Handlingar till mötet i Vänersborg med regionstyrelsen för Västra Götalandsregionen. 28 februari 2012

Transkript

1 Handlingar till mötet i Vänersborg med regionstyrelsen för Västra Götalandsregionen 28 februari 2012

2 Föredragningslista Sida: 1(3) Sammanträde med regionstyrelsen 28 februari 2012 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl. 9:30 (Presskonferens kl ) Program: - Mötets öppnande - Upprop - Val av justerande - Tidpunkt för protokollets justering - Genomgång av dagens ärenden och ev. informationsärenden - Ajournering för gruppmöten - Fortsatt sammanträde - Ev. fortsättning informationsärenden Fullmäktigeärenden 1. Uppdrag om seminarium kring klimatförändringar Dnr RS Yttrande över motion av Jimmie Stranne (SD) om medborgarförslag Dnr RS Yttrande över motion av Roland Abwin (SVG) om att reformera tandvården Dnr RS Yttrande över motion av Birgitta Losman m.fl. (MP) om modern och trygg ambulanssjukvård Dnr RS Styrelseärenden 5. Årsredovisning för regionfullmäktige och regionstyrelse 2011 Dnr RS Regionalisering av läkarutbildningen Dnr RS POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

3 Sammanträdesdatum: Sida: 2(3) 7. Finansiering av ny IS/IT-modell och kollektivtrafiknämnd/-avdelning enligt detaljbudget för regionfullmäktige, regionstyrelse och arkivnämnd Dnr RS Framställan från fastighetsnämnden om utökad låneram för konst Dnr RS (Återremiss RS 13/12) 9. Tid- och aktivitetsplan för planerings- och uppföljningsaktiviteter under år 2012 Dnr RS Västra Götalandsregionens insatser under Almedalsveckan 2012 Dnr RS IT-sourcingstrategi för Västra Götalandsregionen Dnr RSK , RS (ÄU 15/2 protokollsutdrag senare) 12. Rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter i regionstyrelsen Dnr RS Regionstyrelsens uppsiktsplikt Dnr RS , Skrivelse från Pensionärsrådet i Norra Bohuslän gällande ändringar i reglemente för pensionärsråd knutna till hälso- och sjukvårdsnämnderna i Västra Götalandsregionen Dnr RSK Förslag om godkännande av vårdenhet i VG Primärvård Dnr RS (HSU 22/2 kompletterande handlingar senare) 16. Yttrande över Olagligt statsstöd (SOU 2011:69) Dnr RS (länk: Sammanställning av anmälningsärenden Dnr RS Anmälan av delegationsbeslut Dnr RS Valärenden Dnr RS Informationsärenden a) Rapport från regiondirektören, Ann-Sofi Lodin Gert-Inge Andersson Ordförande

4 Sammanträdesdatum: Sida: 3(3) Kollektivtrafikförbindelser Avgång Ankomst Uddevalla (tåg) Göteborg (tåg) Borås (tåg) Skövde (tåg via Herrljunga) Mariestad (buss t Skövde, tåg via Herrljunga) Reservation för ev. felaktigheter. Kontrollera alltid tidtabell

5 Ärende 1

6 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare Elisabet Ericson Regionstyrelsen Uppdrag om seminarium kring klimatförändringar Ärendet Birgitta Losman (MP) har till fullmäktiges presidium lämnat förslag på tillfällig beredning Är Västra Götaland redo för klimatförändringar? Beredningens uppdrag ska vara att samla befintlig kunskap om klimatförändringar för att möjliggöra för regionfullmäktiges ledamöter att på bästa sätt arbeta med klimatanpassning. (Till skillnad från det arbete som redan satts igång kring minskad klimatpåverkan.) Beredning Regionfullmäktiges presidium har föreslagit att miljönämnden ges i uppdrag att under 2012 arrangera och inbjuda fullmäktiges ledamöter till ett seminarium under mandatperioden om vad klimatförändringar kan innebära för Västra Götaland. Eventuellt kan del av fullmäktigesammanträde användas för ett seminarium. Förslag till beslut Miljönämnden ges i uppdrag att under 2012 arrangera och inbjuda fullmäktiges ledamöter till ett seminarium under mandatperioden om vad klimatförändringar kan innebära för Västra Götaland. Eventuellt kan del av fullmäktigesammanträde användas för ett seminarium. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionkansliet@vgregion.se

7

8 Ärende 2

9 Sida 1(3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Regionkansliet Handläggare Elisabet Ericson Regionstyrelsen Yttrande över motion av Jimmie Stranne (SD) om medborgarförslag Ärendet Jimmie Stranne (SD) har i en motion från november 2011 föreslagit att regionfullmäktige beslutar att medborgare får möjligheten att kunna sända in medborgarförslag som kan tas upp i regionfullmäktige med syfte att stärka den regionala demokratin i Västra Götaland. Beredning Motionen har remitterats till regionfullmäktiges presidium för yttrande. Regionfullmäktiges presidium har lämnat följande förslag till yttrande: Medborgarförslag Enligt 5 kap. 23 kommunallagen får ärende i fullmäktige väckas av den som är folkbokförd i en kommun inom landstinget, om fullmäktige har beslutat det, s k medborgarförslag. Ett sådant medgivande ska gälla generellt och någon individuell prövning av om ärendet får väckas eller inte, får inte ske. Medborgarförslag kan väckas av alla personer som är folkbokförda i en kommun inom landstinget. Det betyder att också barn, ungdomar och personer med utländsk bakgrund som ännu inte fått kommunal rösträtt kan väcka medborgarförslag. Medborgarförslaget ska kunna undertecknas av en eller flera personer. Föreningar, sammanslutningar, råd eller andra organisationer kan inte väcka medborgarförslag. Fullmäktige får överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärende som väckts genom medborgarförslag, utom i de fall som anges i kommunallagen 3 kap. 9, det vill säga ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ett sådant beslut om att överlåta till nämnd att besluta i ett ärende som väckts genom medborgarförslag behöver inte beredas. Däremot måste fullmäktige fatta beslut om överlämnande i varje enskilt fall. Det går alltså inte att fatta ett generellt beslut att medborgarförslag om t.ex. miljöfrågor ska beslutas av miljönämnden. Den nämnd som fått fullmäktiges uppdrag att besluta i ett ärende som väckts genom medborgarförslag ska sedan fatta ett självständigt beslut i ärendet efter sedvanlig beredning. Besluten får inte delegeras. Fullmäktige ska POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionkansliet@vgregion.se

10 Sida 2(3) Datum Diarienummer RS informeras om beslutet samt om de medborgarförslag som inte avgjorda inom ett år efter att de väcktes i regionfullmäktige. Föreskrifter om hur medborgarförslag ska handläggas ska skrivas in i arbetsordningen. Erfarenheter av medborgarförslag Sveriges kommuner och landsting genomförde 2006 en undersökning och konstaterade att 194 kommuner och 9 landsting hade infört medborgarförslag. Samtliga medborgarförslag ställda till landstingen handlade om hälsa och sjukvård. Erfarenheterna av att ha medborgarförslag som en möjlighet att påverka skiftar. Huvuddelen av kommunernas och landstingens positiva erfarenheter handlar om att de tycker att möjligheten leder till att allmänheten kommer till tals, att kontakten med medborgarna har ökat och att vissa förslag ökar engagemanget bland människor. Kritiken består i att medborgarförslag innebär en ökad arbetsbelastning samt att en stor del av förslagen gäller enkla cykelställsfrågor som inte är politiskt eller ideologiskt laddade och kräver en behandling i fullmäktige. Vidare väcks en del förslag som inte är en fråga inom kommunens eller landstingets område. Regionens demokratiarbete Sedan 2007 har Västra Götalandsregionen genomfört drygt femtiotalet så kallade Demokratitorg på olika gymnasieskolor i regionen för att lyssna på de unga regionmedborgarna. Under mandatperioden planeras ett omvänt demokratitorg att genomföras i samband med ett regionfullmäktigesammanträde. Då kommer gymnasieungdomar från Västra Götaland till sammanträdet och ställer frågor till ledamöterna. Allmänhetens frågestund Regionfullmäktige har genomfört allmänhetens frågestund En tillfällig beredning om fullmäktiges arbetsformer föreslog att ett alternativ till frågestunden skulle prövas. Fullmäktige gav beställarnämnderna i uppdrag att under mandatperioden en gång per år på lämpligt sätt ge medborgarna möjlighet att ställa frågor om nämndernas verksamhet. Beställarnämndernas uppdrag om medborgarkontakter En utvärdering av försöksverksamheten har genomförts och fullmäktige har 7 februari 2012, 5 gett beställarnämnderna ett fortsatt och utökat uppdrag om medborgarkontakter. Tidigare motion om medborgarförslag Regionfullmäktige har 23 maj avslagit en motion från Göran Larsson (MP) och Ole Borch (MP) om medborgarförslag med

11 Sida 3(3) Datum Diarienummer RS hänvisning till yttrande från beredningen för fullmäktiges arbetsformer. Beredningen har framfört att ett kommande lagförslag om förenklad hantering av medborgarförslag bör avvaktas innan vidare ställning tas till införande av medborgarförslag i regionen. Sammanfattande bedömning Presidiet ser mycket positivt på att medborgarna lämnar förslag till Västra Götalandsregionen. Det finns redan idag ett antal möjligheter att göra detta. Presidiet ser däremot inte värdet av att just fullmäktige ska hantera förslagen och har därför föreslagit att motionen avslås. Joakim Larsson (MP) har anfört avvikande mening och föreslagit att motionen ska bifallas. Förslag till beslut Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktiges beslut: Motionen avslås. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

12

13

14

15 Ärende 3

16 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Handläggare Katrin Urbäck E-post Regionstyrelsen Yttrande över motion av Roland Abwin (SVG) om att reformera tandvården Ärendet Roland Abwin (SVG) har i en motion den 16 april 2011 föreslagit att regionstyrelsen får i uppdrag att begära en utförlig rapport från Socialstyrelsen angående ställningstagande och motiv för och emot olika metoder för rotfyllning som används inom tandvården idag, i synnerhet N2. Beredning Motionen har remitterats till tandvårdsstyrelsen för yttrande och till hälsooch sjukvårdsutskottet för bedömning. Tandvårdsstyrelsen har den 27 oktober 2011, 88, avgett ett yttrande som förslag till svar på motionen. I yttrandet föreslår Tandvårdsstyrelsen att motionen avslås med hänvisning till att frågan om Socialstyrelsens syn på rotfyllningsmaterial redan är utredd. Hälso- och sjukvårdsutskottet har behandlat ärendet den 11 januari 2012, 12 och föreslår att motionen avslås. Förslag till beslut Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktiges beslut: Motionen avslås med hänvisning till Tandvårdsstyrelsens yttrande och hälso- och sjukvårdsutskottets bedömning. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: (växel) E-POST: regionkansliet@vgregion.se

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Ärende 4

26 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Handläggare Katrin Urbäck E-post Regionstyrelsen Yttrande över motion av Birgitta Losman m.fl. (MP) om modern och trygg ambulanssjukvård Ärendet Birgitta Losman (MP) och Göran Larsson (MP) har i en motion föreslagit att regionen organiserar den prehospitala vården med en egen förvaltningsoch ledningsfunktion samt att utreda samverkansformerna med berörda aktörer och återkomma med förslag till en detaljerad organisation. Beredning Motionen har remitterats till hälso- och sjukvårdsutskottet för yttrande. Hälso- och sjukvårdsutskottet har den 11 januari 2012, 10 avgett ett yttrande som förslag till svar på motionen. I nuläget bedömer man att eventuella ytterligare beslut om en centraliserad ambulanssjukvård i enlighet med motionärernas första att-sats bör föregås av en utvärdering av den sedan tidigare fastställda modellen för prehospital akutsjukvården i Västra Götalandsregionen. Hälso- och sjukvårdsutskottet beslutade därför att för egen del under 2013 genomföra en utvärdering av den regionala prehospitala ambulanssjukvårdens mål, organisation och regiongemensamma standarder. Motionärernas andra att-sats om en utredning och förstärkning av samverkansformerna med berörda aktörer ligger i linje med de tankar som låg till grund för arbetet med AmbuAlarm. Det regionala rådet för prehospital akutsjukvård, RRPA, har tillförts resurser för att arbeta med dessa frågor. Förslag till beslut Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktiges beslut: 1. Den första att-satsen anses besvarad genom hälso- och sjukvårdsutskottets beslut om en samlad utvärdering av den prehospitala ambulanssjukvården under Utförarstyrelserna för de fem ambulansorganisationerna uppdras att inom ramen för RRPA stärka samrådsarbetet enligt ovan och att motionärernas andra att-sats därmed är bifallen. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: (växel) E-POST: regionkansliet@vgregion.se

27 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

28

29

30

31

32

33

34 Ärende 5

35 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Birgit Bratt Regionstyrelsen Årsredovisning för regionfullmäktige och regionstyrelse 2011 Ärendet Årsredovisning har upprättats för regionfullmäktiges och regionstyrelsens verksamheter under Beredning Det samlade ekonomiska resultatet för 2011 för både regionfullmäktige och regionstyrelse redovisar ett sammantaget överskott på 20,2 mnkr med fördelning: * regionfullmäktige 4,1 mnkr * regionstyrelse inklusive politiska sekreterare 8,4 mnkr * regionstyrelsen, avdelningar 7,9 mnkr * regionstyrelsen, strategiska och gemensamma -88,9 mnkr funktioner * regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsansvaret 88,7 mnkr Regionfullmäktige Det ekonomiska resultatet visar på 4,1 mnkr i överskott för regionfullmäktiges verksamheter. Överskottet beror till viss del på att partierna inte utnyttjat hela gruppanslaget avsett för gruppmöten och liknande men också på att möteskostnaderna blivit lägre under året. Regionstyrelsen och politiska sekreterare Inom regionstyrelsens anslag täcks kostnader för styrelsens verksamhet och hälso- och sjukvårdsutskott, personalutskott, ägarutskott, internationell beredning och krisledningsnämnd. Inom anslaget ingår det personalpolitiska anslaget, kostnader för politiska sekreterare samt anslag till regionstyrelsens förfogande. Ekonomiperspektiv Ekonomiskt redovisas ett överskott på 8,4 mnkr. Den största delen av överskottet kan hänföras till en återhållsamhet med styrelsens gemensamma medel samt anslaget för regionstyrelsen förfogande. POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

36 Sida 2(2) Datum Diarienummer RSK Regionstyrelsen, strategiska och gemensamma funktioner Bokslutet är upprättat i enlighet med de regiongemensamma riktlinjerna. För förvaltningen har redovisats hur förvaltningen för egen del och i tillämpliga delar även regionövergripande arbetat med de av regionfullmäktige prioriterade målen. Redovisning över de budgetuppdrag regionfullmäktige lämnat redovisas i det samlade bokslutet. Ekonomiperspektiv Regionstyrelsens strategiska och gemensamma funktioner visar ett underskott på -88,9 mnkr. Underskottet beror till största delen på att de satsningar som gjordes i kompletteringsbudgeten 2010 beträffande omställning och ägarstöd då inte nyttjades fullt ut. I stället blev det en förskjutning i kostnadsåtagandet över 2011 som blev direkt resultatpåverkande. Därutöver har balansposter lösts upp bl a 25 mnkr för rehabiliteringsinsatser inom hälso- och sjukvården som fungerat som en finansiering för logistiker, arbetsnoder och åter i arbete -satsningarna (22 mnkr) som genomförts under året. Regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsansvaret Ekonomiperspektiv Inom detta område redovisas ett överskott på 88,7 mnkr, varav rättspsykiatrin visat en positiv budgetavvikelse. Kostnaderna för det reformerade tandvårdsstödet överskrider budgeten med ca 15 mnkr, beroende på en stor patienttillströmning. Läkemedel visar en positiv budgetavvikelse för helåret. Drygt en tredjedel av utskottets budget avsätts till tillgänglighets- och utvecklingsinsatser inom ett flertal områden. En positiv budgetavvikelse föreligger sammantaget inom detta anslag. Hälso- och sjukvårdsutskottet har i framställan till regionstyrelsen begärt att under 2012 få utnyttja regionstyrelsens eget kapital om sammanlagt 34 mnkr. 31 mnkr avser medel för HPV-vaccinationer och 3 mnkr medel för utveckling av den rättspsykiatriska verksamheten. Förslag till beslut Årsredovisning för 2011 för regionfullmäktige och regionstyrelsen godkänns. REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

37 Sida 1(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Årsredovisning 2011 Regionstyrelsen SAMMANFATTNING OCH SLUTSATS 1.1 Sammanfattning medborgarperspektivet OK Regionkansliet har ansvaret att ge stöd till den politiska organisationen (medborgarnas företrädare) och att genom regiondirektören utöva tjänstemannaledning för regionens verksamheter. Medborgarna ska känna trygghet och tillit i kontakterna med regionen. Exempel på aktiviteter är genomförandet av handlingsplanen för extern kommunikation, erbjudande av information i tillgängliga former och tillämpningen av beredningsrutinerna som säkerställer en rättssäker dokumenthantering. Regionkansliet ska tillhandahålla beslutsunderlag med god kvalitet där ansvaret för de gemensamma resurserna står i centrum. I regionkansliets uppdrag ligger olika funktionsansvar, såsom för ekonomi, säkerhet, personal/arbetsgivarfrågor, information etc., som omfattar hela regionorganisationen. 1.2 Sammanfattning verksamhetsperspektivet OK Regionkansliets uppgifter enligt av regionstyrelsen fastställt inriktningsdokument innebär en fokusering på genomförandet av de uppdrag som styrelsen och fullmäktige lämnat. 1.3 Sammanfattning medarbetarperspektivet Regionkansliet har under året anpassat sin tjänstemannaorganisation. Förändringarna kommer att pågå en tid in på Under 2011 har regionkansliets tjänstemannaorganisation varit sammanslagen med regionala utvecklingsnämndens sekretariat, miljönämndens sekretariat, kulturnämndens Bra sekretariat och folkhälsokommitténs kansli. Dessutom har nya verksamheter upprättats för att tillhandahålla kvalificerat tjänstemannastöd till de politiska organ som bildades efter valet. Exempel på verksamheter som är under uppbyggnad är kollektivtrafikavdelningen, registercentrum och enheten för

38 Sida 2(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen rättighetsfrågor. Dessutom har regionens alla förvaltningschefer samlats administrativt under regiondirektören för att tydliggöra ansvarsdelen administrativt. Detta påverkar personalredovisningen och medellönenivån uppåt. Personalkostnadsmässigt belastar förvaltningscheferna sin förvaltning. Dessutom är kansliets medelålder hög och regionkansliet inne i generationsväxling där 40- talistgenerationen är i karriärens slutskede. Kompetensförsörjningen och kompetensväxlingen är den största utmaningen i medarbetarperspektivet. 1.4 Sammanfattning ekonomiperspektivet Resultatet för regionstyrelsen inklusive hälso- och sjukvårdsutskottet visar på ett överskott på totalt 16,1 mnkr (RS -72,6 mnkr, HSU 88,7 mnkr). OK Överskottet fördelar sig som följer; - regionstyrelsen, politiska organisationen 8,4 mnkr - regionkansliet, avdelningar 7,9 mnkr - rs strategiska och gemensamma funktioner -88,9 mnkr - regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsansvaret 88,7 mnkr Regionstyrelsen politiska organisationen visar ett överskott på 8,4 mnkr. Resultatet beror i huvudsak på återhållsamhet inom styrelsens gemensamma medel samt att anslaget för styrelsens förfogande har nyttjats i mindre utsträckning än budgeterat. Regionstyrelsen strategiska och gemensamma funktioner visar ett underskott på -88,9 mnkr. Underskottet beror till största delen i huvudsak på att de satsningar som gjordes i kompletteringsbudgeten 2010 beträffande omställning och ägarstöd inte nyttjades fullt ut. I stället blev det en förskjutning i kostnadsåtagandet över till 2011 och som då blev direkt resultatpåverkande. 2. VERKSAMHETENS ÖVERGRIPANDE UPPDRAG Regionkansliets huvuduppgifter och uppdrag framgår av regionstyrelsens beslut om inriktningsdokument (RS ). Bland annat skall regionkansliet stödja de ledningsprocesser som ägs av regionstyrelsen och i det arbetet hantera såväl analys som uppföljningsfrågor. Kansliet ska vara ett stöd till förvaltnings- och bolagsledningar och med

39 Sida 3(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen stor flexibilitet utföra de uppdrag som ges från regionstyrelsen. Regionkansliet skall tydliggöra regiongemensamma samordnings- och utvecklingsfrågor som komplement och stöd till det lokala utvecklingsarbetet. 3. MEDBORGARPERSPEKTIVET Regionkansliet har två roller: dels stödet till den politiska organisationen (medborgarnas företrädare), dels ledningsorganisation för regionens verksamheter. Huvudintressenter är regionfullmäktige, regionstyrelsen och dess utskott, beredningar och kommittéer. För verkställande av beslut och uppföljning av regionövergripande mål arbetar regionkansliet dels med funktionsansvar, dels med linjeansvar genom regiondirektören gentemot hela regionen. I regionstyrelsens inriktningsdirektiv angavs bland annat följande: Invånarna i Västra Götaland berörs av de verksamheter regionen ansvarar för på olika sätt och i olika roller. Alla ska kunna känna trygghet och tillit i kontakterna med verksamheterna, deras medarbetare och de förtroendevalda. Invånarna ska också kunna känna förtroende för hur regionorganisationen använder de gemensamma resurser som de ställer till verksamheternas förfogande genom skatten. 3. Regionfullmäktiges strategiska inriktningar 3.2 Insatser för kommunikation Regionkansliets informationsavdelning har under verksamhetsåret utvecklat arbetet i enlighet med de lagda strategierna för extern och intern kommunikation. För 2011 det inneburit - fortsatt utveckling av varumärkesarbetet för såväl Västra Götalandsregionen som Västra Götaland. - ett speciellt fokus på utvecklingen av ett regiongemensamt intranät som stöd för verksamheten. - speciella insatser för att säkra kommunikationsprocesserna vid en ev. krissituation. Detta arbete sker i nära samarbete med säkerhetsstrategiska avdelningen och övriga förvaltningars informationsfunktioner 3.3 Jämställdhetsintegrering I förvaltningens budget för 2011 tillika beslutsunderlag för RS (sin egen del), specificerades

40 Sida 4(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen inte denna frågeställning. Som exempel väljer vi däremot att lyfta fram det arbete som enheten för rättighetsfrågor (tjänstemannaorganisationen till rättighetskommittén) jobbat med: Enheten har varit samordnande i arbetet med att uppdatera en broschyr om jämställdhetsintegrerad budgetprocess. Denna har tagits fram tillsammans med en arbetsgrupp på uppdrag av Nätverket för jämställdhetsintegrerad budgetprocess. Arbetet startade med att skriva fram en handlingsplan för att verkställa den europeiska deklarationen om jämställdhet på regional och lokal nivå som regionen har anslutit sig till, CEMR. Diskussioner har förts med nyckelpersoner i regionens verksamheter för att få kunskap om vad som redan görs och vad som planeras för att främja jämställdhet och andra mänskliga rättigheter för regionens invånare. Utifrån samtalen och en genomförd kartläggning, har mål, åtgärder samt uppföljningsfrågor tagits fram. 3.4 Funktionshinder Frågeställningen är korresponderad till förvaltningens samtliga avdelningar. Nedan redovisas det arbete som enheten för rättighetsfrågor (tjänstemannaorganisationen till den nya rättighetskommittén) hittills har genomfört. Arbetet med Tillgänglighetsdatabasen går mot version 2.0. Detta innebär bland annat en ombyggnation med integrering av nuvarande riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. I augusti började arbete med att se över vilka förutsättningar som finns att utöka Tillgänglighetsdatabasen ( till att gälla fler kategorier än funktionsnedsättning (bl.a. etnicitet, trosuppfattning, kön och barn och ungdomar). Utöver den fysiska tillgängligheten kan även den kognitiva tillgängligheten vara ett område att utveckla. Kansliet har genomfört en målgruppsanalys av behov av information i anpassad form. Analysen genomfördes som en kvalitativ undersökning av vilka behov som finns för personer med funktionsnedsättningar. Konsultföretaget Inuse har genomfört undersökningen, som i huvudsak har bestått av fokusgruppsintervjuer. Referenspersoner inom Habilitering & Hälsa med sakkunskap om olika funktionsnedsättningar har varit delaktiga i projektet. Analysen kommer att vara en viktig del när det gäller Västra Götalandsregionens arbete med att arbeta strategiskt och praktiskt med dessa frågor. Undersökningen visar att den stora floran av kommunikation, i form av t ex kallelser och information om undersökningar, försvårar för människor med funktionsnedsättning. I maj lämnades Tillgänglighetsrapporter till samtliga Hälso- och sjukvårdsnämnder gällande "enkelt avhjälpta hinder". Rapporterna innehöll såväl de offentliga som de privata vårdcentralernas resultat i procent av uppfyllda/åtgärdade enkelt avhjälpta hinder. Dessa rapporter vill Hälso- och sjukvårdskanslierna få ta del av varje halvår.

41 Sida 5(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen 3.5 Mångfald Mångfaldsplanen är reviderad under hösten Aktiviteter planeras under 2011, för att kunna genomföras under verksamhetsåret 2012 gemensamt med rättighetskommittén. 3.6 Verksamheternas mål i medborgarperspektivet Invånarna i Västra Götaland berörs av de verksamheter regionen ansvarar för på olika sätt och i olika roller. Alla ska kunna känna trygghet och tillit i kontakterna med verksamheterna, deras medarbetare och de förtroendevalda. Invånarna ska också kunna känna förtroende för hur regionorganisationen använder de gemensamma resurser som de ställer till verksamheternas förfogande genom skatten. 4. VERKSAMHETSPERSPEKTIVET Hälso- och sjukvårdsfrågor Regionkansliet arbetar med de övergripande strategiska frågorna inom hälso- och sjukvården. Några av dessa och det ekonomiska utfallet kommenteras nedan: Kostnaderna för det reformerade tandvårdsstödet ger en budgetavvikelse med -15 mnkr. Avvikelsen beror på att fler personer behövt och sökt medel för nödvändig tandvård och vård som led i sjukdomsbehandling. Omfattningen av tandvårdsstödet har nått den nivå som statsbidraget dimensionerades efter när reformen startade. Budgetavvikelsen för sjukvård till asylsökande är -25 mnkr. Skälen till detta är svåra att helt klarlägga men kan vara flera. Asyltiden är kortare vilket innebär att vi inte alltid får in ersättning även om vård har utförts, då avstämning för statsbidragets storlek sker kvartalsvis i efterskott. I Västra Götaland finns ett antal gömda barn med stort vårdbehov och där ersättning för kostnadskrävande vård inte kunnat sökas. SKL har visat på att schablonersättningen till landstingen är för låg i förhållande till vårdkostnaden. SKL har fört en diskussion med staten om att schablonersättningen behöver höjas framöver. Kostnaderna för regionala FOU-projekt är för helåret lägre än budgeterat. Kostnaderna inom läkemedel visar en positiv budgetavvikelse för helåret. Några förklaringar till avvikelsen är att vissa av läkemedelskommitténs aktiviteter inte fått helårseffekt samt att kostnaderna för solidariskt finansierade läkemedel ligger 10 mnkr lägre än budgeterat. Avtal är tecknade med SU, NU och SkaS om att bedriva rättspsykiatrisk vård. Kostnaderna för dessa avtal överensstämmer med budget. I 2011 års budget tillfördes en utökning på 20 mnkr för satsningar på nya vårdenheter. Dessa medel har ej ianspråktagits fullt ut och därför redovisas en positiv budgetavvikelse. Drygt en tredjedel av utskottets budget avsätts till tillgänglighets- och utvecklingsinsatser

42 Sida 6(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen inom olika områden. En positiv budgetavvikelse föreligger sammantaget inom detta anslag. Utskottet beslutar vid minst två tillfällen per år om ordnat införande av nya läkemedel, metoder samt nationella och regionala riktlinjer. Medlen utbetalas efter avrop för faktiska kostnader (nya dyra läkemedel) samt efter det att verksamheterna har presterat över vissa basvolymer inom exempelvis obesitas- och strokesjukvården. Inom det ordnade införandet har inte alla avsatta medel ianspråktagits under året. Under 2011 (samt 2010) tillfördes HSU 15,6 mnkr i utökad budget för HPV-vaccinationer. Den nationella upphandlingen av vaccinet har överklagats i olika instanser och därför har inte vaccinationerna kunnat genomföras under varken 2010 eller I och med detta har inga kostnader belastat HSU under mnkr har avsatts till satsningar inom psykiatrin och 22 mnkr av dessa har gått åt under året. Inom budgeten är cirka 20 mnkr riktade till området minskad sjukskrivning. Dessa är beslutade om under året till olika aktiviteter inom området och kostnaderna har uppgått till 9 mnkr. Utskottet har avsatt 21 mnkr för kompetenscentra för våldsutsatta kvinnor och jämställd vård. Inom jämställd vård har inte budgeten utnyttjats fullt ut. Kostnaderna för tandvården kopplat till de utökade åldersgrupperna år ligger på budgeterad nivå. Under 2011 har statsbidraget för patientsäkerhetsområdet utbetalas till HSU på 50 mnkr. HSU har haft kostnader under året på cirka 28 mnkr där det mesta har utgått i olika ersättningar till utförarna. Sammantaget ger utvecklingsanslaget ett överskott på totalt 61 mnkr. Detta innebär att utskottet inte behöver utnyttja möjligheten att finansiera vissa utvecklingsinsatser med regionstyrelsens egna kapital. HSU tillfördes under 2011 budgeten för ST-läkare inom allmänmedicin inklusive studierektorsfunktion (178,4 mnkr). Under föregående år aviserades att en utökning av STläkartjänster inom VG Primärvård kunde ses och därmed behövdes ytterligare 42 mnkr för att klara kostnaderna för denna utökning. Ett bidrag till HSU har därför betalts ut under året. En budgetavvikelse på 16 mnkr samt det utökade bidraget på 42 mnkr har därmed inte behövt nyttjas vilket ger ett en positiv budgetavvikelse på totalt 58 mnkr. Några av förklaringarna till att utökningen ännu inte kunnat ses är att det har varit mer svårrekryterat inom vissa områden än vad som tidigare bedömts och att alla enheter inte har lyckats leva upp till kraven om godkänd utbildningsenhet. Ett betydande antal vårdcentraler får därför inte ta emot ST.

43 Sida 7(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen 4.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i verksamhetsperspektivet Antalet resta mil i tjänsten ska minska Bra Antal körda mil med bil (summan av privat bil, förmånsbil och leasingbilar) Måltal 2011 Minskning med minst 10 % jämfört med Eventuellt eget måltal I jämförelse med 2010 års bilresande är det en minskning motsvarande 22%. Utfall Verksamheternas mål i verksamhetsperspektivet Regionkansliets huvuduppgifter och uppdrag framgår av regionstyrelsens beslut till inriktningsdokument (RS ). Bland annat skall regionkansliet stödja de ledningsprocesser i regionen som ägs av regionstyrelsen och i det arbetet hantera såväl analys som uppföljningsfrågor. De skall vara ett stöd till förvaltnings- och bolagsledningar och med stor flexibilitet utföra de uppdrag som ges från regionstyrelsen. Regionkansliet skall tydliggöra regiongemensamma samordnings- och utvecklingsfrågor som komplement och stöd till det lokala utvecklingsarbetet. Kansliet är fn. mitt i sin egen uppbyggnadsprocess och har i det arbetet ett fokus på ovanstående målformuleringar med utgångspunkten verksamhetsplanering och budgetprocess för att möta upp de förväntningar som finns både förvaltnings- och regioninternt. 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Regionkansliet har under året arbetat med att anpassa tjänstemannaorganisationen. Regionkansliet 2011 var en sammanslagning av medarbetarna från 2010 års 5 kanslier: regionkansliet, regionala utvecklingsnämndens sekretariat, miljönämndens sekretariat, kulturnämndens sekretariat och folkhälsokommittens kansli. Under 2011 har nya avdelningar och enheter upprättats för att tillhandahålla ett kvalificerat tjänstemannastöd till de nya politiska organ som bildats. Exempel på verksamheter som är under uppbyggnad är kollektivtrafikavdelningen och enheten för rättighetsfrågor. En översyn av regionkansliet pågår och väntas vara avslutad under mars Detta innebär att personalredovisningen i dokumentet är gjord med jämförbara siffror även för år 2010.

44 Sida 8(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen 5.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i medarbetarperspektivet Regionkansliet har arbetat aktivt med regionfullmäktiges 8 prioriterade mål inom medarbetarperspektivet. Redovisas separat under underliggande punkter Sjukfrånvaron ska fortsätta att minska Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön Personalgrupp Kvinnor Män Totalt Sjuksköterskor, barnmorskor 0,65 0,00 0,58 Utmärkt Undersköterskor m.fl Läkare 0,40 0,40 0,40 Tandläkare 16,16 0,00 16,16 Tandsköterskor, -hygienister m.fl. 1,00 2,59 1,24 Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid 0,00 0,22 0,13 Teknik, hantverkare 1,46 0,39 0,79 Kök, städ, tvätt Administration 2,44 0,60 1,77 Summa 2,33 0,58 1,69 Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 2,33 2,29 Män 0,58 1,11 Totalt 1,69 1,84 Andel långtidssjukfrånvaro Kvinnor 53,96% 53,34% Män 19,59% 35,63% Totalt Regionkansliet har mycket låg sjukfrånvaro jämfört med regionmålet på 5%.

45 Sida 9(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Det har inte förekommit några breda aktiviteter för att ytterligare sänka sjukfrånvaron. Några medarbetare har sjukdomar som innebär långtidssjukdom som ej är arbetsrelaterat. Målsättningen är att bibehålla en fortsatt låg sjukfrånvaronivå. Dock vet vi att mottagandet av den nya IS/IT organisationen kommer att innebära att sjukfrånvaron kommer att mer än fördubblas för år Måltal 2011: >2,0 %. Målet är uppnått Alla anställda ska ha tillgång till kompetensutveckling och en individuell utvecklingsplan Andel månadsavlönade med individuell utvecklingsplan Procent 48% 44% OK Kontinuerlig kompetensutveckling är avgörande för att bevara en hög kompetens inom regionkansliet. I stort sett har alla medarbetare utvecklingssamtal med sin chef dock görs inte dokumenterade utvecklingsplaner för mer än 48 %. I vissa fall är det naturligt att göra undantag från målet med en individuell utvecklingsplan, t ex vid karriärens slutskede Regionkansliet har ca 23 % som är över 60 år. Måltalet 2011: 90%. Målet är inte uppnått Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska fortsätta minska Medellön Anställda månadsavlönade Bra Personalgrupp Kvinnor Män Kvinnor/Män % Antal Andel Andel Kvinnor män Sjuksköterskor, , ,41 10,53 barnmorskor Undersköterskor m.fl Läkare , ,55 45,45 Tandläkare Tandsköterskor, - hygienister m.fl Läkarsekreterare ,00 0,00

46 Sida 10(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Rehabilitering och förebyggande , ,71 14,29 Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid , ,15 53,85 Teknik, hantverkare , ,36 63,64 Kök, städ, tvätt Administration , ,83 36,17 Summa , ,97 36,03 Medellön månadsavlönade, kr Kvinnor Män Totalt Kvinnor/Män % 76,07 75,29 Målsättning är att fortsatt minska löneskillnaderna mellan kvinnor och män. Totalt för regionkansliet är kvinnornas medellön 76,07% av männens lön, detta är en förbättring med 0,78% jämfört med året innan. Den stora löneskillnaden mellan åren beror på att regionen administrativt har kopplat regionens alla förvaltningschefer till regionkansliet, i övrigt har löneöversynen varit 2 % under år Löneskillnad i procent mellan könen är till största del orsakad av att männen saknas helt inom sekreterar- och assistenttjänster. Måltal för år 2011: 75 %. Måltalet är uppnått Oskäliga löneskillnader mellan män och kvinnor, enligt BAS, ska åtgärdas Lönekartläggning och analys genomförs enl BAS. Ev oskäliga löneskillnader mellan män och kvinnor justeras. Dessutom kommer regionkansliets lönestruktur jämföras med omvärlden. Bra Måltal 2011: 0 % osakliga löneskillnader. Målet är uppnått Regionen ska sträva efter en jämnare könsfördelning Antal anställda per personalgrupp och kön Personalgrupp Totalt Andel 2011 Andel 2010 Kvinnor Män Kvinnor Män

47 Sida 11(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen OK Sjuksköterskor, barnmorskor 19 89,5% 10,5% 89,5 10,5 Undersköterskor m.fl Läkare 12 50,0% 50,0% 53,8% 46,2% Tandläkare 3 33,3% 66,7% - - Tandsköterskor, -hygienister m.fl Läkarsekreterare 3 100,0% 0,0% 100,0% 0,0% Rehabilitering och förebyggande 7 85,7% 14,3% 71,4% 28,6% Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid 13 46,2% 53,8% 37,5% 62,5% Teknik, hantverkare 11 36,4% 63,6% 30,8% 69,2% Kök, städ, tvätt Administration ,5% 35,5% 63,0% 37,0% Summa ,4% 35,6% 62,1% 37,9% Idag är könsfördelningen kvinnor 64,4 % och män 35,6 % Vid nyrekryteringar kommer jämställdhetsaspekten beaktas enligt Jämställdhets- och mångfaldsplanen. Regionkansliet speglar samhället i övrigt och männen saknas helt inom sekreterar- och assistenttjänster. Måltal 2011: Jämn könsfördelning inom regionkansliet (inom 60-40%). Målet är ej uppnått. Idag är könsfördelningen kvinnor 64,4 % och män 35,6 % Vid nyrekryteringar kommer jämställdhetsaspekten beaktas enligt Jämställdhets- och mångfaldsplanen. Regionkansliet speglar samhället i övrigt och männen saknas helt inom sekreterar- och assistenttjänster. Måltal 2011: Jämn könsfördelning inom regionkansliet (inom 60-40%). Målet är ej uppnått Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska Antal tillfälligt anställda Personalgrupp Totalt Andel Kvinnor Andel Män Sjuksköterskor, barnmorskor 3 100,0% 0,0 Bra Undersköterskor m.fl Läkare 1 0,0% 100,0% Tandläkare 3 33,33% 66,67% Tandsköterskor, -hygienister m.fl Läkarsekreterare 1 100,0% 0,0%

48 Sida 12(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Rehabilitering och förebyggande 3 66,67% 33,33% Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid 2 100,0% 0,0% Teknik, hantverkare 1 100,0% 0,0% Kök, städ, tvätt Administration 89 59,55% 40,45% Summa ,17% 38,83% Andel tillfälligt anställda av samtliga anställda Kvinnor 10,50% 10,20% Män 6,72% 8,20% Totalt 17,31% 18,4% Regionkansliet kommer att fortsatt arbeta för att hålla antalet tillfälligt anställda på en för verksamheten rimlig nivå. Ett visst antal tillfälliga anställningar kommer dock även i fortsättningen att behövas till de tidsbegränsade uppdrag som kansliet har. De flesta av visstidsanställda har grundtjänst i annan förvaltning och "lånas" in för projekt och uppdrag. Måltal 2011: 20% tillfälliga anställningar (inkl grundanställning i andra förvaltningar i regionen). 5.3 Kompetensförsörjning Personalvolym Anställda Personalgrupp Antal Andel Antal Andel Sjuksköterskor, barnmorskor 19 3, ,53 Undersköterskor m.fl Läkare 12 2, ,42 Tandläkare 3 0, Tandsköterskor, -hygienister m.fl Läkarsekreterare 3 0,50 3 0,56 Rehabilitering och förebyggande 7 1,18 7 1,30

49 Sida 13(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Sjukhustekniker/labpersonal Teknik, hantverkare 11 1, ,42 Kök, städ, tvätt Administration , ,53 Summa , ,0 Den pågående uppbyggnaden av kollektivtrafikavdelningen, registercentrum och rättighetsenheten har bland annat inneburit att antalet anställda har ökat med 22 personer och den administrativa förändringen för regionens förvaltningschefer påverkar redovisningen för kansliet med 35 personer totalt har redovisad personalvolym ökat under 2011 med 57 anställda Anställda Anställningsform Period 2011 Period 2010 Antal Kvinnor, % Män, % Antal Kvinnor, % Män, % Tillsvidareanställd ,11 34, ,30 35,70 Visstidsanställd 60 63,33 36, ,20 35,80 Timavlönad 7 57,14 42, ,00 40,00 Summa ,80 35, ,20 35, Personalstruktur Anställda och årsarbetare per personalgrupp Anställda Årsarbetare Personalgrupp Period Period Period DiffPeriod Diff Sjuksköterskor, barnmorskor ,75 16,25 0,50 Undersköterskor m.fl Läkare ,20 11,50-1,29 Tandläkare ,08 0 0,08 Tandsköterskor, -hygienister m.fl Läkarsekreterare ,16 2,26-0,10 Rehabilitering och förebyggande ,32 4,05 1,27 Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid ,10 16,90-3,80 Teknik, hantverkare ,00 10,00 1,00 Kök, städ, tvätt Administration ,99 412,70 24,28

50 Sida 14(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Totalt ,61 473,65 21, Jämix Resultatet för Jämix visar på en indexförbättring med 8 poäng (115 p) mot föregående år (107 p). Regionkansliet ligger 9 poäng bättre än landstingsindex som motsvarar +11,9%. Jämix redovisning sker även i Jämställdhets- och mångfaldsplanen. De aktiviteter som genomförs enligt jämställdhets och mångfaldsplanen sker i regel på avdelningsnivå t ex vid APT, rekrytering, lönesättning, individuell kompetensutvecklingsinsatser mm. Under året har också planering gjorts för en större jämställdhets- och mångfaldsutbildning ihop med rättighetsenheten för genomförande våren Planen följs upp årligen via årsredovisning och övrig uppföljning främst sker det under februari året efter. Uppföljningen används som underlag vid t ex nästkommande löneöversyn. 5.7 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Regionkansliet har arbetat med anpassning av tjänstemannaorganisationen under år Förändring och lärandet utifrån nya arbetssätt kommer att ta tid och pågå även under år Kansliet behöver utvecklas och avdelningsstrukturer förändras samt gamla invanda rutiner ses över och förnyas. Dessutom är regionkansliet inne i generationsväxling där 40-talistgenerationen är i karriärens slutskede. Kompetensförsörjningen och kompetensväxlingen är den största utmaningen i medarbetarperspektivet. 7. EKONOMIPERSPEKTIVET Regionkansliet skall på kort och lång sikt bidra till en stabil ekonomi, genom att med marginal hålla sig inom givna budgetramar. Kostnadskontroll och resultatrapporteringar skall ske effektivt och med god kvalitet. Förvaltningen skall ha beredskap för att vidta särskilda åtgärder/genomföra projekt utifrån regionövergripande strategiska uppdrag. 7.2 Regionfullmäktiges prioriterade mål i ekonomiperspektivet Regionkansliet skall på kort och lång sikt bidra till en stabil ekonomi, genom att med god marginal hålla sig inom givna budgetramar. Kostnadskontroll och resultatrapporteringar skall ske effektivt och med god kvalitet. Förvaltningen skall ha beredskap för att vidta särskilda åtgärder/genomföra projekt utifrån regionövergripande strategiska uppdrag. De ekonomiska resultat som förvaltningen redovisat/redovisar kommer koncernen tillgodo, bl.a. i den årliga bokslutsberedning.

51 Sida 15(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen 7.3 Ekonomiskt resultat Resultatet för regionstyrelsen inklusive hälso- och sjukvårdsutskottet visar på ett överskott på totalt 16,1 mnkr (RS -72,6 mnkr, HSU 88,7 mnkr). I jämförelse med 2010 är det en resultatförändring motsvarande -217,8 mnkr. Överskottet fördelar sig som följer (föregående år); - regionstyrelsen, politiska organisationen 8,4 mnkr (14,8 mnkr) - rs, strategiska och gemensamma funktioner -88,9 mnkr (153,7 mnkr) - regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsansvaret 88,7 mnkr (65,5 mnkr) - regionkansliet, avd 7,9 mnkr (12,2 mnkr) Regionstyrelsen politiska organisationen visar ett överskott på 8,4 mnkr. Resultatet beror i huvudsak på återhållsamhet inom styrelsens gemensamma medel samt att anslaget för styrelsens förfogande har nyttjats i mindre utsträckning än budgeterat. Regionstyrelsen strategiska och gemensamma funktioner visar ett underskott på -88,9 mnkr. Underskottet beror till största delen i huvudsak på att de satsningar som gjordes i kompletteringsbudgeten 2010 beträffande omställning och ägarstöd inte nyttjades fullt ut. I stället blev det en förskjutning i kostnadsåtagandet över till 2011 och som då blev direkt resultatpåverkande. Därutöver har balansposter lösts upp bl.a. 25 mnkr för Rehabiliteringsinsatser inom hälso- och sjukvården som fungerat som en finansiering för logistiker-, arbetsnod-, och åter i arbete satsningarna (22 mnkr) som genomförts under året. I tjänsteköpen från regionservice, redovisas en negativ avvikelse på 4,8 mnkr, som har sin grund i ett bedömt ökat servicebehov under året. Utfallet mot budget för ränteintäkterna 15,8 mnkr, kopplat till en avsiktlig 0-budgetering av densamma för året. Avskrivningarna för året är 2,3 mnkr. Uppbyggnaden av det nya regionkansliet har under året varit en återkommande avvikelsepost i jmf mellan utfall och budget på ett flertal rader i resultaträkningen, då det i samband med budgetens inrapportering inte var fastställt hur det nya kansliet skulle utformas. Bl.a. har raden personalkostnad ha en avvikelse löpande under året och som bl.a. finansieras med motsvarande avvikelse på intäktssidan från miljö- och kultursekretariaten, folkhälsokommittén samt regionutvecklingsnämnden. Det största enskilda delområdet inom Regionkansliet utgörs av hälso- och sjukvårdsområdet, där resultatet kan indelas i följande områden: Rättspykiatri + 3,4 mnkr Verksamheter - 34,0 mnkr

52 Sida 16(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Läkemedelsområdet + 31,6 mnkr FOU och organisationsbidrag + 7,3 mnkr Utvecklingsanslaget inkl ordnat införande + 61,3 mnkr ST-läkare och studierektorsfunktion + 57,9 mnkr Obesitas och Psykisk ohälsa unga (Eget Kapital) - 38,8 mnkr Totalt + 88,7 mnkr Rättspsykiatrin visar en positiv budgetavvikelse för helåret Bland de olika verksamhetsområden som ingår är det kostnaderna för det reformerade tandvårdsstödet som överskrider budgeten med c:a 15 mnkr samt vård till asylsökande -25 mnkr. Avvikelsen inom det reformerade tandvårdsstödet beror på att antalet patienter som behandlats har ökat kraftigt. Avvikelsen för asyl beror främst på att schablonersättningen till landstingen är för låg i förhållande till vårdkostnaden. Övriga områden som redovisas under verksamheter är smittskyddsverksamhet, ambulanshelikopter samt LÖF. Kostnaderna inom läkemedel visar en positiv budgetavvikelse för helåret. Några förklaringar till avvikelsen är att vissa av läkemedelskommitténs aktiviteter inte fått helårseffekt samt att kostnaderna för solidariskt finansierade läkemedel ligger 10 mnkr lägre än budgeterat Kostnaderna för regionala FOUprojekt är lägre än budgeterat. Drygt en tredjedel av utskottets budget avsätts till tillgänglighets- och utvecklingsinsatser inom ett flertal områden. En positiv budgetavvikelse föreligger sammantaget inom detta anslag. En positiv avvikelse föreligger vad gäller STläkare inom VG primärvård på ca 58 mnkr, vilket beror på att den aviserade utökningen inte har skett i den utsträckning som bedömts och därmed har inte det utökade bidraget på 42 mnkr använts. Kostnader för obesitasoperationer där betalningsförbindelser skrev 2010 men där operationerna utfördes 2011 samt kostnader för statsbidrag psykisk ohälsa unga, som utbetalades i slutet på 2010, har belastat resultatet med totalt ca 39 mnkr och där RS/HSU hade rätt att ianspråkta eget kapital.se redovisning kapitel 4 verksamhetsperspektivet ovan.

53 Sida 17(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Tabellsammanställning resultaträkning Resultaträkning (mnkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall utfall % Statsbidrag 365,5 96,3 367,9 269,1-0,7% Driftbidrag 0,0 4,3 4,3-4,3 Försäljning av tjänster 87,4 1,5 53,5 85,9 63,2% Övriga intäkter 372,8 92,1 229,6 280,7 62,4% Verksamhetens intäkter 825,6 194,2 655,3 631,5 26,0% Personalkostnader -506,7-320,8-404,6-185,9 25,2% Köpt vård, internt -643,1-591,9-774,6-51,2-17,0% Köpt vård, externt -83,6-220,0-78,7 136,4 6,3% Läkemedel -260,5-228,4-348,3-32,1-25,2% Övriga kostnader , , ,6-496,0 9,4% Avskrivningar -2,3 0,0-3,5-2,3-33,7% Verksamhetens kostnader , , ,4-631,1 2,1% Regionbidrag 2 858, , ,4 0,0-10,2% Finansiella intäkter/kostnader m.m. 15,8 0,0 4,5 15,8 Resultat 16,1 0,0 233,9 16, Utfall jämfört med föregående år I jämförelse med är det en resultatförändring motsvarande -217,8 mnkr. Förklaringen till detta återfinns till allra största delen inom satsningarna beträffande omställning och ägarstöd som inte hade nyttjats fullt ut i relation till sin budget Kostnadsåtagandet från 2010 överfördes till verksamhetsåret för 2011 genom beslut i regionstyrelsen Utfall jämfört med budget Uppbyggandet av det nya regionkansliet är under året har varit en återkommande avvikelsepost i jmf mellan utfall och budget på ett flertal rader i resultaträkningen, då det i samband med budgetens inrapportering inte var fastställt hur det nya kansliet skulle utformas. Bl.a. har raden personalkostnad en avvikelse löpande under året och som bl.a. finansieras med motsvarande avvikelse på intäktssidan från miljö- och

54 Sida 18(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen kultursekretariaten, folkhälsokommittén samt regionutvecklingsnämnden vilket motsvarar 68,3 mnkr. Verksamheter inom styrelsens hälso- och sjukvårdsansvar, beträffande smittskydd, ambulanshelikopter, reformerat tandvårdsstöd och LÖF är -34 mnkr. Inom asylområdet är avvikelsen -25 mnkr. För Rättspsykiatrins vidkommande är budgetavvikelsen positiv motsvarande 3,4 mnkr och är kopplat till en eftersläpning i uppbyggandet av nya vårdenheter FOU och organisationsbidrag 7,3 mnkr. Kostnaderna för regionala FOU-projekten är lägre än budgeterat. Utvecklingsanslaget inkl ordnat införande (61,3 mnkr), en stor del av utskottets medel går till utvecklingsanslaget, vilket används för tillgänglighets- och utvecklingsinsatser inom hälso- och sjukvården. En positiv budgetavvikelse föreligger sammantaget inom detta anslag. En positiv budgetavvikelse föreligger vad gäller ST-läkare inom VG primärvård på ca 58 mnkr, vilket beror på att den aviserade utökningen inte har skett i den utsträckning som bedömts och därmed har inte det utökade bidraget på 42 mnkr använts. Kostnader för obesitasoperationer där betalningsförbindelser skrevs 2010 men där operationerna utfördes 2011 samt kostnader för statsbidrag psykisk ohälsa unga, som utbetalades i slutet på 2010, har belastat resultatet och där RS/HSU hade rätt att ianspråkta eget kapital Periodens intäktsutveckling Att med precision analysera intäktsutvecklingen mellan dels, budget - utfall, dels utfall - utfall i en konsoliderad redovisning (RS/HSU) är inte fullt möjlig, då budgeten inte i tillräcklig omfattning är fördelad på intäkts- och kostnadsslag med kända fakta som utgångspunkt. Det är istället en rambudget delvis baserad på tidigare års faktiska utfall. Sammantaget är förändringen för verksamhetens intäkter mellan åren 20% och finner sin förklaring i dels den regioninterna faktureringen av personalkostnaderna för Regionutvecklingsnämnden, Miljönämnden, Kulturnämnden och Folkhälsokommittén samt utfördelade tjänster inom ITområdet Periodens kostnadsutveckling Periodens personalkostnadsutveckling Utfallet för löneavtalet 2011 slutar på en förändring motsvarande 2,18%, och kostnadsberäknas till 7 mnkr för förvaltningen. Därtill kan vi avläsa en volymförändring motsvarande 22 åa. och ett beräknat kostnadsåtagande på 15 mnkr Periodens kostnader för läkemedel Kostnaderna inom läkemedel visar en positiv budgetavvikelse för helåret (32 mnkr). Några förklaringar till avvikelsen är att vissa av läkemedelskommitténs aktiviteter inte fått helårseffekt samt att kostnaderna för solidariskt finansierade läkemedel ligger 10 mnkr lägre än budgeterat.

55 Sida 19(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen 7.4 Eget kapital Det egna kapitalets utgående balans är 279,6 mnkr. 7.5 Investeringar Regionstyrelsen fördelade låneramar för investeringar i ett särskilt beslut i början av verksamhetsåret 2011, vilket för regionstyrelsens del innebar ett utrymme på 4,4 mnkr. Investeringarna för året uppgår till 1,7 mnkr. 7.6 Verksamheternas mål i ekonomiperspektivet Regionkansliet skall på kort och lång sikt bidra till en stabil ekonomi, genom att med marginal hålla sig inom givna budgetramar. Förvaltningen skall ha beredskap för att vidta särskilda åtgärder/genomföra projekt utifrån regionövergripande strategiska uppdrag. Som exempel på sådan beredskap kan års omställningssatsningar och dess påverkan på resultatet 2011 vara. Resultatmässigt en negativ avvikelse, men verksamhetsmässigt ett bedömt behov för att rusta in för framtiden. De ekonomiska resultat som förvaltningen redovisar kommer koncernen tillgodo. 8. BOKSLUTSDOKUMENT OCH NOTER Analyslänkar Balansräkning Kassaflödesanalys../../userfiles/1/documents/1598_2278_81CE.xls../../userfiles/1/documents/1598_2278_A8562.xls

56 Sida 20(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Bilaga 1. Resultaträkning, Regionfullmäktige, Regionstyrelse samt HSU Resultaträkning Regionfullmäktige Regionstyrelse Hälso- och sjukvårdsutskott Utfall Budget Utfall Utfall Budget Utfall Utfall Budget Utfall t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. t.o.m. Utfall samt helårsbedömning mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr Statsbidrag 0,0 0,0 0,0 5,0 0,0 0,4 360,5 96,3 367,5 Driftbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 4,3 4, , , ,0 Försäljning av tjänster 0,0 0,0 0,0 79,5 0,0 58,9 16,0 0,0 8,6 Övriga intäkter 4,9 0,0 0,1 226,7 74,4 118,1 154,3 19,2 297,0 Verksamhetens intäkter 4,9 0,0 0,1 311,2 78,7 181, , , ,1 Personalkostnader -13,6-15,0-13,4-397,6-284,4-320,9-109,6-36,5-83,8 Köpt vård, internt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-643,1-591,9-774,6 Köpt vård, externt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1-83,6-220,0-78,7 Läkemedel 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-260,5-228,4-348,3 Övriga kostnader -51,6-49,1-44, , , , ,9-914, ,1 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0-2,3 0,0-3,5 0,0 0,0 0,0 Verksamhetens kostnader -65,2-64,1-57, , , , , , ,6 Regionbidrag 64,1 64,1 60, , , ,4 0,0 0,0 0,0 Finansiella intäkter/kostnader 0,3 0,0 0,1 4,0 0,0 1,5 11,7 0,0 3,0 Resultat 4,1 0,0 3,3-72,6 0,0 168,5 88,7 0,0 65,5 Bilaga 2 Budget (netto) 2011 i mnkr Ansvarsområde Ragionfullmäktige Verksamhet Budget 2011 Utfall 2011 Avvikels e 2011 Reginfullmäktige 10,6 9,9 0,7 Partigruppsanslag 6,5 4,8 1,7 Partistöd 43,6 43,6 0,0 Valberedning 0,1 0,2-0,1 Arvodesberedning 0,3 0,4-0,1 Utbildning 3,0 1,1 1,9 Summa 64,1 60,0 4,1

57 Sida 21(21) Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Regionstyrelse Regionstyrelsen gemensamt 24,3 22,6 1,7 Till regionstyrelsens förfogande 19,5 14,8 4,7 Politiska sekreterare 17,2 15,8 1,4 Utbildning 1,0 0,0 1,0 Landstingsförb.-avgift och bidrag 36,5 37,8-1,3 Intern styrning och kontroll 0,9 0,0 0,9 Personalpol. anslag 112,7 112,7 0,0 Delsumma 1 212,1 203,7 8,4 Regionövergripande strategiska funktioner Regiondirektörens stab och förfogande 15,4 15,4 0,0 Ekonomi 24,0 22,1 1,9 Funktionshinder och delaktighet 4,9 6,8-1,9 Hälso- och sjukvårdsavdelning 66,4 65,8 0,6 Information 31,1 30,9 0,2 IT-strategiska enheten 24,6 36,0-11,4 Regiongem.utvecklingsprojekt 101,6 92,2 9,4 Reg.gem IT-resurs 70,2 58,6 11,6 Juridik 5,5 4,5 1,0 Kansli 6,6 6,6 0,0 Konstenheten 2,0 0,0 2,0 Residenset 9,3 9,3 0,0 Anslag för särskilda uppdrag 24,6 24,6 0,0 Regionkansliet gemensamt 271,8 367,8-96,0 Personalstrat.avd 56,7 49,9 6,8 PKMC 6,3 9,1-2,8 Säkerhetsstrategiska 5,4 5,3 0,1 Institutet för stressmedicin 15,4 13,5 1,9 Produktionsavdelning 2,5-2,5 Kollektivtrafikavdelning 1,9-1,9 Delsumma 2 741,8 822,8-81,0 Regionstyrelsen hälso- och sjukvårdsansvar Verksamhet 1/ 391,7 FoU, bidrag organisationer 83,7 Utvecklingsresurser 593, ,1 88,7 Läkemedel 321,6 Rättspsykiatri 306,7 Övrigt 2/ 178,4 Delsumma , ,1 88,7 1) Ambulanshelikopter, smittskydd,ref.tandvårdsstöd och asyl. 2) Ökad tillgänglighet, ordnat införande, komptenscentrum våldutsatta kvinnor samt jämlik vård, insatser minskad sjukskrivning och utökad ungdomstandvård. Totalsumma (delsumma 1-3) 2 829, ,6 16,1 TOTALT 2 893, ,6 20,2 Arkivnämnd 25,9 25,9 0,0

58 Ärende 6

59 Sida 1(3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Personalstrategiska avdelningen, Ekonomiavdelningen Handläggare Eva Lundh, Lena Albinsson, Christina Ederström Regionstyrelsen Regionalisering av läkarutbildningen Ärendet Antalet platser på läkarprogrammet vid Göteborgs Universitet har successivt utökats och för närvarande antas 122 studenter per termin inklusive överintag. Det finns nyligen fattade regeringsbeslut som innebär att antalet platser på läkarutbildningen i riket kommer att ökas ytterligare, enligt förslaget med 250 platser fram till år Göteborgs Universitet har för avsikt att ansöka om att få ta del av utökningen med 40 platser per termin. En sådan intresseanmälan ska ha inlämnats till utbildningsdepartementet senast den 22 februari i år. En förutsättning för att lärosätet ska få del av utökningen är att den verksamhetsförlagda utbildningen kan säkras, vad avser kvalitet och kvantitet. I dag sker den avgjort största delen av läkarstudenternas kliniska grundutbildning på Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU) i Göteborg En regionalisering av grundutbildningen innebär att ett visst antal läkarstudenter fullgör delar av sin utbildning på annan eller andra sjukvårdsinrättningar inom Västra Götaland än vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Motsvarande regionalisering som nu planeras i Västra Götaland har genomförts i region Skåne och mellan Umeå Universitet och landstingen i Norrbotten, Jämtland och Västerbotten. Diskussioner om att förlägga delar av kurser under den senare delen av läkarutbildningen till Skaraborgs Sjukhus för vissa studenter har förts sedan mars 2011 och börjar nu konkretiseras. Om den utökning som omnämns ovan, d v s ytterligare 80 platser per år, blir verklighet, behöver i vart fall alla större sjukhus i regionen att behöva nyttjas för grundutbildning. För det fortsatta arbetet behövs därför en avsiktsförklaring från parterna, Göteborgs Universitet och Västra Götalandsregionen, för att formalisera ärendet och ge vägledning i det fortsatta arbetet. POSTADRESS: Västra Götalandsregionen Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 TELEFON: HEMSIDA:

60 Sida 2(3) Datum Diarienummer RSK Beredning Sedan 2011 arbetar flera partsinterna och partssammansatta grupper med deltagare från såväl Göteborgs Universitet som Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Skaraborgs Sjukhus med att diskutera förutsättningarna och planera för en regionalisering. Representanter från regionkansliet deltar i arbetet. Utökning av antalet platser på läkarprogrammet och en eventuell regionalisering har också diskuterats inom ramen för parternas gemensamma samarbetsorgan Hälso-SAM och Medi-SAM under 2010 och Styrelsen för Sahlgrenska Akademien inom Göteborgs Universitet har vid sammanträde den 14 oktober 2011, 12, Regionalisering av läkarprogrammet beslutat att ställa sig positiv till regionalisering av läkarprogrammet enligt förslaget från rådet för utbildning på grund- och avancerad nivå (RUGA), dnr G 2011/255 (se bilaga 1 och 2) Koncernledningen för Västra Götalandsregionen och ledningsgrupperna för hälso- och sjukvården har med utgångspunkt i bifogat underlag (se bil 3) 15 november 2011 respektive den 8 december 2011 diskuterat frågan och ställt sig positiva till en regionalisering av grundutbildningen. Slutsatsen vid sammanträdet den 8 december var att ärendet skulle behandlas av regionstyrelsen. Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslås besluta - Västra Götalandsregionen är positiv till en regionalisering av läkarprogrammet vid Göteborgs Universitet utanför Sahlgrenska Universitetssjukhuset. I ett första skede är det aktuellt att förlägga vissa kurser och studenter till Skaraborgs Sjukhus men på sikt behöver samtliga större sjukhus involveras i grundutbildningen. - regionaliseringen ska genomföras i samverkan med Göteborgs Universitet/Sahlgrenska Akademin enligt intentionerna i det regionala samarbetsavtalet, dnr 231/ regiondirektören får i uppdrag att ta fram verksamhetsmässiga, ekonomiska och övriga konsekvenser för såväl alternativet att inte regionalisera läkarutbildningen som alternativet att regionalisera densamma inom Västra Götalandsregionen, Alternativen ska beskriva konsekvenser för SU och övriga sjukhus.

61 Sida 3(3) Datum Diarienummer RSK regiondirektören får i uppdrag att ta fram finansieringskalkyl för ett genomförande av regionalisering och i förlängningen föreslå finansieringsprinciper för en regionaliserad läkarutbildning i Västra Götaland. Regionkansliet Karin Odhnoff Mats Friberg Ann Söderström Personaldirektör Ekonomidirektör Hälso- och sjukvårdsdirektör

62 Sida 1 av 4 Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska akademin 14 oktober 2011, klockan Sammanträdesrum Ingegerd Eriksson, Academicum Närvarande ledamöter Inger Ekman, prodekanus Elias Eriksson, Kristina Eriksson, Stina Fredriksson Gunnar C Hansson Christina Jern Olle Larkö, dekanus Anna Linder Ragnar Norrby, ordförande Claes Ohlsson, t.o.m. 11 Linn Persson Simon Persson Ingela Skärsäter Ej närvarande ledamöter Kajsa H Abrahamsson Margareta Ahlqwist Bibbi Carlsson, vice ordförande Övriga närvarande Martin Björkman, SACO Alexandra Krettek, vicerektor NHV Niclas Lundh, akademistyrelsens sekreterare Peter Lönnroth, VGR Kerstin Nilsson, vicedekanus Jan Rubensson, ekonomichef 10 Margareta Thelle, bitr. kanslichef

63 Sida 2 av 4 INLEDANDE ÄRENDEN ( 1 7) 1 Upprop Upprop förrättades varvid konstaterades att styrelsen var beslutför. 2 Avstämning av ärendeplanen Ärendeplanen stämdes av. 3 Föredragningslistan att Styrelsen för Sahlgrenska akademin beslutade fastställa föreslagen föredragningslista, med ändringen att 12 blev ett beslutsärende. Ledamoten Elias Eriksson anmälde ett övrigt ärende Den djupa och akuta krisen för Sahlgrenska akademin och Göteborgs universitet. 4 Justeringsperson att Styrelsen för Sahlgrenska akademin beslutade utse Elias Eriksson att jämte ordföranden justera protokoll från dagens sammanträde. 5 Protokoll från föregående sammanträde Ordföranden anmäler att protokoll från akademistyrelsens föregående sammanträde är justerat och delas ut vid dagens sammanträde. 6 Rapport från dekanus Dekanus informerade om att en ny valberedning ska väljas då mandatperioden för den gamla har gått ut. Den avgående valberedningen har skrivit ett brev till dekanus. Arbetet med omorganisationen av Göteborgs universitet fortsätter. Det är två arbetsgrupper som ska bemannas. Prefekternas förordnanden går ut vid årsskiftet och rekrytering ska ske genom öppen ansökan. Dekanus har varit på besök vid Amsterdams medicinska centrum, ett helt integrerat centrum med både sjukhus-, utbildning och forskning. Centret är fristående från Amsterdams universitet. Dekanus konstaterade slutligen att ärendet rörande forskningsfusk är avslutat. 7 Beslut och andra åtgärder Dekanus anmäler beslut och andra åtgärder sedan föregående sammanträde enligt förteckning.

64 Sida 3 av 4 BESLUTSÄRENDEN ( 8 11) 8 Styrelsens arbetsformer A 2 88/10 Föredragande: Ragnar Norrby och Olle Larkö Styrelsen för Sahlgrenska akademin beslutade att akademistyrelsens sammanträden i normalfallet pågår kl , att ordinarie ledamöter, personer med närvaro- och yttranderätt, kanslichefen, sekreterare samt ersättare deltar i det ordinarie styrelsemötet, att vid behov förlängs sammanträdet till att pågå efter lunch, och då deltar ordinarie ledamöter, kanslichefen, sekreterare och representanter för personalorganisationerna, samt att arbetsgrupper som inrättas av akademistyrelsen placeras i huvudsak organisatoriskt i något av dekanus tre råd. 9 Principbeslut angående doktorandanställning Föredragande: Olle Larkö att att Styrelsen för Sahlgrenska akademin beslutade uppdra åt dekanus att uppdra åt FUR att ta fram en konsekvensanalys och beräkna kostnader för universitetsstyrelsens beslut att införa doktorandanställning från första dagen. avföra ärendet Principbeslut angående doktorandanställning från dagordningen. INFORMATIONS- OCH DISKUSSIONSÄRENDEN ( 10-11) 10 Scenarier för anslagsfördelning Föredragande: Olle Larkö, Jan Rubensson, Carin Gustafsson och Agneta Jansson Ekonomichef Jan Rubensson redogjorde för scenarier för anslagsfördelningen med stöd av ekonomihandläggarna Carin Gustafsson och Agneta Jansson. Ledamoten Gunnar C. Hansson som lett arbetsgruppen för budgetfrågor redogjorde för avvägningar i förslaget. Styrelsen diskuterade vilka överväganden som bör göras. 11 Förlängd mandatperiod för vicedekanerna Föredragande: Olle Larkö Dekanus föreslog att mandatperioden för vicedekanerna bör förlängas till och med Anledningen är att få en kontinuitet för råden och att det finns flera viktiga frågor som måste beredas framöver, bl.a. bildandet av en fond, men även forskarutbildning och doktorander, utbildning på grund- och avancerad nivå. Styrelsen ställde sig bakom förslaget och ärendet förs upp som ett beslutsärende till nästa sammanträde.

65 Sida 4 av 4 BESLUTSÄRENDEN ( 12) 12 Regionalisering av läkarprogrammet Dnr G 2011/255 Föredragande: Olle Larkö att Styrelsen för Sahlgrenska akademin beslutade ställa sig positiv till regionalisering av läkarprogrammet enligt förslaget från rådet för utbildning på grund- och avancerad nivå (RUGA). ÖVRIGA FRÅGOR ( 13) 13 Övriga frågor Ledamoten Elias Erikssons anmälda övriga ärende beslutade styrelsen bordlägga till kommande sammanträde. Vid protokollet Justeras Niclas Lundh Ragnar Norrby Elias Eriksson sekreterare ordförande justeringsperson

66

67

68 Sida 1(3) Tjänsteutlåtande Datum , Reviderat Diarienummer RSK XX-2010 Personalstrategiska avdelningen, Ekonomiavdelningen Handläggare Eva Lundh Lena Albinsson Christina Ederström Koncernledningen Avsiktsförklaring angående regionalisering av läkarprogrammet vid Göteborgs Universitet Regionaliserad läkarutbildning Antalet läkarstuderande vid Göteborgs Universitet har successivt utökats och för närvarande antas 122 studenter per termin. Det finns nyligen fattade regeringsbeslut som innebär att antalet platser på läkarutbildningen kommer att ökas ytterligare. För närvarande sker den avgjort största delen av läkarstudenternas kliniska grund utbildning på Sahlgrenska universitetssjukhuset i Göteborg. En regionalisering av grundutbildningen innebär att ett visst antal läkarstudenter fullgör delar av sin utbildning på annan eller andra sjukvårdsinrättningar inom Västra Götaland än vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Motsvarande regionalisering som nu planeras i Västra Götaland har genomförts i region Skåne och mellan Umeå Universitet och landstingen i Norrbotten, Jämtland och Västerbotten. Diskussioner om att förlägga delar av kurser under senare delen av läkarutbildningen till Skaraborgs Sjukhus för vissa studenter har förts sedan mars 2011 och börjar nu konkretiseras. För det fortsatta arbetet behövs därför en avsiktsförklaring från parterna, Göteborgs Universitet och Västra Götalandsregionen, för att formalisera ärendet och ge vägledning i det fortsatta arbetet. Beredning Flera, (inte formaliserade) arbetsgrupper, diskuterar sedan ett halvår tillbaka förutsättningarna för en regionaliserade läkarutbildning, i första hand till Skaraborgs sjukhus. Det finns både partsinterna och partssammansatta grupper med deltagare från såväl Göteborgs Universitet som Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Skaraborgs Sjukhus. Även representanter från regionkansliet finns med i arbetet. Utökning av antalet platser på läkarprogrammet och en eventuell regionalisering har också diskuterats inom ramen för parternas gemensamma samarbetsorgan Hälso-SAM och Medi-SAM under 2010 och POSTADRESS: Västra Götalandsregionen Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 TELEFON: HEMSIDA:

69 Sida 2(3) Datum Diarienummer RSK XX-2010 Inför det fortsatta arbetet behövs en formalisering av ärendet och som ett första steg en avsiktsförklaring från parterna. Avsiktsförklaringarna ska ge svar på frågan om Göteborgs Universitet och Västra Götalandsregionen är beredda att regionalisera läkarutbildningen till sjukvården utanför Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Göteborg. Kliniska utbildningsplatser Sedan länge finns det ett väl utvecklat samarbete mellan Göteborgs Universitet och hälso- och sjukvården i Göteborg kring läkarutbildningens verksamhetsförlagda grundutbildning. I takt med att studenterna på läkarutbildningen ökar i Göteborg ställs krav på att utöka antalet kliniska utbildningsplaster för dessa. Hösten 2010 gjorde Johan Pontén och Mar Tulinius från Sahlgrenska akademien, på uppdrag av dekanus Olle Larkö, en beskrivning av Konsekvenserna av 122 studenter/termin för den kliniska delen av läkarprogrammet i Göteborg. Bakgrunden till uppdraget var att det inte finns tillräckligt med utbildningsplatser för akademins läkarstudenter inom den slutna vården vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset, varför man beskriver behovet av en regionalisering p g a av det ökade studentantalet. Beskrivningen sammanfattas med att verksamhetsförlagd utbildning ska kunna genomföras inom all hälso- och sjukvård, fler handledare måste utbildas och fortbildas, administrativa förutsättningar ses över etc. Det gör att alla landstingsfinansierade hälso- och sjukvårdsenheter bör involveras i grundutbildningen för läkare. All hälso- och sjukvårdsverksamhet har behov av att attrahera läkare till sina verksamheter. Att vara delaktig i den kliniska utbildningen ger möjligheter att visa sin attraktivitet för potentiellt kommande arbetskraft. Det ska ses som ett vinna/vinna-koncept för involverade. Ekonomi Det nuvarande ALF- avtalet ger ersättningen för kliniskt inriktad medicinsk forskning och grundutbildning av läkare. Ersättningen för grundutbildning bygger på antalet heltidsstudenter. Det nuvarande avtalet är uppsagt av regeringen och gäller fram till och med Ett nytt avtal håller på att tas fram och förväntas vara klart innan avtalstiden löper ut. I dag erhåller Sahlgrenska Universitetssjukhuset ALF-ersättning direkt från Göteborgs Universitet och fördelar ut den på de verksamheter som bedriver grundutbildning. Enligt budgetfördelning av ALF-medel 2010 (SU /2010) fördelar Sahlgrenska Universitetssjukhuset ALF-ersättning för undervisning på i storleksordningen 70 mnkr är motsvarande siffra

70 Sida 3(3) Datum Diarienummer RSK XX-2010 cirka 80 mnkr. Övrig finansiering genom ALF- ersättning till forskning är cirka 330 mnkr. Vid en regionalisering kommer finansieringsprinciperna för ersättning via ALF behöva ses över för att göra den mer transparant och för att alla aktörer som ska bedriva grundutbildning av läkare i Västra Götalandsregionen ska behandlas lika. Övriga ekonomiska konsekvenser som en regionalisering innebär måste tas fram av respektive sjukhus. Avsiktsförklaring gällande regionalisering Styrelsen för Sahlgrenska akademien beslutade vid sitt möte den 14 oktober 2011 att ställa sig positiv till regionalisering av läkarprogrammet enligt förslaget från rådet för utbildning på grund- och avancerad nivå (RUGA) För att komma vidare i arbetet är det nu angeläget att Västra Götalandsregionen på motsvarande sätt ställer sig positiv till en regionalisering av läkarprogrammet. Därefter upprättar parterna en uppdragshandling för det fortsatta arbetet. Denna ska bland annat inkludera projektorganisation, tidplan, arbetsmodell och finansieringsprinciper. Vardera parten bör vidare snarast utse en projektledare. Förslag till beslut Västra Götalandsregionen är intresserad av att regionalisera vissa delar av läkarutbildning utanför Sahlgrenska Universitetssjukhuset. I första hand är det aktuellt att förlägga vissa kurser och studenter till Skaraborgs Sjukhus.

71 Ärende 7

72 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Birgit Bratt Regionstyrelsen Finansiering av ny IS/IT-styrmodell och kollektivtrafiknämnd/avdelning enligt detaljbudget för regionfullmäktige, regionstyrelse och arkivnämnd Ärendet Regionstyrelsen fattade den 24 januari 2012 beslut om detaljbudget för regionfullmäktige, regionstyrelse och arkivnämnd för Styrelsen uppdrog också åt regiondirektören att återkomma i särskild ordning med frågan om finansiering av ny IS/IT-styrmodell och kollektivtrafiknämnd/avdelning. I detaljbudget för regionstyrelsen kvarstår ett finansieringsbehov om 30 mkr för ny IS/IT-styrmodell. Behovet har identifierats i den pågående IT-översynen och följer den framtagna projektplanen. Kostnaderna är både interna och externa. Ärendet kommer att kompletteras efter styrgruppens sammanträde den 21 februari. Vidare konstateras att i regionfullmäktiges beslut om anslag till ny kollektivtrafiknämnd inte tagits hänsyn till tjänstemannastöd till nämnden. Anledningen till detta är den nya nämndens utökade uppdrag i förhållande till tidigare uppdrag inom regionutvecklingsnämnden. Kostnader motsvarande 2 årsarbetare har överförts till kollektivtrafiknämnden från regionutvecklingsnämnden. Det sammanlagda behovet av tjänstemannastöd uppskattas till personer. Hittills har 11 personer anställts på avdelningen. Några ytterligare rekryteringar planeras inte på grund av den rådande ekonomiska situationen i regionen. Kostnad för personal utöver överföringar från regionutvecklingsnämnden beräknas till 10 mnkr. Förslag till beslut 1. Ny IS/IT-styrmodell, om 30 mnkr, finansieras genom medel från Moderförvaltningen. 2. Kollektivtrafiknämndens tjänstemannaorganisation, 10 mnkr, finansieras genom medel från Moderförvaltningen. POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionkansliet@vgregion.se

73 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

74

75

76 Ärende 8

77 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Ekonomiavdelningen Handläggare Jan-Olof Johansson Telefon E-post Regionstyrelsen Framställan från fastighetsnämnden om utökad låneram för konst Fastighetsnämnden hemställer hos regionstyrelsen om en utökad låneram för konstnärlig utsmyckning med 8,7 mnkr för 2011 (bilaga 3) Beredning Ägarutskottet har behandlat ett förslag från regionkansliet den 30 november 2011 (bilaga 2) som innebär att förslaget tillstyrks. Ägarutskottet beslutade enligt det lämnade förslaget (bilaga 1). Regionstyrelsen har 13 december 2011, 309 att återremittera ärendet för att tas upp behandling i samband med fastställande av regionstyrelsens detaljbudget för Förslag till beslut: I enlighet med ägarutskottets förslag föreslås regionstyrelsen besluta att bevilja fastighetsnämnden en utökad låneram om 8,7 mnkr avseende konstnärlig utsmyckning, vilket finansieras ur regionstyrelsens utrymme för oförutsedda investeringar. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Mats Friberg Ekonomidirektör POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken 5 HEMSIDA:

78

79

80

81 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Ekonomiavdelningen Handläggare Jan-Olof Johansson Telefon E-post Ägarutskottet Framställan från fastighetsnämnden om utökad låneram för konst Framställan Fastighetsnämnden hemställer hos regionstyrelsen om en utökad låneram för konstnärlig utsmyckning med 8,7 mnkr för 2011 (bilaga 1). Regionstyrelsen har beslutat att konstenhetens verksamhet överförs från regionkansliet till fastighetsnämnden från och med 1 januari Enligt fastighetsnämndens framställan har det i samband med övertagandet framkommit att avsatt låneutrymme för 2011 samt tidigare års ej utnyttjade låneutrymme, vilket tillsammans uppgår till 6,7 mnkr, inte täcker behovet av konstinvesteringar under Förslag Inför respektive års fördelning av budgeterat ramutrymme för investeringar görs i samråd med konstenheten vid regionkansliet en bedömning av behovet av investeringsutrymme för konstnärlig utsmyckning. Bedömning för 2011 utgick från ett sparat utrymme från tidigare år om ca 10 mnkr och ett behov av årligt utrymme för 2011 om 2 mnkr, vilket sammantaget innebar ett disponibelt utrymme om 12 mnkr. Under 2010 användes dock en del av det sparade utrymmet och vid årsskiftet återstod 4,7 mnkr. På grund av detta uppgår det disponibla utrymmet 2011 endast till 6,7 mnkr, vilket inte täcker behoven som redovisas i framställan. Det pågår för närvarande ett antal stora strategiska fastighetsprojekt (t.ex. de tre rättspsykiatriprojekten) som medför ett ökat behov av konstnärlig utsmyckning jämfört med tidigare. POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken 5 HEMSIDA:

82 Regionkansliet tillstyrker därför förslaget att utöka ramutrymmet för Finansiering av det utökade låneutrymmet föreslås ske ur regionstyrelsens utrymme för oförutsedda investeringar. I 2012 års budget har en förnyad bedömning gjorts av behovet av investeringsmedel för konstnärlig utsmyckning och en ram finns om 14,2 mnkr Förslag till beslut: Regionkansliet föreslår ägarutskottet besluta föreslå regionstyrelsen besluta att bevilja fastighetsnämnden en utökad låneram om 8,7 mnkr avseende konstnärlig utsmyckning, vilket finansieras ur regionstyrelsens utrymme för oförutsedda investeringar. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Mats Friberg Ekonomidirektör

83

84 Ärende 9

85 Sida 1(5) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Ekonomiavdelningen Handläggare Jan-Olof Johansson Telefon E-post Till regionstyrelsen Tid- och aktivitetsplan för planerings- och uppföljningsaktiviteter under år 2012 Inledning Arbetet med budget och flerårsplaner, uppföljningsrapporter, bokslut och årsredovisning är en integrerad process som löper över hela året. Bokslut och årsredovisning utgör en viktig grund för budget- och planeringsarbetet. Årsredovisning för 2011 Bokslut och årsredovisning 2011 Regionstyrelsen den 27 mars och regionfullmäktige den 17 april ska politiskt behandla regionens bokslut och årsredovisning för Den kunskap som kan hämtas från nämnders/styrelsers/förvaltningars årsredovisningar utgör en mycket viktig grund för analys och utvärdering av verksamhet, personal och ekonomi. Det ekonomiska utfallet under 2011 utgör ett viktigt inslag i beslutsunderlaget inför kommande budget- och planarbete Budgetprocessen under år 2012 Budgetunderlag till de politiska partierna Budgetunderlagen kommer att överlämnas till de politiska partierna i början på mars månad Strukturen på budgetunderlagen kommer att anpassas efter de önskemål som framförs från de politiska sekreterarna. Jämförelsetal, utvecklingstendenser, omvärldsfaktorer samt utmaningar kommer att ingå i underlagen. Under hösten kommer information avseende ändrade finansiella förutsättningar, att överlämnas till partierna som underlag för eventuellt beslut om kompletterande budget i regionfullmäktige under november. POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken 5 HEMSIDA:

86 R egionfullmäktiges budget- och planbeslut den juni Under perioden efter det att tjänstemannaunderlaget presenterats (början på mars) äger den regiongemensamma politiska beredningen rum. Fullmäktige fattar i juni beslut om budget och flerårsplan Beslutet förväntas vara av övergripande karaktär där de politiska visionerna, målen och ramarna läggs fast. De prioriterade mål fullmäktige fastställer och de uppdrag fullmäktige lämnar i budgeten är viktiga utgångspunkter och gäller för det fortsatta arbetet inom verksamheterna. Ersättningsnivån för VG Primärvård för 2013 fastställs av regionfullmäktige i juni i samband med budgetbeslutet. Utgångspunkten är att vårdenheterna ska få meddelande om ersättningsnivå och ersättningsmodell senast 6 månader innan ikraftträdande (för verksamhetsåret 2013 senast ). Efter fullmäktiges budgetbeslut kommer tyngdpunkten i budgetarbetet att flyttas till nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdsnämnderna i juni respektive i september Den politiska beredningen inför regionstyrelsens/regionfullmäktiges respek- hälso- och sjukvårdsnämndernas budgetbeslut för 2013 måste till vissa tive delar samfasas. Tidsmässigt innebär detta att budgetarbetet samt arbetet med att träffa överenskommelser mellan hälso- och sjukvårdsnämnderna och utförarstyrelserna måste pågå parallellt under våren. Vid nämndernas sammanträden i juni efter fullmäktiges beslut om budgeten fattas beslut om pre- erhåller utförarna, sjukhusen, primärvården och tandvården, preliminära liminär budget för Budgetbesluten ska innefatta preliminära ersättningsutrymmen samt produktionskrav för sjukhusen, primärvården (exkl. VG Primärvård) och tandvården. Genom denna processmässiga samfasning förutsättningar för det lokala budgetarbetet före semestrarna och arbetet med en verksamhetsmässig förankring kan starta tidigt. För VG Primärvård fast- ställer fullmäktige ersättningsnivån vid budgetbeslutet i juni. För hälso- och sjukvårdsnämndernas och utförarstyrelsernas del innebär det att budgetarbetet inför 2013 bör påbörjas så tidigt som möjligt. Målsättningen är att fastställa en preliminär inriktning för kommande vårdöverenskommelser under våren. Nämndernas beredning under våren måste vidare samfasas med den övergripande regiongemensamma politiska beredningen i syfte att under juni 2012 kunna fatta de beslut som angivits ovan. Nämnder- na ska gemensamt med utförarorganisationerna upprätta en tidplan som sä- kerställer en fortsatt budgetprocess som utmynnar i överenskommelser och avtal såväl med interna som externa vårdproducenter senast den 30 september. Övrig a nämnder i september Även mellan övriga nämnder och utförare ska beslut om uppdrag och ersättningar vara klara senast den 30 september. Detta gäller även avtal mellan Regionservice och köpande enheter. 2

87 D etaljbudget 2013 Budgetarbetet inom styrelser/nämnder/förvaltningar m.fl. ska ske baserat på regionfullmäktiges budgetbeslut i juni Det fortsatta budgetarbetet efter fullmäktiges budgetbeslut i juni ska ske i en nära dialog och samverkan mellan företrädarorganisationerna och sjukhus, primärvård, tandvård och externa vårdgivare inom hälso- och sjukvårdsområdet samt utförarenheter inom det regionala utvecklingsområdet. Denna process ska mynna ut i överenskommelser/avtal/uppdrag senast den 30 september. Därefter ska såväl nämnder och styrelser som de olika utförarenhe- terna färdigställa och låsa sina budgetar för Samtliga verksamheter ska inrapportera sina detaljbudgetar till regionkans- senast den 1 liet november. Under november sammanställer regionkansliet de inlämnade detaljbudge- och redovisar dessa till regionstyrelsen i december Med föresla- tarna gen uppläggning kommer samtliga nämnder, styrelser och utförarenheter att ha förutsättningar att processa ut budgeten i respektive organisationer enligt Västra Götalandsregionens beslutade principer om starkt decentraliserade ansvars- och befogenhetsregler. Regionfullmäktige eventuell kom pletteringsbudget i november Regeringen behandlar i september budgetpropositionen för kommande bud- Innehållet i den statliga budgeten påverkar kommuner och landsting. getår. Det sker även andra förändringar som påverkar regionens ekonomi, t.ex. ändrad skatteunderlagsutveckling, jämfört med den budget och plan regionfullmäktige fastställer i juni. Regionen har därför tidigare år behandlat en kompletteringsbudget, förändring av budgeten och planen, under hösten kopplat till de förändringar som sker. Föregående år var budgetprocessen förskjuten till följd av omvalet och regionfullmäktige beslutade om budget och plan i september och under föregående år behandlades ingen kompletteringsbudget under hösten. Om kompletteringsbudget avseende budget och plan ska behandlas av regionfullmäktige ska detta ske i november Rapportering under 2012 Delårsrapporter 2012 För att regionfullmäktige och regionstyrelse ska ha en löpande kontroll över verksamhet, personal och ekonomi krävs en ändamålsenlig rapportering. Delårsrapporter ska inlämnas per mars och augusti månad. Delårsrapporter behandlas av regionstyrelsen och av regionfullmäktige (samma som innevarande år). Tidigare år har en månadsrapport per oktober behandlats av regionstyrelsen i december. Denna rapport föreslås slopas och ersättas av en s.k. avvikelserapport för de större verksamheterna (se nedan). 3

88 Sammanfattningsvis föreslås följande rapporteringstillfällen för samtliga ansvarsområden i Västra Götalandsregionen. Rapport Inlämning Regionkansliet helårsprognos och text Rapport klar Regionkansliet Politisk behandling RS RF Delårsrapport mars 27/4 14/5 22/ /6 Delårsrapport augusti 19/9 1/10 9/ /10 Avvikelserapporter För att ge regiondirektören ytterligare möjligheter att följa den finansiella utvecklingen föreslås på samma sätt som tidigare år, att hälso- och sjuk- sjukhusen, primärvården, tandvården, habilitering och vårdsnämnderna, hälsa och Regionservice lämnar in sex avvikelserapporter till regiondirektö- ren baserade på utfallet per februari, april, maj, september, oktober och no- vember. Dessutom föreslås att Västtrafik AB och regionstyrelsen lämnar avvikelserapporter under Dessa rapporter kommer att vara enklare till sin karaktär än delårsrapporterna och framförallt att fokusera på avvikelser jämfört med föregående rapport och med budget, vilket kommer att utveck- las i de tekniska anvisningarna. Eventuell tillkommande rapport till regionstyrelsen Vid bedömda större förändringar kan en rapport behöva lämnas till regionstyrelsen vid andra tillfällen än vid delårsrapporterna. Denna rapport före- vara översiktlig och baseras på avvikelserapporterna enligt ovan samt i slås övrigt bedömningar över centrala finansiella poster (skatter, statsbidrag mm). Uppföljning av åtgärdsplaner Regiondirektören begärde från vissa verksamheter med befarade obalanser till månadsskiftet januari/februari in åtgärdsplaner för att uppnå en ekono- balans under Uppföljning av de planerade åtgärderna ska ske i misk delårs- och avvikelserapporterna. Aktiv uppföljning (controlling) Utöver den formella rapporteringen till regionfullmäktige/regionstyrelse har även uppföljningsträffar ägt rum flera gånger med flertalet av regionens förvaltningar under För sjukhusens, primärvårdens, tandvårdens och Regionservice del har uppföljningen gjorts i stort sett månadsvis. Fördjupade uppföljningsmöten med samtliga förvaltningar enligt fastlagd tidplan kommer att äga rum under Vid dessa möten kommer förutom verk- 4

89 samhetsansvariga även tjänstemän från beställarna, personalstrategiska avdelningen, ekonomiavdelningen samt övriga intressenter att närvara. Syftet med dessa uppföljningsträffar är att olika intressenter ska få en gemensam bild av verksamheten och den ekonomiska situationen samt att gemensamt snabbt finna lösningar på praktiska problem som berör verksamhet, personal och ekonomi samt att finna metoder för att nå ytterligare kvalitet i den formella rapporteringen. Förslag till beslut: Regionstyrelsen föreslås besluta att godkänna föreslagen tid- och aktivitetsplan för planerings- och uppfölj- ningsaktiviteter under Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Mats Friberg Ekonomidirektör 5

90 Ärende 10

91 Sida 1(3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Regiondirektörens stab Handläggare Kerstin Einarsson Telefon E-post Till regionstyrelsen Västra Götalandsregionens medverkan i Almedalsveckan 2012 Ärendet Enligt regionstyrelsens beslut ( 299) ska Västra Götalandsregionen medverka vid Almedalsveckan 2012, som en del i en västsvensk arena. Enligt beslutet ska regiondirektören senast under februari 2012 återkomma till regionstyrelsen med en redovisning av de planerade insatserna. Här följer en sådan redovisning samt förslag till finansiering av insatserna. Bakgrund Västra Götalandsregionens medverkan under Almedalsveckan syftar till att profilera Västra Götalandsregionen som organisation och att lyfta frågor som är viktiga för utvecklingen i Västra Götaland. De senaste åren har Västra Götalandsperspektivet i allt högre grad hävdats tillsammans med andra aktörer i Västra Götaland. För 2012 har en arbetsgrupp bildats, med representanter för Västsvenska Handelskammaren, Göteborgs universitet, Chalmers, Business Region Göteborg och Göteborg & Co. En gemensam, fysisk arena finns för seminarier och andra aktiviteter, och planeringen för Västra Götalandsregionens medverkan sker inom ramen för detta. Utgångspunkten för de frågor som ska lyftas fram på den västsvenska arenan är de fem klusterområden som definierats som styrkeområden för Västsverige: Hållbar stadsutveckling Biomassa och kemi Hållbara transportsystem Marina och maritima system Life Science För Västra Götalandsregionens medverkan finns i dagsläget en rad planerade seminarier inom ramen för dessa teman, många tillsammans med andra aktörer. Västra Götalandsregionen planerar också seminarier om hälso- och sjukvård och om kultur. Exakt vilka seminarier som slutligen kommer att genomföras och tidpunkten för dessa, kommer att fastställas senare i vår. Med hänsyn till teman och samspelet med övriga aktörer, kommer Västra Götalandsregionens seminarier att äga rum måndag-fredag. För Västra Götalandsregionens del pågår fortfarande POSTADRESS: Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: post@vgregion.se

92 Sida 2(3) detaljplaneringen av seminarierna, och det finns därmed fortfarande utrymme för ändringar. I bilagan redovisas de seminarier som nu finns på agendan, ansvarig nämnd/styrelse samt huvudsaklig inriktning och ev samarbetspartners. Kostnader Varje nämnd/styrelse som tar ansvar för ett eller flera seminarier, ansvarar också för de kostnader som är förenade med seminarierna resor, uppehälle, eventuella arvoden etc. Sammantaget beräknas kostnaderna för nämnder/styrelser uppgå till cirka kronor. Utöver detta finns kostnader för de regiongemensamma insatserna, framför allt som en av huvudarrangörerna för den västsvenska arenan. Här ingår till exempel lokalkostnader, teckentolkning av seminarierna, gemensam marknadsföring och kostnader för projektledning. Sammantaget beräknas dessa kostnader uppgå till maximalt kronor. Förslag till beslut 1. Västra Götalandsregionen medverkar även under 2012 i Almedalsveckan, som en del i en gemensam västsvensk arena. 2. Regionstyrelsen godkänner redovisningen av Västra Götalandsregionens planerade insatser under Almedalsveckan Regionstyrelsen anslår för sin del maximalt kronor för de regiongemensamma insatserna 4. Finansieringen av de regiongemensamma insatserna sker genom det anslag som står till regionstyrelsens förfogande. REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Kerstin Einarsson

93 Sida 3(3) Bilaga Verksamhet Seminarium/motsvarande I samverkan med Angereds Närsjukhus Vård på lika villkor borde inte det vara självklart? DO lyfter fram ANS som ett positivt exempel i sin rapport Vägar till rättigheter. NU-sjukvården Nytt arbetssätt i ambulansen samverkan som optimerar resurser och räddar liv. Kommunerna i norra Bohuslän Smittskyddsenheten HYFS, hygiensjuksköterskor i förskolan hur kan bättre hygienrutiner minska sjukfrånvaron för barn, personal och föräldrar? Rapport visar på framgång i Västra Götaland. Folkhälsokommittén Hälsoklyftorna måste minska 100 åtgärder för social hållbarhet. Att människor lever under ojämlika villkor påverkar både hälso- och sjukvårdens kostnader och minskar tillväxten. Samling för social hållbarhet är ett gemensamt krafttag för att minska skillnaden i hälsa i Västra Götaland. Kulturnämnden Ett strukturerat arbete för ett vidgat deltagande i Svensk Scenkonst kulturlivet. Två seminarier med olika inriktning inom samma ram medverkan både på nationell arena (Svensk Scenkonst) och den västsv arenan. Miljönämnden Bygg för framtiden istället för gårdagen! Miljö- och tillväxtdriven energipolitik, om fördelarna med energieffektivt byggande. Miljönämnden Biogas 3000 nya gröna jobb till Västsverige? Hållbart vägval biogas för tunga transporter. Västsvenska biogasaktörer inom Kraftfulla ekonomiska incitament behövs för fortsatt utveckling hur kan politiken bidra? Biogas Väst. Samarr med BRG. Miljönämnden Kommittén för rättighetsfrågor Miljönämnden, regionutvecklingsnämnden Regionutvecklingsnämnden Regionutvecklingsnämnden Regionutvecklingsnämnden Regionutvecklingsnämnden Regionutvecklingsnämnden Vindkraft energiproduktion till havs en hållbar storskalig energiproduktion/drivkraft för näringslivsutveckling. Västra Götaland är Sveriges främsta vindkraftsregion. Hur kan näringsliv och politik samverka för fortsatt utveckling? Hållbar kemi 2030 kemiklustret i Västra Götaland har samlats kring detta mål och samarbetar med forskning och offentlig förvaltning. Miljöteknik den globala marknaden för miljöanpassade varor, tjänster och miljöteknik växer snabbare än någon annan. Mänskliga rättigheter som innovationsplattform? Rätt använda kan frågor om mänskliga rättigheter utgöra en bas för nya innovationer. Har industrin en framtid i Sverige? Exemplet Västra Götaland Nationell draghjälp stärker Life Science regionalt/samspel eller dragkamp i tillväxt- och innovationspolitiken? Det behövs ett flernivåsamarbete inom tillväxt- och innovationspolitiken. Nyttan med havet föder nya maritima näringar. Om möjligheter till hållbar utveckling som finns i havet. Hållbart vattenbruk en framtidsbransch för Sverige. Ett ökat vattenbruk innebär nya möjligheter för tillväxt i kust- och landsbygdskommunerna. Integration och arbetsmarknad Västra Götaland är ledande i validering men det behövs en nationell infrastruktur. Kompetensplattformen. Samarrangemang med BRG. GU, Chalmers Vattenbrukcentrum Väst, GU, Chalmers

94 Ärende 11

95 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK RS Handläggare Ingela Tuvegran Telefon E-post Regionstyrelsen IT sourcingstrategi för Västra Götalandsregionen Bakgrund Regionfullmäktige beslutade att fastställa regionens IS/ITstrategi, vilket bland annat innebar att en sourcingstrategi skulle tas fram. Vid samma tillfälle beslutade regionfullmäktige att ge regionstyrelsen i uppdrag att utreda vilka delar av regionens IT-verksamhet som kan och bör upphandlas, samt att bifalla Lars Nordströms motion om upphandling av ITverksamhet. Regionstyrelsen beslutade att ge regiondirektören i uppdrag att före årsskiftet 2011/2012 redovisa ett förslag till ett första steg i outsourcingstrategin. En IT-sourcingstrategi har tagits fram och beretts inom ramen för regionens IT-översyn. VGRs IT-sourcingstrategi är en regionövergripande strategi som sätter ramarna för hur IT-sourcing som helhet är tänkt att hanteras inom regionen baserat på drivkrafter inom regionens verksamheter. Förslaget omfattar även en handlingsplan för arbete, vilken är tidssatt. Beredning Föreliggande förslag har underställts den politiska styrgruppen för ITöversynen som har ställt sig bakom förslaget. Ägarutskottet har behandlat ärendet 15 februari MBL-förhandling genomfördes den 20 februari 2012, 27. Förhandlingen avslutades i oenighet med Vision som inkommer med protokollsanteckning, och i enighet med övriga fackliga organisationer som också lämnar en protokollsanteckning. POSTADRESS:!Ange postadress BESÖKSADRESS:!Ange besöksadress> TELEFON:!Ange telefonnummer HEMSIDA:!Ange hemsidesadress E-POST:!Ange e-postadress

96 Sida 2(2) Datum Dnr RSK , RS Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen fastställer föreslagen IT-sourcingstrategi för Västra Götalandsregionen 2. Regionstyrelsen anser uppdraget till regiondirektören om att redovisa ett förslag till ett första steg i outsourcingstrategin som fullgjort 3. Regiondirektören får i uppdrag att genomföra strategin. 4. Regiondirektören får i uppdrag att följa upp genomförandet av strategin och avrapportera till regionstyrelsen halvårsvis. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ingela Tuvegran Utvecklingsdirektör

97 Dokument nr : Version: Status: Sida: (1)31 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Styrande dokument Översyn av IT inom VGR Dokumentbeskrivning: IT-sourcingstrategi, huvuddokument Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Linus Cidrin, Caroline Malm IT-sourcingstrategi

98 Dokument nr: Version: Status: Sida: (2)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 1 Sammanfattning IT-sourcing handlar om att hitta rätt leverantörer, interna och externa, av IT för Västra Götalandsregionens (VGRs) verksamheter. Det handlar om strategiska ställningstaganden om vad regionen generellt kräver av sin IT-leverans. Genom att identifiera verksamheternas drivkrafter och grunda de principer som styr IT-sourcing på dessa, behåller man en tydlig koppling till vad verksamheterna vill uppnå med IT. Verksamheternas drivkrafter blir därmed grunden för målbilden inom IT-sourcing. Målbild slutet av 2014 Vid slutet av 2014 har Västra Götalandsregionen ökat sin kompetens inom IT-sourcing och har en tydlig organisation för hur dessa frågor förvaltas. Tydliga SLA:er och antalet genomförda prövningar har gjort leveransen till ett föredöme. Generellt över hela leveransen har kvaliteten ökat, följt av ökad kostnadseffektivitet och ökad förmåga till innovation. Komplexiteten i leverantörslandskapet har minskat genom ett fokuserat arbete per tjänsteområde med att minimera antalet leverantörer. Största delen av IT-leveransen har kunnat prövas mot andra leveransalternativ. Prövningen har skett tjänsteområde för tjänsteområde. För några tjänsteområden har prövningen visat att externa erbjudanden varit bättre för regionen. Delar av leveransen är fortfarande interna av olika orsaker. Inom vissa tjänsteområden har en prövning visat att den interna leveransen står sig väl och har vissa tydliga fördelar mot externa leverantörer. Inom andra områden har risken vid en eventuell outsourcing varit större än de kalkylerade fördelarna. Regionen är väl rustad för att fortsätta ett strukturerat sätt att skapa en långsiktigt hållbar IT-leverans där kvaliteten och kostnadseffektiviteten kontinuerligt utmanas. VGR har ett omfattande arbete framför sig för att kunna bedriva ett strukturerat IT-sourcingarbete där rätt kompetens kan pröva nuvarande leverans mot alternativ för att hitta den mest fördelaktiga lösningen för regionen. För att fatta hållbara och kvalitativa IT-sourcingbeslut krävs en vilja att investera över lång tid för att skapa den kompetens som behövs och göra leveransen möjlig att jämföra mellan olika aktörer på marknaden (sourcing ready). Främst handlar de övergripande riskerna för att inte kunna nå målbilden om brist på tålamod för att genomföra de investeringar som krävs för att regionen ska bygga upp kompetens och bli sourcing ready innan avgörande beslut om IT-sourcing fattas. Handlingsplanen för att nå så här långt inom IT-sourcing på bara tre år är krävande för regionen. Risken är att andra prioriteringar kommer att göra förändringstakten långsammare än önskat. Ett strukturerat arbete med IT-sourcing på en regionövergripande nivå kräver långsiktiga investeringar i både resurser och tid, belöningen i form av ökad kvalitet och inte minst ökad kontroll kräver stora insatser av VGR. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

99 Dokument nr: Version: Status: Sida: (3)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Introduktion Syfte Målgrupp Omfattning och avgränsningar IT-sourcing Att skapa och förvalta IT-sourcingstrategin Drivkrafter Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Ökad innovation Styrande principer Helhetsperspektivet Sourcing ready Prövningsanalys Tjänsteområden Beskrivning av tjänsteområden Målbild 2014 för VGRs IT-sourcing Målbild 2014 IT-sourcingkompetens Målbild 2014 sourcing ready Summering regionövergripande målbild 2014 för IT-sourcing Handlingsplan Strategiska milstolpar Riskanalys för VGRs IT-sourcing...27 Bilaga 1 Ordlista...29 Bilaga 2 Inriktning per tjänsteområde...30 Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

100 Dokument nr: Version: Status: Sida: (4)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 2 Introduktion IT-sourcingstrategin för VGR är vägledd av principer framtagna i IS/IT-strategin och framtagen för att stödja regionens verksamheters övergripande drivkrafter. Regionstyrelsens beslut den om upphandling av IT-verksamhet, innebär att första steget blir att utreda vilka delar av regionens ITverksamhet som kan och bör upphandlas. Framtagandet av denna specifika kompetensförsörjningsstrategi (IT-sourcingstrategi) sker inom ramen för IT-översynsprojektet. Verksamheternas strategiska mål och krav Omvärldsanalys Regionövergripande strategier för IT, HR osv Förutsättningar för VGRs IT-sourcing Strategi Drivkrafter för sourcing Principer för sourcing Tjänsteområden Målbild för sourcing Handlingsplan Förändringsbehov Övergripande plan Figur 1. VGRs IT-sourcingstrategi tar sin utgångspunkt i verksamhetens mål IT-sourcingstrategin fokuserar på att lägga grunden för en regionövergripande målbild för hanteringen av IT-sourcing, vilken är baserad på regionens verksamheters övergripande drivkrafter. Strategin innehåller även en handlingsplan för hur regionen kan röra sig mot målbilden. Handlingsplanen visar hur den övergripande målbilden kan uppnås och vilka milstolpar som finns. Målbildens tidshorisont är perioden fram till och med VGR:s IS/IT-direktör är ägare av ITsourcingstrategin och den fastställs av Regionstyrelsen. IT-sourcingstrategin är övergripande för VGR och ska uppdateras minst varje år men i ett inledande skede kan justeringar ske oftare när regionen successivt börjar se konsekvenserna av målbilden och bedöma rimligheten i tidsplanen. Kommande versioner av IT-sourcingstrategin bör bli alltmer detaljerade och innehålla flera kvantifierbara milstolpar; framtida versioner kommer att precisera en mer detaljerad målbild tillsammans med detaljerade huvudsakliga strategiska milstolpar och handlingsplan. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

101 Dokument nr: Version: Status: Sida: (5)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 2.1 Syfte IT-sourcingstrategin ska vara en tydlig riktlinje för hur hela regionen ska hantera IT-sourcing i framtiden. Strategin ska säkerställa att IT-sourcingbeslut stödjer verksamhetens drivkrafter. Målsättningen med IT-sourcingstrategin är att regionledningen samt utvalda nyckelintressenter känner tillit till hanteringen av IT-sourcingfrågor inom regionen. VGRs IT-sourcingstrategi är en regionövergripande strategi som sätter ramarna för hur IT-sourcing som helhet är tänkt att hanteras inom regionen baserat på drivkrafter inom regionens verksamheter. En av huvudutmaningarna som IT-sourcingstrategin ska bemöta är verksamhetens bristande tillit till hanteringen av regionens IT. Tre centrala frågeställningar som strategin kommer att besvara är: 1. Hur säkerställs att verksamhetens intressen styr kommande beslut inom IT-sourcing? 2. Vilka principer styr regionens beslut inom IT-sourcing? 3. Var bör arbetet starta för att strukturerat svara på frågan vilka IT-sourcingalternativ som är rätt för regionen? 2.2 Målgrupp VGRs IT-sourcingstrategi är skriven för regionens beslutsfattare av IT-sourcing. De roller som främst kommer att beröras av IT-sourcingstrategin är: IS/IT-ledning koncern godkänner och beslutar om VGRs IT-sourcingstrategi. IS/IT-direktören äger VGRs IT-sourcingstrategi. IT-sourcingfunktionen inom IS/IT-direktörens stab (eller liknande) förvaltar och följer upp strategin. Beslutsfattare av IT-sourcing, som baserar dessa beslut på regionens IT-sourcingstrategi. Cheferna för leveransfunktionerna inom IS/IT-organisationen är ett exempel. 2.3 Omfattning och avgränsningar IT-sourcingstrategins omfattning avser sourcing av all IT som finns inom VGR:s verksamhetsområden. Västtrafik arbetar parallellt med ett IT-sourcingarbete som på sikt skall harmoniseras med VGR:s övergripande IT-sourcingstrategi. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

102 Dokument nr: Version: Status: Sida: (6)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 3 IT-sourcing IT-sourcing handlar om att hitta rätt leverantörer av IT, interna eller externa. Det handlar om strategiska ställningstaganden om vad regionen generellt kräver av sin IT-leverans. En prövning av varje del av IT-leveransen (tjänsteområden) kan sedan avgöra om regionen kan uppnå sina krav på bästa sätt med en intern leveransorganisation (in-sourcing) eller en extern leveransorganisation (outsourcing). 3.1 Att skapa och förvalta IT-sourcingstrategin Huvudsyftet med IT-sourcingstrategin är att stötta IT-sourcingbesluten på bästa sätt som ska leda till att verksamheterna får ut största möjliga verksamhetsnytta av sitt IT-stöd. Genom att identifiera de övergripande drivkrafterna och definiera dessa i verksamhetens termer kan principer utifrån dessa skapas för att vägleda beslut inom IT-sourcing i en ändamålsenlig strategisk riktning. Utgångspunkt i verksamheten Exempel på delar av regionens verksamheter: Regionövergripande mål Sahlgrenska Universitetssjukhuset NU sjukvården Södra Älvsborgssjukhus Skaraborgssjukhus Kungälvssjukhus Alingsås lasarett Primärvården Göteborg Göteborgsoperan AB Västarvet Folktandvården Västra Götaland Regionutvecklingsnämnden Västfastigheter Regionfullmäktige och regionstyrelsen samt arkivnämnden Drivkrafter Utgångspunkten för allt arbete med IT-sourcing: verksamheternas mål med användningen av IT. Principer Principer för hur man ska förhålla sig till IT-sourcing baserat på verksamheternas drivkrafter. Tjänsteområden Målbild Indelningen i tjänsteområden och översiktliga förutsättningar per tjänsteområde Målbild för sourcing och förmågan att hantera sourcing samt en översikt per tjänsteområde Förändringsbehov Krav för att nå målbilden, förändringsbehov, risker. Övergripande handlingsplan för IT-sourcing Figur 2. Delarna i IT-sourcingstrategin bygger på varandra Principerna blir vägledande för det fortsatta arbetet med att dela in IT-leveransen i tjänsteområden, att skapa en målbild för hela leveransen och dess betydelse för varje tjänsteområde. Utifrån en gapanalys mot nuläget identifieras förändringsbehovet som ligger till grund för regionens handlingsplan för att hantera IT-sourcing. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

