Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn LOV Hemtjänst

Transkript

1 Haninge kommun Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn LOV Hemtjänst Diarie SUN 69/2013 Ansvarig upphandlare Jonas Löfgren Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Synpunkter på förfrågningsunderlaget Krav 1.1 Sökande ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska sökande omedelbart kontakta upphandlingsenheten via frågor och svar funktionen på e-avrop. I och med acceptans av denna punkt och inlämnande av anbud godkänner sökande samtliga förutsättningar och krav i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor/dokument. 2.0 Krav på anbudsgivare Krav 2.1 Ange juridiskt namn på sökande Krav 2.2 Ange organisationsnummer Krav 2.3 Ange adress Krav 2.4 Ange telefonnummer Krav 2.5 Ange Kontaktperson inkl. kontaktuppgifter Krav 2.6 Uteslutning av deltagande i upphandling Haninge kommun kommer att utesluta sökande om denne eller företrädare för denne (om sökande är en juridisk person) är dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Sökande kommer att uteslutas om någon av omständigheterna i punkterna 1-6 (7 kap 1 LOV) nedan föreligger avseende sökande eller en företrädare för denne (om sökande är en juridisk person). Sökande: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 1/17

2 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf Sökande ska vara fri från hinder att delta i upphandlingen enligt ovanstående. Krav 2.7 Skattekrav Kommunen kommer att kontrollera att sökande betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Genom SKV4820 kontrolleras att föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Då blankett SKV 4820 endast är tillämplig i Sverige skall utländska sökande bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort sina åligganden i det egna landet vad gäller registrering, skatter, avgifter etc. Intyget får vara högst tre månader gammalt räknat från anbudstidens utgång. Krav 2.8 Registreringsskyldighet Sökande ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet och inneha F-skattsedel. För företag under bildande gäller att företaget ska vara bildat senast vid kontraktstecknandet Sökande som inte bedriver verksamhet i Sverige ska bifoga lagenligt registreringsbevis från det landet där sökande bedriver verksamhet. Krav 2.9 Ekonomisk ställning Kommun kommer att göra en bedömning av sökandes ekonomiska ställning, detta genom att begära in uppgifter från Business check. I de fall sökande uppfyller ställda krav på lägsta kreditvärdighetsnivå 5 eller högre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. Om sökande ej uppfyller kreditkravet kan kommunen komma att godkänna anbudet, om rimlig förklaring till den lägre kreditnivån ges. Kommunen kan bland annat komma att godkänna följande styrkningar/förklaringar till den lägre kreditnivån och därmed anse kravet uppfyllt: I de fall sökandes ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti, ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. 2/17

3 Sökande som har ett nystartat företag, företag som är under bildande eller inte når ställda krav på ekonomisk stabilitet enligt ovan, ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas, detta genom att tillhandahålla ekonomiskt underlag eller årsredovisning för att styrka ekonomisk stabilitet. Om anbud lämnas av grupp leverantörer ska redovisning ske av på vilket sätt man kommer att uppfylla krav på ekonomisk stabilitet. Sökande som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell/ekonomisk förening osv., ska visa att sökande har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller genom att tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning av ekonomisk ställning avseende om kravet på lägsta kreditvärdighetsnivå uppfylls eller ej. Om sökande ej innehar kreditvärdighet 5 eller högre ska rimlig förklaring anges nedan alternativt hänvisa till bifogad fil. Om sökande uppfyller kravet på lägst 5 i kreditvärdighet skriv, ej aktuellt nedan. Krav på bilaga 2.10 Vid anbudsinlämning ska [Företagsupplysning] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Sökande ska visa att de har en ägarstruktur och organisation samt företagskompetens och erfarenhet av målgruppen för att kunna genomföra upphandlingen. Följande ska ingå i uppgifterna/beskrivningarna: Företagets ägarstruktur och organisation Företagets årsomsättning Antal anställda i företaget Företagskompetens och erfarenhet av målgruppen Som företagskompetens får även de anställdas kompetens och erfarenhet åberopas. Ange efterfrågade uppgifter/beskrivningar i bifogad fil ca 2 A4 sidor (normal textstorlek). Krav på bilaga 2.11 Vid anbudsinlämning ska [Referenser] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Sökande ska ha de resurser samt den kompetens och erfarenhet som erfordras för att organisera, administrera och utföra det uppdrag som upphandlingen omfattar. Sökande ska därför redovisa åtminstone ett (1) uppdrag som pågår eller avslutats under de tre (3) senaste åren, räknat från sista anbudsdag och som avser hemtjänst i det egna hemmet eller uppdrag som motsvarar detta. Uppdraget ska ha sträckt sig över minst ett år. Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig från anbudsinlämning och två månader framåt, om det inte går att komma i kontakt med referensen efter flertalet försök samt efter återkoppling till sökande kan anbudet komma att förkastas. 3/17

