ske om inte valideringskontrollerna är negativa eller om resultatet inte är korrekt. Kontroll av att om resultaten från kontroller på plats (eller andra lämpliga tekniska tjänster) beaktats vid handläggningen av ansökningar. Kontroll av utbetalningsbelopp och att utbetalning skett till rätt mottagare. Kontroll av att utbetalningarna har redovisats korrekt och att beloppet överensstämmer mellan datasystem för handläggning och datasystem för redovisning av utbetalningar (Betalsystem) Utfört arbete Vi har granskat totalt 80 transaktioner för EJFLU IAKS enligt kraven i den standard som anges ovan. En förteckning över samtliga ärenden återfinns i bilaga Iakttagelser Finansiella fel Vid granskningen har attesterande organ noterat ett finansiellt fel där utbetalning skett med felaktigt belopp som uppgår till euro och avser stödformen MREST 18, utbetalningsreferens nummer I populationen EJFLU IAKS återfinns två utbetalningar inom stödformen MREST. Den ena har fallit ut i MUSurvalet med löpnr 66 i bilaga 3.3 och den andra utbetalningen har granskats utöver MUS-urvalet för att säkerställa känt fel. Ärendena avser programperiod Se bilaga 4.5. Felprocenten för populationen EJFLU IAKS underskrider väsentlighetsnivån på 2 procent. 18 MREST Miljöstöd för restaurering av betesmarker

94 OPERATIVA TRANSAKTIONER Formella fel Vid substansgranskningen av ärenden för EJFLU IAKS har inte noterats något formellt fel Bedömning Attesterande organs bedömning är att utbetalda medel för de granskade transaktionerna i MUS-urvalet har skett med korrekt belopp med undantag för ärende, utbet ref nr , samt ärendena har hanterats i enlighet med gällande regelverk och upprättade rutinbeskrivningar. Feltypen i ärendet utbet ref nr kan bara uppkomma inom stödformen MREST och det beror på att beslutsberäkningen för denna stödåtgärd hanterades manuellt. Därför bedöms detta som ett känt fel. Det finns endast två transaktioner i populationen varav en utföll i urval och den andra transaktionen granskades utöver slumpmässiga urvalet Rekommendationer Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 6.3 Resultat av provtagningen för populationen EJFLU EJ IAKS Översikt Vårt stickprov (236) var baserat på uppgifter i tabell (Utvärdering av fel) som togs emot på datafiler. Dessa har varit fördelade på fyra perioder, vilket redovisas i nedanstående tabell. Leverantör av filerna har varit Utbetalningsfunktionen som är en av fyra divisioner vid Jordbruksverket. Population: EJFLU IAKS/EJFLU EJ IAKS Period Leveransdatum Rekvireringsperiod Standard Kontroll av att ansökningarna har handlagts i enlighet med skriftliga instruktioner. 94

95 OPERATIVA TRANSAKTIONER Kontroll av att data blivit korrekt registrerade i datasystem. Kontroll av att handläggning och utbetalning inte kan ske om inte valideringskontrollerna är negativa eller om resultatet inte är korrekt. Kontroll av att om resultaten från kontroller på plats (eller andra lämpliga tekniska tjänster) beaktats vid handläggningen av ansökningar. Kontroll av utbetalningsbelopp och att utbetalning skett till rätt mottagare. Kontroll av att utbetalningarna har redovisats korrekt och att beloppet överensstämmer mellan datasystem för handläggning och datasystem för redovisning av utbetalningar (Betalsystem) Utfört arbete Vi har granskat totalt 236 transaktioner för EJFLU EJ IAKS fördelat på 232 stödmottagare enligt kraven i den standard som anges ovan. En förteckning över samtliga ärenden återfinns i bilaga Iakttagelser Sammanlagt finns 28 st finansiella fel där utbetalning skett med felaktigt belopp, som summerar till euro. Se bilaga 4.1. Totalt fel uppgår till euro (tabell 1.4.2), vilket överstiger väsentlighetsnivån på euro. Den avgörande orsaken till att totalt fel överskrider väsentlighetsnivån är att flera ärenden har en procentuellt hög andel finansiellt fel i relation till det utbetalda beloppet, vilket har stor påverkan på felutvärderingen. Felprocenten per population (totalt fel/utbetalt belopp) uppgår till 2,42 procent och på hela EJFLU-fonden 1,43 procent. Se bilaga 4.2, tabell De finansiella felen består av olika feltyper bl a kostnader som inte är stödberättigande, kostnader som godkänts trots avsaknad av underlag, redovisade kostnadsunderlag är bristfälligt, avsaknad av betalningsbevis, felsummeringar eller att LOU 19 inte efterlevts. Attesterande organ noterar också att de olika ärendena med finansiellt fel har handlagts på flera olika myndigheter och omfattar ett flertal olika stödåtgärder. En förteckning över de finansiella felen finns i bilaga LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 95

