Uppföljning av Internkontrollplan Till årsredovisning 2019 Dnr: 9017/ Datum:

Transkript

1 1 BAKGRUND Kommunstyrelsen leder och samordnar kommunens angelägenheter och har det övergripande ansvaret för att se till att en god intern kontroll upprätthålls i Robertsfors kommun. En del av detta ansvar innebar bland annat att anta en plan för intern kontroll för kommunstyrelsens verksamhet samt styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom styrelsens ansvarsområde. Planen följer det reglemente för intern kontroll som fullmäktige har fastställt samt det riktlinjer för intern kontroll som kommunstyrelsen har fastslagit. Resultatet från uppföljningen av kontrollplanen ska redovisas för styrelsen minst två gånger per år, i samband med delårsrapport per augusti samt i samband med årsrapportens upprättande. I de fall brott förekommit eller allvarligare brister i den interna kontrollen bedöms föreligga ska detta omedelbart rapporteras till styrelsen. Rapportbeskrivning Denna rapport redovisar samtliga genomförda kontrollaktiviteter för de risker (med ett riskvärde över 15) som Robertsfors kommuns Internkontrollplan begärde till framtida delårsrapporter. Resultaten från kontrollaktiviteterna har delats upp i enlighet med de kontrollansvariga sektorerna. Följande risker och kontrollaktiviteter följs upp i denna rapport (även i följande ordning). Risk Kontrollaktivitet och metod Kontrollansvarig Inkommit Sida Risk att inte samordnade planer görs vid öppenvård, psykiatri (SIP) Risk att volymen ökar inom hemsjukvård, sjukvård Risk att orosanmälningar rörande barn- och unga inte leder till rätt insats. Risk att kläd och hygienregler inte följs med patientsäkerhetsrisk som följd Risk för ökade kostnader inom lokalvård till följd av eftersatt underhåll Risk att kostanden för bostadsanpassning ökar till följd av äldre bostadsbestånd i kommunen Olyckor sker på kommunal väg till följd av låg standard, eftersatt underhåll på gator vägar Risk att nedskräpningsärenden inte leder till åtgärder Årlig återrapport till socialutskottet/ks med rapportering omfattande antal genomförda/ej genomförda SIP Rapportering kring volyms/behovsförändringar inom hemsjukvård Återrapport av totalt inkomna orosanmälningar, antal som lett till vidare åtgärd. Årlig återrapport till AU gällande avvikelser inom lokalvården till följd av eftersatt lokalunderhåll. Följd upp i årsredovisning till AU/KS/KF Årlig rapport till AU rörande olycksstatistik Robertsfors kommuns vägar samt om möjlig förklaring till olycka Skriftlig återrapport till AU/KS var kvartal rörande status på inkomna åtgärder, åtgärder och avslutade Socialchef Socialchef Nej Nej IFO-chef Ja 4 MAS Ja 4 Samhällsbyggnadschef Ja 6 Samhällsbyggnadschef Ja 6 Trafikstrateg Ja 7 Samhällsbyggnadschef Ja 7 1

2 ärenden Risk för sjunkande antal deltagare i vuxenutbildning Risk för skolfrånvaro Risk för bristande måluppfyllelse hos eleverna Risk att målet om 2 fsklär/1bsk per avdelning ej nås Risk att eftersökta bristkompetenser inte går att nå vid rekrytering Risk att rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete inte följs på arbetsplatserna Risk att rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete inte följs på arbetsplatserna Risk att skyddsorganisationen inte följs Risk att riktlinjer för tillåtna bisysslor inte följs Risk att det finns anställda inom styrelsens verksamheter som saknar giltig legitimation (legitimationsyrken) Risk för ökande personalkostander till följd marknadspåverkan löner vid brist Risk att attestering inte följer attestreglemente Risk att prognosverktyg inte ges tillräcklig underlag för beslut Risk att avbrottsplaner/reservrutiner Uppföljning av antal deltagare och genomströmning Totalrapport sammanställning av närvarostatistik Totalrapport sammanställning resultat terminsvis Rapport av bemanningssammansättningen alla fsk Kontroll av antalet utlysta men ej tillsatta tjänster inom styrelsens ansvarsområde. Kontroll av enheter inom att plan och rutin finns för hantering av - hot och våld Kontroll av enheter att aktuell handlingsplan för arbetsmiljöområdet finns. Kontroll att tillbud som läggs in i systemet SamSysarb följs upp och avslutas. Samt att skyddsombud informerats och funnits med i samtliga händelser. Kontroll att kommunens anvisade rutiner för kontroll av medarbetares bisysslor tillämpas. Kontroll att det finns en notering i personalsystemet om att en kontroll av legitimation har genomförts (inkluderar kontroll mot Socialstyrelsens register) för alla som anställs inom legitimationsyrken. I de fall en sådan notering saknas görs en kontroll mot Socialstyrelsens register. Uppföljning av personalkostanden per verksamhet och sektor Stickprov genomförs på slumpmässig månad på 100 fakturor BOU-chef Ja 8 BOU-chef Ja 9 BOU-chef Ja 10 BOU-chef Ja 16 Personalstrateg Personalstrateg Personalstrateg Nej Nej Nej Personalstrateg Ja 18 Personalstrateg Ja 18 Personalstrateg Ja 18 Ekonomichef Ja 19 Ekonomichef Ja 20 Kontroll av prognosdifferens. Ekonomichef Ja 20 Kontroll av enheter inom vård- och omsorg ansvarsområde som Beredskapssamordnare Ja 21 2

