Krisledningsplan Plan för extraordinära händelser eller svår påfrestning i Kalmar kommun

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Peo Carlsson KS 2013/0713 Kommunfullmäktige Krisledningsplan Plan för extraordinära händelser eller svår påfrestning i Kalmar kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige antar förslag till krisledningsplan för Kalmar kommun. Bakgrund Gällande krisledningsplan antogs av kommunfullmäktige hösten Efter ett antal övningar inom kommunen och ett antal händelser inom och utom kommunen kan det konstateras att kommunen behöver förbättra uthålligheten i krisledningens stab. Av den anledningen föreslås nu tre identiska staber för att i första hand kunna arbeta som krisledningsnämndens operativa stab men också för att kunna stödja förvaltningar eller bolag på uppdrag av kommundirektören. Kommunledningskontorets omorganisation medförde att den tidigare informationsenheten upphörde som enhet vilket gör att krisledningsplanen behöver revideras. Exempelvis finns inte längre funktionen informationschef kvar. Vidare har den delen i planen som rör beredningssektionen tagits bort. I planen föreslås att dessa uppgifter ska hanteras av stabssekreterare, funktion Logistik, funktion Upplysning och funktion Analys. I krisledningsplanen ingår sedan 2011 även informationsplanen. Åtgärdslistor och checklistor som tidigare varit knutna till befattningen informationschef är nu ändrade och knutna till informatör. Vidare ska mediabevakning hanteras av funktionen Analys. Krisledningsstabens organisation behöver också ändras, bl.a. har behovet av IT-stöd och ekonomisk uppföljning identifierats. Dessa uppgifter behöver kunna lösas i realtid varför befattningar för detta måste ingå i alla tre staberna. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

2 KS 2013/ (2) Peo Carlsson säkerhetssamordnare Bilaga: Förslag till krisledningsplan

3 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Säkerhetssamordnare Peo Carlsson 1 (29) Krisledningsplan Plan för extraordinära händelser eller svår påfrestning i Kalmar kommun inkl. Planering för information och Planering för utbildning och övning Checklistor och åtgärdslistor

4 2 (29) Innehåll Extraordinär händelse... 3 Krisledningsnämnd... 3 Krisledningsnämndens uppgifter... 4 Ledningsplats... 5 Omfall alternativ händelseutvecklig... 5 Resurser... 6 Förvaltningar/bolag/förbund... 6 Övriga resurser... 6 Höjd beredskap... 6 POSOM-grupp... 6 Aktivering och larm... 6 Stabens organisation och uppgifter... 7 Staben består av... 7 Stabens uppgifter... 8 Koncernledning... 8 Stabschef... 8 Stabssekreterare... 9 Informatör... 9 Regional krisinformation... 9 Funktion Ekonomi... 9 Kostnadsredovisning... 9 Kontofördelning... 9 Funktion IT Funktion Logistik Funktion Upplysning Funktion Analys Specialistfunktioner Stabens bemanning och avlösning Avveckling och efterarbete Planering för Övning och utbildning Syfte Tidsintervaller för övning Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden Checklista - Stabsorientering Checklista Avveckling av staben Befattningsbeskrivning - Stabschef Befattningsbeskrivning - Stabssekreterare Instruktion - Informatör Instruktion - Massmediekontakt Instruktion - Intern information Instruktion - Extern information Tillgänglighetsanpassad information Instruktion Funktion Ekonomi Instruktion Funktion IT Instruktion Funktion Logistik Instruktion - Funktion Upplysning Instruktion Funktion Analys Specialistkompetenser... 29

5 3 (29) Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser av en kommun Kännetecknande för en extraordinär händelse i en kommun är att kommunen kan ställas inför en svår akut ledningsuppgift. Ledningens uppgift är att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare. Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse i kommunen är framförallt tidsförhållandena. Den ordinarie processen ersätts av ett snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel. Vid en krishändelse i Kalmar kommun kan kommundirektören, krisledningsnämndens ordförande och/eller räddningschefen etablera en stab för att stötta den eller de förvaltningar som äger krishändelsen. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden. Räddningschefen, kommundirektören, förvaltnings-, förbunds- och bolagschefer samt säkerhetssamordnaren har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden i krisledningsnämnden om krisledningsnämnden bör sammankallas. Kallelse sker via intern larmlista. Krisledningsnämnd Kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd i Kalmar kommun. Ordföranden (eller vice ordföranden då ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Om både ordföranden och vice ordföranden har förhinder får krisledningsnämnden sammankallas på begäran av enskild ledamot. Nämnden kan sedan besluta om den ska träda i funktion. (Reglemente för krisledningsnämnden 2). Vid en extraordinär händelse i Kalmar kommun, som inte faller under ansvaret enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778), tas beslutsbefogenheter och ansvar för åtgärder och ledning över av krisledningsnämnden.