4 Nystartade företag kan redovisa referensuppdrag som gäller för person i ledande befattning, t.ex. för verksamhetsansvarig. Kommunen äger rätt att ta egna referenser. Syftet med referenstagning är att möjliggöra en bedömning av sökandes organisatoriska och tekniska kapacitet att leverera enligt ställda krav. Ange nedan 1 st. referensobjekt med följande information: Uppdragsgivarens namn Kort beskrivning av uppdragets art och omfattning Tidpunkt när uppdraget genomfördes (ååmmdd-ååmmdd) Kontaktuppgifter till vidtalad referens (Namn/Titel/telefonnummer/e-post) Krav 2.12 Försäkring Sökande ska teckna, och under hela avtalstiden, inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att kommunen hålls skadeslös. Sökande förbinder sig att förebygga skador som kan drabba kunder eller personal. Relevanta försäkringar ska vara kommunen tillhanda vid avtalstecknandet. Krav 2.13 Underleverantörer Sökande äger inte rätt, att utan kommunens skriftliga godkännande anlita underleverantör. Sökande ansvarar för underleverantören såsom för sig själv. Om antagen utförare avser att anlita underleverantörer, ska det framgå redan vid anbudstillfället. Det ska framgå vilken underleverantör som avses samt vilken del/vilka delar av arbetet som samarbetet avser. Kommunen kommer att kontrollera underleverantören på samma sätt som sökande. Sökande ska i anbudet bifoga intyg från underleverantören, med garanti om att sökande förfogar över underleverantörens resurser när avtalet ska fullgöras. Sökande ska ansvara för att angiven underleverantör har tillstånd från socialstyrelsen att bedriva denna typ av verksamhet samt att underleverantören uppfyller samtliga på sökande ställda krav. Om underleverantörer kommer att anlitas ska följande uppgifter anges nedan. Namn på leverantör Organisationsnummer på leverantör Vilka delar sökande har för avsikt att använda underleverantör(er) Krav 2.14 Sökande ska ansvara för att angiven underleverantör uppfyller samtliga på sökande ställda krav 3.0 Krav på verksamheten 4/17

5 Krav 3.1 Övriga krav på verksamheten Verksamheten ska bedrivas i enlighet med Äldrenämndens verksamhetsplan, de visioner, mål och kvalitetsdokument som fastställs årligen i Mål och Budget samt de lagar och riktlinjer som gäller för verksamheten. Verksamheten ska bedrivas religiöst och partipolitiskt obundet samt med beaktande av allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Brukarens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Krav 3.2 Samverkan Sökande ska samverka med anhöriga och för brukaren viktiga personer samt gode män. Sökande ska även samarbeta med beställare, andra eventuella utförare, berörda samhällsorgan och övriga myndigheter. Krav 3.3 Dokumentation Utföraren ansvarar för att journalföring och dokumentation sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser samt socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Utföraren svarar för att handlingar som rör brukarnas personliga förhållanden förvaras så att den som är obehörig inte får tillgång till dem. Utföraren ska lämna uppgifter till beställaren om detta behövs för beställarens handläggning av ärendet. När utförarens uppdrag upphör ska personakter innehållande personer födda dag 5, 15, 25 överlämnas till beställaren för arkivering i Haningearkivet. Utföraren ska följa av äldrenämnden upprättad dokumenthanteringsplan vad gäller bevarande och gallring samt leverans till Haningearkivet. Innan personakten överlämnas till beställaren ska den rensas. I det fall utförarens uppdrag upphör och uppdraget övergår till ny utförare ska handlingarna i ärendet överlämnas till biståndshandläggaren. Krav 3.4 Kontaktperson En kontaktperson ska ansvara för planering och uppföljning av stödet för var och en av brukarna. Kontaktpersonen ska bistå och vara ett praktiskt stöd i den dagliga verksamheten samt en länk till närstående m.fl. -huvudansvarig. Brukaren ska ha möjlighet att påverka valet av kontaktpersonal. Om brukaren inte är nöjd med sin kontaktpersonal ska brukaren ha rätt att byta. 5/17

