Projektledning - grundläggande begrepp och metoder G1N

Transkript

1 Projektledning - grundläggande begrepp och metoder G1N AU129G VT 2014 distans Institutionen för ingenjörsvetenskap Dokumentversion Studieguide Revision Datum Förändring Publicerad Publicerad 1

2 Välkommen till kursen! 1 Vi som jobbar med kursen Beskrivning av kursupplägget Studiegrupp/ Presentation av dig själv / Peer review Ordinarie (första) inlämning Granskning av varandras första inlämningar(peer review) Finputsad slut- inlämning Extrauppgifter Modulinnehåll Modul 1 Den generella projektmodellen Modul 2 - Microsoft Project Modul 3 - Ledarskap/grupprocesser Modul 4 - Förstudien Lärplattformen SCIO samt de viktigaste funktionerna Kontaktvägar Schema/tidplan Formalia Examination Urkundsgranskning Rapporter/inlämningar Inaktiva studenter Litteratur mm Mjukvara Kurslitteratur Referenslitteratur Bilaga Schema / tidplan

3 Välkommen till kursen Projektledning, grundläggande begrepp och metoder 1 Vi som jobbar med kursen Kursansvarig/Examinator/ Modullärare Johan Wenäll är lärare på Högskolan i Skövde. Johan har jobbat inom industrin i drygt 20 år inom olika befattningar och branscher. Han har tidigare jobbat som produktionsledare, projektledare, produktionstekniker, konstruktionschef samt säljare. Johan är civilingenjör (maskin) från Chalmers i Göteborg och IPMA-certifierad projektledare johan.wenall@his.se Utbildningscoach Josefine Siewertz hjälper er tillrätta i allt som inte har med projektledning att göra. Det innefattar kursregistreringar, grupper, svårt att få kontakt med medlemmar i gruppen mm josefine.siewertz@his.se 2 Beskrivning av kursupplägget De första veckorna av kursen kommer att ägnas åt kursintroduktionen såsom att lära sig SCIO och att skriva din presentation. Kursen är därefter uppdelad i fyra moduler som innehåller 3-4 förinspelade föreläsningar (ca 20 minuter långa) samt ett examinerande moment som inlämnas i slutet av varje modul. Du hittar ett schema/tidplan som bilaga till detta dokument. Modul 1 är en hemtentamen (flervalsfrågor) som utförs via internet på begränsad tid. Modul 2, 3, 4: Först läser du teori, sedan lämnar du in en första inlämning till din studiegrupp, granskar/blir granskad (peer review), korrigerar och laddar upp din finputsade inlämning. 2.1 Studiegrupp/ Presentation av dig själv / Peer review Studiegruppen är en löst sammanhållen grupp av människor som finns som hjälp till varandra för att ge varandra feedback (peer review), svara på frågor, stötta varandra mm. Ni kommer att ingå i små studiegrupper om 4 5 personer. För att få tillgång till en studiegrupp krävs att du skriver en presentation om dig själv samt att du genomfört hemtentamen Modul 1. Du hittar en separat instruktion i filsamling för hur du går tillväga 3

