Presidiet 4 FEBRUARI Utseende av stämmoombud Möte med dotterbolagets Gryning Vård AB presidium

Transkript

1 Ärende 1

2 Presidiet 17 NOVEMBER Årshjul för förbundsstyrelsen 2014 Förbundsstyrelsen 5 DECEMBER Ekonomisk rapport jan okt Detaljbudget 2015 Förbundsstyrelsen 21 FEBRUARI 2014 Samrådsunderlag 2015 Presidiet 4 FEBRUARI Utseende av stämmoombud Möte med dotterbolagets Gryning Vård AB presidium och VD Presidiet 6 OKTOBER Presidiet 8 SEPTEMBER Bolagstillfälle för avstämning kring dotterbolag m.fl. organistaioner Förbundsstyrelsen 24 OKTOBER 2014 Delårsbokslut jan aug Policys och riktlinjer för GR, årlig uppdatering Förbundsstyrelsen SEPTEMBER 2014 Strategimöte förberedelse för flerårsplan Sammanträdestider 2015 Övrigt att notera för kännedom: Bolagsstämma GBG &Co 3 mars Ägarsamråd Gryning Vård 11 mars Revisionsmöte 7 april Bolagsstämma Gryning Vård 8 april Bolagsstämma Universeum 15 april Bolagsstämma ISGR 28 maj Revisionsmöte oktober BHU/Västkom (28 jan, 18 mar, 27 maj, 24 juni, 28 okt, 28 nov) Förbundsfullmäktige 10 JUNI Revisionsberättelse 2013 Budget 2015 Årsredovisning 2013 Delegationsordning Bolagsstyrelser 28 MARS 2014 Intern kontrollplan, årlig uppdatering Årsbokslut för 2013 Disposition/ombudgetering 2013 Förbundsstyrelsen 9 MAJ 2014 Budget 2015 Årsredovisning 2013 Ekonomisk rapport janmars 2014 Presidiet 11 MARS Presidiet 22 APRIL Möte med dotterbolagets ISGR presidium och VD Gunnel Rydberg

3 Ärende 2

4 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) 2014 Förbundsstyrelsen beslöt att anta framtagen verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för GR. Internkontrollplanen visar GRs handlingsplan för hur risker hanteras idag och hur planerade åtgärder ska genomföras för att hantera identifierade riskområden. I internkontrollplanen framgår också vem i verksamheten som ansvarar för riskområdet och även, i förekommande fall, resultatet av utförda tester av befintliga kontrollåtgärder. Den verksamhetsövergripande riskanalysen och internkontrollplanen har nu reviderats med avseende på genomförda åtgärder Ytterligare riskområden för 2014 har dessutom identifierats (se bilagor). Förbundsstyrelsen föreslås besluta att godkänna uppdaterad verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) för Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

5 GR Total riskkarta OM4 Omvärldsbevakning V2 Brand - Personakter RV3 Uppföljning dotterbolag VP6 Mutor OK Åtgärd krävs Allvarligt OM7 Regionavgränsning och mix av sakområden V5 Hot och våld L1 Policies VP1 LoU och Bristfällig beställarkompetens OM10 Företrädarrollen Konsekvens R1 Projektuppföljning RV2 Förtroende V14 Personskiften inom Ledningsgruppen L5 Konkurrenslagstiftning R3 Projektstyrning /Projektrutiner och Projektrapportering V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt 30 IT5 Behörigheter / Registervård 20 VP2 Felaktiga utbetalningar

