Systemhandbok för bedömning

Transkript

1 Systemhandbok för bedömning VERSION 05:08

2

3 Systemhandbok för bedömning VERSION 05:08 QIII Systemhandbok 1

4 FOTO: KJELL OLAUSSON 2 QIII Systemhandbok

5 Köpare av tunga vägtransporter ställs idag inför en rad utmaningar. Tunga vägtransporter uppvisar brister och problem som ger återverkningar i hela samhället. Samtidigt upplever många köpare det som snudd på omöjligt att få ihop ekvationen kvalitet och kostnad. De allra flesta köpare vill prioritera kvalitet, men tror ofta att detta betingar ett högre pris. De vet heller inte alltid vilka krav de kan ställa eller vilka krav som ger bäst utdelning. Med denna systemhandbok vill vi underlätta för köpare att ställa relevanta krav som får stor effekt. På kort tid ger kraven även bättre ekonomi för alla. Använd dem! LASSE HOLM Verksamhetschef QIII QIII Systemhandbok 3

6 4 QIII Systemhandbok

7 Innehållsförteckning 1. Inledning... 7 Bakgrund... 7 Övergripande trafiksäkerhets-, miljö- och arbetsmiljökrav... 8 Nollvisionen... 8 Agenda Arbetsmiljön... 8 Krav på arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö för tunga vägtransporter... 9 Bedömningssystem... 9 En logisk kedjereaktion... 9 Historik Förutsättningar (EU och tunga vägtransporter) Omvärlden och EU Tunga vägtransporter inom EU Organisation Bedömningsprinciper Utgångsläge Systembeskrivning Principer Symbol- och poängskala Systemet, systembeskrivning med kommentarer Baskrav Bedömningsområde arbetsmiljö Bedömningsområde trafiksäkerhet Bedömningsområde miljö Avtalsmall baserad på QIII QIII Systemhandbok 5

8 6 QIII Systemhandbok

9 1. Inledning Bakgrund De tunga vägtransporterna utgör en betydande del av transporterna på våra vägar. De allra flesta transporterna utförs för någons räkning, de är upphandlade av en speditör eller ett företag för att genomföra en transport från en tillverkare eller ett lager till en kund. Tunga vägtransporter sker både på landsväg och i tätort, även om landsvägstransporterna är vanligast. Ansvaret för transporten har tidigare nästan helt åvilat föraren, vilket delvis framgår i den svenska trafiklagstiftningen. Under senare år har dock ansvaret för transporterna förskjutits så att även åkerierna (ledningen) involverats. Det är numera en allmän uppfattning att transporternas utförande i allt väsentligt är en ledningsfråga, där en samverkan förutsätts mellan förare och ledning för att säkerställa transporten. Den tredje parten som kan påverka transportens utförande är kunden, det vill säga den som köper/upphandlar transporten. Även denna part har ett betydande ansvar för att transporten säkerställs och att förutsättningarna blir så gynnsamma som möjligt. Upphandlaren/kunden kan agera mycket långtgående genom att ställa krav och ge goda förutsättningar. Eftersom många transporter idag styrs av tidsfaktorer, där ett företags produktion kan vara direkt beroende av om en transport kommer i rätt tid, ställs stora krav på planering. Planeringen av en transport kan inte göras på vägen, när transporten redan har påbörjats. Ansvaret för en säker transport börjar redan hos beställaren. Det omfattar inte bara själva transporten utan också hur trafiksäker och miljövänlig den blir. Även om upphandlaren påtar sig ett ansvar så fråntar inte det entreprenören hans ansvar och skyldighet att verka för minskad miljöbelastning och ökad trafiksäkerhet. Trafikskadorna orsakar stora mänskliga lidanden och kostnader för samhället. Årligen dör personer i trafiken. I den officiella statistiken anges antalet skadade till cirka per år, varav skadas allvarligt, ofta med livslånga men som följd. Detta innebär att det i genomsnitt dödas nästan två människor per dag och att tio får så svåra skador att de inte kan återgå till ett normalt arbetsliv. Under de senaste åren har de direkta kostnaderna för trafikolyckor beräknats till ungefär tolv miljarder kronor och de samhällsekonomiska förlusterna till cirka 40 miljarder kronor per år. De materiella kostnaderna drabbar i huvudsak fordonsägarna medan kommuner, landsting och staten får utgifter för sjukvård, sjukskrivningar, förtidspensioneringar, rehabilitering m m, samtidigt som skatteinkomsterna minskar. De tunga vägtransporterna står för cirka 8% av vägtrafiken och utgör cirka 18% av förekommande trafikskador. Precis som i världen i övrigt har transportsektorn i Sverige ökat sina koldioxidutsläpp. År 1994 svarade transporterna för drygt en tredjedel av de svenska utsläppen av koldioxid från fossila bränslen, varav merparten kom från vägtrafiken. Arbetsmaskiner och jordbruk står för ungefär sju procent. De miljömässiga effekterna av vägtransporterna är påfallande. För att få en mer hållbar utveckling måste de fossila bränslena successivt bytas ut. Transportsektorns andel av energiförbrukningen växer, främst beroende på att trafiken ökar, men också på att andra samhällssektorer lyckats minska sin energikonsumtion mer än transportsektorn. På transportområdet svarar fossila bränslen för över 90 procent av energin. Vägtrafiken står ensam för en dryg tredjedel av landets oljeförbrukning. På senare år har intresset för upphandlingar av transporter ökat. En viktig orsak är att flera företag och organisationer har ett stort intresse av att förbättra arbetsmiljön inom transportsektorn, öka trafiksäkerheten och minska den negativa miljöpåverkan. Att upphandla transporter är ofta en komplicerad procedur, som kräver kunskap om lagstiftningen, om arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö och om den verksamhet som transporterna ska betjäna. Vilka krav som kan ställas, hur dessa kan formuleras, hur anbuden kan värderas och hur kvaliteten kan följas upp är centrala frågor i sammanhanget. Att utveckla hjälpmedel för att underlätta upphandlingen av trafiksäkra och miljöanpassade transporter är således angeläget. QIII Systemhandbok 7