6 4 (29) Krisledningsnämndens uppgifter Tolka kommunens roll vid extraordinär händelse Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget Fatta beslut rörande den kommunala organisationen (avseende uppgifter och resurser) Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller prioritering beträffande samhällsverksamheten på kommunens geografiska område Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor Ta ställning i frågor som påkallas av t.ex. grannkommuner eller länsstyrelsen Prioritera och samordna ledning, information och resurser Samverka med externa intressenter efter krav/behov Ordföranden i krisledningsnämnden har rätt att besluta i ärenden som är så brådskande att hela krisledningsnämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska snarast därefter anmälas till nämnden. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder, kommunalförbund och kommunala bolag i den utsträckning som är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta om att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd, förbund eller bolag. Beslutsordningen ska återgå till det normala så snart situationen medger det. Kommunstyrelsen får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om kommunfullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd, förbund eller bolag. Krisledningsnämnden har följande befogenheter om händelsen medför att kommunens service till fysiska och juridiska personer i kommunen inte kan upprätthållas: Ge inriktningsdirektiv för kommunens verksamhet. Ge rekommendationer till allmänheten om återhållsamhet i konsumtionen av bl.a. el, värme och vatten. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska prioriteras. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska stängas. Besluta om ianspråktagande av reservsystem. Besluta om hur reservkraften ska fördelas. Ge direktiv till eventuell omflyttning av personal mellan de kommunala verksamheterna. Ge direktiv till en eventuell flyttning av verksamhet (t.ex. patienter i vård dygnet runt) Begära bistånd från annan kommun eller från statlig myndighet. Ange inriktning för kommunens information till kommuninvånarna.

7 5 (29) Efter begäran bistå andra kommuner och landsting som drabbas av en extraordinär händelse. Om bistånd har lämnats har kommunen rätt till skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget. Om läget så kräver lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskilda som drabbas av händelsen. Fatta beslut, ge anvisningar eller vidta andra åtgärder som är jämförbara med något av ovanstående fall. Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Krisledningsnämndens beslut kan överklagas. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. Krisledningsnämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och av den kommunala revisionen. Ledningsplats Krisledningsnämnden etableras i ordförandens tjänsterum. Krisledningens stab etablerar sig i KS-salen om inte annat beslutas. Vidare disponeras datautbildningssalarna Ettan och Nollan samt sammanträdesrummet Magistern. Ansvaret för iordningställande av ledningsplats ligger på stabschefen. På ledningsplatsen finns direkta linjer till det allmänna telenätet. Det finns möjlighet att koppla in datorutrustning för tillgång till Internet och e-post, TV och radio. Utrustning för radiokommunikation med räddningsstab och tekniska enheter finns i stab (RAKEL). Ledningsplatsen är försedd med det skriv- och kartmateriel som krävs för lägesuppföljning, t.ex. att föra dagbok över viktiga händelser, beslut och vidtagna åtgärder, eller upprätta lägeskartor. Datoriserat ledningsstöd ska finnas. Reservkraft ska finnas för de berörda lokalerna. Omfall alternativ händelseutvecklig Det är viktigt att krisledningen har beredskap för alternativ händelseutveckling, det vill säga omfallsplanering. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. Stabssekreteraren svarar för omfallsplaneringen i staben. Omfallsplanering bör omfatta t.ex. behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan och information till allmänheten.

8 6 (29) Resurser Förvaltningar/bolag/förbund De samlade resurserna inom de kommunala förvaltningarna/bolagen/förbunden kan disponeras. Även personella resurser från enskilda förvaltningar, bolag/förbund kan nyttjas vid extraordinära händelser eller allvarlig störning i kommunen. Det är lämpligt att förvaltningar/bolag/förbund i förväg inventerar den personal som kan ställas till förfogande utan att andra viktiga funktioner åsidosätts. Telefonlistor med personalens telefonnummer upprättas och hålls aktuella av respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagsledning. Övriga resurser Den kommunala krisledningen kan disponera resurser som ställs till förfogande av entreprenörer och statliga myndigheter. Höjd beredskap Denna ledningsplan ska efter viss komplettering under anpassningsperioden kunna användas vid höjd beredskap och krig. POSOM-grupp POSOM-gruppen är en ledningsgrupp med representanter för Kalmar kommun och Svenska kyrkan. POSOM-gruppen kallas vid en akut händelse i Kalmar kommun eller där Kalmarbor är inblandade eller indirekt berörda och behöver psykosocial hjälp, då inte normal organisation bedöms vara tillräcklig. Målet med POSOM s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk ohälsa. POSOM-gruppen leds av chefen för Socialförvaltningen För den direkta krishanteringen behöver POSOM-gruppen olika resurser för insatser. Dessa utgörs av: 1. Lokala krisgrupper i kommunen 2. Svenska kyrkans och andra trossamfunds kris- och stödgrupper 3. Eventuell socialjour 4. Samtalsledare Aktivering och larm POSOM-gruppen aktiveras vid behov, det vill säga när behovet av krishantering går utöver ordinarie resursers kapacitet. Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande), räddningschefen, kommundirektören och chefen för socialförvaltningen har rätt att inkalla och aktivera POSOM-gruppen.

