Avstämningsmetod för installatörer kopplat till slutkostnadsprognos

Transkript

1 EXAMENSARBETE INOM TEKNIK, GRUNDNIVÅ, 7,5 HP, Avstämningsmetod för installatörer kopplat till slutkostnadsprognos LISA HANNULA VIRVING KIM LÖFGREN KTH SKOLAN FÖR ARKITEKTUR OCH SAMHÄLLSBYGGNAD

2

3 Sammanfattning Detta examensarbete har mestadels byggts av intervjuer med berörda parter hos Arcona samt installatören Nymans Elektriska då avgränsning gjorts till att endast omfatta projekt Glömstaskolan. Syftet med studien är att Arcona ska kunna redovisa en träffsäkrare slutkostnadsprognos gentemot kunden/beställaren gällande installatören samt att underlätta för både byggföretaget och installatören kring avstämningen. Bakgrunden ligger i att installatörerna ej kalkylerar på byggdelar och aktiviteter som övrig byggproduktion, vilket då gör det svårt att stämma av om en aktivitet har genomförts i enlighet med budget. Båda parter är överens om att det är arbetstimmar som önskas följas upp, då det är där svårigheten till kontroll ligger. För att kunna följa upp verkliga timmar behövs kunskap om planerade antal timmar. Tidplanen är ett viktigt verktyg i projekt och bör involveras i avstämningen. Arcona och Nymans Elektriska rekommenderas att nyttja befintliga styrdokument med visst tillägg för mätning av framdrift. Nyckelord: Avstämning, styrdokument, kalkyl, tidplan

4

5 Abstract This master thesis has mainly been built on interviews with interested parties at Arcona and the installer, Nymans Elektriska, since it was decided to limit the study only to the project Glömstaskolan. The aim of the study is that Arcona should be able to report a more accurate final cost forecast to the client regarding the installer and to simplify the reconciliation for both the construction company and the installer. The background is based on the fact that installers do not calculate components and activities such as other building production, which makes it difficult to reconcile if an activity has been carried out in accordance with budget. Both parties agree that it is working hours that need to be checked, as this is where the difficulty of control lies. To be able to check real hours, knowledge of the planned number of hours is needed. The time schedule is an important tool in the project and should be included in reconciliation. Arcona and Nymans Elektriska are recommended to use existing control documents with certain appendixes for the measuring progress. Keywords: Reconciliation, control documents, calculation, time schedule

6

7 Förord Med detta examensarbete slutför vi vår utbildning till Byggingenjörer på programmet Byggproduktion 120hp på Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Genom fördjupning, inom vår inriktning installationsteknik, knyter vi ihop utbildningen genom vår studie Avstämningsmetod för installatörer kopplat till slutkostnadsprognos. Vårt resultat är baserat utifrån intervjuer om projekt Glömstaskolan samt litteraturstudier kopplade till kursen HS1015, Byggstyrning. Examensarbetet motsvarar 7,5hp och pågick mars till maj våren Vi vill rikta ett stort tack till Arcona och deras projektteam samt Magnus Lindros på Nymans Elektriska för mycket gott samarbete och öppenhet. Vi vill också tacka vår akademiska handledare på Kungliga Tekniska Högskolan, Hans Zetterholm, för bra engagemang och tillgänglighet under vårt examensarbete. Stockholm, maj 2019 Lisa Hannula Virving Kim Löfgren

8

9 Definitioner Dagbok - i dagboken ska det framgå vem som har jobbat, antal timmar och vad som har utförts. Egenkontroll dokumentation för att kontrollera utförda arbeten och dess resultat för en god kvalité och ekonomi i byggprojekt. Framdrift - en organisations framåtrörelse och utveckling. Fördelningsnyckel ett verktyg för uppdelning av en kalkyl ex. rangordning. Kalkyl sammanställning av beräknade kostnader för att genomföra projektet. Produktionskalkyl - budget för produktionen, vad det kostar att uppföra byggnaden, material och tidsåtgång. Samverkansentreprenad - även kallat partnering. Byggherre och entreprenör samverkar för byggprojektets genomförande. Passar inte alla projekt och inte heller alla organisationer men är bra vid projekt där komplexitet finns och det är svårt att sätta ett fast pris. Slutkostnadsprognos - prognosavstämning mot budget för projektets slutkostnad, både för material och arbetstimmar. Styrdokument - dokument som anger vilka regler som gäller för en viss verksamhet, t ex när, var och hur något skall utföras. Systemhandling - handling som innefattar vilka tekniska installationslösningar/system och material som kommer att användas och vilka krav som ställs på byggnationen. Här räknas också miljöplan och arbetsmiljöplan in. Öppna böcker - förtroende att kunna se varandras kostnadsredovisning mellan byggherre, entreprenör och underentreprenör.

10

11 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Syfte och frågeställning Målformulering Avgränsning Metod Nulägesbeskrivning Arcona Nymans Elektriska Bravida Teoretisk referensram Ekonomisk styrning Allmänt Produktionskalkyl Ekonomiska avstämningar Planering Tidplan Nätplanering Enhetstider Tidsåtgång Uppföljning Avtal ID Allmänt Syfte Tidredovisning Processer och arbetssätt Genomförande Resultat Intervjuer Intervju med Catrin Hansson, affärschef Arcona Intervju med Magnus Lindros, VD Nymans Elektriska Intervju med Stefan Ferdman, installationssamordnare Arcona Intervju med Mimmi Lundgren, projektchef, och Erik Zeizt, platschef Arcona Information ur avtal Enkät Analys... 15

12 9 Slutsats Rekommendationer Referenser Bilagor... 20

13 1 Inledning 1.1 Bakgrund Idéen till denna studie baseras utifrån frågeställningar som dykt upp under praktikperioder ute på byggprojekt i årskurs 1 och årskurs 2. Samverkansentreprenader, med öppna böcker, ökar i branschen och byggbolagen upplever att de allt som oftast får relativt dåliga slutkostnadsprognoser av installatörerna. Då den sammanlagda entreprenadkostnader för installationerna är en betydande del av projektbudgeten är det mycket viktigt att prognoserna är tillförlitliga. Installatörerna kalkylerar inte på byggdelar och aktiviteter som byggproduktionen, vilket gör det svårt att stämma av om ett moment har genomförts i enlighet med budget. Ofta upptäcks fördyringar/kostnadsöverskridande i projektet alldeles för sent, vilket gör att beställaren inte kan parera dvs göra förenklingar i projektet så att grund budgeten kan hållas alternativt äska mer pengar/utöka projektbudgeten. 1.2 Syfte och frågeställning Att byggföretaget, Arcona med projekt Glömstaskolan, ska kunna redovisa en träffsäkrare slutkostnadsprognos gentemot kunden/beställaren gällande installatörsarbeten, som i sin tur uppskattningsvis kan stå för % av projektets totala budget. Att underlätta för både byggföretaget och installatörerna genom att få de båda aktörerna att nyttja samma verktyg i form av kalkylmall, beräkningssätt, uppföljning etc. Skapa en förståelse hos installatörerna för vikten av prognosarbetet. 1.3 Målformulering Ta fram ett sätt för avstämning för installatörerna som är lätt att följa upp för byggföretaget, dvs arbetet/uppdraget är uppdelat i exempelvis aktivitet, våningsplan etc. Delmål: Ta fram förväntningarna och krav från byggföretaget, i detta fall Arcona. Ta fram rätt fördelningsnycklar ur installatörernas kalkyler samt få installatörerna att anpassa sina kalkyler efter förväntningar/krav från byggföretaget. 1.4 Avgränsning Avgränsning har gjorts till Arconas projekt Glömstaskolan och på installatören för el, Nymans Elektriska, och installatören för rör, Bravida. Installatören för rör, Bravida, har under arbetets gång valts bort på grund av otillgänglighet. Aspekter på arbetsmiljön har valts bort ur denna studie, dvs exempelvis stress och risker vid en eventuell ökad arbetsbelastning. 1

