Yttrande - genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamhetens i förvaltning och bolag Dnr En 12/40, HM 12/45, Ja 12/59, Va 12/44.

Transkript

1 Tjänsteskrivelse Kontor Kommunstyrelsens kontor Handlaggare Vivian IC~U Enhörna kommundelsnämnd Hölö-Mörkö kommundelsnämnd Järna kommundelsnämnd Vårdinge-Mölnbo kommundelsnämnd Yttrande - genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamhetens i förvaltning och bolag Dnr En 12/40, HM 12/45, Ja 12/59, Va 12/44. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade i december 2008 att bilda ett inköpsbolag och att bolaget efter två år ska utvärderas. Konsultföretaget PWC har genomfört en genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag för perioden Rapporten har remitterats till kommunens nämnder och styrelser med en begäran om att ge kommentarer till rapportens rekommendationer samt särskilt besvara följande frågor: Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltninglbolag? Hur ska kunskapen öka i förvaltning och bolag, SA att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som gäller och hur man framför allt hittar avtalsleverantörer och priser. Kontorets förslag till beslut är att anta fackkontorens förslag som sina egna att överlämna till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunstyrelsens kontor Tjänsteskrivelse utbildningskontoret Tjänsteskrivelse social- och omsorgskontoret Tjänsteskrivelse kultur- och fiitidskontoret Postadress Södertälje Tfn O10 O0 sodertalie. komrnunbsodertalie.se

2 Tjänsteskrivelse samhallsbyggnadskontoret Genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag Ärendet Kommunfullmäktige beslutade i december 2008 att bilda ett inköpsbolag och att bolaget efter två år ska utvärderas. Konsultföretaget PWC har genomfört en genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag för perioden Utvärderingen har genomförts utifrån bolagets agardirektiv samt bolagets egen inköpsstrategi. Genomlysningen avslutas med rekommendationer om förbättrings- och utvecklingsåtgärder för att uppnå Telge Inköps inköpsmål och ägardirektiv. Koncernstyrelsen beslutades att remittera den till samtliga dotterbolagsstyrelser i Telgekoncernen samt till alla nämnder i förvaltningen för att ge möjligheten att kommentera de förbättringsförslag som genomlysningen rekommenderar samt specieilt besvara följande frågeställningar: Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltning/bolag? Hur ska kunskapen öka i er förvaltning och bolag, sil at alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som gäller, hur man hittar avtalsleverantörer och priser o s v? Verksamhetsgenomlysning är uppdelad i sex avsnitt: 1. Introduktion till uppdraget -Genomlysning av T1 utifihn uppfyllda av tigardirektiv, mognadsgrad och ekonomisk prestation. 2. Spendöversikt -0versiktlig spendanalys av inköpsvolymen och avtalsefterlevnad 3. Kategorianalysen -Detaljerad analys och kostnadsnivhjämforelser for fem utvalda kategorier. 4. Inköpsförmåga -Mognadsbedömning innehhller samtliga aspekter av inköpsarbetet från strategi till exekvering och uppföljning 5. UppQllnad av agardirektiv -1 vilken grad verksamheten nhr uppsatta mal i tigardirektiven. 6. Rekommendationer -Förbtiibings- och utvecklingshtgärder som kravs for att uppnh T1 inköpsmal. Sammanfattningsvis framför utbildningskontoret att det är viktigt att fortsatta arbetet med att förbättra den inköpsrapport som visar avtalstroheten så att statistiken blir rättvisande och kan användas som ett bra underlag till förbättringsåtgärder inom kontoret. Utbildningskontoret och Telge inköp har påbörjat ett samarbete med regelbundna

3 avstämningar for att öka avtalstroheten. Det är viktigt att detta arbete fortsätter och utvecklas. Om avtalstroheten ska öka är det viktigt att avtalen upplevs som prisvärda och att de omfattar de varor och tjanster som efterfrågas i pedagogiska verksamheten. Vidare ar det viktigt att information, regler och rutiner for inköp är ändamålsenliga och tillgängliga för den personal som ansvarar för inköp i verksamheten. För att kunna uppnå detta är det viktigt att Telge Inköp ar lyhörd for verksamhetens behov men även att utbildningskontorets personal deltar aktivt och bidrar med sina kunskaper om verksamheten i samband med utarbetande av kravspecifikation m m. Social- och omsorgskontoret skriver att ett samarbete med representant for Telge Inköp och verksamhetscontrollers på social- och omsorgskontoret har pågått en tid. Detta har i nuläget lett till att en del oklarheter har retts ut och att vissa förändringar genomförts som har förbättrat avtalstroheten. Inom äldreomsorgens verksamheter lämnar Telge Inköp regelbunden statistik över inköp och om dessa följt ramen for de avtal som upprättats. Telge Inköp besöker dessutom ledningsgruppen för information och utbildning for att öka kunskaperna om avtalstrohet. Kultur- och fritidskontoret har inget att invända mot rapportens rekommendationer, men betonar vikten av att upphandlingarna ska vara väl anpassade efter verksamheternas behov. Dialog och kontakt mellan verksamheterna och Telge Inköp måste förbättras liksom att avtalen är behovsanpassade samt lätta att hitta för att efterlevas i större utsträckning, Kunskapen om avtalen förbättras genom utbildning och att det blir lättare att söka bland avtalen. Samhällsbyggnadskontorets synpunkter följer i stort den dispositionen som finns att hitta i genomlysningen och ger avslutningsvis sammanfattande förslag. Översynen bör kompletteras med utredningar hur inköps- och upphandlingsverksamheten påverkat beställarnas arbetssätt och på vilket sätt det ekonomiska utfallet påverkats på resultatnivå. Med nuvarande erfarenheter och för att nå ett optimalt ekonomiskt utfall på köpta tjanster och produkter behövs en kapacitets- och kompetensmassig förstärkning av beställarfunktionen vid Samhällsbyggnadskontoret. En samordnad inköpsfunktion ska ha en tydligare bestallarfokus och bättre förutsättningar att anpassas till den verksamhet som ska ha support. Ersättningsmodellen och ersättningsnivåer till T1 gör att det finns en besparingspotential som kan tillgodoräknas slutkund. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Genomlysningen redovisar inte hur det ekonomiska utfallet på verksamhetsnivå påverkats.

