MÖTESPROTOKOLL Mötesdatum

Transkript

1 Plats och tid Lilla sammanträdesrummet kl. 08:30-12:30 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Ronny Löfquist (S) (ordförande), Marie-Louice Lindström (S) (1:e vice ordförande), Bengt-Åke Torhall (L) , , Johan Edenholm (KV), Karin Åkesson (C) ersätter Anna Roos (C) (2:e vice ordförande) Susanne Ohlsson, Ulrika Hjort (Ekonomichef/stf. kommunchef), Göran Edberg (S) (Ordf. arbets- och näringslivsnämnden) 277, Birgitta Årzén (S) (1:e vice ordf. arbets- och näringslivsnämnden) 277, Christer Grähs (Arbets- och näringslivschef) 277, Hans Johansson (Bredbandssamordnare) 273 Karin Åkesson (C) Justeringens plats och tid Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Susanne Ohlsson Ordförande.... Ronny Löfquist (S) Justerande.... Karin Åkesson (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift... 1 (47)

2 ÄRENDELISTA 271 Godkännande av ärendelista 272 Val av justerare 273 Information och rapporter 274 Meddelande kommunstyrelsen 275 Information från rådgivande organ 276 Kommunberedning 277 Samråd KSAU arbets- och näringslivsnämnden Detaljbudget 2017 Kommunstyrelsen 279 Detaljbudget 2017 Räddningsnämnden 280 Avräkning elevantal 281 Tilläggsanslag Extra lönesatsning Revidering styrmodell 283 Begäran om tilläggsanslag Konstgräsplan 284 Justering Resultat- och ekonomisk plan REP Hylte kommun Organisationsöversyn inför ny mandatperiod 286 Antagande Detaljplan Sjögård 1:34 mfl. Torups Centrum 287 Revidering av kommunens reglementen 288 Revidering av kommunens policyer 289 Motionsvar Införandet av internet-sändningar från kommunfullmäktiges sammanträden 290 Motionsvar Införandet av en hundrastplats 291 Sammanträdestider Översyn av postlagstiftningen i ett digitaliserat samhälle (SOU 2015:54) 293 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning Kommunstyrelsen 294 Arbetsklausuler och sociala hänsyn i offentlig upphandling (SOU 2016:15) 295 Firmatecknare Yttrande samråd detaljplan Givagård 1:27 Marknadsplatsen Torup 297 Skolidrott utomhus 298 Anmälan nya ärende 299 Övriga ärenden kommunstyrelsen 2 (47)

3 271 Godkännande av ärendelista 2016 KS0013 beslutar att arbeta efter den utskickade ärendelistan med följande ändringar: Ärendet Revidering av kommunens policy utgår vid dagens sammanträde. 3 (47)

4 272 Val av justerare 2016 KS0012 beslutar att Karin Åkesson (C) ska justera protokollet tillsammans med ordförande Ronny Löfquist (S). 4 (47)

5 273 Information och rapporter 2016 KS0014 har tagit del av informationen. Bredbandutbyggnad Hans Johansson, bredbandssamordnare, ger en nulägesrapport kring fiberutbyggnaden. Mottagande av nyanlända Länsstyrelsen i Hallands län har tagit beslut om att Hylte kommun kommer få 10 nyanlända anvisade för bosättning till kommunen. 5 (47)

6 274 Meddelande kommunstyrelsen 2016 KS0011 har tagit del av redovisade meddelanden. Kommunledningskontoret har till dagens möte skickat med de meddelande som kommit in till kontoret och som kommunstyrelsen bör känna till. Handlingar i ärendet Nyhetsbrev flyktingfrågor och integration Halland v.41 Nyhetsbrev flyktingsituationen V 39 Minnesanteckningar träff med Hylte kommunledning Statistik Halland Migrationsverket Avveckling tillfälligt anläggningsboende 6 (47)

7 275 Information från rådgivande organ 2016 KS0054 har tagit del av informationen. Kommunledningskontoret har till dagens möte skickat med protokoll från kommunens rådgivande organ. Handlingar i ärendet Protokoll Lokala brottsförebyggande rådet Protokoll för Kommunala pensionärsrådet Protokoll Kommunala tillgänglighetsrådet Protokoll Lokala folkhälsorådet 22 september 7 (47)

8 276 Kommunberedning 2016 KS0053 Rapportering från kommunberedningens möte 19 oktober tas vid nästkommande möte med kommunstyrelsens arbetsutskott. Senaste mötet med kommunberedningen var 19 oktober Det var bara Per Borg som närvarade från Hylte kommun vid det mötet. Eftersom Per inte kunde närvara vid dagens sammanträde får rapportering från kommunberedningen tas vid nästkommande möte med kommmusntyrelsens arbetsutskott. Handlingar i ärendet Agenda Kommunberedningen (47)

9 277 Samråd KSAU arbets- och näringslivsnämnden KS0028 har tagit del av informationen. Närvarande på samrådet från arbets- och näringslivsnämnden är: Göran Edberg (S) ordförande, Birgitta Årzén (S) 1:e vice ordförande och Christer Grähs (arbets- och näringslivschef). Följande frågor diskuterades: Nämndövergripande frågor Ekonomi Delårsbokslut 2016, effektiviseringsarbetet och kommande budgetförslag. Hur nämnden ser på och förhåller sig till behovet av effektiviseringar. Vilka genomlysningar görs, vad är bra och vad kan utvecklas ytterligare? Hur arbetar nämnden med åtgärdspaketet? Detaljbudet 2017 Mål- och kvalitetsarbete Arbetet med internkontrollplanen Uppföljning kommunens internationella riktlinjer: beskrivning av deltagande i internationella projekt eller projekt där man beaktat internationella möjligheter. Hur arbetar nämnden med uppdragen i Framtid Hyltes politiska inriktning? Övriga nämndövergripanade frågor Hur arbetar nämnden med funktionshinderpolitiken? Samarbete mellan nämnderna inom socialtjänsten Kontaktcenter omfördelning Personal Frågor kopplat till verksamheten Arbetet i Samordningsförbundet Halland Arbetsmarknadsläget o o o Integrationspolitiken Ungdomsarbetslösheten Arbetslöshet totalt i kommunen 9 (47)

10 o De som står längst från arbetsmarknaden o Arbetsmarknadsprojekt Flyktingmottagning Näringslivsfrågor o aktiviteter Utvecklingen av försörjningsstödet Nämndens ambition kring bibliotek- och kulturfrågor Status på Destinationsutveckling, regionalt EU-projekt och dess inriktning. Även diskussion hur vi lyfter inlandsturism Fritidsgårdsfrågan En väg in Missbruksvård Turismsäsong 2016 Folkhälsosatsning 2016 ( kr) Övrigt Handlingar i ärendet Frågor inför samråd KSAU - arbets- och näringslivsnämnden 1 november (47)

11 278 Detaljbudget 2017 Kommunstyrelsen 2016 KS0004 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar om detaljbudget för kommunstyrelsen enligt bifogat dokument, bilaga 1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom svaren (bilaga 2-9) på de uppdrag som kommunfullmäktige lämnade i samband med beslutet av REP i juni. Kommunstyrelsen föreslår att utökningarna i detlajbudgen för facklig tid och arvoden kommunstyrelsen hänskjuts till justeringstillfället av REP Arbetsutskottets beslut Inför kommunstyrelsens sammanträde ska den nuvarande formuleringen under rubriken Uppföljning i bilaga 7 bytas ut mot följande formulering: Mål: Att ramavtalen efterlevs samt att vi har avtal på leverantörer eller områden över direktupphandlingsgränsen. Andel avtal på varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen. Andel som följer avtalen på varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen. Mål: Att vi inte gör otillåtna direktupphandlingar Andel utförda direktupphandlingar på varor och tjänster mellan direktupphandlingsgränsen och 30 tkr Andel som följer direktupphandlingsavtalen. Mål: Att vi följer upp hur leverantörerna följer avtalen Göra avtalsuppföljningar på leverantörerna i form av (stickprov): - Kvalificeringskrav (skattestatus, ekonomisk, miljö, social osv. - Volym och pris - Levererad kvalitet - Övriga kontraktsvillkor (ändringar och tillägg, index, uppsägning, förlängning, garantier, underleverantörer, viten) Kommunledningskontoret får i uppdrag att göra de redaktionella ändringar som diskuterades på mötet (uppdatering av tabeller, mallar). 11 (47)

12 I juni beslutade kommunfullmäktige om en ram för kommunstyrelsens verksamhet tillsammans med nyckeltal för grunduppdraget. Kontoret har tagit fram förslag på detaljbudget för verksamheten samt kompletterande nyckeltal för kommunstyrelsens verksamhet för att ytterligare tydliggöra styrningen. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse - Detaljbudget REP Kommunstyrelsen Resultat-och ekonomisk plan Kommunstyrelsen Strategi employer branding Bilaga 4 - Genomlysning facklig tid Bilaga 5 - Uppdragsbeskrivning samlad organisation inköp och upphandling Bilaga 6 - Framtida lokalutnyttjande av centrumhuset och kommunhuset Bilaga 7 - Plan Införande av webbsändning av fullmäktige och omröstningssystem Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar om detaljbudget för kommunstyrelsen enligt bifogat dokument, bilaga 1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom svaren (bilaga 2-9) på de uppdrag som kommunfullmäktige lämnade i samband med beslutet av REP i juni. Kommunstyrelsen föreslår att utökningarna i detlajbudgen för facklig tid och arvoden kommunstyrelsen hänskjuts till justeringstillfället av REP Yrkande Ronny Löfquist (S) yrkar: Inför kommunstyrelsens sammanträde ska den nuvarande formuleringen under rubriken Uppföljning i bilaga 7 bytas ut mot följande formulering: Mål: Att ramavtalen efterlevs samt att vi har avtal på leverantörer eller områden över direktupphandlingsgränsen. Andel avtal på varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen. Andel som följer avtalen på varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen. Mål: Att vi inte gör otillåtna direktupphandlingar Andel utförda direktupphandlingar på varor och tjänster mellan direktupphandlingsgränsen och 30 tkr Andel som följer direktupphandlingsavtalen. Mål: Att vi följer upp hur leverantörerna följer avtalen Göra avtalsuppföljningar på leverantörerna i form av (stickprov): - Kvalificeringskrav (skattestatus, ekonomisk, miljö, social osv. - Volym och pris - Levererad kvalitet 12 (47)

13 - Övriga kontraktsvillkor (ändringar och tillägg, index, uppsägning, förlängning, garantier, underleverantörer, viten) Ronny Löfquist (S) yrkar: Kommunledningskontoret får i uppdrag att göra de redaktionella ändringar som diskuterades på mötet (uppdatering av tabeller, mallar). sgång Ordförande frågar först om kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande om upphandling och inköp. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. Ordförande frågar därefter om kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande om redaktionella ändringar. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. 13 (47)

14 279 Detaljbudget 2017 Räddningsnämnden 2016 KS0006 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar om detaljbudget REP Räddningsnämnden enligt bifogat dokument. I juni beslutade kommunfullmäktige om en ram för Räddningsnämnden för perioden , kontoret har nu arbetat fram en detaljbudget med tillhörande nyckeltal för perioden. Nyckeltalen kommer till stor del att följas upp tillsammans med övriga kontor inom Kommunstyrelsens ansvarsområde. Handlingar i ärendet Resultat-och ekonomisk plan Räddningsnämnden (47)

15 280 Avräkning elevantal 2016 KS0315 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att utöka barn- och ungdomsnämndens ram 2016 med kr för utökat elevantal Finansiering sker via kommunfullmäktiges reserv. I samband med förändrad styrmodell 2016 samt nytt årshjul ska avstämning av befolkningsförändringar innevarande år att ske vid beslut av förutsättningar för resultat- och ekonomisk plan (REP) under våren samt vid justeringstillfället under hösten för nästkommande år. Grundskolan I samband med senaste avstämningen i våras utökades nämndens ram med motsvarande kr för utökat elevantal. När en ny avstämning görs har elevantalet ökat med 34 elever, vilket innebär att nämndens ram borde utökas med kr. Gymnasieskolan I samband med senaste avstämningen i våras utökades nämndens ram med motsvarande kr för utökat elevantal. När en ny avstämning görs har elevantalet inte förändrats. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse - Avräkning elevantal hösten (47)

16 281 Tilläggsanslag Extra lönesatsning KS0219 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att utöka arbets- och näringslivsnämndens ram med kr som den extra lönesatsningen medfört Kommunstyrelsen beslutar att utöka omsorgsnämndens ram med kr som den extra lönesatsningen medför Kommunstyrelsen beslutar att utöka barn- och ungdomsnämndens ram med kr som den extra lönesatsningen medför Finansiering sker via medel för FRAMTID HYLTE I juni månad beslutade kommunstyrelsen om en extra satsning på dels de pedagogiska yrkena i kommunen med kr samt bristyrken i kommunen med kr. De bristyrken som beaktats i denna extra satsning är socialsekreterare och vissa handläggare och samordnare som arbetar med myndighetsutövning inom detta området. Den extra lönesatsningen påverkar tre utav kommunens nämnder med total kr 2016, helårseffekten av satsningen hamnar på kr och finns med i kommunens REP (47)

17 282 Revidering styrmodell 2016 KS0310 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att revidera årshjulet för resultat och ekonomisk plan enligt bifogat förslag, bilaga 1 Årshjul. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att revidera avsnittet 4 Så här arbetas en Resultat och ekonomisk plan fram i Hylte kommuns styrmodell enligt bifogat förslag, bilaga 2-4 Så här arbetas en Resultat och ekonomisk plan fram. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att revidera nyckeltal KF grunduppdraget enligt bifogat förslag, bilaga 3 Nyckeltal KF grunduppdrag. Kommunstyrelsen hänskjuter frågan kring finansiering av ökat antal sammanträden till justeringstillfället för resultat- och ekonomisk plan antog kommunfullmäktige ett nytt årshjul och en ny styrmodell och 2016 är första året som organisationen arbetar efter detta årshjul. En utvärdering har gjorts som medfört vissa revideringar i årshjulet främst kring investeringsprocessen. När styrmodellen och nyckeltalen beslutades 2015 hade inte vissa mätningar genomförts och därför behöver dessa nyckeltal nu revideras med nya kvalitetsnivåer. Även vissa redaktionella ändringar har gjorts på nyckeltalen. Det nya årshjulet har medfört ett ökat antal sammanträden framförallt för kommunstyrelsen, den ökade kostnaden för detta uppgår på ett år till kr. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse - Revidering årshjul samt KF nyckeltal grunduppdraget Bilaga 1 - Årshjul Bilaga 2-4 Så här arbetas en Resultat och ekonomisk plan fram Bilaga 3 - Nyckeltal KF grunduppdrag 17 (47)

18 283 Begäran om tilläggsanslag Konstgräsplan 2016 KS0332 Kommunstyrelsen arbetsutskott lämnar inget förslag till beslut. Till kommunstyrelsens sammanträde ska det skickas ut en sammanfattning av förfrågningsunderlaget. Det ska framgår vad man har ställt för krav och varför det har gett det utslag som det har. Det ska också finnas en sammanfattning av konsultens rapporter om miljöpåverkan. I mål- och resursplanen för fanns det med en post i investeringsbudgeten för konstgräsplan på Örnvallen. Budgeten låg på kr. Investeringsposten ombudgeterades från 2015 till Det har gjorts 2 upphandlingar och båda har avbrutits på grund av att de anbud som kom in överskred budgeten. En upphandling gjordes 2015 och en gjordes Kostnaderna för anläggandet av en ny konstgräsplan på Örnvallen i Hyltebruk har visat sig bli högre än vad som finns avsatt i budget. Totalkostnaden beräknas bli kr. Kommunledningskontoret begär nu tilläggsanslag på kr. En utökad investering på kr skulle ge kapitalkostnader för arbets- och näringslivsnämnden på ytterligare kr per år beräknat på en avskrivningstid på tio år. Detta behöver justeras i budget. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Tilläggsanslag konstgräsplan Simon_Magnusson_Fyllning i konstgräs_ Teknisk Rapport SWECO_Däckmaterial i konstgräsplaner_ PM angående fyllning i konstgräs Bokningar konstgräset Förfrågningsunderlag med bilagor Konstgräs Örnvallen Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om tilläggsanslag i investeringsbudgeten på kr för konstgräsplan på Örnvallen. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att tillföra kr till arbets- och näringslivsnämnden för ökade kapitalkostnader. 18 (47)

19 Yrkande Karin Åkesson (C), med instämmande av Bengt-Åke Torhall (L): Kommunstyrelsen arbetsutskott lämnar inget förslag till beslut. Till kommunstyrelsens sammanträde ska det skickas ut en sammanfattning av förfrågningsunderlaget. Det ska framgår vad man har ställt för krav och varför det har gett det utslag som det har. Det ska också finnas en sammanfattning av konsultens rapporter om miljöpåverkan. sgång Ordförande frågar om arbetsutskottet bifaller eller avslår yrkandet från Karin Åkesson m.fl. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. 19 (47)

20 284 Justering Resultat- och ekonomisk plan REP Hylte kommun KS0005 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige har tagit del av nämndernas inlämnade uppdrag enligt uppdrag Kommunfullmäktige har tagit del av omsorgsnämndens medskick angående försäkringskassans omprövningar av assistansärenden. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta om följande justeringar i REP (resultat- och ekonomisk plan) : Övergripande Skatteintäkterna ska beräknas på: o invånare o invånare o invånare Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ram uppjusteras med kr för ökade kostnader för arvoden för kommunstyrelsen i och med revidering av det ekonomiska årshjulet samt för en annan sammansättning av styrelsen där fler har rätt till förlorad arbetsförtjänst. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för ökade kapitalkostnader för exploatering av industrimark. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för nytt skötselavtal med Torups samhällsförening. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för ökade kostnader för färdtjänst. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för drift laddstolpe centrumparkeringen Renhållningstaxan beslutas, Taxa 1 Renhållningstaxa 2017 VA taxan inklusive bilaga beslutas, Taxa 2 och 2a Förslag VA taxa 2017 samt bilaga Miljötaxan inklusive bilagor beslutas, Taxa 3, 3a, 3b, 3c och 3d Timavgiften beslutas till 885 kr per timme för arbete inom miljöområdet Timavgiften beslutas till kr per timme för planerad livsmedelskontroll Timavgiften beslutas till 933 kr per timme för extra offentlig kontroll Ny taxa för felparkering 500 kr, Taxa 4 20 (47)

21 Ny taxa för parkering vid laddstolpe vid centrumparkeringen 0 kr, Taxa 4 Plan- och byggtaxa, Taxa 5 och 5a Taxan för industrimark fastställs till 25 kr/m2 oavsett läge i kommunen. Tidigare beslut i juni om bidrag enskilda vägar gäller vägsamfälligheter. Arbets- och näringslivsnämnden Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för handikapp- och sociala stödföreningar. Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för grannsamverkanskonferens. Gäller för Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Tidigare beslut i juni om en månads avgiftsfri (juli) förskolan gäller även fritidshem. Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Maxtaxan för äldreomsorg kommer från 2017 anpassas till de nya reglerna i 8 kap 5 socialtjänstlagen gällande avgifter för äldreomsorg. Taxan för trygghetslarm höjs från och med 1 mars 2017 till 256 kr (höjning med 56 kronor). Övrigt Medel för marknadsföringsinsatser till elitidrottsföreningar flyttas från arbets och näringslivsnämnden till kommunstyrelsen.( kr) Finansiering Löneavtal uppgår till kr vilket baseras på ett löneavtal på 2,6 %, en avstämning inför uppstart av lönerörelsen ska ske med personalutskottet för avstämning av aktuell % sats samt ekonomiska utrymme. Löneökningar för anställda inom Åtgärdspaketet finansieras genom anslaget för åtgärdspaketet. Skattesatsen för 2017 fastställs till 21,45 kr. Arbetsutskottets beslut Ekonomienheten får i uppdrag att räkna fram den Finansiella nyckeltal samt förändringar av det egna kapitalet utefter FRAMTID HYLTES förslag på justerad REP Ärendet om WEB sända fullmäktige hänskjuts till KFs presidium för vidare hantering. Kommunledningskontoret får i uppdrag att snarast möjligt ta fram ett förslag för att fördela kostnaderna för facklig tid mellan nämnderna. 21 (47)

22 I juni beslutade kommunfullmäktige om resultat- och ekonomisk plan (REP) där nämndernas budgetramar beslutades. Vid justeringstillfället ska förändringar vara orsakade av extraordinära händelser som uppstått efter beslutet i juni. De förändringar som är med och påverkar nämnderna kan vara sådana beslut som har blivit hänskjutna hit av kommunstyrelsen tidigare under året. Nämnderna fick även i samband med beslutet i juni ett antal uppdrag som skulle vara inlämnade i samband med justeringstillfället. Samtliga 17 uppdrag finns under ärendet. Några nämnder har även valt att lyfta upp taxeförändringar som behöver justeras inför 2017, då dessa inte har behandlats tidigare i år så ska dessa beslutas nu i samband med justereingstillfället. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse - Justering REP Förslag beslutssatser REP justering Justering Resultatbudget Justerad drift nämnder Justerad Driftsbudget Justerad Balansbudget Nyreviderad Bilaga 1 Till Lönestrategisk plan Taxa 1 - SBN Renhållningstaxa revidering inför 2017 Taxa 2 - SBN Förslag VA-Taxa 2017 Taxa 2a - Förslag VA Taxa taxebilaga 2017 Taxa 3 - SBN bil 0 miljö text för 2017 SBN Taxa 3a - SBN bil 1 miljö prövningavgifter för 2017 Taxa 3b - SBN bil 2 miljö Hylte tillsynsavgifter för 2017 Taxa 3c - SBN bil 3 Livsmedel avgifter 2017 Taxa 3d - SBN bil 4 Tobak.strålskl.äkemedel för 2017 FEL Taxa 4 - SBN Felparkering samt parkering vid laddstolpe 2017 Taxa 5 - SBN Plan- och byggtaxa 2.0 Taxa 5b - SBN Plan- och byggtaxa Beräkningsbilaga taxa Taxa 6 - ON Ärendebeskrivning utredning av höjt avgiftstak Taxa 7 - ON Ärendebeskrivning Höjning av avgift trygghetslarm Uppdrag 1 - KS - Inventera personuppgifter för att möte ny lagstiftning Uppdrag 2 - KS - Plan för kompetensutveckling av tex systemförvaltare och arkivredovgörare Uppdrag 3 - KS - Strategi Employer branding Uppdrag 4 - KS - Genomlysning facklig tid Uppdrag 5 Digitaliseringsenhet Uppdrag 6 - KS - Uppdragsbeskrivning samlad organisation inköp och upphandling 22 (47)

23 Uppdrag 7 - KS - Utreda framtidens lokalutnyttjande av centrumhuset och kommunhuset Uppdrag 8 - KS - Plan Införande av webbsändning av fullmäktige och omröstningssystem Uppdrag 9 - SBN - Kostnadsberäkning Marknadsplatsen Uppdrag ANN - Redovisning uppdrag REP Uppdrag 14 Ärendebeskrivning Ekonomisk effekt av nedläggning av kommunens gymnasieskolor Uppdrag 15 - BUN - Mätbara nyckeltal till följd av de extra medel som tilldelats Uppdrag 16 - BUN - Redovisade konsekvenser av halverad avgift inom kulturskolan Uppdrag 17 - BUN - Ärendebeskrivning Detaljerad plan av beslutad investeringsbudget kring digitalisering inom skolan Uppdrag 18 - ON Resultat- och ekonomisk plan REP uppdrag Yrkande Ronny Löfquist (S) yrkar att arbetsutskottet föreslår följande till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige har tagit del av nämndernas inlämnade uppdrag enligt uppdrag Kommunfullmäktige har tagit del av omsorgsnämndens medskick angående försäkringskassans omprövningar av assistansärenden. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta om följande justeringar i REP : Övergripande Skatteintäkterna ska beräknas på: o invånare o invånare o invånare Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ram uppjusteras med kr för ökade kostnader för arvoden för kommunstyrelsen i och med revidering av det ekonomiska årshjulet samt för en annan sammansättning av styrelsen där fler har rätt till förlorad arbetsförtjänst. Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för ökade kapitalkostnader för exploatering av industrimark. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för nytt skötselavtal med Torups samhällsförening. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för ökade kostnader för färdtjänst. Samhällsbyggnadsnämndens ram uppjusteras med kr för drift laddstolpe centrumparkeringen Renhållningstaxan beslutas, Taxa 1 Renhållningstaxa 2017 VA taxan inklusive bilaga beslutas, Taxa 2 och 2a Förslag VA taxa 2017 samt bilaga 23 (47)

24 Miljötaxan inklusive bilagor beslutas, Taxa 3, 3a, 3b, 3c och 3d Timavgiften beslutas till 885 kr per timme för arbete inom miljöområdet Timavgiften beslutas till kr per timme för planerad livsmedelskontroll Timavgiften beslutas till 933 kr per timme för extra offentlig kontroll Ny taxa för felparkering 500 kr, Taxa 4 Ny taxa för parkering vid laddstolpe vid centrumparkeringen 0 kr, Taxa 4 Plan- och byggtaxa, Taxa 5 och 5a Taxan för industrimark fastställs till 25 kr/m2 oavsett läge i kommunen. Tidigare beslut i juni om bidrag enskilda vägar gäller vägsamfälligheter. Arbets- och näringslivsnämnden Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för handikapp- och sociala stödföreningar. Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Arbets- och näringslivsnämndens ram uppjusteras med kr för grannsamverkanskonferens. Gäller för Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Tidigare beslut i juni om en månads avgiftsfri (juli) förskolan gäller även fritidshem. Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens ram uppjusteras med kr för extra lönesatsning Maxtaxan för äldreomsorg kommer från 2017 anpassas till de nya reglerna i 8 kap 5 socialtjänstlagen gällande avgifter för äldreomsorg. Taxan för trygghetslarm höjs från och med 1 mars 2017 till 256 kr (höjning med 56 kronor). Övrigt Medel för marknadsföringsinsatser till elitidrottsföreningar flyttas från arbets och näringslivsnämnden till kommunstyrelsen.( kr) Finansiering Löneavtal uppgår till kr vilket baseras på ett löneavtal på 2,6 %, en avstämning inför uppstart av lönerörelsen ska ske med personalutskottet för avstämning av aktuell % sats samt ekonomiska utrymme. Löneökningar för anställda inom Åtgärdspaketet finansieras genom anslaget för åtgärdspaketet. Skattesatsen för 2017 fastställs till 21,45 kr. beslutar att Ge ekonomienheten i uppdrag att räkna fram den Finansiella nyckeltal samt förändringar av det egna kapitalet utefter FRAMTID HYLTES förslag på justerad REP Ärendet om WEB sända fullmäktige hänskjuts till KFs presidium för vidare hantering. 24 (47)

25 Kommunledningskontoret får i uppdrag att snarast möjligt ta fram ett förslag för att fördela kostnaderna för facklig tid mellan nämnderna. Johan Edenholm (KV) yrkar: Det ska vara en taxa på 30 kr/halvitmme att ladda elbil vid en laddstolpe. sgång Ordförande frågar om arbetsutskottet bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. Ordförande frågar därefter om arbetsutskottet bifaller eller avslår Johan Edenholms yrkande. Ordförande finner att arbetsutskottet avslår yrkandet. et skickas till Ekonomichef Personalchef 25 (47)

26 285 Organisationsöversyn inför ny mandatperiod 2016 KS0298 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta följande: att det ska genomföras en översyn och utvärdering av den politiska organisationen inför kommande mandatperiod. att utse representanter till den politiska styrgruppen som ska leda arbetet med organisationsöversynen. Varje parti i kommunfullmäktige erbjuds ha en representant som även ska vara röstberättigad i Hylte kommun. Kommunfullmäktige utser även en sammankallande till gruppen, som ska komma från det största partiet i kommunfullmäktige. att kommunens ledningsgrupp är den tjänstemannagrupp under den politiska styrgruppen som tar emot och fördelar styrgruppens uppdrag och frågor. att förslag till eventuell förändrad organisation ska behandlas senast vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni att sammanträdesersättning och andra kostnader som kan uppkomma i samband med gruppens möten tas från kommunfullmäktiges budget. Övriga kostnader som uppkommer under arbetet handläggs av kommunstyrelsen och skickas till kommunfullmäktige vid behov. Kommunstyrelsen uppmanar partierna i kommunfullmäktige att ta fram sitt partis representant så att denna kan väljas på kommunfullmäktiges sammanträde 24 november Kommunledningskontoret får i uppdrag att skicka inbjudan till de politiska partierna efter kommunstyrelsens sammanträde 8 november 2016 om att utse kandidater till den politiska styrgruppen. Inför varje ny mandatperiod brukar kommunens politiska organisation ses över och utvärderas. Kommunledningskontoret konstaterar att om större förändringar av den politiska organisationen ska utredas bör detta påbörjas under 2017 för att beslut om förändrad organisation ska hinnas tas och verkställas innan mandatskiftet 2018/2019. Kommunledningskontoret föreslår att arbetet med översynen organiseras enligt följande: Kommunfullmäktige utser en politisk styrgrupp som består av en representant från varje parti i fullmäktige. I denna styrgrupp medverkar även kommunchefen som tjänsteman. Under den politiska styrgruppen finns en tjänstemannagrupp som tar emot och fördelar styrgruppens uppdrag och frågor. Kommunledningskontoret föreslår att denna grupp består av kommunens ledningsgrupp (som består av kommunchef, kontorschefer och kommunledningskontorets enhetschefer). 26 (47)

27 Det kan komma kostnader under arbetets gång. Det kommer bli kostnader för de möten som styrgrupen kommer ha. Kommunledningskontoret föreslår att dessa kostnader tas från kommunfullmäktiges budget eftersom styrgruppen är en arbetsgrupp som är utsedd av kommunfullmäktige. Det kan även uppkomma kostnader i samband med utredningar. Men eftersom det är upp till styrgruppen vilka utredningar som ska genomföras föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen handlägger ev. ärenden om kostnader när de kommer och skickar vid behov upp dem till kommunfullmäktige. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Organisationsöversyn inför ny mandatperiod Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta följande: att det ska genomföras en översyn och utvärdering av den politiska organisationen inför kommande mandatperiod. att utse representanter till den politiska styrgruppen som ska leda arbetet med organisationsöversynen. Varje parti i kommunfullmäktige erbjuds ha en representant som även ska vara röstberättigad i Hylte kommun. Kommunfullmäktige utser även en sammankallande till gruppen. att kommunens ledningsgrupp är den tjänstemannagrupp under den politiska styrgruppen som tar emot och fördelar styrgruppens uppdrag och frågor. att förslag till eventuell förändrad organisation ska behandlas senast vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni att sammanträdesersättning och andra kostnader som kan uppkomma i samband med gruppens möten tas från kommunfullmäktiges budget. Övriga kostnader som uppkommer under arbetet handläggs av kommunstyrelsen och skickas till kommunfullmäktige vid behov. Kommunstyrelsen uppmanar partierna i kommunfullmäktige att ta fram sitt partis representant så att denna kan väljas på kommunfullmäktiges sammanträde 24 november Yrkande Ronny Löfquist (S) yrkar på följande tillägg: Sammankallande till den politiska styrgruppen ska komma från det största partiet i fullmäktige. Ronny Löfquist (S) yrkar på följande tillägg: Kommunledningskontoret får i uppdrag att skicka inbjudan till de politiska partierna efter kommunstyrelsens sammanträde 8 november 2016 om att utse kandidater till den politiska styrgruppen. sgång 27 (47)

28 Ordförande frågar först om arbetsutskottet bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande om sammankallande. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. Ordförande frågar därefter om arbetsutskottet bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande om inbjudan. Ordförande finner att arbetsutskottet bifaller yrkandet. 28 (47)

29 286 Antagande Detaljplan Sjögård 1:34 mfl. Torups Centrum 2015 KS0067 Arbetsutskottet förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta detaljplanen för Sjögård 1:34 m.fl (Torups centrum). Arbetsutskottets beslut Kommunledningskontoret får i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde undersöka om meningen "den som har nytta av förrättningen bekostar densamma" kan bidra till tolkningssvårigheter. Samhällsbyggnadsnämnden har begärt att kommunfullmäktige ska anta en detaljplan för Sjögård 1:34 m.fl. (Torups centrum). Detaljplanen för Sjögård 1:34 m fl handläggs med normalt planförfarande. När planen är antagen av kommunfullmäktige och har vunnit laga kraft är den juridiskt bindande för efterföljande beslut, till exempel bygglov. Handlingar i ärendet 82 SBN Detaljplan för Sjögård 1:34 m.fl. Torups centrum Tjänsteskrivelse: om granskningsyttrande samt att anta detaljplan Sjögård 1:34 m.fl. Granskningsyttrande DP Torupscentrum illustration DP Torupscentrum plankarta Planbeskrivning Antagande Sjögård 1:34 Jäv Bengt-Åke Torhall (L) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. 29 (47)

30 287 Revidering av kommunens reglementen 2016 KS0296 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att revidera följande reglementen: Kommunfullmäktiges arbetsordning Arbetsordning för nämnder och styrelser Kommunstyrelsens reglemente Arbets- och näringslivsnämndens reglemente Barn- och ungdomsnämndens reglemente Omsorgsnämndens reglemente Samhällsbyggnadsnämndens reglemente Tillsynsnämndens reglemente Valnämndens reglemente Revisionens reglemente Krisledningsnämndens reglemente Räddningsnämndens reglemente Uppvaktningsreglemente Ersättningsreglemente Kommunala pensionärsrådets reglemente Kommunala tillgänglighetsrådets reglemente Kommunstyrelsen föreslår även kommunfullmäktige att besluta att revisionsberedningens reglemente upphör att gälla. Det har pågått ett arbete med att se över kommunens reglementen. Det har legat ett stort fokus på att se över språket i reglementena, så att språket är lättare att förstå. Till exempel har man bytt ut ord som finns med på regeringskansliets svarta lista över juridiska ord som kan bytas ut i myndighetstexter. Mer omfattande organisationsfrågor kommer ses över inför nästa mandatperiod. Det har varit ett medvetet val hos de som arbetat med reglementena att i dokumenten inte markera vad som har ändrat och hur det var tidigare. I många reglementen upplevde handläggarna att det blev rörigare med markeringarna eftersom det har varit mycket språkändringar i form av meningsbyggnad 30 (47)

31 och ordval. Istället har det gjorts en sammanställning över alla reglementena så att man ska kunna se vad som är ändrat i reglementena. Samtliga nämnder har haft uppe sina reglementen. Samhällsbyggnadsnämnden och omsorgsnämnden har även haft uppe tillgänglighetsrådets resp. pensionärsrådets reglementen. Kommunledningskontoret föreslår även att revisionsberedningens reglemente ska upphöra att gälla. Ansvaret att lägga fram förslag på revisionens budget ligger numera på kommunfullmäktiges presidium. Reglementet för revisionsberedningen har därför ingen funktion längre. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Revidering av kommunens reglementen Sammanfattning Ändringar i reglementen 266 KSAU Information Revidering kommunens reglemente 70 ON Reglemente omsorgsnämnden Förslag reglemente omsorgsnämnden 71 ON Reglemente kommunala pensionärsrådet Förslag reglemente kommunala pensionärsrådet 117 BUN Revidering av barn- och ungdomsnämndens reglemente Revidering av barn- och ungdomsnämndens reglemente med ändringar antagna efter beslut TSN Revidering av tillsynsnämndens reglemente 2016 Reglemente för tillsynsnämnden 99 SBN Revidering av kommunala tillgänglighetsrådets reglemente Förslag till reglemente kommunala tillgänglighetsrådet 98 SBN Revidering av samhällsbyggnadsnämndens reglemente Förslag till reglemente för samhällsbyggnadsnämnden Arbetsordning kommunfullmäktige Reglemente för kommunstyrelsen Arbetsordning för nämnder och styrelser Ordförandeinstruktion Reglemente revisionen Reglemente Krisledningsnämnd Reglemente valnämnd Uppvaktningsreglemente Ersättningsreglemente 31 (47)

32 288 Revidering av kommunens policyer 2016 KS0308 Ärendet utgår vid dagens sammanträde. 32 (47)

33 289 Motionsvar Införandet av internet-sändningar från kommunfullmäktiges sammanträden 2016 KS0153 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anse motionen besvarad. Stina Isaksson (SD) föreslår i en motion att kommunfullmäktiges sammanträden ska filmas och sändas direkt i webb-tv på kommunens hemsida. har gett kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett förslag till svar på motionen. Frågan om webbsändning av kommunfullmäktiges möten har under en längre tid varit aktuell. I slutet av 2010 föreslog Ronny Löfquist (S) i en motion att mötena skulle sändas på webb-tv eller via webb-radio, samt arkiveras och läggas ut för nedladdning på Hylte kommuns webbplats. Motionen beviljades på kommunfullmäktiges möte 29 september Då uppkopplingen i möteslokalen inte har varit tillräcklig och det inte avsattes medel för genomförandet i samband med beslutet har motionen inte verkställts. I resultat- och ekonomisk plan för gavs kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram en plan för att genomföra webbsändning av kommunfullmäktige samt införa ett voteringssystem för kommunfullmäktige. Planen ska redovisas senast 1 november 2016 till kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunledningskontoret arbetar med planen under hösten Arbetet innebär bland annat att titta på vilka olika alternativ som finns för att kunna genomföra webbsändning, vilka försättningar som krävs för de olika alternativen och vad de kostar. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse svar på motion om webbsändning av kommunfullmäktige Motion angående införandet av internet-sändningar från kommunfullmäktiges sammanträden 158 KSAU Motion angående införandet av internet-sändningar från kommunfullmäktiges sammanträden 33 (47)

34 290 Motionsvar Införandet av en hundrastplats 2016 KS0152 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anse motionen besvarad. Stina Isaksson (SD) har lämnat in en motion om en hundrastgård. Enligt motionen bör kommunfullmäktige ge berörd nämnd i uppdrag att undersöka möjligheten för införande av en hundrastplats i kommunen. Samhällsbyggnadsnämnden har undersökt möjligheten att införa en hundrastplats i Hylte kommun. Kommunen kan börja med ett samhälle och efter popularitet och användning i sinom tid kan man utveckla det vidare och införa hundrastplatser i andra samhällena i Hylte kommun. Det krävs investeringspengar för markarbete, staket, bänkar, hundlatriner, agility, ca :- kr + årlig driftkostnad (det kan variera beroende på hur stor rastplatsen blir och hur många användare). Om man bestämmer sig att införa en hundrastplats inom tätbyggt området då ska detta ske med samråd med närboende. Handlingar i ärendet Motion angående införandet av en hundrastplats 77 SBN Motion angående införandet av en hundrastplats Tjänsteskrivelse Motion Hundrastgård 157 KSAU Motion angående införandet av en hundrastplats 34 (47)

35 291 Sammanträdestider KS0254 Kommunstyrelsen beslutar om följande sammanträdesdatum 2017: KSAU KS 31 januari 7 februari 21 februari (Investeringar och planeringsförutsättningar) 14 mars (heldag p.g.a. samråd) 28 mars (heldag p.g.a. samråd) 4 april (årsbokslut) 9 maj 16 maj 1 juni (REP inkl. ramtilldelning) (OBS! Torsdag!) 20 juni 22 augusti 29 augusti 5 september 19 september (delårsbokslut kommunstyrelse/räddningsnämnden) 26 september 3 oktober (delårsbokslut kommuntotal) 10 oktober 24 oktober 7 november 14 november (REP-justering) 5 december Heldagar (ledamöter i kommunstyrelsen och nämndernas presidium) 27 februari och ev. 28 februari Inför nulägesanalys 18 april Efter nulägesanalys Ev. 23 oktober Inför justering REP Dagar för REP-beredning 23 januari Investeringar (majoriteten) 24 januari Investeringar (oppositionen) april REP inkl. ramtilldelning (majoriteten) april - REP inkl. ramtilldelning (oppositionen) Ev. 30 oktober Justering REP Samråd mellan kommunstyrelsens arbetsutskott och nämndernas presidium: 14 mars samhällsbyggnadsnämnden, tillsynsnämnden och arbets- och näringslivsnämnden 28 mars - barn- och ungdomsnämnden och omsorgsnämnden och bostadstiftelsen Hyltebostäder 5 september - arbets- och näringslivsnämnden och bostadsstiftelsen Hyltebostäder 26 september samhällsbyggnadsnämnden och tillsynsnämnden 35 (47)

36 10 oktober barn- och ungdomsnämnden och omsorgsnämnden Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag på sammanträdestider för Sammanträdena föreslås börja kl. 08:30, men kan ändras beroende på ärendelistan. Tiderna är anpassade efter de ekonomiska händelserna under året och kommunfullmäktiges tider. Utöver de datum som kommunstyrelsen träffas för sammanträden finns det ytterligare några datum som kommunstyrelsen behöver ta beslut om. Det är de heldagar i budgetprocessen där kommunstyrelsen träffar nämndernas presidier. Kommunstyrelsen behöver också ta beslut om vilka datum det ska vara REP-beredning. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar om följande sammanträdesdatum 2017: KSAU KS 31 januari 7 februari 21 februari (Investeringar och planeringsförutsättningar) 14 mars (heldag p.g.a. samråd) 28 mars (heldag p.g.a. samråd) 4 april (årsbokslut) 9 maj 16 maj 1 juni (REP inkl. ramtilldelning) (OBS! Torsdag!) 20 juni 22 augusti 29 augusti 5 september 19 september (delårsbokslut kommunstyrelse/räddningsnämnden) 26 september 3 oktober (delårsbokslut kommuntotal) 10 oktober 24 oktober 7 november 14 november (REP-justering) 5 december Heldagar (ledamöter i kommunstyrelsen och nämndernas presidium) 27 februari och ev. 28 februari Inför nulägesanalys 18 april Efter nulägesanalys Ev. 23 oktober Inför justering REP Dagar för REP-beredning 23 januari Investeringar (majoriteten) 24 januari Investeringar (oppositionen) april REP inkl. ramtilldelning (majoriteten) 26 april - REP inkl. ramtilldelning (oppositionen) Ev. 30 oktober Justering REP 36 (47)

37 Samråd mellan kommunstyrelsens arbetsutskott och nämndernas presidium: 14 mars samhällsbyggnadsnämnden, tillsynsnämnden och arbets- och näringslivsnämnden 28 mars - barn- och ungdomsnämnden och omsorgsnämnden och bostadstiftelsen Hyltebostäder 5 september - arbets- och näringslivsnämnden och bostadsstiftelsen Hyltebostäder 26 september samhällsbyggnadsnämnden och tillsynsnämnden 10 oktober barn- och ungdomsnämnden och omsorgsnämnden Yrkande Johan Edenholm (KV), med instämmande av Ronny Löfquist (S) yrkar: I demokratins tecken yrkar jag på att ge samma förutsättningar till oppositionen som majoriteten, d.v.s. att ge samma förutsättningar tidsmässigt för att gå igenom resultat- och ekonomisk plan (REP). Johan Edenholm (KV) yrkar: Vill man effektivisera detta, vore det lämpligt att samordna majoritet och opposition, det om något är demokratiskt. sgång Ordförande frågar först om kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller eller avslår Johan Edenholms yrkande om förutsättningar. Ordförande finner att kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller yrkande. Ordförande frågar först om kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller eller avslår Johan Edenholms yrkande om samordning. Ordförande finner att kommunstyrelsens arbetsutskott avslår yrkandet. 37 (47)

38 292 Översyn av postlagstiftningen i ett digitaliserat samhälle (SOU 2015:54) 2016 KS0280 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen antar förslaget på yttrande och överlämnar det till Näringsdepartementet. Hylte kommun har erbjudits att lämna synpunkter på remiss avseende slutbetänkande av 2015 års postlagsutredning, Till sista utposten - en översyn av postlagstiftningen i ett digitaliserat samhälle (SOU 2016:54). Remissen berör regeländringar till följd av förändrade förutsättningar för postutdelning. Hylte kommuns synpunkter på remissen rör främst behovet av femdagarsutdelning av post i hela kommunen. Förslaget till yttrande går att läsa i bifogad ärendebeskrivning. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Remissvar Slutbetänkande av 2015 års postlagsutredning SOU 2016:54 Ärendebeskrivning förslag på yttrande Remiss Slutbetänkande av 2015 års postlagsutredning SOU 2016:54, Dnr N2016/05511/ITP Remissinstanser 38 (47)

39 293 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning Kommunstyrelsen 2016 KS0309 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta dokumenthanteringsplan, bilaga till dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för kommunstyrelsen. I kommunen är varje nämnd en myndighet och varje myndighet är ansvarig för sina allmänna handlingar. Kommunstyrelsen är ansvarig för att dess handlingar hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen forskningens behov. Dokumenthanteringsplanen redovisar hur kommunstyrelsens allmänna handlingar ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen visar var en handling förvaras både i pappersformat och i digital form, om den ska bevaras eller gallras och när detta ska ske. När en handling gallras innebär det att den förstörs avsiktligt och planerat. En handling får inte gallras utan att det finns ett gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen redovisar också när en handling som ska bevaras i normalfallet överlämnas till centralarkivet. När en handling överlämnas till centralarkivet övergår ansvaret för handlingen till arkivmyndigheten (d.v.s. kommunstyrelsen). Som en bilaga till dokumenthanteringsplanen finns ett förslag till gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det är information av kortvarig relevans och rutinmässig karaktär som kan gallras (förstöras) under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Det kan också vara handlingar som inte längre har betydelse efter det att informationen förts över till ett nytt filformat eller skrivits ut på papper. et enligt bilagans förslag får tillämpas av kommunens myndigheter och bolag först efter beslut i nämnd eller styrelse. Vid tillämpning av beslutet ska myndigheten själv ta ställning till vilken information och vilka handlingstyper som är av tillfällig eller ringa betydelse, utifrån de villkor som anges. Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av gallringsbeslutet. Dokumenthanteringsplanen är idag utformad främst utifrån hur verksamheten inom kommunledningskontoret är organiserad men där man till del utgått från verksamhetens processer. När en fullständig processkartläggning gjorts ska planen revideras ytterligare. 39 (47)

40 40 (47)

41 294 Arbetsklausuler och sociala hänsyn i offentlig upphandling (SOU 2016:15) 2016 KS0237 beslutar att lämna över yttrandet till finansdepartementet. Paragrafen anses omedelbart justerad. Hylte kommun har blivit utsedd att vara remissinstans kring slutbetänkandet i utredningen om arbetsklausuler och sociala hänsyn i offentlig upphandling (SOU 2016:15). Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till yttrande. Ärendet var uppe på kommunstyrelsens sammanträde 4 oktober. Styrelsen valde då att återremittera ärendet och delegera till kommunstyrelsens arbetsutskott att svara på remissen. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Remiss LOU YTTRANDE Arbetsklausuler och sociala hänsyn i offentlig upphandling 135 KS Arbetsklausuler och sociala hänsyn i offentlig upphandling et skickas till Fi.registrator@regeringskansliet.se (uppge dnr: Fi2016/00864/OU i svaret) (protokollsutdrag och yttrande i både PDF och Word) 41 (47)

42 295 Firmatecknare KS0010 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: Kommunstyrelsens ordförande Ronny Löfquist och vid förfall för honom förste vice ordförande Marie-Louice Lindström eller andre vice ordförande Anna Roos med kontrasignation av kommunchef Per Borg, ekonomichef Ulrika Hjorth, personalchef Thomas Löwenäng eller information- och kanslichef Susanne Mared tecknar kommunens firma. Kommunchef Per Borg, ekonomichef Ulrika Hjorth, information- och kanslichef Susanne Mared, personalchef Thomas Löwenäng, två i förening eller någon av dem med kontrasignation av Lisbeth Arlid, Rasmus Gustafsson, Alexandra Ringström tecknar kommunens bankgiro och plusgiro. Kommunens bank- och checkräkningar tecknas på samma som ovan angivits för bankgiro och plusgiro. Samhällsbyggnadsnämndens ordförande Malin Thydén-Kärrman och kommunchef Per Borg, två i förening, tecknar kommunens förbindelse rörande det tidigare förmedlingsorganets kvarvarande ärenden. Kvittens av post- och värdehandlingar tecknas av Bodil Carlsson, Christina Melin, Lisbeth Bäckman, Annika Åkesson, Anneli Pettersson, Julia Jansson och Susanne Ohlsson. För Stiftelsen syskonen Andersson i Fängsed Donationsfond och Stiftelsen bröderna Andersson i Kjerstinabo utses kommunstyrelsens ordförande Ronny Löfquist och vid förfall för honom förste vice ordförande Marie-Louice Lindström eller andre vice ordförande Anna Roos med kontrasignation av kommunchef Per Borg, ekonomichef Ulrika Hjorth att teckna fondernas firma. Kommunchefen Per Borg, ekonomichefen Ulrika Hjorth, information- och kanslichefen Susanne Mared och ekonomen Alexandra Ringström, två i förening tecknar fondernas bankkonto. Personalchef Thomas Löwenäng tecknar leasingavtal för personalbilar. Kommunstyrelsen behöver revidera beslutet om firmatecknare med anledning av att Anna Roos har blivit vald som andre vice ordförande i kommunstyrelsen efter Henrik Erlingsons avsägelse. Medarbetarna i kommunens kontaktcenter behöver också möjlighet att kvittera post- och värdehandlingar. 42 (47)