Kommunstyrelsens årsredovisning

Transkript

1 Kommunstyrelsens årsredovisning 2015

2 Innehåll Verksamhet och måluppfyllelse i korthet...3 Åtaganden och nyckeltal...4 Uppdrag...9 Internkontrollplan...9 Omedelbar åtgärd Redovisning av uppdragsföretag Ekonomi Drift Prognossäkerhet Investeringar Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Löner Arbetsmiljö Sammanfattande analys för året

3 Kommunstyrelsens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse 2015 i korthet Utredning om ny organisation för kommunens näringslivsarbete, Alingsås Business Center (ABC) Byggpakten har etablerats Arbete kring E20 och området A+ Beslut om E-strategi Framtagande av miljöstyrande indikatorer för kommunen Utredning och framtagande av nytt reglemente för kommunstyrelsen Organisationsöversyner inom kommunledningskontoret har pågått och medfört förändringar Beslut om organisationsförändring avseende tekniska nämnden och samhällsbyggnadsnämnden Samordning och hantering av uppkommen flyktingsituation i landet Kommunstyrelsens ekonomiska resultat är + 2,9 mnkr Kommunledningskontoret har till största delen fullföljt de åtaganden och uppdrag som kommunstyrelsen beslutat om i Flerårsstrategi Det är enbart ett åtagande som avviker och det är åtagandet om att implementera kriterier för hållbara upphandlingar med fokus på miljö- och klimatpåverkan. I övrigt är samtliga åtaganden antingen genomförda eller påbörjade och pågående. Utöver åtaganden och uppdrag har kommunstyrelsens kärnverksamhet fortlöpt under året. Inom vissa av kontorets verksamheter har upplevelsen av obalans mellan uppdrag och resurser gjort sig tydlig. Olika åtgärder har vidtagits för att komma till rätta med den upplevda obalansen. Exempel på åtgärder som har vidtagits är organisationsöversyn inom bland annat ekonomiavdelningen och administrativa avdelningen. Ekonomiavdelningen är på god väg i sin målsättning att nå en effektiv organisation med hög spjutspetskompetens och administrativa avdelningen har förändrat den inre organisationen på kanslienheten och inrättat en ny tjänst som kanslistrateg. Kommunledningskontoret har fokuserat på budget i balans och för att klara av det har verksamheterna fått prioritera bland aktiviteter, uppdrag och projekt samtidigt som en generell återhållsamhet har varit rådande. Kommunstyrelsen uppvisar ett positivt resultat vid årets slut. 3

4 Åtaganden och nyckeltal Mål 1: Indikatorer: I Alingsås är det tryggt, säkert och välkomnande Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är i kommunen ska förbättras Kommunstyrelsen åtar sig att utveckla den styrning som sker för att motverka utanförskap Demokratiforum har under året fokuserat på möjligheter för ökad delaktighet för kommunens invånare och lämnat ett förslag till kommunstyrelsen som bland annat innebär att kommunens projektmodell ska kompletteras med ett systematiskt arbetssätt kring medborgardialoger, utbildning i medborgardialog för förtroendevalda, införande av e- petitioner samt fortsatt samarbete med ungdomsrådet. Under året har Alingsås kommun ansökt och blivit uttagen till ett utvecklingsarbete inom ramen för Sveriges kommuner och landstings projekt Mänskliga rättigheter i styrning och ledning. Kommunens utvecklingsarbete har som målsättning att identifiera indikatorer för social hållbarhet med koppling till mänskliga rättigheter samt öka medvetenhet och kunskap bland förtroendevalda och medarbetare om mänskliga rättigheter. Arbetet förväntas också bidra till en samordning av de olika rättighetsområden som kommunen arbetar inom. De insatser som kommunledningskontoret har gjort under året handlar om att skapa förutsättningar och strukturer för att på sikt minska utanförskap och öka invånarnas möjligheter till delaktighet. Kommunledningskontoret bedömer att kommunstyrelsens åtagande är gröngult, så till vida att genomförda insatser är avklarade och/eller pågående i någon form. Kommunledningskontoret kommer fortsatt att fokusera på insatser och utvecklingsarbete inom ramen för åtagandet under Det är svårt att bedöma hur kommunstyrelsens åtagande bidrar till att indikatorn som är kopplad till det prioriterade målet utvecklas i önskvärd riktning. Medborgarundersökningen visar att invånarens upplevelse av trygghet varierar marginellt under åren, och för år 2015 är trygghetsindex 1 63 vilket är en ökning från föregående år och även jämförbart med övriga deltagande kommuner i medborgarundersökningen under samma år. De frågor som ställs i medborgarundersökningen avseende trygghet handlar om utomhusvistelse på kvällar och nätter, hot, rån och misshandel samt inbrott i hemmet. 1 Index där 100 är eftersträvansvärt 4

