Kallelse Utbildningsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse Utbildningsnämndens arbetsutskott Utbildningsnämndens arbetsutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt förteckningen nedan. Tid och plats Tisdagen den 29 oktober 2019 kl. 14:00 i utbildningsförvaltningens sammanträdesrum, plan På ordförandens vägnar, Carl O Mattsson verksamhetscontroller Ledamöter Pernilla Tornéus (M), Ordförande Torgny Klasson (L), 1:e vice ordförande Mikael Virdelo (M) Martina Forsberg (S) Hugo Hermansson (S) Ersättare Tina Sturesson (C) Magnus Folcker (MP) Åsa Björkman (KD) Tajma Sisic (S) Björn Kleinhenz (V) 1 (2)

2 Kallelse Utbildningsnämndens arbetsutskott Förteckning över utbildningsnämndens arbetsutskotts ärenden 1. Val av justerare 2. Fastställande av dagordning 3. Upphandling: Lokalvård Information verksamhet: Förvaltningsaktuellt och information från ledamöterna. Kommunfullmäktige: Begäran om yttrande över kommunens revisorers granskning av kommunstyrelsens och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism 6. Läsårstider 2020/2021 och 2021/ Kommunledningsförvaltningen: Remiss, Medborgarförslag om att bygga om särskilda boendet Sjöliden i Braås till förskola 8. Dokumenthanteringsplan: Revidering, november Plan för samverkan mellan forskare och pedagoger samt kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet 10. Riktlinje för fullgörande av skolplikt på annat sätt samt varaktig vistelse utomlands 11. Regler för placering vid skolenhet för förskoleklass och grundskola i Växjö kommun 12. Övriga frågor 2 (2)

3 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av Lokalvård Avtalstid: Avtalen ska träda i kraft och gälla till och med Avtalen kan komma att förlängas ett år med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Kunden till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t.o.m.: Upphandlingsvärde: Ca kronor per år Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalen med Förenade Service i Sverige AB, Scandium AB och ISS Facility Services AB löper ut Innehåll/omfattning: Upphandlingen omfattar ett antal förskolor och skolor inom Växjö kommun med en total städyta på ca kvm. Upphandlingen är uppdelad i följande 10 områden: 1. Centrum Regnbågens förskola Bäckaslövskolan, åk F-6 Elin Wägnerskolan Biskopshagens förskola 2. Centrum Ringsbergskolan, åk F-9 Kulturskolan Centrumskolan, åk F-6 Paletten förskola Bokelunds förskola Björkens förskola 3. Norra Braås skola, åk F-9 Braås förskola 44:an Ängslyckans förskola

4 Söraby skola Kullens förskola Fantasia förskola 4. Norra Norregårdskolan, åk 7-9 Pilbäckskolan, åk F-6 Pilbäckens förskola Gullvivans förskola Karlslund Villekulla förskola Östra Lugnets skola, åk F-6 Kometen förskola Hovshagaskolan, åk F-6 Hovshaga förskola Slottets förskola. Västra Öjaby skola F-6 Öjaby förskola Lindö förskola Lammhults skola, åk F-9/Värendsgården förskola Lammhult Lindens förskola 6. Västra Pär Lagerkvist skola Pär Lagerkvist förskola Vederslöv skola, åk F-6 Vederslöv förskola Gemla skola åk F-6 Gemla förskola Tävelsås skola Tävelsås förskola 7. Östra Lillestadskolan, åk F-6/förskola Östregårdskolan, åk F-6 Östregårds förskola Sandsbro skola, åk F-6 Sandsbro förskola Stenholmens förskola Fagrabäcks förskola 8. Östra Fagrabäckskolan, åk 7-9 Högstorpsskolan, åk F-6/resursskolor Högstorps förskola Åryds skola F-6

5 Åryds förskola Furuby skola F-6 Furuby förskola 9. Södra Furutåskolan, åk F-6 Furutå förskola Skeppets förskola Ljungfälleskolan Förskolan Trummen Förskolan Vallviken Torparskolan Torparskolan förskola Grimmans förskola 10. Södra Uråsa skola Uråsa förskola Ingelstad skola åk F-6 Ingelstad förskola Nöbbele skola, åk F-6/förskola Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i enlighet med de kriterier som uppställts i prioritetsordning nedan: 1. Pris 60 % 2. Referenser 20 % 3. Auktoriserat serviceföretag 20 % Delbara anbud: En leverantör per område kommer att antas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Arbetsrättsliga villkor Leverantören ska för de anställda som tillhandahåller tjänster till Beställaren fullgöra avtalet enligt angiva villkor beträffande lön, semester och arbetstid, senast från avtalsstart, i enlighet med villkoren i Kollektivavtal Serviceentreprenad mellan Almega Tjänsteförbunden och Fastighetsanställdas förbund och SEKO (Facket för service och kommunikation) eller annat centralt avtal som används inom branschen. När detta avtal löper ut ska villkoren i påföljande avtal gälla.

6 Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan i upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling ska kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Upphandlingsmyndighetens riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 2 anställda eller fler ska till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:67). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

7 Ärende Dnr UTBN Stefan Lundbäck handläggare Utbildningsnämnden Upphandling: Lokalvård 2020 Förslag till beslut Utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar via delegation från utbildningsnämnden att uppdra förvaltningschef att genomföra upphandling av lokalvård i enlighet med förvaltningschefens skrivelse. Bakgrund Avtalen för lokalvård för ett antal av utbildningsförvaltningens verksamhetslokaler med Förenade Service i Sverige AB, Scandium AB och ISS Facility Services AB löper ut Ärendet Upphandlingsvärdet uppgår till cirka kronor per år och gäller total städyta på cirka kvm. Upphandlingen är uppdelad i följande 10 områden: 1. Centrum Regnbågens förskola Bäckaslövskolan, åk F-6 Elin Wägnerskolan Biskopshagens förskola 2. Centrum Ringsbergskolan, åk F-9 Kulturskolan Centrumskolan, åk F-6 Paletten förskola Bokelunds förskola Björkens förskola 3. Norra Braås skola, åk F-9 Braås förskola 44:an Ängslyckans förskola Utbildningsförvaltningen 1 (4) Postadress Box 1222, 3112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post larsstefan.lundback@vaxjo.se Webb

8 Ärende Dnr UTBN Söraby skola Kullens förskola Fantasia förskola 4. Norra Norregårdskolan, åk 7-9 Pilbäckskolan, åk F-6 Pilbäckens förskola Gullvivans förskola Karlslund Villekulla förskola Östra Lugnets skola, åk F-6 Kometen förskola Hovshagaskolan, åk F-6 Hovshaga förskola Slottets förskola. Västra Öjaby skola F-6 Öjaby förskola Lindö förskola Lammhults skola, åk F-9/Värendsgården förskola Lammhult Lindens förskola 6. Västra Pär Lagerkvist skola Pär Lagerkvist förskola Vederslöv skola, åk F-6 Vederslöv förskola Gemla skola åk F-6 Gemla förskola Tävelsås skola Tävelsås förskola 2 (4)

9 Ärende Dnr UTBN Östra Lillestadskolan, åk F-6/förskola Östregårdskolan, åk F-6 Östregårds förskola Sandsbro skola, åk F-6 Sandsbro förskola Stenholmens förskola Fagrabäcks förskola 8. Östra Fagrabäckskolan, åk 7-9 Högstorpsskolan, åk F-6/resursskolor Högstorps förskola Åryds skola F-6 Åryds förskola Furuby skola F-6 Furuby förskola 9. Södra Furutåskolan, åk F-6 Furutå förskola Skeppets förskola Ljungfälleskolan Förskolan Trummen Förskolan Vallviken Torparskolan Torparskolan förskola Grimmans förskola 10. Södra Uråsa skola Uråsa förskola 3 (4)

10 Ärende Dnr UTBN Ingelstad skola åk F-6 Ingelstad förskola Nöbbele skola, åk F-6/förskola Avtalstid Avtalen ska träda i kraft och gälla till och med Avtalen kan komma att förlängas ett år med oförändrade villkor. Beslutsunderlag Upphandlingspresentation av upphandling lokalvård 2020 Beslutet skickas till För åtgärd Upphandlingsavdelningen, kommunledningsförvaltningen För kännedom Ekonom med personalansvar Anders Elingfors förvaltningschef Therese Eklund ekonom med personalansvar 4 (4)

11 Ärende Dnr UTBN Marit Persson avdelningschef Utbildningsnämnden Yttrande till kommunfullmäktige över granskning av kommunstyrelsens och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism Förslag till beslut Förvaltningschefens skrivelse lämnas som yttrande till kommunfullmäktige om granskning av kommunstyrelsens och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism. Bakgrund PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning på uppdrag av revisorerna i Växjö kommun av huruvida kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Kommunens revisorer har skickat revisionsrapporten till styrelsen och de granskade nämnderna för yttrande med sista svarsdag 19 november Sammanfattning Granskningens resultat är att kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd inte helt bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Revisonen omfattade ett antal kontrollmål. Kontrollmålet hur arbetet är organiserat och om roller och ansvar är tydliga bedömdes vara uppfyllt. Likaså bedöms kontrollmålet att det finns en fungerande samverkan mellan externa och interna aktörer vara uppfyllt. Andra områden som granskats är om målen för att arbeta mot våldsbejakande extremism är tydliga och om det finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism. Dessa kontrollmål ansågs vara delvis uppfyllda. Även kontrollmålen om det finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism och om det finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism bedömdes vara delvis uppfyllda liksom vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen. Utbildningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 3112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post marit.persson@vaxjo.se Webb

12 Ärende Dnr UTBN Det kontrollmål som inte ansågs uppfyllt var huruvida det finns en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer. Yttrande Utbildningsnämnden har tagit del av synpunkterna och revisionsrapportens rekommendationer. I rapporten framgår att det inte fanns några konkreta mål i utbildningsnämndens internbudget för år 2019 som var kopplade till det förbyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Så kommer det heller inte att vara i internbudgeten för Det förebyggande arbetet kopplat till våldsbejakande extremism är sammankopplat med grunduppdraget i skollagen avseende värderingar och demokratiska principer och sker därför i huvudsak inom ramen för verksamhetens ordinarie verksamhet. Arbetet kan däremot även inrymmas i kommunfullmäktiges mål inom processen Utveckla och förvalta en växande och trygg stad, tätorter och landsbygd. Där är uppdraget till nämnden att arbeta för förstärkt samordning av fältverksamhet, mobila team, mötesplatser och annat områdesbaserat arbete. Arbetet med mobila team fortsätter där 7 9-skolorna ges stöd av teamen för att förebygga och samordna insatser vid orossituationer. I internbudgeten för 2020 finns uppdrag till förvaltningen som kan bidra i arbetet mot våldsbejakande extremism. Dessa är att utveckla arbetet inom tidiga insatser och uppdraget att förstärka det skolsociala arbetet med elevkoordinatorer. Vidare följer nämnden årligen upp hur vårdnadshavare uppfattar tryggheten i förskolorna och hur elever uppfattar tryggheten i skolorna och i fritidshemmen. Socialstyrelsen har initierat ett utökat arbete med tidiga samordnade insatser (TSI) riktat mot utsatta områden. Förvaltningen för arbete och välfärd och utbildningsförvaltningen kommer tillsammans att ansöka om medel hos socialstyrelsen för att bland annat kunna utveckla arbetet mot våldsbejakande extremism. En sammanställning över vilka insatser och aktiviteter som gjorts inom området kan kopplas till nämndens årsredovisning. En kontinuerlig dokumentation som görs redan i dagsläget är de minnesanteckningar som genereras ur det s.k. Tisdagsgruppsmötet. Varje tisdag träffas representanter för varje förvaltning och bolag för att tillsammans beskriva rådande säkerhetssituation i kommunen. Det finns redan framtagna rutiner för hur förvaltningens säkerhetsutvecklare samverkar med kommunens säkerhetschef samt kommunens samordnare för våldsbejakande extremism. Dessa kan med fördel nedtecknas och kommuniceras. Under 2019 har ett informationsmaterial arbetats fram gemensamt mellan polismyndigheten, förvaltningen för arbete och välfärd, och utbildningsförvaltningen, om bland annat hur skolor ska agera vid misstankar om våldsbejakande 2 (3)

13 Ärende Dnr UTBN verksamhet och aktivism. Materialet har distribuerats till alla chefer i förvaltningen. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunfullmäktige Anders Elingfors förvaltningschef 3 (3)

14 Från: Utbildningsnämnden Skickat: den 23 september :42 Till: Karlsson Jessica Ämne: VB: yttrande på granskning Hej Jessica, Vidarebefordrar från utbildningsnämndens låda för vidare hantering. Med vänlig hälsning, Karolina Edlund handläggare FÖRVALTNINGSKONTORET Utbildningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, Växjö Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel.: Från: Carlsson Anna Skickat: den 13 september :0 Till: Utbildningsnämnden Ämne: yttrande på granskning Hej. Jag missade att meddela er i samband med expediering av ärendet att vi önskar få in ert yttrande på revisionens granskning av våldsbejakande extremism senast den 19 november. Hälsningar Anna Carlsson Anna Carlsson administratör KANSLIAVDELNINGEN Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, Växjö Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Telefon anna.carlsson@vaxjo.se

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Kommunens revisorers granskning av kommunstyrelsens och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapporten till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd för yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har granskat om kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Revisorerna har vid sitt sammanträde godkänt rapporten och beslutat att överlämna den till kommunfullmäktige för beslut om att överlämna rapporten för yttrande till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd. Revisorerna har den 3 september inkommit med en ny version av granskningsrapporten efter redaktionella korrigeringar. Ordförande i kommunens revisorer, Örjan Mossberg (V), presenterar granskningsrapporten vid dagens sammanträde. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Nämnden för arbete och välfärd För kännedom Kommunens revisorer Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

16 MISSIV Dnr KR Kommunens revisorer Kommunfullmäktige Kopia: Kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, nämnden för arbete och välfärd Granskning av kommunstyrelsen och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism PwC har på uppdrag av revisorerna granskat om kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Revisorerna har vid sitt sammanträde godkänt rapporten och beslutat att överlämna den till kommunfullmäktige för beslut om att överlämna rapporten för yttrande till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd. Granskningsrapporten bifogas detta missiv. Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga kontrollmål görs bedömningen att kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd inte helt bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Revisorerna ställer sig bakom revisionsrapportens bedömningar och slutsatser samt de rekommendationer som lämnas. Revisorerna önskar svar på rekommendationerna från kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd. Bilaga Revisionsrapport: Granskning av kommunstyrelsen och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism, augusti 2019 Örjan Mossberg ordförande Sofie Thor revisionschef Kommunens revisorer 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Org.nr E-post revisionskontoret@vaxjo.se

17 Granskning av kommunstyrelsen och berörda nämnders förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism Växjö kommun Lena Salomon Certifierad kommunal revisor Emma Ekstén Revisionsrapport

18 Innehållsförteckning Sammanfattning 2 Inledning 3 Bakgrund 3 Syfte och revisionsfråga 3 Revisionskriterier 3 Kontrollmål 3 Avgränsning 4 Metod 4 Iakttagelser och bedömningar Finns tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism? Hur är det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism organiserat idag och är roller och ansvar tydliggjorda? 7 Finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism? 10 Vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen? 11 Finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism? 12 Finns det en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer såsom socialtjänst, skola, polis mm? 13 Finns det en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer? 14 Revisionell bedömning 16 Bedömningar mot kontrollmål 16 Rekommendationer 18 Bilagor 19 Bilaga 1 Flödesschema 19 Bilaga 2 Center mot våldsbejakande extremism, innehåll i handlingsplan 20 Bilaga 3 Tisdagsgruppens organisation 21 1

