Informationshantering splan Barn - och utbildningsnämnden

Transkript

1 Informationshantering splan Barn - och u tbildni ngsnämnden Fastställt av Barn - och utbildningsnämnden Datum för fastställande , uppdaterad Uppdatering godkänd av skoldirektör Lars Karlstrand Giltighetstid Tills vidare Ansvarig funktion Diarienummer BUN Målgrupp Barn - och utbildningsförvaltningen

2 Innehållsförteckning Kort om offentlighet och sekretess Allmänt om arkiv - och dokumenthantering Informationsförvaltningsplan för Barn - och utbildningsnämnden Ledning Arbetsmiljö Samverkan Verksamh etsutveckling Politiska instanser Verksamhetsstöd Förskola Förskolans organisation och Förskola, enskild Grundskola Undervisningens organisation och Fristående grundskolor Gymnasium

3 Fristående gymnasieskolor Kulturskola Elevhälsa

4 Kort om offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter base ras på grundlagsskydade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inklusive telefax, men elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses i nkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registre ring eller diarieföring är så ledes inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utk ast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen, s k. delning. Sådan a skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad när den har expedierats när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller när den på annat sätt färdigställts. Hand lingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t ex fristående prome morior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdigställts för ant eckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlin gar skall omhändertas för arki vering om de tillför sakuppgifter av b etydelse och blir därmed allmänna hand lingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskravid muntlig, vilket leder till att minnes anteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt a tt ta del av handlingarnas inne - håll utan o skäligt dröjsmål. 4

5 Krav på registrering m.m. Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets - och sekretessla gen (2009:400) måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkiv förteck ningar som är obligatoriska enligt 6 arkivlagen. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekre tesskyddad e handlingar är denna registrering obligatorisk, såvida regeringen ej föreskrivit undantag. I 15 kap 9-13 sekretesslagen finns motsvarande regler för handlingar som lagras med hjälp av IT. Myndigheten skall ordna sin IT så att rätten att ta del av allmä nna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfo gande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndighe ter och för valtningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p.g.a. anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga en (inkl. politiker, praktikanter m fl.). Exempel på er där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings - och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska er. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den sansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmel serna i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänv isar till. Kopior av sekretessbelagda handlingar är själv fallet underkastade samma bestämmelser som originalen. Sekretessen medföljer handlingar som över förs från Barn - och utbildningsnämnden till. Skydd för personuppgifter Personuppgift slagen (SFS 1998:204), PUL, ger skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Lagen är generell och omfattar all behandling av personuppgifter. PUL begränsar möjligheten att publicera dokument med uppgifter som gör det möjligt att söka och identifiera enskilda 5

6 personer, i den mån varje individ inte lämnat sitt samtycke. Behandling är dock tillåten om syftet är att utföra en arbetsupp gift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Barn - och utb ildningsnämnden har utsett Lena Nä sholm som personuppgifts ombud inom barn - och utbildningsförvaltningen. Allmänt om arkiv - och dokumenthantering Vad gäller enligt arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar? Arkivlagen och komm unens r egler för hantering av allmänna handlingar ger Barn - och utbildningsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Barn - och utbildningsnämnden skall bl. a. för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringe n skydda arkivet mot förstörelse m.m. redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning. Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn. Varje myndighet vidare upprätta en Informationsförvaltningsplan som visar vilka typer av handlingar som för ekommer, vad som kan gall ras, när handlingarna kan levereras till osv. Se nedan. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundsvalls kommun. Arkivmyndigheten skall enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndi gheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som skall bevaras åt efter världen beslut om bevarande av vissa handlingar beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till arkivchefen. 6

7 7

8 Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av hand lingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat". Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen: * myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) * myndighetens organisation (och hur den utveckl ats) * arkivets huvudsakliga struktur * gallringsregler * arkivorganisation/arkivansvar Kravet på arkivbeskrivning för Barn - och utbildningsnämnden med föregångare till godoses genom denna Informations förvaltningsplan samt genom den dokumentation som finns i kom munarkivets arkivkatalog och förvaltningshistoriska dokumentation. Arkivförteckning Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s.k. all männa arkivschemat, numera återgivet i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1 - Bil 1). Arkivförteckningar i Sundsvalls kommun upprättas av. 8

