Marina Eriksson (S), ej 23 Mandy Senger (M) Margaretha Holmström (S) Denise Magnusson (opol) Wivi-Anne Mulk (Sv)

Transkript

1 Plats och tid: Sammanträdesrum 3, kommunhuset, Jokkmokk, klockan Ajourneringar , Beslutande ledamöter: Per-Olof Hedström (Sv), ordförande Carina Sarri (Sv)) Marina Eriksson (S), ej 23 Mandy Senger (M) Margaretha Holmström (S) Denise Magnusson (opol) Wivi-Anne Mulk (Sv) Övriga närvarande: Monica Lundkvist, skolchef Carola Hansson, sekreterare Marja-Lena Pirak Falk, ekonom, Tid och plats för justering: Onsdag den 8 maj 2019 kl.15.00, kommunhuset, Jokkmokk Paragrafer: Underskrifter: Sekreterare... Carola Hansson Ordförande... Per-Olof Hedström (Sv) Justerande... Margaretha Holmström (S) Wivi-Anne Mulk (Sv) ANSLAG / BEVIS Organ: Barn- och utbildningsnämnden : Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Carola Hansson

2 2 Innehållsförteckning Ärenden markerade med * behandlas bakom stängda dörrar 17 Val av justerarare 18 Godkännande av föredragningslistan 19 Dnr 2019:252 Bokslut 2018 barn- och utbildningsnämnden 20 Dnr 2018:516 Besparingsförslag budget 2019 Minskad budget läromedel 21 Dnr 2018:516 Besparingsförslag budget 2019 Minskad kostnad skolpsykolog 22 Dnr 2018:516 Besparingsförslag budget 2019 Minskad kostnad administration 23 Dnr 2018:516 Besparingsförslag budget 2019 Minskad kostnad pedagogiska resurser 24 Dnr 2018:516 Budget 2019 internramar 25 Dnr 2018:516 Budgetuppföljning 2019, januari mars 26 Dnr 2019:453 Skolpeng Budgetäskande Dnr 2016:638 Barngrupper och lokaler i förskolan 29 Dnr 2011:1039 Pedagogisk omsorg 30 Dnr 2019:253 Revisionsrapport Ansvarsutövande 2018

3 3 31 Verksamhetsplan Dnr 2019:206 Skolinspektionen Huvudmannabeslut för förskoleklass och grundskola 33 Dnr 2019:80 Anmälan delegationsbeslut 34 Övriga anmälningsärenden 35 *Skolchefen informerar 36 *Återrapport skolfaddrar

4 4 17 Val av justerare att utse ledamöterna Margaretha Holmström (S) och Wivi-Anne Mulk (Sv) att justera dagens protokoll. Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum onsdag den 8 maj 2019 klockan

5 5 18 Godkännande av föredragningslistan att godkänna den upprättade föredragningslistan med nedanstående förändring. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) föreslår att ärende nr 13 får behandlas direkt efter ärende nr 8. Skolchefen föreslår att ärende nr 13 får behandlas direkt efter ärende 9. Ordföranden beslutar enligt skolchefens förslag.

6 6 Information Barn- och utbildningsnämndens sammanträde ajourneras så att kommunchef Annika Almqvist och ekonomichef Anna Wedin får möjlighet att informera om det ansträngda ekonomiska läget i kommunen. Verksamheterna visar ett tydligt underskott och kommunen behöver vidta åtgärder för att minska verksamheternas kostnader. Den inriktning till kostnadsminskning som visades vid den strategiska beredningen 3 april presenteras för ledamöterna i barn- och utbildningsnämnden. Avslutningsvis redogör ekonomichefen för hur kommunens budgetprocess är upplagd och hur budgetramen för respektive nämnd fastställs.

7 7 19 Dnr 2019:252 Bokslut 2018 barn- och utbildningsnämnden att lägga 2018 års bokslut med godkännande till handlingarna. Enligt följande tjänsteskrivelse från skolchefen uppgår den totala ekonomiska avvikelsen för barn- och utbildningsnämnden 2018 till kr Intäkterna uppvisar ett överskott på ,61 kr. Inom vissa områden har vi erhållit lägre intäkter än förväntat. Det gäller dels riktade statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan och dels intäkter för interkommunal ersättning. Statsbidraget för mindre barngrupper i förskolan erhölls inte på grund av att vi inte har uppfyllt de statliga kraven och vi har även fått återbetala en del redan beviljade medel för höstterminen Färre barn/elever från andra kommuner än förväntat har varit inskrivna i våra förskolor/skolor varför den interkommunala ersättningen är lägre än budget. Inom andra områden har Skolverket beviljat riktade statsbidrag i högre omfattning än vad vi budgeterat och vi har även erhållit momsbidrag i högre omfattning än förväntat. Detta medför att den totala avvikelsen blir positiv när det gäller intäkter. Kostnaderna uppvisar ett underskott totalt sett på ,91 kr. Fler barn/elever än förväntat från vår kommun har varit inskrivna i förskolor/skolor i andra kommuner. Kostnaderna för de fristående verksamheterna i den egna kommunen har blivit högre eftersom fler elever har tillkommit i förhållande till den beräkning som gjordes inför budget Personalkostnaderna är totalt sett lägre än budget. Det beror på att vikarier inte alltid har kunnat anställas på grund av bristande tillgång och att vissa tjänster tillsatts av personal med lägre lön än den ordinarie samt att sommarverksamheten blivit billigare. En oförutsedd engångssumma för pensionskostnad och löneskatt på 600 tkr minskar dock överskottet. Skolskjutskostnaderna samt köp av skolläkare och skolpsykolog blev lägre än budget. Under hösten beslutades det om återhållsamhet när det gäller

8 8 19 fortsättning kostnader till exempel läromedelsinköp, resor mm. vilket också medfört lägre kostnader. Trots att bokslutet för flera kostnadsdelar uppvisar överskott så blir den totala avvikelsen negativ eftersom vissa kostnader inte varit budgeterade i tillräckligt stor omfattning i förhållande till intäkterna för en del av de beviljade bidragen. s beredning Bokslut 2018 barn- och utbildningsnämnden Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ekonom Marja-Lena Pirak Falk deltar vid överläggningarna och lämnar en utförligare presentation av det ekonomiska utfallet Ledamoten Denise Magnusson (opol) begär att kostnaden för pension och löneskatt bättre ska förutses fortsättningsvis så att underskott ej behöver uppstå på grund av detta. Kopia till Ekonomichef Anna Wedin Personalchef Caroline Johansson Kommunstyrelsen

9 9 20 Dnr 2018:516 Budget 2019 besparingsförslag läromedel att som besparing i 2019 års budget minska budgeten för läromedel med 350 tkr. Reservation Ledamöterna Denise Magnusson (opol) och Mandy Senger (M) reserverar sig mot beslutet. Kommunfullmäktige har fastställt barn- och utbildningsnämndens budgetram 2019 till tkr. Trots skolledningens intensiva arbete med att lägga upp en budget i balans har man ej lyckts. Nämnden beslutade att uppdra till skolförvaltningen att till nämndens sammanträde i februari 2019 inkomma med förslag till besparingsåtgärder för att klara verksamheten inom den tilldelade ramen. Vid nämndens sammanträde den 5 februari presenterades olika besparingsåtgärder. Enligt underlaget återstod då tkr till ram. Barn- och utbildningsnämnden beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen då den budgetram som tidigare fastställts av kommunfullmäktige ej går att uppnå. Nämnden yrkade vidare att kommunfullmäktige ser över möjligheter till besparingar inom andra verksamheter och ger barn- och utbildnings-nämnden nytt budgetmål om tkr. I beslut uppmanar kommunstyrelsen barn-och utbildningsnämnden att följa den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för Kommunfullmäktige har behandlat frågan vid sitt sammanträde den 8 april och beslutat återremittera ärendet för att få in mer underlag gällande budgetramar för barn- och utbildningsnämnden inklusive övriga ersättningar, elevutveckling och det totala antalet anställda för åren Skolkontoret har överlämnat ett reviderat besparingsförslag till nämnden (se bilaga) där det framgår att tkr fattas för att klara den sedan tidigare tilldelade budgetramen. Den tidigare angivna summan tkr är fel på grund av felaktig dubbelbudgetering av kostnader till Matpolen.

10 10 20 fortsättning Vid arbetsutskottets sammanträde föreslog ordföranden administration som ett tillägg till de föreslagna besparingsåtgärderna och arbetsutskottet beslutade föreslå barn- och utbildningsnämnden att anta följande besparingar i 2019 års budget: Minskad budget läromedel Minskad kostnad skolpsykolog Minskad kostnad administration Minskad kostnad pedagogiska resurser Totalt 350 tkr 150 tkr 300 tkr 765 tkr tkr. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 5 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Kommunfullmäktige , 38 Kommunstyrelsen , 36 Barn- och utbildningsnämnden , 10 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Barn- och utbildningsnämnden , 70 Kommunfullmäktige , 65 Kommunfullmäktige , 40 Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) yrkar att ärendet bordlägges i avvaktan på att nämndens tilläggsyrkande har behandlats i kommunfullmäktige. Ledamoten Marina Eriksson (S), med instämmande av ledamoten Carina Saari (Sv) yrkar att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Ordföranden prövar de båda yrkandena och finner att barn- och utbildningsnämnden beslutat att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

11 11 21 Dnr 2018:516 Budget 2019 besparingsförslag skolpsykolog att som besparing i 2019 års budget minska kostnaden för skolpsykolog med 150 tkr. Reservation Ledamöterna Denise Magnusson (opol) och Mandy Senger (M) reserverar sig mot beslutet. Kommunfullmäktige har fastställt barn- och utbildningsnämndens budgetram 2019 till tkr. Trots skolledningens intensiva arbete med att lägga upp en budget i balans har man ej lyckts. Nämnden beslutade att uppdra till skolförvaltningen att till nämndens sammanträde i februari 2019 inkomma med förslag till besparingsåtgärder för att klara verksamheten inom den tilldelade ramen. Vid nämndens sammanträde den 5 februari presenterades olika besparingsåtgärder. Enligt underlaget återstod då tkr till ram. Barn- och utbildningsnämnden beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen då den budgetram som tidigare fastställts av kommunfullmäktige ej går att uppnå. Nämnden yrkade vidare att kommunfullmäktige ser över möjligheter till besparingar inom andra verksamheter och ger barn- och utbildnings-nämnden nytt budgetmål om tkr. I beslut uppmanar kommunstyrelsen barn-och utbildningsnämnden att följa den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för Kommunfullmäktige har behandlat frågan vid sitt sammanträde den 8 april och beslutat återremittera ärendet för att få in mer underlag gällande budgetramar för barn- och utbildningsnämnden inklusive övriga ersättningar, elevutveckling och det totala antalet anställda för åren Skolkontoret har överlämnat ett reviderat besparingsförslag till nämnden (se bilaga) där det framgår att tkr fattas för att klara den sedan tidigare tilldelade budgetramen. Den tidigare angivna summan tkr är fel på grund av felaktig dubbelbudgetering av kostnader till Matpolen.

12 12 21 fortsättning Vid arbetsutskottets sammanträde föreslog ordföranden administration som ett tillägg till de föreslagna besparingsåtgärderna och arbetsutskottet beslutade föreslå barn- och utbildningsnämnden att anta följande besparingar i 2019 års budget: Minskad budget läromedel Minskad kostnad skolpsykolog Minskad kostnad administration Minskad kostnad pedagogiska resurser Totalt 350 tkr 150 tkr 300 tkr 765 tkr tkr. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 5 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Kommunfullmäktige , 38 Kommunstyrelsen , 36 Barn- och utbildningsnämnden , 10 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Barn- och utbildningsnämnden , 70 Kommunfullmäktige , 65 Kommunfullmäktige , 40 Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) yrkar att ärendet bordlägges i avvaktan på att nämndens tilläggsyrkande har behandlats i kommunfullmäktige. Ledamoten Marina Eriksson (S), med instämmande av ledamoten Carina Saari (Sv) yrkar att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Ordföranden prövar de båda yrkandena och finner att barn- och utbildningsnämnden beslutat att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

13 13 22 Dnr 2018:516 Budget 2019 besparingsförslag administration att som besparing i 2019 års budget minska kostnaden för administration med 300 tkr. Reservation Ledamöterna Denise Magnusson (opol) och Mandy Senger (M) reserverar sig mot beslutet. Kommunfullmäktige har fastställt barn- och utbildningsnämndens budgetram 2019 till tkr. Trots skolledningens intensiva arbete med att lägga upp en budget i balans har man ej lyckts. Nämnden beslutade att uppdra till skolförvaltningen att till nämndens sammanträde i februari 2019 inkomma med förslag till besparingsåtgärder för att klara verksamheten inom den tilldelade ramen. Vid nämndens sammanträde den 5 februari presenterades olika besparingsåtgärder. Enligt underlaget återstod då tkr till ram. Barn- och utbildningsnämnden beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen då den budgetram som tidigare fastställts av kommunfullmäktige ej går att uppnå. Nämnden yrkade vidare att kommunfullmäktige ser över möjligheter till besparingar inom andra verksamheter och ger barn- och utbildnings-nämnden nytt budgetmål om tkr. I beslut uppmanar kommunstyrelsen barn-och utbildningsnämnden att följa den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för Kommunfullmäktige har behandlat frågan vid sitt sammanträde den 8 april och beslutat återremittera ärendet för att få in mer underlag gällande budgetramar för barn- och utbildningsnämnden inklusive övriga ersättningar, elevutveckling och det totala antalet anställda för åren Skolkontoret har överlämnat ett reviderat besparingsförslag till nämnden (se bilaga) där det framgår att tkr fattas för att klara den sedan tidigare tilldelade budgetramen. Den tidigare angivna summan tkr är fel på grund av felaktig dubbelbudgetering av kostnader till Matpolen.

14 14 22 fortsättning Vid arbetsutskottets sammanträde föreslog ordföranden administration som ett tillägg till de föreslagna besparingsåtgärderna och arbetsutskottet beslutade föreslå barn- och utbildningsnämnden att anta följande besparingar i 2019 års budget: Minskad budget läromedel Minskad kostnad skolpsykolog Minskad kostnad administration Minskad kostnad pedagogiska resurser Totalt 350 tkr 150 tkr 300 tkr 765 tkr tkr. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 5 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Kommunfullmäktige , 38 Kommunstyrelsen , 36 Barn- och utbildningsnämnden , 10 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Barn- och utbildningsnämnden , 70 Kommunfullmäktige , 65 Kommunfullmäktige , 40 Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) yrkar att ärendet bordlägges i avvaktan på att nämndens tilläggsyrkande har behandlats i kommunfullmäktige. Ledamoten Marina Eriksson (S), med instämmande av ledamoten Carina Saari (Sv) yrkar att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Ordföranden prövar de båda yrkandena och finner att barn- och utbildningsnämnden beslutat att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

15 15 23 Dnr 2018:516 Budget 2019 besparingsförslag pedagogiska resurser att som besparing i 2019 års budget minska kostnaden för pedagogiska resurser med 765 tkr. Reservation Ledamöterna Denise Magnusson (opol) och Mandy Senger (M) reserverar sig mot beslutet. Kommunfullmäktige har fastställt barn- och utbildningsnämndens budgetram 2019 till tkr. Trots skolledningens intensiva arbete med att lägga upp en budget i balans har man ej lyckts. Nämnden beslutade att uppdra till skolförvaltningen att till nämndens sammanträde i februari 2019 inkomma med förslag till besparingsåtgärder för att klara verksamheten inom den tilldelade ramen. Vid nämndens sammanträde den 5 februari presenterades olika besparingsåtgärder. Enligt underlaget återstod då tkr till ram. Barn- och utbildningsnämnden beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen då den budgetram som tidigare fastställts av kommunfullmäktige ej går att uppnå. Nämnden yrkade vidare att kommunfullmäktige ser över möjligheter till besparingar inom andra verksamheter och ger barn- och utbildnings-nämnden nytt budgetmål om tkr. I beslut uppmanar kommunstyrelsen barn-och utbildningsnämnden att följa den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för Kommunfullmäktige har behandlat frågan vid sitt sammanträde den 8 april och beslutat återremittera ärendet för att få in mer underlag gällande budgetramar för barn- och utbildningsnämnden inklusive övriga ersättningar, elevutveckling och det totala antalet anställda för åren Skolkontoret har överlämnat ett reviderat besparingsförslag till nämnden (se bilaga) där det framgår att tkr fattas för att klara den sedan tidigare tilldelade budgetramen. Den tidigare angivna summan tkr är fel på grund av felaktig dubbelbudgetering av kostnader till Matpolen.

16 16 23 fortsättning Vid arbetsutskottets sammanträde föreslog ordföranden administration som ett tillägg till de föreslagna besparingsåtgärderna och arbetsutskottet beslutade föreslå barn- och utbildningsnämnden att anta följande besparingar i 2019 års budget: Minskad budget läromedel Minskad kostnad skolpsykolog Minskad kostnad administration Minskad kostnad pedagogiska resurser Totalt 350 tkr 150 tkr 300 tkr 765 tkr tkr. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 5 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Kommunfullmäktige , 38 Kommunstyrelsen , 36 Barn- och utbildningsnämnden , 10 Besparingsförslag upprättat av skolkontoret Barn- och utbildningsnämnden , 70 Kommunfullmäktige , 65 Kommunfullmäktige , 40 Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) yrkar att ärendet bordlägges i avvaktan på att nämndens tilläggsyrkande har behandlats i kommunfullmäktige. Ledamoten Marina Eriksson (S), med instämmande av ledamoten Carina Saari (Sv) yrkar att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Ordföranden prövar de båda yrkandena och finner att barn- och utbildningsnämnden beslutat att ärendet ska avgöras idag och att varje besparingsförslag ska behandlas var för sig. Anmälan jäv Ledamoten Marina Eriksson (S) anmäler jäv och deltar ej i ärendets behandling och beslut.

17 fortsättning Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

18 18 24 Dnr 2018:516 Budget 2019 internramar att fastställa nedan föreslagna interna budgetramar för år Kommunfullmäktige har fastställt barn- och utbildningsnämndens budgetram för 2019 till tkr. Utifrån de förslag till besparingar som barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott har föreslagit har skolkontoret arbetat fram följande förslag till intern fördelning av den tilldelade ramen: Ansvar Budgetram Skolkontor , Rektor Östra , Rektor Västra , Rektor barnomsorg ,3 Totalt ,0 s beredning Förslag till internramar 2019 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 4 Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

19 19 25 Dnr 2018:516 Budgetuppföljning 2019, januari mars att lägga informationen om budgetuppföljning 2019 januari mars med godkännande till handlingarna, samt att uppdra till skolkontoret att utreda följande områden för eventuella besparingar: o Administration/ledning o Grundsärskolan i Vuollerim flyttas till Jokkmokk o Flytta åk 4-5 Porjus skola till Jokkmokk o Centrala tjänster som verksamhetsvaktmästare och mediehandledare o Pedagogiska resurser o Öppna åk 6 i Porjus. Budgetuppföljning för perioden januari mars 2019 har upprättats där följande resultat redovisas: Avvikelse Skolchef Rektor Östra skolan Rektor Västra skolan Rektor barnomsorg Totalt Helårsresultatet för 2019 prognostiseras till tkr. Vid budgetarbetet planerades en stängning av förskoleavdelningen Jarre. Stort antal barn som köar för förskoleplats gör att Jarre inte kommer att kunna stängas från hösten. Detta medför att avvikelsen med all sannolikhet kommer att bli större för barnomsorgsverksamheten på helår. Från skolkontoret har överlämnats förslag till områden att utreda med anledning av prognostiserat underskott 2019 samt eventuella besparingar 2020 (se bilaga). s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 7 Budgetuppföljning 2019 januari mars

20 20 25 fortsättning Förslag till områden att utreda med anledning av prognostiserat underskott 2019 samt eventuella besparingar Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) vill att man tar hänsyn till skolskjutskostnader och eventuell utflyttning från orten vid en flytt av årskurs 4-5 från Porjus till Jokkmokk. Vidare yrkar ledamoten att en flytt av årskurs 6 från Jokkmokk till Porjus ska läggas till bland förslagen till områden som ska utredas. Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Ekonom Marja-Lena Pirak Falk Ekonomichef Anna Wedin Kommunstyrelsen

21 21 26 Dnr 2019:453 Skolpeng 2019 att fastställa skolpeng 2019 för de olika verksamheterna enligt nedanstående förslag. Skolchefen lämnar följande information gällande begreppet skolpeng till ledamöterna: Ordet skolpeng finns inte i skollagen, men är det begrepp som oftast används för att beteckna att det för varje elev följer med en viss ersättning från kommunen till den skola som eleven går på. Skolpengen ska grunda sig på hemkommunens budget för kommande budgetår och ska beslutas före kalenderårets början. Bidraget består av ett grundbelopp och i förekommande fall ett tilläggsbelopp. Till barn- och utbildningsnämnden har nedanstående förslag till skolpeng 2019 överlämnats från skolchefen: Följande summor är priser exklusive moms och gäller bidragsberäkningar till Sameskolstyrelsen och annan kommunal huvudman kr/barn/år i förskola kr/barn/år i förskoleklass kr/barn/år i fritidshem kr/elev/år för årskurs kr/elev/år för årskurs kr/elev/år för grundsärskola årskurs 6-9. Följande summor är priser inklusive moms för fristående aktörer kr/elev/år för årskurs kr/elev/år för grundsärskola årskurs 6-9. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 6 Kopia till Sameskolstyrelsen Vuollerims Friskola

22 22 27 Budgetäskande 2020 att uppdra till skolkontoret att presentera förslag till budgetäskande 2020 vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde i september Enligt skolchefen pågår förarbetet gällande budgetäskande inför år Skolkontoret föreslår att ett färdigt förslag får presenteras vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde i september. Enligt skolchefen kommer beslutet gällande budgeten för år 2020 troligen att tas på kommunfullmäktiges sammanträde 4 november. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 8 Kopia till Skolchef Monica Lundqvist

23 23 28 Dnr 2016:638 Barngrupper och lokaler för förskolan att förändra tidsplanen för barn- och utbildningsnämndens beslut från till: - att följa Skolverkets rekommendationer gällande barnantalet inom förskolan, samt - att barngruppernas storlek kommer att vara inom Skolverkets rekommenderade intervallet senast är 2023, att barngruppernas storlek succesivt ska minska till Skolverkets rekommendationer, att skolkontoret tillsammans med fastighetsavdelningen ska utreda följande förslag till ökade lokaler för förskolan: - Lägenhet våren Anpassning av Jarres lokaler - Modul till Porjus, att lokalfrågan i Porjus ska redovisas vid nämndens juni-möte, samt att beslutet att stänga Jarre upphävs i avvaktan på nya lokaler. Barn- och utbildningsnämnden tog i juni 2016 beslut om att senast 2020 ska barngruppernas storlek vara enligt Skolverkets rekommendationer. Rekommendationer från Skolverket: I grupper med barn 1 3 år: 6-12 barn I grupper med barn 4-5 år: 9-15 barn Nuvarande barnantal i Jokkmokks kommun vårterminen 2019: I grupper med barn 1 3 år: barn (Jarre 8 barn pga mycket liten yta) I grupper om barn 4 5 år: barn. Totalt finns i kommunen 178 platser inom förskolan fördelat på 17 platser i Porjus, 34 platser i Vuollerim och 127 platser i Jokkmokk. Av dessa är samtliga i Jokkmokk, 28 i Vuollerim och 13 i Porjus nyttjade. Det finns dessutom 1 barn i kö i Jokkmokk som måste erbjudas plats i maj om fyramånadersregeln ska hållas.

24 24 28 fortsättning Det beräknade behovet av förskoleplatser 19/20 är i Porjus, i Vuollerim och i Jokkmokk. Det innebär att ytterligare cirka 25 platser krävs i Jokkmokk samt ytterligare 3-5 platser i Porjus om barngruppernas storlek ska minska till Skolverkets rekommendation år fortsättning Det innebär också att nuvarande lokaler inte räcker till i Jokkmokk med nuvarande storlek på barngrupperna, det saknas drygt 10 platser utifrån beräknat behov. Vid stängning av avdelningen Jarre saknas ytterligare 8 platser. I budgeten för 2019 finns beräknat att avdelningen Jarre med 8 platser ska stängas juli månad, detta då barnantalet verkade minska. Jarres lokaler behöver anpassas för förskoleverksamhet. Toalett är inte anpassad för verksamheten och det finns inte vatten/diskbänk att tillgå. Frågan om förskolans lokaler i Jokkmokk har tidigare diskuterats i barnoch utbildningsnämnden presenterade teknisk chef Erik Fagerström olika möjligheter gällande utökning av förskolans lokaler i Jokkmokk. Skolchefen, ordförande och vice ordförande fick då uppdraget att tillsammans med kommunledningsgruppen vidare diskutera de olika förslagen uppdrog nämnden till teknisk chef Erik Fagerström att skyndsamt utreda olika möjligheter för en utökning av förskolans lokaler i Porjus och lämna en återrapport till nämndens sammanträde i april. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 9 Tjänsteskrivelse från skolchef Monica Lundkvist Barn- och utbildningsnämnden , 13 Barn- och utbildningsnämnden , 68 Barn- och utbildningsnämnden , 33 Kopia till Skolchef Monica Lundqvist Teknisk chef Erik Fagerström

25 25 29 Dnr 2011:1039 Pedagogisk omsorg att revidera nuvarande riktlinjer gällande godkännande och rätt till bidrag för fristående förskola och enskild pedagogisk omsorg, samt att uppdra till skolchefen undersöka vad lagen säger i detta ärende, hur andra kommuner gör och hur kommunen gör med andra fristående verksamheter som inte är kommunala. Ledamoten Denise Magnusson (opol) har initierat ärendet om pedagogisk omsorg utifrån att hon personligen efterfrågat detta under två års tid men fått nej från Jokkmokks kommun. Enligt Denise Magnusson bryter kommunen mot lagen eftersom alla kommuner ska eftersträva att kunna erbjuda vårdnadshavarna valfrihet. Barn- och utbildningsnämnden har antagit riktlinjer för godkännande och rätt till bidrag för friststående förskola och enskild pedagogisk omsorg. Riktlinjerna antogs av kommunfullmäktige Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ledamoten Denise Magnusson (opol) yrkar att Jokkmokks kommun lyfter informationen på sin hemsida om att enskilda personer har möjlighet att starta upp pedagogisk omsorg och hur man går tillväga. Ledamoten Margaretha Holmström (S) yrkar att nuvarande riktlinjer revideras och att skolchefen får i uppdrag att undersöka vad lagen säger i detta ärende, hur andra kommuner gör och hur kommunen gör med andra fristående verksamheter som inte är kommunala. Ordföranden prövar de båda yrkandena mot varandra och finner att barnoch utbildningsnämnden beslutat i enlighet med Margaretha Holmströms förslag. Kopia till Skolchef Monica Lundqvist

26 26 30 Dnr 2019:253 Revisionsrapport Ansvarsutövande 2018 att arbetet med de tre övre punkterna i revisorernas rekommendationer vävs in i arbetet med kommande verksamhetsplan men att verksamhetsplan, riskanalys och internkontrollplan ska vara separata dokument, samt att, för att tydliggöra nämndens ansvarstagande för en ekonomi i balans, ska en ekonom delta vid varje sammanträde med barn- och utbildningsnämnden. För 2018 års verksamhet har revisionen genomfört den årliga ansvarsutövandegranskningen med inriktning på om styrelsen och nämnderna vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelade uppdrag. Bedömning av ansvarsutövandet har skett dels utifrån en översiktlig protokoll- och dokumentationsgranskning med ett antal så kallade kontrollmoment och dels utifrån diskussion med respektive nämnd/styrelse. Revisonen har även i viss utsträckning följt upp vidtagna åtgärder med anledning av de bedömningar och förslag som lämnats vid tidigare genomförda granskningar. Iakttagelser och bedömningar avseende barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande 2018 sammanfattas i bilagd skrivelse som bland annat innehåller följande rekommendationer till nämnden - utveckla återrapporteringen avseende mål och resultat - upprätta internkontrollplan, vilken kan innehålla plan för uppföljning av verksamhet och ekonomi - utveckla ett riskanalysarbete som grund för den interna kontrollen och plan för uppföljning till nämnden - tydliggöra sitt aktiva ansvarstagande för en ekonomi i balans. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 10 Skrivelse upprättad av revisorerna

27 27 30 fortsättning Barn- och utbildningsnämnden , 63 Kopia till Revisorerna Skolchef Monica Lundqvist

28 28 31 Verksamhetsplan att bjuda in ordinarie ledamöter och ersättare i barn- och utbildningsnämnden till en workshop 14 augusti, uppdraget är att ta fram en verksamhetsplan samt göra riskanalys och ta fram förslag till internkontrollplan till nämndens sammanträde , att uppdra till skolkontoret att i samverkan med verksamheten ta fram ett utkast inför workshop, samt att Stratsys presenteras under workshop. En ny verksamhetsplan för perioden ska tas fram. Arbetet med att implementera ett nytt kvalitetsledningssystem, Stratsys, har påbörjats och kommer att vara klart under hösten. Skolchefen har tagit fram följande förslag till arbetsgång för framtagandet av verksamhetsplanen: Skolkontoret tar i samverkan med verksamheten fram ett utkast inför workshop. Politiker i BUN bjuds in till en workshop i augusti, uppdraget är att ta fram ett förslag till verksamhetsplan samt göra riskanalys och ta fram förslag till interkontrollplan till BUN Stratsys presenteras under workshop. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 11 Kopia till Skolchef Monica Lundqvist

29 29 32 Dnr 2019:206 Skolinspektionen Huvudmannabeslut för förskoleklass och grundskola efter tillsyn i Jokkmokks kommun att uppdra till skolkansliet att återrapportera samt föreslå skriftlig redovisning till Skolinspektionen vid nämndens sammanträde Skolinspektionen har gjort en huvudmannatillsyn i Jokkmokks kommun. I beslutet Huvudmannabeslut för förskoleklass och grundskola efter tillsyn i Jokkmokks kommun beslutar Skolinspektionen att ge ett föreläggande till Jokkmokks kommun om att åtgärda följande brister och bristerna ska vara åtgärdade och rapporterade senast 30 augusti. Förutsättningar för utbildningen Skolinspektionen konstaterar att Jokkmokks kommun inte uppfyller författningskraven avseende att: Huvudmannen ser till att det vid grundskoleenheterna erbjuds studiehandledning på modersmålet till de elever som behöver det. (5 kap. 4 skolförordningen) Åtgärder - Se till att de elever i kommunens grundskolor som behöver studiehandledning på sitt modersmål får detta behov tillgodosett. En kartläggning har gjorts på Östra skolan för att inventera vilket behov av studiehandledning som finns. Kartläggningen visar att hösten 2019 finns det 15 elever med behov av studiehandledning i nio olika språk. Arbetet med att hitta studiehandledare har inletts. s beredning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott , 12 Tjänsteskrivelse upprättad av skolchef Monica Lundkvist Skolverkets beslut Huvudmannabeslut för förskoleklass och grundskola efter tillsyn i Jokkmokks kommun, daterat Kopia till: Skolchef Monica Lundqvist

30 30 33 Dnr 2019:80 Anmälan delegationsbeslut att lägga delegationsbesluten till handlingarna. Delegationsbeslut nr 4-5, enligt särskild bilaga, har anmälts till barn- och utbildningsnämndens sammanträde. 2018:516

31 31 34 Övriga anmälningsärenden att lägga delgivningarna till handlingarna. Nedanstående delgivningar har anmälts till sammanträdet: 1. Från kommunfullmäktige Beslut , 38, att återremittera ärendet gällande barn- och utbildningsnämndens begäran om extra budgetanslag Detta för att få in mer underlag gällande budgetramar för barn- och utbildningsnämnden inklusive övriga statliga ersättningar för åren , elevutvecklingen för åren och de totala antalet anställda för barn- och utbildningsnämnden för åren (dnr 2018:516). 2. Från kommunfullmäktige Beslut , 39, att enskilda förtroendevalda i styrelser och nämnder beviljas ansvarsfrihet för år 2018, detta då inga allvarliga anmärkningar riktas från revisorernas sida, samt att nämnder och styrelser tar till sig de synpunkter som revisorerna lagt fram och arbetar aktivt för att hitta lösningar på dessa (dnr 2018:452).

32 32 35 Skolchefen informerar att lägga informationen till handlingarna, samt att i första hand prioritera verksamhetsbesök på förskoleavdelningen Jarre och Porjus skola. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Skolchefen lämnar muntlig information om: - Likvärdig skola - Studiebesök från Övertorneå kommun Verksamhetsbesök vid sidan av faddersystem.

33 33 36 Återrapport skolfaddrar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Skolchefen redogör för de regler kring faddersystemet som har antagits av skolstyrelsen Ledamoten Denis Magnusson har i egenskap av fadder på Östra skolan hittills deltagit i - Verksamhetsbesök - Föräldramöte på grund av incident på skolan - Elevråd. Under morgondagen kommer hon att delta i skolrådet på Östra skolan.