Bedömning, avseende Höganäs AB. Rapport B QIII-system version 05:08. Bedömning giltig till

Transkript

1 Bedömning, avseende Höganäs AB Rapport B07006 QIII-system version 05:08 Bedömning giltig till

2 Bedömningsprotokoll för Höganäs AB Innehållsförteckning BEDÖMNINGSPROTOKOLL FÖR QIII...3 ALLMÄNT...3 Förkortningar...3 ORGANISATION...3 Förutsättningar...3 Organisationsuppgifter...3 Allmänt om organisationen...4 Omfattning och kategori av upphandlingar som genomförs...4 Praxis och normer som omgärdar de upphandlade transporterna...4 BEDÖMNINGEN AV ORGANISATIONEN BASKRAV Allmänna förutsättningar Ekonomiska förutsättningar Överlast ARBETSMILJÖ Arbetsbelastning Ergonomi Systematiskt Arbetsmiljöarbete TRAFIKSÄKERHET Hastigheter Säkra fordon Alkohol och droger MILJÖ Utsläpp till luft Effektivare bränsleanvändning Utsläpp av miljöstörande ämnen...16 SAMMANFATTNING...18 Kontroll av entreprenörer...18 Omdöme...18 Förslag...18 Slutkommentar

3 Bedömningsprotokoll för QIII Protokollet upprättat vid bedömning av: Höganäs ABs upphandling av transporttjänster Bedömningen baseras på upphandling och avtal mellan Höganäs AB och Roadlink Spedition AB. Bedömningen avser: Upphandling och avtal som avser tidsperioden från och med februari 2007 till och med december Protokollet upprättat av: Per Nybom Bedömningsarbetet har genomförts av: Ana-Maria Sansenovic och Per Nybom Datum: Allmänt Förkortningar QIII = Bedömningssystem för Tung Trafik Avtal = Service agreement mellan Höganäs och Roadlink Spedition AB Lev = Leverantörsbedömning för transportleverantörer Mutv = Miljöutvärdering av leverantör, utdrag ur företagets ledningssystem, dokument Miljöoch energimål, Logistik (2p)= Anger bedömningsnivån på respektive kriterium Organisation Förutsättningar Den verksamhet som bedömts är Höganäs ABs upphandling, daterad februari 2007 av transporter. Höganäs AB har både så kallade intransporter och uttransporter. Intransporterna avser i huvudsak råvaror och uttransporterna processade, förädlade produkter. Bedömningsunderlaget består av dokumentgranskning och intervjuer. De dokument som ligger till grund för denna bedömning är: Avtal Service agreement No. HAB/RL-07/1 Leverantörsbedömning för transportleverantörer Miljöutvärdering av leverantör Bedömningen påbörjades med dokumentgranskning den 1 juni och avslutades den 15 augusti Organisationsuppgifter Höganäs AB, Höganäs, tel: fax:

4 Allmänt om organisationen Höganäs AB är leverantör av metallpulver. Företaget finns på en global marknad där man producerar och marknadsför sina produkter. Höganäs AB har cirka anställda i 14 länder. Kunderna finns företrädesvis inom pulvermetallurgisk, svets, kemisk och metallurgisk industri. Omfattning och kategori av upphandlingar som genomförs Verksamheten bedrivs kontinuerligt alla dagar i veckan året runt. Transporterna genomförs både i tätbebyggda områden, stadsbebyggelse, där hastighetsgränserna är allt från km/h och på landsvägar där hastighetsgränsen är 90 och 110 km/h. Praxis och normer som omgärdar de upphandlade transporterna Inom arbetsmiljöområdet är det företrädesvis stress och de tidsmässigt långa transporterna som kan medföra problem. Inom trafiksäkerhetsområdet är det flera faktorer som utgör säkerhetsrisker. De mest uppmärksammade är backning och manövrering, hastigheter och låg bältesanvändning. Inom miljöområdet är det fordonens avgasemissioner, utsläpp till luft som är det huvudsakliga problemområdet. 4