14 2. Metod Metod som valts är till största del intervjuer. Arbetet är riktat till ett specifikt byggföretag och projekt vilket gör att intervjuer med berörda parter ger bäst lämpad information kring hur framdrifts mäts hos installatörerna. Frågorna formulerades så att samtalet skulle flyta på bra och en röd tråd i intervjun skulle finnas. Samtliga av intervjuerna, både med Arcona samt installatörerna, har spelats in för att säkerställa att fakta är korrekt. Fördelarna med metoden är att Glömstaskolan är ett mindre projekt och intervju med samtliga av Arconas arbetsledning har kunnat genomföras samt att tillgång till material och styrdokument har möjliggjorts. Installatören, Nymans Elektriska, har då projektet är ett samverkansprojekt med öppna böcker, varit mycket tillmötesgående både vid intervjuer samt lämnat ut material i form av kalkyl för projektet. Nackdelarna är att endast Arconas samt installatörens syn på det hela fås, och endast för projekt Glömstaskolan. Enkät har skickats ut till sex olika personer i byggbranschen med varierande befattningar i olika företag, varav platschef, projektchef, projektingenjör, installationssamordnare, som har fått besvara frågor kring nyckelfaktorer för att mäta framdrift hos installatörer. Litteraturstudier inom ekonomisk styrning, ID06, avtal och tidplaner gjordes för att få en teoretisk fördjupning inom områdena. Då byggprojektet Glömstaskolan är i början av sin process valdes mätningar på plats bort. Det vill säga att installatören ej är etablerad och inga mätvärden finns att följa upp. Övriga metoder som valdes bort var intervjuer med personer på andra projekt. Detta då fokus endast låg på projekt Glömstaskolan och dess förutsättningar. 2

15 3. Nulägesbeskrivning 3.1 Arcona Arcona driver idag tillsammans med Huddinge Samhällsfastigheter en utbyggnad av Glömstaskolan för förskoleklass och lågstadiet beläget i Huddinge Kommuns nyare bostadsområde Vistaberg/Glömsta i södra Stockholm. Projektet pågår mellan och skolan beräknas vara inflyttningsklar för 360 elever samt personal inför höstterminen Skolan kommer byggas i tre plan men en yta av 3700 kvm. Som installationskonsult har Arcona anlitat Exengo för att projektera fram alla installationshandlingar. Arcona specialiserar sig på att bygga kommersiella byggnader genom samverkansentreprenader, både skolor, hotell och kontor. (Arcona, (u.å)) De har bland annat byggt Downtown Camper, Haymarket och renovering av Södersjukhuset. Idag omsätter bolaget ca 2.2 mdkr och har 140 anställda. De är främst verksamma i Stockholm och Uppsala. (Alla bolag, (u.å.)) 3.2 Nymans Elektriska Ansvarig entreprenör för elinstallationer på projekt Glömstaskolan är Nymans Elektriska, en underentreprenör som Arcona arbetat med tidigare. Nymans Elektriska är verksamma inom konstruktion, entreprenad samt service och underhåll. (Nymans Elektriska, (u.å.)) Företaget omsätter idag 350 mnkr och har ca 180 anställda. Nymans Elektriska har varit verksamma sedan 1970 och verksamheten bedrivs främst i Stockholm. (Alla bolag, (u.å.)) 3.3 Bravida Bravida är ansvarig ventilationsentreprenör på projekt Glömstaskolan. Företaget är en heltäckande teknikpartner med verksamhet inom de flesta tekniska områden såsom el, ventilation, sprinkler, sanitet osv. (Bravida, (u.å.)) Idag finns Bravida i hela världen och omsätter 8 mdkr i Sverige med ca 4500 anställda. (Alla bolag, (u.å.)) 3

16 4. Teoretisk referensram Projekt Glömstaskolan är ett samverkansprojekt där entreprenören tillsammans med byggherren, beställaren, projektörer och övriga entreprenörer ska driva entreprenaden i samverkan för att uppnå ett bra arbetsklimat, kostnadseffektiva lösningar samt god planering för att nå en optimal slutprodukt. 4.1 Ekonomisk styrning Allmänt För att hålla koll på kostnaderna på byggarbetsplatserna måste ett bra system för kostnadskontroll tillämpas. Systemet ska både ge tydliga signaler om något avviker samt att det ska gå att analysera vad som gått fel. (Révai, 2012) Produktionskalkyl Vid byggobjekt kallas denna typ av budget för produktionskalkyl, med andra ord en detaljerad budget. I denna produktionskalkyl beräknas planerade och förväntade kostnader samt intäkter för projektet. Produktionskalkylen baseras ofta på anbudskalkylen och skall utformas/vara uppbyggd på samma sätt som projektet ska genomföras. På det sättet blir det lättöverskådligt och smidigt att följa upp de beräknade kostnaderna med de faktiska. Man vill samtidigt vid avstämningen kunna se beräknade återstående kostnader, dvs en slutkostnadsprognos. Vid upprättandet av produktionskalkylen bör justeringar göras från anbudskalkylen till de faktiska förutsättningar som råder, dvs om några förändringar skett i entreprenadens omfattning. Det är viktigt att alla/de rätta kostnaderna finns med i produktionskalkylen. (Révai, 2012) Ekonomiska avstämningar För att kunna följa upp ekonomin i byggprojekt sker avstämningar mellan planerad och verkliga resurser. I avstämningen ingår bland annat att jämföra och analysera insamlat data samt att sammanställa kostnader för att få fram en slutkostnadsprognos. Genom avstämningar kan eventuella avvikelser från produktionsplanen upptäckas och åtgärder kan göras. (Révai, 2012) 4.2 Planering Tidplan I byggbranschen använder man sig av ett antal olika planer där tidplanen har en stor roll för processens genomförande. Genom att planera produktionens olika aktiviteter genom en huvudtidplan får man en övergripande bild av hur arbetet ska resurs sättas med arbetskraft, maskiner och när material ska köpas in. Att bygga upp en tidplan kräver både struktur, kunskap och erfarenhet och är kärnan till en följsam byggprocess. Beroende på projektets storlek och komplexitet bygger tidplaner huvudsakligen på tidigare upprättade planer som lämnas vid anbudet, tex anbudstidplan och produktionstidplan. Tidplanen kan 4

17 byggas upp i program som exempelvis Powerproject där aktiviteterna läggs in samt hur länge respektive ska pågå. Arbetet med en huvudtidplan är en ständigt pågående process och desto fler underentreprenörer (UE) som upphandlas mer utförligare blir tidplanen. Varje UE gör tillsammans med byggentreprenören sin del av tidplanen som sedan adderas till huvudtidplanen tillsammans med övriga UE s. Dessa aktiviteter är tidsatta och beroende av varandra. Genom att vara aktiv med arbetet kring tidplanen kan förseningar/eventuella hinder förutses och därmed finns möjlighet till mer effektiv resursplanering samt bättre kontroll på projektbudgeten. Planering för inköp så att material kommer just in time är en planeringsstrategi för att producerat material skall kunna levereras direkt till byggarbetsplatsen när det ska användas. (Révai, 2012) Nätplanering Planeringsteknik med nätplanering utvecklades bl.a. för stora byggprojekt. Ett tillämpningssystem som används i byggproduktion är CPM (Critical Path Method), vilket är aktivitetsorienterat. Vid nätplanering delas planeringsarbetet upp i flera aktiviteter som följer varandra. Vilka och hur många aktiviteter som finns med beror på storleken av projektet. Genom de aktuella aktiviteterna får man ett underlag som kan användas för att skapa en struktur och ett logiskt samband i byggprocessen. I detta skede ligger inga tider eller resurser med utan kommer in i ett senare skede. (Révai, 2012) Enhetstider I kalkyler använder man enhetstider för att ge en bild av hur lång tid det tar att genomföra manuellt arbete. Enhetstid är ett medelvärde där tiden mäts i persontimmar, detta kan uttryckas genom enhetstid=tid/mängdenhet. (Révai, 2012) Tidsåtgång Tidsåtgång avser den sammanlagda tiden för ett arbete. Den beräknas genom att multiplicera enhetstid med den teoretiska mängden arbete. I planeringsfasen beräknas tidsåtgång för varje aktivitet som därefter används som underlag i tidplanen. (Révai, 2012) Uppföljning Att följa upp och stämma av data för tider, mängder och ekonomi skapar en verklig bild av projektets framdrift. Genom avstämning mot förväntad/planerad data får man en uppföljningsprocess för att bedöma konsekvenser och planera åtgärder för att styra projektet åt rätt håll om det finns avvikelser. Uppföljningsbegrepp Datainsamling Jämförelsedata Resultat Tidplan -avstämning Verkligt läge Planerat läge Visuell bild av nuläge Arbetstids -avstämning Verklig nedlagd tid Planerad tidsåtgång Avvikelser per aktivitet 5

