Sammanträdesdatum: Sammanträdestid: Kl Lokal: Centralbiblioteket, Stora konferensrummet, Våningsplan 7, Renströmsgatan 4

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden Preliminär ÄRENDELISTA Sammanträdesdatum: Sammanträdestid: Kl Lokal: Centralbiblioteket, Stora konferensrummet, Våningsplan 7, Renströmsgatan 4 1. Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson 2. Godkännande av ärendelistan 3. Föregående sammanträdes protokoll (Underlagsmaterial distribueras senare) 4. Uppföljning av tertialbokslut för UB (Underlagsmaterial bifogas) 5. Förslag till budgetframställan 2009 (Underlagsmaterial bifogas) 6. Förslag till beslut om gallring och hanteringspolicy för dagliga tidningar (Underlagsmaterial bifogas) 7. Förslag till nytt kvalitetssystem (Underlagsmaterial bifogas) 8. Förslag till sammanträdestider HT 2008 Följande tider föreslås: kl 9 13 (Policymöte); kl Ev.övriga ärenden 10. Anmälningar a) Presentation av den nyanställde bibliometrikern b) Botanik- och miljöbiblioteket c) Ev övriga anmälningar 11. Ev. övriga ärenden Ledamöter som är förhindrade att delta i sammanträdet ombedes att snarast kontakta UB:s sekretariat tel ; datorpost library@ub.gu.se; fax )

2 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr (5) Närvarande ledamöter: Närvarande personalrepresentanter med närvaro- och yttranderätt: Särskilt kallade: Sekreterare: Frånvarande: B.-O. Boström (ordf.) L. Branegård (HFN) U. Carlsson (SFN) C. Dahlgren (SA, v. ordf.) A.S. Sandelius (NFN, t.o.m. 7) M. Björkin (KFN) A. Olsson (VB, t.o.m. Il:5) S. Blombäck (studrepr.) D. Sigfridson-Ericsson (SEKO) L Fehn (SACO) B. Brown (VB) A.M. Jonsson (VB) M. Ladenvall (VB) P. Möller (VB) E. Lilja (VB) A. Schneidler-Larsson (UB) A.-M. Magnusson (VB, t.o.m. 7) W. Brantgärde (VB, t.o.m. 7) M. Cavallin A. Duregård (studrepr.) Y. Mattsson-Vallinder (studrepr.) A. Bigsten (HHFN) P. Cramer (HHFN, supp!.) A. Ranerup (ITUFN) A. Zetterqvist (UFN) G. Lassbo (VFN) U. Berglindh (UFL) l Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson L. Branegård utses att jämte ordförandenjustera dagens protokoll. 2 Godkännande av ärendelistan Nämnden beslutar att godkänna den föreslagna ärendelistan med undantag av att punkt 10 f "Arbetsmiljön vid Botanik- och miljöbiblioteket" flyttas upp som punkt 4.

3 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr Föregående sammanträdes protokoll (bilaga 1-2) Nämndprotokollen för samt läggs till handlingarna. 4 Arbetsmiljön vid Botanik- och miljöbiblioteket A. Olsson och E. Lilja informerar om de Antecknas. arbetsmiljömässiga och principiella problem som har uppstått i samband med planerade lokalförändringar i Botaniska trädgården. A. S. Sandelius redogör för Naturvetenskapliga fakultetens ekonomiska läge och de olika besparingsåtgärder som har övervägts. Institutionsbiblioteket vid Institutionen för kulturvård kommer att integrereras med Geovetenskapliga biblioteket. Arbetet skall vara genomfört till sommaren Olika lösningar för Botanik- och miljöbiblioteket, som f.n. är samlokaliserad med Botaniska institutionen har diskuterats. Beslut i frågan är ännu inte fattat. I de efterföljande diskussionerna tas den principiella frågan upp hurvida en enskild fakultet kan besluta förändringar i bibliotekslokaler som ingår i UB:s organisation. Vidare diskuteras hur, vid en eventuell nedläggning, Botanik-och miljöbibliotekets samlingar, skulle kunna tillgängliggöras, eftersom det är platsbrist på Biomedicinska biblioteket. Dessutom diskuteras om vilka ekonomiska effekter en överflyttning skulle ha om de botaniska samlingarna skulle flyttas till Biomedicinska biblioteket. Dekanen vid naturvetenskapliga

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden fakulteten tillskriver rektor i frågan. 5 Uppföljning av UB:s bokslut för 2007 (bilaga 3) PROTOKOLL Nr A. Olsson går igenom bokslutet. Biblioteksnämnden beslutar att godkänna UB:s bokslut för Budgetframställan för 2009 (bilaga 4) Med utgångspunkt i budgetframställan för 2008 diskuteras huruvida UB skall lämna in en budgetframställan för 2009 eller försöka få ett uppdrag liknande dem som fakulteterna har haft sedan en tid tillbaka och som också har planerats för DB. Nämnden diskuterade även vilka frågor som kunde tas upp i den kommande framställan. Bl.a. nämndes IT-support och UB:s och fakulteternas ansvar, hanteringen av litteraturservicen för universitetets läshandikappade studenter, redogörelser av UB:s dagliga verklighet, Open Access-projektet samt bibliotekssamarbetet med Chalmers. Biblioteksnämnden beslutar att en budgetframställan för 2009 skall inges till styrelsen. 7 Tidningsutredningen (Bilaga 5) M. Cavallin redogör för fortsättningen av den tidigare genomförda tidningsutredningen. Denna utredning innehåller förslag till gallring aven del av UB:s tryckta dagliga tidningar Biblioteksnämnden beslutar att utredningsförslaget sänds ut på remiss till samtliga fakulteter. Nämnden beslutar sedan vid sammanträdet om en policy för gallring av dagliga tidningar. Diskuteras.

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr Återbesättande av avdelningschefvid Biomedicinska biblioteket (Bilaga 6) Biblioteksnämnden beslutar att anställningen som avdelningscheffår återbesättas. 9 Avveckling av databasen IDA (Bilaga 7) Biblioteksnämnder beslutar att databasen IDA skall avvecklas. 10 Förslag tilllikabehandlingsplan (Bilaga 8) Diskuteras Biblioteksnämnden beslutar att godkänna likabehandlingsplanen för Anmälningar 11:1 Bemanningsutredningen G. Bergh informerar om UB:s utredning som bl.a. omfattade en enkät till biblioteksbesökarna om bemanningen av de olika enheternas kundtjänst. Antecknas. 11:2 UB:s årsberättelse för 2007 (Bilaga 9) M. Cavallin kommenterar UB:s Antecknas. årsberättelse Ytterligare justeringar av årsberättelsen kommer att ske. 11:3 IT-supportprojektet L. Ivarsson och C. Strandberg informerar Antecknas. om IT-supportprojektet, som genomförts vid sex UB-bibliotek med medel från UB:s interna utvecklingsbudget. Erfarenheterna av projektet var mycket positiva.

6 GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr :4 Kompetensutredning (Bilaga 10) P. Möller och E. Lilja redogör för den stora Antecknas. kompetensutredningen som arbetat med att kartlägga UB:s nuvarande kompetenser kommer att utgör en grund för den framtida kompetensförsörjningen. 11:5 Datainspektionsärende A. Olsson informerar om den anmälan mot universitetet. Anmälan gällde hantering av persondata i UB:s biblioteksdatasystem. Datainspektionen har ännu inte fattat beslut i frågan. Antecknas. 11:6 Översyn UB:s interna organisation M. Cavallin meddelar att en översyn av den interna organisationen vid Ekonomiska biblioteket, Pedagogiska biblioteket samt Kurs- och tidningsbiblioteket skall göras. Antecknas. Mats Cavallin Sekreterare Justeras:

7 Ö VERBIBLIOTEKARIEN Ekonomidirektör Lars Nilsson KOMMENTARER TILL EKONOMISK UPPFÖLJNING PER Ekonomiskt utfall per jämfört med budget för 2008 Utfallet per är ett underskott om tkr. Förändringen av semesterskulden har påverkat resultatet negativt med kr. Bortsett förändringen av semesterskulden är resultatet från verksamheten ett överskott om 321 tkr. Att det ekonomiska utfallet för första tertialet är bättre än budgeterat beror på att en faktura från Chalmers avseende Campus Johanneberg felaktigt periodiserats över hela året. Detta fel kommer att korrigeras under maj månad och rensat för det ger resultatet av verksamheten istället ett underskott om 690 tkr. Utfallet för investeringar och övriga driftskostnader är ca 450 tkr lägre än budgeterat och ej betalda internfakturor uppgår till 600 tkr. Med hänsyn tagen till dessa poster blir underskottet istället 540 tkr vilket ligger i linje med budgeterat underskott om 526 tkr. Prognos för helår 2008 jämfört med budget för 2008 Resultatet för helår 2008 är budgeterat till ett underskott om tkr. Löneökningarna för 2008 budgeterades till 4 % medan avtalet ger 5,3 %. Baserat på en årslönesumma om tkr ger detta en kostnadsökning om tkr. I utfallet per ingår en beräknad retroaktiv lön om tkr vilket baserats på 5,3 % ökning. Då löneförhandlingarna ej är slutförda när denna rapport skrivs görs ingen förändring av årets prognos i Perspektiv. = ^ÖåÉí~=läëëçå= îéêäáääáçíéâ~êáé= = ^ååéjj~êáé=j~öåìëëçå= = = = = `çåíêçääéê

8 Förslag till Budgetframställan 2009 Bibliometri/GUP: Samarförfattande inom Sahlgrenska akademin IT-support studenter hjälper studenter Digitalisering i RARA-projektet: Cahier de dessin représentant les jeux de l'enfance & de la jeunesse: avec une explication & une devise morale, , - om lämpliga lekar för unga gossar. Göteborgs universitetsbibliotek

9 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning Vad vill UB göra 2009? Beräkningar för budgeten Styrelsens tilldelade medel Ej tillgängliga uppgifter Lokalkostnader IT-kostnader Ökning av UB: s ram Prisomräkning på tidskrifter.(1 100tkr) Prisutvecklingen för tidskrifter Tillgänglighet för läshandikappade studenter (600 tkr) Projekt finansierade via rektors strategiska medel Bibliometrisk verksamhet Projekt som UB avser att söka strategiska medel för IT-support Backfiles, gallring och ökad digitalisering Gallring en konsekvens av digitaliseringen Digitalisering Satsningar på utveckling som bedrivs inom UB:s ordinarie budgetram Organisatoriska förändringar...8

10 3 1. Inledning Denna budgetframställan har inte kunnat utformas som de föregående åren. Detta beror framför allt på att det finns så många osäkra eller saknade data som är nödvändiga för att åstadkomma en fullständig kostnadsbild. Istället har jag valt att kort redogöra för de osäkra faktorer som ligger till grund för detta ställningstagande, redovisa i framställningen årets budget och beskriva de satsningar UB önskar göra Den aviserade finansieringsutredningen angående UB har inte kommit igång. Ambitionen är nu att utredningen kommer igång under 2008 och kommer att implementeras under Agneta Olsson 2. Vad vill UB göra 2009? UB har ambitionen att upprätthålla en rimlig servicenivå för våra studenter och forskare. Prognoser tyder på ökade kostnader för bl. a löner, vilket gör att UB de kommande åren måste rationalisera och effektivisera verksamheten ytterligare. Samtidigt behövs verksamhets- och kompetensutvecklingen prioriteras Beräkningar för budgeten 2009 UB:s budgetframställan för 2009 beräknas på följande faktorer: Styrelsens tilldelade medel 2008 Slutlig budgetram UB 2008 Belopp i tkr Basdel HFN SFN UFN HHFN SA NFN KFN ITN SUMMA Basdel 2007 exkl. lokaler, SUNET/GUNET och investeringar Investeringskostn Löne- och prisomräkn. 0,8% /3 av lokalkostn. inkl. lokalvård /3 av SUNET/GUNET-kostn Oförutsedda behov S:a basdel Nyttjandedel Nyttjandedel 2007 exkl. lokaler och SUNET/GUNET Prisomräkn. utländska tidskrifter 08% Löne- och prisomräkn. 0,8% exkl. utländska tidskrifter /3 av lokalkostn. inkl. lokalvård /3 av SUNET/GUNET-kostn IT-universitetet (exkl. lokalkostn.) Ökat öppethållande Nya Pedagogen Campus Johanneberg Campus Linné (exkl. hyra och lokalvård) S:a nyttjandedel S:a Totalt

11 Ej tillgängliga uppgifter De flesta uppgifter som skall ligga till grund för UB:s budgetframställan finns emellertid idag inte tillgängliga: 1. Uppgifter om löne- och prisomräkningar får UB via universitetets ekonomiavdelning. Idag finns bara gissningar och exakt procent kommer senare. Senaste prognosen är att det blir ca 1,8 %. 2. Avtalen mellan Chalmers och GU är uppsagda och ett nytt avtal är på gång. Detta innebär att UB inte kan förhandla om de delar som berör biblioteksfunktionerna på Chalmers/Johanneberg och IT-universitetet. 3. Prognoser för lokalhyrorna 2009 får UB via Fastighetsavdelningen. Enligt uppgift kan vi tidigast i augusti/september erhålla dessa uppgifter. (Se nedan) 4. SUNET/GUKOM kostnader inga prognoser framme. 5. IT-kostnader för GU:s nya IT-organisation dvs. vilka kostnader för gemensamma ITtjänster kommer att belasta UB? (Se nedan) 6. Tidskriftspriserna och särskilt de elektroniska resursernas prisökning är svåra att beräkna så här tidigt inför Vad vi vet är att under de senaste åren har det varit en genomsnittlig höjning mellan 6-7 %. (Se nedan) Lokalkostnader 2008-års budget för lokalhyror är beräknad utifrån hyran för 2007 uppräknad med löne- och prisomräkning med 0,8%. Detta var ett helt nytt sätt att finansiera lokalhyrorna för UB. Tidigare har UB tilldelats medel för vad lokalerna kostar, eftersom man ansett att om ett bibliotek lades ner skulle kostnaderna för lokalhyran gå tillbaka till fakulteten års finansiering av hyrorna innebär att UB får ta både kostnadsökningar på lokalhyran och därmed också ev. besparingar på hyrorna. Just nu är frågan väldigt aktuell. Botanik- och miljöbiblioteket kommer att minska betydligt i lokalyta. Skulle UB beräkna lokalkostnaderna enl. årets budgetprocess, skulle den minskade kostnaden tillfalla UB och inte återgå till Naturvetenskapliga fakulteten. Nämnden föreslår att tidigare modell för lokalkostnader återinförs för UB till dess att ny finansieringsmodell framtagits IT-kostnader I rektors beslut om den nya IT-organisationen undantogs UB:s biblioteksspecifika IT-verksamhet. Medarbetare från UB deltar dock under i implementeringen av GU:s nya IT-organisation. Under 2009 kommer troligen också en del av UB:s icke biblioteksspecifika IT-system att överföras till GU:s nya IT-organisation. Biblioteket tror att GU:s nya IT-organisation på sikt kommer att medföra mindre IT-kostnader även för UB, men troligen kommer inte detta att inträffa förrän efter När detta skrivs, är heller inte kostnaderna för de nya bastjänsterna från GU:s ITserviceavdelning kända. Det är därför troligt att UB:s sammantagna IT-kostnader tillfälligt kommer att öka under 2009, dock med ett hittills okänt belopp. 3. Ökning av UB: s ram 3.1. Prisomräkning på tidskrifter.(1 100tkr) I styrelsens beslut i höstas fick UB de resurser nämnden äskat exkl. den 7%-iga ökningen på elektroniska resurser och dessutom ändrades praxis vad gäller lokalhyran.

12 5 Det är olyckligt att en utarmning av UB:s och därmed GU:s tillgång till elektroniskt material sker. Inom ordinarie ram finns få möjligheter att varje år finna medel för att kunna rädda de elektroniska resurserna. Det skulle innebära en minskning med ca 1,5 tillsvidareanställning om året. UB saknar det formella uppdrag som universitetets fakulteter får utan ser Forsknings- och utbildningsstrategier och Den strategiska planen som de viktigaste dokumenten för UB:s framtida och nuvarande verksamhetsinriktning. Däri kan tydligt läsas att UB skall öka sin närvaro på nätet, intensifiera digitaliseringen samt öka bibliotekets tillgänglighet fysiskt och digitalt. - En neddragning av de elektroniska resurserna skulle tala direkt mot dessa mål. I en kommande mer exakt budgetframställan är det därför viktigt att ökningen på de elektroniska resurserna åter kommer med i UB:s budgetram Prisutvecklingen för tidskrifter Kostnader tidskriftsavtal SEK 2004 SEK 2005 SEK 2006 Pris 2007 Pris 2008 Academic Search Elite American Chemical Society ELSEVIER Emerald Mediearkivet Muse NATURE Oxford University Press Presstext Science online SpringerLINK o Kluwer Wiley Interscience prisökning ,3% prisökning ,6% prisökning ,8% prisökning ,4% prisökning ,6% Den första prisprognos för nästkommande års tidskriftsprenumerationer är den som brukar publiceras i Library Journal i april varje år ( I årets artikel förväntas en prisökning på mellan 8,7 och 10,1 procent för Prognoserna är gjorda ur ett amerikanskt perspektiv och varierar för olika ämnesområden och utgivarländer. Prognos för prisökning av några av bibliotekets dyraste e-tidskriftsavtal inför 2009: Blackwell Synergy: + 5,5% Elsevier ScienceDirect: + 4,5% Nature: + 5% SpringerLINK: + 4,5% Wiley InterScience: + 5,5% På grundval av ovanstående är UB:s bedömning att den samlade prisökningen blir ca 5 % - ca 1100 tkr Detta förutsätter att valutakurserna håller sig någorlunda stabila.

13 Tillgänglighet för läshandikappade studenter (600 tkr) UB har sedan några år tillbaka haft fyra lässtudios med specialutrustning för studenter med läs- och synhandikapp eller annat behov av särskilt stöd. Under 2007 har UB haft ett projekt tillsammans med Studentavdelningen för att även hantera inläsningar av kursmaterial i projektet Ökad tillgänglighet för studenter med läshandikapp. Projektet beviljades 1 mkr ur GU:s strategiska medel. Studentavdelningen vid Göteborgs universitet köper tjänsten med lokala inläsningar av UB. Studenter med särskilda behov skall ha endast ett ställe att gå till för att få sin kurslitteratur universitetsbiblioteket. Under 2007 hade Göteborgs universitetsbibliotek mer än 200 studenter med ett dokumenterat funktionshinder inskrivna i sitt låneregister. Denna service till studenter med särskilda behov är lagstadgad och universitetet är skyldigt att ge dessa studenter denna möjlighet. Studentavdelningen och UB är eniga om att medel motsvarande en bibliotekarietjänst bör finansieras genom ökning av UB:s tilldelning i den sk basdelen ( 600 tkr). 4. Projekt finansierade via rektors strategiska medel Bibliometrisk verksamhet Rektor fattade i november 2007 beslut om ett treårsprojekt för att bygga upp en bibliometrisk service och kompetens vid Göteborgs universitet. UB får ett årligt projektstöd om 1,6 mkr. UB har förvärvat ytterligare bibliometriska databaser och från anställt en bibliometriker. Under 2008 koncentreras arbetet först på utformandet av en detaljerad projektplan samt uppbyggnad av bibliometrisk teknik och kompetens inom UB och universitetet. Ytterligare en 50% anställning kommer att knytas till verksamheten under hösten Under hösten kommer också beställningar från fakulteterna att börja effektueras. Under 2009 kommer arbetet med att leverera bibliometriska analyser att löpa på. Dessutom kommer utvecklingsprojekt kring humanioras och samhällsvetenskapernas särskilda bibliometriska behov att bedrivas. 5. Projekt som UB avser att söka strategiska medel för IT-support UB genomförde ett projekt under 2007/2008 med att erbjuda studenter extra IT-support. Studenterna behöver alltmer hjälp med datorerna, en hjälp som den ordinarie personalen inte klarar av och inte hinner med. Ett antal studenter timanställdes under 4 månader och fanns vid 6 av UB:s bibliotek 4 timmar per dag. Syftet med projektet var att stödja studenterna när IT-relaterade problem uppstår i samband med uppsats- eller projektarbeten. Det kan gälla hantering av program (Word och Excel), inloggningsproblem, utskriftsfel, trassel med kopiatorer etc. Projektet blev väldigt uppskattat och lyckosamt. Inom några fakultetsområden är det uppenbart att det finns stort behov av detta stöd. Om detta är UB:s ansvar eller fakultetens - eller bådas - kan diskuteras. Vad vi vet är att studenterna vid t.ex. uppsatsskrivning finns på biblioteken och behöver denna hjälp. Det är också ett sätt att öka kvalitén på utbildningen och på studenternas baskunskaper inom IT. Projektet skulle kunna utvidgas till ett samarbetsprojekt mellan UB och några fakulteter, som har behov av stöd till studenter och doktorander i konsten att skriva och ordbehandla m.m. En texthandledare från någon fakultet skulle kunna ge råd i det akademiska skrivandet - både på engelska och svenska och UB skulle ge IT-support. Denna service finns på andra universitet bl. a. Växjö där tjänsten kallas Textverkstad.

14 Backfiles, gallring och ökad digitalisering. Backfiles är ett samlingsbegrepp på stora samlingar av elektroniska tidskrifter. I många fall kan man köpa en fullständig version av en tidskrift från när den började ges ut. Förlagen erbjuder flera olika ämnespaket, priset är oftast en engångssumma om än ganska stor. De tidskrifter UB har idag elektroniskt är oftast från 1990-talet och framåt. Forskaren har hela UB:s bestånd av tidskrifter på sitt skrivbord i fulltext. Det är ofrånkomligt att denna tillgång både har ökat kvalitén, tillgängligheten och snabbheten att få relevant litteratur för den enskilde forskaren. Det är t.o.m. så att för att det inte finns elektronisk version längre tillbaka kan forskaren missa viktig information (eller väljer att koncentrera sig på det som finns ). Under senare år har allt fler tidigare tidskriftsårgångar digitaliserats och erbjudits som s.k. backfiles. Backfiles skulle öka kvalitén ytterligare. Det finns statistik på titlar och tidskriftspaket som visar att GU:s forskare försökt komma åt backfiles, vilket kan utgöra en bra bas för urval. UB har i ansökan om centrala omställnings-och utvecklingsmedel ansökt om medel för just detta. Idag finns inga beslut om tilldelning. Nedan följer exempel på baser som leverantören Elsevier identifierat. Det påvisas att GU- användare misslyckats att nå baserna då GU inte har dessa backfiles: Journal Usage Usage - Usage Prices Prices - Elsevier Backfile Subjects 2007 Cumulative # Cumulative % Cumulative 1 Medicine and Dentistry ,0% Ū Ū Biochemistry, Genetics and Molecular Biology ,7% Ū Ū Neuroscience ,5% Ū Ū Economics, Econometrics and Finance ,3% Ū Ū Agricultural and Biological Sciences ,8% Ū Ū Environmental Science ,3% Ū Ū Gallring en konsekvens av digitaliseringen I och med övergången till elektroniska tidskrifter har inom UB flera olika gallringsprojekt påbörjats. Det är inte längre ekonomiskt försvarligt att hysa de tryckta tidskrifterna när UB har dem i elektronisk form. Det är inte en effektiv användning av vare sig lokaler eller personal att hantera tryckta dubbletter. En bred satsning på inköp av backfiles skulle möjliggöra ytterligare gallring av tryckt material i UB:s lokaler som kan ge utrymme åt ny tryckt litteratur eller användas till annan verksamhet. En nu aktuell föreslagen gallring av tryckta dagliga tidningar, som i stor utsträckning har ersatts av elektroniska publikationer, skulle spara 1700 kvadratmeters golvyta Digitalisering. UB genomförde under 2007/08 ett projekt kallat RARA-projektet. Ett antal rara böcker utvaldes och digitaliserades. Kompetensen hos personalen ökade, slitaget på rara böcker minskar och detta material blir direkt tillgängligt via nätet. Inom UB finns stora samlingar som skulle vara lämpliga, både ur tillgänglighetsaspekten men också ur bevarandeaspekten att digitalisera. Som exempel kan nämnas Taubearkivet, fortsatt digitalisering av Ostindiska kompaniets samlingar, långa tidskriftssviter av svenskt material. All digitalisering skall ske i samarbete med Kungliga biblioteket och övriga stora universitetsbibliotek, så att enighet om standards och metadata uppnås. 6. Satsningar på utveckling som bedrivs inom UB:s ordinarie budgetram Med utgångspunkt i universitetets två strategiska dokument Strategisk plan och Forsknings- och utbildningsstrategier fortsätter UB sina internt finansierade utvecklingssatsningar inom en mängd olika områden:

15 8 Personal: Öka personalens rörlighet inom UB, personalutbildningar: Kundbemötande, utbildningar för de personer som vill pröva på chefsansvar, föra in nya kompetenser i biblioteksarbetet IT-utveckling: GUP och GUPEA, webb, intranät, Open-Access, E-tidskrift för GU:s forskningsinformation, öka personalens IT-kompetens Kvalitetsarbete: Intensifierat kvalitetsarbete, LibQualundersökning, fortsatt benchmarking med nordiska bibliotek, och eventuellt med Lunds universitet Lokaler: Ombyggnadsprojekt - Biomedicinska biblioteket Strategiskt samarbete: Lund, Högskolan väst Organisatoriska förändringar UB har redan påbörjat en organisatorisk översyn av Ekonomiska biblioteket, Pedagogiska biblioteket och Kurs- och tidningsbiblioteket. Dessa tre bibliotek ligger inom trehundra meters avstånd. Tillsammans finns det i området ett drygt 40-tal UB-anställda med fyra chefer. Det finns nu flera skäl till att se över organisationen i området. Översynen skall inte innebära att någon förändring i finansiering eller återkoppling till resp. fakultet utan skall ses som en intern organisationsfråga inom UB för att se om resurser används på ett optimalt sätt. Skälen till att göra en översyn är: 1. Få en bättre och mera samordnad biblioteksinfrastruktur för området och åstadkomma samordningsvinster och minska sårbarheten i bibliotekens ledning, bemanning och infrastruktur. 2. Styrformen för Kurs- och tidningsbiblioteket har länge varit otillfredsställande. Personalansvar för platschefen ligger hos överbibliotekarien, medan en styrgrupp bestående av enhetscheferna vid Ekonomiska biblioteket och Centralbiblioteket tillsammans med platschefen har verksamhetsansvar. 3. Enhetscheferna vid Ekonomiska biblioteket och Pedagogiska biblioteket kommer att avgå med pension 2009.

16 Överbibliotekarien MISSIV 1 / dnr Biblioteksnämnden Förslag till beslut om gallring och hanteringspolicy för dagliga tidningar Bakgrund Vid biblioteksnämndens sammanträde beslöts att man det framlagda förslaget om gallring av dagliga tidningar skulle remissbehandlas och sändas ut till samtliga fakulteterna. Fram till remisstidens utgång har svar inkommit från Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Humanistiska fakulteten (ett yttrande från två forskare bifogades remissvaret), Sahlgrenska akademin, Utbildnings- och forskningsnämnden för lärarutbildningen (UFL), Naturvetenskapliga fakulteten samt Samhällsvetenskapliga fakulteten. Ingen av fakulteterna motsätter sig förslaget som diskuterades vid nämndens möte Jag föreslår därför att nämnden beslutar enligt det förslag som nu har remissbehandlats. Med vänliga hälsningar Agneta Olsson Överbibliotekarie Göteborgs universitetsbibliotek Renströmsgatan 4, Box 222, SE Göteborg universitetsbiblioteket@ub.gu.se

17 Överbibliotekarien FÖRSLAG 1 / dnr 83/07 G1 Biblioteksnämnden Förslag rörande magasinerade dagstidningar på Göteborgs universitetsbibliotek Göteborgs universitetsbibliotek (UB) har ett stort bestånd av svenska och utländska dagstidningar som mikrofilm, papperstidning eller nätresurs. Mikrofilmen och papperstidningarna är placerade på Kurs- och tidningsbiblioteket (Gk) och omfattar i dagsläget cirka hyllmeter och golvytan är ca kvadratmeter. Den årliga hyreskostnaden är närmare två miljoner kronor. Utredningen har varit uppdelad i två delar. Den första rörde GUB:s löpande prenumerationer på utländska tidningar och den andra delen tar upp möjligheterna till gallring. Delutredning 1: Utredningen om de löpande prenumerationerna av tryckta utländska tidningar I utredningen konstaterades att de 15 utländska dagstidningarna var ytterst litet använda och var mycket arbetskrävande. Framtagningen per år var 263 st under Efter remissomgång till fakulteterna beslöt ÖB överbibliotekarien att säga upp de 15 återstående prenumerationerna och ersätta det tryckta beståndet med elektronisk tidningar. I och med detta beslut utökades antalet tillgängliga utländska dagstidningar avsevärt. UB erbjuder därmed idag mångdubbelt mer aktuellt tidningsmaterial via olika databaser än via tidningar i pappersform. Fem databaser erbjuder (Affärsdata, Mediearkivet, PressText, Factiva och Westlaw) med material som i många fall går tillbaka till Från 2008 tillkom Library PressDisplay som presenterar över 500 aktuella utländska dagstidningar i fulltext. Göteborgs universitetsbibliotek Renströmsgatan 4, Box 222, SE Göteborg universitetsbiblioteket@ub.gu.se

18 2 / 4 Delutredning 2: Utredningen om gallring av vissa arkiverade äldre tryckta svenska och utländska tidningar Bakgrund Nästan alla svenska dagstidningar, omkring titlar, finns på Gk. Gk:s bestånd av utländska tidningar i pappersform omfattar 197 titlar. Bestånd och tillväxt 2007 Kategori Tidningslägg svenska Tidningslägg utländska Mikrofilm svenska Mikrofilm utländska Antal Hyllmeter Tillväxt i hyllmeter per titlar år Ingen (ingen tillväxt fr.o.m 2008) Utgångspunkten för utredningen har varit att säkerställa forskningens behov på bästa möjliga sätt. I utredningen ingick också att överväga eventuella gallringar i det arkiverade tidningsmaterialet. Hänsyn har därvid tagits till snävare ekonomiska ramar för medieinköp, bristen på magasinsutrymmen på alla våra enheter samt behovet av fler läsplatser vid Gk. De svenska och utländska dagstidningarna i original som lägg tar stor plats och mycket kan gallras. Användning och behov har analyserats i samarbete med de enheter som har användare med behov av tidningsmaterialet. Statistik för de senaste fyra åren visade att materialet används mycket lite av våra primära låntagargrupper. Kostnaderna för hantering och arkivering av tidningslägg är mycket höga. Tidningsläggen kräver stora utrymmen i dyra lokaler, som skulle kunna användas till andra ändamål t.ex. för flera läsplatser Genomgången visade att inget annat bibliotek i Sverige, utöver Kungliga biblioteket sparade utländska tidningslägg och inget annat bibliotek utöver Kungliga biblioteket och Lunds UB sparar svenska tidningslägg. Övervägandet om eventuell gallring av det tryckta tidningsmaterialet har skett med i samråd med Kungliga biblioteket, som inte har något att invända mot nedanstående förslag.