9 7 (29) Stabens organisation och uppgifter Krisledningsnämnden Koncernledning Koncernledning Koncernledning Stabschef Stabschef Stabschef Stabssekreterare Stabssekreterare Stabssekreterare Informatör Informatör Informatör Ekonomi Ekonomi Ekonomi IT IT IT Logistik Logistik Logistik Upplysning Upplysning Upplysning Analys Analys Analys Staben består av Koncernledning Stabschef Stabssekreterare Informatör Funktion Ekonomi Funktion IT Funktion Logistik Funktion Upplysning Funktion Analys

10 8 (29) Krisledningen har rätt att efter samråd med respektive förvaltnings-, förbundsoch bolagschef ianspråkta personal för tjänstgöring i staben. Till staben kan vidare adjungeras representanter från externa samverkanspartner, t.ex. länsstyrelsen eller annan myndighet/organisation beroende på händelsens art. Stabens uppgifter Ta fram beslutsunderlag till uppdragsgivaren 1 Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden Intern och extern information Förbereda och genomföra föredragningar Delge och följa upp verkställda beslut Se till att beslut når ut till sina mottagare Dokumentera beslut och händelser Arbeta med konsekvensfrågor Bedöma utvecklingen och på sikt planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) Planera för åtgärder på längre sikt Staben ska kunna inställa sig, vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas inom tre (3) timmar efter det att kallelse gått ut. Koncernledning Leder och fördelar krisledningsarbetet Fattar beslut och ger staben en arbetsinriktning Föredrar lägesbild för krisledningsnämnden Fattar beslut om stabsorientering Stabschef Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben Bedömer behov av och föreslår stabsorienteringar eller genomgångar för koncernledningen Bistår uppdragsgivaren vid stabsorienteringar Svarar för att uppdragsgivarens beslut når sina mottagare Bedömer behovet av och föreslår samverkan Kontrollerar att dokumentation sker Beslutar i samråd med uppdragsgivaren om utökning eller nedtrappning av stabens storlek 1 I normalfall koncernledningen, men kan vara bolag, förvaltning, förbund och nämnd.

11 9 (29) Stabssekreterare Skapar beslutsunderlag analys och bearbetning Delger och följer upp beslut Dokumenterar eget arbete Biträder vid eller genomför samverkan Gör prognoser och planerar för åtgärder på längre sikt Planerar för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) Svarar för schemaläggning Utgör sekretariatfunktion för krisledningsnämnden Utgör kanslifunktion för stabschefen Informatör Enligt Lagen om skydd om olyckor (2003:778) är kommunen skyldig att planera för hur allmänheten ska varnas och informeras vid allvarliga olyckor. I alla olyckshändelser utgör informatören ett stöd för brandkåren eller den förvaltning/det bolag/det förbund som äger händelsen. Vid larm från kommundirektör, räddningschef eller krisledningsnämndens ordförande kallar Stabschefen personal till kontaktcentret och vid behov även till särskild upplysningscentral och för hantering av informationssystemet WIS. Regional krisinformation Länets kommuner har tillsammans med länsstyrelsen, landstinget, polisen och andra myndigheter tagit fram en regional krisinformationsplan för samordnad information till allmänheten. Här finns även checklistor för WIS och uppstart av en gemensam Centrexlösning för kristelefonnumret Informatörens uppgifter Svara för intern information Svara för extern information till massmedier och allmänhet. Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse, landsting, polis etc. Funktion Ekonomi Kostnadsredovisning I Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor kap. 7 anges det att kommunen har rätt till ersättning av staten för kostsamma räddningsinsatser då räddningstjänstkostnaderna överstiger en självrisk. Kontofördelning Med hänsyn till kostnadsredovisning är det nödvändigt att alla inblandade förvaltningar/bolag/förbund redovisar kostnader för händelsen. Samtliga kostnader för krisledningens verksamhet bör i princip redovisas på ett konto. Detta ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och