4 Kommunstyrelsens kontor förslag till nämnden: Kommundelsnämnden antar fackkontorens tjänsteskrivelser som sina egna att överlämna till KS. Stadsdirektör / Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: XS Telge Inköp Utbildningskontoret Social- och omsorgskontoret Kultur- och pitidskontoret Samhallsbyggnadskontoret Akten

5 u Södertalie kommun Tjänsteskrivelse Kontor Utbildningskontoret Handläggare Lena Henlöv Kommundelsnämnderna Yttrande - genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamhetens i förvaltning och bolag Dnr Sammanfattning av ärendet Konsultföretaget PWC har genomfört en genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag. Kommunfullmäktige beslutade i samband med att bolaget bildades att det skulle utvärderas efter tv& Ar. Nar koncernstyrelsen behandlade genomlysningen beslutades att remittera den till samtliga dotterbolagsstyrelser i Telgekoncemen samt till alia nämnder i förvaltningen. Bolag och nämnder ombeds att lämna kommentarer till i genomlysningen lämnade förbättringsförslag samt svara på några särskilda frageställningar. Sammanfattningsvis framför utbildningskontoret att det är viktigt att fortsatta arbetet med att förbättra den inköpsrapport som visar avtalstroheten så att statistiken blir rättvisande och kan användas som ett bra underlag till förbättringsåtgarder inom kontoret. Utbildningskontoret och Telge inköp har påbörjat ett samarbete med regelbundna avstämningar for att öka avtalstroheten. Det är viktigt att detta arbete fortsätter och utvecklas. Om avtalstroheten ska öka är det viktigt att avtalen upplevs som prisvärda och att de omfattar de varor och tjänster som efterfrågas i verksamheten. Vidare är det viktigt att information, regler och rutiner för inköp är ändamålsenliga och tillgängliga för den personal som ansvarar för inköp i verksamheten. För att kunna uppnå detta är det viktigt att Telge Inköp ar lyhörd for verksamhetens behov men aven att utbildningskontorets personal deltar aktivt och bidrar med sina kunskaper om vår verksamhet i samband med utarbetande av kravspecifikation m m. Postadress Södertalje Tfn O10 O0 sodertalie.komrnuncsodertalie.se

6 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag Ärendet Bakgrund Konsultföretaget PWC har genomfört en genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag. Kommunfullmäktige beslutade i samband med att bolaget bildades att det skulle utvärderas efter två år. Utvärderingen har genomförts utifrån bolagets agardirektiv samt bolagets egen inköpsstrategi. Genomlysningen avslutas med ett antal rekommendationer om förbättrings- och utvecklingsåtgärder for att uppnå Telge Inköps inköpsmål och agardirektiv. När koncernstyrelsen behandlade genomlysningen beslutades att remittera den till samtliga dotterbolagsstyrelser i Telgekoncernen samt till alla nämnder i förvaltningen. De vill att samtliga nämnder och styrelser kommenterar de förbättringsförslag som genomlysningen rekommenderar samt speciellt besvarar följande frågeställningar: Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltningholag? IIur ska kunskapen öka i er förvaltning och bolag, så at alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som galler, hur man hitiar avtalsleverantörer och priser o s v? Kommentarer till förbattringsforslag I utvärderingen föreslår sammanfattningsvis PWC följande förbattringsforslag: Kartlägg potentialen för kostnadsbesparing så att upphandlingsinsatserna kan prioriteras optimalt. Arbeta med ökad följsamhet mot avtal och säkerställ att möjliggjorda besparingar också realiseras. Jobba fokuserat med att öka konkurrenstrycket i bolagets upphandlingar. Utöka inköpsverksamheten med fler kommunala kunder Nedan kommenteras förslagen utifrån utbildningskontorets verksamhet:

