Datum Göran Eriksson kommunchef Ulrika Thorell 1:e kommunsekreterare. Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ulrika Thorell

Transkript

1 1(32) Plats och tid Sammanträdesrum Majberget, kommunkontoret i Bengtsfors, klockan Beslutande Ledamöter Per Eriksson (S) ordförande Per Jonsson (C) 1:e vice ordförande Christina Lundqvist (S) 2:e vice ordförande Besnik Dautaj (S) Susanne Öhrn (S) Jerker Johansson (C) Carl Kullgren (L) Anna-Greta Strömberg (KD) tjänstgörande ersättare Stig Bertilsson (M) Ersättare Lena Grönlund (S) Peder Johansson (S) Solveig Nettelbo (S) Bernt Petzäll (MP) Anna-Greta Strömberg (KD) Marie Therese Harfouche (C) Kåre Karlsson (C) Övriga närvarande Göran Eriksson kommunchef Ulrika Thorell 1:e kommunsekreterare Justerare Per Jonsson (C) Justeringens plats och tid Kommunkontoret i Bengtsfors den 18 september 2018 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ulrika Thorell Ordförande Per Eriksson (s) Justerare Per Jonsson (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Ulrika Thorell

2 2(32) KS 173 Redovisning av delegationsbeslut s utskotts protokoll s allmänna utskott, s allmänna utskott, s tekniska utskott, s sociala utskott, s utbildningsutskott, s sociala utskott E, s sociala utskott E, s sociala utskott E, s sociala utskott E, Kommunchefens delegering Attestregister för kommunstyrelsen, sociala området, giltigt fr.o.m , 11/18 Attestregister för kommunstyrelsen, giltigt fr.o.m , 12/18 Räddningschefen delegering Anställnings- och lönebeslut, räddningspersonal i beredskap Rektor Ekhagsskolan delegering Anställnings- och lönebeslut, samordnare för mottagandet av nyanlända och skola 24 Anställnings- och lönebeslut, speciallärare Rektor Vuxenutbildningen delegering Anställnings- och lönebeslut, lärare Anställnings- och lönebeslut, lärare Anställnings- och lönebeslut, lärare Anställnings- och lönebeslut, lärare Bistånd E Anita Johansson, aug feb 19 Carina Deall, aug sep Helena Weiland, aug feb 19 Ruth Bye, aug dec Tatjana Drewits, aug feb 19 Yvonne Carlström, aug

3 3(32) Sociala utskottet, mars 18 aug 19 Ann-Britt Fredriksson, juli Isabell Lindqvist, juli IFO-enheten E Marika Rosenbaum, juli aug Marie Lundberg, maj aug Maria Båld, juli Malin Schön, juni aug Madeleine Eriksson, maj juli Kristina Molin, maj aug Katarina Ackman, maj aug Birgitta Nilsson, maj juni Anna-Karin Rådén, maj aug Anna Rådberg, juni Anna Kemppinen Fredriksson, maj aug Anita Johansson, juni juli Matilda Beglund, maj aug Sabina Hadziabdic, juni aug Sandra Jillnevik, maj aug Sandra Ljung, juni juli Sara Höjman, maj aug Sofia Lööf, maj aug Tatjana Drewitz, juni aug Helena Wessman, aug Elin Torstensson, juni - aug Socialjouren, juli aug Ordf. KS sociala utskottet, juni juli KS sociala utskott, juni aug Kammarrätten, juni Förvaltningsrätten, juni aug Tingsrätten, juni juli s beslut godkänner redovisningen av delegationsbeslut.

4 4(32) KS 174 Förvaltningschefsrapport Kommunchefen, bitr. kommunchefen, kommunikationssamordnaren, tekniske chefen, räddningschefen, rektor och bitr. rektor Ekhagsskolan informerar från arbetet i samband med branden på Ekhagsskolan. s beslut tar del av informationen

5 5(32) KS 175 Dnr KSN Demokratiberedningens förslag Demokratiberedningen har tagit fram förslag till beslut gällande tider och lokaler för fullmäktigemöte och politiskt gruppmöte, nämndsorganisation, arvoden till förtroendevalda, instruktioner till valberedning, förberedelser inför val av fullmäktiges presidium och valberedning samt partirepresentation i budgetberedningen. Kommunfullmäktige beslutade ( 155) att ge demokratiberedningen i uppdrag att inför nästa mandatperiod utreda/utvärdera och eventuellt föreslå förändringar på följande punkter: a) Tider och lokaler för fullmäktigemöte och politiskt gruppmöte samt annat som har med genomförandet av dessa möten att göra. b) Nämndsorganisationen, i första hand antal ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen och dess utskott, samt arbetsformer för kommunstyrelsen/ärendeforum. c) Arvoden till förtroendevalda och regler kring dessa. d) Instruktioner till valberedningen, både vad avser bolagen och alla andra styrelser och nämnder. e) Hur valen av fullmäktiges presidium och valberedning ska förberedas. Mot bakgrund av att AnnaLena Ingemansson (V) lämnade in en motion om att alla partier som är representerade i komunfullmäktige också ska ha en plats i budgetberedningen kompletterades demokratiberedningens uppdrag med motionens förslag. Bengtsfors kommun har haft en demokratiberedning inrättad sedan Alla partier som sitter med i fullmäktige har en ledamot representerad i demokratiberedningen. Demokratiberedningen genomförde under vintern 2017/2018 åtta sammanträden där ovanstående punkter diskuterades och förslag till beslut togs fram. Demokratiberedningens förslag har redovisats på fullmäktiges sammanträden och Nedan framgår demokratiberedningens förslag på respektive punkt. Flertalet av punkterna är rent politiska och inget som förvaltningen har några synpunkter om, vilket innebär att det är demokratiberedningens förslag som framgår under förslag till beslut. Reflektioner från förvaltningen framgår efter demokratiberedningens förslag. Kommunchefen, bitr. kommunchefen, utredarens och 1:e kommunsekreteraren tjänsteskrivelse

6 6(32) s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att bordlägga ärendet.