18 4.3 Avtal Avtal är en rättsligt bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra. (Avtal, (u.å.)) Avtal sluts genom att den ena parten ger ett anbud och att den andre parten accepterar detta. I byggbranschen skrivs avtal mellan olika parter kring vilket arbete som ska utföras samt hur det ska redovisas. Företaget väljer själv hur de vill utforma sitt avtal men genom Svenska Byggindustrier har man samlat de vanligaste avtalspunkterna och tillsammans med aktiva aktörer i branschen tagit fram Allmänna bestämmelser, AB. (Svenska Byggindustrier, (u.å.)) Vanligt förekommande AB i entreprenader med samverkan: AB - 04 Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. ABT - 06 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader. ABU - 07 Allmänna bestämmelser för underentreprenörer i utförandeentreprenader. Till sin hjälp för att tydliggöra avtalen används AMA, Allmän Material- och Arbetsbeskrivning. Detta är standarder som tagits fram och sammanställts av Svensk Byggtjänst. AMA utgör underlag vid projektering och används ibland i byggprocessen. (Svensk Byggtjänst, (u.å.)) AF AMA, Administrativa föreskrifter för byggnads-, anläggnings-, och installationsentreprenader förtydligar entreprenörens administrativa krav. Genom underlag från ABT finns standarder för hur entreprenader upphandlas, och hur allmänna arbeten såsom etableringen och el- och va-försörjning på arbetsplatsen ska fungera. (Svensk Byggtjänst, (u.å.)) För att tydliggöra förutsättningar, rättigheter och skyldigheter för berörda parter i byggprojekt är avtalsprocessen en central del. (Avtalsprojektet, (u.å.)) 4.4 ID Allmänt ID06 är ett system för att kunna identifiera personer på arbetsplatsen samt koppla ihop personerna med sina respektive arbetsgivare. Systemet lanserades 2006 av Sveriges Byggindustrier och har flera användningsområden såsom närvaroregistrering i elektronisk personalliggare, digitalisering av utbildningsbevis, företagskontroll samt inpasserings- och låsfunktioner. 1 januari 2016 kom den nya lagen om elektronisk personalliggare och den innebär kortfattat att företagaren ska föra elektronisk personalliggare genom utrustning tillhandahållen av byggherre samt hålla personalliggaren tillgänglig för både byggherren och Skatteverket. För byggherren innebär detta att det skall anmälas om när och var byggverksamhet påbörjas till Skatteverket samt att utrustning för att föra elektronisk personalliggare skall erhållas. Lagen gäller näringsverksamhet som avser om-, till- och nybyggnadsarbeten, reparations- och underhållsarbeten, anläggningsarbeten samt rivning av byggnadsverk. Lagen gäller även annan typ av verksamhet som stödjer byggverksamheten, t.ex. städ och bevakning. Lagen gäller ej om den totala projektkostnaden understiger fyra basbelopp (ca kr) eller om byggherren är en privatperson och bygger för privat bruk. (ID06, (u.å.)) 6

19 4.4.2 Syfte Syftet med ID06 och den legitimationsplikt och närvaroregistrering den innebär är att stärka den sunda konkurrensen och minska möjligheterna till svartarbete. Systemet bidrar också till en höjd säkerhet på arbetsplatsen i form av att man känner till vilka som vistas på byggarbetsplatsen, vilka arbeten som pågår samt vilken typ av säkerhetsinstruktion varje individ fått. De personer som har tillgång till uppgifterna i ID06-systemet är platsansvarige/id06-administratören på byggarbetsplatsen, arbetstagarens arbetsgivare samt Skatteverket. (ID06, (u.å.)) Tidredovisning Ur ID06-systemet kan man se tidredovisning på företagsnivå, dvs man kan ej se tidredovisning per individ. Detta innebär att det går att se hur många timmar ett visst företags anställda varit på plats på byggarbetsplatsen. Har arbetsgivaren och arbetstagaren skriftligen kommit överens om att ID06- systemet får användas som lönesystem samt att facket upplysts om överenskommelsen, är detta genomförbart. (ID06, (u.å.)) 4.5 Processer och arbetssätt Att ändra ett arbetssätt och utveckla processer kan leda till ett mer effektivt arbete. I processen identifieras och eventuellt elimineras onödiga arbetsmoment. Viktig aspekt är att hur information rör sig mellan aktörerna och hur verksamheten påverkas. Flertalet företag och myndigheter nyttjar olika modeller för detta. Ett exempel är Lean, där fokus ligger på att effektivisera verksamheten i form av bland annat att arbeta med ständiga förbättringar. En viktig del i detta är att ta tillvara på erfarenheten som finns bland personalen. (ESV, (u.å.)) 7

20 6 Genomförande Struktur och ordningsföljd för studien skapades och tidsplanen utvecklades detaljerat. Litteraturstudier inom ekonomisk styrning gjordes samt inläsning på Arcona och projekt Glömstaskolan samt tidigare gjorda examensarbeten. Målsättningen under de första två veckorna var att boka in och genomföra de intervjuer som skulle ligga till grund för studien. Under första veckan förbereddes intervjufrågor samt genomfördes intervjun med näringslivshandledaren Catrin Hansson, affärschef på Arcona och ansvarig för projektet från entreprenörens sida. Catrin har varit i projektet från tidigt skede och gjort upphandlingen med samtliga installatörer, därav var hon den vi önskade träffa i inledningsskedet av studien. Under intervjun med Catrin erhölls en mycket tydlig bild av hur nuläget ser ut på projektet samt vad som efterfrågas kring avstämningar för installatörerna från Arconas sida. Catrin delade med sig av avtal mellan Arcona och beställaren samt avtal mellan Arcona och installatörerna inklusive AF-delen. Vidare erhölls kontaktuppgifter till Nymans Elektriska och Bravida som är underentreprenörer för elrespektive rörinstallationen. Avtalen mellan Arcona och installatörerna lästes noggrant igenom samt ingick som en del av underlaget till intervjufrågorna som förbereddes till installatörerna samt till installationssamordnaren. Intervjufrågor till installatörerna formades efter bland annat intervjuer med Catrin Hansson, efterfrågan från byggbranschen, litteraturstudier i ekonomisk styrning, avtalsskrivning samt ID06. Två intervjuer genomfördes under den andra veckan. Den första intervjun hölls med VD:n på Nymans Elektriska, Magnus Lindros, ombud för underentreprenören inom elinstallationer. Av Magnus erhölls på förfrågan företagets kalkyl för projektet samt tankar om arbete kring framdrift. Den andra intervjun hölls med Arconas installationssamordnare Stefan Ferdman. Utifrån intervjumaterial från Catrin Hansson och Magnus Lindros sammanställdes och utformades en frågeställning till Stefan. Från Stefan erhölls tankar om att nyttja tidplanen, redan befintligt styrdokument, för avstämning. Stefan delade även med sig av huvudtidplan och tidplan för respektive installationsentreprenad. Samtliga intervjuer, både med Arcona samt Nymans Elektriska, har spelats in för att säkerställa att fakta är korrekt. Målsättning fanns om att intervjua Bravidas representant i projektet, Johan Alkgård, men trots upprepade försök att skapa kontakt, både via mejl, telefon och hjälp av Catrin Hansson uteblev resultat. Intervjufrågor skickade även via mejl i hopp om svar, även här uteblev resultat. Då projekt Glömstaskolan är i startskede finns inga andra insatta på projektet från Bravidas sida som istället skulle kunnat ha kontaktats. Genom denna motgång valdes underentreprenören inom rörinstallationer bort i studien. Genom att få en bättre förståelse kring nyckelfaktorer för avstämning hos installatörer skapades en enkätundersökning utifrån intervjun med Catrin Hansson samt från egna reflektioner om hur branschens syn på installatörernas arbete och framdrift upplevs. Enkätens titel var Utvärdering av framdrift och mätbarhet hos installatörerna i byggprojekt och skickades ut till sex personer i byggbranschen med olika befattningar och företag, bland annat Arcona, Skanska, Erlandsson Bygg och Zengun. Varför olika befattningar och företag valdes var på grund av att få en bredare bild av problematiken än endast Arconas och Nymans Elektriska syn på det hela. Intervjuer som tidigare genomförts lyssnades igenom och sammanställning av material till kompletterades. Vidare gjordes analys av intervjuer, riktade mot syfte och mål för studien. 8