6 Det ska finnas en utsedd ersättare för kontaktpersonalen så att kontinuiteten kan upprätthållas under semestrar och annan frånvaro. Krav 3.5 Förändring av omvårdnadsbehov Utföraren ska omgående meddela ansvarig handläggare om brukarens behov förändras i sådan grad att beslutet behöver omprövas. Krav 3.6 Insyn Beställaren eller dess företrädare ska alltid få den insyn i verksamheten som krävs för uppföljning, kvalitetskontroll eller utvärdering. Utföraren ska bistå beställaren i detta och erbjuda den insyn som är nödvändig. Utföraren ska regelmässigt rapportera och informera om verksamheten till beställaren. Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att beställaren framställt begäran härom till denne överlämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a kommunallagen (1991:900). Informationen som lämnats till kommunen enligt texten ovan ska ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen inverkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget. Krav 3.7 Lagar, förordningar och föreskrifter mm Utföraren ska bedriva verksamheten enligt gällande lagar och regler samt allmänna råd, riktlinjer och förordningar på området. Det åligger utföraren att fortlöpande följa eventuella förändringar i dessa. 4.0 Krav på personal och bemanning Krav 4.1 Utföraren ska ansvara för att verksamheten är bemannad så att erforderlig service och säkerhet garanteras. Utföraren ska utföra sitt uppdrag med den personalstyrka och kompetens som uppdraget kräver. Utföraren ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar och förordningar som är tillämpliga inom verksamhetsområdet. Verksamheten ska även bedrivas enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Krav på bilaga 4.2 Vid anbudsinlämning ska [Personal] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Omsorg: Verksamhetsansvarig och personal ska ha lägst vårdbiträdes/undersköterskeutbildning eller annan utbildning och/eller erfarenhet som anses likvärdig. Personalen ska behärska det svenska språket i tal 6/17 och

7 skrift. I samråd med kommunen ska all personal genomgå validering enligt yrkeskraven i Kravmärkt Yrkesroll (se bilaga 1). Valideringen ska påbörjas senast ett år efter det att utföraren fått uppdrag. Utföraren ska komplettera eventuella kunskapsluckor efter genomförd validering. Validering sker på utförarens bekostnad. Kommunen tillhandahåller validering till självkostnadspris. Utföraren ska kunna tillhandahålla personal med god kunskap om och arbetssätt kring demenssjukdomar om uppdraget kräver det. Det ska finnas en rutin för hur personalen ska agera om de observerar att den enskilde inte tillgodogör sig tillräckligt med mat. Utförarens omsorgspersonal ska ha grundläggande kunskaper om dryckens och matens betydelse för äldre, grundläggande kunskaper i matlagning och adekvata kunskaper i näringslära och livsmedelshygien. Personalen ska kontinuerligt erhålla erforderlig utbildning inom detta område. Som bevis för att sökanden uppfyller ovanstående krav ska följande uppgifter bifogas anbudet: Redovisning av verksamhetsansvarigs och dennes personals utbildningsnivå/kunskap/erfarenhet.=evidensbaserad praktik Servicetjänster: Verksamhetsansvarig och personal ska ha god kompetens för sina arbetsuppgifter, d v s ha tillräcklig utbildning och erfarenhet för att utföra uppdraget. Personalen ska vara utpräglat serviceinriktad och lyhörd. Personalen ska behärska det svenska språket i tal och skrift. Som bevis för att sökanden uppfyller ovanstående krav ska följande uppgifter bifogas anbudet: Redovisning av verksamhetsansvarigs och dennes personals utbildningsnivå/ kunskap/erfarenhet. Krav 4.3 Bemanning Utföraren skall utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationerna som krävs för att uppnå en god och säker omsorg som avses i för verksamheten relevant lagstiftning. Sökande ska ha rutiner för introduktion av nyanställda och en beredskap att kunna utföra tjänsterna även när den ordinarie personalen är frånvarande. Sökande ska garantera att all personal har genomgått registerkontroll. Krav 4.4 Arbetsgivaransvar och arbetsmiljöansvar Sökande ska i egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. Sökande får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom sökandes ansvarsområde. Anlitar sökande underleverantörer ska sökande av denne avkräva samma utfästelse. Sökande ska vara ansluten till något av kollektivavtalen inom branschen, ange nedan vilket/vilka kollektivavtal som sökande är ansluten till. 7/17

