KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK

Transkript

1 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Säkerhetssamordnare Peo Carlsson 1 (30) Krisledningsplan Plan för extraordinära händelser eller svår påfrestning i Kalmar kommun inkl. Planering för information och Planering för utbildning och övning Checklistor och åtgärdslistor

2 2 (30) Innehåll Extraordinär händelse...3 Stabens organisation och uppgifter...3 Staben består av...3 Stabens uppgifter...4 Stabschef...4 Beredningssektionen...4 Informationssektionen...5 Regional krisinformation...5 Stabens bemanning och avlösning...5 Krisledningsnämnd...6 Krisledningsnämndens uppgifter...6 Ledningsplats...7 Samband...8 Omfall alternativ händelseutvecklig...8 Resurser...8 Förvaltningar/bolag/förbund...8 Övriga resurser...8 Kostnadsredovisning...8 Kontofördelning...8 Avveckling...9 Efterarbete...9 Höjd beredskap...9 POSOM-grupp...9 Aktivering och larm...10 Planering för Övning och utbildning...10 Syfte...10 Ansvar...10 Kommunens krisledning ska...10 Krisledningens stab ska...11 Kommunens informationsenhet ska...11 Berörd kommunal förvaltning/bolag/förbund ska...11 Tidsintervaller för övning Metod...13 Avslutning...13 Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden...14 Checklista - Stabsorientering...15 Checklista Avveckling av staben...16 Befattningsbeskrivning - Stabschef...17 Befattningsbeskrivning - Medlem av beredningssektionen...18 Befattningsbeskrivning - Medlem av informationssektionen...20 Funktionerna på Informationssektionen...21 Instruktion - informationschef...22 Instruktion - massmediekontakt...23 Instruktion - upplysningscentral...26 Instruktion - Intern information...27 Instruktion - Extern information...28 Tillgänglighetsanpassad information...28 Instruktion - mediebevakare...30

3 3 (30) Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser av en kommun Kännetecknande för en extraordinär händelse i en kommun är att kommunen kan ställas inför en svår akut ledningsuppgift. Ledningens uppgift är att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare. Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse i kommunen är framförallt tidsförhållandena. Den vanliga processen ersätts av ett mycket snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel. Vid en krishändelse i Kalmar kommun kan kommunchefen, krisledningsnämndens ordförande och/eller räddningschefen etablera en stab för att stötta den eller de förvaltningar som äger krishändelsen. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden. Räddningschefen, kommunchefen, förvaltnings-, förbunds- och bolagschefer samt säkerhetssamordnaren har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden i krislednings-nämnden om krisledningsnämnden bör sammankallas. Kallelse sker via intern larmlista. Stabens organisation och uppgifter Staben består av Kommunchefen, tillika stabschef Förvaltningschefen på brandkåren, tillika stf. stabschef Räddningschefen Informationschefen (ersättare informatör) Kanslichefen på kommunledningskontoret (ersättare stadssekreterare) Säkerhetssamordnaren Tjänstgörande stabschef har rätt att efter samråd med respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagschef ianspråkta personal för tjänstgöring i staben. Till staben kan vidare adjungeras representanter från externa samverkanspartner, t ex länsstyrelsen eller annan myndighet/organisation beroende på händelsens art.

4 4 (30) Stabens uppgifter Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden Intern och extern information Förbereda och genomföra föredragningar Delge och följa upp verkställda beslut Se till att beslut når ut till sina mottagare Följa upp givna direktiv Dokumentera beslut och händelser Arbeta med konsekvensfrågor Bedöma utvecklingen på sikt planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) Planera för åtgärder på längre sikt Staben ska kunna inställa sig, vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas inom tre (3) timmar efter det att kallelse gått ut. Stabschef Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben Svarar för stabens kontakter med krisledningsnämnden Bedömer behov av och föreslår stabsorienteringar eller genomgångar för krisledningsnämnden Leder stabsorienteringar Svarar för att nämndens beslut når sina mottagare Bedömer behovet av och föreslår samverkan Kontrollerar att dokumentation sker Beslutar om utökning eller nedtrappning av stabens storlek Se bilaga 1-4 för stabschefens befattningskort samt checklistor för uppstart av stab. Beredningssektionen Teknikstöd, främst IT och telekommunikationer Schemaläggning Lokaler och utrustning Transporter Kontorsservice Mat och kaffe Kontroll av in- och utpassering Sekretariatfunktion för krisledningsnämnden Kanslifunktion för stabschefen Kommunövergripande kontoredovisning Lägesfunktion (dagbok, plott, tablåer), WIS (Webbaserat Informations System)