5 Mål 2: Indikatorer: I Alingsås finns det goda möjligheter till arbete och företagande Medborgarnas upplevelse av arbetsmöjligheterna ska förbättras Antalet nystartade/nyetablerade företag ska bli fler Kommunens näringslivsranking ska förbättras Kommunstyrelsen åtar sig att initiera 100 företagsbesök per år från och med 2015 Kommunstyrelsen åtar sig att i dialog med det lokala näringslivet stärka kommunens attraktionskraft Under året har kommunledningskontoret fokuserat på olika aktiviteter inom ramen för kommunstyrelens åtaganden. Stort fokus har legat på tillkomsten av en förändrad och ny organisation för kommunens näringslivsarbete, Alingsås Business Center (ABC), som startas upp i januari Arbetet med tillkomsten av ABC har skett i bred samverkan och dialog med kommunens näringsliv. Företagsbesök har genomförts kontinuerligt under året där både politiker och tjänstemän har deltagit. Kommunledningskontoret har samordnat besöken och samtliga företagare som visade intresse har besökts. Målsättningen var att 100 besök skulle genomföras under året, vilket inte har lyckats. Utfallet vid årets slut är 50 genomförda besök. Besöken har till viss del bidragit till att kommunen har fått en fördjupad förståelse för företagarnas förutsättningar samt att relationer skapas. Det finns behov av att systematisera och sätta företagsbesöken i ett sammanhang med koppling till mål och strategier för att de ska ge bästa effekt. Kommunledningskontoret har på olika sätt och i olika sammanhang marknadsfört Alingsås kommun i syfte att attrahera fler besökare och nå ut med de arrangemang som genomförts under perioden. I juni blev Lights in Alingsås kvalitetsmärkt av European Festivals Association (EFA) vilket innebär att Lights in Alingsås räknas som en europeisk kvalitetsfestival. Kvalitetsmärkningen bidrar till att marknadsföra Alingsås utanför Sveriges gränser. Det är svårt att bedöma om det finns ett direkt samband mellan de aktiviteter som har vidtagits inom ramen för kommunstyrelsens åtagande och det faktum att Alingsås kommun växer, såväl med nya invånare som med nya företag. En fördjupad analys kring indikatorerna som tillhör det prioriterade målet görs i kommunens årsredovisning. Mål 3: Indikatorer: I Alingsås finns det attraktiva boendemöjligheter Medborgarnas nöjdhet med bostadssituationen ska förbättras Antalet nybyggda bostäder av olika upplåtelseform ska bli fler Kommunstyrelsen åtar sig att verka för att en byggpakt kommer till stånd Under året har stort fokus legat på att öka få igång byggnationen av framför allt hyresrätter. Kommunstyrelsens roll i arbetet har varit att, tillsammans med berörda tjänstemän och politiker, fastighetsbolag, byggföretag, Hyresgästföreningen, Sparbanken 5

6 Alingsås samt Sparbanksstiftelsen i Alingsås, identifiera gemensamma problemformuleringar och förslag på lösningar för en ökad byggnation. En efterfrågeanalys samt en övergripande markinventering har tagits fram under året. Samarbetet som går under namnet Byggpakten har framför allt bidragit till ett förbättrat samtalsklimat mellan bostadsmarknadens olika aktörer. Medborgarnas nöjdhet med bostadssituationen ligger kvar på samma nivå som föregående år (indexvärde 54) och det är i nivå med övriga kommuner som har genomfört medborgarundersökningen under Det är svårt att bedöma om och hur kommunstyrelsens åtagande bidrar till medborgarnas nöjdhet med bostadssituationen. Syftet med byggpakten är att få igång bostadsbyggnationen i kommunen, framför allt byggnationen av hyresrätter. På sikt torde en ökad byggnation leda till mer nöjda invånare och att det finns attraktiva boendemöjligheter i kommunen. Fördjupad analys av indikatorerna ges i kommunens årsredovisning. Mål 4: Indikatorer: I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning Nettokostnaderna ska inte öka snabbare än summan av skatteintäkter och skattebidrag Kommunstyrelsen åtar sig att se över kommunens samlade verksamhet i syfte att finna kostnadsbesparingar Kommunstyrelsen åtar sig att stärka intern kontrollen och tillsynen över kommunens samlade verksamhet Kommunstyrelsen åtar sig att ta fram förslag på riktlinjer för kommunens exploateringsprocess med utgångspunkt i god ekonomisk hushållning Kommunstyrelsen åtar sig att ta fram en övergripande kvalitetsstrategi för Alingsås kommun i syfte att uppnå effektiv resursanvändning Under året har kommunledningskontoret genomfört flera aktiviteter inom ramen för kommunstyrelsens åtaganden. Avseende åtagandet att se över kommunens samlade verksamhet i syfte att finna kostnadsbesparingar har en stor del av arbetet fokuserats på att hitta bättre samordning mellan kommunledningskontoret och förvaltningarna. Som exempel kan nämnas processerna för kommunens investeringsplanering och framtagande av Tillväxtprogram där förbättrade samverkansformer mellan kommunledningskontoret, samhällsbyggnadskontoret och tekniska kontoret har kommit till stånd. Utöver ovanstående har kommunledningskontoret medverkat i flera utredningar som syftar till att på sikt finna kostnadsbesparingar, till exempel utredning av kommunens leasingkostnader, utredning av tekniska nämndens kapitalkostnader, utredning av standardkostnadsnivåer i vård- och äldreomsorgsnämnden, socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden. 6

7 Kommunfullmäktige har beslutat om en e-strategi som bland annat syftar till en smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet och en högre kvalitet och effektivitet i kommunens verksamheter. Andra aktiviteter som har pågått inom ramen för e- samhället är: kommunens hemsida och kommunportal (intranät) har fått en bättre sökfunktion etapp 1 i projektet Arena för lärande är en portallösning för skolan där tjänster, digitala läromedel och molntjänster samlas har genomförts förstudie kring digitala trygghetslarm inom äldreomsorgen har genomförts en pilot kring mobil åtkomst till omvårdnadssystemet har genomförts ökning av både enkla och inbyggda e-tjänster ny jämförelsetjänst på hemsidan Genom projektet Smartare bemanning har vikarierekryteringen och vikariebemanningen samordnats i en central enhet på kommunledningskontoret och verksamheten har utvecklats under året. Kommunledningskontoret, tillsammans med berörda förvaltningar, behöver ha fortsatt fokus på utveckling av verksamheten för att nå projektmålen (att bidra till ökad effektivitet i verksamhet och större kontinuitet för brukare, barn och elever). Inom kommunledningskontoret har bland annat ekonomiavdelningen vidtagit konkreta åtgärder för att optimera och effektivisera central ekonomihantering, bland annat genom att konkurrensutsätta skanningsfunktionen. Avseende åtagandet om att stärka intern kontrollen och tillsynen över kommunens samlade verksamhet har fokus legat på att tydliggöra nämndernas ansvar för intern kontroll, bland annat genom utbildningsinsatser. Vidare har kommunstyrelsen fattat beslut om utvecklade arbetsformer och arbetssätt som bland annat ska stödja ökad styrning och ledning samt förbättra arbetet med uppsiktsplikt och intern kontroll. Uppföljning av nämndernas internkontrollplaner sker kontinuerligt i samband med tertialuppföljning, både genom inlämning av dokumenterad uppföljning och genom dialog. Riktlinjer för kommunens exploateringsprocess är framtagna men på kommunstyrelsens sammanträde i november återremitterades riktlinjerna för vidare handläggning. En övergripande kvalitetsstrategi har arbetats fram och varit ute på remiss bland kommunens nämnder och bolag under sen höst. Kvalitetsstrategin kommer upp för vidare hantering under första kvartalet Bedömningen är att kommunstyrelsens åtaganden både direkt och indirekt bidrar till att kommunens resurser används på ett effektivare sätt. En fördjupad analys kring indikatorn nettokostnaderna ska inte öka snabbare än summan av skatteintäkter och skattebidrag presenteras i kommunens årsredovisning. 7

8 Mål 5: Indikatorer: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Nöjd-medarbetar-index ska höjas Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras Kommunstyrelsen åtar sig att aktivt minska osakliga löneskillnader Kommunstyrelsen åtar sig att utbilda samtliga lönesättande chefer i syfte att skapa en saklig lönesättning Kommunstyrelsen åtar sig att utveckla och uppdatera tillgänglighetsdatabasen Varje år genomförs en lönekartläggning som syftar till att minska osakliga löneskillnader. På kommunledningskontoret har inte några osakliga löneskillnader identifierats. En fördjupad analys kring osakliga löneskillnader ges i kommunens årsredovisning. Kommunledningskontoret har under året fokuserat på att öka medvetenheten och kunskapen bland kommunens chefer i syfte att skapa en saklig lönesättning. En utbildning har genomförts, men tyvärr var deltagandet inte så stort bland cheferna, vilket bland annat kan förklaras av att utbildningen genomfördes under en period med hög intensitet i verksamheterna. Kommunledningskontoret bedömer att det är viktigt att ha fortsatt fokus på frågan om saklig lönesättning under Som ett led i att öka informationen om tillgängligheten till offentliga lokaler och platser har arbetet med Tillgänglighetsdatabasen fortskridit under året. Inventering och publicering av information om bland annat turistbyrån, bibliotek och kontor för kommunala bolag och förvaltning har tillkommit. I augusti började en tillgänglighetsstrateg för att intensifiera inventerings- och publiceringsarbetet. Det är svårt att bedöma om det finns något direkt samband mellan kommunstyrelsens åtaganden under året och utvecklingen av indikatorerna. Vad gäller indikatorn nöjdmedarbetar-index ges en fördjupad analys under personalavsnittet som kommer senare i dokumentet. Inom ramen för kommunens kvalitet i korthet har en servicemätning genomförts under hösten 2015 och den indikerar att kommunledningskontoret bör utveckla tillgänglighet och svarskvalitet både avseende telefoni och e-post bland chefer och handläggare. Kommunledningskontoret får högsta betyg avseende bemötande i mätningen. 8

9 Mål 10: Indikatorer: I Alingsås skapar infrastrukturen möjlighet för tillväxt Medborgarnas upplevelse av infrastrukturen i kommunen ska förbättras Kommunstyrelsen åtar sig att verka för en hållbar utveckling av E20, Västra stambanan och A+ Kommunstyrelsen har åtagit sig att verka för en hållbar utveckling av E20, Västra sambanan och området A+. Kommunledningskontoret har under året tagit på sig rollen att leda och samordna kommunens interna utredningsarbete kring E20 och A+, men även att samordna arbetet med externa aktörer. Arbetet med att ta fram ett detaljplaneprogram har påbörjats men det har avbrutits med hänvisning till att projektet är underfinansierat i gällande nationell plan. I stället ligger fokus på att utreda huruvida området A+ kan vara kommunens nästa stora utvecklingsområde efter Stadsskogen. Kommunstyrelsens åtagande bedöms vara genomfört i och med de insatser som har pågått under året. Åtagandet är emellertid inte uppnått, utan det är mer långsiktigt än så. Kommunledningskontoret kommer att ha fortsatt fokus på utvecklingen av området A+ under 2016, dock inte som åtagande utan som ett utredningsuppdrag. Samhällsutveckling tar tid och kommunen är beroende av flera aktörer för utvecklingen av E20, Västra stambanan och området A+. Därför är det svårt att bedöma om kommunstyrelsens åtagande bidrar till att indikatorn som är kopplad till det prioriterade målet utvecklas i önskvärd riktning. De delfrågor som ställs i medborgarundersökningen handlar om gång- och cykelvägar, kollektivtrafik, förbindelser för längre resor samt möjligheterna att enkelt kunna transportera sig med bil. En fördjupad analys kring indikatorn presenteras i kommunens årsredovisning. Mål 12: I Alingsås minskar vi vår miljöpåverkan genom energieffektiv omställning Kommunstyrelsen åtar sig att implementera kriterier för hållbara upphandlingar med fokus på miljö- och klimatpåverkan Kommunledningskontoret har inte prioriterat åtagandet på grund av resursbrist. Uppdrag De uppdrag som riktades till kommunstyrelsen i Flerårsstrategi för Alingsås kommun har hanterats som åtaganden. Internkontrollplan Kommunstyrelsen har fyra internkontrollpunkter i nämndens internkontrollplan. Två av punkterna berör IT-verksamheten och införandet av tjänstekatalogen. Eftersom tjänstekatalogen inte infördes under 2015 har internkontrollpunkterna inte genomförts. 9

10 Totalt har sex stickprovskontroller genomförts för internkontrollpunkten som handlar om fullödiga beslutsunderlag. Fem stickprov var utan anmärkning och i det sjätte upptäcktes ett skrivfel som har rättats med ett yrkande i kommunfullmäktige. Vikariehanteringen vid vård- och äldreomsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och barnoch ungdomsförvaltningen har följts upp månadsvis i styrgruppen för projektet Smartare bemanning. Uppföljningen har medfört upprepade justeringar av arbetssätt och rutiner. Internkontrollpunkten kvarstår till 2016 års internkontrollplan. Omedelbar åtgärd I kommunstyrelsens flerårsstrategi framhålls att kommunledningskontoret måste vidta särskilda åtgärder för att klara av en budget i balans. Under hela året har allmän återhållsamhet varit rådande och verksamheterna har prioriterat bland aktiviteter, uppdrag och projekt. Kommunstyrelsen uppvisar ett positivt resultat vid årets slut. Redovisning av uppdragsföretag Kommunstyrelsen har avtal med Samhall avseende städning i kommunala verksamhetslokaler. Avtalet följs upp kontinuerligt av kommunledningskontoret. 10

11 Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat Årsbokslut för kommunstyrelsen visar en positiv budgetavvikelse med 2,9 mnkr. Det finns negativa budgetavvikelser för bland annat upphandling, politisk verksamhet och gemensamma kostnader. Det vägs upp av att kommunledningskontoret har haft en återhållsamhet under året. Det finns även positiv budgetavvikelse avseende kollektivtrafik. Årets resultat skiljer sig från föregående år års negativa resultat påverkades av avsättning i slutet av året för medfinansiering av ombyggnation av väg E20. Under år 2014 flyttades verksamheten för Passivhuscentrum till AB Alingsås Rådhus, men regleringar kvarstår fortfarande i redovisningen. I utfall ingår personalkostnader för Passivhuscentrum, men också motsvarande intäkt från Alingsås Rådhus AB. Därav differens mellan budget och utfall på dessa rader. 11

12 Kommentarer till resultat och budgetavvikelse Kommundirektör Central budget visar en positiv avvikelse mot budget med 3,1 mnkr. Det beror på att avsatta medel i flerårsstrategi inte nyttjats fullt ut under året, till exempel utökade hyreskostnader för ridanläggning på Nygård och prioritering av näringslivsfrämjande åtgärder. Årets imageinvesteringar är gjorda i slutet av året och kapitalkostnader visar positiv avvikelse mot budget. Hållbar tillväxt och näringsliv Avdelning för hållbar tillväxt och näringsliv visar en positiv avvikelse mot budget med 1,0 mnkr. Budget för byggpakten och turistbyrån har överskridits, men vägs upp av överskott som beror på tillfälliga vakanser. Kostnader för tilläggsköp inom kollektivtrafiken har inte haft full effekt under året och linjeutredning planeras till år 2016, vilket ger en positiv budgetavvikelse med 0,6 mnkr. Återhållsamhet inom kommunikation, bland annat nytryck av Kafébok och förskjutning av webbutveckling till år 2016, genererar överskott med 0,3 mnkr. Ekonomiavdelning Ekonomiavdelningen visar en negativ avvikelse mot budget med -0,4 mnkr. Orsaken är i huvudsak obalans mellan budget och främst personalkostnader på upphandlingsenheten. Effekten av obalansen på helårsbasis lindras av att bidrag ej nyttjats för bland annat Leader. Prognosen vid våruppföljning och delårsbokslut baserades på att totaleffekten av en för stor personalstyrka skulle ge en effekt på -1,5 mnkr, förutsatt att samtliga övriga kostnadsposter föll ut. Avdelningen har haft vakanta tjänster under året och har inte behövt erlägga bidrag till bland annat Leader, vilket lindrar den negativa budgeteffekten något. Personalavdelning Personalavdelningen redovisar en positiv avvikelse mot budget med 0,3 mnkr. Det beror främst på ej tillsatta vakanser. Administrativ avdelning Administrativ avdelning visar en negativ avvikelse mot budget med -1,5 mnkr. Avvikelsen består av -1 mnkr avvikelse för politisk verksamhet och beror på högre kostnader för arvoden och aktiviteter för förtroendevalda än budgeterat och jämfört med föregående år. Resterande del avser avvikelser inom IT/telefoni och gemensamma kostnader. Inom IT/telefoni beror avvikelserna främst på att utbyggd fiber till socialförvaltningens arbetsplatser genererade extra kostnader för hyra av förbindelser. De gemensamma kostnader som är högre än budgeterat avser kommunledningskontorets lokaler och försäkringar. 12

13 Revision Revisionen visar en positiv budgetavvikelse med +0,4 mnkr. Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober September Delårsbokslut Maj Vårbokslut Bokslut I vårbokslutet prognosticerades en negativ avvikelse mot budget med -1,5 mnkr då kostnader för personal och köp av tjänster beräknades överstiga budget inom ekonomiavdelningen. I följande prognoser gjordes bedömning att den negativa avvikelsen kvarstår, men vägs upp av andra positiva avvikelser. Tillfälliga vakanser, prioritering och allmän återhållsamhet beräknades ge effekt och bedömningen var att kommunstyrelsen håller budget år I månadsuppföljning per oktober prognosticerades en positiv avvikelse mot budget med 1,0 mnkr. Årsbokslut för kommunstyrelsen visar en positiv budgetavvikelse med 2,9 mnkr. Det är en förbättring jämfört med senaste prognos med 1,9 mnkr. Det beror framför allt på att underskottet för ekonomiavdelningen inte blev så stort som befarat och att medel för utökade hyreskostnader för ridanläggning på Nygård inte har nyttjats fullt ut under året. 13

14 Investeringar Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Imageinvestering Imagesatsning i Bjärke Utsmyckning stadskärnan Utökad busshållplats För senare behandling Totalt imageinvestering Re- och anpassningsinvestering Inventarier IT-utrustning Beslutsstöd, budget och prognos Totalt re- och anpassning Totalt utgifter Investeringar för år 2015 uppgår till 5,1 mnkr, vilket medför en positiv avvikelse mot budget med 3,5 mnkr. Imageinvesteringar visar positiv avvikelse mot budget medan reoch anpassningsinvesteringar visar negativ avvikelse avseende investeringar i beslutsstödssystem budget och prognos. 14

15 Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Kompetensförsörjning Antal anställningar 2 i november 2015 Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättnigsgrad i (snitt) Administration ,2 68,7 47,6 47,2 96% 97% Handläggar- och ,2 54,7 47,5 46,9 95% 96% administratörsarbete Ledningsarbete , ,1 48,4 100% 100% Kultur turism och ,7 1,7 47,0 48,0 85% 85% fritidsarbete Teknikarbete ,8 13,8 42,1 43,1 92% 92% TOTAL ,7 84,1 46,6 46,5 95% 96% Antalet årsarbetare vid kommunledningskontoret har minskat jämfört med samma period föregående år. Den främsta orsaken är Passivhuscentrums övergång till ABAR vid årsskiftet Kontoret har under året påbörjat en översyn av kontorets organisation. Initialt har ekonomiavdelningen påbörjat en anpassning till nya förutsättningar vilket inneburit såväl avveckling av personal som rekrytering av nya kompetenser. Vidare har personalavdelningens bemanningsenhet utökats med en rekryteringsfunktion. Kommunledningskontorets ekonomiska läge har medfört en allmän restriktivitet kring återbesättning av tjänster. En pensionsavgång har skett under året. Fördelning arbetad tid % 77% Arbetad tid Frånvaro 2 Redovisningen ingår tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m fl samt tidsbegränsad, inkl timavlönad, personal ingår inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade. 15

