Human Resources och Volontärsamordning basnivå

Transkript

1 Human Resources och Volontärsamordning basnivå Modul 1: Introduktion till ideellt engagemang DU 1.1 Det ideella engagemangets betydelse: bidrar till ett samhälle med sammanhållning Vad är ideellt engagemang - grundläggande begrepp och myter Ideellt engagemang personliga värden, värden för organisationer och samhället i stort DU 1.2 Ideellt engagemang: en meningsfull upplevelse för alla Att välja en passande volontäraktivitet Grundläggande rättigheter och skyldigheter som volontär Modul 2: En annan typ av HR D.U. 2.1 HR anpassat för volontärsamordning: Volontärsamordnaren Särdragen i HR när det gäller volontärsamordning Färdigheter, attityder och uppgifter i volontärsamordning D.U. 2.2 Att skapa en kultur som passar volontärer 1

2 Human Resources och Volontärsamordning basnivå Allmänna mål: Den här kursen syftar till att hjälpa volontärsamordnaren att hitta de rätta förutsättningarna för sin volontärverksamhet och ge kunskap i hur man skapar en bra kultur och miljö tillsammans med sina volontärer. Modul 1: Introduktion till ideellt engagemang DU 1.1 Det ideella engagemangets betydelse: bidrar till ett samhälle med sammanhållning Vad är ideellt engagemang - grundläggande begrepp och myter Tänk tillbaka på tiden då du började som volontär. Vad var den utlösande faktorn för dig och vilka steg tog du för att bli volontär? Sökt du dig till den ideella organisationen eller ett specifikt volontäruppdrag eller snubblar du bara på det ideella engagemanget? Definition: Definitionerna för ideellt arbete kan variera, men det är allmänt betraktat som en verksamhet som utförs av fri vilja, vilken en person ger sin tid, erfarenhet och kompetens till förmån för samhället, utan ekonomisk vinning. Det finns fyra huvuddrag som gör att ideellt engagemang skiljer sig ifrån andra former av deltagande: Volontärarbete är en aktivitet som är fritt valda av varje individ. Människor måste kunna välja att engagera sig eller att inte bli inblandad, och någon form av tvång är oförenligt med andan i ideellt engagemang. Det är en verksamhet som riktar sig till nytta för samhället eller till det gemensamma bästa, i motsats till förmån för en enda individ. Ingen ersättning utgår eller förväntas för verksamheten (utom ersättning för direkta kostnader som genereras genom att utföra verksamheten, liksom transport och material). Det är en organiserad verksamhet, inom ramen för en ideell organisation eller annan formell eller informell grupp. Det betyder att varje person kan engagerar sig i samhället genom sina egna intressen, personliga färdigheter och sitt eget lärande, vilket i sin tur ger en känsla av egenvärde och respekt. Ideellt engagemang leder också till indirekta eller direkta fördelar såsom kompetensutveckling, sociala förmåner, förbättra anställbarheten och en rad andra särskilda skäl som kan vara av intresse för de 2

3 som engagerar sig. Varje person har en egen drivkraft när det gäller det ideella engagemanget. Andra grundläggande principer för ideellt engagemang som är viktiga att nämna och som kan vara viktiga att nämna för de som är inblandade i volontärverksamheten är dessa, se nedan. (Källa: Dacorum Compact - Volontärarbete uppförandekod [oktober 2003] Mångfald: Det ideella engagemanget bör vara öppet för alla, oavsett bakgrund, ålder, etnicitet, sexuell läggning, tro, etc. Delaktighet bygger broar och gör att en mångfald av människor känner sin inblandade i samhället. Exkludering i samhället kan övervinnas genom att människor skaffar sin kompetens, erfarenheter och kontakter i samband med att de hjälper andra eller tillsammans med andra engagerar sig i aktuella samhällsfrågor. Beslutsfattare och praktiker inom alla sektorer kan lära av att arbeta med volontärer från olika etniska grupper, åldersgrupper och andra demografiska sektorer, som kan ge relevanta erfarenheter från sina bakgrunder. Ett samhälle som bygger på mänskliga rättigheter bör uppmuntra ideellt engagemang då det bidrar till att skapa ett samhäller med lika rättigheter för alla. Ömsesidighet: Det är viktigt att det skapat ett ömsesidigt förtroende mellan volontären och den ideella organisationen. Volontärer som ger av sin tid och sitt engagemang utan ekonomisk vinnig bör uppmuntras för sin insats på andra sätt. Deras tid och kompetens måste tas tillvara och de måste också få något i gengäld för sin insats. Volontärer bör uppmuntras och uppmärksammas för sina insatser och ett erkännande för vad deras insats har betytt. Volontärsamordnaren bör sträva efter att volontären får färdigheter, erfarenheter, kontakter, en gemenskap med andra där de har roligt och känner sig som en del av organisationen och sammanhanget de deltar i. Erkännande: Uttryckligt erkännande av värdet av vad det frivilliga arbetet bidrar till samhället, till den sociala ekonomin och till bredare sociala mål, är grundläggande för en rättvis relation mellan volontärer, organisationer och regeringens politik och praktik. För den som är involverad i volontärverksamheten är det också bra att veta: Ideellt engagemang involverar människor med olika bakgrunder och med olika professionell bakgrunder. Det spelar ingen roll om vilken typ av aktivitet volontären ägnat sig åt, att sätta upp affischer eller leder en insamlingsaktivitet, båda volontärerna är precis lika värdefulla 3

4 och bidrar till verksamheten. Ideellt engagemang kan involvera människor som är tillgängliga på olika tider. Vissa människor vill och kan vara ideellt engagerade varje dag, medan andra kan engagera sig en gång om året eller kanske bara en gång i livet, det är fortfarande betraktat som ideellt engagemang. Alla kan engagera sig ideellt på olika sätt oavsett livssituationen. Det finns olika slags livssituationer som kan mötas med rätt profil på organisation och volontäraktivitet, exempelvis är du ung eller gammal kan du ha olika behov. Bor du i staden eller på landsbygden så finns det olika slags aktiviteter du kan ägna dig åt beroende av utbudet av organisationer. Det gäller också att skapa volontäraktiviteter som passar en mångfald och olika människor beroende på deras livssituation. Ideellt engagemang kan se ut på många olika sätt och utföras av olika slags volontärer beroende på deras egna färdigheter och erfarenheter. Vissa ideella engagemang kräver specifika utbildade eller utbildning inom det område de verkar inom, exempelvis räddningstjänst. En mycket viktig aspekt är att frivilligverksamheten inte ska användas som en ersättning för det arbete som anställda: En volontär bör ge ett mervärde, och inte ersätta medarbetare bara för att organisationen har dålig finansiering eller på grund av en dålig fördelning av uppgifter. Det är oetiskt att be frivilliga att utföra arbete jämställs med avlönat arbete, i stället för personal som ska göra detta på arbete. Även i organisationer där all personal arbetar på en frivillig basis, bör skillnaderna i arbetsbelastning skilja åt. Alla volontärer har inte samma tillgång eller vilja att engagera sig och ber den ideella organisationen vara uppmärksam på så att ingen känner att de utnyttjas eller har en alltför hög arbetsbelastning i sitt ideella engagemang. Ideellt engagemang personliga värden, värden för organisationer och samhället i stort Ideellt engagemang är av stort värde för alla inblandade aktörer volontärerna som lär, delar erfarenheter, ideella organisationer som får fler aktiva och mer kraft att utföra organisationens verksamhet, förmånstagarna eller målgruppen som den ideella organisationen arbetar för som får del av volontärernas arbete eller får umgås med volontärerna, det lokala samhället som berikas av volontärernas insats i det specifika området (vilket bidrar till samhället som helhet). 4

5 Ur den synvinkel, har ideellt engagemang många fördelar för volontären; Att få erfarenheter och lära sig att hantera ansvar Lära sig nya uppgifter, förmågor, kompetenser Att göra något bra för samhället Dela din upplevelse och känslan av att vara behövd Hålla igång och använda dina kompetenser Skaffa vänner, nätverk och lära känna offentliga personer Interagera med andra sociala grupper av människor och mottagare, Få nya perspektiv Starta en karriär eller testa en ny karriär Att ingå i ett dynamiskt team och/eller en respekterad organisation Som en del av en rörelse, förändring Ha roligt Ideellt engagemang har ett anmärkningsvärt pedagogiskt värde, det innebär learning by doing! Lärandet som genereras av att engagera sig i ideellt engagemang är av stor betydelse för ungdomar som har liten eller ingen arbetslivserfarenhet - för sin karriär, för vuxna - för att använda sina kunskaper i olika sammanhang, till seniorer - för att hålla sina färdigheter aktiva, för de som känner sig exkluderade från olika sammanhang - för att få grundläggande kunskaper och en känsla av tillhörighet, och så vidare. Till skillnad från formellt lärande har ideellt engagemang fördelen att det är flexibilitet: volontären kan välja vilka aktiviteter att engagera sig i, hur mycket att de vill engagera sig och vad man ska lära av varandra. Till skillnad från andra sorters läranden så är huvudfokus på ideellt engagemang det allmännas bästa, inte det personliga bästa. Förutom att lära sig nya färdigheter, vinner volontären också värdefulla sociala kompetenser: han eller får ofta en mer öppen inställning till andra, ökar sitt självförtroende och blir mer aktiv (som medborgare) och socialt ansvarstagande. Ideellt engagemang gör människor mer medvetna om 5

6 sociala problem och deras lösningar, och mer medvetna om vilka olika problem som drabbar olika grupper i samhället. Ur en organisatorisk synvinkel kan volontärer vara en viktig resurs. Volontärer ger ett mervärde till ett projekt eller en ideell organisation, genom att den ideella organisationen får fler aktiva som bidrar till organisationens mål, mer färdigheter och erfarenheter och det ideella. Fördelarna med att involvera volontärer kan vara många: Effekten av organisationens arbete ökar, exempelvis fler träd kan planteras genom lyckas insamling av miljöorganisationen, fler får spela innebandy tack vare fler ideellt engagerade innebandyledare etc. Fler människor får hjälpt tack vare fler som engagerar sig i den ideella organisationen Antalet, kvalitén och räckvidden av tjänsterna ökar Volontärer kan bli ambassadörer för organisationen i samhället Volontärer kan locka nya medlemmar, andra frivilliga eller sponsorer Volontärer kan ge välbehövliga kunskaper i organisationen Volontärer kan bli framtida medarbetare Ideella organisationer bör formulera värdet de sätter på volontärarbetet genom att införliva det i intern policys, årsredovisningen och verksamhetsberättelsen och i sättet de arbetar. Det är också viktigt att beskriva värdet av det ideella engagemanget och volontärerna innan organisationen involverar volontärer. Ur samhällsperspektivet, Volontärer och volontärengagemanget har synliga fördelar för förmånstagarna, ökar den sociala dialogen och sammanhållningen, ökar förtroendet för människor och deras förmåga att vara en kraft för förändring. Volontärarbete har blivit en värdefull aspekt för politiken på alla nivåer - lokal, nationell, europeisk och internationell, och många offentliga dokument betonar värdet av volontärarbete som skapare av socialt kapital. Dessutom kan vi inte försumma det ekonomiska värdet av volontärarbete. I vissa europeiska länder har den ekonomiska bidraget från volontärarbete kvantifierats och beräknas vara upp till 5 % av den totala interna produkten. Med all sina immateriella aspekter och material, kan volontärarbete ses som en viktig 6

7 aktör i utvecklingen av samhället. DU 1.2 Ideellt engagemang: en meningsfull upplevelse för alla Att välja en passande volontäraktivitet Som volontär eller som volontärsamordnare kommer du att stöta på människor som vill engagera sig ideellt men inte vet vilken typ av aktivitet skulle vara lämplig för dem. Du måste ha i åtanke att människor som är villiga att vara volontärer kan behöva vägledning från början. Här är några förslag: Hjälp din volontär att lära känna sig själv/ sig själv bättre. Vilka är några av hans eller hennes intressen och passioner? Vilka är de värderingar som styr honom eller henne som person? Vilka är några av deras favoritaktiviteter eller deras största framgång hittills? Vilka färdigheter, inställning, kunskap och tid har han eller hon att erbjuda? Detta är alltid en bra utgångspunkt i er relation. Alla har något som de är bra på eller något som de kan erbjuda, de behöver bara hjälpa att identifiera vad det är. En person kan vara bra på att tala inför publik, medan en annan kan vara bra på trädgårdsskötsel. En person kan vara mycket strukturerad, medan den andra kan vara mycket kreativa. En person kan vara en ledare, medan den andra kan vara en stor lagspelare. Vad vill han eller hon uppnå genom att engagera sig? Har den här personen viljan att lära sig eller dela med sig? Eller vill personen bara vara aktiv? Vill personen bli en del av en grupp eller kan motiveras av andra saker? Vilken typ av människor eller saker skulle han eller hon tycker om att arbeta med? Vissa människor tycker om att arbeta med människor medan andra är bättre på teknikrelaterade arbeten eller fysiskt arbete. Vad förväntar sig han/hon av den ideella organisationen eller från sitt ideella engagemang? Kan dessa förväntningar uppfyllas eller finns den någon annan lämpligare organisation där ute? 7

8 Hjälp din volontär att bättre lära känna din organisation och de möjligheter som den erbjuder utifrån hans eller hennes behov. Grundläggande rättigheter och skyldigheter som volontär Vilka rättigheter och skyldigheter volontärer har är viktigt att känna för dina volontärer, dig som samordnare och dina kollegor. Det är viktigt att tydliggöra rollerna, förväntningarna och skapa en grund för bättre förståelse av vad er volontärverksamhet innebär. Både volontärer och de organisationer de arbetar med har rättigheter och skyldigheter. Volontärer är engagerade i att utföra specifika uppgifter på ett specifikt sätt, medan organisationen åtar sig att ge volontärer givande erfarenheter och en möjlighet att bidra. Volontärer har rätt att: Ha en plats att utföra sin aktivitet på och lämpliga verktyg för att utföra sina uppgifter Vet syftet och vilka regler som gäller i organisationen. Lämplig introduktion och utbildning för jobbet i fältet och uppdaterad information om aktiviteterna. Ersättning för överenskomna utgifter. Behandlas som en medarbetare och om det krävs för uppdraget, en beskrivning av uppdraget, handledning, inkluderas i föreskrifterna om hälsa och säkerhet, antidiskrimineringslagstiftning och klagomålsprocesser i organisationen. Bli tillfrågade om någon arbetsrelaterad referens tas exempelvis utdrag ur brottsregistret. Hållas informerade om organisationsförändringar och orsakerna till förändringarna. Höras och ge förslag, kunna uttrycka sina åsikter och bli respekterade för sina åsikter Erkännas för sin insats som volontär Kontrollera vilken försäkring som er organisation har, om skyddet täcker även för era volontärer. 8

9 Volontärer har följande uppgifter: (ur "volontärernas rättigheter och skyldigheter Charta", som utvecklats av National Volunteer Center, Paris, Frankrike och som översatts och anpassats genom Pro Vobis volontärer i Rumänien, samt bearbetats av Volontärbyrån.) Vara säker - analysera dina känslor och se till att du vill hjälpa andra människor. Engagera dig inte förrän du är säker på värdet av de aktiviteter som du kommer att engagera i. Acceptera att någon har synpunkter - Du kommer att göra mer nytta och du kommer att utföra dina uppgifter på ett mer effektivt sätt om du talar med någon om dina aktiviteter och, om du tar emot vägledning. Vara trovärdig - Gör vad du lovade att du kommer att göra, lovar inte att utföra uppgifter som du är osäker på om du vill eller hinner göra. Vara lojal - Ge förslag men acceptera reglerna, kritisera inte utan att ha belägg vissa saker har en god anledning att fungera som de gör, fråga och be om en förklaring istället. Säg vad du tycker Fråga sådant du inte förstår, hålla inte frågor eller frustrationer för dig själv det kommer bara att göra att du inte längre känner dig tillfreds med ditt engagemang och det kan problem i organisationen. Vara villig att lära dig något nytt - Utbildning kan vara avgörande, och hjälper dig att göra ditt jobb på bästa sätt. Lär dig allt du kan Försök att lära dig så mycket som möjligt om den organisation där du är engagerad och din uppgift det gör det roligare och viktigare. Var en god lagspelare - Hitta din plats i laget, att vara volontär är mycket trevligare om du inte är ensam. Vissa rättigheter och skyldigheter inom organisationen: Följ alla rättsliga föreskrifter om volontärarbete som gäller i det land där du verkar. Välj den mest passande volontären för ditt volontäruppdrag, genom att intervjua och gå igenom alla som söker sig till er. Detta kan innefatta referenser och utdrag ur brottregistret kontroller för att kontrollera om personen inte är förbjuden att arbeta eller exempelvis är förbjuden att arbeta direkt med barn. Räkna med frivilliga att följa sina arbetsbeskrivningar/konturer och organisationens uppförandekod. Tillhandahålla utbildning om det behövs. Beakta säkerhetsföreskrifter. 9

10 Låt volontärer sköta sitt ideella engagemang under ansvar och låt de agera under frihet där det är möjligt, ge dem det förtroendet. Modul 2: En annan typ av HR D.U. 2.1 HR anpassat för volontärsamordning: Volontärsamordnaren Särdragen i HR när det gäller volontärsamordning Human Resource ofta förkortat HR handlar om att ta hand om arbetskraften i en organisation, att anpassa arbetskraften efter uppdraget, hantera de processer som de deltar i, tillgodose behovet av arbetskraft och hantera förändringar i arbetslivet. Rekrytera och involvera volontärer för organisationen är ett steg som måste planeras noga, precis som alla HR- aktiviteter. Eftersom volontärer är en särskild kategori inom organisationen - med mycket olika slags engagemang, motivation och behov än personalen bör volontärerna i organisationen hanteras och tas om hand av en särskild person volontärsamordnaren. Volontärsamordnaren roll är att matcha lämplig volontär till rätt position, beroende på behoven i organisationen, men också med hänsyn till behovet och förutsättningarna hos volontären. Därför är hans eller hennes roll dubbel: att se till att behoven och motivation volontären är uppfyllda, men också att se till att organisationens behov (och även för de anställda direkt arbetar med volontärer) uppfylls genom att engagera volontärer. När det inte finns någon särskild tilldelad volontärsamordnare finns det en stor risk att volontärerna glöms bort eller inte tas hänsyn till av de anställda. Volontärer behöver oftast fortsätta få feedback för sitt engagemang och stöd för att motivationen till att engagera sig ska hålla i sig. Det är av den anledningen som ogästvänlig miljö men bristen på stöd kan göra att volontärerna tappar intresse och inte hitta sin plats i organisationen och i värsta fall lämnar de organisationen för att de känner sig försummade och inte uppskattade. När man jämför volontärer och anställda i samma organisation, finns det oftast mer eller mindre likartade krav: att ha rätt kompetens, att tar på sig ansvar och uppgifter, att arbetar i team med 1

11 respekt för tider och tidsfrister, respektera regler och så vidare. Men att arbeta tillsammans med volontärer är annorlunda än att samordna anställda eftersom vi har att göra med människor som, till skillnad från anställda i en organisation: inte betalas för det arbete de gör och därmed är deras huvudsakliga motivation till att delta i vissa aktiviteter är annorlunda än det ekonomiska, har andra aktiviteter och ofta även ett jobb eller är studerande eller har annan sysselsättning, vilket gör den tid som de kan tilldelas till en viss volontärverksamhet kan vara mycket mer begränsad och dyrbar än för medarbetare, gör vissa aktiviteter av ren passion, vilket är varför de behöver se en hög grad av intresse och engagemang från volontärsamordnare. Därför är samordningen av volontärer speciell ur många synvinklar. Det är därför det finns behov av att ha en dedikerad person speciellt tilldelad denna roll (eller åtminstone det mesta) i organisationen. Färdigheter, attityder och uppgifter i volontärsamordning Volontärer söker sig till era organisationer eftersom de tror på den förändring du vill åstadkomma i världen, dina värderingar och ditt uppdrag, på det sätt er organisation kommunicerar med omvärlden när det gäller era områden och frågor. Och du, en person som arbetar med volontärer, måste uppmärksamma den relation du skapar med människor som börjar som volontärer i din organisation. En volontärsamordnare med rätt kompetens, och företrädesvis en heltid, är därför av yttersta viktig för framgången av er volontärverksamhet. Praktisk erfarenhet har visat att volontärsamordnaren kan vara den viktigaste faktorn för i arbetat med att förändra en organisation, där volontärengagemanget är ytlig till en organisation där volontär engagemang har en betydande positiv plats och påverkan på den ideella organisationens uppdrag och arbete. På grund av sin roll om volontärsamordnare måste personen ha vissa egenskaper, som är specifika för samordning av volontärer. Nedan är några av de förmågor som det gäller att ha för att arbeta med volontärer (anpassad från Ellis, 1996): 11

12 Kunskap om ideellt engagemang och förmågan att på ett positivt och konsekvent sätt beskriva volontärverksamheten En bred syn när det gäller möjligheterna att engagera sig ideellt och även om vad organisationen kan tjäna på att ha en bra volontärverksamhet En god förståelse för vad som driver volontärer och en god förmåga att uppmärksamma de enskilda motiv varje volontär har En god förståelse vad det ideella engagemanget er och vilka fördelar det finns med att inkludera fler och en mångfald av människor i organisationen (deltagande av ungdomar, vuxna, äldre personer, olika minoriteter och personer med funktionshinder) Goda ledaregenskaper En förmåga att förstå människor Entusiasm och energi Förmågan att tala fritt och leverera offentlig presentation på ett enkelt sätt; Kännedom om vad som bidrar till samhället i stort God förmåga att analysera uppgifter och ansvar på grund av att arbetet måste delas upp i uppgifter som är tillräckligt små för delas ut på volontärer God förmåga att hantera och arbeta med detaljer (som att justera oregelbundna arbetstider för volontärer etc.) Öppenhet för att anpassa idéer från olika sammanhang till de särskilda behoven i den ideella organisationen. En välplanerad process för att hantera volontärer behöver en bra volontärsamordnare som lätt kan hitta människor som är villiga att engagera sig och som är lämpliga för hans/hennes organisation. En bra volontärsamordnare ser således till att det syfte och mål en organisation har uppfylls tack vare samordnares förmåga att ta tillvara de ideellt engagemanget, ditt arbete bidrar till att skapa ett bättre samhälle kort och gott. Volontärsamordnare är ofta ett stöd och en mentor för hans/hennes volontärer och gränssnittet mellan de anställda i din organisation och den som ska se till att volontärverksamheten är effektiv. Nedan hittar du några av de mer detaljerade uppgifter volontär samordnare, de kallas också de nio stegen i volontärsamordning.. 1

13 A. Planering och ledning 1. Analyser organisationen behov och förmånstagarnas behov 2. Skapa en vision om hur volontärerna ska involveras i organisationens verksamhet 3. Formera målet och syftet med volontärverksamheten 4. Etablerar volontäruppdrag 5. Upprättar riktlinjer och rutiner 6. Hanterar resurserna 7. Stödja volontärerna 8. Ta initiativ till nya projekt 9. Utveckla en professionell inställning till volontärerna B. Hitta volontärer och PR 1. Analyserar behovet av volontärer 2. Planer hur volontärerna ska hitta till organisationen 3. Skapa material för att kunna nå volontärerna 4. Hanterar och leder processen med att hitta och tillsätta volontärerna C. Intervjuer och urval 1. Förbereder organisationen för nya volontärer 2. Förbereder och genomför intervjuer 3. Välja volontärer 4. Placera volontärerna 5. Skapa volontärgrupper och göra det enkelt att delta i volontärgrupperna D. Introduktion och utbildning 1. Förbereda information om verksamheten och organisationen som gäller för alla volontärer, oavsett verksamhetstyp 2. Erbjuder stöd till andra anställda för att arbeta med volontärer 3. Skapar en inledande utbildningsplan 4. Förbereder manualer, broschyrer och annat informationsmaterial 1

14 E. Leda och ta hand om volontärerna 1. Vara en tydlig ledare för volontärerna 2. Leda indirekt 3. Medla mellan volontärer 4. Utvärderar enskilda volontärers prestationer F. Motivation och meriter 1. Motivera, uppmuntra och visa volontärerna uppskattning 2. Se till att samla och sammanställa volontärernas meriter 3. Se till att det finns rutiner för att hålla motivationen uppe 4. Söka nya sätt att motivera volontärerna G. Utvärdera volontärverksamheten 1. Samordnar regelbundna utvärderingar 2. Samla bevis och rapporter 3. Se på de olika delarna i volontärverksamheten och hur de har utvecklats 4. Föreslår förbättringar, baserade på utvärderingsresultat H. Övriga ansvarsområden 1. Vara en del av organisationens insamlingsaktiviteter 2. Fråga efter donationer för organisationens räkning 3. Representerar organisationen i samhället 4. Främja ideellt engagemang som ett sätt för yrkesmässig och personliga prestationer och som en nödvändig resurs för samhällsutveckling. Denna modell är en typ av modell som du kan använda dig av, du kan också använda dig av de delar i modellen som du tycker passar din organisation och den roll du har, utifrån din förmåga, dina resurser och det stöd som du har tillgängliga. 1

15 D.U. 2.2 Att skapa en kultur som passar volontärer För att vara produktiva och känna sig värderade bör volontärerna omges av ett gynnsamt klimat i organisationen som de är engagerade i. För att skapa en kultur och ett klimat som passar volontärerna finns det en rad aspekter som bör förberedas innan man involverar volontärerna och en del arbete som behöver genomföras under tiden arbetet pågår. Och det är viktigt att försöka skapa en öppen och vänlig organisationskultur. Några av de aspekter som gör kulturen och miljön volontärvänlig är; Att det finns en levande och använd volontärpolicy beträffande volontärarbete inom organisationen och en öppen deklaration av volontärarbete som ett värde för hela organisationen, genom intern och extern kommunikation Att det finns en tillgänglig och utbildad person som leder och stödjer arbetet av volontärer på ett professionellt sätt volontärsamordnaren Att det finns ett professionellt volontärsamordnarsystem, inklusive verktyg och dokument som behövs för att kunna ta hand om och leda volontärer Att det finns personal som är öppna och beredda att samarbeta med volontärer, vilket gör att volontärerna känner sig en del av laget och att anställda och volontärer behandlar varandra med respekt Att se till att säkerhets och riskförebyggande åtgärder finns för volontärerna Att säkerställa att det finns plats och utrymme för volontären att göra sina uppgifter, Att säkerställa snabba återbetalningar för diverse kostnader som volontärer har Att se till att organisationen har ett öppet och tillgängligt informationsflöde och en öppen och flexibel atmosfär Att värdera volontärfeedback och idéer, hålla en optimal nivå av motivation och erkänna speciella meriter etc. 1

16 Alla ovanstående faktorer tillsammans gör att en volontär känner sig omhändertagen och uppskattad, och det kommer att höja volontärens motivation och säkerligen leda till att insatsen som volontären gör kommer att vara bättre. Det blir lättare att attrahera och behålla nya volontärer och fler volontärer som kommer att ha en positiv och trevlig upplevelse med organisationen. Organisationskulturen är en viktig aspekt som kan göra att frivilliga kan känna sig hemma i organisationen, eller så känner de sig obekväma. Den som ansvara för volontärer bör volontärer bör uppmärksamma den typ av kultur som utvecklas inom organisationen, och den typ av människor som tenderar att ansluta sig till organisationen (både personal och volontärer). Organisationskultur har diskuterats inom organisationsteori och management, men den fått mycket mindre uppmärksamhet inom icke-statliga sektorn forskning och bredare utvecklingsstudier (Lewis 2002). En enkel definition av organisationskultur är "hur vi gör med saker och ting här,"hur vi tänker om saker ting här", eller "de gängse värderingar och övertygelser som hålls inom en organisation". I den sistnämnda mer komplexa definitionen fokuserar Edgar Schein (1985) på hur det skapas en förhandling och konstruktion av de värderingar och betydelser som uttrycks genom organisatoriska artefakter, motivation och beteenden. Ett steg för e framgångsrik verksamhetsutveckling är att bedöma den rådande organisationskulturen. För bedömning en organisations kultur är de viktigaste indikatorerna dessa: Gemensamma värderingar och normer Dominerande ledarstilar I vilken grad regler och förfaranden tillämpas Vad identifieras som framgång Symboler och ritualer Hur människor associerar Låt oss se ett diagram över organisationskultur modeller. Kan du känna igen vilken slags kultur som råder inom din organisation? 1

17 Innovativ kultur Dynamiskt, kreativ miljö Ledarna är innovativa och tar risker Engagemang från experiment och innovationer Initiativ, frihet och entreprenörskap Framgång: nya projekt och tjänster Hierarkisk kultur Strukturerad miljö med regler Ledaren samordnar och är effektiva Åtagande från en jämn organisation Ordning, säkerhet, förutsägbarhet Framgång: en pålitlig service, smidig och effektiv planering Familjorieterad kultur Vänlig, social miljö Ledaren stimulerar och stödjer Starkt engagemang utifrån lojalitet och tradition Samarbete och deltagande Framgång: när människor tas om hand och är nöjda Marknads kultur Miljö syftar resultat Ledaren är krävande och affärsmässig Engagemang genom betoning av prestationer Målinriktad, att utmärka sig på, namn erkännande och tillväxt Framgång: när organisationen är viktig i jämförelse med andra organisationer. Även om det finns en dominerande kultur inom en organisation kan det vara en blandning av flera olika kulturer eller så kan organisationen hämta element från andra organisationskulturer. De flesta ideella organisationer har en familjorienterad kultur, med en vänlig och öppen miljö inriktad på samarbete snarare än konkurrens, där framgång är inriktad mot förmånstagare och samhället. Denna öppenhet och flexibilitet gör det möjligt för volontärer att hitta sin plats och 1

18 passar in i organisationen. En organisationsstruktur som är mycket styv och byråkratiska är mindre sannolikt att vara öppen och anpassad till volontärer och oftast är en sådan kultur mindre attraktiva för volontärer. Vad som är attraktivt och inte beror också givetvis på personlighet, men i allmänhet är en mer flexibel organisation - utan att påverka hur duktig organisationen är på att ta hand om volontären mer sannolikt miljö för att fånga volontärer än en miljö som inte är flexible. En annan aspekt av kultur som är mycket relevant när det gäller att engagera volontärer är delaktighet och mångfald, som organisatoriska värden. Med tanke på att volontärer kan och bör komma från olika bakgrunder, är det viktigt att organisationen som helhet (genom sina värderingar och sin kommunikation) och dess personal respekterar mångfald i alla dess former - i samband med kön, ålder, funktionshinder, etnicitet, religiösa, kulturella och sociala bakgrund. Nu när du förmodligen har kunnat utläsa vilken typ av kultur din organisation har, hur tror du att du kan göra den inre miljön mer vänliga och stödjande för befintliga och nya volontärer? 1