96 OPERATIVA TRANSAKTIONER Formella fel De formella felen uppgår till 66 st, Se bilaga 4.4. För samtliga gäller emellertid att de inte bedöms ha någon ekonomisk påverkan på fonden Bedömning Attesterande organs sammantagna bedömning är att handläggningen av ärenden inom EJFLU EJ IAKS generellt har en bristfällig överensstämmelse med ackrediteringskriterierna avseende godkännande och kontroll av kostnadsunderlag. Den administrativa kontrollen behöver en översyn. Vidare behöver Jordbruksverket som ansvarigt utbetalningsställe förbättra övervakningen av de delegerande organen (länsstyrelserna och Sametinget). Bedömningen görs mot bakgrund av resultaten från substansgranskningen där det noterades flertalet finansiella fel. De finansiella felen har också en relativt stor spridning på olika åtgärder och feltyper samt är handlagda av flera olika myndigheter, vilket bekräftar bedömningen om brister generellt inom förvaltnings- och kontrollsystemet för EJFLU EJ IAKS. Attesterande organ noterar att ärende med löpnr 13 och 67 som framgår av bilaga 3 och 4.1 haft en större påverkan på felutvärderingen och vidare att nr 210 har betydande påverkan på felutvärderingen. De aktuella ärendena med finansiellt fel har handlagts på följande myndigheter: Länsstyrelsen Dalarna (1), Gotland (1), Jämtland (1), Kalmar (2), Kronoberg (1), Norrbotten (3), Skåne (1), Stockholm (3), Södermanland (1), Västernorrland (1), Västra Götaland (5), Östergötland (2), Sametinget (1) och Jordbruksverket (5). Totalt 28 st ärenden med finansiella fel. Se bilaga 4 Attesterande organ bedömer att risken för fonden som fortsatt hög, då felprocenten överskrider väsentlighetsnivån och MLE-beloppet uppgår till euro trots att högsta konfidensnivå och förväntad felprocent tillämpats vid urval av insatser och felutvärdering. Attesterande organ har tagit in åtgärdsplaner inklusive tidplaner från Jordbruksverket och delegerade organ. Under 2014 kommer attesterande organ att följa upp de slutliga resultaten från Jordbruksverkets utökade kontroller och de åtgärdsplaner som upprättats av berörda myndigheter. Attesterande organs bedömning är att resultaten från substansgranskningen för utesluter lägre tillämpning av konfidensnivå än 95 procent för EJFLU EJ IAKS för nästföljande granskningsår

97 OPERATIVA TRANSAKTIONER Rekommendationer Attesterande organ rekommenderar Jordbruksverket att utreda ovanstående ärenden med iakttagna finansiella felaktigheter och vidta åtgärder för att stärka förvaltningsoch kontrollsystemets effektivitet i syfte att minska risken för framtida finansiella fel. Det är viktigt att Jordbruksverket fortsätter arbetet med att vidta åtgärder för att förhindra risken för att felaktiga utbetalningar genomförs. 97

98 TRANSAKTIONER UTÖVER DRIFTSTRANSAKTIONER 7 Transaktioner utöver driftstransaktioner 7.1 Inledning I detta avsnitt ger vi en bedömning av resultaten av vår provning för var och en av de granskade populationerna. Utvärderingen av fel i detta avseende återfinns i avsnitt ovan. Iakttagelserna beskrivs i detalj nedan. I detta avsnitt ges även ett underlag för vår bedömning av utbetalningsställets uppfyllande av ackrediteringskriterierna för de icke statistiska populationerna, det vill säga gäldenärer, förskott och säkerheter enligt matriserna V och VI. Vi har bedömt utbetalningsställets uppfyllande av ackrediteringskriterierna med hjälp av en skala 1 5. Vår bedömning sammanfattas i avsnitt ovan. 7.2 Resultat av provtagningen med avseende på tabellerna i bilaga III oegentligheter Standard Bilaga I, punkt E till förordning (EG) nr 885/2006 och punkt 5.3 i riktlinje nr 2 Godkännande Utfört arbete För att kontrollera om oegentligheter i tillräckligt hög utsträckning är korrekt redovisade enligt bilaga III till kommissionens förordning 885/2006 har vi kontrollerat stickprov av nya ärenden, återkrav, korrigeringar och belopp som förklarats oindrivbara i enlighet med punkt i riktlinje nr 3 för att se till att de är korrekt redovisade i fordringsliggaren, granskat redovisad utestående skuld enligt bilaga III och stämt av detta mot fordringsliggaren. En förteckning över samtliga ärenden återfinns i bilaga Dessutom provade vi skuldregistrens fullständighet genom att kontrollera att bilaga III, om så behövs, innehöll de fall där finansiella fel hittats vid granskningen av kontrollstatistiken har inga finansiella fel hittats. 98

