Systembeskrivning och guidelines Upphandling av persontransporter. QIII-system version

Transkript

1 Systembeskrivning och guidelines Upphandling av persontransporter QIII-system version

2 System och guidelines för bedömning av upphandlingar av persontransporter QIIIs system för bedömningar av upphandlingar av persontransporter bygger på en granskning av de dokument som styr förhållandet mellan upphandlare och utförare av transporter samt den praxis som finns inom branschen och de överenskommelser som finns mellan parterna. Systemet innehåller tre bedömningsområden som värderas utifrån en fastlagd skala och ett område som utgör de så kallade baskraven. För att bedömningen av de tre bedömningsområdena ska genomföras måste samtliga kriterier i baskraven uppfyllas. Bedömningen ska genomföras genom dokumentgranskning och intervjuer med de personer som är ansvariga för den aktuella upphandlingen alternativt avtalet. För att verifiera att alla krav som ställs i upphandlingen och avtalet infrias genomförs i vissa fall även kontroller hos transportörerna/utförarna. Vid bedömningen ska även hänsyn tas till rådande praxis och muntliga överenskommelser som finns mellan parterna. Med praxis avses i detta fall de företeelser som är en sedvänja eller i allmänt bruk inom det aktuella transportområdet. Med överenskommelser avses muntliga uppgörelser som kan styrkas av båda parter. Bedömningssystemet är indelat i fyra områden som har numreringen 0 till 3. 0 utgörs av Baskraven, 1 Arbetsmiljöområdet, 2 Trafiksäkerhetsområdet och 3 Miljöområdet. Samtliga kriterier inom området Baskrav måste uppfyllas för att en bedömning ska slutföras och den aktuella upphandlingen ska värderas enligt QIIIs värderingssystem. Baskraven innehåller kriterier som utgör grunden för den affärsmässiga uppgörelsen mellan parterna, den upphandlande organisationen och Utföraren eller utförarna. Kriterierna i baskraven är således fundamentet både i QIII-systemet och i en upphandling av persontransporter. Baskraven är uppdelade i följande tre kriterieområden: 0.1 Formella förutsättningar, 0.2 Ekonomiska förutsättningar och 0.3 Allmänna förutsättningar. I samband med att baskraven kontrolleras är det viktigt att ta reda på om den upphandlande organisationen tillämpar en så kallad prekvalificeringfas, vilket innebär att vissa av baskraven redan är avklarade och besvarade innan den aktuella upphandlingen påbörjas. Inom varje bedömningsområde finns det tre bedömningskriterier och inom varje bedömningskriterium finns tre kriterieområden som består av ett varierande antal delkriterier som är utformade som krav. Det finns alltså fyra nivåer i QIIIs bedömningssystem, dessa är: Bedömningsområden Bedömningskriterium Kriterieområden Delkriterium (även begreppen kriterium eller krav används) Poängberäkningen utgår från de olika kriterieområdena och delkriterierna, se bilaga 1 Poängberäkning. Under varje delkriterium finns ett förtydligande samt en förklaring om kriteriet måste vara dokumenterat eller inte. I de fall kriteriet måste vara dokumenterat för att det ska kunna godkännas står det i texten att Kravet ska vara dokumenterat. I vissa fall krävs inte att kriteriet måste vara dokumenterat. I dessa fall räcker det att Beställaren muntligt eller på annat sätt kan verifiera att kriteriet uppfylls. Det framgår då att Kravet bör vara dokumenterat. I de 1

3 fall Beställaren inte har ett dokumenterat krav men ändå kan visa att Utföraren infriar kravet ska även detta godkännas. Här kan texten variera något beroende av vad som avses. 0. Baskrav 0.1 Formella förutsättningar Kriterierna som utgör de formella förutsättningarna utgår till stor del från de lagar och förordningar som finns. Vid upphandling utomlands måste kraven anpassas. Har Beställaren kontrollerat att: Trafiktillstånd finns? Samtliga organisationer som kör yrkesmässig trafik måste ha trafiktillstånd i de fall de utför upphandlade transporter enligt Yrkestrafiklagen SFS 1998:490 Den som utför trafiken skall ha tillstånd till yrkesmässig trafik för persontransporter. Undantag görs för viss linjebunden trafik, exempelvis linjebussar och transporter där huvudsyftet inte är själva transporten. Det är Länsstyrelsen som utfärdar och drar in trafiktillstånden. Kravet om att trafiktillstånd ska finnas behöver inte vara dokumenterat. Det är inte ovanligt att den upphandlande organisationen själv tar reda på om trafiktillstånd finns i samband med att upphandlingen genomförs. Det är dock av vikt att under kontraktstiden kontrollera så att trafiktillståndet upprätthållas av Utföraren. Se punkt Avtalsuppföljning Fordonen är lämplighetsbesiktigade för det ändamål de är avsedda för? Samtliga fordon som kör persontransporter i yrkesmässig trafik måste vara lämplighetsbesiktigade enligt Fordonslagen SFS 2002:574. Kravet om att samtliga fordon som upphandlingen avser är lämplighetsbesiktigade bör vara dokumenterat. I de fall den upphandlande organisationen inte har ett dokumenterat krav men ändå kan bevisa att Utförarens aktuella fordon är lämplighetsbesiktade innan de tas i bruk ska även detta godkännas Organisationen är registrerad och har FA/F-skattebevis? Ett grundläggande krav för att upprätta ett kontrakt med en juridisk person är att denna är registrerad i förenings- eller bolagsregistret och därmed har fått ett FA- eller F- skattebevis. Kravet ska vara dokumenterat i upphandlings- eller avtalsdokumenten, alternativt att utförarna lämnar kopior på registreringsbevisen i samband med att upphandlingen genomförs Tillstånd för internationell trafik finns (vid behov)? Alla yrkesmässiga persontransporter som kör utanför de nationella gränserna måste ha tillstånd för internationell trafik enligt Vägverkets föreskrifter om yrkeskunnande för yrkesmässig trafik, VVFS 2001:51. Kravet bör vara dokumenterat och gäller endast vid upphandlingar som avser transporter som genomförs i andra länder. I de fall den upphandlande organisationen inte har ett dokumenterat krav men ändå kan bevisa att Utföraren har tillstånd för internationell trafik ska även detta godkännas. 2