21 Under fjärde veckan genomfördes och sammanställdes litteraturstudier av tidplan samt att nyckelfaktorer togs fram som behövs för en bra planering. Femte veckan sammanställdes och analyserades enkätsvaren. Intervjufrågor skapades till projektchef samt platschef baserat på tidigare insamlat material i form av intervjuer och litteraturstudier. Intervju hölls med projektchef Mimmi Lundgren och platschef Erik Zeitz från Arcona. De berättade om deras syn på framdrift beroende på storlek och komplexitet på projekt samt tankar kring olika nivå på samarbetsvilja hos installatörerna. Diskussion kring att kunna nyttja befintliga styrdokument i form av tidplan och mall för UE-möten för avstämning hos installatörer lyftes. Mimmi och Erik delade även med sig av mall för UE-möten, ritningar, avtalsmall samt AF-delen. De två sista veckorna fortsatte och färdigställdes resultat samt analysarbetet. Ur analysen togs slutsats fram. 9

22 7 Resultat 7.1 Intervjuer Intervju med Catrin Hansson, affärschef Arcona Installatörernas anbud är baserade på systemhandlingar och innefattar en rörlig- samt en fast del. Installatörerna har endast lämnat en summa pengar, ej specificerade i antal timmar. Installatörernas produktionskalkyl är kalkylerad på systemhandlingar i enlighet med ABT-U. Kalkylen är grov och omfattar både kostnader för att genomföra arbetet, så kallade montage-timmar, och dess materialkostnad. Produktionskalkylen innefattar även en riskpeng på respektive installatör. Installatörerna styr sin egen betalningsplan mot Arcona. Arcona har prognos fyra gånger per år samt månadsvisa byggmöten med beställaren till projektet. Inspel från installatörerna kring prognos borde tas in inför varje byggmöte. Ett problem är att mätningar av framdrift kring arbetstimmar inte utförs och att mätbara siffror inte redovisas gällande installatörernas aktiviteter. Det är svårt att ställa krav och förväntningar mot installatörerna gällande redovisning av arbetstimmar när det inte är tydligt på vilket sätt informationen önskas levereras in. Möjlighet att skriva in förväntningar och krav redan i avtalet. Antalet arbetstimmar är den faktor som bör fokuseras på, materialkostnaden skiljer sig oftast obetydligt. Faktureringen är till viss del kopplad till tidplan. Det finns dock inget krav från beställarens sida hur installatörernas fakturor ska specificeras. Beställaren nyttjar Arconas fakturasystem för tillgång till fakturorna. Önskvärt scenario är en resursmatris (budget, prognos, utfall) på arbetstimmar och kostnader per månad. Önskvärt är även att få ta del av installatörernas BAK-rabatter. Tillgång till avtal mellan Arcona och installatörer inom el- och rörinstallationer gavs tillgång till Intervju med Magnus Lindros, VD Nymans Elektriska Nymans Elektriska vill vara det företaget entreprenören väljer att arbeta med vid samverkansentreprenader. De arbetar för att tillsammans med entreprenören hitta kostnadseffektiva lösningar samt en öppen redovisning av upparbetade timmar. Företaget önskar komma in i ett tidigt skede vid projekt så möjlighet att påverka finns. Företaget har tagit fram en elektronisk tidsregistrering för att registrera antal arbetstimmar per aktivitet. Från Arconas håll på projekt Glömstaskolan ställs för lite krav kring uppföljning. Nymans Elektriska har bra företagsklimat, vilket en låg personalomsättning tyder på. Om arbetarna säger att de är i fas kommer tidplanen hålla. Nymans Elektriska tror på känslan av att ligga i fas, dvs de förlitar sig på erfarna montörers känsla om nuläget stämmer. Detta till trots att mätbara siffror inte redovisas. Elektrikerna har uppgjorda ackord, två gånger om året, plus timpenning. Arbetstimmarna är den del som justeras mest under ett projekt, i förhållande till material. Materialkostnaden har Nymans Elektriska full kontroll över. Möjlighet finns även att låsa priserna vid systemhandlingen. I sin kalkyl finns alla timmar specificerade för samtliga aktiviteter som ska genomföras i projektet. Dock ej namnsatta med samma namn som i Arconas tidplan. Om entreprenören skulle efterfråga mätningar är de öppna med att lämna ut sina timmar. Kalkylen grundar sig på antalet kvadratmeter och ingående moment på projektet. 10

23 Nymans Elektriska har gjort ett medvetet val och väljer produkter som står sig över garantitiden. Företaget har även listat leverantörer som är duktiga på att lämna garanti, som valts att arbeta med. Kostnaderna redovisas till entreprenören vid fakturering både för material och antalet arbetstimmar inklusive dagböcker. Ute på projektet är det projektledaren som har koll på antalet timmar vs budget. Kommunikation och språkbarriärer är en faktor som gör att processen på bygget inte flyter. Installatörerna är beroende av varandra. Det uppstår ofta förseningar på grund av andra underentreprenörer, vilket beror på dålig kommunikation kring tidplan. Nymans Elektriska har tre större grossister som samarbetas med och som företaget också vet kan lämna säkra garantitider. BAK-rabatter, dvs årsrabatter, är av små summor och oftast ingen entreprenör som ställer krav kring detta. Att mäta framdrift kostar, ett medvetet val får göras med tanke på storlek och komplexitet av projekt. Ta fram tydliga förväntningar till installatörerna när de räknar på systemhandling. Hur vill man att prognosen ser ut? Arcona måste kräva in den. Den största anledningen till att det blir ett bra projekt för Nymans Elektriska i slutändan är kontinuerliga ekonomi- och prognosmöten, minst en gång i veckan. Att det ställs rätt frågor till installatören, vilket innefattar att välja en entreprenör som är intresserad och förstår. Nära samarbete med slutkunden. Rätt procents entreprenörsarvode. När den riktiga kalkylen gjorts bygghandling bygghandlingskalkyl. Startmöte. Kalkyl per plan Intervju med Stefan Ferdman, installationssamordnare Arcona Stefan Ferdman poängterar hur Arcona i tidiga skeden kan vara med och påverka hur ett projekt kommer att genomföras. Att vara påläst och insatt i ritningar och handlingar kan minimera kostnader då entreprenören är med och bidrar med sin kompetens vid systemhandling. Entreprenörers intresse för den egna ekonomin ökas genom att de själva är ansvariga för kalkylen som sätts i tidigt skede och inte får regleras efter systemhandlingen. Varför prognoser inte stäms av oftare tror Stefan handlar om hur installatören är upphandlad. I kontrakten för Glömstaskolan finns en riktkostnad som är baserad utifrån entreprenörens kalkyl på systemhandling. Riktkostnaden är entreprenörens kostnad som innehåller en rörlig del i form av material, tjänstemannakostnad samt en fast del bestående av arvode och projektledning. Därefter används en takkostnad som ligger några procent högre än riktkostnaden, som utgörs av ett riskpåslag. Går underentreprenören över takpriset, så får UE själv stå för alla kostnader över takpriset och går de under riktpriset delas vinsten mellan Arcona och UE. Genom att entreprenören upphandlas i tidigt skede kan de själva vara med och påverka riktkostnadens utfall genom att göra smarta inköp och kostnadseffektiva lösningar. Budgeten kan öka när systemhandling går över till bygghandling då tillägg kan tillkomma från exempelvis hyresgästen, detta justerar riktkostnaden. Stefans erfarenhet i branschen visar sig bland annat genom att han tänker till kring huvudtidplanen i tidigt skede och låter UE vara delaktiga vilket ökar engagemanget. Att entreprenörerna får vara med och tidsätta sina aktiviteter underlättar den grova planen genom att samordningen blir bättre. Uppföljning av tidplan sker varje vecka där en 3-veckors tidplan inklusive aktiviteter de kommande tre veckorna planeras i mer detalj. På byggmöten gås tidplanen igenom och ändringar/bemanning tas upp. 11

24 Veckovis hålls också UE-möte, där träffar Arcona varje UE var för sig och pratar tider, ekonomi och bemanning. Stefan anser att mindre projekt är lättare att följa upp, vilket görs genom att använda dagböcker samt att dela upp projektet i mindre delar, exempelvis via plan. Detta möjliggör utvärdering av arbetet efter varje plan samt att eventuella förändringar kan göras, då kostnader som skulle ha dragit iväg kan förutses. Det gynnar även beställaren om kostnader kan portioneras ut under hela byggskedet och inte dyka upp som en klumpsumma på slutet. En bra uppdelning och uppföljning ger beställaren förutsättningar att tänka till kring inköp under senare skede i projektet. Underentreprenörerna är oftast bra på inköp men mindre erfarna vad gäller projektering. Stefan upplever att många projektledare har för många projekt samtidigt och därmed svårt att sätta sig in i fullt ut i respektive projekt. Genom att ha erfarenhet kan krockar upptäckas redan vid granskningshandling, samtidigt som att vissa saker kan tas bort. Redan vid detta skede kan pengar sparas in och senare också tid när aktiviteten genomförs. Många problem kan idag elimineras genom användning av 3D-modeller, exempelvis BIM, där programmet själv säger ifrån om krockar mellan installationer finns. Stefan pratade framförallt om effekten av att installatörerna kan tidsätta sina aktiviteter och vikten av resursplanering. Att ha en jämn bemanning på bygget minskar tiden för inläsning av ritningar respektive handlingar samt tid för registrering vid ny arbetare på plats. Stefan anser även att en markering på ritning för respektive område vid framdrift kan vara till hjälp för att stämma av aktiviteterna Intervju med Mimmi Lundgren, projektchef, och Erik Zeizt, platschef Arcona Startmöte Arcona och Nymans Elektriska hölls Stefan Ferdman, installationssamordnare, samordnade och ansvarade för mötet, men Erik Zeitz satt med. Under mötet diskuterades till viss del hur redovisning av kostnader skulle ske varje månad. Förslagsvis redovisas Nymans Elektriska arbetstimmarna genom en elektronisk tidsregistrering som valts att nyttjas och därefter månadsvis uppföljning på hur många timmar som förbrukats och på vilka moment. Enligt Erik har Stefan tagit in underlag från Nymans Elektriska och anpassat Arconas tidplan så att den samordnas med övriga underentreprenörer. Ett väldigt pussel för att få till en cykel så att alla installatörer har framdrift och inte blir stillastående. Arcona tar in Nymans Elektriskas tider och anpassar aktivitetens namn så att alla förstår att det är el som arbetar. Däremot ska Nymans Elektriska ha tidskoder så det är tydligt, när registrering sker, hur mycket tid som har gått per aktivitet. Tidplanen fyller en viktig funktion gentemot beställaren, var befinner sig Arcona i projektet nu? Arcona vill inte ha den för detaljerad, utan vill ha den lättöverskådlig. Däremot kan installatören själv ha mer detaljerad nivå, uppdelade i olika aktiviteter. Viktigt att inse att installatören nödvändigtvis inte håller budget även om tidplan hålls. Företag kan hålla sina tider enligt tidplan, men bemanningen av yrkesarbetare har överskridits mot den planerade. Arcona har tagit in Nymans Elektriska enhetstider och nyttjat detta vid tidssättningen av aktiviteter. Stefan som är aktivitetsansvarig för installationerna i projektet, är ansvarig för tid, ekonomi och uppföljning. Tid är pengar, men allt hänger ihop. Arcona bygger åt en beställare, som står för kostnaderna av projektet. 12

25 Uppföljning av timmar visar inget om planerade antal arbetstimmar inte finns att jämföra med. Krav kan ställas på Nymans Elektriska om att leverera detta enligt Erik. Detta kan i framtiden skrivas in i förfrågningsunderlaget och sedermera avtalet. Egenkontroller kan vara ett verktyg. Nymans Elektriska angelägna om att ha månadsvisa avstämningar och visa Arcona hur kostnaderna gentemot budget ser ut. Det är inte materialkostnaderna som vanligtvis brukar överskridas utan arbetstimmarna. Enorma summor pengar att forcera med resurser i slutet av ett projekt. Arcona vill kunna stämma av kring budget månadsvis med installatörerna enligt Mimmi. Prognos lämnas till beställaren en gång i månaden och underlag från installatörerna är viktigt. Avtal skrevs vid systemhandling och i bygghandlingsskede har Nymans Elektrisk justerat sina rörliga kostnader varav de förväntas öka ganska markant. Den fasta delen skall ligga kvar enligt avtal. Viktigt att följa upp vad som gjort att kostnaderna ökat, material eller arbetstimmar eller både och. Dagbok är ett viktigt verktyg för uppföljning, men fokus ligger på att tidplanen hålls. Behövs också kompetens för förståelse av dagböckerna i vissa fall. Fördel kan vara att se dagböckerna i en samlad bild och kunna ifrågasätta timmarna enligt Mimmi, konsulterna kostar stora summor pengar. Finns generellt en ovilja hos installatören att redovisa hur många timmar företaget planerar för en viss aktivitet. Upplevelsen av att de binder sig vid dessa timmar finns enligt Mimmi. UE-möten hålls varannan vecka, två gånger per månad. En tydlig mall för UE-möten finns. Se bilaga. Är i detta forum en avstämning av antal arbetstimmar skall tas upp. Om tidplan från respektive installatör begärs in, ger det Arcona en tydlig bild av hur installatörerna har tänkt att arbeta och uppgifterna förs in i UE-möte protokollet. Detta blir då ett protokollfört dokument. Finns i dag ett företag som kan leverera ett helhetssytem bestående av bland annat tidsstyrningar, egenkontroller, riskanalyser och finns samlat i en webbaserad molntjänst. Tjänsten kostar pengar och ska underhållas. Det är värt att lägga pengar på det som har med planering att göra enligt Erik. Ju bättre Arcona är på att planera arbetet, desto lättare går det för underentreprenörerna att utföra sitt jobb. Flyter produktionen på som den ska, så blir det oftast inga tillkommande kostnader. Forceringen av resurser på slutet av ett projekt undviks. Att nyttja ackord för att få en effektivare arbetstid är inte aktuellt. Mimmi upplever att byggbranschen är på väg att föryngras och med tiden när den äldre generationen går i pension så kommer arbetssätten, speciellt kring avstämning och uppföljning, förändras. Motstånd kring smartphones och digitala hjälpmedel lyftes. Drömmen är att installatören talar om för Arcona exakt så här lång tid kommer respektive moment att ta, dvs planerade timmar. Därefter får Arcona varannan vecka en utförlig redovisning på hur många timmar respektive aktivitet har tagit. Kommer skilja sig kring öppenhet beroende på installatör. Arcona vill ha: rätt produkt, i rätt tid, till rätt pris. 7.2 Information ur avtal Ur avtal mellan Arcona och Nymans Elektriska går att utläsa att timkostnaden för en ledande montör är 520 kr och för en elektriker 470 kr. 13