5 Bedömningen av organisationen 0. Baskrav Beställaren skall kontrollera att: - trafiktillstånd finns - organisationen är registrerad och F-skattebevis finns - sociala avgifter och skatter är betalda eller att en betalningsplan finns - tillstånd för internationell trafik finns (om sådant behövs) - trafik- och ansvarsförsäkring finns - lagar på arbetsmarknaden tillämpas - avtal på arbetsmarknaden tillämpas - organisationen inte är föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning - organisationen inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom - ingen ersättning utgår till organisationen för last utöver vad som anges i lag/förordning - (överlast) - stickprovskontroll genomförs av beställaren på att överlast inte förekommer 0.1 Allmänna förutsättningar Förekommande baskrav infrias även om flertalet inte är dokumenterade. Höganäs AB genomför överläggningar och förhandlingar med leverantörerna innan eller i samband med att upphandlingen genomförs. För ekonomiska förutsättningar finns det krav dokumenterade i leverantörsbedömning (rubrik; finansiell situation). Alla leverantörer bedöms i förväg genom detta dokument och bedömningen sker genom intervju mellan Höganäs och leverantören. Under punkt 4 i Supplier evaluation (transport service)_category 1 frågas det bl.a. om all relevant dokumentation. Innan avtalet skrivs på av båda parter måste dokumentationen styrkas Trafiktillstånd Registreringsbevis FA/ F-skattebevis Tillstånd för internationell trafik finns Trafikförsäkringar 5

6 0.1.6 Ansvarsförsäkring Att lagar och avtal på arbetsmarknaden tillämpas 0.2 Ekonomiska förutsättningar Föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning Dömd för allvarligt fel i yrkesutövningen Sociala avgifter och skatter är betalda eller att betalningsplan finns 0.3 Överlast Utgår ersättning för överlast, last utöver vad som anges i lag/förordning Stickprovskontroll på att överlast inte förekommer Förslag till bedömning av baskraven. Organisationen uppfyller de baskrav som ställs. 6

7 1. Arbetsmiljö 1.1 Arbetsbelastning Planering av kör- och vilotider (2 p) Beställaren ska kräva att entreprenören säkerställer att kör- och vilotider respekteras och efterlevs Entreprenören ska ha en planering, rutiner eller förfaringssätt som eliminerar överträdelser av kör- och vilotider? Kontroll av kör- och vilotider (4p) Kör- och vilotider ska kontrolleras och dokumenteras. Entreprenören ska ha ett åtgärdsprogram för att komma till rätta med eventuella avvikelser Entreprenören ska ha rutiner för att kontinuerligt (minst kvartalsvis) kontrollera kör- och vilotider? Rutiner för avvikelsehantering ska finnas? Åtgärdsprogram ska finnas för att rätta till brister? Företagshälsovård och planering (6p) Entreprenören ska ha tillgång till företagshälsovård eller motsvarande. Planeringen av transporterna ska ske så att de kan utföras på ett trafiksäkert sätt. Detta innebär att man tar hänsyn till tidspåverkande faktorer som lastning, lossning, väder- och trafikförhållanden. Har beställaren krävt att entreprenören: Har tillgång till företagshälsovård eller motsvarande? Accepterar tidsavvikelser vid planeringen av transporter? 7

8 1.2 Ergonomi Skadeförebyggande åtgärder (2p) Entreprenören ska aktivt arbeta för att minska belastnings-, fall-, hopp- och klämskador Entreprenören ska ha en dokumenterad plan eller riktlinjer för att eliminera belastnings-, fall-, hopp- och klämskador? Aktiv skyddsverksamhet (4p) Entreprenören ska granska och följa upp de ergonomiska förhållandena genom skyddsronder eller motsvarande minst en gång per år. Företaget ska identifiera, dokumentera och åtgärda manuella arbetsmoment som medför lyft av gods eller stora skjuta/drakrafter samt arbetsmoment som innebär hopp till lägre nivå. Har beställaren krävt att entreprenören ska: Genomföra skyddsronder (motsv.) minst en gång per år? Identifiera och dokumentera hantering som medför lyft-, skjut- och dragmoment samt hopp? Ha etablerat kontakt med företagshälsovård eller liknande i syfte att få råd och stöd för att undvika lyft-, skjut- och dragmoment samt hopp? Lastning och lossning av gods (6p) Entreprenören ska arbeta aktivt för att påverka förhållandena på andras lastnings- och lossningsställen där den egna personalen brukar arbeta. Rutiner ska finnas för att påtala och åtgärda brister vid lastnings- och lossningsställen. Har beställaren krävt att entreprenören ska: Identifiera brister vid externa lastnings- och lossningsställen? Ha rutiner för att påtala brister vid lastnings- och lossningsställen? 8