4 0.1.5 Att relevanta trafikförsäkringar finns? Samtliga fordon som avses ska vara trafikförsäkrade enligt Trafikskadelagen SFS 1975:1410. Det är viktigt att det framgår att det är en relevant trafikförsäkring som avser de transportslag som upphandlas. dokumenterat krav men ändå kan bevisa att Utförarens fordon är trafikförsäkrade ska även detta godkännas Att ansvarsförsäkringar finns? Någon lag som föreskriver att ansvarsförsäkring generellt måste finnas inom området för transporter finns inte. Det är dock viktigt alla som genomför transporter på uppdrag lämnar en heltäckande garanti eller försäkring som täcker in skador som inte regleras i trafikförsäkringen. En ansvarsförsäkring kan dock förekomma i flera olika former och vara utformade som både försäkringar och andra garantier med liknande innehåll. Någon beloppsgräns för ansvarsförsäkringens eller garantins omfattning finns inte Lagar och avtal på arbetsmarknaden tillämpas? För att eftersträva en rättvis konkurrenssituation ska de lagar och avtal som finns på arbetsmarknaden tillämpas. Med avtal avses kollektivavtalsliknande villkor. En upphandling ska inte utgå från att konkurrensfördelar uppkommer genom att försämra de villkor som avtalats eller de lagar som gäller. dokumenterat krav men ändå kan visa att Utföraren tillämpar de lagar och avtal som finns på arbetsmarknaden ska även detta godkännas Lagar och förordningar inom det specifika området som upphandlingen avser tillämpas? Inom området persontransporter finns flera olika lagar, förordningar och föreskrifter som måste tillämpas på de aktuella transporterna exempelvis inom skolskjutsar och färdtjänst. Det bör vara dokumenterat vilka specifika lagar som den aktuella transporten har att ta hänsyn till. Ett dokumenterat krav på att tillämpliga lagar ska tillämpas räcker inte som krav. I de fall den upphandlande organisationen inte har ett dokumenterat krav men ändå kan visa att Utföraren tillämpar de specifika lagar som finns ska även detta godkännas. 0.2 Ekonomiska förutsättningar Kriterierna som utgör de ekonomiska förutsättningarna utgår från att Utföraren inte är på obestånd, i likvidation eller i konkurs. Har Beställaren kontrollerat att: Utföraren inte är föremål för konkurs, likvidation, ackord eller tvångsförvaltning? Det är viktigt att undvika att kontrakt upprättas med utförare som är i konkurs, likvidation, ackord eller har tvångsförvaltning. 3

5 0.2.2 Skatter och sociala avgifter är betalda eller att en betalningsplan finns? Det är viktigt att undvika kommande ekonomiska svårigheter samtidigt som den upphandlande organisationen i upphandlingsfasen får kontroll över om skatter och sociala avgifter är betalda. dokumenterat krav men ändå kan visa att Utföraren har betalat skatter och sociala avgifter eller att en betalningsplan finns ska även detta godkännas Utföraren inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom? Det är viktigt att eliminera förekomsten av utförare som inte är seriösa i sin yrkesutövning eller som gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning. dokumenterat krav men ändå kan visa att Utföraren inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning som medfört en verkställd dom ska även detta godkännas. 0.3 Allmänna förutsättningar Kriterierna som utgör de allmänna förutsättningarna anger minimikrav för vilken säkerhetsutrustning som ska finnas samt att uppföljning av upphandlade transporter som ska genomföras. Har Beställaren krävt att: Utföraren ska förvissa sig om att aktuella förare innehar tillämpliga behörighetsbevis? Utföraren ska kunna visa att aktuella förare innehar körkort med rätt behörighet för att utföra upphandlade transporttjänster. Med rätt behörighet avses exempelvis taxiförarlegitimation, behörighet för att få köra buss, yrkeskompetensbevis eller liknande. Har Beställaren klargjort att: Avtalsuppföljning av upphandlade transporter genomförs under avtalsperioden? En förutsättning för att säkerställa att ställda krav efterlevs är att genomföra uppföljning av upphandlade transporter. Avtalsuppföljningen ska utföras på initiativ av den upphandlande organisationen. Uppföljningen kan utföras av den upphandlande organisationen eller ombud. Minst en uppföljning ska genomföras under avtalsperioden. Om avtalsperioden är längre än fyra år ska avtalsuppföljningar genomföras minst vartannat år. Enligt en dom i EG-domstolen ger likabehandlingsprincipen att köparen inte kan ställa krav som denne inte har för avsikt att följa upp. Om Beställaren ställer krav som inte kommer att följas upp innebär det att Utförare som inte uppfyller dessa krav skulle kunna lämna in anbud som antas. dokumenterat krav men ändå kan visa att de utför dokumenterade avtalsuppföljningar ska även detta godkännas. 4

6 1. Arbetsmiljö Inom Arbetsmiljöområdet finns tre kriterieområden. 1.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, 1.2 Säkerhet samt 1.3 Ergonomi och förebyggande åtgärder. De kriterier som finns inom de tre områdena är poängsatta, vilket framgår efter respektive rubrik. Poängen är olika inom respektive kriterium beroende av hur kriteriet har värderats. I de fall den upphandlande organisationen kräver att Utföraren ska arbeta med AFS 2001:1 Systematiskt Arbetsmiljöarbete uppfylls vissa av de kriterier som finns inom de tre kriterieområdena automatiskt. Dessa är i den nedanstående texten markerade enligt följande (*). 1.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete Organisationer under tio anställda behöver inte tillämpa Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1, föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. De bör dock arbeta enligt de intentioner som finns i föreskriften. För att säkerställa att kraven blir likvärdiga i alla organisationer som utför transporter har kraven som ingår i AFS 2001:1 fördelats på de tre delområdena som ingår i kriterieområdet Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöpolicy (1p) Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En implementerad arbetsmiljöpolicy?* Grunden för ett systematiskt arbetsmiljöarbete är att det finns en arbetsmiljöpolicy som ligger till grund för organisationens arbetsmiljöarbete. Med implementerad avses i detta sammanhang att policyn är väl känd och förankrad i hela Utförarens organisation. Utföraren ska kunna redogöra för implementeringsprocessen. ska bedriva ett aktivt arbetsmiljöarbete Riskanalyser, åtgärder och handlingsplaner (3p) En förutsättning för att förebygga skador är att organisationen genomför regelbundna och dokumenterade undersökningar, riskbedömningar samt tar fram åtgärds- och handlingsplaner Genomför analyser och riskbedömningar av arbetsmiljön?* Som ett led i det förebyggande arbetsmiljöarbetet är riskbedömningar av de mest frekventa och farliga miljöerna en förutsättning för ett aktivt preventivt skyddsarbete. ska bedriva ett förebyggande arbetsmiljöarbete Utarbetar åtgärds- och handlingsplaner för att förbättra arbetsmiljön?* Långsiktiga och kortsiktiga åtgärder för att förbättra arbetsmiljön är en förutsättning för att säkerställa en god utveckling av arbetsmiljön och därmed också en leveranssäkerhet till uppdragsgivaren. 5

7 ska bedriva ett förebyggande arbetsmiljöarbete. Åtgärds- och handlingsplaner är ofta synonymt. Det kan därför räcka om den upphandlande organisationen antingen kräver åtgärds- eller handlingsplaner för att vidta åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö Ha rutiner för att rapportera olyckor till Beställaren? För att Beställaren ska kunna få en fullständig bild av den verksamhet som upphandlats är det av stor vikt att allt av betydelse rapporteras. Skade- och olycksfallsrapporter är en del som är av betydelse för uppdragets genomförande och som ska rapporteras till den upphandlande organisationen. ska rapportera avvikelser, skador eller olyckor även om kravet är generellt Fortlöpande förbättring av arbetsmiljön (6 p) Utföraren ska genomföra fortlöpande förbättringar av arbetsmiljön. Arbetsmiljökonsekvensanalys ska genomföras vid beslut och förändringar som påverkar arbetsmiljön Ha ett dokumenterat arbete för att fortlöpande följa och förbättra arbetsmiljön?* En viktig del i att förbättra arbetsmiljön är att kontinuerligt följa verksamheten utifrån ett arbetsmiljöperspektiv och fortlöpande rapportera, dokumentera brister och förbättringar. ska arbeta med att förbättra arbetsmiljön även om kravet är generellt Genomföra konsekvensanalyser vid förändringar som kan påverka arbetsmiljön?* Vid alla förändringar som genomförs hos Utföraren och som påverkar arbetstagarna ska konsekvensanalyser genomföras i syfte att eliminera eventuella olycksfallsrisker. ska genomföra någon form av analys innan förändringar av verksamheten genomförs. 1.2 Säkerhet Säkerhetsaspekterna för förargruppen kan ur ett arbetsmiljöperspektiv ses utifrån flera aspekter. En trygg arbetsmiljö innebär att många olika delar ska uppfyllas. Den personliga säkerheten som omfattar kontakten med resenärer, allmänheten, hot och våld är en av de viktigaste faktorerna för vissa förargrupper. Trafiksäkerheten, säkra fordon, en god förarmiljö och en organisation som fortlöpande arbetar med att förbättra säkerheten är andra viktiga faktorer som måste uppfyllas för att skapa en god arbetsmiljö. Kriterieområdet Säkerhet är indelat i tre delområden. 6

8 1.2.1 Information och utbildning (2p) Utföraren ska kontinuerligt arbeta med att stärka personalens kompetens. Genom att först analysera problemområden och därefter upprätta mål och handlingsplaner som inkluderar personalens motivation och engagemang i säkerhetsfrågor som skapar förutsättningar till säkra arbetsplatser Ha rutiner för kommunikation och information? Det är viktigt att Utföraren har rutinerna för hur kommunikationen och informationen till och från personalen ska genomföras på ett effektivt sätt. Där all berörd personal kan få viktig information och lämna viktig information inom en rimlig tidsram. ska ha rutiner för kommunikation och information även om kravet är generellt Genomföra utbildning i säkerhetsfrågor? Personalen bör utbildas på flera områden för att kunna hantera olika situationer som kan uppstå. Det är viktigt att personalen ges förutsättningar till att möta våld eller andra situationer som kan uppstå och får en inblick i konflikthantering. ska arbeta med utbildning inom arbetsmiljöområdet även om kravet är generellt Riskbedömning och handlingsplaner (4p) En förutsättning för att försöka förhindra att hot och våld uppstår eller leder till skador är att Utföraren genomför risk- och konsekvensbedömningar och upprättar handlingsplaner. Handlingsplanerna baseras på de bedömningar som görs och utifrån dessa ska en eller flera konkreta åtgärder genomföras för att förhindra eller möta hot och våld Genomföra risk- och konsekvensbedömningar? Det finns olika faktorer som påverkar säkerheten för personalen. En gemensam förutsättning är dock att det inom alla områden som påverkar säkerheten görs en riskoch konsekvensbedömning (ROK). Den risk- och konsekvensbedömningen som genomförs kan ha olika innehåll beroende av vilket transportområde den berör. ska arbeta med risk- och konsekvensbedömningar om kravet är generellt Ha en handlingsplan för att minska hot och våld? Inom flertalet persontransporter förekommer i något sammanhang, någon gång, hot eller våld mot förare. Utföraren ska därför upprätta en handlingsplan för att i möjligaste mån försöka förhindra detta och om det inträffar ska det finnas en plan för hur en förare ska 7

