Beslutsattestanter och firmatecknare för kommunledningskontoret

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Åsa Bejvall KS 2014/ Kommunstyrelsen er och firmatecknare för kommunledningskontoret 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer förslaget till beslutsattestanter och firmatecknare för kommunledningskontoret Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i januari 2015 om beslutsattestanter och firmatecknare. Med anledning av personalförändringar och organisationsförändringar behöver dokumentet uppdateras. Åsa Bejvall Controller Annette Andersson Förvaltningschef Bilagor: er Rätt att underteckna vissa handlingar firmatecknare mm. Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax asa.bejvall@kalmar.se

2 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Controller Åsa Bejvall (4) er kommunledningskontoret 2015 Driftredovisning Ansvar Namn Beloppsgräns 001 Finansiering utom pensionsutbetalningar och förvaltningsavgifter Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall Finansiering pensionskostnader Pensionsutbetalningar & förvaltningsavgift Anne Elgmark Ulrika Petersson, Thomas Hodin, Mats Gustafsson Koncernledning Annette Andersson Ola Johansson, Urban Sparre x Kansli- och omvärldsenheten Enhetschef KoO Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Ärendehantering Jonas Sverkén Ann-Mari Nilsson Kvalitet och service Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Hållbarhet och strategi Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Överförmyndarnämndens Ann Wribe Peter Lindqvist, Ann-Mari Nilsson kansli Område arbetsmarknad Jimmy Johansson Ann-Mari Nilsson, Niklas Andersson Område kunskapsnavet Birgitta Agnesson Ann-Mari Nilsson Område invandrarservice Lars-Ove Angré Maria Olsson, Ann-Mari Nilsson

3 2 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns Ekonomienheten Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall Personalenheten Anne Elgmark Mats Gustafsson Löneadministration Mats Gustafsson Anne Elgmark Kommunhälsan Carina Hertzberg Sinisa Vukovac, Magnus Appert Näringslivsenheten Thomas Davidsson Linda Petersson x Projekt- och Exploateringsenheten Administration Pär Svanfeldt Eva Danielsson, Susanne Karlsson, Klara Persson Mark och tomträtter Patrik Ihrman Pär Svanfeldt, Maria Jakobsson, Susanne Karlsson Miljö och deponier Maria Jakobsson Pär Svanfeldt, Patrik Ihrman, Susanne Karlsson Huvudprojektledare Mattias Andersson Annika Fonseca, Pär Svanfeldt, Susanne Karlsson Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Susanne Karlsson, Johanna Kindqvist, Klara Persson, Josefine Robertsson, Maria Jakobsson, Patrik Ihrman Kommunikationsenhet Henrik Nilsson Christine Bergqvist Björklund Kontaktcenter Kenth Gustafsson Henrik Nilsson Stiftelseadministration Urban Sparre Åsa Bejvall, Jonas Agerhed, Anna Johansson

4 3 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns 13030x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson Administration Gert Friberg Annette Andersson Skydd och säkerhet Peo Carlsson Gert Friberg Tillsyn Karl-Johan Daléen Gert Friberg Operativ enhet heltid Kenneth Emricsson Daniel Åström Operativ enhet deltid Daniel Åström Kenneth Emricsson Utbildning Ulf Petersson Gert Friberg Krisledning Stabschefer krisledning Ekonomer krisledning Gymnasieskola Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall Investeringsredovisning Ansvar Beloppsgräns 130 Inventarier KL-kontoret Annette Andersson Åsa Bejvall, Urban Sparre Hamnverksamhet Urban Sparre Ola Johansson, Annette Andersson Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Johanna Kindqvist, Maria Jakobsson, Klara Persson, Josefine Robertsson, Patrik Ihrman x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson

5 Balansräkning Ansvar Konto Samtliga 1-2, utom; Anna Johansson Ann-Marie Ekblad, Urban Sparre, Vanja Lukic, Jörgen Svensson, Britt-Marie Mikkelsen, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall Arbetsgivaravg, särskild löneskatt Maj-Greth Åckerström Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt 271 Personalens källskatt Maj-Greth Åckerström Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson Eva Sjöstedt Löneavdrag för samtliga nämnder/förvaltningar Maj-Greth Åckerström 4 (4) Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson Eva Sjöstedt Löneutbetalningar Maj-Greth Åckerström Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt Utmätning Maj-Greth Åckerström Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt Bokföringsorder (rättelser) drift, investering och balansräkning Ansvar Konto Samtliga Samtliga Urban Sparre, Anna Johansson, Åsa Bejvall, Jonas Agerhed, Vanja Lukic, Ann-Marie Ekblad, Britt-Marie Mikkelsen och Jörgen Svensson får attestera bokföringsorder med rättelser av fel eller andra omföringar som kan uppstå vid inrapportering från de olika delsystemen till Aditro Redovisning och Reskontror och andra uppenbara konteringsfel oavsett belopp. Samma personalgrupp får också kontera och attestera de inbetalningar som kommer till kommunen samt hantera bokföringsmässiga avskrivningar för de fordringar som efter kravhanteringsprocess inte bedöms som möjliga att erhålla betalning för. Samtliga Samtliga Anne Elgmark, Mats Gustafsson, Ulrika Petersson, Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström, Håkan Stenberg, Ann Johansson och Thomas Hodin får attestera bokföringsorder med rättelser av fel som kan uppstå vid inrapportering av uppgifter till systemet Personec P och andra uppenbara konteringsfel som avser löne- och pensionsadministration. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna på samma befattning följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Fakturor som överskrider beslutad beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå. Kommundirektör eller dess kan gå in som för samtliga ansvar och övertar då beloppsgränsen. Kommundirektören eller dess är beslutattestant för samtliga förvaltningschefer inom Kalmar kommun. Kommundirektörens beslutsattest maximeras till kronor. Belopp däröver beslutas av kommunstyrelsens ordförande. Kommundirektörens är ekonomichefen. Ekonomichefens är kommunledningskontorets controller.