8 Likaså har utföraren ansvaret för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen. Krav 4.5 Tystnadsplikt och sekretess Personalen ska vara väl medveten om och iaktta de regler som gäller för sekretess och tystnadsplikt. All personal inom verksamheten ska underteckna en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt socialtjänstlagen och offentlighets- och sekretesslagen, 2009:400. Krav 4.6 Meddelarfrihet Sökandes anställda ska omfattas av meddelarfrihet jämställt med det skydd som offentligt anställda har. Den anställda har enligt detta skydd rätt att meddela till exempel press utan att utföraren har rätt att efterforska vem som lämnat uppgifter. Rätten gäller inte affärshemligheter, inte heller när tystnadsplikt enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller. 5.0 Krav på lokaler, utrustning mm Krav 5.1 Geografiskt läge Ange adressen till verksamheten Krav 5.2 Rutiner vid brand Sökande ska vara insatt i lagen 2003:778 om skydd mot olyckor och ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete enligt riktlinjer från kommunens räddningstjänst. Sökande ansvarar för utbildning och övning för sin personal, samt de kostnader som är förbundna med detta. Krav 5.3 Kommunen har ett datasystem för att redovisa, utläsa, dokumentera och överföra uppgifter inom vård och omsorg. Detta system är Pulsen Combine. Utföraren ska använda de system som beställaren hänvisar till. Beställaren tillhandahåller licenser till verksamhetssystemet. Beställaren tillhandahåller som bilaga en specifikation över vilka stödjande programvaror som ska finnas på datorer samt vilken prestanda nätverk och datorer behöver för att Pulsen Combine ska fungera optimalt. Utföraren ska ombesörja att personalen har kunskap i hur systemet används. Vid behov ska utföraren tillgodose utbildningsbehov så att personalen kan använda systemet. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen bekostas av utföraren. Utföraren ska svara för utbildningskostnader och övriga kostnader. Utföraren ska meddela kommunen om de användare som behöver tillgång till systemet. Beställarens systemadministratör lägger upp användare i systemet. 8/17

9 För att kunna logga in i verksamhetssystemet behövs dels en individuell Ubikey som sätts in i PC:s USBport, dels ett användarnamn och lösenord. Utföraren ska ombesörja att all personal som dokumenterar i kommunens verksamhetssystem har en individuell Ubikey Krav 5.4 Nyckelhantering Utföraren ska ha säkra rutiner för nyckelhantering av den enskilde kundens nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Hemtjänstnycklar ska kvitteras och förvaras inlåsta i godkänt nyckelskåp med kodlås. Krav 5.5 Krav på miljö Utföraren ska följa gällande lagar beträffande miljöaspekter i anslutning till livsmedelsanvändning, kemiska produkter för renhållning samt arbetsmiljöfrågor. Utföraren ska i sin verksamhet aktivt verka för att minimera negativt miljöpåverkande faktorer. Utföraren ska källsortera avfall i den utsträckning som det finns förutsättningar för det hos brukaren eller i den fastighet där brukaren bor. Krav 5.6 Lokal kris- och katastroforganisation Utföraren ska vara insatt i lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Utföraren ska utifrån sin verksamhet: Göra en riskanalys för verksamheten, så att säkerhet erhålls för brukarna. Uppföra en skriftlig plan över hur man ska agera i händelse av en allvarlig händelse eller kris, såsom exempelvis brand, längre tid- el- eller vattenavbrott eller om personal eller brukare skadas allvarligt i bostaden. Denna plan ska vara känd för personalen. Utföraren ska också känna till kommunens kris- och beredskapsplan, vilken erhålls på begäran. Riskanalys och skriftlig plan utformas efter verksamhetens omfattning. 6.0 Krav på kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling Krav på bilaga 6.1 Vid anbudsinlämning ska [SOSFS ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Redovisning av sökandes kvalitetsarbete enligt socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter (SOSFS 2011:9). Krav på bilaga 6.2 Vid anbudsinlämning ska [Haninge kommuns kvalitetskriterier omsorg] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Redovisning av hur Haninge kommuns kvalitetskriterier kommer att tillämpas i verksamheten. (se bilaga 2) 9/17

