Överförmyndarnämnden. Protokoll Ön 296/2015. Datum: Klockan: 09:00-12:00 Plats: Konferensrum, Ribbingsgatan 11, 5 trappor

Transkript

1 Protokoll Ön 296/2015 Överförmyndarnämnden Datum: Klockan: 09:00-12:00 Plats: Konferensrum, Ribbingsgatan 11, 5 trappor Närvarande ledamöter Elvy Wennerström (S) Sigvard Sundkvist (KD) Cecilia Askerskär Philipsson (M) Annbrith Wiman (C) Bengt Ersmark (L) Närvarande ersättare Lisbeth Lund (V) Peter Krejci (MP) Övriga Therese Östling Planerare Elisabeth Karlsson granskare Gunilla Rydén granskare Ann-Catrin Svantes Ohlson Karin Björnram ekonom Ulrika Gustafsson ekonom Anna Nordgren Paragraf Kim Ivarsson, sekreterare Justerat den 7 december 2016 Elvy Wennerström, ordförande 1

2 Bengt Ersmark, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 8 december Justering av protokoll Handläggare: Elvy Wennerström Dagens protokoll ska justeras av ordförande och av en utsedd justerare. Datum: Tid: 12:00 Plats: Överförmyndarkansliet, Ribbingsgatan 11 Ordinarie: Bengt Ersmark Datum: Tid: 12:00 Plats: Överförmyndarkansliet, Ribbingsgatan 11 Ordinarie: Bengt Ersmark 186 Anmälan av jäv Handläggare: Elvy Wennerström Ordförande ber de samlade ledamöterna att föranmäla eventuella jävssituationer i samband med behandlingen av dagens ärenden. Lisbeth Lund (V) anmäler jäv i sekretessärenden Anmälan tas till protokollet. - Anmälan tas till protokollet. 2

3 187 Godkännande av dagordning Handläggare: Elvy Wennerström Ordförande förklarar dagens sammanträde med Överförmyndarnämnden öppnat. Därefter förrättar nämndsekreteraren upprop för att klargöra vilka som tjänstgör under dagens sammanträde. Nämnden förklaras därefter vara beslutsför. Ordförande ger nämnden möjlighet att anmäla övriga frågor till dagordningen. 189 bordläggs till nämndens sammanträde i januari. ssatsen i 195 justeras. Inga övriga frågor anmäls. - Föreliggande dagordning godkänns. - Föreliggande dagordning godkänns. 188 Sekretessärenden Sekretessärenden redovisas i särskilt sekretessprotokoll. 189 Stickprovsärende Handläggare: Anna Nordgren Sekretessärenden redovisas i särskilt sekretessprotokoll. Överförmyndarhandläggare Anna Nordgren är på grund av sjukdom förhindrad att närvara vid nämndsammanträdet och redovisa stickprovsärende, Akt nr: Redovisning av stickprovärende bordläggs till Överförmyndarnämndens nästa sammanträde

4 - Redovisning av stickprovärende bordläggs till Överförmyndarnämndens nästa sammanträde Budgetberedning 2017 Ärendenummer: Ön 225/2016 Handläggare: Ulrika Gustafsson, Karin Björnram, Therese Östling Kanslichef Ann-Catrin Svantes Ohlson, planerare Therese Östling, ekonomer Ulrika Gustafsson och Karin Björnram bereder den ekonomiska budgeten för sunderlag Budget 2017 PowerPoint - Ärendet anses berett i och med dagens sammanträde. - Ärendet anses berett i och med dagens sammanträde. 191 Ekonomisk månadsrapport Ärendenummer: Ön 45/2016 Handläggare: Ulrika Gustafsson, Karin Björnram Ekonomer Ulrika Gustafsson och Karin Björnram Informerar om den ekonomiska månadsrapporten för november sunderlag Ekonomisk månadsrapport - Informationen läggs till handlingarna. 4

5 - Informationen läggs till handlingarna. 192 Avskrivning av 2015 års utestående fordringar gällande allmän debitering Ärendenummer: Ön 299/2016 Handläggare: Ulrika Gustafsson, Karin Björnram Enligt god redovisningssed ska en osäker fordran inte tas upp som en tillgång och därför bör kundfordringar som är äldre än ett år skrivas av enligt kommunens redovisningsriktlinjer. Överförmyndarkansliets sammanlagda utestående fordringar för år 2015 är kronor. Efter avskrivningsbeslutet kommer fakturorna att avregistreras ur kommunens ekonomisystem men kravet fortsätter att bevakas manuellt mot den enskilde. sunderlag Tjänsteskrivelse, Avskriva 2015 års utestående kundfordringar för avregistrering ur ekonomisystemet. - Avskriva 2015 års utestående kundfordringar för avregistrering ur ekonomisystemet. 193 Granskningsområden 2017 Ärendenummer: Ön 323/2016 Handläggare: Elisabeth Karlsson, Gunilla Rydén Alla årsräkningar granskas. Fördjupad granskning sker alltid vid första redovisningen i varje förordnande och vid slutredovisning när ställföreträdarskapet upphör. Möjligheten att redovisa digitalt via e-wärna finns sedan