6 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Controller Åsa Bejvall 1 (4) Rätt att underteckna vissa handlingar - firmatecknare m.m. 1. Rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar samt utfärda checkar och andra anvisningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratörerna Jörgen Svensson, Ann-Marie Ekblad och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015; kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. utfärda checkar och andra anvisningar från Kalmar kommun och dess bolags bankräkningar samt plus- och bankgiro. Några andra anställda i kommunen har inte rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar eller andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. 2. Rätt att företräda Kalmar kommun på koncernkontot i internetuppkopplingen mot banken Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratörerna Ann-Marie Ekblad, Jörgen Svensson och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015 beordra utbetalningar eller omdisponeringar av pengar på Kalmar kommuns koncernkonto via internetuppkopplingen. Registrering och beslutsattest sker med elektronisk behörighet i systemen. 3. Rätt att underteckna låne- och borgensförbindelser Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller controller Åsa Bejvall under 2015 underteckna kommunens låneförbindelser samt borgens- och andra ansvarsförbindelser.

7 2 (4) 4. Rätt att ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall eller ekonom Vanja Lukic får tillsammans med någon av ekonomiadministratörerna Britt- Marie Mikkelsen, Jörgen Svensson och Ann-Marie Ekblad under 2015 för Kalmar kommun ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar. 5. Rätt att underteckna kommunens allmänna självdeklaration Ekonomichef Urban Sparre får tillsammans med redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller controller Åsa Bejvall underteckna kommunens allmänna självdeklaration vid taxeringen Rätt att underteckna månatliga skattedeklarationer Löneadministratörerna Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström, Ann Johansson, Ulrika Petersson, ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratör Britt-Marie Mikkelsen underteckna Kalmar kommuns månatliga skattedeklarationer under Rätt att utfärda tjänstelegitimation Löneadministratör Håkan Stenberg eller säkerhetssamordnare Peo Carlsson får under 2015 utfärda tjänstelegitimation för kommunens personal. 8. Rätt att kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser Vaktmästare Alf Rundberg och vaktmästare Patrik Larsson får under 2015 kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser till Kalmar kommun. Värdeförsändelserna ska förtecknas i samband med postöppningen och utlämnas därefter till adressaten mot kvittens. 9. Rätt att avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring Utredningssekreterare Susanne Eriksson får under 2015 för Kalmar kommun avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring. 10. Köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med enhetschef för projektoch exploateringsenheten Pär Svanfeldt, exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Josefine Robertsson, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson under 2015 underteckna erforderliga handlingar vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt. Vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelse med tomträtt upp till ett värde av högst 50 prisbasbelopp får enhetschef för projektoch exploateringsenheten Pär Svanfeldt tillsammans med exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Klara Persson, exploateringsingenjör Josefine Roberts-

8 3 (4) son eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson under 2015 underteckna erforderliga handlingar. Vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelse med tomträtt upp till ett värde av högst 20 prisbasbelopp får exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Josefine Robertsson, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson två i förening, under 2015 underteckna erforderliga handlingar. Vad ovan står om köp gäller även tecknande av avtal om fastighetsreglering eller markbyte där mellanavgiften inte överstiger det antal prisbasbelopp. 11. Beslut om vilka som ska verkställa uppdrag som lämnats av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får efter föredragning av kommundirektör Annette Andersson eller kanslichef Jonas Sverkén besluta om vilka som ska verkställa de uppdrag som kommunstyrelsen får av kommunfullmäktige Ansökan om bidrag/finansiering av projekt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson, förste vice ordförande Christina Fosnes eller kommundirektör Annette Andersson får underteckna ansökan om bidrag i projekt där EU, statliga myndigheter eller andra externa aktörer helt eller delvis står som finansiärer. 13. Förvaltade donationsstiftelsers årsredovisningar Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson och förste vice ordförande Christina Fosnes får underteckna de årsredovisningar för donationsstiftelser som förvaltas av Kalmar kommunstyrelse och avser verksamhetsår Firmatecknare för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med kommundirektör Annette Andersson under 2015 teckna firma för kommunstyrelsen. 15. Firmatecknare i andra ärenden Kommundirektör Annette Andersson eller enhetscheferna på kommunledningskontoret får under 2015 underteckna handlingar som gäller kontorets respektive verksamheter. Det gäller följande enheter och enhetschefer: Kansli- och omvärld Ekonomi Personal Kommunhälsan Näringsliv Projekt och exploatering Enhetschef Ann-Mari Nilsson Ekonomichef Urban Sparre Personalchef Anne Elgmark Enhetschef Carina Hertzberg Näringslivschef Thomas Davidsson Enhetschef Pär Svanfeldt

9 4 (4) Kommunikationsenhet Brandkåren Kommunikationschef Henrik Nilsson Räddningschef Gert Friberg 16. Firmatecknare i bankärenden och ärenden hos Skatteverket Ekonomichef Urban Sparre får underteckna handlingar som avser tjänster hos upphandlad bank och hos Skatteverket. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande på samma befattning följer rätten att underteckna vissa handlingar m.m. med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut.