Internkontroll kommunstyrelsen, uppföljning helår 2016

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2016: /2 Handläggare Fredrik Lindell Internkontroll kommunstyrelsen, uppföljning helår 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. godkänna Internkontroll 2016, delårsrapport, daterad Beskrivning av ärendet Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att den ständigt förbättras. Vidare är syftet att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god intern kontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Arbetet med internkontrollen följer kommunens tillämpningsanvisningar. Internkontrollplanen för 2016 har sju rutiner/system kopplade till den verksamhet som kommunstyrelsen ansvarar för och som till viss del är av kommunövergripande karaktär. Dessa är: Krisberedskap, lokaler, attestreglementet, delegationsordning, arbetsmiljöpolicy, verkställighet att politiskt fattade beslut, riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Genom att uppmärksamma avvikelserna kan förbättringsåtgärder genomföras av ansvariga. För de kontroller som genomförts finns avvikelser, förbättrings-områden och förslag till åtgärd redovisade i rapporten. I helårskontrollen finns även åtgärder gjorda utifrån identifierade avvikelser. Kontrollerna som genomförs utförs av flera olika funktioner inom kommunstyrelsen verksamheter. Kontrollmomenten, urvalen och metoderna varierar utifrån kontrollområde. Identifierade förbättringsområden och avvikelser: Fortsatt utbildning och implementering av kunskaper om krishantering, färdigställande av lokalprocessen, Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

2 2/2 bristande resultatredovisning och analys i arbetsplaner, bristande underlag inför beslut kring upphandlingar krävs för att identifiera rätt delegation, bristande rapportering angående personalärenden till kommunstyrelsen, sent anmälda delegationsbeslut, bristande kontroll och följsamhet av riktlinjerna vid attestering, det saknas rutin för att säkerställa att politiska beslut verkställs, ett politiskt beslut har ej verkställts. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Det förbättringsarbete som behövs genomförs inom ram. Övriga konsekvenser Beslutet medför ett förbättringsarbete för att åtgärda avvikelser. Uppföljning Uppföljning av förbättringsåtgärder genomförs senast delår 2, Beslutsunderlag Rapport - Internkontroll kommunstyrelsen, uppföljning helår 2016, Beslutet skickas till För kännedom: Revisionen För kännedom: Avdelningschefer KS Fredrik Lindell, Utvecklingsavdelningen Per Bäckström Kommunchef Fredrik Lindell Kvalitetscontroller

3 Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2016: /14 Handläggare Fredrik Lindell Tel Internkontroll kommunstyrelsen, uppföljning helår 2016 Följande rutiner/system har kontrollerats: Krisberedskap Lokaler Riktlinjer för god ekonomisk hushållning Arbetsmiljöpolicy Delegationsordning Attestreglementet Verkställighet av politiskt fattade beslut Krisberedskap Strängnäs kommun måste enligt lag vara väl förberedda på att kunna ta hand om extraordinära händelser. Det gör vi genom att ha en väl genomarbetad krisledningsplan med en organisation som kan ta hand om händelsen. Metod/Frågeställning Stickprov hos utvalda chefer med följande frågeställning: Anser du att du har tillräckliga kunskaper om kommunens krisplan? Anser du att kommunens krisplan är tydlig? Har din arbetsplats en egen krisplan och checklista? Urval Stickprov hos 7 chefer (6 st har svarat) i verksamheter inom Socialkontoret, Utbildningskontoret och Teknik- och servicekontoret. Säkerhetssamordnare gav bakgrund och fördjupning i ärendet. Resultat iakttagelser Under 2016 har följande aktiviteter genomförts för att stärka krisberedskapen inom Strängnäs kommun: Utbildat kommunens utökade krisledning (Stora delar av stabsavdelningen, kommunikationsavdelningen, krisledningsnämnden- presidiet, samt delar av räddningstjänsten) i krisledning/stabsarbete, gått igenom och reviderat samtliga kontors risk- och sårbarhetsanalyser (RSA:er) med fokus på åtgärder (undantag är UK) samt belyst kontoren egna ansvar i krisberedskapsarbetet, Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

4 2/14 deltagit i samverkansövning GRIPEN tillsammans med Försvarsmakten. I denna övning var samtliga kontor representerade, föreläsning i krisledning på ledarforum, revidering av krisplan för Tosteröbron, påbörjad revidering av funktionen Tjänsteman i Beredskap (TiB), färdigställt underlag/rapport om nuläge för reservkraft, skrivit nytt avtal med Frivilliga resursgruppen (FRG), revidering av krisledningsplan, revidering av styrdokument för kommunens krisstöd, revidering av handbok för krisledningsnämnd, avslutat oljeskyddsplan, haft uppföljning med Länsstyrelsen. Fokus för krisberedskapsarbetet har främst legat på ledningsnivå i förhoppningen att det ska tråckla nedåt i organisationen med tiden. Ytterligare aktiviteter planeras för Process/rutin/riktlinje fungerar men behöver utvecklas Kännedomen om kommunens krisberedskap behöver fortfarande spridas ut i verksamheterna. Hälften av de svarande svarar att de har tillräckliga kunskaper om kommunens krisplan. Tre av de svarande svarar att de tycker krisplanen är tydlig, två känner inte till om den är tydlig och en person anser den vara otydlig. Fyra av de svarande säger att deras arbetsplats har en egen krisplan och checklista vara en att den är delvis utvecklad och en person att krisplanen inte är synkad med kommunens krisplan. Analys Under 2016 har krisledning varit aktuell på ledningsnivå genom ledarforum, övningar, utbildningar samt genomgång och revidering av risk- och sårbarhetsanalyser med undantag för utbildningskontoret. Det återspeglas även i de svar som inkommit på frågorna ovan. Enligt svaren så är kännedomen om krisledningen lägre inom utbildningskontoret. Insatserna som genomförts framförallt gentemot Socialkontoret har gett positiva resultat på kännedomen om krisledning samt uppförande av egna krisplaner och checklistor. Arbetet med att sprida och öka kunskapen om krisledningen kommer att pågå även under 2017 med flertalet utbildningar, övningar mm. Internkontrollplanen för 2017 kommer även den innehålla fokus på krishantering/krisberedskap. Förslag på åtgärder Fortsatt arbete med att sprida och öka kunskapen om krishantering gentemot flera kontor och verksamheter. Utbildningskontoret som har en stor verksamhet är (utifrån inkommande svar) i behov av insatser liknande de som socialkontoret fått.

5 3/14 Uppföljning Uppföljning av avvikelserna sker under hösten 2017 samt i form av internkontrollplanen 2017 där krisberedskapen ingår även Lokaler Strängnäs kommun saknar en kommunövergripande strategi för lokalfrågor. En policy för lokalfrågor finns senast reviderad Det finns idag ingen plan att ta fram en ny. På teknik- och servicekontoret pågår ett arbete med att kartlägga de processer som används kring lokalfrågor. Metod/Frågeställning Kontrollen genomfördes genom att följa upp föregående internkontroll för delår 2, 2016 och de punkter som kan ses som avvikelser där åtgärdsförslag som lämnades. Översynen av lokalprocessen samt hur teknik- och servicekontoret arbetat med kundundersökningar. Uppföljning gjordes tillsammans med kontorschefen för teknik- och servicekontoret. Följande frågor ställdes till kontorschefen för TSK Vad är status idag för kartläggningen av processen/processerna? Har det genomförts några kundundersökningar varit kopplade till lokalanvändning och vilket resultat gav de? Urval Uppföljning med kontorschefen teknik- och servicekontoret. Resultat - iakttagelser Process/rutin fungerar men behöver utvecklas I dagsläget finns inget uppdrag om att ta fram en strategi för lokalfrågor. Policyn (reviderad 2001) som finns gäller idag. Kontoret arbetar med en översyn av lokalprocessen i sin helhet för att få en klar bild över hur processen fungerar. Processkartläggningen pågår och planeras att vara färdigställd under våren Process/rutin/riktlinje fungerar enligt beskrivning Internkontrollen inför delår 2, 2016, visade att kommunens lokaler används effektivt. Kundundersökning kring lokaler kommer inte att genomföras av Teknik- och servicekontoret då liknande typ av undersökning utförs av SFAB. Analys Policyn för lokalfrågor som används idag är framtagen 1998 och reviderad 2001, vilket är äldre än de flesta andra policys Strängnäs kommun använder. Vid TSK pågår idag en översyn av lokalprocessen för att kunna skapa sig en tydligare bild av hur processen

6 4/14 fungerar. Den kommer att stå klar under 2017 och vara den dokumentation som beskriver arbetet med lokalfrågan. Det finns ingen plan eller uppdrag att ta fram en ny lokalpolicy. SFAB är de som genomför kundundersökningar kring lokalfrågan. Teknik- och servicekontoret genomför därför inte den typen av undersökningar. Däremot kan det finnas fördelar med att ta del av SFABs undersökningar. Förslag till åtgärder Att TSK färdigställer beskrivningarna av lokalprocesserna. Uppföljning Eventuella avvikelser som har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Riktlinjer för god ekonomisk hushållning Verksamheter i Strängnäs kommun har en gemensam styrmodell med verksamhetsplaner och arbetsplaner som grund. De risker som sannolikt kan uppstå är att verksamheter inte följer denna gemensamma styrmodell. Internkontrollen har fokuserat på uppföljning av arbetsplaner. Arbetsplanerna är ett styrdokument som ska säkerställa att det finns en styrning från kommunens vision, kommunfullmäktiges övergripande mål och nämndmål till enhetens mål i arbetsplanen. Alla medarbetare utgör den viktigaste resursen till att kunna bidra till måluppfyllelsen. Arbetsplanen skapar riktning om vilka mål som är viktigast att nå på ett års sikt utifrån den politiska viljeinriktningen. Metod/frågeställning Kontroll att gemensam standard för arbetsplan på enhetsnivå följs. Urval Granskat arbetsplaner på enhetsnivå som upprättats för kalenderår 2016 alternativt för läsår 2016/2017. Resultat iakttagelser Process/rutin/riktlinje fungerar enligt beskrivning Den gemensamma standarden för arbetsplaner arbetades fram år Hösten 2015 fick alla chefer en halvdagsutbildning i hur varje enhet steg för steg genomför arbetsplanens olika delar. Till utbildningen togs även en handledning fram som beskriver steg för steg arbetsplanens olika delar och som fungerar som ett stöd i det fortsatta arbetet. Avvikelser mot beskrivning av process/rutin/riktlinje har konstaterats Standarden för arbetsplaner används på alla kontor inom förvaltningen. I uppföljningen efter halva året ingick inga arbetsplaner från utbildningskontoret men i

7 5/14 helårsuppföljningen har dessa ingått i granskningen. För utbildningskontoret, som i huvudsak arbetar med arbetsplaner för läsår, har standarden för arbetsplaner i första hand integrerats med de nationella målen enligt läroplanerna för förskola, fritidshem, grund-, grundsärskolan och gymnasieskola samt vuxenutbildning. Sammanställning arbetsplaner för år 2016 och läsår 2016/2017, visar att 61 av totalt 73 enheter (85 procent) har en dokumenterad arbetsplan som helt eller delvis bygger på kommunens gemensamma standard. Tabell. Sammanställning antal arbetsplaner per nämnd. Nämnd Antal enheter Antal arbetsplaner Andel enheter med arbetsplan BUN % KFN % KS % SBN % SN % TSN % Summa % Avvikelser som konstaterats i upprättade planer avser främst bristande resultatredovisning av föregående år och analys som beskriver grundorsaken till varför det blev som det blev. Vilket får som följd att lärdomar och erfarenheter inte i tillräcklig hög grad påverkar styrningen. Påfallande ofta visar det sig att målen inte är enhetens eget mål utan i stället ett övergripande mål exempelvis nämndens mål. Analys Syftet med gemensam standard för arbetsplan på enhetsnivå är att vi har ett gemensamt språk, möjlighet till lärande, stärker helhetsperspektivet, skapar engagemang och stärker dialogen samt tydliggör ansvar och befogenheter. Många enheter kom igång med sitt arbete avseende arbetsplaner sent hösten 2015 i avvaktan på kommunfullmäktiges och nämnders beslut om de övergripande målen. Detta innebar i sin tur att arbetet på enheterna förväntades ske under väldigt kort tid. Detta kan ses som en viktig orsak till att nämndens mål och indikatorer kopierats till enheten. Istället för att enheterna skulle hunnit arbeta fram egna mål. En annan orsak är också att enheterna är ovana med kravet om att bidra med egna mål till samtliga övergipande mål från kommunfullmäktige som härleds via nämndens mål. Förutsättningarna till att börja tidigare med arbetsplanerna för nästkommande år har utvecklats under år Bland annat genom att den politiska viljan och inriktningen från fullmäktige beslutas i juni. Och genom barn- och utbildningsnämndens beslut om

8 6/14 skolans långsiktiga mål 1 finns bättre förutsättningar för utbildningskontoret att i arbetsplanerna konkretisera enheternas bidrag till nämndens måluppfyllelse. Kvalitén och uppföljningen av arbetsplanerna behöver fortsätta att utvecklas. Förslag på åtgärder Nedanstående förslag till åtgärder fanns i den förra uppföljningen av interkontrollplanen och här ges en lägesrapport kring förslagna åtgärder. Att fortsätta ge chefer stöd i deras arbete med arbetsplan bland annat genom workshops. Kommentar: Under hösten 2016 har flera workshops ägt rum, bland annat inom äldreomsorgens arbete med framtagande av arbetsplaner för särskilda boenden och hemtjänsten. Ta fram en plan för introduktion och utbildning för nya chefer. Kommentar: Under hösten genomfördes en halvdagsutbildning för nya chefer och de som inte deltagit året innan. En plan för hur detta ska vara en utbildning som återkommer varje årligen kommer att tas fram. Genomföra riktade utbildningstillfällen till chefer och controllers. Kommentar: Utbildning i syfte att utveckla och förbättra arbetssätt kommer vara en återkommande aktivitet under året. Utbildningen behöver ha särskilt fokus på uppföljning och analys av mål och resultat. Beslut om hur och när utbildningskontorets enheter arbetar utifrån kommunens gemensamma standard. Kommentar: Under våren tas nästa steg med att integrera utbildningskontoret och dess enheter i kommunens gemensamma standard för arbetsplaner. Uppdatera standarden genom att integrera visionen. Kommentar: Under hösten 2016, inför enheternas arbete med arbetsplan 2017, var visionen integrerad i standarden. Uppföljning Eventuella avvikelser som har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Riktlinjer och rutiner Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöpolicyn är inte specifikt kompletterad med riktlinjer och rutiner. Däremot finns framtagna riktlinjer för hantering av arbetsskador samt under 2015 ett förtydligande av sjuk- och rehabiliteringsprocessen. Internkontrollen har fokuserat på sjuk- och rehabiliteringsprocessen. Internkontrollen för helåret 2016 har fokuserat på att följa upp avvikelserna som identifierades efter delår 2. Resultatet presenteras nedan samt uppföljningen av avvikelserna. 1 Skolutvecklingsprogram 2023 antogs av barn- och utbildningsnämnden i december 2016, BUN/2016:382.

9 7/14 Metod/Frågeställningar Följande frågeställningar har använts vid internkontrollen: Har det skett kompletteringar med riktlinjer och rutiner? Följer chefer rehabiliteringsprocessen? Har du som chef tillräcklig kompetens för att arbeta med sjuk- och rehabiliteringspolicyn? Vid uppföljning av avvikelserna var frågeställningarna följande: Att ta fram mätpunkter för att följa, säkerställa och arbeta med förbättringar i sjuk- och rehabiliteringsprocessen Att ta fram en plan för när och hur introduktion av nya chefer ska genomföras samt ta fram utbildning i Medhelp Urval Följande urval användes: Intervju med HR-specialist Stickprov 9 enhetschefer Samtal med HR-specialist inför uppföljningen av avvikelserna Resultat - iakttagelser Process/rutin fungerar men behöver utvecklas Vid samtal med HR-specialist framkommer det att de allra flesta chefer följer rehabiliteringsprocessens olika steg men att det finns förbättringsområden och variationer. Inom HR-avdelningen har man god kännedom vilka verksamheter som är mer aktiva än andra. Det saknas idag nyckeltal och mätpunkter som kan synliggöra eventuella avvikelser i processens olika delar. Faktorer som bl a påverkar hur väl cheferna följer processens olika steg är chefernas möjlighet till stöd från linjeorganisationen och HR-avdelningen, storleken på personalgruppen och personalrörligheten. Stickprovskontroll har genomförts där nio chefer fått besvara frågan om de har tillräckliga kunskaper för hantering av sjuk- och rehabiliteringsprocessen. Vid granskningen framkom det att 7 av 9 chefer anser att de i stort sett har tillräckliga kunskaper för att hantera sjuk- och rehabiliteringsprocessen. En chef poängterar att kunskaperna finns men antalet rehabiliteringsärenden försvårar för chefen att dokumentera korrekt i Medhelp. Cheferna framför att det finns bra hjälpmedel framtagna av HR-avdelningen och de flesta tycker att de fått tillräcklig utbildning och introduktion. Undantaget är två chefer som anser sig inte ha tillräckliga kunskaper och även saknat introduktion och utbildning i processens olika steg. Av de chefer som tycker sig ha tillräckliga kunskaper önskas däremot mer utbildning och handledning i hur dokumentationen ska ske i Medhelp. Analys Det finns tydliga regler och rutiner när det gäller rapportering av tillbud och negativa händelser. Sjuk- och rehabiliteringsprocessen är tydlig och de flesta chefer har tillräckliga

10 8/14 kunskaper kring denna. Introduktionen av sjuk- och rehabiliteringsprocessen till nya chefer har vissa brister i sjuk- och rehabiliteringsprocessen. Det saknas tillräckligt bra utbildning och handledning i Medhelp hos cheferna när det gäller dokumentation av rehabiliteringsärenden. Förslag på åtgärder och genomförda åtgärder Att ta fram mätpunkter för att följa, säkerställa och arbeta med förbättringar i sjuk- och rehabiliteringsprocessen En uppföljning av samtliga sjukfall över 30 dagar har påbörjats av HRavdelningen där individuell kontakt tas med respektive chef. Detta för att säkerställa att det vidtas lämpliga åtgärder, samt att dokumentation/ noteringar görs i Medhelp. Under våren 2017 startar ett arbete med månatlig rapportering och redovisning av upprepad korttidsfrånvaron (3 ggr/6 mån), från enhetschef till verksamhetschef, för vidare rapportering till kontorschef. Detta med stöd från HR-avdelningen, som även följer upp att dessa kontakter/samtal dokumenteras i Medhelp. Att ta fram en plan för när och hur introduktion av nya chefer ska genomföras samt ta fram och erbjuda utbildning i hur dokumentationen ska ske i Medhelp. Introduktion för nya chefer hålls fyra gånger årligen. Introduktion innefattar grundläggande information om chefsrollen i Strängnäs kommun, presentation av kommundirektör och andra nyckelpersoner i organisationen. HR-avdelningen är processägare där varje verksamhet ansvarar för innehållet i respektive presentation. Utöver det erbjuder de olika stödavdelningar fördjupande obligatoriska utbildningar i arbetsrätt, lönebildning, arbetsmiljö, rekrytering, hot och våld samt fördjupad utbildning i Medhelp. Uppföljning Eventuella avvikelser som har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning styr beslutsrätten i sådana ärenden som kommunstyrelse delegerat till annan att besluta om. Kommunstyrelsen får uppdra till utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden.

11 9/14 Ärenden som inte får delegeras rör ärenden om verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, framställningar eller uttalanden till fullmäktige liksom uttalanden med anledning av beslut i kommunstyrelsen i sin helhet eller av fullmäktige har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda om de är av större vikt eller principiell beskaffenhet och ärenden där endast kommunstyrelsen får besluta enligt särskilda föreskrifter får inte heller delegeras. Beslut som fattas genom delegation ska anmälas till kommunstyrelsen enligt fastställd delegationsordning. Sannolika fel som kan uppstå är att beslut fattas utan stöd i delegering och att vidaredelegering sker i strid mot delegationsordning och kommunallag. Urval Delegationsbeslut anmälda till kommunstyrelsens sammanträden 31 augusti, 6 oktober, 26 oktober, 30 november och 14 december Metod Genom att titta på de delegationsbeslut eller rapporter som anmälts till kommunstyrelsen har kontrollerats om det är rätt delegat som fattat beslutet och om beslutet är fattat enligt rätt punkt i delegationsordningen. Resultat iakttagelser Avvikelser mot beskrivning av process/rutin/riktlinje har konstaterats På de sex sammanträdena anmäldes totalt 117 stycken beslut. Av de anmälda besluten var 86 stycken korrekta vad gäller delegat och punkt i delegationsordningen. 13 stycken av de anmälda besluten gällde olika typer av beslut inom upphandling. I tio av dessa beslut framgick det inte vilka kontraktsvärden det rörde sig om, vilket gjorde att det av besluten inte gick att utläsa om det var rätt delegat och punkt i delegationsordningen. Två av de resterande besluten inom upphandling hade fattats med stöd av delegationen för brådskande ärenden, men det framgick inte varför nämndens sammanträde inte kunde inväntas. Ett av dessa beslut var dessutom inte underskrivet av delegaten. Det var enbart ett beslut gällande upphandling där det med hjälp av beslutet gick att fastställa att det var rätt delegat och rätt punkt i delegationsordningen. Alla anställningar som är längre än sex månader är delegationsbeslut och ska anmälas till kommunstyrelsen. Det är bara socialkontoret som gjort detta. Totalt har socialkontoret fattat 53 delegationsbeslut i personalärenden. Av dessa beslut uppvisade 18 stycken något fel. 15 av dessa beslut gällde anställningar för kortare tid än sex månader. Tre av de 15 besluten angav dessutom en felaktig vidaredelegation och fel punkt i delegationsordningen. Det var dock rätt delegat som tagit dessa beslut (om anställningstiden hade varit längre än sex månader). De sista tre felaktiga besluten gällde beslut om ny lön, något som saknar punkt i delegationsordningen.