6 Överförmyndarnämnden fattar årligen beslut om område för fördjupad granskning utöver de djupgranskningar kansliet redan gör. Fördjupad granskning 2017 föreslås inkludera vitesförelagda ställföreträdare, avseende förteckning, årsräkning, sluträkning och skifteshinder. Ställföreträdare som lämnar fickpengar kontant till boendepersonal kommer att slumpvis väljas ut för granskning av kvittenser. sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Bilageregister, daterat Kansliets förslag till Överförmyndarnämnden. - Överförmyndarnämnden fastställer att fördjupat granskningsområde under 2017 är vitesförelagda ställföreträdare avseende förteckning, årsräkning, sluträkning och skifteshinder. Ställföreträdare som lämnar fickpengar kontant till boendepersonal kommer att slumpvis väljas ut för granskning av kvittenser. - Överförmyndarnämnden fastställer att fördjupat granskningsområde under 2017 är vitesförelagda ställföreträdare avseende förteckning, årsräkning, sluträkning och skifteshinder. Ställföreträdare som lämnar fickpengar kontant till boendepersonal kommer att slumpvis väljas ut för granskning av kvittenser. 194 Attestförteckning 2017 Ärendenummer: Ön 308/2016 Örebro kommuns attestreglemente anger att varje nämnd ska utse attestanter för den interna kontrollen av de ekonomiska transaktionerna inom nämndens förvaltningsområden. En aktuell förteckning över samtliga attestanter ska finnas tillgänglig hos förvaltningsledningen. sunderlag Attestförteckning 2017 Överförmyndarkansliets förslag till Överförmyndarnämnden: 1. Attestanter för Överförmyndarnämndens verksamhet 2017 utses enligt ovanstående förslag 2. Ändring av beslut om attestanter under löpande verksamhetsår för Överförmyndarnämndens verksamhet delegeras till kanslichefen 6

7 3. Attestförteckning ska kompletteras med erforderliga namnteckningar. Original med fullständiga namnteckningar arkiveras på Överförmyndarkansliet 4. Attestinstruktion ska distribueras och skrivas under av samtliga nya attestanter som tillkommer under verksamhetsåret 1. Attestanter för Överförmyndarnämndens verksamhet 2017 utses enligt ovanstående förslag 2. Ändring av beslut om attestanter under löpande verksamhetsår för Överförmyndarnämndens verksamhet delegeras till kanslichefen 3. Attestförteckning ska kompletteras med erforderliga namnteckningar. Original med fullständiga namnteckningar arkiveras på Överförmyndarkansliet 4. Attestinstruktion ska distribueras och skrivas under av samtliga nya attestanter som tillkommer under verksamhetsåret 195 Förändrat belopp på konto Ärendenummer: Ön 366/2016 En god man och förvaltare kan i sitt uppdrag förfoga över ett konto som inte är försett överförmyndarspärr, benämnt transaktionskonto, för att klara av löpande utgifter för den enskilde. Ärendet har tidigare beretts på nämnden i november. sunderlag Tjänsteskrivelse, Beloppet på transaktionskontot höjs till 1/2 prisbasbelopp. - Beloppet på transaktionskontot höjs till 1/2 prisbasbelopp. 7

8 196 Förändrande vitesbelopp Ärendenummer: Ön 367/2016 En god man och förvaltare kan i sitt uppdrag vitesföreläggas om hen inte inkommer med förteckning, årsredovisning, slutredovisning eller om hen inte inkommer med skäl för skifteshinder. Nuvarande nivå har funnits länge varför skäl finns att förändra nivån på vitesbeloppen. Ärendet har tidigare beretts på nämnden i november. sunderlag Tjänsteskrivelse, Vitesbeloppet höjs till 5 tkr. 2. Förhöjt vitesbelopp höjs till 8 tkr. 1. Vitesbeloppet höjs till 5 tkr. 2. Förhöjt vitesbelopp höjs till 8 tkr. 197 Tillsynsplan 2017 Ärendenummer: Ön 17/2016 Överförmyndarnämnden ansvarar för den interna kontrollen av sina verksamhetsområden. En del av detta ansvar innebär att fastställa en tillsynsplan enligt kommunstyrelsebeslut. Syftet med tillsynsplanen är att den ska bidra till god kontroll och effektiva rutiner inom överförmyndarkansliet. Två risk- och väsentlighetsanalyser har genomförts under 2016, en med tjänstemän vid Överförmyndarkansliet och en med Överförmyndarnämndens presidium. Utifrån genomförda risk- och väsentlighetsanalyser förslås tillsyn under 2017 att utföras inom tre områden. Det första området för tillsyn som föreslås är IT-systemstöd: användande, support och förvaltning där den totala riskbedömningen resulterade i riskvärde 4 (hög sannolikhet och betydlig konsekvens). Det andra området för tillsyn som föreslås är återsökning av medel för ensamkommande barn där riskvärdet bedömdes till 3 (medel sannolikhet 8

