Affärssystem? Introduktion och fördjupning av begrepp. Affärssystem en organisatorisk och teknisk paradox? Agenda och mål

Transkript

1 Agenda och mål Affärssystem en organisatorisk och teknisk paradox? 7G5 Affärssystem: användning, projekt och marknad Ulf Melin Bitr. professor Informatik IEI, LiU Introduktion till och fördjupning av begrepp Olika recensioner och bilder av Att resonera om IT och organisering Process- och strukturperspektiv Affärssystem har en god nyttopotential! Öka förståelsen på spaning Packa upp Affärssystem en organisatorisk och teknisk paradox? Sammanfattning Affärssystem? Introduktion och fördjupning av begrepp Begreppet och fenomenet Exempel på definition Standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd (Magnusson och Olsson, 005, s. 7) Standardiserade kräver en anpassning från verksamhet till system för god passform Och/eller vice versa Se också diskussion i Nilsson (009, s. 49) Standardiserade standardiserade processer sätt att göra affärer Verksamhetsövergripande översikt och kontroll över hela (nåja ) verksamhetens data Insyn Rationell planering Single entry (Magnusson och Olsson, 005) Begreppet relaterade begrepp ERP-system Enterprise Resource Planning Systems Enterprise System Standardsystem (Se Nilsson, 009, s. 47) Mindre standardsystem som del i ett applikationer/programmoduler Verksamhetssystem MRP-system IT-system Informationssystem

2 Affärssystem som exempel på ett standardsystem Vad är ett standardsystem? En mer eller mindre färdig programvara som efter viss anpassning kan användas direkt i ett företags verksamhet Till skillnad från egenutvecklade system som byggs från grunden (Andersson och Nilsson, 996; Nilsson, 000; 009) Standardsystem är en paketerad systemlösning som utgörs av ett IT-system som ofta nyttjats tidigare (Nilsson, 99) Av andra organisationer Av andra organisationer i samma bransch Olika delar av system kan ha en varierande grad av standardisering Ett antal program och en databas finns definierade som en kärna i systemet Kunder kan välja att definiera egna meddelandetyper (med stöd av formulärhanterare och rapportgeneratorer) (Nilsson, 99) Ett sätt att omforma och utveckla verksamhet Affärssystem och framväxande krav olika typer av IT-system En kund Egenutvecklat Egenutvecklat system system Specifikt Affärssystem Affärssystem specifikt specifikt anpassat anpassat Branschanpassat Branschanpassat 4 (Melin, 009, s. 57) Flera kunder Standardiserat Standardiserat Generellt Mycket tidigare tänkande har förutsatt egenutveckling (Hedman och Lind, 009, s. ff.) - vattenfallsmodeller Styrande och följande system Två olika filosofier för standardsystem Systemet som styrande för organisationens arbetssätt Fördelar för organisationer med begränsade erfarenheter av vissa arbetsrutiner/processer Medföljande processer blir till en fördel för organisationen Nackdelar för organisationer som har en klar uppfattning om hur organisationen bör bedrivas där systemen stämmer dåligt överens med företagets arbetssätt Systemet som följande efter organisationens arbetssätt Ger utrymme för anpassning till verksamhet i högre utsträckning. En styrka då organisationen har medvetna strategier för sin verksamhet (Andersson och Nilsson, 996; Nilsson, 009, s. 57 f.; Davenport, 99) Framgång, fiasko och allt däremellan 0--6 Vi möts av Framgångsrika projekt I tid och inom budget God ekonomistyrning Ökad konkurrenskraft Wermland Paper (Fredriksson och Arola, 009, s. 67 ff.) Havererade projekt Sena (För) kostsamma Tekniskt tveksamma Otillräckligt nyttiga Men det är inte så enkelt som svart och vitt Framgångssagor som frälsare! Affärssystemet räddningen för ett svagt presterande företag Fiaskobetonade berättelser - som syndabock! Affärssystemet boven i dramat när det gäller företags svaga ekonomi och höga IT-kostnader existerar parallellt! Vi behöver se bortom dessa! (Melin, 009, s. 47 f.)

3 Bakgrund - back to the future! Men hur? Effekterna av IT-system är inte deterministiska Liknande system kan resultera i olika effekter beroende på samspelet mellan systemen och aktörer som använder och legitimerar dem En social mening tillskrivs IT-system (Markus och Robey, 988, s. 595) Ett kan ge olika effekter! Avsedda, icke-avsedda, förväntade (olika grp) etc. De organisatoriska effekterna av ett är också icke-deterministiska (Melin, 009; Melin, 00; m.fl.) Varför blir det olika effekter av? Systemen är Socialt och organisatoriskt inbäddade Tekniskt (andra system) inbäddade Föremål för kommersiella intressen på gott och ont Komplexa i sig Föränderliga (Kallinikos, 004) Systemen har en strukturell potential (DeSanctis och Poole, 994) (Melin, 009, s. 5) Bakgrund - back to the future! IT och organisering Inte sällan huvudfokus på IT strukturella dimensioner eller Organisering processdimensioner Två parallella icke integrerade diskurser Keen (997); Leonardi och Barley (008); Orlikowski (007); Orlikowski och Barley (00); Orlikowski och Scott (008) m.fl. Affärssystemet är bara ett specialfall kraftfullt för organisationer! ryggrad i organisationer! 6 Klyfta och möjlighet! Klyftan mellan IT å ena sidan och organisation och organisering å andra sidan Existerar empiriskt och teoretiskt Begrepp Perspektiv Fokus Professioner Skolning i och kunskapsutveckling om Hur komma åt klyftan överbrygga? Här har ni som blivande civilekonomer en möjlighet! IT och organisering IT i sammanhang! Att överbrygga IT i sammanhang ITs roll och mening skapas bl.a. av organisatoriska omständigheter The two are inextricably intertwined; there is a reciprocal relationship between ITs and organizations, each shaping the other (Holmström och Boudreau, 006, s. 4) samt DeSanctis och Poole,994; Kling och Iacono, 989; Monteiro och Hanseth,995 m.fl.) IT är inte vilken teknik som helst Materialet utan egenskaper (Löwgren och Stolterman, 998/004) Kan jämföras men inte likställas med annan teknik Kan diskuteras i termer av struktur och process 7 8

4 Struktur Struktur (lat. structura, bygga upp, ordna), sammanhang mellan delar i en helhet, deras ordning och förhållande till varandra [ ]. Motsatsen är kaos [liksom structure av lat. structura, uppbyggnad, sammanfogning, till sup.-stammen av struere (SAOB) The arrangement of and relations between the parts of something complex (The Concise Oxford English Dictionary, 008) Struktur Karl Emil Maximilian Weber (864-90) Sociolog, nationalekonom och filosof Byråkratisk struktur Återkommande utmaning! och möjlighet! Max Weber Process som del i Process Förståelsen av sambandet mellan IT och organisering T.ex. Markus och Robey (988) Framväxt och förändring i teori och praktik Strategi Förändringsprocess Reaktion på funktionella och inåtvända organisationer t.ex. TQM och BPR Designideal för Organisation IT-utveckling t.ex. av lat. processus, framskridande, till stammen i processus (SAOB) Process - a series of actions or steps towards achieving a particular end. A natural series of changes. (The Concise Oxford English Dictionary, 008) A specific, structured, and managed set of work activities, with known inputs, designed to produce a specified output, e.g. product development, order management, and performance monitoring. (A Dictionary of Business and Management, 009) Kontext och process Inspiration från Pettigrew (985, 987, 990) m.fl. Management av förändring och införande av IT är inte en rättfram och rationell process utan en analytisk, lärande och politisk process [ ] complex, messy process inseparable from its intraorganizational and broader context. (Walsham, 99, s. 5) [ ] an understanding of the context of the information systems, and the process whereby the information system influences and is influenced by its context (Walsham, 99, s. 4 f.) Vikten av att studera process och kontext för att ) förstå IT i sammanhang; ) Länken dem emellan Utgångspunkt för organisation Organisationer skapas eftersom de innebär fördelar vid utförande av uppgifter Organisationerna skall vara: Hållbara över tiden (utformade för att utföra en specificerad mängd aktiviteter) Tillförlitliga (bra på att utföra samma sak på samma sätt upprepade gånger) Möjliga att förklara (beteenden finns inom ett regelverk, vilket utgör både riktlinjer och rättfärdigande för beslut och aktiviteter). (Scott, 998, s. f.) Affärssystemet blir en del av detta! 4

5 Viktiga ställningstaganden Sammanfattning så här långt AS är viktiga för organisationer AS är viktiga vid organisering AS är sammanlänkade med och ömsesidigt relaterat till organisationer AS och organisation formar varandra Roll för och mening som tilldelas AS formas av organisatoriska förhållanden Förståelsen av organisation kräver en förståelse av AS och vice versa AS i sammanhang - kontexter Vi behöver packa upp! Vi behöver packa upp! Verksamhetsnytta är inte en entydig riktning Bilder av projekt och Kontext Plan utfall - timing Sammanflätning! Hur IT hanteras blir bidrag till en bredare och djupare förståelse av organisationer Hur organisation byggs upp, fortlever och förändras blir bidrag till en bredare och djupare förståelse av IT (Jmf. t.ex. Leonardi och Barley, 008, s. 7) Strategiskt! Affärssystem i vardaglig användning! Förändring som tillstånd! 7 8 Vi behöver tänka både process och struktur Process och struktur i fokus Tänka process process som perspektiv Följa process som dimension Tänka struktur som Förutsättning Stöd och hinder och däremellan Resultat av pågående organisering Planerad, framväxande, realiserad, utfasning Materiella och sociala dimensioner! Affärssystem inte svart och vitt! Vi får stå ut med denna tvetydlighet! Olikheterna i artefakt, process, tolkning och kontext är flera än likheterna! Tvetydligheten är utgångspunkt för utvecklad och ny kunskap! Komplexiteten och tvetydigheten Utmanar! Intresserar! Praktiskt, teoretiskt och undervisningsmässigt! 9 0 5

6 Affärssystemet: blir del i en administrativ paradox Flexibilitet istället för stabilitet? Parallellt sökande efter flexibilitet och stabilitet! Stabilitet kan innebära säkerhet i handlande! Viss stabilitet behövs för att hålla samman företag Affärssystemet: en delikat avvägning mellan flexibilitet och stabilitet Båda behövs för att vara produktiv och effektiv! Det parallella sökandet är en naturlig del av all organisering Ahrne (999); Melin (009. s. 59 f.); Thompson (967) Affärssystemprojekt är organiseringsprojekt! Inte teknikprojekt [ ] helhetsprojekt för hur människors arbete organiseras, med tydliga IT-inslag. (Melin, 009, s. 49) [ ] ett verksamhets- och förändringsprojekt som har väsentliga inslag gällande val av teknik och användning av teknik. (Melin, 009, s. 50) En strategisk fråga Se t.ex. Thompson (967) Affärssystem ur ett kritiskt perspektiv Affärssystem ur ett kritiskt perspektiv Ökad centralisering av kontroll och en ökad ordning kan vara ändamålsenligt, men Organisationer behöver också, som ni vet, vara Autonoma Innovativa och kreativa inte enbart gå på SOP! (Melin, 009; Walsham, 00) Vilka utgångspunkter finns för? Ur ett kritiskt perspektiv (Kallinikos, 004) Affärssystem konstrueras från en traditionell uppfattning om organisationer Konventionella organisatoriska funktioner Funktionerna omsätts till moduler; t.ex. production, marketing, HR, finance Vad man kan lära av Wermland Papers implementation Erfarenhet av byte Att välja ett ändamålsenligt Bra symbios mellan systemutvecklare och superanvändare Kort projekt med högt tempo big bang (Fredriksson och Arola, 009, s. 88 f.) Införandemodell ett exempel Accelerated SAP ASAP Påskynda och underlätta införande Projektförberedelser Affärskartläggning Konfigurering Slutliga förberedelser Igångsättning och support (Hedman och Lind, 009, s. 5 f.); se också SAP Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP AG)

7 0--6 Sammanfattning Sammanfattning AS är intimt förknippade med organisation och organisering av arbete Underskattat i praktik och i teori Reducera inte till implementering av teknik Systemen har en omfattande potential att nyttja på ett medvetet och ödmjukt sätt Kommunikation, integration, styrning/koordination Förhållandet mellan AS och organisation samt förändring är komplext det finns inga enkla, entydiga, orsaker och effekter Vilka organisatoriska ideal ligger bakom utformning? Vad kan anpassas och vad är stabilt? Till vilket pris? Läsa mera? Askenäs, L. (000): Affärssystemet, lic.avhandling, IDA, LiU Askenäs, L. (004): The Roles of IT Studies of organising when implementing and using enterprise systems, dr.avhandling, IDA, LiU Computer Sweden (005): Åtta steg att införa nya (temabilaga) Davenport, T.H. (998): Putting the Enterprise into the Enterprise System, Harvard Business Review, juli-augusti, vol. 76, nr. 4, s. - Kallinikos, J. (004): Deconstructing information packages organizational and behavioural implications of ERP systems, Information Technology & People, vol 7, no., pp Markus, M.L. och Robey, D. (988): Information Technology and Organizational Change: Causal Structure in Theory and Research, Management Science, Vol. 4, Nr. 5, USA Melin, U. (00): The Enterprise System as a Part of an Organization s Administrative Paradox, Journal of Enterprise Information Management, (), pp Myreteg, G. (007): Förändringens vindar: en studie om aktörsgrupper och konsten att välja och införa ett, doktorsavhandling, Företagsekonomiska institutionen, Uppsala universitet. Nilsson, A. G. (000): Användning av standardsystem i organisationer kritiska framgångsfaktorer i: Nilsson, A.G. och Pettersson, J.S. (red): Om metoder för systemutveckling i professionella organisationer: Karlstadskolans syn på informatikens roll i samhället, Studentlitteratur, Walsham, G. (00): Making a World of Difference IT in a Global Context, Wiley 7