10 Krav på bilaga 6.3 Vid anbudsinlämning ska [Äldreomsorgens kvalitetsdeklaration] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Redovisning av hur äldreomsorgens kvalitetsdeklarerade tjänst för hemtjänst kommer att tillämpas i verksamheten. (se bilaga 3) Krav på bilaga 6.4 Vid anbudsinlämning ska [arbete enligt äldreförvaltningens riktlinjer och r] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Redovisning av hur sökandens arbete enligt äldreförvaltningens riktlinjer och rutiner för individuell planering, dokumentation och uppföljning av genomförandet av insatser inom äldreomsorgen i Haninge, kommer att tillämpas i verksamheten. (se bilaga 4) Krav på bilaga 6.5 Vid anbudsinlämning ska [Beskrivning av miljökrav] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Utföraren ska tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete och ska ha en organisation för att bedriva ett effektivt miljöarbete med dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras. (redovisas vid eventuell avtalstecknande t.ex. certifikat eller annan likvärdig dokumentation) Utföraren ska på begäran rapportera och redovisa hur miljöarbetet fortskrider inom företaget. Utföraren ska ge en kortfattad beskrivning av hur man jobbar aktivt med miljöfrämjande åtgärder i verksamheten. (Max 2 A4 sidor) Krav 6.6 Utförarens ansvar för uppföljning och egenkontroll Utföraren ska ansvara för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamheten. Beställaren ska årsvis delges resultaten. 7.0 Krav på kapacitet Krav 7.1 Kapacitetstak Utföraren kan inte tacka nej till uppdrag som ligger inom avtalet enligt uppgjorda kapacitetsbegränsningar. Kommunen är uppdelad i följande geografiska områden: Handen Jordbro Dalarö Brandbergen Västerhaninge 10/17

11 Muskö Vendelsö Tungelsta Övrig skärgård Ange nedan erat kapacitetstak i omfattning och geografiskt läge Krav 7.2 Skyldighet att ta emot uppdrag Sökande ska ta emot de beställningar som ges av beställaren för de tjänster som godkännandet gäller inom ramen för eventuellt kapacitetstak eller områdesbegränsning. Befintliga beställningar som utökas ska inte begränsas av kapacitetstak. Om en befintlig brukare flyttar utanför en utförares områdesbegränsning, upphör utförarens skyldighet att ta uppdraget. Krav 7.3 Byte av utförare Kunden har rätt att när som helst välja att byta utförare och behöver inte ange orsak. Vid byte ska utföraren samverka med beställaren och ny utförare. Utförare ska underlätta brukarens byte och säkerställa att god kvalitet och säkerhet i samband med bytet bibehålls. Utförare ska ansvara för att byte till ny utförare sker med minsta möjliga negativa påverkan hos brukaren och andra berörda. Krav 7.4 Ickevalsalternativ Vill eller kan inte brukaren välja leverantör finns ett på förhand bestämt icke-vals alternativ och detta är den kommunala hemtjänsten i Haninge kommun. Krav 7.5 Rutiner för omval Efter beviljat hemtjänstbeslut väljer brukaren själv utifrån aktuell förteckning av godkända leverantörer vem som får utföra tjänsten. Valet sker i samråd mellan brukaren och kommunens biståndshandläggare, som i sin tur beställer insatsen hos vald leverantör. Brukaren kan tillfälligt avboka sin insats senast fem dagar före planerad insats. Brukaren har när som helst rätt att avsluta sin beviljade insats eller att byta till en annan leverantör enligt följande: Om brukaren önskar avsluta sin insats gäller en uppsägningstid på fem dagar. Om brukaren önskar byta till annan leverantör ska uppsägning ske senast den 15:e månaden innan. När detta sker ska utföraren lämna all dokumentation i ärendet till biståndshandläggaren samt återkvittera eventuella nycklar. Krav 7.6 Information till enskilda om godkända leverantörer Beställaren kommer att informera om kundvalssystemet och de utförare kommunen har kontrakt med. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje utförare. Utföraren ska kontinuerligt under hela kontraktstiden informera 11/17