9 och betydlig konsekvens). Det tredje området för tillsyn som föreslås är frånvaro eller avslutad anställning hos nyckelperson med riskvärde 4 (medel sannolikhet och allvarlig konsekvens). sunderlag Tillsynsplan, Överförmyndarnämnden ska under 2017 granska - IT-systemstöd: användande, support & förvaltning (V) - Återsökning av medel för ensamkommande barn (E) - Frånvaro eller avslutad anställning hos nyckelperson (P) Överförmyndarnämnden ska under 2017 granska - IT-systemstöd: användande, support & förvaltning (V) - Återsökning av medel för ensamkommande barn (E) - Frånvaro eller avslutad anställning hos nyckelperson (P) 198 Deltagande i Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar, samt medlemskap 2017 Ärendenummer: Ön 352/2016 Föreningen Sveriges Överförmyndare inbjuder årligen till studiedagar, i samband med årsmötet års studiedagar genomförs i Örebro 30/8 1/9. Genom medlemskapet har medlemmar tillgång till föreningens hemsida med information i överförmyndarfrågor riktade till medlemmarna. Det är nu aktuellt att fatta beslut om deltagande i Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar 2017 och medlemskap. Detta år kommer samtliga i Överförmyndarnämnden att delta på studiedagarna. Medlemsavgiften för år 2017 är 500 kr. Överförmyndarnämnden har under mandatperioden beslutat betala medlemsavgiften till Föreningen Sveriges Överförmyndare för samtliga nämndens ledamöter och ersättare. sunderlag Tjänsteskrivelse till nämnd, daterad

10 1. Överförmyndarnämnden erbjuder samtliga ledamöter i Överförmyndarnämnden deltagande vid Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar Överförmyndarnämnden står för medlemskap i Föreningen Sveriges Överförmyndare år 2017 för samtliga av nämndens ledamöter och ersättare. 1. Överförmyndarnämnden erbjuder samtliga ledamöter i Överförmyndarnämnden deltagande vid Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar Överförmyndarnämnden står för medlemskap i Föreningen Sveriges Överförmyndare år 2017 för samtliga av nämndens ledamöter och ersättare. 199 Uppskrivning av ålder Ärendenummer: Ön 329/2016 Migrationsverket översänder till Överförmyndarna ett meddelande om förändrad åldersbedömning ibland att barnet är över 18 år. Lag om god man för ensamkommande barn är tillämplig till den dag då hen är 18 år. Efter det finns inget lagstöd enligt lag om god man för ensamkommande. sunderlag Tjänsteskrivelse, God man kvarstår i uppdraget till dess att hen nåtts av meddelandet från överförmyndaren om att annan åldersbedömning gjorts av Migrationsverket. - God man kvarstår i uppdraget till dess att hen nåtts av meddelandet från överförmyndaren om att annan åldersbedömning gjorts av Migrationsverket. 10

11 200 Månadsstatistik, november 2016 Ärendenummer: Ön 3/2016 Antalet godmanskap har minskat från 1029 ärenden till 1023 ärenden i förhållande till oktober Antalet förvaltarskap har ökat från 163 ärenden till 167 ärenden i förhållande till oktober Antalet godmanskap för ensamkommande barn har ökat från 294 ärenden till 296 ärenden i förhållande till oktober sunderlag Månadsstatistik november Informationen läggs till handlingarna. - Informationen läggs till handlingarna. 201 Anmälan av arvoden och omkostnadsersättningar till förordnade förmyndare, förvaltare och gode män Överförmyndarkansliet anmäler arvoden och omkostnadsersättningar som betalats ut till ställföreträdare. Nämnden får ta del av sammanställningen innan nämndsammanträdet. Dragning av stickprovsärende inför Överförmyndarnämndens nästa sammanträde utgår då tidigare bordlagda stickprov redovisas då. sunderlag Sammanställning av beslut. - Anmälan tas till protokollet. 11

12 - Anmälan tas till protokollet. 202 Anmälan av handlingar Ärendenummer: Ön 153/2016 Varje månad anmäler kansliet handlingar som inkommit och som bedöms relevanta för Överförmyndarnämnden att få kännedom om. sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Anmälan tas till protokollet. - Anmälan tas till protokollet. 203 Ordförandes information Handläggare: Elvy Wennerström Ordförande Elvy Wennerström (S) informerar om träffen med nätverket för sociala frågor som presidiet deltagit i. Inför nästa dialogträff i vår ska en representant från Frivilliga Samhällsarbetare, Inga-Lill Dalkvist, bjudas in. sunderlag Muntlig information. - Informationen tas till protokollet. - Informationen tas till protokollet. 12

13 204 Kanslichefens information Kanslichef Ann-Catrin Svantes Ohlson informerar om ett nytt nationellt projekt, Roll-koll, där Ann-Catrin har varit och träffat socialtjänstens ledningsgrupp och diskuterat deltagande. Det informeras även om tillsättningar av personal och hur läget ser ut framöver. sunderlag Muntlig information. - Informationen tas till protokollet. - Informationen tas till protokollet. 13