103 Dokument nr: Version: Status: Sida: (7)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: I det fortsatta arbetet med IT-sourcing kommer delar av IT-sourcingstrategin ses över och justeringar göras vid behov. Målbild och principerna för IT-sourcing inom regionen och verksamhetens drivkrafter är ofta stabila över tid och korrigeras när verksamhetsstrategin och/eller IS/IT-strategin förändras och därmed drivkrafterna bakom. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

104 Dokument nr: Version: Status: Sida: (8)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 4 Drivkrafter Genom att identifiera och fokusera på regionens verksamheters drivkrafter säkerställs att de principer som styr IT-sourcing grundar sig på verksamheternas behov. Tre huvudsakliga drivkrafter för VGRs verksamheter som helhet har identifierats och prioriterats i följande ordning: Ökad kvalitet, ökad kostnadseffektivitet, ökad innovation. 4.1 Ökad kvalitet Kvalitet i IT-leveransen för verksamheten ska påverka allt IT-sourcingarbete. Det är grundläggande för att skapa tillit till IT hos verksamheten. Tillgängligheten av rätt IT-stöd i rätt tid för alla verksamhetsdelar är kännetecknande för önskad kvalitet inom alla verksamheter och tätt sammanlänkad med krav på tillgång till information både för medarbetare och för regioninvånare. Den största användaren av IT-tjänster inom regionen är vården. Kvalitet av IT-leveransen är grundläggande för att säkra målet om God Vård. Exempel på önskade effekter vid ökad kvalitet: God tillgänglighet av information, IT-stöd och verktyg. Ökad och tydligt definierad säkerhet och förmåga att hävda individens integritet vid alla typer av verksamheter; särskilt tydligt är kravet inom vård och trafik. Exempel från hälso- och sjukvård: - God Vård är säker, patientfokuserad, effektiv och jämlik vård, vilken ges i rimlig tid. 4.2 Ökad kostnadseffektivitet IT har två roller för ökad kostnadseffektivitet. Det första är kostnadskontrollen av befintlig ITleverans. Regionen har stora kostnader för sin IT-verksamhet och har genom brist på transparens inte möjlighet att tydligt jämföra sin kostnadseffektivitet med andra aktörer på IT-marknaden. Den andra rollen rör de möjligheter IT skapar för ökad produktivitet inom alla delar av verksamheten. Produktivitetshöjningar inom verksamheten kan i sig motivera högre investeringar i IT. Dessa satsningar måste under sitt framtagande vara kostnadseffektiva och ha tydlig nytta. Exempel på önskade effekter vid ökad kostnadseffektivitet: Ökad produktivitet hos alla verksamheter. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

105 Dokument nr: Version: Status: Sida: (9)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Effektiv kostnadskontroll av IT och med hjälp av IT. Resultatrapportering av god kvalitet. Transparens av alla IT-kostnaderna. 4.3 Ökad innovation Innovation i det här sammanhanget handlar om att säkerställa att möjligheterna med IT tillvaratas för att stödja verksamheten med sina uppgifter. Innovation handlar både om att nyttja ny teknik och nya sätt att nyttja befintliga lösningar. Ökad innovation förutsätter ett arbetssätt som uppmuntrar och stimulerar nytänkande och ökad flexibilitet. Tillsammans med samarbetspartners kan användningen av IT ses över med nya infallsvinklar, processer och arbetssätt för att identifiera förbättringsområden. Exempel på önskade effekter vid ökad innovation: Ökad kundnytta genom ett utökat, mer verksamhetsanpassat befintligt systemstöd. Ökade förutsättningar att identifiera och nyttja nya möjligheter IT kan erbjuda. Ökade möjligheter för delaktighet för allmänheten. Ökade förutsättningar för öppenhet genom tillgänglighet via nya kommunikationskanaler. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

106 Dokument nr: Version: Status: Sida: (10)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 5 Styrande principer Principerna för hur regionen ska förhålla sig till IT-sourcing är baserade på verksamhetens drivkrafter. Principerna har delats in i tre grupper: 1. Helhetsperspektivet - principer för strategisk inriktning av IT-sourcing 2. Sourcing ready - principer för krav på tjänsteområden 3. Prövningsanalys - principer för val av leveranssätt Principer för strategisk inriktning av IT-sourcing Hur säkrar vi helhetsperspektivet? VGR bedriver strukturerad sourcing av IT Det ska finnas en optimerad struktur för tjänsteområden IT ska sourcas ur ett helhetsperspektiv för regionen Principer för krav på tjänsterområden Är området sourcingready? Alla tjänster ska ha tydliga SLAkrav Tjänsten utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara kända och följas upp Säkerhetskrav och krav på innovation för alla IT-tjänster ska finnas Alla tjänster ska ha väldefinierade kvalitetsbegrepp Alla tjänster ska utformas med enhetlig kravhantering Tillräcklig kunskap om ITleveransen ska finnas inom VGR Principer för prövningsnalys Vem ska leverera? Fokus på kvalitet i all leverans, intern och extern Där VGR kan påvisa bättre förutsättningar ska intern leverans ske IT-tjänsters sourcing ska regelbundet prövas mot alternativ Befintliga IT-kontrakt ska utnyttjas i första hand Figur 3. Gruppering av IT-sourcingprinciper för VGR 5.1 Helhetsperspektivet Principer för strategisk inriktning av IT-sourcing handlar om hur regionen säkrar helhetsperspektivet. Svaren som återfinns i dessa principer handlar om att helhetsperspektivet är något som regionen alltid kommer att behöva arbeta med och principerna är en påminnelse om hur detta bör ske. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 1 VGR bedriver strukturerad sourcing av IT Regionen säkrar sin kompetens för att hantera leverantörsstrukturen vid varje förändring av leverantörslandskapet Regionen gör ett medvetet val om antalet och typen av leverantörer av Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

107 Dokument nr: Version: Status: Sida: (11)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: IT-tjänster Beslutsstrukturen följer styrmodellen för IS/IT 2 Det ska finnas en optimerad struktur för tjänsteområden Uppdelningen i tjänsteområden inom IT ska finnas i en tjänstearkitektur. Den måste bl.a. beakta: Effektiv styrning och ledning av IT-leveransen som helhet Marknadens uppdelning av tjänsteområden för att enkelt kunna jämföras och upphandlas Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Ökad innovation Undvika onödig komplexitet och tydliggöra ansvarsförhållanden 3 IT ska sourcas ur ett helhetsperspektiv för regionen Totalkostnaden (total cost of sourcing) och kundnyttan för hela regionen ska beaktas för att undvika suboptimering och uppnå skalfördelar Ökad kostnadseffektivitet Tabell 1. Principer för strategisk inriktning av IT-sourcing 5.2 Sourcing ready Principer för krav på tjänsteområdet handlar om att regionen ökar sin mognadsgrad inom respektive tjänsteområde för att bli sourcing ready, det vill säga kunna genomföra en kvalificerad prövning av området, där man kan jämföra leveransen med andra aktörer på marknaden. Sourcing ready handlar om att få en tydlig och väl strukturerad leverans där en överblick över SLA, kostnad, kvalitet, nyckelresurser och så vidare finns. För att vara sourcing ready bör kraven nedan vara uppfyllda. Först då kan en jämförelse med andra leveranser än den befintliga bli kvalitativ eftersom man kan ställa en tydlig fråga till andra leverantörer om vad leveransen innebär. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 4 Alla tjänster ska ha tydliga SLA-krav SLA-krav för områden som tillgänglighet, prestanda, efterlevnad av befintliga regelverk, integration och säkerhet måste Ökad kvalitet Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

108 Dokument nr: Version: Status: Sida: (12)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: finnas 5 Tillräcklig kunskap om IT-leveransen ska finnas inom VGR Regionen måste säkra att tillräcklig kompetens finns kvar/ byggs upp inom verksamheten för varje tjänst för att effektivt kunna leda/styra tjänsten Väldokumenterade system och processer för varje tjänst ska finnas på plats Alla tjänsteområden ska vara tydligt dokumenterade med utpekade nyckelresurser Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet 6 Tjänstens utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara kända och följas upp Kostnad för tjänsten och tydligt kvantifierade kvalitetskrav ska finnas och följas upp för varje tjänst Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet 7 Alla tjänster ska utformas med enhetlig kravhantering Enhetlig, implementerad kravhantering som verksamheten ansvarar för med tydligt leveransansvar hos IT Verksamheten är ansvarig för att ställa krav på innehåll av tjänsteleveranser och IT är ansvarigt för utförandet IS/IT-direktören fattar ITsourcingbeslut och agerar som tjänsteintegratör. IS/IT-direktören är ansvarig inför verksamheten för uppfyllelse av ställda krav Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet 8 Alla tjänster ska ha väldefinierade kvalitetsbegrepp Kvalitetsbegreppet är noga definierat för alla tjänsteområden och utgör huvudkrav med tydlig uppföljning i varje prövning och leverans Ökad kvalitet 9 Säkerhetskrav och krav på innovation för alla IT-tjänster Säkerhetskrav och krav på innovation måste finnas definierat för samtliga tjänster Ökad kvalitet Ökad innovation Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

109 Dokument nr: Version: Status: Sida: (13)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: ska finnas Tabell 2. Principer för krav på tjänsteområden Säkerhetskraven och kraven på innovation ska vara en tydlig del i varje kontrakt 5.3 Prövningsanalys Principerna för prövningsanalys används vid de val som ska ske när tjänsteområden blivit sourcing ready och en regelrätt prövningsanalys kan utföras för att avgöra vem som bör utföra leveransen. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 10 Där VGR kan påvisa bättre förutsättningar ska intern leverans ske För områden där VGR kan påvisa sig ha bättre förutsättningar än andra att uppnå VGR:s drivkrafter för IT-sourcing ska intern leverans väljas. Exempel på sådana förutsättningar är marknadens leveransförmåga är svag eller saknas, eller VGR bedöms ha bättre förutsättningar än andra att bedriva IT verksamheten med rätt kvalitet, eller att det finns risk för att förtroendet för VGR kan komma att påverkas negativt om någon annan bedriver IT-verksamheten, eller om det finns påtagliga synergieffekter med annan verksamhet som bedrivs i VGR:s regi Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Ökad innovation 11 IT-tjänsters sourcing ska regelbundet prövas mot alternativ Alla IT-tjänster ska kunna prövas genom att kostnad, kvalitet och leveransprestanda är tydligt detaljerat för prövning mot andra leveranssätt Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

110 Dokument nr: Version: Status: Sida: (14)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Omprövning ska ske regelbundet 12 Fokus på kvalitet i all leverans, intern och extern För alla leveranser måste kvalitetskrav vara tydligt definierade En leverantör, intern eller extern, måste kunna garantera fastställda kvalitetsnivåer Ökad kvalitet 13 Befintliga ITkontrakt ska utnyttjas i första hand Tabell 3. Principer för prövningsanalys Vid upphandlig av nya IT-lösningar ska det säkerställas att leverans inte kan ske förmånligt under befintliga kontrakt Ökad kvalitet Ökad kostnadseffektivitet Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

111 Dokument nr: Version: Status: Sida: (15)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 6 Tjänsteområden Hela VGRs IT-leverans delas in tjänsteområden för att göra den hanterbar och möjlig att analysera. De föreslagna tjänsteområdena kan sourcas från en eller flera leverantörer. En leverantör kan leverera till flera områden. Indelningen utgör grunden för det praktiska analysarbetet av VGRs ITleverans. Tanken bakom indelningen i tjänsteområden är att utan onödig komplexitet tydliggöra alla viktiga distinktioner så att dessa framträder tydligt vid en analys och förbereda för en marknadsanpassning. Tjänsteområdesindelningen har skapats med utgångspunkt i ett antal generella riktlinjer: Tjänsteområdesindelningen baseras på en vanlig indelning av IT-tjänsteområden o Anpassning till hur den externa marknaden generellt särskiljer mellan olika erbjudanden underlättar konkurrensutsättning, jämförelser, applicering av branschstandarder m.m. Indelning efter branschbegreppet o Fokus på verksamhetsindelning och verksamhetsprocesser snarare än t.ex. specifika teknologier. VGR:s varierade verksamheter gör det viktigt att i vissa fall skilja på kraven från olika branscher. Vertikalen hålls ihop så mycket som möjligt o För att förenkla leveransstrukturen och säkra helheten i leveransen och underlätta för möjligheten att ge leverantörer helhetsansvar. Tjänsteområdesindelningen hålls ihop på IT-tjänsteområdesnivå (horisontalen) för infrastrukturtjänster o Det finns tydliga skalfördelar att hämta för dess tjänster och skillnader i krav kan styras via olika SLA-nivåer. Anläggningsnära-IT separeras från övrig IT o Inom hälso- och sjukvård och trafik finns en tung koppling till anläggningsnära-it som kräver specifik hantering. Standardapplikationer och skräddarsydda applikationer separeras o Skräddarsydda applikationer har generellt sett sämre dokumentation och omogna processer för bl.a. kravhantering än standardapplikationer. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

112 Dokument nr: Version: Status: Sida: (16)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Hälso- och sjukvård och trafik separeras från resten, avseende applikationsutveckling/- förvaltning/-drift o Den specifika naturen av verksamheten inom hälso- och sjukvård och trafik gör det troligtvis mer effektivt att hantera deras skräddarsydda applikationer som egna tjänsteområden inledningsvis. Eventuellt kan detta ändras när större delar blir sourcing ready. Anläggningsnära-IT Skräddarsydda applikationer Standardapplikationer Arbetsplats Anv.- stöd Trafik Hälsooch sjukvård Trafik Hälsooch sjukvård Regionutv., kultur och miljö Service Regiongem. bas Applikationsutveckling Applikationsförvaltning Applikations- -drift Serverdrift TO1 TO2 TO3 TO4 TO9 TO5 TO6 TO7 TO8 Nätverk TO10 Telefoni TO11 Tabell 4. Tjänsteområden inom VGR Trafikens delar streckade då Västtrafiks IT-sourcingarbete på sikt ska harmoniseras 6.1 Beskrivning av tjänsteområden Indelningen i tjänsteområden har en gränsdragning mellan varje område som kommer att anpassas över tiden. När varje tjänsteområde blir sourcing ready kommer också naturliga gränsdragningar och undantag att ytterligare detaljera beskrivningen av vad som ingår i varje del samt säkerställa att beskrivningen tydligt täcker hela tjänsteleveransen. Tjänsteområde/domän Anläggningsnära-IT Standardapplikationer Beskrivning Anläggningsnära-IT är IT som ofta är en del av teknisk utrustning eller som är mycket specialiserad efter specifik hårdvara/funktion. Standardapplikationer är applikationer där externa leverantörer står för utvecklingen av produkten med en generell plan som inte ägs av VGR. Källkoden ägs av leverantören. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

113 Dokument nr: Version: Status: Sida: (17)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Applikationen och kompetensen runt den finns tillgängliga på marknaden. Skräddarsydda applikationer Arbetsplats Skräddarsydda applikationer är applikationer som inte når upp till de krav på standardisering som ställs på Standardapplikationer. Omfattar ansvar för arbetsplats som en komplett tjänst, inklusive t.ex. tillhandahållande av persondatorer och arbetsstationer i enlighet med olika användarprofiler, hårdvara, logistik, distribution av mjukvara som ingår i persondatorplattformen (t.ex. Office,), support, samt även LAN och skrivarrelaterade tjänster. Användarstöd Applikationsutveckling Applikationsförvaltning Omfattar ansvar för "Single Point of Contact" för användare, tillhandahåller "1:a stödnivån" samt säkrar att incidenter och problem hanteras enligt uppsatta krav, koordineras över olika supportteams och totalt sett löses inom angivna tidsramar. Omfattar tjänster relaterade till utveckling eller konfigurering av applikationer där insatsen beräknas överstiga ett givet antal timmar (överstigande 500 arbetstimmar). Omfattar ansvar för felrättning och initiativ för vidareutveckling eller konfigurering av applikationer där insatsen beräknas understiga 500 arbetstimmar. Omfattar stöd av "2:a stödnivån" av applikationer som stöd vid icke självklara handhavandefrågor. Enkla frågor skall primärt lösas i Användarstöd "1:a stödnivån". Incidenthantering involverar oftare Användarstöd och Applikationsdrift än Applikationsförvaltning. Användarstöd kan också direkt involvera Applikationsförvaltning vid behov av direkta manuella ändringar, t.ex. i användarbehörigheter. Applikationsdrift Omfattar produktionssättning av nya versioner av applikationer genom t.ex. patchning, installation av ny version av standardprodukt eller egenutvecklad applikation. Omfattar även t.ex. användaradministration, övervakning, Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

114 Dokument nr: Version: Status: Sida: (18)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: schemaläggning av "körningar" samt s.k. teknisk databashantering och -optimering (s.k. logisk databashantering ingår i Applikationsförvaltning). Kan tillhandahållas med olika prismodeller och garantinivåer. En viktig distinktion är om leverantören inom ramen för denna tjänst tar ansvar för applikationens eller bara plattformens tillgänglighet. Serverdrift Nätverk Telefoni Omfattar ansvar för den kompletta plattformen som utgör stöd för applikationerna. Inkluderar de datahallar, inventarier, serverprodukter, utvecklingsmiljöer och bastjänster som tillsammans möjliggör plattformstjänsten. Inkluderar inte nödvändigtvis licenser, d.v.s. VGR kan behöva kvarstå som ägare av flera licenstyper även om Serverdrift utkontrakteras. Omfattar ansvar för sammankoppling av datahallar, lokala nätverk och Internetaccess, WAN och anläggningsnära kommunikationstjänster. Omfattar regionens röstkommunikation, både fast och mobil telefoni. Omfattar även den mobildatakommunikation som ingår i mobiltelefonkommunikationen. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

115 Dokument nr: Version: Status: Sida: (19)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 7 Målbild 2014 för VGRs IT-sourcing Målbilden för VGR:s IT-sourcingarbete gäller fram till slutet av Målbilden handlar om ett strukturerat arbetssätt där regionen kommit en bra bit på väg med att öka sin kompetens inom ITsourcing och att göra tjänsteområden sourcing ready för att sedan genomföra regelbundna prövningar mot olika leveransformer. Strukturerad sourcing Styrning och Ledning av och kompetens inom IT-sourcing IT-sourcing prövning baserad på verksamhetens drivkrafter Helhetsperspektiv Strategisk indelning i tjänsteområden Sourcing ready Redo för sourcing prövning Tabell 5. VGR:s arbetsstruktur för att nå högre mognad inom IT-sourcing Strategiska val för VGR:s IT-sourcingarbete sammanfattas punktvis enligt nedan: VGR bedriver strukturerad IT-sourcing. VGRs drivkrafter som påverkar IT-sourcingbeslut har följande prioriteringsordning: 1. Ökad kvalitet, 2. Ökad kostnadseffektivitet, 3. Ökad innovation. Alla tjänsteområden inom VGR ska ha grundläggande enhetliga SLA och tjänsteområdets utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara kända och följas upp. VGR efterstävar att gå från att köpa kompetens/resurskonsulter mot målet att i möjligaste mån köpa tjänsteleveranser baserat på SLAer (Managed Services). Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

116 Dokument nr: Version: Status: Sida: (20)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: VGRs arbetssätt inom IT-sourcing ska vara standardiserat, dokumenterat och generella processer för IT-sourcing införda. Två viktiga, övergripande delar av målbilden för en strukturerad IT-sourcing består dels i en adekvat förmåga att hantera sourcing och dels i att tjänsteområden görs sourcing ready. Avsnitt 7.1 beskriver målbilden för kompetenser och förmågor inom tio identifierade sourcingkompetensområden och avsnitt 7.2 beskriver målbilden för att göra individuella tjänsteområden redo för prövningsanalys (och redo för förändring i sourcing). 7.1 Målbild 2014 IT-sourcingkompetens Gartner har identifierat 10 nyckelkompetenser som på olika sätt är avgörande för att kunna hantera IT-sourcing. Alla kompetenser behövs alltid men, enligt Gartners research, i lite olika hög grad beroende på komplexiteten i leverantörslandskapet. Vid en första översiktlig granskning finns tydliga indikationer på att kompetensen inom alla 10 områden är mycket begränsad inom VGR. Målet för VGR är att bygga upp en adekvat kompetensnivå inom alla 10 områden. Det innebär att ITsourcingarbetet är standardiserat, dokumenterat och generellt infört inom följande områden (beskrivning från Gartner best practice i figuren nedan). Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

117 Dokument nr: Version: Status: Sida: (21)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 10 Competences for Sourcing Strategy Management Demand Management Service Management Risk Management Financial Management Contract Management Program Management Performance Management Relationship Management Human Resource Management Summary Description Aligns sourcing actions with business goals to ensure that service delivery follows and enables the defined business and sourcing strategies. Oversees and assures the prioritization and timely fulfillment of business services and requirements based on budget and funding constraints. Oversees and integrates the delivery of services from internal and external suppliers to ensure seamless, end-to-end service delivery. Provides processes and controls to prevent, detect and mitigate business and sourcing risk associated with the delivery of services Develops, administers and optimizes the financial aspects for sourcing initiatives in line with the business and sourcing targets. Establishes and oversees all sourcing-related contract development and contract administration activities Provides and executes a structured approach to manage projects and programs against agreed business outcomes and the sourcing strategy. Establishes the approach, and establishes and executes the processes to oversee and optimize service delivery performance in alignment with business and service-level requirements. Aligns service providers with the business organization to optimize the understanding of, and collaboration in, realizing sourcing and business targets. Maintains the planning, supports fulfillment, and oversees the placement and development of human capital relative to sourcing requirement Figur IT-Sourcing Competences Gartner 7.2 Målbild 2014 sourcing ready Målbild 2014 innebär att större delen av tjänsteleveransen är sourcing ready det vill säga att för de flesta tjänsteområden gäller följande: Tjänsteområdet kan jämföras och prövas mot andra leveransformer genom att: Alla tjänster har SLA-krav. Tjänstens utfall i form av kostnad och leveranskvalitet är känd och följs upp. För att bli sourcing ready mot den externa marknaden krävs att ytterligare arbete utförts: Alla tjänsteområden är tydligt dokumenterade med utpekade nyckelresurser. Enhetlig, införd kravhantering som verksamheten ansvarar för och tydligt leveransansvar hos IT. Kvalitetsbegreppet är noga definierat för alla tjänsteområden och utgör huvudkrav med tydlig uppföljning i varje prövning och leverans. Alla tjänsteområden har definierade säkerhetskrav och krav på innovation. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

118 Dokument nr: Version: Status: Sida: (22)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 7.3 Summering regionövergripande målbild 2014 för IT-sourcing Hanteringen av IT-sourcing inom VGR vid slutet av 2014 ser enligt målbilden ut på följande sätt. Regionen bedriver ett aktivt strukturerat arbete inom IT-sourcing som ger en långsiktig hållbar leverans av IT-tjänster. Generellt över hela leveransen har kvaliteten ökat, följt av ökad kostnadseffektivitet och ökad förmåga till innovation. Komplexiteten i leverantörslandskapet har minskat genom ett fokuserat arbete per tjänsteområde med att minimera antalet leverantörer. Största delen av IT-leveransen har kunnat prövas mot andra leveransalternativ. Prövningen har skett tjänsteområde för tjänsteområde. Prövning har visat att för vissa tjänsteområden har externa erbjudanden varit attraktiva för regionen. Därför har viss out-sourcing skett. Delar av leveransen är fortfarande intern av olika orsaker. Prövning av ett antal tjänsteområden har visat att den interna leveransen står sig väl och har vissa tydliga fördelar mot externa leverantörer. Inom andra områden har risken vid en eventuell out-sourcing varit större än de kalkylerade fördelarna. Regionen har ökat sin kompetens inom IT-sourcing och har en tydlig organisation för hur dessa frågor förvaltas på ett strukturerat sätt. Antalet genomförda prövningar och tydliga SLA:er har gjort leveransen till ett föredöme. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

119 Dokument nr: Version: Status: Sida: (23)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 8 Handlingsplan Handlingsplanen syftar till att föra regionen från dagens taktiska IT-sourcing mot en strukturerad ITsourcing. Som grund för denna handlingsplan och förändringsbehovet ligger en gap-analys mot nuläget. Vid en första översiktlig granskning finns tydliga indikationer på att kompetensen och förmågan att hantera strukturerad IT-sourcing är mycket begränsad inom VGR. I tillägg uppvisar samtliga tjänsteområdens ett gap mot kriterierna för att vara sourcing ready. Regionens första steg mot möjligheten att gå mot strukturerad IT-sourcing kan därför sammanfattas i tre huvudsakliga områden: Adekvat förmåga att hantera sourcing byggs upp Tjänsteområden görs sourcing ready Prövningsanalys sker Samtliga aktiviteter som regionen har framför sig samlas lämpligen i ett sammanhållet initiativ, där olika iterationer kommer att göra fler och fler tjänsteområden sourcing ready med en efterföljande prövningsanalys. En stor del av den förmåga som krävs kommer att byggas upp i samband med arbetet med att göra tjänsteområden sourcing ready. Strukturerad IT-sourcing Tjänsteleverans Taktisk IT-sourcing IT-sourcingkompetens Iteration av IT-sourcinginitiativ Tid Figur 5. IT-sourcinginitiativet tar regionen stegvis från taktisk IT-sourcing mot en mer strukturerad hantering av IT-sourcing Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

120 Dokument nr: Version: Status: Sida: (24)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Allt eftersom iterationer fortskrider kommer en allt större del av regionens IT-tjänsteleverans att gå från dagens taktiska sourcing till en strukturerad, långsiktigt hållbar IT-sourcing, schematiskt illustrerat i bilden ovan. Det iterativa arbetet med att göra tjänsteområden sourcing ready och därefter genomföra prövningsanalys löper parallellt med andra strategiska aktiviteter på regionnivå. H H H H H H H Sourcing ready SLA och utfall för samtliga tjänster TO11 Telefoni TO10 Nätverk TO9 Serverdrift TO8 Anv.stöd TO7 Arb.plats TO2 Anl.nära, HS TO4 Skr. app, HS TO6 Std applikationer TO1 Anl.nära, Trafik TO3 Skr. app, Trafik TO5 Skr. app., Service m.m. Prövninganalys TO11 Telefoni TO10 Nätverk TO9 Serverdrift TO8 Anv.stöd TO7 Arb.plats TO2 Anl.nära, HS TO4 Skr. app, HS TO6 Std applikationer TO1 Anl.nära, Trafik TO3 Skr. app, Trafik TO5 Skr. app., Service m.m. Strategiskt sourcingarbete Inventera nuläge för förmågor Framtagande och utförande av kommunikationsplan Bygg upp förmågor för IT-sourcing och förbättra kontinuerligt Iterativt strategiskt IT-sourcingarbete Figur 6. Övergripande handlingsplan för att skapa en strukturerad IT-leverans Innan första tjänsteområdet görs sourcing ready kommer en aktivitet att genomföras som tar fram grundläggande SLAer och ett grundläggande utfall i form av tjänstekvalitet och kostnad för samtliga tjänsteområden. Avseende SLAer så görs detta dels för att det finns beroenden mellan dem och dels för att vissa typer av SLAer (t.ex. tidsramar för incidenthantering) är gemensamma för flera olika tjänsteområden. Utfall i form av tjänstekvalitet och kostnader genomförs också grundläggande för samtliga tjänsteområden innan sourcing ready-arbetet för enskilda tjänsteområden genomförs. Detta är dock tidskrävande aktiviteter som måste tidsbegränsas för att inte fastna. Detaljering av SLAer och utfall kommer sedan att ske senare för respektive tjänsteområde. Varje iteration av IT-sourcinginitiativet fokuserar på ett eller flera av regionens tjänsteområden och varje iteration gör först aktuellt tjänsteområde sourcing ready och därefter sker en prövningsanalys. För att göra ett tjänsteområde sourcing ready krävs följande: Verksamhetens mål och krav inklusive ekonomiska krav tas fram SLA-krav för tjänster verifieras Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

121 Dokument nr: Version: Status: Sida: (25)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Andra krav som säkerhet och innovation tas fram Tjänstebeskrivningar på övergripande nivå tas fram Tjänstens utfall i form av kostnad och leveranskvalitet samt nuvarande och framtida omfattning (hanterade enheter) verifieras Generellt kan sägas att tidsåtgången för att göra ett tjänsteområde sourcing ready kan uppskattas till mellan 3-6 månader. Efter sourcing ready-aktiviteterna följer en prövningsanalys. Prövningsanalysen syftar till att utvärdera tjänsteområdets leverans och jämföra det med alternativa leveransformer. Aktiviteter inom prövningsanalysen inkluderar Verifiering av verksamhetens krav och sourcing readiness Verifiering mot IT-sourcingstrategin Marknadsöversikt och marknadens möjligheter i termer av leveranssätt etc. Omvärldsanalys; hur har andra aktörer inklusive regioner/landsting gjort Benchmark mot intern och extern leverans Kostnads- och nyttoanalys av olika alternativ Riskbedömning av olika alternativ Resultat av prövningsanalysen blir ett beslutsunderlag om vägen fram för aktuellt tjänsteområde. Beslutet blir ett val av antingen en upphandling av extern tjänsteleverans, fortsatt befintlig leverans med kontinuerlig förbättring eller en transformation av den interna leveransen. Löpande parallellt med det iterativa arbetet sker ett strategiskt sourcingarbete där långsiktiga, helhetsfokuserande aktiviteter ingår. Detta arbete löper kontinuerligt och validerar och detaljerar tjänstearkitekturen, d.v.s. utvecklar regler och principer för indelning, tar fram principer som gäller tvärs över tjänsteområden, vidareutvecklar tjänsteområdesdefinitioner etc. Att uppdatera ITsourcingstrategin ligger också som en viktig del inom detta arbete, liksom att på en regionövergripande nivå se till att helhetsperspektivet bevaras och att riskidentifikation och riskhantering genomförs. Översiktliga marknads- och omvärldsanalyser genomförs också för att analysera leverantörer, marknad, trender och möjligheter. En kommunikationsplan tas tidigt fram och den ska fastställa en proaktiv kommunikation med målgrupper som verksamhetsledning, IT-ledning och anställda. Planen gör att organisationen som helhet förbereds på förändringen. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

122 Dokument nr: Version: Status: Sida: (26)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 8.1 Strategiska milstolpar Följande strategiska milstolpar finns i handlingsplanen. Inventering av strategiska förmågor för IT-sourcing genomfört inom regionen. Grundläggande SLAer och utfall i form av tjänstekvalitet och kostnad finns för samtliga tjänsteområden. IT-sourcingstrategin uppdaterad. Prövningsanalys genomförd för första tjänsteområdet/tjänsteområdena. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

123 Dokument nr: Version: Status: Sida: (27)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 9 Riskanalys för VGRs IT-sourcing Riskanalysen fokuserar på de övergripande riskerna för att regionen inte ska lyckas med att ta ett helhetsgrepp för strukturerad IT-sourcing. Risk Möjlig konsekvens Exempel på hantering Det kan saknas tålamod från regionens ledning att tillsätta de resurser och den tid som behövs för att göra leveransen sourcing ready. Rätt kompetens i rätt omfattning byggs inte upp inom regionen. Upphandling sker utan att vara sourcing ready. Förväntningarna på vilka resultat i form av kvalitetsförbättringar och kostnadsbesparingar olika sourcingalternativ ger kan vara orealistiska, vilket skapar en förtroendekris på sikt. IT-sourcingbeslut fattas på bristfälliga beslutsunderlag, vilket leder till felaktigt ställda krav och därmed felaktig prissättning. Det skapar en bristfällig leverans till verksamheten. Upphandling sker utan nödvändig kompetens (och bedömning av vilka riskerna är med kompetensbristen). Bristande förståelse för utmaningen, naiv inställning till vad som krävs för att göra rätt insatser. Bristande förståelse för leverantörernas drivkrafter, (både interna och externa) tro på deras goda vilja. Ej bemannad för att hantera en vald, komplex multisourcad miljö. Bristande kunskap och kapacitet leder till kvalitetsbrister i upphandling, kontraktsskrivande och hantering av relationen med leverantörerna, vilket leder till ökade total kostnad för sourcing (TCS) samt minskad kvalitet. Avhopp från nyckelpersoner gör att specifik kompetens om Tydlig plan för att göra leveransen sourcing ready och alla avvikelser från planen riskbedöms med en konsekvensanalys där planen anpassas. Incitament för organisationen att följa och förvalta ITsourcingstrategin. Tydlig bild av vilken kompetens som behövs och antal heltidstjänster per område. Tydlig plan för hur kompetensen ska byggas upp och bibehållas och eventuella kompetensbrister/svackor hanteras. Tydlig kommunikation runt varför kompetensen behövs, vilka fördelar man strävar efter att uppnå och risken med kompetensbrist. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

124 Dokument nr: Version: Status: Sida: (28)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Verksamheten saknar förtroende för ITsourcingbesluten på grund av att beslutsfattarna inom ITsourcing inte har förmågan att fullt ut hantera och avväga helhetsperspektivet, strategisk riktning, taktiska behov samt verksamheternas krav. regionen går förlorad. Fattade IT-sourcingbeslut ifrågasätts och samarbetet med verksamheten blir trögarbetat och mindre produktivt. Tappar helhetsperspektivet hanterar per tjänstområde, per prioriterat verksamhetskrav o.s.v. Den strategiska inriktningen fyller en allt mindre uppgift vilket leder till att allt mindre kraft läggs på strategiarbete. Konflikter mellan långsiktiga och kortsiktiga intressen d.v.s. strategiska och taktiska mål. Verksamheten litar inte på att det kommer att fattas ITsourcingbeslut som gynnar deras verksamhet vilket leder till att de hittar olika sätt att maximera sin möjlighet att skapa egna lösningar. Taktiska behov fylls på lokal nivå och strategin faller i glömska eller saknar praktisk betydelse, vilket leder till ökad total kostnad för sourcing (TCS). Tabell 6. Analys av risker förknippade med IT-sourcing inom VGR Tydliga riktlinjer för ITsourcingbeslut och prioriteringar. Uppföljning under varje ITsourcingcykel hur verksamheten uppfattar leveransmodellen. Ansvarig på regionnivå anpassar strategin för att förbättra stödet för verksamheten. Översyn av drivkrafterna för leveransmodellens olika parter att jobba mot de strategiska målen. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

125 Dokument nr: Version: Status: Sida: (29)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Bilaga 1 Ordlista Begrepp In-sourcing IT-sourcing Out-sourcing Prövningsanalys SLA Sourcing ready Tjänstekatalog Tjänsteområde Tabell 7. Begreppslista Förklaring IT-leverans av en intern IT-avdelning. IT-sourcing handlar om att hitta rätt leverantörer av IT för verksamheten, intern eller extern. IT-leverans av en extern leverantör. Jämföra den befintliga leveransen av en IT-tjänst eller ett tjänsteområde med andra leveranssätt som finns tillgängliga på marknaden för att avgöra vilket leveranssätt som bäst möter verksamhetens mål. Service Level Agreement, en överenskommelse mellan verksamheten och IT avseende olika IT-tjänsters utförande och servicegrad. Innebär att IT-tjänsten eller tjänsteområdet blivit strukturerat på ett sätt som gör det möjligt att göra en prövningsanalys. Den samlade versionen av verksamhetens alla IT-tjänster. Del av regionens IT-leverans, vilken är tänkt att hanteras som en enhet vid analys och vid IT-sourcingbeslut. Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

126 Dokument nr: Version: Status: Sida: (30)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: Bilaga 2 Inriktning per tjänsteområde Avsnittet tar upp strategiska ställningstaganden som är gjorda för respektive tjänsteområde och kan ses som en ytterligare utveckling och detaljering till den generella målbilden som presenterats tidligare i detta dokument. Nedan tabell beskriver prioriteringen av drivkrafter för de olika tjänsteområdena. Tjänsteområde TO 1 TO 2 TO 3 TO 4 TO 5 TO 6 TO 7 TO 8 TO 9 TO 10 TO 11 Prioritering av drivkrafter 1. Ökad kvalitet 2. Ökad innovation 3. Ökad kostnadseffektivitet 1. Ökad kvalitet 2. Ökad kostnadseffektivitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kvalitet 2. Ökad kostnadseffektivitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kvalitet 2. Ökad kostnadseffektivitet 3. Ökad innovation 1. Ökad innovation 2. Ökad kostnadseffektivitet 3. Ökad kvalitet 1. Ökad kostnadseffektivitet 2. Ökad kvalitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kostnadseffektivitet 2. Ökad kvalitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kvalitet 2. Ökad kostnadseffektivitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kostnadseffektivitet 2. Ökad kvalitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kostnadseffektivitet 2. Ökad kvalitet 3. Ökad innovation 1. Ökad kostnadseffektivitet Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

127 Dokument nr: Version: Status: Sida: (31)31 Dokumentnamn: Västra Götalandsregionens IT-sourcingstrategi Datum: 2. Ökad kvalitet 3. Ökad innovation Tabell 8. Prioritering av drivkrafter för respektive tjänsteområde Dokumentnamn: VGR IT-sourcingstrategi version Utskriftsdatum:

128

129

130

131

132

133

134

135

136 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK RSK Handläggare Ingela Tuvegran Telefon E-post IT sourcingstrategi för Västra Götalandsregionen Bakgrund Regionfullmäktige beslutade att fastställa regionens IS/ITstrategi, vilket bland annat innebar att en sourcingstrategi skulle tas fram. Vid samma tillfälle beslutade regionfullmäktige att ge regionstyrelsen i uppdrag att utreda vilka delar av regionens IT-verksamhet som kan och bör upphandlas, samt att bifalla Lars Nordströms motion om upphandling av ITverksamhet. Regionstyrelsen beslutade att ge regiondirektören i uppdrag att före årsskiftet 2011/2012 redovisa ett förslag till ett första steg i outsourcingstrategin. En IT-sourcingstrategi har tagits fram och beretts inom ramen för regionens IT-översyn. VGRs IT-sourcingstrategi är en regionövergripande strategi som sätter ramarna för hur IT-sourcing som helhet är tänkt att hanteras inom regionen baserat på drivkrafter inom regionens verksamheter. Förslaget omfattar även en handlingsplan för arbete, vilken är tidssatt. Föreliggande förslag har underställts den politiska styrgruppen för ITöversynen som har ställt sig bakom förslaget. MBL förhandling är planerad till POSTADRESS:!Ange postadress BESÖKSADRESS:!Ange besöksadress> TELEFON:!Ange telefonnummer HEMSIDA:!Ange hemsidesadress E-POST:!Ange e-postadress

137 Sida 2(2) Datum Diarienummer RSK Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att fastställa föreslagen IT-sourcingstrategi för Västra Götalandsregionen att anse uppdraget till regiondirektören om att redovisa ett förslag till ett första steg i outsourcingstrategin som fullgjort. Under förutsättning av regionstyrelsens godkännande av IT-sourcingstrategin, föreslås regionstyrelsen för egen del att ge regiondirektören i uppdrag att 1. Genomföra strategin. 2. Följa upp genomförandet av strategin och avrapportera till RS halvårsvis. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ingela Tuvegran Utvecklingsdirektör

138 Ärende 12

139 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Birgit Bratt Telefon E-post Regionstyrelsen Rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter i regionstyrelsen Bakgrund Regionstyrelsen beslutade den 1 november 2011 ge regiondirektören i uppdrag att utarbeta förslag till rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter i regionstyrelsen. Förslag till beredning av revisionsrapporter redovisas här: Förslag En revisionsrapport som kommer in till regionkansliet ska omedelbart anmälas i regionstyrelsen. Regiondirektören utser ansvarig tjänsteman för beredning av rapporten. Tjänsteutlåtande upprättas. Framtaget tjänsteutlåtande ska innehålla förslag till åtgärder. I de fall utlåtandet inte innehåller förslag till åtgärder enligt revisionsrapporten ska detta särskilt kommenteras. Sådana anledningar kan vara att åtgärder redan vidtagits, förslagen inte är kostnadseffektiva eller relevanta osv. I de fall enskilda verksamheter granskats ska tjänsteutlåtandet innehålla kommentarer till om föreslagna åtgärder är relevanta i andra verksamheter eller om regiongemensamma åtgärder är erforderliga. Tjänsteutlåtandet behandlas i relevant utskott som avger svar till revisorerna. I de fall nya eller förändrade riktlinjer föreslås går ärendet till regionstyrelsen för beslut, i annat fall anmäls svaret i styrelsen. Den sammanlagda tiden från anmälan i styrelsen till avgivet svar bör inte överstiga sex månader. Beredning Ägarutskottet har behandlat ärenden den 18 januari 2012, 2. POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

140 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen fastställer förslag till rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter fastställs 2. Regionstyrelsen kompletterar beredningsrutiner för regionstyrelsen och regionfullmäktige enligt förslaget REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

141

142

143 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Birgit Bratt Telefon E-post Ägarutskottet Rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter i regionstyrelsen Bakgrund Regionstyrelsen beslutade den 1 november 2011 ge regiondirektören i uppdrag att utarbeta förslag till rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter i regionstyrelsen. Förslag till beredning av revisionsrapporter redovisas här: Förslag En revisionsrapport som kommer in till regionkansliet ska omedelbart anmälas i regionstyrelsen. Regiondirektören utser ansvarig tjänsteman för beredning av rapporten. Tjänsteutlåtande upprättas. Framtaget tjänsteutlåtande ska innehålla förslag till åtgärder. I de fall utlåtandet inte innehåller förslag till åtgärder enligt revisionsrapporten ska detta särskilt kommenteras. Sådana anledningar kan vara att åtgärder redan vidtagits, förslagen inte är kostnadseffektiva eller relevanta osv. I de fall enskilda verksamheter granskats ska tjänsteutlåtandet innehålla kommentarer till om föreslagna åtgärder är relevanta i andra verksamheter eller om regiongemensamma åtgärder är erforderliga. Tjänsteutlåtandet behandlas i relevant utskott som avger svar till revisorerna. I de fall nya eller förändrade riktlinjer föreslås går ärendet till regionstyrelsen för beslut, i annat fall anmäls svaret i styrelsen. Den sammanlagda tiden från anmälan i styrelsen till avgivet svar bör inte överstiga sex månader. Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

144 !Infoga logotyp här Sida 2(2) Datum Diarienummer RSK XX fastställa förslag till rutiner för besvarande och uppföljning av revisionsrapporter 2. komplettera beredningsrutiner för regionstyrelsen och regionfullmäktige enligt förslaget REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

145 Ärende 13

146 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Administrativa avdelningen Birgit Bratt Regionstyrelsen Regionstyrelsens uppsiktsplikt Ärendet Regionstyrelsens internrevisorer har uppdragit åt pwc att granska hur regionstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. Med uppsiktsplikt avses det särskilda ansvar som regionstyrelsen har att följa regionens samlade verksamhet med avseende på hur övriga nämnder och styrelser, bolag mfl fullgör de uppdrag de givits av regionfullmäktige. I rapporten konstateras att regionstyrelsen givits ett omfattande uppdrag med ett stort antal områden trots att den politiska organisationen i övrigt är relativt omfattande. I rapporten reflekteras kring om styrelsens många uppdrag kan ha bidragit till att uppsiktsrollen fått stå tillbaka för andra frågor av mer operativ karaktär. Regionstyrelsen har valt att till stora delar utöva uppsiktplikten genom sitt ägarutskott men ansvaret ligger fortfarande hos hela regionstyrelsen. Nya inslag i styrmodellen genom inrättandet av VG Primärvård och regionens nya roll som ensam huvudman för kollektivtrafiken kräver särskild uppmärksamhet. I rapporten konstateras även en viss otydlighet när det gäller ansvarsfördelningen mellan regionstyrelsen och regionutvecklingsnämnden. Pågående aktiviteter En översyn av den politiska organisationen inför nästa mandatperiod har initierats och de politiska sekreterarna har inlett ett arbete. Under hösten 2011 har regiondirektören påbörjat en omfattande översyn av tjänstemannaorganisationen. En ny struktur för koncernledning har skapats med början 1 januari Fortsättningsvis sker en översyn av regionkansliets uppdrag och organisation. Inom översynen pågår ett arbete med att samordna hälso- och sjukvårdskansliernas verksamhet, eventuellt tillsammans med regionkansliets hälso- och sjukvårdsavdelning. POSTADRESS: Regionens hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionstyrelsen@vgregion.se

147 Sida 2(2) Datum Diarienummer RS Förslag i rapporten Överväga och tydliggöra i vilka former uppsiktsplikten ska utövas. Detta arbete kan lämpligen utgå ifrån dels reglementets beskrivning, dels ägarutskottets roll som plattform för uppsikten. Behovet av en controllerfunktion knuten till uppsikten bör också hanteras i översynen av tjänstemannaorganisationen. Överväga och tydliggöra behov av samt former och rollfördelning för samordning av de lokala beställarna av hälso- och sjukvård, respektive ansvaret för det regiongemensamma beställarbetet. Överväga behovet av förtydligande i reglementet när det gäller ansvarsfördelning mellan regionstyrelsen och regionutvecklingsnämnden. Överväga behovet av och formerna för löpande analys och uppföljning av regionens styrmodell och styrning. Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen överlämnar de framförda förslagen till arbetet med den politiska organisationen inför nästa mandatperiod. 2. Regiondirektören får i uppdrag att i översynen av regionkansliets organisation beakta de framförda förslagen, särskilt avseende behovet av en controllerfunktion knuten till uppsikten. REGIONKANSLIET Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Birgit Bratt Administrativ direktör

148 Om regionstyrelsens uppsikt reflekterande granskning Västra Götalandsregionen Regionstyrelsens internrevisorer Januari 2012 Dag Fagerhem Fredrik Heyman

149 Sammanfattning Regionstyrelsens internrevisorer har uppdragit åt PwC att granska hur regionstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. Med uppsiktsplikten avses det särskilda ansvar som regionstyrelsen har att följa regionens samlade verksamhet med avseende på hur övriga nämnder, styrelser, bolag m.fl. fullgör de uppdrag de givits av regionfullmäktige. Uppsiktsplikten är kopplad till styrelsens ansvar att leda och samordna regionens angelägenheter. Lagstiftningen har inte i detalj reglerat innebörden av uppsiktsplikten och det finns heller ingen tydligt etablerad Best practice eller något normerande regelverk för detta. I VGR är uppsiktsplikten relativt tydligt beskriven i regionstyrelsens reglemente, men innebörden och formerna för utövandet behöver tydliggöras i organisationen, bl.a. när det gäller den roll som ägarutskottet givits samt formerna för tjänstemannastöd. Uppsikten innebär att följa utvecklingen avseende både ekonomi och verksamhet, men den innebär också ett ansvar för att agera vid avvikelser och bristande måluppfyllelse. Eftersom regionstyrelsen inte är formellt överordnad övriga nämnder och styrelser innebär möjligheten att agera dels att uppmärksamma ansvariga styrelser på avvikelserna, dels att uppmärksamma fullmäktige på detta och vid behov föreslå fullmäktige besluta om åtgärder. I VGR har regionstyrelsen givits ett omfattande uppdrag, med ett stort antal ansvarsområden. Men även den politiska ledningsorganisationen i övrigt är relativt omfattande, jämfört med andra landsting/regioner. Det innebär bl.a. att styrningen av hälso- och sjukvården i regionen under år 2011 utövades av ca 25 styrelser och nämnder + regionstyrelsen och dess hälso- och sjukvårdsutskott. Styrelsens många uppdrag, inklusive rollen som förvaltningsorgan för hälso- och sjukvård, innebär att ett stort antal ansvarsområden lagts på regionstyrelsen, vilket kan bidra till bilden av ett centraliserat beslutsfattande trots att den formella ledningsstrukturen ger intrycket av en decentraliserad organisation. Vi uppfattar att många av de frågor som sysselsätter regionstyrelsen är av mer operativ karaktär och att det finns risk att detta inkräktar på ansvaret för samordning och uppsikt. Vi ser samtidigt att det finns en vilja och en ambition att utveckla regionstyrelsens uppsikt och att göra regionstyrelsens ägarutskott till en plattform för uppsikten. Under 2011 har ägarutskottet tagit vissa initiativ och bl.a. kallat företrädare för sjukhusen till dialogmöten då prognoserna visat på en negativ ekonomisk utveckling. Vi har dock inte kunnat se att detta lett till något ytterligare agerande från regionstyrelsens sida, exempelvis genom initiativ till fullmäktige. Om regionstyrelsen väljer att till stora delar utöva uppsikten genom ägarutskottet, är detta i första hand en fråga om arbetsfördelning inom styrelsen. Ansvaret för hur uppsikten utövas ligger fortfarande hos hela regionstyrelsen. 2 av 22

150 Det har påbörjats en översyn av regionens tjänstemanna- och förvaltningsorganisation. Under föregående mandatperiod fanns en särskild styrgrupp för utveckling av beställarutförarmodellen. I sin slutrapport pekar gruppen ut några frågor som viktiga att arbeta vidare med under denna mandatperiod. Dessa och aktuella förändringar av ledningsorganisation och styrmodell bör i någon form hanteras av regionstyrelsen. Utifrån våra iakttagelser och bedömningar föreslår vi att regionstyrelsen: - Överväger och tydliggör i vilka former uppsiktsplikten ska utövas. Detta arbete kan lämpligen utgå ifrån dels reglementet beskrivning, dels ägarutskottets roll som plattform för uppsikten. Behovet av en controllerfunktion knuten till uppsikten bör också hanteras i översynen av tjänstemannaorganisationen. - Överväger och tydliggör behov av samt former och rollfördelning för samordning av de lokala beställarna av hälso- och sjukvård, respektive ansvaret för det regiongemensamma beställararbetet. - Överväger behovet av förtydligande i reglementet när det gäller ansvarsfördelning mellan regionstyrelsen och regionutvecklingsnämnden. - Överväger behovet av och formerna för löpande analys och uppföljning av regionens styrmodell och styrning. 3 av 22

151 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING INLEDNING BAKGRUND GENOMFÖRANDE OM RAPPORTEN OM UPPSIKTSPLIKTEN OCH REGIONSTYRELSENS ANSVAR UPPSIKTSPLIKTEN I ANDRA LANDSTING/REGIONER OCH KOMMUNER IAKTTAGELSER TYDLIGHET I ROLLER OCH ANSVAR STYRNING, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING REGIONSTYRELSEN OCH DESS UTSKOTT STYRELSENS ANSVAR FÖR REGIONENS ORGANISATION OCH STYRMODELL SAMMANFATTANDE KOMMENTARER av 22

152 1 Inledning 1.1 Bakgrund Regionstyrelsens internrevisorer har uppdragit åt PwC att genomföra en granskning av hur regionstyrelsens uppsiktsplikt är inriktad och genomförs. Uppsikten har stor betydelse för genomförandet av politiska beslut och identifiering av problemställningar som kan föranleda nya beslut i regionstyrelsen. Syftet med granskningen har varit att erhålla en beskrivning av regionstyrelsens uppsikt idag och hur den kan utvecklas och förbättras. Resultaten från granskningen bedöms också kunna ge underlag för internrevisionens planering av kommande granskningsuppdrag under mandatperioden 1.2 Genomförande Internrevisorerna har lyft fram följande huvudfrågeställningar för granskningen: Tydlighet i roller och ansvar. Är reglementen och ägardirektiv adekvata och logiska utifrån de olika roller som nämnder och styrelser tilldelats i det politiska systemet. Uppföljning och rapportering. Har regionstyrelsen fastställt ändamålsenliga och väl fungerande former för rapportering av ekonomi, verksamhet och måluppfyllelse för nämnder och bolag? Ger dessa tillräcklig information för att regionstyrelsen ska kunna utöva sin uppsikt? Beslutsunderlag. Är regionkansliets beslutsunderlag och analyser av tillräcklig kvalitet och effektivitet för regionstyrelsens beslut? Styrelsens utskott. Vilken roll spelar regionstyrelsens olika utskott och vilken betydelse har de för hur styrelsen utövar sin uppsikt? I vårt granskningsarbete har vi intervjuat ett urval av ledande funktioner inom regionen, såväl politiker som tjänstemän. Vi har även tagit del av styrdokument, reglementen, uppföljningsrapporter och anvisningar, revisionsrapporter m.m. 1.3 Om rapporten I denna rapport är det vår ambition att belysa hur regionstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. Vi har valt att kalla detta för en reflekterande rapport, delvis därför att det inte finns någon tydlig best practice avseende vad uppsiktsplikten består av och hur den ska utövas. Vår granskning har haft fokus på verksamheten 2011, men vissa kommentarer kan även avse tidigare år. Rapporten är disponerad utifrån dels internrevisorernas huvudsakliga frågeställningar, dels hur reglementet för regionstyrelsen förtydligar innebörden av uppsiktsplikten. I ett delavsnitt gör vi också vissa utblickar mot några andra landsting/regioner och kommuner. 5 av 22

153 2 Om uppsiktsplikten och regionstyrelsens ansvar Enligt kommunallagen har alla nämnder och styrelser sitt uppdrag ifrån fullmäktige och ingen styrelse eller nämnd är överordnad de andra. Styrelsen (regionstyrelsen) har dock givits det särskilda ansvaret att samordna förvaltningen av regionens angelägenheter och att ha uppsikt över övriga nämnders, bolags och eventuella kommunalförbunds verksamhet. (Kommunallagen kap , se bilaga 1). Styrelsen har också ansvaret för att bereda ärenden till fullmäktige, ha hand om den ekonomiska förvaltningen samt verkställa fullmäktiges beslut. Det finns ett tydligt samband mellan styrelsens ansvar att bereda frågor till fullmäktige och att sedan samordna verksamheten och ha uppsikt över att fullmäktiges beslut genomförs. Styrelsen har därmed den kunskap och insikt om besluten som underlättar uppföljningen och har samtidigt ett ansvar för att förslag till fullmäktigebeslut utformas på ett sådant sätt att de är möjliga styra efter och följa upp. I VGR har innebörden av uppsikten och samordningen beskrivits och tydliggjorts i reglementet för regionstyrelsen: 4 Regionstyrelsen är regionens ledande politiska förvaltningsorgan. Den ska vara väl informerad om och ha ansvaret för hela regionens utveckling samt följa de frågor som kan inverka på dess utveckling. Regionstyrelsen vakar över att regionen fullgör de uppgifter inom olika verksamhetsområden, som enligt lag och andra författningar åvilar regionen. 5 I regionstyrelsens ägar- och styrfunktion ligger att a) ha uppsikt över verksamhet och ekonomi i regionens nämnder och företag b) följa upp resultat-, soliditets- och produktivitetsutvecklingen i regionens verksamheter c) svara för arbetet med och samordningen av utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av regionens verksamheter där hälsooch sjukvården utgör huvuddelen d) besluta i regiongemensamma fastighets-, försörjnings-, service- och IT-frågor när beslut inte ska tas av någon annan nämnd e) svara för att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att regionens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt f) utfärda de direktiv till övriga nämnder och styrelser som följer av regionstyrelsens roll att leda och samordna förvaltningen av regionens angelägenheter och ha uppsikt över verksamheten. 6 av 22

154 g) löpande följa upp och analysera regionens styrmodell samt föreslå korrigeringar (Reglementet för regionstyrelsen biläggs, bilaga 2) 2.1 Uppsiktsplikten i andra landsting/regioner och kommuner För att samla referenskunskap om uppsiktsplikten i kommuner och landsting, utöver vad som framgår av lagstiftningen, har vi tagit del av revisionsgranskningar i några andra landsting/regioner och kommuner. Bland dessa kan nämnas rapport 27/2008 från revisorerna i Stockholms läns landsting ( Landstingsstyrelsens uppsiktsplikt ) respektive rapport 2/2009 från revisorerna i Region Skåne ( Regionstyrelsens uppsiktsplikt samt övergripande arbete beträffande intern kontroll ). I Stockholms läns landsting konstaterade revisionen bl.a. att innebörden av uppsiktsrollen borde klargöras när det gäller hur landstingsstyrelsen avsåg att arbeta med frågan, att landstingsstyrelsen mer systematiskt borde säkerställa att landstingets verksamheter följer gemensamma styrdokument, att samordning och uppföljning hade en rimlig omfattning när det gällde ekonomi men att verksamhetsanalyser måste utvecklas samt att landstingsstyrelsen bör ta ansvar för att målen i budgeten är rimliga, tydliga och mätbara. I granskningen i Region Skåne konstaterade revisorerna bl.a. att roller och ansvar borde förtydligas i såväl den politiska organisationen som i tjänstemannaorganisationen, att en systematisk uppföljning borde etableras avseende verkställande av fullmäktiges beslut, att redovisning och uppföljning av verksamhetsmål behöver fortsatt utvecklas samt att styrelsen borde ta ställning till vilken information och uppföljning som behövs för att utöva uppsiktsplikten. I ytterligare ett antal granskningsrapporter från kommunala revisorer finns liknande kommentarer om behovet att tydliggöra innebörden av och formerna för uppsiktsplikten, liksom att uppföljning och rapportering behöver utvecklas när det gäller verksamhetsmål. 7 av 22

155 3 Iakttagelser Inledningsvis kan konstateras att i våra intervjuer har kännedomen om och förståelsen för regionstyrelsens uppsiktsplikt varit varierande. Kommentarerna handlar i högre grad om regionstyrelsen som ägaren och behovet av tydlighet från styrelsen i ägarrollen. Med det avses ofta den övergripande styrningen, men ibland också ett mer allmänt ansvar för regiongemensamma frågor, där IT-frågorna varit ett återkommande exempel. Vi har också mött återkommande kommentarer om att regionstyrelsen och tjänstemannaledningen varit mindre aktiva i sin styrning under , vilket delvis kan förklaras med val och omval, ny politisk majoritetskonstellation samt personskifte på ledande poster inom såväl politisk nivå som tjänstemannaledning. I de följande avser vi att ur olika aspekter redogöra för våra iakttagelser och reflektioner avseende förutsättningar för och tillämpning av uppsiktsplikten inom VGR. 3.1 Tydlighet i roller och ansvar Utgångspunkten för styrningen inom regionen kan något förenklat beskrivas som: - Vad ska göras? - Vem ska göra det? - Hur ska det återredovisas? Det är i grunden regionfullmäktige som anger verksamhetens mål, inriktning, uppdrag, ekonomiska förutsättningar m.m. Fullmäktige anger också vem eller vilka (styrelse/nämnd) inom regionen som har ansvaret att verkställa fullmäktiges beslut. Det kan dels klargöras genom reglementen, bolagsordningar och ägardirektiv; dels genom direkt riktade uppdrag till någon eller några nämnder/styrelser. En omfattande politisk ledningsorganisation Västra Götalandsregionen har en relativt omfattande politisk organisation, som utgår ifrån regionens olika uppgifter. Även om organisationen är omfattande, utgår dess struktur från regionens huvudsakliga ansvarsområden: - Hälso- och sjukvård - Regionutveckling - Kultur och Utbildning - Miljö och Hållbar utveckling 8 av 22

156 I denna omfattande organisation torde behovet av samordning och uppföljning (dvs. uppsikten) vara stort, dels när det gäller att följa upp att fullmäktiges beslut verkställs, dels när det gäller att säkerställa att de olika delarnas insats sammantaget bildar den helhet som fullmäktige eftersträvar. En av de grundläggande frågeställningarna för vårt uppdrag avser om reglementen och ägardirektiv är adekvata och logiska utifrån de roller som nämnder och styrelser tilldelats i det politiska systemet. Reglementen Vi har gjort en översiktlig genomgång av reglementen för ett urval av nämnder och styrelser och vår bedömning är att reglementena i tillräcklig utsträckning anger uppdrag och ramar. Där finns en gemensam struktur och mer eller mindre likalydande formuleringar. I något fall uppfattar vi en viss otydlighet i rollfördelningen och det handlar om de regionala utvecklingsfrågorna, där vi har svårt att tydligt se avgränsningen mellan å ena sidan regionstyrelsens uppdrag ( 3) avseende regional utveckling och å andra sidan det uppdrag som givits åt regionutvecklingsnämnden. När det gäller regionstyrelsen anger reglementet att styrelsen, utöver beredningsansvaret och ansvaret för uppsikten, också har ett antal ytterligare mer operativa ansvarsområden: dels att 9 av 22

157 hantera övergripande uppgifter för regionen som regionalt självstyrelseorgan; dels som centralt förvaltningsorgan med särskilda uppgifter när det gäller hälso- och sjukvård, övergripande personalfrågor, ekonomisk förvaltning m.m. Vi återkommer till regionstyrelsens roll i avsnitt 3.3. Mindre tydliga roller i praktiken Om reglementena i huvudsak bedöms vara tillräckligt tydliga, har våra intervjuer däremot i högre grad kommit att handla om huruvida rollerna i den löpande styrningen är tydliga och logiska och om ledningsstrukturen är fullt ändamålsenlig. I synnerhet har dessa kommentarer kommit att handla om ledningsorganisationen för hälso- och sjukvården och om regionstyrelsen och dess utskott. Från tjänstemannaledningen är en återkommande kommentar att ledningsorganisationen i praktiken fungerar som fler parallella styrsystem, såväl den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen. Vi uppfattar att det bl.a. finns en osäkerhet om hur stark beställarstyrningen genom Hälsooch sjukvårdsnämnderna är, eller om styrningen i högre grad sker genom ägarstyrningen eller genom hälso- och sjukvårdsutskottet. Det finns en bild av att hälso- och sjukvårdsnämnderna i första hand är intresserade av primärvården och den lokala vården och att införandet av VG primärvård (vårdval) påtagligt ändrat förutsättningarna och begränsat nämndernas handlingsutrymme. Även beställar-utförarmodellen inom andra delar än hälso- och sjukvården har kommenterats i våra intervjuer, i första hand i form av ifrågasättande om modellen tillför något i styrningen eller om den bara blir en resurskrävande formalitet. Det finns också en osäkerhet om rollfördelningen inom Regionstyrelsen, i första hand mellan ägarutskottet och hälso- och sjukvårdsutskottet. 3.2 Styrning, uppföljning och rapportering En annan viktig frågeställning i vårt uppdrag avser om regionstyrelsen har skapat ändamålsenliga former för rapportering av ekonomi, verksamhet och måluppfyllelse för regionens nämnder och bolag samt om dessa ger tillräcklig information för att Regionstyrelsen ska kunna utöva sin uppsikt. Det ligger i regionstyrelsens ansvar för samordning att, med utgångspunkt från de uppdrag och mål som fastställts av fullmäktige, utveckla fungerande former för uppföljning och återrapportering. I detta kan också ingå att, vid behov, konkretisera och förtydliga respektive nämnds ansvar och uppdrag. Det är viktigt att redan i ett tidigt skede konkretisera och precisera på vilket sätt och med vilka mått/indikatorer etc. återrapporteringen till fullmäktige ska ske. Styrning och sammanhängande styrkedja Som tidigare nämnts styrs regionen genom de beslut om mål och inriktning som fastställs av regionfullmäktige. Det är också fullmäktige som fastställer den politiska ledningsorganisationen och med reglementen och andra direktiv fastställer uppdragen för varje nämnd och styrelse. 10 av 22

158 Verkställigheten och genomförandet av fullmäktiges olika beslut, ställer krav på en fungerande styrning och organisation. Många av fullmäktiges beslut kan vara så tydliga och riktade till ansvariga nämnder att de knappast behöver några ytterligare förtydliganden, medan andra beslut både kan behöva konkretiseras och specificeras när det gäller ansvarsfördelning mellan olika nämnder och styrelser. Det är alltså en del av regionstyrelsens samordnande ansvar. Många beslut kräver sedan ytterligare nedbrytning och konkretisering innan de når verksamhetsnivån, vilket innebär att man kan tala om en form av styrkedja när det gäller hur övergripande målbeslut ska omsättas till konkret styrning ute i verksamheten. Mycket förenklat kan detta illustreras för t.ex. hälso- och sjukvården genom nedanstående figur: Avsikten med illustrationen är alltså att tydliggöra hur övergripande beslut behöver konkretiseras på olika nivåer i verksamheten, innan de till slut når den enskilde medarbetaren i verksamheten. Den uppåtriktade pilen avser att visa hur det för varje uppdrag också krävs former 11 av 22