Kommunfullmäktige

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse 1(2) Kommunfullmäktige Plats och tid Kommunhuset i Älmhult, sammanträdesrum Linnésalen, klockan 18:30 Helen Bengtsson (S) Ordförande Daniel Nilsson Sekreterare Offentlighet Sammanträdet är öppet för allmänheten. Handlingar till sammanträdet finns på kommunens hemsida, Ärenden Inledning 1 Ny ledamot och ersättare i fullmäktige 2 Upprop 3 Val av justerare 4 Fastställande av föredragningslistan 5 Presentation av Skottlandsmodellen 6 Kalendarium Frågor, interpellationer och motioner 7 Frågor 8 Interpellationer 9 Nya motioner Valärenden 10 Fyllnadsval - ersättare (V) i utbildningsnämnden 11 Fyllnadsval - ersättare (M) i utbildningsnämnden 12 Fyllnadsval - ersättare (M) i socialnämnden Beslutsärenden 13 Skottlandsmodellen - samverkan med barnet i fokus 2018/90 1

2 Kallelse/Underrättelse 2(2) 14 Utemiljö för skolor och förskolor 2018/97 15 Kommunalförbundet Sydarkivera förbundsordning och avgift Svar på motion (L) om uppföljning av investeringsbeslut 2018/ /119 Ärende Föredragande Klockan 5. Presentation av Skottlandsmodellen Lars Uddbäck, utvecklingsledare, Region Kronoberg

3 1/2 Ny ledamot/ersättare för ledamot i kommunfullmäktige PROTOKOLL Dnr: Länsstyrelsen utser ny ledamot/ersättare för ledamot i kommunfullmäktige från och med den 6 september 2018 till och med den 14 oktober Kommun: Älmhult Parti: Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Ny ledamot: Birgitta Nilsson Ny ersättare: Maj-Britt Holmberg Avgången ledamot: Susanna Ahlberg De som berörs av beslutet har markerats med en asterisk (*) i följande sammanställning. Älmhult Ledamot Monica Haider Ingemar Almkvist Helen Bengtsson Stefan Jönsson Kent Ballovarre Ann Johansson Tommy Lövquist Eva Ballovarre Lars Ingvert Birgitta Nilsson * Filip Akaronka Britta Croona Håkan Pettersson Birgitta Bengtsson Staffan Ferm Ersättare 1. Roland Johansson 2. Silvia Lobos 3. Einar Holmquist 4. Åke Karlsson 5. Mina Zilkic 6. Kerstin Bengtsson 7. Kurt Olausson 8. Maj-Britt Holmberg * 3

4 2/2 Bevis utfärdas för de som berörs av beslutet. Den som vill överklaga detta beslut kan göra det skriftligen hos Valprövningsnämnden. Skrivelsen ska ha kommit in till Länsstyrelsen, Kungsgatan 8, VÄXJÖ inom tio dagar efter dagen för detta beslut. Saramaria Johansson Kopia till Kommun/landsting Ny ledamot Ny ersättare Parti Ann Jonasson 4

5 Bevis Birgitta Nilsson ÖSTRA ESPLANADEN 12 G ÄLMHULT Du har utsetts till ledamot av kommunfullmäktige från och med den 6 september 2018 till och med den 14 oktober Parti: Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Kommun: Älmhult Valkrets: Älmhult Enligt länsstyrelsens beslut denna dag. Ann Jonasson Bilaga: Kopia av länsstyrelsens beslut 5

6 Bevis Maj-Britt Holmberg LYCKOVÄGEN ÄLMHULT Du har utsetts till ersättare för ledamot/ledamöter av kommunfullmäktige från och med den 6 september 2018 till och med den 14 oktober Parti: Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Kommun: Älmhult Enligt länsstyrelsens beslut denna dag. Ann Jonasson Bilaga: Kopia av länsstyrelsens beslut 6

7 7

8 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(1) Kommunfullmäktige 178 Avsägelse och fyllnadsval - ersättare (V) i utbildningsnämnden Ärendenummer KS 2018/12 Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige beviljar Ann-Louise Ljung (V) avsägelse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden. 2. Kommunfullmäktige bordlägger fyllnadsval av ny ersättare i utbildningsnämnden. Sammanfattning av ärendet Ann-Louise Ljung (V) har begärt befrielse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden. Beslutet skickas till Ann-Louise Ljung Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 8

9 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(1) Kommunfullmäktige 180 Avsägelse och fyllnadsval - ersättare (M) i utbildningsnämnden och socialnämnden Ärendenummer KS 2018/12 Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige beviljar Inga Karlsson (M) avsägelse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden. 2. Kommunfullmäktige beviljar Inga Karlsson (M) avsägelse från uppdraget som ersättare i socialnämnden. 3. Kommunfullmäktige bordlägger fyllnadsval av ny ersättare i utbildningsnämnden och socialnämnden. Sammanfattning av ärendet Inga Karlsson (M) har begärt befrielse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden och socialnämnden. Beslutet skickas till Inga Karlsson Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 9

10 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(1) Kommunfullmäktige 180 Avsägelse och fyllnadsval - ersättare (M) i utbildningsnämnden och socialnämnden Ärendenummer KS 2018/12 Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige beviljar Inga Karlsson (M) avsägelse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden. 2. Kommunfullmäktige beviljar Inga Karlsson (M) avsägelse från uppdraget som ersättare i socialnämnden. 3. Kommunfullmäktige bordlägger fyllnadsval av ny ersättare i utbildningsnämnden och socialnämnden. Sammanfattning av ärendet Inga Karlsson (M) har begärt befrielse från uppdraget som ersättare i utbildningsnämnden och socialnämnden. Beslutet skickas till Inga Karlsson Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 10

11 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsen 166 Skottlandsmodellen - samverkan med barnet i fokus Ärendenummer KS 2018/90 Kommunstyrelsens förslag 1. Att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland 2. Att ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen. 3. Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr år Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Föreligger beslut från socialnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt bevilja utbildningsnämnden kr avseende år 2018 samt kr avseende år 2019 för kommunens andel av finansieringen. Föreligger beslut från utbildningsnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 11

12 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsen utbildningsnämnden budget med kr 2019 för kommunens andel av finansieringen samt utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. Av skrivelsen framgår att projektet innebär ökat samarbete som i sin tur ger ökad effektivitet genom minskade dyra insatser och minskad byråkrati. Således borde det nya arbetssättet ge positiva ekonomiska konsekvenser. Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Socialnämndens beslut SOC 2018/49 55 daterad Utbildningsförvaltningens beslut UN 2018/97 74 daterad Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 12

13 Tjänsteskrivelse (3) Kommunledningsförvaltning Elisabeth Steen Ekstedt Telefon Kommunstyrelsen Skottlandsmodellen Ärendenummer KS 2018/90 Sammanfattning av ärendet Föreligger beslut från socialnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt bevilja utbildningsnämnden kr avseende år 2018 samt kr avseende år 2019 för kommunens andel av finansieringen. Föreligger beslut från utbildningsnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar utbildningsnämnden budget med kr 2019 för kommunens andel av finansieringen samt utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. Av skrivelsen framgår att projektet innebär ökat samarbete som i sin tur ger ökad effektivitet genom minskade dyra insatser och minskad byråkrati. Således borde det nya arbetssättet ge positiva ekonomiska konsekvenser. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Socialnämndens beslut SOC 2018/49 55 daterad Utbildningsförvaltningens beslut UN 2018/97 74 daterad Ärendebeskrivning Föreligger beslut från socialnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt bevilja utbildningsnämnden kr avseende år 2018 samt kr avseende år 2019 för kommunens andel av finansieringen. 13

14 Tjänsteskrivelse (3) Föreligger beslut från utbildningsnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar utbildningsnämnden budget med kr 2019 för kommunens andel av finansieringen samt utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. Modellen Underlag för vad modellen Barnens bästa gäller! innebär är ej bifogat. Socialnämnden beskriver dock i sin tjänsteskrivelse att när Skottland bestämde sig för att bli världens bästa land att växa upp i såg de tidigt att working in silos (våra stuprör) var den främsta orsaken till den ineffektivitet eller brist på effektivitet som de identifierade. Man såg det som nödvändigt att få till en förskjutning från dyra insatser till ett mer främjande och förebyggande arbete. De bestämde sig för att arbeta tillsammans för att förenkla både för barnen och deras anhöriga och för de olika professionerna. Skottland kan visa på effekter inom ett antal områden, bland annat att ungdomskriminaliteten har gått ner, att antalet placerade barn har minskat, att de kan se vissa positiva förändringar när det gäller den socioekonomiska bakgrundens betydelse för skolresultaten, att ungas och deras anhörigas tillit till de offentliga verksamheterna har ökat samt att byråkratin har minskat. Styr- och ledningsorganisation Styrgrupp består av följande funktioner: En utsedd förvaltningschef från varje kommun (två förvaltningschefer från Växjö kommun) två centrumchefer från Region Kronoberg, en verksamhetschef från Regional utveckling, Region Kronoberg samt lämplig ledningsfunktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Styrgruppen utser själv en ordförande för arbetet. Processledning och arbetsgrupp består av följande funktioner: En processledning på 1,5 tjänst som leder arbetsgruppens arbete. Processledningens omfattning motiveras med att det är ett mycket omfattande samhandlingsuppdrag som även kräver en stor pedagogisk insats. Dessutom minskas sårbarheten genom att två medarbetare ansvarar för uppdraget. Vidare funktioner är ansvarig chef för elevhälsa från en av länets kommuner, ansvarig chef för individ- och familjeomsorgen från en av länets kommuner, ansvarig chef för barn och ungdomspsykiatrin, Region Kronoberg, ansvarig chef för barnhälsovården, Region Kronoberg samt lämplig funktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Utöver detta behöver referensgrupper sättas in, bland annat Tvärgrupp barn som tidigare haft uppdrag att utreda länsgemensam organisering. De har också enbred erfarenhet och kompetens från samtliga verksamhetsområden. Finansiering Av nämndens skrivelse framgår att finansiering fördelas mellan Region Kronoberg och samtliga länets kommuner. Region Kronoberg står för halva kostnaden, kr/år och kommunerna delar på den andra halvan, fördelat 14

15 Tjänsteskrivelse (3) enligt 2014 års skatteunderlag. Av nämndens skrivelse framgår att möjligheter till extern finansiering kommer att undersökas under hela uppdraget. Slutsats Socialnämnden bör inte äska medel till en annan nämnd än sin egen. Av skrivelsen framgår att projektet innebär ökat samarbete som i sin tur ger ökad effektivitet genom minskade dyra insatser och minskad byråkrati. Således borde det nya arbetssättet ge positiva ekonomiska konsekvenser. Utbildningsnämnden borde analysera om kostnaden ryms inom nämndens ram med tanke på de effektiviseringar som förväntas uppstå. Analys kring vad effektiviseringarna ska innebära bör göras av respektive nämnder. Uppdraget kan tydligt kopplas till utbildningsnämndens och socialnämndens befintliga verksamhet och bör således hanteras inom nämndernas befintliga driftsramar som kommunfullmäktige tilldelat nämnderna. Med tanke på beloppets ringa storlek i förhållande till den nytta som projektet förväntas ge bör beloppet gå att hantera inom nämndernas befintliga driftsramar genom omprioriteringar. Nämnderna kan med fördel föreslå fullmäktige hur beloppet ska fördelas mellan dem. Budgetäskande avseende 2019 hanterades i budgetprocess 2019 som kommunfullmäktige beslutade om i juni. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta Att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland Att ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen. Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr år 2018 Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Elisabeth Steen Ekstedt Ekonomichef Roland Eiman Kommunchef Beslutet skickas till Socialnämnden Utbildningsnämnden 15

16 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott 104 Skottlandsmodellen - samverkan med barnet i fokus Ärendenummer KS 2018/90 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland 2. Att ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen. 3. Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr år Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Att ej bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag motsvarande kr för år Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Föreligger beslut från socialnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt bevilja utbildningsnämnden kr avseende år 2018 samt kr avseende år 2019 för kommunens andel av finansieringen. Föreligger beslut från utbildningsnämnden där nämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland samt att kommunfullmäktige ska ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 16

17 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott utbildningsnämnden budget med kr 2019 för kommunens andel av finansieringen samt utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. Av skrivelsen framgår att projektet innebär ökat samarbete som i sin tur ger ökad effektivitet genom minskade dyra insatser och minskad byråkrati. Således borde det nya arbetssättet ge positiva ekonomiska konsekvenser. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Socialnämndens beslut SOC 2018/49 55 daterad Utbildningsförvaltningens beslut UN 2018/97 74 daterad Beslutet skickas till Socialnämnden Utbildningsnämnden Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 17

18 18

19 19

20 Tjänsteskrivelse (4) Socialförvaltningen Monica Ehnberg Socialnämnden Införande av Skottlands-modellen Ärendenummer SOC Ärendenummer Sammanfattning av ärendet I Kronobergs län har skolan, hälso- och sjukvården och socialtjänsten sedan en tid tillbaka framgångsrikt undersökt förutsättningar för att arbeta på ett annat sätt Every Child (GIRFEC). Arbetet har fått namnet: Barnens bästa gäller! i Kronobergs län. Tillsammans skapar vi en trygg och säker uppväxt för varje barn genom främjande, tidiga och samordnade insatser. Nu behöver arbetet tas vidare genom att utveckla en länsanpassad modell. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Skottlandsmodellen, Region Kronoberg Ärendebeskrivning Genomförandet Gemensamt utveckla en länsanpassad modell som bygger på en gemensam vision och gemensamma värden med inspiration av Skottlands GIRFEC. Det innebär att ta fram en konkret plan för vad Kronobergs län ska börja arbeta med, hur det ska ske, vem som ska göra vad, vilka enkla regler som ska gälla - till exempel gemensam arbetsmodell, namngiven person, barnplan samt modeller för överenskommelser och avtal. För att kunna genomföra detta behövs det en stabil och gedigen styr- och ledningsorganisation samt en processledning och arbetsgrupp för att hålla ihop arbetet. Vidare behöver varje huvudman avdela personella resurser för det fortsatta arbetet. Förslag på styrning och ledning: Styrgrupp består av följande funktioner: En utsedd förvaltningschef från varje kommun (två förvaltningschefer från Växjö kommun) två centrumchefer från Region Kronoberg, en verksamhetschef från Regional utveckling, Region Kronoberg samt lämplig ledningsfunktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Styrgruppen utser själv en ordförande för arbetet. 20