6 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning OM4 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning är viktigt för GR. Om GR ej har fastställda rutiner för omvärldsbevakning finns en risk att man skulle kunna förbise omvärldsfaktorer som påverkar GRs verksamhet i antingen postitiv eller negativ riktning Täta kontakter och uppdrag med våra nätverk och arbetsgrupper både politiska och tjänstemän. Ingår i alla medarbetares uppdrag att arbeta på det sättet. OK Inget att åtgärda. Verksamhetsansvariga. Nej OM7 Regionavgränsning och mix av sakområden Risk att regionavgränsningen inte stämmer överens med politikområdenas logik. Exempelvis finns en ambition att arbetsmarknadsregionen skall öka i omfång. Bör Göteborgsregionen då också följa den utvecklingen? GR bejakar och driver regionens utveckling och tillväxt. Viktigt att vi agerar i tid, ta initiatiativ, arbeta proaktivt. I olika sakfrågor söker vi samarbete över våra formella GR gränser när det är befogat för frågans karaktär. OK Förbundsdirektören ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor utöver förbundsordning. Förbundsdirektören kan ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor. Utökat mandat i BHU frågor finns men i övrigt inget generellt mandat utan detta ges efterhand som frågor uppstår. OK Ledningsgrupp Nej OM10 Företrädarrollen GRs företrädarroll har fastlagts i förbundsordningen och innebär framför allt att representera medlemskommunerna i förhandlingar och överläggningar i Beredningsgruppen för hållbar utveckling (BHU) avseende frågor av kommunövergripande och strategisk natur. Genom att vårt företrädaruppdrag är begränsat enligt förbundsordningen är risken att vi inte är anpassade till en kontinuerlig förändring i omvärlden. Det föreligger risk att kommunalförbundet ibland uppfattas företräda GRkommunerna även i frågor där vi saknar tydligt V2 Brand - Personakter GR har en mängd personakter i pappersformat avseende gymansieantagningen. Det finns en risk att akternas exixtens hotas vid eventuell brand Vi har blivit uppmärksammade på risken under senare tid vilket har höjt vaksamheten. Diskussion förs med medlemmarna och styrelsen kontinuerligt. Möjlighet finns att ge uppdrag åt förbundsdirektören att representera i tillkommande frågor utöver tidigare nämnda, men detta företrädaruppdrag föregås av särskilda beslut i medlemskommunerna Personakterna förvaras i ett brandsäkert skåp. Brandklass 30 min. Alla elever med Skyddad identitet förvaras ALLTID i vårt brandsäkrakassaskåp vilket klarar fullt utvecklad brand i 60 minuter. OK OK Förbundsdirektören ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor utöver förbundsordning. Förbundsdirektören kan ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor. Utökat mandat i BHU frågor finns men i övrigt inget generellt mandat utan detta ges efterhand som frågor uppstår. OK Ledningsgrupp Alla utländska betyg kommer att Utbildningschefen skannas in digitalt med start omedelbart. Alla frikvotsskäl kommer att skannas in så snart de utländska betygen är inskannade och klara. Implementerat OK Genomfört och framöver löpande. Nej Nej V5 Hot och våld En risk för hot och våld mot personal och externa gäster finns då byggnaden ej är låst. Social Resursförvaltning sitter på översta våningarna i huset dit missnöjda personer vänder sig vilket kan bidra till ett ökat hot och våld i huset Åtgärd krävs Låsning av plan 300 på samma sätt som plan 400. En handlingsplan för hantering och riktlinjer ska tas fram. Även ett överfallslarm ska installeras i receptionen som går till GRs larmbolag. Låsning OK, men larm finns ännu inte då en bra teknisk lösning saknas. Larmet behöver vara bärbart för att även fungera för kvällspersonal. Översyn av nuvarande larmsystem görs nu inför flytt till nya lokaler Administrativ chef Nej

7 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomiansvarig Det finns en risk att kostnader i GR projekt (tex. ESF-projekt) i efterhand inte blir blir godkända av bidragsgivaren (GR räknar dock med att få betalt för dessa kostnader). ESV (Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga inom en 10 årsperiod (GR har ett dokumentationskrav på 10 år för dessa projekt). Det finns risk för förlorade intäkter även om GR fått ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten måste många gånger start före beslut har fattats då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att GR ej får betalt för alla personalkostnader etc Avtal tecknas med de kommuner som ingår i EU projekten för att man tillsammans ska finansiera saknade intäknter - GR återförsäkrar sig här. En ekonomisk buffert på Förbundsledningsnivå finns och måste finnas för att vi ska kunna gå in projekt av denna karaktär. Åtgärd krävs Skapa rutin för att analysera riskerna innan varje projektstart, i sådan utsträckning som är rimlig för projektets omfattning. Se över om risker kan fördelas på andra parter och göra bedöming av värdet av projekten. Rutiner och åtgärder finns men behöver förbättras. Rutiner och modell för projektstyrning kommer att tas fram under Åtgärdsplan framtagen och verksamhetsutveckling och implementering av ekonomistyrningsprojektet pågår fram till december Nej V14 Personskiften inom Ledningsgruppen Det finns en risk att man tappar tempo, kunskap och kompetens avseende personskiften i Ledningsgruppen Introduktion för ny förbundsdirektör finns. Åtgärd krävs Tid behöver avsättas för Förbundsdirektör kunskapsöverföring för nya tillsammans med medlemmar i Ledningsgruppen. Administrativ chef. Arbetas fram under våren Denna del är avslutad. Introduktionschecklista för nya chefer kommer också tas fram tillsammans av administrativ chef och förbundsdirektör Nej RV2 Förtroende Som kommunalförbund är GR helt beroende av medlemmarnas förtroende Bästa skyddet mot oegentligheter är en god värdegrund. GR utmärks av personalens starka vilja att vara medlemskommunerna till nytta, samt en insikt om betydelsen av att vi levererar goda resultat i förhållande till våra uppdrag och policys. Policy och riktlinjer finns framtagna för att felaktig hantering ska undvikas och förtoende upprätthållas. Tydlighet i kommunikation till GRs anställda behöver öka, se punkt L1. Hög professionalitet finns i hanteringen av exempelvis EU-projekt. All intern kontroll syftar dessutom till att undanröja risker av det här slaget. Åtgärd krävs En översyn och uppdatering av av dokumentet GRs värdegrund ska göras under våren Påbörjat men inte avslutat. Ska kopplas till kommunikationsplanarbetet samt introduktion av nya politiker efter valet Förbundsdirektör Nej RV3 Uppföljning dotterbolag GRs rykte och varumärke är också beroende av dotterbolagens agerande. Bristande uppföljning här kan gå ut över verksamheten Det finns fastställda rutiner för uppföljningen av dotterbolag. (I dessa ingår att följa upp att dotterbolagets styrelse i sin tur bevakar bolagets förvaltning). Behov finns av att hålla koncernansvaret aktuellt, med en tydlig diskussion om ansvarsförhållandena mellan moder- och dotterbolag. OK En översyn av ägardirektiven behöver göras. Ansvarsförhållandena måste vara ordentligt uttryckta mellan moderoch dotterbolag. Möte mellan GR och Bolag 19 mars. Ägarsamråd för Gryning i april. Stämma för Gryning i juni. Ett årshjul håller på att tas fram som visar hur GRs styrelse utövar ägarstyrning och uppsiktsplikt över dotterbolagen. Förbundsdirektör Nej IT5 Behörigheter / Registervård Det finns en risk för bristfällig uppföljning av tilldelade behörigheter samt vid en persons avslut. T ex. när en person slutar på GR finns det en risk för bristfälliga rutiner för hantering av användarkonton, dator, telefon, passerkort mm. Risk att konton ligger kvar med behörigheter som skulle kunna missbrukas Tydliga rutiner för uppstart finns medan rutiner för avslut saknas. OK Tydliga rutiner för avslut och längre ledigheter ska tas fram. Framtagen checklista för avslut finns och ska bara kompletteras med delar från ekonomienhet och personalenhet innan den läggs på Intranätet. OK IT Controller

8 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning L1 Policies Risk att organisationens policies (IT-policy, Inköpsoch Genomgång och uppdatering av Administrativ chef Upphandlingspolicy, Arbetsmiljö-policy, Löne- policy etc.) inte erlevs, inte är uppdaterade samt inte är tydligt utkommunicerade i organisationen. samtliga policies, samt GRs värdegrund, en gång per år, samt att de skickas till styrelsen för kännedom. Kommunikation kring gällande policies ska ske vid introduktion av nya medarbetare samt tas upp vid medarbetarsamtal och annan dialog mellan chef och medarbetare. Efter beslut i OK Ledningsgrupp om antagande av ny policy vilar ansvaret på närmaste chef att delge sina medarbetare dess innehåll. Ny rutin är implementerad. Länk till Policys & Riktlinjer läggs till på Intranätets första sida under Direktlänkar. OK Nej L5 Konkurrenslagstiftning Kommunalförbundens ställning oklar i konkurrenslagstiftningen En utredning krävs. Åtgärd krävs Genomföra utredning kring konkurrenslagstifningen. Aktiviteter pågår. Utbildning avseende offentlig konkurrens genomförd. Kommunikation mellan SKL Kommentus och GR pågår. Förbundsdirektör Nej R1 Projektuppföljning GR hanterar många olika projekt och det är således väsentligt att ha en bra projektuppföljning. Det finns risk för bristfällig projektuppföljning avseende projektens förkalkyl, budget, prognos samt efterkalkyl. Det finns även en risk avseende uppföljning och hantering av förlustkalkyler Vid uppstart av projekt som vid start är underfinansierade skall detta lyftas i ledningsgruppen samt godkännas av förbundsdirektör. Dokumentet "Instruktioner för verksamheten och för hanteringen av delegation- och attestfrågor" kommer att kompletteras med ett stycke om detta. Åtgärd krävs Rutiner kommer successivt att Förbundsdirektör införas. Förtydliga och utveckla tillsammans med befintliga mallar. En bättre och Ekonomiansvarig. närmare kommunikation samt uppföljning mellan ekonomer och avdelningschefer. Plan finns för internutbildning efter kartläggning av nuvarande kompetens. Verktygen Uppföljning och Budget & Prognos i Raindanceportalen finns som stöd för projektledare och verksamhetsansvariga. Uppföljning kommer att ske av projekt med kostnader och/eller intäkter över 500 tkr enligt en utarbetad mall. Ekonomistyrningsprojektet påbörjat Nej

9 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning R3 Projektstyrning /Projektrutiner och Projektrapportering Förbättrad projektstyrning inkl. projektstyrningsverktyg och återrapportering och rutiner behövs. Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomiansvarig Risk för bristande projektstyrning. Risk att det inte sker en regelbunden och korrekt återrapportering av projektens status samt måluppfyllelse till Ekonomienheten från verksamheten. Risk att regler gällande projektrutiner ej är uppdaterade samt utkommunicerade i organisationen. Åtgärd krävs Uppföljning kommer att ske av projekt med kostnader och/eller intäkter över 500 tkr enligt en utarbetad mall. Även pågående projekt med lägre kostnader och/eller intäkter måste inkomma med underlag som styrker motpart, samt projektets längd. Rutiner och information skall skapas och kommuniceras i organisationen. Uppföljningsrutinen skall utkommuniceras via avdelningsekonomerna till verksamheten. Projektrutinsberskrivningen på intranätet behöver uppdateras och utvecklas. Ekonomistyrningsprojektet påbörjat. Nej