99 TRANSAKTIONER UTÖVER DRIFTSTRANSAKTIONER De finansiella fel som hittades vid provning av överensstämmelse under föregående år har inte redovisats i bilaga III eftersom återkravet inte kommer att tillfalla EJFLU med hänvisning till den finansiella korrigering som utbetalningsstället gjorde på EJFLU:s räkenskaper. De finansiella fel som hittades vid substansgranskningen av utgifter under föregående år har inte redovisats i bilaga III eftersom återkravet inte kommer att tillfalla EJFLU med hänvisning till den finansiella korrigering som utbetalningsstället gjorde på EJFLU:s räkenskaper Iakttagelser Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning Attesterande organ bedömer att det granskade stickprovet har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2E till förordning 885/ Rekommendationer Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 7.3 Resultat av provtagningen i tabeller i bilaga IIIa Standard Bilaga IIIa till förordning (EG) nr 885/2006 och riktlinje nr Utfört arbete För att kontrollera om beloppen i tillräckligt hög utsträckning är sanningsenligt, fullständigt och korrekt redovisade enligt bilaga IIIa till kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 har vi kontrollerat stickprov av nya ärenden, återkrav, korrigeringar och belopp som förklarats oindrivbara i enlighet med punkt i riktlinje nr 3 för att se till att de är korrekt redovisade i fordringsliggaren, granskat redovisad utestående skuld enligt bilaga IIIa och stämt av detta mot fordringsliggaren. En förteckning över samtliga ärenden återfinns i bilaga

100 TRANSAKTIONER UTÖVER DRIFTSTRANSAKTIONER Dessutom provade vi skuldregistrens fullständighet genom att kontrollera att bilaga IIIa, om så behövs, innehöll de fall där finansiella fel hittats: Vid granskning av kontrollstatistiken (IAKS och EJ IAKS) har inga finansiella fel hittats. Vid provningen av utgifternas överensstämmelse har inga finansiella fel hittats. Vid substansgranskningen av utgifterna under föregående år hittades inga finansiella fel Iakttagelser Attesterande organ har inga signifikanta iakttagelser Bedömning Attesterande organ bedömer att det granskade stickprovet har god överensstämmelse (4) med bilaga I, punkt 2E till förordning 885/ Rekommendationer Attesterande organ har inga mycket betydelsefulla eller betydelsefulla rekommendationer. 7.4 Resultat av provtagningen med avseende på förskott och säkerheter Standard Bilaga I, punkt 2 D till förordning (EG) nr 885/2006 och punkt 5.2 i riktlinje nr 2 Godkännande Utfört arbete Inom EJFLU finns inga ärenden med förskott och säkerheter som har EUfinansiering. Därför har inte attesterande organ genomfört någon granskning Iakttagelser Attesterande organ har inga iakttagelser med hänvisning till avsnitt Bedömning Attesterande organ lämnar ingen bedömning med hänvisning till avsnitt

101 TRANSAKTIONER UTÖVER DRIFTSTRANSAKTIONER Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer med hänvisning till avsnitt

102 ANDRA FRÅGOR 8 Andra frågor 8.1 Översyn av kontrollstatistik för landsbygdsutveckling enligt artikel 31 i kommissionens förordning (EU) nr 65/2011 som ska tillhandahållas den 15 juli Mål Att bekräfta och verifiera den kontrollstatistik som lämnats enligt artikel 31 i kommissionens förordning (EU) nr 65/2011 vad gäller kontroller på plats enligt artiklarna 12 och 25 och kontroller i efterskott enligt artikel 29 i förordning 65/ Arbete som ska utföras Attesterande organ bekräftar att kontrollstatistiken för landsbygdsutveckling skickades till kommissionen 8 juli Statistikuppgifterna till kommissionens frågeformulär tas fram av Jordbruksverkets IT-avdelning utifrån en kravspecifikation som utformas av ansvariga enheter och uppdateras varje år. När uppgifterna i frågeformuläret är sammanställda genomför Jordbruksverket avstämningar mot en excel-fil där uppgifterna hämtas ifrån databasen Ararat och som innehåller alla stödmottagare som erhållit stöd ifrån EJFLU. Attesterande organ har kontrollerat att Jordbruksverket genomfört avstämningar och kan bekräfta att det inte finns några avvikelser förutom i tabell II-3 där en avvikelse hittades. Attesterande organ konstaterar att det finns en tillräckligt detaljerad och korrekt verifieringskedja. Attesterande organ har valt ut ett stickprov på 20 rapporter från genomförda kontroller. Uppgifterna i rapporterna har stämts av mot uppgifterna i databasen. Inga avvikelser har hittats Iakttagelser Avstämning av de uppgifter som utbetalningsstället har lämnat enligt artikel 31 mot motsvarande information i databasen/registren: 102