4 att skriva din presentation. I din presentation skriver du en del om dig själv samt svarar på hur du vill arbeta vidare. Vill du jobba så mycket som möjligt individuellt så laddar du upp din presentation i kurssajten under Forum > Presentation > Här laddar du upp din presentation om du vill jobba SJÄLVSTÄNDIGT. Vill du ha mer kontakt med andra så laddar du upp presentationen under Forum > Presentation > Här laddar du upp din presentation om du vill jobba i GRUPP. Du läser igenom några personer och kontaktar de studenter som du vill jobba med. När ni fått ihop en grupp om 4-5 personer skickar ni ett mail till josefine.siewertz@his.se och meddelar vilka som ingår i gruppen. Gruppen kommer sedan att få ett nummer. De studenter som skrivit presentation men som inte meddelat grupptillhörighet kommer att delas in i grupper utifrån postnummer. I slutet av varje modul skall studiegruppen granska och avge omdömen om varandras första inlämning. Det är minimumkravet för aktivitet i er studiegrupp. Eftersom alla inlämningar är individuella så kommer din inlämning att vara unik. I teorin så borde det fungera så att ni inom studiegruppen, söker hjälp av varandra för att lösa mindre problem. Det finns en stor fördel i att lära av varandra och fördelarna uppväger därför nackdelarna. Mitt råd är att ni skall kämpa med att få er studiegrupp att fungera. Det tjänar ni på. Vår erfarenhet är att vissa är mycket nöjda över att arbeta i grupp och andra tycker inte att det är fullt så bra. Vanliga orsaker till att det inte fungerar är att gruppmedlemmarna har svårigheter att få kontakt, att man har olika förväntningar, ambitionsnivå och erfarenhet inom gruppen Vi hoppas att den inledande presentationsövningen kommer att avhjälpa en stor del av detta. De som har möjlighet bör försöka träffa varandra i inledningen av kursen. 2.2 Ordinarie (första) inlämning Genomför och maila din uppgift till övriga studenter i din studiegrupp. Du laddar även upp uppgiften i SCIO. Använd rätt mall Svarsmall M2.doc som finns under respektive modul i kurssajten.. Det är inte meningen att första inlämningen skall vara ett hafsverk som tillkommit i tidsnöd. Minimumkraven innebär att samtliga moment skall vara besvarade enligt instruktioner i respektive inlämningsuppgift. Lärare/examinator kommer att göra stickprov bland första inlämningarna. De som ej uppfyller minkraven blir underkända på hela uppgiften, med möjlighet att komplettera innan kursavslut. Tänk på att ju mer komplett din första inlämning är desto bättre feedback får du från dina studiekamrater. I samband med att du lämnar in första inlämningen så startar nästa modul. Se till att din första inlämning är av så bra kvalitet att du i slipper kämpa med andra inlämningen OCH nästkommande modul samtidigt. Under våren 2013 så fanns en del klagomål om att studenter slarvat med första inlämningen. Dessa klagomål försvann nästan helt hösten Visa respekt för de som skall granska din uppgift genom att göra ditt allra bästa. 4

5 2.3 Granskning av varandras första inlämningar(peer review) Peer review är en metod som innebär att studenter granskar och ger omdöme på andras arbete. I filsamlingen finns ett dokument som behandlar dess för och nackdelar. Läs detta dokument. Jag tycker du skall greppa detta unika tillfället att få feedback från många personer på ditt arbete, men tänk på att det är du själv som ansvarar för att din inlämningsuppgift uppfyller kraven. Den bedömning som studenter gör påverkar INTE ditt betyg. Så här svarade studenter på en mini-undersökning hösten 13. Hur givande var det att läsa andras inlämningar av Förstudien Antal svar % Mycket givande 8 31% Giivande 16 62% Neutralt 1 4% Inte så bra. 0 0% Det gav absolut inget. Merjobb. 1 4% Hur givande var den feedback du fick från studiegruppen av Förstudien Antal svar % Mycket givande 7 27% Givande 13 50% Neutral, tillförde inte mycket 6 23% Ingen hjälp alls 0 0% Utan värde på gränsen till kass 0 0% Granska de uppgifter du fått in från övriga medlemmar i studiegruppen. Du följer den rättningsmall som finns i Svarsmall M2.doc Returnera samma dokument till granskad student, men nu med dina kommentarer. Självklart får du ge rejält med kommentarer utöver de minimum-krav som jag skrivit. För att säkerställa att första inlämningen håller en tillräckligt hög kvalitet så skall student kontrollera att minimumkraven är uppfyllda för första inlämningen 5

6 2.4 Finputsad slut- inlämning Du reflekterar över granskningarna från dina medstudenter och korrigerar vid behov din inlämningsuppgift. Du sammanställer de olika granskningar du fått på din egen uppgift, och klistrar in dessa på ditt Svarsmall M2.doc (Titta i Filsamlingen/goda exempel/m3 i filsamlingen så förstår du principen) Ladda upp din finputsade (andra) inlämning under SCIO/uppgifter. Skulle du bli underkänd på din finputsade (andra) inlämning, så har du ytterligare en chans att rätta till detta mot slutet av kursen. 2.5 Extrauppgifter Detta är en kurs i projektledning och att leverera i tid är något vi tränar på. Missar du inlämningsdatum för första eller andra inlämningen så gör du en extrauppgift. Extrauppgiften är närmast att betrakta som en bonusuppgift. Hösten 2012 hade vi massor extrauppgifter under första modulen. Detta avtog och i sista, fjärde modulen, hade vi INGA sena inlämningar. Våren 2013 hade vi totalt 4 sena inlämningar. Det är utmärkta resultat som visar att det går att leverera i tid om viljan finns. Det räcker inte att enbart maila sin studiegrupp. GLÖM INTE ATT OCKSÅ LADDA UPP I SCIO: Det var det som orsakade till flest extrauppgifter hösten Det kommer kanske ändå att bli några sena inlämningar som rubbar flödet. Kom ihåg! Du har alltid minst en vecka på dig att granska den uppgift du fått skickad till dig. Det innebär att den du granskar kanske inte hinner lämna in i tid. Den personen kanske därför drar på sig en extrauppgift. Det finns alltid ömmande fall (datorn trasig, sjukdom osv) men oavsett skäl så behöver du inte ta ansvar för att andra lämnar in för sent. Du har minst en vecka på dig att granska. Om däremot din granskning försenar andra så kommer de att ange detta på sin rapport, men ändå jobba vidare för att klara hålla sin egen tidplan. Detta förfarande fungerar utmärkt och tvingar oss alla att följa det schema som är fastlagt. Alla extrauppgifterna ser likadana ut. Du granskar ett inspelat videoavsnitt och skriver ett referat. Läs mer om detta under länken SCIO/uppgifter/extrauppgifter 3 Modulinnehåll 3.1 Modul 1 Den generella projektmodellen Modulen är ett teoretiskt kapitel som behandlar den generella projektmodellens faser: Initiering av projekt Förstudien Gemomförandet Avslutet Effekthemtagningen 6