19 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Växjö kommun har PwC genomfört en granskning av huruvida kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål görs bedömningen att kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd inte helt bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Kontrollmål 1 - Finns det tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism? Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Kontrollmål 2 - Hur är det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism organiserat idag och är roller och ansvar tydliggjorda? Kontrollmålet bedöms som uppfyllt Kontrollmål 3 - Finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism? Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Kontrollmål 4 - Vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen? Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Kontrollmål - Finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism? Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt Kontrollmål 6 - Finns det en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer såsom socialtjänst, skola, polis mm? Kontrollmålet bedöms som uppfyllt Kontrollmål 7- Finns det en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer? Kontrollmålet bedöms som ej uppfyllt Rekommendationer Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningens iakttagelser och bedömningar lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar kommunstyrelsen och berörda nämnder att tillse att det finns konkretiserade mål rörande det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi rekommenderar att ansvarsfördelningen i det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism dokumenteras, både från kommunstyrelsens sida men även från nämndernas sida. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen i samverkan med nämnderna tar fram en rutin för att identifiera våldsbejakande extremism. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen och nämnderna årligen, förslagsvis i samband med årsredovisning, sammanställer en lista över genomförda aktiviteter och insatser kopplade till att förebygga våldsbejakande extremism Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp och revidera handlingsplanen Vi rekommenderar att det genomförs kontinuerliga och dokumenterade uppföljningar avseende de samerkansformer som finns. 2

20 Inledning Bakgrund Förekomsten av våldsbejakande extremism i landets kommuner har ökat. Frågor har ställts vad den enskilda kommunen kan göra för att förhindra att framförallt unga radikaliseras och går med i grupper som ägnar sig åt våldsbejakande extremism. Våldsbejakande extremism är ett samlingsnamn för icke demokratiska uttryck där våld och hot används eller förespråkas som ett medel att nå politiska mål vilka utgör ett hot mot demokratin. I Sverige och i andra länder har man länge fokuserat på tre olika typer av grupper; vitmaktrörelsen, vänsterautonoma miljöer och islamistiska extremistiska grupper. Nationellt har det uppmärksammats att kommunerna inte har någon beredskap eller handlingsplan för att hantera dessa frågor. I frågan om våldsbejakande miljöer och extremism har Sveriges kommuner och Landsting (SKL) utrett vilken lagstiftning som kommunerna har att utgå från i sitt arbete. Revisorerna har efter en riskbedömning beslutat genomföra en granskning av kommunens arbete gentemot våldsbejakande extremism. Syfte och revisionsfråga Bedriver kommunstyrelsen och berörda nämnder ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism? Revisionskriterier Kommunallagen (2017:72) Skollagen (2010:800) Socialtjänstlagen (2001:43) Förekommande och relevanta styrdokument i kommunen Kontrollmål Finns det tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism? Hur är det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism organiserat idag och är roller och ansvar tydliggjorda? Finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism? Vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen? Finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism? Finns det en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer såsom socialtjänst, skola, polis mm? Finns det en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer? 3

21 Avgränsning Granskningen har avgränsats till det strategiska förebyggande arbetet och systemet som finns för att säkerställa en väl fungerande samordning mellan berörda nämnder och andra aktörer. Vi har inte fokuserat på insatser på individnivå. Granskning avser kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd. Metod Granskningen genomförs främst genom intervjuer med: - Kommunens säkerhetschef - Enhetschef på förvaltningen arbete och välfärd samt samordnare mot våldsbejakande extremism - Förvaltningschef för förvaltningen arbete och välfärd - Tillförordnad förvaltningschef på utbildningsförvaltningen - Avdelningschef för utveckling och kommunikation på utbildningsförvaltningen - Verksamhetsutvecklare gällande trygghet och säkerhet utbildningsförvaltningen - Förvaltningschef på omsorgsförvaltningen - Ordförande för omsorgsnämnden Granskningen har även genomförts genom dokumentstudier där vi bland annat tagit del av handlingsplan för arbetet mot våldsbejakande extremism, utbildningsmaterial, minnesanteckningar från BRÅ och tisdagsgruppen samt protokoll. Rapporten har faktagranskats av de intervjuade. 4

22 Iakttagelser och bedömningar Finns tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism? Iakttagelser Kommunstyrelsen Arbetet gentemot våldsbejakande extremism i Växjö kommun ingår inte som ett särskilt område i kommunens budget 2019 med verksamhetsplan för 2020 och Det finns dock skrivelser i budgetdokumentet som tangerar området om våldsbejakande extremism. Bland annat lyfts att Växjöborna ska känna sig och vara trygga i hemmet, på sin arbetsplats, i det offentliga rummet och på alla mötesplatser. Inom ramen för detta framhålls det i budgetdokumentet att samverkan med polisen och andra myndigheter är viktigt för att säkerställa trygghet i hela Växjö kommun där särskilt utsatta områden prioriteras. Fältarbetet ska enligt dokumentet ytterligare förstärkas med kompetenser från flera av kommunens ansvarsområden såsom skola och missbruksvård. Vidare ska olika former av trygghetsvandringar fortsätta att komplettera fältarbetet och förstärka närvaron på kvällar, nätter, helger och lov så att alla kan känna sig trygga oavsett tid eller plats. Bostadsbolagen har enligt budgetdokumentet ett tydligt ansvar för trygghetsfrämjande insatser. Ett av riktningsmålen i budgetdokumentet är Ökad trygghet i hela kommunen där ett tillhörande uppdragen är att utöka trygghetsvandringar i egen regi och med boende och föreningar i särskilt utsatta områden samt att söka samarbete med andra fastighetsägare. Dokumentet Lokal handlingsplan för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism 1 (antaget i kommunstyrelsen, och hädanefter benämnd handlingsplan) beskriver arbetet gällande våldsbejakande extremism både inom Växjö kommun och det arbete som bedrivs i samverkan med andra aktörer. Handlingsplanen är, när det gäller åtgärder, tidsbegränsad till perioden till och med 2017 och har sedan dess inte reviderats. Handlingsplanen framhåller ett antal huvudmål för kommunens arbete mot våldsbejakande extremism. Huvudmålen är: att Växjö kommun ska arbeta för att alla medborgare ges möjligheter till insyn och inflytande i den demokratiska processen inom kommunen, både avseende de politiska processerna och avseende tjänstepersonstyrt arbete, i syfte att värna demokratin att Växjö kommun aktivt ska arbeta för att motverka att våldsbejakande extremistiska miljöer får fotfäste i kommunen att Växjö kommun ska arbeta för att motverka att individer hamnar i riskzon för att radikaliseras till att bli våldsbejakande extremister 1 För en detaljerad beskrivning av handlingsplanen och arbetet med denna, se kontrollmålet om agerandeplan.

23 att Växjö kommun ska arbeta med de som identifierats vara i riskzon att bli, eller redan har blivit, radikaliserade till våldsbejakande extremism. Kommunens mål och syfte i handlingsplanen är sammanfattningsvis följande: Tabell 1: Sammanfattning Kommunens mål och syfte i lokala handlingsplanen för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism Källa: Lokal handlingsplan för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism Utbildningsnämnden Av utbildningsnämndens internbudget för år 2019 framgår inte några konkreta mål kopplade till det förbyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Det framgår av internbudgeten för år 2019 att det föreligger ett särskilt fokus ligger på samverkan med socialtjänsten, hälso- och sjukvården och andra relevanta aktörer. Det framgår även att tillgängligheten till barn- och elevhälsan behöver fortsätta att öka för att öka måluppfyllelsen och välbefinnandet hos barn och elever. Flera av de nyanlända eleverna har en begränsad skolbakgrund. Det är därför enligt internbudgeten angeläget att utveckla former för effektiv inkludering så att utveckling och lärande främjas. Inga av uppdragen eller målen i internbudgeten är specifikt kopplade till det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Det finns dock tre uppdrag där det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism skulle kunna ingå. Ett av uppdragen från kommunfullmäktige i internbudgeten är att förstärka arbetet med skolans demokratiuppdrag. Ett annat uppdrag är att implementera förstärkt samverkan om tidiga insatser med inspiration från Skottlandsmodellen 2 tillsammans med Region Kronoberg och andra relevanta aktörer. Ytterligare ett uppdrag är att ta initiativ till tre sociala utfallskontrakt. 3 2 Skottlandsmodellen bygger på ett strukturerat samarbete mellan elever, vårdnadshavare och personer inom skola, socialtjänst, polis, sjukvård och ideella organisationer. Modellen syftar till att tidigt kunna erbjuda stöd till elever som behöver det. 3 Kontrakt mellan en huvudman (oftast myndighet, kommun eller region) och en extern finansiär. Kontraktet är en överenskommelse om att finansiären bekostar en riktad insats för en utvald målgrupp i syfte att uppnå ett på förhand bestämt och mätbart resultat. 6

24 Nämnden för arbete och välfärd Av internbudgeten år 2019 för nämnden för arbete och välfärd framgår inte några konkreta mål kopplade till det förbyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. I internbudgeten finns det fem uppdrag inom området Snabbare etablering för nyanländ. Inget av uppdragen är specifikt riktade mot det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Under avsnittet för den strategiska inriktningen Stödja individer och främja ett tryggt och självständigt liv framhålls bland annat att tidiga insatser är viktiga i Växjö kommun. Även här nämns den så kallade Skottlandsmodellen och sociala utfallskontrakt med samma uppdrag från fullmäktige som tilldelats till utbildningsnämnden. Det nämns även att Växjö kommun ska utgå från evidens och beprövad erfarenhet, och även bidra till kunskapsfältet för andra kommuner för att utveckla arbetet mot utsatthet. Av intervjuer framgår att de mål som finns inom området kring att arbeta förebyggande mot våldsbejakande extremism återfinnes i handlingsplanen. I övrigt framhålls att det inte finns några konkreta mål inom området. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att varken kommunstyrelsen eller nämnderna har antagit tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi konstaterar dock av vår granskning att det finns mål i kommunens övergripande budgetdokument som går att anknyta till det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi anser att målet Ökad trygghet i hela kommunen är en del i arbetet, då trygghetsfrämjande åtgärder enligt vår mening kan vara en del i att förebygga våldsbejakande extremism. Vidare noterar vi att handlingsplanen innehåller konkreta mål men att åtgärderna var tidsbegränsade till år Vidare konstaterar vi att utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd i sina respektive internbudgetar för år 2019 i likhet med kommunstyrelsen inte har några konkreta mål rörande det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism, men att det finns uppdrag där detta arbete skulle kunna inrymmas. Hur är det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism organiserat idag och är roller och ansvar tydliggjorda? Iakttagelser Kommunövergripande Det övergripande arbetet mot våldsbejakande extremism är en fråga som är organiserad centralt på kommunen. Säkerhetsavdelningen (som är en avdelning under kommunledningsförvaltningen) på kommunen är ansvarig för att verka för en trygg och säker miljö i kommunen och arbetar med att stötta de olika förvaltningarna. Säkerhetsavdelningen arbetar med trygghet, säkerhet och beredskap inom fyra olika områden; internt skydd, krisberedskap, trygghet och informationssäkerhet. Våldsbejakande extremism ligger som en del under området för trygghet enligt en 4 En mer utvecklad bedömning om detta finns i avsnittet för kontrollmål om agerandeplan. 7

25 presentation vi fått ta del av i granskningen. Kommunens säkerhetschef är övergripande ansvarig för hela avdelningens ansvarsområde, men är också särskilt ansvarig för trygghetsområdet. Därmed är också säkerhetschefen ytterst ansvarig för att hantera frågor som rör våldsbejakande extremism ur ett strategiskt perspektiv. Utöver säkerhetschefen finns det även en centralt placerad samordnare mot våldsbejakande extremism med en tjänsteomfattning på ca 20 % som mer har ett operativt fokus på frågorna. Samordnaren har sin resterande tjänsteomfattning som enhetschef för fältsekreterare och fältassistenter på förvaltningen för arbete och välfärd. I rollen som samordnare ingår att omvärldsbevaka, men också att hålla sig uppdaterad kring och hålla kontakten med Center mot våldsbejakande extremism (CVE). omvärldsbevakare, samt att själv få relevant utbildning i frågorna. Samordnaren har tillsammans med andra representanter gått en utbildning av nationella samordnaren. Efter utbildningen genomfördes en examinationsuppgift, som vi i granskningen tagit del av, i vilken arbetet mot våldsbejakande extremism i Växjö kommun förklaras och beskrivs. En annan viktig del i samordnarens uppdrag är att hålla i utbildningar kring våldsbejakande extremism. Tillsammans med polisen har samordnaren tagit fram ett utbildningsmaterial. Till en början fick samtliga chefer i kommunen genomgå en utbildning som handlade om våldsbejakande extremism. Under utbildningen medverkade ca 30 av kommunens 400 chefer. När någon anställs som ny chef i Växjö kommun sker en utbildning vid namn Ny som chef. Under denna utbildning finns också ett särskilt pass om våldsbejakande extremism. I utbildningsmaterialet som vi fått ta del av ingår övergripande frågor om vad våldsbejakande extremism är, hur det motverkas och hur det upptäcks i form av symboler och trender. Utöver dessa riktade utbildningar har även samordnaren varit ute på enskilda arbetsplatsträffar och skolor när intresse och behov har funnits. Ansvaret för att arbeta förebyggande mot våldsbejakande extremism åligger främst de respektive förvaltningarna då det är de respektive förvaltningarna som möter invånarna. Varje förvaltning har ett utsett säkerhetsombud som är ansvarig för kontakten gentemot säkerhetsavdelningen. För den enskilde anställde och förtroendevalde (på samtliga förvaltningar och i samtliga nämnder) finns ett flödesschema på hur denne ska agera vid en uppkommen händelse (se bilaga 1). Av flödesschemat framgår också vilken instans som kontaktas vid olika typer av händelser. Det finns inte några dokumenterade rollbeskrivningar över ansvarsfördelningen när det kommer till det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Av handlingsplanen framgår att det projekt som tillsattes fick i uppdrag att utforma arbetet och ta fram relevanta åtgärder i enlighet med kommunens huvudmål. Arbetet skulle ledas genom en styrgrupp och utföras i en arbetsgrupp. Projektet skulle starta senast början av år 2017 och pågå hela år En del i detta projekt innefattade att identifiera och säkerställa varje förvaltning och bolags ansvar i frågan. Vi kan dock i granskningen inte se att någon sådan identifiering har gjorts. 8

26 Utbildningsförvaltningen Centralt på utbildningsförvaltningen finns en avdelning för utveckling och kommunikation och på denna avdelning finns en verksamhetsutvecklare gällande trygghet och säkerhet. Verksamhetsutvecklaren är ansvarig för kontakten gentemot säkerhetsavdelningen samt att medverka på de olika samverkansgrupper som finns. Funktionen har funnits på förvaltningen under ca två års tid. Tillsammans med förvaltningen för arbete och välfärd ingår personal från skolverksamheterna i de mobila teamen som finns i kommunen. Det finns sex mobila team och från skolverksamheterna ingår elevstödjare, kuratorer och fritidsledare. De mobila teamen har som uppgift att förebygga och främja social oro där även våldsbejakande extremism ingår. Det mobila teamet träffas varje vecka och tillsammans med samordnaren (som också är enhetschef för fältsekreterare och fältassistenter) ca en gång i månaden och stämmer av lägesbilden på de olika skolorna. För de skolor som inte har mobila team är det rektorn som är ansvarig för kommunikationen. Förvaltningen har återkommande chefsmöten för sina skolledare där olika teman brukar diskuteras. Vid mötet i februari månad år 2019 diskuterades förebyggande och främjande arbete där verksamhetsutvecklare tillsammans med samordnare mot våldsbejakande extremism och kommunpolis bland annat tog upp frågor rörande våldsbejakande extremism. Förvaltningen för arbete och välfärd Inom förvaltningen för arbete och välfärd är det främst fältsekreterare och fältassistenterna som arbetar med det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism, där också samordnaren är enhetschef. Som tidigare nämnts sker arbetet främst inom det mobila teamet. Från förvaltningen för arbete och välfärds sida ingår fältsekreterare och behandlingspersonal från barn- och familjeenheten. Inom ramen för det mobila teamet kan ett förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism ske genom att fånga upp tidiga signaler i skolorna. Genom att synas ute på skolorna bidrar också teamet enligt intervjusvar till en ökad trygghet för eleverna. Gällande det förebyggande arbetet gentemot vuxna sker detta genom fältsekreterare och assistenter som bland annat gör besök på moskéer. Det framhålls under intervjuer att det är svårt att fånga upp vuxna i det förebyggande arbetet då dessa oftast redan har en tydlig uppfattning om sin religiösa eller politiska åsikt. Om de vuxna har våldsbejakande tendenser är dessa ofta svåra att bryta. Fältsekreterarna och assistenterna försöker visa sig där olika grupperingar finns för att på så vis kunna fånga upp tendenser och bygga relationer med de olika grupperna. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att det trots avsaknad av dokumenterade ansvarsbeskrivningar, finns en tydliggjord organisation för arbetet med det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi ser det som positivt att För mer information, se kontrollmålet om samverkan 9

27 säkerhetsavdelningen inom kommunledningsförvaltningen har det övergripande ansvaret samt att samordnaren mot våldsbejakade extremism också har sin tjänst centralt på kommunen. På så vis skapas en helhetssyn i frågorna och kommunstyrelsen får det övergripande ansvaret. Vidare anser vi att utbildning är en viktig del i det förebyggande arbetet för att medvetandegöra frågorna hos de anställda, något som också lyfts i statens offentliga utredning Värna demokratin mot våldsbejakande extremism - Hinder och möjligheter, (SOU 2017:110). Enligt vår mening skapar kommunstyrelsen genom säkerhetsavdelningen bra förutsättningar för kommunens chefer att arbeta förebyggande genom de utbildningar som sker. Både utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd har enligt vår mening byggt upp organisationer och funktioner som arbetar med frågorna, även om dessa inte heller har någon dokumenterad ansvarsfördelning. Finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism? Iakttagelser Utifrån den dokumentation som vi i granskningen tagit del av påbörjades ett arbete under år 2017 för att identifiera en lägesbild över våldsbejakande extremism i kommunen. Inom ramen för detta genomfördes också den tidigare nämnda utbildningen för samtliga chefer i kommunen. Genom utbildningen skapades en samlad lägesbild. Arbetet resulterade också i det flödesschema som återfinnes i bilaga 1. Utöver det material som presenterats i samband med utbildningarna och flödesschemat finns inte några skriftliga rutiner för att identifiera våldsbejakande extremism, varken på kommunövergripande nivå eller på berörda förvaltningar. De intervjuade hänvisar till att den enda upprättade rutin som finns är handlingsplanen. I handlingsplanen beskrivs bland annat tre våldsbejakande miljöer där det går att utläsa information om vad som skulle kunna indikera ett våldsbejakande beteende inom de olika grupperingarna. Av handlingsplanen framgår även att eftersom det saknas tydliga indikatorer för att identifiera vem som befinner sig i riskzon för våldsbejakande extremism så är det samma risk- och skyddsfaktorer som för annat socialt arbete som kommunen ska prioritera sitt arbete utifrån. I Växjö kommun bedrivs arbete med sociala insatsgrupper, vilket är ett arbetssätt för att stödja unga att lämna en kriminell livsstil. Det finns inget hinder i att den kriminalitet som motiverar insatser genom sociala insatsgrupper är ideologiskt motiverad. Enligt handlingsplanen är det brottsligheten och inte ideologin som ska vara i fokus då det enligt handlingsplanen är viktigt att kommunen tydligt tagit ställning till hur kommunen ska arbeta med de som identifierats vara i riskzon att bli, eller redan har blivit, radikaliserade till våldsbejakande extremism och när det ska tas beslut om särskilda insatser. I det utbildningsmaterial som vi fått ta del av finns information om symboler och propaganda som kan hjälpa till att identifiera ett våldsbejakande beteende. 10

28 Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att det inte finns några dokumenterade rutiner för att identifiera våldsbejakande extremism på någon nivå i kommunen. Vi anser att den information som finns i handlingsplanen i kombination med den information som finns i utbildningsmaterialet skulle kunna sammanställas till en rutin för att identifiera våldsbejakande extremism. CVE har i dokumentet Handledning och rekommendationer för att ta fram lokal lägesbild och handlingsplan tagit fram en lista på riskindikatorer för att identifiera våldsbejakade extremism. Enligt vår mening hade det varit värdefullt om kommunstyrelsen och berörda nämnder hade samverkat för att genomföra en riskinventering för Växjö kommun med utgångspunkt i den lista som tagits fram av CVE. Genom att genomföra en riskinventering och skapa rutin för identifierande av våldsbejakande extremism blir det också enklare för samtliga anställda i kommunen att använda sig av det flödesschema som finns då det blir tydligare vad som kan tyda på ett våldsbejakande beteende. Vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen? Iakttagelser En del av insatserna och aktiviteterna i det förebyggande arbetet innefattar den tidigare nämnda utbildningen till samtliga chefer och nyanställda chefer i kommunen. I övrigt sker förebyggande insatser genom fältgruppens och det mobila teamets dagliga arbete. Intervjuade framför vidare att det förebyggande arbetet kopplat till våldsbejakande extremism är sammankopplat med grunduppdraget i skollagen avseende värderingar och demokratiska principer. Det förebyggande arbetet i frågan sker därför i huvudsak inom ramen för verksamhetens ordinarie verksamhet, processer och rutiner för värdegrundsarbete, likabehandling, genom undervisning och genom elevhälsan. Enligt intervjusvar har det inte skett några specifika riktade insatser just för att förebygga våldsbejakande extremism. Inom ramen för skolans arbete diskuteras frågorna i samband med att demokratifrågor tas upp. Det har inte skett några särskilda insatser kring just våldsbejakande extremism gentemot skolelever. Det framhålls under intervjuer att det finns en skola med ett antal elever som sympatiserar med högerextrema rörelser. På denna skola har kommunpolisen haft en föreläsning med en hel årskurs. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att en stor del av det förebyggande arbetet sker inom ramen för ordinarie verksamhet där utgångspunkten inte utgörs specifikt av risken för individers deltagande och engagemang inom ramen för våldsbejakande extremism. Det finns inte några specifika insatser kopplade till våldsbejakande extremism förutom de utbildningsinsatser som genomförts. Vi konstaterar att det inte 11

29 finns någon sammanställning över vilka insatser och aktiviteter som gjorts inom området. Finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism? Iakttagelser Regeringens nationella samordnare för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism har i sitt arbete sett att det lokala arbetet mot våldsbejakande extremism blir mer framgångsrikt när den lokala samverkan utgår ifrån någon form av strategiskt dokument. En handlingsplan kan vara ett stöd för att konkretisera det förebyggande arbetet. För arbetet med att upprätta en sådan handlingsplan har nationella samordnaren presenterat 12 rekommendationer, dessa har beaktats i upprättandet av handlingsplanen. 6 Enligt ett regeringsuppdrag har den nationella samordnaren avslutat sin verksamhet från och med Center mot våldsbejakande extremism (CVE) inrättades permanent i januari 2018 och är placerat inom Brottsförebyggande rådet. CVE ska utifrån kriminalpolitiska utgångspunkter, stärka och utveckla det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Enligt intervjusvar är inte CVE drivande kring handlingsplan som samordnaren var, utan fokuserar mer på att det är viktigt med en bra lägesbild och därefter en orsaksanalys. Handlingsplanen tas fram för att arbeta mot det som framkommit i orsaksanalysen. Kommunstyrelsen fattade beslut om att uppdra åt kommunchefen att bereda en lokal handlingsplan för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism, som sedan antogs i kommunstyrelsen, Som tidigare nämnts är handlingsplanen, när det gäller åtgärder, är tidsbegränsad till perioden Exakt vilka åtgärder som avses framgår inte av handlingsplanen. Det framgår dock följande: Av intervjuer framgår att trots att åtgärderna var tidsbegränsade att gälla under år 2017 har det inte genomförts någon uppföljning av dessa och inte heller av projektets arbete och resultat. 6 Nationella samordnaren: Tolv rekommendationer vid upprättande av en lokal handlingsplan mot våldbejakande extremism. (201) 12

30 Förutom de tidigare nämnda målen och det som finns ovan beskrivet innehåller handlingsplanen också en bakgrundbeskrivning gällande det övergripande syftet med handlingsplanen samt information om våldsbejakande extremism och dess orsaker. Handlingsplanen innehåller också en lägesbild över den lokala lägesbilden i Växjö kommun. Det finns även ett avsnitt som behandlar det förbyggande arbetet för att minska grogrund för våldsbejakande extremism och slutligen finns det ett avsnitt om arbetet på individnivå. I intervjuer framkommer att en översyn sker av lägesbilden vid granskningstillfället som kommer att vara klar under hösten år Det finns dock ännu inte någon plan på att revidera handlingsplanen. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns en handlingsplan, men att denna varken har reviderats eller varit föremål för uppföljning. Vi ser det även som en brist att åtgärderna var tidsbegränsade till år 2017 men att det inte gjorts någon uppföljning över vilka åtgärder som genomförts eller vad resultatet av dessa blev. I CVE:s handledning finns ett exempel på hur en handlingsplan kan se ut och CVE framhåller också att exemplet bör tolkas som ett minimikrav. Exemplet från CVE innehåller konkreta aktiviteter och åtgärder med tilldelad ansvarig, samarbetspartner, tidsplan och uppföljning (se bilaga 2). Detta saknas enligt vår mening i den handlingsplan som finns i Växjö kommun. Den handlingsplan som finns i Växjö kommun innehåller inte några konkreta aktiviteter eller åtgärder utan innehåller främst beskrivande text om arbetet. Enligt vår bedömning bör handlingsplanen i kommunen utgå från CVE:s exempel, men kan även innehålla beskrivande texter. Finns det en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer såsom socialtjänst, skola, polis mm? Iakttagelser I Växjö kommun finns två brottsförebyggande råd (BRÅ) varav ett är strategiskt och ett är operativt. Den operativa gruppen kallas även Tisdagsgruppen. Den strategiska gruppen arbetar för att förebygga brott genom att få olika parter inom samhället att samarbeta. Rådets ordförande är kommunstyrelsens ordförande. I rådet ingår även kommunstyrelsens presidium, flera av kommunens förvaltnings- och bolagschefer, kommunpolis, lokalpolisområdeschef samt kommunens säkerhetschef. Denna grupp träffas ca sex gånger per år och diskuterar strategiska frågor samt får information och statistik. Tisdagsgruppen redovisar också förslag till den strategiska gruppen. Tisdagsgruppen (se bilaga 3 för organisation och medverkande) träffas en gång i veckan där den aktuella lägesbilden gås igenom av kommunpolisen. Tisdagsgruppens uppdrag är att stärka det operativa brottsförebyggande nätverket och samverkan mellan polisen, kommunen och företag, att verka som ett rådgivande organ i operativa brottsförebyggande frågor samt att skapa en objektiv gemensam lägesbild i Växjö kommun som kan bidra som underlag till konkreta brottsförebyggande åtgärder. 13

31 På dagordningen för tisdagsgruppen finns bland annat lägesbilden i Araby, statistik över brott och händelser, antalet anmälda brott, våldsbrott, tillgreppsbrott, skadegörelse och narkotikabrott. Efter mötet skickar kommunpolisen ut ett mail till de i kommunen som är berörda av frågorna där denne sammanfattar mötet. Av mailet framgår också vilka som närvarade på mötet. Av intervjuer framkommer att våldsbejakande extremism kan lyftas i båda ovan nämnda grupper, även om det inte görs vid varje tillfälle. Samtliga av de intervjuade menar att dessa grupper bidrar till en bra samverkan, både internt inom hela kommunkoncernen men också med polisen. Utöver dessa grupper sker också en intern samverkan i kommunen genom att skola och socialtjänst medverkar i mobila teamet och därmed också har avstämningar sinsemellan. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns en upparbetad samverkan både mellan kommunen, de kommunala bolagen och polisen i trygghets- och säkerhetsfrågor där våldsbejakande extremism är en del i arbetet. Vi konstaterar att tisdagsgruppens mötesforum bidrar till att det finns en transparent dialog i kommunen rörande frågorna. Vi ser det som positivt att hela kommunkoncernen är delaktiga i detta arbete. Finns det en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer? Iakttagelser Som tidigare nämnts har inte handlingsplanen varit föremål för uppföljning eller revidering och inte heller aktiviteterna/insatserna i denna. Efter genomgång av samtliga protokoll från kommunstyrelsen under år 2018 fram till maj år 2019 kan vi inte se att det sker någon uppföljning av målen i handlingsplanen. De kommunövergripande målen följs sedvanligt upp i samband med delårsbokslut och årsrapport. Vi kan inte heller i protokollen se att det genomförs någon uppföljning av de insatser som gjorts i arbetet mot våldsbejakande extremism. Gällande utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd kan vi inte heller i deras protokoll spåra att det sker någon specifik uppföljning gällande våldsbejakande extremism med tillhörande mål och aktiviteter. Inte heller där kan vi se att handlingsplan eller insatser följs upp. Även för nämnderna sker måluppföljning inom ramen för delårsbokslut och årsrapporter. Samverkan med polisen följs upp i samband med att ett nytt samarbetsavtal med polisen upprättas. 14

32 Vi har i övrigt inte tagit del av några dokumenterade uppföljningar eller utvärderingar avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter eller samverkan mellan interna och externa aktörer, varken för kommunstyrelsen eller nämnderna. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet ej är uppfyllt. Bedömningen görs mot bakgrund av att det inte sker någon dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer. Det är enbart målen och uppdragen som följs upp i samband med delårs- och årsrapport. Vi ser det som en brist att målen och aktiviteterna i handlingsplanen inte varit föremål för någon dokumenterad uppföljning. CVE framhåller i sin handledning att det är av vikt att ha en god uppföljning av det samverkansarbete som bedrivs för att finkalibrera insatserna. Det framgår av handledningen även att det med jämna mellanrum bör genomföras någon form av fördjupad uppföljning för att på så sätt öka effektiviteten i det förebyggande arbetet. En kontinuerlig återkoppling till kommunstyrelsen bör ske och det rekommenderas av CVE att en skriftlig sammanställning om genomförda insatser på området lämnas till kommunstyrelsen, förslagsvis årligen. 1

33 Revisionell bedömning Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål görs bedömningen att kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt nämnden för arbete och välfärd inte helt bedriver ett ändamålsenligt arbete för att förhindra våldsbejakande extremism. Bedömningen görs mot bakgrund av utfallet av nedan kontrollmål: Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Finns det tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism? Kommentar Delvis uppfyllt Varken kommunstyrelsen eller nämnderna har antagit tydliga mål antagna för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi konstaterar dock av vår granskning att det finns mål i kommunens övergripande budgetdokument som går att anknyta till det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi anser att målet Ökad trygghet i hela kommunen är en del i arbetet, då trygghetsfrämjande åtgärder enligt vår mening kan vara en del i att förebygga våldsbejakande extremism. Vidare noterar vi att handlingsplanen innehåller konkreta mål men att åtgärderna var tidsbegränsade till år Hur är det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism organiserat idag och är roller och ansvar tydliggjorda? Uppfyllt Trots avsaknad av dokumenterade ansvarsbeskrivningar, finns en tydliggjord organisation för arbetet med det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vidare anser vi att utbildning är en viktig del i det förebyggande arbetet för att medvetandegöra frågorna hos de anställda, något som också lyfts i statens offentliga utredning SOU 2017:110. Både utbildningsnämnden och nämnden för arbete och välfärd har enligt vår mening byggt upp organisationer och funktioner som arbetar med frågorna, även om dessa inte heller har någon dokumenterad ansvarsfördelning 16

34 Finns rutiner för att identifiera möjlig våldsbejakande extremism? Vilka förebyggande insatser och aktiviteter genomförs i kommunen? Finns en aktuell agerandeplan mot våldsbejakande extremism? Delvis uppfyllt Det finns inte några dokumenterade rutiner för att identifiera våldsbejakande extremism på någon nivå i kommunen. Vi anser att den information som finns i handlingsplanen i kombination med den information som finns i utbildningsmaterialet skulle kunna sammanställas till en rutin för att identifiera våldsbejakande extremism. Delvis uppfyllt En stor del av det förebyggande arbetet sker inom ramen för ordinarie verksamhet där utgångspunkten inte utgörs specifikt av risken för individers deltagande och engagemang inom ramen för våldsbejakande extremism. Det finns inte några specifika insatser kopplade till våldsbejakande extremism förutom de utbildningsinsatser som genomförts. Vi konstaterar att det inte finns någon sammanställning över vilka insatser och aktiviteter som gjorts inom området. Delvis uppfyllt Det finns en handlingsplan, men denna har varken reviderats eller varit föremål för uppföljning. Vi ser det även som en brist att åtgärderna var tidsbegränsade till år 2017 men att det inte gjorts någon uppföljning över vilka åtgärder som genomförts eller vad resultatet av dessa blev. Finns det en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer såsom socialtjänst, skola, polis mm? Uppfyllt Det finns en upparbetad samverkan både mellan kommunen, de kommunala bolagen och polisen i trygghets- och säkerhetsfrågor där våldsbejakande extremism är en del i arbetet. Vi konstaterar att tisdagsgruppens mötesforum bidrar till att det finns en transparent dialog i kommunen rörande frågorna. Vi ser det som positivt att hela kommunkoncernen är delaktiga i detta arbete. 17

35 Finns det en det en dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende uppsatta mål, insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer? Ej uppfyllt Det sker inte någon dokumenterad uppföljning och utvärdering av kommunstyrelsen/nämnder avseende insatser, aktiviteter samt samverkan mellan interna och externa aktörer. Det är enbart målen och uppdragen som följs upp i samband med delårs- och årsrapport. Vi ser det som en brist att målen och aktiviteterna i handlingsplanen inte varit föremål för någon dokumenterad uppföljning. Rekommendationer Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningens iakttagelser och bedömningar lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar kommunstyrelsen och berörda nämnder att tillse att det finns konkretiserade mål rörande det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Vi rekommenderar att ansvarsfördelningen i det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism dokumenteras, både från kommunstyrelsens sida men även från nämndernas sida. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen i samverkan med nämnderna tar fram en rutin för att identifiera våldsbejakande extremism. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen och nämnderna årligen, förslagsvis i samband med årsredovisning, sammanställer en lista över genomförda aktiviteter och insatser kopplade till att förebygga våldsbejakande extremism Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp och revidera handlingsplanen Vi rekommenderar att det genomförs kontinuerliga och dokumenterade uppföljningar avseende de samverkansformer som finns. 18

36 Bilagor Bilaga 1 Flödesschema 19

37 Bilaga 2 Center mot våldsbejakande extremism, innehåll i handlingsplan Källa: CVE, Handledning och rekommendationer för att ta fram lokal lägesbild och handlingsplan 20

38 Bilaga 3 Tisdagsgruppens organisation 21

39 Lena Salomon Uppdragsledare och projektledare Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr ) (PwC) på uppdrag av Växjö kommun enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den som beslutades av revisionen den PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport. 22

40 Grundskolan LÄSÅRSTIDER OCH PERIODER FÖR LÄSÅRET 2020/2021 Vecka Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Skoldagar Arbetsåret 1 32 aug 3 4 KPU 6 KPU KPU 10 KPU 11 KPU sep okt KPU KPU 26 KPU 27 Lov 28 Lov 29 Lov nov dec Lov 21 Lov 22 Lov 23 Helg 24 Helg jan Lov 4 Lov Helg 6 Lov 7 Lov KPU feb KPU Lov 22 Lov 23 Lov 24 Lov 2 Lov mar apr Lov 29 Lov 30 Lov 31 Lov 1 Helg Helg KPU maj Helg 13 Lov jun KPU 14 KPU 1 KPU 16 Lov 17 Lov

41 Fördelning på veckodagar Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag summa Skoldagar K/P dagar valbara dagar Avräkningsperioder för övertid Period 1 6 augusti 6 november 64 A-dagar Period 2 9 november mars 6 A-dagar Period 3 8 mars 16 juni 6 A-dagar 194 A-dagar

42 ER Anmärkning Förskolan startar 6-7/8 med KPU-dagar. Stängning v Arbetsår startar 6 aug Skolstart 13 aug Höstlov Skoldagar Arbetsdagar Skolslut 18 dec Jullov Trettondagen Skolstart 12 jan Sportlov Påsklov Annandasg Påsk Kristi Him Skolslut 11 Juni Skoldagar Arbetsdagar

43 Grundskolan LÄSÅRSTIDER OCH PERIODER FÖR LÄSÅRET 2021/2022 Vecka Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Skoldagar Arbetsåret 1 32 aug 9 KPU 10 KPU 11 KPU 12 KPU KPU sep KPU okt nov KPU 1 KPU 2 Lov 3 Lov 4 Lov dec Lov 23 Helg jan Lov 3 Lov 4 Lov Helg 6 KPU feb KPU Lov 21 Lov 22 Lov 23 Lov 24 Lov mar KPU apr Lov 11 Lov 12 Lov 13 Lov 14 Helg Helg maj Helg 26 Lov jun Helg KPU 13 KPU 14 KPU 1 Lov 16 Lov

44 Fördelning på veckodagar Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Skoldagar K/P dagar valbara dagar Avräkningsperioder för övertid Period 1 10 augusti 12 november 66 A-dagar Period 2 1 november 4 mars 64 A-dagar Period 3 7 mars 1 juni 64 A-dagar 194 A-dagar

45 ER Anmärkning Arbetsår startar 10 aug Skolstart 17 aug Höstlov Skoldagar Arbetsdagar Skolslut 22 dec Jullov Skolstart 10 jan Prel Matematikbiennalen 2 dagar Sportlov Påsklov Annandag Påsk Kristi Him 6:e juni och Skoldagar Arbetsdagar Skolslut 10 Juni

46 Katedral - Kungsmad - Teknikum LÄSÅRSTIDER OCH PERIODER FÖR LÄSÅRET 2020/2021 Vecka Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lö Skol-dagar 1 32 aug 3 4 KPU 6 KPU 7 0 P1 33 KPU 10 KPU 11 KPU 12 KPU 13 KPU sep okt KPU KPU 26 KPU 27 Lov 28 Lov 29 Lov nov P dec Lov 22 Lov 23 Helg 24 Helg jan Lov 4 Lov Helg 6 Lov 7 Lov KPU feb Lov 22 Lov 23 Lov 24 Lov 2 Lov mars P3 Schemaperiod 201 maperiod Lov 29 Lov 30 Lov 31 Lov 1 Helg april Helg maj Helg 13 Lov KPU juni

47 KPU P4 Schem Skoldagar fördelade på veckodagar Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Tot Summa KPU dagar För elever 181 skoldagar För lärare: 181 skoldagar + 13 KPU-dagar = 194 arbetsdagar Resursdagar för gymnasiearbete: Schemaperiod 201: 6/8-1/1 och 202: 18/1-14/6 KPU = kompetensutveckling för lärare (lov för elever)?? P1: 8/8-20/10, P2: 21/10-12/1, P3: 13/1-23/3, P4: 24/3-1/6 Utsparksdagar: Ku 8 juni, Te 9 juni, Ka 10 juni. Avräkningsperioder för övertid Period 1 6 augusti 6 november 6 A-dagar Period 2 9 november mars 66 A-dagar Period 3 8 mars 14 juni 63 A-dagar 194 A-dagar

48 ER Arbets-året Anmärkning 2 Arbetsår startar 6 aug Skolstart 17 aug 6 Öppet Hus lördag 2 Höstlov Skoldagar Arbetsdagar 1 Skolslut 21 dec, Jullov Skolstart 12 jan 0 Februarilov 0 Påsklov 4 Annandasg Påsk 3 Kristi Him

49 Skolslut 11 Juni Skoldagar Arbetsdagar

50 Katedral - Kungsmad - Teknikum LÄSÅRSTIDER OCH PERIODER FÖR LÄSÅRET 2021/2022 Vecka Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lö Skol-dagar 1 32 aug KPU 9 KPU 10 KPU 11 KPU 12 KPU 13 0 P1 33 KPU sept KPU okt nov KPU 1 KPU 2 Lov 3 Lov 4 Lov P dec Lov 22 Lov 23 Helg jan Lov 3 Lov 4 Lov Helg 6 KPU feb Lov 21 Lov 22 Lov 23 Lov 24 Lov mars P3 P4 Schemaperiod 211 hemaperiod april Lov 11 Lov 12 Lov 13 Lov 14 Helg Helg maj KPU Helg 26 Lov juni Helg

51 67 24 KPU 13 KPU Sch 181 Skoldagar fördelade på veckodagar Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Tot Summa KPU dagar För elever 181 skoldagar För lärare: 181 skoldagar + 13 KPU-dagar = 194 arbetsdagar Resursdagar för gymnasiearbete: Schemaperiod 211: 9/8-14/1 och 212: 17/1-13/6 KPU = kompetensutveckling för lärare (lov för elever)?? P1: 8/8-20/10, P2: 21/10-12/1, P3: 13/1-23/3, P4: 24/3-1/6 Utsparksdagar: Ku 9 juni, Te 10 juni, Ka 11 juni. Avräkningsperioder för övertid Period 1 9 augusti november 63 A-dagar Period 2 8 november 2 feb 63 A-dagar Period 3 28 FEB 13 juni 67 A-dagar 193 A-dagar

52 ER Arbets-året Anmärkning Arbetsår startar 9 aug Skolstart 18 aug 6 Öppet Hus lördag 2 Höstlov Skoldagar Arbetsdagar 2 Skolslut 21 dec Jullov Skolstart 10 jan 0 Februarilov 0 Påsklov 4 Annandasg Påsk 3 Kristi Him 4 Skolslut 10 Juni Skoldagar Arbetsdagar

53

54 ÄRENDE Dnr UTBN Rask Erling verksamhetsutvecklare Tel Läsårstider FÖRSLAG TILL BESLUT Utbildningsnämnden fastställer följande läsårstider för läsåren 2020/21 och 2021/22 Höstterminen 2020 Grundskolan Torsdag 13 augusti fredag 18 december (86 skoldagar) Gymnasieskolan Måndag 17 augusti måndag 21 december (86 skoldagar) Vårterminen 2021 Grundskolan Tisdag 12 januari fredag 11 juni (94 skoldagar) Gymnasieskolan Tisdag 12 januari fredag 11 juni (9 skoldagar) 180 skoldagar grundskolan och 181 skoldagar gymnasieskolan Utbildningsförvaltningen planerar för läsårets övriga tider enligt nedan: Lovdagar för eleverna höstterminen 2020 Onsdag 30 september Studiedag grundskola och gymnasieskola. Måndag 26/10 - fredag 30 oktober (höstlov vecka 44) Lovdagar för eleverna vårterminen 2020 Torsdag 11 februari - studiedag grundskolan Måndag 22 februari fredag 26 februari (sportlov vecka 8) Måndag 29 mars - torsdag 1 april (påsklov vecka 13) Onsdag 21 april studiedag grundskolan Utbildningsförvaltningen 1 (3) Postadress, Besöksadress Tel Mobil Fax Org.nr Bg

55 FÖRSLAG TILL BESLUT Dnr Fredag 14 maj (klämdag efter Kristi himmelsfärdsdag) Onsdag 26 maj - studiedag gymnasiet Höstterminen 2021 Grundskolan Tisdag 17 augusti onsdag 22 december (86 skoldagar) Gymnasieskolan Tisdag 17 augusti tisdag 21 december (86 skoldagar) Vårterminen 2022 Grundskolan Måndag 10 januari fredag 10 juni (94 skoldagar) Gymnasieskolan Måndag 10 januari fredag 10 juni (9 skoldagar) 180 skoldagar grundskolan och 181 skoldagar gymnasieskolan Utbildningsförvaltningen planerar för läsårets övriga tider enligt nedan: Lovdagar för eleverna höstterminen 2021 Onsdag 29 september Studiedag grundskola och gymnasieskola. Måndag 1/11 - fredag /11 (höstlov vecka 44) Lovdagar för eleverna vårterminen 2022 Torsdag 10 februari Preliminärt datum studiedag grundskolan Måndag 21 februari fredag 2 februari (sportlov vecka 8) Tisdag 29 mars studiedag grundskolan Måndag 11 april - torsdag 14 april (påsklov vecka 1) Onsdag 18 maj - studiedag gymnasiet Fredag 27 maj (klämdag efter Kristi himmelsfärdsdag) BAKGRUND I skolförordningen 3 kap 2-3 finns föreskrifter om lärotider för grundskolan och grundsärskolan: 2 (3)

56 FÖRSLAG TILL BESLUT Dnr Läsåret ska ha minst 178 skoldagar och minst 12 lovdagar. Utöver skoloch lovdagarna får det inom läsåret läggas ut högst fem studiedagar för personalen. 3 Läsåret ska börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut beslutas av huvudmannen. I gymnasieförordningen 3 kap. 1-2 finns föreskrifter om lärotider för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan: 1 Läsåret ska omfatta 40 veckor och ha minst 178 skoldagar och minst 12 lovdagar. Utöver skol- och lovdagarna får det inom läsåret läggas ut högst fem studiedagar för personalen. 2 Läsåret ska börja i augusti och sluta senast i juni. Huvudmannen får för en viss utbildning besluta om andra tider om utbildningsinslag förutsätter andra läsårstider. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut beslutas av huvudmannen. Huvudmannen ska vid beslut enligt första stycket beakta om det finns elever som påbörjar grundutbildning som är längre än 60 dagar enligt lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt. Anders Elingfors förvaltningschef Jessica Karlsson avdelningschef utveckling och kommunikation 3 (3)

57 ÄRENDE Dnr Therese Eklund Tel Utbildningsnämnden Yttrande angående medborgarförslag om att bygga om äldreboendet Sjöliden till förskola Förslag till beslut Förvaltningschefens skrivelse översänds till kommunfullmäktige som yttrande över medborgarförslaget. Bakgrund Växjö kommun har tagit emot ett medborgarförslag om att bygga om äldreboendet Sjöliden i Braås till förskola. Kommunfullmäktige har skickat medborgarförslaget till utbildningsnämnden för yttrande. Yttrande Sjölidens lokaler är inte anpassade efter förskoleverksamhet, så en ombyggnation skulle innebära stora investeringskostnader. Befolkningsprognosen visar en ökning av antal barn i förskoleålder i Braås de närmaste sju åren och därefter ligger barnantalet kvar på en hög nivå. Det betyder att delar av Sjölidens yta inte skapar den kapacitet som behövs och att byggnation av en ny förskola är motiverat. Anders Elingfors förvaltningschef Utbildningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 3112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post therese.eklund@vaxjo.se

58 From: Sent: den 30 september :3 To: Utbildningsnämnden; Omsorgsnämnden; VKAB Info; Johansson Louise Subject: Medborgarförslag om att bygga om särskilda boendet Sjöliden i Braås till förskola Attachments: Medborgarförslag_ T11_19_29.pdf Hej, Bifogat medborgarförslag skickas för yttrande till utbildningsnämnden, omsorgsnämnden, VKAB (Vidingehem) för yttrande. Slutligen går ärendet för yttrande och sammanställning till lokalförsörjningsgruppen. Underlag till kansliet senast 22 november (29 november för lokalförsörjningsgruppen). Med vänliga hälsningar Erika Gustafsson Kanslisekreterare KANSLIAVDELNINGEN Kommunledningsförvaltningen erika.gustafsson2@vaxjo.se Telnr

59 Medborgarförslag Förslaget i helhet Rubrik Beskriv ditt förslag Var vill du att beslutet ska fattas? Sjöliden och förskola i Braås I dagsläget projekteras en ny förskola i Braås. Enligt uppgift är den planerad att byggas vid den gamla förskolan Ängslyckan. Samtidigt står ett antal lägenheter lediga på äldreboendet Sjöliden. Varken behov eller någon kö till dessa tomma lägenheter verkar finnas. Det kan ej vara meningen att det skall stå tomma lägenheter på ett äldreboende. Är då Sjöliden för stort eftersom det ej utnyttjas till 100 %? Man kanske skall fundera på att bygga ett nytt äldreboende, med vårdcentral och apotek typ Rottne, på tomten där gamla Ulvaskogsvallen ligger. Inom det obebyggda kvarteret borde ett nybygge av äldreboende mm av rätt storlek få plats. Bygg ett nytt äldreboende med dagens krav så skulle det bl.a bli en mer lättarbetad arbetsplats och en bättre arbetsmiljö. Därefter kunde Sjöliden byggas om till en ny förskola ( riva dom lokalerna som ej behövs ). För att kunna genomföra detta vill det till lite snabba tankar och beslut. Gör en utvärdering av detta för att se för- resp nackdelar. Vilket är bäst i längden? Visa att ni kan och vill satsa även utanför tätorten ( Växjö ). Ev frågor besvaras av undertecknad på tel Jag vill att mitt förslag beslutas av ansvarig nämnd Jag vill att mitt förslag beslutas av kommunfullmäktige Personuppgifter Förnamn Ivar Roland Valdemar Efternamn Karlsson Adress Bruhns väg 11 Postnummer Postort Braås Ange minst ett telefonnummer Telefon Mobiltelefon E-postadress roland.karlsson1@gmail.com Hantering av personuppgifter Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag har även läst och förstått informationen om behandling av mina personuppgifter. E-tjänster som kommer in till Växjö kommun räknas som en allmän handling. Med det menas att allmänhet och massmedia kan begära ut och ta del av innehållet i ditt meddelande, om det inte finns skäl för sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har, kan du läsa mer om det på Grund till hantering av personuppgifter Personuppgiftsansvarig är kommunstyrelsen Växjö kommun. Den rättsliga grunden för vår behandling är allmänt intresse. Blankettid: Sida 1 av 2 Datum: :19:29

60 Blankettinformation Nummer Inskickat :19:29 Blankettid: Sida 2 av 2 Datum: :19:29

61 Ärende Dnr UTBN Carl O Mattsson verksamhetscontroller Utbildningsnämnden Dokumenthanteringsplan: Revidering, november 2019 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar dokumenthanteringsplanen. Bakgrund Dokumenthanteringsplanens syfte är att nämndens handlingar ska kunna hanteras, gallras (förstöras) och bevaras rättssäkert och för att säkerställa vårt framtida kulturarv. Utbildningsnämnden antog 14 juni en ny dokumenthanteringsplan, vilken sedan reviderats 12 september 2018 och 1 maj Ett antal ytterligare handlingar som tidigare inte tagits upp i dokumenthanteringsplanen har nu tillförts och ett antal dokument har fått förtydligade kommentarer. Implementering och uppföljning Avdelningschef för utveckling och kommunikation ansvarar för att dokumenthanteringsplanen publiceras på de platser där den behöver vara tillgänglig. Beslutsunderlag Förslag till dokumenthanteringsplan Beslutet skickas till För åtgärd Avdelningschef för utveckling och kommunikation För kännedom Avdelningschef för likvärdighet och analys Kommunarkivet Anders Elingfors förvaltningschef Marit Persson avdelningschef Utbildningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 3112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post carl.mattsson@vaxjo.se Webb

62 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Utbildningsnämnden Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan Dokumentansvarig Utbildningsförvaltningen Fastställd UN Tidigare ändringar UN UN UN Senast ändrad UN XXX Giltighetstid tillsvidare Dokumentinformation Revidering : Tillägg avseende dokument för gymnasieutbildning vid folkhögskolor, samtyckesblanketter, loggar för Cambio Cosmic, saldohantering relaterat till Time Care Planering samt ändring av leverans till kommunarkivet avseende samverkansprotokoll. Revidering : Tillägg av ett antal dokument samt förtydliganden i kommentarsfält till vissa dokument. Revidering : Mindre tillägg av handlingar rörande timplaner, handlingsregister, behörigheter i IT-system mm. Revidering : Ändring av utformning avseende innehållsförteckning och kapitelindelning. Samtliga handlingar var med i översynen och har sorterats efter ett klassificeringsschema med koder för de olika handlingstyperna.

63 Inledning Enligt kommunens arkivreglemente ska varje myndighet (nämnd) upprätta en dokumenthanteringsplan (även kallad dokument- och gallringsplan) med anvisningar för hur olika handlingar ska framställas, förvaras, gallras eller lämnas till kommunarkiv med mera. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att en ska få gallra (förstöra) allmänna handlingar. Det är arkivansvariges uppgift att se till så att planen uppdateras regelbundet, att arbetet samordnas inom organisationen och att samråd sker med kommunarkivet. Från och med juni 2018 har ett klassificeringsschema med koder använts för att sortera handlingstyperna i utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Klassificeringsschemat är en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser eller arbetsflöden. Beskrivningen används som diarieplan i nämndens diarium och som utgångspunkt för att strukturera dokumenthanteringsplaner. Klassificeringsschemat kan ses som en innehållsförteckning och tanken är att på sikt knyta det till verksamhetsprocesserna och informationsflödena. Lagar om offentlighet, sekretess och arkiv Det finns flera lagar som styr dokumenthanteringen i offentlig verksamhet. Tryckfrihetsförordningen reglerar allmänna handlingars offentlighet. Regler för registrering av allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL), tillsammans med regler för vilka uppgifter som är belagda med sekretess och för vem sekretessen gäller. Sekretessregler kan även finnas i verksamhetsspecifik lagstiftning, såsom hälso- och sjukvårdslagen. Hur arkiven ska hanteras regleras i arkivlagen och arkivförordningen. Även i andra lagar finns det regler som rör dokumenthantering, till exempel i kommunallagen och patientdatalagen. Dataskyddsförordningen och förvaltningens dokumenthantering Från och med 2 maj 2018 gäller dataskyddsförordningen (GDPR). Detta påverkar vår dokumenthantering (både när det gäller papper och digital information). Personuppgifter får inte hanteras inom förvaltningen om det inte finns en laglig grund för behandlingen eller om samtycke har inhämtats från vårdnadshavarna eller myndig elev. Gallring och bevaring av de personuppgifter som får behandlas styrs dock inte av GDPR, utan av nämndens dokumenthanteringsplan och interna styrdokument. Kommungemensam gallringsplan Det finns även en gemensam gallringsplan för hela kommunen. I den finns gallringsbeslut för bland annat handlingar av tillfällig och ringa betydelse samt handlingar som uppkommer i samband med dator och internetanvändning. Den gäller för hela kommunen, nämnderna och bolagen, och antas av fullmäktige. 2 (4)

64 Kontinuerlig översyn Dokumenthanteringsplanen ska vara ett verktyg för dem som hanterar information i verksamheten och för allmänhet som vill ta del av utbildningsförvaltningens allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ses kontinuerligt över för att möta upp förändringar i verksamheten. Innehållsförteckning efter klassificeringsschema Kod Handlingstyp 1 Demokrati och ledning 1.2 Politiskt beslutsfattande 1.3 Verksamhetsledning 1.4 Planera och följa upp verksamheten 1. Kvalitetsledning 1.6 Verksamhetsutveckling och samverkan 1.7 Allmänna handlingar och arkiv 1.9 Remisser, undersökningar och statistik 2 Intern service 2.4 Ekonomiadministration 2. Finans- och skuldförvaltning 2.6 Inköp och försäljning 2.7 Personaladministration 2.9 Löneadministration 2.11 IT och telefoni 2.12 Fordon och materiel 3 Samhällsservice 3.3 Medborgarservice 3.4 Extern information och kommunikation 3.9 Stiftelser, fonder och donationer 4 Samhällsbyggnad 4. Byggnader och anläggningar Trygghet och säkerhet.1 Skydd mot olyckor.2 Krisberedskap. Skydd och säkerhet.7 Skade- och tillbudsrapportering 6 Miljö och hälsoskydd 6.2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler 3 (4)

65 7 Skola 7.1 Gemensam verksamhet Skolplikt Planera utbildning Skolskjuts 7.1. Elevsocial verksamhet Elevpedagogisk verksamhet Studie- och yrkesvägledning 7.2 Förskola 7.3 Grundskola 7.4 Grundsärskola 7. Fritidshem 7.6 Gymnasieskola 7.7 Gymnasiesärskola 10 Kultur och fritid 10.6 Kulturskola 4 (4)

66 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år 1 Demokrati och ledning 1.2 Politiskt beslutsfattande Kallelser/föredragningslistor Vid inaktualitet Där det upprättats Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Nämndens och arbetsutskottets protokoll Sammanställning över anmälan om delegationsbeslut Bevaras Närarkiv Ja år Bevaras Närarkiv Ja, endast centralt år Delegationsbeslut anmäls via Sharepoint. Inför nämndsammanträde sammanställs anmälda delegationsbeslut och rapporteras till nämnd. 1.3 Verksamhetsledning Delegation av arbetsmiljöuppgifter Bevaras Närarkiv/Personala kt Returnering av arbetsmiljöuppgifter Bevaras Närarkiv/Personala kt Beslut om brandskyddsuppgifter Bevaras Närarkiv/Personala kt Returnering av brandskyddsuppgifter Bevaras Närarkiv/Personala kt Vid anställningen s avslut Vid anställningen s avslut Vid anställningen s avslut Vid anställningen Samverkansprotokoll; Förvaltningsövergripande samverkan, Lokal samverkan, MBLförhandling, Skyddskommittén, Skyddsrondsprotokoll, Arbetsplatsträff Bevaras Närarkiv år Originalprotokoll förvaras i pärm i närarkiv, digital kopia läggs till Sharepoint s avslut Sida 1 av 30

67 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet MBL-protokoll som rör anställd Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut 1.4 Planera och följa upp verksamheten Underlag till budget och Gallras efter Närarkiv verksamhetsplan fem år Budget Bevaras Närarkiv Ja år Delårsbokslut Bevaras Närarkiv Ja år Årsbokslut Bevaras Närarkiv Ja år Årsberättelse Bevaras Närarkiv Ja år Kommentar 1. Kvalitetsledning 1..1 Verksamhetsplan Bevaras Närarkiv Ja år Gäller förvaltningens övergripande verksamhetsplan och enhetens verksamhetsplan Enkäter för att mäta verksamhetskvalitet Bevaras Närarkiv Ja år Enkäter av vikt och betydelse bevaras. Enkätsvar gallras vid inaktualitet förutsatt att sammanställning bevaras Kvalitetsredovisning Bevaras Närarkiv Ja år Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, samt verksamheter inom intern service Internkontroll Bevaras Närarkiv Ja år 1..6 Klasskonferensprotokoll Bevaras Närarkiv år 1..6 Föräldraråd eller liknande Bevaras Närarkiv år protokoll 1..6 Elevrådsprotokoll Bevaras Närarkiv år 1.6 Verksamhetsutveckling och samverkan Utvecklingsprojekt Bevaras Närarkiv Ja år Sida 2 av 30

68 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Protokoll och sammanträdesanteckningar från andra myndigheter och organisationer Gallras vid inaktualitet Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Närarkiv Om protokollet tillför ärendet sakuppgifter bevaras det tillsammans med ärendet. 1.7 Allmänna handlingar och arkiv Postlista över inkomna och upprättade handlingar Bevaras Närarkiv år Utgör del av diariet och författas därav löpande. Se rutin för dokumenthantering på förskolor, grund-, grundsärskolor, gymnasie- och gymnasiesärskolor Dokumentanteringsplan Bevaras Närarkiv Ja år Skrivelsepärm, skrivelsediarium Bevaras Närarkiv år eller motsvarande Nämndens diarium Bevaras Närarkiv år Register över skickade och 1 år Närarkiv mottagna elevakter 1.9 Remisser, undersökningar och statistik Statistik som skickas utanför myndigheten Gallras vid inaktualitet Närarkiv 2 Intern service 2.4 Ekonomiadministration Följesedlar Gallras vid inaktualitet Underlag till faktura avseende utbetalning Gallras tio år efter utfärdande Närarkiv Närarkiv Gallras efter kontroll Sida 3 av 30

69 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Underlag till faktura avseende inbetalning Gallras tio år efter utfärdande Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv Kommentar Inventarieförteckning Bevaras Närarkiv år Bifogas bokslut. Övriga listor över inventarier gallras vid inaktualitet Bokföringsordrar Gallras tio år efter utfärdande Närarkiv Verifikationer Gallras tio år efter utfärdande Uppgifter om vårdnadshavares inkomster 3 år efter inaktualitet Handkassa och redovisning Gallras tio år efter utfärdande Kassarullar Gallras efter 2 år 2. Finans- och skuldförvaltning Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv 2..2 EU-bidrag och statsbidrag Bevaras Närarkiv Ja år 2.6 Inköp och försäljning Anskaffningsbeslut Bevaras Närarkiv Ja år Antagna och ej antagna anbud Bevaras Närarkiv år Tilldelningsbeslut Bevaras Närarkiv år Anbudsöppningsprotokoll Bevaras Närarkiv år Förfrågningsunderlag Bevaras Närarkiv Annonsering av upphandling Gallras efter år Närarkiv Verifikationsnummerordning Till exempel fritidsgårdar Sida 4 av 30