9 1.3 Systematiskt Arbetsmiljöarbete Förberedande arbetsmiljöarbete och arbetsmiljöpolicy (2p) Entreprenören ska ha påbörjat och dokumenterat ett Systematiskt Arbetsmiljöarbete utifrån Arbetsmiljöverkets rekommendationer och AFS 2001:1, Föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete eller motsvarande Entreprenören ska ha en arbetsmiljöpolicy? Entreprenören ska ha påbörjat arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån AFS 2001:1 eller motsvarande? Representanter för entreprenören ska delta i utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete? Dokumenterat Systematiskt Arbetsmiljöarbete (4p) Entreprenören ska ha ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete och därigenom aktivt arbeta med att förbättra arbetsmiljön. Entreprenören gör regelbundna och dokumenterade undersökningar, gör riskbedömningar samt tar fram åtgärds- och handlingsplaner. Har beställaren krävt att entreprenören ska: Ha ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1 eller motsvarande? Genomför analyser och riskbedömningar av arbetsmiljön? Utarbetar åtgärds- och handlingsplaner för att förbättra arbetsmiljön? Fortlöpande förbättring av arbetsmiljön (6p) Entreprenören ska genomföra fortlöpande förbättringar av arbetsmiljön. Arbetsmiljökonsekvensanalys ska genomföras vid beslut och förändringar som påverkar arbetsmiljön. Har beställaren krävt att entreprenören ska: Ha ett dokumenterat arbete för att fortlöpande följa och förbättra arbetsmiljön? Genomföra konsekvensanalyser vid förändringar som kan påverka arbetsmiljön? 9

10 Förslag till bedömning inom Arbetsmiljöområdet Inom kriterieområdet Arbetsbelastning uppfyller organisationen ett antal kriterier, vilket medför 4p. Inom området Ergonomi uppfyller organisationen flertalet kriterier, vilket medför 6p. Inom området Systematiskt arbetsmiljöarbete uppfyller organisationen inget kriterium, vilket ger 0p. Totalt 10p 10

11 2 Trafiksäkerhet 2.1 Hastigheter Trafiksäkerhetspolicy (4p) Det första kriteriet är att beakta och respektera hastigheten i samband med transporter. Beställaren ska kräva att entreprenören säkerställer att alla transporter utförs inom gällande hastighetsgränser samt att hastigheten alltid ska anpassas till rådande förhållanden. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha: En trafiksäkerhetspolicy, där det framgår att hastigheten är den enskilt viktigaste faktorn för trafiksäkerheten? Dokumenterade riktlinjer/rutiner, där det framgår att hastigheten alltid ska anpassas till rådande förhållanden? Kontroll av hastigheter (8p) Entreprenören ska dokumentera fordonens hastigheter samt avvikelser. Avvikelser ska kommuniceras mellan ledning och förare Entreprenören ska ha rutiner för och kontinuerligt, minst kvartalsvis, genomföra hastighetskontroller på samtliga fordon? Entreprenören ska dokumentera avvikelser? Avvikelser ska kommuniceras mellan ledning och aktuell förare? Åtgärdsprogram och stödfunktioner (12p) Entreprenören ska ha ett åtgärdsprogram för att eliminera hastighetsöverträdelser. Tekniska stödfunktioner som kan lagra data ska finnas i fordonen. Har beställaren krävt att entreprenören ska: Ha ett åtgärdsprogram som sätts in om en förare överskridit gällande hastighetsgränser eller inte anpassat hastigheten efter rådande förhållanden? Utrusta alla fordon med stödsystem för att eliminera överträdelser? 11

12 2.2 Säkra fordon Säker utrustning (1p) Entreprenören ska ha rutiner för att säkerställa att däck och bromsar har god standard. Godkända bilbälten ska finnas i samtliga fordon. Lasten ska vara förankrad enligt gällande regler Entreprenören ska ha riktlinjer/rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade? Entreprenören genomför godkända bromskontroller var sjätte månad hos ASB eller ackrediterad verkstad? Entreprenörens samtliga fordon som nyttjas har godkända bilbälten? Entreprenören är väl förtrogen med och kontinuerligt uppdaterar regelverk som avser överlast och lastsäkring? Handhavande och tillsyn (2p) Entreprenörens förare ska känna till regelverk och kunna använda befintlig säkerhetsutrustning. Entreprenören ska ha rutiner för kontinuerlig tillsyn av fordon Entreprenörens förare har utbildning i de regelverk som avser överlast och lastsäkring? Entreprenören har rutiner för att säkerställa att bilbälten alltid används? Entreprenören har rutiner för och tillämpar kontinuerlig tillsyn av fordon Entreprenören dokumenterar skador, tillsyn, underhåll och service av fordon? Stödsystem och säkerhetsutrustning (3p) Entreprenören ska ha tekniska stödsystem för att undvika överlast, ha bältespåminnare på samtliga sittplatser som används samt underkörningsskydd runt om. Har beställaren krävt att entreprenörens fordon ska ha: Stödsystem (mätinstrument) för att kontrollera lastvikten? Bältespåminnare med ljud- och ljussignal? Underkörningsskydd runt om? 12

13 2.3 Alkohol och droger Alkohol- och drogpolicy (1p) Entreprenören ska ha en alkohol- och drogpolicy inklusive ett åtgärdsprogram. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha: En alkohol- och drogpolicy? Åtgärdsprogram och en rehabiliteringsplan? Alkohol- och drogtester (2p) Entreprenören ska genomföra alkohol- och drogtester. Minst hälften av entreprenörens fordon ska ha tekniska stödsystem, alkolås, för att förhindra att alkoholpåverkad förare kan starta fordon. Stödsystemet ska kunna lagra data, som ska avläsas kontinuerligt och arkiveras i minst ett år Entreprenören genomför drogtester på personal som ska anställas? Entreprenören har rutiner för att säkerställa att alkohol inte förekommer i samband med arbetet? % av entreprenörens fordon har alkolås som kan lagra data? Alla data från alkolås arkiveras i minst ett år? Stödsystem, alkolås (3p) Entreprenörens samtliga fordon som används ska ha ett tekniskt stödsystem, alkolås, som eliminerar förekomsten av alkohol vid företagets transporter. Har följande krav ställts från beställaren: Att organisationens samtliga fordon skall vara utrustade med tekniska stödsystem, alkolås, som kan lagra data Förslag till bedömning inom Trafiksäkerhetsområdet Organisationen uppfyller några kriterier som ställs inom Trafiksäkerhetsområdet. Inom kriterieområdet Hastigheter infrias två kriterier helt samt delvis de två övriga, vilket medför 4p. Inom området Säkra fordon uppfylls delvis några kriterier dock inte ett helt kriterium, vilket inte innebär någon poäng. Inom kriterieområdet Alkohol och droger uppfylls inget kriterium, vilket innebär 0p. Totalt inom Trafiksäkerhetsområdet tilldelas organisationen totalt 4p. 13

