Plan för extern medbedömning 2012 av samordningsteamens verksamhet

Transkript

1 Norra Västmanlands Samordningsförbund Norbergsvägen Fagersta Telefon: Mobil: Fagersta Plan för extern medbedömning 2012 av samordningsteamens verksamhet Bakgrund Under 2011 startades tre insatser Samordningsteamet FNS (1 jan), Samordningsteam Sala (1 april) och Samordningsteamet Hallsta/Sura (1 maj). Dessa tre team skiljer sig från vanliga samverkansprojekt genom att de är till sin struktur permanenta, bygger på gemensamt ägande och ledning av ingående myndigheter och utgår från att möta individers behov av rehabiliteringsinsatser flexibelt. Målet med teamens verksamhet är att så många möjligt av deltagarna ska kunna realisera en arbetsförmåga, antingen genom arbete och/eller studier. Teamets arbete bär också upp en idé om en större strukturell förändring av myndigheternas samverkan som går under begreppet "integrerad samverkan". Med detta menas ett djupare tillstånd av samverkan där myndigheterna inte bara samordnar finansiellt och parallellt med varandra utan väver ihop varandras ordinarie verksamheter mer strukturerat och med sikte på att genom detta kunna arbeta mer långsiktigt tillsammans och därmed frigöra utrymme för ett kvalitativt märkbart bättre arbete med serviceanvändare med komplexa behov. Denna fördjupade samverkan förväntas också leda till en förhöjd kapacitet i det offentliga systemet som helhet. Integrerad samverkan bör kunna genomsyra flera nivåer av myndigheternas gemensamma verksamhetsområde; från beslutande organ för finansiering (samordningsförbundet), till analyser av framtida taktiska behov genom utvecklingsgruppen, till operativ ledning via samordningsteamens tre självständiga styrgrupper, till teamens medarbetare och till professionella runt teamens arbete inom myndigheternas ordinarie arbete och organisering. Den verkliga meningen av begreppet "integrerad samverkan" är dock svårfångad. Det betyder och kan betyda olika beroende på person. De flesta kan dock enas om att det är individcentrerat, den drar ihop tidigare fragmenterad och suboptimerade tjänster samman för att sikta på en signifikant förbättring av tjänsternas kvalité och brukares upplevelser av rehabilitering och stöd för att kunna närma sig arbetsmarknaden. Det finns forskning inom samverkansområdet som visar att det finns många olika sätt att utveckla samverkan i denna riktning och där implementering av samverkan är välavvägd kan resultat och utfall visa att rehabilitering förbättras betydligt. Historien visar dock just hur svårt det är att omvandla koncept som "integrerad samverkan" till en operativ verklighet. Många scheman eller tillvägagångssätt som har förespråkat och visat vägen för mer strukturell förändring mot mer och bättre rehabiliteringstjänster i samverkan har slutat fungera. Det är bara ett fåtal som lyckas över tid. Forskningen kan visa framgångsfaktorerna men har svårt att visa vilken organisering av samverkan som är mest effektiv i den lokalitet den ska verka i. Upplägg Norra Västmanlands Samordningsförbund har god erfarenhet av externa medbedömare via tidigare projekt finansierade av samordningsförbundet. I detta fall, när det gäller tre insatser som ska studeras, kan det vara klokt att ha två externa medbedömare i uppdraget. Med två externa medbedömare kan flera kompletterande perspektiv läggas till självvärderingsrapporterna och särskilda fördjupningsområden identifieras för studier samtidigt som det underlättar jämförelser mellan insatserna, internt med varandra och externt med andra eller liknande insatser/erfarenheter i omvärlden.

2 Då samordningsteamen producerar varje år en delårsrapport och en helårsrapport vardera är det önskvärt att från de externa medbedömarna begära rapporter vid två tillfällen under avtalstiden (cirka ett år). Den första rapporten förväntas behandla hur de externa medbedömarna har tagit sig an uppdraget och frågeställningarna, vilka metoder de har valt och vilka reflektioner de har gjort under de inledande månaderna. Denna rapport förväntas vara styrelsen tillhanda den 8 juni Möjlighet finns att efter föredragning i styrelsen för samordningsförbundet att välja och fördjupa sig i intressanta studieområden och frågeställningar. Den andra rapporten är en slutrapport. I den fångas upp och sammanfattas de externa medbedömares synpunkter, råd och vägledningar. Denna rapport förväntas vara styrelse tillhanda den 31 december Rapporten ska kunna användas som underlag vid ett utvärderingsseminarium om verksamheternas utveckling och nästa steg någon gång under de inledande månaderna De externa medbedömarna förväntas kunna samarbeta med varandra, dela med sig av reflektioner och frågeställningar men det är inget krav att deras rapporter ska vara samordnade på något särskilt sätt. Rapporterna förväntas vara relativt korta, den första kanske runt fem sidor, slutrapporten bör dock vara mer omfattande, kanske runt tio A4 sidor. Materialet som de externa medbedömarna får ta del av tillåts användas i andra studier och sammanhang i samråd med samordningsförbundet. Frågeställning Med upplägget med två olika externa medbedömare ges möjligheten att kunna utnyttja de olika kompetenserna/bakgrunden hos medbedömarna för att få svar på olika frågeställningar på ett annorlunda och förhoppningsvis mer effektivare sätt än om bara en person hade gjort medbedömningen. Det finns en tro på att en av medbedömarna kan ha en forskarvärldsförankring och den andra kan ha en förankring i praxis, i myndighetsvärldens lokalt/regionalt. Frågeställning till forskarvärldsförankrad extern medbedömare: Att fokusera särskilt på ledarskapets utveckling och betydelse för att utveckla och driva integrerade samverkansverksamheter Att bedöma hur integreringen av rehabiliteringssamverkan lyckas och tar steg framåt i förhållande till de komplexa behov som finns hos serviceanvändarna, och myndigheternas förväntningar om ökad arbetsförmåga genom denna omorganisering och nytänkande Att jämföra utvecklingen av myndighetsintegrerad samverkan med dokumentation av fördjupad samverkan i omvärlden Frågeställning till i praxis- och myndighetsvärldsförankrad extern medbedömare: Att studera samarbetet mellan teammedarbetare och professionella i de ordinariemyndigheterna och dra ut lärdomar om vad som fungerar i dessa möten samt vad som kan förbättras Att bedöma hur integreringen av rehabiliteringssamverkan lyckas och tar steg framåt i förhållande till de komplexa behov som finns hos serviceanvändarna, och myndigheternas förväntningar om ökad arbetsförmåga genom denna omorganisering och nytänkande Att studera hur serviceanvändare upplever värdet av deltagande i teamens verksamhet, i jämförelse med tidigare erfarenheter av offentligt stöd och sina eventuella förväntningar på att bibehålla förändringar i sin livssituation till följd av deltagande genom samordningsteamen Det är önskvärt att både externa medbedömare kan uppvisa gedigen dokumentation av erfarenhet från aktiv samverkansforskning respektive flera års erfarenhet av arbete i offentlig sektor och utvärdering av samverkansinsatser. Metod Den övergripande utvärderingsmetoden utgår från samordningsförbundets utvärderingsmodell (se bilaga 1). Denna utgår från en modell från början framtagen av Jan Holmer 1 vid Göteborgs universitet men också influerad av tankarna runt Empowerment Evaluation 2. Empowerment Evaluation utgår från att ju fler perspektiv som är delaktiga i en utvärdering 1 Jan Holmer (2003). Självvärdering som stöd för personal- och verksamhetsutveckling. Skrifter från Institutionen för arbetsvetenskap, Göteborgs universitet, David Fetterman, ed (2005). Empowerment Evaluation Principles In Practice. Guildford Press, 2005.

3 desto mer legitim, läsvärd och effektiv är själva utvärderingen. Både självvärderingsmodellen och Empowerment Evaluation tillhör idétraditionen om den lärande organisationen och är ett försök att skapa en strukturerad metod för utveckling och gemensam reflektion av den samverkan de ingående organisationerna vill utforska. De externa medbedömarna förväntas vara en del av detta arbete och dra nytta av det material som produceras av myndigheterna genom den. Det kan handla om självvärderingsrapporter skrivna av teamen och redovisade via styrgrupperna, om veckodagboksanteckningar och om särskilda studier samt källor som är tillgängliga för självvärderingsrapporterna. Det kan vidare handla om egna studier, uppföljningsdata och styrgruppsanteckningar och annan skriftlig dokumentation. Samordningsförbundet har ett uppdrag att svara för uppföljning och utvärdering. Genom samordningsförbundets tjänsteman är det möjligt att initiera studier/kartläggningar, söka svar på frågeställningar, och beställa enkäter. Samordningsförbundets tjänsteman kan metodmässigt stödja de externa medbedömarna så att relevant material, skriftlig dokumentation och tid för samarbete säkerställs. Förutom detta levererade underlag är det möjligt att de externa medbedömarna att själva inhämta kunskap. Tid bör finnas för delaktighet vid s.k. processdagar då teamen samlas för att lägga fram rådata till självvärderingsrapporterna och andra evenemang intressanta för utvärderingsarbetet, exempelvis dagar för erfarenhetsutbyte mellan teamen. Utöver detta förväntas de externa medbedömarna söka kontakt med teamen via telefon och mail för att följa det löpande arbetet. Idén om externa medbedömare utgår från bilaga 2. Närvaro vid några styrgruppsmöten kan också vara värdefullt för de externa medbedömarna. Jonas Wells Samordnare Norra Västmanlands Samordningsförbund

4 Norra Västmanlands Samordningsförbund Norbergsvägen 21, vån Fagersta Telefon: , Modell för självvärdering Modellen för utvärdering/uppföljning av verksamheter inom ramen för Norra Västmanlands Samordningsförbund kommer att vara självvärdering. Självvärdering är vanligt förekommande bland samordningsförbund och har utvecklats av professor Jan Holmer, institutionen för arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet. Självvärderingen kan med fördel kompletteras med andra insatser som exempelvis externa utvärderingar och studentarbeten. Varför Självärdering? De tre syften som självvärderingen skall uppfylla är kontroll, främjande och att vara underlag för kunskapsspridning. Kontroll handlar i första hand om att uppdragsgivaren skall kunna bedöma hur utföraren genomför uppdraget. Beslutsfattare skall ges sådan information som behövs för att kontrollera den verksamhet som man har ansvar för. Främjande handlar om att den personal som jobbar operativt skall kunna granska sina egna förehavanden på ett systematiskt sätt. Sprida kunskap handlar om att det skall finnas dokumentation som går att sprida till andra. Ambitionen är att de erfarenheter som kommer fram i projekten skall vara intressant för andra att ta efter. För vem görs självvärderingen? På politisk nivå är samordningsförbundets styrelse samt huvudmännens beslutande församlingarna givna mottagare. På central nivå följs den finansiella samordningen av myndigheter såsom AMS, Försäkringskassan Sverige, Sveriges kommun- och landstingsförbund m.fl. På lokal nivå är chefer och handläggare hos huvudmännen mottagare. I en vidare mening bör även aktörer i andra kommuner vara intresserade av de utvecklingsinsatser som sker i norra Västmanland. Sist men inte minst är även allmänhet och brukare mottagare för de resultat som finansiell samordning ger. Vad skall utvärderas/följas upp? Självvärderingen läggs upp enligt en niofältig modell som på ett systematiskt sätt skall täcka in projektets förutsättningar, genomförande och resultat/effekter för brukare, personalen och de samverkande organisationerna.

5 Projektets förutsättningar Genomförande och process Resultat och effekter För deltagarna Beskrivning av målgruppen o Vad kännetecknar målgruppen (behov) o Hur har deltagarna identifierats o Hur har deltagarna valts ut Aktiviteter och åtgärder som genomförts o Introduktion o Utbildning o Diagnostiska och rådgivande samtal o Arbetsrehabilitering, andra stöd/ vårdformer o Förändring av målgrupp, (storlek/behovsgrupper) o Hur påverkar målgruppens upplevelser verksamheten o Hur förändras gruppen under processen o (Kvalitetsbedömning) Har projektet nått fastställda mål o Har projektet lyckats nå rätt målgrupp/er o Andelen som erhåller arbete eller börjar utbildning o Förbättrad livskvalitet och hälsa o Delaktighet i processen och vid val av åtgärder o Hur har bidragsberoendet påverkats o Faktorer som påverkat resultatet o SUS o Registerdata o SUS o (Egna mätningar) o SUS o (Egna mätningar) För personalen Beskrivning av personalen o Hur har personalen valts ut/rekrytering o Kompetenskrav o Personalens sammansättning (yrkeskategorier, ålder och kön) o Förändras detta över tid Personal, arbetssätt och metoder o Medinflytande o Stöd o Ledning o arbetsfördelning o Förutsättningar för lärande o Finns möjlighet till utvecklingssamtal o Hur sker samverkan o Förändringar utanför projektet o Exempel på hinder och framgångsfaktorer i arbetsprocessen Vad blev resultatet för personalen o ökad gemensam kunskap o utvärderingskompetens o sektorsövergripande arbetssätt och synsätt o kompetensutveckling För Organisationen Beskrivning av organisationen o Styrning och ledning (projektledning, styrgrupp och beställare) o Samverkan med ordinarie verksamhet (Af, Fk, kommun och landsting) o Ekonomi, budget och lokaler. o Hjälpmedel o Tidplan o Förändras detta över tid Samverkan och samordning med andra aktörer o hur har styrningen av projektet fungerat o hur har samverkan och kommunikation gentemot övriga aktörer fungerat o kvalitetsbedömning o vilka hinder och lösningar finns/har funnits o Förändringar utanför projektet som påverkar Vad blev resultatet för organisationen o kostnader och kostnadseffektivitet o har projektet lett till verksamhetsutveckling o Finns bättre metoder för implementering i reguljär verksamhet o Ekonomisk redovisning

6 Definitioner Projektdokumentation: Exempel kan vara projektbeskrivning, styrgruppsprotokoll, anteckningar, informationsmaterial, tidningsartiklar, brev etc. Dagbok Dagboken finns med som bilaga till detta material och skall föras av någon i gruppen och/eller av projektledaren. Syftet med dagboken är att dokumentera de aktiviteter och händelser som sker i projektet samt reflektera över dessa. Dagboken kan föras per vecka istället om det är mer lämpligt. För att dagboken skall vara ett effektivt hjälpmedel kan det vara bra att reflektera i grupp, exempelvis vid gruppmöten eller motsvarande. Registerdata Information som kan hämtas från de olika myndigheternas handläggarsystem eller motsvarande. I de fall där detta är möjligt. SUS SUS är ett system för resultatuppföljning av samverkan inom rehabiliteringsområdet. På uppdrag av regeringen har Arbetsmarknadsstyrelsen, Försäkringskassan och Socialstyrelsen utformat ett system som gör det möjligt för samverkansparter att gemensamt följa upp rehabiliteringsverksamhet. Att använda SUS är obligatoriskt för alla som får stöd från samordningsförbundet. Se för information. Ekonomisk redovisning Den ekonomiska redovisningen utgörs av den rekvisitionsrutin som används av samordningsförbundet. Egna mätningar Egna mätningar kan vara enkäter eller andra former av uppföljnings om projektet själv initierar. Medbedömare Självvärderingens stora brist är att den kan uppfattas som subjektiv. För att komma till rätta med det skall en extern medbedömare utses till projektet. Syftet med den externa bedömaren är inte att han/hon skall göra en egen utvärdering som komplement till självvärderingen. Det handlar istället om att tillföra självvärderingen en utomståendes synpunkter. Det bör vara en person som har goda kunskaper inom det fält som projektet verkar i. Medbedömarens uppgift är att ta del av den preliminära rapporten och diskutera den med projektgruppen. Man kan jämföra detta med att opponera på en uppsats. Medbedömarens

7 synpunkter beaktas och tas sedan med i den slutliga rapporten. Projektanordnaren kan om denne önskar utbetala arvode till medbedömare enligt de riktlinjer som gäller i den egna organisationen. Dessa kostnader skall då ingå i projektfinansieringen som kan finansieras av samordningsförbundet. Övriga insatser Som komplement till självärderingen kan det ibland vara befogat med andra insatser. Exempelvis kan det vara klokt att i vissa fall koppla på externa utvärderingar eller olika typer av studentarbeten. Processtöd Om behov uppstår kommer processtöd att upphandlas av samordningsförbundet. Alternativt att någon av huvudmännen bidrar med detta. Rapporter Dagböckerna, SUS och projektdokumentationen utgör grunden för de rapporter som skall lämnas in till samordningsförbundet. Rapporteringsintervallet är var sjätte månad och utgör ett viktigt underlag för samordningsförbundets halvårs- och årsrapportering. Rapporten skall innehålla följande: 1. Beskrivning av verksamhet och organisation, och också eventuella förändringar över tid 2. Analys tolkning av dessa fakta, bl. a. i förhållande till mål och gjorda insatser 3. Värdering/bedömning av vad analysen/tolkningen lett fram till 4. Slutrapporten bör även innefatta förslag till åtgärder och rekommendationer Det är viktigt att rapporten inte stannar vid punkt 1 enbart, vilket kan vara lätt hänt. Rapporterna disponeras enligt strukturen i niofältaren. Detta blir nio rubriker som bör kompletteras med en sammanfattning. Omfattningen på rapporten varierar beroende på verksamhetens art (men gärna max tio sidor). Tidplan Preliminära rapporter skall vara klara en månad innan halvårsuppföljningen ska vara färdigställd. Slutliga rapporter skall vara samordningsförbundet till handa enligt överenskommelse i avtalet mellan projektägare och samordningsförbundet. Jonas Wells Samordnare, Norra Västmanlands Samordningsförbund

8 Norra Västmanlands Samordningsförbund Norbergsvägen 21, vån Fagersta Telefon: Fagersta Extern medbedömare Ett viktigt och obligatoriskt inslag i samordningsförbundets självvärderingsmodell är medverkan av extern medbedömare. Syftet med den externa medbedömaren är att tillföra självvärderingen en utomståendes synpunkter. Med utomstående menas någon som står utanför arbetet med självvärderingen. Det kan vara någon som har professionell erfarenhet från samma eller andra yrkesområden och är personligt intresserad av att bidra med sin kompetens och sina erfarenheter för att projektet och deltagarna ska nå sina mål. Uppdraget som medbedömare kan vara ett ideellt uppdrag. Men oftast har insatsen budgeterade medel för utvärdering och för den externa medbedömarens insatser. En insats kan tilldelas en eller två medbedömare. Medbedömarens uppgift är att: delta i planerade möten med projektgruppen/arbetsgruppen enligt överenskommelse med uppdragsgivaren ta del av, diskutera och lämna synpunkter på delrapporter och slutrapport. Medbedömarens synpunkter kan därmed beaktas och tas med i dessa rapporter. verka för att insatsen når sina mål genom att bidra med sina kunskaper och erfarenheter Rutiner Samordningsförbundets tjänsteman ansvarar för rekrytering av extern medbedömare i samråd med samordningsförbundets presidium. Samordningsförbundets styrelse informeras om tillsättning av extern medbedömare. Verksamhetsledare i studieobjektet/n ansvarar för introduktion av medbedömaren i verksamheten/insatsen och gör en gemensam överenskommelse om antal träffar, tider, etc. med utgångspunkt från medbedömarens uppgift.