16 Fördelningen av den arbetade tiden och frånvarotiden är i princip oförändrad jämfört med föregående år. Av frånvarotiden kan anges att den totala sjukfrånvaron för 2015 motsvarade i snitt 6 årsarbetare, vilket inneburit att den totala sjukfrånvaron ökat i förhållande till Kompetensutveckling Under perioden har kompetensutveckling genomförts bland annat inom IT, upphandlingoch finans, arbetsmiljö- och arbetsrättsområdet samt för att stärka kompetensen inom enkätområdet. Kontorets omvärldsbevakning har omfattat bland annat deltagande i mässor, i SKL:s arbetsgivarforum och studieresa inom EU-projekt i Belgien. Kompetensförsörjningsinsatserna har främst riktat sig till enskilda medarbetare. Löner Medianlön 3 10:e percentil 2015 Medianlön :e percentil 2015 Medianlön 2014 Män Kvinnor Totalt Kommunledningskontoret är en del i kommunens övergripande lönekartläggning. Lönekartläggningen har inte kunnat identifiera några osakliga löneskillnader inom kontoret. Arbetsmiljö Arbetsmiljömål Enligt arbetsmiljölagen ska det finnas mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att främja hälsa samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Även kommunens riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet anger att nämnden varje år ska anta ett eller flera arbetsmiljömål. Kommunledningskontorets mål för arbetsmiljöarbetet 2015 var att utveckla samordningen för och systematisera kontorets interna arbetsmiljöarbete. Som ett led i detta arbete har kontoret återupprättat en personalutvecklingsgrupp med uppdraget att bidra till att detta mål kan uppnås. Gruppen har under 2015 tagit fram en handlingsplan med det uttalade syftet att samordna kontorsgemensamma utvecklingsområden inom arbetsmiljön. Genomförandet av handlingsplanen har påbörjats och kommer att fullföljas under Medianlön 1 november

17 Nöjd medarbetarindex Nöjdmedarbetarindex är en indikator i styrmodellen och utgörs av medelvärdet av ett antal utvalda frågor inom olika områden i medarbetarenkäten. NMI-värdet mäts på en femgradig skala. Som framgår av tabellen nedan blev NMI oförändrat i förhållande till 2014, vilket tyder på att arbetet med dessa frågor måste ges fortsatt uppmärksamhet. Svarsfrekvensen för 2015 års mätning för kommunledningskontoret uppgick till 95,3%, vilket innebär en fortsatt hög svarsfrekvens likställt med föregående år. Område /- Jämförelse Kommun 2015 HME - Motivation 4,2 4,1 0 4,1 HME - Ledarskap 4 4,1 0,1 4,1 HME -Styrning 3,7 3,7 0 4,1 Attraktiv arbetsgivare 3,5 3,4-0,1 3,6 Medarbetarskap 3,5 3,8 0,3 3,8 Arbetsbelastning 3,2 3,3 0,1 3,1 Mångfald 4,1 4,3 0,2 4,3 TOTALT NMI 3,7 3,7 0 3,7 Avdelningarna har under perioden arbetat vidare med sina handlingsplaner och åtgärder utifrån medarbetarenkäten, där insatserna långsiktigt syftar till att öka nöjd medarbetareindex. Den största positiva förändringen av Nöjd-medarbetarindex har skett inom området för Mångfald samt Medarbetarskap. Även upplevelsen har arbetsbelastning har förbättrats något sedan föregående år. Ett identifierat utvecklingsområde i medarbetarenkäten är styrning. Den viktigaste arbetsmiljöåtgärden under perioden är det organisatoriska utvecklingsarbetet. En central del i detta arbete har utgjorts av en översyn av kommunstyrelsens reglemente. Bedömningen är att detta tillsammans med anpassningar av organisationen kommer att leda till ökad tydlighet i kontorets uppdrag och en organisation som är anpassad till uppdraget. Översynen har inneburit påfrestningar på kontorets psykosociala arbetsmiljö men kommer långsiktigt att bidra till att arbetsmiljön förbättras. Utöver detta så samordnar kontoret kommunens arbete med att stärka kommunens varumärke som arbetsgivare i projektet Arbetsgivarmärke 2016 samt Alingsås kommun en mönsterarbetsgivare. Båda projekten skapar förutsättningar för att stärka bilden av kommunen som en god arbetsgivare. 17