9 Informationsförvaltningsplan för Barn - och utbildningsnämnden Enligt kommunens arkivreglemente skall varje myndighet upprätta en Informationsförvaltningsplan som visar hur myndighetens ve rksamhet dokumenteras och dokumenten arkivmässigt skall tas om han d. Informationsförvaltningsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshan teringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Den tillgodoser dessutom flera av de krav som ställs på myndigheten i arkivlagen. Informationsförvaltningspl anen är en förteckning över de dokument som an vänds inom skolans olika sgrenar med uppgifter om hur de skall hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Informationsförvaltningsplanen är på samma gån g ett inledande moment i den ord nade arkivbildningen. Planen innehåller därför även uppgifter om när respek tive handling kan gallras (utplånas) och vad som skall levereras till centralarkivet. Indelning efter sgren Informationsförvaltningspla nen delas in i sgrenar Ledning och ledningsstöd Verksamhetsstöd Förskola, fritidshem och Grundskola Gymnasieskola Kulturskola Elevhälsa I var och en av dessa uppstår dokumentation i form av handlingar, på papper eller i digital form. Var dessa handlingar förekommer bestäms i huvudsak av förvaltningens organisation: F örtroendemannaorganets handlingar återfinns i nämndkansliet (centralförvaltningen) Handlingar som rör ens planering och uppföljning återfinns i centralförvaltningen, BoU - kontoret, hos gymnasieskolans, förskolans och grundskolans enheter Handlingar som rör undervisning och annan elevinriktad återfinns huvudsakligen i de enheter där en bedr ivs 9

10 Fastställande av plan och ändringsbeslut Beslut om gallring av allmänna handlingar och överföring av allmänna handlingar till arkivmyndigheten () kan end ast fattas av myndigheten. Eftersom Informationsförvaltningsplanen innehåller sådan a beslut har planen fastställts av Barn - och utbildningsnämnden. Planen är dock ett levande instrument. En dokumentplan baserad på en påverkas i mindre grad av organisationsförändr ingar, men planen kan ändå behöva ändras därför att myn dighetens ändrar innehåll eller därför att sättet att dokumentera en och samma utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring - eller att nytillkomna handlings typer föreslås gallrade - bör underställas nämnden. Sådana ändringar sk all föregås av samråd med. Mindre förändringar som rör planens disposition, uppräkning av handlings typer till olika aktiviteter, gallringsfristens läng d eller övergång till annat medium för visst dokument kan i regel beslutas av ansvarig ad ministrativ personal, eventuellt efter samråd med. Överlämnande och utlån Överföring av handlingar till enligt denna dokumentplan är en formell åtgärd som inne bär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m.m. skall då fattas av. Alla leveranser till kommun arkivet skall åtföljas av leveransreversal med en förteckning över de handlingar som över lämnas/mottas. Överlämnande av original handlingar till annan kommun i samband med att en elev byter skola får inte förekomma. Informationsöverföringen ordnas i dess a fall genom att den berörda skolan erhåller kopior av begärd information. Om informationen är sekretesskyddad krävs föräldrarn as m edgivande. Utlån av handlingar till plats utanför barn - och utbildningsförvaltningens egna lokaler skall godkännas av. Skrivmateriel Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständigh et. De skrivmateriel som tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingar som lagras digitalt s kall bevaras för eftervärlden kan överföring till annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (). 10

11 Gallring och akt rensning Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagni ng för ADB utplånas. Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfris ten räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringstidpunkten kan då anges på resp. volym. Gallrade handli ngar skall förmalas eller förbrännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll. Akt rensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förs tåelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Akt rensningen a vser handlingar som inte är allmänna handlingar och är därför inte någon gallringsåtgärd. Den skall utföras av handläggarenär ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen. IT och arkiv En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Dokument i ärenden skrivs normalt ut på papper och arkiv eras då i denna form. De ssystem som används för elevregi strering och elevdokumentation, elevmedicinsk m.m. innehåller däremot information som aldrig kan skrivas ut och som därför måste hanteras i digital form så länge den existerar. Motsvarande gäller de administrativa system s om används för personal - och ekonomirapportering. En del av de uppgifter som lagras i dagens Pro Capita och i SHV - systemet skall enligt de rekommendationer som gäller för intensivdataområdet Västernorrland bevaras för framtiden. I dokumentplanen markeras att dessa skall bevaras. Barn - och utbildningskontoret skall gemensamt med och kommunens IT - enhet utveckla regler och rutiner för denna långsiktiga digitala arkivering. Nämndens diarium förs helt och hållet digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer til l förvaltningens enheter är likaså digitala, i form av e - post eller bilagor till e - post. Det är av utomordentlig betydelse att organisationen för diarium och elektroniska postlådor hanteras enhetligt och i en lighet med gällande lagstiftning (offentlighet o ch sekretess, PUL). 11

12 1. Ledning statistik Statistik till andra myndigheter D OCX, XLS, PDF Vid 1. Ledning korrenspondens Korrespondens av tillfällig betydelse E - post filer Outlook/School - soft Vid Reklam, inbjudningar m.m. 1. Ledning synpunkter Synpunkter Synpunkt Sundsvall Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning Arbetsmiljö a rbetsmiljö Protokoll arbetsmiljöronder 10 år Arbetsmiljö a rbetsmiljö Åtgärdsprogram, enhet 10 år Arbetsmiljö a rbetsmiljö Riskbedömning - handlingsplan Bevaras 3 år Arbetsmiljö inspektioner Inspektions - meddelanden, svar, uppföljningar m.m. I Diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Arbetsmiljö arbetspla t s t räffar Protokoll Arbetsplatsträffar, APT Arbetsmiljö tillbud Tillbudsanmälan personal PDF Databasen LI SA Gallras efter 2 år Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning 1 2

13 1.1.2 Arbetsmiljö Risk - och konsekvens - beskrivningar 3 år Bevaras Samverkan samverkan Protokoll samverkansgrupper I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Samverkan Lokalsamverkan, gymnasiet Kallelser och protokoll DOCX Wordfil sparas för resp läsår på katalog M: Ekonomi, ernas mål och resurser bidrag Statsbidrag - och EU - bidrag, ansökningar och beslut Bevaras I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Ekonomi, ernas mål mål och resurser statsbidrag för asylsökande Ersättning för kostnader för asylsökande I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Ekonomi, ernas mål och resurser stipendier och fonder Fonder, utdelning och redovisning från skolenhet I ekonomiportalen 10 år Ekonomi, ernas mål och resurser Premier och stipendier Stipendiekommittéers protokoll 3 år Gäller gymnasieskolan Ekonomi, ernas mål och resurser Premier och stipendier Ansöknings - handlingar, underlag Bevaras Gallras 2 år efter Gäller gymnasieskolan Ekonomi, ernas mål och resurser tilläggsbelopp Ansökan och beslut om tilläggsbelopp Gallras 2 år efter I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1 3

14 I n formati on sh an terin gspl an 1.3 Verksamhetsutveckling Utveckla och följa upp en Verksamhetsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.3 Verksamhetsutveckling Utveckla och följa upp en Lokal splan Lokal spla n I diariet PDF Public Kvalitetsutveckling Utveckla och följa upp en Kvalitetsrapport I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.4 Politiska instanser nämnds process Kallelser och föredragningslistor I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.4 Politiska instanser nämnds process Bilagor till kallelser I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.4 Politiska instanser nämnds process Utskottets protokoll I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.4 Politiska instanser nämnds process Barn - och utbildningsnämndens protokoll I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1.4 Politiska instanser nämnds process Protokollsutdrag, beslutsexpediering I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Information till instansen nämnds process Delegationsbeslut I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1 4

15 2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Informations - broschyrer I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Rapporter och publikationer I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2. Verksamhetsstöd information och marknadsföring Pressmeddelanden I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Förordnande av personuppgifts - ombud I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Personuppgifts - biträde, avtal och instruktion I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Registerförteckning Förvaltningen Vid Väntar på digitalt system 2. Verksamhetsstöd personuppgifter Samtycke till publicering av personuppgifter Gallras när barnet/eleven slutar på förskolan/skolan 2.4 Lokalförsörjning lokaler Lokalförsörjnings - plan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Elevförteckningar, schema m.m. Vid 1 5

16 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Skolskjutsregister 2 år 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Förteckning över tilldelade busskort, gymnasiet Extens 2 år 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Ansökan och beslut om skolskjuts Förvaltningen Vid 2.8 Fordon, verkstad, transport Skolskjuts Skolskjuts överklaga n de I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Diarium I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Register till diarium I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Verksamhetsmeta - datakatalog I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv och registrera ärenden och handlingar Diarieförda handlingar I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv analog arkivering Arkivreversaler I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 1 6

17 2.9 Dokument och arkiv Planera och hantera dokumentation Informations - förvaltningsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 2.9 Dokument och arkiv post Fullmakt för postöppniing Förvaltningen Gallras när den anställde slutar 1 7