9 gå tillväga för att försöka undvika att skada uppstår. Inom vissa persontransporter är detta krav inte relevant. Det kan således i dessa fall utgå. ska ha en handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön även om kravet är generellt Nödlägesplaner och krishantering (6p) Utföraren ska ha en plan för hur personalen ska gå tillväga i samband med att en nödlägessituation uppstår i anslutning till att en olycka inträffat. Det ska också finnas en plan för krishantering och en krisorganisation som kan sättas in för att hjälpa den personal som varit med om en olycka. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: Nödlägesplaner? Nödlägesplaner eller handlingsplaner vid olycka ska finnas hos Utföraren. Nödlägesplanen ger en praktisk beskrivning om vad som ska göras i samband med att en olycka inträffar. ska ha en plan eller rutiner för att ge en handledning när en olycka inträffat även om kravet är generellt Krishanteringsplan? Det är viktigt att Utföraren har planer för att hjälpa den personal som är med om en olycka. I samband med att en olycka inträffat ska personal erbjudas saklig hjälp för att bearbeta sina upplevelser. En plan kan också inkludera en krisorganisation enligt punkt ska ha någon form av krishantering även om kravet är generellt Tillgång till en krishanteringsorganisation? Utföraren ska ha tillgång till en organiserad form av krishantering exempelvis i samverkan med företagshälsovården eller liknande verksamheter. ska ha någon form av krishantering även om kravet är generellt. 8

10 1.3 Ergonomi och förebyggande åtgärder Utföraren ska granska och följa upp de ergonomiska förhållandena genom kontinuerliga skyddsronder eller motsvarande. Manuella arbetsmoment som medför lyft eller andra påfrestande aktiviteter ska identifieras och åtgärdas. Med förebyggande åtgärder avses verksamheter som har till syfte att förebygga ohälsa både på kort och lång sikt. Inom ramen för kriterieområdet finns tre delområden Aktiv skyddsverksamhet (2p) Det är viktigt att Utföraren har kontroll över arbetsmiljön genom att granska och följa upp de ergonomiska förhållandena som råder genom kontinuerliga skyddsronder Genomföra kontinuerliga skyddsronder?* Utföraren ska genomföra kontinuerliga skyddsronder. Med kontinuerlig avses i detta fall att skyddsronder ska genomföras minst en gång per år samt vid behov. har någon form av aktivt skyddsarbete även om kravet är generellt Identifiera och dokumentera arbetsmoment som medför fysiska påfrestningar?* En viktig förutsättning i samband med att skyddsronder eller analyser av Utförarens verksamhet genomförs är att identifiera och dokumentera arbetsmoment som medför lyft eller andra fysiska ansträngningar. har någon form av aktivt skyddsarbete även om kravet är generellt Hälsovård (4p) För att säkerställa en god hälsovård krävs att Utföraren är ansluten till en företagshälsovård eller jämförbar verksamhet som personalen har tillgång till Ha tillgång till företagshälsovård eller motsvarande verksamhet? Personalen hor Utföraren ska ha tillgång till en företagshälsovård eller jämförbar verksamhet. har någon form av hälsovård även om kravet är generellt Kontroll och hälsostatus (6p) En viktig del i arbetsmiljöarbetet är att genom frivilliga kontroller följa upp personalens psykiska och fysiska välbefinnande för att i möjligaste mån förebygga ohälsa och olyckor. 9

11 Kontrollera förarnas hälsostatus? Kontroller av yrkesförares hälsostatus (medicinska status) regleras i Körkortslagen SFS 1998:488. Utöver detta ska Utföraren ha rutiner för att minst var femte år kontrollera hälsostatusen för samtliga förare och minst vartannat år kontrollera förare över 65 år Ha ett friskvårdsprogram? Utföraren ska ha ett frivilligt friskvårdsprogram som samtliga förare har tillgång till och kan nyttja. har någon form av frivilligt friskvårdsprogram även om kravet är generellt. Trafiksäkerhet Inom Trafiksäkerhetsområdet finns tre kriterieområden. 2.1 Hastigheter och körbeteenden, 2.2 Säkra fordon samt 2.3 Alkohol och droger. De kriterier som finns inom de tre områdena är poängsatta, vilket framgår efter respektive rubrik. Poängen är olika inom respektive kriterium beroende av hur kriteriet har värderats. I de fall den upphandlande organisationen kräver att Utföraren ska arbeta med ett ledningssystem för Trafiksäkra transporter uppfylls i några fall av de kriterier som finns inom de tre kriterieområdena automatiskt. Dessa är i den nedanstående texten markerade enligt följande (*). 2.1 Hastigheter och körbeteenden Hastigheten är den enskilt viktigaste faktorn för att minska antalet olyckor och verkan av en olycka. Det är därför av stor betydelse för trafiksäkerheten att både Beställaren, den utförande organisationen och förarna är medvetna om detta och motiverade till att anpassa hastigheterna efter rådande förhållanden och de hastighetsgränser som finns Trafiksäkerhetspolicy (2p) Grundläggande för trafiksäkerhetsarbetet är att det finns en implementerad trafiksäkerhetspolicy i Utförarens organisation. Det ska också finnas dokumenterade riktlinjer för hastigheter. Dessa kan också vara integrerade i trafiksäkerhetspolicyn. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En implementerad trafiksäkerhetspolicy? * Utföraren ska ha en implementerad trafiksäkerhetspolicy som bland annat tar upp hastigheter, alkohol och droger samt bältesanvändning. Med implementerad avses i detta sammanhang att policyn är väl känd och förankrad i hela Utförarens organisation. Utföraren ska kunna redogöra för implementeringsprocessen. Om Beställaren kräver en separat alkohol- och drogpolicy behöver detta inte tas med i trafiksäkerhetspolicyn. Detsamma gäller bältesanvändningen. 10