103 ANDRA FRÅGOR ANSÖKNINGSÅR "N-1" JA/NEJ Om nej förklara vad avvikelserna gäller Överensstämde informationen enligt artikel 31 (frågeformuläret) med informationen i databasen/registren: Tabell I.1 artikel 12 kontroller arealrelaterade åtgärder Tabell I.2 artikel 12 kontroller djurrelaterade åtgärder Tabell II-1 översikt kontroller enligt artikel Tabell II-2 kontroller enligt artikel 24 (fall där endast administrativa kontroller har gjorts) Tabell II-3 kontroller enligt artikel 25 Tabell III kontroller enligt artikel 29 (kontroller i efterhand) Ja Ja Ja Ja Nej Ja Avvikelsen berör åtgärd 121, kolumn 42-stöd som omfattats av på plats kontroll. I frågeformuläret är det redovisat euro men i databasen finns bara euro. Avvikelsen är euro. Resultat av provning av överensstämmelsen: Antal granskade Förklara hur Eventuella rapporter om stickprovet valdes ut avvikelser (Ja/Nej) kontroller på fältet 20 Slumpmässigt Nej Vid avvikelser, andel av skillnad jämfört med kontrollerad areal De ärenden som kontrollerats återfinns i bilaga Slutsats Eftersom den totala avvikelsen mellan frågeformuläret och databasen är under 2% av det totala utbetalda beloppet för landsbygdsutveckling bedömer attesterande organ i enlighet med riktlinje nr 5 att kontrollstatistiken är korrekt sammanställd och överensstämmer med databasen och att det finns en tillräcklig verifieringskedja Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 103

104 ANDRA FRÅGOR 8.2 Översikt över ekonomiska tak Arbete som ska utföras Förfaranden för hantering av ekonomiska tak inom EJFLU. Attesterande organ har kontrollerat att Jordbruksverket har rutiner för prognosticering och uppföljning av utfallet inom Landsbygdsprogrammet Slutsats Attesterande organ bedömer att de förfaranden som finns är tillräckliga för att säkerställa att takbeloppen inte överskrids Rekommendationer Attesterande organ har inga rekommendationer. 104

105 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER 9 Uppföljning av föregående års rekommendationer Följande tabeller innehåller mycket betydelsefulla och betydelsefulla rekommendationer för föregående år, status för vidtagna åtgärder och utbetalningsställets kommentarer. Status för samtliga finansiella fel som fastställts föregågende år följs också upp i nedanstående tabell. 9.1 Mycket betydelsefulla rekommendationer Vad gäller ackrediteringar är situationen enligt följande: Rekommendation Status Utbetalningsställets svar EJFLU IAKS Det fanns inga mycket betydelsefulla rekommendationer under föregående år. EJFLU EJ IAKS Det fanns inga mycket betydelsefulla rekommendationer under föregående år. I fråga om överensstämmelse är situationen enligt följande: Rekommendation Status Utbetalningsställets svar EJFLU IAKS Sametinget Attesterande organ rekommenderar Sametinget att se över rutinerna för uppdatering av Sametingets föreskrifter (STFS 2007:7) om miljöersättning till natur- och kulturmiljöer i renskötselområdet för att säkerställa att hänvisningar till externa regelverk är korrekta. EJFLU IAKS Sametinget Vid revision juni 2013 konstaterades STFS 2007:7 vara uppdaterat. EJFLU IAKS Sametinget Rutiner har införts i syfte att säkerställa ansvaret för uppdateringar samt att de genomförs. EJFLU EJ IAKS Det fanns inga mycket betydelsefulla rekommendationer under föregående år. 105

106 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER 9.2 Betydelsefulla rekommendationer Vad gäller ackrediteringar är situationen enligt följande: Rekommendation Status Utbetalningsställets svar EJFLU IAKS Det fanns inga betydelsefulla rekommendationer under föregående år. EJFLU EJ IAKS Det fanns inga betydelsefulla rekommendationer under föregående år. 106

107 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER Vad gäller frågor om överensstämmelse är situationen enligt följande: Rekommendation Status Utbetalningsställets svar EJFLU IAKS Det fanns inga betydelsefulla rekommendationer under föregående år. EJFLU EJ IAKS Sametinget Attesterande organ rekommenderar Sametinget att säkerställa kvaliteten i handläggningen av ansökan om utbetalningen av stöd för att förhindra godkännande av icke stödberättigande kostnader. EJFLU EJ IAKS Sametinget Vid revision i juni 2013 konstaterades att iakttagelserna från 2012 års revision kvarstår. Dock noterades att Sametinget har anställt ytterligare en handläggare för godkännande av utbetalningsunderlag. En uppföljningsrevision kommer att göras under EJFLU EJ IAKS Sametinget Rutiner och aktuella regelverk ska gås igenom med berörda handläggare i mars En handläggare ska anställas för hantering av ansökan om utbetalning. Länsstyrelsen Västernorrland Attesterande organ rekommenderar att Länsstyrelsen Västernorrland tillser att ärendehandläggningen utförs och dokumenteras i enlighet med gällande förordningar och föreskrifter Länsstyrelsen Västernorrland Vid revision i november 2013 konstaterades att iakttagelserna från 2012 års revision kvarstår. En uppföljningsrevision kommer att göras under Länsstyrelsen Västernorrland Länsstyrelsen har en handlingsplan för förbättringsarbetet. Handlingsplanen utvecklas löpande utifrån de fel och brister som uppmärksamas genom interna och externa kontroller. Förbättringsarbetet har bland annat fokus på handläggningskontroller och utbildning. 107

108 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER 9.3 Finansiella fel Finansiella fel Status: (indrivet belopp/ ej indrivet) Utbetalningsställets åtgärd 1) Fyren i Västervik AB, Jnr , Utbet ref nr ,41 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 2) Svensk Mjölk AB, Jnr , Utbet ref nr ,60 euro Indrivet belopp Beslut om återkrav den 9 november kr betalades in den 22 november ) Tingsrydsgruppen, Jnr , Utbet ref nr ,22 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 4) SIK-Institutet för livsmedel och bioteknik, Jnr , Utbet ref nr ,12 euro Indrivet belopp Beslut om återkrav den 27 november kr betalades in den 28 mars 2013 genom kvittning i en senare utbetalning. 5) Leader Söderslätt Ideell förening, Jnr , Utbet ref nr ,32 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 108

109 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER Finansiella fel Status: (indrivet belopp/ ej indrivet) Utbetalningsställets åtgärd 6) Halonen Jonas, Jnr , Utbet ref nr ,68 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 7) Vilhelmina kommun, Jnr , Utbet ref nr ,88 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 8) Vilhelmina kommun, Jnr , Utbet ref nr ,60 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 9) Wallberg Ann- Christine, Jnr , Utbet ref nr ,32 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 10) Leader Folkungaland, Jnr , Utbet ref nr , 56 Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 109

110 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER Finansiella fel Status: (indrivet belopp/ ej indrivet) Utbetalningsställets åtgärd 11) Norrtälje naturvårdsfond, Jnr , Utbet ref nr ,91 Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 12) Hietala trädgård AB, Jnr , Utbet ref nr ,32 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 13) Ek för mötesplatsen - Drivkrafterna i skelleftebygden, Jnr , Utbet ref nr ,29 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 14) Vårgårda Hembygsförening, Jnr , Utbet ref nr , 97 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 15) Baggabol- Salbovattenförening, Jnr , Utbet ref nr ,23 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 110

111 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER Finansiella fel Status: (indrivet belopp/ ej indrivet) Utbetalningsställets åtgärd 16) Baggabol- Salbovattenförening, Jnr , Utbet ref nr ,00 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 17) Lantbrukarnas ekonomi AB, Jnr , Utbet ref nr ,56 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 18) Lantbrukarnas ekonomi AB, Jnr , Utbet ref nr ,92 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 19) Ek. avd Petra Larsson, Jnr , Utbet ref nr , 62 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 20) Gotlands kommun, Jnr , Utbet ref nr ,02 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 111

112 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER Finansiella fel Status: (indrivet belopp/ ej indrivet) Utbetalningsställets åtgärd 21) Lokalproducerat i Väst AB, Jnr , Utbet ref nr ,75 euro Ej indrivet Jordbruksverket har för perioden och EJFLU EJ IAKS-populationen korrigerat EUandelen genom en så kallad självkorrigering. 112

113 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REKOMMENDATIONER 113

114 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: