Lappträsks kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 5/2007 Gemensamma kyrkorådet Lappträskvägen 24 A LAPPTRÄSK

Transkript

1 Lappträsks kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 5/2007 Lappträskvägen 24 A LAPPTRÄSK GEMENSAMMA KYRKORÅDETS MÖTE 5/2007 Tid: Torsdagen klockan Plats: Kanslihuset, Lappträskvägen 24 A ÄRENDELISTA 75 MÖTETS ÖPPNANDE 76 INLEDNINGSANDAKT 77 NAMNUPPROP 78 KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 79 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 80 PROTOKOLLET HÅLLS TILL PÅSEENDE 81 MÖTETS ARBETSORDNING 82 FASTIGHETSSKÖTSELAVTAL ENTREPRENADAVTALET GÄLLANDE GRAVGRÄVNING GRAVGRÄVNINGSAVGIFTER GRAVPLATSAVGIFTER GRAVVÅRDSAVGIFTER HYRA FÖR FÖRVARINGSUTRYMME FÖR DEN AVLIDNE HYROR FÖR FÖRSAMLINGSHEMMET, KAPELLET OCH KYRKAN HYROR FÖR LÄGERGÅRDENS UTRYMMEN ENERGIAVGIFT 2008: ISA STENBERGS FASTIGHET 91 HEMLIGT ÄRENDE 92 ANSTÄLLNING AV STÄDERSKA/VÄRDINNA 93 LÄGERGÅRDSKOMMISSIONENS RAPPORT 94 GUDSTJÄNSTERNA UNDER VINTERPERIODEN 95 MUDDRINGSPLANEN AV STRANDEN / FRILUFTSSTIGSPLANEN 96 FÄLLNING AV TRÄD PÅ KYRKO- OCH GRAVGÅRDEN 97 ERJA OCH RAUNO KLINGBERGS KÖPEANBUD 98 LÖNESYSTEMETS FÖRNYELSE 99 INITIATIV 99.1 KYRKO- OCH GRAVGÅRDENS AVFALLSHANTERING 100 ANHÅLLAN OM BYGGNADSUNDERSTÖD FRÅN KYRKOSTYRELSEN 101 ANHÅLLAN OM GRAVGÅRDSUNDERSTÖD FRÅN KYRKOSTYRELSEN 102 LAPPTRÄSK KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS OCH GRAVVÅRDSFONDENS VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET FÖR ÅR 2008 SAMT VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅREN INFORMATIONSÄRENDEN 104 ÖVRIGA ÄRENDEN 105 ANVISNING OM RÄTTELSEYRKAN 106 MÖTETS AVSLUTANDE

2 Lappträskvägen 24 A LAPPTRÄSK (019) GEMENSAMMA KYRKORÅDETS MÖTE 5/2007 Tid: Torsdagen klockan Plats: Kanslihuset, Lappträskvägen 24 A Närvarande: Matti Perälä, ordförande, kyrkoherde Karl-Erik Stenvall, medlem viceordförande Benita Busk, medlem Lenita Henriksson, medlem Lars-Erik Illman, medlem Kalevi Nykänen, varajäsen (Pekka Puranen) Arja Sirén, medlem Aino Villikka, medlem Övriga: Borta: Teuvo Peltonen, gkf ordförande Harry Andersson, gkf viceordförande Christer Åberg, kyrkoherde Gitte Backman, ekonomichef Lena Weckman, församlingssekreterare Pirjo Löfqvist (suppleant Raija Räikkönen meddelat förhinder) Pekka Puranen, medlem Lappträsk Matti Perälä ordförande Lena Weckman sekreterare Protokolljusterare Karl-Erik Stenvall Aino Villikka

3 På mötet behandlas följande ärenden: 75 MÖTETS ÖPPNANDE Ordförande för gemensamma kyrkorådet kyrkoherde Matti Perälä öppnar mötet. Gemensamma kyrkorådets ordförande Matti Perälä hälsade medlemmarna välkomna och öppnade mötet kl INLEDNINGSANDAKT Ordförande för gemensamma kyrkorådet kyrkoherde Matti Perälä håller inledningsandakten. Kyrkoherden Matti Perälä förrättade inledningsandakten. Man inledde mötet med psalm 7: 1-2 på finska och psalm 5: 3-4 på svenska. 77 NAMNUPPROP Församlingssekreteraren förrättar namnupprop. Sekreterare Lena Weckman förrättade namnupprop. Konstaterades att medlemmarna Pirjo Löfqvist och Pekka Puranen var borta. Närvarande i stället för Pekka Puranen var suppleant Kalevi Nykänen. 78 KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kyrkorådet slår fast huruvida mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört. Mötet konstaterades lagenligt sammankallat och beslutfört.

4 79 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kyrkorådet väljer två protokolljusterare för mötet. I tur Karl-Erik Stenvall och Aino Villikka Till protokolljusterare valdes enhälligt medlemmarna Karl-Erik Stenvall och Aino Villikka 80 PROTOKOLLET HÅLLS TILL PÅSEENDE Protokollet hålls till påseende på pastorsexpeditionens anlagstavla MÖTETS ARBETSORDNING Arbetsordningen för mötet fastställes. Arbetsordningen godkändes enligt föredragningslistan.

5 82 FASTIGHETSSKÖTSELAVTAL 2008 Samfälligheten har årligen slutit ett avtal om fastigheternas skötsel med en privat entreprenör. Fastighetsservice Svenskberg har skött samfälligheternas fastigheter från Nuvarande avtal är i kraft till och priset har varit 20 /timme + moms 22% (GKR ). Lappträsk kyrkliga samfällighet förnyar fastighetssköteselavtalet med Fastighetsservice Svenskberg för tiden enligt bilagan. Ekonomichefen undertecknar avtalet för samfällighetens del.

6 83 ENTREPRENADAVTAL GÄLLANDE GRAVGRÄVNING 2008 Samfälligheten har årligen slutit ett avtal om gravgrävning med en privat entreprenör. Fastighetsservice Svenskberg har anlitats som entreprenör för gravgrävning från Nuvarande avtal är i kraft till (GKR ) och taxorna har varit följande: - normal grav grävning moms 22 % - djupgrav grävning moms 22 % - urnegrav grävning 30 + moms 22 % - tilläggsarbeten timpris 20 + moms 22 % Lappträsk kyrkliga samfällighet förnyar entreprenadavtalet gällande gravgrävning med Fastighetsservice Svenskberg för tiden enligt bilagan. Ekonomichefen undertecknar avtalet för samfällighetens del.

7 84 GRAVGRÄVNINGSAVGIFTER 2008 Avgifterna för gravgrävning som samfälligheten uppbär är t.o.m följande (GKR ): kistgrav 300 urnegrav 50. Kyrkostyrelsens rekommenderar att avgifterna för gravsättning skall vara enhetliga och grunda sig på de kostnader som åsamkats församlingen. Priserna är enhetliga för ortsbor och icke-ortsbor. Gemensamma kyrkorådet besluter, att avgifterna för gravgrävning är: Kistgrav 320 Urnegrav 50

8 85 GRAVPLATSAVGIFTER 2008 Gravplatsavgifterna är t.o.m följande (GKR ): VANLIG GRAV DJUPGRAV URNEGRAV Ortsbo Ortsbo Ortsbo 1 pers pers pers 75 2 pers pers pers pers pers 800 Icke-ortsbo Icke-ortsbo Icke-ortsbo 1 pers pers pers pers pers pers pers pers Veteraner från Lappträsk har gratis gravplats. Gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkofullmäktige att gravplatsavgifterna är desamma som år 2007 för perioden

9 86 GRAVVÅRDSAVGIFTER 2008 Gravvårdsavgifterna är t.o.m följande (GKR ): 1 år Avgift 5 år Avgift 10 år Avgift 1 pers 55 1 pers pers pers 60 2 pers pers pers 70 3 pers pers pers 85 4 pers pers pers 90 5 pers pers pers pers pers 1050 Enbart bevattning 1 år: 40 Gemensamma kyrkorådet besluter, att gravvårdsavgifterna är desamma som år 2007 för perioden

10 87 HYRA FÖR FÖRVARINGSUTRYMME FÖR DEN AVLIDNE 2008 Hyran för kapellets förvaringsutrymme för avlidna är 30 euro / påbörjad vecka t.o.m (GKR ). Gemensamma kyrkorådet besluter, att hyran för förvaringsutrymmet för den avlidne är densamma som år 2007 för perioden

11 88 HYROR FÖR FÖRSAMLINGSHEMMET, KAPELLET OCH KYRKAN 2008 Hyrorna för församlingshemmet, kapellet och kyrkan är t.o.m följande (GKR ): Församlingshemmet Medlem från egen församling: 75, övriga privata hyresgäster: 125, ideella föreningar 30. Kapellet och kyrkan En hyra på 150 uppbärs av dem som inte hör till ev.-lut kyrkan. (Kyrkostyrelsen rekommendation är att en avgift kan uppbäras för lokalerna vid begravning av personer som inte hör till kyrkan) Gemensamma kyrkorådet besluter, att hyrorna för församlingshemmet, kapellet och kyrkan är desamma som år 2007 för perioden

12 89 HYROR FÖR LÄGERGÅRDENS UTRYMMEN 2008 Hyrorna för lägergårdens utrymmen är t.o.m följande: övernattning 6 /pers, bastu 15, lägergårdens hyra 75 /dygn, möte i salen 30 /gång (GKR ). Gemensamma kyrkorådet besluter, att hyrorna för lägergårdens utrymmen är desamma som år 2007 för perioden

13 90 HEMLIGT ÄRENDE

14 91 ENERGIAVGIFT 2008: ISA STENBERGS FASTIGHET Före detta församlingshemmets ägare Isa Stenberg köper energi (värme och varmt vatten) av samfälligheten. Energiavgiften har varit från ,50 /MWh, samt månadsavgiften15 (GKR ). Energiavgiften och månadsavgiften höjs mef en (1) euro. Energiavgiften är från ,50 /MWh och månadsavgiften 16.

15 92 ANSTÄLLANDE AV STÄDERSKA-VÄRDINNA GKR Städerska-värdinnan Marita Johansson har begärt avsked från sin befattning från och med Marita Johansson har inbjudits till mötet för avtackande. Gemensamma kyrkorådet bör besluta om städerska-värdinna -uppgifternas skötsel. Bifogat kyrkliga samfällighetens gällande arbetsbeskrivning för städerska-värdinna -befattningen. Arbetsavtalet är deltid. Ordförande och ekonomichefen föredrar ärendet på mötet. För närvarande sköts uppgifterna med hjälp av en timanställd vikarie och delvis med kanslipersonalens hjälp. Gemensamma kyrkorådet beslöt att godkänna städerska-värdinna Marita Johanssons avskedsansökan per Städerska-värdinnans arbetsuppgifter sköts till detta års slut med hjälp av en timanställd vikarie och delvis med kanslipersonalens hjälp. Ordförande och ekonomichefen kommer med förslag på GKR:s nästa möte, hur städerska-värdinnans uppgifter sköts från början av nästa år. GKR Ordföranden och ekonomichefen föreslår, att städerska-värdinna uppdraget sköts med hjälp av timavlönad arbetskraft från början av 2008 tillsvidare. Arbetsavtal uppgörs retroaktivt från med Marja Turpeinen.

16 93 LÄGERGÅRDSKOMMISSIONENS RAPPORT GKR Lägergårdens nuvarande skick och framtida användning har i flere olika repriser diskuterats. En kommission för lägergården kunde utreda bland annat följande: - uppgörande av en plan för lägergårdens helhetsanvändning - samfällighetens egna andvändargrupper och deras behov - utomstående användargrupper och deras behov - grundförbättringar och reparationer av fastigheterna - plan för lägergårdens strand och gårdsplan - kostnadsberäkningar; investeringar, underhåll, årliga inkomster/utgifter Förslag: Diskuteras utnämnande av en kommission för lägergården. Beslöts att man väljer en kommission för lägergården. GKR Till medlemmar i kommissionen valdes: Teuvo Peltonen, ordförande och sammankallare Sirkka Lempiö, medlem Sirkka-Liisa Hokkanen, medlem Jouko Lievonen, medlem Harry Andersson, medlem Matti Perälä, kyrkoherde finska förs. Christer Åberg, kyrkoherde svenska förs. Kari Martikainen, diakoniarbetare och representant för personalen Gitte Backman, ekonomichef och sekreterare för kommissionen Kommissionen inleder sitt arbete genast och avger sin först rapport till kyrkorådet i slutet av år Lägergårdskommissionen har sammanträtt 5 gånger , , , och Bifogat lägergårdskommissionens rapport Gemensamma kyrkorådet godkänner kommissionens rapport. Kommissionens arbete fortsätter inkommande år med att föra vidare de antecknade projekten.

17 94 GUDSTJÄNSTERNA UNDER VINTERPERIODEN För att spara på uppvärmningskostnaderna har gudstjänsterna hållits de tre senaste åren i kapellet istället för i kyrkan från början av januari fram till palmsöndagen. Finska församlingsrådet framför en åsikt, att gudstjänsterna kan hållas i kyrkan under vintertid. Temperaturen sänkes med tre grader till ca 17 grader under vintern. Ekonomichefen presenterar ett sammandrag av kyrkans uppvärmningskostnader de senaste åren. Ordförande föreslår att gudstjänsterna hålls i kyrkan under vinterperioden.

18 95 MUDDRINGSPLANEN AV STRANDEN / FRILUFTSSTIGSPLANEN GKR Bifogat avtalet avsänt av Lappträsk kommun / Pekka Paavilainen angående muddring av församlingens strandområden samt anläggande av friluftsstigen. Handlingarna som bilaga. De preliminära planerna antecknas till rådets kännedom. Beslutsförslaget godkändes enhälligt GKR Pekka Paavilainen har sänt nytt material i ärendet. Materialet finns till påseende före mötet på pastorskansliet och på mötet. Kommunens avsikt är enligt Paavilainen att ansöka om muddringslov av miljömyndigheterna. För detta ändamål fordras markägarnas ett preliminärt medgivande att man känner till projektet och inte motsätter sig projektet. Ett avtal uppgörs om kommunen får lov från miljömyndigheterna och om projektet förverkligas. Samfällighetens ställningstagande är preliminärt positivt till projektet. Konstaterades att samfälligheten har gjort ett arrendekontrakt för lång tid framöver på åkrarna i jordbrukssyfte. Arrendatorns intressen bör ovillkorligen beaktas i placeringen av muddringsjord och -områden, samt i placeringen av friluftsstigen.

19 96 FÄLLNING AV TRÄD PÅ KYRKO- OCH GRAVGÅRDEN gkr GKR besluter enhälligt att man anhåller om tillstånd för landskapsarbete för fällande av träd på gravgårdarna. Samfälligheten anhåller om lov att fälla två granar framför kyrkan, en björk invid klockstapeln och en gran på nya gravgården invid hjältegravarna. Ärendet upptas på nytt till behandling i GKR efter att man gjort en kostnadskalkyl för trädfällningen, borttagning av stubbarna och plantering av nya träd istället. GKR Kalevi Nykänen anlände till mötet under behandling av Kommunens miljövårdsnämnd har på sitt möte gett sitt medgivande till att följande träd får fällas: Den torra granen framför kyrkans huvudingång, björken invid klockstapeln samt den torra granen på nya gravgården i närheten av hjältegravarna. GKF:s ordf. Teuvo Peltonen och GFR:s ordf. Matti Perälä har diskuterat med entreprenör Timo Hovi kl på själva platsen. Ackordpriset är 1400 euro, inkluderar moms och hyran för lyftanordningen som entreprenören hyr. Gemensamma kyrkorådet godkänner Timo Hovis offert för 1400 euro. Samfälligheten ser till att el- och telefonkabeln som finns i björken invid klockstapeln monteras ner, samt att materialet transporteras bort från platsen. Träden fälls från kl. 8. Medel för plantering av nya träd och borttagning av stubbarna reserveras i budgeten för 2008.

20 97 ERJA OCH RAUNO KLINGBERGS KÖPEANBUD Erja och Rauno Klingberg har lämnat in ett köpeanbud på Lappträsk kyrkliga samfällighets Tallbacka benämnda markområde i Kapellby registernummer 6:87 till priset åtta (8 ) euro per kvadratmeter. Markområdet storlek är ca 900 kvadratmeter. Av kommunens byggnadsinspektör begärs ett utlåtande om prisnivån. Kyrkofullmäktiges beslut gällande försäljning av fast egendom bör bekräftas av kyrkostyrelsen. (KL 14:4) Bifogat köpeanbudet. Gemensamma kyrkorådet föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige godkänner köpeanbudet. Enligt utlåtande av kommunens byggnadsinspektör är 8 /m2 i genomsnitt ett bra pris för tomtmark på orten.

21 98 LÖNESYSTEMET FÖRNYELSE Grundlönen bestäms på basis av den kravgrupp som arbetsuppgiften har placerats i utgående från dess svårighetsgrad. o Grundlönen ska uppgå till minst grundlönen i den kravgrupp som arbetsuppgiften ska placeras i med beaktande av dess svårighetsgrad. o Grundlönen är högre än kravgruppens minimilön då o arbetsuppgiften uppvisar drag som motsvarar en högre kravgrupp och dess kriterier o arbetsuppgiften konstateras vara mera krävande än andra uppgifter som placerats i samma kravgrupp eller o det finns någon särskild uppgiftsrelaterad grund. Med en sådan grund avses en annan faktor än ett kravkriterium. En särskild grund kan vara t.ex. arbetsortens förhållanden och regionala placering, arbetsuppgiftens verksamhetsmiljö och omfattning samt den omständigheten att denna inkluderar flera branscher de övriga krav som arbetsuppgiften ställer (t.ex. språkkunskaper). o Grundlönen kan uppgå till minimilönen i följande kravgrupp eller till ett högre belopp endast om det finns någon särskild grund för detta. När grundlönen bestäms ska det säkerställas att arbetsuppgiften har placerats i den kravgrupp som motsvarar dess svårighetsgrad. Grundlönerna för en och samma församlings arbetsuppgifter i en viss kravgrupp ska stå i det förhållande till varandra som bedömningen av svårighetsgraden förutsätter. Avvikelse från denna regel kan göras endast av särskilda skäl. Om en interimistisk tjänsteinnehavare inte har den utbildning som arbetsuppgiften förutsätter kan grundlönen bestämmas så att den underskrider grundlönen i den kravgrupp som fastställts för uppgiften. På denna grund kan grundlönen sänkas med högst 15 %. Grundlönen för en obehörig interimistisk tjänsteinnehavare kan inte utan särskilt skäl bestämmas så att den överstiger motsvarande ordinarie tjänsteinnehavares grundlön. Bilagor: det nya lönesystemets kravgrupper och blankett över de anställdas placering i uppgifternas kravgrupper. Gemensamma kyrkorådet godkänner de anställdas placeringar i det nya lönesystemets kravgrupp.

22 99 INITIATIV Ifall kyrkorådets medlem vill uppta ett ärende till behandling i rådet, bör vederbörande göra en skriftlig framställan till ordförande, som bör uppta ärendet till behandling på kyrkorådets följande möte. Ärenden kan också upptas muntligt till behandling i kyrkorådet KYRKO- OCH GRAVGÅRDENS SOPHANTERING Bifogat kyrkorådets medlem Benita Busks initiativ. Kyrkorådet diskuterar kyrko- och gravgårdens avfallshantering. Konstaterades, att kärlen för förmultnande avfall bör tömmas oftare på våren och hösten, eftersom gravarnas städning på våren och hösten producerar stora mängder förmultnande avfall. Stora 600 l avfallskärl kan inte användas, eftersom de tunga kärlen inte kan flyttas för hand. Ekonomichefen utreder ärendet och gör ett förslag på hur man kunde effektivera hanteringen av de förmultnande avfallet. Ärendet behandlas i samband med kyrkorådets gravgårdsbesiktning inkommande vår.

23 100 ANSÖKAN OM BYGGNADSUNDERSTÖD AV KYRKOSTYRELSEN Kyrkostyrelsen behandlar byggnads- och gravgårdsunderstöd två gången per år. Ansökningarna skall sändas till domkapitlet per och Samfälligheten anhåller om understöd för reparation och målning av Lappträsk klockstapels fasader och tak samt för reparation och målning av träkyrkans tak och den rappade kyrkans fasader. Samfälligheten har arbetsbeskrivningar och ackordplan uppgjord per av Valkealan Projektiapu Oy. Projekten är klart byggnadernas reparation och restaurering, för att man i framtiden skall uppnå en saklig nivå gällande objektens underhåll och undvika större problem. Projektets kostnadskalkyl är följande: Träkyrkans tak och väggar Klockstapelns tak och väggar Planering och övervakning Sammanlagt Byggnadsunderstödsansökan görs på blankett Ansökan om stöd från centralfonden (keskusrahasto) med tillhörande bilagor. Gemensamma kyrkorådet besluter att man ansöker om understöd.

24 101 ANSÖKAN OM GRAVGÅRDSUNDERSTÖD AV KYRKOSTYRELSEN Kyrkostyrelsen behandlar byggnads- och gravgårdsunderstöd två gången per år. Ansökningarna skall sändas till domkapitlet per och Samfälligheten anhåller om understöd för restaurering av Lappträsks hjältegravsområde. Teppo Ceder har till uppgift att utföra en plan över hjältegravsområdets restaurering. Följande reservation görs för projektet i samfällighetens budget. År 2007 planeringskostnader: År 2008 förverkligande för samfällighetens del Sammanlagt: Lappträsk kommun har tillfrågats att komma med i projektet. Kommunen deltar troligen med hälften av kostnaderna för projektet m.a.o Samfälligheten ansöker om understöd för sin egen andel av kostnaderna Understödsansökan görs på blankett Ansökan om stöd från centralfonden (keskusrahasto) med tillhörande bilagor. Gemensamma kyrkorådet besluter att man ansöker om understöd.

25 102 LAPPTRÄSK KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS OCH GRAVVÅRDSFONDENS VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET FÖR ÅR 2008 SAMT VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅREN Lappträsk kyrkliga samfällighets verksamhetsplan och budgetförslag som bilaga. Gemensamma kyrkorådet godkänner budgeten och verksamhetsplanen för åren enligt bilagan att föredras för gemensamma kyrkofullmäktige. Till budgetförslaget gjordes följande tillägg på sidan 65: Investeringar: Förnyande av kanslihusets bruksvattenledningar år 2009:

26 103 INFORMATIONSÄRENDEN Samfällighetens strategikommission håller möte ons kl i kanslihuset Gemensamma kyrkofullmäktiges möte hålls kl i församlingshemmet. 104 ÖVRIGA ÄRENDEN Samfällighetens strategikommission koordinerar och jämför de aktuella samarbetsprojekten. I början av nästa år granskas Porvoon rovastikuntas slutrapport och Lovisanejdens svenskspråkiga församlingars samarbetsrapport.

27 105 ANVISNING OM RÄTTELSEYRKAN Rättelseyrkan bifogas till mötesprotokollet. 106 MÖTETS AVSLUTANDE Ordförande avslutade mötet kl