18 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e - post adress där de samlas in varje år. 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Protokoll från planeringsdagar DOCX 1 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete APT minnesanteckningar/ protokoll DOCX 2 år 3.1 Förskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt ansökningar och redovisningar I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.1 Förskola placering Köstatistik På förvaltningen Extens Bevaras i väntan på riktlinjer kring digital arkivering Förskolans organisation och föräldrasamverkan Inbjudningar och Information till föräldrar Vid Förskolans organisation och föräldrasamverkan Protokoll från föräldramöte/ föräldrarådsmöte DOCX Bevaras 3 år Förskolans organisation och föräldrasamverkan Korrespondens med vårdnads - havare/annan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Uppgifter som är väsentliga för barnet eller förskolan 1 8

19 3.1.1 Förskolans organisation och PUL Samtycke till publicering av personuppgifter Föräldramötet Antaga och placera barn i förskola/ A nsökan, förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola/ E rbjudan de om plats, förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Ansökan om nedsättning av avgift, förskola På förvaltningen Extens 10 år Anta och placera barn i förskola/ Placerings - meddelande, förskola, På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ A nsökan, allmän förskola, På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola/ Erbjudande om plats, a llmän förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Placerings - meddelande, a llmän förskola På förvaltningen Skickas ut till sökande Anta och placera barn i förskola/ Ansökan, d ygnet - runt förskola På förvaltningen Extens 2 år 1 9

20 Anta och placera barn i förskola eller Schema för plats i d ygnet - runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola /pedagogisk omsorg A nsökan om särskild prövning, d ygnet - runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller E rbjudande plats d ygnet - runt förskola På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Ansökan om nedsättning av avgift d ygnet - runt förskola, På förvaltningen Extens 10 år Anta och placera barn i förskola eller Placerings - meddelande, D ygnet - runt förskola, På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Ansökan och beslut om utökning av tid (8kap 5 skollagen). I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Anta och placera barn i förskola eller Ansöka n och beslut om plats i förskola ( 8kap 7 skollagen). I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Anta och placera barn i förskola eller O mfattning sändring På förvaltningen Extens 2 år Anta och placera barn i förskola eller Uppsägning av plats På förvaltningen Extens 2 år 20

21 nyanlända barn Ansökan om plats i förskola/pedagogisk omsorg För barn som saknar svenskt personnummer På förvaltningen Extens 2 år Registrera närvaro Närvarolista, dagjournal 3 år Registrera närvaro Schema för elev i förskola/pedagogisk omsorg På e nheten 3 år Finns både analogt och digitalt i nterkommunal ersättning Ansökan om att behålla plats vid folkbokföring i annan kommun På förvaltningen Vid i nterkommunal ersättning Förfrågan och beslut om barn i förskola från annan kommun På förvaltningen När barnet börjar förskoleklass i nterkommunal ersättning Förfrågan och beslut om barn i förskola i andra kommuner På förvaltningen När barnet börjar förskoleklass b arn i behov av särskilt stöd Barnobservationer Vid b arn i behov av särskilt stöd Pedagogisk planering Vid b arn i behov av särskilt stöd Läkarintyg, psykologutlåtande, pedagogisk beskrivning I diariet PDF Public 360 Bevaras 21

22 b arn i behov av särskilt stöd Orosanmälan I diariet PDF Public 360 Bevaras Anmälan till socialtjänsten om misstanke om ett barn far illa b arn i behov av särskilt stöd Korrespondens med vårdnadshavare/ I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Med uppgifter väs entliga för barn et annan. tillbud Tillbudsanmälan olycksfall/ kränkande behandling barn PDF Databasen LI SA Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning 22

23 I n formati on sh an terin gspl an Förskola, enskild fristående förskolor och Ansökan, god - känn ande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild f ristående förskolor och Yttrande, god - känn ande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild f ristående förskolor och Beslut, god - känn ande av enskilt driven förskola el. I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild f ristående förskolor och Tillsyn av enskilt driven förskola/pedagogisk omsorg I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild f ristående förskolor och Avtal enskild I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Förskola, enskild f ristående förskolor och Underlag fö r beslut om utökad elevpeng pga. av utökad tid i förskolan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 23

24 3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e - post adress där de samlas in varje år. 3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt, ansökningar, beslut och redovisningar I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.2 Grundskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Protokoll skolkonferenser, elevrådsmöten Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Kursplaner lokala Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Statistik egen upprättad Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Statistik till andra myndigheter Undervisningens organisation och Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Meddelande och information av tillfällig betydelse Meddelande och information av tillfällig betydelse Meddelande och information av tillfällig betydelse Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse. Bevaras 3 år 24

25 3.2.1 Undervisningens organisation och Planera undervisning Egenproducerade läromedel av större omfattning Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar som presenterar de ämnen som eleven kan välja som tillval Bevaras 3 år Undervisningens organisation och Planera undervisning Handlingar ang. studieresor, lägerskolor, skolreso r Undervisningens organisation och s amverka n med vårdnadshavare Inbjudningar och informa t ion föräldrar Undervisningens organisation och s amverka n med vårdnadshavare Protokoll skolråd Bevaras 3 år Undervisningens organisation och s amverka n med vårdnadshavare Samtycke till publicering av personuppgifter Äldre elever och målsman Anta och placera i förskoleklass Placering i förskoleklass utifrån folkbokföring På f ö r valtningen Brev skickas ut om placering, bevaras ej Anta och placera i förskoleklass Ansökan om byte av kommunal förskoleklass På f ö r valtningen Extens Anta och placera i förskoleklass Mottagande i kommunal förskoleklass På f ö r valtningen Extens E lev med annan folkbokföringskommun annan folkbokföringskommu n 25

26 Anta och placera i förskoleklass Anta och placera i förskoleklass Mottagande i kommunal förskoleklass annan folkbokföringskommu B eslut ändrad skolplacering n i förskoleklass På f ö r valtningen Extens På f ö r valtningen Extens N är elev flyttar till kommunen eller byter från fristående skola i kommunen Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem Ansökan, fritidshem På f ö r valtningen Extens Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem E r bjudande, fritidshem På f ö r valtningen Extens Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem Vistelseschema för barn på fritidshem På f ö r valtningen Extens Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem Placerings - meddelande, fritidshem På f ö r valtningen Extens Skickas ut till sökande, bevaras ej Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem Ansökan om nedsättning av avgift, fritidshem På f ö r valtningen Extens 10 år Grundskola, ele ver Anta och placera i fritidshem Uppsägning av plats, fritidshem På f ö r valtningen Extens 2 år Grundskola, ele ver Registrera närvaro, fritidshem Närvarolista, dagjournal 3 år 26

27 3.2.2 Grundskola, ele ver elevregistrering Elevregister Extens Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning Grundskola, ele ver Placera elever Ansökan om byte av kommunal grundskola Grundskola, ele ver Placera elever Mottagande i kommunal grundskola När elev flyttar till kommunen eller byter från fristående skola i kommunen Grundskola, ele ver Placera elever Mottagande i kommunal grundskola E lev med annan folkbokföringskommun Grundskola, ele ver Placera elever Utskrivning från kommunal skola Ansökan om att gå kvar i nuvarande skola vid flytt från Sundsvalls kommun Grundskola, ele ver Placera elever Klasslistor Extens Bevaras 1 år Skrivs ut 1 gång per termin Grundskola, ele ver Placera elever Ansökan och beslut om att gå om en årskurs Bevaras 1 år I elevakt Grundskola, ele ver skolplikt Ansökan om uppskjuten skolplikt I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver ledighets - ansökningar Ledighetsansökan, elever 27

28 3.2.2 Grundskola, ele ver Registrera närvaro Närvaro/frånvaro PDF Schoolsoft Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning Placera elever Inskrivning av nyanländ elev i grundskolan Centrum för fler - språkigt lärande Placera elever Kartläggning av nyanländ elev i grundskolan Centrum för fler - språkigt lärande modersmåls - undervisning Ansökan om modersmåls - undervisning Centrum för fler - språkigt lärande modersmåls - undervisning Uppsägning av modersmåls - undervisning Centrum för fler - språkigt lärande Bevaras 1 år 1 år efter avslutad skolgång modersmåls - undervisning Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål et Centrum för fler - språkigt lärande modersmåls - undervisning Förteckning över elever som fått studiehandledning på modersmålet Centrum för fler - språkigt lärande Extens Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning modersmåls - undervisning Ansökan om prövning i modersmålet Centrum för fler - språkigt lärande modersmåls - undervisning Statistik invandrarelever Centrum för fler - språkigt lärande 28

29 3.2.2 Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Anmälan för mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Underlag till beslut om mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Psykologisk,, pedagogisk, medicinsk utredning och social bedömning Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Beslut om mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Anmälan om utskrivning ur särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Beslut om utskrivning ur särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver mottagande i grundsärskola Beslut om avskrivning av särskoleärende I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Grundskola, ele ver i nterkommunal ersättning Skolgång i annan kommun På förvaltningen Efter avslutad skolgång Grundskola, ele ver i nterkommunal ersättning Mottagande av elev från annan kommun På förvaltningen Efter avslutad skolgång 3 år Grundskola, ele ver H ålla utvecklin g ssamtal Individuella utvecklingsplaner Schoolsoft Bevaras Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning 29