3 inte finns i verksamheten Risk att verksamhetsstörning sker till följd av drift för verksamhetskritiska ITsystem inte kan säkerställas Risk att behörighet till administrativa system inte avslutas vid avslutad anställning Risk att räddningstjänsten inte genomför skadeförebyggande åtgärder i kommunen Risk att inköp görs utanför avtal har en avbrottsplan/ reservrutin för: - IT - Telefoni - Elförsörjning - Vattenleverens - Värme/kyla Kontroll av antal större ITstörningar som lett till händelseanalys och som påverkat användning av verksamhetskritiska system inom kommunens verksamheter. Kontroll att personer avslutas i verksamhetssystem efter avslutad anställning. Återrapport från räddningschef rörande genomförda förebyggande insatser inom Robertsfors kommun gångna året Kontroll att inköp görs enligt avtal inom styrelsens verksamheter. IT-chef Ja 22 IT-chef Ja 22 Räddningschef Ja 22 Näringslivsstrateg Ja 23 3

4 Sociala sektorn RISK FÖR ATT OROSANMÄLNINGAR RÖRANDE BARN- OCH UNGA INTE LEDER TILL RÄTT INSATS Inkomna anmälningar: Totalt 190 Inleda utredning/kopplade till pågående: Totalt 106 // IFO-chef RISK FÖR ATT KLÄD OCH HYGIENREGLER INTE FÖLJS MED PATIENTSÄKERHETSRISK SOM FÖLJD Egen kontroll genom självskattning basala hygienrutiner görs årligen på enheterna och resultaten hanteras på enhetsnivå. Min bedömning att det är god följsamhet till basala hygienrutiner i stort. De brister som visat sig tas upp med personalgruppen på varje enhet av ansvarig chef. Sammanställning alla enheter Ja Nej Obesvarade frågor Handsprit före vårdnära arbete Handsprit efter vårdnära arbete Använt handskar vid vårdnära arbete Tagit av handskar direkt efter vårdnära arbete Använt förkläde vid vårdnära arbete Kortärmad tröja Ingen Ring Inget Armband Ingen Klocka Kort eller uppsatt hår Korta naglar utan konstgjorda naglar och nagellack Totalt antal enkäter 104 4

5 Axelrubrik Antal enkäter; Blått: Ja Rött: Nej // Medicinskt ansvarig sjuksköterska 5

6 Samha llsbyggnadssektorn RISK FÖR ÖKADE KOSTNADER INOM LOKALVÅRD TILL FÖLJD AV EFTERSATT UNDERHÅLL Ser ingen direkt ökad risk gällande kostnad om man tittar från 2018 till 2019, kan dock tycka att 5 gällande konsekvens är att ta i och skulle uppskatta vägledning till vad som styr denna nivå. // Samhällsbyggnadschef RISK FÖR ATT KOSTNADEN FÖR BOSTADSANPASSNING ÖKAR TILL FÖLJD AV ÄLDRE BOSTADSBESTÅND I KOMMUNEN Enligt de siffrorna finns det inget som säger att kostnaden ökar. En stor del av de bostadsanpassningar som utförs är spisvakter och ramper, som behövs både om det är gamla eller nya bostäder var kostnaden väldigt låg, vilket hänger ihop med dels återanvändning av gamla ramper men även färre ansökningar än tidigare år. År Belopp Bostadsanpassning Belopp // Samhällsbyggnadschef genom Uppgiftsansvarig Bostadsanpassning Belopp 6