5 5 (30) Dokumentation av eget arbete Se bilaga 5 för beredningssektionens befattningskort. Informationssektionen Enligt Lagen om skydd om olyckor (2003:778) är kommunen skyldig att planera för hur allmänheten ska varnas och informeras vid allvarliga olyckor. I alla olyckshändelser utgör informationssektionen ett stöd för brandkåren eller den förvaltning/det bolag/det förbund som äger händelsen. Vid larm från kommunchef, räddningschef eller krisledningsnämndens ordförande kallar informationschefen personal till kommunens växel och till informationssektionen. Informationssektionen bemannas i huvudsak av personal från kommunledningskontoret. Förvaltningsinformatörerna är resurspersoner och kan knytas till informationssektionen. Behövs ytterligare personal vid en extremt stor eller långvarig händelse rekryteras de från övriga kommunala förvaltningar. Informationssektionens personalbehov är beroende av vilket läge man befinner sig i. I ett första skede kommer den centrala informationen att vara betydelsefull och arbetskrävande. Stor bemanning krävs därför i ett inledningsskede. Vid akuta krislägen och under höjd beredskap måste informationssektionen planera för arbete i skifttjänst dygnet runt. Informationssektionens uppgifter Svara för intern information Svara för extern information till massmedier och allmänhet. Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse, landsting, polis etc. Se bilaga 6 för informationssektionens befattningskort och bilaga 7-12 åtgärdslistor för informationssektionens funktioner. Regional krisinformation Länets kommuner har tillsammans med länsstyrelsen, landstinget, polisen och andra myndigheter tagit fram en regional krisinformationsplan för samordnad information till allmänheten. Här finns även checklistor för WIS och uppstart av en gemensam Centrexlösning för kristelefonnumret Stabens bemanning och avlösning I situationer som kräver att krisledningsnämnden och staben måste upprätthållas fortlöpande finns ställföreträdande medlemmar utsedda. Vid avlösning tjänstgör avgående och tillträdande personal samtidigt under någon tid för att möjliggöra överlämning. De avlämnande personerna ansvarar för att kartor, tabeller och dagböcker är uppdaterade. Detta för att vid en överlämning kunna redogöra för läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och förväntad utveckling. Vid långvariga händelseförlopp kan intensiteten i verksamheten variera. För att minimera konsekvenserna för den normala verksamheten bör antalet direkt engagerade personer anpassas till det som den aktuella situationen kräver. Den lägsta arbetsberedskapen kan bestå av en enstaka person vars uppgift blir att

6 6 (30) följa utvecklingen, svara på externa kontakter och vid behov ta initiativ till att på nytt höja beredskapen. Krisledningsnämnd Kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd i Kalmar kommun. Ordföranden (eller vice ordföranden då ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Om både ordföranden och vice ordföranden har förhinder får krisledningsnämnden sam-mankallas på begäran av enskild ledamot. Nämnden kan sedan besluta om den ska träda i funktion. (Reglemente för krisledningsnämnden 2). Vid en extraordinär händelse i Kalmar kommun, som inte faller under ansvaret enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778), tas beslutsbefogenheter och ansvar för åtgärder och ledning över av krisledningsnämnden. Krisledningsnämndens uppgifter Tolka kommunens roll vid extraordinär händelse Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget Fatta beslut rörande den kommunala organisationen (avseende uppgifter och resurser) Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller prioritering beträffande samhällsverksamheten på kommunens geografiska område Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor Ta ställning i frågor som påkallas av t.ex. grannkommuner eller länsstyrelsen Prioritera och samordna ledning, information och resurser Samverka med externa intressenter efter krav/behov Ordföranden i krisledningsnämnden har rätt att besluta i ärenden som är så brådskande att hela krisledningsnämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska snarast därefter anmälas till nämnden. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder, kommunalförbund och kommunala bolag i den utsträckning som är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta om att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd, förbund eller bolag. Beslutsordningen ska återgå till det normala så snart situationen medger det. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om kommunfullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd, förbund eller bolag.

7 7 (30) Krisledningsnämnden har följande befogenheter om händelsen medför att kommunens service till fysiska och juridiska personer i kommunen inte kan upprätthållas: Ge inriktningsdirektiv för kommunens verksamhet. Ge rekommendationer till allmänheten om återhållsamhet i konsumtionen av bl.a. el, värme och vatten. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska prioriteras. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska stängas. Besluta om ianspråktagande av reservsystem. Besluta om hur reservkraften ska fördelas. Ge direktiv till eventuell omflyttning av personal mellan de kommunala verksamheterna. Ge direktiv till en eventuell flyttning av verksamhet (t.ex. patienter i vård dygnet runt) Begära bistånd från annan kommun eller från statlig myndighet. Ange inriktning för kommunens information till kommuninvånarna. Efter begäran bistå andra kommuner och landsting som drabbas av en extraordinär händelse. Om bistånd har lämnats har kommunen rätt till skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget. Om läget så kräver lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskilda som drabbas av händelsen. Fatta beslut, ge anvisningar eller vidta andra åtgärder som är jämförbara med något av ovanstående fall. Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Krisledningsnämndens beslut kan överklagas. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. Krisledningsnämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och av den kommunala revisionen. Ledningsplats Krisledningsnämnden etableras i ordförandens tjänsterum. Krisledningens stab, berednings- och informationssektion etablerar sig i KS-salen om inte annat beslutas. Vidare disponeras datautbildningssalarna Ettan och Nollan samt sammanträdesrummet Magistern. Ansvaret för iordningställande av ledningsplats ligger på stabschefen. På ledningsplatsen finns direkta linjer till det allmänna telenätet. Det finns möjlighet att koppla in datorutrustning för tillgång till Internet och e-post, TV och radio. Utrustning för radiokommunikation med räddningsstab och tekniska enheter finns i stab och in-formationssektion (RAKEL). Ledningsplatsen är försedd med det skriv- och kartmateriel som krävs för lägesuppföljning, t.ex. att föra dagbok över viktiga händelser, beslut och vidtagna