7 7(32) KS 176 Dnr KSN Motion om införande av personalpool En motion har inkommit till förvaltningen om att införa en personalpool tillika en bemanningsenhet. Införandet av en bemanningsenhet hör starkt samman med att få flera att kunna arbeta heltid inom främst vård och omsorg. En arbetsgrupp bestående av fackliga- och arbetsgivarrepresentanter har arbetat fram en handlingsplan heltid som norm - där inrättande av en bemanningsenhet är en viktig förutsättning för detta. Erfarenheter från flera kommuner visar på det finns ett antal fördelar med inrättandet av en bemanningsenhet såsom exempelvis En samordnande funktion som hanterar och svarar för vikarieanskaffningen i kommunen Ge förutsättningar för fler att kunna arbeta heltid Avlastning för chefer och annan personal för sk inringning av personal mmm Inrättande av en bemanningsenhet får också ställas i relation till kostnader och ekonomiska förutsättningar. Fullmäktigeledamot Torill Stjerndahl (S) har inkommit med en motion om införande av personalpool. Hon skriver i sin motion följande: Det är idag svårt att få in vikarier i verksamheterna och personalen får ta ett stort ansvar att ringa in vikarier. Det tar ofta mycket tid och värdefull tid som personalen borde få använda i verksamheterna och inte sitta och ringa in vikarier. Det skapar dessutom stress då det ofta slutar med att dom inte får tag på några och dom får gå kort med personal. Därför vore det bra och underlätta mycket för personalen om Bengtsfors kommun ser över möjligheterna att införa en personalpool. Kommunchefen och personalchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att bordlägga ärendet.

8 8(32) Kommunfullmäktige KS 177 Dnr KSN Aktualitetsprövning av Bengtsfors kommuns översiktsplan, mandatperiod Enligt 3 kapitlet 27 Plan- och bygglagen skall varje kommun ha en aktuell översiktsplan. För att säkerställa att planen hålls uppdaterad kräver plan- och bygglagen att kommunfullmäktige tar ställning till aktualiteten minst en gång under varje mandatperiod. I aktualitetsprövningen redogörs för i vilken utsträckning översiktsplanens intentioner fortfarande är aktuella med hänsyn till nya anspråk och förutsättningar. Översiktsplanen för Bengtsfors kommun antogs Därutöver finns en tematisk översiktsplan (Vindbruksplanen) och tre fördjupade översiktsplaner. Förvaltningen har upprättat ett beslutsunderlag Aktualitetsprövning av Bengtsfors kommuns översiktsplan, mandatperiod Förvaltningen bedömer att översiktsplanen för Bengtsfors kommun som helhet är aktuell men att LIS-bilagan bör revideras. Vindbruksplanen bedöms vara aktuell. Fördjupad översiktsplan för Höljerudsforsarna bedöms vara inaktuell. Fördjupad översiktsplan för Lästvik bedöms vara aktuell. Fördjupad översiktsplan för Bäckefors bedöms vara aktuell. Tilläggsyrkandeyrkanden Stig Bertilsson (M) yrkar på följande tillägg till beslutet: Översiktsplanens fakta- och sakuppgifter ska ses över och vid behov revideras. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Stig Bertilsson (M) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Kommunchefen och planchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut

9 9(32) Kommunchefen och planchefens tjänsteskrivelse s förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: - översiktsplan för Bengtsfors kommun som helhet är aktuell men att LISbilagan behöver revideras. - vindbruksplan för Bengtsfors kommun som helhet är aktuell - fördjupad översiktsplan för Lästvik är aktuell - fördjupad översiktsplan för Bäckefors är aktuell - fördjupad översiktsplan för Höljerudsforsarna är inaktuell. - översiktsplanens fakta- och sakuppgifter ska ses över och vid behov revideras. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att ta fram ett förslag till tematisk översiktsplan för LIS Landsbygdsutveckling i strandnära lägen.

10 10(32) Kommunfullmäktige KS 178 Dnr KSN Motion om namngivning av gata, trafikplats eller annat offentligt rum efter Erik Berger och Gordon Skoglund Stig Bertilsson (m) har den 25 oktober 2015 lämnat in en motion med hemställan om att kommunfullmäktige i avsikt att hedra Erik Berger och Gordon Skoglund, beslutar låta namnge gator eller andra lämpliga offentliga rum efter dem. Tidigare under 2015 ansökte kommunen hos Trafikverket om att få döpa rondellen vid First Hotell Bengtsfors till Erik Bergers rondell, men fick avslag av Trafikverket, med hänvisning till att det ur ett säkerhetsperspektiv bör användas namn som är lokaliserande till sin karaktär. Samtidigt diskuterades möjligheten att namnge den då nya rondellen i korsningen Kinadalsvägen och Storgatan efter antingen Gordon Skoglund eller Erik Berger. Där blev det istället Kina-rondellen efter en namngivningstävling som Dalslänningen initierade. God ortnamnssed Sedan den 1 juli 2000 finns en hänsynsparagraf införd i kulturmiljölagen med föreskrifter om att tillämpa god ortnamnssed inom statlig och kommunal verksamhet. Kommuner ansvarar för namngivning av gator, kvarter och offentliga byggnader och platser och genom adressättning inom hela kommunen. Ortnamnsrådet har gett ut skriften God ortnamnssed Handledning i namnvård, reviderad senast 2016, där finns följande råd om så kallade memorialnamn. Till de svårare ärenden som kommunernas namnorgan har att hantera hör de som innehåller förslag om att en person ska hedras genom att en gata eller allmän plats uppkallas efter honom eller henne. Generella krav som kan ställas är att den memorerade personen är avliden, att han eller hon vid tiden för namngivningen är så pass känd att allmänheten inte omgående behöver en förklaring till namnvalet och att personen i fråga har någon form av anknytning till platsen där namnet ska placeras. I enlighet med Förenta Nationernas resolution VIII/2, antagen vid FN:s åttonde konferens om standardisering av geografiska namn (Berlin 2002), rekommenderar Ortnamnsrådet Sveriges kommuner och andra namngivare - att inte skapa nya memorialnamn baserade på ännu levande personers namn - att praktisera memorialnamngivning inom kommunen på så sätt att en rimlig, av kommunen själv fastlagd tid måste ha gått innan en avliden persons namn får användas i ortnamn (t.ex. i namn på gator, torg och allmänna platser). Som rimlig tid rekommenderas 3 5 år.

