Mäta för att leda. Eva Barrelöv vårdchef ÖNH NLL Per Berglund verksamhetschef ÖNH NLL

Transkript

1 Mäta för att leda Eva Barrelöv vårdchef ÖNH NLL Per Berglund verksamhetschef ÖNH NLL

2 Dagens agenda Underliggande organisatorisk ordning och reda Utveckling i små steg Länskliniken idag Tidigare mått Vad mäter vi idag? Vårdgarantin NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 2

3 VO ÖNH/KÄK 2 basenheter ÖNH Käk- och munsjukdomar Presentationen idag handlar om basenheten ÖNH NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 3

4 Att skapa en länsklinik, utveckling i små steg 1997 länssamråd ÖNH, 3 separata basenheter, olika förvaltningar (ÖNH resp Käk i Boden sektioner inom VO Kirurgi) 1999 Medicinsk samverkan 2001 efter utmaningen, VO ÖNH bildas inom division Opererande, 3 basenheter (ÖNH Ge, ÖNH Pi, ÖNH/KÄK Sy) 2002 stor ledningsgrupp med EC-VåC-SC-VC 2004 VO ÖNH ny driftorganisation med 2 basenheter (BE ÖNH, BE Käk - och munsjukdomar) NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 4

5 Utveckling i små steg, forts 2004 första ÖNH-länsmötet med alla personal vid ÖNH-mottagningarna, Överkalix, vändpunkten i synen på länskliniken enl dr Niklasson 2008 nya EC inom syn-hörsel i stället för sektionsledare, samtidigt minskades ledningsgruppen för VO ÖNH/KÄK till LC/VCönh, VCkäk, VåCönh, Chef syn-hörsel, personalspecialist, ekonom, sekreterare NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 5

6 Dagens organisation BE ÖNH 3 delar: Omvårdnadspersonal+sekreterare vid våra 3 mottagningar, 3 EC+1 VåC Medicinsk stab, alla ÖNH-läkare i länet, SC Rehabilitering syn-hörsel, chef 4 hörcentraler, EC Teknisk hörselvård, teknisk chef Pedagogisk hörselvård, EC Syncentral, EC Tolkcentral, EC NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 6

7 Vision och verksamhetssidé Vision För patienter med sjukdomar och handikapp inom Öron-Näsa-Hals-Käke-Mun vill vi skapa en fullt integrerad vård med optimal förmåga att minska sjukdomarnas och handikappens inverkan på patienternas liv och hälsa Verksamhetsidé Inom våra verksamhetsområden erbjuder vi, med tilldelade resurser, en bra och behovsstyrd sjukvård/rehabilitering utförd med god tillgänglighet, hög kompetens och empati. Arbetsklimatet präglas av öppet ledarskap, samverkan, delaktighet och flexibilitet där helhetssyn och länsgemensamma rutiner är vägledande NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 7

8 Arbetsklimatet präglas av öppet ledarskap, samverkan, delaktighet och flexibilitet där helhetssyn och länsgemensamma rutiner är vägledande. Detta innebär en massa arbete med att skapa: Samma rutiner (på insidan) Samma tekniska utrustning och samma prylar på våra mottagningar och operationsavdelningarna op-galler etc Gemensam telefonrådgivning och tidbokning Gemensam journalskrivningsproces VAS som gemensam länsövergripande journal NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 8

9 Länsgemensam Arbetsmiljöplan Kvalitetsplan Utbildnings- och kompetensutvecklingsplan Lönekriterier för alla yrkesgrupper Utarbetande av gemensamma rutiner utifrån författningen SOSFS 2005:12 speglas på insidan arbetet pågår just nu NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 9

10 Men det räcker inte, utan man måste också Skapa en gemensam kultur Genomförda aktiviteter: Nätverksgrupper för sekreterare, sköterskor, op-planerare, enhetschefer, operationspersonal, webbredaktörer Genombrottsteam hörsel, näsor, tumörer Gemensamma länsmöten för läkare Gemensam schemaläggning för läkarna Rotation av läkare till Piteå och Gällivare Årligen gemensamma möten för alla på kliniken i länet initialt ÖNH-mott och läkare, sedan även synhörselenheten och nu även käk NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 10

11 Spridning av beslut, information Den underliggande nätverksstrukturen är utmärkta kanaler för cheferna i perspektivet ledning och styrning NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 11

12 Ledningsgruppens utveckling Vid starten ( ) av länskliniken en stor grupp med alla chefsnivåer för korta informationsvägar och samsyn. Förmåga till helikopterperspektiv krav på medlemmarna i ledningsgruppen. Ledningsgruppen måste vara enad utåt. Ca 1 möte per månad. Nu (fr.o.m. 2008) en slimmad grupp med relativt få möten (3 per halvår) NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 12

13 Möteskultur Att gå från en möteskultur med massor av möten där man mest pratar men kanske inte agerar Till En arbetskultur där alla chefer vet sitt uppdrag och hemmavid agerar utifrån det och där ledningsgruppsmöten är arbetsmöten med fokus på strategiska frågor NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 13

14 En förutsättning är tydliga uppdrag för alla chefer Delegationer av delar av verksamhetschefens författningsreglerade ledningsuppdrag till vårdchefen och chefen för syn-hörselenheten. Innefattar även ansvaret för patientsäkerhetsarbetet. En chef för läkargruppen med personalarbetsmiljö och utbildningsansvaret En medicinskt ansvarig överläkare i Gällivare Enhetscheferna har ett traditionellt uppdrag Alla har nedskrivna uppdrag NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 14

15 Andra viktiga förutsättningar En personalspecialist för hela VO (sitter i Gällivare) Stöd för cheferna, ser alla anställningar etc Håller i kallelser och protokoll för samverkansgruppen Deltar i ledningsgruppen En ekonom för hela VO (sitter i Gällivare) Stöd för cheferna Långsiktig ekonomisk planering och en benhård kontroll på nuläget Deltar i ledningsgruppen NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 15

16 Mått Efter en lång introduktion dags att mäta NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 16

17 Tidigare Mest historiska mått Väntelistor Antal besök och operationer Ekonomiska utfallet i stort Passivt förklara varför det gick åt skogen med ekonomin NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 17

18 Läkarbesök dagtid ÖNH Boden-Sunderbyn Åtagande 2002 Antal besök Utfall 2002 Utfall 2001 Utfall 2000 Utfall 1999 Utfall 1998 Utfall 1997 Utfall 1996 Utfall 1991 Utfall Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Årtal NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 18

19 Remissantal per månad , ÖNH SY Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 19

20 VL sluten och öppen vård ÖNH januari 2000 november Slutenvård Öppenvård jan-00 mar-00 maj-00 jul-00 sep-00 nov jan 01-mar 01-maj 01-jul 01-sep NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 20

21 Dagens mått Vi har lagt till flödesmått realtidsmått som: Remissflödet Antal försenade mottagningsbesök och operationer TTT Tele-Q (kommer att byta till Call-Me när Call-Me blir nog bra ) Produktionsmått och väntelistor mer som en bakgrundsinformation Ekonomiska mått Divisionens spindeldiagram NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 21

22 Inkomna remisser ÖNH-klin NLL V V V Vecka Totalt inkomna varav åtgärdade NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 22 Antal

23 Inkomna remisser 2008 varav åtgärdade (åtgrädade=besvarade, returnerade eller vidarebefordrade) antal v v 5 v 9 v 13 v 17 v 21 v 25 v 29 v 33 Vecka v 37 v 41 v 45 v 49 totalt inkomna varav åtgärdade NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 23

24 Tredje Tillgängliga Tid TTT, styrkort medelvärde Dagar 5 V V 19 V 24 V 29 V 34 V 39 V 44 V 49 V 2 V 7 V 12 V 17 V 22 V 27 V 32 V 37 V 42 V 47 V 52 0 Vecka NLL Medel Max Min NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 24

25 TTT ÖNH-mottagningarna NLL V 14 V 20 V 26 V 32 V 38 V 44 V 50 V 4 V 10 V 16 V 22 V 27 V 33 V 39 V 45 V 51 v v NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 25 ÖNH SY ÖNH GV ÖNH PE Tredje tillgängliga tid

26 Produktionsplan ÖNH - Läkarbesök Antal läkarbesök plan Antal läkarbesök varav nybesök varav jourtid varav konsultbesök NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 26

27 Avklarade samtal Samtal janu ari februari mars april maj juni juli aug sept okt nov de c Månad NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 27

28 Besked om fylld kö Samtal januari februari mars april maj juni juli au g sept okt nov de c Månad NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD

29 Samtal vid stängd kö Samtal janu ari februari mars april maj juni juli aug sept okt nov de c Månad NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD

30 Digital diktering ÖNH/mån, januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 30 Sy Pe Gv Medel

31 Kontroll på ekonomin Sedan flera år ekonomirapporter via BO som ger en omedelbar bild av den ekonomiska situationen Specialbevakning på lab, läkemedel, förbrukningsmaterial, hörapparater Regiongemensam upphandling av hörapparater Rullande 5-års kalkyler Alla RoR-fakturor passerar VC NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 31

32 Lab-kostnader NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 32

33 Sjukvårdsmaterial NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 33

34 4 500 kr kr kr kr kr kr kr kr 500 kr 0 kr Snittpris på utlämnade hörapparater kronor NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 34

35 ÖNH - hörapparater Antal utprovade apparater plan Antal patienter Antal utprovade apparater NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 35

36 Resultatutveckling syn/hörselenheten Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Årsprognos NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 36

37 Exempel på ekonomiska mått Resultatutveckling basenhet ÖNH Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Årsprognos ÖNH 2005 ÖNH 2006 ÖNH NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 37

38 Resultatutveckling käkkir Årsprognos Käk 2005 Käk 2006 Käk Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 38

39 2 Resultatutveckling VO ÖNH 1,5 1 0,5 Mkr 0-0,5-1 -1,5-2 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec -0,7-1,2-1,7 Prognos per april Prognos per aug Prognos per okt Resultat 2008 Resultat 2007 Resultatmål NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 39

40 Rullande 5-årskalkyl Beräknad resultatutv per enhet ÖNH/KÄK 2,5 1,5 0,5 mkr -0,5-1, ,5-3,5 Läkare Mottagning Syn- o hörselenh Käkkir NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 40

41 Spindeldiagrammet 2008 VO ÖNH/Käk 2008 Nöjda/mkt nöjda pat (4+5) Resultatmål uppnås 100 Telefontillg Beslutat spar uppnås 50 Besök inom 90 dgr Frisknärvaro 0 Op inom 90 dgr Mål Resultat Minskad sjukfrånvaro 10 % Avancerad tillg Andel medarb samtal Diagnossättning inom 30 dgr Goda resultat kvalitetsregister Första opstart utsatt tid NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 41

42 Avsluta med några ord om vårdgarantin Klarade inte vårdgarantin för läkarbesök och operationer Bra kunskap om verksamheten 2005 gjorde att vi vågade genomföra 4 samtidiga förändringar 2006 Kökortning Snabb kapacitetsökning Tillfälligt vårdavtal med privat vårdgivare för öppenvårdsbesök och vissa operationstyper Ändrat arbetssätt BRA mottagning Omstuvning av egna läkarresurser till förmån för operationsverksamhet (kopplat till sjukhustandvårdsprojekt) Långsiktig kapacitetsökning, utbildning av ST-läk NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 42

43 Antal försenade besök + operationer ÖNH NLL okt-05 nov-05 dec-05 jan-06 feb-06 m a r apr-06 m a j- 0 6 jun-06 ju l-0 6 sep-06 okt-06 nov-06 dec-06 jan-07 feb-07 m a r apr-07 m a j- 0 7 jun-07 ju l-0 7 aug-07 sep-07 okt-07 nov-07 dec-07 jan-08 feb-08 m a r apr-08 m a j- 0 8 Månad Nybesök Återbesök Op öv Op sv NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 43 A n t a l

44 Sammanfattning Tydlig organisation Tydliga chefsuppdrag där ansvar och pengar följs åt Fullständig samordning men olika uppdrag Stegvisa förändringar under många år Realtidsmått i stället för väntelistor En ledningsgrupp kan behöva förändras i takt med övriga förändringar En fungerande länsklinik skapas inte över en natt NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 44

45 Förändringar i små steg lyckas bäst DN söndag 8 februari 2009/Jobb sid Om man är medveten om och tar hänsyn till människors beteende är det lättare att genomföra en förändring. Chansen att lyckas är större om man väljer att låta förändringen ta tid. Den vanligaste fallgropen är att det går för fort, att det inte finns tillräckligt med tid för diskussioner och invändningar. Det kan kännas obehagligt att släppa fram ifrågasättanden. Men om man inte gör det finns risken att de kommer tillbaka som bumeranger när man redan satt igång förändringsprocessen och då har man inte tid med dem. Thomas Lundqvist, VD Junibacken NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 45

46 Läs mer om vårt arbete Artikel SKL: NLL chefsdag 19/ ÖNH BILD 46