70 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Avtal och överenskommelse Bevaras Närarkiv Ja Vid inaktualitet Ansvarsförbindelse för hyra av 1 år efter Närarkiv instrument inaktualitet Ordererkännanden Gallras efter Närarkiv år Offerter Gallras efter Närarkiv år Beställningar Gallras efter Närarkiv år 2.7 Personaladministration Utdrag ur belastningsregister Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Sekretessförbindelse Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Meritförteckning med betyg Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Intyg om utbildning Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Anställningsavtal och kompletterande handlingar Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Kommentar Omfattar samtliga typer av avtal och överenskommelser etc. Även bevis om behörighet Anställningsintyg och anställningsbetyg Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Hantering av timsaldo 2 år Närarkiv Inför övergång till schema i TimeCare Planering Sida av 30

71 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Begäran om företräde Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Beslut om sjukersättning eller aktivitetsersättnings från Försäkringskassan Blankett och beslut avseende bisysslor Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Byte av semesterdagstillägg Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut 2.7. Beslut om månadsbelopp från AFA Försäkringar 2.7. Handlingar angående arbetsskador Gallras vid pensionering Personalakt Vid anställningen s avslut Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut 2.7. Rehabiliteringsutredning Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Fritidsstudier Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Disciplinära åtgärder Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Pensionsbeslut Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Kommentar Sida 6 av 30

72 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Entledigande eller avslut av anställning LAS-varsel som resulterat i avslut av anställning LAS-varsel som inte har resulterat i avslut av anställning Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Bevaras Personalakt Vid anställningen Gallras efter inaktualitet Medarbetarsamtal och lönesamtal Gallras vid anställningens avslut Närarkiv Närarkiv s avslut Lönebidrag Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Omplaceringsutredning Bevaras Personalakt Vid anställningen s avslut Reglering av timsaldo inför övergång till tidregistrering inom förskola, fritidshem, och fritidsgårdsverksamhet Gallras efter två år Närarkiv Kommentar På Insidan finns styr- och stöddokument relaterat till medarbetarsamtal och lönesamtal Uppgift som är relaterad till Time Care Planering (schemaverktyg) 2.9 Löneadministration Sammanställning över dagbarnvårdare Bevaras Närarkiv år Manuellt framtagen sammanställning över timmar och lön avseende anställd dagbarnvårdare Underlag för löneutbetalning Gallras efter tio Närarkiv år Försäkring för sjukpenning Gallras efter tio Närarkiv år Sida 7 av 30

73 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år 2.11 IT och telefoni Dokumentation över behörigheter i IT-system, behörighetsregistrering eller motsvarande Gallras efter tio år 2.12 Fordon och materiel Registreringsbevis fordon 2 år efter försäljning Försäkringsbesked 2 år efter försäljning Försäljningskvitto 2 år efter försäljning Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Kommentar 3 Samhällsservice 3.3 Medborgarservice Korrespondens med Bevaras Närarkiv/Elevakt Ja år elev/vårdnadshavare/annan med väsentliga uppgifter Annonsering Gallras vid inaktualitet Närarkiv Övrigt material som rollups, vepor, Gallras vid kapor mm inaktualitet Informationsmaterial Bevaras Närarkiv 1 år 3.4 Extern information och kommunikation Inbjudningar till öppet hus och motsvarande Gallras vid inaktualitet Närarkiv Sida 8 av 30

74 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet 3.9 Stiftelser, fonder och donationer Handlingar som rör stiftelser Bevaras Närarkiv Ja år Handlingar som rör fonder Bevaras Närarkiv Ja år Handlingar som rör donationer Bevaras Närarkiv Ja år 4 Samhällsbyggnad 4. Byggnader och anläggningar Kommentar 4..4 Lokaluthyrning 2 år efter avtalets upphörande Trygghet och säkerhet.1 Skydd mot olyckor.1.2 Förteckning över farliga varor år efter inaktualitet Närarkiv Närarkiv.2 Krisberedskap.2.6 Kommunal beredskap, akutpärm, säkerhetspärm Gallras vid inaktualitet Närarkiv Arkivering av material på hemsida hanteras centralt.. Skydd och säkerhet..1 Kvittens elevskåp Gallras vid inaktualitet..1 Kvittenslista nycklar 1 år efter..7 Bekräftelse över polisanmälan och efterföljande handlingar Närarkiv Närarkiv inaktualitet Bevaras Närarkiv Ja år Enheten diarieför det som berör den egna verksamheten eller enhetens egna inventarier. Sida 9 av 30

75 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år.7 Skade- och tillbudsrapportering Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar.7.4 Anmälan till Arbetsmiljöverket Bevaras Personalakt/Elevakt Se kommentar..7.4 Tillbud Bevaras Närarkiv Anmälan avseende anställd bevaras i personalakt. Personakten skickas till kommunarkivet i samband med anställningens avslut. För elevakt gäller nämndens ordinarie hantering. 6 Miljö och hälsoskydd 6.2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering år efter inaktualitet Närarkiv 7 Skola 7.1 Gemensam verksamhet Skolplikt Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Bevaras Närarkiv år Planera utbildning Handlingar om in- eller utflyttning 2 år Närarkiv från Växjö kommun avseende skolplacering Resurs- och tjänstefördelning Gallras efter Närarkiv år Ämneskonferensprotokoll Bevaras Närarkiv år Personalkonferensprotokoll Bevaras Närarkiv år Övriga protokoll som rör skolans verksamhet Bevaras Närarkiv år Protokoll som endast avser ett barn/elev förvaras i dennes elevakt. Sida 10 av 30

76 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Klass- och kursscheman Bevaras Närarkiv år Scheman skrivs ut en gång årligen i samband med läsårets avslut Önskemål om skolbyte Bevaras Elevakt Skolval 2 år Närarkiv Kursplaner/ämnesplaner med Bevaras Närarkiv 1 år betygskriterier Lokala Bevaras Närarkiv 1 år handlingsplaner/arbetsplaner Lektionsplanering Gallras vid Närarkiv inaktualitet Handlingar rörande lokala Bevaras Närarkiv 1 år individuella kurser Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras om de dokumenterar verksamheten Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Listor över inskrivna per period vid Landningsbana Växjö Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Närarkiv Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Bevaras Närarkiv år Bevaras om de dokumenterar verksamheten. Bevaras om de dokumenterar verksamheten Skolskjuts Skolskjutsplaner Bevaras Närarkiv Ja år Sida 11 av 30

77 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Ansökan och beslut avseende Bevaras Närarkiv Ja år skolskjuts/självskjuts Kontant resebidrag, gymnasiet Bevaras Närarkiv år 7.1. Elevsocial verksamhet 7.1. Samrådskonferens Bevaras Elevakt Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Anamnes Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Status Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Åtgärder Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Läkemedelsjournal/hantering Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun Kommentar Sida 12 av 30

78 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet 7.1. Vaccinationer, uppgifter om Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Mätvärden Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Remisser Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Hälsodeklaration Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun Kommentar Sida 13 av 30

79 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet 7.1. Egenvårdsbedömning Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Skolpsykologjournal Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan skola eller huvudman Gallras efter 1 år Närarkiv 7.1. Ärenden om hjälpmedel Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Arbetsskada (elev), handlingar rörande t.ex. PRAO Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun 7.1. Olycksfall/incidentrapporter Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun Kommentar Sida 14 av 30

80 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år 7.1. Underlag och tester för psykologiska utredningar 7.1. Skolpsykologshandlingar som endast rör konsultation och inte behandling 7.1. Anteckningar från kurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar 7.1. Kurators anteckningar vid stödsamtal 7.1. Ärende om särskild undervisning t ex på sjukhus, specialpedagog m m (ansökan och beslut) Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Gallras när Närarkiv utlåtandet av testrapporten eller sammanställnin gen är klar Bevaras Närarkiv Efter avslutad skolgång i Växjö kommun Bevaras Närarkiv Gallras vid Närarkiv inaktualitet Bevaras Elevakt Ja 7.1. Utredningar om frånvaro Bevaras Närarkiv/Elevakt Ja år 7.1. Anmälan om missförhållande Bevaras Elevakt Ja enligt 14 kap 1 SoL, orosanmälan Kommentar Gallras när utlåtandet av testrapporten eller sammanställningen är klar Gallras senast då eleven avslutar sin skolgång Utredningar rörande skolsvårigheter, tex pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Bevaras Elevakt Ja Logoped ansvarar för att överlämna sina utredningar till kommunarkivet. Kopia lämnas till rektor eller administratör som lägger i elevakt. Sida 1 av 30

81 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet 7.1. Samtycke till SIP Bevaras Elevakt Ja 7.1. Samtyckesblankett för kommunalt Bevaras Närarkiv 1 år efter aktivitetsansvar inaktualitet 7.1. Utredning om trygghet och Bevaras Elevakt Ja studiero 7.1. Uppgifter om samtycke som Bevaras Elevakt begärs från vårdnadshavare eller elev 7.1. Övriga uppgifter som begärs in Gallras vid Närarkiv från vårdnadshavare inaktualitet 7.1. Utlåtande från grundskolan avseende hälsovård 7.1. Utlåtande från grundskolan övrigt till kurator 7.1. Disciplinära åtgärder avseende elever 7.1. Hälsosamtal avseende elev vid Landningsbana Växjö Bevaras Bevaras Närarkiv Närarkiv Bevaras Elevakt Ja Bevaras Närarkiv Kommentar Förvaras sorterade i pärm Uppgifter avseende bland annat kontaktuppgifter till vårdnadshavare och andra samt uppgifter om t.ex. specialkost Elevpedagogisk verksamhet Beslut om prioriterad timplan Bevaras Elevakt Ja Beslut om anpassad timplan Bevaras Elevakt Ja Beslut om Bevaras Elevakt Ja modersmålsundervisning Information från utvecklingssamtal Gallras vid inaktualitet Elevakt Under förutsättning att uppgifter för uppföljning med mera dokumenteras i till exempel åtgärdsprogram Individuella utvecklingsplaner Bevaras Elevakt Administratör säkerställer att utskrivet exemplar läggs (IUP) till elevakt i samband med läsårets slut Utredning av stödbehov Bevaras Elevakt Sida 16 av 30

82 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Beslut om åtgärdsprogram Bevaras Elevakt Ja Åtgärdsprogram som upprättas i IST Lärande skrivs ut och bevaras i elevakt Beslut om anpassad Bevaras Elevakt Ja studiegång/särskild undervisningsgrupp/enskild undervisning Elevinformation från grundskolan till gymnasieskolan Bevaras Elevakt Skriftliga omdömen Bevaras Elevakt Skriftlig bedömning Bevaras Elevakt Avångsintyg Bevaras Elevakt Ansökan och beslut om Gallras vid Elevakt språkval/ändring av språkval inaktualitet Anpassningar av ämnesprov Bevaras Elevakt Beslut om undervisning av Bevaras Elevakt Ja svenska som andraspråk Dokumentation av utvecklingssamtal avseende förskola eller pedagogisk omsorg Bevaras Närarkiv/Elevakt De handlingar som är mycket kortfattade och rutinmässiga, som i samband med överlämning bedöms sakna betydelse för skolans fortsatta arbete, kan gallras vid inaktualitiet. Övriga dokument lämnas till vårdnadshavaren när barnet slutar förskolan. I överenskommelse med vårdnadshavare kan dokumentationen överlämnas till skolan Nationella prov i alla ämnen förutom svenska Nationella prov i svenska och dess elevlösningar år Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Sida 17 av 30

83 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Elevsvar från övriga prov 1 år efter utfärdat slutbetyg Sammanställning över resultat från nationella prov i svenska Sammanställning över resultat från övriga prov Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år 1 år efter utfärdat slutbetyg Betygsunderlag 1 år efter utfärdat slutbetyg Närarkiv Närarkiv Register över prövningar Bevaras Närarkiv 1 år Ansökan om särskild prövning, flyttningsprövning och fyllnadsprövning med bilagor 1 år efter utfärdat slutbetyg Närarkiv Särskilda prövningar, flyttningsprövningar och fyllnadsprövningar Handlingar rörande gymnasiearbete Betygskatalog, betygssammanställningar Elevs betyg över skolgång utanför Sverige Arkivexemplar av slutbetyg/ avgångsbetyg, samlat betygsdokument samt utbildningsbevis Bevaras Närarkiv/Elevakt 1 år Gallras efter Närarkiv utfärdat slutbetyg Bevaras Närarkiv Senast 1 oktober Bevaras Elevakt Bevaras Elevakt Senast 1 oktober Kommentar Sida 18 av 30

84 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Original av ej avhämtade betyg och intyg samt samlat betygsdokument Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Bevaras Elevakt Senast 1 oktober Kommentar Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Bevaras Närarkiv Senast 1 oktober Resultat av prövningar med anteckning om givet betyg Bevaras Elevakt Senast 1 oktober Intyg om anpassad studiegång. Intyg skall utfärdas för elev med Bevaras Elevakt Senast 1 oktober ofullständigt slutbetyg Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan Bevaras Elevakt Senast 1 oktober slutbetyg) Intyg om avgång och reducerat program Bevaras Elevakt Senast 1 oktober Omprövning av betyg (beslut och handlingar) Bevaras Elevakt Senast 1 oktober Kursutvärderingar 1 år efter Närarkiv kursens avslut Utlåtanden från grundskolan Bevaras Elevakt avseende pedagogiskt behov till speciallärare Introduktionssamtal vid Bevaras Elevakt Landningsbana Växjö Dokumentation av extra Bevaras Elevakt anpassningar inom ramen för den ordinarie undervisningen Kartläggning av elevs kunskaper Bevaras Närarkiv Sida 19 av 30

85 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Studie- och yrkesvägledning Förteckning över elevers placering under PRAO Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Bevaras Närarkiv år Kommentar 7.2 Förskola Ansökan om förskola/fritidshem/pedagogisk omsorg Köstatistik avseende förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem 2 år efter inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv år Ansökan är inaktuell när barnet är placerad, köplatsen uppsagd eller när en förnyelse av ansökan ej har gjorts Kölista år efter inaktualitet Köintyg, andra kommuner 2 år efter inaktualitet Ansökan/beslut/eventuellt 10 år efter bifogade handlingar rörande inaktualitet placering utefter särskilda skäl, förskoleverksamhet, fritidshem eller pedagogisk omsorg (barnen har ingen tidigare placering) Närarkiv Närarkiv Närarkiv Ja Beslut avseende utökad placeringstid fattas av förskolechef där originalet skickas till förvaltningskontorets barn- och elevadministration. Övriga handlingar i ärendet som förskolechefen bedömer är av vikt förvaras på enheten Ansökan, beslut samt eventuellt bifogade handlingar rörande utökad placeringstid i förskoleverksamheten, fritidshem eller pedagogisk omsorg (barnet har en placering) 10 år efter inaktualitet Närarkiv Ja Beslut avseende utökad placeringstid fattas av förskolechef där originalet skickas till förvaltningskontorets barn- och elevadministration. Övriga handlingar i ärendet som förskolechefen bedömer är av vikt förvaras på enheten Svar på platserbjudande 10 år efter inaktualitet Närarkiv Sida 20 av 30