8 8 (30) åtgärder, eller upprätta lägeskartor. Datoriserat ledningsstöd ska finnas. Reservkraft ska finnas för de berörda lokalerna. Samband Normalt upprätthålls kontakten med de berörda myndigheterna/instanserna via telefon. Radiosamband förbereds, både staben och informationssektionen har Rakel-mottagning. Sambandsplanen utgörs av kommunens internkatalog (intranätet) samt intern och extern larmlista på kommunens hemsida (listorna är lösenordsskyddade). Finns det behov ska kommunens växel hållas öppen dygnet runt. Omfall alternativ händelseutvecklig Det är viktigt att krisledningen har beredskap för alternativ händelseutveckling, det vill säga omfallsplanering. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. Beredningssektionen svarar för omfallsplaneringen i staben. Omfallsplanering bör omfatta t.ex. behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan och information till allmänheten. Resurser Förvaltningar/bolag/förbund De samlade resurserna inom de kommunala förvaltningarna/bolagen/förbunden kan dis-poneras. Även personella resurser från enskilda förvaltningar, bolag/förbund kan nyttjas vid extraordinära händelser eller allvarlig störning i kommunen. Det är lämpligt att förvaltningar/bolag/förbund i förväg inventerar den personal som kan ställas till förfogande utan att andra viktiga funktioner åsidosätts. Telefonlistor med personalens telefonnummer upprättas och hålls aktuella av respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagsledning. Övriga resurser Den kommunala krisledningen kan disponera resurser som ställs till förfogande av entre-prenörer och statliga myndigheter. Kostnadsredovisning I Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor kap. 7 anges det att kommunen har rätt till ersättning av staten för kostsamma räddningsinsatser då räddningstjänstkostnaderna överstiger en självrisk. Kontofördelning Med hänsyn till kostnadsredovisning är det nödvändigt att alla inblandade förvaltning-ar/bolag/förbund redovisar kostnader för händelsen.

9 9 (30) Samtliga kostnader för krisledningens verksamhet bör i princip redovisas på ett konto. Detta ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och underlättar arbetet om statsbidrag ska sökas. Om viss andel av åtgärderna i efterhand bedöms normala kan motsvarande andel genom omföring debiteras respektive förvaltnings/bolags/förbunds ordinarie konton för verksamheten. Erforderlig specifikation av kostnadernas art sker på respektive förvaltnings/bolags/förbunds egen ansvarskod. En person i beredningssektionen samordnar ovanstående i samråd med ekonomienheten. Avveckling Utgångspunkten för krisledningsgruppens ikraftträdande är tidsaspekten. När någon tids-press inte längre föreligger och så snart som den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten ska kommunen återgå till normala ledningsfunktioner. Efterarbete Utvärderingen av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra utvärderingen. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter. Höjd beredskap Denna ledningsplan ska efter viss komplettering under anpassningsperioden kunna användas vid höjd beredskap och krig. POSOM-grupp POSOM-gruppen är en samordningsgrupp med representanter för Kalmar kommun, landstinget, polisen och Svenska kyrkan. POSOM-gruppen kallas vid en akut händelse i Kalmar kommun eller där Kalmarbor är inblandade eller indirekt berörda och behöver psykosocial hjälp, då inte normal organisation bedöms vara tillräcklig. Målet med POSOM s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk ohälsa. POSOM-gruppen leds av dess ordförande. För den direkta krishanteringen behöver POSOM-gruppen olika resurser för insatser. Dessa utgörs av: 1. Lokala krisgrupper i kommunen

10 10 (30) 2. Svenska kyrkans och andra trossamfunds kris- och stödgrupper 3. Eventuell socialjour Aktivering och larm POSOM-gruppen aktiveras vid behov, det vill säga när behovet av krishantering går utöver ordinarie resursers kapacitet. Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande), brandkårens räddningsledare och/eller kommunchefen äger rätt att inkalla och aktivera POSOM-gruppen. Planering för Övning och utbildning I andra kapitlet 8 i Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544), framgår att kommuner och landsting ska ansvara för att förtroendevalda och anställd personal inom hela kommunen får den utbildning och övning som behövs. Kalmar kommun har ansvar att säkerställa att samtliga kommuninvånare får godtagbar service oavsett händelse eller situation som samhället kan utsättas för. För att kommunen ska kunna klara denna uppgift ska de förtroendevalda (kommunens krisledningsnämnd) och anställd personal övas. Syfte Syfte med utbildnings- och övningsplanen är följande: att utveckla förmågan hos kommunens förtroendevalda/anställda vid en extraordinär händelse i fred (höjd beredskap) att utveckla samverkansrutiner mellan kommunen och andra myndigheter, organisationer och företag på ett sådant sätt att alla hjälpresurser utnyttjas oavsett organisatorisk tillhörighet att öka kunskaperna om risker och hot inom den egna kommunen och därmed verka för ett ökat risk- och säkerhetstänkande. Detta för att minska risken för skador på människor och viktiga samhällsresurser att övning och utbildning ska ses som en del i en process där gjorda erfarenheter ger upphov till konstruktiva diskussioner och lösningar inom säkerhetsarbetet på både lokal nivå men framför allt på den egna verksamhetens område att öka personkännedomen hos personal som ska verka inom den lokala säkerhetsorganisationen. Ansvar Kommunens krisledning ska ta fram beslutsunderlag fatta beslut om verksamhetens inriktning på kort och lång sikt prioritera och ge direktiv för verksamheten till berörda förvaltningar, bolag och förbund ta initiativ till samverkan samt samordna verksamheten mellan förvaltningar, bolag, förbund och övriga samhällsfunktioner (organisationer och företag)