12 kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. 8.0 Krav på tjänstens utförande Krav 8.1 Beställarens uppföljning och utvärdering av verksamheten Kommunen är huvudman för socialtjänsten och har det yttersta ansvaret för verksamhet som bedrivs inom området. Utföraren åtar sig att uppfylla de kvalitetskrav som kommunen ställer på verksamheten. Utföraren är härvid skyldig att på kommunens anmodan lämna information om verksamheten och om dess kvalitetsresultat. Kommunen har rätt att göra regelbunden uppföljning av den avtalade verksamheten avseende uppdragets genomförande samt avtalets fullgörande. Utföraren är skyldig att samverka medverka i uppföljningsarbetet. Beställaren ska härvid ges full insyn i verksamheten, vilket innebär att företrädare för kommunen ges tillträde till verksamheten och den dokumentation och de underlag som kommunen begär. Uppföljning sker dels löpande på individnivå, dels på verksamhetsnivå genom en årlig kvalitetsgranskning. Den årliga kvalitetsgranskningen innebär genomgång av volymer, dokumentation, personal och kvalitetssystem samt av verksamhetens arbete med brukarundersökningen. Eventuella merkostnader för utföraren i samband med uppföljningar står utföraren själv för. Om verksamheten inte uppfyller ställda krav avseende kvalitet ska en åtgärdsplan snarast tas fram av utföraren och redovisas för beställaren Krav 8.2 Samarbete och samverkan Samverkan ska ske med närstående samt för brukaren andra viktiga personer och organisationer i den utsträckning brukaren medger detta. Utföraren ska bjuda in till och genomföra minst två kund/anhörigmöten per år. Utföraren ska samverka med övriga utförare av hemtjänst kring brukaren så som till exempel nattpatrull och administration av trygghetslarm. Utföraren ska samverka med kommunens kontaktpolitiker samt verksamhet för väntjänst. Utföraren ska samverka med beställaren i utvecklandet av vård och omsorg i kommunen som helhet. Utföraren ska samverka med såväl äldreomsorgen som aktuella aktörer inom Landstingets hälso- och sjukvård. Utföraren ska dessutom samverka med Nestors FoU-enhet och Kravmärkt Yrkesroll. Att följa kommunens avtal och överenskommelser på regional och lokal nivå gällande tillämpning av samverkan i hälso- och sjukvårdsfrågor. Krav 8.3 Fel och brister i verksamheten 12/17

13 Omsorgstjänster: Utföraren ska ha en rättssäker avvikelsehantering och rapportera avvikelser och/eller behov av förnyad biståndsbedömning till biståndshandläggare utan dröjsmål. Servicetjänster: Utföraren ska utan dröjsmål rapportera sådana avvikelser som kan föranleda ny biståndsbedömning. Utföraren ska rapportera månadsvis sammanställningar på individnivå om brukare vars insatser inte kunnat utföras på en hel kalendermånad. Dessa rapporter ska vara äldreomsorgen tillhanda senast den 2:a i månaden eller första vardagen därefter. Krav 8.4 Lex Sarah Utföraren ska ha rutiner för rapportering av missförhållanden och anmälan enligt Lex Sarah. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om tillämpningen av 14 kap. 2 SoL (SOSFS 2008:10) ska följas. Utföraren ska omedelbart informera beställaren genom kopia på rapporter och anmälningar som innebär att brukaren utsatts för missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom socialtjänsten. Om rapporten eller anmälan innehåller uppgifter om personer med biståndsbeslut från annan nämnd eller kommun ska dessa uppgifter avidentifieras så att utlämnandet inte strider mot Offentlighets- och sekretesslagen. Utföraren ska tillse att personalen känner till och följer gällande lagar och föreskrifter enligt Lex Sarah. Beställaren förutsätter att det finns grund för att rapportera eller anmäla missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden hos alla utförare. Antalet rapporter ska relateras till antalet kunder (volym). För en utförare med 50 kunder bör antalet rapporter och anmälningar vara minst 2-3 per månad vilket motsvarar ca 5 % av den totala volymen. I de fall utföraren inte informerat beställaren genom kopior på rapporter och anmälningar motsvarande minst 5 % under en period på tre månader kommer beställaren att genomföra en granskning av utförarens rutiner. Krav 8.5 Tidsfrister för kvittering, bekräftelse och utförande av uppdrag Omsorgstjänster: Utföraren ska kvittera nytt uppdrag till biståndshandläggare senast vardagen efter mottaget uppdrag samt påbörja hemtjänstinsatser i form av vård och omsorg hos ny brukare inom en dag efter kvitterat uppdrag. Servicetjänster: Utföraren ska kvittera nytt uppdrag till biståndshandläggare senast vardagen efter mottaget uppdrag samt kontakta ny brukare om tid för serviceinsats inom en vecka efter kvitterat uppdrag. Krav 8.6 Information till brukare 13/17