7 Avsnittet är omfattande men nödvändigt för att bygga upp de teoretiska kunskaperna. Tentamen utförs på lärplattformen SCIO. Du startar testet och har en begränsad tid på dig att svara på ett antal frågor. Från det datum hemtentamen öppnas så har du 3 försök på dig att klara den tidsbegränsade tentamen. Du måste klara tentamen innan slutdatum enligt schemat. Om du ändå missar tentamen så kommer ett omtentamenstillfälle att ordnas i slutet av kursen. Se till att ha läst kurslitteratur samt följt inspelade föreläsningar innan du ger dig i kast med tentamen. På lärplattformen SCIO/Modul 1, finns ytterligare instruktioner samt övningsfrågor för att lära dig tekniken med denna typ av tentamen. 3.2 Modul 2 - Microsoft Project Installera Ms Project 2013, engelska enlig separat instruktion som publiceras i filsamlingen ihop med övrigt modulmaterial, längre fram i kursen. Jag har lite svårt att förstå att så många laddar ner fel version (ex 2007, eller svenska versionen mm). Uppgiften som alla skall lösa är byggd på en mall. Mallen har ett antal variabler så att ni alla kommer att lämna in olika lösningar. Uppgiftens karaktär gör att det är mycket svårt att ta någon annans filer och bygga om dem till sin egen lösning. Bäst är att göra jobbet själv. I den här modulen tilldelas du dessutom en studiegrupp. En väl fungerande studiegrupp hjälper varandra att lösa svårigheter som uppstår. I den här modulen är det dessutom viktigt att du lär dig metoden att ge kollegial bedömning (Peer Review) till andra studenter. 3.3 Modul 3 - Ledarskap/grupprocesser Modulen kommer behandla Grupprocesser Ledarskap Kommunikation Konflikthantering I den här modulen skall ni reflektera över vad som hänt under en valfri grupps utveckling. Du kan tidigt välja en grupp som du skall skriva om. Det kan vara en samfällighetsförening, idrottsförening, en arbetsgrupp på jobbet mm. Ni kan med fördel tidig kika lite på kurslitteraturen för att orientera er. Du lämnar in en egen individuell inlämning. 3.4 Modul 4 - Förstudien Att förbereda en förstudierapport behandlar alla ingående moment i projekt från bakgrund till avslut. Det är därför ett bra sätt att åtminstone teoretiskt genomföra ett projekt. Ni skall ha skaffat er 7

8 tillräckliga kunskaper under de första tre modulerna för att ändå klara uppgiften. Modul 4 behandlar processen för framtagning av en förstudie och djupdyker ner följande i metoder och verktyg. SMARTa Projekttriangeln WBS SWOT Intressentanalys MOSCOW Minirisk/Maxirisk I den här modulen skall du ha lämnat in en helt egen unik lösning. Titta igenom M3/goda exempel som finns och börja redan nu fundera på vad din förstudie skall handla om. De goda exempel syns som är publicerade efter slutinlämningen då smärre brister är åtgärdade. 4 Lärplattformen SCIO samt de viktigaste funktionerna Kursen använder lärplattformen Scio som du når via Studentportalen > Scio lärplattform > AU129G VT Kontaktvägar Ni är så härligt många och det medför att vi behöver vara lite stramare i vårt sätt att kommunicera. Här följer information om verktygen i Scio: Forum: Här postar du alla dina frågor. Detta är den viktigaste informationskanalen för er som studenter. Kolla ofta. Ta aktiv del i diskussioner. Lär dig också hur du markerar inlägg som lästa. E-posta inga frågor till lärare som har med kursinnehållet Projektledning att göra. Du kommer enbart få till svar att Posta i forum så du få svar. Känner du dig övertygad så är det okey att svara på varandras inlägg. Har du frågor om kursinnehåll och inte tycker att forum räcker till, så ta hjälp av din studiegrupp. Normalt löser ni problemet annars så hör ni självklart av er till lärare. Har du frågor av mer individuell/administrativ karaktär så maila utbildningscoach Josefine Siewertz. Hon kommer då ta hand om din fråga. Om så krävs så vidarebefordrar Josefine till lärare och kursansvarig. 8

9 Anslagstavlan: Anslagstavlan används ofta som en blänkare om att viktig information är presenterad på annat ställe. Du skall ändå ta för vana att alltid regelbundet kontrollera forum. Anslagstavlan är bra på så sätt att den även kan fungera som en mailfunktion till allas studentmailadresser på kursen. Filsamling/kursmaterial: Här finns allt kursmaterial. Uppgifter: Här lämnar du in uppgifter och får feedback. Ett generellt råd: Om du får automatgenererade mail från SCIO så gå alltid in på "Uppgifter" för att kolla om jag har skrivit något speciellt åt Dig där! E-post Din studentmail ser ut såhär. ex: Behöver vi nå dig så är det ALLTID här du kontaktas. Du får själv sörja för att e-post vidarebefordras till den adress du helst vil bli kontaktad på. Undvik att använda hotmail, gmail etc. Jag svarar på dessa adresser men jag letar inte upp dem för att maila dig. Du loggar in till din studentmail via: Kontakt mellan er studenter Till din hjälp finns SCIO > Forum > Gruppforum. Internet erbjuder en gigantisk flora av kontaktmöjligheter. Du skall alltid ta för vana att regelbundet kontrollera våra kontaktvägar. Självklart kan du närsomhelst ringa till lärare samt coach oavsett ärende. 9

10 5 Schema/tidplan Du hittar detta i filsamlingen. ETT MYCKET VIKTIGT DOKUMENT! 6 Formalia 6.1 Examination Till varje inlämningsuppgift finns beskrivet vilka krav som gäller för examinationen. Generellt kan sägas att varje inlämningsuppgift är examinerande. Inlämningsuppgifter, 3hp, (Samtliga moduler måste vara godkända för att erhålla 3 hp) Modul 1: Hemtentamen, Projektförberedelser Modul 2: Inlämningsuppgift: Ms project Modul 3: Inlämningsuppgift: Grupper/ledarskap Individuell inlämningsuppgift, 4,5hp Modul 4: Inlämningsuppgift: Förstudien Dessutom skall du utföra kollegial bedömning (peer review) vilket betyder att du kommer att få ta del av och bedöma andras lösningar. Observera! Det är inte så att andra studenter bedömer vilket resultat du till slut får på modulen eller kursen. Det ansvaret vilar på lärare och examinatorer. Inte studenter. Då lärare rättar din uppgift så kommer den att bedömas Godkänd eller Underkänd. Om du är godkänd så kommer du få sparsamt med kommentarer. Är du underkänd så kommer du självklart få vet vad du skall göra för att nå godkänt. 6.2 Urkundsgranskning Inom akademin är det viktigt att ange referenser i rapporter och inlämningar. Det finns många skäl till det. Dels för att visa att du är påläst inom det senaste inom forskningen men även för att visa att du inte medvetet försöker göra gällande att andras resultat är dina egna. (Urkundsförfalskning). I dina rapporter skall du därför följa Harvardsystemet vid referenshantering. I filsamlingen finns en skrift om hur du anger referenser på ett rimligt enkelt sätt. Uppstår situationer som inte förklaras av den skriften, så kan du referera ändå. Det räcker säkerligen långt. Fusk inom akademiska studier ökar. I denna kurs används digitala metoder mot urkundsförfalskning. Efter varje moduls avslut så kommer utbildningscoach att skicka allas inlämningar till urkundsgranskning. Du behöver inte göra något mer än att följa anvisningarna hur du skall döpa dokumenten. Du kan läsa om urkundsgranskning här: Plagiering av andras arbete kan i värsta fall leda till avstängning från kursen. I filsamlingen ligger artiklar från lokaltidningen om studenter som blivit avstängda. 10

11 6.3 Rapporter/inlämningar OBS! Utnyttja svarmall M2.doc som finns publicerad i SCIO under varje modul. Där ser du hur försättsblad samt sidhuvud skall se ut. Namngivning av dokument Inlämningsdokument ska namnges enligt följande: efternamn + förnamnets första bokstav + Modulxx+gruppnr.doc Exempel: AnderssonB_M1_grp3.doc Bilagor namnges på samma sätt fast med ytterligare info exakt vad bilagan innehåller ex. AnderssonB_M1_grp3_WBS.doc Om du lämnar in reviderat material så skall du alltid lägga till en revisionsbokstav som visar vilken utgåva som är den senaste. Låt äldre revisioner ligga kvar. 6.4 Inaktiva studenter De studenter som ej laddat upp någon presentation kommer i inledning av kursen att få ett brev med frågan om de fortfarande vill vara aktiva. Om svar uteblir avregistreras de från kursen och är välkomna att söka annan termin. De studenter som ej fullföljer kursen och heller inte klarar några examinationsmoment kommer ha det svårt att komplettera nästa gång kursen går, eftersom plats erbjuds i mån av plats när man redan varit registrerad på en kurs. Mer information finns på Av de som vara inaktiv, eller har anmält avbrott ( totalt ca 60 st) svarade 75% att det berodde på tidsbrist och förändrade personliga situationer.( 50% av dessa angav tidsbrist pga arbetet som skäl). 11

12 7 Litteratur mm. 7.1 Mjukvara Microsoft Project professional 2013 (eng) (anbart PC/Windows ej Mac): Möjlighet till fri nedladdning finns via Högskolan i Skövde för registrerade studenter. Instruktioner för installation kommer att bli tillgänglig på Scio. Det förekommer i sällsynta fall att man får problem med installationen och mjukvaran finns därför tillgänglig på de flesta lokala lärcentrum. Se till att omgående påbörja installationen så snart ni fått inloggningsinformation(se schemat). Hur gick det att installera ms project 2013? Antal svar % Plätt-lätt. 5 16% Inga större bekymmer 11 35% Ganska svårt 7 23% Jag fick nästan gråa hår 7 23% Jag har gett upp 1 3% Några av de som fick grå hår installerade fel version och fick problem med ominstallation Jag har valt att inte använda någon särskild litteratur för denna mjukvara eftersom gott om extra handledning finns på Internet. Vi kommer gå igenom mjukvarans hjälpfunktioner grundligt i de inspelade föreläsningarna. 7.2 Kurslitteratur Se kursplanen som finns uppladdad i SCIO. Projektledning, Tonnquist. Det är alltid bäst med senaste (fjärde) utgåvan. Tredje utgåvan fungerar tillsammans med den korsreferenslista som är publicerad i filsamlingen. 7.3 Referenslitteratur Referenslitteratur är sådan litteratur som jag valt att studera för att skaffa material till inspelningarna. De behöver inte köpa referenslitteratur. Kompendium i projektledning, Högskolan i Skövde Nordsten / Ekmark, 2007 (Materialet finns att ladda ner på SCIO) Om projekt, Wenell, 2002 (Wenäll är ej släkt med Wenell) Projektplanering, Nordberg, 1997 Projektarbete, Hagman, 2002 Att arbeta i projekt, Eklund, 2002 Projektledaren, Briner, Gedders, Hastings, 1999 Mål till nytta, Kylén, 2000 Practice Standard for WORK BREAKDOWN STRUCTURES, PMI,

13 Dina förväntningar på oss Kursen motsvarar 200 timmars heltidsstudier. För att klara kursen på 20 veckor så är det planerat att du skall lägga ca 10 timmar per vecka. Det är mycket tid om man dessutom jobbar, har familj samt fritidsintressen. Du bör tidigt planera dina studier. Eftersom du går en kurs där du lägger ned en hel del tid så är klart att du ska ha förväntningar och kunna ställa krav. I olika sammanhang kanske du ringer oss för ett förtydligande. Vi brukar ta det tillfället att prata lite med er om vad som är bra och dåligt. Om du av någon anledning inte är nöjd eller ser möjliga förbättringar kontaktar du kursansvarig eller utbildningscoach för att försöka att reda ut problemet. Berätta också gärna vad du är nöjd med. Under slutet av kursen kommer du att få en uppmaning till din student-mail om att fylla i en kursutvärdering. Vi är mycket tacksamma om du tar dig tid att göra detta då utvärderingen används systematiskt i vårt kvalitetsarbete. Varmt välkomna till kursen! Johan Wenäll, kursansvarig, examinator johan.wenall@his.se Josefine Siewertz, utbildningscoach josefine.siewertz@his.se 8 Bilaga Schema / tidplan 13