10 Tillkomna risker för GR per Verksamheten GR Risk Rubrik Risk Beskrivning Åtgärder på plats Sannolikhet Konsekvens Total Status/Exponering Fokus Skapad Uppdaterad V15 Lokalsituationen på Gårdavägen 2 V16 V17 V18 V19 Lokalsituationen på Gårdavägen 2 Lokalsituationen på Gårdavägen 2 Lokalsituationen på Gårdavägen 2 Lokalsituationen på Gårdavägen 2 Vi har en vattenskada/fukt i fasaden som medfört men i nyttjandet av lokalerna. GRs varumärke och kvalitet riskerar att påverkas. Vi har förlorade intäkter internt och ökade kostnader pga. att verksamhet har behövt förläggas externt. En andrahandshyresgäst som säger upp sitt avtal vilket medför förlorade intäkter för GR. Försämrad fysisk arbetsmiljö - buller, minskad lokalyta, hälsoproblem pga. förändringar i inomhusklimatet genom den uppkomna vattenskada/fukt i fasaden. Försämrad psykosocial arbetsmiljö - hälsoproblem pga. förändringar i inomhusklimatet genom den uppkomna vattenskada/fukt i fasaden. Vi har förlagt delar av vår verksamhet till externa lokaler vilket innebär att vi har kunnat fortsätta GRs verksamhet. Tätt samarbete sker med hyresvärden för att ta fram en handlingsplan. Juridisk stöttning finns i processen. En förhandling kommer att starta med hyresvärden efter det att lokalerna är återställda vad gäller ekonomi, med syfte att få täckning för förlorade intäkter och ökade kostnader En förhandling kommer att starta med hyresvärden Förbundsdirektören har det övergripande arbetsmiljönansvaret. Ledningsgruppen har i samarbete med hyresvärden tagit fram en handlingsplan för att minimera effekterna av vattenskadan. Arbetsmiljöingenjör och företagshälsovård är inkopplade. Tidplan för renonvering finns. Kommunikationsplan har tagits fram Förbundsdirektören har det övergripande arbetsmiljönansvaret. Ledningsgruppen har i samarbete med hyresvärden tagit fram en handlingsplan för att minimera effekterna av vattenskadan. Arbetsmiljöingenjör och företagshälsovård är inkopplade. Tidplan för renonvering finns. Kommunikationsplan har tagits fram Åtgärd krävs Åtgärd krävs Åtgärd krävs OK OK

11 V20 V21 Flytt till nya lokaler hösten 2015 Förändrad budgetram 2014 Planeringen och förändringsarbetet inför flytten hösten 2015 har startat. Risken är att en stor förändring skapar oro hos personalen. Förbundsfullmäktige föreslås godkänna en reviderad budget för Om denna ej godkänns uppstår en risk för ekonomiskt underskott eftersom beslutet tas sent på året. V22 Ny mandatperiod 2015-Pga. förändring i GRs politiska 2018 styrning riskerar vi en tempoförlust i verksamheten. Vi skapar delaktighet, tät facklig samverkan inkl. samarbete med skyddsombud, tydlig kommunikation, noggrann planering Utbildning för nya politiker planeras. Gemensamt arbete kring flerårig verksamhetsinriktning planeras. Överlämnandekonferens OK Åtgärd krävs OK

12 Ärende 3

13 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag till yttrande över Översiktsplan för Göteborg och Mölndal fördjupad för Mölndalsåns dalgång Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från Göteborgs Stad och Mölndals Stad daterad beretts tillfälle att yttra sig över rubricerad remiss. Göteborg Stad och Mölndals Stad har gemensamt tagit fram ett förslag till fördjupad översiktsplan för Mölndalsåns dalgång. Planen syftar till att ta fram en strategi för stadsutveckling utmed Mölndalsvägen/Göteborgsvägen och kringliggande områden. Planen siktar på en bebyggelseutveckling i dalgången med upp till 7000 nya bostäder och nya arbetsplatser. Samrådshandlingen finns att läsa i sin helhet på Mölndals Stads hemsida: och på Göteborgs Stads hemsida: %2f09 Förslag till yttrande, daterat , har behandlats av styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad som beslutade att godkänna förslag till yttrande med justering att förstärka att vi förordar Götalandsbanans sträckning via Mölndal, samt att översända yttrandet till förbundsstyrelsen och föreslå dem att godkänna förslaget. Nytt förslag till yttrande med justeringar, daterat , har upprättats. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att godkänna förslag till yttrande, daterat samt att omedelbart justera beslutet Göteborg Helena Söderbäck /Ylva Löf