30 Ge särskilt stöd Utredning av elevs behov av särskilt stöd Bevaras 1 år I elev akt Ge särskilt stöd Beslut om åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt Ge särskilt stöd Beslut om att inte utarbeta åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt Ge särskilt stöd Beslut om att avsluta åtgärdsprogram Bevaras 1 år Original till vårdnadshavare, kopia sparas i elevakt Ge särskilt stöd Beslut om anpassad studiegång Bevaras 1 år I elevakt Ge särskilt stöd Beslut om särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning Bevaras 1 år I elevakt Ge särskilt stöd Överenskommelse om stöd från stöd - och utvecklingsteamet På inloggad Ge särskilt stöd Pedagogisk, psykologisk och social utredning Bevaras 1 år I elevakt tillbud Tillbudsanmälan olycksfall/kränkande behandling elever PDF Databasen LI SA Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning 30

31 3.2.2 Förskola, barn b arn i behov av särskilt stöd Orosanmälan I diariet PDF Public 360 Bevaras Anmälan till socialtjänsten om misstanke om ett barn far illa ordning och disciplinära åtgärder Disciplinära åtgärder Bevaras 1 år I elevakt elevdokumentation Elevakter Bevaras 1 år L evereras sorterade efter person nummer, senast 15 september varje läsår. elevakter med skyddad identitet Elevakter för elever med sekretessmarkering Bevaras 1 år L evereras sorterade efter personnummer och märkt elevakter med sekretess Nationella ämnes prov svenska och svenska som andra språk Bevaras 1 år Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Nationella ämnesprov, övriga ämnen En Gallras 5 år efter provtillfället Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Skriftliga tester och prov Vid När provet är rättat och satts Lärares sammanställning av provresultat Vid När provet är rättat och satts Betygskataloger Extens Bevaras Efter varje termin Levereras senast 1 mars resp. 15 september varje läsår. 31

32 Betygskataloger för elever med sekretessmarkering Extens Bevaras Efter varje termin Levereras senast 1 mars resp. 15 september varje läsår till Maritha Jonasson Kopior av slut /ev. skriftliga bedömningar Extens Bevaras Efter varje läsår, se anmärkning Senast 15 september., elever med sekretessmarkering Kopior av slut /ev. skriftliga bedömningar Extens Bevaras Efter varje läsår, se anmärkning Senast 15 september till Maritha Jonasson Ansökan om prövning Vid Resultat av prövning, med nytt Bevaras 1 år Genererar nytt, och ny, skatalog Resultat av prövning, inget nytt Bevaras 1 år I elevakt Intyg om avgång Bevaras 1 år Skickas till fristående skolor eller andra kommuners skolor. Kopia i elevakten I elevakt 32

33 I n formati on sh an terin gspl an Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor Ansökan om godkännande so m huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor Yttrande, ansökan, godkännande so m huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående grundskolor B eslut om godkännande so m huvudman för fristående grundskola I diariet Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående fritidshem Ansökan och beslut om godkännande av fristående fritidshem I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Fristående grundskolor ansökningar om fristående fritidshem Yttrande över ansökan om godkännande av fristående fritidshem I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Fristående grundskolor tillsyn över f ristående förskolor Tillsyn över fristående fritidshem I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 33

34 3.3 Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Likabehandlingsplan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år En e - post adress där de samlas in varje år Gymnasium Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt, ansökningar, beslut och redovisningar I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Anta elever Fil gymnasieintag/ antagning gymnasiesärskolan Extens elevregistrering Elevregister Extens Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning elevregistrering Personuppgifter från RSV/KI R Bevaras i systemet i väntan på e - arkiv eller avställning Extens elevregistrering Klasslistor Bevaras 3 år Utskrift från Extens 1 gång/år Extens elevregistrering Grupplistor/undervisn ingsgrupper elevregistrering Ansökan moderna språk, modersmål, sv2, specialidrott Extens Extens 34

35 elevregistrering Ansökan om studievägsbyte elevregistrering Byte av skola inom/utom kommunen elevregistrering Anmälan om avgång elevregistrering Individuellt anpassat program GY11/Gysär13 elevregistrering Ansökan om utökat program elevregistrering Kurs som ska redovisas om utökad i examensbeviset elevregistrering Ansökan om reducerat program elevregistrering Ansökan om att gå om årskurs elevregistrering Ansökan om studieuppehåll 35

36 elevregistrering Ansökan om byte av klass elevregistrering Ansökan om förlängd undervisning elevregistrering Ny elev SG elevregistrering Ansökan om kursbyte elevregistrering Ansökan individuellt val/program - fördjupning val Extens elevregistrering Ansökan om musik Kulturskolan modersmåls - undervisning Ansökan om modersmåls - undervisning Görs varje läsår särskolebeslut Beslut gällande integrerad gymnasie särskoleelev Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Anmälan för mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 36

37 3.3.2 Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Underlag till beslut om mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Psykologisk,, pedagogisk, medicinsk utredning och social bedömning Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Beslut om mottagande i särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Anmälan om utskrivning ur särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Beslut om utskrivning ur särskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Gymnasium, elever mottagande i gymnasie särskola Beslut om avskrivning av särskoleärende I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år särskolebeslut Överlämnande elev från grundsärskola till gymnasiesärskola Nationella ämnes prov svenska och svenska som andraspråk Bevaras 1 år Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Nationella ämnes prov, övriga ämnen Bevaras Gallras 5 år efter provtillfället Elevlösningar, samtliga delar och sammanställningar av resultat Skriftliga prov Åter elev När provet är rättat och satts 37

38 Ge prov och sätta Lärares sammanställning av provresultat, DOCX avslutad kurs Ge prov och sätta och underlag för sättning (lärare), DOCX Ge prov och sätta Gymnasiearbeten, DOCX På enh e ten Åter elev Betygskatalog Extens Bevaras 3 år 3 år efter avslutad kurs Bevaras Betygsunderlag saknas Bevaras 3 år 3 år efter avslutad kurs Utdrag ur skatalog Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Gymnasieintyg Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Studiebevis Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Examensbevis Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång 38

39 Anmälan till prövning Vid Betyg prövning (gäller ej inskrivna elever) Bevaras Excelfil sparas för resp. läsår Bevaras på katalog tillsammans M: med tidigare skopia, direkt efter satt prövning Underlag SFI - Utskrift SFI - Bevaras 3 år Betygsunderlag/ katalog grundskolekurser i gymnasieskolan Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Slut grundskolan Bevaras 3 år 3 år efter avslutad skolgång Ge särskilt stöd Pedagogisk utredning (t ex utredning läs - och skrivsvårigheter) Bevaras 1 år efter avslutad skolgång 3 år efter avslutad skolgång I elevakt Ge särskilt stöd Åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt Ge särskilt stöd Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt 39

40 Ge särskilt stöd Samtal om studiesituation Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Ge särskilt stöd Erbjudande om studiehjälp I elevakt I elevakt Ge särskilt stöd Individuella studieplaner Extens Bevaras Ge särskilt stöd Protokoll EHT Bevaras 1 år Klassvis Ge särskilt stöd Skolkuratorers handlingar. Intyg, remisser, brev och anteckningar Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Hos kurator, till elevak t (handlingar som är av vikt för dok. av elevens utveckling) H ålla utvecklinssamtal Skriftlig information vid utvecklingssamtal närvaro /frånvaro Ledighetsansökan - elever närvaro /frånvaro Mötesblankett låg närvaro 1 och 2 Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt närvaro/frånvaro Närvaro - /frånvaroregister Extens Bevaras 40

41 närvaro /frånvaro Varning frånvaro närvaro Fil CSN/Återrapport CSN Webtjänst discipl i nåtgärder Disciplinåtgärder (elever) Bevaras 1 år efter avslutad skolgång I elevakt avtal Avtal miniräknare datorer och inloggning Datakonton First Class V id datorer och inloggning Protokoll programforum 1 år efter avslutad skolgång klasskonferenser Klass/ uppföljnings - konfe rensprotokoll Bevaras 1 år efter avslutad skolgång Klassvis APL/ Praktik IV Register över arbetsplatser Förnyas succesivt APL/ Praktik IV Bedömningar från arbetsplatser 41

42 APL/ Praktik IV Ersättning mat, resa APL/ Praktik IV Närvarorapport Det som inte är registrerat i Skolan på webben APL/ Praktik IV Utvärdering elev/handledare 42

43 I n formati on sh an terin gspl an Fristående gym n a sieskolor fri s t ående gymnasieskolor Ansökan om go dkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF 3 år Fristående gymnasieskolor fri s t ående gymnasieskolor Yttrande, ans. om go dkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Fristående gymnasieskolor fri s t ående gymnasieskolor Beslut, ansökan om go dkännande som huvudman fristående gymnasieskola I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år Public 360 Bevaras Fristående gymnasieskolor fri s t ående gymnasieskolor Avtal med fristående gymnasieskolor I diariet PDF 3 år aras 43

44 3.4. Kultur skola kulturskola Målskrivningar Vid 3.4. Kulturskola kulturskola Handlingsplaner Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal splan I diariet PDF Public 360 Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokal arbetsplan Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Lokala överenskommelser, avtal för skolenhetens arbete Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Projekt I diariet Bevaras 3 år 3.4. Kulturskola Planera och följa upp, bedriva systematiskt kvalitetsarbete Samverkansgrupp och APT - protokoll Bevaras 3 år Kulturskola, undervisningens organisation och Administr era kulturskola Bevaras Kulturskola, undervisningens organisation och Administr era kulturskola nser Kontrakt Bevaras 44

45 3.4.1 Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Instrument inventarium Extens Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Förteckning över utlånade instrument Extens Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Avtal/ ansvarsförbindelser Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och läromedel och instrument Register över notutlåning Extens Vid återlämnandet Kulturskola, undervisningens organisation och ärenderegister Register till systematisk förvaring 2 år Kulturskola, undervisningens organisation och program Kalendarium ICloud Kulturskola, elever Anta elever Ansökan Extens Kulturskola, elever Anta elever Antagna elever Extens Bevaras i avvaktan på e - arkiv Kulturskola, elever Anta elever Elevförteckningar Extens Bevaras i avvaktan på e - arkiv 45

46 3.4.2 Kulturskola, elever Anta elever Kölistor Extens Bevaras i avvaktan på e - arkiv Kulturskola, elever program Kalendarium ICloud Bevaras i avvaktan på e - arkiv 46

47 3.5 Elevhälsa 3.5. Elevhälsa elevhälsa elevhälsa Epikriser av Barnhälsovårds - journ aler från landstinget Kopior av Barnhälsovårds - journaler PM O Bevaras PM O Bevaras Enligt överenskommelse Enligt överenskommelse Upprättas av barnläkare vid utskrivning från Barnhälsovården, överlämnas till Skolhälsovården 3.5. Elevhälsa elevhälsa Kopior av journalhandlingar för elev som flyttat in från annan kommun Viktiga hälsouppgifter PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolhälsovårds - journaler PM O Bevaras Enligt överenskommelse Arkiveras efter avslutad grund/gymnasieskola. Bevaras i väntan på riktlinjer för digital arkivering Elevhälsa elevhälsa Hälsouppgift, grundskola och gymnasium PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Elevhälsofrågor PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Remissvar PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Åtgärd vid allergisk reaktion PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Föräldrars medgivande att vaccinera PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal. 47

48 3.5. Elevhälsa elevhälsa Lokal s - pla n I diariet PDF Public 360 Bevaras 3.5. Elevhälsa elevhälsa Föräldrars förbud att vaccinera PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Psykologutlåtande PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Brev från föräldrar PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Brev från kliniker PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Övriga inkomna handlingar som bör arkiveras med journalen. PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Föräldrars medgivande att lämna ut uppgifter U r journalhandling till annan huvudman PM O Bevaras Enligt överenskommelse Registreras i Skolhälsovårdsjournal Elevhälsa elevhälsa Journal/samman - fattning Bevaras 1 år Efter avsluta d skolgång. Levereras i födelse nummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Anteckningar med information av vikt för eleven Bevaras 1 år Efter avsluta d skolgång. Levereras i födelse nummerordning 48

49 3.5. Elevhälsa elevhälsa Övriga anteckningar Vid Arbetsmaterial 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolpsykolog, journaler med underlag som t.ex. testmaterial Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång. Levereras i födelsenummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Skolkuratorers handlingar: Intyg, remisser, brev, anteckningar Bevaras 1 år Efter avsluta d skolgång. Levereras i födelse nummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Utlåtande från läkare, psykolog, logoped, arbetsterapeut, sjukgymnast m.fl. Bevaras 1 år Efter avsluta d skolgång. Levereras i födelse nummerordning 3.5. Elevhälsa elevhälsa Övrig utrednings - kartläggning sdoku - mentation avseende enskilda elever T.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar, eller basutredningar kring psykisk ohälsa Bevaras 1 år Efter avsluta d skolgång. Levereras i födelse nummerordning 49