11 11(32) Vad kan namnsättas? Det är inte lämpligt att ändra namn på en gata eller plats som redan har ett namn. Det kan leda till förvirring och i värsta fall misstag som kan bli allvarliga. Man kan också vänta på att nya gator byggs och namnge dessa, men det kan ta lång tid och det blir ingen logisk koppling. Det tredje alternativet är att namngivning befintliga platser som inte har något namn sedan tidigare. Viktigt är då att platsen är tydlig plats, som förjänar att ha ett namn och helst bör det finnas en tydlig koppling till den person som får ge namn till platsen, annars kan effekten bli den motsatta till vad som var syftet. Förutsättningar i Bengtsfors Gordon Skoglund och Erik Berger har var och en på sitt sätt gjort betydelsefulla insatser för Bengtsfors. Erik Berger har bara för några år sedan avslutat en unikt lång karriär som racerförare och Gordon Skoglund har som utgivare av tidningen Dalslänningen gjort stora avtryck i Bengtsfors. Båda har bott större delen av sina liv i Bengtsfors centrum. Erik Berger är naturligtvis även förknippad med Bergers bosättning. När Storgatan byggdes om lades särskild omsorg på att göra platsen mellan Bergers bosättningsaffär och Storgatan 26 till en vacker plats med bl.a. en kompassros i markbeläggningen. Denna plats skulle kunna ges namnet Erik Bergers plats. Platsen är markerad som plats A i bilaga 1. Ca 30 meter från Gordon Skoglunds hem finns en liten grönyta alldeles intill Storgatan (inom fastigheten Musikern 11). I förslaget till detaljplan för Bengtsfors centrum föreslås denna plats avsättas som park. Platsen består idag av en gräsyta som avgränsas bakåt av en bergvägg med lite buskar framför och i kanten ett stort vackert lönnträd. Med lite omsorg såsom en ny parkbänk och lite planteringar kan platsen bli en riktigt fin plats som skulle kunna ges namnet Gordon Skoglunds plats. Platsen är markerad som plats B i bilaga 1. Även om inte Ortnamnsrådet rekommendationer är helt uppfyllda bedömer förvaltningen att det i detta fall kan vara lämpligt att namnge två ovanstående platser efter Erik Berger respektive Gordon Skoglunds plats. På båda platserna föreslås att det sätts upp en informationstavla som berättar om Erik Berger respektive Gordon Skoglund. Kostnaden för att iordningställa parkområdet samt sätta upp två skyltar beräknas till 20 tkr, vilket bedöms kunna finansieras genom kommunstyrelsens konto för oförutsedda utgifter. Yrkanden Per Eriksson (S) yrkar på att Kina-rondellen namnges som Gordon Skoglunds rondell istället för grönytan inom Musikern 11.

12 12(32) Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Per Erikssons (S) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Kommunchefen och planchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ställa sig positiv till att namnge platsen mellan Storgatan 24 och 26 till Erik Berger plats och Kina-rondellen till Gordon Skoglunds rondell. Kommunfullmäktige beslutar att uppdra till kommunstyrelsen att verkställa namngivning.

13 13(32) Kommunchefen KS 179 Dnr KSN Plan för granskning av den interna kontrollen - förseningar av rapporter beslutade om plan för granskning av den interna kontrollen. Planen innehåller ett antal granskningsområden och deadlines för när rapporterna ska vara klara. Många av granskningarna ska, enligt planen, göras av personal på utvecklings- och administrationsenheten. På grund av vakanser och sjukdomar var personalsituationen på utvecklingsoch administrationsenheten ansträngd under vintern/våren 2018, vilket gjorde att de löpande arbetsuppgifterna kring politiska möten etc fick prioriteras före andra uppgifter. Parallellt med detta har arbetet med det nya datalagringsdirektivet tagit mycket resurser i anspråk. Under våren startades också arbetet kring de allmänna valen i september upp och detta arbete kommer kräva stora personella resurser från enheten under större delen av hösten. Mot bakgrund av ovanstående har de granskningar av den interna kontrollen som ligger på enhetens personal inte kunnat genomföras. Förhoppningen är att dessa ska kunna genomföras under senare delen av hösten Kommunchefen och bitr. kommunchefen tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut tar del av informationen och godkänner senareläggning av granskningarna.

14 14(32) s allmänna utskott Kommunchefen KS 180 Dnr KSN Bidrag för att stärka kommuner med socioekonomiska utmaningar Tillväxtverket har tilldelats pengar för att bidra till 30 kommuner med socioekonomiska utmaningar. Kommunerna kan söka stöd för åtgärder som syftar till att stärka ekonomisk och social utveckling i landsbygdskommuner med socioekonomiska utmaningar. Det kan till exempel handla om tidiga insatser för barn och unga, satsningar på utbildning, ökad trygghet, ökad sysselsättning och insatser för att stärka demokratin och det civila samhället. Stödet får lämnas retroaktivt från och med den 1 januari Tillväxtverket beslutar om stödperioder på 3 år och stödperioden är , beloppen som går att söka är indikativa. För Bengtsfors kommun är beloppet :-. Medfinansiering skall uppgå till minst 10 %. I ansökan skall anges målgrupper, projekt, mål/indikatorer, syfte, spridning av resultat, arbetssätt och verksamhetsbeskrivning. Ansökan avser hela perioden s allmänna utskotts beslut Kommunchefens tjänsteskrivelse s beslut s beslutar att uppdra till kommunstyrelsens allmänna utskott att besluta om detaljerad ansökan.

15 15(32) Kommunfullmäktige KS 181 Dnr KSN Avfallsplan Bengtsfors, Dals-Eds, Färgelandas och Melleruds kommuner har arbetat med att ta fram ett förslag till ny gemensam avfallsplan för perioden Att ta fram en avfallplan är en viktig pusselbit i kommunens miljöarbete och ett krav från lagstiftningen. Avfallsplanen är viktig för att kommunernas riktlinjer och mål för avfallshanteringen ska tydliggöras. Två övergripande fokusområden har formulerats för den framtida avfallshanteringen i de fyra Dalslandskommunerna: Avfallet i kommunerna ska inte vara farligt för människors hälsa eller miljö Vi ska högre upp i avfallstrappan Till dessa fokusområden har mätbara mål och aktiviterer kopplats. Varje kommun ska ha en avfallsplan som är fastställd av kommunfullmäktige och som ska följas upp minst vart fjärde år. Innehållet i avfallsplanen styrs av lagstiftning och ska ta hänsyn till nationella, regionala och lokala strategier och mål som berör området. Bengtsfors, Dals-Eds, Färgelandas och Melleruds kommuner har tillsammans med Dalslands Miljö & Energiförbund och Sweco under ett års tid arbetat med att ta fram ett förslag till ny gemensam avfallsplan. Tidsplanen för en avfallsplan ska sträcka sig över minst en mandatperiod. Avfallsplanen för Bengtsfors, Dals-Eds, Färgelandas och Melleruds kommuner får horisonten , där avsikten är att en större uppföljning av planen ska genomföras under Mindre uppföljningar av avfallsplanen ska ske årligen. Syftet med avfallsplanen är att få ett tydligt gemensamt styrdokument för avfallshanteringen i de fyra Dalslandskommunerna. Avfallsplanen ska långsiktigt syra avfallshanteringen i riktning mot ett hållbart samhälle. Utställning och samråd Avfallsplanen har varit utställd under en fyraveckorsperiod, 2-31 maj, i respektive kommun. Hur utställningen har genomförts, och vilka aktörer som har varit delaktiga finns redovisat (Bilaga 6). Efter att avfallsplanen har antagits av kommunfullmäktige i respektive kommun kommer kommunerna att skicka uppgifter till Länsstyrelsen avseende datum för antagande, sammanställning av mål, åtgärder och styrmedel, resultat från uppföljning av föregående plan samt uppgifter om nedlagda deponier (Bilaga 7). Detta i enlighet med Naturvårdsverkets föreskrifter om kommunala avfallsplaner.

16 16(32) För att genomföra de aktiviteter som avfallsplanen innebär, samt uppfylla syftet med planen, kommer renhållningens chefer, eller av chef utsedd representant, från de fyra kommunerna och DMEK träffas minst en gång per år under avfallaplanens livslängd. Denna representant rapporterar även vidare till kommunens renhållningsansvariga nämnd. I samband med denna avstämning och rapportering kommer även värdering att ske av när avfallsplanen lämpligen behöver uppdateras. Kommunchefens, tekniske chefens och driftchef VA/renhållning/fjärrvärme daterad s tekniska utskotts förslag till beslut s förslag beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta avfallsplan för Bengtsfors, Dals-Eds, Färgelandas och Melleruds kommuner.

17 17(32) Tekniska chefen KS 182 Dnr KSN Avyttring kommunala fastigheter Bengtsfors kommun har ett fastigheter där kommunen inte bedriver egen verksamhet. Bengtsfors kommun har ett stort antal fastigheter, i de flesta fastigheter bedrivs verksamhet av kommunen men det finns ett antal fastigheter som hyrs eller arrenderas ut till andra aktörer. Kostnaderna för de lokaler som används av andra aktörer överstiger ibland de intäkter som hyror och arrenden genererar. För att ta ett långsiktigt ansvar för de fastigheter som Bengtsfors kommun äger så har frågan diskuterats om behovet av att fortsätta äga de fastigheter som kommunen inte har behov av för egen verksamhet och vilka fastigheter som är möjliga att avyttra. Den tekniska verksamheten har arbetat fram en förteckning över alla lokaler som Bengtsfors kommun äger samt i vilka som kommunen inte har egen verksamhet i. Det underlag som tekniska verksamheten har tagit fram bör diskuteras av kommunstyrelsen, detta i syfte att besluta om en inriktning för vilken typ av fastigheter kommunen skall fortsätta att äga och vilken typ av fastigheter som är lämpligt att avyttra. Om Bengtsfors kommun skall ha ett fortsatt ägande av fastigheter där externa verksamheter disponerar fastigheten så bör kommunstyrelsen också ta ställning till om varje fastighet skall bära sina egna kostnader fullt ut eller om det finns skäl för andra principer. Kommunchefens tjänsteskrivelse daterad s tekniska utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att göra en översyn över de kommunala fastigheter som hyrs eller arrenderas ut till externa aktörer. Översynen ska innehålla förslag om vilka fastigheter som kommun ska behålla, vilka fastigheter som kan avyttras samt vilka fastigheter där en justering av hyran/arrendet behöver genomföras.

18 18(32) Fyrbodals kommunalförbund KS 183 Dnr KSN Remissvar till Fyrbodals kommunalförbund tillväxtmedel 2019 En remiss har inkommit från Fyrbodals kommunalförbund med förslag till budget för tillväxtmedel Syftet med tillväxtmedel är att stärka fyrbodal som en attraktiv, ansvarsfull och internationellt konkurrenskraftig kunskapsregion för kvinnor och män och är ett verktyg för att genomföra den gemensamma genomförandeplanen och vision Västra Götaland Det goda livet. Planperioden sträcker sig under tiden Finansieringsmodellen innebär att Västra Götalandsregionen medfinansierar med 50 % och kommunerna med 50 %. I framtagande av budgetförslaget så har kommunchefer, förvaltningschefer inom utbildning, kulturchefer och näringslivschefer varit delaktiga tillsammans med personal på kommunalförbundet. Förslaget till budget följer de diskussioner som föregått förslaget och förvaltningen har inget att erinra mot budgetförslaget. Kommunchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut tar del av budgetförslaget och tillstyrker förlaget till budget för tillväxtmedel 2019.

19 19(32) Fyrbodals kommunalförbund KS 184 Dnr KSN Remiss verksamhetsplan och budget 2019 Fyrbodals kommunalförbund Verksamhetsplan och budget 2019 för Fyrbodals kommunalförbund är inkommit för en remissomgång med svar senast 30 september. Verksamhetsplan och budget för 2019 har inkommit för remissomgång, budget för tillväxtmedel berörs inte i denna utan har skickats ut i en separat remissomgång. Verksamhetsplanens mätetal och struktur har processats i både politiska nätverk och tjänstemannanätverk. Inför 2019 så har den plan och budget som nu ligger som förslag baserats på planen för 2018 samt de budgetförutsättningar som direktionen beslutade om Planen innehåller inga aktiviteter utan dessa tas fram i en separat plan. Målet med verksamhetsplanen 2019 är att förtydliga förbundets roll kopplat till målen. Budgetförutsättningar diskuterades och beslutades 2017 och medlemsavgiften fastställdes för 2018 till 33 kr/invånare med en indexuppräkning på 3% med en årlig prövning av indexhöjningen i förhållande till förbundets finansiella ställning. Den plan och de ekonomiska förutsättningarna för verksamheten är väl kända och följer de prioriteringar som gjorts både i politiska nätverk och på tjänstemannanivå. Kommunchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut tar del av verksamhetsplan och budget samt tillstyrker förslaget i remissvar till Fyrbodals kommunalförbund

20 20(32) Fyrbodals kommunalförbund KS 185 Dnr KSN Samverkansavtal samhällsorientering Eftersom antalet nyanlända som flyttar till Bengtsfors kommun minskar finns det anledning att se över samverkansavtalet med Fyrbodals kommunalförbund angående samhällsorientering för att nyanlända ingick Bengtsfors kommun i ett samverkansavtal med Fyrbodal om samhällsorientering. Samhällsorienteringen styrs av förordningen om samhällsorientering för nyanlända (2010:1138) och ska underlätta nyanländas etablering i arbets- och samhällsliv, ge en grundläggande förståelse för det svenska samhället och en grund för kunskapsinhämtande. Enligt förordningen (2010:1138) och lag (2013:157) ska kommunen erbjuda minst 60 timmar samhällsorientering. Orienteringen ska ske på modersmål eller genom tolk. Syftet med samverkansavtalet har varit att säkerställa kvaliteten på utbildningen samt att möjligöra utbildningen på deltagarnas modersmål. Trollhättan, Vänersborg och Uddevalla har varit utförare av utbildningsinsatserna och samtliga 14 kommuner i Fyrbodal har varit köpare. Då Bengtsfors kommun ingick i samverkansavtalet var trycket på samhällsorientering stort och det var svårt att få en fungerande verksamhet på egen hand. Fram till april 2018 har det pågått två parallella grupper om samhällorientering och då trycket var som störst pågick det tre grupper samtidigt. Antalet deltagare har minskat succesivt och i dag är det en kurs i gång och det finns ingen kö till nästa start. Eftersom underlaget av deltagare minskar avtar också den effekt som avtalet en gång avsåg. För att säga upp avtalet krävs ett skriftligt beslut från kommun. Part som lämnat avtalet är förpliktad att under ett år medverka i finansieringen av avtalet. Eftersom antalet deltagare minskar är behovet av att köpa samhällsorientering inte lika stort som tidigare. Att köpa utbildning har också försvårat flexibiliteten kring utbildningsinsatserna och försvårat samverkan med lokala aktörer/myndigheter. Utförarkommunerna ligger långt ifrån Bengtsfors kommun och har därför haft svårt att anpassa utbildningen efter lokala förhållanden eller önskemål. Utbildningen har också upplevts som komprimerad och tid för återkoppling mellan utbildningstillfällena har saknats. Redan i dag skulle Bengtsfors kommun ha möjlighet driva samhällorientering i egen regi med god kvalitet och i enlighet med förordning (2010:1138) samt lag (2013:156) om den utökade målgruppen. Förutom att detta skulle vara mer ekonomiskt fördelaktigt skulle det också ge oss möjlighet att vara mer flexibla och kunna anpassa oss bättre kring rådande förhållanden och behov.