11 11 (30) sammanställa och vidarebefordra erhållen eller inhämtad information internt och externt dokumentera fattade beslut rapportera det bedömda läget till regional myndighet samt om behov föreligger begära förstärkning. Krisledningens stab ska starta verksamheten vid en extraordinär händelse o iordningsställa lokaler o driftsätta teknisk utrustning bedriva stabstjänst utlarma, leda och samverka med de i verksamheten deltagande enheterna följa det operativa läget inom kommunen samt med ledning av denna information vidta åtgärder upprätta det samband (tele/radio) som krävs för en ändamålsenlig ledning av kommunens samlade räddningsresurser Kommunens informationsenhet ska leda kommunens informationssektion samt att samordna kommunens och samverkande myndigheters information om läget till media för att skapa en så enhetlig och sann information som möjligt upprätta och betjäna upplysningscentral för telefonförfrågningar samverka med massmedierna, framförallt lokalradion inhämta och sammanställa information om läget från kommunens förvaltningar, bolag och förbund förbereda och producera pressmeddelanden förbereda och genomföra presskonferenser utforma och vidarebefordra myndighetsmeddelanden informera befolkningen om inträffade händelser och planlagda åtgärder svara för rapporteringen till regional myndighet. Berörd kommunal förvaltning/bolag/förbund ska föredra och presentera beslutsunderlag samt kunna ge förslag till beslut bereda ärenden och effektuera beslut enligt direktiv från kommunledningen samordna sin verksamhet med övriga förvaltningar, bolag, förbund och myndigheter lämna underlag till kommunens informationsenhet för information till kommunens invånare om inträffade händelser och planlagda åtgärder. genomföra en risk- och sårbarhetsanalys, som ska utgöra ett viktigt underlag för kommande övningar och scenarier kontinuerligt öva och träna sin personal på realistiska och tänkta situationer som kan uppstå vid extra ordinära händelser. På så sätt minimerar man bort överraskningsmomenten och personalen kan agera snabbare och mer effektivt vid en eventuell krissituation..

12 12 (30) Tidsintervaller för övning Utbildnings- och övningsplanen gäller för respektive mandatperiod. Inriktning på övning/utbildning: Hela krisledningen ska övas en gång vartannat år. Larmövning med krisledningen ska genomföras minst en gång vartannat år. Krisledningsnämnden ska i seminarieform fortbildas cirka ½ dag vartannat år. Stabspersonal och övriga nyckelpersoner ska utbildas och övas minst åtta timmar vartannat år Hela krisledningen Tillämpad Larmövning Tillämpad Larmövning övning övning Krisledningsnämnden Seminarier Seminarier Staben Stabsmetodik Stabsmetodik Övningsplanering för Kalmar kommuns krisorganisation

13 13 (30) Metod Utbildning i krishanteringssystemet Utbilda och informera alla förtroendevalda och anställda om det lokala krishanterings- och säkerhetsarbetet under cirka en halvdag. Övning i seminarieform Övningen genomförs utifrån ett scenario i diskussionsform med ett antal frågor beträffande roller, uppgifter och ledningsförhållanden i verksamheten. Startövning Inblandade prövar och utvecklar förmågan att komma igång med krishanteringen. Befattningsutbildning Förvaltningarna, bolagen och förbunden utgår från sina egna krisledningsplaner. Tillämpad övning Här prövas den egna organisationen i rätt miljö, övar praktiskt utifrån ett scenario. Övningen genomförs med ett antal inspel till de övande från en motspelsorganisation. Avslutning I Kalmar kommun kan vi tillsammans arbeta för ett högt säkerhetstänkande. Detta gör vi gemensamt genom att delta och engagera oss i övningar, utbildningar och sprida vår erfarenhet vidare övergripande i kommunen. Alla har vi olika bakgrund och erfarenheter som kan vara till nytta vid en eventuell extraordinär händelse i kommunen. Det är viktigt att kommunens verksamheter fungerar i det dagliga arbetet, men det är än viktigare vid en händelse då det under svåra förhållanden kan vara svårt att bedriva en kommunal service. Övas det regelbundet i kommunen behöver inte övergången från den dagliga verksamheten till verksamhet vid en större händelse vara så stor.