21 Tjänsteskrivelse (4) Processledning och arbetsgrupp består av följande funktioner: En processledning på 1,5 tjänst som leder arbetsgruppens arbete. Processledningens omfattning motiveras med att det är ett mycket omfattande samhandlingsuppdrag som även kräver en stor pedagogisk insats. Dessutom minskas sårbarheten genom att två medarbetare ansvarar för uppdraget. Vidare funktioner är ansvarig chef för elevhälsa från en av länets kommuner, ansvarig chef för individ- och familjeomsorgen från en av länets kommuner, ansvarig chef för barn och ungdomspsykiatrin, Region Kronoberg, ansvarig chef för barnhälsovården, Region Kronoberg samt lämplig funktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Utöver detta behöver referensgrupper sättas in, bland annat Tvärgrupp barn som tidigare haft uppdrag att utreda länsgemensam organisering. De har också en bred erfarenhet och kompetens från samtliga verksamhetsområden. Finansiering Finansiering fördelas mellan Region Kronoberg och samtliga länets kommuner enligt tabell nedan. Region Kronoberg står för halva kostnaden, kr/år och kommunerna delar på den andra halvan, fördelat enligt 2014 års skatteunderlag. Möjligheter till extern finansiering kommer att undersökas under hela uppdraget. Finansieringen avser 1,5 helårsarbetare/år inklusive arbetsgivar- och sociala avgifter = mkr, samt aktiviteter i form av kompetensutveckling, workshops etc.= 300 tkr. Summa mkr. Andel, % Kostnad, från sept 2018 Kostnad 2019 Växjö 44,79% Ljungby 14,48% Lessebo 4,49 % Tingsryd 6,94 % Uppvidinge 5,30 % Markaryd 5,07 % Älmhult 8,47 % Alvesta 10,46% Totalt 100,0% Älmhult För att Skottlandsmodellen ska bli framgångsrik i Älmhults kommun kommer socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen arbeta tillsammans för att modellen ska bli ett etablerat arbetssätt. Personella resurser kommer krävas i 21

22 Tjänsteskrivelse (4) Älmhult både under utredningstiden och sedan för implementering för att modellen ska bli framgångsrik. Då Skottlandsmodellen utgår från skolan, där barnet befinner sig, föreslås en resursförstärkning på 340 tkr till utbildningsnämnden för att kunna finansiera motsvarande 0,35 tjänst (290 tkr) samt 50 tkr för kompetensutveckling, studiematerial, informationsmaterial med mera. Överväganden Utmaningarna i dagens samhälle är många och stora: barn och ungas psykiska hälsa har försämrats, det finns ett ökande antal förtidspensionerade, ökade skillnader i skolresultat, levnadsvanornas i många fall negativa utveckling, den ojämlika hälsan och utanförskap som innebär enorma mänskliga och ekonomiska kostnader för att bara nämna några. De samhällsutmaningar vi står inför kan inte lösas av en enskild aktör eller i rådande strukturer och därför behövs perspektivskiften som leder till ett utvecklat samarbete och samhandling. När Skottland bestämde sig för att bli världens bästa land att växa upp i såg de ) var den främsta orsaken till den ineffektivitet eller brist på effektivitet som de identifierade. Man såg det som nödvändigt att få till en förskjutning från dyra insatser till ett mer främjande och förebyggande arbete. De bestämde sig för att arbeta tillsammans för att förenkla både för barnen och deras anhöriga och för de olika professionerna. Skottland kan visa på effekter inom ett antal områden, bland annat att ungdomskriminaliteten har gått ner, att antalet placerade barn har minskat, att de kan se vissa positiva förändringar när det gäller den socioekonomiska bakgrundens betydelse för skolresultaten, att ungas och deras anhörigas tillit till de offentliga verksamheterna har ökat samt att byråkratin har minskat. Förslag till beslut Socialnämndens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland. 2. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar utbildningsnämnden budget med kr 2018 samt kr 2019 för kommunens andel av finansieringen. Monica Ehnberg socialchef Maria Söderstedt utvecklingsledare 22

23 Tjänsteskrivelse (4) Beslutet skickas till Socialnämndens beslut Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Kommunfullmäktiges beslut Region Kronoberg Socialnämnden tf förvaltningschef socialförvaltningen Jenny Smedberg Utbildningsnämnden Förvaltningschef utbildningsförvaltningen PO Johansson 23

24 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Utbildningsnämnden 74 Skottlandsmodellen Ärendenummer UN 2018/97 Utbildningsnämndens beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller! - i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland. 2. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar utbildningsnämnden budget med kr 2019 för kommunens andel av finansieringen. 3. Kommunfullmäktige beslutar bevilja utbildningsnämnden utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet I Kronobergs län har skolan, hälso- och sjukvården och socialtjänsten sedan en tid tillbaka framgångsrikt undersökt förutsättningar för att arbeta på ett annat sätt med inspiration från Skottland och Skottlandsmodellen Getting It Right For Every Child (GIRFEC). Arbetet har fått namnet: Barnens bästa gäller! i Kronobergs län. Tillsammans skapar vi en trygg och säker uppväxt för varje barn genom främjande, tidiga och samordnade insatser. Nu behöver arbetet tas vidare genom att utveckla en länsanpassad modell. Beslutsunderlag Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Skottlandsmodellen, REGION KRONOBERG Beslutet skickas till Utbildningsnämndens beslut: Kommunstyrelsen Socialnämnden Kommunfullmäktiges beslut: Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 24

25 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Utbildningsnämnden Region Kronoberg Utbildningsnämnden Förvaltningschef, PO Johansson Socialnämnden Tf. förvaltningschef, Jenny Smedberg Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 25

26 Tjänsteskrivelse (4) Förvaltning PO Johansson Utbildningsnämnden Rev tj skr införande av Skottlandsmodell Ärendenummer UN 2018/97 Sammanfattning av ärendet I Kronobergs län har skolan, hälso- och sjukvården och socialtjänsten sedan en tid tillbaka framgångsrikt undersökt förutsättningar för att arbeta på ett annat sätt med inspiration från Skottland och Skottlandsmodellen Getting It Right For Every Child (GIRFEC). Arbetet har fått namnet: Barnens bästa gäller! i Kronobergs län. Tillsammans skapar vi en trygg och säker uppväxt för varje barn genom främjande, tidiga och samordnade insatser. Nu behöver arbetet tas vidare genom att utveckla en länsanpassad modell. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Skottlandsmodellen, REGION KRONOBERG Ärendebeskrivning Genomförandet Gemensamt utveckla en länsanpassad modell som bygger på en gemensam vision och gemensamma värden med inspiration av Skottlands GIRFEC. Det innebär att ta fram en konkret plan för vad Kronobergs län ska börja arbeta med, hur det ska ske, vem som ska göra vad, vilka enkla regler som ska gälla - till exempel gemensam arbetsmodell, namngiven person, barnplan samt modeller för överenskommelser och avtal. För att kunna genomföra detta behövs det en stabil och gedigen styr- och ledningsorganisation samt en processledning och arbetsgrupp för att hålla ihop arbetet. Vidare behöver varje huvudman avdela personella resurser för det fortsatta arbetet. Förslag på styrning och ledning: Styrgrupp består av följande funktioner: En utsedd förvaltningschef från varje kommun (två förvaltningschefer från Växjö kommun) två centrumchefer från Region Kronoberg, en verksamhetschef från Regional utveckling, Region Kronoberg samt lämplig ledningsfunktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Styrgruppen utser själv en ordförande för arbetet. 26

27 Tjänsteskrivelse (4) Processledning och arbetsgrupp består av följande funktioner: En processledning på 1,5 tjänst som leder arbetsgruppens arbete. Processledningens omfattning motiveras med att det är ett mycket omfattande samhandlingsuppdrag som även kräver en stor pedagogisk insats. Dessutom minskas sårbarheten genom att två medarbetare ansvarar för uppdraget. Vidare funktioner är ansvarig chef för elevhälsa från en av länets kommuner, ansvarig chef för individ- och familjeomsorgen från en av länets kommuner, ansvarig chef för barn och ungdomspsykiatrin, Region Kronoberg, ansvarig chef för barnhälsovården, Region Kronoberg samt lämplig funktion från Polismyndigheten i Kronobergs län. Utöver detta behöver referensgrupper sättas in, bland annat Tvärgrupp barn som tidigare haft uppdrag att utreda länsgemensam organisering. De har också en bred erfarenhet och kompetens från samtliga verksamhetsområden. Finansiering Finansiering fördelas mellan Region Kronoberg och samtliga länets kommuner enligt tabell nedan. Region Kronoberg står för halva kostnaden, kr/år och kommunerna delar på den andra halvan, fördelat enligt 2014 års skatteunderlag. Möjligheter till extern finansiering kommer att undersökas under hela uppdraget. Finansieringen avser 1,5 helårsarbetare/år inklusive arbetsgivar- och sociala avgifter = mkr, samt aktiviteter i form av kompetensutveckling, workshops etc.= 300 tkr. Summa mkr. Andel Kostnad Kostnad % Från sept Växjö 44,79% Ljungby 14,48% Lessebo 4,49 % Tingsryd 6,94 % Uppvidinge 5,30 % Markaryd 5,07 % Älmhult 8,47 % Alvesta 10,46% Totalt 100,0%

28 Tjänsteskrivelse (4) Älmhult För att Skottlandsmodellen ska bli framgångsrik i Älmhults kommun kommer socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen att arbeta tillsammans för att modellen ska bli ett etablerat arbetssätt. Personella resurser kommer krävas i Älmhult både under utredningstiden och sedan för implementering för att modellen ska bli framgångsrik. Då Skottlandsmodellen utgår från skolan, där barnet befinner sig, föreslås en resursförstärkning på 340 tkr till utbildningsnämnden för att kunna finansiera motsvarande 0,35 tjänst (290 tkr) samt 50 tkr för kompetensutveckling, studiematerial, informationsmaterial mm. Arbetsmodellen Barnens bästa i Kronoberg förväntas kunna hjälpa barn och unga och deras familjer i ett tidigt skede. I socialtjänsten bedömer man kunna minska behovet av placeringar, att vi i ett tidigt skede kan ge hjälp på hemmaplan och minska uppbrott i familjer. Om vi förebygger en placering per år ger det en summa mellan 155 tkr och 1,5 mkr på helår beroende på typ av placering. Överväganden Utmaningarna i dagens samhälle är många och stora: barn och ungas psykiska hälsa har försämrats, det finns ett ökande antal förtidspensionerade, ökade skillnader i skolresultat, levnadsvanornas i många fall negativa utveckling, den ojämlika hälsan och utanförskap som innebär enorma mänskliga och ekonomiska kostnader för att bara nämna några. De samhällsutmaningar vi står inför kan inte lösas av en enskild aktör eller i rådande strukturer och därför behövs perspektivskiften som leder till ett utvecklat samarbete och samhandling. När Skottland bestämde sig för att bli världens bästa land att växa upp i såg de tidigt att working in silos (våra stuprör) var den främsta orsaken till den ineffektivitet eller brist på effektivitet som de identifierade. Man såg det som nödvändigt att få till en förskjutning från dyra insatser till ett mer främjande och förebyggande arbete. De bestämde sig för att arbeta tillsammans för att förenkla både för barnen och deras anhöriga och för de olika professionerna. Skottland kan visa på effekter inom ett antal områden, bland annat att ungdomskriminaliteten har gått ner, att antalet placerade barn har minskat, att de kan se vissa positiva förändringar när det gäller den socioekonomiska bakgrundens betydelse för skolresultaten, att ungas och deras anhörigas tillit till de offentliga verksamheterna har ökat samt att byråkratin har minskat. Förslag till beslut Utbildningsnämndens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom att utreda utformningen av en länsgemensam modell för Barnens bästa gäller!- i Kronobergs län med inspiration från arbetet i Skottland. 2. Kommunfullmäktige beslutar ställa sig bakom föreslagen styr- och ledningsorganisation för utredningen samt beviljar utbildningsnämnden 28

29 Tjänsteskrivelse (4) budget med kr 2018 samt kr 2019 för kommunens andel av finansieringen. 3. Kommunfullmäktige beslutar bevilja utbildningsnämnden utökad budget med 340 tkr från och med 2019 för deltagande i framtagande av modellen och där efter implementering i Älmhult. PO Johansson Förvaltningschef Underskrift Titel Beslutet skickas till Utbildningsnämndens beslut Kommunstyrelsen Socialnämnden Kommunfullmäktiges beslut Region Kronoberg Utbildningsnämnden Förvaltningschef utbildningsförvaltningen PO Johansson Socialnämnden T f förvaltningschef socialförvaltningen Jenny Smedberg 29

30 Skottlandsmodellen GETTING IT RIGHT FOR EVERY CHILD (GIRFEC) En sammanställning av Skottlandsmodellen byggd på föreläsningsinnehållet från den skotska delegationen (John Finlayson, Aileen MacKay, Rikki Selkirk, Gail Bain, Simon Allan och Karen Grieve) Växjö Konserthus den 7-8 december 2017 samt Getting It Right For Every Child-dokumenten från det skotska parlamentets hemsida. Erika Lagergren Regional utveckling 30

31 Innehållsförteckning ORDLISTA OCH CENTRALA BEGREPP... 2 INLEDNING... 5 BAKGRUND TILL GETTING IT RIGHT FOR EVERY CHILD (GIRFEC)... 5 GEMENSAM GRUND FILOSOFI, ARBETSSÄTT OCH VERKTYG... 7 VÄLBEFINNANDEHJULET... 9 MIN VÄRLDSTRIANGEL MOTSTÅNDSKRAFTSMATRISEN FEM GRUNDLÄGGANDE FRÅGOR DEN GYLLENE REGELN FÖR INFORMATIONSDELNING SAMVERKAN KRING EN PLAN FÖR BARNET SÄRSKILD NAMNGIVEN PERSON OCH ANSVARIG SAMORDNARE BARNHÄLSOVÅRDEN SKOLAN ELEVHÄLSAN SOCIALTJÄNSTEN POLISEN RESULTAT UTMANINGAR SLUTORD BILAGA 1 SCENARIER KRING SÄRSKILD NAMNGIVEN PERSON I SKOTTLANDMODELLEN REGION KRONOBERG Sida 1 31

32 Ordlista och centrala begrepp Getting It Right For Every Child Skottlandsmodellen Höglandsmodellen (Highland Practice Model) Den nationella praxismodellen (The National Practice Model) Välbefinnandehjulet Se Skottlandsmodellen nedan. Modellen bygger på att skapa förutsättningar för att varje barn i Skottland ska få möjligheten till en god uppväxt där deras individuella förmågor uppmuntras och de utmaningar de har att hantera tas om hand på rätt sätt av rätt samhällsinstans eller myndighet. Varje förälder eller vårdnadshavare ska veta till vem de kan vända sig för att få råd eller stöd gällande barnet och dess livssituation och känna sig trygga i den kontakten. Vidare ska alla som i sin yrkesroll kommer i kontakt med barn arbeta med verktygen i enlighet med arbetssättet och filosofin bakom modellen, känna till ansvarsfördelningen och sin plats däri samt i sin yrkesroll kunna dra nytta av de nätverk mellan olika professioner som skapas kring barnet. Under åren arbetades en arbetsmodell för GIRFEC fram i Högländerna i samarbete med representanter från regeringen, fokusgrupper från olika professioner samt två konsulter från det akademiska fältet. Därefter ( ) började man implementeringsprocessen i Inverness, den största staden i området, som nav följt av resten av kommunen. Man började med gruppen nyfödda för att sedan i tur och ordning införliva arbetet kring 0-5-åringar och därefter barn i skolåldern i modellen. Modellen utvecklades till att bli Skottlandsmodellen. Verktyg för bedömning och samsyn kring barn och ungas situation. Gemensamma för skola, socialtjänst, hälso- och sjukvård samt polis. Den nationella praxismodellen och dess verktyg sammanfattas i en enkel bild föreställande två cirklar, en triangel och en matris. Den nationella praxismodellen är evidensbaserad och ger tydliga riktlinjer om vad som ska tas med i bedömningen av hur ett barns situation ser ut för att avgöra om några av barnet grundläggande behov inte uppfylls tillfredsställande. Den används i sex steg och det är den särskilda namngivna personen som i första hand är ansvarig för att detta sker. För att underlätta att identifiera eventuella problematiska situationer för barn som kan påverka barns välmående används välbefinnandehjulet. Indikatorerna i välbefinnandehjulet (trygg, hälsosam, presterar utifrån sin potential, omvårdnad och omsorg, aktiv, respekterad, ansvarstagande, inkluderad) delas i den omgivande cirkeln in i de fyra mål de ska hjälpa barnen att bli framgångsrika i sin inlärning, få bra självförtroende, vara aktiva medverkande i sina liv, samt vara ansvarsfulla medborgare. REGION KRONOBERG Sida 2 32

33 Min världstriangel Motståndskraftsmatrisen Den gyllene regeln Barnplanen (The child plan) Den särskilda namngivna personen Triangeln används i varje steg i arbetet med den nationella praxismodellen kring ett barn för att säkerställa en holistisk syn på barnet och vad/vilka som påverkar det i dess aktuella situation. De tre benen handlar om barnets uppväxt och utveckling, behov från de som tar hand om barnet samt det sammanhang som barnet ingår i. I hur stor utsträckning de olika områdena undersöks närmare och analyseras avgörs av situationen och vad det är som förorsakat oron för barnet. Vart och ett av de tre benen i min världstriangel innehåller sju fördjupningsområden som bör beaktas i bedömningen av barnets uppväxtförhållanden Matrisen används för att avgöra var barnets styrkor och svagheter ligger och i förlängningen var eventuella stödinsatser behöver sättas in. Den innehåller indikatorer på en skyddande miljö och exempel på vad man kan titta efter hos barnet för att på ett objektivt sätt kunna avgöra hur barnets motståndskraft ser ut. Med motståndskraft menas här den förmåga hos barnet som gör att hen, trots sina ibland dåliga förutsättningar, klarar olika situationer bättre än förväntat. Har barnet exempelvis god självkänsla? Visar barnet på en god och stark anknytning till föräldrar och/eller annan vårdnadshavare? Motståndskraft är en viktig egenskap som barnet behöver få möjlighet att utveckla och stärka. All delad information måste vara nödvändig, relevant och proportionerlig. De delar av barnplanen som inte bedöms rymmas inom någon av dessa tre ledord delas alltså inte med någon annan. Barnets personliga plan, barnplanen, upprättas av den särskilda namngivna personen när det bedöms att barnet behöver någon form av stöd eller insats från mer än en samhällsaktör för att förbättra sitt välmående eller lösa någon form av utmaning i dess livs. Arbetet med barnplanen involverar i högsta grad barnet självt och vårdnadshavarna utifrån deras expertis om barnet. Tanken med barnplanen är att snabbt kunna identifiera behov av extra stöd och därmed kunna sätta in tidiga, samordnade åtgärder för att vända den uppkomna problematiska situationen i en mer positiv riktning. Den yrkesperson som har det övergripande ansvaret för att identifiera och agera utifrån de extra behov av stöd som barn under 18 år (eller tills de går ut gymnasiet) kan ha. Före barnets födsel och under de första dagarna är det barnets barnmorska. När barnet är cirka 11 dagar gammalt lämnas ansvaret över till barnhälsovården. När barnet fyllt fem år och når skolåldern övergår ansvaret till rektor på motsvarigheten till förskola-lågstadieskola och därefter till rektor på nästa skola fram till dess barnet är 18 år eller slutar skolan. Det är ett ansvarsuppdrag som inte kan avsägas eller överlåtas till någon annan. REGION KRONOBERG Sida 3 33

34 Ansvarig samordnare Health Visitor Databasen över sårbara personer (Vulnerable Persons Database) Oroshubbar (Risk and Concern Hubs) Ansvarig samordnare utses från den samhällsaktör som har störst ansvar för innehållet i barnplanen. Samordningsansvaret ligger hos den ansvariga samordnaren till dess att situationen runt barnet är löst. Därefter återgår ansvaret till den särskilda namngivna personen Specialistutbildad barnhälsosjuksköterska Nationell databas som ger polisen möjligheten att registrera oro kring barn och ungdomar genom att använda välbefinnandehjulet för att sedan ha möjlighet att vidarebefordra informationen till berörda samhällsaktörer vid behov. Enhet inom polisdistrikten vars uppgift är att fungera som nav i arbetet med de ärenden där det förekommer risk eller oro för barn. REGION KRONOBERG Sida 4 34

35 Inledning Skottland upptar den norra tredjedelen av ön Storbritannien och består förutom av fastlandet, som är uppdelat i de glesbefolkade högländerna och de mer tätbebyggda lågländerna, även av ett stort antal öar. Landet är indelat i 32 Authorities, motsvarigheten till våra kommuner, där Högländerna (Highland) är den till ytan största. Med anledning av otillgängligheten i landskapet bor de flesta av de nära 5,5 miljoner invånarna i ett bälte som korsar landet från området kring huvudstaden Edinburgh i öst till Glasgow, Skottlands största stad, i väst. Trots att Edinburgh idag räknas som Europas tredje största finansiella centrum påverkas Skottland fortfarande av efterverkningarna till de perioder av nöd och fattigdom som drabbat landet i omgångar, senast efter andra världskrigets slut. Medellivslängden är låg i förhållande till övriga nordeuropeiska länder och det finns stora skillnader i ohälsotalen mellan olika socioekonomiska grupper i samhället. Återkommande nödår i kombination med en stark tradition av frivilligverksamhet har skapat ett nätverk av volontärorganisationer, den så kallade tredje sektorn (Third Sector), som gör stora insatser i samhället. Det är mot denna bakgrund som det återinsatta parlamentet i Skottland i början av 2000-talet beslutade sig för att vända trenden och göra Skottland till det bästa landet i världen för barn att växa upp genomen arbetsmodell som fick namnet Getting It Right For Every Child. Skottlandsmodellen bygger på att skapa förutsättningar för att varje barn i Skottland ska få möjligheten till en god uppväxt där deras individuella förmågor uppmuntras och de utmaningar de har att hantera tas om hand på rätt sätt av rätt samhällsinstans eller myndighet. Varje förälder eller vårdnadshavare ska veta till vem de kan vända sig för att få råd eller stöd gällande barnet och dess livssituation och känna sig trygga i den kontakten. Vidare ska alla som i sin yrkesroll kommer i kontakt med barn arbeta med verktygen i enlighet med arbetssättet och filosofin bakom modellen, känna till ansvarsfördelningen och sin plats däri samt i sin yrkesroll kunna dra nytta av de nätverk mellan olika professioner som skapas kring barnet. Bakgrund till Getting It Right For Every Child (GIRFEC) Efter att ha stått helt under unionsstyre med parlamentet placerat i England i 292 år etablerades det skotska parlamentet, Holyrood, 1999 och skottarna återfick därmed möjligheten att själva bestämma över ett antal områden och frågor som påverkar det dagliga livet till exempel turism, miljö, hälso- och sjukvård, utbildning, ordningsmakt och lokalpolitik. Snart uppstod tanken om att skapa bättre förutsättningar för barn att växa upp, en tanke som vidareutvecklades till målet att göra Skottland till det bästa landet i världen att växa upp i. I oktober 2001 publicerade den skotska regeringen rapporten For som ett startskott i processen att bättre integrera den sociala barnoch ungdomsvården. Tre år senare, 2004, publicerades resultatet av en granskning kallad Getting It Right For Every Child (GIRFEC) i vilken representanter från flera professioner och deltagare i barnpaneler av olika slag identifierade och lyfte en dramatisk ökning av barn med behov av stöd från flera samhällsinstanser samtidigt. På detta följde arbetet med att utverka en första modell för att förbättra förutsättningarna för de skotska barnen och en plan på var den skulle kunna testas. Valet föll på Högländerna som i sin population hade cirka barn under 18 år av vilka ett relativt högt procenttal (14%) levde i fattigdom och 5% hade behov av stora stödinsatser i skolan. Under åren arbetades en arbetsmodell för GIRFEC fram i Högländerna i samarbete med representanter från regeringen, fokusgrupper från olika professioner samt två konsulter från det akademiska fältet. Därefter ( ) började man implementeringsprocessen i Inverness, den största staden i området, som nav följt av resten av kommunen. Man började med gruppen nyfödda för att sedan i tur och ordning införliva arbetet kring 0-5-åringar och därefter barn i skolåldern i modellen som då fått namnet Höglandsmodellen (Highland Practice Model). REGION KRONOBERG Sida 5 35

36 Höglandsmodellen slog väl ut och ledde till att 18% av barnen i Högländerna fick en personlig barnplan med någon form av insats/-er från hälso- och sjukvården, skolan, socialtjänsten och/eller polisen. Utvärderingen efter några år visade på en minskad byråkrati, ett snabbare beslutsfattande och en mindre besvärlig process för barn och familjer i behov av stöd. Vidare visade den på att en mer holistisk bedömning av barnets behov kommit till stånd, att den systematiska informationsdelningen fungerade samt att 81% av tillfrågad personal bedömde att modellen förbättrat möjligheterna för dem att tillmötesgå barnens behov. Fyra mindre områden i Skottland följde i Högländernas fotspår 2007 och testade modellen i arbetet med barn som far illa. Resultaten av projekten ledde till en lagförändring i Skottland genom Children and Young Persons (Scotland) Act Lagen består av 18 delar vilka drar upp riktlinjerna för hur samhället ska arbeta kring barn och deras välbefinnande. Den inkorporerar barnkonventionen som sin första punkt och ger även lagstöd till att förändra arbetssättet mellan olika samhällsinstanser för att möjliggöra eller underlätta samarbeten. Efterföljande år gick det skotska nationalistpartiet (Scottish Nationalist Party, SNP) till val med bland annat löftet att lagstadga delar av Höglandsmodellen. SNP vann valet och 2014 beslutade regeringen att arbetssätt enligt Höglandsmodellen skulle vara implementerade i hela landet till I augusti 2016 kom lagstiftningen om Höglandsmodellen som den gällande modellen i barnfrågor och den förbereddes sålunda för att bli nationell under namnet Getting It Right For Every Child eller på svenska, Skottlandsmodellen. I nästa fas fortsatte förberedelserna för att anpassa modellen för att fungera i hela landet medan det fortsatta arbetet i Högländerna följdes noga. I ett sista steg innan modellen rullades ut nationellt implementerades den i Edinburgh för att se hur den svarade på de utmaningar som finns i mer urbana områden. Som en del i processen satsade man på att utbilda personal i de olika professioner som berörs i arbetssättet i hur man rent praktiskt använder de olika verktyg som modellen bygger på. Det visade sig ganska snart att utbildningsgrupper med deltagare från olika professioner gav stora fördelar, dels för att olika yrkesgrupper fick samma information samtidigt och därmed kunde missförstånd mellan olika samhällsaktörer redas ut redan på utbildningsnivå och dels för att yrkespersonerna fick träffa andra grupper öga mot öga och diskutera fram smidiga lösningar för just sitt geografiska område eller andra särskilda omständigheter på lokal nivå. Det framkom även att det behövs erfarna samordnare och kontinuerliga utbildningar kring Skottlandsmodellen och dess arbetssätt, filosofi och verktyg för att säkerställa att kvaliteten hålls på en hög nivå. Anammandet av Skottlandsmodellen har även mött en del motstånd. Bland annat ifrågasattes användandet av en särskild namngiven person (Named person), som har det samordnande ansvaret för varje barns plan, och i ett första skede dömde högsta domstolen att funktionen bröt mot rätten till personlig integritet enligt konventionen för de mänskliga rättigheterna. Efter domen har det arbetats med att förtydliga den särskilda namngivna personens roll och ansvarsområde och en ny lag kring införandet av funktionen på det sätt man redan arbetar i Högländerna, förväntas träda i kraft under sommaren REGION KRONOBERG Sida 6 36