18 Systematiskt arbetsmiljöarbete I den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet framgår att arbetsmiljöarbetet i huvudsak har fungerat väl. Några utvecklingsområden har dock identifierats. Kommunledningskontoret kan förbättra rutinerna för introduktion av nyanställda, öka tydligheten kring verksamhetens mål och uppdrag till sina medarbetare. Chefer inom kommunledningskontoret bör vidare öka sin kompetens kring arbetsmiljölagstiftningen samt få mer kunskap om vilka faktorer som främjar en god psykosocial arbetsmiljö. Kommunledningskontoret kan vidare förbättra rutinerna för att upprätta handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten. Sjukfrånvaro 4 Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid Sjukfrånvaro Skillnad i %- enheter Totalt 5,04 2,8 +2,24 < 59 dagar 2,45 2,07 +0,38 > 60 dagar 3,5 1,16 +2,34 <29 år 0,8 1,9-1, år 2,94 2,7 +0,24 >50 år 8,94 3,1 +5,84 Man 1,9 2,08-0,18 Kvinna 6,65 3,26 +3,39 Den totala sjukfrånvaron vid kommunledningskontoret har ökat under 2015 jämfört med Sjuklönekostnaden 5 för kontoret för perioden har varit 580 tkr jämfört med 365 tkr föregående år. Det är främst långtidssjukfrånvaron (> 60 dagar) som har ökat inom kontoret. Den totala sjukfrånvaron är som högst inom åldersintervallet över 50 år. Sjukfrånvaron återfinns främst inom administrativa avdelningen och inom avdelningen för hållbar tillväxt och näringsliv. I likhet med kommunen i stort kan vi se att kommunledningskontoret har en högre sjukfrånvaro bland kvinnor i förhållande till män. Det finns ingen ensidig förklaring till sjukfrånvaron vid kontoret. Sjukfrånvaron kan indikera en obalans mellan uppdrag och resurser inom delar av kontoret vilket bör beaktas när kontorets framtida organisation formas. Utöver långtidsjukfrånvaron utgjorde årets influensaperiod en stark påverkan på kontorets sjukfrånvaro. Området behöver analyseras ytterligare och åtgärder behöver formuleras och genomföras i kontorets framtida arbetsmiljöarbete. Det handlar bland annat om att fortsätta att genomföra ett aktivt rehabiliteringsarbete för de som är sjuka länge och att erbjuda stöd hos till exempel företagshälsovården för de som är sjuka ofta. 4 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 5 Exkl PO-påslag 18

19 Arbetsskador och tillbud Antal Arbetsskador 0 2 Under året har inga arbetsskador anmälts. Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet för 2015 kan indikera att alla anställda på kontoret inte har full kunskap om när och hur ett tillbud eller arbetsskada ska anmälas. Under 2016 behöver kontorets chefer utbildas och uppmanas att informera sina anställda vilka rutiner som gäller kring detta. Sammanfattande analys för året Kommunstyrelsens verksamheter har fortlöpt enligt plan under året och aktiviteter och insatser är genomförda eller påbörjade och pågående inom samtliga nämndens åtaganden förutom ett. De ekonomiska förutsättningarna under året har inneburit att viss verksamhetsutveckling har fått stå tillbaka och inom flera avdelningar har det varit en obalans mellan tillgängliga resurser och givna uppdrag. Åtgärder har vidtagits under året som ett led i att nå större resurseffektivitet och en ändamålsenlig verksamhet. Kommunstyrelsen uppvisar ett positivt resultat vid årets slut. Den totala sjukfrånvaron har ökat under året i jämförelse med