14 14 (30) Bilaga 1 Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden läge: Översikt av händelseutveckling och nuvarande tillstånd vidtagna åtgärder tillgängliga resurser sambandsläge: Telefon, radio, IT, transporter, tillgänglig samverkanspersonal medieläget (omvärldsbevakning) frågor

15 15 (30) Bilaga 2 Checklista - Stabsorientering Syfte Allmänt informationsutbyte i staben Koordinering av verksamheten Strukturering av problem Formulering av uppdrag till staben Uppföljning av tidigare beslut och verksamheter Klarläggande av stabens interna arbetsformer Innehåll En total och övergripande allmän situationsorientering Vårt läge nu Vad som ska åstadkommas beslut i stort Genomförande och riktlinjer Kontroll och uppföljning Detaljinnehållet i en stabsorientering bör styras av den situation staben är satt att arbeta med. Se nedan för exempel på dagordning. Arbetsform: Stabsorienteringen ska framför allt innehålla kortfattade föredragningar, som ska inriktas på följande sätt: Handlingsfrihet. Svar på frågor som vad kan vi göra?, med vad kan vi agera och när?, vilka möjliga lösningar finns? Begränsningar. Identifiering av de begränsningar som finns, vad de består av och hur de kan undanröjas. Slutsatser. Vad betyder det redovisade? Dra slutsatser av faktaunderlaget. Förslag till beslut. Redovisa alternativen och förorda ett av dem. Ska beslut fattas bör stabsmedlemmen förbereda ett förslag till detta. Observera att stabsorientering inte är ett arbetsmöte! Exempel på dagordning Närvarokontroll Syftet med orienteringen Väderleksläget Lägesredovisningen Krisledningsnämndens beslut och riktlinjer Vidtagna och planerade åtgärder Prognoser Informationsläget Direktiv för uppföljning Hjälpmedel Avlösningsdirektiv

16 16 (30) Bilaga 3 Checklista Avveckling av staben Meddela avveckling till interna och externa aktörer. Stöd till anställda som kan ha varit hårt pressade under en längre tid. Fortsatt kontakt med media och andra aktörer för att utbyta information. Sammanställ dokumentation och samla in annan information om hur olika aktörer agerade, för att utvärdera hur händelsen hanterades. Analysera vad som fungerade bra och mindre bra inom organisationen för förbättring av organisation och åtgärder.

17 17 (30) Bilaga 4 Befattningsbeskrivning - Stabschef Du är stabschef och ansvarig för att stabens arbete med beredning och information fungerar. 1. Start o Kalla in personal enligt krisledningsplanen. o Genomför en första stabsorientering. o Genomför en första föredragning för krisledningsnämnden, se bilaga 1. o Meddela länsstyrelsen att krisledningsgruppen är samlad och operativ. 2. Klargör målet och dess konsekvenser för staben på kort och lång sikt o Stabens uppgifter är att stödja den verksamhet och de beslut som aktuella beslutsfattare ansvarar för. o Omfattningen i tid ska vara längre än den tid som beslutsfattarna verkar inom. o Effektivt stabsarbete förutsätter arbetsfördelning, samarbete samt förståelse för både helheten och sin egen arbetsuppgift. 3. Chefen leder staben o Stabens arbete ska präglas av att sakligt och bestämt belysa alla faktorer som kan inverka på chefsbeslut och att lojalt genomföra chefs beslut. o Extra viktigt är att styra staben i tiden för att undgå att stabsarbetet blir händelsestyrt, agera istället för att parera. (Vad har skett, det som pågår nu, verksamhet på sikt). o Staben bör ledas på ett tydligt sätt vad det gäller: Mål med verksamheten, prioriteringar, arbetsfördelning, samverkan, tidsplan. 4. Upprätta stabsarbetsplan och riktlinjer o Se till att aktuellt läge, d.v.s. en komplett lägesrapport finns tillgänglig. o Delge samtliga stabsmedlemmar detta läge vid stabsorientering, som hålls med jämna mellanrum. o Orientera krisledningsnämnden fortlöpande om läget. o Se till att dagbok förs i samtliga sektioner av staben. o Kontrollera att staben har förutsättningar att arbeta. o Beordra underhållstjänst och personalavlösningar i erforderlig omfattning för stabens interna behov.

18 18 (30) Bilaga 5 Befattningsbeskrivning - Medlem av beredningssektionen Du ingår i beredningssektionen och kanslichefen är din arbetsledare. Ansvar Skapa beslutsunderlag analys och bearbetning, förbereda och genomföra föredragningar, delge och följa upp beslut, dokumentera eget arbete, biträda vid eller genomföra samverkan, göra prognoser, planera för åtgärder på längre sikt, planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering), dokumentera eget arbete. Sekretariat för krisledningsnämnden, kanslifunktion för stabschefen, lägesfunktion (dag-bok, plott, tablåer), dokumentation (eget arbete, samordning). Teknikstöd, främst IT och telekommunikationer, lokaler och utrustning, transporter, kontorsservice, mat och kaffe, kontroll av in- och utpassering, dokumentation av eget arbete. Arbetsuppgifter 1. Efter första stabsorienteringen analysera inledande lägesrapport och utifrån detta: o Skapa bild av händelsen. o Förutsäga de behov som händelsen kommer att ställa på överordnad ledning. 2. Använd beslut i stort för Kalmar kommun vid extraordinära händelser, som riktmärke under ditt arbete. 3. Fortlöpande analysera händelseförloppet: o Ur strategisk synpunkt uppfylls målet? o Ur operativt perspektiv vilka mål har arbetet? Uppfylls dessa? 4. Fortlöpande analysera kommande lägesrapporter enligt ovan. 5. Arbeta fram underlag till informationssektionen. 6. Utarbeta omfall enligt krisledningsnämndens direktiv eller order. 7. Samverka med experter, sakkunniga och myndigheter. 8. Delge och följa upp beslut. 9. Arbeta fram prognoser. 10. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv eller order. 11. Se till att dagbok förs i den egna sektionen i staben.