19 3 / 4 Arkiverade svenska tidningslägg Enligt lagen om pliktexemplar skall Kungliga Biblioteket och Lunds UB bevara svenska tidningar i original. Det s.k. nationalexemplaret och reservexemplaret skall bevaras för all framtid. Dessa två bibliotek är skyldiga att bevara allt svenskt tryckt material. Övriga fem pliktbibliotek har inte denna skyldighet och bland dessa bibliotek är det endast GUB som bevarar tidningslägg som ännu inte blivit retrospektivt filmade av Kungliga Biblioteket (KB). UB är således unikt i Sverige genom att vara det enda högskolebibliotek som arkiverar både svenska och utländska äldre dagstidningar i pappersform. Användning Pinnstatistik för framplockade volymer av utländska och svenska tidningslägg finns för åren 2003 till Av statistiken kan avläsas vilka tidningar som beställts fram och hur många gånger. Men antalet beställare kan inte utläsas, inte heller hur många av dessa som var forskare, lärare eller studenter. Enligt uppskattning har över 90% av framtagningarna gjorts för allmänheten. Framtagningen per år var 174 st under Mikrofilmade svenska tidningar Kungliga Biblioteket mikrofilmar retrospektivt de ännu ej filmade dagstidningar som utkommit under åren Filmningen påbörjades 1983 och beräknades vara avslutat inom tio år. Filmningen går enligt uppgift allt långsammare så det lär dröja många år innan man blir helt klar. KB kommer sannolikt att liksom andra länder börja digitalisera de nationella dagstidningarna. Sedan 1979 mikrofilmas löpande den svenska dagspressen i Kung. bibliotekets regi. Alla större tidningar finns filmade från startår. Detta filmmaterial upptar cirka hyllmeter och är direkt tillgängligt i öppna magasin. Tillväxten 2006 var 49 hyllmeter. Antalet filmade svenska dagstidningar är ca 855. KB har prioriterat de viktigaste och endast några hundra mindre viktiga återstår att filma. I fysiska enheter är motsvarande bestånd askar film och den årliga tillväxten är askar. Användningen är mycket stor. Mikrofilmerna är följaktligen av mycket stort värde och bör inte gallras förrän mikrofilm ersatts av digitaliserade utgåvor, vilket sannolikt kommer att dröja många år. Användning 2006 var antalet framtagna askar och antalet utskrifter , därav kopiering från papper , kopiering från mikrofilm Arkiverade tryckta utländska tidningar Beståndet av äldre utländska tidningar som finns på Gk omfattar 159 titlar från 33 länder och omfattar hyllmeter Av dessa var 14 löpande t.o.m då prenumerationerna blev uppsagda.

20 4 / 4 Inte vid något annat svenskt universitets- eller högskolebibliotek sparas de utländska tidningarna någon längre tid, med undantag av KB.. Enligt utredningen behövdes utrymmet till det som är av mera angelägen karaktär än de utländska dagstidningarna. Användning Av 200 utländska tidningar hade 52 varit framplockade minst en gång under de fyra åren. 22 tidningar har svarat för 60% av framtagningarna. Hälften av dessa var prenumerationstidningar och sannolikt beställts fram för aktuell nyhetsbevakning. Intresset för äldre tidningslägg är väldigt litet. 75% av tidningarna har inte varit frambeställda en enda gång under Sammanfattande översikt Plan Gallras Behålls Plan (västsvenskt) Plan (landsortstidn) Plan (utländskt) Plan (finanstidningar) SUMMA 396 (63%) 224 (37%) Vid ett gallringsbeslut kommer två hela våningsplan på totalt kvadratmeter kunna frigöras för annan verksamhet. Överväganden och förslag Utredningen har tydligt visat att magasinskostnaderna är höga och användningen av materialet av universitetets forskare, lärare och studenter är liten. Praxis vid de flesta andra svenska bibliotek är att inte arkivera tryckta dagstidningar. GUB erbjuder idag som tidigare nämnts mångdubbelt mer tidningsmaterial via databaser än via tidningar i pappersform. Tidningsläggen kräver stora utrymmen i dyra lokaler som skulle kunna användas för andra ändamål. Jag föreslår därför att huvuddelen av de svenska och utländska magasinerade tidningsläggen gallras enligt den sammanfattande översikten ovan Agneta Olsson Överbibliotekarie

21 Överbibliotekarien FÖRSLAG 1 / Biblioteksnämnden Förslag till plan för kvalitetsarbete vid Göteborgs universitetsbibliotek Bakgrund Styrelsen vid Göteborgs universitet antog i oktober 2007 Plan för kvalitetsarbetet vid Göteborgs universitet UB:s nuvarande kvalitetssystem antogs 2003 av Biblioteksnämnden 2. En verksamhetsutveckling genomfördes på UB under i syfte att åstadkomma en förbättringsorganisation. UB ska vara en organisation för resultat, uppföljning och lärande. Kvaliteten på all verksamhet ska vara tydlig och kunna följas upp av användare och personal. Syfte Syftet med kvalitetsarbetet vid Göteborgs UB är att verksamheten ständigt ska förbättras och uppfylla de mål, som universitetet och våra användare ställer. Ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete är nödvändigt för att säkerställa hög kvalitet på den service och de tjänster, som UB erbjuder. Grunden för allt kvalitets- och utvecklingsarbete ska vara Göteborgs universitets strategiska plan , Förändring för kvalitet och förnyelse: forsknings- och utbildningsstrategier samt UB: s mål 5. En förutsättning för ett fungerande kvalitetsarbete är att medarbetarna har god kännedom om dessa dokument Göteborgs universitetsbibliotek Renströmsgatan 4, Box 222, SE Göteborg universitetsbiblioteket@ub.gu.se

22 2 / 3 Utgångspunkter 1. Kvalitetsarbetet ska involvera UB:s samtliga verksamheter och organisatoriska enheter. Alla anställda och alla enheter bidrar till resultatet av UB: s verksamhet, och kvaliteten i allas arbetsinsatser är därför betydelsefull. Varje enhet eller motsvarande ska kunna redovisa årliga handlingsplaner för verksamheten, som ska följas upp och utvärderas av ledningen på lokal och central nivå. Därmed säkerställs ett återkommande förbättringsarbete. 2. Kvalitetsarbetet ska ske i samspel mellan ledning, medarbetare och användare. Användarna ska ges möjlighet att medverka i kvalitetsarbetet genom att t.ex. delta i bibliotekens kontaktkommittéer, vid arbetsmiljöronder och användbarhetstester eller i andra grupperingar där användarnas synpunkter ska vägas in. Medarbetarna ska ha möjligheter att påverka förbättringsarbetet i team eller andra grupperingar. Öppna diskussionsfora eller andra kontaktmöjligheter såsom GÄRDA ska erbjudas via UB:s intranät. Ledningen har det yttersta ansvaret för uppföljning och samordning av kvalitetsarbetet. 3. Ledningen för UB ska sätta upp strategiska mål för att prioritera i verksamheten. 4. UB:s verksamhet ska kontinuerligt följas upp och resultaten ska ligga till grund för åtgärder i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet och därigenom göra den mer framgångsrik. Det ska tydligt framgå för användare och medarbetare hur våra styrdokument (handlingsplaner, mål, policies) ska användas och när de ska följas upp, utvärderas och dokumenteras. 5. Användandet av indikatorer som beslutsunderlag ska ha ett stort genomslag i verksamheten. Ledningen ska använda mål och mätetal, som är förankrade och kända för personalen som underlag för strategiska beslut. 6. Alla utvärderingar ska leda till beslut om åtgärder. Besluten ska alltid dokumenteras. Vid mer omfattande åtgärder ska handlingsplaner, projektplaner eller motsvarande upprättas, implementeras och följas upp. 7. Kvalitetsgruppen vid UB samordnar kvalitetsarbetet. Gruppen ska säkerställa att kvalitetsaspekterna får genomslag i verksamheten och integreras i den dagliga verksamheten. Kvalitetsarbetet ska revideras och följas upp i årligen. 8. En öppen redovisning av UB:s kvalitetsarbete ska ge en god grund för kvalitetsutveckling. UB ska redovisa dokument såsom kvalitetsplan, årsberättelser m.m. via hemsidan. Även rapporter från projekt, utredningar och remissvar ska publiceras. Särskilda aktiviteter för kvalitetsarbetet Arbeta fram en modell för handlingsplaner så att genomförande, uppföljning och lärande blir en integrerad del av verksamheten. Se över dokumentation och publiceringsformer av UB:s handlingsplaner och projekt 2. Ta fram relevanta indikatorer utöver nationell statistik och liknande samt fatta beslut om hur de ska användas för att styra verksamheten

23 3 / 3 3. Se över gemensamma riktlinjer för statistikframtagning samt införa ett förenklat system för statistikinmatning 4. Utarbeta en visualisering av UB:s kvalitetsarbete (ett s.k. förbättringshjul) 5. Genomföra seminarier om kvalitetsarbete för all personal i syfte att förankra kvalitetsarbetet 6. Genomföra LibQUAL-undersökning för hela UB under Skapa ett forum för att fånga upp kvalitets- och förbättringsåtgärder från medarbetarna 8. Ge Usabilitygruppen uppdrag och ramar för att kunna involveras i all utveckling och förbättring av UB:s webbaserade system avsedda för användare och medarbetare Med vänliga hälsningar Agneta Olsson Överbibliotekarie