14 3. Miljö 3.1 Utsläpp till luft Miljöpolicy och redovisning (3p) Entreprenören ska ha en miljöpolicy samt ett system för att kunna redovisa drivmedelsförbrukning och utsläpp. Har beställaren krävt att entreprenören: Ska ha en miljöpolicy som anger företagets långsiktiga miljömål? Kvartalsvis ska redovisa drivmedelsåtgången och utsläpp per tonkilometer och fordon? Drivmedelsförbrukning, mål och handlingsplan (6p) Entreprenören ska aktivt arbeta för att minska drivmedelsförbrukningen. Det ska finnas en handlingsplan för hur drivmedelsförbrukningen per tonkilometer ska minskas. Andel förnybart respektive fossilt bränsle ska anges. Högst 5 % av fordonen får vara äldre än tio år, räknat från tillverkningsår Entreprenören ska ha en plan med kvartalsvisa mål för att minska drivmedelsåtgången per tonkilometer? Resultatet som ska redovisas kvartalsvis ska också ange andelen förnybart respektive fossilt bränsle som använts Entreprenören ska ha en plan för att minska beroendet av fossila bränslen? Högst 5% av entreprenörens fordon får vara äldre än tio år? Fordon (9p) Entreprenören ska ha en handlingsplan för att öka fyllnadsgraden. Minst 30% av transporterna ska utföras av fordon som är Euro II-klassade eller bättre, alternativt motsvarande svensk miljöklassning av fordon. Minst 50 % av fordonen ska ha katalysator och partikelfilter. Transporternas energiåtgång ska dokumenteras kvartalsvis Entreprenören ska ha en handlingsplan för att öka fyllnadsgraden? (Resultatet ska redovisas kvartalsvis.) Minst 30% av transporterna ska utföras av fordon som är Euro II-klassade eller bättre? Minst 50% av fordonen ska ha katalysator och partikelfilter? Transporternas energiåtgång ska dokumenteras kvartalsvis och redovisas i (kwh/tonkm) samt beräknas utifrån bränslets energiinnehåll (kwh/l)? 14

15 3.2 Effektivare bränsleanvändning Utbildning (2p) Entreprenörens förare ska ha utbildning i sparsamt körsätt Minst 50 % av entreprenörens förare ska ha utbildats i sparsamt körsätt, med motsvarande omfattning och innehåll som i Eco-Drivingutbildning? Entreprenören minst kvartalsvis ska informera förarna om drivmedelsåtgången? Utbildning, information och uppföljning (4p) Entreprenörens samtliga förare ska ha utbildning i sparsamt körsätt eller motsvarande med individuell uppföljning. Individuell uppföljning innebär att föraren får veta varje månad hur hans/hennes körsätt påverkar genomsnittlig bränsleförbrukning Entreprenörens samtliga förare ska ha utbildats i sparsamt körsätt med motsvarande omfattning och innehåll som i ECO-drivingutbildning? Entreprenören fortlöpande ska hålla kunskapen vid liv genom återkommande informationer/utbildningar eller incitamentprogram? Entreprenören ska följa upp individuellt så att föraren varje månad får veta hur körsättet påverkar bränsleförbrukningen? Stödsystem för lägre drivmedelsförbrukning (6p) Det tredje kriteriet är att minst 20 % av entreprenörens fordon har tekniska stödsystem för att ge direkt information till föraren om hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning Minst 20 % av entreprenörens fordon ska ha stödsystem som visar hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning? 15

16 3.3 Utsläpp av miljöstörande ämnen Underhållsplan och kemikalieförteckning (1p) Entreprenören ska ha en underhållsplan och en förteckning med tillhörande säkerhetsinformation över de kemikalier som används. Har beställaren krävt att entreprenören ska ha en: Plan för fordonsunderhåll där det framgår vilka miljöstörande ämnen som används och en förteckning över de kemikalier som används med tillhörande säkerhetsinformation? Plan/strategi för att avveckla miljöstörande ämnen? Produktval och serviceavtal (2p) Entreprenören ska tillämpa produktvalsprincipen enligt 2 kap. 6 Miljöbalken. Entreprenörens fordon ska ha däck utan HA-oljor/PAC (högaromatiska/polyaromatiska kolväten) och vattenlösliga åldringsskydd. Serviceavtal eller motsvarande ska finnas, vilket innebär att underhåll ska utföras regelbundet Entreprenören ska tillämpa produktvalsprincipen enligt Miljöbalken? Entreprenörens fordon ska ha däck utan HA-oljor samt vattenlösliga åldringsskydd? Entreprenören ska ha serviceavtal eller motsvarande för regelbundet underhåll av fordonen? Rengörning och underhåll av fordon (3p) Entreprenören ska använda miljömärkta produkter vid underhåll av fordonen. Om underleverantör utför rengöring, tvätt eller service av fordon gäller kravet även dessa. Med miljömärkning avses i detta fall etablerade miljömärkningar som den nordiska miljömärkningen Svanen, den europeiska EU-blomman eller SNFs Bra Miljöval Entreprenören alltid ska välja miljömärkta produkter (om de finns på marknaden) för rengörning och underhåll av fordon? Entreprenören i avtal med underleverantörer kräver att miljömärkta produkter (om de finns på marknaden) ska användas vid rengörning och underhåll av fordon? 16