26 7.3 Enkät Se bilaga 14

27 8 Analys Catrin och Magnus Lindros, Nymans Elektriska, är överens om att det är arbetstimmar man önskar stämma av på ett lättöverskådligt sätt. Erik Zeitz, platschef Arcona, och Mimmi Lundgren, projektchef Arcona, instämmer i detta. Detta på grund av att tidsåtgången är svårare att förutse kontra materialkostnaderna. Svårigheten med att mäta och skaffa en uppfattning hur man ligger till gällande arbetstimmar i ett projekt kvarstår om värdet för planerad tidsåtgång ej redovisats. I dagsläget upplever vi att ingen riktig strategi finnas för hur Arcona ska följa upp sina installatörer på projekt Glömstaskolan gällande arbetstimmar. Enligt Catrin Hansson, affärschef Arcona, är det svårt att ställa krav och förväntningar mot installatörerna gällande redovisning av arbetstimmar när det inte är tydligt vad som egentligen önskas från Arconas håll gällande uppföljning. Att genomföra enkätundersökning för denna studie skapade bredd kring branschens syn på installatörernas arbete och uppföljning. Med frågeställning som om installatörerna lämnar utförliga kalkyler i sina anbud gavs varierande svar vilket vi nästan förväntade oss, med tanke på att vi aktivt gjort ett val om att skicka ut undersökningen till personer med olika befattningar och erfarenhet. Vi kunde dock ur enkäten avläsa en tydlig problematik redan vid anbudsskedet om att leverera antal arbetstimmar. Nymans Elektriska har idag 43 aktiviteter i sin del av tidplanen. Aktiviteterna är utsatta i antal arbetsdagar, ej specificerade i arbetstimmar. Detta gör att en aktivitet på fem arbetsdagar kan bestå av 40 till 200 arbetstimmar, beroende på hur många yrkesarbetare som ska genomföra aktiviteten. Med det vill sägas att en installatör kan via tidplanen ligga i fas eller till och med före tidplanen men det till trots ligga efter i budget, på antalet arbetstimmar. Genom att kunna tidsätta aktiviteterna i antal planerade arbetstimmar finns möjligheter till bättre avstämning. Nymans Elektriska borde kunna koppla ihop aktiviteterna i sin kalkyl till aktiviteterna i tidplanen. Kalkylen är tidsatt i antal arbetstimmar, men ej uppdelad och namnsatta på samma sätt som tidplanen. Nymans Elektriska måste göra en handpåläggning och sätta in sina respektive aktiviteter från sin kalkyl till respektive aktivitet i tidplanen. Detta trodde Erik Zeitz inte var några problem vid begäran från Arcona. På så sätt får man en överblick över planerade antal arbetstimmar per aktivitet och kan följa upp på ett lättöverskådligt sätt. Skulle ovanstående, avstämning mot tidplan, möjligen kunna följas upp via en manuell åtgärd genom att nyttja egenkontroller? Utgår man från dagböcker för respektive installatör ska detta då följas upp och sammanställas. Det kommer förmodligen saknas viss information, vilket innebär att tid får läggas på uppföljning av redovisning av dagbok vilket inte kommer prioriteras enligt Erik. För att underlätta arbetet för avstämning av exempelvis egenkontroll skulle ett app-baserat system kunna införas. Nymans elektriska håller enligt Magnus på att utveckla ett elektroniskt redovisningssätt för sina installatörer. Här skulle installatörerna själva kunna bocka i antal timmar de utfört under arbetsdagen och hur många timmar de lagt på respektive aktivitet via sin mobiltelefon. Kunde man sedan koppla ihop detta med planerade timmar för aktiviteten och att timmarna räknas av automatiskt skulle detta kunna användas som en prognos till beställaren. Om installatörerna också kan lägga in bilder samt frågor kring aktiviteterna till sin arbetsledare kan det minska onödigt spring och slöseri med tid på bygget, det vill säga effektivare arbetstid. Problemet med ovanstående app-förslag är att det krävs både pengar och resurser för att tas fram. Enligt Erik Zeitz finns idag ett befintligt digitalt system men systemet är dyrt och till små projekt ger det inget mervärde, dvs det kostar mer än nyttan. Ytterligare hinder är generationsskiftet. Alla åldrar 15

28 är inte lika vana att arbeta med smartphones, utan vill göra saker och ting som det alltid har gjorts, det vill säga pappersbaserat. Detta motstånd till förändringar diskuterades även med Mimmi Lundgren och Erik Zeitz. Vår uppfattning om branschens mentalitet kring mätning, avstämning och uppföljning, bekräftades även vid samtalet med Magnus Lindros. Man litar på varandra och känslan att man ligger i fas värderas högt. Är det generationsskiftet i branschen som gör att man vill ha ett mer konkret, mätbart sätt för avstämning? För att skapa möjlighet till mätbarhet och avstämning kan man med hjälp av förfrågningsunderlaget och sedermera avtalet, entreprenör och installatör emellan, skriva in på vilket sätt redovisning önskas av arbetstimmar. Avstämning skulle kunna ske vid byggmöten samt vid UE-möte. Catrin Hansson, Erik Zeitz och Mimmi Lundgren var inne på samma linje att förväntningar och krav på installatörerna ska kunna ställas redan vid avtalsskedet. Att veta förväntningar från start underlättar bland annat installatörernas kalkylarbete, som annars skulle kunna vara en faktor som direkt blir negativ för installatören om omarbetning av redan färdig kalkyl skulle behöva genomföras. Nymans Elektriska är öppen med redovisning av arbetstimmar samt kostnader i allmänhet och vill verka genom samverkansentreprenader enligt Magnus Lindros. Att få Nymans Elektriska att arbeta på ett sätt som Arcona skulle önska för uppföljning ser varken Mimmi eller Erik som ett problem. Dock ska man ha vetskap om att andra installatörer, både i detta projekt samt i framtida projekt, kan vara mindre benägen om öppenhet. Många företag vill fortfarande hålla på sina företagshemligheter, där man kan spara/tjäna pengar genom att inte redovisa alla siffror öppet. Tankar har gått till att kunna nyttja ID06 till att mäta antal arbetstimmar per arbetsdag och person. Enligt ID06 och dess regler gäller dock att arbetsgivaren och arbetstagaren skriftligen måste komma överens om detta samt att facket meddelas. Genom att använda systemet kan både Arcona och installatören få kontroll över de anställdas specifika tid i produktionen. Är de planerade timmarna dokumenterade så kan jämförelse göras med de förbrukade. Frågan hur arbetstimmarna disponerats under dagen kvarstår, vilket gör att ID06 inte är sättet för avstämning vi söker. Genom att projekt Glömstaskolan har goda förutsättningar, dvs samverkansentreprenad med öppna böcker, och samarbetsvilja från installatörens sida skulle en avstämning av installatörernas arbetstimmar kunna utföras. Däremot är inget projekt det andra likt och komplexiteten och storleken på projekt kan vara en faktor för att avstämningar kostar mer än vad de genererar, det vill säga om det är lönsamt att mäta framdrift gentemot kostnaden för resursen. 16

29 9 Slutsats Slutsats av denna studie är att, i projekt Glömstaskolan och parterna Arcona och Nymans Elektriska, ska använda sig av befintliga styrdokument för att mäta/kontrollera framdrift hos installatören gällande arbetstimmar. Genom att nyttja befintliga styrdokument som redan finns i projektet underlättar vi för aktörerna i frågan. Dokumenten som skall nyttjas är tidplanen samt Arconas befintliga mall för UE-möten. Elinstallatören, Nymans Elektriska, bör tidsätta samtliga sina aktiviteter i tidplanen med antal planerade arbetstimmar. Detta görs genom att installatören riktar sina befintliga kalkylposter, som är tidsatta i antal timmar, till rätt aktivitet i tidplanen. Finns kunskap om planerade arbetstimmar går det på ett lättöverskådligt sätt att göra en kontinuerlig avstämning kring status. Ovanstående följs upp på UE-möte som hålls varannan vecka. I befintlig mall för UE-möten skall komplettering ske med tabell enligt följande: (se bilaga) Verkliga timmar Planerade timmar Analys Beslut/Kommentar I tabellen finns förutom verkliga timmar och planerade timmar även analys och beslut. Det är av vikt att anledningen till resultatet lyfts samt beslut tas om hur man arbetar framåt. Tabellen läggs in i mall för UE-möten under tidplanering, uppföljning som punkt 3.4. I framtida projekt bör tydliga förväntningar/krav ställas samt hur dessa skall genomföras/följas upp. Det görs genom att förväntningar och krav skrivs in i förfrågningsunderlagen och sedermera avtalen, byggföretaget och installatören emellan. Detta underlättar bl.a. för installatörerna när de bygger sin kalkyl samt att Arcona får bättre kontroll på sin slutkostnadsprognos gentemot både installatören och beställaren. 17

30 10 Rekommendationer Att genomföra fysiska mätningar under pågående projekt för att möjliggöra analys av ett faktiskt resultat. Att kunna ta fram en digital app för att nyttjas för mätning av framdrift hos installatörer. I appen läggs samtliga av installatörernas aktiviteter in samt är tidsatta i antal planerade timmar. Efter varje avslutad arbetsdag rapporterar yrkesarbetaren in antal verkliga timmar per aktivitet i appen, vilka då dras av från de planerade. Då finns möjlighet att följa framdriften dagligen, vilket möjliggör för byggföretaget att ha bättre koll på sina kostnader. 18

31 Referenser Litteraturreferenser Révai, E. (2012). Byggstyrning. Liber AB. Muntliga referenser Hansson, Catrin. Affärschef Arcona Glömstaskolan. Lindros, Magnus. VD Nymans Elektriska Arconas huvudkontor. Ferdman, Stefan. Installationssamordnare Arcona Glömstaskolan Lundgren, Mimmi. Projektchef Arcona Glömstaskolan Zeitz, Erik. Platschef Arcona Glömstaskolan. Webbaserade referenser ID06, (u.å.). Hämtad från Byggherre, (u.å.). Hämtad från ABT, (u.å). Hämtad från AMA AF, (u.å). Hämtad från Arcona, (u.å). Hämtad från Bravida, (u.å). Hämtad från Nymans Elektriska, (u.å.). Hämtad från Alla bolag, (u.å.). Hämtad från Avtal, (u.å.), hämtad från Avtalsprojektet, (u.å), hämtad från ESV, (u.å), hämtad från 19

32 Bilagor Tidplan elinstallationer Intervjufrågor till Catrin Hansson, affärschef Arcona Intervjufrågor till Magnus Lindros, VD Nymans Elektriska Intervjufrågor till Stefan Ferdman, installationssamordnare Arcona Intervjufrågor till Mimmi Lundgren, projektchef, och Erik Zeitz, platschef Arcona Resultat av enkätundersökning Förslag om tillägg för UE-möte i ii iii v vii x xix 20

33 Tidplan elinstallationer i

34 Intervjufrågor till Catrin Hansson, affärschef Arcona Plats: Glömstaskolan, Bergavägen 9, Huddinge Datum: Berätta gärna om projekt Glömstaskolan. 2. Hur ser er produktionskalkylen ut? Hur är den uppbyggd? 3. Hur ser installatörernas anbud ut och vad är de baserade på? Hur såg förfrågningsunderlaget ut? 4. Hur följer Arcona upp installatörernas kostnader mot budget? Prognoser? 5. Krav på löpande redovisning? Vem följer upp detta och hur ofta? 6. Hur ser installatörernas fakturor ut? Underlag, dagbok per faktura? Materialspecifikationer? 7. Är faktureringen kopplad till tidplan? 8. Hur bygger Arcona sina avtal mot installatörerna? 9. Kan vi få ta del av avtal mellan er och respektive installatör? 10. Hur ser Arconas avtal ut med beställaren? Står det ex hur fakturorna ska specificeras etc? 11. Hur kan vi öppna upp installatörernas böcker mer? 12. Kan vi styra resurserna efter förbrukade timmar etc? 13. Önskvärt scenario för Arcona, hur skulle ni vilja följa upp installatörerna, Nyckelfaktorer. Vad är behovet? (uppdelade per arbetsmoment, per plan) 14. Varför är det ej som ovan, önskvärt scenario? Vad upplever ni är problematiken kring det? ii

35 Intervjufrågor Magnus Lindros, VD Nymans Elektriska Plats: Arconas huvudkontor, Rehnsgatan 11, Stockholm Datum: Det här är ett projekt i samverkan, berätta lite om hur det fungerar, dvs bra arbetsklimat, kostnadseffektiva lösningar etc. 2. Ni skrev avtal på systemhandling, vad sker då? Är det mycket diskussioner/oenigheter kring detta? När får ni extra betalt? 3. Hur bygger Nymans Elektriska upp sin kalkyl? 4. Är timmarna kopplade till respektive arbetsmoment, ex timmar för att montera elkanaler, timmar för att montera kabel, timmar för att koppla centraler etc, eller är det bara en påse pengar som grundar sig på kvadratmeter? 5. Hur redovisar ni era kostnader för byggföretaget, Arcona? Finns det krav på vilket sätt/hur ofta detta skall göras? 6. Deltider: Enligt avtalet ska arbetsmoment eller delar ingående i entreprenaden vara färdigställda senast vid de tidpunkter som parterna överenskommer i byggmötesprotokoll. Stämmer man samtidigt av hur man ligger till mot budget? 7. Enligt avtalet ska entreprenören, ni, månadsvis redovisa upparbetat belopp samt vid beställarens begäran, prognostiserad slutkostnad. Görs detta? På vilket sätt? 8. Har era installatörer ackord och hur redovisas det mot beställaren? 9. Vad ingår i timpenningen för en elektriker? (parkeringsbiljett, fika, handverktyg vart går gränsen?) 10. BAK-Rabatter, hur hanteras dessa mot byggföretaget? Hur får Arcona nyttja den? 11. Projektinköp, dvs speciella priser för just ett specifikt projekt, får byggföretaget se fakturan eller får de i vissa fall endast ett belopp (hemligt avtal)? iii

36 *Enligt avtalet skall ni redovisa era självkostnader. Beställaren har också rätt att granska orginalverifikationer och det gäller även entreprenörens underentreprenörer och leverantörer. 12. Vilka som är ute på golvet har koll på kalkylen (timmar etc) gentemot tidplan? 13. Hur skulle ni och byggföretaget gemensamt kunna ta fram en användarvänlig avstämningsmall (ex en kalkyl) som båda parter kan arbeta i? Vilka är nyckelfaktorerna? 14. Vad är den största anledningen till att det blir ett bra projekt för er i slutändan? 15. Arbetstid vs ID06 hur ser ni på detta? 16. Hur ofta får ni förseningar pga andra installatörer? 17. Kan vi få se på er kalkyl? iv