7 Kartlaggpotentia1en.för kostnadsbesparing så att upphandlingsinsatserna kan prioriteras optimalt Utbildningskontoret instämmer i det rimliga att fokusera upphandlingsinsatser på de områden dar det ar möjligt att minska kostnaderna i verksamheten mest. Det ar dock viktigt att vid upphandlingar inte endast se till priset på varan eller tjänsten. Det är viktigt att aven vaga in de eventuella ökade kostnader som de olika verksamheterna kan få beroende på olika val vid upphandlingar. Arbetu med ökad.följsainhet mot avtal och sdkerstall att nöjl ligg jorda besparingar. också realiseras För att mata följsamhet mot avtal måste dagens statistik över inköpen förbättras. Telge inköp har som utvärderingen visar satsat på ett bra system för uppföljningen. De rapporter som hittills presenteras ar mycket bra utformade men innehåller dessvärre en del större felaktigheter i statistiken, vilket får till följd att avtalstroheten på ett flertal områden ser betydligt sämre ut än vad den är. Ett samarbete finns idag mellan Telge Inköp och utbildningskontoret där vi gemensamt går igenom rapporterna och underlagen till dessa för att ratta de felaktigheter som förekommer. Allt i syfte att kunna f3 rapporter som verkligen kan användas som underlag för att mata avtalstroheten. En felkälla är bl a att leverantörer (för utbildningskontorets del t ex friskolor) ligger kodade i fel avtalskategori. I andra fall kan en leverantör vara kodad i en avtalskategori, vilket är korrekt för ett kontor, medan leverantören borde firnas i en annan kategori för utbildningskontoret. Det gäller t ex vissa institutioner som är kodade som boende, vilket är helt ratt för socialkontoret, medan de säljer skolplatser till utbildningskontoret. Vidare ar följsamheten mot avtal helt beroende på att de som beställer varor och tjänster får den information de behöver för att gör inköpen hos ratt leverantör. Vidare ska de administrativa rutinerna vara enkla och underlätta för beställarna att använda ratt leverantörer. Allra viktigast är dock att de varor och tjänster som upphandlas upplevs hålla den kvalitet som efterfrågas och till ett fördelaktigt pris. Ute på våra förskolor och skolor ar den primära uppgiften att bedriva den god pedagogisk verksamhet. Upplever inte verksamheterna att det &- fördelaktigt att anu&da upphandlade avtal kommer inte följsamheten har vara hög. utvärderingen nämner att det är viktigt att utveckla det elektroniska beställningsstödet. Utbildningskontoret vill framhålla att det ar viktigt att detta sker på ett satt som gör att de som finns ute i verksamheterna har tillgång till det. På utbildningskontoret har de allra flesta i verksamheten inte tillgång till administrativa datorer, t ex lärare. Därför ar det

8 viktigt att elektroniska beställningssystem, liksom flera andra administrativa system finns tillgängliga även för personal som inte har tillgång till det administrativa nätet. Jobba fokuserat med att öka konkurrenstrycket i bolagets upphandlingar Utbildningskontoret instämmer i utvärderingen när det gäller att Telge Inköp måste vara noga med att följa upp effekten av prisspridning när upphandlingar delas i mindre delar för att ge möjligheter för mindre entreprenörer. Att som verksamhet ha olika leverantörer med större prisskillnader beroende på var en verksamhet befinner sig geografiskt är inte tillfredsställande och skulle också upplevas negativt ute i verksamheten. Det kan också innebära att förvaltningen måste upprätta särskilda administrativa rutiner för att utjämna sådana skillnader, vilket ökar verksamhetens kostnad for administration och därmed kan den tänkta besparingen inte realiseras. Utöka inköpsverhamheten medfler kommunala kunder Utbildningskontoret har i sig inte några synpunkter på om Telge inköp har flera kunder. Om detta skulle öka arbetsbelastningen för personalen på Telge Inköp så att möjligheten till service i våra verksamheter minskar kommer det dock att upplevas som negativt. Kommenterar till särskilda frågeställningar Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltning/bolag? Vi har påbörjat en samverkan med Telge Inköp genom kontinuerliga uppföljningsinöten mellan kontaktpersoner på Telge Inköp respektive Utbildningskontoret. Vid dessa möten kommer utöver pågående och kommande upphandlingar aven Telge Inköps uppföljning av avtalstroheten att diskuteras. Tillsammans kan vi då utforma åtgärder for att öka avtalstroheten inom utbildningskontoret. För att kunna fastställa rätt orsaker till att verksamheten använder leverantörer som inte är avtalade och fatta ratt beslut om åtgärder är det viktigt att säkra uppföljningsrapportens kvalitet. Utbildningskontoret kommer aktivt att samverka med Telge inköp för att få en bra rapport till stånd. För att få en bra avtalstrohet är det viktigt att upphandlade avtal som upplevs som fördelaktiga och enkla att använda. För att det ska bli möjligt måste utbildningskontoret arbeta for att var personal aktivt bidrar med sina kunskaper och synpunkter i de upphandlingar som berör verksamheten. Hur ska kunskapen öka i er förvaltning och bolag, så att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som galler, hur man hittar avtalsleverantörer och priser o s v? Informationen om regler och rutiner for upphandling samt gällande avtal kan förbättras. Det är viktigt att informationen finns lätt tillgänglig for all personal som beställer varor och

9 tjänster. Många inom utbildningskontorets verksamheter har inte tillgång till konununens administrativa nätverk. Det innebär att informations/kunskapsspridning försvåras. Telge inköp och utbildningskontoret måste tillsammans se till att information finns tillgänglig for alla som ska göra inköp. Enkla och ändamålsenliga rutiner för avrop och inköp är också en förutsättning för att förbättra avtalsefterlevnaden. Fokus på våra förskolor och skolor ar den pedagogiska verksamheten och arbetet med barnedeleverna. Det innebar att det måste finnas bra rutiner för hur inköp ska ske. Genom att i samverkan med Telge Inköp analysera avtalstroheten kan vi hitta brister i våra rutiner och lägga fokus på att göra de förändringar som leder till bäst resultat. Förvaltningens förslag till nämnden: Nämnden antar yttrandet som sitt eget och överlämnar det till kommunstyrelsen. Peter Fredriksson Utbildningsdirekt~r Beslutet expedieras till: KS Akten

10 u Södertälje kommun Tjänsteskrivelse Dnr Kontor Social- och omsorgskontoret Handläggare Göran Rooth Socialnämnden Omsorgsnämnden Yttrande över genomlysning av Telge Inköp samt inkijpsverksamheten i fijpvaltning och bolag Dnr SN , OMS , En 12/40, HM 12/45, Ja 12/59, VA 12/44 Sammanfattning av ärendet PwC har gjort en genomlysning av Telge Inköps inköpsverksamhet. I sin remisskrivelse har Telge AB begärt att f'å svar på ett par frageställningar. Social- och omsorgskontoret har lämnat sina synpunkter på genomlys'ningen och föreslår socialnämnden och omsorgsnämnden att anta detta yttrande som sitt eget. Beslutsunderlag Social- och omsorgskontorets tjänsteskrivelse den 15 augusti 2012 Remisskrivelse från Telge AB den 9 maj PwC:s verksarnhetsgenomlysning av Telge Inköp den 6 september Ärendet PwC gjorde hösten en genomlysning av Telge Inköp och inköpsverksamheten i Södertäljes kornrnuna!a förvaltning och bolag. Inköpen och de resultat inköpen har genererat har analyserats och leverantörsspridning, avtalsefterlevnad och behovet av förankring och utbildning i de operativa verksamheterna har särskilt studerats. Den övergripande summering som PwC har gjort ar att Telge Inköp ar på ratt vag och arbetar med ratt saker. Det finns dock mycket att göra avseende ökad insikt kring inköp och stor potential för ytterligare inköpsrelaterad kostnadsreduktion. Genomlysningen avslutas med ett antal rekommendationer om förbättrings- och utvecklingsåtgärder for att öka fokuseringen på kategorier med stor potential. I sin remisskrivelse vill Telge AB speciellt ha svar på följande frågor: Postadress Södertalje Tfn sodertalie.kommun@sodertalie.se

11 Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltning? Hur ska kunskapen öka i förvaltning och bolag, så att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som gäller, hur man hittar avtalsleverantörer och priser o s v? Ett samarbete med representanter for Telge inköp och verksarnhetscontrollers på socialoch omsorgskontoret har redan pågått en tid. Detta har i nuläget lett till att en del oklarheter har retts ut och vissa förändringar har genomförts som har förbättrat avtalstroheten. Till exempel när det gäller livsmedelsinköp har det uppmärksammats att det avtal som fanns inte passade verksamheten. Avtalet krävde mycket större inköp av livsmedel än vad de små, geografiskt skilda, gruppbostäderna har behov av. Fragan utreds nu om det behöver tecknas nya avtal med lokala livsmedelsleverantörer för att bättre täcka behoven och hålla nere kostnaderna för inköp av livsmedel. Samarbetet har ocksa lett till att representanter för Telge Inköp regelbundet besöker Socialoch omsorgskontorets ledningsgrupp for att informera och utbilda i frtigor som känns angelägna för att förbättra kunskapen och höja avtalstroheten. Telge Inköp har även informerat p& kontorets chefsdagar för att säkerställa att information gar längre ut i organisationen. Detta samarbete bör fortsätta och utvecklas. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Om Telge Inköp och Social- och omsorgskontorets verksamheter genomför de rekommendationer som PwC föreslagit i sin genomlysning finns det goda förutsättningar att minska kontorets inköpskostnader. Social- och omsorgskontorets förslag till nämnderna: Socialnämnden och omsorgsnämnden antar förslaget till yttrande över PwC.s genomlysning av Telge Inköp som sitt eget. Gilda ~ohakhdn socialdirektör Beslutet expedieras till: Telge AB Akten

12 Södertälje b kommun Tjänsteskrivelse Dnr Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Olle Lindström olle.lindstrom@sodertalje.se Kommundelsnämnderna i Jania, Hölö-Mörkö, Vårdinge-Mölnbo samt Enhörna Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag - remissvar Dnr Sammanfattning av arendet Telge inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag har utvärderats av PwC. Resultatet av presenteras i rapporten "Telge Inköp - verksamhetsgenomlysning". Rapporten har remitterats till kommunens nämnder och styrelser med en begäran om att ge kommentarer till rapportens rekommendationer samt särskilt besvara följande Mgor: Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbattras i er förvaltningholag? Hur ska kunskapen öka i förvaltning och bolag, så att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som galler, hur man hittar avtalsleverantörer och priser osv? Kultur- och fritidskontoret har inget att invända mot rapportens rekommendationer, men L,..+ -.:l&,..,,,u.,l,1:,-, l "c;l"lla V~L\LGI av ~ L upp~~auu~~~~gis~1~a L ~nil viila val allpabsaut: eller verksamheternas behov. Dialog och kontakt mellan verksamheterna och Telge Inköp måste förbattras. Avtal som är behovsanpassade och kända samt latta att hitta efterlevs bättre. Kunskapen om avtalen förbattras genom utbildning och att det blir lättare att söka bland avtalen. Bestallarkompetensen kan med övning och stöd förbattras, och är ett givet växthusarbete. Beslutsunderlag Kultur- och fiitidskontorets tjänsteskrivelse daterad Remiss - Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag. Rapporten - "Telge Inköp - verksamhetsgenomlysning". Ärendet Telge inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag har utvärderats av PwC. Resultatet av presenteras i rapporten "Telge Inköp - verksamhetsgenornlysning". XXXX (skriv besöksadress har) Tfn Bankgiro Södertalje sodertalie.kornmun@sodertalie.se Org-nr Postgiro

13 Rapporten har remitterats till kommunens nämnder och styrelser med en begäran om att lämna kommentarer till rapportens förbättringsforslag samt särskilt besvara följande frågor: e Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er forvaltningholag? e Hur ska kunskapen öka i förvaltning och bolag, så att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som gäller, hur man hittar avtalsleverantörer och priser osv? Kultur- och fiitidskontoret har inget att invända mot rapportens rekommendationer, men betonar vikten av att upphandlingarna ska vara väl anpassade efter verksamheternas behov. Livsmedelsavtalen t.ex. syns i första hand anpassade efter skolans och vårdens löpande behov. Priser gäller for stora inköp i stora förpackningar och passar inte alltid for tillfalliga arrangemang eller annars for verksamheter med lägre vamomsättning. I stor utsträckning är det dock fråga om att veta hur det går till att beställa och att inköpen är planerade. Verksamheterna förväntas känna till inköpsavtalen, men for att få till bra avtal måste Telge Inköp vara lyhörda för verksamheternas behov. Dialogeii och kontakten mellan verksamheter och Telge Inköp måste därför bli bättre. För en battre efterlevnad kravs att avtalen är behovsanpassade, kända och lätta att hitta. Inköpsbehov som inte kan tillgodoses genom avtal bör kartläggas och beroende p& behovets omfattning bli föremal för upphandling. Verksamheternas kännedom om avtalen blir battre genom utbildning och att det blir lättare att söka bland avtalen. Beställama måste också öva upp sin förmåga att beställa på ratt sätt; klara ut sitt behov, planera i tid och beställa hos avtalad leverantör. Rutiner och arbetssätt kan utvecklas med tillämpning av kommunens växthusarbete. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Kultur- och fritidskontoret föreslår inget som innebär ökade kostnader och särskilda behov av finansiering i detta ärende. Kultur - och fritidskontorets förslag till kommundelsnämnderna: 1. Överlämnar kultur- och fiitidskontorets tjänsteskrivelse Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i forvaltning och bolag - remissyar til kultur- och fritidschef [-011 st m verksamhetscontroller Beslutet expedieras till: Telge AB:s koncernstyrelse, Ann-Charlotte Gjöthlén, Akten

14 u Södertälje kommun Tjänsteskrivelse Dnr En 12/40, HM 12/45, l a 12/59, V# 12/44 Kontor Samhallsbyggnadskontoret Handlaggare Ove Lundgren Genomlysning av Telge inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag Dnr En 12/40, HM 12/45, ~ä 12/59, V& 12/44 Sammanfattning av ärendet Kommunen beslutade 2008 att bilda ett inköpsbolag Telge Inköp AB inom Telgekoncemen. I samband med det bestämdes att en utvärdering skulle göras efter tre år. Utredningsuppdraget omfattades inte av nagra riktlinjer. Darför har Telge Inköp och konsulten PwC (tidigare PricewaterhouseCoopers) själva bestämt inriktning och nivå för utredningen. Utredningen som benämns som en verksamhetsgenomlysning är uppdelad i sex avsnitt. Utredningen som närmast kan betecknas som en genomlysning av själva inköpsfunktionen - Telge Inköp AB, ar begränsad till inköpsprocessen utan att sättas in i berörda verksamhetssammanhang. Därmed uppstår svårigheter att vardera avtalens påverkan av det ekonomiska och kvalitetsmässiga slutresultatet när inköpetlupphandlingen utgör en del i en huvudprocess. Översynen bör kompletteras med utredningar över hur inköps- och upphandlingsverksamheten har påverkat beställarnas arbetssätt samt på vilket satt det ekonomiska utfallet påverkats på resultatnivå. En samordnad inköpsfunktion ska ha ett tydligare beställarfokus och bättre förutsättningar att anpassas till den verksamhet som ha support. Campusgatan södertalje Tfn O10 O0 sodertalie.komrnun6sodertalie.se Org-nr

15 Med nuvarande erfarenheter, ocli for att nå ett optimalt ekonomiskt utfall av köpta tjänster och produkter, behövs en kapacitets och koiiipetensmassig forstarkmng av bestallarfunktionen vid Sarnhallsbyggnadskontoret. Ersattningsrnodellen och ersättningsnivåer till T1 gör att det finns en besparingspotential som kan tillgodoräknas slutkund. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag Ärendet Allmänt I enlighet med beslutet 2008 om bildandet av Telge Inköp har en genomlysning gjorts. Utredningsuppdraget i samband med bildandet av bolaget omfattades inte av några riktlinjer. Därför har Telge Inköp och konsulten PwC (tidigare PricewaterhouseCoopers) själva bestämt inriktning och nivå för utredningen. Utredningen som benämns som en verksamhetsgenomlysning ar uppdelad i sex avsnitt Samhallsbyggnadskontorets synpunkter på genomlysningen följer i stort den dispositionen, men ger avslutningsvis sammanfattande förslag. Avsikten är att framhålla upphandlingar och inköp som integrerade delar i huvudprocessema, som de naturligen ar, och för vilka kommunen genom Tekniska nämnden har ansvaret for. Introduktion till uppdraget Uppdraget/genomlysningen har genomförts med fokus på Telge Inköps interna organisation och kapacitet och de aspekter som direkt påverkar inköpsprocessen. Med det som utgångspunkt redovisas och varderas trender och utfall genom en relativt begränsad beanchmarking. Indirekt och i begränsad omfattning berörs den operativt ansvariga delen kommunens verksamheter. Det ar dessa som är Telge Inköps kunder och som också ar de juridiskt resultatsansvariga gentemot uppdragsgivare och. eller i olika myndighetsroller. Inköps- eller upphandlingsprocesser är i likhet med andra stödprocesser som konventionellt förekommer i kommuner och lite större företag, exempelvis Human Resources (f.d personaladministration), underordnade huvudprocessema. Utfall och resultat kan alltså inte begränsas till en stödprocess som inköp och upphandling utan att dess inverkan på huvudprocessen klargörs. Eftersom den väsentliga delen saknas

16 bör uppdraget och utvärderingen inledningsvis kompletteras i den delen. För kommunens del ar det mot bakgmild av pågående arbete med LEAN naturligt inordna inköpslupphandlingsfiågorna soin en del av det arbetet. Som en följd av det kan aven roller och ansvar inom och mellan processerna battre klargöras. Denna fråga har också aktualiserats av kommunens revisorer. Spendöversikt En spendöversikt kan beskrivas som följer: genom att analysera befintlig information erhålls en översikt över vad som köps in, när köpen sker, vem som köper in, avtalstrohet och vilka leverantörer som används inom inköp av indirekt material. Analysen är användbar när en organisation ska införa ett inköpssystem, vill använda sitt befintliga inköpssystem på ett battre satt, eller rent allmänt styra upp sina interna inköpsprocesser. Inköps- och upphandlingsfunktionen ska vid en optimal situation vara en integrerad del av den resultatsansvariga verksamheten. Resultatansvaret ar kopplat till den nivå i verksamheten som har motiv, befogenhet och ansvar för att ta de beslut som fordras for att uppfilla verksamhetens krav. Genomlysningen indikerar att metod och verktyg för uppfoljning är begränsad och då i första hand till Telge Inköp. Sarnhallsbyggnadskontorets uppfattning är att det är viktigt att kunskap och system implementeras i den operativt ansvariga delen i organisationen vilket också ökar den allmänna mognaden. Den mognadsbedömning som redovisas i genomlysningen anger endast i rubrikform kriterierna som innefattas och att intervjuer gjorts och därmed får antas ligga till gund för genomlysningens slutsatser. Att intervjuerna kännetecknas av att de gjorts med aktörer på hög ledningsnivå utesluter inte att relevanta uppfattningar uttrycks. Samhallsbyggnadskontoret konstaterar dock att kontoret som en stor intressent kunde ha tillfört och kan tillföra synpunkter som förbättrar resultatet for de nämnder kontoret servar. Det är därför angeläget att genomlysningen uppgraderas till en utredning dar aven Samhallsbyggnadskontoret och rimligtvis övriga kontor inom den kommunala förvaltningen delger erfarenheter och synpunkter. Spendöversikten redovisar också flera utfall vars kvalité och informationsvarde ökar när berörda aktörer medverkar med förklaringar och kommentarer.

17 Kategorianalysen Grundläggande for inköps- och rainavtal ar korrekt tillämpning och avtalstrohet. I beställarens resultatansvar ingår att svara for att tjänsten eller slutprodukten dels uppfyller erforderliga kvalitetskrav, dels att när det bygger på inköps eller entreprenadavtal att utförandet och leveransen följer ingångna avtal. Tillämpningen av ingångna avtal utgör alltså en del i huvudprocessen. Förutom det ligger ett stort egenvärde i att avtalen som juridiskt och aff5rsinassigt dokument hanteras ratt. Även om det går att utläsa i genonllysningen att ambitionen med Kategorianalysen är just det, så förbises sannolikt flera viktiga aspekter i det allmänt hållna upplägget. Samhallsbyggnadskontoret ser det som väsentligt att de resultatansvariga delarna av organisationen ser över kompetens och resurser för egna berörda delar. För Samhallsbyggnadskontorets del finns nu efter tre år med Telge Inköp insikten att bestallarkompetensen inom den egna organisationen ska kompletteras och förstärkas, både for en mer aktiv roll i utformningen av upphandlingsunderlagen, utformningen av avtalen samt vid tillämpningen av avtalen. Oklarheter i beslutet 2008 om bildandet av Telge Inköp och vilket uppdrag bolaget skulle ha, skapade sannolikt olika tolkningar och förväntningar om vilken roll och vilka tjänster en fistående upphandlingsorganisation utan direkt egen kompetens om de kamverksamheterna kan och bör leverera. Det ligger ett varde i att avtalen i sig kan värderas och jämföras med andra till formen likartade avtal. Därmed kan möjligen olika inköpsfinktioner jämföras. Samtidigt är det ytterst och an mer intressant att verifiera slutkostnaden for tjänsten eller produkten i vilket inköpsavtalet eller entreprenadavtalet utgör en del. Ett avtal som anger exempelvis ett s.k. á-pris och dar priset var, som det ofta ar vid anbudsprövningen, utslagsgivande vid val av leverantörlentreprenör kan p.g.a. oklarheter i kvalitetshänseende eller bristande bestallarhantering i slutandan ge högre kostnader än avtal med högre á-priser och som samtidigt erbjuder högre kvalité i tjänster och produkter. För att underlätta själva upphandlingsprocessen och minska möjligheterna till överklaganden p.g.a. svårtolkade krav är tendensen att prisparametern ges allt större tyngd. Samtidigt är tendensen att anbudsgivarna "prisar in sig" med låga a-priser. Nar beställningama sedan sker uppstår allt oftare att levererad vara eller tjänst inte uppfyller de verkliga kraven. Därmed uppstår en situation med krav på extra beställningar s.k. ator (andringsoch tillaggsarbeten) eller att extra tid ska avsättas och ersättning för personal och maskiner. För att bryta trenden eller bemästra situationen behöver kopplingen mellan avtal - beställning - leveransfakturering stärkas. Det ska ske, som också beskrivs ovan, genom att

18 bestallarorgaiiisationeii förstärks och att rutiner mellan beställarledet och upphandlande enhet förtydligas. Inköpsförmaga Vid bildande av Telge Inköp beskrevs möjligheter till orealistiskt stora upphandlingsvolymer inom komliunen och koncernen. Förväntningar fanns att företag och leverantörer från övriga EU skulle ha intresse att medverka i anbudsgivningen. södertälje kommun tillsaminans med koncernens bolag, har en relativt liten inköpspotential. För kommunen och de delar som Samhallsbyggnadskontoret representerar finns det i flera fall större vinster med samverkan med andra kommuner in enbart med koncernens bolag. Samtidigt är det viktigt att skapa enkla och lattillgängliga kontakter med avtalspartnerna. Allt för omfattande avtal blir lätt kontraproduktiva p.g.a. att riskerna för handhavandeproblem ökar. Uppfyiinad av agardirektiv Rapporten berör aven har i första hand de förhållanden som berör inköpsverksamhetens interna förhtillanden vilket torde förklaras med att agardirektiv givetvis ska tillmätas stor betydelse i sammanhanget. Utfallet visar pti brister i maluppfj4lelsen samtidigt som rapporten pekar på konflikter. Den har delen bör kompletteras med ett avsnitt om kundnytta och uppfjdlelse av kundernas förväntningar och behov. Med kunder avses de som ska omfattas av T1 tjänster. En breddning och fördjupning möjliggör också bedömningar av bl. a ekonomiska utfall satt i ett relevant sammanhang, exempelvis som en del i en anlaggsentreprenad, driftentreprenad etc. dar upphandlingsvillkoren utgör en del i den totala projekt- eller driftprocessen. Jämförelse/Benchmarking mellan olika till synes jämförbara avtal inom och utom olika inköpsfunktioner ger en förenklad bild och kan därmed ge upphov till felaktiga slutsatser. Samhallsbyggnadskontorets bedömning ar att orealistiska förväntningar skapats på att enbart en inköpsfunktion med mer eller mindre funktionell koppling till berörda verksamheter ska medverka till det övergripande målet, kostnadseffektivitet, i huvudprocessen. T1 har framhållit en roll att dela ut den kommunala marknaden till externa leverantörer med lägsta pris. Nar ett lägsta pris inte hanterats i adekvat sammanhang kan alltså den samlade kostnadseffektiviteten förloras. Förbättringar i de har avseendena uppnås genom en tydlig medverkan tån beställande verksamhet i utformning av upphandlingsunderlag, utvärdering, tilldelningsbeslut, samt slutligen avtalstecknandet, avrop och uppföljning. Beställande verksamhet ska både i realiteten och formellt ansvara för upphandlings- och avtalsprocessen, varvid inköpsfunktionen är en medverkande

19 funktion ined ansvar for att iiiköps/upphandlingsdelen genoinfors enligt LOU och andra krav. Sanihallsbyggnadskontoret anser att nuvarande arbetssätt innebar en otydlig ansvarfördelning mellan T1 och beställarna som också i de flesta fall är de operativt och juridiskt ansvariga for verksaniheten inot en huvudman. En uppfattning som förekoinmer ar att T1 företräder kommunen och dess nämnder i frågor som galler inköp och upphandlingar och därav berörda avtal. Kommunen har internt fördelat ekonomiskt och juridiskt ansvar till nämnderna som har resultatansvaret och utifrån det vidaredelegerar ansvar och teckningsrätt till organisationen. Formellt är det kommunstyrelsen eller en nämnd som företräder kommunen i berörda avtalsfragor. Problemet bekräftas av frågeställningar från b1.a. revisorerna. Vid flera tillfallen har Samhällsbyggnadskontoret erfarit att T1 inte har kompetens och kapacitet för att upp@lla de krav som finns fiån Samhallsbyggnadskontorets olika verksamheter. Eftersom kompetens och kapacitet i det här avseende är starkt kopplat till beställarens projekt och byggledning bör det tydliggöras att T1 ar en supportfunktion som följer beställarens direktiv för att de slutliga avtalen ska motsvara behovet. En insikt och åtgärd härvidlag ar att Samhallsbyggnadskontoret förstärker bestiillarkom~~te~sen för att dämed i?r,drrl,u f6r T1 att fvk~ssrz pi sjiilva upphandlingsmomentet. Modellen for ersättning och ersättningsnivån till T1 for tjänsterna ger enligt Sarnhallsbyggnadskcntoret fslaktiga incitament och sammantaget för höga kostnader for beställaren. Rekommendationer Översynen bör kompletteras med utredningar hur inköps- och upphandlingsverksainheten påverkat beställarnas arbetssätt och på vilket satt det ekonomiska utfallet påverkats på resultatnivå. Med nuvarande erfarenheter och for att nå ett optimalt ekonomiskt utfall på köpta tjänster och produkter behövs en kapacitets- och kompetensmassig förstärkning av bestallarfunktionen vid Samhällsbyggnadskontoret.

20 En san~ordnad inköpsfunktion ska ha ett tydligare bestallarfokus och bättre förutsättningar att anpassas till den verksamhet son1 ska ha support. Ersattningsrnodellen och ersättningsnivåer till T1 gör att det finns en besparingspotential som kan tillgodoräknas slutkund. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Genomlysningen redovisar inte hur det ekonomiska utfallet på verksamhetsnivå påverkats. Barnchecklistan Genomlysningen kommer inte att påverka barns villkor negativt. SamhaIlsbyggnadskontorets förslag till nämnden 1. Nämnden antar Samhällsbyggnadskontoret tjänsteskrivelse som sitt eget yttrande. ' L Stadsmiljöchef Beslutet expedieras till: Ks, Kf Handläggaren Akten

21 SODERTALJE KOMMUN Remiss till Dotterbolagsstyrelser i Telgekoncernen Nämnder i Södertälje kommun Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag Bakgrund Nar kommunfullmaktige beslutade att bilda ett inköpsbolag i januari 2009, beslutades samtidigt att bolaget efter två år skulle utvärderas. Genomlysningen som genomförts av PWC, ar nu slutförd. Genomlysningen har genomförts utifrån Telge Inköps agardirektiv för perioden samt utifrån bolagets egen inköpsstrategi. PWC har kartlagt och analyserat inköpen och de resultat inköpen har genererat, samt aven genomfört en jämförelse över hur inköp hanteras i andra verksamheter. Genomlysningen tittar specifikt på leverantörsspridning, avtalsefterlevnad i förvaltning och bolag samt behovet av förankring och utbildning i de operativa verksamheterna. Den övergripande summeringen som PWC gör ar att "Telge Inköp ar på ratt vag och arbetar med ratt saker, det finns dock mycket att göra avseende ökad insikt kring inköp och stor potential för ytterligare inköpsrelaterad kostnadsreduktion". Genomlysningen avslutas med ett antal rekommendationer om förbättrings- och utvecklingsåtgarder för att uppnå Telge Inköps inköpsmål och agardirektiv. Bland annat rekommenderas Telge Inköp att fokusera på kategorier med stor potential, öka konkurrenstrycket i bolagets upphandlingar och verka för ökad insikt hos kommunens och koncernens verksamhet och personal. xs~isse~ Nar koncernstyrelsen hanterade ärendet , beslutades att remittera PWCs genomlysning för kommentarer, till samtliga dotterbolagsstyrelser i Telgekoncernen samt till alla nämnder i förvaltningen. Telge AB Tel vx rg.nr Box 633, Fat Sate i Södertäije Besöksadress Storgatan 42, Södertalje

22 När remissen har genomförts och yttrandena sammanställts, kommer ärendet återigen att hanteras i koncernstyrelsen varefter slutsatserna tillsammans med PWCs rapport kommer hanteras vidare i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Vi önskar att nämnder och styrelser kommenterar de förbättringsförslag som genomlysningen rekommenderar, samt speciellt besvarar följande frågeställningar; Hur ska ni tillse att avtalsefterlevnaden förbättras i er förvaltninglbolag? Hur ska kunskapen öka i förvaltning och bolag, sa att alla som berörs av inköp eller gör avrop vet vad som gäller, hur man hittar avtalsleverantörer och priser osv? PwCs genomlysning biläggs. Ert yttrande vill vi ha senast Yttrandet skickas till Ann-Charlotte Gjöthlen, ann-charlotte.niothien@telne.se. Eventuella friigor besvaras av Ann- Charlotte Gjöthlen, mejlledes. Med vänlig halsning Stefan Hollmark Anna-Karin Renström