Informationshanteringsplan Barn- och utbildningsnämnden

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämnden Fastställt av Barn- och utbildningsnämnden Datum för fastställande Giltighetstid Tills vidare Ansvarig funktion Diarienummer BUN Målgrupp Barn- och utbildningsförvaltningen

2 Innehållsförteckning Kort om offentlighet och sekretess... 3 Allmänt om arkiv- och dokumenthantering... 5 Informationsförvaltningsplan för Barn- och utbildningsnämnden B1. Ledning B1.2.1 Ekonomi, ernas mål och resurser B1.4 Politiska instanser B2. Verksamhetsstöd B3.1 Förskola B3.1.3 Förskola, enskild B3.2 Grundskola B3.2.3 Fristående grundskolor B3.3 Gymnasium B3.3.3 Fristående gymnasieskolor B3.4. Kulturskola B3.5. Elevhälsa

3 Kort om offentlighet och sekretess Informationshanteringsplan Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inklusive telefax, men elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen, s k. delning. Sådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad när den har expedierats när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller när den på annat sätt färdigställts. Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t ex fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdigställts för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlingar skall omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig, vilket leder till att minnesanteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. 3

4 Krav på registrering m.m. Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkiv förteckningar som är obligatoriska enligt 6 arkivlagen. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk, såvida regeringen ej föreskrivit undantag. I 15 kap 9-13 sekretesslagen finns motsvarande regler för handlingar som lagras med hjälp av IT. Myndigheten skall ordna sin IT så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p.g.a. anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga en (inkl. politiker, praktikanter m fl.). Exempel på er där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska er. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den sansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelserna i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Kopior av sekretessbelagda handlingar är självfallet underkastade samma bestämmelser som originalen. Sekretessen medföljer handlingar som överförs från Barn- och utbildningsnämnden till kommunarkivet. Skydd för personuppgifter Personuppgiftslagen (SFS 1998:204), PUL, ger skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Lagen är generell och omfattar all behandling av personuppgifter. PUL begränsar möjligheten att publicera dokument med uppgifter som gör det möjligt att söka och identifiera enskilda personer, i den mån varje individ inte lämnat sitt samtycke. Behandling är dock tillåten om syftet är att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Barn- och utbildningsnämnden har utsett Lena Näsholm som personuppgifts ombud inom barn- och utbildningsförvaltningen. 4

5 Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Vad gäller enligt arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar? Arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar ger Barn- och utbildningsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Barn- och utbildningsnämnden skall bl. a. för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen skydda arkivet mot förstörelse m.m. redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning. Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn. Varje myndighet vidare upprätta en Informationsförvaltningsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna kan levereras till kommunarkivet osv. Se nedan. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundsvalls kommun. Arkivmyndigheten skall enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som skall bevaras åt eftervärlden beslut om bevarande av vissa handlingar beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till arkivchefen. 5

6 Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat". Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen: * * myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) myndighetens organisation (och hur den utvecklats) * arkivets huvudsakliga struktur * gallringsregler * arkivorganisation/arkivansvar Kravet på arkivbeskrivning för Barn- och utbildningsnämnden med föregångare tillgodoses genom denna Informationsförvaltningsplan samt genom den dokumentation som finns i kommunarkivets arkivkatalog och förvaltningshistoriska dokumentation. Arkivförteckning Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s.k. allmänna arkivschemat, numera återgivet i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 - Bil 1). Arkivförteckningar i Sundsvalls kommun upprättas av kommunarkivet. 6

