KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida

Transkript

1 Plats och tid Förbundskontoret, klockan Omfattning Beslutande Ledamöter Dzenita Abaza (S), ordförande Måns Linge (M) Sören Bondesson (S) Jan-Olof Forslund (S) Övriga deltagande Tjänstemän m.fl. Joachim Håkansson, förbundschef Carina Cerafiani, ekonomichef Chatharina Gustafsson, administrativ chef Jenny Herlin, kommunikatör 119 och 120 Christian Sandahl, verksamhetsområdeschef 121 Ingegerd Andersson, sekreterare Datum för justering Underskrifter Sekreterare Ingegerd Andersson Ordförande Dzenita Abaza Justerande Jan-Olof Forslund Datum för anslag Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Kalmar kommuns anslagstavla

2 Godkännande av dagordning Beslut Dagordningen godkännes med följande tillägg: - Införandet av skollegitimationer Lägesrapport.

3 GYF 2016/ Revidering av styrelsens sammanträdesplan för 2017 Arbetsutskottet fattar inget beslut i ärendet utan hänskjuter frågan till styrelsen vid styrelsemötet

4 GYF 2016/ Revidering av delegationsordning Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Delegationsordning, förslag på revideringar. Bakgrund Delegering innebär att styrelsen beslutar uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd i förbundet att fatta beslut på styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Bestämmelser om delegering finns i Kommunallagen (KL) 6: Styrelsen reviderade delegationsordningen för Kalmarsunds gymnasieförbund senast Vid ytterligare genomgång har uppmärksammats att en del förändringar behöver göras. 1:42 Besluta om förlängd undervisning för enskild elev Denna punkt är ny då den tidigare hänvisats till felaktigt lagrum. 5:9 Uthyrning av lokaler Texten har ändrats för att förtydliga att uthyrningen gäller 6 månader eller längre samt att beslut tas efter samråd med planeringschef. 5:20 Ansöka om statsbidrag/rekvirera statsbidrag Punkten stryks från delegationsordningen. Detta har istället lagts till i beslutet om Firmatecknare och övriga behörigheter :6 Anställning av personal underställd förbundschef etc. Texten har ändrats för att förtydliga vilka beslut som ska redovisas för styrelsen. 6:7 Anställning av personal underställd rektor Punkten stryks då den ingår i punkt 6:6, ovan. Tillsvidareanställning eller vikariat av planeringschef Punkten är ny eftersom den saknades tidigare. I övrigt är det endast redaktionella ändringar. Beslut Arbetsutskottet föreslår styrelsen besluta att godkänna upprättat förslag till reviderad delegationsordning för Kalmarsunds gymnasieförbund.

5 GYF 2016/ Lönepolitiska riktlinjer 2017 Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Lönepolitiska riktlinjer 2017, Bakgrund Arbetsutskottet som är tillika personaldelegation, fastställer ramar och principer för löneöversynen med utgångspunkt från centrala HÖK-avtal och tilldelat budgetutrymme. Styrelsen har tagit fram riktlinjer för lönesättning och lönebildning i Kalmarsunds gymnasieförbund. Förbundskontoret tar utifrån det dokumentet fram årliga förslag på lönepolitiska riktlinjer där arbetsgivaren redovisar sina utgångspunkter inför löneöverläggningar med respektive fackförbund. För att kunna sätta rätt lön vid lönerevisionen behövs olika förberedelser. En del är att sammanställa aktuell statistik som åskådliggör olika yrkesgruppers löner inom förbundet i jämförelse med andra kommuner i närområdet samt ett genomsnitt för kommuner i riket. En annan del är att bestämma den önskvärda lönestrukturen. Den önskvärda lönestrukturen är en grov översiktlig bild över vad förbundet betraktar som rimliga löner för olika grupper av medarbetare. Lönestrukturen består av mer eller mindre breda löneintervall. Förbundskontoret har, i dialog med aktuella fackliga företrädare, tagit fram förslag på målbilder inom förbundet gällande lärare och rektorer. För övriga personalkategorier finns ännu inga fastställda målbilder. Ekonomisk konsekvens Tilldelat budgetutrymme för löneökningar 2017 är 3,8 %. Förutsättningarna i centrala avtal är att lönebildningen sker på lokal nivå och att lönerna är individuella och differentierade. Föreslagna riktlinjer medför inte några ekonomiska konsekvenser utöver budgetram. Beslut Arbetsutskottet beslutar att fastställa lönepolitiska riktlinjer Beslutsexpediering Lönesättande chefer Central samverkansgrupp

6 GYF 2016/ Attestplan kontroll av ekonomiska transaktioner 2017 Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Beslutsattest Bakgrund I attestplanen för Kalmarsunds gymnasieförbund redovisas befattningar med rätt att beslutsattestera eller vara ersättare för dessa. I de fall beslutsattestanten själv är berörd av fakturan (egen utbildningskostnad, inköp av telefon med mera) så ska beslutsattestantens överordnade attestera fakturan. På ansvar 101 Förbundschef delegeras denna attesträtt till administrativ chef med ekonomichef som ersättare. Om en ny tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna på samma befattning följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Vid förändring av organisationsstruktur och ansvarsområden under löpande verksamhetsår har förbundschefen delegation från styrelsen att ändra i attestlistan. En övergripande beslutsattest regel finns för bokföringsorder (rättelser) i drift, investering och balansräkning vilket innebär att ekonomer och ekonomiassistenter får attestera bokföringsorder med rättelser av fel som kan uppstå vid inrapportering från de olika delsystemen till Personec Redovisning och Reskontror och andra uppenbara konteringsfel. Den övergripande beslutsattestregeln gäller även för kontering och attest av de inbetalningar som kommer till förbundet. Attestplanen omfattar även fonder som förvaltas och administreras av Kalmar kommuns ekonomikontor. Beslut Arbetsutskottet föreslår styrelsen besluta att godkänna upprättad attestplan för 2017.

7 GYF 2016/ Firmatecknare och övriga behörigheter 2017 Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Bakgrund Styrelsen för Kalmarsunds gymnasieförbund föreslås godkänna bemyndigande att teckna avtal för förbundets räkning samt bemyndigande att teckna bankmedel, fondmedel och plusgiro samt övriga specifika ekonomiska uppdrag som beskrivs nedan. Om en ny tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna/firmatecknarna på samma befattning följer beslutsrätten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Firmatecknare En firmatecknare har rätt att med bindande verkan teckna ett företags firma, det vill säga underteckna juridiska handlingar (avtal, fullmakter, lånehandlingar, borgensförbindelser med mera) i företagets namn. Vid enskild firmateckning kan en eller flera personer var för sig underteckna för organisationens räkning och vid kollektiv firmateckning måste två eller flera personer underteckna. Firmatecknare för Kalmarsunds gymnasieförbund är: förbundschef Joachim Håkansson, ersättare vid frånvaro är ekonomichef Carina Cerafiani, ordförande Dzenita Abaza, ersättare vid frånvaro är vice ordförande Sven Stensson. Kalmarsunds gymnasieförbund använder sig av kollektiv firmateckning vid belopp överstigande 25 prisbasbelopp. För Kalmarsunds gymnasieförbund definieras kollektiv firmateckning av att en av ovan nämnd företroendevald i förening med en av ovan nämnd tjänsteman undertecknar förbundets avtal och överenskommelser vilka överskrider kr (år 2017).

8 Övriga behörigheter Rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar Förbundschef Joachim Håkansson Ekonomichef Carina Cerafiani Controller Roger Tordhall Controller Caroline Johansson Controller Lisa Holm Controller Carolina Wentzel Ekonomiassistent Pia Palmblad får två tillsammans kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar som är ställda till Kalmarsunds gymnasieförbund eller förbundets enheter. Några andra anställda i gymnasieförbundet har inte rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar eller andra anvisningar som är ställda till Kalmarsunds gymnasieförbund. Rätt att företräda Kalmarsunds gymnasieförbund på koncernkontot i Internetuppkopplingen mot banken Ekonomichef Carina Cerafiani Controller Roger Tordhall Controller Caroline Johansson Controller Lisa Holm Controller Carolina Wentzel Ekonomiassistent Pia Palmblad får två i förening beordra utbetalningar eller omdisponeringar av pengar på Kalmarsunds gymnasieförbunds koncernkonto via Internetuppkopplingen. Registrering och beslutsattest sker med elektronisk behörighet i systemen. Vid signering av leverantörsutbetalningsfil krävs inte två i förening. Rätt att ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar Ekonomichef Carina Cerafiani eller controller Caroline Johansson i förening med Controller Carolina Wentzel eller ekonomiassistent Pia Palmblad får ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar för Kalmarsunds gymnasieförbund.

9 Rätt att underteckna förbundets allmänna självdeklaration Ekonomichef Carina Cerafiani Controller Caroline Johansson Controller Carolina Wentzel får två i förening underteckna gymnasieförbundets allmänna självdeklaration. Rätt att underteckna månatliga skattedeklarationer Förbundschef Joachim Håkansson Ekonomichef Carina Cerafiani Controller Caroline Johansson Controller Carolina Wentzel får två i förening underteckna Kalmarsunds gymnasieförbunds månatliga skattedeklarationer avseende arbetsgivaravgiften, källskatten och mervärdesskatten. Rätt att företräda Kalmarsunds gymnasieförbund, som firmatecknare, i samband med ansökningar/rekvireringar av statsbidrag Controller Roger Tordhall Beslut Arbetsutskottet föreslår att styrelsen godkänner förslag till firmatecknare och övriga behörigheter Beslutsexpediering Förbundskonferensen

10 GYF 2016/ Bidrag till fristående gymnasieskolor, samlingsbeslut 2017 Ekonomichef Carina Cerafiani meddelar att arbete pågår med framställning av underlaget. Arbetsutskottet fattar därför inget beslut i ärendet utan hänskjuter frågan till styrelsen vid styrelsemötet

11 Bidrag till fristående gymnasieskolor, enskilda beslut 2016 Ekonomichef Carina Cerafiani meddelar att arbete pågår med framställning av underlaget. Arbetsutskottet fattar därför inget beslut i ärendet utan hänskjuter frågan till styrelsen vid styrelsemötet , då beslut också tas för varje enskild skola.

12 GYF 2016/ Administration och förvaltning av Hilmar Olséns minnesfond Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Bakgrund Kalmar kommun sköter förvaltningen av förbundets fonder. Hilmar Olséns minnesfond står dock under gymnasieförbundets förvaltning. För att Kalmar kommun ska kunna hantera administration och ekonomiska transaktioner avseende minnesfonden krävs att förbundet utser beslutattest, firmatecknare och revisorer. Beslut Styrelsen beslutar att följa Kalmar kommuns val av beslutattestanter, för fonder och stiftelser, för Hilmar Olséns minnesfond: Ekonomichef Urban Sparre som ordinarie beslutsattestant med redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed och controller Åsa Bejvall som ersättare. Styrelsen lämnar följande uppdrag för administration av förbundets minnesfond Hilmar Olsén: Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller controller Åsa Bejvall får tillsammans med någon av ekonom Vanja Lukic eller ekonomiadministratörerna Jörgen Svensson, Ann-Marie Ekblad eller Camilla Petersson underteckna uttag eller överföringar från plusgirokonton och de bankkonton och depåer som tillhör de förvaltade stiftelserna. Urban Sparre, Anna Johansson, Jonas Agerhed och Åsa Bejvall får två i förening underteckna de förvaltade stiftelsernas deklarationer vid taxeringen. Urban Sparre, Anna Johansson, Jonas Agerhed eller Åsa Bejvall får tillsammans med någon av Jörgen Svensson, Vanja Lukic, Ann-Marie Ekblad eller Camilla Petersson teckna elektronisk attest för uttag och överföringar via internet mot bankerna och girocentralerna. Urban Sparre och Åsa Bejvall utses till registertecknare som var för sig representerar samtliga av Kalmarsunds gymnasieförbunds förvaltade stiftelser i länsstyrelsernas e-tjänst för stiftelser. Urban Sparre och Åsa Bejvall får två i förening teckna de förvaltade stiftelsernas firma.

13 Styrelsen beslutar att följa Kalmar kommuns val av revisorer, för granskningar av fonder och stiftelser, för Hilmar Olséns minnesfond: Revisorer: Göran Häggfors (M), Doris Johansson (S) Ersättare: Lennart Ohlsson (C), Anna Baum (V) Beslutsexpediering Kalmar kommun

14 GYF 2016/ Jämställdhetspriset 2016 Beslutsunderlag Förbundskontorets skrivelse Bakgrund Jämställdhetspriset ( kronor) kan delas ut till en eller flera personer, medarbetare och elever inom Kalmarsunds gymnasieförbund, för att premiera goda insatser i förbundets verksamhet och som bidragit till en ökad jämställdhet eller som har arbetat för att motverka begränsade normer kring kön och genus. Totalt har 84 nomineringar inkommit till jämställdhetspriset En sammanställning av inkomna nomineringar delades ut till arbetsutskottets ledamöter Kommunikatör Jenny Herlin redovisar förslag till beslut med motivering. Beslut Arbetsutskottet, tillika juryn, utser årets jämställdhetspristagare. Tillkännagivandet och prisutdelning sker vid lämpligt tillfälle i december månad 2016.