10 Upphandlarna har ett ansvar för att förutsättningarna för bra arbetsmiljö, säkra och miljöanpassade transporter kan uppnås. Även om entreprenören sköter mycket av planering, logistik, vägval o dyl har upphandlaren ändå alltid ett ansvar som köpare av tjänsten. Övergripande trafiksäkerhets-, miljö- och arbetsmiljökrav De krav som ställs bör i första hand möta de mål som satts upp och är särskilt prioriterade i Vägverkets arbete med kvalitetssäkring av vägtransporter: Minskade utsläpp av koldioxid Minskade utsläpp av hälsoskadliga ämnen Ökad bilbältesanvändning Ökad andel säkra fordon Anpassad hastighet Nyktra och drogfria förare Det finns i huvudsak två övergripande principbeslut som påverkat vägtransporternas säkerhet och miljö: Nollvisionen som beslutades av riksdagen 1997 Agenda 21 som är FN:s handlingsprogram för miljö och hållbar utveckling, antagen under konferensen i Rio Nollvisionen Nollvisionen innebär att helst ingen ska dödas eller skadas allvarligt i vägtrafiken. År 1995 presenterades nollvisionen för första gången offentligt i samband med trafiksäkerhetsdagarna i Tylösand. Den är idag grunden för trafiksäkerhetsarbetet i Sverige. Visionen utgår från att olyckor inte helt kan förhindras, eftersom människor gör misstag. Därför måste vägar, gator och fordon utformas så att misstagen inte leder till död eller allvarliga personskador. Politiker, planerare, Vägverket och kommunerna, fordonstillverkare, transportföretag m.fl. ska alla ta sitt ansvar för att vägtrafiken ska bli säker. Många företag och organisationer utgår från den nollvisionen. Nollvisionen är för trafiksäkerheten vad Agenda 21 är för miljöfrågorna, det vill säga en färdriktning. Agenda 21 Agenda 21 kallas det handlingsprogram för miljö och hållbar utveckling som antogs vid FN:s konferens om miljöfrågor i Rio de Janeiro De flesta svenska kommuner och landsting har miljökrav som utgår från Agenda 21. En av agendans idéer är att genomförandet ska ske nära verksamheten. Alla har ett ansvar att leva upp till miljökraven, som är ett led i det totala miljöarbetet. Kraven som ställs påverkar beteende och synen på miljön. Därför har upphandlare av transporttjänster alltid ett ansvar för att ställa miljökrav som svarar mot uppsatta mål. Arbetsmiljön Att köra i jobbet är en arbetsmiljöfråga. Arbetsgivaren bär ansvaret för att minimera riskerna för ohälsa och olycksfall även för den del av arbetsmiljön som trafiken utgör. Det gäller oavsett om den anställde kör med företagets fordon, om tjänsteresorna sker med egen bil eller om cykel används. En trafikolycka kostar både lidande och pengar. För en anställd som skadas i trafiken innebär händelsen ofta ett stort lidande både fysiskt och psykiskt. Olyckan leder också till stora kostnader för arbetsgivaren och för samhället. Några faktorer som spelat in har visat sig vara stress, dåligt fordonsunderhåll, överlast, dåligt säkrad last, långa arbetspass utan vila och alltför snäva tidsmarginaler. Människan har nästan inte förändrats sedan stenåldern. Vi har inget begrepp om hastigheter, vi ser dåligt under dygnets mörka timmar och vår hjärna klarar bara hjälpligt av att snabbt fatta alla de beslut som behövs i kritiska trafiksituationer. Dessutom har vi en förmåga att automatisera vår bilkörning, så att vi gör saker utan att tänka. Vi lägger oss också till med en del negativa attityder som impulsivitet, bortträngning ( det händer aldrig mig ), egen prestige och mycket annat. Fordonens krocksäkerhet och köregenskaper är mycket viktiga faktorer ur ett trafiksäkerhetsperspektiv. Ju bättre egenskaper, desto större chans att överleva vid en kollision. Viktigt är förstås också att fordonen är väl underhållna och att man inte tar ut den ökade krock- och körsäkerheten i högre hastigheter. Enligt försäkringsbolaget Folksams undersökningar löper man fem gånger så stor risk att dödas eller invalidiseras i den minst säkra bilen som i den säkraste. Det är framförallt under de senaste åren som bilfabrikanterna har satsat på att skydda trafikanterna mot svåra och dödliga personskador. Generellt kan man därför säga att ju äldre fordon desto sämre krocksäkerhet. 8 QIII Systemhandbok

11 Krav på arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö för tunga vägtransporter De flesta krav som kan ställas för att främja arbetsmiljön, trafiksäkerheten och miljön kan användas på alla typer av vägtransporter. Upphandlaren kan ställa högre krav än lagar och förordningar föreskriver på t.ex. eftermontering av bälten, bromskontroller, m.m. Alla krav måste vara konsekventa, eftersom det kan uppstå en konflikt mellan å ena sidan effektivitet och tid och å andra sidan arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö. De förra bör inte offras för de senare. Vilka miljö- och trafiksäkerhetskrav som kan ställas är något som ständigt utvecklas genom att det kommer nya produkter på marknaden. Det är därför viktigt att de som upphandlar transporttjänster skapar rutiner för att hålla sig uppdaterade bl.a. genom kontinuerliga marknadsanalyser. Många av dagens krav är allmänt accepterade utan att vara reglerade i lagar eller förordningar. Ett gott upphandlingsresultat förutsätter tydliga krav, god konkurrens mellan leverantörerna och en väl utarbetad konsekvensbeskrivning för de aktuella transporterna. Vidare behövs ett strukturerat och lättläst frågningsunderlag samt en beskrivning av hur uppföljningen ska ske. Bedömningssystem Landsorganisationen (LO) och Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande (NTF) har utvecklat ett bedömningssystem för tunga vägtransporter. Detta i samarbete med Svenska Naturskyddsföreningen (SNF) som har utvecklat miljödelen. Systemet syftar till att påverka köpare av tunga vägtransporter att i högre grad ställa krav på bättre arbetsmiljö, bättre trafiksäkerhet och minskad miljöbelastning i sina upphandlingar. QIIIs samtliga kravställningar kan formuleras i upphandlingar och avtal. Det är därför en tillgång för upphandlare att kunna formulera upphandlingar och entreprenörsavtal utifrån de krav som finns i systembeskrivningen eller i avtalsmodellen, som också finns i denna handbok. En logisk kedjereaktion LO och NTF vill genom QIII uppnå en logisk kedjereaktion. De som köper tunga vägtransporter utifrån krav på arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö påverkar de åkerier som säljer och utför transporterna. Åkerierna påverkar i sin tur sina förare. Både åkerierna och förarna förutsätts få ett ändrat beteende. Detta kommer i sin tur även att påverka den övriga vägtrafiken i positiv riktning. Organisationerna är överens om att ett nationellt bedömningssystem för att bedöma köpare av tunga vägtransporter leder till en positiv utveckling av såväl arbetsmiljön, trafiksäkerheten som miljön, likväl som att det på längre sikt skapas ännu bättre och mera konkurrenskraftiga åkeriföretag. QIIIs bedömningssystem är nytt. Troligtvis är det dessutom unikt. Det går att dra vissa paralleller till Euro-NCAP och Euro-RAP. Dessa organisationer granskar och bedömer fordon och vägar. Historik Sedan början av 2003 har LO, NTF i samarbete med SNF arbetat med att utveckla metoder och system för att försöka påverka tunga vägtransporter i en god samhällsinriktning. Organisationerna har utifrån sina egna verksamhetsområden definierat de problem som omgärdar de tunga vägtransporterna. I arbetet med att skapa metoder och system för att förmå transportföretagen att säkerställa arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljöaspekter i verksamheterna har organisationerna även analyserat vem på marknaden som har störst möjlighet att påverka utvecklingen. QIII har tillkommit som ett led i arbetet med att utveckla metoder och system. Organisationerna är överens om att köparna av tunga vägtransporter har en nyckelposition. Därför är bedömningssystemet riktat till dessa. Köparna, dvs offentliga och privata upphandlare, är den gruppering som utöver lagstiftningen kan påverka utvecklingen mest. QIII finansieras av Folksam, Länsförsäkringar, Trygg-Hansa och Vägverket. Många företag ser naturligtvis kommersiella fördelar i att vara goda förebilder. Eftersom QIIIs kravställningar leder till höjd kvalitet och sänkta kostnader finns goda förutsättningar för framgång. QIII Systemhandbok 9

12 10 QIII Systemhandbok

13 2. Förutsättningar (EU och tunga vägtransporter) Omvärlden och EU Arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljökrav ställs av företag, organisationer och myndigheter inom alla länder i EU. Kraven kan däremot variera påtagligt mellan de olika medlemsländerna. Trafiksäkerheten är exempelvis ett prioriterat område i Sverige, vilket också kan bekräftas i olycksstatistiken. Miljön som omgärdar vägtrafiken är ett prioriterat område inom flera medlemsländer. Arbetsmiljön är mer nationellt betonad, där Sverige också har en framträdande roll. Någon internationell standards, system eller regler som omgärdar arbetsmiljön, trafiksäkerheten eller den miljö som är kopplad till vägtransporter finns inte. Inom transportnäringen kan en upphandlare ha krav på att en entreprenör skall ha ledningssystem som bygger på de internationella standarderna för kvalitet eller miljö ISO 9000/2000 och ISO 14000/96 eller EMAS. I dagsläget är detta dock sällan förekommande att dessa krav ställs. Inom ramen för sina ledningssystem har flera åkerier i Sverige utvecklat riktlinjer och rutiner för både arbetsmiljön trafiksäkerheten och den miljö som är kopplad till vägtransporter. Därmed har åkerierna anammat synesättet att även utförandet av transporterna är en ledningsfråga. Det är i sammanhanget viktigt att påpeka att inget system som bygger på ISO standarderna för kvalitets- eller miljöledning i sig innebär att åkerierna skulle ha en bättre arbetsmiljö, trafiksäkerhet eller miljö än andra företag inom näringen. De företag som har ledningssystem som är baserade på Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1 uppfyller till stora delar de krav/kriterier som finns i QIIIs bedömningssystem. Det finns till vissa delar internationella regler som styr vägtransporterna. Ingen av dessa berör dock direkt de områden som QIIIs bedömningssystem tar upp. Tunga vägtransporter inom EU EU:s syn på vägtransporter kan sammanfattas utifrån EU:s transportpolicy (vitbok) från 2001 som har tagit upp flera åtgärder för att bryta sambandet mellan ekonomisk tillväxt och vägtransporter. Vitboken innehåller bland annat åtgärder för att flytta transporter från väg till järnväg och sjötransporter. Trots dessa åtgärder beräknas vägtransporterna öka med knappt 40 procent från 1998 till Om inga åtgärder vidtas kommer ökningen att vara drygt 50 procent. Bakgrunden till EU:s syn är att vägtransporterna står för den mest negativa utvecklingen vad beträffar koldioxidutsläpp, inom transportsektorn är det främst personbilstransporterna och godstransporterna på vägarna som bidrar till ökade klimatpåverkande utsläpp. I merparten av övriga sektorer minskar utsläppen. En viktig målsättning för EU är därför att på sikt minska antalet lastbilstransporter på de europeiska vägarna. Till skillnad från många andra transportgrenar är de tunga vägtransporterna till mycket stor del internationella. Det finns därför internationella organisationer, regler och rekommendationer som omgärdar tunga vägtransporter. Exempel på några är TIR som är en förkortning av Transports Internationaux Routiers dvs. Internationella vägtransporter, vanligen kallad TIR-transport vilket innebär en gränsöverskridande vägtransport i enlighet med de regler och bestämmelser som anges i TIR-konventionen. TIR-systemet marknadsförs under FN:s beskydd. CMR-konventionen (Convention Rélative aux Contract de Transport International de Marchandises par Route) CMRkonventionen, finns inkorporerad i svensk lagstiftning om fraktavtal vid internationell godsbefordran på väg. Konventionen har utarbetats inom Förenta Nationernas ekonomiska kommission för Europa. CMR-konventionen är ett regelverk för materiellt skadestånd. QIII Systemhandbok 11

14 IRU är en internationell vägtransportorganisationen för godsoch passagerartrafik. Grundad 1948 av bland andra Sverige. IRU har idag (2005) 176 medlemsorganisationer i 67 länder. Via IRUs hemsida kan man få information om väntetider vid gränsövergångar, om det är några problem med trafiken över alperna, hitta statistik, med mera. Den mesta informationen är öppen för allmänheten. Det finns olikheter inom EU beträffande tunga vägtransporter. Exempelvis fordonslängder. Den maximala fordonslängden för lastbilar inklusive släp inom EU är 18,75 meter. Sverige har undantag från denna bestämmelse, vilket innebär att lastbilar får vara upp till 25,25 meter med en s.k. modullösning. Att man i Sverige har längre fordon beror bland annat på skogsindustrin. De nordiska länderna har olika regler för maxvikt, Sverige tillåter 60 ton, Norge 50 ton och Danmark 48 ton. De grundläggande principerna för EU är att medlemsstaterna kan göra undantag om de kan garantera att transportörer/åkare från andra länder konkurrerar på lika villkor. 12 QIII Systemhandbok

15 3. Organisation QIII är en ideell förening vars huvudmän är Landsorganisationen (LO) i Sverige och Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande (NTF). Initialt under uppbyggnaden av organisationen och bedömningssystemet deltog Svenska Naturskyddsföreningen (SNF). SNF har i huvudsak bidragit med de kriterier som finns inom bedömningssystemets miljöområde. Alla tre organisationerna som byggt systemet är ideella, idéburna och väl kända samhällsinstitutioner med stort förtroende i omvärlden. LO är en paraplyorganisation för 16 fackförbund. SNF är Sveriges största natur- och miljöorganisation och har en stark lokal och regional verksamhet. NTF är landets ledande opinionsbildare för trafiksäkerhet och är en paraplyorganisation för ett 70-tal organisationer som verkar för en ökad trafiksäkerhet. NTF har en stark regional verksamhet i de olika länen. QIIIs organisation består av en styrelse, en bedömningsgrupp och ett kansli. I styrelsen finns representanter för ägarna, LO och NTF. Bedömningsgruppen består av specialister på ledningssystem, arbetsmiljö, kvalitet, trafiksäkerhet, miljö och juridik. Kansliet förestås av en operativ chef, verksamhetsansvarig som också är föredragande i styrelsen. Styrelsens uppgifter är bland annat att besluta om bedömningssystemets omfattning och innehåll samt vara den som ytterst avgör hur många stjärnor som ska tilldelas en bedömd organisation. Bedömningsgruppens arbete är att förbereda och förslå beslut om tilldelning av stjärnor för en bedömd organisation till styrelsen, vilket innebär att granska så att kansliets bedömningar är korrekta. Kansliet arbetar med administrationen av organisationen, bedömningssystemet och bedömningarna. I kansliets uppgifter ingår att ansvara för marknadsföringen av bedömningarna och bedömningssystemet. Den operativa delen av bedömningarna genomförs i samverkan mellan kansliet och externa konsulter. De konsulter som används vid bedömningarna måste följa de etiska regler och den sekretess som omgärdar varje bedömning. En bedömning genomförs i regel av flera konsulter i samverkan med den operativa chefen. Bedömningarna genomförs i huvudsak genom dokumentgranskning men också genom intervjuer med berörda parter. Kontroller av entreprenörer, åkare förekommer också inom ramen för bedömningarna. Varje bedömning utmynnar i ett bedömningsprotokoll, en rapport som lämnas till Bedömningsgruppen. I rapporten finns förslag till poängfördelning för den bedömda organisationen. QIII Systemhandbok 13

16 Följande flödesschema har upprättats för QIIIs bedömningar: 1. Administrativ uppläggning (QIII kansliets ansvarsområde) 1.1 Inregistrering av uppgifter (all information sparas i pappersdokument och datafiler) Objektetnummer fastställs och registreras Adressuppgifter Kontaktperson Preliminär tidsplan för bedömningen 1.2 Information avseende objektet Information till styrelsen Information till bedömningsgruppen 1.3 Medverkande bedömare (konsulter) Kontakt med presumtiva bedömare 2. Lämplighetsprövning av medverkande konsulter (QIII kansliets ansvarsområde) 2.1 Kontroll av beroendeförhållanden och jäv 2.2 Uppdragsförbindelse med konsult (som har ramavtal) 3. Tidsplan (QIII kansliets ansvarsområde) 3.1 Genomgång av objektet med bedömare (konsulter) 3.2 Fastlägga detaljerad tidsplan 3.3 Fastlägga rapporteringsrutiner 4. Information till den organisation som ska bedömas (QIII kansliets ansvarsområde) 4.1 Information om tidsplan 4.2 Planering av mötesdatum för intervjuer 4.3 Planering av mötesdatum för avlämnande av rapport 5. Materialinsamling (QIII kansliets ansvarsområde) 5.1 Presentationsmaterial av organisationen som ska bedömas 5.2 Insamling och registrering av de styrande dokument som finns 5.3 Dokumentera eventuella muntliga överenskommelser som finns 5.4 Listning av vilka entreprenörer som berörs av bedömningen 6. Bedömningsfas 1, dokumentgenomgång (Konsultens ansvarsområde) 6.1 Granskning av dokument enligt 5.2 Inläsning av dokument Dokumentera befintliga krav inom bedömningsområdena Noteringar och kommentarer i bedömningsmallarna 6.2 Granskning/kontroll av uppgifter enligt 5.3 Dokumentera befintliga krav inom bedömningsområdena Noteringar och kommentarer i bedömningsmallarna 6.3 Delrapport 1 upprättas, baserat på 6.1 och Bedömningsfas 2, intervjuer och kontroller (QIII kansliets och Konsultens ansvarsområde) 7.1 Intervjuer med anvisade företrädare för organisationen som ska bedömas (Konsulten) 7.2 Beslut om eventuella kontroller ska göras hos entreprenörer (QIII kansliet) 7.3 Kontroller hos entreprenörer enligt 7.2 om beslut av kontroller föreligger Noteringar och kommentarer i bedömningsmallarna (Konsulten) 7.4 Delrapport 2 upprättas, baserat på 6.1, 6.2, 7.1 och 7.3 (QIII kansliet) 8. Slutrapport (QIII kansliets och Konsultens ansvarsområde) 8.1 Preliminär slutrapport upprättas (Konsulten) 8.2 Återkoppling till objektet/organisationen (Konsulten) 8.3 Slutrapporten upprättas till Bedömningsgruppen (QIII kansliet) 8.4 Slutrapport lämnas till Bedömningsgruppen (QIII kansliet) 8.5 Kompletterande frågor/uppgifter från Bedömningsgruppen (QIII kansliet) 8.6 Bedömningsgruppens rekommendationer lämnas till styrelsen (QIII kansliet) 9. Bedömningen (QIII kansliets ansvarsområde) 9.1 Styrelsen beslutar om vilken graderingsnivå som ska gälla för objektet/organisationen 9.2 Information om resultatet meddelas objektet/organisationen 9.3 Information om resultatet publiceras 10. Avslut (QIII kansliets ansvarsområde) 10.1 Samtliga dokument som varit underlag för bedömningen arkiveras i pappersform och elektroniskt 10.2 Objektet avslutas Inför varje bedömning utser kansliet de konsulter som ska genomföra bedömningen. Samtliga konsulter måste förbinda sig att följa de regler och rutiner som är uppsatta för QIIIs bedömningsverksamhet. All bedömningsverksamhet sker med ledning från kansliet. 14 QIII Systemhandbok

17 QIII Systemhandbok 15

18 16 QIII Systemhandbok

19 4. Bedömningsprinciper Utgångsläge Basen för QIIIs verksamhet är att bedöma organisationer som upphandlar tunga vägtransporter. Med tunga vägtransporter menas i detta fall gods-, tank-, entreprenad- eller skogstransporter som i huvudsak genomförs med fordon som har en totalvikt över 3,5 ton, dvs tung lastbil eller motsvarande. Systembeskrivning Bedömningssystemet utgår från de tre bedömningsområden, arbetsmiljö, trafiksäkerhet och miljö. Varje bedömningsområde innehåller tre kriterieområden som i sin tur har tre nivåer som bedömningarna utgår från. Systembeskrivningen redovisas i avsnitt 5. Principer Det är viktigt för trovärdigheten att bedömningsprinciperna är tydliga. En utgångspunkt har därför varit, att kraven ska vara tydliga och lätta att styrka. Det ska inte finnas utrymme för någon tvekan eller några gråzoner. Alla delar i systemet ska vara transparenta och tydliga. En viktig förutsättning för en organisation som ska bedöma andra organisationer är att den upplevs som trovärdig, neutral och opåverkbar. Det är därför av stor vikt att det finns en policy och riktlinjer för verksamheten och för de personer som arbetar i den. Genomförande Bedömningen genomförs i två alternativt tre steg: Det första steget är en dokumentgranskning Det andra steget är ett möte/intervjuer med representanter för den organisation som ska bedömas Det tredje steget är att uppgifterna kan behöva verifieras genom kontakter med en eller flera entreprenörer (åkerier) Bedömningsmall och bedömningsprotokoll Bedömningsmallen är det viktigaste verktyget för de personer som genomför bedömningsarbetet. Kort beskrivet är mallen ett från systemet strukturerat frågeformulär. Inom varje område anges om organisationen klarat kravet eller inte. Organisationen får poäng allteftersom de olika kriterierna kan uppfyllas. Efter varje bedömning upprättas en rapport, ett bedömningsprotokoll. Protokollet har samma struktur som bedömningsområdena och de mallar som används. Symbol- och poängskala Resultatet av bedömningarna värderas i en femgradig symbolskala, där fem stjärnor har högst värde och ingen stjärna har lägst värde. Denna skala är väl känd och prövad i andra sammanhang såsom Euro-NCAP. Det gör att skalan blir enklare att kommunicera. Antalet stjärnor är sammankopplat med hur många poäng en bedömd organisation får inom varje huvudområde. En organisation som inte uppfyller några eller bara ett fåtal kriterier får ingen stjärna. Poängskalan är direkt knuten till bedömningsmallen. Inom respektive kriterieområde räknas poängen endast från den högsta nivån som köparens krav når. Poängen ackumuleras därmed inte inom nivåerna. Däremot ackumuleras poängen mellan bedömningsområdena och mellan kriterieområdena. Varje bedömningsområde kan ge max 18 poäng. Det totala antalet poäng i systemet är således 54. Utifrån antalet tilldelade poäng fördelas antalet stjärnor enligt följande: stjärnor stjärna stjärnor stjärnor stjärnor stjärnor QIII Systemhandbok 17

20 18 QIII Systemhandbok

21 5. Systemet, systembeskrivning med kommentarer Bedömningssystemet innehåller baskrav och tre bedömningsområden. Baskraven innehåller tre grundkriterier som måste uppfyllas innan bedömningen kan påbörjas: 1 Allmänna förutsättningar (trafiktillstånd, m.m.) 2 Ej obestånd/konkurs 3 Ej överlast De tre bedömningsområdena (Arbetsmiljö, Trafiksäkerhet och Miljö) består av vardera tre delområden, där varje område i sin tur har tre poängsatta kriterier. Totalt finns alltså nio kriterier inom varje bedömningsområde, totalt 27 kriterier, vilket framgår av följande tabell: De olika kriterierna beskrivs i tur och ordning på följande sidor: QIII Systemhandbok 19

22 Baskrav 1) Det första kriteriet är att beställaren har ställt krav på allmänna förutsättningar för att kunna utföra de aktuella transporterna (vid upphandling utomlands måste kraven anpassas). Har beställaren kontrollerat: att trafiktillstånd finns? att organisationen är registrerad och att F-skattebevis finns? att tillstånd för internationell trafik finns (vid behov)? att trafik- och ansvarsförsäkringar finns? att lagar och avtal på arbetsmarknaden tillämpas? Hur har uppgifterna kontrollerats och verifierats? 2) Det andra kriteriet är att beställaren har kontrollerat att entreprenören inte är på obestånd, i likvidation eller i konkurs. Har beställaren kontrollerat: att entreprenören inte är föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning? att entreprenören inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom? att sociala avgifter och skatter är betalda eller att en betalningsplan finns? Hur har uppgifterna kontrollerats och verifierats? 3) Det tredje kriteriet är att beställaren inte betalar för eller stimulerar entreprenören att ha överlast. Har beställaren klargjort: att ingen ersättning utgår för överlast? att beställaren gör stickprovskontroller av att överlast inte förekommer? Hur har uppgifterna kontrollerats och verifierats? 20 QIII Systemhandbok

23 Bedömningsområde Arbetsmiljö Bedömningsområdet består av tre kriterieområden, Arbetsbelastning, Ergonomi och Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsbelastning 1. Planering av kör- och vilotider (2 p) Beställaren ska kräva att entreprenören säkerställer att kör- och vilotider respekteras och efterlevs. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha en planering, rutiner eller förfaringssätt som eliminerar överträdelser av kör- och vilotider? 2. Kontroll av kör- och vilotider (4 p) Kör- och vilotider ska kontrolleras och dokumenteras. Entreprenören ska ha ett åtgärdsprogram för att komma till rätta med eventuella avvikelser. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha rutiner för att kontinuerligt (minst kvartalsvis) kontrollera kör- och vilotider? att rutiner för avvikelsehantering ska finnas? att åtgärdsprogram ska finnas för att rätta till brister? 3. Företagshälsovård och planering (6 p) Entreprenören ska ha tillgång till företagshälsovård eller motsvarande. Planeringen av transporterna ska ske så att de kan utföras på ett trafiksäkert sätt. Detta innebär att man tar hänsyn till tidspåverkande faktorer som lastning, lossning, väder- och trafikförhållanden. Har beställaren krävt att entreprenören: har tillgång till företagshälsovård eller motsvarande? accepterar tidsavvikelser vid planeringen av transporter? Ergonomi 1. Skadeförebyggande åtgärder (2 p) Entreprenören ska aktivt arbeta för att minska belastnings-, fall-, hopp- och klämskador. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha en dokumenterad plan eller riktlinjer för att eliminera belastnings-, fall-, hopp- och klämskador? 2. Aktiv skyddsverksamhet (4 p) Entreprenören ska granska och följa upp de ergonomiska förhållandena genom skyddsronder eller motsvarande minst en gång per år. Företaget ska identifiera, dokumentera och åtgärda manuella arbetsmoment som medför lyft av gods eller stora skjuta/dra krafter samt arbetsmoment som innebär hopp till lägre nivå. Har beställaren krävt att entreprenören: ska genomföra skyddsronder (motsv.) minst en gång per år? ska identifiera och dokumentera hantering som medför lyft-, skjut- och dragmoment samt hopp? har etablerat kontakt med företagshälsovård eller liknande i syfte att få råd och stöd för att undvika lyft-, skjut- och dragmoment samt hopp? 3. Lastning och lossning av gods (6 p) Entreprenören ska arbeta aktivt för att påverka förhållandena på andras lastnings- och lossningsställen där den egna personalen brukar arbeta. Rutiner ska finnas för att påtala och åtgärda brister vid lastnings- och lossningsställen. Har beställaren krävt att entreprenören ska: identifiera brister vid externa lastnings- och lossningsställen? ha rutiner för att påtala brister vid lastnings- och lossningsställen? QIII Systemhandbok 21

24 Systematiskt arbetsmiljöarbete 1. Förberedande arbetsmiljöarbete och arbetsmiljöpolicy (2 p) Entreprenören ska ha påbörjat och dokumenterat ett Systematiskt Arbetsmiljöarbete utifrån Arbetsmiljöverkets rekommendationer och AFS 2001:1, Föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete eller motsvarande. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha en arbetsmiljöpolicy? att entreprenören ska ha påbörjat arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete uti-från AFS 2001:1 eller motsvarande? att representanter för entreprenören ska delta i utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete? 2. Dokumenterat Systematiskt Arbetsmiljöarbete (4 p) Entreprenören ska ha ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete och därigenom aktivt arbeta med att förbättra arbetsmiljön. Entreprenören gör regelbundna och dokumenterade undersökningar, gör riskbedömningar samt tar fram åtgärdsoch handlingsplaner. Har beställaren krävt att entreprenören: ska ha ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 eller motsvarande? genomför analyser och riskbedömningar av arbetsmiljön? utarbetar åtgärds- och handlingsplaner för att förbättra arbetsmiljön? 3. Fortlöpande förbättring av arbetsmiljön (6 p) Entreprenören ska genomföra fortlöpande förbättringar av arbetsmiljön. Arbetsmiljökonsekvensanalys ska genomföras vid beslut och förändringar som påverkar arbetsmiljön. Har beställaren krävt att entreprenören ska: ha ett dokumenterat arbete för att fortlöpande följa och förbättra arbetsmiljön? genomföra konsekvensanalyser vid förändringar som kan påverka arbetsmiljön? 22 QIII Systemhandbok

25 Bedömningsområde Trafiksäkerhet Bedömningsområdet består av tre kriterieområden, Hastighet, Säkra fordon samt Alkohol och droger. Hastighet 1. Trafiksäkerhetspolicy (4 p) Det första kriteriet är att beakta och respektera hastigheten i samband med transporter. Beställaren ska kräva att entreprenören säkerställer att alla transporter utförs inom gällande hastighetsgränser samt att hastigheten alltid ska anpassas till rådande förhållanden. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha: en trafiksäkerhetspolicy, där det framgår att hastigheten är den enskilt viktigaste faktorn för trafiksäkerheten? dokumenterade riktlinjer/rutiner, där det framgår att hastigheten alltid ska anpassas till rådande förhållanden? 2. Kontroll av hastigheter (8 p) Entreprenören ska dokumentera fordonens hastigheter samt avvikelser. Avvikelser ska kommuniceras mellan ledning och förare. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha rutiner för och kontinuerligt, minst kvartalsvis, genomföra hastighetskontroller på samtliga fordon? att entreprenören ska dokumentera avvikelser? att avvikelser ska kommuniceras mellan ledning och aktuell förare? 3. Åtgärdsprogram och stödfunktioner (12 p) Entreprenören ska ha ett åtgärdsprogram för att eliminera hastighetsöverträdelser. Tekniska stödfunktioner som kan lagra data ska finnas i fordonen. Har beställaren krävt att entreprenören ska: ha ett åtgärdsprogram som sätts in om en förare överskridit gällande hastighetsgränser eller inte anpassat hastigheten efter rådande förhållanden? utrusta alla fordon med stödsystem för att eliminera överträdelser? 1 Exempel på åtgärder som kan vidtas för att säkerställa att transporterna utförs i enlighet med gällande hastighetsgränser är: (1) befintliga hastighetsregulatorer ställs på 80 km/h, inklusive program för kontinuerlig kontroll av regulatorns funktion, (2) förare som överskrider hastighetsgränserna kontrolleras minst en gång per månad med hjälp av färdskrivare eller annan utrustning, (3) installation av på marknaden befintliga hastighetsövervakningssystem och (4) installation av ISA-system som säkerställer att hastigheten inte kan överskrida befintlig hastighetsgräns Säkra fordon 1. Säker utrustning (1 p) Entreprenören ska ha rutiner för att säkerställa att däck och bromsar har god standard. Godkända bilbälten ska finnas i samtliga fordon. Lasten ska vara förankrad enligt gällande regler. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha riktlinjer/rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade? att entreprenören genomför godkända bromskontroller var sjätte månad hos ASB eller ackrediterad verkstad? att entreprenörens samtliga fordon som nyttjas har godkända bilbälten? att entreprenören är väl förtrogen med och kontinuerligt uppdaterar regelverk som avser överlast och lastsäkring? 2. Handhavande och tillsyn (2 p) Entreprenörens förare ska känna till regelverk och kunna använda befintlig säkerhetsutrustning. Entreprenören ska ha rutiner för kontinuerlig tillsyn av fordon. Har beställaren krävt: att entreprenörens förare har utbildning i de regelverk som avser överlast och lastsäkring? att entreprenören har rutiner för att säkerställa att bilbälten alltid används? att entreprenören har rutiner för och tillämpar kontinuerlig tillsyn av fordon att entreprenören dokumenterar skador, tillsyn, underhåll och service av fordon? 3. Stödsystem och säkerhetsutrustning (3 p) Entreprenören ska ha tekniska stödsystem för att undvika överlast, ha bältespåminnare på samtliga sittplatser som används samt underkörningsskydd runt om. Har beställaren krävt att entreprenörens fordon ska ha: stödsystem (mätinstrument) för att kontrollera lastvikten? bältespåminnare med ljud- och ljussignal? underkörningsskydd runt om? 2 Med god standard avses för däck att mönsterdjupet inte underskrider 1,6 mm på 75% av slitbanan gällande driv- och styrhjul samt att däcken inte har skador. Och för bromsar att organisationen genomför en extra, godkänd, bromskontroll utöver den årliga besiktningen. Bromskontrollen skall utföras av ASB eller ackrediterad verkstad. QIII Systemhandbok 23