7 Informationsförvaltningsplan för Barn- och utbildningsnämnden Enligt kommunens arkivreglemente skall varje myndighet upprätta en Informationsförvaltningsplan som visar hur myndighetens dokumenteras och dokumenten arkivmässigt skall tas om hand. Informationsförvaltningsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Den tillgodoser dessutom flera av de krav som ställs på myndigheten i arkivlagen. Informationsförvaltningsplanen är en förteckning över de dokument som används inom skolans olika sgrenar med uppgifter om hur de skall hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Informationsförvaltningsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen. Planen innehåller därför även uppgifter om när respektive handling kan gallras (utplånas) och vad som skall levereras till centralarkivet. Indelning efter sgren Informationsförvaltningsplanen delas in i sgrenar Ledning och ledningsstöd Verksamhetsstöd Förskola, fritidshem och Grundskola Gymnasieskola Kulturskola Elevhälsa I var och en av dessa uppstår dokumentation i form av handlingar, på papper eller i digital form. Var dessa handlingar förekommer bestäms i huvudsak av förvaltningens organisation: Förtroendemannaorganets handlingar återfinns i nämndkansliet (centralförvaltningen) Handlingar som rör ens planering och uppföljning återfinns i centralförvaltningen, BoU-kontoret, hos gymnasieskolans, förskolans och grundskolans enheter Handlingar som rör undervisning och annan elevinriktad återfinns huvudsakligen i de enheter där en bedrivs 7

8 Fastställande av plan och ändringsbeslut Beslut om gallring av allmänna handlingar och överföring av allmänna handlingar till arkivmyndigheten (kommunarkivet) kan endast fattas av myndigheten. Eftersom Informationsförvaltningsplanen innehåller sådana beslut har planen fastställts av Barn- och utbildningsnämnden. Planen är dock ett levande instrument. En dokumentplan baserad på en påverkas i mindre grad av organisationsförändringar, men planen kan ändå behöva ändras därför att myndighetens ändrar innehåll eller därför att sättet att dokumentera en och samma utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring - eller att nytillkomna handlings typer föreslås gallrade - bör underställas nämnden. Sådana ändringar skall föregås av samråd med kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition, uppräkning av handlings typer till olika aktiviteter, gallringsfristens längd eller övergång till annat medium för visst dokument kan i regel beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med kommunarkivet. Överlämnande och utlån Överföring av handlingar till kommunarkivet enligt denna dokumentplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m.m. skall då fattas av kommunarkivet. Alla leveranser till kommunarkivet skall åtföljas av leveransreversal med en förteckning över de handlingar som överlämnas/mottas. Överlämnande av originalhandlingar till annan kommun i samband med att en elev byter skola får inte förekomma. Informationsöverföringen ordnas i dessa fall genom att den berörda skolan erhåller kopior av begärd information. Om informationen är sekretesskyddad krävs föräldrarnas medgivande. Utlån av handlingar till plats utanför barn- och utbildningsförvaltningens egna lokaler skall godkännas av kommunarkivet. Skrivmateriel Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständighet. De skrivmateriel som tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingar som lagras digitalt skall bevaras för eftervärlden kan överföring till annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (kommunarkivet). 8

9 Gallring och akt rensning Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas. Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringstidpunkten kan då anges på resp. volym. Gallrade handlingar skall förmalas eller förbrännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll. Akt rensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förståelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Akt rensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och är därför inte någon gallringsåtgärd. Den skall utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen. IT och arkiv En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Dokument i ärenden skrivs normalt ut på papper och arkiveras då i denna form. De ssystem som används för elevregistrering och elevdokumentation, elevmedicinsk m.m. innehåller däremot information som aldrig kan skrivas ut och som därför måste hanteras i digital form så länge den existerar. Motsvarande gäller de administrativa system som används för personal- och ekonomirapportering. En del av de uppgifter som lagras i dagens Pro Capita och i SHV-systemet skall enligt de rekommendationer som gäller för intensivdataområdet Västernorrland bevaras för framtiden. I dokumentplanen markeras att dessa skall bevaras. Barn- och utbildningskontoret skall gemensamt med kommunarkivet och kommunens IT-enhet utveckla regler och rutiner för denna långsiktiga digitala arkivering. Nämndens diarium förs helt och hållet digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer till förvaltningens enheter är likaså digitala, i form av e-post eller bilagor till e-post. Det är av utomordentlig betydelse att organisationen för diarium och elektroniska postlådor hanteras enhetligt och i enlighet med gällande lagstiftning (offentlighet och sekretess, PUL). 9