7 OLYCKOR SKER PÅ KOMMUNAL VÄG TILL FÖLJD AV LÅG STANDARD; EFTERSATT UNDERHÅLL AV GATOR VÄGAR Olycksstatistiken för vår kommun tyder inte i mina ögon på att vi har en överrepresenterad mängd farliga vägar och anser efter att tittat på statistiken att de flesta olyckor är förknippade med vinterväglag och dåligt väder. Värt att nämna är att en väldigt hög procent är lindriga/måttliga olyckor och endast en som klassas svår och att statistiken inte nämner om vårdslöshet ligger till grund för olyckorna. Se Bilaga 1 Olyckor kommunala vägar // Samhällsbyggnadschef RISK ATT NEDSKRÄPNING INTE LEDER TILL ÅTGÄRDER Miljöinspektörerna utför sitt jobb enligt konstens alla regler men när personer inte tar del av informationer eller utför av inspektör tillsagd åtgärd har vi nått vägs ände och har Polisen att luta oss mot gällande delgivning/ spikning Detta är något vi betalar för men får aldrig någon hjälp. Om man mot förmodan hittar eftersökt person så händer det att man utför spikningen utanför satt fönster och lyckas på så vis ogiltigförklara momentet och bidrar till att inspektörer måste börja om med processen. // Samhällsbyggnadschef 7

8 Barn och utbildningssektorn RISK FÖR SJUNKANDE ANTAL DELTAGARE I VUXENUTBILDNING Deltagarantal Utfärdade kursbetyg SFI SFI/grundvux i kombination med vård- och omsorgsutbildning 17 3 betyg grundl. svenska som andraspråk 5 betyg SFI-kurser Kurser inom vård ej klara ännu Grundläggande vuxenutbildning 5 10 Yrkesvuxutbildning Vård- och omsorgsutbildning Lärlingsvux 1 Betyg utfärdas vid avslutad utbildning Övriga gymnasiala kurser Totalt Utveckling av deltagarantal i vuxenutbildning SFI Grundläggande vuxenutbildning Yrkesvuxutbildning Vård- och omsorgsutbildning Lärlingsvux HT 17 VT 18 HT 18 Gymnasiala kurser på distans // Rektor Lärcentrum 8

9 RISK FÖR SKOLFRÅNVARO 1. Tundalsskolan 7-9 På Tundalsskolan åk 7-9 finns total 15 elever med frånvaro över 20 %. Årskurser och kön redovisas i tabell 1. Tabell 1: Antal elever med frånvaro > 20 % på Tundalsskolan åk 7-9 Frånvaro > 20 % Flickor Pojkar Årskurs Årskurs Årskurs Särskola Frånvaron kan vara anmäld och innebär då att eleven har giltig orsak till frånvaro, exempelvis sjukdom eller godkänd ledighet. Oanmäld innebär ogiltig frånvaro, så kallad skolk. Sen ankomst redovisas också. Som framgår av diagram 1 och 2 är sen ankomst en betydligt vanligare orsak till frånvaro hos pojkar. Frånvarorsak flickor med mer än 20 % frånvaro Flicka 1 Flicka 2 Flicka 3 Flicka 4 Flicka 5 Oanmäld Anmäld Sen ankomst 9

10 Frånvarorsak pojkar med mer än 20 % frånvaro Pojke 1 Pojke 2 Pojke 3 Pojke 4 Pojke 5 Pojke 6 Pojke 7 Pojke 8 Pojke 9 Pojke 10 Oanmäld Anmäld Sen ankomst 2. Årskurs 4-6 I tabell 3 redovisas antalet elever med mer än 20 % frånvaro på Robertsfors kommuns skolor med undervisning i åk 4-6. Det är totalt sju elever som har frånvaro över 20 % och av dessa går fem på Tundalsskolan och fem är pojkar. Frånvaro > 20 % Flickor Pojkar Bygdeå skola 0 1 Nybyskolan 0 1 Tundalsskolan 2 3 Totalt 2 5 Diagram 3 visar att merparten av frånvaron är anmäld av vårdnadshavare, men det finns två elever i åk 4-6 med en ogiltigt frånvaro på över 10 %. Pojke 1 Pojke 3 Pojke 5 Flicka 2 Frånvaroorsak för elever med mer än 20 % frånvaro i åk Diagram 3: Fånvarorsaker åk 4-6 Oanmäld Anmäld Sen ankomst 10