21 21(32) Förvaltningens bedömning är att en tjänst på % skulle krävas för att bedriva samhällsorienteringen i egen regi under Detta skulle kosta tkr/år. Avsikten är att anställa en flerspråkig person för att undvika tolkkostnader. Vid minoritetspråk är avsikten att fortsätta köpa in samhällsorientering från Fyrbodal. För närvarande används Mötesplatsens i Billingsfors lokaler och då vi avser att fortsätta använda kommunala lokaler så bör detta inte leda till några ökade kostnader för lokaler. Kostnaden för att köpa in samhällsorienteringen från Fyrbodal uppgår för närvarande till 7935 kr/person för hela utbildningen. För 2018 avsattes totalt 631 tkr i budget. Baserat på Migrationsverkets prognoser över antalet nyanlända och givet vår tidigare fördelningsandel tror vi att budgeten kan sänkas till knappt 400 tkr för 2019, om avtalet fortsätter. Enligt Migrationsverket beräknas antalet nyanlända fortsätta minska under 2020 för att sedan stabiliseras. En grov uträkning baserat på Migrationsverkets prognoser visar att budgeten för samhällsorientering i Fyrbodals regi skulle kunna minska ytterligare till omkring 270 tkr för att sedan stabiliseras. Jämförelsevis beräknas en 50 % tjänst kosta kring 220 tkr. Kommunchefen och enhetschefen integrationsenhetens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att Bengtsfors kommun ska säga upp sitt samverkansavtal avseende samhällsorientering för nyanlända med Fyrbodals kommunalförbund

22 22(32) Tekniska chefen KS 186 Dnr KSN Upphandling avseende avfallshämtning och omhändertagande av hushållsavfall Nuvarande avtal för avfallshämtning och omhändertagande av hushållsavfall för Bengtsfors, Dals Ed, Färgelanda och Melleruds kommuner gäller för perioden s tekniska utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en ny upphandling tillsammans med Dals Ed, Färgelanda och Melleruds kommuner för att få till stånd ett gemensamt avtal för avfallshämtning och omhändertagande av hushållsavfall. Det nya avtalet ska gälla från och med

23 23(32) Västbus KS 187 Dnr KSN Revidering Västbus riktlinjer en överenskommelse om samverkan om barn och unga, 0-20 år, i behov av samordnade insatser och tvärprofessionell kompetens från kommunen och VGR, Kommunerna och regionen i Västra Götaland har sedan 2005 gemensamma riktlinjer avseende samverkan om insatser för barn och unga med sammansatt social och psykiatrisk problematik. Revidering gjordes 2012 av riktlinjerna och 2017 framkom det att nytt behov av revidering fanns. Den nu föreslagna överenskommelsen kommer ersätta tidigare riktlinjer för Västbus. Utöver att denna föreslagna överenskommelse pågår och kommer det fortlöpande komma nya uppdrag inom området. Det innebär att samverkan för barns och ungas bästa hela tiden ska utvecklas. Barns och ungas hälsa är en viktig faktor att möjliggöra för dem en god allmän utveckling. Det är också en viktig för att den unge ska klara skolgång som i sin tur är en skyddsfaktor för att undvika risken att drabbas av psykisk och social ohälsa. Sedan 2005 finns i Västra Götaland riktlinjer för samverkan mellan kommunerna i länet och VGR om barn och unga med sammansatt psykisk/psykiatrisk och social problematik. Dessa riktlinjer föregick på många sätt lagstiftningen kring individuell plan (SIP) som kom 2010, men riktlinjerna innebär också en väsentlig skillnad från lagstiftningen eftersom de också omfattar verksamheter inom barn och skola i kommunerna. Revidering gjordes 2012 av riktlinjerna och 2017 konstaterades nytt behov av revidering av Västbus riktlinjer, dessutom av Västbus riktlinjer för familjehemsplacerade barn och unga samt stödmaterialet, Västbus råd och stöd för allsidig elevutredning-skolnivå. Den föreslagna förändringen, en överenskommelse, ersätter tidigare riktlinjer för Västbus. Utöver denna överenskommelse kommer tillkommer fortlöpande nya uppdrag inom området så att samverkan för barns och ungas bästa hela tiden utvecklas. Syftet med överenskommelsen är att barn och unga i behov av särskilt stöd ska få de insatser de behöver och har rätt till oberoende av kön, sociala, ekonomiska och geografiska faktorer, funktionsnedsättningar, etnicitet, sexuell läggning och trosuppfattning.

24 24(32) Överenskommelsen är tänkt att tydliggöra ansvar att samverka, ansvarsfördelning och ge struktur för samverkan. Den ska även ge stöd för insatser som behöver samordnas, inom och mellan huvudmännen, skapa kontinuitet utifrån barnets och familjens behov och upplevs som en trygg och säker helhet. Flera förändringar har skett i överenskommelsen, dels innehållsmässigt men också hur den är utformad. Syftet är att tydliggöra hur Västbus riktlinjer förhåller sig till andra avtal och överenskommelser och utifrån det modernisera och anpassa skrivningen i överenskommelsen. Kommunchefens och socialchefens tjänsteskrivelse daterad s sociala utskotts förslag till beslut s utbildningsutskotts förslag till beslut s beslut beslutar att anta den föreslagna överenskommelsen som ersätter tidigare riktlinjer för Västbus.

25 25(32) Kommunchefen KS 188 Dnr KSN Principbeslut avseende bidragsansökningar från rikstäckande organisationer som saknar lokal förankring Ett principbeslut avseende bidragsansökningar från rikstäckande organisationer efterfrågas. Det kommer årligen in flertalet ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer till Bengtsfors kommun. Ansökningar som är till synes lika hanteras olika. Vissa ansökningar tas upp till kommunstyrelsen för beslut, medan andra beslut om ansökningar fattas av förvaltningen. Kommunchefen och kommuninformatören har utifrån kommunstyrelsens delegationsordning rätt att fatta beslut om bidrag enligt budget upp till 50 tkr och som inte är av principiell natur. s allmänna utskott har mandat att fatta beslut gällande bidragsansökningar, där budget saknas, ansökan inte är av principiell natur samt avser belopp upp till 50 tkr. har delegerat till kommunchef, kommuninformatör och kommunstyrelsens allmänna utskott att fatta beslut avseende bidragsansökningar. För att få till en tydlighet och samma handläggning för alla bidragsansökningar efterfrågas ett principbeslut. Principbeslutet är tänkt att skapa en likformighet i handläggningen av ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer som saknar lokal verksamhet/förankring samt tydliggöra hur att ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer ska hanteras. Förslaget är att bidragsansökningar från rikstäckande organisationer som saknar lokal verksamhet/förankring ska avslås. Ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer med lokal verksamhet/förankring hanteras på samma sätt som tidigare. Kommunchefen, bitr. kommunchefen, utredaren och kommunikationssamordnarens tjänsteskrivelse s beslut beslutar att ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer som saknar lokal verksamhet/förankring ska avslås.

26 26(32) Bris Region Väst KS 189 Dnr KSN Ansökan om bidrag från Bris Bris region väst har i skrivelse daterad 21 maj 2018 ansökt om bidrag från Bengtsfors kommun till en sammanlagd summa av kronor. Mot bakgrund av den ansträngda ekonomiska situationen som Bengtsfors kommun befinner sig i är det förenat med stora svårigheter att bevilja ansökningar om bidrag som denna. Bris region väst har i skrivelse daterad 21 maj 2018 ansökt om bidrag från Bengtsfors kommun. Bris stödverksamhet bemannas av anställda kuratorer och Bris erbjuder alla barn i Bengtsfors och övriga Sverige kvalificerat stöd. Bris bedriver ett viktigt arbete för att lyssna på och stötta barn som av olika anledningar behöver stöd från vuxna. Under nuvarande ekonomiska förhållanden där prognosen för det sociala området visar på ett underskott för 2017 ses mycket vaga möjligheter till att ansökan skall kunna beviljas. Kommunchefens och handläggarens tjänsteskrivelse daterad s sociala utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att avslå Bris ansökan med hänvisning till kommunstyrelsens principbeslut ; s beslutar att ansökningar om bidrag från rikstäckande organisationer som saknar lokal verksamhet/förankring ska avslås.

27 27(32) Kommunrevisionen KS 190 Dnr KSN Svar till Revisionen avseende uppföljning av tidigare genomförda granskningar Revisonen har begärt svar på uppföljning av tidigare genomförda granskningar genomförda samt vilka åtgärder kommunstyrelsen vidtagit med anledning av dessa genomförde revisonen med bistånd av sakkunnigt biträde (KPMG) en granskning kring Underhåll av VA-nätet samt gator och vägar genomfördes en granskning av Betygsnivå och måluppfyllelse inom grundskolan. Efter granskningarna lämnade revisionen ett antal rekommendationer och i den nu genomförda uppföljningen lyfter revisionen några områden där man ser ett behov av fortsatta åtgärder. Inom tekniska verksamhetsområdet rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att: Det inom gatu- och vägområdet etaberas en tydlig handlingsplan Samtliga pumpstationer snarast kopplas till driftövervakningssystemet Utvärdera om resurstilldelningen och de åtgärder som hittills vidtagits är rimliga utifrån behovet att komma till rätta med det eftersatta underhållet inom gatu- och vägområdet Konsekvensbeskrivningar kontinuerligt upprättas när erforderligt anslag ej erhållits Inom utbildningsområdet rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att: Det görs en analys av varför skolresultaten varierar så mycket från år till år. Denna analys bör redovisas för respektive skolenhet. På motsvarande sätt anser vi att en kartläggning av lärarbehörigheten behöver göras som redovisas för respektive skolenhet. Bengtsfors fortsätter med att uppmuntra befintlig ej legitimerad skolpersonal att söka lärar- eller fritidspedagogsutbildning. Även om placeringen av årskurs 6 på högstadiet ligger fast så bör kommunstyrelsen ändå utvärdera beslutet utifrån kommunens styrdokument och måluppfyllelse Det finns ett ständigt pågående arbete med flera av punkterna ovan, men den punkt som förvaltningen inte arbetar med är utvärdering av placeringen av årskurs 6 på högstadiet (Bengtsgården). Om detta är ett uppdrag som kommunstyrelsen beslutar ge förvaltningen bör en sådan utvärdering ske av en extern part, då skolfrågor ofta är känsliga frågor. Frågan har också en komplexitet som innebär att flytten måste belysas ur en rad olika perspektiv,

28 28(32) ekonomi, personal, kunskapsinhämtning, betygssättning, schematekniskt, miljö mfl. För att få till en jämförelse bör utvärderingen även innehålla en analys av kommuner med liknande förutsättningar som har valt att behålla årskurs 6 på traditionella låg- och mellanstadier samt kommuner som valt samma lösning som Bengtsfors för att kunna värdera effekterna av beslutet att flytta årskurs 6. När det gäller de 2 övriga frågorna inom utbildningsområdet pågår ett ständigt arbete med att säkerställa rätt kompetenser. I medarbetarsamtalen uppmuntrar rektorer och förskolechefer personal att delta i utbildningar som ger legitimation och Bengtsfors kommun använder stimulansåtgärder för att stödja detta arbete. I samverkan med de fackliga organisationerna tas både generella och individuella lösningar fram för att möjliggöra behörighetsgivande studier. Vid nyanställning av ej legitimerade lärare ställs krav på avklarade studier inom viss tid under överenskomna förutsättningar. När det gäller personal och lärarlegitimationer finns en sådan dokumentation för varje skol-/förskoleenhet som redovisas till kommunstyrelsens utbildningsutskott. Rektorer och utbildningschef arbetar även med ett systematiskt förbättringsarbete gällande elevers skolresultat. Resultaten sammanställs och information finns både på skolnivå samt individnivå och dessa resultat samt analys redovisas till kommunstyrelsens utbildningsutskott. När det gäller frågeställningarna som berör den tekniska verksamheten arbetar VA-verksamheten efter den VA-plan som kommunfullmäktige fastställt. Ett arbete har påbörjats med att säkerställa driftssäkerheten av kommunens VAverksamhet. Varje station kommer att vara kopplad till driftsövervakningssystemet och alla anläggningar ses över och byggs om för att vara säkra både ur driftssynpunkt men även med ett fungerande skal- och miljöskydd. Verksamheten har ett stort antal anläggningar och för att få stöd i arbetet med att säkra upp den anlitas en extern konsult som gör en revision av samtliga delar. Revisionen påbörjas under kvartal 3 men ett antal anläggningar har redan byggts om och kopplats upp mot systemet för central driftsövervakning. Sedan årsskiftet har verksamheten också anställt kompetens i form av en VA-ingenjör som driver arbetet gemensamt med övrig personal för att skapa säkra anläggningar. I frågorna kopplat till väg-och gatuunderhåll arbetas nu med att ta fram en handlingsplan. De resurser som genom åren har tilldelats verksamheten följer inte rekommendationerna för underhåll enligt de granskningar som genomförts. För att följa de rekommendationer som finns för en förnyelse av vägnätet där nätet skall vara utbytt på 20 år så skulle det ekonomiska anslaget vara på minst 5 mnkr årligen med en årlig uppräkning. Den tekniska verksamheten har en dialog med tekniska utskottet kring effekterna av de underhållsbehov som finns samt gör konsekvensbeskrivning av vad som är

29 29(32) möjligt med de anslag som beslutas i fullmäktiges beslut till budget. Tidigare har inte konsekvensbeskrivningar gjorts. Att fokusera enbart på att ersätta slitlagret på vägar kan bli kontraproduktivt om planen för att asfaltera inte kommunicerar med arbetet inom VAverksamheten. För att få mesta möjliga ut av tilldelade medel så måste en plan för utbyte av gamla och bristfälliga ledningar finnas först och sedan samordnas med en underhållsplan för vägnätet. Kommunchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut överlämnar återrapportering till revisonen om tidigare lämnade rekommendationer

30 30(32) Kommunrevisionen KS 191 Dnr KSN Årsrapport avseende fjärrvärmeverksamheten svar till kommunrevisionen Kommunrevisionen har i ett brev daterat uppmanat kommunstyrelsen att tillse att det i årsrapporten för fjärrvärme för år 2018 sker en korrekt redovisning av leverantörsskulder samt att redovisning av skulder sker på en mer detaljerad nivå. Kommunrevisionen önskar svar från kommunstyrelsen på sitt brev senast den 28 september. I balansräkningen i årsrapport för fjärrvärmeverksamheten har beloppet för verksamhetens leverantörsskulder uppskattats. Uppskattningen har gjorts baserat på fjärrvärmens andel av kommunens leverantörsfakturakostnader. Samma andel av kommunens totala leverantörsskulder har antagits vara relaterade till fjärrvärme. Anledning till att uppskattning har gjorts är att skuldbokföringen av leverantörsfakturor i ekonomisystemet inte görs kopplat till en specifik verksamhet eller ansvar. Att då ta fram en helt korrekt summa för leverantörsskulderna har bedömts vara alltför tidskrävande. När det gäller redovisning av övriga skulder har de till största delen redovisats under rubriken Övriga långfristiga skulder. Även det är en uppskattning som är baserad på skillnaden mellan verksamhetens tillgångar och övriga skulder och eget kapital. Till största delen utgörs detta belopp av banklån, men redovisning har gjorts under rubriken övriga skulder då en exakt uppdelning inte kan göras. Liksom för leverantörsskulder görs inte bokföring av banklån kopplat till en specifik verksamhet. Anledningen till det är att kommunens behov av likvida medel och därmed banklån hanteras samlat. Det finns inte separata betalningsflöden för olika verksamheter. Det skulle vara möjligt att redovisa posten övriga skulder något mer uppdelat, men uppdelningen skulle ändå bli baserad på en uppskattning. Kommunchefen och ekonomichefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på hur en mer korrekt redovisning av leverantörsskulder och en mer detaljerad redovisning av övriga skulder skulle kunna ske och vilka resurser som skulle krävas. Kommunrevisionen delges detta som svar på brev daterat

31 31(32) KS 192 Redovisning av protokoll från nämnder, kommunala bolag, stiftelser och övriga delägda organisationer enligt kommunstyrelsens uppsiktsplikt Bengtsforshus AB sammanträdesprotokoll Dalslands miljö och energinämnd sammanträdesprotokoll Samordningsförbundet BÅD-ESÅ sammanträdesprotokoll Sydvästra Värmlands och Norra Dalslands gemensamma överförmyndarnämnd sammanträdesprotokoll Asketvetens Donationsstiftelse sammanträdesprotokoll Asketvetens Donationsstiftelse sammanträdesprotokoll s beslut tar del av informationen.

32 32(32) KS 193 Redovisning av delgivningar Sydvästra Värmlands och Norra Dalslands gemensamma överförmyndarnämnd ekonomisk rapport juli 2018 s beslut tar del av informationen.