15 Varumärkesarbete Information Kommunikatör Jenny Herlin informerar om att Kalmarsunds gymnasieförbund behöver stärka sitt varumärke, det vill säga ta fram ett kommunikativt löfte. Gymnasieförbundet har en föråldrad och bristfällig grafisk manual som upprättades år 1995, när förbundet bildades. Gymnasieförbundet är i behov av ett konsekvent kommunicerat varumärke som personalen står bakom samt en grafisk profil som bidrar till tydlighet och ökad synlighet och som i sin tur ger trovärdighet hos bland annat gymnasieförbundets elever, medarbetare och omvärld. En enhetlig grafisk profil har betydelse på så sätt att den stärker samhörighetskänslan bland medarbetarna. Kalmarsunds gymnasieförbunds varumärke ska inte ersätta skolornas varumärken, då skolornas varumärken är starkare än gymnasieförbundets bland målgrupperna. Varumärket ska snarare komplettera skolornas varumärken. Kommunikatör Jenny Herlin ger förslag på följande workshopsgrupper: - Gymnasieelever - Chefer/rektorer - Politiker/beslutsfattare - Stabschefer och personal vid förbundskontoret - Lärare - Blandad personalgrupp Arbetet leds av reklambyrån Kreation och påbörjas under januari Varumärkesarbetet beräknas pågå under våren och färdigställas senast i april Implementering av ny profil beräknas ske under läsåret 2017/2018. Beslut Arbetsutskottet tar informationen till protokollet.

16 Personalärenden Information Verksamhetsområdeschef Christian Sandahl ger oss följande lägesrapport: Verksamhetsområdeschefen har tillsammans med centrala fackliga ombud tagit fram en handlingsplan kring arbetsmiljö och samverkan som ett stöd för rektor vid Ölands Gymnasium utifrån inkomna synpunkter. Handlingsplanen är förankrad hos rektor och personal och omfattar bland annat arbetsfördelning, anställningsbeslut och samverkansfrågor. Handlingsplanen samt den genomförda medarbetarenkäten kommer att följas upp löpande. Under rektors sjukskrivning vid Lars Kaggskolans skolenhet 3, har Inga Andersson anställts som vikarierande rektor till och med Beslut Arbetsutskottet tar informationen till protokollet samt ger verksamhetsområdeschefen i uppdrag att se över och kvalitetssäkra utbildningen på restaurang- och livsmedelsprogrammet vid Ölands Gymnasium, i samarbete med Halltorps gästgiveri. En återkoppling ska ges till arbetsutskottet under våren 2017.

17 GYF 2016/ Medarbetarenkäten 2016 Redovisning av det förbundsövergripande resultatet Information Administrativ chef Chatharina Gustafsson redovisar det förbundsövergripande resultatet av medarbetarenkäten 2016 som genomfördes under veckorna 41, 42 och 43. Enkäten skickades ut till 530 personal i förbundet. 426 besvarade enkäten vilket gav en svarsfrekvens på 80,4 %. Gymnasieförbundet har genomfört medarbetarenkäten i samarbete med Kalmar kommun. Företaget Entergate har skött distribution och sammanställning av enkäten. Enkäten ska återkomma vartannat år så att jämförelser kan göras mellan de olika mätningarna. Enkätsvaren bryts ner på skolnivå/enhetsnivå och kommer inom kort att presenteras på respektive skolenhet för olika personalgrupper och lokal samverkansgrupp. Därefter arbetar respektive enhet vidare med handlingsplaner och aktivitetsplaner utifrån olika friskfaktorer. Enkäten innehåller 50 frågor inom 10 frågeområden enligt följande. - Kompetens och utveckling - Medarbetarskap - Arbetsmotivation - Information - Arbetssätt och mål - Kommunikation och arbetsgemenskap - Ledarskap - Medarbetarsamtal - Kränkande särbehandling, diskriminering, hot och våld - Arbetsbelastning Överlag har förbundet fått väldigt bra resultat i de flesta frågeområdena. Förbättringsområden finns dock, framförallt inom Arbetssätt och mål, Arbetsbelastning samt inom Ledarskap. Svaren i medarbetarenkäten har jämförts med Kalmar kommuns och dess bolag. Det visar sig att kommunens och förbundets enkätsvar följer varandra. Informationen ges till styrelsen vid styrelsemötet

18 Uppföljning av likabehandlingsarbetet - Stagneliusskolan Informationen ges till styrelsen vid styrelsemötet Information från förbundschefen Informationen ges till styrelsen vid styrelsemötet Övriga frågor Införandet av skollegitimationen Lägesrapport Ordförande Dzenita Abaza (S) ställer frågan om hur införandet av skollegitimationer har fungerat och tagits emot. Förbundschef Joachim Håkansson informerar att det är fem veckor sedan skollegitimationer infördes och responsen har så här långt varit positiv från rektorsgruppen och fackliga organisationer. Införandet är en ny aktivitet i förbundet vilket innebär att inkörningsprocessen måste få ta sin tid. Arbetsformerna kommer successivt att utvecklas och förbättras. Uppföljning kommer att ske enligt överenskommelse med central samverkansgrupp, under våren 2017.