37 Gemensam grund filosofi, arbetssätt och verktyg Styrkan i användandet av barnets personliga plan, barnplanen, ( ) ligger i att alla professioner som möter barnet har en gemensam kunskap om dokumentets förekomst samt att de vet hur de får tillgång till och använder det. Alla professioner använder ett gemensamt språk och vokabulär. Framför allt vet alla inblandade, inklusive barnets anhöriga, hela tiden vem som är den särskilda namngivna person som är högst ansvarig för dokumentet och eventuell handlingsplan. Med stöd av de verktyg som Skottlandsmodellen erbjuder är det dessutom lättare, oavsett vilken samhällsaktör de arbetar vid, att känna en trygghet i att de har tillgång till all den information de behöver för att kunna arbeta med barnet och dess vårdnadshavare på det sätt som är bestämt. För barnet som behöver stöd och dess vårdnadshavare blir det också lättare att veta vart de ska vända sig med frågor och funderingar. De behöver inte gå på flera olika möten och berätta om sin situation då stöd behövs från olika aktörer, istället samlas representanterna från alla berörda professioner under ett och samma möte. Förutom att ge barnet och/eller vårdnadshavarna ett samlat stöd gör även dessa möten att all berörd personal får samma information om situationen. För att säkerställa att förutsättningarna för arbetet finns håller skola, socialtjänst, hälso- och sjukvård samt polis gemensamma utbildningar i arbetssättet vid sidan av sina egna verksamhetsanpassade utbildningar. Professionen behöver ha en delad syn på hur behov och problem ska uppmärksammas och det har därför tagits fram gemensamma verktyg för bedömning och samsyn. Alla verktyg följer den nationella praxismodellen (The National Practice Model) vilken ska vara känd och använd av all personal som i sitt yrke möter barn. Även relevanta delar av frivilligsektorn utbildas i förhållningssättet kring Skottlandsmodellen då representanter därifrån i vissa fall kan ha bättre förutsättningar för att arbeta nära vissa familjer med ett utökat behov av stöd (detta gäller till exempel i familjer där det finns en uttalad skepsis mot inblandning av myndigheter). Den nationella praxismodellen och dess verktyg sammanfattas i en enkel bild föreställande två cirklar, en triangel och en matris. Den nationella praxismodellen är evidensbaserad och ger tydliga riktlinjer om vad som ska tas med i bedömningen av hur ett barns situation ser ut för att avgöra om några av barnet grundläggande behov inte uppfylls tillfredsställande. Den används i sex steg och det är den särskilda namngivna personen som i första hand är ansvarig för att detta sker. REGION KRONOBERG Sida 7 37

38 REGION KRONOBERG Sida 8 38

39 Välbefinnandehjulet Det första steget handlar om att använda välbefinnandehjulet längst till vänster på modellen för att observera och identifiera oro och dokumentera denna. Indikatorerna i välbefinnandehjulet (trygg, hälsosam, presterar utifrån sin potential, omvårdnad och omsorg, aktiv, respekterad, ansvarstagande, inkluderad) delas i den omgivande cirkeln in i de fyra mål de ska hjälpa barnen att bli framgångsrika i sin inlärning, få bra självförtroende, vara aktiva medverkande i sina liv, samt vara ansvarsfulla medborgare. Indikatorerna i välbefinnandehjulet förkortas till SHANARRI efter den första bokstaven i varje ord i den engelska versionen. Akronymen används ibland av de olika professioner som arbetar enligt den nationella praxismodellen för att beskriva den första bedömningen de gör av ett barns livssituation för att avgöra om barnet ges de förutsättningar det behöver för en gynnsam uppväxt eller om en barnplan behöver initieras. S (safe) trygg H (healthy) hälsosam A (achieving) prestera utifrån sin potential N (nurtured) omvårdnad och omsorg A (active) aktiv R (respected) respekterad R (responsible) ansvarstagande I (included) inkluderad Välbefinnandehjulet Tanken med välbefinnandehjulet är bland annat att det ska vara enkelt för de som arbetar med barn att identifiera eventuella problematiska situationer som uppstår och vilka kan påverka barnets välmående i ett så tidigt skede som möjligt enligt den enkla devisen; små problem är lättare att lösa än stora. För att hjälpa den som känner oro för ett barn att ringa in vad det är som felas tittar man på de olika indikatorerna i välbefinnandehjulet och kan på så sätt avgöra om det man upplevt hos barnet påverkar något av de områden som finns representerade där. REGION KRONOBERG Sida 9 39

40 Min världstriangel I nästa steg används min världstriangel som finns centrerad på den övre delen av modellen. Triangeln handlar om hur barnets värld ser ut och vad som påverkar dess uppväxt och välmående däri. Den används för att identifiera mer signifikanta problem som riskerar att påverka barnets utveckling.. Min världstriangel används i varje steg i arbetet med den nationella praxismodellen kring ett barn för att säkerställa en holistisk syn på barnet och vad/vilka som påverkar det i dess aktuella situation. Vart och ett av de tre benen i min världstriangel innehåller sju fördjupningsområden som bör beaktas i bedömningen av barnets uppväxtförhållanden. REGION KRONOBERG Sida 10 40

41 I hur stor utsträckning de olika områdena undersöks närmare och analyseras avgörs av situationen och vad det är som förorsakat oron för barnet. Inom ramen för hur jag växer upp och utvecklas - benet bör följande områden lyftas: I nä de personer som finns i dess liv och/eller samhälle. REGION KRONOBERG Sida 11 41

42 där. I barnets sammanhang ingår familj och vänner men även samhället i vilket barnet lever. Motståndskraftsmatrisen Information från genomgången av välbefinnandehjulet och min världstriangel bearbetas genom att använda motståndskraftsmatrisen, som återfinns under triangeln, i mitten på modellen. Med hjälp av matrisen analyseras och ordnas informationen som framkommit. En stor styrka med modellen är att den inte uteslutande identifierar risker för barnet utan även ser till vilka egenskaper och vilket skyddsnät barnet redan har. För att använda motståndskraftsmatrisen på rätt sätt är det viktigt att personen som gör det är väl insatt i de grundläggande principerna för motstånd kontra sårbarhet och vet hur matrisen används inom ramarna för den nationella praxismodellen. Dessa principer utgörs av att barnet ska ha en trygg bas att falla tillbaka på, självkänsla och självförtroende. Analysen visar i hur stor utsträckning barnet har de förutsättningar hen behöver för att ha en så god grund som möjligt för att klara av eventuella svårigheter och problem. Att använda sig av koncepten motståndskraft och sårbarhet i bedömningar kring barn har visat sig vara den del av den nationella praxismodellen som många yrkesgrupper har upplevt som svårast att använda praktiskt. För att förklara vad principerna innebär och ge alla som ska använda motståndskraftsmatrisen en gemensam förförståelse använder sig den nationella praxismodellen av REGION KRONOBERG Sida 12 42

43 tre byggstenar som vart och ett innehåller tydliga exempel på vad det är som ska finnas i barnets liv för det ska kunna anses att det har de förutsättningar det behöver för att kunna stå emot motgångar och svårigheter på ett bra sätt. Dessa lyder: Med stöd i de tre principerna för motstånd och sårbarhet ovan används sedan motståndskraftsmatrisen för att avgöra var barnets styrkor och svagheter ligger och i förlängningen var eventuella stödinsatser behöver sättas in. I den något mer utvecklade varianten nedan ger matrisen även indikatorer på vad en skyddande miljö är och exempel på vad man kan titta efter hos barnet för att på ett objektivt sätt kunna avgöra hur barnets motståndskraft ser ut. Med motståndskraft menas här den förmåga hos barnet som gör att hen, trots sina ibland dåliga förutsättningar, klarar olika situationer bättre än förväntat. Har barnet exempelvis god självkänsla? Visar barnet på en god och stark anknytning till föräldrar och/eller annan vårdnadshavare? Motståndskraft är en viktig egenskap som barnet behöver få möjlighet att utveckla och stärka. Motståndskraftsmatrisen tillåter yrkespersoner som använder den att på ett så objektivt sätt som möjligt gruppera de olika utmaningar och styrkor hos barnet som framkommit genom användandet av min världstriangel och avgöra inom vilka områden särskilda insatser kan komma att behövas. Genom att kategorisera informationen och samtidigt väga den mot de förutsättningar till motstånd barnet visar ökar möjligheten att få en helhetsbild och på ett tidigt skede identifiera de risker som kan leda till större problem längre fram. Med hjälp av sitt yrkeskunnande och sin personliga kännedom om barnet måste sedan den som gör bedömningen väga positiva faktorer mot risker och avgöra i vilket/vilka fall åtgärd behöver sättas in och i de fall flera åtgärder behöver göras, skapa en prioriteringslista för dessa. REGION KRONOBERG Sida 13 43

44 Fem grundläggande frågor När de initiala observationerna utifrån välbefinnandehjulet och min världstriangel är gjorda görs djupare observationer där det bedömts nödvändigt. Den oro som kvarstår kring barnets situation analyserats med hjälp av motståndskraftsmatrisen, därefter görs en bedömning och sammanfattning med stöd av de indikatorer som kommer från välbefinnandehjulet för att barnplanen ska kunna upprättas och vid behov andra samhällsaktörer kopplas in. För att tydliggöra när den egna verksamheten inte räcker till och samverkan bör ställer man sig fem grundläggande frågor. Det är först när den femte frågan aktualiseras som fler samhällsaktörer blandas in i barnets personliga plan. Om situationen runt barnet går att lösa genom de fyra första frågorna sker det internt inom den egna verksamheten och inte som en del av en gemensam barnplan. När barnplanen är på plats och har initierats utvärderas och förändras den löpande tills oron/ behovet av stöd som framkommit är hanterat och inte längre finns. Så länge som barnplanen enbart omfattar en samhällsaktör, alltså när fråga fem inte blivit aktuell, är det den särskilda namngivna personen som är ansvarig för den. Så snart ytterligare en samhällsaktör kopplas in flyttas ansvaret för samordningen av planen till en utvald person från berörd profession, exempelvis en sjuksköterska om hälso- och sjukvården är inkopplad. REGION KRONOBERG Sida 14 44

45 Den gyllene regeln för informationsdelning En av svårigheterna när flera samhällsaktörer samarbetar kring en person kan vara informationsdelning, särskilt när det gäller verksamheter som har stor sekretess. Vid informationsdelning av barnplanen gäller den gyllene regeln att all delad information måste vara nödvändig, relevant och proportionerlig. De delar av barnplanen som inte bedöms rymmas inom någon av dessa tre ledord delas alltså inte med någon annan. Den gyllene regeln: All delad information måste vara: - nödvändig - relevant - proportionerlig Den som delar informationen har ett ansvar att anteckna vilken information som delats, med vem och av vilken/vilka anledningar. Vårdnadshavare och barnet som informationen gäller ska också delges vilken information som delats och till vem/vilka (detta gäller inte i de fall där det föreligger oro för att informationen skulle kunna äventyra barnets hälsa på något sätt). Samverkan kring EN plan för barnet Barnets personliga plan, barnplanen, upprättas av den särskilda namngivna personen när det bedöms att barnet behöver någon form av stöd eller insats från mer än en samhällsaktör för att förbättra sitt välmående eller lösa någon form av utmaning i dess livs. Arbetet med barnplanen involverar i högsta grad barnet självt och vårdnadshavarna utifrån deras expertis om barnet. Deras medverkan är nödvändig för att i största möjliga mån kunna erbjuda en skräddarsydd handlingsplan för att förbättra det eller de områden som bedöms vara problematiska. Stor hänsyn tas till barnets unika omständigheter för att ge det de bästa möjliga förutsättningarna för en god uppväxt. Tanken med barnplanen är att snabbt kunna identifiera behov av extra stöd och därmed kunna sätta in tidiga, samordnade åtgärder för att vända den uppkomna problematiska situationen i en mer positiv riktning. Tack vare den tydliga och allmängiltiga struktur som finns kring upprättandet av barnplanen blir det möjligt för den särskilda namngivna personen både att förhålla sig någorlunda objektiv till själva situationen och genom att ställa sig de fem grundläggande frågorna redan initialt kunna avgöra vilken/vilka andra samhällsaktörer som behöver involveras. Den särskilda namngivna personen är ansvarig för att uppdatera informationen samt att vid behov förmedla den vidare till rätt samhällsaktör. Om komplicerade behov uppstår och flera olika instanser behöver involveras tas det ansvaret över av en ansvarig samordnare, en person från berörd profession, till exempel en skolpsykolog, audionom eller diabetessjuksköterska allt efter hur barnets behov ser ut och vilken relation barnet och dess vårdnadshavare har till den personen. Oavsett om barnplanen berör en eller flera instanser ska den innehålla information om nedanstående nio informationsområden: REGION KRONOBERG Sida 15 45

46 När det bedöms att flera olika samhällsaktörer behöver samverka kring ett barns behov skickas den nödvändiga, relevanta och proportionerliga informationen vidare till berörda instanser. Vårdnadshavaren informeras innan detta görs (om inte barnet på något sätt kan ta skada av att vårdnadshavare informeras). Eftersom den särskilda namngivna personen har ansvar för många barn har de ofta en god kontakt med de personer i andra professioner de kan behöva ta kontakt med och kan då diskutera frågor med varandra på ett öppet sätt och med respekt för varandras kompetens. Detta borgar inte bara för att tröskeln för att ta kontakt när det verkligen behövs hålls på en låg nivå utan öppnar även för möjligheten till professionella bollplank innan en situation hunnit gå så långt som till upprättandet av en barnplan. Den särskilda namngivna personen håller även kontinuerlig kontakt med vårdnadshavarna. Det är viktigt att vårdnadshavarna upplever arbetet med barnplanen som något positivt som sker helt i samråd och samarbete med dem och inte som något påtvingat dem av samhället. Så snart bollen kring samverkan mellan olika aktörer satts i rullning bokas en mötestid med vårdnadshavare och representanter från samtliga berörda samhällsaktörer. För att inkludera och stärka vårdnadshavare i mötet kan den ansvariga samordnaren se till att vara först på plats med vårdnadshavarna. Detta ger dem möjlighet att tillsammans välkomna övriga yrkespersoner när dessa anländer, istället för att vårdnadshavarna ska behöva komma in i ett redan pågående möte. Det är viktigt att vara lyhörd för vårdnadshavares naturliga osäkerhet i en sådan situation och underlätta för dem genom att låta dem både vara och få känna sig inkluderade. Under mötet enas alla om en gemensam plan som gäller för barnet och den samordningsansvariga yrkespersonen eller den särskilda namngivna personen har sedan ansvaret att följa upp och utvärdera denna. Barnplanen sätts i största möjliga mån efter SMARTA mål (specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbestämda) för att vara tydlig och lätt att följa upp. Uppföljningen är viktig och sker kontinuerligt för att avgöra när olika mål uppnåtts och för att fånga upp om förutsättningarna på något sätt förändras så att barnplanen behöver uppdateras. Särskild namngiven person och ansvarig samordnare Den särskilda namngivna personen är den yrkesperson som har det övergripande ansvaret för att identifiera och agera utifrån de extra behov av stöd som barn under 18 år (eller tills de går ut gymnasiet) kan ha. Det är viktigt att poängtera redan från början att den särskilda namngivna personen inte på något sätt förminskar ansvaret som barnets vårdnadshavares har och inte heller det ansvar alla som arbetar med barn har för att värna om deras väl. Meningen med rollen är snarare att alla som är eller blir inblandade i ett barns uppväxt ska veta vem de ska vända sig till med funderingar eller oro kring barnet samt att den särskilda namngivna personen ska fungera som ett stabilt stöd för barnet och dess vårdnadshavare så att de känner sig trygga att söka råd och stöd eller lyfta oro om sådan uppstår. Före barnets födsel och under de första dagarna därefter utgörs den särskilda namngivna personen av barnmorskan. När barnet är cirka 11 dagar gammalt lämnas ansvaret över till barnhälsovården. I Skottland finns ett system där en specialistutbildad barnhälsosjuksköterska (Health Visitor) besöker barnet och dess vårdnadshavare i hemmet gånger fram till dess barnet börjar i skolan. Barnhälsosjuksköterskan har goda möjligheter att bygga en stark kontakt med vårdnadshavare och barn. Skottlandsmodellen tas upp och diskuteras under ett flertal av hembesöken dels för att göra den känd och dels för att framhålla hur den är tänkt att fungera som ett stöd för att säkerställa barnets goda uppväxt. När barnet fyllt fem år och når skolåldern i Skottland övergår ansvaret som särskild namngiven person till rektor på motsvarigheten till vår förskola-lågstadieskola och därefter till rektor på nästa skola fram till dess barnet är 18 år eller slutar skolan. REGION KRONOBERG Sida 16 46

47 Att vara särskild namngiven person innebär ett ansvarsuppdrag som personen i den rollen inte kan avsäga sig eller överlåta till någon annan. Det innebär dock inte att en rektor med 400 elever personligen ska bedöma varje enskilt barns behov av stöd. Det innebär istället att rektorn har ett ansvar att ta itu med de situationer som lyfts av klasslärare, annan skolpersonal eller av vårdnadshavarna själva och då initiera en bedömning efter den nationella praxismodellen för att upprätta en barnplan. För att avgöra om barnets behov av stöd kan lösas inom den egna verksamheten använder sig den särskilda namngivne personen av de fem grundläggande frågorna och vid behov tas kontakt med exempelvis socialtjänst eller hälso- och sjukvård. Den särskilda namngivna personen ska även ta hänsyn till om det finns syskon som har en annan särskild namngiven person och ska i så fall även ha kontakt med denne för att säkerställa en så god start i livet som möjligt för alla syskon i skaran. I de situationer olika samhällsaktörer samverkar runt barnet och tar fram en gemensam barnplan utses en ansvarig samordnare (Lead Professional) från den samhällsaktör som har störst ansvar för innehållet i barnplanen. Samordningsansvaret ligger hos den ansvariga samordnaren till dess att situationen runt barnet är löst. Därefter återgår ansvaret till den särskilda namngivna personen, t.ex. barnsjuksköterskan eller rektorn. Ansvarsfördelningen med en särskild namngiven person som samordnar och följer upp och att de olika aktörerna är ansvariga för frågorna inom sina respektive områden gör att det blir tydligt för alla inblandade vem som gör vad i situationer som rör barn. Om till exempel en förälder hamnar på sjukhus vet alla samverkansparter att socialtjänsten kommer ställa de relevanta frågorna om barnets omvårdnad, omhändertagande, skolgång och så vidare. En del vårdnadshavare är skeptiska mot att det ska finnas någon från samhällets sida som har ett särskilt intresse för deras barn så för att stötta professionen i kontakt och samtal med dessa har Skottlands parlament publicerat fyra scenarion kring situationer med en särskild namngiven person på sin hemsida (scenarierna återfinns översatta till svenska i bilaga 1). Det är viktigt att vårdnadshavare som känner sig oroliga får information om att en särskild namngiven person inte är till för att ta över vårdnadshavarnas roll utan finns med för att erbjuda stöttning när och om det behövs. I situationer där det av någon anledning inte fungerar med den särskilda namngivna personen finns det möjligheten att byta person efter diskussion med aktuell huvudman. Även barn som hemskolas eller tillhör grupper som flyttar runt mycket har en särskild namngiven person. Har barnet tidigare gått i skolan stannar oftast den rektor som då var ansvarig som särskild namngiven person, i annat fall utses en lämplig person i barnets hemkommun. Vårdnadshavarna får alltid information om vem deras särskilda namngivna person är i sådana situationer. Barnhälsovården Den skotska barnhälsovården gör hembesök gånger under barnets första fem år. Det är främst en specialistsjuksköterska och en särskilt utbildad barnhälsosjuksköterska som besöker barnet och dess vårdnadshavare. Vid dessa hembesök ingår (förutom vägning, mätning och andra praktiska delar) även att ta upp och gå igenom vad Skottlandsmodellen innebär och hur barnplanen fungerar. Tillsammans med vårdnadshavarna tittar man även på hur barnet utvecklas med hjälp av den nationella praxismodellens olika delar och involverar på så sätt vårdnadshavarna i sättet att tänka utifrån Skottlandsmodellen. REGION KRONOBERG Sida 17 47

48 Hembesöken ger barnhälsosjuksköterskan en god möjlighet att observera barnets samlade livssituation och upptäcka om det finns något behov av att upprätta en barnplan för barnet. Bedöms det finnas behov av en barnplan ställer sig barnhälsosjuksköterskan de fem grundläggande frågorna och avgör med hjälp av dem om behovet av stöd kan lösas inom barnhälsovården eller om någon annan samhällsaktör behöver kopplas in. Hembesöken är frivilliga för vårdnadshavarna och ifall de av någon anledning absolut inte vill ha ett hembesök kan barnhälsosjuksköterskan ofta erbjuda nya besök efter en tid eller försöka skapa en kontakt mellan vårdnadshavarna och någon frivilligorganisation som känns mindre hotfull. HEMBESÖK Före födseln ett brev från barnhälsovården om hembesöken Före födseln (i v ) hembesök dagar nyfödd-hembesök 3-5 veckor gammal 2 hembesök 6-8 veckor gammal hembesök 3 månader hembesök 4 månader hembesök 6 månader hembesök - går igenom Skottlandsmodellen 8 månader hembesök månader hembesök går igenom välbefinnandehjulet månader hembesök går igenom välbefinnandehjulet 4-5 år, före skolstart hembesök går igenom välbefinnandehjulet 4-5½ år, före skolstart börjar överlämningen till den nya särskilda namngivna personen Anledningen till det stora antalet hembesök är förutom att det ger barnhälsosjuksköterskan en god inblick i barnets uppväxtmiljö även att skapa en plattform för att löpande kunna informera om och befästa tankarna i Skottlandsmodellen samt skapa en naturlig kontakt och tillit mellan vårdnadshavarna och deras barns särskilda namngivna person. Ju tidigare potentiella problem upptäcks desto tidigare kan de hanteras och i bästa fall helt förebyggas. Under det sista halvåret före barnets skolstart arbetar barnhälsosjuksköterskan även med överlämningen till rektor på den skola barnet kommer att gå på. På så sätt får rektor, som tar över rollen som särskild namngiven person vid skolstarten, en god grund att stå på i sitt ansvar gentemot barnet samtidigt som vårdnadshavarna får möjligheten att bygga ett förtroende för rektor. Skolan Barnen i Skottland börjar vanligtvis skolan det år de fyller fem (även om det första året närmast kan liknas vid en förskoleklass). De går sedan i samma skola (Primary School) i sju år innan de byter till nästa skolform (Secondary School) för ytterligare fyra år. Dessa 11 skolår utgör skolplikten och barnen kan efter dessa välja de två sista åren som motsvarar vårt gymnasium (A-Levels eller SCE Highers). När barnet börjar i skolan övertas ansvaret som särskild namngiven person av rektor för barnets skola. Det är sedan rektors ansvar att följa och observera barnet utifrån den nationella praxismodellen. Till sin hjälp har rektor övrig personal på skolan, särskilt klasslärarna som arbetar nära barnet. Lärarna utbildas i att följa metodiken i den nationella praxismodellen och att identifiera behov och problem som uppstår som en del av den generella uppsikt över elevernas välmående som de redan har genom sin yrkesroll. När ett barn uppvisar behov av extra stöd upprättas en barnplan REGION KRONOBERG Sida 18 48

49 och rektor gör en bedömning av barnets skol- och hemsituation med hjälp av den nationella praxismodellen och tar kontakt med vårdnadshavarna. Därefter ställer sig rektor de fem grundläggande frågorna för att kunna avgöra om situationen endast kräver insatser på skolan eller om någon annan samhällsaktör behöver kopplas in. Behöver någon annan samhällsaktör kopplas in delas informationen som är nödvändig, relevant och proportionerlig. En ansvarig samordnare utses utifrån den samhällsaktör som har störst ansvar för barnplanen och tar över samordningen från rektorn. Om det är skolan som är samordnade aktör kan samordningsansvaret tilldelas en i personalen eller stanna hos rektorn. Den ansvariga samordnaren kallar till ett möte med vårdnadshavarna och berörda samhällsaktörer. På mötet använder man Skottlandsmodellen för att komma till samförstånd och upprätta en barnplan som ska följas av alla och som rektor, eller annan ansvarig samordnare, har ansvaret för att kontinuerligt följa upp och utvärdera. Elevhälsan Personalen som arbetar inom elevhälsoområdet i Skottland är anställda av hälso- och sjukvården, och inte av den/de skolor personen arbetar på. Skolhälsovården är oftast inte heller fysiskt placerad ute på någon skola utan skolsköterskorna har sina arbetsplatser på ett kommungemensamt kontor varifrån de sedan kan bege sig till den skola de ska göra en insats på. I arbetsuppgifterna för en skolsköterska ligger att göra hälsokontroller, ge vaccinationer och informera om hälsa enskilt till barn och unga samt vårdnadshavare. De ger även hälsoinformation i föreläsningsform för hela klasser eller andra grupperingar på skolorna. Vid behov kan de även utföra ångestreducerande och stressreducerande korttidsterapier. Skolsköterskornas roll innefattar att de aktivt ska facilitera hälsa och stå för ett ledarskap inom hälsovårdsarbetet inom skolan. I och med detta blir skolhälsovården ett viktigt stöd för rektor i de fall där en barnplan behöver göras. Liksom övriga yrkeskategorier i Skottland som möter barn i sitt arbete använder sig även skolsköterskorna av Skottlandsmodellen med den nationella praxismodellen i bedömningar och observationer kring barnets utveckling och mående. De är utbildade i ett holistiskt synsätt och ser till barnets mående både i förhållande till skolmiljön och till hemmiljön. När behov finns ställer sig skolsköterskan de fem grundläggande frågorna och när samverkansbehov finns, besvarat genom fråga fem, initieras detta av rektor i dennes egenskap som särskild namngiven person. Socialtjänsten Socialtjänsten i Skottland arbetar med individer och familjer i samhället som behöver ett utökat stöd för att klara sin tillvaro. De arbetar med krissituationer och med sociala svårigheter som missbruk och ekonomisk utsatthet. Socialarbetarna är organiserade kommunvis, på liknande sätt som skolsköterskor. De har sina arbetsplatser på ett gemensamt kontor, oavsett om de arbetar i huvudsak med fältarbete eller kontorsuppgifter. År 2001 initierade man i Skottland ett arbete med att all personal inom socialtjänsten ska vara registrerade med uppgifter om att de är auktoriserade och har rätt utbildning för sina arbetsuppgifter. Registreringen gör det lättare för personalen att själva föra in den vidareutbildning de genomför. Stor vikt läggs vid att den enskilda medarbetaren aktivt fortsätter att förkovra sig på olika sätt efter slutförd grundutbildning, vilket genom registreringen blir synligt och överskådligt. Tanken är även att man genom registreringen ska närma sig den övriga hälso- och sjukvårdens sätt att arbeta med legitimationer för sina olika yrkeskategorier. I Högländerna skrev hälso- och sjukvården och socialtjänsteorganisationen ett samarbetskontrakt 2002 som ett första steg mot att tydliggöra organisationernas gemensamma uppdrag. År 2014 lagstiftade den skotska regeringen om ett program för att integrera hälsovården och socialtjänsten i hela Skottland som ett led i föresatsen att offentlig sektor ska arbeta mer tvärsektoriellt och personcentrerat. Detta för att invånarna i så liten mån som möjligt ska känna av att de har med olika organisationer att göra när de är i en situation som kräver samverkan. REGION KRONOBERG Sida 19 49

50 Oavsett av vilken anledning en familj kommer i kontakt med socialtjänsten arbetar man med hela familjen, antingen med barnet direkt eller med barnet som närstående, i enlighet med Skottlandsmodellen. Barnets levnadssituation och behov observeras och den nationella praxismodellen med sina välbefinnandehjul och min världstriangel är en självklar del i bedömningen kring barnets situation. Dokumentationen kring barnet görs på ett gemensamma språk alla som arbetar med Skottlandsmodellen använder sig av. När det bedöms att ett barn behöver någon form av stödinsats ställer sig socialarbetaren de fem grundläggande frågorna och när samverkansbehov finns, vilket avgörs genom den femte frågan, initieras detta genom den särskilda namngivna personen. Det finns socialarbetare specifikt inriktade på arbete gentemot barn och unga och även olika lokala och nationella program fokuserade mot gruppen barn och unga. Programmen sker ofta i samarbete med skolan och/eller motsvarigheten till fritidsverksamhet i anslutning till skoldagens slut. Det handlar till exempel om hur man kan hantera sorg, saknad och förändring eller hjälpa barn och unga till bättre självkänsla. Förutom samarbetet mellan socialtjänst och skola genom program som dessa har rektorn även möjlighet att höra av sig till sin kontaktperson på socialtjänsten (en teamledare eller chef). Det gäller både i skarpa ärenden när det behövs samverkan kring ett barn och i en mer rådgivande eller stöttande funktion när det finns frågor kring ett barn. Genom att skapa en personlig kontakt mellan dessa två samhällsinstanser kan tröskeln för att höra av sig och bolla tankar och idéer i bästa fall hållas väldigt låg, vilket gagnar såväl skola som socialtjänst. De har en naturlig part att vända sig till för att diskutera sin oro kring barnet och få en motpart att samtala med som redan har kännedom om situationen kring det enskilda barnet. Därmed minskar risken för att barnets behov av stöd eller någon annan form av insats faller mellan stolarna. Polisen I Skottland finns sedan den 1 april 2013 en gemensam nationell polismyndighet vars mål är att öka säkerhet och välmågan hos befolkningen, på olika platser och i olika samhällsgrupper. Den nationella polisstyrkan är uppdelad i 13 distrikt för att säkerställa att det lokala polisarbetet fungerar reaktivt, ansvarstagande och resurssatt för att på rätt sätt möta lokala förutsättningar och problem. Distrikten har tillgång till egna poliser i yttre och inre tjänst, lokalpoliser, lokala utredare, trafikpoliser, personal som kan sättas in vid publika evenemang samt lokal underrättelsetjänst. Vid sidan av distriktens polisstyrka finns det även nationella avdelningar som till exempel hanterar frågor som organiserad brottslighet och terrorism. Varje distrikt ansvarar för att arbetet i de fall där barn på något sätt är inblandade följer Skottlandsmodellen och de har nära samarbeten med övriga aktörer, såväl samhällsaktörer som volontärorganisationer, i enlighet med lokala direktiv och aktuell lagstiftning. I april 2014 introducerade den skotska polismyndigheten databasen över sårbara personer (Vulnerable Persons Database VPD). Databasen är nationell och ger polisen möjligheten att registrera oro kring barn och ungdomar genom att använda SHANARRI-indikatorerna (välbefinnandehjulet) för att sedan ha möjlighet att vidarebefordra informationen till berörda samhällsaktörer vid behov. Genom det systematiska arbetet med databasen fångas många barn och ungas riskbeteenden och eventuella brister i levnadsmiljön upp tidigt och insatser kan sättas in för att hjälpa och/eller stötta barnet eller ungdomen i sin situation. Informationen som förs in i databasen över sårbara personer rör områden som barns behov av skydd, barns välmående (i enlighet med Skottlandsmodellen), vuxnas behov av skydd, oro kring vuxna individer, våld i nära relationer, hatbrott och ungdomsbrottslighet. I samband med införandet av databasen över sårbara personer skapades även avdelningar, så kallade oroshubbar, inom distrikten vars uppgift är att fungera som nav i arbetet med de ärenden där det förekommer risk eller oro för barn (Risk and Concern Hubs). Införandet av Skottlandsmodellen ersätter tidigare arbetssätt kring barn och eftersom samtliga 13 distrikt följer samma nationella modell kan information delas mellan olika distrikt i Skottland vid behov. Tack vare detta har man lätt REGION KRONOBERG Sida 20 50

51 att komma åt information och arbeta vidare med de insatser som redan satts in (om sådana finns) till exempel i de fall där det förekommer våld i nära relationer även när barnet är på semester i en annan del av landet. Oroshubbarna har fem huvudsakliga ansvarsområden varav ett är att handha databasen över sårbara personer och fungera som en första kontakt för poliserna i yttre tjänst när dessa stöter på ärenden som bedöms höra hit. Oroshubbarna ska även arbeta med informationsdelning, ungdomsrätt, koordinera konferenser kring fallbeskrivningar samt erbjuda stöd i situationer där barn och/eller vuxna behöver någon form av polisiärt skydd. Alla poliser i yttre tjänst har ett uppdrag att vara observanta på barns situation, oavsett vilket ärende de arbetar med. Om det till exempel är ett ärende om hemfridsbrott, droginnehav, inbrott etc. observerar polisen om det finns barn närvarande, om de ser välnärda och rena ut, om det finns mat i hemmet, barnets samspel med vuxna i situationen samt om barnen verkar rädda eller oroliga. När oro inom något av områdena i välbefinnandehjulet för ett barn eller en ungdom inkommit uppförs ett ärende i databasen över sårbara personer och samma dag, eller senast dagen efter, tas kontakt med berörda samverkanspartner/-s. Informationen som bedöms vara nödvändig, relevant och proportionerlig delas med den/dem. Kommunikationen sker via PDF-filer som skickas mellan säkra e- postadresser och är således en envägskommunikation där samverkan behöver ske via ordinarie kontaktvägar. Det övergripande syftet med att skapa oroshubbarna var att ge personalen goda förutsättningar för att kunna göra snabba bedömningar av barns livssituation utifrån en holistisk grundsyn för att sedan kunna vidarebefordra oron och skälen därtill till relevanta partners inom andra samhällsaktörer. Barnets/ungdomens bästa ska alltid tas hänsyn till oavsett vad grundproblemet som polisen uppmärksammas på är. Genom snabba ingripanden i situationer som riskerar att förvärras undviks många av de problem som annars kan dyka upp i framtiden. Detta bruk av den nationella praxismodellen i samklang med en standardiserad modell för triage prioritetsbedömning ger dessutom polisen ett bra material för forskning och utvärdering. Eftersom risk och oro inte är statiska till sin natur använder polisen triagemodellen för att på ett okomplicerat sätt omprioritera ärenden som har med barn och ungdomars välbefinnande att göra. Även ärenden som till en början inte bedöms vara skyddsärenden kan med kort varsel behöva omprioriteras om det till exempel inkommer fler tecken på oro för barnets eller ungdomens levnadssituation, om det framkommer mönster av misshandel eller andra övergrepp eller om barnet/ungdomen blir föremål för upprepade registreringar i databasen över sårbara personer. När ett barn eller en ungdom förekommit 3, 6 eller 9 gånger i databasen över sårbara personer under en 30-dagarsperiod lyfts ärendet till olika personer inom oroshubben beroende på vilket antal gånger de förekommit och ärendet prioriteras upp och samverkan med socialtjänsten inleds. I dessa fall initieras ett särskilt samtal med berörda samverkanspartners för att se till att allt som rimligen kan göras sker. REGION KRONOBERG Sida 21 51

52 Vid upprättandet av ett ärende i databasen över sårbara personer måste personalen på oroshubben alltid ta hänsyn till om de bedömer det vara möjligt att delge vårdnadshavare till barnet/ungdomen detta och inhämta medgivande till att informationen delas. Om så inte är fallet måste anledningen till att den bedömningen görs föras ner i ärendet så det går att hänvisa tillbaka till den vid behov. Likaledes måste personalen vid oroshubben dokumentera med vem/vilka informationen i ärendet delas och ge en anledning till varför den bedömningen gjorts. Innan information om ett ärende delas måste de även identifiera och vid behov dölja information som inte bör lämna polisen. När ovanstående bedömningar gjorts delas informationen som en PDF-fil skickad genom en säkerhetsklassad adress till någon eller flera av de samverkanspartners oroshubben samverkar med beroende på vilken bedömning som görs av oroshubbens personal. REGION KRONOBERG Sida 22 52

53 Resultat Skottlandsmodellen uppvisar goda resultat på flera olika sätt, både nationellt och lokalt. De resultat som redovisas här kommer från föreläsarnas material som presenterades den 7 och 8 december i Växjö och ger en överblick av resultatet, dock utan att gå in på specifika och exakta detaljer. Ett gott resultat kan påvisas genom det långvariga användandet av ett nationellt verktyg, SIMD, Skotskt Index över Multipel Deprivation/social problematik (The Scottish Index of Multipel Deprivation). Det används för att identifiera områden som är särskilt socialt utsatta för att sedan kunna rikta resurser och åtgärder till de platser som behöver det mest. Enligt SIMD ses inte social utsatthet som resultatet av en enda orsak utan i verktyget sammanställs sju olika områden för att beräkna indexet och genom att följa utvecklingen genom SIMD har man sett en förbättring av barns uppväxtvillkor över den tid Skottlandsmodellen varit i drift. Ett annat sätt att följa utvecklingen på nationell nivå har varit genom att följa statistiken kring antal barn i barnskyddsregister, barnärenden som blivit hänvisade till tredje part, omhändertagna barn, brottsstatistiken med mera. Härigenom kan bland annat utläsas att antalet personer i Skottland som bor i skyddat boende har minskat både när det gäller längre och kortare, akuta, insatser. Statistiken visar även att det totala antalet omhändertagna barn minskar även om siffran under 2017 minskar långsammare än tidigare samt att adoptionssiffrorna för omhändertagna barn ökat till rekordhöga nivåer. Även polisen i Högländerna har sett tydliga resultat sedan införandet av Skottlandsmodellen genom en kraftig minskning av ungdomsbrottsligheten. REGION KRONOBERG Sida 23 53

54 På den lokala nivån finns också statistik som insamlats under många år. Det finns information kring utvecklingen av olika bostadsområden, ibland ända ner på gatu- och enskild familjenivå som visar på en utveckling i positiv riktning. Det som kanske visar allra tydligast på effekten är dock den direkta feedback från barn, ungdomar och familjer som såväl utvärderar som ger viktig input för att kunna fortsätta forma Skottlandsmodellen som trots sina alla verktyg och strategier inte är tänkt att fungera statiskt utan ska få fortsätta växa med barnen bästa som mål. Enligt en undersökning som det Skotska parlamentet lät göra 2016 svarade 97% av alla tillfrågade föräldrar att de hade kunskap om deras barns barnplaner och en majoritet av dem tyckte även att deras åsikter blivit inkluderade i processen. I samma undersökning svarade 91% av barn och ungdomar att de fått vara med vid utformandet av sin barnplan. Även professionen inom de fält som på olika sätt påverkas av Skottlandsmodellen uttrycker noterbara förbättringar. Den systematiska informationsdelningen fungerar bra trots vissa tekniska utmaningar. Tack vare verktygen vet alla vem som ska göra vad, samt när och till vilka informationen ska delas. Verktygen erbjuder också de personer som gör bedömningar kring barns välmående ett sätt att förhålla sig så objektiva som möjligt, vilket kan vara nog så svårt när man står inför ett barn i behov av hjälp eller stöd. Det gemensamma språket gör att alla yrkeskategorier kommunicerar på samma sätt vilket minimerar risken för missförstånd på grund av överanvändande av yrkesspecifika ord och uttryck. Antal möten och administration har kunnat minskas på genom Skottlandsmodellens en-mötesprincip där alla berörda parter, inklusive vårdnadshavare, deltar. Detta har sammantaget lett till en mer holistisk bedömning av barns välmående och uppväxtvillkor, gjort att barn och vårdnadshavare lättare inkluderas samtidigt som det minskat på byråkratin och snabbat på beslutsprocessen. På det stora hela innebär arbetssättet enligt Skottlandsmodellen att hela förfaringssättet kring barnens goda uppväxt och behov av stöd innebär en mer hanterlig och smidigare process än tidigare för såväl barnet och dess vårdnadshavare som för professionen. Utmaningar Som alltid när ett nytt arbetssätt införs har det funnits och finns det fortfarande en del utmaningar kring implementeringen av Skottlandsmodellen och dess krav på att all personal som kommer i kontakt med barn ska anamma ett nytt, samstämmigt arbetssätt. Två av dessa utmaningar handlar om stuprör mellan olika professioner samt utmaningar med olika professioners olika tekniska lösningar. I Högländerna upplevde man till exempel att det var särskilt svårt att få med sjukvården med deras väl inarbetade strukturer och ofta väldigt specifika expertisområden medan man i Edinburgh fann det svårt att få med polisväsendet. Inom sjukvården har det också visat sig vara en utmaning att flytta fokus från att behandla eller förebygga sjukdom till att se till barnets välbefinnande. Utmaningen med att få olika professioner med ibland väldigt skilda arbetssätt att samhandla har bland annat adresserats genom gemensamma utbildningsinsatser som informerat om synsätt och filosofin bakom Skottlandsmodellen. Det har även hjälpt att använda erfarna samordnare i den egna organisationen för att driva arbetet vidare. Problemet med informationsdelning kring barn utgör i sig en utmaning och det blir inte lättare av att olika samhällsaktörer inte har samma datasystem och därmed stöter på tekniska hinder. Detta löses i dagsläget med hemmasnickrade lösningar och goda relationer mellan olika yrkesgrupper, till exempel delar oroshubben hos polisen i Lothianområdet sin information i PDF-format mellan säkerhetsklassade adresser. En annan utmaning har varit att Skottlandsmodellen inte var den enda omstruktureringen som infördes ungefär samtidigt. Det har särskilt varit ett problem för skolan som fick en helt ny läroplan att förhålla sig till och bygga upp sitt arbete kring vid samma tid som det beslutades att Skottlandsmodellen skulle implementeras. Detta i kombination med att inga extra pengar sköts till REGION KRONOBERG Sida 24 54

55 från centralt håll när skolan i stor utsträckning fick ansvaret att fylla rollen som särskild namngiven person (då det ansågs att arbetet med att följa barns utveckling och välbefinnande redan tillhör skolans kärnuppgifter) och ett i övrigt hårt finansiellt klimat gjorde att en del rektorer och annan skolpersonal uttryckte oro. Andra såg det som en fördel att få båda de stora strukturella förändringarna på samma gång för att snabbare kunna sätta en organisation som håller i längden. Aileen Mackay, rektor på en skola i Inverness och under särskild utredare i skolfrågor vid den skotska regeringen, menar att implementeringen på den skola hon arbetar vid har gått relativt smidigt tack vare en stor vilja hos alla inblandade i kombination med en tydlig ansvarsfördelning från hennes sida som rektor gentemot övrig personal på skolan. Även rollen som särskild namngiven person har ifrågasatt och i ett första skede blev den stoppad av högsta domstolen då rollen dömdes bryta mot integritetslagstiftningen. Frågan har debatterats livligt, inte minst i media, och en stor ansträngning har lagts ner på att informera om vad rollen egentligen innebär. Denna insats kommer att intensifieras fram till dess att lagstiftningen om särskild namngiven person träder i kraft sommaren 2018, eftersom rollen fortfarande ses på med stor skepsis från vissa håll. Vikten av en fungerande informationsdelning har ställts på sin spets genom ett antal tragiska dödsfall i Skottland på senare tid som hade kunnat undvikas om rätt information nått fram till rätt mottagare i tid. Dessa dödsfall har stärkt argumenten för att ha en särskild namngiven person som är ansvarig för att samordna insatser kring varje barn. Slutord Skottlandsmodellen har med sin tydliga struktur, vedertagna verktyg och sitt gemensamma språk fått stor genomslagskraft i arbetet med att ge alla barn i Skottland en god uppväxt. Med resultaten framför sig är det lätt att fråga sig hur ett liknande arbetssätt skulle kunna se ut i Sverige. Regeringen har föreslagit att barnkonventionen förs in i svensk lag från och med den 1 januari Det innebär bl.a. att principen om barnets bästa (art. 3) samt rätten till goda förutsättningar för barnets optimala utveckling (art. 6) måste bli tonsättande i allt vårt arbete med och för barn, vilket är helt i linje med Skottlandsmodellen och tankarna bakom Barnets bästa i Kronoberg. Barnkonventionens holistiska syn på barnets uppväxtvillkor i hemmet, skolan och samhället i stort kan endast förverkligas genom en bred samverkan runt barnet, med barnets bästa i fokus. I det fortsatta arbetet med att stärka samverkan runt barn och unga i Sverige är det är viktigt att minnas att Skottlandsmodellen i sin nuvarande form är resultatet av en lång process av hårt arbete och strukturella förändringar inom såväl skola, socialtjänst, hälso- och sjukvård som polis. Ett sådant arbete kräver samhandling. Inom offentligheten i Sverige talas det idag mycket om att minska stuprören mellan olika organisationer och arbeta personcentrerat. Skottlandsmodellen, anpassad till våra specifika förutsättningar och utmaningar, skulle kunna vara ett användbart verktyg i det arbetet. Skottland har genomfört ett stort och viktigt förändringsarbete för att det ska bli rätt för varje barn. Med stor generositet har våra samarbetspartners Edinburgh och Highland delat med sig av sin kunskap och sina erfarenheter, vilket har resulterat i denna kunskapssammanställning. Nu handlar det om vårt ansvar, alla berörda, att ta tillvara denna källa i det länsgemensamma (och nationella) förändringsarbetet för barnens bästa. REGION KRONOBERG Sida 25 55

56 Bilaga 1 Scenarier kring särskild namngiven person i Skottlandmodellen Scenario 1: Jacks historia Situation: Jack är tio år gammal och gör väl ifrån sig i skolan. Han deltar i aktiviteter både på skoltid och efter skoldagens slut och har starka vänskapsband med ett flertal av sina klasskamrater. Han bor hemma tillsammans med sin mamma och pappa. Båda hans föräldrar arbetar utanför staden så hans morföräldrar ser till honom efter skolan. Jacks mamma ringde en dag till skolan för att meddela att Jack inte skulle komma den dagen då hans morfar hade avlidit. I slutändan stannade Jack hemma från skolan i en vecka och när han kom tillbaka noterade hans klasslärare att han var tyst och tillbakadragen. Läraren nämnde detta för studierektor Mr Graham som sa att han skulle prata med Jack om situationen förblev oförändrad. Påföljande vecka ringde Jacks mamma till skolan igen och sa att hon var orolig för Jack då han tagit sin morfars bortgång väldigt hårt. Hon var bekymrad över att Jack inte var sig själv hemma och undrade om det var likadant i skolan. Respons: Mr Graham, som är Jacks särskilda namngivna person, stämde möte med Jacks mamma för att diskutera situationen och sa då att Jacks lärare också noterat en förändring hos Jack. Mamman sa att hon och Jacks pappa var bekymrade över hur dämpad och ledsen de upplevde att Jack var men att han varje gång de frågade honom hur han mådde svarade att han inte ville prata om det. De var oroliga över att Jack höll alla känslor inom sig och inte tillät sig att sörja. Jacks mamma bad Mr Graham prata med Jack och diskutera hur det gick för honom och höra om han behövde extra stöttning på något sätt. När Mr Graham och Jack möttes tillstod Jack att han kände sig väldigt ledsen men att han ville visa sig stark utåt. Han sa att det var svårt för honom att fokusera på skolarbetet och att han inte längre tyckte att skolan var lika rolig som tidigare. Mr Graham talade därefter med Jack och hans mamma tillsammans om hur Jack kände sig och han berättade om några resurser på Internet som skulle kunna hjälpa Jack arbeta sig igenom sin situation och hur hans mamma och pappa kunde hjälpa honom att nå dessa och gå igenom dem med honom. Mr Graham berättade även om det program riktat mot att hjälpa barn och unga att hantera sorg och saknad som erbjöds på skolan. Resultat: Jack gick med i sorgehanteringsprogrammet på skolan och efter en tid sa han till sina föräldrar och Mr Graham att programmet och resurserna på Internet hade hjälpt honom att arbeta sig igenom sina känslor, att han åter socialiserade med sina vänner och tyckte bättre om skolan igen. Han upplevde fortfarande stunder av sorg men oroade sig inte längre över att behöva gå hem efter skolan med vetskapen om att hans morfar inte skulle vara där. Jacks föräldrar såg en förbättring hemma och Jacks lärare såg detta i skolan också. Mr Graham fortsätter sina samtal med Jack och hans föräldrar lite då och då för att försäkra sig om att Jack mår väl även om alla parter är överens om att Jack är mycket gladare och på god väg att bli sitt gamla vanliga jag igen. Crown copyright 2016 ISBN: REGION KRONOBERG Sida 26 56

57 Scenario 2: Katies historia Situation: En kommunanställd säkerhetsvakt får ett samtal från en invånare som bor i närheten av det lokala parkområdet. Invånaren är bekymrad över att det finns en stor skara ungdomar som håller till i parken och för oväsen. Hon misstänker att de dricker alkohol. Säkerhetsvakten tar sig till parken och träffar där på en grupp bestående av tio ungdomar, vissa av dem kända av honom sedan tidigare. Dessa är även kända av polisen för att ha druckit alkohol och ägnat sig åt småbrottslighet. Alla i gruppen verkar vara i yngre tonåren. Det finns vid detta tillfälle inga tecken på att någon av dem skulle ha alkohol med sig. Vakten tar kontakt med gruppen, noterar deras namn och ber dem avlägsna sig då det inkommit klagomål om att de fört oväsen. Dagen därpå tar vakten kontakt med studieväghandledarna på den lokala gymnasieskolan och ger dem ungdomarnas namn. Respons: Mrs Blythe är särskild namngiven person för tre av pojkarna och två av flickorna. Under dagen talar hon enskilt med var och en av dem och förklarar vilken information hon fått och varför den gör henne bekymrad över deras välmående i förhållande till deras förmåga att visa sig ansvarsfulla och hålla sig i säkerhet. Hon informerar dem även om att hon tänker informera deras föräldrar. Ingen av ungdomarna opponerar sig mot detta. En av flickorna heter Katie, är 14 år gammal och bor med sina föräldrar och sin äldre bror. Hon följer den förväntade utvecklingen i skolarbetet och Mrs Blythe har hittills inte haft några skäl till att oroa sig för hennes situation. Mrs Blythe ringer upp Katies mamma för att förklara situationen och hennes oro över vad gruppens dåliga inflytande kan ha för påverkan på Katies välmående. Hon informerar Katies mamma om att hon har talat med såväl Katie som övriga i gruppen en och en och att hon varnat Katie för vilka negativa effekter det kan ha för henne om hon tar allt för stort intryck av gruppen. Under samtalet med Katies mamma erbjuder sig Mrs Blythe att ta kontakt med en lokal frivilligorganisation som arbetar med att ge stöd till ungdomar i risk att hamna i klammeri med rättvisan. Hon berättar att frivilligorganisationen kan skicka ut en av sina anställda för att prata med Katie om småbrottslighet i närsamhället för att hjälpa henne att förstå att sådant beteende ofta har sitt ursprung i att ungdomar påverkats av andra. Resultat: Katies mamma tackar Mrs Blythe för att hon berättat om händelsen, särskilt eftersom Katie själv inte nämnt något för sina föräldrar. Hon berättar att hon och Katies pappa varit bekymrade över gruppen Katie umgås med och att de ska tala med henne om det. Hon försäkrar Mrs Blythe att hon tar situationen på gravaste allvar men att hon känner att konversationen mellan henne, Katie och Katies pappa kommer räcka för att säkerställa att Katie inte kommer försätta sig i en likande situation igen. Vidare föreslår hon att hon tar kontakt med Mrs Blythe ifall hon känner att det behövs någon form av ytterligare stöttning i framtiden. Mrs Blythe håller med om att det är en proportionerlig respons på situationen och bekräftar att hon inte kommer gå vidare i ärendet som det ser ut nu. Crown copyright 2016 ISBN: REGION KRONOBERG Sida 27 57

58 Scenario 3: Connors historia Situation: Connor, som går i skola på en annan ort än där han bor, beslutar sig för att sluta skolan när han är 16 år gammal. Som ett led i att avsluta skolgången träffar Connor och hans mamma Mr Johnston som fungerar som Connors särskilda namngivna person. Mr Johnston har redan haft flera samtal med Connor om olika alternativ han har möjlighet att välja mellan och han har även sett till att Connor fått rådgivning från ett statligt lärlingsprogram med kontakter i Connors hemort samt från ett lokalt college. Resultatet av detta är att Connor är helt klar över att han vill läsa en kurs på college, där han redan fått en plats, istället för att fortsätta ordinarie skolgång efter det läsår han nu ska avsluta. Mr Johnston informerar Connor om att han kommer att ha tillgång till stöttningen från en särskild namngiven person fram till dess han fyller 18 även om han lämnat skolan. Det tillhör Mr Johnstons roll att sedan diskutera med Connor vilka uppgifter om hans välmående som ska skickas vidare till hans hemkommun vilken kommer tillhandahålla en särskild namngiven person när Connor lämnat skolan. Tillsammans går de igenom Connors erfarenheter av skolan och hans mående i allmänhet. Med tanke på informationsdelningen med Connors hemkommun fokuserar de särskilt på svårigheterna han genomgick under föregående skolår då hans resultat och närvaro sjönk markant, hans beteende i skolan blev mer utmanande och han var inblandad i två slagsmål på skolans område. De diskuterade att detta hänt när Connor umgåtts med en annan grupp av vänner. Connor är inte förtjust i tanken på att Mr Johnston skulle dela informationen om hans problem med den nya särskilda namngivna personen då han ser dessa hädelser tillhörande hans förflutna. Mr Johnston håller med Connor om att han under det gångna skolåret, sedan han fått upp ögonen för möjligheten att gå på college, i stort sätt inte haft några bekymmer så händelserna under året dessförinnan är inte längre relevanta. Connors mamma delar den uppfattningen. Respons: Resultatet av Connors och Mr Jonstons arbete blir att Connor och hans mamma får veta att den nya särskilda namngivna personen enbart kommer få Connors namn och adress för att kunna ge dem information, ingen information om Connors välmående kommer delas från skolans håll. Mr Johnston följer sedan kommunens regler för hur överförandet mellan en särskild namngiven person från annan ort till en lokal särskild namngiven person går till. Resultat: Connors hemkommun får besked om Connors situation till sin etablerade kontakt för rollen särskild namngiven person och accepterar att ta över ansvaret som sådan för Connor fram till hans 18-års dag. Som ett led i processen skickar de sedan ett brev till Connor och hans föräldrar med information om hur de kan komma i kontakt med särskild namngiven person-tjänsten om de har några funderingar kring Connors välmående och önskar söka hjälp. De bifogar även ett häfte med allmän information om hur särskild namngiven person-tjänsten fungerar lokalt. Ingen information om oro för Connors välmående inkom till särskild namngiven person i Connors hemkommun från det att han lämnade skolan till dess han fyllde 18 år och servicen avslutades. Crown copyright 2016 ISBN: REGION KRONOBERG Sida 28 58

59 Scenario 4: Emmas historia Situation: En barnhälsosjuksköterska noterar under ett hembesök för att bedöma tvååriga Emmas utveckling att hemmet är väldigt kallt och verkar sakna uppvärmning. Emmas mamma Ashley berättar att värmen i huset inte fungerat på över en vecka och att den privata hyresvärden sagt att han ska komma och laga den men hittills inte gjort det. Emma och hennes äldre syster, som barnhälsosjuksköterskan också är särskild namngiven person till, är klädda i flera lager kläder och sitter på soffan under en filt och tittar på TV istället för att leka. Båda barnen är snoriga och mamman är bekymrad över att de båda lider av hosta nattetid. Respons: Barnens hälsa väcker oro då de befinner sig i ett kallt hus även om Ashley gör vad hon kan för dem. Barnhälsosjuksköterskan uppmärksammar att familjen kan ha nytta av att få stöttning i att förbättra sin situation och därigenom barnens välmående. I funderingarna över hur hjälpen skulle kunna se ut frågar hon Ashley om hon vill att hon försöker ta kontakt med familjens allmänläkare för att boka ett besök nära i tid till barnen och även någon form av rådgivning kring hur Ashley kan få hjälp med uppvärmningsfrågan. Ashley tar gärna emot all hjälp hon kan få då hon saknar ett eget skyddsnät och är osäker på vilka rättigheter hon har gentemot den privata hyresvärden. Barnhälsosjuksköterskan ringde vårdcentralen och fick en akuttid till barnen under följande dag. Hon ringde även till en lokal resurs i kommunen, informerade dem om familjens situation och fick en tid för Ashley senare samma dag så hon kunde få hjälp med att söka ett nödbidrag för att kunna skaffa sig ett litet elektriskt värmeelement. Dessutom gav barnhälsosjuksköterskan Ashley telefonnumret till kommunens konsumentombudsman för att hon skulle kunna få information och råd kring situationen med den privata hyresvärden. Resultat: Senare samma dag träffade Ashley den lokala resursen i kommunen enligt överenskommelse och fick omedelbart pengar till två värmeelement. Hon talade även med kommunens konsumentombudsman som gav henne råd om vad hon kunde säga till sin privata hyresvärd samt rådde henne att göra en anmälan för att få till en miljöhälsoinspektion. Emma och hennes syster träffade allmänläkaren dagen därpå. Läkaren bedömde flickorna som allmänt välmående men drabbade av vanlig förkylning och förskrev barnalvedon. Barnhälsosjuksköterskan ringde upp Ashley dagen därpå som en första uppföljning av situationen. De bestämde då att hon skulle ringa upp igen i början av följande vecka då hon uppfattade att familjen levde isolerad från andra och att de skulle kunna dra fördel av ytterligare råd och information. När det akuta problemet med värmen nu var löst kunde Emma engagera sig mer i de rutinmässiga utvecklingsbedömningarna. Crown copyright 2016 ISBN: REGION KRONOBERG Sida 29 59