11 3. Årskurs F-3 I tabell 3 redovisas antalet elever med mer än 20 % frånvaro på Robertsfors kommuns skolor med undervisning i åk F-3. Det är totalt fyra elever som har frånvaro över 20 % och av dessa går två på Bygdeå skola (pojkar), en på Nybyskolan (pojke) och en på Jenningsskolan (flicka). Frånvaro > 20 % Flickor Pojkar Bygdeå skola 2 Nybyskolan 1 Jenningsskolan 1 Totalt 1 3 Diagram 3 visar att merparten av frånvaron är anmäld av vårdnadshavare, men det finns en elev med en ogiltigt frånvaro på mer än 10 % och en elev med en ogiltig frånvaro på mer än 20 %. Frånvaroorsak för elever med mer än 20 % frånvaro i åk F-3 Flicka 1 Pojke 3 Pojke 2 Pojke Oanmäld Anmäld Sen ankomst // Barn- och utbildningschef 11

12 RISK FÖR BRISTANDE MÅLUPPFYLLELSE HOS ELEVERNA Nedan följer en stadievis sammanställning av andel elever med F i respektive ämnen samt andelen elever med otillräckliga kunskaper. Även antalet elever med F/otillräckliga kunskaper i ett eller två eller fler ämnen redovisas stadievis och årskursvis. 1. Tundalsskolan 7-9 Tabell 1: Andel elever med F i de ämnen som ingår i timplanen Åk 7 Åk 8 Åk 9 Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Bild Hem- och konsumentkunskap Idrott och hälsa Musik Slöjd Svenska Engelska Matematik Geografi Historia Religion Samhällskunskap Biologi Kemi Fysik Teknik Moderna språk På grund av lågt elevantal redovisas inte svenska som andraspråk och modersmål. Diagrammet visar antalet elever med F i ett eller flera ämnen per årskurs uppdelat på kön. I årskurs sju är det lika många flickor som pojkar som har F i ett ämne, medan det är betydligt fler pojkar som har F i flera ämnen. Två av eleverna i åk 7 med F i flera ämnen är nyanlända. I årskurs åtta är det en mer flicka än pojkar som har F i flera ämnen, medan det är en pojke mer som har F i endast ett ämne. I årskurs nio är pojkarna med F i flera ämnen betydligt fler än flickorna. Gällande behörighet till nationellt program är det i dagsläget tre elever som fått F i matematik och därmed inte är behöriga till ett nationellt program. 12

13 Antal elever med F i ett eller flera ämnen åk 7-9 Flickor Pojkar Flickor Pojkar F i ett ämne F två eller fler ämnen Årksurs 7 Årskurs 8 Årskurs 9 2. Årskurs 6 Tabell 2: Andel (%) elever med F i de ämnen som ingår i timplanen för åk 6. Bygdeå skola Nybyskolan Tundalsskolan Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Bild Hem- och konsumentkunskap Idrott och hälsa Musik Slöjd Svenska Engelska Matematik Geografi Historia Religion Samhällskunskap Biologi Kemi Fysik Teknik Moderna språk I vissa grupper är elevantalet lågt och där får en elev stort utslag procentuellt. Exempelvis så motsvarar 17 % av eleverna med F i engelska två stycken elever. På grund av det låga elevantalet redovisas inte svenska som andraspråk och modersmål. I diagrammet nedan redovisas antalet elever i åk 6med F i ett eller flera ämnen. En av eleverna med flera F-betyg på Tundalsskolan är nyanländ. 13

14 Antal elever med F i ett eller flera ämnen Flickor Pojkar Flickor Pojkar F i ett ämne F två eller fler ämnen Bygdeå skola Nybyskolan Tundalsskolan 3. Årskurs 4-5 Tabell 3: Andel (%) elever med otillräckliga kunskaper i de ämnen som ingår i timplanen för åk 4-5. Bygdeå skola Nybyskolan Tundalsskolan Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Bild Idrott och hälsa Musik Slöjd Svenska Engelska Matematik SO Geografi Samhällskunskap 8 6 NO No/tk 0 0 Teknik 0 0 På Tundalsskolan har nyanlända elever en påverkan på resultatet då några har för kort skolgång bakom sig för att ha hunnit nå tillräckliga kunskaper i alla ämnen. I diagrammet nedan visas antalet elever med otillräckliga kunskaper i ett eller flera ämnen. Fem av eleverna som bedömts ha otillräckliga kunskaper i flera ämnen är nyanlända. 14

15 Antal elever med otillräckliga kunskaper i ett eller flera ämnen Flickor Pojkar Flickor Pojkar Otillräckliga kunskaper i ett ämne Otillräckliga kunskaper i två eller fler ämnen Bygdeå skola Nybyskolan Tundalsskolan 4. Årskurs 1-3 Tabell 4: Andel (%) elever med otillräckliga kunskaper i de ämnen som ingår i timplanen för åk 1-3 Bygdeå skola Djäkneboda Jennings Nyby Åkullsjön Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Flickor Pojkar Bild Idrott och hälsa Musik Slöjd Svenska Engelska Matematik SO NO No/tk Eftersom att det totala elevantalet är litet på vissa enheter så får ett fåtal elever stor procentuellt genomslag. 15 % med otillräckliga kunskaper på Djäkneboda skola motsvarar exempelvis 2 elever.. 15

16 Antal elever med otillräckliga kunskaper i ett eller flera ämnen Flickor Pojkar Flickor Pojkar Otillräckliga kunskaper i ett ämne Otillräckliga kunskaper i två eller fler ämnen Djäkneboda skola Bygdeå skola Jenningsskolan Nybyskolan Åkulllsjöns skola 1. Avslutning I årskurs 1-3 är måluppfyllelsen relativt likvärdig. Matematik är det ämne där risken för bristande måluppfyllelse är mest påtaglig. I årskurs 4-5 märks en större skillnad mellan enheterna och risken för bristande måluppfyllse är mest påtaglig på Tundalsskolan. I årskurs sex är måluppfyllelsen mer likvärdig mellan skolorna, men ämnet engelska sticker ut på Nybyskolan. Viktigt att beakta är dock att ett lågt elevantal gör att enstaka elever får stort genomslag i en jämförelse med andelar. Risken för bristande måluppfyllelse är dock uppenbar med endast 42 % av eleverna på Nybyskolan med A-E i alla ämnen i åk 6. På Tundalsskolan har 78 % av eleverna i åk 6 A-E i alla ämnen och på Bygdeå skola 89 %. I årskurs nio är risken för bristande måluppfyllelse mest påtagligt för pojkar. // Barn- och utbildningschef RISK ATT MÅLET OM 2 FSLÄR/1BSK PER AVDELNING EJ NÅS Totalt sett finns 60,83 årsarbetskraft anställd i Robertsfors kommuns förskolor. Av dessa utgör 2,3 årsarbetskraft ansvar för kök och/eller lokalvård på fyra förskolor, drygt fem årsarbetskraft utgörs av extra resurser (resurser till barn och/eller grupper i behov av särskilt stöd). Nedanstående tabell visar hur bemanningen ser ut i dagsläget (september 2018). Basbemanning i barngrupper utgör 53,45 årsarbetskraft. Av dessa är totalt sett 42% förskollärare, 34% barnskötare och 25% saknar utbildning för arbete med barn. 16

17 ENHET AVD FÖRSKOLLÄRARE BARNSKÖTARE OUTBILDADE SUMMA ÅRSARB. ANDEL % ÅRSARB. ANDEL % ÅRSARB. ANDEL % BASBEMANNING Lillebo 1 0,80 17% 3,00 63% 1,00 21% 4,80 Lillberget 4 5,00 42% 4,00 33% 3,00 25% 12,00 Skogsgläntan 2 3,65 61% 1,70 28% 0,65 11% 6,00 S:a Centrala 7 9,45 41% 8,70 38% 4,65 20% 22,80 Fyrklövern 4 5,90 48% 2,75 22% 3,60 29% 12,25 Tallkotten 2 2,30 38% 2,75 45% 1,00 17% 6,05 S:a Södra 6 8,20 45% 5,50 30% 4,60 25% 18,30 Apotekaren 2 1,90 31% 1,80 30% 2,40 39% 6,10 Åkerbäret 1 2,00 62% 1,00 31% 0,25 8% 3,25 Dungen 1 0,80 27% 1,00 33% 1,20 40% 3,00 S:a Norra 4 4,70 38% 3,80 31% 3,85 31% 12,35 SUMMA 17 22,35 42% 18,00 34% 13,10 25% 53,45 En jämförelse av faktisk basbemanning och Robertsfors kommuns målsättning visar att i dagsläget (september 2018) överstiger faktisk basbemanning målsättningen med 2,45 årsarbetskraft. Utöver detta kan vi se att det finns ett underskott på förskollärare, medan andelen utbildade barnskötare ligger helt i paritet med målsättningen. Detta innebär att det saknas 13 förskollärare i verksamheten totalt sett. // Barn- och utbildningschef 17

18 Ö vriga verksamheter RISK ATT EFTERSÖKTA BRISTKOMPETENSER INTE GÅR ATT NÅ VID REKRYTERING Den här punkten har jag tittat på och frågat efter bland chefer som har rekryterat och det är några vikariat som inte tillsats av eftersökt kompetens, det är slöjdlärare, speciallärare, kock och fysioterapeut. Sedan är civilekonom tillsatt med ännu ej färdigutbildad ekonom. De flesta av riskerna uppgifter går inte att svara på eftersom det inte finns någon systematik i att olika rapporter kommer till Personalfunktionen från enheterna. Det saknas rutiner och riktlinjer. // Personalstrateg RISK ATT SKYDDSORGANISATION INTE FÖLJS Vi har mycket information och utbildning men jag kan inte garantera detaljerna på annan nivå än central nivå där vi följer den. De flesta av riskerna uppgifter går inte att svara på eftersom det inte finns någon systematik i att olika rapporter kommer till Personalfunktionen från enheterna. Det saknas rutiner och riktlinjer. // Personalstrateg RISK ATT DET FINNS ANSTÄLLDA INOM STYRELSENS VERKSAMHETER SOM SAKNAR GILTIG LEGITIMATION (LEGITIMATIONSYRKEN) Det här vet jag att HSL-enhetens enhetschef tar in vid anställning så den kan man säga är säkerställd. De flesta av riskerna uppgifter går inte att svara på eftersom det inte finns någon systematik i att olika rapporter kommer till Personalfunktionen från enheterna. Det saknas rutiner och riktlinjer. // Personalstrateg 18

19 RISK FÖR ÖKANDE PERSONALKOSTNADER TILL FÖLJD MARKNADSPÅVERKAN LÖNER VID BRIST * Den stora förändringen mellan åren beror på fler antal stora projekt och inte faktorer som risk för ökade kostnader på grund av marknaden. OMRÅDEN I KOMMUNEN DÄR MARKNADEN ELLER ANNAT MEDFÖRT ÖKADE KOSTNADER ELLER RISK FÖR ÖKADE KOSTNADER Förskollärare Idag är det stor brist på förskollärare i kommunen. Ambitionsnivån med 2 förskollärare och 1 barnskötare på varje avdelning kan ej hållas på alla förskolor. Bristen är stor i närliggande kommuner också, vilket gör att lönen ofta blir hög för den nya/nye förskolläraren som anställs. Detta kan medföra att lönestrukturen i verksamheten förändras. Lärare Ökade personalkostnader då Statens bidrag till lärarlyft och förstelärare upphör. (Om det upphör) Det är brist på lärare i hela landet, vilket gör att konkurrensen är hög på de lärare som finns. Risk att det blir svårt att rekrytera i framtiden och att lönestrukturen förändras både via reformer och på grund av brist. Sjuksköterskor Under sommaren har bristen på sjuksköterskor varit stor. För att klara semestrarna har man varit tvungen att erbjuda extra pengar till de som flyttat sin semester. De har inneburit högre kostnader. Risken är stor att man framledes kommer att stå inför liknande problem då konkurrensen om sjuksköterskor är hög i länet och landet. Nyrekryterade sjuksköterskor begär högre ingångslöner än tidigare. // Ekonomichef Uppföljning augusti varje år Uppföljning helår Årsredovisning UPPFÖLJNING AV PERSONALKOSTNADER PER SEKTOR OCH TOTALT (exkl flyktingverksamhet) 30/8 Förändring Förändring / / / %, 30/8 %, 31/12 BARN OCH UTBILDNING ,2 % 4,6 % KOMMUNLEDNING ,3 % 4,4 % KOMMUNLEDNING (Exkl proj) ,6 % 3,2 % SAMHÄLLSBYGGNAD (exkl RT) ,7 % 5,2 % SOCIALA ,6 % 7,4 % TILLVÄXT ,9 % 35,7 %* TILLVÄXT (EXKL PROJ) ,0 % - 0,3 % TOTALT ,8 % 6,7 % TOTALT (EXKL PROJEKT) ,7 % 5,8 % 19

20 RISK FÖR ATT ATTESTERING INTE FÖLJER ATTESTREGLEMENTE Nya attestanter erhåller information om attestreglementet och dess krav. Därefter ligger ansvar på attestant att kontroller enligt reglementet efterföljs. För kontroll av att attestförteckningen följs har ekonomikontoret vid olika tillfällen genomfört 112 stycken kontroller. Vid 2 tillfällen har det upptäckts brister. Bristerna har skett vid fakturor som ska delas mellan flera verksamheter, där beslutsattestanten av misstag attesterat hela fakturan istället för enbart sin/sina rader. När ekonomikontoret upptäckt brister har berörda beslutsattestanter informerats om felaktigheterna och fått instruktioner om hur attestering ska ske vid delade fakturor. // Ekonomichef RISK FÖR ATT PROGNOSVERKTYG INTE GES TILLRÄCKLIG UNDERLAG FÖR BESLUT Systemstöd saknas vid prognostisering. Arbetet med prognoser sker genom ett samarbete mellan ekonom och verksamhets- och sektorchef. Ekonom är behjälplig vid sammanställning av uppgifter och beräkningar av prognostiserade kostnader, ansvaret för uppgiftslämning om vilka kostnader/intäkter som ska tas med i prognosen ligger på chef. Verksamhet Budget Prognos ek1 Prognos delår Utfall helår Politisk verksamhet Kommunledning m.m Kollektivtrafik Bredband Tillväxt Förskola Grundskola Lärcentrum Särskola Kultur inom Bou Ins ordinärt boende Ins särskilt boende Insatser funktionshindrade Ins barn och familj Insatser flykting/inv Färdtjänst/riksfärdtjänst Tillsyn miljö & bygg Fastighet/lokalvård Gator/VA/Avfall/park Räddningstjänst Måltidsverksamhet SHB kontor/bilpool Summa kommunstyrelsen

21 Vid jämförelse av prognos för april och augusti med utfallet på helår konstateras att prognoserna vid ett flertal tillfällen har stor avvikelse. Några av de verksamheter där utfallet har stor avvikelse jämfört med prognoserna är politisk verksamhet, kommunledning, lärcentrum, måltidsverksamhet, fastighet/lokalvård, särskilt boende samt ordinärt boende. För verksamheterna förskola och gator/va/avfall/park är avvikelsen bara stor vid prognosen som görs i april. Att det vid många tillfällen anses vara stor avvikelse medför att det finns risk för att prognoserna inte ger tillräckligt underlag för beslut. I de flesta fall beror prognosavvikelserna på icke kända händelser vid prognostillfället som påverkat utfallet på helår. Vissa verksamheter är på grund av lagstiftningskrav ännu svårare att prognostisera eftersom kommunen i dessa fall måste vidta åtgärder som kan medföra kraftigt ökade kostnader. För att förbättra uppföljningen och underlätta prognosarbetet kommer ekonomikontoret under 2019 att ha ett närmare samarbete med sektorchefer där det månadsvis får ta del av ekonomiska sammanställningar över utfallet. // Ekonomichef RISK FÖR ATT AVBROTTSPLANER/RESERVRUTINER INTE FINNS I VERKSAMHETEN Med verksamhet avgränsar jag mitt svar till de kritiska verksamheterna i kommunen, det vill säga de verksamheter som bedriver samhällsviktig verksamhet där dess funktion är av vikt för liv och hälsa under en extraordinär händelse i kommunen. När det gäller reservrutiner bör begreppet först definieras. Enligt min kännedom som säkerhetssamordnare förekommer begreppet främst inom ramen för metoden kontinuitetshantering eller kontinuitetsplanering. I dessa sammanhang avser en avbrottsplan detsamma som en reservrutin vilken ska utgöra alternativa lösningar för att möjliggöra fortsatt verksamhet under en störning. I Robertsfors kommun har säkerhetssamordnaren enligt min kännedom inte genomfört någon kontinuitetsplanering med de kritiska verksamheterna. Däremot är det planerat under våren för ett par olika verksamheter, bland annat tillhörande socialtjänst och vatten och avlopp. I övrigt finns även reservrutiner eller processer när det gäller olika kritiska verksamheter i kommunen, till exempel IT- drift och VA. Alltså, det finns en tydlig rutin och process kring hur verksamheterna löser olika typer av avbrott. I vissa fall har verksamheternas personal eller kontrakterade bolag jour eller inställelsetid, enligt avtal med part. Sammantaget kan sägas att det inte föreligger någon risk för att verksamheterna inte har avbrottsplaner. Det kan dock vara så att processen eller rutinen inte är dokumenterad för vissa typer av avbrott (t e x större väderhändelse eller avbrott telefoni). // Säkerhetssamordnare 21

22 RISK FÖR ATT VERKSAMHETSSTÖRNING SKER TILL FÖLJD AV DRIFT FÖR VERKSAMHETSKRITISKA IT-SYSTEM INTE KAN SÄKERSTÄLLAS Vi har endast haft en incident som kunde blivit allvarlig i vår interna IT. Vår huvudnod i MSB-huset fick problem då kylanläggningen slutade fungera helgen före jul. Detta upptäcktes när vår huvudswitch stängde ner sig. Fastighet håller på att utreda varför larmet inte gick ut till jourhavande vaktmästare att kylanläggningen inte fungerade i anläggningen. //IT-chef RISK FÖR ATT BEHÖRIGHET TILL ADMINISTRATIVA SYSTEM INTE AVSLUTAS VID AVSLUTAD ANSTÄLLNING Processen ser ut på följande sätt. HR ansvarar för att rapportera till IT gällande start av anställning, avslut av anställning samt förändring i anställning. Detta beställs via servicedesk som är vårt ärendesystem. Efter beställning avslutar IT tex en anställning och plockar bort alla behörigheter i samband med detta. Vid tidsbegränsade anställningar samt timanställda sätts alltid ett slutdatum för att minimera risken att någon skulle ha behörighet efter att personen slutat. //IT-chef RISK FÖR ATT RÄDDNINGSTJÄNSTEN INTE GENOMFÖR SKADEFÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER I KOMMUNEN På grund av överföringen av förvaltning till Umeå Kommun så finns det ännu inte en struktur för att genomföra uppföljningar av verksamheten på samma vis som tidigare. Därmed har någon kontrollaktivitet ej genomförts, men svaret som kan ges är: - Verksamhetsplan omfattar hela Umeåregionens brandförsvar. Arbetet bedrivs tematiskt och beroende på tema ser omfattningen olika ut inom resp kommun och kommundel. På grund av att det saknas tydliga riktlinjer på internkontrollen kommer den gemensamma Brand- och räddningsnämnden genomföra en utbildning i slutet av februari för att lyfta frågan om uppföljning för deltagande kommuner respektive värdkommuner. Ett förslag till beslut till nämnden i denna fråga för 2018 har även tagits fram. Se Bilaga 2 Tjänsteskrivelse Internkontrollplan 2018 // Kommunsekreterare efter samtal med Umeåregionens brandförsvar 22

23 RISK FÖR ATT INKÖP GÖRS UTANFÖR AVTAL Bland Robertsfors kommuns personal är viljan att göra rätt, att följa lagar och regler samt att vara försiktig med att spendera pengar stor vilket är mycket positivt. Under november månad 2018 köptes varor och tjänster in för cirka 16,8 MSEK vilket är cirka hälften av de totala utbetalningarna. Lika mycket betalades ut enligt offentliga regler främst interkommunala avgifter. 80 procent av inköpen, drygt 13MSEK, köptes in under formella avtal och då främst via de avtal som ingår i upphandlingssamarbetet med Umeå kommun. En stor del utgörs även av de bredbandsrelaterade upphandlingarna där upphandling och avtal upprättats med hjälp av konsult. Kontroll och styrning över processerna brister dels då det saknas uppföljningsmöjligheter via affärssystemet. Det brister även i kontroll, insyn och transparens över vilka avtal som finns upprättade inom de olika sektorerna. En avtalsdatabas har tagits fram i syfte att råda bot på detta men inget aktivt arbete finns idag inom sektorerna att tillämpa detta stöd. Beställarorganisationen arbetar tappert och med viljan att utföra ett bra arbete men med det arbetssätt vi har idag är beställarorganisationen extremt ineffektiv och det beror främst pga att många personer ska sätta sig in i krångliga regler och svåra system. Att skära ner antalet beställare och omorganisera arbetssättet är nödvändig, något som också enskilda beställare i organisationen har bekräftat. En rad åtgärder listade nedan för att vi skall kunna arbeta med bättre förutsättningar för arbetsmiljön, kontroll och styrning samt för att minska risken för att vi utför enskilda inköp som brister mot de offentliga lagarna och reglerna. Se Bilaga 3 för komplett rapport. // Näringslivsstrateg 23