10 0B1. Ledning statistik Statistik till andra myndigheter DOCX, XLS,PDF Vid inaktualitet 1. Ledning korrenspondens Korrespondens av tillfällig betydelse E-post filer Outlook/Schoolsoft Vid inaktualitet Reklam, inbjudningar m.m. 1. Ledning synpunkter Synpunkter Synpunkt Sundsvall Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning Arbetsmiljö arbetsmiljö Protokoll arbetsmiljöronder 10 år Arbetsmiljö arbetsmiljö Åtgärdsprogram, enhet 10 år Arbetsmiljö arbetsmiljö Riskbedömninghandlingsplan Bevaras 3 år Arbetsmiljö inspektioner Inspektionsmeddelanden, svar, uppföljningar m.m. I Diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Arbetsmiljö arbetsplatsträffar Protokoll Arbetsplatsträffar, APT Arbetsmiljö tillbud Tillbudsanmälan personal PDF Databasen LISA Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning 10

11 1.1.2 Arbetsmiljö Risk- och konsekvensbeskrivningar 3 år Samverkan samverkan Protokoll samverkansgrupper Samverkan Lokalsamverkan, gymnasiet Kallelser och protokoll DOCX Wordfil sparas för resp läsår på katalog M: 1B1.2.1 Ekonomi, ernas mål och resurser bidrag Statsbidrag- och EUbidrag, ansökningar och beslut Ekonomi, ernas mål och resurser statsbidrag för asylsökande Ersättning för kostnader för asylsökande Ekonomi, ernas mål och resurser stipendier och fonder Fonder, utdelning och redovisning från skolenhet I ekonomiportalen 10 år Ekonomi, ernas mål och resurser Premier och stipendier Stipendiekommittéers protokoll 3 år Gäller gymnasieskolan Ekonomi, ernas mål och resurser Premier och stipendier Ansökningshandlingar, underlag Gallras 2 år efter Gäller gymnasieskolan Ekonomi, ernas mål och resurser tilläggsbelopp Ansökan och beslut om tilläggsbelopp 11

12 1.3 Verksamhetsutveckling Utveckla och följa upp en Verksamhetsplan 1.3 Verksamhetsutveckling Utveckla och följa upp en Lokal splan Lokal spla n I diariet PDF Public Kvalitetsutveckling Utveckla och följa upp en Kvalitetsrapport 1.4 Politiska instanser nämnds process Kallelser och föredragningslistor 1.4 Politiska instanser nämnds process Bilagor till kallelser 2B1.4 Politiska instanser nämnds process Utskottets protokoll 1.4 Politiska instanser nämnds process Barn- och utbildningsnämndens protokoll 1.4 Politiska instanser nämnds process Protokollsutdrag, beslutsexpediering Information till instansen nämnds process Delegationsbeslut 12

13 3B2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Informationsbroschyrer 2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Rapporter och publikationer 2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Pressmeddelanden 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Förordnande av personuppgiftsombud 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal och instruktion 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Registerförteckning Förvaltningen Vid inaktualitet Väntar på digitalt system 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Samtycke till publicering av personuppgifter Gallras när barnet/eleven slutar på förskolan/skolan 2.4 Lokalförsörjning lokaler Lokalförsörjningsplan 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Elevförteckningar, schema m.m. Vid inaktualitet 13

14 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Skolskjutsregister 2 år 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Förteckning över tilldelade busskort, gymnasiet Extens 2 år 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Ansökan och beslut om skolskjuts Förvaltningen Vid inaktualitet 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Skolskjuts överklagande 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Diarium 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Register till diarium 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Verksamhetsmetadatakatalog 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Diarieförda handlingar 2.9 Dokument och arkiv analog arkivering Arkivreversaler 14

15 2.9 Dokument och arkiv Planera och hantera dokumentation Informationsförvaltningsplan 15

16 4B3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e-post adress där de samlas in varje år. 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Protokoll från planeringsdagar DOCX 1 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete APT minnesanteckningar/ protokoll DOCX 2 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt ansökningar och redovisningar 3.1 Förskola placering Köstatistik På förvaltningen Extens Bevaras i väntan på riktlinjer kring digital arkivering Förskolans organisation och föräldrasamverkan Inbjudningar och Information till föräldrar Vid inaktualitet Förskolans organisation och föräldrasamverkan Protokoll från föräldramöte/ DOCX Bevaras 3 år föräldrarådsmöte Förskolans organisation och föräldrasamverkan Korrespondens med vårdnadshavare/annan Uppgifter som är väsentliga för barnet eller förskolan 16

17 3.1.1 Förskolans organisation och PUL Samtycke till publicering av personuppgifter Gallras vid inaktualitet Föräldramötet Antaga och placera barn i förskola/ Ansökan, förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola/ Erbjudande om plats, förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Ansökan om nedsättning av avgift, förskola På förvaltningen Extens 10 år Anta och placera barn i förskola/ Placeringsmeddelande, förskola, På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Ansökan, allmän förskola, På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola/ Erbjudande om plats, allmän förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Placeringsmeddelande, allmän förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Ansökan, dygnet-runt förskola På förvaltningen Extens 2 år 17

18 Anta och placera barn i förskola eller Schema för plats i dygnet-runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola /pedagogisk omsorg Ansökan om särskild prövning, dygnet-runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Erbjudande plats dygnet-runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Ansökan om nedsättning av avgift dygnet-runt förskola, På förvaltningen Extens 10 år Anta och placera barn i förskola eller Placeringsmeddelande, Dygnetrunt förskola, På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Ansökan och beslut om utökning av tid (8kap 5 skollagen). Anta och placera barn i förskola eller Ansökan och beslut om plats i förskola (8kap 7 skollagen). Anta och placera barn i förskola eller Omfattningsändring På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Uppsägning av plats På förvaltningen Extens 2 år 18

19 nyanlända barn Inskrivning i förskolan På förvaltningen Vid inaktualitet Nyanlända barn till förskolan Registrera närvaro Närvarolista, dagjournal 3 år Registrera närvaro Schema för elev i förskola/pedagogisk omsorg 3 år Finns både analogt och digitalt interkommunal ersättning Förfrågan och beslut om barn i förskola från annan kommun interkommunal ersättning Förfrågan och beslut om barn i förskola i andra kommuner barn i behov av särskilt stöd Barnobservationer Vid inaktualitet barn i behov av särskilt stöd Pedagogisk planering Vid inaktualitet barn i behov av särskilt stöd Läkarintyg, psykologutlåtande, pedagogisk beskrivning I diariet PDF Public 360 Bevaras barn i behov av särskilt stöd Korrespondens med vårdnadshavare/ Med uppgifter väsentliga för barnet annan. 19

20 tillbud Tillbudsanmälan olycksfall/ kränkande behandling barn PDF Databasen LISA Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning 20

21 5B3.1.3 Förskola, enskild fristående förskolor och Ansökan, godkännande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild fristående förskolor och Yttrande, godkännande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild fristående förskolor och Beslut, godkännande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild fristående förskolor och Tillsyn av enskilt driven förskola/pedagogisk omsorg I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild fristående förskolor och Avtal enskild I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild fristående förskolor och Underlag för beslut om utökad elevpeng pga. av utökad tid i förskolan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 21

22 6B3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e-post adress där de samlas in varje år. 3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt, ansökningar, beslut och redovisningar 3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Protokoll skolkonferenser, elevrådsmöten Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Kursplaner lokala Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Statistik egen upprättad Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Statistik till andra myndigheter Gallras vid inaktualitet Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Meddelande och information av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Meddelande och information av tillfällig betydelse Meddelande och information av tillfällig betydelse Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse. Bevaras 3 år 22

23 3.2.1 Undervisningens organisation och Planera undervisning Egenproducerade läromedel av större omfattning Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar som presenterar de ämnen som eleven kan välja som tillval Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar ang. studieresor, lägerskolor, skolresor Gallras vid inaktualitet Undervisningens organisation och samverkan med vårdnadshavare Inbjudningar och information föräldrar Gallras vid inaktualitet Undervisningens organisation och samverkan med vårdnadshavare Protokoll skolråd Bevaras 3 år Undervisningens organisation och samverkan med vårdnadshavare Samtycke till publicering av personuppgifter Gallras vid inaktualitet Äldre elever och målsman Anta och placera i förskoleklass Placering i förskoleklass utifrån folkbokföring På förvaltningen Brev skickas ut om placering, bevaras ej Anta och placera i förskoleklass Ansökan, förskoleklass i annan kommunal grundskola än erbjuden På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet Anta och placera i förskoleklass Beslut ändrad skolplacering i förskoleklass På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet 23

24 Anta och placera i fritidshem Ansökan, fritidshem På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet Anta och placera i fritidshem Erbjudande, fritidshem På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet Anta och placera i fritidshem Vistelseschema för barn på fritidshem På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet Anta och placera i fritidshem Placeringsmeddelande, fritidshem På förvaltningen Extens Gallras vid inaktualitet Skickas ut till sökande, bevaras ej Anta och placera i fritidshem Ansökan om nedsättning av avgift, fritidshem På förvaltningen Extens 10 år Anta och placera i fritidshem Uppsägning av plats, fritidshem På förvaltningen Extens 2 år Registrera närvaro, fritidshem Närvarolista, dagjournal 3 år elevregistrering Elevregister Extens Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning Placera elever Inskrivning i skola/byte av skola/gå kvar i nuvarande skola Gallras vid inaktualitet 24

25 Placera elever Klasslistor Extens Bevaras 1 år Skrivs ut 1 gång per termin Placera elever Ansökan och beslut om att gå om en årskurs Bevaras 1 år I elevakt skolplikt Ansökan om uppskjuten skolplikt ledighetsansökningar Ledighetsansökan, elever Gallras vid inaktualitet Registrera närvaro Närvaro/frånvaro PDF Schoolsoft Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning Placera elever Inskrivning av nyanländ elev i grundskolan Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet Placera elever Kartläggning av nyanländ elev i grundskolan Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet modersmålsundervisning Ansökan om modersmålsundervisning Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet modersmålsundervisning Uppsägning av modersmålsundervisning Centrum för flerspråkigt lärande Bevaras 1 år 1 år efter avslutad skolgång 25

26 modersmålsundervisning Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmålet Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet modersmålsundervisning Förteckning över elever som fått studiehandledning på modersmålet Centrum för flerspråkigt lärande Extens Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning modersmålsundervisning Ansökan om prövning i modersmålet Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet modersmålsundervisning Statistik invandrarelever Centrum för flerspråkigt lärande Gallras vid inaktualitet mottagande i grundsärskola Anmälan för mottagande i särskola mottagande i grundsärskola Underlag till beslut om mottagande i särskola Psykologisk,, pedagogisk, medicinsk utredning och social bedömning mottagande i grundsärskola Beslut om mottagande i särskola mottagande i grundsärskola Anmälan om utskrivning ur särskola mottagande i grundsärskola Beslut om utskrivning ur särskola 26

27 mottagande i grundsärskola Beslut om avskrivning av särskoleärende interkommunal ersättning Skolgång i annan kommun interkommunal ersättning Mottagande av elev från annan kommun Hålla utvecklinssamtal Individuella utvecklingsplaner Schoolsoft Bevaras Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning Ge särskilt stöd Elevvårdskonferensprotokoll Bevaras 1 år I elevakt Ge särskilt stöd Utredning av elevs behov av särskilt stöd Bevaras 1 år I elev akt Ge särskilt stöd Beslut om åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt Ge särskilt stöd Beslut om att inte utarbeta åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt Ge särskilt stöd Beslut om attavsluta åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt 27

28 Ge särskilt stöd Beslut om anpassad studiegång Bevaras 1 år I elevakt Ge särskilt stöd Beslut om särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning Bevaras 1 år I elevakt Ge särskilt stöd Överenskommelse om stöd från stödoch utvecklingsteamet På inloggad Ge särskilt stöd Pedagogisk, psykologisk och social utredning Bevaras 1 år I elevakt tillbud Tillbudsanmälan olycksfall/kränkande behandling elever PDF Databasen LISA Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning ordning och disciplinära åtgärder Disciplinära åtgärder Bevaras 1 år I elevakt elevdokumentation Elevakter Bevaras 1 år Levereras sorterade efter personnummer, senast 15 september varje läsår. elevakter med skyddad identitet Elevakter för elever med sekretessmarkering Bevaras 1 år Levereras sorterade efter personnummer och märkt elevakter med sekretess Nationella ämnesprov svenska och svenska som andra språk Bevaras 1 år Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat 28

29 Nationella ämnesprov, övriga ämnen En Gallras 5 år efter provtillfället Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Skriftliga tester och prov Vid inaktualitet När provet är rättat och satts Lärares sammanställning av provresultat Vid inaktualitet När provet är rättat och satts Betygskataloger Extens Bevaras Efter varje termin Levereras senast 1 mars resp. 15 september varje läsår. Betygskataloger för elever med sekretessmarkering Extens Bevaras Efter varje termin Levereras senast 1 mars resp. 15 september varje läsår till Maritha Jonasson Kopior av slut/ev. skriftliga bedömningar Extens Bevaras Efter varje läsår, se anmärkning Senast 15 september., elever med sekretessmarkering Kopior av slut/ev. skriftliga bedömningar Extens Bevaras Efter varje läsår, se anmärkning Senast 15 september till Maritha Jonasson Ansökan om prövning Vid inaktualitet Resultat av prövning, med nytt Bevaras 1 år Genererar nytt, och ny, skatalog 29

30 Resultat av prövning, inget nytt Bevaras 1 år I elevakt Intyg om avgång Bevaras 1 år Skickas till fristående skolor eller andra kommuners skolor. Kopia i elevakten 30

31 7B3.2.3 Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor Ansökan om godkännande som huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor Yttrande, ansökan, godkännande som huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor Beslut om godkännande som huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående fritidshem Ansökan och beslut om godkännande av fristående fritidshem Fristående grundskolor ansökningar om fristående fritidshem Yttrande över ansökan om godkännande av fristående fritidshem Fristående grundskolor tillsyn över fristående förskolor Tillsyn över fristående fritidshem 31

32 8B3.3 Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e-post adress där de samlas in varje år Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt, ansökningar, beslut och redovisningar Anta elever Fil gymnasieintag/ antagning gymnasiesärskolan Extens elevregistrering Elevregister Extens Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning elevregistrering Personuppgifter från RSV/KIR Bevaras i systemet i väntan på e-arkiv eller avställning elevregistrering Klasslistor Bevaras 3 år Utskrift från Extens 1 gång/år elevregistrering Grupplistor/undervisn ingsgrupper elevregistrering Ansökan moderna språk, modersmål, sv2, specialidrott Extens 32

33 elevregistrering Ansökan om studievägsbyte elevregistrering Byte av skola inom/utom kommunen elevregistrering Anmälan om avgång elevregistrering Individuellt anpassat program GY11/Gysär13 elevregistrering Ansökan om utökat program elevregistrering Kurs som ska redovisas om utökad i examensbeviset elevregistrering Ansökan om reducerat program elevregistrering Ansökan om att gå om årskurs elevregistrering Ansökan om studieuppehåll 33

34 elevregistrering Ansökan om byte av klass elevregistrering Ansökan om förlängd undervisning elevregistrering Ny elev SG elevregistrering Ansökan om kursbyte elevregistrering Ansökan individuellt val/programfördjupning val elevregistrering Ansökan om musik Kulturskolan modersmålsundervisning Ansökan om modersmålsundervisning Gallras vid inaktualitet Görs varje läsår särskolebeslut Beslut gällande integrerad gymnasie särskoleelev mottagande i gymnasiesärskola Anmälan för mottagande i särskola 34

35 mottagande i gymnasiesärskola Underlag till beslut om mottagande i särskola Psykologisk,, pedagogisk, medicinsk utredning och social bedömning mottagande i gymnasiesärskola Beslut om mottagande i särskola mottagande i gymnasiesärskola Anmälan om utskrivning ur särskola mottagande i gymnasiesärskola Beslut om utskrivning ur särskola mottagande i gymnasiesärskola Beslut om avskrivning av särskoleärende särskolebeslut Överlämnande elev från grundsärskola till gymnasiesärskola Nationella ämnes prov svenska och svenska som andraspråk Bevaras 1 år Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Nationella ämnesprov, övriga ämnen Gallras 5 år efter provtillfället Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Skriftliga prov Åter elev När provet är rättat och satts 35

36 Lärares sammanställning av provresultat, DOCX avslutad kurs och underlag för sättning (lärare), DOCX Gymnasiearbeten, DOCX Åter elev Betygskatalog Extens Bevaras 3 år 3 år efter avslutad kurs Betygsunderlag saknas Bevaras 3 år 3 år efter avslutad kurs Utdrag ur skatalog Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Gymnasieintyg Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Studiebevis Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Examensbevis Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång 36

37 Anmälan till prövning Vid inaktualitet Betyg prövning (gäller ej inskrivna elever) Bevaras Bevaras tillsammans med tidigare skopia, direkt efter satt prövning Underlag SFI- Utskrift SFI- Bevaras 3 år Betygsunderlag/ katalog grundskolekurser i gymnasieskolan Bevaras 3 år Slut grundskolan Bevaras 3 år Ge särskilt stöd Pedagogisk utredning (t ex utredning läs- och skrivsvårigheter) Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt Ge särskilt stöd Åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt Ge särskilt stöd Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt 37

38 Ge särskilt stöd Samtal om studiesituation Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Ge särskilt stöd Erbjudande om studiehjälp I elevakt Ge särskilt stöd Individuella studieplaner Extens Bevaras Ge särskilt stöd Protokoll EHT Bevaras 1 år Klassvis Ge särskilt stöd Skolkuratorers handlingar. Intyg, remisser, brev och anteckningar Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Hos kurator, till elevakt (handlingar som är av vikt för dok. av elevens utveckling) Hålla utvecklinssamtal Skriftlig information vid utvecklingssamtal närvaro/frånvaro Ledighetsansökan - elever närvaro/frånvaro Mötesblankett låg närvaro 1 och 2 Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt närvaro/frånvaro Närvaro- /frånvaroregister Extens 38

39 närvaro/frånvaro Varning frånvaro närvaro Fil CSN/Återrapport CSN Webtjänst disciplinåtgärder Disciplinåtgärder (elever) Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt avtal Avtal miniräknare datorer och inloggning Datakonton First Class Vid inaktualitet datorer och inloggning Protokoll programforum 1 år efter avslutad skolgång klasskonferenser Klass/uppföljningskonferensprotokoll Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Klassvis APL/ Praktik IV Register över arbetsplatser Gallras vid inaktualitet Förnyas succesivt APL/ Praktik IV Bedömningar från arbetsplatser 39

40 APL/ Praktik IV Ersättning mat, resa APL/ Praktik IV Närvarorapport Det som inte är registrerat i Skolan på webben APL/ Praktik IV Utvärdering elev/handledare 40

41 9B3.3.3 Fristående gymnasieskolor fristående gymnasieskolor Ansökan om godkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF 3 år Fristående gymnasieskolor fristående gymnasieskolor Yttrande, ans. om godkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF 3 år Fristående gymnasieskolor fristående gymnasieskolor Beslut, ansökan om godkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF 3 år Fristående gymnasieskolor fristående gymnasieskolor Avtal med fristående gymnasieskolor I diariet PDF 3 år 41

42 10B3.4. Kulturskola kulturskola Målskrivningar Vid inaktualitet 3.4. Kulturskola kulturskola Handlingsplaner Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal arbetsplan Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokala överenskommelser, avtal för skolenhetens arbete Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt I diariet Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Samverkansgrupp och APT-protokoll Bevaras 3 år Kulturskola, undervisningens organisation och Administrera kulturskola Bevaras Kulturskola, undervisningens organisation och Administrera kulturskola Kontrakt Bevaras 42

43 3.4.1 Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Instrument inventarium Extens Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Förteckning över utlånade instrument Extens Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Avtal/ ansvarsförbindelser Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Register över notutlåning Extens Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och ärenderegister Register till systematisk förvaring 2 år Kulturskola, undervisningens organisation och program Kalendarium ICloud Kulturskola, elever Anta elever Ansökan Extens Kulturskola, elever Anta elever Antagna elever Extens Bevaras i avvaktan på e-arkiv Kulturskola, elever Anta elever Elevförteckningar Extens Bevaras i avvaktan på e-arkiv 43

44 3.4.2 Kulturskola, elever Anta elever Kölistor Extens Bevaras i avvaktan på e-arkiv Kulturskola, elever program Kalendarium ICloud Bevaras i avvaktan på e-arkiv 44

45 1B3.5. Elevhälsa 3.5. Elevhälsa elevhälsa elevhälsa Epikriser av Barnhälsovårdsjournaler från landstinget Kopior av Barnhälsovårdsjournaler PMO Bevaras PMO Bevaras Enligt överenskommelse Enligt överenskommelse Upprättas av barnläkare vid utskrivning från Barnhälsovården, överlämnas till Skolhälsovården 3.5. Elevhälsa elevhälsa Kopior av journalhandlingar för elev som flyttat in från annan kommun Viktiga hälsouppgifter PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolhälsovårdsjournaler PMO Bevaras Enligt överenskommelse Arkiveras efter avslutad grund/gymnasieskola. Bevaras i väntan på riktlinjer för digital arkivering Elevhälsa elevhälsa Hälsouppgift, grundskola och gymnasium PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Elevhälsofrågor PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Remissvar PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Åtgärd vid allergisk reaktion PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Föräldrars medgivande att vaccinera PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal. 45

46 3.5. Elevhälsa elevhälsa Lokal splan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3.5. Elevhälsa elevhälsa Föräldrars förbud att vaccinera PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Psykologutlåtande PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Brev från föräldrar PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Brev från kliniker PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Övriga inkomna handlingar som bör arkiveras med journalen. PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Föräldrars medgivande att lämna ut uppgifter Ur journalhandling till annan huvudman PMO Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Journal/sammanfattning Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Anteckningar med information av vikt för eleven Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 46

47 3.5. Elevhälsa elevhälsa Övriga anteckningar Vid inaktualitet Arbetsmaterial 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolpsykolog, journaler med underlag som t.ex. testmaterial Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolkuratorers handlingar: Intyg, remisser, brev, anteckningar Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Utlåtande från läkare, psykolog, logoped, arbetsterapeut, sjukgymnast m.fl. Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Övrig utredningskartläggningsdokumentation avseende enskilda elever T.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar, eller basutredningar kring psykisk ohälsa Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 47