86 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Uppsägningar, placerade barn 2 år efter inaktualitet Begäran om byte av 3 år efter omsorgstid/förändring av inaktualitet taxekategori Handlingar i ärenden om nedsatt avgift Platserbjudande år efter inaktualitet Dagböcker/planeringskalendrar Gallras vid inaktualitet, se anmärkning Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv Närarkiv Bevaras Närarkiv Ja år Närarkiv Närarkiv Kommentar Bevaras om de förts löpande i sådan form att de dokumenterar verksamheten Likabehandlingsplaner och plan Bevaras Närarkiv Ja år mot kränkande behandling eller motsvarande Dokumentation pedagogisk inriktning/lokala arbetsplaner Bevaras Närarkiv 1 år Skolkataloger Bevaras Närarkiv 1 år Ett exemplar skickas till kommunarkivet Informationsblad, månadsblad eller liknande för klass eller motsvarande Informationsblad, månadsblad eller liknande för hela enheten Trycksaker med mera som avser enhetens verksamhet Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Sida 21 av 30

87 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Handlingar som dokumenterar verksamheten Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Bevaras Närarkiv 1 år Urval bevaras, övrigt material gallras vid inaktualitet. För urvalet ska det medfölja register över vad filmer, fotografier, texter mm. föreställer och när handlingen togs fram. Rådgör med kommunarkivet avseende format för långtidslagring Barns sjukanmälan då den inte har Gallras vid gjorts digitalt inaktualitet Förteckning över barnens närvaro 3 år efter (dagbok eller liknande) inaktualitet Närarkiv Närarkiv Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställningen görs årligen. 7.3 Grundskola Begäran om 10:e år i grundskola Bevaras Elevakt Beslut om skolplacering av elev på Landningsbana Växjö Huvudmannens beslut över fördelning av undervisningstid inom grundskola Likabehandlingsplaner och plan mot kränkande behandling. Bevaras Närarkiv/Elevakt Bevaras Närarkiv Ja år Bevaras Närarkiv Ja år Skolkataloger Bevaras Närarkiv 1 år Ett exemplar skickas till kommunarkivet Elevers sjukanmälan då den inte har gjorts digitalt Gallras vid inaktualitet Närarkiv/Elevakt Ledighetsansökningar för elever inklusive beslut Gallras i samband med avslutad skolgång Närarkiv/Elevakt Ja Sida 22 av 30

88 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Elevkort Bevaras Elevakt 1 år Skrivs ut i samband med att elev slut årskurs 9 eller slutar sin skolgång i kommunal skola i Växjö kommun. Rapport ur elevadministrativt system exporteras tillsammans med uppgift om klass, skoltillhörighet och studieår. Ordnas efter personnummer Klasslistor Bevaras Närarkiv 1 år Skrivs ut av förvaltningskontoret 1 september Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställning görs årligen. 7.4 Grundsärskola Beslut om mottagande i grundsärskolan Beslut om skolplacering av elev på Landningsbana Växjö Likabehandlingsplaner och plan mot kränkande behandling Informationsblad, månadsblad eller liknande för klass eller motsvarande Informationsblad, månadsblad eller liknande för hela enheten Trycksaker med mera som avser enhetens verksamhet Handlingar som dokumenterar verksamheten Bevaras Bevaras Närarkiv/Elevakt Närarkiv/Elevakt Bevaras Närarkiv Ja år Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Urval bevaras, övrigt material gallras vid inaktualitet. För urvalet ska det medfölja register över vad filmer, fotografier, texter mm. föreställer och när handlingen togs fram. Rådgör med kommunarkivet avseende format för långtidslagring Skolkataloger Bevaras Närarkiv 1 år Ett exemplar skickas till kommunarkivet. Sida 23 av 30

89 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv/Elevakt Kommentar Elevers sjukanmälan då den inte har gjorts digitalt Gallras vid inaktualitet Ledighetsansökningar för elever Gallras i Närarkiv/Elevakt inklusive beslut samband med avslutad skolgång Elevkort Bevaras Elevakt 1 år Skrivs ut i samband med att elev slut årskurs 9 eller slutar sin skolgång i kommunal skola i Växjö kommun. Rapport ur elevadministrativt system exporteras tillsammans med uppgift om klass, skoltillhörighet och studieår. Ordnas efter personnummer Klasslistor Bevaras Närarkiv 1 år Skrivs ut 1 september Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställningen görs årligen. 7. Fritidshem 7..1 Platserbjudande år efter Närarkiv inaktualitet 7..3 Likabehandlingsplaner och plan Bevaras Närarkiv Ja år mot kränkande behandling 7..3 Informationsblad, månadsblad eller liknande för klass eller motsvarande 7..3 Informationsblad, månadsblad eller liknande för hela enheten 7..3 Trycksaker med mera som avser enhetens verksamhet Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Sida 24 av 30

90 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år 7..3 Handlingar som dokumenterar verksamheten 7..4 Elevers sjukanmälan då den inte har gjorts digitalt Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Bevaras Närarkiv 1 år Urval bevaras, övrigt material gallras vid inaktualitet. För urvalet ska det medfölja register över vad filmer, fotografier, texter mm. föreställer och när handlingen togs fram. Rådgör med kommunarkivet avseende format för långtidslagring. Gallras i samband med avslutad skolgång Gallras vid inaktualitet Närarkiv/Elevakt 7..4 Ledighetsansökningar för elever Närarkiv/Elevakt inklusive beslut 7..4 Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställningen görs årligen. 7.6 Gymnasieskola Ansökan till gymnasieutbildning - antagna elever Ansökan till gymnasieutbildning - ej antagna elever år efter ansökan år efter ansökan Närarkiv Närarkiv Antagningskriterier Bevaras Närarkiv år Ansökan från andra kommuner, Bevaras Närarkiv år beslut Ansökan till andra kommuner, Bevaras Närarkiv år yttrande Antagning, personnummerlista Bevaras Närarkiv år Fri kvots bedömningar, underlag Bevaras Närarkiv år Elevers program och yrkesval, ändringar Bevaras Närarkiv/Elevakt Sida 2 av 30

91 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Ärenden om förtur etc. Bevaras Närarkiv Ja år Ansökan om att få gå om årskurs Bevaras Elevakt eller uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Bevaras Närarkiv Byte av skola, ansökan Bevaras Närarkiv/Elevakt Beslut om skolplacering av elev på Bevaras Närarkiv/Elevakt Landningsbana Växjö Programrådskonferensprotokoll Bevaras När år Kommentar Handlingar rörande yrkespraktik och APL (arbetsplatsförlagt lärande), ämnesanknuten och inbyggd praktik Gallras 1 år efter examen Närarkiv Likabehandlingsplaner och plan mot kränkande behandling Informationsblad, månadsblad eller liknande för klass eller motsvarande Informationsblad, månadsblad eller liknande för hela enheten Trycksaker med mera som avser enhetens verksamhet Bevaras Närarkiv Ja år Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Sida 26 av 30

92 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Handlingar som dokumenterar verksamheten Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Bevaras Närarkiv 1 år Urval bevaras, övrigt material gallras vid inaktualitet. För urvalet ska det medfölja register över vad filmer, fotografier, texter mm. föreställer och när handlingen togs fram. Rådgör med kommunarkivet avseende format för långtidslagring Skolkataloger Bevaras Närarkiv 1 år Ett exemplar skickas till kommunarkivet Antagningsstatistik Bevaras Närarkiv Elevers sjukanmälan då den inte Gallras vid Närarkiv/Elevakt har gjorts digitalt inaktualitet Ledighetsansökningar för elever Gallras i Närarkiv/Elevakt inklusive beslut samband med avslutad skolgång Elevkort Bevaras Elevakt 1 år Skrivs ut i samband med att elev slut årskurs 3 eller slutar sin skolgång i kommunal skola i Växjö kommun. Rapport ur elevadministrativt system exporteras tillsammans med uppgift om klass, skoltillhörighet och studieår. Ordnas efter personnummer Klasslistor Bevaras Närarkiv 1 år Skrivs ut 1 september Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställningen görs årligen Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Bevaras Elevakt Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Bevaras Elevakt Sida 27 av 30

93 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Handlingar rörande elevs giltiga och ogiltiga ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Bevaras Studieredovisning till CSN Gallras vid avslutad skolgång Inackorderingstillägg, ansökningar och beslut Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Elevakt Närarkiv Bevaras Närarkiv Ja år Bevaras Närarkiv år Bevaras Närarkiv år Kommentar Ansökan om ersättning för läromedel och skolmåltider för gymnasiestudier på folkhögskola Bevaras Närarkiv Ja år 7.7 Gymnasiesärskola Informationsblad, månadsblad eller liknande för klass eller motsvarande Informationsblad, månadsblad eller liknande för hela enheten Trycksaker med mera som avser enhetens verksamhet Gallras vid inaktualitet Närarkiv Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Bevaras Närarkiv 1 år Kronologisk ordning Sida 28 av 30

94 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Handlingar som dokumenterar verksamheten Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Kommentar Bevaras Närarkiv 1 år Urval bevaras, övrigt material gallras vid inaktualitet. För urvalet ska det medfölja register över vad filmer, fotografier, texter mm. föreställer och när handlingen togs fram. Rådgör med kommunarkivet avseende format för långtidslagring Skolkataloger Bevaras Närarkiv 1 år Ett exemplar skickas till kommunarkivet Elevers sjukanmälan då den inte Gallras vid Närarkiv/Elevakt har gjorts digitalt inaktualitet Ledighetsansökningar för elever Gallras i Närarkiv/Elevakt inklusive beslut samband med avslutad skolgång Elevkort Bevaras Elevakt 1 år Skrivs ut i samband med att elev slut årskurs 3 eller slutar sin skolgång i kommunal skola i Växjö kommun. Rapport ur elevadministrativt system exporteras tillsammans med uppgift om klass, skoltillhörighet och studieår. Ordnas efter personnummer Klasslistor Bevaras Närarkiv 1 år Skrivs ut 1 september Frånvarostatistik elever Bevaras Närarkiv år Sammanställningen görs årligen. 8 Vård och omsorg 8.4 Logga händelser Loggar (logguppgifter) år Närarkiv Avser loggkontroll i Cambio Cosmic 10 Kultur och fritid 10.6 Kulturskola Anmälningsblankett till kulturskolan 3 år efter inaktualitet Närarkiv Sida 29 av 30

95 Växjö kommun Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden, antagen Kod Handlingstyp Bevaras/ Gallras efter X år Avgångsrapporter, kulturskolan 3 år efter inaktualitet Förvaringsplats Diarieförs Leverans till Kommunar kivet Närarkiv Kommentar Sida 30 av 30

96 Från: Skickat: den 7 augusti :07 Till: Utbildningsnämnden Ämne: Remiss - Motion om mer forskning i skolan - Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson Bifogade filer: erigus003_ _ pdf Hej, Bifogad motion sänds härmed för yttrande till utbildningsnämnden. Kommunstyrelsen önskar ert underlag senast 12 oktober. Mvh Martin Martin Ljungberg kanslisekreterare KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, Växjö Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel.: martin.ljungberg@vaxjo.se

97

98 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Motion om mer forskning i skolan - Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige besvarar motionen med att man ser positivt på förslaget om att ta fram en plan för samverkan mellan forskare och pedagoger och ger utbildningsnämnden i uppdrag att genomföra detta. 2. Kommunfullmäktige noterar utbildningsnämndens beslut i 170/2018 att uppdra åt sin förvaltningschef att genomföra en kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. Bakgrund Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) har den 11 juli 2018 lämnat in en motion till kommunfullmäktige om mer forskning i skolan. Motionärerna skriver att det behövs praktiknära forskning, det vill säga samarbete mellan pedagoger och forskare, för att utbildningen ska vila på vetenskapligt grund enligt skollagen. Motionen hemställer kommunfullmäktige att uppdra åt kommunstyrelsen och utbildningsnämnden att ta fram en plan för hur samverkan mellan forskare och pedagoger ska ske, att ta fram en policy för villkor för lärare som deltar i forskningsprojekt, och att genom detta säkerställa att utbildningen i Växjö kommun lever upp till kraven om att den ska vila på en vetenskaplig grund. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen har i 430/2018 föreslagit följande: 1. Kommunfullmäktige besvarar motionen med att man ser positivt på förslaget om att ta fram en plan för samverkan mellan forskare och pedagoger och ger utbildningsnämnden i uppdrag att genomföra detta. 2. Kommunfullmäktige noterar utbildningsnämndens beslut i 170/2018 att uppdra åt sin förvaltningschef att genomföra en kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. 1 (2)

99 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Utbildningsnämnden har i 170/2018 yttrat sig över motionen och nämnden ser positivt på förslaget om att ta fram en plan för samverkan mellan forskare och pedagoger. Nämnden ser även positivt på förslaget om att utveckla befintliga styrdokument för vilka villkor som ska gälla för lärare som deltar i forskningsprojekt. Utbildningsnämnden uppdrar åt sin förvaltningschef att genomföra en kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. Yrkanden Carin Högstedt (V) med instämmande av Pernilla Tornéus (M), Alexander Harréns (SD), Anna Zelvin (KD) och Margareta Jonsson (C): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutsordning Ordförande Bo Frank (M) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Beslutet skickas till För åtgärd Utbildningsnämnden För kännedom Carin Högstedt Ann-Christin Eriksson 2 (2)

100 Dnr Bengtsson Anna verksamhetsutvecklare Tel Kartläggning över samarbeten med Linnéuniversitetet Skrivelsen avser en kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. Kartläggningen utgör en del av underlag för framtagande av forskning- och utvecklingsplan. Bakgrund Carin Högstedt (V) och Ann-Christin Eriksson (V) har under 2018 lämnat in en motion till kommunfullmäktige om mer forskning i skolan. Motionärerna skriver att det behövs praktiknära forskning för att utbildningen ska vila på vetenskapligt grund enligt skollagen och hemställer kommunfullmäktige att uppdra åt kommunstyrelsen och utbildningsnämnden att ta fram en plan för hur samverkan mellan forskare och pedagoger ska ske. Kommunfullmäktige besvarar motionen med att man ser positivt på förslaget om att ta fram en plan för samverkan mellan forskare och pedagoger och ger utbildningsnämnden i uppdrag att genomföra detta. Utbildningsnämnden har uppdragit åt sin förvaltningschef att genomföra en kartläggning över utbildningsförvaltningens aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. Nämnden ser även positivt på förslaget om att ta fram en plan för samverkan mellan forskare och pedagoger, samt att att utveckla befintliga styrdokument för vilka villkor som ska gälla för lärare som deltar i forskningsprojekt. Vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet I 2010 års skollag infördes en ny bestämmelse om att även utbildningen i skolväsendet ska vila på vetenskaplig grund och 1 (11) Postadress, Besöksadress Tel Mobil Fax Org.nr Bg

101 Dnr beprövad erfarenhet. 1 Det betyder att sedan den 1 juli 2011 vilar hela utbildningssystemet i Sverige från förskolan till vuxenutbildningen och den högre utbildningen på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Det ställer stora krav på vår verksamhet och är en viktig förutsättning för att uppnå ett hållbart samhälle. Vetenskaplig grund definieras inte i skollagen. Enligt Skolverkets definition ska verksamheten använda kunskap som härrör från vetenskapliga studier samt praktisera ett systematiskt utforskande för att kritiskt kunna granska, pröva och sätta resultat i ett sammanhang. Enligt Skolverket är det material som åsyftas inom ramen för vetenskap klassiskt framtagen akademisk kunskap, alltså sådan kunskap som produceras vid universitet och högskolor. Inte heller beprövad erfarenhet definieras i skollagen eller dess förarbeten. Enligt Skolverkets definition måste den beprövade erfarenheten vara prövad, dokumenterad och genererad under en längre tidsperiod och av många. I Skolverkets tolkning av skollagen byggs den beprövade erfarenheten upp i verksamheten och av professionen och den är lika viktig som den akademiskt framtagna kunskapen. Dessa kunskapskällor ska komplettera varandra. Skolverket ger exempel på hur beprövad erfarenhet kan byggas: en idé prövas av en person (erfarenhet). Denna idé prövas sedan av flera kollegor, en grupp, genom gemensam reflektion och dokumentation (prövad erfarenhet). Slutligen prövas samma idé av flera grupper och dokumenteras samt systematiseras för att kunna föras vidare (beprövad erfarenhet). För att leva upp till skollagens krav på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet menar Skolverket att det krävs ett forskningsbaserat arbetssätt. Ett sådant arbetssätt innebär att medvetet och systematiskt använda sig av både vetenskapligt grundad kunskap och beprövad erfarenhet som bas för det egna kvalitets- och utvecklingsarbetet. För att göra det effektivt krävs att man diskuterar, kritiskt granskar, använder och utvärderar forskning på utbildningsområdet och annan systematiskt framtagen kunskap. 1 1 kap. tredje stycket skollagen (2010:800). 2 (11)

102 Dnr Begreppet evidens kommer från medicinsk forskning och innebär att basera sitt arbete på bästa tillgängliga kunskapen. Begreppen evidens och evidensinformerad undervisning finns inom skolans värld och ska då ses i skolans sammanhang. I dag pågår flera nationella insatser och Vetenskapsrådet, Skolforskningsinstitutet och Skolverket bedriver arbete kring att initiera, stärka och sprida forskning. Skolverket ger ut stödmaterial och lärmoduler med utgångspunkt med kollegialt lärande som arbetssätt och genom statsbidrag riktas stöd till verksamheten. Vetenskapsrådet är Sveriges största statliga forskningsfinansiär och ger stöd till forskning inom alla vetenskapsområden, inom utbildningsvetenskap utlyser de bland annat medel till forskarskolor för verksamma lärare. Skolforskningsinstitutet sammanställer forskningsresultat i systematiska översikter samt fördelar forskningsmedel för praktiknära forskning fattade även regeringen beslut om att inleda en femårig försöksverksamhet i syfte att pröva och utveckla olika modeller för att stärka den praktiknära forskningen i skolväsendet. ULF (Utveckling, Lärande, Forskning) är en nationell försöksverksamhet kring praktiknära skolforskning som genomförs på uppdrag av regeringen mellan år 2017 och Praktiknära forskning kännetecknas av att den utgår från de behov som identifierats av yrkesverksamma och där forskningsresultaten avser att förbättra verksamheten eller utfallet av de aktiviteter som verksamheten ansvarar för. Skolinspektionen har nyligen granskat skolors och huvudmäns arbete med att skapa utbildning på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet 3 De viktigaste iakttagelserna som lyfts fram är att: - En majoritet av huvudmännen ger lite eller ett begränsat stöd för skolornas arbete med vetenskaplig grund 2 Universiteten i Göteborg, Uppsala, Karlstad och Umeå huvudansvaret att leda detta arbete och Linnéuniversitetet likt andra lärosäten har sedan valt att ansluta sig till dessa. 3 Vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet Förutsättningar och arbetsformer i grundskolan. Skolinspektionen, Tematisk kvalitetsgranskning 2019 Diarienummer: : (11)

103 Dnr Cirka en tredjedel av skolorna har valt insatser i utbildningen utan kritiska jämförelser - Grunder för beprövad erfarenhet finns i ett fåtal fall - Ansvarsfunktioner för att sprida forskning finns men uppdraget är inte alltid tydligt - I flera skolor driver rektor ett medvetet arbete för att integrera valda metoder och arbetssätt Huvudmannen har det övergripande ansvaret för att utbildningen genomförs i enlighet med skollagen och exempel på betydelsefulla faktorer för en utbildning som vilar på vetenskaplig grund som lyfts fram i rapporten är först och främst en tydlig utgångspunkt i elevers och lärares behov. Organisatoriska faktorer att sedan inhämta, värdera och välja ny kunskap är av vikt. Slutligen att skapa förutsättningar för en lärande organisation genom kollegialt samarbete, stödfunktioner för att sprida forskningsresultat, samt strukturer för erfarenhetsutbyte. Kartläggning Utbildningsförvaltningen har enligt nämndens beslut kartlagt den samverkan som finns mellan Linnéuniversitetet och huvudmannen. Denna kartläggning avser förekomster av mer organiserade samarbeten och inte spontant förekommande aktiviteter mellan enskilda personer inom utbildningsförvaltningen och Linnéuniversitetet. Underlaget för kartläggningen utgörs av huvudmannens dokumenterade samarbeten mellan , samt områdeschefernas redogörelse för aktiva och planerade samarbeten med Linnéuniversitetet. Enskilda personers deltagande i Linnéuniversitetets kurser och program har ej beaktats. Utifrån underlaget där konferenser, föreläsningar samt deltagande i nätverk och forskningsprojekt återfinns kan vi se att det finns former där Utbildningsförvaltningen är delaktiga i Linnéuniversitetets aktiviteter. 4 (11)

104 Dnr Det finns även underlag som stödjer motsatt riktning, att Linnéuniversitetet är delaktiga i Utbildningsförvaltningens aktiviteter. Exempel på sådana är: följeforskning, uppdragsutbildningar samt föreläsningar. Underlaget visar att dessa samarbeten har tagit utgångspunkt i huvudmannens aktiviteter likväl som enskilda enheters utvecklingsarbeten. I båda kategorierna finns mått av ömsesidighet i olika grad. Resurser har i huvudsak gått till samarbeten där Linnéuniversitetet är delaktiga i Utbildningsförvaltningens aktiviteter, med omfattning på ca kr/år mellan Finansieringen har delvis skett genom statsbidrag och nämndens riktade uppdrag, men även enskilda enheter är kostnadsbärare. En del av samarbetena äger dock rum, utan att belasta Utbildningsförvaltningens budget. Nedan beskrivs kortfattat aktiva och planerade samarbeten mellan Utbildningsförvaltningen och Linnéuniversitetet specificerade med ägandeskap, syfte, form, koppling till Linnéuniversitetet och kostnadsbärare. Forskningsprojekt Kungsmadskolan Ökad motion och rörelse - Deltagande i forskningsprojekt - Institutionen för idrottsvetenskap Forskningsprojekt Stenholmen, Åby Didaktikutvecklande Studie av Toddlares Taluppfattning och Aritmetikfärdigheter - Deltagande i forskningsprojekt - Institutionen för matematikdidaktik (LNU + Gbg Univ) (11)

105 Dnr Interventionsstudie Gymnasiesärskolan , Stödja skriftlig förmåga för elever med intellektuell funktionsnedsättning via assisterande teknik. - Deltagande i interventionsstudie. Doktorandtjänst - Huvudmannens satsning, Nyanlända elever i gymnasieskolan en tvärvetenskaplig studie om språkutveckling, ämnesspråk och social inkludering, - Forskarutbildning med mål om licentiatexamen. - Institutionen för svenska språket - Finansieras av Vetenskapsrådet samt huvudmannen. 4 Uppdragsutbildning för speciallärare/specialpedagoger. - Nämndens satsning, Program, 90 hp, distans, avancerad nivå. - Finansierat av statsbidraget Högskolestudier för specialpedagogik samt delfinansierat av nämnd. 4 Delfinansieringen innebär att utbildningsförvaltningen bidrar med en delfinansiering av doktorandens lön (med bibehållen tjänstgöring inom kommunen om 20%). I första omgången fick lärare utrymme med 30% av tjänst till utbildningen, med full finansiering. I andra omgången fick inte lärare i lika stor uträckning full finansiering. 6 (11)

106 Dnr Uppdragsutbildning för förskoleklasslärare - Huvudmannens satsning, , med syfte att stärka språkutvecklande arbetssätt samt matematiskt tänkande i förskoleklass. - Institutionen för matematikdidaktik samt institutionen för svenska språket. - Inom områdenas budget. Uppdragsutbildning Lammhult skola - Enhetens satsning, 2019, med syfte att skapa förutsättningar för värdeskapande undervisning. - Föreläsning med efterföljande workshop - Institutionen för organisation och entreprenörskap Finansierat av stadsbidrag Samverkan för bästa skola - Finansierat av stadsbidrag Samverkan för bästa skola Uppdragsutbildning Braås - Enhetens satsning, 2019, med syfte att få elever att behålla sin nyfikenhet och lust att lära med stigande ålder. - Utbildning och handledning i entreprenöriellt lärande och värdeskapande pedagogik. - Institutionen för organisation och entreprenörskap. - Finansierat av stadsbidrag Samverkan för bästa skola 7 (11)

107 Dnr Vetenskapligt stöd Huvudmannen - Huvudmannens satsning, , med syfte att utveckla stödstrukturen för det systematiska kvalitetsarbetet. - Institutionen för didaktik och lärares praktik. - Finansierat av statsbidraget Samverkan för bästa skola. Sammanfattningsvis finns aktiva och pågående samarbeten i båda riktningarna, dvs Linnéuniversitetet är delaktiga i Utbildningsförvaltningens aktiviteter och vice versa. Vi har framförallt exempel på kunskapshöjande samarbeten genom utbildning och med en spännvidd från enstaka föreläsning till examen på forskarnivå. Vi har även exempel på deltagande i forskningsprojekt, där våra verksamheter utgör empiri för vetenskapliga studier men även involveras i praktiknära forskning. Finansieringen har i dessa fall inte belastat enskilda enheter, utan snarare riktad satsning från nämnd och huvudman, samt extern finansiering. Några samarbeten omfattar större delar av verksamheten, men majoriteten berör enskilda enheter. Utöver detta ingår enskilda personer i Utbildningsförvaltningen i flera olika nätverk med Linnéuniversitet och andra aktörer. Bedömning Samarbetena utgår från vetenskaplig grund med fokus på akademisk kunskap, producerad vid universitet och högskolor. Det finns inga tydliga exempel på samarbeten med fokus på att utveckla beprövad erfarenhet, just som även Skolinspektionens nationella granskning visat att finns en bristande systematik för att pröva erfarenheter som skapas i skolans verksamhet. Samma rapport betonar även att forskning sällan kan appliceras direkt i verksamheten, snarare handlar det om att professionen måste göra avvägningar och ta ställning till vad resultaten från olika källor betyder för det egna arbetet. Kartläggningen underbygger att samarbetena i viss utsträckning skapar sådana förutsättningar genom uppbyggnad av gedigna kunskaper för att kunna värdera forskningsresultat. 8 (11)

108 Dnr Vi ser även att Utbildningsförvaltningen deltar i nationella insatser via Skolverkets Samverkan för bästa skolar, däremot har vi inga samarbeten med Linnéuniversitetet som fått anslag för praktiknära forskning genom varken Skolforskningsinstitutet eller ULF. Kartläggningen avser samarbeten med Linnéuniversitetet, därutöver pågår samarbeten med andra lärosäten och aktörer. Kartläggningen är en del i att synliggöra utmaningen med att vår verksamhet ska vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Det ställer stora krav på vår verksamhet och är en viktig förutsättning för att uppnå ett hållbart samhälle. Med målet att som huvudman skapa de bästa förutsättningarna för en förskola och skola på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet behöver vi ge stöd till rektorer genom modeller, strukturer och strategier. Vi föreslår att nämnden ger oss i uppdrag att under 2020 ta fram en plan för att skapa förutsättningar för förskola och skola på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Ett sådant uppdrag skulle innefatta att redovisa vad som redan i dag förstärker, men även vad som kan utgöra hinder, med avseende utvecklingsarbete och långsiktig samverkan med lärosäten. Huvudmannens pågående insats att stärka rektorers, arbetslagsledare och förstelärares arbete med att systematiskt planera, genomföra och följa upp verksamheten utifrån nationella mål och riktlinjer är ett exempel som ger struktur till en förskola och skola på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Ett annat exempel är hur huvudmannen knyter samman organisationen genom nätverk för att sprida forskning och dela erfarenheter. Hinder som vi redan ser idag är att vi ofta saknar finansiering att delta i praktiknära forskning. Vi behöver klargöra vad Utbildningsförvaltningen skulle behöva för att skapa strukturer för att tal del av nationella insatser och utlysningar. Vidare bör vi hitta strukturen för deltagande i Linnéuniversitetets nystartade 9 (11)

109 Dnr kunskapsmiljöer, där Lärande i förändring är nästa steg för tvärvetenskaplig samverkansuppbyggnad. Ett framtagande av en sådan plan skulle ske integrerat med kommunens framtagande av ny Avsiktsförklaring för strategiskt partnerskap mellan Växjö kommun och Linnéuniversitet samt framtagande av kommungemensam forskningsstrategi 6. Utbildningsförvaltningen har intresse att tillsammans i kommunen identifiera långsiktiga forskningsteman med utgångspunkt i utmaningarna i Hållbara Växjö 2030 och utifrån forskningsavtalet med Linnéuniversitet. Slutligen måste vi även beakta 2018 slutbetänkande av Utredning om en bättre skola genom attraktiva skolprofessioner. 7 Utredning föreslår att skollagen ändras så att lärare och rektorer ges möjlighet att kontinuerligt ta del av kompetensutvecklingsinsatser som stärker yrkesskickligheten och att ett antal nationellt reglerade kompetensnivåer inrättas. Tillgången till ett rikt utbud av kurser och utbildningar på vetenskaplig grund är avgörande, allt från grundläggande behörighetskompletterande kurser till fördjupningar i ämnen, didaktik och utbildningsvetenskap. Universitet och högskolor involveras därmed och just nu inväntas beslut utifrån betänkandet. Anders Elingfors förvaltningschef 6 När det gäller forskningsstrategi så är förslaget att det ges i uppdrag i KS internbudget att ta fram en kommungemensam forskningsstrategi. Internbudgeten är dock inte behandlad ännu. 7 SOU 2018:17 10 (11)

110 Dnr (11)

111 Ärende Dnr UTBN Annika Ericsson handläggare Utbildningsnämnden Riktlinje för fullgörande av skolplikt på annat sätt samt varaktig vistelse utomlands Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar riktlinjen för fullgörande av skolplikten på annat sätt samt varaktig vistelse utomlands. Riktlinjen träder i kraft omgående. Nämnden uppdrar förvaltningschef att vid eventuella behov av förändringar av redaktionell karaktär uppdatera riktlinjen. Bakgrund Denna riktlinje är framtagen som ett stöd och en vägledning i arbetet med likabehandling av elevers närvaro, deras rätt till utbildning samt skolplikt då det tidigare saknats ett motsvarande dokument. Anders Elingfors förvaltningschef Marit Persson avdelningschef Likvärdighet och Analys Utbildningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 3112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post karolina.edlund@vaxjo.se Webb

112

113

114

115 Utkastversion Regler för placering vid skolenhet för förskoleklass och grundskola