19 19 (30) 12. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell. 13. Ansvara för att analys efter händelse genomförs. 14. Inkoppling av telefoner, datorer, fax och radioapparater. Mobiltelefoner tas fram. Gör förbindelseprov. Förbered TV med inspelningsfunktion. 15. Efter första stabsorienteringen: inled skrivandet av dagbok (WIS), påbörja arbetet med plotting, lägesuppföljning etc. Införskaffa prognos vad gäller trolig utveckling och varaktighet för händelsen samt om resurser insatta vid händelsen och utifrån detta planera för avlösning av personal, transporter, underhåll till insatt personal, införskaffande av material till händelsen enligt krislednings-nämndens direktiv. 16. Påbörja sekretariatsuppgifter åt krisledningsnämnden. 17. Personal avdelas för in- och utpassering. Iordningställning av lokaler för krisledningsgruppen. 18. Var stabschefen behjälplig administrativt, vid exempelvis förberedelse av stabsorientering eller föredragning. 19. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling, samt kontinuerligt planera och införskaffa resurser till arbetet med händelsen, enligt krisledningsnämndens direktiv. 20. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv och order. 21. Se till att dagbok förs i den egna sektionen. Dokumentera eget arbete. 22. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell.

20 20 (30) Bilaga 6 Befattningsbeskrivning - Medlem av informationssektionen Informationssektionens uppgifter: Svara för intern information Svara för extern information till massmedier och allmänhet. Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse, landsting, polis etc. Informationssektionen bemannar ett antal poster enligt nedanstående skiss och till varje uppdrag finns en särskild åtgärdslista. 1. Efter första stabsorienteringen: författa ett pressmeddelande utifrån lägesrapporten, samt använd underlaget för intern information. 2. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling. 3. Skicka ut nya pressmeddelanden till massmedia med jämna mellanrum eller vid förändringar av läget. 4. Ansvara för anordnande och genomförande av presskonferenser. 5. Ansvara för att allmänheten fortlöpande får information om händelsen. 6. Ansvara för att den egna organisationen fortlöpande får information om insatsen. 7. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv eller order. 8. Se till att dagbok förs (WIS). 9. Se till att lägesuppföljning och plotting i den egna sektionen hålls aktuell.

21 Funktionerna på Informationssektionen INFORMATIONSCHEF MASSMEDIEKONTAKT UPPLYSNINGSCENTRAL PRODUCENTER Chef krisinformation Äger och formulerar huvudbudskap. Levererar experter eller expertbudskap till mediekontakten Stöttar/coachar experter i mediefrågor Beslutar om aktivering av krishemsida och presscentrum samt presskonferens och fototillfälle Initierar kallelse till/håller i presskonferens och fototillfälle Koordinerar/stämmer av med andra myndigheter och övriga aktörer Återför budskap till logg Ingår i den centrala krisstaben och förmedlar händelser och status till loggen, tar emot obekräftade fakta från loggen. Förser medierna med fakta Ger intervjuer/kommentarer Styr faktainsamling Initierar pressmeddelande Återför till logg; både vilka man pratat med och obekräftade fakta från medierna Beviljar ackrediteringar MEDIEBEVAKARE Avlyssnar/bandar radio- och TVsändningar Bevakar Internet och sociala medier Bevakar WIS Läser tryckta media Rapporterar in till loggen: nya fakta och avvikelser i förhållande till våra budskap Bevakar presskonferenser. Besvara telefonförfrågningar från allmänheten m.fl. Förmedla frekventa frågor till lokalradion och till hemsidan Föra dagbok över inkommande samtal Uppmärksamma olika inkommande uppgifter från omvärlden som behöver föras vidare till den centrala krisstaben. Har formulerings- och publiceringsansvaret INTERNT Kommunens växel Intranät E-postlistor Snabbstormöten WIS Rakel EXTERNT Webb/sociala medier Pressmeddelande E-postlistor Kontakt med andra myndigheter Tolkförmedling Producerar olika former av meddelanden WIS Krisinformation.se

22 Bilaga 7 Instruktion - informationschef När larm om en befarad händelse inkommer från räddningsledare, SOScentralen, förvaltnings-, förbunds-, bolagschef eller från krisledningsnämnden ska följande åtgärder vidtas: 1. Diskutera grad av åtgärder med krisledningsnämnd, krisledningsnämndens ordförande, stabschef eller räddningsledare. 2. Organisera informationssektionen och sammankalla personal. Orientera om läget och den fortsatta verksamheten. Fördela ansvarsområden. Förbered för eventuell bemanning dygnet runt. 3. Sammankalla och informera kommunens växel. 4. Aktivera kommunens kriswebb. 5. Informera massmedierna om att verksamheten har startats. 6. Besluta om ett speciellt presscentrum ska öppna. Informationschefen ingår i den centrala krisstaben under krisledningsnämnden och har högsta ansvaret för att formulera all krisinformation och Äger och formulerar huvudbudskap. Begära att radion sänder myndighetsmeddelande Levererar experter eller expertbudskap till mediekontakten. Stöttar/coachar experter i mediefrågor. Initierar kallelse till/håller i presskonferens och fototillfälle. Koordinerar och stämmer av med andra myndigheter och övriga aktörer. Återför budskap och förmedlar händelser till logg.

23 23 (30) Bilaga 8 Instruktion - massmediekontakt 1. Håll kontakt med lokalradio, närradio, riksradio, TV och tidningar. Prioritera radion för snabb informationsspridning/nyhetsförmedling. Om det är möjligt, se till att representant för radion finns nära lednings-gruppen. För att ge massmedier en säker information är det betydelsefullt att en person ansvarar för presskontakterna. Informationschefen eller speciellt utsedd mediekontakt har denna uppgift. Det är också viktigt att medierna har ett eget telefonnummer med dygnet-runt bemanning som de kan ringa. Sveriges Radio har skyldighet att sända Viktigt meddelande till allmänheten (VMA), som måste begäras genom räddningsledare vid brandkåren. VMA består dels av signalen viktigt meddelande, dels av meddelande i radio och TV, som ska sändas inom tre (3) minuter efter det att signalen viktigt meddelande utlösts. Varningsmeddelande ska användas när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Informationschefen kan, dock utan krav på omedelbarhet, begära att Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Sveriges Radio Kalmar kan vidarebefordra information till övriga kanaler inom Sveriges Radio om så bedöms nödvändigt. Tidningarnas telegram-byrå (TT) förmedlar pressmeddelanden till samtliga massmedier. 2. Skriv pressmeddelanden. Vid viktiga pressmeddelanden ring innan och förvarna att de kommer så att de inte drunknar i all annan skriftlig information till nyhetsredaktionen. Följande ska ingå i pressmeddelandet: o Vad som hänt o Var o När o Vad som görs för att mildra effekterna samt förebygga Av pressmeddelandet ska framgå: o Datum o Klockslag o Vem som är ansvarig för informationen o Vem som kan lämna ytterligare upplysningar Pressmeddelandet skickas via e-post till berörda media. Pressmeddelanden skickas även till länsstyrelsens informationsenhet och publiceras i WIS.

24 24 (30) 3. Organisera presskonferens. Vid första kontakten med massmedier är det bra att redan då ha bokat in en presskonferens. Speciellt om svar på alla frågor kan lämnas. Före presskonferensen Informationschefen beslutar i samråd med krisledningsnämnden om tid för presskonferens, samt vilka som ska medverka från förvaltningar, bolag och förbund. Kalla medierna till presskonferensen via e-post eller telefon. Sänd information för kännedom till berörda myndigheter och organisationer som inte direkt medverkar vid presskonferensen. Samla de som ska medverka en stund före presskonferensen, för genom-gång av upplägg och innehåll. Skriv ut namnskyltar (bordsskyltar) till de som medverkar vid presskonfe-rensen med namn och myndighet. Samla eventuellt fotografer strax före presskonferensen och låt dem under guidning ta bilder av intresse. Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid större olyckor begär presslegitimation och förse dem med passagekort PRESS. (Passagekort förvaras på informationsenheten). Förbered tolkhjälp vid behov. Under presskonferensen Starta presskonferensen på utsatt tid och meddela när den ska vara avslutad. Ge en tydlig presentation av medverkande från förvaltningar, bolag och förbund. Inled med en kort sammanfattning och orientering av läget. Avsätt god tid för frågor. Ge möjlighet för TV och radio att göra separata intervjuer efter presskonferensen. Kom överens med media om tid för eventuell ny presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras se till att media får meddelande om detta. 4. Vid stora olyckor organiserar informationssektionen ett presscentrum, förslagsvis i någon av våra egna lokaler Presscentrumet måste finnas relativt nära händelsernas centrum. Vägen dit måste vara bra skyltad.

25 25 (30) Det är lämpligt att samordna detta med länsstyrelsen. Ett presscentrum ska kunna fungera under lång tid och måste ha tillgång till en stor samlingslokal för presskonferenser, logi, utspisning, telefoner m.m. Presscentrumet har framförallt två syften. Dels får journalister och fotografer en fast plats varifrån de kan sköta sina arbeten, dels kan kommunens krisledningsnämnd och räddningsledning samt staben därigenom fullgöra sina uppgifter ostört. Utrustning En hemlig ingående linje Mobiltelefon Dator med internetuppkoppling. Papper och pennor. Kartor Passagekort Namnskyltar (bordsskyltar) Utrustning för presscentrum Lokal med arbetsplatser Lokal för stora presskonferenser Trådlöst bredband Datorer med internetuppkoppling Telefoner Anslagstavla Hänvisningsskyltar

26 26 (30) Bilaga 9 Instruktion - upplysningscentral Se till att allmänhetens frågor i största möjliga mån blir besvarade. Snabbt och korrekt är nyckelord. Viktigt är att de som svarar antecknar frågor och åtgärder. De vanligaste frågorna kan man sedan svara på via radio, tidningar eller på hemsidan, för att minska telefontrycket. Personal från kommunledningskontoret bemannar upplysningscentralen. Samverkan sker med länsstyrelse, landsting, andra kommuner, polis med flera för att kunna lämna kompletterande upplysningar och inte slussa kommuninvånarna runt till olika instanser. Vid långvarig kris samt vid kommunövergripande händelser samordnas bemanningen i länet. Sprid upplysningscentralens telefonnummer till allmänheten genom ett VMA (Viktigt meddelande allmänheten) Sprid information i den egna organisationen att upplysningscentralen är upprättad Anhöriga hänvisas till polisen för besked om tillståndet hos omhändertagna/ saknade personer. Utrustning Minst fyra ingående linjer utanför den kommunala växeln. Telefoner med headset Datorer med internetuppkoppling. Papper och pennor. Kartor

27 27 (30) Bilaga 10 Instruktion - Intern information De flesta av kommunens anställda medverkar inte direkt i händelseförloppet, men kan ändå komma att påverkas indirekt genom att verksamheten måste omdisponeras eller ställas in tillfälligt. I sådana situationer uppstår ett stort behov av information i de olika förvaltningarna, bolagen och förbunden. 1. Informera kommunens telefonväxel kontinuerligt och förse dem med material som underlättar deras arbete. 2. Uppdatera intranätet med aktuell information. Håll kontakt med berörda verksamheter genom eller e-post. 3. Skicka fortlöpande informationsmeddelanden till personalen. Förvaltnings-, bolags- eller förbundschefer och/eller informatörer används som kontaktpersoner. 4. Kontakter med räddningsledare och folk på plats sker via Rakel. Utrustning Telefoner Fax Datorer med internetuppkoppling. Papper och pennor. Kartor Rakel

28 28 (30) Bilaga 11 Instruktion - Extern information 1. Aktivera kriswebben och publicera information fortlöpande där och i Kal-mar kommuns sociala medier. Håll kontakt med upplysningscentralen för vanliga frågor. Upprätta kontakt med krisinformation.se (MSB:s nationella kriswebb) 2. Kontrollera att e-post och telefonlistor är aktuella. Det kan gälla massme-diekontakter, förteckning över kommunens Frivilliga ResursGrupp- FRG, frivilligorganisationer, kultur- och fritidsförvaltningens föreningsregister etc. 3. Informera myndigheter vid behov. Varje myndighet informerar inom sitt ansvarsområde, men informationen bör alltid vara samordnad. 4. Vid långvarig beredskap annonsera 5. Affischer, väggtidningar och utdelade informationsblad är lämpliga för långsiktiga informationsanslag. Utdelning kan exempelvis ske genom tidningsbud, postens brevbärare, bibliotek, skolor och livsmedelsaffärer. Högtalare kan behövas i ett katastrofläge. Samarbete sker då med polis och räddningstjänst. Frivilliga ResursGruppen-FRG kan också användas som informationsbärare. 6. Förbered samarbete med tolk och översättare för att snabbt få ut viktig information på olika språk. Tillgänglighetsanpassad information 1. Information till icke svensktalande Viktig information bör översättas och spridas på efterfrågade språk. Hjälp med översättning kan erhållas av upphandlad tolkförmedling. Se service-förvaltningens/supportavdelningens hemsida. 2. Hörselskadade Information bör sändas till Text TV-redaktionen i Stockholm. Texttelefon för kommunikation med hörselskadade finns på varje SOS-central. Texttelefon kan också rekvireras från Telia AB. Om informationen lämnas via texttelefon meddelas aktuella nummer till lokalradiostationerna. 3. Synskadade Kontakt bör etableras med länsbiblioteket för besked om vilka taltidningar som finns i länet. Vissa tidningar i Sverige kommer dagligen ut som taltidning med egen redaktion. På vissa orter sänder också Synskadades Riksförbunds lokalförening egen närradio.

29 29 (30) Utrustning Etablera kontakt med lokalföreningarna för att kartlägga informationskanaler. Telefoner Datorer med internetuppkoppling. Papper och pennor. Kartor

30 30 (30) Bilaga 12 Instruktion - mediebevakare 1. Avlyssna/banda radio- och TV-sändningar. 2. Bevaka traditionella och sociala medier på Internet. 3. Läs tryckta media. 4. Rapportera in till loggen: nya fakta och avvikelser i förhållande till våra budskap. 5. Bevaka presskonferenser Utrustning Telefon Datorer med internetuppkoppling. Radioapparat TV Bandspelare Video Papper och pennor. Kartor