ELEKTRONISK SIGNATUR I STYRELSEPORTALEN SNABBGUIDE DENNA GUIDE HAR UPPDATERATS FÖR WEBB-VERSION 4.5 OCH IOS APP-VERSION 4.5

Transkript

1 ELEKTRONISK SIGNATUR I STYRELSEPORTALEN SNABBGUIDE DENNA GUIDE HAR UPPDATERATS FÖR WEBB-VERSION 4.5 OCH IOS APP-VERSION 4.5 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INSTÄLLNINGAR ELEKTRONISK SIGNATUR STÄLLA IN AVANCERAD SIGNATUR STÄLLA IN BEGRÄNSAD SIGNATUR 4 2. SKAPA SIGNATURFÖRFRÅGAN VÄLJ ANVÄNDARE OCH VILLKOR 4 3. HANTERA SIGNATURFÖRFRÅGNINGAR SIGNERA ETT DOKUMENT 7 FÖRENKLA STYRELSEARBETET MED ADMINCONTROL 7 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M

3 3 1. INSTÄLLNINGAR ELEKTRONISK SIGNATUR Under inställningarna hittar du alternativet Password and Electronic ID (Lösenord och Elektroniskt ID) i dina personliga inställningar. För Avancerad elektronisk signatur har Admincontrol stöd för BankID och Mobilt BankID (Sverige och Norge), NemID (Danmark) och TUPAS (Finland). Begränsad elektronisk signatur baseras på användarens namn och telefonnummer som registrerats i Admincontrol och verifierats av en systemgenererad SMS-kod. För att kunna signera dokument i en portal måste användaren ställa in sin elektroniska signatur i inställningarna. Om ingen elektronisk signatur har valts innan en förfrågan om signering tas emot kommer användaren att ombes ställa in sin elektroniska signatur innan valmöjligheten att signera dokumentet visas. Under alternativet Electronic signature (Elektronisk signatur) kan användaren välja vilken elektronisk signatur som ska användas som standard för att signera dokument i hans/hennes användarportaler. Det finns två nivåer för den elektroniska signaturen: Advanced electronic signature (Avancerad elektronisk signatur) och Limited electronic signature (Begränsad elektronisk signatur). 1.1 STÄLLA IN AVANCERAD SIGNATUR När användaren ställer in en Avancerad elektronisk signatur måste han/hon ange sitt användar-id, verifierat av den associerade appen, säkerhetskodsgeneratorn eller PIN-koderna.

4 4 1.2 STÄLLA IN BEGRÄNSAD SIGNATUR När användaren ställer in Begränsad elektronisk signatur måste han/hon verifiera sitt namn och telefonnummer som registrerats i Admincontroltjänsten genom att ange en systemgenererad SMS-kod. 2. SKAPA SIGNATURFÖRFRÅGAN För att skapa en signaturförfrågan går du till mappen med dokumentet som du vill få signerat. Välj dokumentet i kryssrutan till vänster och klicka på More Actions (Fler åtgärder), och sedan på Signature request (Signaturförfrågan). 2.1 VÄLJ ANVÄNDARE OCH VILLKOR Välj personer från listan med användare. Du kan välja att meddela användarna via e-post, SMS eller pushmeddelande. När användarna har valts kan du ställa in villkoren för signaturförfrågan. Standard för förfallodagen är 30 dagar senare, och du kan ställa in ytterligare en påminnelse för signaturer som väntar. Standardinställningen för denna påminnelse är 3 dagar innan förfallodagen, men du kan välja det datum som passar dig. Standardnivån är inställd på Avancerad elektronisk signatur. Observera att en användare med Begränsad elektronisk signatur inte kan signera dokumentet med standardnivån, om inte användaren ändrar sina inställningar för elektronisk signatur (om det är möjligt). Annars måste nivån ändras till Begränsad elektronisk signatur. När signaturnivån ställs in på Begränsad elektronisk signatur kan alla användare signera dokumentet (med Avancerad elektronisk signatur och Begränsad elektronisk signatur).

5 5 Du kan förlänga förfallodagen för en förfrågan om det saknas signaturer när förfallodagen börjar närma sig. Du kan också välja att skicka påminnelser till de användare som inte har signerat än. Förlängningen kan göras en gång per signaturförfrågan och i upp till 10 dagar. Observera att du måste göra dessa ändringar innan den ursprungliga förfallodagen har passerat. Den sista sidan visar en sammanfattning. Klicka på Send request (Skicka förfrågan) för att slutföra processen. Du kan lägga till fler användare till förfrågan efter att den har skapats, och innan förfallodagen, genom samma process som ovan eller via genvägen under kugghjulsikonen i översikten över signaturförfrågningar.

6 6 3. HANTERA SIGNATURFÖRFRÅGNINGAR När en signaturförfrågan har skapats kan förfrågan hanteras under Signatures (Signaturer) i samma område som dokumentet finns i. Denna översikt kan bestå av en eller två delar. För användare som har ombetts att signera visas en del som kallas Documents to sign (Dokument att signera), som visar en översikt av väntande och slutförda signaturförfrågningar. Observera att om en förfrågan har löpt ut utan alla nödvändiga signaturer kommer förfrågan att bli ogiltig och måste skickas till alla personer igen. För administratören visas en andra del, som kallas Signature requests (Signaturförfrågningar). Denna del gör det möjligt för administratören att hantera signaturförfrågningar och se deras status. Genom att klicka på en signaturförfrågans aktuella status kan du kontrollera detaljer eller göra ändringar i den. Om du klickar på kugghjulsikonen hittar du även genvägar för att ändra förfallodag eller lägga till en användare.

7 7 3.1 SIGNERA ETT DOKUMENT Klicka på Sign (Signera) för att signera ett dokument. Då öppnas dokumentet på skärmen så att det kan läsas och signeras. En användare kan också välja att avböja att signera dokumentet. Då öppnas ett fönster där användaren kan ange varför han/hon avböjer. Observera att om en användare avböjer att signera dokumentet kommer signaturförfrågan att bli ogiltig, och en ny måste skapas och skickas till alla personer. FÖRENKLA STYRELSEARBETET MED ADMINCONTROL Vår vision är att skapa ett verktyg som stödjer styrelsens arbetsprocess från början till slut. Vår plattform Styrelseportal stödjer alla deltagare: ledningen, den administrativa personalen och styrelsen, hela vägen från planeringsstadiet till genomförandet och slutligen arkiveringen av protokollet. En säker, dedikerad lösning för samarbete och delning av innehåll för styrelsens medlemmar.

8 KONTAKTA OSS OM DU BEHÖVER MER HJÄLP W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M