Datum Beräknad slutbesiktning Totalentreprenad enligt ABT 06 November/december 2014

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen ANSÖKNINGSINBJUDAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) HD-PVS-26/13 Datum Ärendebeteckning Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Västra Götaland Ansvarig upphandlare Upphandlingsförfarande Urvals förfarande 15 kap 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling med Säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 Ansökan senast Ansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Ansökningslämnaren skall vara bunden till sin ansökan t o m Avtalsform Beräknad slutbesiktning Totalentreprenad enligt ABT 06 November/december 2014 Förfrågan avser Ombyggnation av kontor till polisstation i Hjällbo i Göteborgs Stad 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen (RPS) är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom RPS, Statens kriminaltekniska laboratorium samt 21 länsindelade polismyndigheter. Förvaltnings AB GöteborgsLokaler (GöteborgsLokaler) är ägare av fastigheten Hjällbo 9:2 i vilken Polismyndigheten i Västra Götaland (Polismyndigheten) ska etabalera polisstation. RPS genomför rubricerad upphandling för Polismyndighetens räkning och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil: Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar RPS erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr Hemsida Telefax v4.5.16_1

2 Bo Stålhammar E-post: Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag RPS lämnar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från RPS ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Under vecka 26, 27 och 28 kommer inga frågor att besvaras. Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publiceras på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil och och det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2 INFORMATION 2.1 Omfattning Entreprenaden upphandlas som Totalentreprenad i enlighet med ABT 06. Orienterade beskrivning av objektet Objektet avser ombyggnad av befintliga kontorslokaler. Berörd ombyggnadsarea ca 4000 m 2 Befintlig kontorsbyggnad skall på tre våningsplan byggas om för anpassning till ny layout och nya tekniska krav. Anpassningen innehåller nya kontorsrum, mötesrum, förhörsrum, lunchrum, omklädningsrum, relaxrum, gym, etc. Nya teknikrum byggs i källarvåningen. Nytt ventilationssystem byggs samt ny kylanläggning installeras. Elkraftsystem byggs om. Ny byggnad innehållandes förråd, biltvätt, miljöstation byggs i anslutning till befintlig byggnad. Befintlig tillfartsväg breddas och nuvarande gräsyta inhägnas och markplaneras med ny angöring, parkeringsplatser, uteplatser etc. I intilliggande befintligt parkeringshus byggs avgränsning med nya väggar, grindar samt förråd. Beräknad utförandetid för entreprenaden bedöms uppgå till ca 11 månader. 2.2 Förutsättningar för upphandlingen Ingen som ansöker om att få lämna anbud kommer att få delta i upphandlingens steg 2 om inte ett SUA-avtal nivå 1 (se bilaga 1) tecknats mellan parterna och berörda personer blivit godkända i säkerhetsprövningen. Efter avslutad upphandling skall entreprenadkontraktet med alla rättigheter och skyldigheter övertas av GöteborgsLokaler. Polismyndigheten kommer därefter endast vara förpliktigade Sida 2(10) Ansökningsinbjudan

3 gentemot dem i då gällande projekterings- och genomförandeavtal samt hyreskontrakt.och kommer således ej ingå något kontraktsförhållande med vinnande anbudsgivare. Att anbudssumman rymms inom Polisens och GöteborgsLokalers budgetar. Att erforderliga tillstånd erhålls. 2.3 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 5.9 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tillämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.4 Avtalsstart Entreprenaden beräknas att kunna påbörjas i v 48, 2013 och avslutas i november Beräknade tider kan komma att justeras längre fram. 3 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i och bifoga anbudsansökan bilaga 2 Ansökningsformulär- Hjällbo. 3.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden intygar genom att underteckna bilaga 2 och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudssökande avser att anlita UE skall av denne behörig person underteckna bilaga 3 Sanningsförsäkran UE och anbudssökande skall sedan bifoga den i sin ansökan. I de fall flera UE anlitas får anbudssökande mångfaldiga bilaga Register-/tillståndskontroll Anbudssökande och eventuella UE skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. RPS kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande och dess eventuella UE. Utländsk anbudssökande och eventuell utländsk UE bifogar handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. Sida 3(10) Ansökningsinbjudan

4 I det fall anbudssökanden och eventuell UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden/ue visa att denne är registrerad. Anbudssökanden och eventuell UE kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudssökande och eventuell utländsk UE kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. 3.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet så att han kan säkerställa entreprenadens genomförande. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt hyresavtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet Omsättning Anbudssökanden skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 50 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. Sida 4(10) Ansökningsinbjudan

5 3.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge: två (2) Referensblad, bilaga 4, som styrker att anbudssökande har utfört tre (3) totalentreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. Entreprenaden skall ha slutförts senast sista dag för anbudslämnande. Liknande omfattning enligt ovan avser totalentreprenad med entreprenadsumma om minst 15 miljoner konor samt ombyggnad med pågående verksamhet. För att uppfylla kravet om att byggentreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Anbudssökande ska själv sörja för att referenternas omdömen fylls i formuläret. Rikspolisstyrelsen kan komma att kontakta angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på entreprenadens genomförande och färdigställd byggnation krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO9000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy; b) allmän beskrivning av kvalitets mål, samt c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Miljöskyddsåtgärder För att kunna säkerställa miljöarbetet i entreprenadens genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy; b) allmän beskrivning av miljömål; samt Sida 5(10) Ansökningsinbjudan

6 c) allmän beskrivning av miljösäkring 4 URVALSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan ska kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. RPS kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 4.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 3 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (4.2). 4.2 Selektering Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor ställda skallkrav. Minst tre (3) ansökningar som även uppfyllt dessa skallkrav kommer att få möjlighet att lämna anbud om även kraven enligt 4.3 uppfylls. Polismyndigheten förbehåller sig rätten att gå vidare med upphandlingen även om färre än tre anbudssökande kvalificerar sig. 4.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De anbudssökande som uppfyllt kraven i 4.1 och 4.2 kan komma att antas som anbudsgivare och bjudas in till anbudsgivning. Dessa kommer då att erhålla ett förfrågningsunderlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudssökanden ska kunna bli antagen som anbudsgivare och erhålla förfrågningsunderlaget är att anbudssökanden har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUAavtal) med Polismyndigheten, se bilaga 1 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polismyndigheten samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Ansökningsformulär-Hjällbo undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. De anbudssökandena som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudssökanden avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudssökanden kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att få kvarstå som anbudssökanden. Vid detta möte ska anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara Sida 6(10) Ansökningsinbjudan

7 närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i ansökan. Till detta möte ska också en lista med namn och personnummer på företagets verkställande direktör samt de personer som initialt kommer att arbeta med de hemliga handlingarna tas fram och överlämnas/översändas till Polismyndigheten. Om Polismyndigheten inte inom rimlig tid (två veckor från begäran om detta) bereds möjlighet till sådant möte kan det hända att anbudssökanden inte kommer att godkännas som anbudsgivare. Polismyndighetens krav på anbudsgivare enligt stycke tre ovan (avser SUA-nivå 1) är men inte begränsade till att: det skall finnas ett säkerhetsskåp enligt SS3492 för förvaring av hemliga handlingar ingående i anbudsgivningen. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av förfrågningsunderlaget ha, det/de utrymmen där handlingarna hanteras skall ha individuell låsning och endast behöriga för anbudsräkningen får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, det skall finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch skall handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Handlingar som hanteras digitalt skall hanteras i en PC som ej är kopplad till ett nätverk (standalone med löstagbar hårddisk), det skall finnas upprättad rutin för att PC:n skall låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB-minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet), det skall finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post mellan behöriga personer, krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuellt beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på anbudssökandens egen bekostnad) vidtas innan anbudssökanden kan anses vara kvalificerad att deltaga i upphandlingen Säkerhetsskyddsavtal och säkerhetsprövning inklusive registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Anbudssökande ska anmäla till Polismyndigheten alla underentreprenörer som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i eventuellt kommande avtal. Dessa UE Sida 7(10) Ansökningsinbjudan

8 ska teckna teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras. Säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annans av Polismyndigheten godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få ta del av hemlig uppgift. Beroende på UE:s åtagande är någon av ovanstående tre säkerhetsskyddsavtal tillämpliga för tecknande mellan underentreprenören och Polismyndigheten. Polismyndigheten bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Samtliga UE som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i kommande avtalsförhållande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande anbudsförfarandet eller ramavtal. 4.4 Anbudsgivning Preliminärt kommer förfrågningsunderlag för steg 2 att finnas tillgängligt i vecka 38, Utlämningsplats för förfrågningsunderlaget kommer att meddelas berörda i ett senare skede. Endast i säkerhetsprövning godkänd person kan utkvittera förfrågningsunderlaget. Tiden för lämnade av anbud kommer att vara minst 20 arbetsdagar. 5 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 5.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas urvalsförfarande, vilket innebär att Polismyndigheten bjuder in vissa leverantörer att lämna anbud. 5.2 Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. 5.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. 5.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i en (1) originalhandling. Sida 8(10) Ansökningsinbjudan

9 Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 5.5 Anbudsansökan försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer HD- HD-PVS-26/13 samt texten ANSÖKAN- Hjällbo som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. 5.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 23 juli, Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30, Stockholm vardagar övrig tid Agnegatan 35 fram till kl. 23:59 den 23 juli, Ansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med 31 december Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan. 5.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; Sida 9(10) Ansökningsinbjudan

10 c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bo Stålhammar Bilagor 1. Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 a) Villkorsbilaga (SUA) b) Om säkerhetsskyddad upphandling c) Förslag till Säkerhetskyddsinstruktion 2. Ansökningsformulär Hjällbo 3. Sanningsförsäkran UE 4. Referensblad - Företag Sida 10(10) Ansökningsinbjudan

11 1 Datum Diarienr. HD-PVS-26/13 Bilaga 1 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå1) VID SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING (SUA). Mellan Polismyndigheten i Västra Götaland, Box Göteborg nedan kallad Polismyndigheten och Företaget. nedan kallat företaget Kontaktmän hos Polismyndigheten och företaget Polismyndigheten: Företaget: Säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig, Polismyndigheten, som företräder staten, och företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd. 1 Bakgrund Polismyndigheten avser att ingå ett avtal enligt nedan och kommer därför inför upphandlingen att till företaget överlämna handlingar som omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) av betydelse för Rikets och Polisens säkerhet, RPS, PVS förfrågningsunderlag HD-PVS-26/13, angående byggentreprenader vid Polismyndigheten. Förfrågningsunderlaget innehåller en sådan omfattande sekretess att om innehållet röjs skulle det kunna innebära ett allvarligt men även för rikets säkerhet. Detta avtal ska och kommer även att gälla som SUA-avtal för det företag som får ramavtalet.

12 2 Uppdraget innebär att företaget/dess anställda kommer att hos företaget att förvara hemliga handlingar m.m. som omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) av betydelse för Rikets och/eller Polisens säkerhet (SUA-avtalsnivå 1). Säkerhetsskyddet ska förebygga att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet), att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för Rikets säkerhet (tillträdesbegränsning) och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (säkerhetsprövning). Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Polismyndigheten omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör Rikets och Polisens säkerhet. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande eller föremål eller objekt av olika slag. 2 Avtalets omfattning Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som företaget ska vidta i samband med anbudsframtagandet och, för den som erhåller uppdraget, även framgent under uppdraget. En övergripande beskrivning framgår av villkorsbilagan. I ett eventuellt kommande ram- eller affärsavtal ska en hänvisning till detta säkerhetsskyddsavtal tas in. Företaget ansvarar för att det/den och dess personal som behöver de hemliga uppgifterna är behöriga till dessa. De ekonomiska villkoren avseende uppdraget regleras i ett kontrakt, affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning för men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Polismyndigheten eller annan, ska teckna eller förlänga affärsavtal med företaget om uppdraget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i affärsavtalet. Företaget får endast använda underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Sekretess kan om företaget så begär, och i den utsträckning 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) medger, gälla hos Polismyndigheten för uppgifter som överlämnas till Polismyndigheten (t ex företagshemligheter).

13 3 3 Avtalstid Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tillsvidare eller intill det skriftligen sägs upp av endera parten. För det företag som inte kommer att erhålla rameller affärsavtal kommer detta SUA-avtal att sägas upp när samtliga handlingar återlämnats. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till tidigare tidpunkt än den dag då uppdraget, motsvarande, som omfattas av detta avtal slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Polismyndigheten. Polismyndigheten kan dock ensidigt häva detta avtal liksom affärsavtalet om företaget frångår detta avtal eller i övrigt inte sköter den överenskomna säkerheten. 4 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i affärsavtalet. 5 Allmänna villkor Bilaga A Av detta avtal är två likalydande exemplar upprättade varav parterna tagit var sitt. Göteborg Polismyndigheten i Västra Götaland.

14 4 Villkorsbilaga, bilaga A, säkerhetsskyddad upphandling (SUA) nivå Allmänt 1.1 Säkerhetsskyddsavtalet med denna villkorsbilaga samt den av företaget upprättade och av Polismyndigheten godkända säkerhetsskyddsinstruktionen samt övriga hanteringsregler ska ligga till grund för säkerhetsskyddet inom företaget. Instruktionen kan enligt särskild överenskommelse helt eller delvis kompletteras eller ersättas av andra överenskomna regler t.ex. sådana som angivits i affärsavtalet. Säkerhetsskyddsinstruktionen, liksom eventuella förändringar eller tillägg till eller av denna, ska alltid godkännas av Polismyndigheten. 1.2 Företaget ansvarar genom sin säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig att överenskommet verksamhets- och säkerhetsskydd genomförs och efterlevs. Företaget ska följa den mellan Polismyndigheten och företaget överenskomna rutinen för säkerhetsrelaterade frågor som t.ex. registerkontroller, säkerhets- och sekretessutbildning m.m. 1.3 Samtliga handlingar, IT-lagringsmedier (som hårddiskar, DVD/CD-skivor, bandminnen minnen, disketter m.m.) materiel modeller, ritningar eller övrig information eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har anknytning till uppdraget är Polismyndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort uppdrag återlämnas till Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. Eventuell förstöring hanteras i särskild ordning och efter beslut av Polismyndigheten (se 5.10 nedan). 1.4 Underlag som anger visst registrerings- eller annat identifikationsnummer ska hanteras i enlighet med de regler som överenskommits med Polismyndigheten. 1.5 Företagets säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig ansvarar för att SUA, när så krävs, aktualiseras även vid användande av underleverantör (motsvarande). 2. Säkerhetsskyddsorganisation 2.1 Vid företaget ska det finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig och i förekommande fall en ställföreträdande (stf) säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska i uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd företagets ledning. Säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget ska ledas av säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig. Denne är kontaktman i dessa frågor gentemot Polismyndigheten.

15 5 3. Säkerhetsskyddsåtgärder Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när ett säkerhetsskyddsavtal har träffats. Säkerhetsskyddsinstruktion inklusive eventuella förändringar eller tillägg i säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Polismyndigheten, Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i uppdraget. 4. Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som - bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt - har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd - behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats (inkl. registerkontroll) och godkänts av Polismyndigheten. 5. Informationssäkerhet 5.1 Polismyndigheten ska klargöra för företaget i vilken utsträckning handlingar, föremål m.m. som överlämnas till företaget innehåller hemliga uppgifter. 5.2 Om hemliga uppgifter uppkommer under uppdragets utförande i företaget, ska företaget vidta de skyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Polismyndigheten om sådana hemliga uppgifter uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. 5.3 Polismyndigheten ska godkänna utrymmen och förvaringspersedlar (säkerhetsskåp m.m.) som används vid hantering och förvaring av hemliga uppgifter. Detta gäller även den utrustning/materiel som används vid de särskilt skyddsvärda transporter som ingår i uppdraget. 5.4 Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Polismyndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för uppdraget de eventuella särskilda bestämmelser som upprättats. Se bilaga B 5.5 Den information som omfattas av detta avtal utgör sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen och som rör rikets säkerhet. Se även säkerhetsskyddsavtalet under 1. Bakgrund.

16 6 5.6 Inventering av till behörig lämnad eller utlånad hemlig handling, motsvarande, (jmfr. 5.1) och inventering inom företaget, expeditioner, arkiv m.m. där det hanteras eller förvaras hemliga handlingar ska fortlöpande ske genom företagets försorg. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska ansvara för detta 5.7 Handling m.m. får endast förstöras genom Polismyndighetens försorg eller enligt dess direktiv. Handlingar som ej behövs längre och som ej förstörts, ska redovisas till Polismyndigheten enligt villkor Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör uppdraget och som enligt Polismyndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc. samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga (se 6, nedan) har tillträde. 5.9 Företaget eller dess anställda får inte publicera bilder eller göra beskrivningar av uppdrag som omfattas av detta avtal på Internet t.ex. i sk. sociala medier som Facebook, Twitter m.m Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd offentliggöra att företaget träffat ett säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 6 Tillträdesbegränsning 6.1 Polismyndigheten ska i samråd med företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet (tillträdesbegränsningen) för de lokaler, områden m.m. som företaget avser använda vid genomförandet av uppdraget. Detta ska ske innan företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. 6.2 Företaget får inte utan Polismyndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, område m.m. för uppdragets genomförande. 6.3 Endast personer som har godkänts av Polismyndigheten får ha tillträde till de lokaler/lokaldelar områden m.m. där uppdraget genomförs eller förvaring av hemliga uppgifter sker. 6.4 För behörig personal från företaget som kommer att utföra uppdraget/arbetet inom Polismyndighetens lokaler gäller de tillträdesbestämmelser som är reglerade i Polismyndighetens tjänsteföreskrift eller motsvarande. 7 Säkerhetsprövning 7.1 Innan en person får del av hemliga uppgifter ska företaget genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska omfatta varje person som får del av hemliga uppgifter, oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövningen ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning.

17 7 7.2 Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av företaget och på begäran lämnas till Polismyndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Polismyndighetens beslut om att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av Polismyndighetens beslut. 7.3 Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Polismyndigheten ska företaget särskilt informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. Samtycket ska dokumenteras och i original överlämnas till Polismyndigheten. 7.4 Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Polismyndigheten om en registerkontrollerad person på företaget lämnar uppdraget. Polismyndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen att personen har lämnat uppdraget. 7.5 Företaget ska till Polismyndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av en säkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet. Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska företaget vidta de åtgärder som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. 8. Intern utbildning och kontroll 8.1 Polismyndigheten ska innan uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor till de personer på företaget som kan komma att få del av hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter ansvarar företaget för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat behandla: Hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med uppdraget Säkerhetsskyddsåtgärder som enligt företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas mot föreliggande hot och risker. Polismyndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som företaget ger. 8.2 Företaget ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av Polismyndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. 8.3 Företaget ska omedelbart underrätta Polismyndigheten om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal.

18 8 9. Tillsyn 9.1 Polismyndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och avtalade säkerhetsskyddsbestämmelserna följs. Vid en sådan tillsyn kan Polismyndigheten biträdas av en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. Tillsynen får inte vara mer ingripande för företaget än vad som är nödvändigt. 10. Övrigt 10.1 Hemliga uppgifter som har förekommit, tillförts eller uppkommit under uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Polismyndigheten eventuellt meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa ska överlämnas till Polismyndigheten samt i kopia, förvaras på företaget så länge uppdraget pågår Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör eller revisor (som ger ändrad uppgift i registreringsbevis) ska ett nytt registreringsbevis bifogas anmälan. En anmälan ska också göras om ägarförhållandena ändras, om företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs.

19 OM SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING MED SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (SUA) OBS SKA EJ FYLLAS I! ENDAST FÖR KÄNNEDOM. 1 (EV.) BILAGA TILL AFFÄRSAVTAL 2 KONTAKTPERSONER Beställare: Leverantör: Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] Mobil [x] E-post [x] E-post [x] Beställarens säkerhetshandlä ggare (SUA) Ev. leverantörens arbetsledare: Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] E-post [x] Beställarens lokalt säkerhetsansvarige (Tillträde m.m.) Leverantörens säkerhetsansv arige Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] E-post [x] Kontaktperson hos Leverantören (företaget/uppdragstagaren) har, om inte annat skriftligen meddelats Polismyndigheten, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda honom i frågor som berör uppdragets specifikation och genomförande. Säkerhetsansvarig/säkerhetsskyddschefen ska i detta uppdrag vara direkt underställ företagets ledning (se nedan). X VERKSAMHETSSYDD, SÄKERHET M.M. Polismyndighetens verksamhet kräver ett omfattande verksamhets- och säkerhetsskydd. Det finns ett antal allvarliga hot mot rättsväsendet och inte minst mot Polisen. Det finns också styrande regler i lagstiftning inom området. I detta ingår bl.a. att det säkerhetsskydd som behövs ska finnas i verksamheten. Skyddet ska upprätthållas även hos de eventuella leverantörer och andra uppdragstagare, som berörs.

20 Säkerhetsskyddsavtal (SUA) ska tecknas. Se vidare nedan. Polismyndigheten har bl.a. därför beslutat att placera bl.a. denna typ av tjänst/uppdrag med de anställda i säkerhetsklass enligt Säkerhetsskyddslagen (1996:627). Detta förutsätter att säkerhetsskyddsavtal enligt 8 nämnda lag, träffas mellan myndigheten och leverantören. Se vidare under pkt 2.3. nedan. 2.1 Polismyndighetens säkerhetsorganisation. Till Länspolismästarens stab hör Säkerhetsenheten (SäkE). Enheten hanterar verksamhets- och säkerhetsskyddsfrågor på regional ( strategisk ) nivå. Respektive polisområde, avdelning, enhet motsvarande, har säkerhetsskyddsansvar för och inom sin verksamhet och lokaler. Vanligen finns det en utpekad handläggare/ansvarig för dessa frågor på denna nivå. Undantag är Rättscentrum (RC) Göteborg, huvudsakligen Polishuset byggnadsdelarna A-, B- och C- husen, där bl.a. detta och lokaler på Stampgatan, där SäkE har en utpekat ansvar för dessa lokaler även på lokal nivå. I och för detta uppdrag finns en särskild handläggare, säkerhetsamordnare, en medarbetare vid säkerhetsenheten. 2.2 Säkerhetsskydd, säkerhet m.m. Mot den bakgrund som redovisats ovan har Polismyndigheten att vidta ett antal åtgärder för att uppfylla sina verksamhets- och säkerhetsskyddskrav. Vid användning av externa leverantörer m.fl. ska dessa åtgärder säkerställas även hos dessa. 2.3 Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA). Säkerhetsskyddsavtal ska tecknas. Enligt reglerna i 8 Säkerhetsskyddslagen (1996:627) företräder Polismyndigheten i Västra Götaland Staten. Polisverksamheten innebär att myndigheten måste skydda sekretessbelagda (hemliga) uppgifter i samband med upphandlingen och tjänsten/uppdraget. Detta innebär att i dessa fall kräver Polismyndigheten att reglerna gällande Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) avtalas (tecknas) och följs. Aktuella lagrum och författningsregler för SUA är bl.a.: Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (med sin gemensamma förordning ((2010:1040)). Säkerhetsskyddslagen (1996:627) Säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Rikspolisstyrelsens föreskrifter om säkerhetsskydd Till detta kommer Polismyndighetens regler om säkerhetsskydd, 244 samt Offentlighets och sekretesslagen (2009:400). De uppgifter som ska skyddas är vanligen sådana som berör Rikets- och Polisens säkerhet. Däribland skyddsvärda uppgifter, t.ex. säkerhets- eller bevakningsåtgärder som rör byggnader, anläggningar, larm, lås och passersystem m.m. Anndra skyddsvärda uppgifter rör Polismyndighetens verksamhet för förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Personbedömning med registerkontroll är också en viktig del. På samma grunder ska även den som är föremål för Polisens intresse skyddas. Det finns tre olika klasser (nivåer) av SUA. Främst beroende av hur mycket sekretess samt på vilket sätt som leverantören, eller dess anställda, beräknas få eller kan komma att få del av samt hur eventuella handlingar m.m. ska förvaras/hanteras. Vissa av Polismyndighetens lokaler är skyddsobjekt där särskilda regler kan gälla. Dessa regler är dock inte styrande för säkerhetsskyddet utan snarare en del av detta. Reglerna finns i Skyddslagen (2010:305).

21 Det är vanligen förbjudet att avbilda (t.ex.fotografera) Polismyndighetens skyddsobjekt och lokaler (även i eller inom, dessa). Om företaget måste kunna förvara Polismyndighetens sekretess i sina, företagets, lokaler ställs samma krav på säkerhetsskydd hos detta som hos Polismyndigheten. Det innebär bl.a. att man troligen måste skaffa förvaringsmöjligheter, säkerhets- eller värdeskåp. Ha särskilda larminstallationer, lås och visst övrigt skydd. Man kan ibland behöva göra visa ombyggnader av lokaler. Detta är främst aktuellt i SUA-avtalsnivå 1. För uppdrag gäller vanligen säkerhetsskyddsavtal samt kontroll och klassning enligt SUA nivå 3 (alt. 2 eller 1). Detta innebär att anbudsgivare och leverantörer och/eller dess personal normalt inte ska eller avses komma att hantera och förvara sekretessbelagda (hemliga ) uppgifter men kan komma att få del av sådana uppgifter i anbudet eller i samband med arbetet. Om leverantören kommer att behöva förvara Polismyndighetens sekretess i företagets egna lokaler så ska det finnas SUA-avtal i nivå 1 (ett) och då med särskilda krav från Polismyndigheten på företagets säkerhetsskydd (i och för företagets lokaler). X.2. Säkerhetsskyddsavtal och krav på företaget/leverantören. I enlighet med det säkerhetsskyddsavtal som tecknats skall leverantören utse en säkerhetsansvarig (säkerhetsskyddschef) och vid behov och enligt överenskommelse med Polismyndigheten, eventuellt lokalt säkerhetsansvariga för region, visst arbetsställe eller motsvarande. Säkerhetsansvarig ska i enlighet med säkerhetsskyddsavtalet ansvara för att villkorat och överenskommet säkerhetsskydd upprätthålls och efterlevs samt att utbildningar av personal genomförs. Leverantören ansvarar genom säkerhetsansvarig för den säkerhetsskyddshantering samt hantering av underlag och handlingar som krävs enligt säkerhetsskyddsavtalet. Leverantören ska med sin säkerhetsansvarige delta i de möten som behövs för att - erhålla den utbildning som krävs för att leverantören ska kunna hålla det avtalade säkerhetsskyddsansvaret. - erhålla underlag och utbildning för att ta fram de handlingar som krävs för säkerhetsskyddsarbetet. - fortlöpande göra och bevaka personbedömning m.m. samt anmäla/avanmäla registerkontroller och hantera dessa. - utbilda personalen och sköta hanteringen av sekretessbevis. - i övrigt enligt säkerhetsskyddsavtalet vara myndighetens kontakt i säkerhetsskyddsfrågor. Beställaren/Polismyndigheten kommer att kalla till en (eller flera) säkerhetsgenomgång före entreprenadens eller uppdragets start, där Leverantörens personal i uppdraget ska medverka. Beställaren/myndigheten kan vid behov medverka i den säkerhetsutbildning m.m. som leverantörens personal ska genomgå.

22 2.4 Användning och byte av personal Behörig personal. Leverantören får inte för arbete eller uppdrag för Polismyndigheten använda personal som inte medgivit och genomgått registerkontroll och som myndigheten därefter godkänt från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska ha gjort en personbedömning från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska omedelbart byta ut sådan personal som inte bedöms eller längre kan bedömas lämpliga från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska snarast byta ut sådan personal vilken Polismyndigheten anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken myndigheten anser sig ha samarbetssvårigheter. Säkerhetsskyddsavtal om vilka regler som gäller och vilka åtgärder som ska vidtas skrivs mellan Polismyndigheten och Leverantören/företaget. Detta avtal kan i vissa fall (t.ex. SUA-avtalsnivå 1) göra att företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion. Instruktionen är en beskrivning och regler av och för de säkerhetsskyddsåtgärder och säkerhetsskyddsrutiner som gäller för och inom företaget (företagets egna säkerhetsskyddsregler). Polismyndigheten brukar inte alltid kräva att en sådan upprätts om inte överenskommelse om detta träffats särskilt. Personbedömning. Företaget får bra använda pålitlig personal. Med detta menas att företaget ska ha bedömt att dessa är pålitliga från säkerhetssynpunkt. Detta kräver bl.a. referenstagning med annat innehåll än arbetsduglighet. Vidare samtal som gör att bedömaren har ställt frågor som rör denna pålitlighet. Har man haft kontakter med Polisen, Rättsväsendet m.m. Registerkontroll ska genomföras av företagets ledning (kan komma att inte genomföras), säkerhetsansvarige, eventuell registrator/motsvarande (om en sådan ska finnas) samt den personal som ska delta i arbetet hos beställaren eller i myndighetens lokaler. Registerkontroll innebär att uppgifter om berörda kontrolleras i olika polisregister (se mer detaljerad info nedan). Sekretessbevis tecknas med företagets VD (inte alltid), säkerhetsskyddsansvarig och den personal som Leverantören/företaget behöver för att genomföra uppdraget. Polismyndigheten gör registerkontroll på (den personal som kommer att komma i kontakt med sekretessen). Sekretessbeviset är bl.a. en förbindelse att inte röja någon hemlig (sekretessbelagd) information till den som inte är behörig till den (se bl.a. Brottsbalken (1962:700) 20 kap 4 om brott mot tystnadsplikt och andra hithörande brott). Säkerhetsskyddsutbildning med den personal som ska delta i arbetet/uppdraget och säkerhetsansvarig kan ske under det sk. förstagångsbesöket där Polismyndigheten står för utbildningen. Utbildning av tillkommande personal ska ske genom säkerhetsansvarigs försorg. Utbildningen omfattar bland annat: Hot och hotbild. De hot och risker som Polismyndigheten utgår ifrån och som grundar verksamhets- och säkerhetsskyddsbehovet. De regelverk som finns för tillträdesbegränsning såsom lås, larm, fönster dörrar väggar passerkontrollsystem, nyckel- eller korthantering m.m. (inkl. användning av dessa). Den informationssäkerhet som myndigheten tillämpar bl.a. för förvaring, hantering, delgivning och transport av hemliga uppgifter (papper, mediaskivor, ritningar, USB-minnen, datorer m.m.). IT-säkerhetskrav för hantering och förvaring av öppna och hemlig uppgifter i ITsystem. Personbedömningskrav. Vad som ingår i personbedömningen. Registerkontroll. Polisregister m.m. Sekretesskrav och regler som följd av dessa. Den sekretess och andra skyddsvärda uppgifter som myndigheten har att hantera. Förstagångsbesöket följs normalt upp med ett eller flera kontrollbesök, föranmälda eller överraskande. Hela SUA förfarandet, inkl. registerkontroller, måste vara klart innan något arbete får påbörjas. Säkerhetsprövning med registerkontroll. Registerkontroll är en del av personbedömningen (se ovan). Personbedömningen svarar företaget/leverantören för. Det är Säkerhetspolisen (SÄPO) som gör de registerslagningar som ingår, på begäran av Polismyndigheten. Innan en registerkontroll genomförs ska den som ska kontrolleras personligen godkänna (skriftligen medge) att kontrollen görs. Om någon person inte lämnar godkännande till registerkontroll får denne inte ianspråktas i

23 SUA-uppdraget. Det är Polismyndigheten som beslutar om en anställd ska få delta i verksamheten. Inte t.ex. Säpo. Polismyndigheten grundar beslutet på leverantörens personbedömning, egna underlag samt eventuella uppgifter i registerkontrollen. Leverantören ska avvakta Polismyndighetens beslut i dessa ärenden. Ingen får delta i arbetet för än Polismyndigheten godkänt detta. Om det finns uppgift i polisens register avgör Registerkontrolldelegationen, en del av myndigheten Säkerhetsoch Integritetsskyddsnämnden, om en uppgift ska lämnas ut. Polismyndigheten (SäkE) avgör därefter huruvida den aktuelle ska eller inte ska få delta i arbetet eller uppdraget. Om det finns uppgift att lämna ut till Polismyndigheten meddelas (kommuniceras) den berörde innan uppgifterna lämnas ut till Polismyndigheten. Den berörde har då möjlighet att avsäga sig sin medverkan i arbetet eller uppdraget (projektet) eller komma med ett svar (inlaga). Inga uppgifter lämnas ut till Polismyndigheten om den omfrågade inte vill kvarstå utan registerkontrollen genomförs då inte vidare.. Detta innebär då också självklart att personen inte får delta i uppdraget. Om någon i SUA-uppdraget registerkontrollerad person under uppdragets/arbetets gång gör sig skyldig till brott eller på annat sätt skrivs in i/hamnar i något av de aktuella registren sker ett så kallat spontanutfall. Utlämning bedöms på samma sätt som ovan av Registerkontrolldelegationen och den så kallade kommuniceringen sker innan uppgift lämnas ut. Polismyndigheten avgör därefter huruvida den aktuelle ska eller inte ska få fortsätta att delta i arbetet eller uppdraget. Polismyndigheten använder också viss annan information, t.ex. underrättelseinformation som grund för beslut om rätten att delat i uppdrag. Detta hanteras från fall till fall (se även nedan). När SUA-uppdraget är slutfört eller någon anställd slutar vid företaget dessförinnan, avanmäler Polismyndigheten berörda personer från registerkontrollen hos Säkerhetspolisen (SÄPO) efter anmälan från företaget/leverantören. Det är mycket viktigt att företaget noga bevakar vilka som inte länger ska vara aktuella för uppdraget. Företagets säkerhetsansvarige ska hålla Polismyndigheten underrättad om och ansvara för hanteringen av sådana förändringar. Polismyndigheten kan även av andra skäl utesluta någon från deltagande t.ex. om någon förekommer eller uppmärksammas med sådana uppgifter i t.ex. Polisens kriminalunderrättelseverksamhet att deltagande inte kan tillåtas. 2.5 Tillträdesbestämmelser m.m. Polisområde, avdelning eller enhet har vanligen lokala regler för säkerhetsskydd däribland tillträde m.m. Överenskommelse om dessa sker med respektive arbetsställe. För RC och Polishuset Ernst Fontells plats gäller särskilda regler. SäkE har, som tidigare redovisats, en särskild säkerhetssamordnare som ansvarar för säkerhetsskyddet i och för dessa lokaler och området. I och inom t.ex. Polisområden (Po) är det Po-chefen som har motsvarande ansvar. Lokaler som ligger inom eller är skyddsobjekt får t.ex. inte avbildas m.m. 2.6 Nycklar och/eller passerkort samt badge Polismyndigheten ska vid behov, mot kvittens från Leverantören eller dess anställda, tillhandahålla eventuellt erforderliga nycklar och/eller inpasseringskort för personal. Närmare om detta regleras vi varje arbetsställe. Nycklar och passerkort ska och får endast kvitteras ut av personal som finns upptagen på Leverantörens tjänstgöringslista (motsv.). Ibland sker utkvittering vid varje arbetstillfälle. På de flesta arbetsplatser krävs också en badge (behörighetsbevis) som ska bäras synlig inom lokalerna. Hantering som för inpasseringskort. Nycklar får inte kopieras. Nycklar och inpasseringskort får inte lämnas till obehöriga. Leverantören eller dennes personal ska omgående anmäla förlust av nyckel eller inpasseringskort till beställarens kontaktman (Polisen). Vid arbetsdagens slut ska Leverantören vanligen återlämna samtliga nycklar och inpasseringskort till angiven funktion/befattningshavare hos Polismyndigheten eller enligt överenskommelse med lokalt säkerhetsansvarig på/för arbetsstället.

24 Leverantören ska svara för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nyckel eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem, omprogrammering av passersystem och dyl. Leverantören ska även svara för eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm, förorsakade av Leverantörens personal. Meddelandeskyldighet. Om Leverantörens personal upptäcker eller förorsakar skador eller förmodade skador som kan leda till större skador ska dessa omedelbart meddelas beställaren. 3 UNDERLEVERANTÖR Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd använda annan än företagets egen anställd personal i verksamheten hos myndigheten. Inte heller får en underleverantör användas i verksamheten inom myndighetens lokaler utan särskild hantering och tillstånd. Leverantören får endast använda eventuell underleverantör som från säkerhetssynpunkt godkänts av Polismyndigheten. Säkerhetsskyddsavtal tecknas med denne i likhet med vad som gäller för leverantören. Leverantören har endast rätt att använda underleverantör till de delar av uppdraget som i så fall avtalats särskilt och angetts eller beskrivits under en särskild punkt i kravspecifikationen (eller affärsavtalet). Leverantören svarar för underleverantörs arbete så som för eget arbete. Byte av underleverantör ska ske i samråd med beställaren. Detta ska skriftligen godkännas av Beställaren. Om underleverantörer anlitas i strid med det sagda äger beställaren rätt att säga upp avtalet helt eller delvis med omedelbar verkan. 4 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Om ägarskifte sker hos Leverantören ska skriftligt godkännande för överlåtelse omedelbart inhämtas av Polismyndigheten. Detta kräver också ett nytt säkerhetsskyddsavtal och hantering i likhet med vad som gäller för det nuvarande företaget( leverantören eller huvudleverantören). Nytt företag får endast anlitas om det kan ske i enlighet med lagstiftning och praxis gällande offentlig upphandling och endast med Polismyndighetens skriftliga medgivande. Myndigheten får överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till annan statlig myndighet eller annat statligt organ. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.

25 1(12) FÖRSLAG TILL S Ä K E R H E T S S K Y D D S I N S T R U K T I O N Innehållsförteckning Sida 1. Syfte 2 2. Begreppsförklaringar 2 3. Säkerhetsskyddsorganisation 3 4. Säkerhetsskyddsmän 4 5. Val av personal och underleverantör 4 6. Framställning av hemlig handling 4 7. Registrering 5 8. Kvittering 5 9. Förvaring Låskod/Nyckel Inventering/Gallring Förlust m.m Förstöring m.m Befordran av hemlig handling Befordran med bud Befordran med post Befordran på annat sätt Röjande signal (RÖS) IT-säkerhet Tystnadsplikt/Sekretessbevis Tillträdesbegränsning Intern utbildning Kontroll Redovisning Övrigt 12

26 SÄKERHETSSKYDDSINSTRUKTION 2(12) 1. SYFTE Denna instruktion skall gälla i tillämpliga delar för Företaget AB med org.nr xxxxxx-xxxx. Nedan kallat Företaget. Detta föranlett av att Företaget effektuerar en beställning där säkerhetsskydd krävs enligt 8 säkerhetsskyddslagen (1996:627). Det åligger berörd personal inom Företaget att noggrant följa föreskrifterna i denna instruktion. 2. BEGREPPSFÖRKLARINGAR SUA-arbete Uppdrag eller arbete som med hänsyn till rikets säkerhet skall hållas hemligt enligt ett säkerhetsskyddsavtal som upprättats mellan en beställande myndighet och en leverantör. I SUA kan ingå studie/planering, utveckling/projektering, anbudsgivning, upphandling, prov och försök samt produktion. Även garantiåtgärder kan omfattas av SUA. Ett SUA-arbete föreligger fr.o.m. att en myndighet beslutat sätta igång ett projekt som efter bedömning kan antas innehålla hemliga uppgifter och där i något avseende annan myndighet, företag eller enskild person kan komma att anlitas som anbudsgivare, leverantör, entreprenör eller konsult. Beställande myndighet Staten, kommunerna, landstingen eller ett verksamhetsställe med ekonomiskt ansvar som själv tar initiativ till och ombesörjer eller påbörjar en SUA. Beställare är även den som efter ett uppdrag fullföljer av annan beställare påbörjat arbete och som enligt 8 säkerhetsskyddslagen skall träffa avtal om sådant arbete. Leverantör Myndighet, företag (aktie-, handels-, kommanditbolag, ekonomisk förening eller enskild firma) eller tillhörande filial, region- eller lokalkontor eller organisation som en beställande myndighet avser anlita för SUA såsom anbudsgivare eller leverantör. Med leverantör avses i registerkontrollsammanhang ägare, verkseller institutionschef eller, beträffande aktiebolag styrelsen och verkställande direktör. Hemlig uppgift Med hemlig uppgift förstås uppgift som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen ( 2009:400) och som rör rikets säkerhet.

27 Hemliga uppgifter kan framgå av handlingar, visst förhållande, anläggning, föremål eller muntlig uppgift. Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som 1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt, 2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 3(12) 3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer. Alla andra är obehöriga att ta del av hemlig uppgift. Säkerhetsskyddsavtal Ett skriftligt avtal vid SUA som ingås mellan beställande myndighet och leverantör angående det säkerhetsskydd som bedöms nödvändigt för den enskilda upphandlingen. Ett säkerhetsskyddsavtal skall träffas/bekräftas vid varje SUAupphandling. 3. SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION Säkerhetsskyddschef med ställföreträdare skall finnas vid Företaget. Säkerhetsskyddet inom Företaget planläggs, leds och övervakas av säkerhetsskyddschefen. Säkerhetsskyddschefen skall i fråga om säkerhetsskyddstjänsten lyda direkt under Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen är kontaktman till beställande myndighet och skall till denna ofördröjligen anmäla om - skadegörelse skett på försändelse med hemligt innehåll, - hemlig handling, hemligt material eller hemligt arbetsmateriel förkommit eller saknas, - brister i säkerhetsskyddet, som inte enkelt kan avhjälpas, som uppmärksammas inom Företaget eller hos underleverantör - obehörig söker skaffa upplysning om hemligt förhållande - misstanke föreligger om brott såsom spioneri, sabotage eller liknande. - inbrott skett vid Företaget eller hos enskild anställd vilken deltar i SUA-arbete Säkerhetsskyddschefen skall dessutom - snarast göra en polisanmälan om dröjsmål kan innebära att

28 bevis går förlorade eller utredning av en händelse äventyras. - dokumentera förhållanden och åtgärder om säkerhetsskyddet - föra förteckning över behöriga med ev. fördelning på aktuella säkerhetsklasser. 4. SÄKERHETSSKYDDSMÄN 4(12) Vid behov utser Företaget säkerhetsskyddsmän som inom respektive arbetsområden övervakar efterlevnaden av gällande bestämmelser och till säkerhetsskyddschefen anmäler överträdelser och brister. Utsedda säkerhetsskyddsmän skall framgå av förteckning. 5. VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR Beställande myndighets skriftliga godkännande skall inhämtas avseende. - anställd person, innan denne informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete, - annan anställd vid Företaget vars uppgifter eller arbetsplats innebär att kännedom om hemliga uppgifter inte utan omfattande åtgärder kan undvikas, - annan person, som Företaget har för avsikt att anställa eller anlita för SUA-arbete och - underleverantör eller underentreprenör, innan sådan informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete. Beställande myndighets ställningstagande till lämplig personal för ett SUA-arbete och deras föreslagna inplacering i säkerhetsklass grundar sig på förslag från entreprenören/leverantören. Föreslagna personer skall därför vara kända av Företaget som lämpliga och pålitliga. Finns inte sådan kännedom skall denna införskaffas i likhet med vad som gäller för anställning av kvalificerade arbetskraft i allmänhet. Föreslagen personal skall informeras om att de kommer att registerkontrolleras (H SÄK SUA kap 3 Registerkontroll). Skriftlig bekräftelse av att berörd person lämnat sitt skriftliga samtycke till registerkontroll skall medfölja förslaget till begäran om registerkontroll. Löfte om anställning (motsv.) får under inga förhållanden lämnas innan beställande myndighets godkännande erhållits. 6. FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING Hemlig handling får med beställande myndighets medgivande framställas endast i det antal exemplar som oundgängligen erfordras för arbetet. Om en handling upprättas i flera exemplar skall dessa numreras. Består

29 handlingen av flera blad, skall sidorna numreras i löpande följd och 5(12) hopfästas. På första sidan skall anges antalet sidor, antalet exemplar, handlingens exemplarnummer och, om bilagor medföljer, deras antal. Såväl kopia av eller hemligt utdrag ur hemlig handing skall hemligstämplas och införas i register med angivande av datum, antal exemplar och hur dessa fördelas. På utdrag antecknas från vilken handling det gjorts. Fråga om hemligbeteckning av hemlig handling eller annat hemligt föremål skall överenskommas med beställande myndighet. Hemligt arbetsmaterial såsom koncept, extra kopior, datamedium, karbonpapper, tryckmedia eller liknande som använts vid framställning av hemlig handling, skall förstöras, när de inte längre behövs. Karta, bild eller motsvarande som upprättats med användande av hemligt kart- eller bildmaterial skall behandlas som hemlig handling. Uppkommer fråga om spridning - publicering - skall godkännande härför via beställande myndighet inhämtas hos Statens lantmäteriverk. 7. REGISTRERING Hemliga handlingar införs av säkerhetsskyddschefen eller av utsedd behörig (registrator) i särskilt register. Av registret skall framgå - datum då handlingen mottagits eller avsänts, avsändare eller adressat samt i förekommande fall postens inlämningsnummer, - registreringsnummer i förekommande fall för såväl avsändare som mottagare, - handlingens innehåll i korthet (ärendemening), och antalet bilagor, - vem som öppnat eller emballerat försändelsen, om detta inte är fastställt genom Företagets organisation, - hos vem handlingen förvaras, - anteckning då kopia eller utdrag gjorts och - datum då handling förstörts, utbytts, saknas eller förkommit. Hemlig materiel registreras på motsvarande sätt. 8. KVITTERING Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel skall kvitteras av mottagaren om intet annat överenskommits med

30 beställande myndighet. 6(12) Kvittering skall göras med namnteckning och namnförtydligande. Detta kan ske i register, liggare, på särskild kvittoblankett e.dyl. Om särskild kvittoblankett används skall kvittot upprättas i minst två exemplar. Då handlingen eller materielen återlämnas skall kvitteringen förses med anteckning härom. Originalkvitto skall återlämnas och dubblettkvitto (register/liggare) förses med anteckning om återlämnandet. Delgivning av en handling genom läsning eller på annat sätt skall bestyrkas på särskild lista med namnteckning och namnförtydligande. Hemlig handling eller del därav som innehåller bestyrkande om delgivning av handling skall då den inte längre behövs för uppdraget återlämnas till beställande myndighet. (Jämför punkterna 11 och 13). 9. FÖRVARING Hemliga föremål, handlingar och materiel förvaras så att inte någon obehörig kan komma åt dem. Hemliga handlingar skall förvaras i förvaringsutrymme med lägst skyddsnivå motsvarande säkerhetsskåp enligt Standardiseringskommissionens normer (SIS), Svensk Standard Den som har anförtrotts och kvitterat hemliga handlingar skall ha ett eget förvaringsutrymme. Bankfack och förvaringsutrymmen på t. ex. hotell kan inte godkännas. Beställande myndighet kan efter framställan i undantagsfall bevilja avsteg. Hemliga handlingar bör om möjligt förvaras åtskilda från öppna handlingar. Förvaringsutrymme för hemliga handlingar och materiel skall hållas låst under tider, då det inte står under omedelbar uppsikt av den som har ansvaret för detsamma. Under kortare frånvaro från tjänsterum får hemliga handlingar ligga framme under förutsättning att rummet är låst och insynsskyddat så att obehörig inte kan ta del av handlingarna. Hemligt materiel skall i tillämpliga delar förvaras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig handling (materiel), som medförs från Företaget, skall hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras under samma skydd som vid Företaget. För sådant medförande skall det finnas fullgoda skäl och tillstånd av vederbörlig säkerhetsskyddsansvarig. 10. LÅSKOD/NYCKEL Vid inköp av förvaringsrum eller dörr till fast förvaringsutrymme skall nyckel levereras separat och direkt till Företagets säkerhetsskyddschef. Innan nyckel lämnas till den som skall ansvara för förvaringsutrymmet, skall den förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd

31 7(12) person. Sänds lås eller nyckel per post, skall försändelsen sändas som värdepost eller motsvarande och av en av beställande myndighet godkänd distributör. Säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd behörig skall föra förteckning över nycklar och koder till - förvaringsutrymmen för hemliga handlingar eller hemlig materiel, m.m. - rum där hemliga handlingar under kortare frånvaro får ligga framme, då rummet är insynsskyddat och låst med individuellt lås. - ytterdörrar till lokaler i vilka hemliga handlingar eller hemlig materiel förvaras. Av förteckningen skall framgå - vem som levererat lås och nycklar, - antal nycklar till varje förvaringsutrymme och lokal, - till vem och när nyckel utdelats eller återlämnats, - hur reservnyckel (kod) förvaras. Förteckning, nyckelkvittenser, reservnycklar och anteckningar om kod skall förvaras i för hemlig handling föreskriven ordning. Nyckel skall kvitteras och förvaras så att obehörig inte kan använda eller kopiera den. Vid överlämning av förvaringsutrymme skall nycklar återlämnas vilket skriftligt noteras i nyckelförteckning. Omställning av koder och, om möjligt lås, skall ske innan annan person får förvara hemlig handling eller material i samma förvaringsutrymme. Reservnyckel (kod) får av annan behörig än innehavaren till förvaringsutrymmet användas endast i vittnes närvaro. Användning av reservnyckel (kod) vid innehavarens frånvaro skall vara skriftligt bestyrkt av de båda närvarande. Om nyckel saknas skall anmälan omedelbart göras till säkerhetsskyddschefen. Om det befaras att nyckel kopierats eller att kod kommit till obehörigs kännedom eller att nyckel eller kod obehörigen utnyttjats, skall låset eller koden snarast ändras. Detsamma gäller om ett förvaringsutrymme skall övertagas av annan person. 11. INVENTERING/GALLRING Hemliga handlingar, hemligt materiel, nycklar och anteckningar om koder och kuvert skall tid efter annan, om möjligt en gång om året eller med lämpliga intervaller inventeras av säkerhetsskyddschefen. Vid

32 8(12) inventeringen skall bedömas om handlingar kan återlämnas till beställande myndighet eller förstöras (se punkt 13). Huvudregeln skall vara att endast handlingar som behövs skall behållas av den enskilde. Inventering skall i övrigt genomföras då - nyckel saknas, befaras ha kopierats eller om kod kommit till obehörigs kännedom. - befattningshavare lämnat sitt förvaringsutrymme öppet under sådan tid och under sådana förhållanden att obehörig kan ha tagit del av hemliga handlingar. - byte sker av befattningshavare. - anbud ej medfört upphandling. - slutbesiktning skett av fullgjort uppdrag. Inventeringsrapport skall avges till beställande myndighet minst en gång per år. 12. FÖRLUST Om en hemlig handling eller materiel eller misstanke om att obehörig tagit eller sökt ta befattning därmed, skall anmälan omedelbart göras till säkerhetsskyddschefen. Denne skall omgående underrätta företagsledningen och den beställande myndigheten. 13. FÖRSTÖRING M.M. Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel får förstöras endast genom beställande myndighets försorg eller enligt dess direktiv. Om hemlig handling, som erhållits från beställande myndighet, blir obrukbar, skall den omgående bytas ut hos myndigheten. Anteckning om eventuell förstöring och utbyte görs i registret. ( se punkt 7). 14. BEFORDRAN AV HEMLIG HANDLING Hemlig handling/uppgift får endast lämnas till den som är behörig och på sådant sätt att obehörig förhindras få del av den. Muntlig delgivning av hemliga uppgifter får endast ske i lokal eller på plats som är godkänd från säkerhetssynpunkt. Riskerna för obehörig avlyssning och insyn skall alltid beaktas. Befordran av hemlig uppgift med telekommunikation (radio, telefax, telex, telefon m.m.) får inte ske. Endast i fall av nöd får telefon användas och då med omskrivningar, täckbenämningar. Vid minsta

33 tveksamhet om andra partens identitet skall motringning ske. 9(12) Vid färd till eller från, samt besök vid hemlig anläggning skall mobiltelefon eller kommunikationsradio normalt vara frånslagen (strömmen bruten) inom ett säkerhetsavstånd av minst 40 km. Avsteg från ovanstående kan medges av beställande myndighet som då också anger villkor härför. Uppgift i t.ex. annonser, telefonkataloger, publikationer och på vägvisare, som på något sätt berör hemligt förhållande får inte ges utan beställande myndighet gett sitt godkännande. 15. BEFORDRAN MED BUD Som bud får endast anlitas den som från säkerhetsskyddssynpunkt bedöms vara pålitlig. Hemlig handling skall vara inlagd i kraftigt omslag som förhindrar läsning vid genomlysning och vara väl tillslutet. I stället för sådant omslag kan portfölj, dokumentlåda av god hållfasthet användas och med lås som har god dyrksäkerhet och till vilken endast avsändaren och mottagaren har nyckel. Vid budsändning till och från postanstalt förvaras värdeförsändelser i låst väska. Nyckel skall finnas hos postmästaren och hos av Företaget utsedd ansvarig. 16. BEFORDRAN MED POST Försändelse till eller från Företaget skall adresseras enligt överenskommelse mellan Företaget och beställande myndighet. Om försändelsen innehåller hemlig handling skall den behandlas som värdeförsändelse och postens EssBrev REK användas. Hemlig handling skall vara inlagd i väl tillslutet värdekuvert yttre omslag. För att försvåra obehörigt öppnande och läsning vid genomlysning skall handlingen vara inlagd i ett innerkuvert med svärtad insida som klistras samman med värdekuvertet. Omslag kring tung eller skrymmande försändelse skall tåla stor påfrestning. Närmare anvisningar kan erhållas hos beställande myndighet. Av försändelsens yttre, adresskort, postbox och liknande får inte framgå att innehållet är hemligt. Den som hämtar REK eller ESS-brev Värdeförsändelse på postanstalt skall kontrollera att försändelsen överensstämmer med kvittensen och att försändelsen är oskadad. Om den är skadad, skall budet begära att anteckningar görs om skadans beskaffenhet. Mottagare vid Företaget skall kontrollera att försändelsen är oskadad.

34 10(12) Om försändelsen är skadad, skall anmälan omedelbart göras till säkerhetsskyddschefen, som ansvarar för att den beställande myndighet underrättas. Mottagare skall kontrollera att innehållet överensstämmer med uppgifter i huvudhandling, missiv, sändlista eller liknande. Om så inte är fallet, skall avsändare omedelbart underrättas. 17. BEFORDRAN PÅ ANNAT SÄTT Om praktiska skäl talar för att försändning eller transport bör ske på annat sätt skall detta regleras enligt överenskommelse med beställande myndighet. 18. RÖJANDE SIGNALER, (RÖS) All informationsbehandlande utrustning i användning avger oönskad strålning, "signaler", som kan röja den information som behandlas. Signalerna kan vara akustiska eller elektromagnetiska. Om de är tillräckligt starka, kan de gå utanför den använda utrustningen och lokalen där utrustningen finns och obehörigas avlyssning möjliggörs. Företaget skall inom ramen för överenskommelse med beställande myndighet hindra och försvåra dessa möjligheter till avlyssning. 19. IT-SÄKERHET För databearbetning av hemliga uppgifter krävs särskilt godkännande av beställande myndighet. Informationsteknologin (IT) inom Företaget skall tillgodose samma säkerhetsskyddskrav, som gäller för den informationsbehandling i övrigt som ingår i SUA-arbetet. Instruktionen följer vad som överenskommits i säkerhetsskyddsavtalet och vad som framgår av gällande föreskrifter och publikationen H SÄK IT. För information som inom Företaget behandlas med hjälp av IT, men som inte berörs av sekretess skall bestämmelser för informationsskyddet utformas i samråd med den beställande myndighetens IT-chef. Instruktionen utformas så att säkerhetsskyddet främst säkerställs mot följande hot. - Informationsröjning avlyssning - förstörelse av information - förvanskning av information - falsk identitet 20. TYSTNADSPLIKT OCH SEKRETESSBEVIS I fråga om hemlig information gäller tystnadsplikt i förhållande till alla

35 11(12) som inte är behöriga enligt punkt 2. De som är placerade i säkerhetsklass skall, genom säkerhetsskyddschefens försorg, upplysas om omfattningen och innebörden av tystnadsplikten. Skriftligt bevis härom skall upprättas och förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd behörig och på sådant sätt att det inte kan åtkommas av obehöriga. När leverantör upphör med sin verksamhet vid t.ex. konkurs eller nedläggning, skall undertecknade sekretessbevis sändas till beställande myndighet. 21. TILLTRÄDESBEGRÄNSNING Tillträdesskyddet skall hindra obehörigt tillträde till område, anläggning, inom eller del av Företaget, där hemlig uppgift eller annat av betydelse för rikets säkerhet förvaras eller verksamhet av sådan betydelse bedrivs. De väsentliga delarna av tillträdesbegränsningen utgörs av områdesskydd och av inre skydd. Områdesskyddet, skall med hjälp av inpasseringskontroll och andra bevakningsåtgärder hindra obehörig att komma in på Företagets område eller i dess lokaler. I områdesskyddet ingår tekniskt skydd som stängsel, larm och liknande. Det inre skydd skall alla anställda vid Företaget medverka i. Säkerhetspersonal kan bära särskilda igenkänningstecken. För identifiering av anställda eller endast av dem som deltar i SUA-arbetet tillhandahåller Företaget identitetshandling. 22. INTERN UTBILDNING Säkerhetsskyddschefen ansvarar för den behörighetsgrundläggande säkerhetsskyddsutbildningen samt att behörig personal fortlöpande erhåller tillräckliga kunskaper om föreskrifter och instruktioner rörande säkerhetsskyddet inom Företaget. 23. KONTROLL Säkerhetsskyddschefen skall fortlöpande kontrollera att endast godkänd personal anlitas och att föreskrifterna rörande informationssäkerhet, infiltrationsskydd och tillträdesbegränsning iakttas samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. Säkerhetsskyddschefen skall hålla beställande myndighet underrättad om inträffade eller befarade händelser eller åtgärder som kan påverka säkerhetsskyddet kring det avtalade uppdraget. Anteckningar skall föras om vad som framkommit vid kontrollen. Dessa skall förvaras hos säkerhetsskyddschefen. Den beställande myndigheten kan kontrollera att överenskomna säkerhetsskyddsåtgäder följs vid Företaget. Sådan kontroll kan också

36 12(12) utföras av Säkerhetspolisen eller av Försvarsmakten efter samråd med den beställande myndigheten. Säkerhetsskyddschefen skall oberoende av myndighetens kontroller, se till att fel och brister i säkerhetsskyddet åtgärdas utan dröjsmål. 24. REDOVISNING I redovisningshandlingar, t ex fakturor, bokföringshandlingar, statistiska redovisningar av personal och varor som skall gå utanför den behöriga kretsen får inte uppgifter av hemlig karaktär ingå. I samband med SUA-arbete på hemlig plats får endast beställande myndighets beteckning beträffande arbete eller Företagets arbetsnummer, dock inte arbetsplatsen anges på faktura, reseräkning eller annan handling. 25. ÖVRIGT När leverantören ämnar vidta personella förändringar beträffande säkerhetspersonalen, skall detta omgående meddelas till beställande myndighet. Detsamma gäller när leverantören byter namn, styrelse, adress, försätts i konkurs eller på annat sätt förändrar förutsättningarna för det ingångna säkerhetsskyddsavtalet. Säkerhetsskyddsinstruktionen: Fastställd av Företaget Godkänd av Polismyndigheten

37 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten/Upphandlingssektionen Datum Diarienr (åberopas) HD-PVS-26/13 1 (2) BILAGA 3 FORMULÄR FÖR UNDERLEVERANTÖR KRAV PÅ UNDERLEVERANTÖR Företagsuppgifter Underleverantörens kontaktuppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Box/Gata Post nr./postadress Uteslutningsgrunder Behörigen undertecknat Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 10 kap. 1 LOU En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. 10 kap. 2 LOU En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om leverantören 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,