14 Dnr: Tjänsteutlåtande rev Nikolina Verovic Till Förbundsstyrelsen Förslag till yttrande över Översiktsplan för Göteborg och Mölndal fördjupad för Mölndalsåns dalgång Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från Göteborgs Stad och Mölndals Stad daterad beretts tillfälle att yttra sig över rubricerad remiss. Bakgrund Olika stadsförnyelseprojekt har under en längre tid pågått i Mölndalsåns dalgång i takt med att efterfrågan på industrimark har minskat och efterfrågan på fler bostäder, handel och kontor efterfrågats i området. Dalgången ligger på båda sidor av kommungränsen Göteborg och Mölndal. Här finns idag en utbyggd kollektivtrafik och ett infrastrukturstråk som fyller en regional, nationell och internationell funktion. Göteborg Stad och Mölndals Stad har sedan 1990-talet arbetat med att ta fram gemensamma planeringsförutsättningar och strategier för den fysiska planeringen och för infrastrukturutvecklingen i både Fässbergsdalen och Mölndalsåns dalgång. En fördjupad översiktsplan för Fässbergsdalen antogs 2012 av båda kommunerna. Ett programarbete för Mölndals dalgång har nu genomförts. Trafikverket har gjort en utredning för att definiera riksintresset och behovet av marktillgång för framtida utveckling av transportinfrastrukturen i dalgången. Den ligger som ett underlag till föreliggande planförslag. GR har tidigare yttrat sig över planprogrammet för Mölndalsåns dalgång, fördjupad översiktsplan för Fässbergsdalen samt över programförslag och detaljplan för Mölndals centrum.

15 Sammanfattning av planförslaget Planförslaget syftar till att ta fram en gemensam strategi för markanvändning, stadsmiljöutveckling, infrastruktur samt vatten och grönstruktur. Förslaget innebär att utveckla en blandstadsbebyggelse med hög exploatering, i medeltal 5-8 våningar, i centrala lägen. Bostäderna skyddas från störningar från trafikleden genom att det upprättas verksamheter som barriärbebyggelse. Planen föreslår en bebyggelseutveckling i dalgången med upp till 7000 bostäder och arbetsplatser samtidigt som kollektivtrafiken och gång- och cykeltrafiken utvecklas. Huvudgator, knutpunkter och mötesplatser får aktiva bottenvåningar. Inom planområdet föreslås bevarandet av äldre kulturbebyggelse och bättre tillgänglighet till Mölndalsåns stränder för ökad attraktivitet i stadsmiljön. Förslag på hur grönstrukturen och vattenmiljön kan utvecklas i området har tagits fram. Trafikstråket utgör en betydande barriär för stadslivet i dalgången. För en god stadsutveckling föreslås barriärverkan överbryggas för att koppla ihop dalgångens båda sidor och de olika stadsdelarna med varandra. Att utveckla ett område från industrimiljö till stadsmiljö av centrumnära karaktär kräver att stadsmiljön rustas upp och kompletteras med kommunal och kommersiell service samt att bättre kopplingar till rekreation och naturmiljöer skapas. Att omvandla ett område där trafikslagen är dominerande och utgör barriärer för ett fungerande stadsliv och rörelse genom kommunerna och längs med båda sidorna av ån ställer krav på omvandlingen. Den fördjupade översiktsplanen ska ses som ett kvalitetsdokument för stadsmiljön i dalgången i kommande detaljplanearbete och som strategi för hur ökad bebyggelse kan samordnas med planerad utbyggnad av transportinfrastrukturen i dalgången. Planförslaget i sin helhet finns på: siktsplan.5.35fa7b f560801d02.html

16 Kommentarer Mölndalsåns dalgång ligger i den del som i GRs strukturbild som betecknas som det sammanhängande stadsområdet med god lokal kollektivtrafik. Området angränsar till regionens kärna och är lätt att nå från hela Göteborgsregionen. Mölndals centrum i områdets södra del är en viktig regional knutpunkt och i norr ansluter området till knutpunkten i Korsvägen. I dalgången går regionens södra transportstråk och dalgången har verksamhetsområden och lokaliseringsmöjligheter av stor betydelse för regionen. GR ser mycket positivt på det mellankommunala samarbetet och framtagandet av den gemensamma planhandlingen för hela Mölndalsåns dalgång. Förslaget stödjer intentionerna i GRs strukturbild. Dalgången har ett gott utbud av service och god tillgänglighet med alla transportslag och har stor potential för att skapa täta, attraktiva och blandade stadsmiljöer. Hur tas denna potential till vara i fortsatt planering och utbyggnad? I dalgången finns god kollektivtrafikförsörjning idag och trots detta sker endast var fjärde resa med kollektivtrafik. Kopplingar till knutpunkter som t.ex. Korsvägen har här en nyckelroll för att öka andelen resor med kollektivtrafiken och cykel i stråket. Förslaget på Göteborgsvägens framtida utformning med gång- och cykelbanor och promenadsstråk är ett bra exempel på lösningsfokuserat arbetssätt för att förbättra ljudmiljön och skapa en god stads- och boendemiljö i en blandad stadsbebyggelse. Planen visar också på ett bra sätt hur barriäreffekter från infrastrukturen kan minskas. Området har en stor betydelse i regionen och många funktioner ska samsas om platsen. GR ser att det vore värdefullt att i det fortsatta arbetet tydligare visa på dalgångens samspel med sitt omland både väster och österut. Hur kan sambanden utvecklas med t ex planerade utvecklingsprojekt för bostäder, handel och andra verksamheter i Fässbergsdalen och Åbroområdet? Under de närmaste åren kommer Trafikverket att utreda korridorer för en ny stambana på sträckan Göteborg Borås. GR förordar, likt vid tidigare utredningar, en sträckning via Mölndal då det ger fördelar och nyttor utifrån ett vidare utvecklingsperspektiv. En ny järnvägsförbindelse via Mölndal ger större tillgänglighet till de södra och västra delarna av Göteborgsregionen. Mölndals centrum förstärks som regional knutpunkt med betydelse för resande även utanför GR området. GR ser det som värdefullt att i det

17 försatta arbetet visa hur den ökade tillgängligheten och det ökade antalet resande kan tas till vara och påverka utveckling och utbyggnad i Mölndals centrum och dalgången. Det är vidare viktigt att visa på hur Kust till kustbanans potential för gods och/eller persontrafik kan behållas även efter utbyggnad av ny stambana. Planen visar på hur grönstrukturen kan utvecklas genom kopplingar till omkringliggande områden som till exempel till Salfjället västerut och mot Kallebäck och vidare mot Lackarebäcksfjället och Delsjöområdet. Det är värdefullt för stadsutvecklingen i dalgången att stärka tillgängligheten till den övergripande regionala grönstrukturen. Planen visar också på ett grönstråk längs med Mölndalsån vilket tillför området karaktär. Hur kan dessa gröna kvaliteter tas tillvara och genomföras i fortsatt planering och utbyggnad?

18 Bilaga: Föreslagen markanvändning.

19 Ärende 4

20 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Ekonomisk rapport över årsbokslut för GR 2013 GRs bokslut 2013 är nu reviderat av GRs auktoriserade revisorer. Det ekonomiska resultatet uppgår till kkr, vilket är bättre än budgeterat resultat på kkr. I årsredovisning för 2012 redovisade GR ett överskott på 14,9 mkr och enligt samma handling önskade förbundsstyrelsen göra avsteg från balanskravet och disponera del av detta överskott under Förbundsstyrelsen åberopade synnerliga skäl för att ombudgetera i 2013 års budget. Budgeten 2013 uppgick efter ombudgetering till kkr och förändringen avser uppdrag utöver tidigare lagd budget Bedömningen är att underskottet 2013 inte behöver återställas, med åberopande av synnerliga skäl: en beräkningsmodell är framtagen i samarabete med revisionsbyrån PWC som visar att ett långsiktigt behov av eget kapital ur riskhänseende är ca mkr. GRs eget kapital i nuläget är 50 mkr. Förbundsstyrelsen åberopar synnerliga skäl, vilka utgörs av att GR har ett tillräckligt stort eget kapital i förhållande till sitt uppdrag och därmed är väl konsoliderade. Omsättningen för GR per 31 dec 2013 är 384,2 mkr års omsättning för samma period var 311,2 mkr.

21 Verksamhet (kkr) Styrgruppernas verksamhet Årsavgift Övr. intäkter Kostnad Resultat 2013 Budget 2013 Resultat 2012 FoU i Väst Miljö och samhällsbyggnad Sociala- & Arbetsmarknadsgrupperna Utbildningsgruppen Styrgruppernas verksamhet totalt Övrig verksamhet Gemensam administration Transfereringar till andra org Politisk organisation Finansiella poster Övrig verksamhet totalt Verksamhet totalt Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anteckna mottagandet av ekonomisk rapport över årsbokslut för GR Göteborg Helena Söderbäck /Viveka Adlercreutz Bilaga 1: Kommentarer kring det ekonomiska utfallet per styrgrupp och övrig verksamhet

22 Bilaga Kommentarer till det ekonomiska utfallet 2013 per styrgrupp och övrig verksamhet Nedan kommenteras årets preliminära resultat i relation till budgeten på kkr. FoU i Väst Budgeten för 2013 uppgick till -590 kkr avseende uppdrag kring seniorhälsan och två webbutbildningar. Dessa medel är nyttjade, förutom till den ena webbutbildningen på grund av förseningar i bemanning. Miljö och samhällsbyggnad Budgeten för 2013 uppgick till -700 kkr avseende ett utökat arbete kring grön- och blåstruktur (kartering och seminarium). På grund av förseningar i bemanning har endast 300 kkr använts. Verksamhetsområdet Luftvård har tidigare varit pågående arbete. Numera är det resultatpåverkande och genererar ett överskott till verksamheten på 780 kkr. Även i andra delar av verksamheten har tidigare pågående projekt nu blivit resultatpåverkande, vilket drar ner det sammanlagda resultatet. Sociala- & arbetsmarknadsgrupperna Budgeten för 2013 uppgick till -193 kkr avseende extra bemanning inom kurs- och konferensverksamheten. Medlen är nyttjade, men det totala resultatet uppvägs av ett överskott från den alternativfinansierade verksamheten. Utbildningsgruppen Budgeten för 2013 efter ombudgetering uppgick till kkr avseende utvecklingskostnader inom Gymnasieantagningen. Utbildningsgruppens verksamheter redovisar ett resultat för 2013 på kkr.