17 Förslag till bedömning inom Miljöområdet Organisationen uppfyller i allt väsentligt de krav som finns inom flertalet kriterier som är uppsatta. Inom kriterieområdet Utsläpp till luft infriar organisationen samtliga kriterier, vilket medför 9p. Inom kriterieområdet Effektivare bränsleanvändning infriar organisationen delvis flertalet kriterier men endast ett helt kriterium, vilket blir 2p och inom området Utsläpp av miljöstörande ämnen infriar organisationen delvis några kriterier samt helt kriterium, vilket medför att 1p. Totalt inom miljöområdet uppnår organisationen 12p. 17

18 Sammanfattning Det dokument som vi granskat har tydliga krav även om kraven inte i alla avseenden är så detaljerade. Inom de olika bedömningsområdena uppfylls flertalet delkriterier och i vissa fall är det nära att hela kriteriet uppfylls. Inom kriterieområdet Arbetsbelastning uppfyller organisationen ett antal kriterier, vilket medför 4p. Inom området Ergonomi uppfyller organisationen flertalet kriterier, vilket medför 6p. Inom området Systematiskt arbetsmiljöarbete uppfyller organisationen inget kriterium, vilket ger 0p. Totalt inom Miljöområdet blir det 10p. Organisationen uppfyller några kriterier som ställs inom Trafiksäkerhetsområdet. Inom kriterieområdet Hastigheter infrias två kriterier helt samt delvis de två övriga, vilket medför 4p. Inom området Säkra fordon uppfylls delvis några kriterier dock inte ett helt kriterium, vilket inte innebär någon poäng. Inom kriterieområdet Alkohol och droger uppfylls inget kriterium, vilket innebär 0p. Totalt inom Trafiksäkerhetsområdet tilldelas organisationen totalt 4p. Organisationen uppfyller i allt väsentligt de krav som finns inom flertalet kriterier som är uppsatta. Inom kriterieområdet Utsläpp till luft infriar organisationen samtliga kriterier, vilket medför 9p. Inom kriterieområdet Effektivare bränsleanvändning infriar organisationen delvis flertalet kriterier men endast ett helt kriterium, vilket blir 2p och inom området Utsläpp av miljöstörande ämnen infriar organisationen delvis några kriterier samt helt kriterium, vilket medför att 1p. Totalt inom miljöområdet uppnår organisationen 12p. Totalt uppfyller organisationen 26p. Kontroll av entreprenörer En viss kontroll av huruvida entreprenörerna uppfyller ställda krav har genomförts. Den har dock bara genomförts med intervju. Omdöme Organisationen uppfyller de baskrav som ställs. Inom Arbetsmiljöområdet uppfyller organisationen enligt vår bedömning 10p. Inom Trafiksäkerhetsområdet uppfyller organisationen 4p, kriterier infrias delvis inom övriga kriterieområden. Inom miljöområdet uppfyller organisationen 12p. Totalt uppnår organisationen 26p Förslag Det är möjligt att organisationen kan tilldelas något mer poäng eftersom flera delkriterier infrias inom flertalet bedömningsområden. Slutkommentar Den upphandling som vi granskat har i huvudsak omfattats av flera dokument på både engelska och svenska. Intervjuer har genomförts Dokumenten har varit väl strukturerade och tydligt. Inom trafiksäkerhetsområdet finns en del som kan göras för att bidra till en säkrare trafik. Solna den 28 augusti 2007 På uppdrag av QIII Ana- Maria Sansenovic och Per Nybom 18