Handbok i Social redovisning

Transkript

1 Handbok i Social redovisning För Sociala arbetskooperativ Huvudförfattare Urban Norberg Projektledare och bollplank Eva Carlsson och Klas Sundström

2 Denna handbok är utgiven av SKOOPI (sociala arbetskooperativens intresseorganisation) Med medel från Allmänna arvsfonden SKOOPI, e-post: Hemsida: Telefon: Tryckt av Kooperativet KOS Första versionen,

3 Innehållsförteckning Innehållsförteckning 3 Introduktion till handboken 4 Sociala arbetskooperativ 5 Kooperativa principer och värderingar 5 Meningen med social redovisning 6 Huvudprinciper för genomförande av social redovisning 7 Processer i social redovisning 7 Arbetet med social redovisning bygger på möten 7 Social redovisning är en lärande process 7 Vad behövs för att kunna genomföra social redovisning? 8 Social redovisning steg för steg 8 Steg 1 Inlednings- och planeringsfas 8 Steg 2 Avgränsning av arbetet 9 Steg 3 Planering - tidskalender 9 Steg 4 Värdegrund och syfte 10 Steg 5 Om att hitta mål och indikatorer 10 Steg 6 Bestämma vilka intressenterna är 12 Steg 7 Praktisk fas med datainsamling 12 Steg 8 Analysfas inom arbetsgruppen 12 Steg 9 Skriva rapporten 12 Steg 10 Granskning av rapporten 13 Metoder för övningar att använda i social redovisning 14 Intressentkarta 14 Kommunikation med intressenterna 15 Innotiimi OPERA 16 SWOT-metoden 17 Variansanalys 18 Tvärtom-lista 20 Lista på roller och arbetsuppgifter 21 Enkäter 24 Avslutning 25 Ordlista 26 Här kan ni få veta mer om social redovisning 28 Huvudförfattaren 29 3

4 Introduktion till handboken Den här handboken är en del av SKOOPI:s (Sociala arbetskooperativens intresseorganisation) projekt Pilotprojekt för social redovisning i sociala arbetskooperativ som genomfördes under Projektet finansierades av Allmänna arvsfonden. Handboken kan läsas som en introduktion till grunderna för social redovisning eller användas i det praktiska arbetet med att genomföra en social redovisning i ett socialt arbetskooperativ. Handboken inleds med ett introduktionsavsnitt som beskriver sociala arbetskooperativ och själva avsikten med social redovisning. I avsnittet Social redovisning steg för steg beskrivs hur social redovisning genomförs i praktiken. Därefter följer exempel på bra och enkla metoder som kan användas för att ge struktur åt diskussioner och insamling av uppgifter för att få kunskap om kooperativets arbete. De metoder som redovisas i rapporten är sådana metoder som användes av kooperativen som deltog i projektet. Nya begrepp och svåra ord förklaras i Ordlistan sist i häftet. För att göra stegen och metoderna mer tydliga kompletteras de med exempel från de fyra sociala arbetskooperativ som var med i projektet. De fyra kooperativen är: Kooperativ Valborg från Luleå, som arbetar med caféverksamhet och servicetjänster till Sunderby folkhögskola. Hantverkskooperativet UNITIS från Ljusdal, som driver en hantverksbutik och café. De jobbar också med möbelrenovering. Försäljning av LSS-platser till kommunen är en del av finansieringen av verksamheten. Huddinge Agro & Service i Huddinge, deras verksamhet omfattar trädgårdsskötsel och parkarbeten, samt miljöarbete utomhus, geografiskt inom Huddinge kommun. Via Nova från Göteborg, som driver en caféverksamhet i aktivitetshuset Villa Söder. Mer information om Pilotprojekt för social redovisning i sociala arbetskooperativ och de social redovisningsrapporter som kooperativen gjorde kan laddas ner från SKOOPI:s hemsida, eller beställas från SKOOPI:s kansli. 4

5 Sociala arbetskooperativ Sociala arbetskooperativ bildas av personer som på grund av något arbetshinder har svårt att hitta ett arbete. Kooperativet är ett sätt att själv vara med och skapa en arbetssituation som passar individens behov och förmågor. Ett kooperativt företag styrs alltid demokratiskt, det är medlemmarna som tillsammans äger företaget och fattar beslut i alla frågor som rör företaget. Kooperativa principer och värderingar När kooperativen arbetar med social redovisning är det bra att ta med de kooperativa principerna och de kooperativa värderingarna. Det här är viktigt eftersom en social redovisning till stor del utgår från en verksamhets värdegrund och därmed blir de kooperativa principerna centrala i den sociala redovisningen. De kooperativa principerna är: 1. Frivilligt och öppet medlemskap - kooperativa föreningar är frivilliga organisationer öppna för alla som kan använda deras tjänster och ta på sig det ansvar som följer med medlemskapet - utan diskriminering avseende kön, social ställning, ras, politisk eller religiös övertygelse. 2. Demokratisk medlemskontroll - verksamheten styrs av medlemmarna. Det är medlemmarna som fastställer verksamhetens mål och riktlinjer. 3. Medlemmarnas ekonomiska deltagande - medlemmarna bidrar på ett rättvist sätt till den kooperativa föreningens kapital och utövar kontroll över det i demokratisk ordning 4. Självständighet och självhjälp - alla kooperativa föreningar är fristående organisationer för självhjälp som styrs av medlemmarna. Om kooperativet ingår avtal med någon annan ska det göras på ett sådant sätt att det inte påverkar medlemmarnas kontroll över kooperativet. 5. Utbildning, praktik och information - kooperativet erbjuder olika utbildningar och praktik till dem som hör till kooperativet. De informerar utomstående om kooperativets verksamhet och värdegrund. 6. Samarbete mellan kooperativa föreningar - kooperativen söker samarbeten med varandra på lokal, nationell och internationell nivå. 7. Samhällshänsyn - kooperativa föreningar arbetar för en hållbar utveckling av sina lokalsamhällen enligt riktlinjer som godtagits av medlemmarna Kooperativa föreningar bygger på värderingarna självhjälp, personligt ansvar, demokrati, jämlikhet, rättvisa och solidaritet. Medlemmar i kooperativa föreningar arbetar för etiska värden såsom hederlighet, öppenhet, socialt ansvar och omsorg om andra". (IKA - Internationella kooperativa alliansen) 5

6 Meningen med social redovisning Social redovisning är ett sätt att lära sig mer om den egna verksamheten i kooperativet. För att kunna utveckla och förbättra sitt arbete behöver man kartlägga både det som fungerar bra och det som fungerar mindre bra i verksamheten. Social redovisning är en självutvärderande metod för att planera, mäta och utvärdera den sociala verksamheten. Med social redovisning avses det som ligger utanför den ekonomiska redovisningen. Genom att mäta även sociala mål kan andra viktiga områden föras fram, som t.ex. trivsel på arbetet, kommunikation, vilken arbetsfördelning som existerar bland dem som finns i verksamheten. Det är de som arbetar i och nära kooperativet, intressenterna, som sätter upp de sociala målen. Sedan mäts och utvärderas hur väl man har uppnått dessa mål. Med intressent avses de som på något sätt kan ha ett intresse av verksamheten. Interna intressenter är de som har ett intresse av verksamheten inifrån, t.ex. kooperatörer, provmedlemmar och handledare. Externa intressenter är de som kan ha intresse av verksamheten utifrån, t.ex. kunder, handläggare på kommunen och grannar. Det är viktigt att hela processen, från upprättandet av mål fram till mätningen, sker inom arbetsgruppen. När man blivit varmare i kläderna är det dags att få med de intressenter som ligger närmast utanför den egna arbetsgruppen. De som befinner sig inom kooperativet är av naturliga orsaker nära verksamheten, men även vissa av de externa intressenterna kan av gruppen anses vara nära verksamheten. Meningen med social redovisning är att förbättra arbetet i kooperativet, både den sociala delen och den affärsmässiga. Genom att vara öppen och redovisa resultatet av den sociala redovisningen för dem som arbetar i kooperativet samt de som berörs utanför kooperativet, får man fram många synpunkter på hur jobbet kan förbättras. Den sociala redovisningen sker tillsammans med intressenterna, deras åsikter är centrala i redovisningen. Eftersom redovisningen både avser det som är bra och det som är mindre bra så kan man avgöra vad som redan fungerar tillfredställande i verksamheten samt vad som kan förbättras. Social redovisning är en process där man tar tillvara kunskaper och utvecklar nya för att förbättra en verksamhet. Själva resultatet får en demokratisk förankring eftersom det arbetats fram kollektivt inom kooperativet. Det kan finnas olika anledningar till att man väljer att starta en social redovisning, här följer exempel på några skäl som kan föranleda en social redovisning: Kooperativet vill synliggöra det som inte syns i det ekonomiska bokslutet. De som jobbar i kooperativet vill få bättre kunskap om hur arbetet fungerar och hur det kan förbättras. Man kan vilja kartlägga vad man är bra på och vilka som är kooperativets problemområden. Man kan vilja få en större förståelse för hur kooperativet fungerar i sig självt och i ett större sammanhang. Man vill visa upp kooperativets verksamhet för andra t.ex. kunder, bidragsgivare, myndigheter. 6

7 Huvudprinciper för genomförande av social redovisning Deltagande - alla nära intressenter ska vara med, kooperatörer, handledare, kunder, myndigheter osv. i genomförandet av den sociala redovisningen. Om det är möjligt ska de ingå i det sociala redovisningsteamet. Ur allas perspektiv - intressenternas synpunkter tas in med hjälp av t.ex. enkäter och intervjuer. Mångsidig - den ska omfatta hela verksamheten. Lärande - sociala redovisningen är en hjälp till att förstå sin verksamhet och därmed också förbättra verksamheten. Det ska vara ett lärande om verksamheten, både från dem som befinner sig inom kooperativet men också för de externa intressenter som närmast berörs av verksamheten. Öppenhet - resultaten som kommer fram i arbetet med social redovisning redovisas regelbundet för kooperativets olika intressenter. Resultat ska bevisas den sociala redovisningen ska genomföras mot de riktlinjer och mål som fastställts under redovisningsperioden. I rapporten beskrivs hur gruppen arbetat med den sociala redovisningen och det visas hur man har mätt de resultat som redovisas. Det viktiga är att läsaren förstår hur gruppen har kommit fram till de olika resultat som redovisas i rapporten. Processer i social redovisning Arbetet med social redovisning bygger på möten I möten med andra startas det ofta processer där man utvecklar sina tankar. I möten jämförs erfarenheter mellan olika personer och grupper. Deltagarna lär sig lyssna objektivt och får nya tankar och idéer. Ofta hittar man exempel från varandra som kan användas i den egna verksamheten. När de fyra kooperativen i projektet hade sitt första seminarium i Stockholm väcktes det nog många tankar och funderingar hos alla grupper kring vad man skulle kunna ha för nytta av social redovisning. Under det första seminariet fick vi ta del av kooperativet KOS erfarenheter av social redovisning. Att se deras färdiga rapport var en stor inspirationskälla för alla fyra kooperativen som ingick i projektet. Eftersom så mycket av jobbet med social redovisning är möten och diskussioner behövs ett bra klimat i gruppen för att alla ska kunna bidra med sina åsikter. Prata gärna igenom hur ni vill att samtalen ska flyta och hur ni ska göra för att så många som möjligt ska bli delaktiga i diskussionerna. Social redovisning är en lärande process I social redovisning lär sig de som finns inom verksamheten undan för undan vad social redovisning innebär, teori blir till praktik. Gruppen lär sig mer om sig själva och arbetet i kooperativet. Under processen utvecklas ett kritiskt och konstruktivt förhållningssätt till 7

8 verksamheten och gruppen kan genom erfarenheter och kunskapsutbyten bryta mönster och komma med konstruktiva lösningsförslag kring hur verksamheten kan utvecklas. Gruppen får också en god grund för att slå vakt om det som är bra och värna om de värderingar som styr verksamheten. Vad behövs för att kunna genomföra social redovisning? Kooperativen som jobbade med social redovisning i projektet tog fram de här punkterna som de viktigaste för att få arbetet att fungera bra. De kan tjäna som vägledning när man ska starta en social redovisning. 1. En vilja finns från arbetsgruppen att genomföra social redovisning. Alla i gruppen behöver inte vara totalt engagerad, men det behöver finnas ett visst antal som kan föra arbetet framåt. Hela gruppen behöver ha en vilja att göra de övningar som ska genomföras under året. 2. Erfaren kursledare, det kan vara svårt att genomföra en social redovisning första året utan en erfaren handledare. Det är många nya begrepp som ska läras in och som behöver förklaras. Därför kan det vara viktigt att ha med en handledare som har erfarenhet av ämnet vid de diskussioner som kommer upp i samband med de övningar som genomförs under redovisningsåret. Det är bra att ha någon som kan strukturera upp de tankar och åsikter som kommer fram. 3. Trygghet, att gruppen känner sig trygg med varandra. Är gruppen trygg och respekterar varandra vågar deltagarna föra öppna diskussioner, vilket är ett av de viktigaste inslagen i social redovisning. Diskussionen kan handla om varför verksamheten finns, vad man vill i framtiden och varför man själv är där. 4. Vilja att lära, att man under redovisningsåret förstår allt mer av vad social redovisning är för något och vill lära sig mera. Detta går lättare om det finns en erfaren kursledare. 5. Bra planering, att man planerar i början av redovisningsåret när man ska göra vad: När man ska genomföra övningarna, när man ska analysera de resultat som kommer in under året och inte minst när man ska skriva själva rapporten. 6. Dokumentera och informera vad som händer under året till intressenterna. Dels till den egna arbetsgruppen och dels till de externa intressenter som kan finnas till verksamheten. Social redovisning steg för steg Här presenteras ett upplägg för hur social redovisning kan genomföras steg för steg. I verkligheten går ofta de olika stegen in i varandra och ni kanske vill göra er sociala redovisning i en annan ordning. Steg 1 Inlednings- och planeringsfas Den sociala redovisningen börjar med att kooperativet diskuterar vilken nytta social redovisning kan ha för dem, beslutet om att ha göra en social redovisning förankras hos gruppen. Gruppen undersöker kostnader och diskuterar vilken typ av handledning man behöver, det behöver inte vara dyrt att genomföra en social redovisning. Ofta blir det tvärtom en lönsam investering eftersom verksamheten stärks. I början kan det också vara bra att kontakta SKOOPI:s kansli, där finns personer som har arbetat med social redovisning och som kan ge nyttiga råd och dela med sig av sina erfarenheter i ämnet. 8

9 När diskussionen är klar och kooperativet har bestämt sig för att börja arbeta med den sociala redovisningen beslutar styrelsen/kooperativet formellt att börja arbetet med den sociala redovisningen. Ett socialt redovisningsteam utses, det är en mindre grupp som har huvudansvaret för att arbetet flyter på under året och engagerar de som berörs. Det är bra om både externa och interna intressenter ingår i redovisningsteamet. För att komma igång under det första året kan det vara enklast att det bara ingår personer från den egna arbetsgruppen i redovisningsteamet. Tips! Social redovisning är inget man kan läsa sig till utan sätt igång! Det är genom att göra social redovisning som ni lär er hur det går till. Skriv minnesanteckningar från alla möten ni har. Bestäm från början hur det ska göras. När ni sedan ska sammanställa er rapport underlättar det om ni från början har haft en god dokumentation över det gångna arbetet och möten. Steg 2 Avgränsning av arbetet Det är svårt att hinna med alla områden för social redovisning under ett redovisningsår och därför är det bra att tidigt avgränsa arbetet. Bestäm er gemensamt för vilka områden ni vill titta på. Det är praktiskt omöjligt att hinna med alla områden och metoder som finns inom social redovisning. Välj det som känns viktigast för just er verksamhet. Det är alltid roligare att upptäcka att man hinner med fler områden än att behöva ta bort eller stressa sig igenom områden inom den sociala redovisningen. Tips! Det som inte hinns med det första året kan kooperativet arbeta med under det andra redovisningsåret. Oftast är inte problemet att kooperativet har för lite material utan det brukar snarare vara tvärtom. Steg 3 Planering - tidskalender En bra planering i början av redovisningsåret är viktigt för att slutresultatet ska bli bra. Dessutom underlättas själva arbetet om kooperativet har planerat när varje moment ska göras och vem som är ansvarig för varje del. Om det går för långt mellan gångerna glömmer man vad som har sagts på tidigare möten. En viktig erfarenhet från utvärderingen av projektet är just att det inte får gå för lång tid mellan mötena. Tips! Kooperativet gör upp ett schema med vilken vecka som ett moment ska vara färdigt och vem/vilka som är ansvariga för att det är färdigt då. Det är bra att sätta upp ett datum när varje moment ska vara färdigt. Börja gärna varje möte med att göra en repetition av vad ni pratade om förra gången. 9

10 Steg 4 Värdegrund och syfte En av de första sakerna kooperativet bör diskutera fram är vad som är deras värdegrund. Varför finns kooperativet? På vilken grund vilar kooperativet? Vilka är kooperativets värderingar? Värdegrunden är inget man ändrar år från år men den behöver inte vara densamma för evigt. I och med att kooperativet utvecklas kan dess värdegrund förändras, men den är mer stabil och långsiktig än andra inslag i verksamheten. Kooperativet kan inventera vilka dokument det har som beskriver värdegrunden. I stadgar och verksamhetsberättelser finns det ofta nedskrivet varför kooperativet finns. Läs igenom de dokumenten och diskutera om värdegrunden därifrån stämmer med hur ni arbetar idag. De kooperativa principerna är en grund för alla kooperativa företag och kan passa att diskutera i det här steget. Skriv ner en värdegrund som stämmer med dagsläget. Exempel: Huddinge Agro & Service Värdegrund Värdegrunden för Huddinge Agro ek förening är att allas arbete ska värderas lika (alla arbetar 100 % av sin förmåga) och att vi ska visa respekt för allas åsikter. Med kooperativets syfte avses varför verksamheten finns i ett större perspektiv. Det är ett övergripande mål som ligger långt fram i tiden och som inte går att mäta. Vilket syfte man ger verksamheten beror på vilka värderingar som finns inom organisationen. Till grund för syftet ligger det som beskrivs i värdegrunden. Exempel: Huddinge Agro & Service Syfte Syftet är att ta makten över sitt arbetsliv. Tips! Flera av kooperativen under projektet utgick från vad som stod i deras stadgar när de skulle bestämma sin värdegrund. Gör någon av övningarna i metodavsnittet för att få igång en bra diskussion om värdegrunden. Steg 5 Om att hitta mål och indikatorer Efter det att man har bestämt kooperativets värdegrund och syfte är det dags att bestämma verksamhetens mål. Målen ska utgå från det som har bestämts vara verksamhetens värdegrund och syfte. Målen som sätts i kooperativet ska beskriva vad man vill uppnå inom en viss tidsperiod t.ex. 1 år, 5 år eller 10 år. Oftast sätts målen för ett år i taget. Sedan kan man även ha ett lite mer visionärt mål som är på t.ex. 5 eller 10 år. För att göra de visionära målen gripbara är det viktigt att de bryts ned till delmål med kortare tidsperioder. 10

11 Målen ska vara mätbara så att de kan mätas genom att t.ex. räkna närvarostatistik eller hur deltagarna trivs på jobbet. Det är intressant för gruppen att diskutera varför målen uppnåddes eller inte. Av det kan gruppen komma fram till hur målet bättre kan nås under nästa år. Ett av målen kan t.ex. vara att öka trivseln på arbetsplatsen. Vid redovisningsårets början och slut mäts hur deltagarna i gruppen trivs, t.ex. genom en enkät. När sammanställningen görs går det att se om deltagarna trivs bättre eller inte. När gruppen har bestämt vilka mål kooperativet ska ha är det dags att hitta vilka indikatorer som finns till vart och ett av målen. Indikatorer innehåller den information som gör att man kan mäta utförandet, både kvalitativt och kvantitativt. Ett exempel på ett kvantitativt mål kan vara att minska sjukfrånvaron med 20 %. Ett exempel på ett kvalitativt mål kan vara att öka trivseln bland kooperativets medlemmar. Det är bra om man blandar kvalitativa och kvantitativa mål så att det inte blir för mycket av det ena eller det andra. Vad är en indikator? En indikator är något som kan visa på om målet uppfyllts, som visar på hur bra eller dåligt något är. En indikator ska uttryckas i mätbar form och till varje indikator ska bestämmas hur den ska mätas. Det ska formuleras på ett sådant sätt att det inte kan missförstås och det ska tydligt framgå när målet är uppfyllt. Ett mål får gärna vara utmanande, även om frånvaron i kooperativ X ska vara 0 dagar, kanske är lite väl utmanande. Det här låter lite krångligt men om ni tittar på exemplen nedan så ser ni att det egentligen inte är så svårt. Exempel: Mål: Indikator: Mätmetod: Att minska frånvaron med 20 % de närmaste 6 månaderna. Hur stor frånvaron är. Föra bok över närvaron/frånvaro och räkna ut varje vecka hur stor frånvaron är och jämföra under en längre tid. Mål: Att öka trivseln bland kooperativets medlemmar. Indikator: Hur medlemmarna mår i kooperativet. Mätmetod: Enkät eller variansanalys om vad medlemmarna tycker i olika frågor som har med trivsel att göra. Mål: Att öka omsättningen med 5 %. Indikator: Hur stor omsättningsökningen är. Mätmetod: Jämföra årets omsättning med förra årets omsättning. Tips! Att ni ägnar mycket tid till att analysera om målen uppnåddes eller inte och hur. 11

12 Steg 6 Bestämma vilka intressenterna är För de flesta arbetsgrupper är det naturligt att börja med personer som finns inom den egna arbetsgruppen. Ju säkrare gruppen blir på vad social redovisning är desto nyfiknare blir de på vad andra tycker om verksamheten. Först tittar man igenom vilka intressenter som finns över huvudtaget till organisationen och på vilket sätt de kan vara intresserade av kooperativet. Efter det att intressenterna är listade är det bra att diskutera fram vilka intressenter som är viktiga för organisationen och om ni vill ha med dem på något sätt i den sociala redovisningen. I kapitlet Metoder - intressentkarta finns mer beskrivet om hur ni kan göra. Steg 7 Praktisk fas med datainsamling Datainsamling är det samma som att samla in uppgifter och svar. För att mäta om ni uppnår målen behöver ni samla in uppgifter på olika sätt. Det kan vara närvarostatistik, svar på enkäter, variansanalyser m.m. Uppgifterna behöver samlas in dels från den egna gruppen samt från intressenter utanför kooperativet. Ni måste bestämma på vilket sätt och vem ni vill ha in uppgifter från. Tänk på att begränsa er då det kan vara mycket arbete med att sammanställa svar från enkäter och andra övningar ni gör. I avsnittet Metoder finns exempel på olika sätt att göra datainsamling. Tips! Kolla med sådana som redan har prövat på social redovisning och fråga vilka mätmetoder de har använt. Allmän utvärderingskompetens kan också underlätta vid datainsamlingen. Steg 8 Analysfas inom arbetsgruppen När uppgifterna är insamlade börjar arbetet med att analysera de fakta som kommit fram. Det gäller att diskutera kring och fundera över de svar ni fått fram för att se vad ni kan lära er av dem. Vad verkar fungera bra? Vad fungerar mindre bra? Gruppen diskuterar tillsammans resultaten och vilka slutsatser ni kan dra. Det ni kommer fram till ligger till grund för nästa års arbete med social redovisning och för att sätta upp nya sociala mål. Tips! Förutom de rena fakta som kommer fram kan gruppen tänka på: Är något som saknas till rapporten? Vilka brister hittade vi när sociala redovisningen diskuterades och hur kan de förbättras? Steg 9 Skriva rapporten När materialet är insamlat, och resultaten är färdigdiskuterade är det dags att skriva rapporten. Rapporten bör skrivas på ett så lätt språk som möjligt. Det gör det mer intressant för fler att läsa rapporten om den är lättförståelig och tydlig. Det är bra om resultaten visas upp på ett tydligt sätt i rapporten. Både det som fungerar och det som behöver förbättras inom kooperativet. 12

13 Exempel på rubriker som bör finnas med i rapporten: Om social redovisning Om sociala arbetskooperativ Beskrivning av ert kooperativ Så här arbetade vi - planering och genomförande av den sociala redovisningen Värdegrund Intressenter - intressentkarta Det här kom vi fram till Mätmetoder och indikatorer - hur vi gjorde för att få fram uppgifter Slutsatser och tankar inför framtiden Tips! Ha rubrikerna klara när ni börjar skriva rapporten, med andra ord, bestäm från början vad som ska vara med i rapporten. Bestäm vem eller vilka som ska skriva, och vilka avsnitt som var en gör. Det går bra att vara två som tillsammans skriver ett avsnitt. Steg 10 Granskning av rapporten När rapporten är färdigskriven ska den granskas och för detta arbete finns det några olika metoder. Alla metoderna syftar till att rapporterna ska läsas igenom av någon utanför arbetsgruppen. Granskningen går ut på att se om resultaten stämmer överens med det som kommit fram i övningarna. Den ska även bedöma om den sociala redovisningen genomförts på rätt sätt. Granskningen av rapporten är till nytta för planeringen av nästa års sociala redovisning. En sätt att göra en granskning är att tillsätta en panel som diskuterar rapporten på ett seminarium. Några väl utvalda personer, som står utanför den egna organisationen, läser igenom rapporten och presenterar sina synpunkter på ett seminarium. Personerna som ingår i panelen ska ha kunskaper i social redovisning eller komma från liknande organisationer som den egna. Panelens uppgift är inte att diskutera resultat och måluppfyllelse, utan hur själva rapporten är upplagd: Om den är tydlig och informativt skriven, att underlagen till rapporten finns tillgängliga i rapporten och att det är lätt för läsaren att förstå hur ni kommit fram till resultaten. Under seminariet diskuterar panelen sina synpunkter med de personer som har skrivit rapporten. Då kommer man förhoppningsvis fram till vilka avsnitt som kan förbättras eller skrivas tydligare. Ett annat sätt är att samla några organisationer/kooperativ som arbetat med social redovisning under året. Alla läser varandras rapporter inför ett seminarium. Under seminariet jämförs och diskuteras rapporterna. Organisationerna får många olika synpunkter på sina rapporter. Föroch nackdelar med olika sätt att hantera social redovisning kommer fram i diskussionerna. Det tredje sättet är att låta en revisor, kunnig i social redovisning, läsa igenom rapporten och komma med förslag på förbättringar. 13

14 Metoder för övningar att använda i social redovisning I social redovisning används metoder som är speciellt bra att använda i grupper för att få fram gruppens åsikter i olika ämnen. Andra metoder är bra för att få fram individernas synpunkter som sedan kan sammanställas för att ge en överblick över gruppens åsikter. De metoder som beskrivs i avsnittet är: Intressentkarta Intressentkommunikation Folkopera-metoden SWOT-metoden Variansanalys Tvärtomlista Lista för roller och arbetsuppgifter Enkät Intressentkarta En intressentkarta används för att ta reda på vilka intressenter kooperativet har, i och utanför sin verksamhet. Med intressent menas de som på något sätt kan ha intresse av verksamheten. Interna intressenter är de som har intresse av verksamheten inifrån, t.ex. kooperatörer, provmedlemmar och handledare. Externa intressenter är de som kan ha intresse av verksamheten utifrån, t.ex. kunder, handläggare på kommunen, grannar. Både externa och interna intressenter tas med. När arbetsgruppen listat vilka intressenter de har, försöker man tillsammans komma överens om på vilket sätt den enskilde intressenten har för nytta av kooperativets verksamhet. Gör så här: 1. Samla en grupp eller alla som jobbar i kooperativet. 2. Räkna upp alla intressenter ni kommer på, skriv upp dem, gärna på post-it lappar som är lätta att flytta runt, och sätt upp på väggen. Ta med alla ni har kontakt med så får ni en överblick över vilka de är. 3. Sortera intressenterna i olika grupper, interna och externa intressenter, kunder, kommunen, myndigheter, leverantörer m.fl. 4. Prioritera vilka av intressenterna som är viktigast för er. Det kan ni göra genom att var och en får sätta ett streck för den de tycker är viktigast. Diskutera sedan om resultatet stämmer och ändra tills ni är nöjda. 5. Bestäm vilka intressenter ni skulle vilja ha kontakt med under er sociala redovisning och på vilket sätt: bjuda in till möte, göra en enkätundersökning. Diskutera vad ni förväntar er att få ut av kontakterna. Exempel: Intressentkarta från Kooperativ Valborg Internt perspektiv 1. Företaget 14

15 Fem passiva medlemmar, fyra lönebidragsmedlemmar, fyra ideellt arbetande sjukersättning, en sökande medlem, handledare, mentor, projektledare, personlig assistent, utbildare. Externt perspektiv 2. Samverkanspartners KFO, SKOOPI, Coompanion. 3. Kunder - intressenter Elever i caféet, julmarknadsbesökare, kurser och konferenser informationer till Landstinget Socialförvaltningen, Boden och Luleå kommun, Försäkringskassan, Handikapprörelsen, (Livskraft i norr), Café leverantörer Snabbgrossen, Sunderby folkhögskola är leverantör av returpapper /kund av vaktmästartjänst. Källa: Rapport social redovisning Kooperativ Valborg Tips! Det blir säkert en lång lista när ni tar med alla. Begränsa därför listan och välj ut de viktigaste intressenterna för er verksamhet. Det går inte att ha med alla intressenterna på en gång utan det är bättre att välja ut ett fåtal första gången. Kommunikation med intressenterna För att se vilken kontakt ni bör ha med era intressenter kan ni göra den här övningen. Ni sorterar in intressenterna i figuren nedan efter hur viktiga de är för kooperativet och hur stor påverkan de har på kooperativet. Det gäller alltså att placera intressenten i en av rutorna utifrån hur viktig den är och hur mycket den påverkar er. Viktigt för kooperativet + Viktiga intressenter som inte påverkar Hålla informerade Inte viktiga intressenter som inte påverkar Viktiga intressenter, som påverkar Regelbunden dialog Inte viktiga intressenter som påverkar - - Svara när någon av dem tar kontakt med verksamheten Hålla dem nöjda + Påverkan på kooperativet (Figur intressentkommunikation) Källa: Ljungberg Ju högre upp intressenten kommer på pilen som pekar uppåt desto viktigare bedöms intressenten vara för den egna verksamheten. Ju längre ut till höger intressenten kommer på pilen som ligger ned desto mer anses intressenten påverka utvecklingen i den egna verksamheten. 15

16 Intressenter som hamnar högst upp till höger är de som bedöms viktigast för verksamheten. De är både viktiga för verksamheten och påverkar utvecklingen i verksamheten mer än andra. Dessa ska man försöka hålla en regelbunden kontakt med. Bestäm hur ofta ni anser att man behöver ha kontakt för att veta vad de tycker. Intressenter som hamnar längst ned till höger anses kunna påverka verksamheten men är inte lika viktiga för verksamheten, t.ex. Skatteverket. De här intressenterna bör man ge den information de behöver, diskutera vilken information som är relevant för just de här intressenterna. Intressenter som hamnar högst upp till vänster anses viktiga för verksamheten men har inte så stor påverkan på hur verksamheten utvecklas. Dessa bör man försöka hålla informerade om vad som sker inom verksamheten. Intressenter som kan placeras längst ned till vänster är de som har minst påverkan och därför räcker det att ni svarar när de tar kontakt med kooperativet. Innotiimi OPERA Innotiimi OPERA är ett effektivt mötes- och processverktyg som skapar delaktighet, tydliga mål och starka åtaganden i en snabb och kreativ process. Operametoden används när en grupp behöver samtala om någon viktig fråga och få med synpunkter från alla i gruppen. Metoden skapar delaktighet från alla samtidigt som den ger en bild av vad gruppen tillsammans tycker är viktigast. Innotiimi OPERA fungerar bra i många olika sammanhang och för många olika typer av frågor. Effektivisering av arbets- eller föreningsmöten Framtagande av mål och indikatorer Uppföljnings- och utvärderingsarbeten Skapa samarbets- och samverkansformer Insamla, förädla och bedöma idéer. Värdegrundsdialoger Hur genomförs metoden För att leda processen och genomföra en OPERA med bästa möjliga resultat rekommenderar vi att ledaren är utbildad i metoden, kontakta gärna opera@innotiimi.se för mer information. Metoden genomförs i fem steg: Namnet på OPERA symboliserar de fem steg som ingår i processen. Grundidén går ut på att gruppen behandlar ett ämne/fråga åt gången. O står för Omedelbara egna tankar Var och en får stund att på egen hand reflektera över frågan. P står för Parets tankar Gruppen delas in i par som får beskriva sina egna förslag för varandra och tillsammans komma fram till exempelvis fyra gemensamma förslag. 16

17 E står för Exponera Var och en av paren ger en kort beskrivning av sina förslag som exponeras inför de övriga i gruppen. Viktigt att detta får göras utan kommentarer eller kritik. R står för Rangordna Varje par får möjlighet att prioritera t.ex. fyra st av de presenterade förslagen. Viktigt är också att här nyttja en prioriteringsfråga som styr gruppens val, t.ex. vad är viktigast? A står för Arrangera De idéer som blivit prioriterde arrangeras utifrån gemensamma grupper. Dessa grupper av förslag rubriceras och representerar gruppens gemensamma lösning på huvudfrågan. SWOT-metoden SWOT är en metod för att analysera en verksamhet. Genom att arbeta med den kan kooperativet få reda på sina styrkor och svagheter, sina möjligheter och hot. Beskrivningen här är hämtad från Slups hemsida, Social redovisning - till nytta och nöje för den sociala ekonomin. SWOT är en förkortning av de engelska orden: S= Strenghth (Styrka) W= Weakness (Svaghet) O= Opportunites (Möjligheter) T= Threats (Hot) Gör så här: Sätt upp fyra blädderblockspapper på väggen i en fyrkant, markera varje ruta med en ram och skriv in rubrikerna Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot i var sin ruta. Använd blädderblock så kan ni spara det ni skrivit. Antingen kan en person skriva direkt på blädderblocket eller så skriver var och en det de vill ha med på post-it lappar som sätts upp i rutan. Styrkor Börja med att diskutera kooperativets styrkor. Vad är ni bra på? Skriv upp allt ni kommer på i rutan för styrkor. När ni inte kommer på något mera diskutera så diskuterar ni följande punkter: Vilka styrkor är viktigast för kooperativet och hur kan vi använda dem? Vilka kan vi göra ännu bättre för att bli ännu starkare? Svagheter Tänk efter vilka som är kooperativets svagheter. Vad är ni inte så bra på? Vad är det som gör att det blir rörigt och svårt att få jobbet att flyta? Skriv upp det i rutan för svagheter och diskutera: Vilka svagheter kan vi arbeta bort? Kan vi vända någon svaghet till en styrka? Hur då? 17

18 Möjligheter Tänk framåt på ett positivt sätt. Hur ser framtiden ut? Möjligheter hänger också ihop med hur omvärlden ser på kooperativet. De ger en bild av vad kooperativet behöver göra för att nå sina mål. Diskutera: Vilka möjligheter har vi att nå våra mål? Vilka möjligheter har vi att utveckla kooperativet? Vilka möjligheter kan vi få genom att samarbeta med andra? Hot Genom att göra en lista på alla tänkbara hot som finns mot kooperativets verksamhet får ni en tydlig bild av dem. Då kan ni lättare komma fram till hur ni kan hantera dem och bli av med dem. En del hot kan var sådana som ni inte själva kan göra så mycket åt, men låt inte dem ta för mycket av er energi. Fokusera på det ni kan påverka. Diskutera: Vilka hot kan vi själva påverka gör en plan för att få bort dem! Vilka hot kan vi inte påverka hur kan vi gå vidare trots dem? Vilka hot är våra energitjuvar? Vilka hot är det onödigt att ödsla tid på? Resultat från Via Novas SWOT-analys. Nedan visas vad vi kom fram till under övningen: STYRKOR Nyfikenhet i arbetsgruppen Kamratskap Olika kunskaper Bra miljö för att stärka det sociala Vi gör bra produkter Bra samarbete med Villan MÖJLIGHETER Utbildning Politikers välvilja Vi är självstyrande när det gäller utveckling Sälja tjänster till FK och AF Flytta ut till större lokal SVAGHETER Personalbrist Plötslig förändring kan inte mötas upp av åtagande Begränsad kundkrets Tight om någon blir sjuk HOT Bidrag dras ner Finansieringen Villan stängs Tips! En erfarenhet är att det kan vara bra att låta någon/några utanför gruppen, som känner till kooperativet väl, göra en SWOT-analys på verksamheten utifrån sina perspektiv. Dels brukar de ge bekräftelse på att verksamheten fungera på ett bra sätt plus att de kommer med sådant man själv inte har tänkt på. Det är lätt att bli hemmablind för den egna verksamheten. Variansanalys Variansanalys är en form av enkät, där man ser hur högt eller lågt de olika deltagarna värderar olika påståendena. Varje person får ta ställning till en rad påståenden. Svaren ger en inblick i hur pass nöjd eller missnöjd gruppen är. Variansanalys blir ett sätt att känna gruppen på pulsen, och kan ge en indikation på hur gruppen mår. När de olika påståendena ställs upp är det viktigt att kooperativets värdegrund har diskuterats inom gruppen. Det framdiskuterade målet och värdegrunden kan sedan användas som utgångspunkt när påståendena tas fram. Om en bra arbetsplats är värdegrunden så blir det 18

19 viktigt att ställa påståenden som mäter hur pass bra arbetsplatsen är utifrån vad de som befinner sig inom verksamheten tycker. Variansanalys kallas också för Glappmall. Det viktiga är att se på skillnaden mellan hur de som svarar tycker det är idag och hur de skulle vilja ha det i framtiden. Om dagsläget och framtiden ligger på samma nivå är personen som svarat nöjd med hur det är. Om dagsläget och framtiden skiljer sig mycket åt är det en viktig signal på att något behöver förändras för att fungera bättre. Variansanalys kan även andvändas för att jämföra vad olika grupper tycker t.ex. män och kvinnor. Gör så här: 1. Teamet formulerar påståenden för variansanalysen och gör en skala från stämmer inte alls stämmer i mycket hög grad, det kan vara med siffror eller bara ett streck man kan kryssa på. 2. Frågorna delas ut till alla som sedan svarar på påståendena var och en för sig, det går bra att göra det anonymt. 3. Teamet samlar in alla svar och räknar ihop hur många kryss som satts i varje ruta. Den sammanställningen visar vad hela gruppen tyckt. 4. Hela gruppen diskuterar tillsammans svaren och vad ni behöver göra för att allt ska fungera bättre. Exempel: Om delaktigheten på Huddinge Agro & Service Till varje påstående nedan finns en skala mellan 1 10 där 1 = inte alls 10 = i mycket hög grad Med ett X markerar du det ställe på skalan som du tycker stämmer med hur det är idag. Med en O markera du det ställe på skalan som stämmer med hur du vill att det ska vara om ett år. Här visas sammanställningen, ett X och en O är en person 1 På Huddinge Agro lyssnar vi på allas idéer Sätt X för hur det är idag och O för hur du vill ha det om ett år XXX X X X X X XXX XX XX O O OO O OOOOOO På Huddinge Agro följer vi gemensamt fattade beslut Sätt X för hur det är idag och O för hur du vill ha det om ett år XXX X X X XX XX X XX OO O OOO O OOOOOOO På detta sätt får vi reda på hur gruppen tycker i dagsläget. Finns det några skillnader? 19

20 Tips! Använd begrepp och påståenden ni diskuterat inom gruppen när ni gör frågor till en enkät eller variansanalys. Ta tillvara de tankar som kommer fram om hur frågorna gjorts. De kan användas när man fortsätter nästa år. På så sätt blir variansanalysen ett allt bättre verktyg. Tvärtom-lista Tvärtom-lista används för att lättare komma på saker genom att tänka tvärtom. Gruppen får i uppgift att tänka på exempelvis: Hur får vi missnöjda kunder? Hur blir vi av med våra kunder? De skriver ned sina förslag och diskuterar dem. Sedan vänds förslagen, t.ex. otrevligt bemötande mot kunderna blir till trevligt bemötande mot dem o.s.v. Exempel: Nedan ser ni en del av den tvärtom-lista som Huddinge Agro & Service gjorde. 20