26 Alkohol och droger 1. Alkohol- och drogpolicy (1 p) Entreprenören ska ha en alkohol- och drogpolicy inklusive ett åtgärdsprogram. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha: en alkohol- och drogpolicy? ett åtgärdsprogram och en rehabiliteringsplan? 2. Alkohol- och drogtester (2 p) Entreprenören ska genomföra alkohol- och drogtester. Minst hälften av entreprenörens fordon ska ha tekniska stödsystem, alkolås, för att förhindra att alkoholpåverkad förare kan starta fordon. Stödsystemet ska kunna lagra data, som ska avläsas kontinuerligt och arkiveras i minst ett år. Har beställaren krävt: att entreprenören genomför drogtester på personal som ska anställas? att entreprenören har rutiner för att säkerställa att alkohol inte förekommer i samband med arbetet? att 50% av entreprenörens fordon har alkolås som kan lagra data? att alla data från alkolås arkiveras i minst ett år? 3. Stödsystem, alkolås (3 p) Entreprenörens samtliga fordon som används ska ha ett tekniskt stödsystem, alkolås, som eliminerar förekomsten av alkohol vid företagets transporter. Har beställaren krävt: att organisationens samtliga fordon skall vara utrustade med tekniska stödsystem, alkolås, som kan lagra data? 24 QIII Systemhandbok

27 Bedömningsområde Miljö Bedömningsområdet består av tre kriterieområden, Utsläpp till luft, Effektivare bränsleanvändning samt Utsläpp av miljöstörande ämnen. Utsläpp till luft 1. Miljöpolicy och redovisning (3 p) Entreprenören ska ha en miljöpolicy samt ett system för att kunna redovisa drivmedelsförbrukning och utsläpp. ska ha en miljöpolicy som anger företagets långsiktiga miljömål? kvartalsvis ska redovisa drivmedelsåtgången och utsläpp per tonkilometer och fordon? 2. Drivmedelsförbrukning, mål och handlingsplan (6 p) Entreprenören ska aktivt arbeta för att minska drivmedelsförbrukningen. Det ska finnas en handlingsplan för hur drivmedelsförbrukningen per tonkilometer ska minskas. Andel förnybart respektive fossilt bränsle ska anges. Högst 5 % av fordonen får vara äldre än tio år, räknat från tillverkningsår. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha en plan med kvartalsvisa mål för att minska drivmedelsåtgången per tonkilometer? Resultatet som ska redovisas kvartalsvis ska också ange andelen förnybart respektive fossilt bränsle som använts. att entreprenören ska ha en plan för att minska beroendet av fossila bränslen? att högst 5 % av entreprenörens fordon får vara äldre än tio år? 3. Fordon (9 p) Entreprenören ska ha en handlingsplan för att öka fyllnadsgraden. Minst 30% av transporterna ska utföras av fordon som är Euro II-klassade eller bättre, alternativt motsvarande svensk miljöklassning av fordon. Minst 50 % av fordonen ska ha katalysator och partikelfilter. Transporternas energiåtgång ska dokumenteras kvartalsvis. Har beställaren krävt: att entreprenören ska ha en handlingsplan för att öka fyllnadsgraden? (Resultatet ska redovisas kvartalsvis.) att minst 30 % av transporterna ska utföras av fordon som är Euro II-klassade eller bättre? att minst 50 % av fordonen ska ha katalysator och partikelfilter? att transporternas energiåtgång ska dokumenteras kvartalsvis och redovisas i (kwh/tonkm) samt beräknas utifrån bränslets energiinnehåll (kwh/l)? Effektivare drivmedelsanvändning 1. Utbildning (2 p) Entreprenörens förare ska ha utbildning i sparsamt körsätt. Har beställaren krävt: att minst 50 % av entreprenörens förare ska ha utbildats i sparsamt körsätt, med motsvarande omfattning och innehåll som i ECO-drivingutbildning? att entreprenören minst kvartalsvis ska informera förarna om drivmedelsåtgången? 2. Utbildning, information och uppföljning (4 p) Entreprenörens samtliga förare ska ha utbildning i sparsamt körsätt eller motsvarande med individuell uppföljning. Individuell uppföljning innebär att föraren får veta varje månad hur hans/ hennes körsätt påverkar genomsnittlig bränsleförbrukning. Har beställaren krävt: att entreprenörens samtliga förare ska ha utbildats i sparsamt körsätt med motsvarande omfattning och innehåll som i ECOdrivingutbildning? att entreprenören fortlöpande ska hålla kunskapen vid liv genom återkommande informationer/utbildningar eller incitamentprogram? att entreprenören ska följa upp individuellt så att föraren varje månad får veta hur körsättet påverkar bränsleförbrukningen? 3. Stödsystem för lägre drivmedelsförbrukning (6 p) Det tredje kriteriet är att minst 20 % av entreprenörens fordon har tekniska stödsystem för att ge direkt information till föraren om hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning. Har beställaren krävt: att minst 20 % av entreprenörens fordon ska ha stödsystem som visar hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning? QIII Systemhandbok 25

28 Utsläpp av miljöstörande ämnen 1. Underhållsplan och kemikalieförteckning (1 p) Entreprenören ska ha en underhållsplan och en förteckning med tillhörande säkerhetsinformation över de kemikalier som används. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha en: plan för fordonsunderhåll där det framgår vilka miljöstörande ämnen som används och en förteckning över de kemikalier som används med tillhörande säkerhetsinformation? plan/strategi för att avveckla miljöstörande ämnen? 2. Produktval och serviceavtal (2 p) Entreprenören ska tillämpa produktvalsprincipen enligt 2 kap. 6 Miljöbalken. Entreprenörens fordon ska ha däck utan HA/ PAC-oljor (högaromatiska/polyaromatiska kolväten) och vattenlösliga åldringsskydd. Serviceavtal eller motsvarande ska finnas, vilket innebär att underhåll ska utföras regelbundet. Har beställaren krävt: att entreprenören ska tillämpa produktvalsprincipen enligt Miljöbalken? att entreprenörens fordon ska ha däck utan HA-oljor samt vattenlösliga åldringsskydd? att entreprenören ska ha serviceavtal eller motsvarande för regelbundet underhåll av fordonen? 3. Rengörning och underhåll av fordon (3 p) Entreprenören ska använda miljömärkta produkter vid underhåll av fordonen. Om underleverantör utför rengöring, tvätt eller service av fordon gäller kravet även dessa. Med miljömärkning avses i detta fall etablerade miljömärkningar som den nordiska miljömärkningen Svanen, den europeiska EU-blomman eller SNFs Bra Miljöval. Har beställaren krävt att entreprenören: alltid ska välja miljömärkta produkter (om de finns på marknaden) för rengörning och underhåll av fordon? i avtal med underleverantörer kräver att miljömärkta produkter (om de finns på marknaden) ska användas vid rengörning och underhåll av fordon? kap. Miljöbalken: Alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd skall undvika att använda eller sälja sådana kemiska produkter eller biotekniska organismer som kan befaras medföra risker för människors hälsa eller miljön, om de kan ersättas med sådana produkter eller organismer som kan antas vara mindre farliga. Motsvarande krav gäller i fråga om varor som innehåller eller har behandlats med en kemisk produkt eller bioteknisk organism. 26 QIII Systemhandbok

29 QIII Systemhandbok 27

30 28 QIII Systemhandbok

31 6. Avtalsmall baserad på QIII Förhållandet mellan beställare, upphandlare av transporter och entreprenörer/åkerier regleras i avtal. Nedan finns en avtalsmall som är generell, vilket medför att den måste anpassas till de förutsättningar som råder för den aktuella transporten. I denna avtalsmall har tonvikten lagts vid de krav som finns i QIIIs bedömningssystem. Eftersom vissa av kraven är långtgående kan man avtala om att dessa ska infrias under avtalsperioden. Om avtalet avser en tidsperiod på fem år så kan vissa krav infrias efter ett år andra efter två år och så vidare. Det är också viktigt att inte ställa högre krav än vad som kan anses vara rimligt för åkerierna att kunna uppnå. Kravställningar sätts ofta i samband med kostnader och organisatoriska förändringar. De krav som ställs inom ramen för QIII-systemet innebär besparingar av både ekonomi och miljö. Inom arbetsmiljöområdet kan företaget spara sjukdagar och bibehållen produktion och inom trafiksäkerhetsområdet person- och fordonsskador. Det avtal som beskrivs nedan ska betraktas som ett uppslag, där de personer/organisationer som upphandlar transporter kan hämta idéer från. Vissa avsnitt kan vara tillämpliga andra inte. Ansvaret för att avtalet uppfyller de kriterier som organisationen har lagt fast åligger alltid de som undertecknar avtalet. I ingressen till avtalet skall det alltid framgå vilken typ av avtal som avses samt vilka parter som avtalet omfattar. Exempel: Avtal avseende transport av Avtal har upprättats mellan Upphandlande organisation/uppdragsgivare (namn och organisationsnummer) och Utförare/Uppdragstagare (namn och organisationsnummer). 1. Omfattning Här anges avtalets omfattning, innehåll och avgränsningar. 2. Kontaktpersoner och ombud för parterna Här anges vilka som är kontaktpersoner och ombud för parterna. 3. Avtalsperiod Avtalstiden omfattar (startdatum) till och med (slutdatum), med möjlighet till (exempelvis) ett års förlängning. Avisering om förlängning skall göras skriftligen från beställaren, minst tre månader innan avtalet löper ut. 4. Ersättning Här anges hur ersättning utgår för genomförda transporter, hur fakturering sker från Entreprenören exempelvis månadsvis efter genomförd verksamhet med en kredittid på 30 dagar, att delfakturering, förskottsbetalning, fakturaavgifter eller andra administrativa avgifter inte accepteras och att dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Här anges också omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar. Ingen ersättning utgår för överlast. Beställaren kommer att göra stickprovskontroller av att överlast inte förekommer 5. Uppdragets genomförande Här anges hur uppdraget skall genomföras exempel, Entreprenören garanterar att transporterna kommer att utföras i enlighet med god branschpraxis, att tider hålls samt att tillämpliga lagar och förordningar efterlevs. Under avtalets giltighetstid kan förändringar komma att genomföras. Entreprenören skall medverka vid planering och genomförande av förändringar. QIII Systemhandbok 29

32 6. Allmänna krav på uppdragstagaren Här anges omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar, exempelvis: Uppdragstagaren och de företag/entreprenörer som genomför de avtalade transporterna skall: ha trafiktillstånd vara registrerade i företagsregister och inneha F- eller FA-skattebevis ha tillstånd för internationell trafik i de fall detta är aktuellt ha trafik- och ansvarsförsäkringar följa kollektivavtalsreglerna inte vara föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom under de senaste fem åren ha betalt sociala avgifter och skatter eller ha en betalningsplan för detta 7. Försäkringar Här anges vilka försäkringar som krävs för de aktuella transporterna. Här anges också omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar. Uppdragstagaren och de företag/entreprenörer som genomför de avtalade transporterna skall: ha giltiga trafik- och ansvarsförsäkringar 8. Specifika arbetsmiljökrav på uppdragstagaren Här anges omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar, exempelvis: Uppdragstagaren och de företag/entreprenörer som genomför de avtalade transporterna skall: ha en arbetsmiljöpolicy ha ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 eller motsvarande senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas genomföra analyser och riskbedömningar av arbetsmiljön utarbeta åtgärds- och handlingsplaner för att förbättra arbetsmiljön ha ett dokumenterat arbete för att fortlöpande följa och förbättra arbetsmiljön genomföra skyddsronder minst en gång per år ha rutiner för att påtala brister vid lastnings- och lossningsställen senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas ha en dokumenterad plan eller riktlinjer för att eliminera belastnings-, fall-, hopp- och klämskador senast tre år efter det att avtalet börjar tillämpas ha en planering, rutiner eller förfaringssätt som eliminerar överträdelser av kör- och vilotider senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas ha rutiner för avvikelsehantering senast tre år efter det att avtalet börjar tillämpas ha åtgärdsprogram för att rätta till brister senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas 9. Specifika trafiksäkerhetskrav på uppdragstagaren Här anges omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar, exempelvis: Uppdragstagaren och de företag/entreprenörer som genomför de avtalade transporterna skall: ha en trafiksäkerhetspolicy, där det framgår att hastigheten är den enskilt viktigaste faktorn för trafiksäkerheten ha en alkohol- och drogpolicy ha dokumenterade riktlinjer eller rutiner, där det framgår att hastigheten alltid ska anpassas till rådande förhållanden ha rutiner för och kontinuerligt, minst kvartalsvis, genomföra hastighetskontroller på samtliga fordon senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas ha ett åtgärdsprogram som sätts in om en förare överskridit gällande hastighetsgränser eller inte anpassat hastigheten efter rådande förhållanden fordon senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas ha riktlinjer eller rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade vara väl förtrogen med och kontinuerligt uppdatera regelverk som avser överlast och lastsäkring ha rutiner för att säkerställa att bilbälten alltid används genomföra drogtester på personal som ska anställas senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas ha rutiner för att säkerställa att alkohol inte förekommer i samband med arbetet ha data från alkolås arkiveras i minst ett år ha ett åtgärdsprogram och en rehabiliteringsplan för de medarbetare som är beroende av alkohol och droger senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas 10. Specifika miljökrav på uppdragstagaren Här anges omständigheter som kopplas till QIIIs kravställningar, exempelvis: Uppdragstagaren och de företag/entreprenörer som genomför de avtalade transporterna skall: ha en miljöpolicy som anger företagets långsiktiga miljömål kvartalsvis redovisa drivmedelsåtgången och utsläpp per tonkilometer och fordon senast X år efter det att avtalet börjar tillämpas 30 QIII Systemhandbok