Verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR)

Transkript

1 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) GR har under hösten 2012/våren 2013 tagit fram en verksamhetsövergripande riskanalys och därtill kopplad internkontrollplan, enligt bilagor. Den verksamhetsövergripande riskanalysen har genomförts tillsammans med nyckelpersoner från GR där riskområden enligt ovan diskuterats. Internkontrollplanen visar GRs handlingsplan för hur risker hanteras idag och hur planerade åtgärder ska genomföras för att hantera identifierade riskområden. I internkontrollplanen framgår också vem i verksamheten som ansvarar för riskområdet och även, i förekommande fall, resultatet av utförda tester av befintliga kontrollåtgärder. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anta verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Göteborg Nils-Gunnar Ernstson /Gunnel Rydberg

2 GR Total riskkarta OM4 Omvärldsbevakning V2 Brand - Personakter OK Allvarligt Konsekvens RV3 Uppföljning dotterbolag R1 Projektuppföljning RV2 Förtroende VP6 Mutor OM7 Regionavgränsning och mix av sakområden V5 Hot och våld V14 Personskiften inom Ledningsgruppen L1 Policies L5 Konkurrenslagstiftning R3 Projektstyrning /Projektrutiner och Projektrapportering IT5 Behörigheter / Registervård VP1 LoU och Bristfällig beställarkompetens OM10 Företrädarrollen V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt 20 VP2 Felaktiga utbetalningar Sannolikhet

3 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning OM4 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning är viktigt för GR. Om GR ej har fastställda rutiner för omvärldsbevakning finns en risk att man skulle kunna förbise omvärldsfaktorer som påverkar GRs verksamhet i antingen postitiv eller negativ riktning Täta kontakter och uppdrag med våra nätverk och arbetsgrupper både politiska och tjänstemän. Ingår i alla medarbetares uppdrag att arbeta på det sättet. OK Verksamhetsansvariga. OM7 Regionavgränsning och mix av sakområden Risk att regionavgränsningen inte stämmer överens med politikområdenas logik. Exempelvis finns en ambition att arbetsmarknadsregionen skall öka i omfång. Bör Göteborgsregionen då också följa den utvecklingen? GR bejakar och driver regionens utveckling och tillväxt. Viktigt att vi agerar i tid, ta initiatiativ, arbeta proaktivt. I olika sakfrågor söker vi samarbete över våra formella GR gränser när det är befogat för frågans karaktär. Förbundsdirektören ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor utöver förbundsordning. Ledningsgrupp OM10 Företrädarrollen GRs företrädarroll har fastlagts i förbundsordningen och innebär framför allt att representera medlemskommunerna i förhandlingar och överläggningar i Beredningsgruppen för hållbar utveckling (BHU) avseende frågor av kommunövergripande och strategisk natur. Genom att vårt företrädaruppdrag är begränsat enligt förbundsordningen är risken att vi inte är anpassade till en kontinuerlig förändring i omvärlden. Det föreligger risk att kommunalförbundet ibland uppfattas företräda GRkommunerna även i frågor där vi saknar tydligt uppdrag/mandat Vi har blivit uppmärksammade på risken under senare tid vilket har höjt vaksamheten. Diskussion förs med medlemmarna och styrelsen kontinuerligt. Möjlighet finns att ge uppdrag åt förbundsdirektören att representera i tillkommande frågor utöver tidigare nämnda, men detta företrädaruppdrag föregås av särskilda beslut i medlemskommunerna. Förbundsdirektören ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor utöver förbundsordning. Ledningsgrupp V2 Brand - Personakter GR har en mängd personakter i pappersformat avseende gymansieantagningen. Det finns en risk att akternas exixtens hotas vid eventuell brand Personakterna förvaras i ett brandsäkert skåp. Brandklass 30 min. Alla elever med Skyddad identitet förvaras ALLTID i vårt brandsäkrakassaskåp vilket klarar fullt utvecklad brand i 60 minuter. Alla utländska betyg kommer att Utbildningschefen skannas in digitalt med start omedelbart. Alla frikvotsskäl kommer att skannas in så snart de utländska betygen är inskannade och klara därefter löpande. V5 Hot och våld En risk för hot och våld mot personal och externa gäster finns då byggnaden ej är låst. Social Resursförvaltning sitter på översta våningarna i huset dit missnöjda personer vänder sig vilket kan bidra till ett ökat hot och våld i huset Låsning av plan 300 på samma sätt som plan 400. En handlingsplan för hantering och riktlinjer ska tas fram. Även ett överfallslarm ska installeras i receptionen som går till GRs larmbolag. Administrativ chef V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt Det finns en risk att kostnader i GR projekt (tex. ESF-projekt) i efterhand inte blir blir godkända av bidragsgivaren (GR räknar dock med att få betalt för dessa kostnader). ESV (Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga inom en 10 årsperiod (GR har ett dokumentationskrav på 10 år för dessa projekt). Det finns risk för förlorade intäkter även om GR fått ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten måste många gånger start före beslut har fattats då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att GR ej får betalt för alla personalkostnader etc Avtal tecknas med de kommuner som ingår i EU projekten för att man tillsammans ska finansiera saknade intäknter - GR återförsäkrar sig här. En ekonomisk buffert på Förbundsledningsnivå finns och måste finnas för att vi ska kunna gå in projekt av denna karaktär. Skapa rutin för att analysera riskerna innan varje projektstart, i sådan utsträckning som är rimlig för projektets omfattning. Se över om risker kan fördelas på andra parter och göra bedöming av värdet av projekten. Rutiner och åtgärder finns men behöver förbättras. Rutiner och modell för projektstyrning kommer att tas fram under Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomiansvarig

4 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning V14 Personskiften inom Ledningsgruppen Introduktion för ny förbundsdirektör finns Det finns en risk att man tappar tempo, kunskap och kompetens avseende personskiften i Ledningsgruppen. RV2 Förtroende Som kommunalförbund är GR helt beroende av medlemmarnas förtroende Bästa skyddet mot oegentligheter är en god värdegrund. GR utmärks av personalens starka vilja att vara medlemskommunerna till nytta, samt en insikt om betydelsen av att vi levererar goda resultat i förhållande till våra uppdrag och policys. Policy och riktlinjer finns framtagna för att felaktig hantering ska undvikas och förtoende upprätthållas. Tydlighet i kommunikation till GRs anställda behöver öka, se punkt L1. Hög professionalitet finns i hanteringen av exempelvis EU-projekt. All intern kontroll syftar dessutom till att undanröja risker av det här slaget. Tid behöver avsättas för kunskapsöverföring för nya medlemmar i Ledningsgruppen. Arbetas fram under våren Introduktion för nya chefer ska också tas fram. Arbetas fram under våren En översyn och uppdatering av av dokumentet GRs värdegrund ska göras under våren Förbundsdirektör tillsammans med Administrativ chef. Förbundsdirektör RV3 Uppföljning dotterbolag GRs rykte och varumärke är också beroende av dotterbolagens agerande. Bristande uppföljning har kan gå ut över verksamheten Det finns fastställda rutiner för uppföljningen av dotterbolag. (I dessa ingår att följa upp att dotterbolagets styrelse i sin tur bevakar bolagets förvaltning). Behov finns av att hålla koncernansvaret aktuellt, med en tydlig diskussion om ansvarsförhållandena mellan moder- och dotterbolag. En översyn av ägardirektiven behöver göras. Ansvarsförhållandena måste vara ordentligt uttryckta mellan moderoch dotterbolag. Möte mellan GR och Bolag 19 mars. Ägarsamråd för Gryning i april. Stämma för Gryning i juni. Förbundsdirektör IT5 Behörigheter / Registervård Det finns en risk för bristfällig uppföljning av tilldelade behörigheter samt vid en persons avslut. T ex. när en person slutar på GR finns det en risk för bristfälliga rutiner för hantering av användarkonton, dator, telefon, passerkort mm. Risk att konton ligger kvar med behörigheter som skulle kunna missbrukas Tydliga rutiner för uppstart finns medan rutiner för avslut saknas. Tydliga rutiner för avslut och längre ledigheter ska tas fram. IT Controller L1 Policies Risk att organisationens policies (IT-policy, Inköpsoch Upphandlingspolicy, Arbetsmiljö-policy, Lönepolicy etc.) inte erlevs, inte är uppdaterade samt inte är tydligt utkommunicerade i organisationen Genomgång och uppdatering av samtliga policies, samt GRs värdegrund, en gång per år, samt att de skickas till styrelsen för kännedom. Kommunikation kring gällande policies ska ske vid introduktion av nya medarbetare samt tas upp vid medarbetarsamtal och annan dialog mellan chef och medarbetare. Efter beslut i Ledningsgrupp om antagande av ny policy vilar ansvaret på närmaste chef att delge sina medarbetare dess innehåll. Administrativ chef L5 Konkurrenslagstiftning Kommunalförbundens ställning oklar i konkurrenslagstiftningen En utredning krävs. Genomföra utredning kring konkurrenslagstifningen. Förbundsdirektör

5 Internkontrollplan Till instruktion GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning R1 Projektuppföljning GR hanterar många olika projekt och det är således Vid uppstart av projekt som vid start är Rutiner kommer succesivt att införas. Förbundsdirektör väsentligt att ha en bra projektuppföljning. Det finns risk för bristfällig projektuppföljning avseende projektens förkalkyl, budget, prognos samt efterkalkyl. Det finns även en risk avseende uppföljning och hantering av förlustkalkyler. underfinansierade skall detta lyftas i ledningsgruppen samt godkännas av förbundsdirektör. Dokumentet "Instruktioner för verksamheten och för hanteringen av delegation- och attestfrågor" kommer att kompletteras med ett stycke om detta. Förtydliga och utveckla befintliga mallar. En bättre och närmare kommunikation samt uppföljning mellan ekonomer och avdelningschefer. Plan finns för internutbildning efter kartläggning av tillsammans med Ekonomiansvarig. nuvarande kompetens. Verktygen Uppföljning och Budget & Prognos i Raindanceportalen finns som stöd för projektledare och verksamhetsansvariga. Uppföljning kommer att ske av projekt med kostnader och/eller intäkter över 500 tkr enligt en utarbetad mall. R3 Projektstyrning /Projektrutiner och Projektrapportering Risk för bristande projektstyrning. Risk att det inte sker en regelbunden och korrekt återrapportering av projektens status samt måluppfyllelse till Ekonomienheten från verksamheten. Risk att regler gällande projektrutiner ej är uppdaterade samt utkommunicerade i organisationen Förbättrad projektstyrning inkl. projektstyrningsverktyg och återrapportering och rutiner behövs. Uppföljning kommer att ske av Förbundsdirektör projekt med kostnader och/eller tillsammans med intäkter över 500 tkr enligt en Ekonomiansvarig. utarbetad mall. Även pågående projekt med lägre kostnader och/eller intäkter måste inkomma med underlag som styrker motpart, samt projektets längd. Rutiner och information skall skapas och kommuniceras i organisationen. Uppföljningsrutinen skall utkommuniceras via avdelningsekonomerna till verksamheten Projektrutinsberskrivningen på intranätet behöver uppdateras och utvecklas.

6 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Mandat till förbundsstyrelsen att hantera GRs resultat Bakgrund Över- respektive underskott som redovisas vid årsbokslut för GR disponeras av förbundsfullmäktige. Eftersom förbundsfullmäktige endast sammanträder en gång per år innebär detta att möjligheten att reglera ett underskott eller att disponera ett överskott på det nya verksamhetsåret fördröjs med ca ett halvt år. Av detta skäl beslöt förbundsfullmäktige att bemyndiga GRs förbundsstyrelse att besluta om hantering av årsresultat genom tilläggsanslag/ombudgetering för kommande verksamhetsår. (Dnr: ). GRs auktoriserade revisorer har önskat ett förtydligande av vad som gäller avseende åberopande av synnerliga skäl enligt Kommunallagen vid tilläggsanslag/ombudgetering samt med avseende på minimikrav på eget kapital och soliditet för förbundet. Föreliggande förslag har därför tagits fram. Balanskravet, soliditetskrav och hantering av GRs resultat Enligt Kommunallagen (KL) 8 kap 1 ska fullmäktige besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Detta innebär bland annat att budget ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (KL 8 kap 4 ). Detta benämns vanligen balanskravet. Avsteg från detta får göras om det finns synnerliga skäl. Fullmäktige får även, med åberopande av synnerliga skäl, medge att redovisade negativa resultat enligt balanskravet inte behöver återställas (KL 8 kap 5a). Praxis gällande vad som utgör synnerliga skäl utvecklas över tid.

7 Enligt föreliggande förslag föreslås förbundsfullmäktige även fortsättningsvis bemyndiga förbundsstyrelsen att besluta om hantering av årsresultat genom tilläggsanslag/ombudgetering för kommande verksamhetsår. Om så sker, ankommer på förbundsstyrelsen att fastställa den miniminivå för GRs eget kapital som behövs för att varaktigt säkra fortsatt drift. Styrelsens bedömning ska utryckas i ett soliditetstal i procent beräknat på andelen eget kapital i förhållande till den totala balansomslutningen. Styrelsen ska i sin bedömning beakta alla de risker som finns förknippade med förbundets verksamhet och i övrigt redovisad ekonomisk ställning. Redovisad soliditet i bokslut 2012 uppgick till 30 % (25 % fg år). Bedömningen är att miniminivån på soliditeten för GR ska vara 20 % och att detta soliditetsmått ska ses över årsvis. När GR vid årsbokslut redovisar ett positivt resultat och ansamlat eget kapital överstiger den av styrelsen fastställda miniminivån kan styrelsen besluta om ombudgetering/tilläggsanslag. Ombudgetering/tilläggsanslag kan endast göras i en sådan omfattning att styrelsens beslutade miniminivå avseende soliditet uppfylls. Ombudgetering/tilläggsanslag kan ej uppgå till en större summa än alstrat överskott i aktuellt årsbokslut. Ombudgetering/tilläggsanslag kan nyttjas för verksamhet i enlighet med förbundets stadgar och för uppdrag utöver redan lagd budget för kommande verksamhetsår. Ombudgetering/tilläggsanslag innebär att styrelsen godkänner att en verksamhet kan underbalansera kommande års budget. Styrelsen godkänner därmed också att verksamheten gör ett negativt resultat kommande verksamhetsår. Med beaktande av ovan såsom synnerliga skäl föreslås att styrelsen medges rätten att underbalansera budgeten i enlighet med KL kap 8 4. Likaså föreslås styrelsen medges rätten att inte återställa redovisade underskott med åberopande av samma skäl (KL 8 kap 5a). Styrelsens bedömning ska årligen rapporteras tillsammans med GRs bokslut och i årsredovisningen. Fullmäktige ges årligen i samband med årsredovisningens behandling möjlighet att förändra styrelsens bedömning.

8 Förbundsstyrelsen föreslås besluta att föreslå förbundsfullmäktige att besluta att bemyndiga förbundsstyrelsen att besluta om hantering av årsresultat och balanskrav genom tilläggsanslag/ombudgetering för de kommande verksamhetsåren genom åberopande av synnerliga skäl att bemyndiga förbundsstyrelsen att fastställa miniminivå på soliditeten för GR, samt att sätta ett soliditetsmått för GR på minst 20 % per och årligen revidera detta mått. Göteborg Nils-Gunnar Ernstson /Minja Bengtsson, Gunnel Rydberg

9 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Ekonomisk rapport över årsbokslut 2012 GRs bokslut 2012 är nu reviderat av GRs auktoriserade revisorer. Resultatet för GR 2012 blir 14,9 mkr och utgörs av: Utdelning från dotterbolag: 3,6 mkr Förseningar i Mistraprojektet: 0,8 mkr Ränteintäkter: 1,3 mkr Personalvakanser del av år: 1,4 mkr Överskott i alternativfinansierad verksamhet: 7,8 mkr För förslag till disposition av överskott 2012 i årsbokslut, se särskilt styrelseärende.

10 Omsättningen 2012 (311,2 mkr) är lägre än omsättningen 2011 (369,0 mkr). Omsättningen ökar 2012 inom samtliga styrgrupper förutom Utbildningsgruppen. Utbildningsgruppens omsättning var högre än normalt under Utbildningsgruppens omsättning minskar 2012 pga. avslut av EU-projektet Västkraft, samt en minskning av erhållna statsbidrag för en satsning på vuxnas lärande. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anteckna mottagandet av ekonomisk rapport för årsbokslut 2012 för GR. Göteborg den 19 mars 2013 Nils-Gunnar Ernstson /Elizabeth Grandén, Minja Bengtsson

11 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag till disposition av överskott i årsbokslut 2012 GR visar för år 2012 ett positivt resultat på 14,9 mkr. GR uppfyller per förbundsstyrelsens soliditetskrav på 20 %. Enligt Kommunallagen (KL) 8 kap 1 ska god ekonomisk hushållning råda. Detta innebär bland annat att budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (KL 8 kap 4 ). Detta benämns vanligen balanskravet. Avsteg från detta får göras om det finns synnerliga skäl. Styrelsen önskar göra avsteg från balanskravet och åberopar synnerliga skäl för att ombudgetera i 2013 års budget. Ombudgetering/tilläggsanslag 2013 föreslås uppgå till tkr och avser följande uppdrag utöver redan lagd budget 2013: Utbildningsgruppen: Gymnasieantagningen; konsultkostnader för dubbla system vid fortsatt bruk av befintligt system vid nyinvestering i nytt antagningssystem (400 tkr), kostnader relaterade till genomförande av nya skolreformer (400 tkr) samt integration mellan olika verksamhetssystem, informations och utbildningsinsatser etc, (1400 tkr). Totalt belopp: tkr Sociala- och Arbetsmarknadsgrupperna: FoU-uppdrag kring Seniorhälsan. Behov av ytterligare uppföljning, kunskapsspridning samt utvidgad rapportering (250 tkr). Webbutbildningar kring äldres läkemedelsanvändning (170 tkr), Webbutbildning kring palliativ vård, (170 tkr).

12 Medel behövs för kompensatorisk bemanning i arbetsgruppen som jobbar med den externt uppdragsfinansierade kurs, konferens- och utbildningsdelen. Detta beroende på att ca 1,5 årsarbetare i det ordinarie arbetslaget under senhösten 2012 övergått till att leda ESFprojektet GRAF (193 tkr). Totalt belopp: 783 tkr. Styrgruppen för miljö- och samhällsbyggnad: tog styrgruppen för miljö- och samhällsbyggnad en inriktning för arbetet med grön- och blåstruktur. Medel behövs för att möjliggöra ett intensifierat arbete med kartering avseende en extra tjänst, (600 tkr), samt för arrangemang av ett seminarium (100 tkr). Totalt belopp: 700 tkr. Gemensam administration: Behov av uppgradering av programvaran i växeln, vilket kommit till GR:s kännedom först i februari 2013(100 tkr). Utveckling av ekonomisystem modulerna Tid, Bas 4 och AD inloggning (200 tkr). Framtagning av ny dokumenthanteringsplan och arkivförteckning (150 tkr). Utveckling av ekonomisystem och projektstyrningsmetoder (500 tkr). Totalt belopp: 950 tkr Förbundsstyrelsen föreslås besluta att godkänna förslag till disposition av GRs överskott i årsbokslut för Göteborg Nils-Gunnar Ernstson /Minja Bengtsson Gunnel Rydberg

13 Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Policys och riktlinjer för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Efter önskemål från GRs auktoriserade revisorer har en sammanställning gjorts av de gällande policys och riktlinjer som finns för GRs verksamhet. Bedömningen är att förbundsstyrelsen bör ges möjlighet att bedöma de policys och riktlinjer som finns åtminstone en gång per mandatperiod. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att fastställa föreliggande sammanställning av gällande policys och riktlinjer för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Göteborg Nils-Gunnar Ernstson /Gunnel Rydberg

14 Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Anmälningsärende från presidiet Från sammanträde Hantering av remiss angående tillväxtprogram för Västra Götaland Presidiet beslöt att godkänna förslag till hantering av remiss angående tillväxtprogram för Västra Götaland. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anteckna anmälningsärendet till protokollet Göteborg Nils-Gunnar Ernstson /Gunnel Rydberg