12 10/14 Ett beslut om avsked har rapporterats in. Det underlag som rapporterats in utgör en information riktad till den avskedade. Det framgår inte om något delegationsbeslut har tagits och då inte heller vilken punkt i delegationsordningen som är aktuell och inte heller vem som är delegaten. Det framgår inte heller om samråd med kontorschefen har skett, något som är ett krav enligt delegationsordningen. Informationen är undertecknad av personalchef, som är delegat i ärenden gällande avsked. På sammanträdet i december anmäldes totalt 15 stycken delegationsbeslut. Av dessa var det tio stycken som anmälts för sent, det vill säga sammanträdet i december var inte det första sammanträdet till vilket besluten kunde anmälas. Det äldsta beslutet som anmäldes fattades i mars Till sammanträdet i augusti anmäldes totalt 31 stycken beslut. Av dessa var det nio stycken som anmälts för sent. Samtliga ärenden som anmälts för sent till båda sammanträdena rörde ekonomifrågor eller upphandling. Besluten som anmälts till de andra sammanträdena hade samtliga anmälts i rätt tid. Analys Besluten i ärenden om upphandlingar bör bli tydligare så att det klart framgår vilket kontraktsvärde det rör sig om. På det viset framgår det tydligt vem som har delegation att fatta beslutet. Av kommunstyrelsens delegationsordning framgår att delegationsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen vid nästkommande månadssammanträde. Många av de beslut som gällde ekonomifrågor och upphandlingar blev anmälda för sent till kommunstyrelsen. Socialkontoret anmäler många beslut som inte är delegationsbeslut, men de delegationsbeslut som anmäls har tagits av rätt delegat och i de flesta fall hänvisas också till rätt punkt i delegationsordningen. Det är sedan tidigare känt att övriga kontor och avdelningar i princip inte rapporterar in sina personalärenden till kommunstyrelsen, vilket även denna granskning visade. Av underlaget för brådskande beslut enligt punkt 1.10 i delegationsordningen bör det framgå varför nämndens beslut inte kan avvaktas. Har ett beslut felaktigt fattats enligt denna punkt kan beslutet komma att upphävas vid en eventuell överklagan. Framgår det i underlaget till beslutet varför det är brådskande blir det tydligare att rätt delegat tagit beslutet. Förslag på åtgärder Alla delegationsbeslut gällande personalärenden ska anmälas till kommunstyrelsen, något som i stor utsträckning inte sker idag. HR-avdelningen bör därför ha ansvaret att, i samråd med stabsavdelningen, ta fram fungerande rutiner för de olika verksamheterna. HR-avdelningen bör också se över sina rutiner vad gäller beslut om avsked för att säkerställa att rätt information anmäls till nämnden. Ekonomiavdelningen bör se över sina rutiner vad gäller anmälan av fattade delegationsbeslut, så att de anmäls enligt kommunstyrelsens delegationsordning.

13 11/14 Ekonomiavdelningen bör också se över utformningen av besluten gällande upphandling så att det av dessa tydligt framgår att rätt delegat har fattat beslutet. Det kan till exempel göras genom att det sammanlagda kontraktsvärdet framgår av beslutet. Uppföljning Området för denna kontroll ingår även i internkontrollen för 2017 och de avvikelser som nu har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Attestreglementet Attestreglementet styr kommunens hantering av ekonomiska beslutsattester. Avsikten är att genom kontroll säkerställa att transaktioner är korrekta avseende prestation, underlag, tidpunkt, villkor, kontering och beslut. Beslutsattesträtt ligger på olika nivåer med begränsningar i form av verksamhet, belopp, tid, typ av transaktion eller begränsas så att den ansvarige är inköpsberättigad för de varor och tjänster som ingår i den löpande driften, men inte för exempelvis investeringar. Attestrutinerna innebär vidare att kontrollera att mottagnings- och beslutsattest är korrekt och att attestanterna gör kontroller enligt reglementet. Kontroll ska utföras i avseende att kontrollera ansvarsfördelning, integritet, jäv och kontrollordning. Urval Stickprov halvårsvis, nu 1 juli 31 december 2016, samt slumpmässigt utvalda mottagnings- och beslutsattestanter. Metod Intervju har genomförts med tre stycken mottagningsattestanter och tre stycken beslutsattestanter där frågan har ställts hur de går till väga när de mottagningsrespektive beslutsattesterar. Beslutsattestanterna har även blivit tillfrågade vilken kännedom de har kring jävsreglerna. För att utreda om den som kontrollerar är självständig gentemot den kontrollerade har samtliga fakturor under perioden 1 juli 31 december 2016 där chef har mottagningsattesterat tagits fram. Genom stickprov på nio manuella fakturor har kontrollerats om utbetalningen hanterats endast av en person. Alla stickprov och intervjuer har gjorts inom kommunstyrelsens område.

14 12/14 Resultat iakttagelser Process/rutin fungerar men behöver utvecklas De tillfrågade följer till stor del riktlinjerna till attestreglementet. Det som brister är kontrollen av huruvida varan/tjänsten håller avtalad kvalitet och kvantitet. Avvikelser mot beskrivning av process/rutin har konstaterats Ingen av de tillfrågade beslutsattestanterna följer riktlinjerna till fullo. De kontrollerar inte att inköp skett enligt ramavtal eller att moms redovisas enligt gällande lagstiftning. Två av de tillfrågade kontrollerar att moms har specificerats, men inte att den är i enlighet med momslagstiftningen. Enbart en av de tillfrågade kontrollerar att konteringen följer gällande kodplan. Vid tillfället för beslutsattesten är det svårt för attestanten att kontrollera att betalning sker vid rätt tidpunkt, eftersom betalningen sker efter att attesten gjorts. Två av de tillfrågade kontrollerar att bokföring sker i rätt period. Ingen av de tillfrågade beslutsattestanterna visste vad kontrollen av att inköp sker i enlighet med [ ] ramavtal enligt gällande delegation innebär. Gäller det fakturor som beslutsattestanten inte känner igen kontrollerar de tillfrågade beslutsattestanterna med mottagningsattestanten att beloppets storlek stämmer och att varan/tjänsten har levererats. När det gäller att enskild person ensam hanterar utbetalning saknar fem av de nio manuella fakturorna, som valts ut, en attestant. Process/rutin/riktlinje fungerar enligt beskrivning Samtliga fakturor som chef har mottagningsattesterat har hanterats enligt attestreglementets regler. De intervjuade beslutsattestanterna har god kännedom om jävsreglerna. Analys Mottagnings- och beslutsattestant följer inte rutinerna De kontroller som beslutsattestanten ska genomföra har egentligen inte så mycket med själva attesten att göra och det är nog också därför som beslutsattestanterna brister i att följa riktlinjerna. Till exempel kan en beslutsattestant inte vägra att attestera något av den anledningen att inköp inte skett enligt ramavtal eller att transaktionen inte ryms inom budget. Finns ett gällande avtal mellan kommunen och motparten, och de punkter som mottagningsattestanten har att kontrollera stämmer så måste fakturan betalas. Det som riktlinjerna anger att beslutsattestanten ska kontrollera är viktigt, men det bör kanske läggas upp på ett annat sätt, eftersom det egentligen inte påverkar huruvida en beslutsattest ska göras eller inte. Enskild person hanterar ensam utbetalningen De fakturor som saknade mottagningsattestant hade alla attesterats med hjälp av en utbetalningsblankett. På denna saknas utrymme för en mottagningsattestants signatur.

15 13/14 Det fanns även fakturor som attesterats med hjälp av en nyare utbetalningsblankett och dessa hade attesterats av två personer. Den nya blanketten har utrymme för både mottagnings- och beslutsattest. I Raindance och Proceedo kan inte en person ensam hantera hela utbetalningen, där sätter systemet stopp. Förslag på åtgärder För att tydliggöra vad mottagnings- respektive beslutsattestanten ska kontrollera när de attesterar kan någon form av checklista tas fram som medarbetaren får i samband med att denne får attesträtten. Även om medarbetaren får en muntlig genomgång kan det vara svårt att komma ihåg alla detaljer, och många tänker kanske inte på att titta i riktlinjerna till attestreglementet. Med en checklista för mottagnings- och beslutsattestanter blir det tydligt vad respektive attestant ska kontrollera. Ekonomiavdelningen bör se över riktlinjerna för att se om den kontroll som beslutsattestanten ska genomföra kan formuleras på ett annat sätt, och om den ska innefatta andra saker. Ekonomiavdelningen bör utbilda beslutsattestanterna i vad det är de ska kontrollera. I dag vet beslutsattestanten till exempel inte vad gällande momslagstiftning säger, och då kan de inte heller kontrollera att den följs. Uppföljning Området för denna kontroll ingår även i internkontrollen för 2017 och de avvikelser som nu har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Verkställighet av politiskt fattade beslut Avsikten är att genom kontroll säkerställa att de politiskt fattade besluten verkställs. Det kan handla om att hela eller delar av beslutade strategier, policys, riktlinjer etcetera inte följs. Urval Stickprov halvårsvis, nu 1 juni 30 november Metod Genom stickprov på fem beslut fattade vid kommunstyrelsens sammanträden har kontrollerats om besluten verkställts. Resultat iakttagelser Dokumenterad beskrivning av rutin saknas Det finns inte någon dokumenterad rutin för hur verkställigheten av politiskt fattade beslut ska säkerställas. Eftersom verkställigheten av besluten är så olika beroende på vad det gäller för typ av beslut att det är svårt att beskriva det på ett sätt som gäller för alla.

16 14/14 Det är istället upp till varje avdelning och kontor att ha egna beskrivningar av hur de ska verkställa de beslut om gäller deras ansvarsområden. Avvikelser har konstaterats Av de fem kontrollerade besluten har fyra verkställts eller håller på att verkställas. Det beslut som inte verkställts var en del av kommunstyrelsens beslut om disponering av budgetreserv. Där gavs kommunstyrelsen bland annat medel för en informationsbroschyr om flyktingsituationen i kommunen, för distribution till samtliga hushåll. Denna broschyr har inte tagits fram och medlen har använts av kommunikationsavdelningen till andra poster och kan inte specificeras mer exakt. Kommunstyrelsen gavs också medel för att anställa en flykting- och integrationssamordnare, vilket däremot har genomförts. De övriga besluten, som gällde beviljande av bidrag, godkännande av köpeavtal, finansiering av belysning på Aspö och att inleda en samverkan för genomförande av New Bright Future har verkställts. Ett beslut, om att se över nuvarande fördelning av schablonersättningar från Migrationsverket samt att ge förslag på framtida fördelningsmodell från och med år 2017, håller på att verkställas. I det ursprungliga beslutet angavs att fördelningsmodellen skulle tas upp för beslut i kommunfullmäktige senast i december 2016, men den 30 november 2016 beslutade kommunstyrelsen att förlänga utredningstiden till mars Analys Avvikelsen har troligen uppstått eftersom tydliga rutiner för att verkställa beslut som är tagna på kommunstyrelsens sammanträden saknas. Förslag på åtgärder Varje kontor och avdelning bör se över om en rutin för hur det ska säkerställas att de politiskt fattade besluten som berör deras verksamhetsområde verkställs behövs eller inte. En eventuell rutin bör innehålla en beskrivning av vad som ska göras om ett beslut inte blir verkställt, om detta till exempel ska rapporteras till kommunstyrelsen. Uppföljning Området för denna kontroll ingår även i internkontrollen för 2017 och de avvikelser som nu har konstaterats följs upp hösten år 2017 i samband med internkontrollen för delår två. Fredrik Lindell Kvalitetscontroller