12 10 (29) underlättar arbetet om statsbidrag ska sökas. Om viss andel av åtgärderna i efterhand bedöms normala kan motsvarande andel genom omföring debiteras respektive förvaltnings/bolags/förbunds ordinarie konton för verksamheten. Erforderlig specifikation av kostnadernas art sker på respektive förvaltnings/bolags/förbunds egen ansvarskod. Funktion Ekonomis uppgifter 1. Ta fram och delge unikt konto för händelsen 2. Ta emot redovisning av kostnader 3. Följa och sammanställa kostnadsutvecklingen Funktion IT För att kunna upprätthålla en fungerande informationsverksamhet vid en extraordinär händelse krävs fungerande IT- och telekommunikationer. Funktionen svarar för IT-relaterade frågor och ser till att de IT- och telekommunikationer som nödvändiga för att bedriva krisledningsarbetet fungerar. Funktion ITs uppgifter 1. Säkerställa nämndens och stabens IT-miljö 2. Samordna IT-frågor inom och utom organisationen kopplat till händelsen Funktion Logistik För att kunna upprätthålla stabsarbete/krisledning över tid krävs att nödvändiga servicefunktioner blir tillgodosedda. Funktion Logistiks uppgifter lokaler och utrustning transporter kontorsservice mat och dryck kontroll av in- och utpassering samt skalskydd Funktion Upplysning I första hand är kommunens kontaktcenter upplysningscentral. I särskilda fall vid en långvarig händelse kan det vara nödvändigt med en särskild upplysningscentral. Då sker samverkan med länsstyrelse, landsting, andra kommuner, polis med flera för att kunna lämna kompletterande upplysningar och inte slussa kommuninvånarna mellan instanser. Vid långvarig kris samt vid kommunövergripande händelser samordnas bemanningen i länet. Funktion Upplysning tar emot informationsunderlag från informatören. Funktion Upplysnings uppgifter Besvara telefonförfrågningar till allmänheten Förmedla frekventa frågor till lokalradion och till hemsidan Föra dagbok över inkommande samtal

13 11 (29) Uppmärksamma olika inkommande uppgifter från omvärlden som behöver föras vidare till den centrala krisstaben Funktion Analys Normalt upprätthålls kontakten med de berörda myndigheterna/instanserna via telefon. Radiosamband förbereds, krisledningen har möjlighet att använda RAKEL Sambandsplanen utgörs av kommunens internkatalog (intranätet) samt intern och extern larmlista på kommunens hemsida (listorna är lösenordsskyddade). Kalmar kommun använder sig av ett webbaserat informationssystem (WIS) vid krishändelser. Målet med WIS är att kommunen enkelt och effektivt ska kunna dela lägesinformation, både internt och externt med övriga aktörer i länet, vid en krishändelse. Vid en kris i Kalmar kommuns geografiska område skapas en specifik händelse i WIS. Detta meddelas länsstyrelsen samt övriga berörda myndigheter. Händelsen delas ut till alla aktörer inom Kalmar län Funktion Analys uppgifter Ansvara för lägesfunktion (dagbok, plott, tablåer) Dokumentation (eget arbete, samordning) Mediebevakning Specialistfunktioner Som stöd till staben finns personella resurser som bistår med expertkunskaper inom de områden som berörs av händelsen. Stabens bemanning och avlösning Det finns tre identiska staber för att kunna arbeta under längre tid. Vid avlösning genomförs stabsorientering med minst avgående och pågående stabschef närvarande. De avlämnande personerna ansvarar för att kartor, tabeller och dagböcker är uppdaterade. Detta för att vid en avlösning kunna redogöra för läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och förväntad utveckling. Vid långvariga händelseförlopp kan intensiteten i verksamheten variera. För att minimera konsekvenserna för den normala verksamheten bör antalet direkt engagerade personer anpassas till det som den aktuella situationen kräver. Den lägsta arbetsberedskapen kan bestå av en enstaka person vars uppgift blir att följa utvecklingen, svara på externa kontakter och vid behov ta initiativ till att på nytt höja beredskapen. Avveckling och efterarbete Så snart den ordinarie organisationen har möjlighet att leda verksamheten ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. När kommunstyrelsen beslutar att krisledningsarbete inte längre behöver bedrivas avvecklar krisledningsnämnden sin verksamhet.

14 12 (29) Kommundirektören, krisledningsnämndens ordförande och/eller räddningschefen kan ta beslut om att avveckla staben. Staben kan fortsätta stödja kommunchef eller räddningschef i deras arbete även då krisledningsnämnden har trätt ur funktion. Utvärderingen av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra utvärderingen. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter. Planering för Övning och utbildning I andra kapitlet 8 i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap framgår att kommuner och landsting ska ansvara för att förtroendevalda och anställd personal inom hela kommunen får den utbildning och övning som behövs. Kalmar kommun har ansvar att säkerställa att samtliga kommuninvånare får godtagbar service oavsett händelse eller situation som samhället kan utsättas för. För att kommunen ska kunna klara denna uppgift ska de förtroendevalda (kommunens krisledningsnämnd) och anställd personal övas. I Kalmar kommun kan vi tillsammans arbeta för ett högt säkerhetstänkande. Detta gör vi gemensamt genom att delta och engagera oss i övningar, utbildningar och sprida vår erfarenhet vidare övergripande i kommunen. Alla har vi olika bakgrund och erfarenheter som kan vara till nytta vid en eventuell extraordinär händelse i kommunen. Det är viktigt att kommunens verksamheter fungerar i det dagliga arbetet, men det är än viktigare vid en kris. Övas det regelbundet i kommunen behöver inte övergången från den dagliga verksamheten till verksamhet vid en kris vara så stor. Syfte Syfte med utbildnings- och övningsplanen är följande: att utveckla förmågan hos kommunens förtroendevalda/anställda vid en extraordinär händelse i fred (höjd beredskap) att utveckla samverkansrutiner mellan kommunen och andra myndigheter, organisationer och företag på ett sådant sätt att alla hjälpresurser utnyttjas oavsett organisatorisk tillhörighet att öka kunskaperna om risker och hot inom den egna kommunen och därmed verka för ett ökat risk- och säkerhetstänkande. Detta för att minska risken för skador på människor och viktiga samhällsresurser

15 13 (29) att övning och utbildning ska ses som en del i en process där gjorda erfarenheter ger upphov till konstruktiva diskussioner och lösningar inom säkerhetsarbetet på både lokal nivå men framför allt på den egna verksamhetens område att öka personkännedomen hos personal som ska verka inom den lokala säkerhetsorganisationen. Tidsintervaller för övning Utbildnings- och övningsplanen gäller för respektive mandatperiod. Inriktning på övning/utbildning: Hela krisledningen ska övas en gång vartannat år. Larmövning med krisledningen ska genomföras minst en gång vartannat år. Krisledningsnämnden ska i seminarieform fortbildas cirka ½ dag vartannat år. Stabspersonal och övriga nyckelpersoner ska utbildas och övas minst åtta timmar vartannat år Hela Tillämpad Larmövning Tillämpad Larmövning krisledningen övning övning Krisledningsn Seminarier Seminarier ämnden Staben Stabsmetodik Stabsmetodik Metod Utbildning i krishanteringssystemet Utbilda och informera alla förtroendevalda och anställda om det lokala krishanterings- och säkerhetsarbetet under cirka en halvdag. Övning i seminarieform Övningen genomförs utifrån ett scenario i diskussionsform med ett antal frågor beträffande roller, uppgifter och ledningsförhållanden i verksamheten. Startövning Inblandade prövar och utvecklar förmågan att komma igång med krishanteringen. Befattningsutbildning Förvaltningarna, bolagen och förbunden utgår från sina egna krisledningsplaner.

16 Tillämpad övning Här prövas den egna organisationen i rätt miljö, övar praktiskt utifrån ett scenario. Övningen genomförs med ett antal inspel till de övande från en motspelsorganisation. 14 (29)

17 15 (29) Bilaga 1 Checklista - Första föredragning för krisledningsnämnden Läge: Översikt av händelseutveckling och nuvarande tillstånd Vidtagna åtgärder Tillgängliga resurser Sambandsläge: Telefon, radio, IT, transporter, tillgänglig samverkanspersonal Medieläget (omvärldsbevakning) Frågor

18 16 (29) Bilaga 2 Checklista - Stabsorientering Syfte Allmänt informationsutbyte i staben Koordinering av verksamheten Strukturering av problem Formulering av uppdrag till staben Uppföljning av tidigare beslut och verksamheter Klarläggande av stabens interna arbetsformer Innehåll En total och övergripande allmän situationsorientering Vårt läge nu Vad som ska åstadkommas beslut i stort Genomförande och riktlinjer Kontroll och uppföljning Detaljinnehållet i en stabsorientering bör styras av den situation staben är satt att arbeta med. Se nedan för exempel på dagordning. Arbetsform: Stabsorienteringen ska framför allt innehålla kortfattade föredragningar, som ska inriktas på följande sätt: Handlingsfrihet. Svar på frågor som vad kan vi göra?, med vad kan vi agera och när?, vilka möjliga lösningar finns? Begränsningar. Identifiering av de begränsningar som finns, vad de består av och hur de kan undanröjas. Slutsatser. Vad betyder det redovisade? Dra slutsatser av faktaunderlaget. Förslag till beslut. Redovisa alternativen och förorda ett av dem. Ska beslut fattas bör stabsmedlemmen förbereda ett förslag till detta. Observera att stabsorientering inte är ett arbetsmöte! Exempel på dagordning Närvarokontroll Syftet med orienteringen Väderleksläget Lägesredovisningen Krisledningsnämndens beslut och riktlinjer Vidtagna och planerade åtgärder Prognoser Informationsläget Direktiv för uppföljning Hjälpmedel Avlösningsdirektiv

19 17 (29) Bilaga 3 Checklista Avveckling av staben Meddela avveckling till interna och externa aktörer. Stöd till anställda som kan ha varit hårt pressade under en längre tid. Fortsatt kontakt med media och andra aktörer för att utbyta information. Sammanställ dokumentation och samla in annan information om hur olika aktörer agerade, för att utvärdera hur händelsen hanterades. Analysera vad som fungerade bra och mindre bra inom organisationen för förbättring av organisation och åtgärder.

20 18 (29) Bilaga 4 Befattningsbeskrivning - Stabschef 1. Start Kalla in personal enligt krisledningsplanen. Genomför en första stabsorientering. Meddela länsstyrelsen att krisledningen är samlad och operativ. 2. Klargör målet och dess konsekvenser för staben på kort och lång sikt Stabens uppgifter är att stödja den verksamhet och de beslut som aktuella beslutsfattare ansvarar för. Staben tar fram beslutsunderlag till uppdragsgivaren. Effektivt stabsarbete förutsätter arbetsfördelning, samarbete samt förståelse för både helheten och sin egen arbetsuppgift. 3. Stabschefen leder stabsarbetet Stabens arbete ska präglas av att sakligt och bestämt belysa alla faktorer som kan inverka på chefsbeslut och att lojalt genomföra chefs beslut. Extra viktigt är att styra staben i tiden för att undgå att stabsarbetet blir händelsestyrt, agera istället för att parera. (Vad har skett, det som pågår nu, verksamhet på sikt). Staben bör ledas på ett tydligt sätt vad det gäller: Mål med verksamheten, prioriteringar, arbetsfördelning, samverkan, tidsplan. 4. Upprätta stabsarbetsplan och riktlinjer Se till att aktuellt läge, d.v.s. en komplett lägesrapport finns tillgänglig. Delge samtliga stabsmedlemmar detta läge vid stabsorientering, som hålls med jämna mellanrum. Orientera uppdragsgivaren fortlöpande om läget. Se till att dagbok förs i samtliga sektioner av staben. Kontrollera att staben har förutsättningar att arbeta. Beordra underhållstjänst och personalavlösningar i tillräcklig omfattning för stabens interna behov.

21 19 (29) Bilaga 5 Befattningsbeskrivning - Stabssekreterare 1. Efter första stabsorienteringen analysera inledande lägesrapport och utifrån detta: Skapa bild av händelsen. Förutsäga de behov som händelsen kommer att ställa på överordnad ledning. 2. Använd beslut i stort för Kalmar kommun vid extraordinära händelser, som riktmärke under ditt arbete. 3. Fortlöpande analysera händelseförloppet: Ur strategisk synpunkt uppfylls målet? Ur operativt perspektiv vilka mål har arbetet? Uppfylls dessa? 4. Fortlöpande analysera kommande lägesrapporter enligt ovan. 5. Utarbeta omfall enligt krisledningsnämndens direktiv eller order. 6. Samverka med experter, sakkunniga och myndigheter. 7. Delge och följa upp beslut. 8. Arbeta fram prognoser. 9. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv eller order. 10. Ansvara för att analys efter händelse genomförs. 11. Påbörja sekretariatsuppgifter åt krisledningsnämnden 12. Var stabschefen behjälplig administrativt, vid exempelvis förberedelse av stabsorientering eller föredragning. 13. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling, samt kontinuerligt planera och införskaffa resurser till arbetet med händelsen, enligt krisledningsnämndens direktiv. 14. Utarbeta föredragningar inom sin sektion enligt stabschefens direktiv och order.

22 20 (29) Bilaga 6 Instruktion - Informatör När larm om en befarad händelse inkommer från räddningsledare, SOScentralen, förvaltnings-, förbunds-, bolagschef eller från krisledningsnämnden ska följande åtgärder vidtas: 1. Diskutera grad av åtgärder med krisledningsnämnd, krisledningsnämndens ordförande, stabschef eller räddningsledare. 2. Orientera om läget och den fortsatta verksamheten. Fördela ansvarsområden. 3. Informera kommunens kontaktcenter. 4. Aktivera kommunens kriswebb. 5. Informera massmedierna om att verksamheten har startats. 6. Föreberda för att eventuellt öppna ett presscentrum. 7. Efter första stabsorienteringen: författa ett pressmeddelande utifrån lägesrapporten, samt använd underlaget för intern information. 8. Fortlöpande hålla sig uppdaterad om händelsen och dess fortsatta utveckling. 9. Skicka ut nya pressmeddelanden till massmedia med jämna mellanrum eller vid förändringar av läget. 10. Ansvara för anordnande och genomförande av presskonferenser. 11. Ansvara för att allmänheten fortlöpande får information om händelsen. 12. Ansvara för att den egna organisationen fortlöpande får information om insatsen. 13. Utarbeta föredragningar enligt stabschefens direktiv eller order. 14. Lämna information till upplysningscentralen Informatören ingår i den centrala krisstaben under krisledningsnämnden och har högsta ansvaret för att formulera all krisinformation och Äger och formulerar huvudbudskap. Begära att radion sänder myndighetsmeddelande Levererar experter eller expertbudskap till mediekontakten. Stöttar/coachar experter i mediefrågor. Initierar kallelse till/håller i presskonferens och fototillfälle.

23 21 (29) Koordinerar och stämmer av med andra myndigheter och övriga aktörer. Återför budskap och förmedlar händelser till logg. En krislåda med material finns på brandstationen.

24 22 (29) Bilaga 7 Instruktion - Massmediekontakt 1. Håll kontakt med lokalradio, närradio, riksradio, TV och tidningar. Prioritera radion för snabb informationsspridning/nyhetsförmedling. Om det är möjligt, se till att representant för radion finns nära ledningsgruppen. För att ge massmedier en säker information är det betydelsefullt att en person ansvarar för presskontakterna. Informatören eller speciellt utsedd mediekontakt har denna uppgift. Det är också viktigt att medierna har ett eget telefonnummer med dygnet-runt bemanning som de kan ringa. Sveriges Radio har skyldighet att sända Viktigt meddelande till allmänheten (VMA), som måste begäras genom räddningsledare vid brandkåren. VMA består dels av signalen viktigt meddelande, dels av meddelande i radio och TV, som ska sändas inom tre (3) minuter efter det att signalen viktigt meddelande utlösts. Varningsmeddelande ska användas när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Informatören kan, dock utan krav på omedelbarhet, begära att Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Sveriges Radio Kalmar kan vidarebefordra information till övriga kanaler inom Sveriges Radio om så bedöms nödvändigt. Tidningarnas telegram-byrå (TT) förmedlar pressmeddelanden till samtliga massmedier. 2. Skriv pressmeddelanden. Vid viktiga pressmeddelanden, ring innan och förvarna att de kommer så att de inte drunknar i all annan skriftlig information till nyhetsredaktionen. Följande ska ingå i pressmeddelandet: Vad som hänt Var När Vad som görs för att mildra effekterna samt förebygga Av pressmeddelandet ska framgå: Datum Klockslag Vem som är ansvarig för informationen Vem som kan lämna ytterligare upplysningar Pressmeddelandet skickas via e-post till berörda media.

25 23 (29) Pressmeddelanden skickas även till länsstyrelsens informationsenhet och publiceras i WIS. 3. Organisera presskonferens. Vid första kontakten med massmedier är det bra att redan då ha bokat in en presskonferens, speciellt om svar på alla frågor kan lämnas. Före presskonferensen Informatören beslutar i samråd med stab/krisledningsnämnden om tid för presskonferens, samt vilka som ska medverka från förvaltningar, bolag och förbund. Kalla medierna till presskonferensen via e-post eller telefon. Sänd information för kännedom till berörda myndigheter och organisationer som inte direkt medverkar vid presskonferensen. Samla de som ska medverka en stund före presskonferensen för genomgång av upplägg och innehåll. Skriv ut namnskyltar (bordsskyltar) till de som medverkar vid presskonferensen med namn och myndighet. Samla eventuellt fotografer strax före presskonferensen och låt dem under guidning ta bilder av intresse. Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid större olyckor begär presslegitimation och förse dem med passagekort PRESS. (Passagekort förvaras på informationsenheten). Förbered tolkhjälp vid behov. Under presskonferensen Starta presskonferensen på utsatt tid och meddela när den ska vara avslutad. Ge en tydlig presentation av medverkande från förvaltningar, bolag och förbund. Inled med en kort sammanfattning och orientering av läget. Avsätt god tid för frågor. Ge möjlighet för TV och radio att göra separata intervjuer efter presskonferensen. Kom överens med media om tid för eventuell ny presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras, se till att media får meddelande om detta.

26 24 (29) 4. Presscentrum Vid stora olyckor organiserar informatören ett presscentrum, förslagsvis i någon av våra egna lokaler Presscentrumet måste finnas relativt nära händelsernas centrum. Vägen dit måste vara bra skyltad. Det är lämpligt att samordna detta med länsstyrelsen. Ett presscentrum ska kunna fungera under lång tid och måste ha tillgång till en stor samlingslokal för presskonferenser, logi, utspisning, telefoner m.m. Presscentrumet har framförallt två syften. Dels får journalister och fotografer en fast plats varifrån de kan sköta sina arbeten, dels kan kommunens krisledningsnämnd och räddningsledning samt staben därigenom fullgöra sina uppgifter ostört.

27 25 (29) Bilaga 8 Instruktion - Intern information De flesta av kommunens anställda medverkar inte direkt i händelseförloppet, men kan ändå komma att påverkas indirekt genom att verksamheten måste omdisponeras eller ställas in tillfälligt. I sådana situationer uppstår ett stort behov av information i de olika förvaltningarna, bolagen och förbunden. 1. Informera kontaktcentret kontinuerligt och förse dem med material som underlättar deras arbete. 2. Uppdatera intranätet med aktuell information. Håll kontakt med berörda verksamheter genom telefon eller e-post. 3. Skicka fortlöpande informationsmeddelanden till personalen. Förvaltnings-, bolags- eller förbundschefer och/eller informatörer används som kontaktpersoner. 4. Kontakter med räddningsledare och folk på plats sker via Rakel.

28 26 (29) Bilaga 9 Instruktion - Extern information 1. Aktivera kriswebben och publicera information fortlöpande där och i Kalmar kommuns sociala medier. Håll kontakt med upplysningscentralen för vanliga frågor. Upprätta kontakt med krisinformation.se (MSB:s nationella kriswebb) 2. Kontrollera att e-post och telefonlistor är aktuella. Det kan gälla massmediekontakter, förteckning över kommunens Frivilliga ResursGrupp-FRG, frivilligorganisationer, kultur- och fritidsförvaltningens föreningsregister etc. 3. Informera myndigheter vid behov. Varje myndighet informerar inom sitt ansvarsområde men informationen bör alltid vara samordnad. 4. Vid långvarig beredskap annonsera 5. Affischer, väggtidningar och utdelade informationsblad är lämpliga för långsiktiga informationsanslag. Utdelning kan exempelvis ske genom tidningsbud, postens brevbärare, bibliotek, skolor och livsmedelsaffärer. Högtalare kan behövas i ett katastrofläge. Samarbete sker då med polis och räddningstjänst. 6. Förbered samarbete med tolk och översättare för att snabbt få ut viktig information på olika språk. Tillgänglighetsanpassad information 1. Information till icke svensktalande Viktig information bör översättas och spridas på efterfrågade språk. Hjälp med översättning kan erhållas av upphandlad tolkförmedling. Se service-förvaltningens/supportavdelningens hemsida. 2. Hörselskadade Information bör sändas till Text TV-redaktionen i Stockholm. Texttelefon för kommunikation med hörselskadade finns på varje SOScentral. Texttelefon kan också rekvireras från Telia AB. Om informationen lämnas via texttelefon meddelas aktuella nummer till lokalradiostationerna. 3. Synskadade Kontakt bör etableras med länsbiblioteket för besked om vilka taltidningar som finns i länet. Vissa tidningar i Sverige kommer dagligen ut som taltidning med egen redaktion. På vissa orter sänder också Synskadades Riksförbunds lokalförening egen närradio. Etablera kontakt med lokalföreningarna för att kartlägga informationskanaler.

29 27 (29) Bilaga 10 Instruktion Funktion Ekonomi 1. Ta fram och delge unikt konto för händelsen. 2. Ta emot redovisning av kostnader. 3. Följ och sammanställ kostnadsutvecklingen. 4. Samordna frågor av ekonomisk karaktär med stabschefen. Instruktion Funktion IT 1. Säkerställ nämndens och stabens IT-miljö. 2. Samordna IT-frågor inom och utom organisationen kopplat till händelsen. Instruktion Funktion Logistik 1. Ställ iordning lokaler för krisledningsgruppen. 2. Koppla in telefoner, datorer, fax och radioapparater. Gör ett förbindelseprov 3. Förbered TV med inspelningsfunktion. 4. Svara för mat och dryck till stab och nämnd. 5. Svara för skalskydd samt in- och utpassering. 6. Samordna logistik kopplat till händelsen inom organisationen och med privata sektorn. Instruktion - Funktion Upplysning 1. Säkerställ att rätt information tränger ut via kanalerna telefon och e- post. 2. Se till att allmänhetens frågor i största möjliga mån blir besvarade Snabbt och korrekt är nyckelord. De vanligaste frågorna kan man sedan svara på via radio, tidningar eller på hemsidan för att minska telefontrycket. Anteckna frågor och åtgärder 3. Sprid kontaktcentrets eller den särskilda upplysningscentralens telefonnummer till allmänheten genom ett VMA (Viktigt meddelande allmänheten). 4. Sprid information i den egna organisationen att särskild upplysningscentral är upprättad. 5. Säkerställ bemanning över tiden. 6. Hänvisa anhöriga till polisen för besked om tillståndet hos omhändertagna/ saknade personer.

30 Instruktion Funktion Analys 1. Efter första stabsorienteringen: inled skrivandet av dagbok (WIS). 2. Påbörja arbete med plottning samt lägesuppföljning. 3. Säkerställ funktionerna WIS och RAKEL. 4. Medhörning i RAKEL. 5. Bevaka media genom att: avlyssna/banda radio- och TV-sändningar bevaka traditionella och sociala medier på Internet läsa tryckta media rapportera in till loggen: nya fakta och avvikelser i förhållande till våra budskap bevaka presskonferenser 28 (29)

31 29 (29) Bilaga 12 Specialistkompetenser Specialistkompetens Enhet Kallas via RCB KLK SOS-Alarm Miljöinspektörer SBK Miljöchefen Livsmedelsinspektörer SBK Miljöchefen Socialsekreterare socialförvaltningen SOC Chef för socialförvaltningen POSOM för socialförvaltningen SOC SOS-Alarm alt. chef för socialförvaltningen HR KLK HR-strategen Företagshälsovården KLK Chef för företagshälsovården