23 Gemensam verksamhet Budgeten för 2013 uppgick till -300 kkr avseende utveckling av interna system. Budgeten har överskridits med 124 kkr. Orsaken till detta är kostnader relaterade till ombyggnationen av GRs hemsida. Förbundsledningen har en budget för 2013 på -650 kkr avseende ny dokumenthanteringsplan samt utveckling av ekonomisystem och projektstyrningsmetoder. Av dessa är ca 400 kkr förbrukade. Överskottet beror på förseningar i bemanning. Resultatet för oförutsedda kostnader uppgick till 563 kkr vilket är bättre än budgeterade 0 kr. Finansiella poster Överskottet består till största delen av ränteintäkter från bank och placeringar som var högre än budgeterat. Här finns även resultat från avyttring av andel i koncernföretag avseende likvidation av tidigare dotterbolaget Meritea. Transfereringar till andra organisationer Verksamhetsområdet har ett överskott på 121 kkr. Detta beror huvudsakligen på att bidraget till Europakorridoren blivit lägre än budgeterat.

24 Ärende 5

25 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag till riktlinjer för GR gällande ombudgetering Bakgrund Enligt Kommunallagen (KL) 8 kap 1 ska fullmäktige besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Detta innebär bland annat att budget ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (KL 8 kap 4 ). Detta benämns vanligen balanskravet. Avsteg från detta får göras om det finns synnerliga skäl. Enligt 14 i förbundsordningen ska förbundsstyrelsen upprätta ett samrådsunderlag till budget för förbundets verksamhet nästföljande år samt bereda förbundsmedlemmarna tillfälle att yttra sig häröver. Förbundsstyrelsen framlägger senast under september förslag till budget för förbundsfullmäktige, som fastställer förbundets budget för nästföljande år senast den 30 september. Styrelsens bedömning av förbundets behov av eget kapital över tid Under hösten 2013 har i samarbete med revisionsbyrån PWC en beräkningsmodell tagits fram som visar att GRs behov av eget kapital i riskhänseende är ca mkr. Bedömningen baseras på aktiekapital i dotterbolagen, risker i projekt och anläggningstillgångar samt ett grundläggande kapital baserat på medlemskommunernas tillskott av kapital år Förnyad beräkning av behov av eget kapital i riskhänseende ska ske årligen utifrån den av GR framtagna beräkningsmodellen. Avstämning av det egna kapitalet ska ske årligen mot den senast fastställda balansräkningen. Det egna kapitalet får inte understiga 35 mkr per balansdagen. Styrelsens uppdrag är att över tid bedriva verksamhet där balans upprätthålls mellan intäkter och kostnader, varför miniminivån av behovet av eget kapital i riskhänseende inte ska ses som ett måltal för det egna kapitalets storlek. Per uppgick det egna kapitalet till ca 50 mkr. Styrelsens bedömning är att förbundet över tid ska ha ett eget kapital som minst uppgår till 35 mkr. Eget kapital överskjutande denna nivå bör därmed kunna ianspråktas till verksamhet inom ramen för förbundets verksamhet utan att det enligt förbundets bedömning strider mot Kommunallagens bestämmelser avseende god ekonomisk hushållning. 1

26 Förslag till framtida riktlinjer avseende ombudgetering Med beaktande av ovanstående bedömning avseende förbundets långsiktiga behov av eget kapital föreslås styrelsen framgent ges mandat att ianspråkta eget kapital i en omfattning maximalt uppgående till 3 procent av förbundets budgeterade omsättning. Det egna kapitalet får inte understiga den miniminivå som styrelsen årligen bedömt utifrån av GR framtagen modell för riskbedömning (för närvarande 35 mkr). Medel som ianspråktas från det egna kapitalet får inte nyttjas till verksamhet av permanent karaktär. Medel som ianspråktas ur det egna kapitalet (överskjutande den bedömda miniminivån) föreslås inte behöva återställas inom ramen för balanskravet med åberopande av synnerliga skäl. De synnerliga skälen utgörs av att GR har ett tillräckligt stort eget kapital och därmed är väl konsoliderade. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att föreslå förbundsfullmäktige att besluta att förbundsstyrelsen framgent ges mandat att genom ombudgetering disponera eget kapital med utgångspunkt från den beräkningsmodell som visar GRs behov av eget kapital i riskhänseende, att förbundsstyrelsen framgent ges mandat att ombudgetera maximalt 3 procent av den budgeterade omsättningen, att eventuellt negativt resultat till följd av att medel ianspråktas ur det egna kapitalet (överskjutande den bedömda miniminivån) inte behöver återställas inom ramen för balanskravet med åberopande av synnerliga skäl. De synnerliga skälen utgöras av att GR har ett tillräckligt stort eget kapital och därmed är väl konsoliderade, att det egna kapitalet inte får understiga 35 mkr per balansdagen. Styrelsens uppdrag är att över tid bedriva verksamhet där balans upprätthålls mellan intäkter och kostnader varför miniminivån av behovet av eget kapital ur riskhänseende inte ska ses som ett måltal för det egna kapitalets storlek, samt att förbundsstyrelsen årligen i samband med årsredovisningen till fullmäktige återrapporterar bedömd miniminivå för det egna kapitalet samt hur mycket medel som har ianspråktagits under året och hur dessa har nyttjats. Göteborg Helena Söderbäck /Minja Bengtsson 2