14 Utföraren ska svara för information till brukaren och dennes närstående angående praktiska frågor kring biståndsbeslut och om verksamheten. Utföraren ska beskriva verksamhetsinriktning, mål, arbetssätt, klagomålshantering och uppföljning i en särskild informationsskrift till brukaren, i överensstämmelse med anbudet. Brukaren och i förekommande fall dess närstående eller gode man ska få skriftlig upplysning om vart man vänder sig om man utsatts för felaktig eller kränkande behandling av utförarens personal. Namn på ansvarig chef hos utföraren, kontaktperson och biståndshandläggare och hur de kan nås ska framgå av informationen. Krav 8.7 Identifiering av personal Utföraren ska ansvara för att personalen bär synlig namnskylt, innehar giltig legitimation samt lämplig klädsel vid hembesök. Krav 8.8 Tillgänglighet Utföraren ska vara tillgänglig per telefon under motsvarande tider som hemtjänstuppdraget föreligger. Krav 8.9 Genomförandeplan Utöver krav på dokumentation ställer beställaren specifika krav på utformning av genomförandeplanen. En genomförandeplan utifrån biståndsbeslutet ska upprättas av utföraren och ska inom två veckor efter påbörjad insats lämnas till biståndshandläggare för kännedom och uppföljning. Planen ska beskriva hur insatserna praktiskt ska genomföras och ska uppfylla krav i gällande författningar. Planen ska upprättas tillsammans med den enskilde. Planen undertecknas av kontaktpersonen och den enskilde eller dennes företrädare. Planen ska kontinuerligt följas upp och vid behov förändras. Utföraren ska arbeta enligt äldreförvaltningens Riktlinjer och rutiner för individuell planering, dokumentation och uppföljning av genomförandet av insatser inom äldreomsorgen i Haninge, se bilaga 2. Krav 8.10 Kontinuitet Insatserna ska samordnas med så få personer som möjligt inblandade för att säkerställa god kontinuitet. Krav 8.11 Kontaktperson Varje brukare ska ha en kontaktperson. Det ska finnas möjlighet för brukaren att kunna byta kontaktperson. Utföraren ska ha skriftig dokumentation/rutin för kontaktmannaskap som ska följas. Krav /17

15 Tolk Utföraren ska se till att tolk finns att tillgå vid behov och bekosta detta. Krav 8.13 Marknadsföring Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Marknadsföringen ska vara förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed. Generellt riktad marknadsföring är i princip alltid tillåten. I Haninge kommun är det tillåtet att marknadsföra sitt företag genom att annonsera i tidningar och på annonstavlor. Det är även tillåtet att skicka ut reklamblad direkt till hushållen i Haninge. Det är inte tillåtet att genom uppsökande verksamhet i form av dörrknackning och/eller telefonsamtal marknadsföra sitt företag som godkänd leverantör av hemtjänst. Det är kommunens biståndshandläggare som har uppdraget att informera personer med biståndsbeslut om vilka leverantörer som är godkända som utförare av hemtjänst i Haninge kommun. 9.0 Övriga krav Krav 9.1 Inrapportering Enligt framtagen pappersblankett rapporteras utförd tjänst en gång i månaden till beställaren. Ersättning för utförda tjänster betalas i efterskott. Krav 9.2 Statistik Utföraren ska på begäran lämna statistikuppgifter till Sveriges kommuner och landsting (SKL), Statistiska centralbyrån (SCB) och socialstyrelsen. En kopia ska skickas till beställaren. Krav 9.3 Företagspresentation Utföraren ska fylla i mallen "Företagspresentation" innan avtalstecknande. Företagspresentationen syftar till att ge brukaren information om de olika leverantörerna. Krav 9.4 Information och marknadsföring Utföraren ska utforma sin marknadsföring på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar den som påträngande, och att det i övrigt är etiskt försvarbart. Direktriktad marknadsföring till brukare genom oanmälda hembesök eller telefonpåringning tillåts ej. Kommunen kommer att informera om utförarens verksamheter på kommunens hemsida. Biståndshandläggarna kommer också att informera om vilka leverantörer som finns att välja bland i samband med att den enskilde ska välja leverantör. Utföraren 15/17

16 ansvarar för att under avtalstiden inkomma med eventuella förändringar till Beställarenheten på socialförvaltningen så att informationen om utföraren på kommunens hemsida vid behov kan uppdateras. För att brukarna ska kunna välja i valfrihetssystem behövs jämförbar information om leverantörerna - en information som kommunerna är skyldiga att förse dem med och som bland annat måste begäras in i den fortlöpande uppföljningen och kontrollen av verksamheten. Krav 9.5 Äldreförvaltningen kommer att genomföra ett byte av verksamhetssystem under Efter införandet förväntas leverantörerna arbeta via systemet. Fram till dess att systemet fungerar ska dokumentation, redovisning och överlämning av uppdrag ske manuellt. Datorer tillhandahålls och bekostas av utföraren. Licenser och utbildning i kommunens verksamhetssystem bekostas av kommunen. Utbildningen gäller endast en av utförarens anställda (superanvändare) Ytterligare krav vid omsorgstjänster Krav 10.1 Matlådor, tillagning och matdistribution Utföraren ska följa Haninge kommuns kostpolicy. Kostpolicyn tydliggör vilka krav och förväntningar som ställs på måltider och måltidssituationen (se bilaga 5. Kostpolicy) Krav 10.2 Hälso- och sjukvård För hälso- och sjukvårdsinsatser svarar landstinget. Utföraren ska följa den enskildes hälsotillstånd och vid behov se till att han/hon får hälso- och sjukvård. Utföraren ska samverka med landstingets hälso- och sjukvårdspersonal i vården kring den enskilde. Utföraren ska inte utföra hälso- och sjukvård på uppdrag av landstinget. Utföraren ska ha kunskap om och tillämpa basala hygienrutiner. Utföraren ska finnas med vid bedömning de av munhälsan och ta del av de instruktioner som ges. Utföraren ska medverka till att berörd personal får munvårdsutbildning som erbjuds av kommunen tecknade avtalen med landstinget. Utföraren ska ha rutiner gällande hälso- och sjukvård som avser t.ex.: - hur personalen kontaktar sjuksköterska och läkare. - handhavande av medicintekniska produkter. Krav 10.3 Hantering av privata medel och värdesaker Den enskilde eller i förekommande fall den enskilde tillsammans med dennes legala ställföreträdare, bestämmer vem som ska sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel hanteras av utföraren ska rutin för hantering och uppföljning av dessa finnas. Rutinerna ska innehålla överenskommelse mellan den enskilde (eller i förekommande fall legal ställföreträdare) och utföraren, separat redovisning och separat förvaring av medel och värdesaker i låst utrymme, intern kontroll i form av redovisning av kvitton med mera samt rutiner vid misstanke om oegentligheter. 16/17

17 Krav 10.4 Vård i livets slutskede Utföraren ska tillhandahålla en god och värdig vård i livets slutskede. Det ska vara möjligt att bo kvar hemma under livets slutskede. Insatser som kan öka brukarens trygghet och ro ska prioriteras. Döende personer får inte lämnas utan någon i sin närhet. Vid kontakter med närstående i dessa situationer ska särskild omtanke och hänsyn visas. Omvårdnaden ska ske med värdighet och hänsyn ska tas till religion, etnisk tillhörighet och integritet. Krav 10.5 Förändringar av brukarens omsorgsbehov Utföraren ska omgående kontakta ansvarig biståndshandläggare på äldreförvaltningen om brukarens omsorgsbehov förändras i sådan grad att biståndsbeslut behöver omprövas. Utföraren ska ansvara för att brukare som är utskrivningsklar från sjukhus omgående kan återvända till sin bostad och få den omsorg som brukaren behöver. Utföraren ska ha rutiner för att meddela biståndshandläggaren när den enskilde har behov av företrädare. Dubbelbemanning sker endast med utgångspunkt från ett biståndsbeslut och ges utifrån brukarens behov. Krav 10.6 Oförutsedda akuta behov För att säkra omsorgen kring brukaren ska utföraren tillgodose en brukares oförutsedda, utökade behov av stöd och omsorg som inte omfattas av biståndsbeslutet eller i väntan på ett sådant. Sådana oförutsedda behov kan uppstå vid t.ex. akut sjukdom eller olycksfall. Tillfälligt utökade behov ska omgående utföras även om en utförare nått sitt eventuella kapacitetstak. Ansvarig biståndshandläggare ska omgående, samma dag eller nästkommande arbetsdag, kontaktas för godkännande och förnyad utredning om behov. Krav 10.7 Anhöriganställning vid omvårdnadsinsatser Brukare som önskar anhöriganställning kommer överens om detta med aktuell utförare. Utföraren väljer själv om denne vill åta sig uppdraget som arbetsgivare. Om utföraren åtar sig att anställa den anhörige ska utföraren följa äldrenämndens riktlinjer för anhöriganställning. Väljer utföraren att inte anställa den anhörige, måste uppdraget utföras med annan personal Kommersiella villkor Krav 11.1 Sökande accepterar samtliga villkor i dokumentet Kommersiella villkor 17/17