37 Intervjufrågor till Stefan Ferdman, installationssamordnare Arcona Plats: Glömstaskolan, Bergavägen 9, Huddinge Datum: Hur involverade är elinstallatören i sin tidplan? 2. Hur ofta följs tidplanen upp gentemot installatörerna? 3. Hur jobbar installatörerna med modellen digitalt. 4. Hur följer Arcona upp installationsföretagens kostnader mot budget? Prognoser? 5. Krav på löpande redovisning? Vem följer upp detta och hur ofta? 6. Är faktureringen kopplad till tidplan? 7. Enligt Magnus på Nymans El faktureras antal timmar inkl dagbok + materialfakturor månadsvis - Hur följs dessa fakturor upp mot budget? Skulle man kunna be Nymans El exempelvis att specificera antalet timmar enligt, säg 10 aktiviteter? 8. Fördröjning etc beroende av andra installatörer plus ev saknad handling? Hur påverkar detta kalkylen? 9. Hur räknas ÄTA-arbeten? Eftersom installatörernas peng grundar sig på systemhandlingar och allt ska ingå, när får de extra betalt? 10. Ha en person som mäter framdriften under projektets gång och man kan justera i tidigt skede vs fördröjningskostnader/stillastående/hinder/budgetöverskridande etc? 11. Skulle man kunna ha olika nivåer att mäta framdrift beroende på storlek av projekt? 12. Varför avtalas det ej inte om hur framdriften skall redovisas och på vilket sätt? Nyckelfaktorer? v

38 13. Följer man upp månadsvis borde det inte rimligen vara bättre ordning och reda hos installatörerna? 14. Berätta om tak vs riktpris (fast + rörlig del) du skrev om i mejlet. 15. Önskvärt scenario för Arcona, hur skulle ni vilja följa upp installatörerna, Nyckelfaktorer. Vad är behovet? (uppdelade per arbetsmoment, per plan) 16. Varför är det ej som (svar ovan) Vad upplever ni är problematiken kring det? 17. Magnus Lindros, Nymans Elektriska sa att krav/begäran av Arcona inte ställs på regelbundna avstämningsmöten. Han skulle gärna se en gång per månad. Vad säger du om det? 18. Hur är kommunikationen mellan de olika installatörerna? 19. Hur bygger Arcona sina avtal mot installatörerna? Skulle man redan här kunna skriva in krav på hur avstämning mot budget samt slutkostnadsprognos ska ske? Hur ofta? På vilket sätt? Vad som skall redovisas? vi

39 Intervjufrågor till Mimmi Lundgren, projektchef, och Erik Zeitz, platschef Arcona Plats: Glömstaskolan, Bergavägen 9, Huddinge Datum: Hur följer Arcona upp installatörernas kostnader mot budget? Prognoser? Hur bygger Arcona sina avtal mot installatörerna? Skulle man redan här kunna skriva in krav på hur avstämning mot budget samt slutkostnadsprognos ska ske? Hur ofta? På vilket sätt? Vad som skall redovisas? 2. Enligt Magnus på Nymans Elektriska faktureras antal timmar inkl dagbok + materialfakturor månadsvis. Hur följs dessa fakturor upp mot budget? Skulle man kunna be Nymans Elektriska exempelvis att specificera antalet planerade arbetstimmar enligt aktiviteterna på tidsplanen? Vilket skulle göra det lättöverskådligt för båda parter. 3. När vi tittar på Nymans Elektriska kalkyl och jämför med Arconas tidplan, då är det ej samma aktiviteter. Finns det någon möjlighet för er att påverka Nymans Elektriska om detta, dvs få företaget att anpassa sina aktiviteter efter Arconas tidplan? 4. Fördröjning etc beroende av andra installatörer plus ev saknad handling? Hur påverkar detta kalkylen? 5. Hur säkerställer man att inrapporterad tid för installatören är effektiv tid, dvs att rätt arbete utförts? 6. Hur ser ni på resurser och kostnader för att mäta framdrift? Exempelvis ha en person som mäter framdriften under projektets gång och man kan justera i tidigt skede vs fördröjningskostnader/stillastående/hinder/budgetöverskridande etc? 7. Är det värt att lägga pengar på att mäta framdrift? 8. Hur arbetar ni/kommer arbeta med resursplanering? 9. Skulle man kunna ha olika nivåer att mäta framdrift beroende på komplexitet och storlek av projekt? vii

40 10. Varför avtalas det inte om hur framdriften skall redovisas och på vilket sätt? Nyckelfaktorer? 11. Finns möjlighet att nyttja Nymans Elektriska elektroniska tidsregistrering samt deras aktiviteter där till att koppla ihop med Arconas tidplan? Skulle man även göra en uppdelning på respektive plan, så justeringar kan göras efter exempelvis ett plan genomförts? Nymans el har ej sina aktiviteter i kalkylen uppdelade enligt plan. 12. Stefan sådde idéen till oss att nyttja tidplanen för avstämning. Allmänt känns att man inte riktigt vet vad man vill efterfråga hos installatören och då är det svårt att ställa krav. Hur ser ni på detta? 13. Registrering till app inlagda timmar per aktivitet i tidsplan, daglig personlig loggning av timmar etc. Hur ser ni på en sådan lösning? 14. Generationsskifte en faktor, dvs yrkesarbetare som varit i branschen hela sitt liv och vill fortsätta göra saker på det sätt det alltid har gjorts. Hur upplever ni detta? 15. Skulle man kunna ställa krav på ett projekt att arbetsledaren ska kunna/ha kompetens att rapportera in arbetstimmarna digitalt? 16. Magnus på Nymans Elektriska berättade att företaget har låg personalomsättning. Säger att om hans installatörer säger att de ligger i fas, då är de i fas. En känsla. Hur får vi detta mätbart? 17. Om man följer upp månadsvis borde det inte rimligen vara bättre ordning och reda hos installatörerna? 18. Hur ser ni på att använda ackord för yrkesarbetarna? (Effektivare arbetskraft och mer villig att rapportera in timmar?) 19. Avstämning via egenkontroller? Avstämning i slutet av veckan och då jämföra verkliga med planerade arbetstimmar. 20. Skulle man kunna använda ID06 för att mäta antal arbetstimmar? viii

41 21. Hur mycket har Arcona, i en samverkansentreprenad med öppna böcker, rätt att få se på installatörens kalkyl i projektet, deras beräknade arbetstimmar etc? Arcona har enligt avtal bl.a. rätt till fakturor, materialspecifikationer, input till slutkostnadsprognos, dvs företagen ska redovisa alla arbetade timmar, allt material, alla fakturor, alla dagböcker. Varför kan man då inte få se hur företagen själva har räknat på antalet timmar? 22. Önskvärt scenario för Arcona, hur skulle ni vilja följa upp installatörerna, Nyckelfaktorer. Vad är behovet? (uppdelade per arbetsmoment, per plan) 23. Hur skulle det önskvärda scenariot tas emot av Nymans Elektriska, som i sin tur enligt dom själva är väldigt öppna med redovisning etc? 24. Skulle övriga installatörer, i detta projekt och kommande projekt, ta emot det önskvärda scenariot på liknande sätt som Nymans Elektriska eller skulle det skilja sig? 25. Varför är det ej som (svar ovan) Vad upplever ni är problematiken kring det? 26. Hur är kommunikationen mellan de olika installatörerna och er? 27. Har ni någon mall på egenkontroller som installatörerna kommer använda sig av? 28. Kan vi få ta del av ritningar Glömstaskolan, gärna per plan, avtalsmall (kort, lång), UE-möte mall samt AF-delen? ix

42 Resultat av enkätundersökning x

43 xi

44 xii

45 xiii

46 xiv

47 xv

48 xvi

49 xvii

50 xviii

51 Förslag om tillägg för UE-möten xix

52 xx

53 xxi

54 xxii

55 xxiii