27 Ärende 6

28 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag till hantering av motioner inom GR Vid förbundsstyrelsens sammanträde lyftes behovet av att se över GRs rutiner för motioner till förbundsfullmäktige. Då förbundsfullmäktige endast sammanträder en gång per år, framfördes förslaget att förbundsstyrelsen får möjlighet att bereda inkomna motioner direkt, utan att dessa först behöver anmälas i förbundsfullmäktige. Förbundsdirektören fick uppdraget att ta fram ett förslag på hantering av motioner inom GR. Enligt arbetsordning för GRs förbundsfullmäktige ska en motion till fullmäktige anges i kungörelsen om fullmäktiges sammanträde, vilken ska göras minst tio dagar före sammanträdet. Motionen ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter. Utöver vad arbetsordningen stipulerar föreslås följande hantering av motioner inom GR: Motion som inkommer till GRs kansli tas upp i närmast därpå följande förbundsstyrelsesammanträde för beslut angående beredning, utan att anmälan först behöver göras i förbundsfullmäktige. Efter att motionen har beretts tas den på nytt upp i förbundsstyrelsen senast vid det sammanträde som föregår nästföljande förbundsfullmäktigesammanträde, för förslag till beslut. Förbundsstyrelsens förslag till beslut kan därefter behandlas i förbundsfullmäktige.

29 Förbundsstyrelsen föreslås besluta att föreslå förbundsfullmäktige att besluta att godkänna föreslagna hantering av motioner inom GR. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

30 Ärende 7

31 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Arkivmyndighet för Göteborg & Co Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) är delägare i Göteborg & Co Träffpunkt AB med 15 procent. Huvudägare är Göteborgs stad med 50 procent. I offentlighets- och sekretesslagens mening har Göteborgs stad tillsammans med Göteborgsregionens kommunalförbund ett rättsligt bestämmande över Göteborg & Co. Göteborgs stad och Göteborgsregionens kommunalförbund måste besluta vem av dem som ska vara arkivmyndighet för Göteborg & Co. Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har föreslagits utgöra arkivnämnd för Göteborgs & Co. Arkivnämnden godkände detta förslag under förutsättning att GR fattar samma beslut. Arkivnämndens beslut har anmälts till Göteborgs kommunstyrelse. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att för GRs del godkänna förslag om att arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad utgör arkivmyndighet för Göteborg & Co. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

32 Ärende 8

33 Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Anmälningsärenden från presidiet Från sammanträde Användning av skadedata i det förebyggande arbetet samverkan inom Göteborgsregionens kommunalförbund Presidiet beslöt - att för kännedom skicka projektets slutrapport till medlemskommunerna med frågan om huruvida och i så fall på vilket sätt GR ska fortsätta engagera sig i projektet, - att uppdra åt förbundsdirektören att kontakta Västra Götalandsregionens folkhälsosekretariat för att stämma av frågan, samt - att stämma av förfrågan om att arrangera en världskongress med Göteborg & Co. 293 Hållbar utveckling Väst informell förfrågan från Dalslandskommunernas kommunalförbund om att hitta ny huvudman Presidiet beslöt att uppdra åt förbundsdirektören att efter en formell förfrågan från Dalslandskommunernas kommunalförbund utreda frågan och därefter återkomma till presidiet. 294 Besök i Varberg uppföljning och nästa steg Presidiet beslöt att ta upp frågan om adjungering av representanter från Varbergs kommunstyrelse med förbundsstyrelsen. 300 Information inför förslag till reviderad budget för GR 2014

34 Presidiet beslöt att förbundsfullmäktige per brev ska aviseras om förslaget. 301 Ny representant till styrgrupp för åtgärdsvalsstudie för Västra Stambanan efter Anna-Lena Holberg (M), Lerum Presidiet beslöt att till ny representant till styrgrupp för åtgärdsvalsstudie för Västra Stambanan efter Anna-Lena Holberg (M), Lerum, utse Henrik Ripa (M), Lerum. Från sammanträde per capsulam Medfinansieringsavtal angående utredning av Göteborg-Borås sträckorna Almedal-Mölnlycke och Bollebygd-Borås Presidiet beslöt att godkänna reviderat avtalsförslag från Trafikverket och överlämna avtalet för underskrift av förbundsstyrelsens ordförande. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anteckna anmälningsärendena till protokollet Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg