Christina Fagerberg & Rickard Wass Journal via nätet i Västra Götaland

Transkript

1 0.9 Utkast 1(22) Beslutsunderlag BP1 Journal via nätet i Västra Götaland

2 0.9 Utkast 2(22) Innehållsförteckning 0.1 Syftet med dokumentet Versionshistorik Referenser INLEDNING VERKS AMHETS ANALYS Övergripande beskrivning av verksamhetsförändringen Målgrupp för förändringen Intressenter Interna intressenter Externa intressenter Beskrivning av berörd verksamhetsprocess inkl. gränsytor Risk och konsekvensanalys Beroenden Avgränsningar NYTTOBESKRIVNING OCH EFFEKTMÅL Nyttoeffekter Effektmål EFFEKTHEMTAGNING Effektmätning Effekthemtagningsansvarig Uppföljning av effekthemtagning EKONOMI Kostnader projekt Utveckling - Leverantörer av vårdsystem Resurser IT Resurser verksamhet Kommunikationsinsatser/produkter Sammanställning kostnader projekt Kostnader förvaltning Förvaltningskostnader leverantör Förvaltningskostnader VGR IT Förvaltningskostnad 1177 Vårdhändelser Sammanställning kostnader förvaltning Finansiering TIDSASPEKTER IT-P ÅVERKAN Övergripande förslag till IT-lösning... 15

3 0.9 Utkast 3(22) 7.2 Teknisk lösningsidé och arkitektur Lösningens genomförande Drift, support och förvaltningslösning IT-samband och beroenden Risk- och konsekvensanalys Avgränsningar AVSTÄMNING/S AMRÅD/FÖRANKRING Berörd verksamhet Arkitekturledning Säkerhetsledning Objektsägare/systemägare samt driftsansvarig Inköps-/avtalshållare Systemleverantör Övriga Förslag på förvaltningsstruktur KOMPETENSBEHOV...18 Kompetens- och resursbehov NYTTOVÄRDERING SÄKERHETS-/ OCH RISKHANTERING Genomförd riskanalys (Processbaserad riskanalys - PRA) enligt givna förutsättningar Förslag om riskreducerande åtgärder och ansvar för genomförande FÖRSLAG TILL BESLUT OCH VIDARE HANTERING BILAGOR...22

4 0.9 Utkast 4(22) 0.1 Syftet med dokumentet Beslutsunderlag BP1 ligger till grund för jämförelser och prioriteringar av verksamheters behov inom koncernen eller branschen. Ett beslut tas om att antingen initiera ett projekt, prioritera ned eller avvisa behovet. Under de avsnitt som inte är tillämpbara för aktuellt projekt, notera Inte tillämpbart. Eventuellt kompletterande information bifogas som bilagor. 0.2 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak ,9 Christina Fagerberg Rickard Wass Christina Fagerberg Justerat formuleringar och gjort tillägg i Inledningen och stycke 4, 5.1.1, 5.2.3, 7.4, 8.1, 8.2, 8.3 och 8.8 enligt önskemål från Branschberedning. Justerat formuleringar och gjort tillägg i stycke 1, 5 avsnitt och 5.3 samt , Rickard Wass Kompletterat stycke 8 samt justerat fomatering. Christina Fagerberg och Innehåller ändringar som gjordes under möte Rickard Wass med Anki Forsell Referenser Datum Version Förkortning Utfärdare Dokumentnamn BP0 Ingela Jägerstedt- Larsson Punkt 08a Journal på nätet, Beslutsförslag Mötesanteckningar IS/IT Branschledning Hälso- och sjukvård Mötesanteckningar IS/IT Branschledning Hälso- och sjukvård HSU Protokoll från HSU RS Protokoll från regionstyrelsen 9 dec. 2014

5 0.9 Utkast 5(22) 1 Inledning En nationell handlingsplan för ehälsa antogs i juni 2012 av styrelsen för Sveriges kommuner och landsting. Strategin Nationell ehälsa syftar till att skapa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg, rätt information, till rätt person, i rätt tid. Huvudstrategin är att stärka möjligheterna för invånarna att medverka i den egna vården och att stödja varje invånares engagemang för den egna hälsan. Det kan bland annat understödjas genom att individen har tillgång till sina egna hälsodata för att enkelt och säkert kommunicera med vården. Att tillgängliggöra journalinformation till invånare och patienter via Internet är ett högt prioriterat mål i handlingsplanen. Där framgår att alla invånare i Sverige ska kunna läsa all journalinformation från vård och omsorg under Syftet är att skapa möjligheter till ökad delaktighet i sin egen vård och göra den mer transparant och begriplig. Individens förmåga till analys och kunskap om sin person ska tas tillvara och driva vårdens utveckling framåt. I VGR anger 48 % att det skulle vara bra eller mycket bra att kunna läsa sin journal på Internet (Vårdbarometern 2013). Patientdatalagen ger sedan 2008 möjlighet för hälso- och sjukvården att lämna ut journalinformation till patienter elektroniskt. Syftet med Patientlagen, som trädde i kraft är att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Regionfullmäktige beslutade 2012 RF 19 att VGR ska ha hög beredskap för rask anpassning av de egna journalsystemen när det nationella systemet som då hette Mina journaler står klart. Beslutet fattades mot bakgrund av en motion om att underlätta för patienter att ha tillgång till sina egna journaler. Mot bakgrund av den nationella handlingsplanen för ehälsa och beslut i Regionfullmäktige beslutade Hälso-och sjukvårdsutskottet och Regionstyrelsen , RS att VGR ska arbeta med att tillgängliggöra journalinformation till invånare via säkra e-tjänster. För det behövs en genomförandeplan som bl a ska innehålla förslag till regelverk, tidplan kostnadsberäkning och finansiering av införandet av Journal via nätet som regiondirektören fick i uppdrag att återkomma till regionstyrelsen med, vilket sker våren Branschledning hälso-och sjukvård fattade ett inriktningsbeslut att uppdra åt objekt Huvudprocess vård att ta fram ett beslutsunderlag som beskriver förutsättningar, aktiviteter och kostnader för ett genomförande. Bifogar beredningsunderlaget för BP0 och Branschledningens mötesanteckningar (bilaga 1 och 2).

6 0.9 Utkast 6(22) 2 Verksamhetsanalys 2.1 Övergripande beskrivning av verksamhetsförändringen Organisationens påverkan Samarbetet mellan patient och vårdpersonalen kan stärkas Kan ge en mer engagerad patient Patienter är pålästa och kommer bättre förberedda vilket kan ge ett effektivare och kvalitativt bättre möte Patienten kan bidra med kvalitetsgranskning av journalen 2.2 Målgrupp för förändringen De huvudsakliga målgrupperna är interna, alltså medarbetare i vårdprofessionen under projektets implementeringsfas. Marknadsföring brett till invånare och patienter genomförs först när implementeringen är genomförd. 2.3 Intressenter Interna intressenter Ledning/ledningsgrupper, verksamhetschefer, medarbetare i vårdprofessionen, stabschefer, bla administration, ekonomi, juridik, HR etc, kommunikationschefer, IS/IT-styrmodellens samverksamsgrupperingar och beslutsforum, VGR-IT och politiska företrädare m fl Externa intressenter Patientföreningar, invånare, fackförbund, leverantörer, Inera AB, journalister och media, andra landsting, regioner och kommuner m fl. 2.4 Beskrivning av berörd verksamhetsprocess inkl. gränsytor Verksamhetsprocessen påverkas inte. Men effekten kan bli att professionen möter mer pålästa patienter.

7 0.9 Utkast 7(22) 2.5 Risk och konsekvensanalys Har att följa politiska beslut och nationella intentioner. Riskanalys görs under initiering av projektet. 2.6 Beroenden Vad gäller teknik finns många beroenden till anpassningar av system och för vad som behöver göras för nya Patientöversikten. Beroende av systemens teknikmognad och utveckling av dem. Nationellt är projektet beroende av stöd och resurser från Inera och 1177 Vårdguidens e-tjänster. 2.7 Avgränsningar Projektet avser ansluta AsynjaVisph, Melior, Obstetrix och Bild-och funktionsregistret till den nationella tjänsteplattformen. Projektet har att tillgängliggöra journalinformation elektroniskt till invånarna i VGR via säkra e-tjänster med möjlig start vid ett visst datum. Anslutningen av informationsmängderna sker etappvis beroende på systemets tekniska färdighet och verksamhetens mognad. Samtliga vårdverksamheter i den egenägda vården i VGR omfattas.

8 0.9 Utkast 8(22) 3 Nyttobeskrivning och effektmål 3.1 Nyttoeffekter I Uppsala läns landsting har invånarna haft tillgång till journal via nätet sedan slutet av Många erfarenheter från Uppsala läns landsting kan användas vid ett införande i Västra Götalandsregionen. Även erfarenheter från Region Skåne, som har infört ejournal våren 2014, kan utgöra underlag för införande i VGR. Ineras förstudie Din journal på nätet 2012, forskning och erfarenheter visar flera nyttoeffekter av journal på nätet. Patienten får bättre överblick över sin hälsa och vårdsituation Patienten känner sig bättre informerad och därmed mer förberedd och motiverad Patienten upplever en ökad delaktighet i vården och kan vara medaktör Journalen fungerar som ett verktyg för samverkan mellan vårdgivare och vårdtagare Bättre efterlevnad till behandlingar Vården blir mer begriplig och transparent Förtroendet för vården ökar 3.2 Effektmål Se nyttoeffekterna ovan. Minska den manuella hanteringen av utlämnande av journalinformation. Minska väntetiden för patienten att erhålla journalinformationen.

9 0.9 Utkast 9(22) 4 Effekthemtagning 4.1 Effektmätning Statistik från Inera AB för slagningarna mot tjänsten. Resultat från Vårdbarometern. Mer detaljer om effektmätningen hanteras i initieringen av projektet. 4.2 Effekthemtagningsansvarig Ansvarig för att mäta effekterna utses av hälso-och sjukvårdsdirektören. 4.3 Uppföljning av effekthemtagning Fastställs i samband med effekthemtagningsplanen.

10 0.9 Utkast 10(22) 5 Ekonomi 5.1 Kostnader projekt Utveckling - Leverantörer av vårdsystem Vårdsystem/tjänst Leverantör Utvecklingskostnad 2015 Melior Cerner Offert begärd * Obstetrix Cerner 200 tkr BFR Mawell (infobroker) 700 tkr AsynjaVisph CGM (LCAB) Ingen utvecklingskostnad, införandestöd kan tillkomma* Nya Patientöversikten genom adapter Tieto Offert begärd* Totalt: 900 tkr + * under utredning Resurser IT Roll/kompetens Uppskattad tid 2015 Timpris Totalpris Projektledare IT h 800 kr 960 tkr Koordinator Inera 400 h 1000 kr 400 tkr VGR IT ICC 200 h 1000 kr 200 tkr VGR IT Infrastruktur 200 h 600 kr 120 tkr VGR IT Applikation/Förvaltning VGR IT - Arkitekturledning 100 h 600 kr 60 tkr 50 h 1000 kr 50 tkr

11 0.9 Utkast 11(22) Totalt: tkr Resurser verksamhet Projektet har behov av resurser från ett flertal verksamheter. För dessa sker enligt regionpolicy ingen debitering. Se rubrik 9. Kompetensbehov för närmare beskrivning av behov gällande verksamhetsrepresentation Kommunikationsinsatser/produkter Produkt År Kostnad Digital media (t.ex. film, banners) Tryckt material (t.ex. affisch, infokort) Övrigt tkr tkr 200 tkr Totalt: 500 tkr Sammanställning kostnader projekt Typ/leverabel Utveckling leverantör Resurser IT Kommunikationsinsatser/produkter Kostnad 900 tkr* tkr 500 tkr Totalt: tkr + * under utredning Tabell 1 - Sammanställning kostnader projekt. Eventuella förvaltningskostnader som uppstår under 2015 täcks av projektbudget.

12 0.9 Utkast 12(22) 5.2 Kostnader förvaltning Förvaltningskostnader leverantör Vårdsystem Leverantör Förvaltningskostnad per år Melior Cerner Ej fastställd* Obstetrix Cerner 230 tkr BFR Mawell (infobroker) Ej fastställd* AsynjaVisph CGM (LCAB) Ej fastställd* Totalt: 230 tkr + * under utredning Förvaltningskostnader VGR IT Vårdsystem/område Melior Obstetrix BFR AsynjaVisph Regional tjänsteplattform (RTjP) Förvaltningskostnad per år tas fram av projektet tas fram av projektet tas fram av projektet tas fram av projektet tas fram av projektet Totalt: Tabell 2 - projektet utreder eventuell påverkan på befintliga förvaltningskostnader. Återkopplas till berörda objekt Förvaltningskostnad 1177 Vårdhändelser Tjänst Förvaltningskostnad per år 1177 Vårdhändelser 900 tkr tkr (uppskattat) * Totalt: 900 tkr tkr (uppskattat)

13 0.9 Utkast 13(22) *2015 utgår inga förvaltningskostnader för tjänsten I förvaltningskostnad till 1177/Vårdhändelser ingår första- och andra linjens support av 1177-organisationen för tjänsten Sammanställning kostnader förvaltning Typ Kostnad per år Leverantör tas fram av projektet * VGR IT tas fram av projektet * 1177 Vårdhändelser 900 tkr tkr Totalt: 900 tkr tkr + * tas fram av projektet 5.3 Finans iering För 2015 beräknas projektet att sammantaget kosta 8 mnkr. Bransch Hälso-och sjukvård har avsatt 3 mnkr och ytterligare finansiering söks av Patientsäkerhetsmedel hos Hälso-och sjukvårdsstyrelsen med 5 mnkr. Den tekniska förstudie som genomförts visar att IT-systemen behöver anpassas och utvecklas för att anslutas till nationell lösning för åtkomst till journalinformation via säkra e-tjänster. Dessa anpassningar görs till stor del av systemleverantörerna och behöver beställas av projektet. Systemen behöver sedan anslutas till den nationella infrastrukturen vilket görs av IT-personal. En mycket viktig del av projektet är som beskrivets ovan kommunikation. För denna del finns kostnader såsom exempelvis trycksaker och instruktionsfilmer. Sammantaget beräknas ovanstående aktiviteter kosta 8 mnkr för år 2015.

14 0.9 Utkast 14(22) 6 Tidsaspekter Landstingen och regionernas handlingsplan anger som mål att alla invånare i Sverige ska kunna läsa all journalinformation från både vård och omsorg under Projektet beräknas pågå under förstudiens resultat i VGR anger följande tidplan för anslutning, System År/kvartal Kommentar AsynjaVisph Obstetrix Bild-och Funktionsregistret 2015 Q Q Q4 Melior* 2016 Förstudie av leverantör pågår *Inga anpassningar av leverantör har gjorts för att möjliggöra anslutning av systemet till lösning för journal via nätet. Pågående förstudie av Cerner kommer att resultera i ett lösningsförslag med offert.

15 0.9 Utkast 15(22) 7 IT-påverkan 7.1 Övergripande förslag till IT-lösning Ansluta nämnda vårdsystem genom VGR s tjänsteplattform till den nationella tjänsteplattformen med hjälp av tjänstekontrakt. 7.2 Teknisk lösningsidé och arkitektur Figur 1. Logisk arkitektur av lösningsförslag. Samtliga vårdsystem kommunicerar mot den nationella miljön med hjälp av tjänstekontrakt. All trafik går genom den regionala tjänsteplattformen till den nationella tjänsteplattformen. 7.3 Lösningens genomförande Komplett lösningsförslag är ej ännu utarbetat. Beroende av presenterad lösning av vårdsystemsleverantör kan en kombination av offererade och egenutvecklade lösningar bli aktuella.

16 0.9 Utkast 16(22) De vårdsystem där leverantör har möjlighet att paketera tjänstekontrakt samt stöd för nationellt Engagemangsindex ligger första i releaseplanering. I de fall där utvecklingsprojekt kommer drivas av VGR IT i form av egenutförd mappning mot tjänstekontrakt är tidplan oklar. Utredning av detta pågår. Lösningen omfattar således införskaffande av nya tjänster från leverantör såväl som utveckling i den regionala tjänsteplattformen. Lösningen kan justeras i takt med att ny information framkommer. 7.4 Drift, support och förvaltningslösning Produktionssatt lösning ska förvaltas enligt regionens ordinarie förvaltningsmodell. First- och secondline-support hanteras av VGR IT. Third-line sköts enligt rutin av leverantör tillhandahåller första- och andra linjens support av sina tjänster. 7.5 IT-samband och beroenden Projektet är beroende av vårdsystemens ordinarie uppgraderingar. För kommunikation mot den nationella tjänsteplattformen finns ett beroende till den regionala tjänsteplattformen samt utfärdande av SITHS-funktionscertifikat. 7.6 Ris k- och konsekvensanalys Riskanalys görs under initiering av projektet. 7.7 Avgränsningar

17 0.9 Utkast 17(22) 8 Avstämning/samråd/förankring Följande godkännanden och synpunkter har inhämtats: 8.1 Berörd verksamhet Avstämt med regionchefsläkaren. 8.2 Arkitekturledning Avstämning med Arkitekturleding är genomförd. Fortsatt dialog sker under projekttiden. 8.3 Säkerhetsledning Avstämning med Säkerhetsledning är genomförd. Fortsatt dialog sker under projekttiden. 8.4 Objektsägare/systemägare samt driftsansvarig Avstämning sker löpande. 8.5 Inköps-/avtalshållare Görs under projektet. 8.6 Systemleverantör Sker löpande 8.7 Övriga Avstämning sker löpande med Stockholms läns landsting, 1177 Vårdguiden, Inera AB. 8.8 Förslag på förvaltningsstruktur Enligt regionens förvaltningsmodell Pm3 Bransch: Hälso- och sjukvårdsbranschen Objekt: Huvudprocess vård Tjänsten Vårdhändelser förvaltas av 1177.

18 0.9 Utkast 18(22) 9 Kompetensbehov Kompetens- och resursbehov Projektägare Styrgrupp Projektledare verksamhet Projektledare IT med IT-resurser efter behov Kommunikatör 1177 Vårdguiden Chefsläkare Medicinskt sakkunniga Representation från Objekt Huvudprocess vård Representation från Objekt Vårdadministrativ process Informatik Jurist Referensgrupper: facklig medverkan chefsläkargruppen, medicinska sektorsråd m fl Ambassadörer

19 0.9 Utkast 19(22) 10 Nyttovärdering Att tillgängliggöra journalinformation till invånare via säkra e-tjänster är ett högt prioriterat mål för landsting och regioner. Både nationellt och regionalt anges att syftet med att tillgängliggöra journalinformation till invånare via internet är att stärka möjligheterna för invånarna att medverka i den egna vården och att stödja varje invånares engagemang för den egna hälsan. Det kan bland annat understödjas genom att individen har tillgång till sina egna hälsodata för att enkelt och säkert kommunicera med vården. I VGR anger 48 % att det skulle vara bra eller mycket bra att kunna läsa sin journal på Internet (Vårdbarometern 2013). Hänvisar till avsnittet Nyttoeffekter kap 3.1.

20 0.9 Utkast 20(22) 11 Säkerhets-/ och riskhantering Genomförs vid behov under projekttiden 11.1 Genomförd riskanalys (Processbaserad riskanalys - PRA) enligt givna förutsättningar Genomförs vid behov under projekttiden 11.2 Förslag om riskreducerande åtgärder och ansvar för genomförande Genomförs vid behov under projekttiden

21 0.9 Utkast 21(22) 12 Förslag till beslut och vidare hantering Se dokumentet Förslag till beslut Journal via nätet i Västra Götaland.

22 0.9 Utkast 22(22) 13 Bilagor Bilagenummer Dokumentnamn Bilaga 1 Anteckningar bransch Bilaga 2 Punkt 08a Journal på nätet, Beslutsförslag