12 Dokumenterade riktlinjer för hastigheter? Utföraren ska ha dokumenterade riktlinjer för att säkerställa att alla transporter utförs inom gällande, lagliga hastighetsgränser och att hastigheten alltid anpassa till rådande förhållanden. har någon form av trafiksäkerhetsprogram eller trafiksäkerhetsarbete även om kravet är generellt Kontroll av hastigheter, kör- och vilotider (6 p) Utföraren ska kunna kontrollera hastigheterna på fordonen. Det krävs också att dessa registreras och dokumenteras. För att eliminera hastighetsöverträdelser ska Utföraren ha riktlinjer, åtgärds- eller handlingsplaner som medför någon form av åtgärder i de fall detta förekommer. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: Rutiner för att kontinuerligt, minst kvartalsvis, genomföra hastighetskontroller på minst 1/3 av aktuella fordon? Utföraren ska ha ett system för att kontinuerligt kontrollera minst 1/3 av de aktuella fordonens hastigheter. Det har ingen betydelse vilken typ eller form av mätningar (kontroller) som genomförs. Kravet är att mätningarna ska ge tillförlitliga resultat. Om minst 1/3 av de aktuella fordonen har tekniska stödsystem för att eliminera hastighetsöverträdelser uppfyller detta kravet Riktlinjer, åtgärds- eller handlingsplaner som syftar till att följa upp och eliminera hastighetsöverträdelser? Med riktlinjer, åtgärds- och handlingsplaner avses förfaranden som leder till att minska eller helt ta bort hastighetsöverträdelser. Utföraren ska ha förfaranden för att följa upp och eliminera överträdelser. Innehållet i dessa ska tydligt ange tillvägagångssättet när en hastighetsöverträdelse har gjorts samt åtgärder för att förhindra att detta återkommer. Överträdelsen ska kommuniceras mellan ledning och aktuell förare. Kravet ska vara dokumenterat Riktlinjer för att eliminera överträdelser, kontroll av kör- och vilotidsregler och vägarbetstidslagen Utföraren ska ha riktlinjer för att kontinuerligt kontrollera och eliminera överträdelser av kör- och vilotidsreglerna eller överträdelser av vägarbetstidslagen. Med riktlinjer avses dokumenterade förhållningsregler. Med kontinuerligt avses i detta sammanhang att kontrollerna ska genomföras minst en gång varje halvår och omfatta minst 1/3 av aktuella förare vid varje tillfälle. Avvikelser ska dokumenteras och rapporteras till Beställaren. 11

13 Kravet bör vara dokumenterat. I de fall Beställaren inte har ett dokumenterat krav men ändå kan visa att kravet uppfylls ska även detta godkännas om det framgår i upphandlingsunderlagen eller i avtalet att Utföraren ska ha någon form av Uppföljning av kör- och vilotider även om kravet är generellt Stödfunktioner för hastighetsanpassning (9 p) Utföraren ska ha tekniska stödfunktioner i sina fordon typ ISA-utrustning som kan lagra data. Det ska också finnas ett uppföljningssystem, riktlinjer, åtgärds- och handlingsplaner som avses i punkt Utrusta alla fordon med stödsystem för att eliminera hastighetsöverträdelser? Utföraren ska ha utrustat alla aktuella (avtalade) fordon med tekniska stödsystem som anger hastighetsbegränsningen på vägsträckan, typ ISA-system. Stödsystemen ska ha en funktion som larmar eller på annat sätt ger utslag om hastighetsgränsen överskrids. Stödsystemen ska kunna lagra data som kan avläsas, i minst tre månader. Kravet ska vara dokumenterat Riktlinjer, åtgärds- eller handlingsplaner som syftar till att följa upp och eliminera hastighetsöverträdelser? Med riktlinjer, åtgärds- och handlingsplaner avses förfaranden som leder till att minska eller helt ta bort hastighetsöverträdelser. Utföraren ska ha förfaranden för att följa upp och eliminera hastighetsöverträdelser. Innehållet i dessa ska tydligt ange tillvägagångssättet när en hastighetsöverträdelse har gjorts samt åtgärder för att förhindra att detta återkommer. Överträdelsen ska kommuniceras mellan ledning och aktuell förare. Kravet ska vara dokumenterat 2.2 Säkra fordon Säkra fordon tar i huvudsak upp de fysiska förutsättningarna, fordon och utrustning. Det finns dock några kriterier som avser handhavande och kompetens som är kopplat till säkerhetsarbetet Fordon och utrustning (1 p) Utföraren ska ha rutiner för att säkerställa att däck är gott skick och att godkända bilbälten finnas i samtliga fordon. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: Riktlinjer för att kontinuerligt säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade? Med riktlinjer avses även rutiner för att säkerställa att fordonens däck kontrolleras. Med kontinuerligt avses löpande kontroll i samband med säkerhetstillsyn före köruppdrag. Även en mer omfattande kontroll som genomförs månads- eller veckovis utifrån en checklista ska anses som kontinuerlig kontroll. dokumenterat krav men ändå kan visa att kravet uppfylls ska även detta godkännas om 12

14 det framgår i upphandlingsunderlagen eller i avtalet att Utföraren ska ha någon form av kontinuerlig fordonstillsyn även om kravet är generellt Godkända trepunktsbälten på samtliga platser i alla fordon som nyttjas samt kontinuerlig kontroll av bälten? För bussar över 3,5 ton godkänns tvåpunktsbälten Med godkända bilbälten avses att bilbältena antingen ska vara fabriksmonterade eller eftermonterade utifrån Vägverkets föreskrifter och rekommendationer. Begreppet samtliga platser inbegriper även platser för rullstolar. Utföraren ska dagligen kontrollera att samtliga bälten är i funktionsdugligt skick Handhavande, tillsyn och säkerhetsutrustning (2 p) Utföraren ska säkerställa att fordon och utrustning är i så gott skick att transporterna inte äventyras på något sätt Genomför godkända bromskontroller var sjätte månad hos ASB eller ackrediterad verkstad på alla specialfordon och fordon som tar mer än fem passagerare? Med specialfordon avses fordon för transporter av personer i rullstolar och bårtransporter Ha dokumenterade rutiner för och tillämpa kontinuerlig tillsyn underhåll och service av fordon? Med dokumenterad avses att tillsyn och underhåll ska dokumenteras eller genomföras utifrån en checklista eller motsvarande, där det framgår vad som kontrollerats, när kontrollen är genomförd och vilka åtgärder som vidtagits. Med kontinuerligt menas att tillsyn och underhåll ska göras med en intervall om minst var 14:e dag och service ska genomföras enligt fordonstillverkarens rekommendationer Ha fordonsutrustning enligt följande: 1) Huvudstöd (nackstöd) på samtliga platser, 2) ABS-bromsar, 3) Antisladdsystem ESP, 4) Lastförskjutningsskydd? 3) och 4) avser person-/kombibilar. Huvudstöd och ABS-bromsar gäller samtliga fordon. Krav 3) gäller person- och kombibilar och krav 4) gäller så kallade kombibilar. Med kombibilar avses bilar som har ett med kupén integrerat bagageutrymme Ha säkerhetsutrustning enligt följande: 1) Brandsläckare, 2) Reflekterande skyddsväst, 3) Handlampa, 4) Förbandsutrustning, 5) Bälteskniv? Bussar över 3,5 ton ska ha utrymningsinstruktioner. Med säkerhetsutrustning avses all utrustning som bidrar till att öka säkerheten och inte är tillval/standard eller fast monterad i fordonet. Med utrymningsinstruktioner avses foldern Safety on board, instruktioner i bussen eller motsvarande. 13

15 2.2.3 Kompetens och säkerhetsfunktioner (3 p) Utföraren ska genomföra åtgärder för att säkerställa att transporterna sker på ett sådant sätt att de i möjligaste mån eliminerar tillbud och olyckor. Detta görs genom att skapa genomtänkta förutsättningar och tillvägagångssätt Genomföra kontinuerlig trafiksäkerhetsutbildning? Med trafiksäkerhetsutbildning avses utbildningar som syftar till att öka säkerheten i trafiken och som bland annat tar upp körbeteenden, hastigheter, bältesanvändningen, alkohol och droger. Med kontinuerlig avses att utbildningen ska genomföras minst en gång per år. har någon form av trafiksäkerhetsinformation eller utbildning även om kravet är generellt Rutiner för att säkerställa att bilbälten används av förare och passagerare? Med rutiner avses i detta fall att Utföraren ska ha ett eller flera tillvägagångssätt för att uppmana passagerare att använda bilbälten samt riktlinjer eller rutiner för att förare alltid ska använda bilbälte Regler för begränsning av mobiltelefonkommunikation under körning? Utföraren ska ha regler för att begränsa kommunikation i mobiltelefon. Mobiltelefonkommunikation ska begränsas så att de helt undviks under körning med undantag för akuta, viktiga meddelanden. ska begränsa kommunikation med mobiltelefon under körning även om kravet är generellt Bältespåminnare med ljud- och ljussignal på förarplatsen? De fordon som används ska vara utrustade med bältespåminnare som har både ljud- och ljussignal på förarplatsen. Detta ersätter delar av kravet i punkt dokumenterat krav men ändå kan visa att kravet uppfylls ska även detta godkännas. 2.3 Alkohol och droger Alkohol och även droger står för en betydande del av de riskfaktorer som finns i samband med yrkestrafiken. 14

16 2.3.1 Alkohol- och drogpolicy (1 p) Utföraren ska ha en alkohol- och drogpolicy inklusive ett åtgärdsprogram och en rehabiliteringsplan. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En implementerad alkohol- och drogpolicy?* (AFS 2001:1) Utföraren ska ha en implementerad alkohol och drogpolicy. Med implementerad avses i detta sammanhang att policyn är väl känd och förankrad i hela Utförarens organisation. Utföraren ska kunna redogöra för implementeringsprocessen Ett åtgärdsprogram inklusive rehabiliteringsplan?* (AFS 2001:1) Utföraren ska ha ett åtgärdsprogram där det framgår vilka åtgärder som ska vidtas i samband med att en medarbetare är alkohol- eller drogpåverkad på arbetsplatsen inklusive formerna för en rehabiliteringsplan Alkohol- och drogtester (3 p) Utföraren ska genomföra alkohol- och drogtester. Minst hälften av Utförarens fordon ska ha tekniska stödsystem, alkolås, för att förhindra att alkoholpåverkade förare kan starta ett fordon. Stödsystemet ska kunna lagra data, som ska avläsas kontinuerligt och arkiveras i minst ett år Genomför drogtester på personal som ska anställas? Utföraren ska ha rutiner för att genomföra drogtester på de förare som nyanställs. Avser alla anställningar som är kopplade till uppdraget Ha rutiner för att säkerställa att alkohol inte förekommer i samband med arbetet? Utföraren ska ha rutiner för att kontrollera så att alkohol inte förekommer i samband med arbetet. Kontrollerna kan vara slumpmässiga men ska genomföras med viss kontinuitet och ska vara kända av personalen Ha 2/3 av de fordon som används utrustade med alkolås som kan lagra data? Hälften av de fordon som används för de aktuella transporterna ska vara utrustade med alkolås som kan lagra data Lagra data från alkolåsen mins ett år? Utföraren ska arkivera alla data från alkolåsen i minst ett år. dokumenterat krav men ändå kan visa att kravet uppfylls ska även detta godkännas. 15

17 2.3.3 Stödsystem, alkolås (6 p) Utförarens samtliga fordon som används ska ha ett tekniskt stödsystem, alkolås, som eliminerar förekomsten av alkohol vid företagets transporter Utrustat samtliga fordon med tekniska stödsystem, alkolås, som kan lagra data samt riktlinjer eller rutiner för handhavande av alkolås och åtgärdsprogram. Samtliga fordon som ingår i de avtalade transporterna ska vara utrustade med alkolås. Det är fritt att använda olika typer (bränslecell eller halvledare) av alkolås under förutsättning att dessa kan lagra data. Utföraren ska ha ett åtgärdsprogram eller liknande där det framgår vilka åtgärder som ska vidtas i samband med att förare är alkoholpåverkad. 3. Miljö Inom Miljöområdet finns tre kriterieområden. 3.1 Utförarens/organisationens miljöarbete, 3.2 Effektivare och alternativ drivmedelsanvändning samt 3.3 Hantering av kemikalier, avfall och fordonsunderhåll. De kriterier som finns inom de tre områdena är poängsatta, vilket framgår efter respektive rubrik. Poängen är olika inom respektive kriterium beroende av hur kriteriet har värderats. I de fall den upphandlande organisationen kräver att Utföraren ska arbeta med miljöledningssystem som utgår från standarden ISO , EMAS eller liknande uppfylls vissa av de kriterier som finns inom de tre kriterieområdena automatiskt. Dessa är i den nedanstående texten markerade med *. 3.1 Utförarens miljöarbete Grunden för en effektiv förbättring av miljön är att Utföraren har ett organiserat systematiskt arbetet som baseras på kunskap och kompetens samt att det avsätts resurser för att genomföra ständiga förbättringar Miljöpolicy (1p) Grundläggande för miljöarbetet är att det finns en implementerad miljöpolicy i Utförarens organisation. Det ska också finnas miljöansvariga i organisationen. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En implementerad miljöpolicy?* Förutsättningen för ett systematiskt miljöarbete är att det finns en miljöpolicy som ligger till grund för organisationens miljöarbete. Med implementerad avses i detta sammanhang att policyn är väl känd och förankrad i hela Utförarens organisation. Utföraren ska kunna redogöra för implementeringsprocessen. ska bedriva ett aktivt miljöarbete eller ska ha ett miljöledningssystem Kunskap om den miljöpåverkan som förekommer?* 16

18 Med kunskap avses att Utföraren ska ha en ansvarig person som har kunskapen om den miljöpåverkan som förekommer i samband med Utförarens totala verksamhet Mål och handlingsplaner för att minska utsläpp av emissioner (3p) Förutsättningen för att kunna reducera utsläpp av emissioner är att Utföraren aktivt arbetar för att minska drivmedelsförbrukningen. Det ska finnas tydliga mål och en handlingsplan som beskriver hur och med vilka metoder som målen ska uppnås. Det ska också finnas dokumenterade riktlinjer för hur drivmedelsförbrukningen ska sammanställas. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En dokumentation av drivmedelsförbrukningen?* Utföraren ska kontinuerligt, minst kvartalsvis, dokumentera drivmedelsförbrukningen. Drivmedelsförbrukningen ska vara relaterad till respektive fordon. ska bedriva ett aktivt miljöarbete eller ska ha ett miljöledningssystem Implementerade tidsatta mål och en handlingsplan för att minska drivmedelsåtgången? Med mål avses att de ska finnas dokumenterade mål uttryckt i en enhet eller ett procenttal som ställs i förhållande till exempelvis körda kilometer alternativt utförarens omsättning eller liknande. Med tidsatt avses att målet ska vara uppfyllt inom en angiven tidsram, dock längst tolv månader. Med handlingsplan avses ett dokumenterat underlag där metoder och tillvägagångssätt beskrivs för att uppnå det uppsatta målet. Med implementerad avses i detta sammanhang att mål och handlingsplan är väl känd och förankrad i hela Utförarens organisation En dokumenterad plan för att minska beroendet av fossila bränslen? Med plan avses en dokumenterad och av ledningen fastlagd plan för att minska fossila drivmedel i Utförarens verksamhet. Tidsperspektivet i planen kan variera men ska som längst omfatta avtalstiden. Målet i planen behöver nödvändigtvis inte sikta på att helt ta bort fossila bränslen. 17

19 3.1.3 Krav på Fordon (6p) En förutsättning för att minska skadliga utsläpp till luft är att de fordon som används har den utrustning som finnas för att minska och begränsa emissioner från fossila bränslen. Det är också av betydelse att ha fordon som kan drivas på alternativa, ickefossila drivmedel Ha samtliga fordon utrustade med motorvärmare? Utförarens samtliga fordon ska vara utrustade med motorvärmare för att undvika kallstarter och därmed onödiga utsläpp av skadliga ämnen till luft. I de fall fordonen är uppställda i uppvärmda utrymmen kan kravet också anses vara uppfyllt Ha minst 2/3 fordon som är Miljöklass 2000 eller bättre? Utföraren ska tillhandahålla fordon som är av Miljöklass 2000 (vilket motsvarar Euro 3) eller bättre, omfattningen ska vara minst 2/3 av de fordon som används i verksamheten. Om beställaren kräver att fordon inte får vara äldre än vad som motsvaras i de angivna miljöklasserna ska detta jämföras med detta krav. Miljöklass EL, Miljöklass EEV och Miljöklass Hybrid räknas som bättre än Mk Ha katalysator och partikelfilter på minst 2/3 av de dieselfordon som används? Utföraren ska tillhandahålla fordon som har katalysator och partikelfilter, omfattningen ska vara minst 2/3 av de fordon som används i uppdraget Ha en fordonsflotta där minst 1/3 av fordonen kan drivas med ickefossila drivmedel? Utföraren ska för uppdraget tillhandahålla fordon som drivs helt eller delvis med ickefossila drivmedel, omfattningen ska vara minst 1/3 av de fordon som används i verksamheten. I de fall Utförarens samtliga fordon kan drivas med alternativa drivmedel anses samtliga krav uppfyllda. 3.2 Effektivare och alternativ drivmedelsanvändning Oavsett vilka drivmedel som används så är det av stor vikt att de nyttjas så effektivt som möjligt. Energiåtgången ska alltid vara så liten som möjligt. Alternativa drivmedel ska användas när så är kan ske utifrån tillgång på drivmedel Utbildning och information (2p) Utföraren ska kontinuerligt arbeta med att stärka personalens kompetens. Genom att upprätta mål och handlingsplaner som inkluderar personalens motivation och engagemang och som skapar förutsättningar som bidrar till effektivare drivmedelsanvändning. 18

20 Genomföra utbildning i syfte att minska drivmedelsförbrukningen? Utföraren ska genomföra utbildningsinsatser i syfte att minska drivmedelsförbrukningen. Utbildningsinsatserna ska omfatta samtliga berörda förare. Utbildningsinsatserna ska vara återkommande minst var tredje år. Innehållet i utbildningen ska motsvara Eco-driving Ha rutiner för kommunikation och information till anställda? Utföraren ska ha rutinerna för hur kommunikationen och informationen till och från personalen ska genomföras på ett effektivt sätt för att lämna och ta in information, förslag avseende åtgärder för att minimera drivmedelsförbrukningen Uppföljning och motivation (6p) För att kunna minska och begränsa drivmedelsförbrukningen krävs att Utföraren kan göra fortlöpande uppföljningar. Det är också av stor betydelse att utföraren skapar motivation hos förare och personal att medverka till att drivmedelsförbrukningen blir så låg som möjligt Ha ett system för att kunna följa upp drivmedelsförbrukningen relaterat till respektive fordon? Med system avses en metodisk tillämpning och kontinuerlig uppföljning av drivmedelsförbrukningen som är relaterad till respektive fordon eller förare Ha incitamentprogram och åtgärder som syftar till att minska drivmedelsförbrukningen? Med incitamentprogram avses personliga eller kollektiva program som syftar till att uppmuntra förare/personalen att fortlöpande arbeta med att minska eller begränsa drivmedelsåtgången. Med åtgärder avses handlingar som sätts in om någon avvikelse noteras Drivmedel och stödsystem (9p) 19

21 Det är viktigt att energiåtgången minskas samtidigt som de fordon som används i så stor utsträckning som möjligt övergår till att köra på ickefossila drivmedel Ha minst 1/3 av sina fordon utrustade med stödsystem som visar hur körsättet påverkar fordonets bränsleförbrukning? Med stödsystem avses tekniska system som registrerar drivmedelsförbrukningen och som registrerar hur körsättet påverkar drivmedelsåtgången Köra med ickefossila drivmedel i minst 2/3 av de aktuella transporterna? Utföraren ska i minst 2/3 av sina transporter använda fordon som kör på ickefossila drivmedel. Kravet ska vara dokumenterat 3.3 Hantering av kemikalier, avfall och fordonsunderhåll Utföraren ska kontinuerligt arbete med att ersätta produkter som är miljöskadliga Kemikalier och avfall vid fordonsunderhåll (1p) Utföraren ska ha en förteckning över de kemikalier som används i uppdraget och ha rutiner för säker hantering. Utföraren ska ha rutiner för sortering och hantering av olika slags avfall och åtgärder för att minska avfallsmängderna. Har Beställaren krävt att Utföraren ska ha: En förteckning över vilka miljöskadliga ämnen som används i samband med fordonsunderhåll? Med förteckning avses en dokumenterad lista över de miljöskadliga ämnen som används av Utföraren eller dennes leverantörer som sköter fordonsunderhållen Rutiner för säker hantering av miljöskadliga ämnen? Med rutiner för säker hantering avses dokumenterade beskrivningar av tillvägagångssätt för sortering, förvaring och hantering av de miljöskadliga ämnen som förekommer Produktval (2p) Utföraren ska ha kunskap om den miljöpåverkan de kemikalier som används i uppdraget utgör och ha en plan för utbyte av sådana kemikalier som återfinns i begränsningsdatabasen 20

22 Ha kunskap om den miljöpåverkan som de kemikalier som används innebär? Med kunskap avses att Utföraren ska ha en ansvarig person som har ansvaret för och kunskapen om de kemikalier som används. I de fall Utföraren anlitar leverantörer för att utföra fordonsunderhåll eller liknande som medför att kemikalier används ska Utföraren ställa detta krav på leverantören Ha en plan för avveckling av de miljöskadliga ämnen som används? Med plan avses en dokumenterad och av ledningen fastlagd plan för att minska och avveckla de miljöskadliga ämnen som finns i Utförarens verksamhet. Tidsperspektivet i planen kan variera men ska som längst omfatta avtalstiden. Målet i planen behöver nödvändigtvis inte sikta på att helt ta bort de miljöskadliga ämnen som används om de inte kan ersättas av likvärdiga produkter/ämnen Välja miljömärkta produkter i de fall de finns på marknaden? Utföraren ska alltid välja miljömärkta produkter om de finns tillgängliga på marknaden. Undantag kan göras om de miljömärkta produkterna inte anses vara likvärdiga med de produkter som ska ersättas Fordonsunderhåll och service (3p) Utföraren ska vid däckbyte på de fordon som används i uppdraget använda sådana däck vars slitbanegummi är fritt från märkningspliktig olja enligt EU:s klassificerings- och märkningsdirektiv 67/548/EEG (dvs HA-oljor). Utföraren ska ha regelbunden service på fordonen och tvätt av fordonen som används i uppdraget ska ske i en tvätthall som uppfyller kriterierna för Svanen, miljömärkning av fordonstvättar (version 1.8 eller senare) eller likvärdigt Genomföra kontinuerlig tillsyn, underhåll och tvätt av fordon? Med kontinuerligt menas att tillsyn och underhåll ska göras med en intervall om minst var 14:e dag och vara dokumenterad. Med dokumenterad avses att tillsyn och underhåll ska genomföras utifrån en checklista eller motsvarande, där det framgår vad som kontrollerats, när kontrollen är genomförd och vilka åtgärder som vidtagits. Tvätt ska 21

23 genomföras ske i en tvätthall som uppfyller kriterierna för Svanen, miljömärkning av fordonstvättar (version 1.8 eller senare) eller likvärdigt Ha serviceavtal eller motsvarande? Kravet innebär att service alltid ska göras enligt rekommendationer från fordonstillverkaren Alltid välja däck fria från märkningspliktiga oljor enligt EUs klassificering? Utföraren ska vid däckbyte på de fordon som används i uppdraget använda sådana däck vars slitbanegummi är fritt från märkningspliktig olja enligt EU:s klassificerings- och märkningsdirektiv 67/548/EEG dvs HA-oljor. 22