60 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(1) Kommunstyrelsen 164 Utemiljö för skolor och förskolor Ärendenummer KS 2018/97 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att tidigarelägga projektet, Skolans utemiljöer, till 2018 för en sammantagen budget om 14.6 mkr. Kommunfullmäktige beslutar att tillföra kommunstyrelsen 7.3 mkr år 2018 för upprustning av 13 utemiljöer inom skola och förskola. Tekniska förvaltningen får i uppdrag att genomföra projektet Skolans utemiljöer till en sammantagen budget om 14,6 mkr varav investeringen finansieras med 7,3 mkr genom bidrag från Boverket och resten genom upplåning. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Under 2018 har det funnits möjlighet att ansöka om bidrag för upprustning av utemiljöer för skolor och förskolor från Boverket. Bidrag ges med 50 procent av kostnaden för den planerade upprustningen. Bidrag beviljas för bl.a. utrustning, lekredskap, solskydd och belysning. Älmhults kommun har beviljats ett bidrag på sammanlagt kronor för verksamhetsåret För att tillvarata möjligheten att utnyttja beviljat bidrag av Boverket måste planerat projekt för skolans utomhusmiljöer tidigareläggas till hösten Projektet sker inom ramen för fastighetsavdelningens förädlingsprojekt och är sammantaget budgeterat till 14,6 miljoner över flera år ( ). Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott Tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Sammanställning över beviljade bidrag från boverket daterad Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 60

61 Tjänsteskrivelse (2) Tekniska förvaltningen Lars Lund Kommunstyrelsen Utemiljö för skolor och förskolor Ärendenummer KS 2018/97 Sammanfattning av ärendet Under 2018 har det funnits möjlighet att ansöka om bidrag för upprustning av utemiljöer för skolor och förskolor från Boverket. Bidrag ges med 50% av kostnaden för den planerade upprustningen. Bidrag beviljas för bl a utrustning, lekredskap, solskydd och belysning. Älmhults kommun har beviljats ett bidrag på sammanlagt kr för verksamhetsåret För att tillvara ta möjligheten att utnyttja beviljat bidrag av Boverket måste planerat projekt för skolans utomhusmiljöer tidigareläggas till hösten Projektet sker inom ramen för fastighetsavdelningens förädlingsprojekt och är sammantaget budgeterat till 14,6 miljoner över flera år ( ). Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Sammanställning över beviljade bidrag från boverket daterad Ärendebeskrivning Under 2018 har det funnits möjlighet att ansöka om bidrag för upprustning av utemiljöer för skolor och förskolor från Boverket. Bidrag ges med 50% av kostnaden för den planerade upprustningen. Bidrag beviljas för bl a utrustning, lekredskap, solskydd och belysning. Tekniska förvaltningen har ansökt om och beviljats bidrag för upprustning av utemiljöer för ett flertal av kommunens skolor och förskolor. Detta är en upprustning som är nödvändig och som måste genomföras under den kommande 5-årsperioden. Möjligheten att få bidrag med 50% av totalkostnaden möjliggör upprustning som har ett stort mervärde för utbildningsförvaltningens verksamhet och gynnar de framtida investeringar som är planerade för utemiljöerna från tekniska förvaltningens sida. Då bidragen endast finns tillgängliga hos Boverket under 2018 motiverar detta en omfördelning av de investeringsmedel som tekniska förvaltningen har avsatt för bl a förädlingsprojektet. Förslag till beslut Att kommunfullmäktige beslutar att tidigarelägga projektet, Skolans utemiljöer, till 2018 för en sammantagen budget om 14.6 mkr. 61

62 Tjänsteskrivelse (2) Att kommunfullmäktige beslutar att tillföra kommunstyrelsen 7.3 mkr år 2018 för upprustning av 13 utemiljöer inom skola och förskola. Att Tekniska förvaltningen får i uppdrag att genomföra projektet Skolans utemiljöer till en sammantagen budget om 14,6 mkr var av investeringen finansieras med 7,3 mkr genom bidrag från Boverket och resten genom upplåning. Lars Lund Fastighetschef Anders Nyberg Teknisk chef Beslutet skickas till Tekniska förvaltningen Ekonomienheten 62

63 Beviljade bidrag Boverket - Utemiljöer Beräknad summa Sökt bidrag 50% Egen kostnad Beviljade bidrag Bokhultets förskola kr kr kr kr Diö skola kr kr kr kr Haga förskola kr kr kr kr Hallaryd förskola kr kr kr kr Häradsbäck skola/fsk kr kr kr kr Klöxhultsskolan kr kr kr kr Liatorp skola/förskola kr kr kr kr Linnéskolan kr kr kr kr* Norregårds förskola kr kr kr kr Pjätteryds förskola kr kr kr kr Ryforsskolan kr kr kr kr Skogens förskola kr kr kr kr Violens förskola kr kr kr kr kr kr kr kr * målning av gymnastikhall godkänns ej för bidrag Samtliga summor exkl moms 63

64 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott 105 Utemiljö för skolor och förskolor Ärendenummer KS 2018/97 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Att kommunfullmäktige beslutar att tidigarelägga projektet, Skolans utemiljöer, till 2018 för en sammantagen budget om 14.6 mkr. Att kommunfullmäktige beslutar att tillföra kommunstyrelsen 7.3 mkr år 2018 för upprustning av 13 utemiljöer inom skola och förskola. Att tekniska förvaltningen får i uppdrag att genomföra projektet Skolans utemiljöer till en sammantagen budget om 14,6 mkr var av investeringen finansieras med 7,3 mkr genom bidrag från Boverket och resten genom upplåning. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Under 2018 har det funnits möjlighet att ansöka om bidrag för upprustning av utemiljöer för skolor och förskolor från Boverket. Bidrag ges med 50% av kostnaden för den planerade upprustningen. Bidrag beviljas för bl a utrustning, lekredskap, solskydd och belysning. Älmhults kommun har beviljats ett bidrag på sammanlagt kr för verksamhetsåret För att tillvara ta möjligheten att utnyttja beviljat bidrag av Boverket måste planerat projekt för skolans utomhusmiljöer tidigareläggas till hösten Projektet sker inom ramen för fastighetsavdelningens förädlingsprojekt och är sammantaget budgeterat till 14,6 miljoner över flera år ( ). Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Sammanställning över beviljade bidrag från boverket daterad Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 64

65 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslutet skickas till Tekniska förvaltningen Ekonomienheten Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 65

66 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsen 168 Kommunalförbundet Sydarkivera förbundsordning och avgift 2019 Ärendenummer KS 2018/64 Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige antar för Älmhults kommuns del förbundsordning för Sydarkivera i enlighet med förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige , 7 2. Kommunfullmäktige upprepar sitt tidigare beslut om att inte överlämna arkivmyndighetsansvaret från kommunstyrelsen till Sydarkivera. 3. Kommunfullmäktige godkänner sin del av den för 2019 budgeterade kostnaden för Sydarkivera, vilket motsvarar två tredjedelar av ordinarie medlemsavgift för kommunen baserat på kommunens invånarantal 31 december Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Älmhults kommun är sedan medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Syftet med medlemskapet har varit att förbundet ska sköta den långsiktiga digitala arkiveringen av kommunens information. Kommunfullmäktige har vid följande tillfällen antagit nya eller reviderade förbundsordningar för Sydarkivera: , , 23 Sydarkiveras förbundsfullmäktige har , 7 antagit ny förbundsordning och översänt denna till medlemskommunerna för antagande av respektive kommunfullmäktige. Den nya förbundsordningen förtydligar ytterligare processen för utträde ur förbundet, samt godkänner att tre nya kommuner upptas som förbundsmedlemmar. Kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner har att godkänna den nya förbundsordningen för att den ska träda i kraft. Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 66

67 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige har även att godkänna kommunens förbundsavgift till Sydarkivera för Kommunfullmäktige har , 168 begärt utträde ur Sydarkivera. Uppsägningstiden vid utträde är tre år. Den nya förbundsordningen påverkar i viss mån förutsättningarna för utträde, framför allt vad gäller förbundsavgiftens storlek under uppsägningstiden. Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Förbundsordning, antagen av förbundsfullmäktige , 7 Utdrag ur förbundsfullmäktiges protokoll , 7 8 Gällande förbundsordning, antagen av kommunfullmäktige , 10 Budget för Sydarkivera 2019, daterad Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 67

68 Tjänsteskrivelse (3) Kommunledningsförvaltningen Henrik Dahlström Kommunstyrelsen Kommunalförbundet Sydarkivera förbundsordning och avgift Ärendenummer KS 2018/64 Sammanfattning av ärendet Älmhults kommun är sedan medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Syftet med medlemskapet har varit att förbundet ska sköta den långsiktiga digitala arkiveringen av kommunens information. Kommunfullmäktige har vid följande tillfällen antagit nya eller reviderade förbundsordningar för Sydarkivera: , , 23 Sydarkiveras förbundsfullmäktige har , 7 antagit ny förbundsordning och översänt denna till medlemskommunerna för antagande av respektive kommunfullmäktige. Den nya förbundsordningen förtydligar ytterligare processen för utträde ur förbundet, samt godkänner att tre nya kommuner upptas som förbundsmedlemmar. Kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner har att godkänna den nya förbundsordningen för att den ska träda i kraft. Kommunfullmäktige har även att godkänna kommunens förbundsavgift till Sydarkivera för Kommunfullmäktige har , 168 begärt utträde ur Sydarkivera. Uppsägningstiden vid utträde är tre år. Den nya förbundsordningen påverkar i viss mån förutsättningarna för utträde, framför allt vad gäller förbundsavgiftens storlek under uppsägningstiden. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Förbundsordning, antagen av förbundsfullmäktige , 7 Utdrag ur förbundsfullmäktiges protokoll , 7 8 Gällande förbundsordning, antagen av kommunfullmäktige , 10 Budget för Sydarkivera 2019, daterad

69 Tjänsteskrivelse (3) Ärendebeskrivning Den nya förbundsordningen innebär att kommuner som väljer att utträda ur förbundet har rätt till reducerad förbundsavgift under uppsägningstidens två sista år, förutsatt att kommunen inte har överlämnat några arkivhandlingar till Sydarkivera. Då Älmhults kommun konsekvent har avstått från att överlämna arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera har inga handlingar kunnat överlämnas. Älmhults kommun har därmed möjlighet att i sin utträdesprocess dra fördel av den nya förbundsordningens möjligheter till reducerad avgift. Övriga förändringar av förbundsordningen, främst tillägg om de nya medlemmarna Lomma, Mörbylånga och Nybro kommuner har kommunledningsförvaltningen inga invändningar mot i en situation där Älmhults kommun håller på att avveckla sitt medlemskap. Utifrån ovanstående stycken rekommenderar kommunledningsförvaltningen att kommunfullmäktige antar den nya förbundsordningen. För att kunna verkställa kommunfullmäktiges beslut om utträde måste en överenskommelse med Sydarkivera formellt träffas. Då förutsättningarna för en sådan överenskommelse i sin helhet regleras av förbundsordningen ( 13) bedömer förvaltningen att överenskommelsen är ren verkställighet inte kräver särskilt politiskt beslut. Kommunfullmäktige kommer att meddelas om överenskommelsen, som kommer att träffas under andra halvåret Kommunfullmäktige har även att godkänna förbundsavgift för Principen är att kommunerna betalar en medlemsavgift motsvarande 27 kronor per kommuninvånare och år. För Älmhults del motsvarar detta cirka kronor för 2019, beroende på invånarantalet 31 december Älmhults kommun ska dock utifrån den nya förbundsordningen endast betala två tredjedelar av summan för Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar för Älmhults kommuns del förbundsordning för Sydarkivera i enlighet med förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige , 7 2. Kommunfullmäktige upprepar sitt tidigare beslut om att inte överlämna arkivmyndighetsansvaret från kommunstyrelsen till Sydarkivera. 3. Kommunfullmäktige godkänner sin del av den för 2019 budgeterade kostnaden för Sydarkivera, vilket motsvarar två tredjedelar av ordinarie medlemsavgift för kommunen baserat på kommunens invånarantal 31 december Henrik Dahlström Utredare Roland Eiman Kommunchef 69

70 Tjänsteskrivelse (3) Beslutet skickas till Sydarkivera Ekonomienheten 70

71 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott 107 Kommunalförbundet Sydarkivera förbundsordning och avgift 2019 Ärendenummer KS 2018/64 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige antar för Älmhults kommuns del förbundsordning för Sydarkivera i enlighet med förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige , 7 2. Kommunfullmäktige upprepar sitt tidigare beslut om att inte överlämna arkivmyndighetsansvaret från kommunstyrelsen till Sydarkivera. 3. Kommunfullmäktige godkänner sin del av den för 2019 budgeterade kostnaden för Sydarkivera, vilket motsvarar två tredjedelar av ordinarie medlemsavgift för kommunen baserat på kommunens invånarantal 31 december Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Älmhults kommun är sedan medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Syftet med medlemskapet har varit att förbundet ska sköta den långsiktiga digitala arkiveringen av kommunens information. Kommunfullmäktige har vid följande tillfällen antagit nya eller reviderade förbundsordningar för Sydarkivera: , , 23 Sydarkiveras förbundsfullmäktige har , 7 antagit ny förbundsordning och översänt denna till medlemskommunerna för antagande av respektive kommunfullmäktige. Den nya förbundsordningen förtydligar ytterligare processen för utträde ur förbundet, samt godkänner att tre nya kommuner upptas som förbundsmedlemmar. Kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner har att godkänna den nya förbundsordningen för att den ska träda i kraft. Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 71

72 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunfullmäktige har även att godkänna kommunens förbundsavgift till Sydarkivera för Kommunfullmäktige har , 168 begärt utträde ur Sydarkivera. Uppsägningstiden vid utträde är tre år. Den nya förbundsordningen påverkar i viss mån förutsättningarna för utträde, framför allt vad gäller förbundsavgiftens storlek under uppsägningstiden. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Förbundsordning, antagen av förbundsfullmäktige , 7 Utdrag ur förbundsfullmäktiges protokoll , 7 8 Gällande förbundsordning, antagen av kommunfullmäktige , 10 Budget för Sydarkivera 2019, daterad Beslutet skickas till Sydarkivera Ekonomienheten Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 72

73 Transumt ur förbundsfullmäktiges protokoll från den 6 april Dnr. Sark Anslutning av nya medlemmar. Sammanfattning Under år 2016 har diskussioner skett med ett antal kommuner om medlemskap i vårt förbund. Dessa diskussioner har utmynnat i att Lomma, Mörbylånga och Nybro kommuner har tagit beslut om anslutning till vårt förbund och har inlämnat avsiktsförklaringar. Ingen kommun har ännu tecknat anslutningsöverenskommelse. Diskussioner har förts med nuvarande landstinget Blekinge och Region Blekinge i och med deras samgående. Förvaltningen förväntar sig att en avsiktsförklaring lämnas under 2: a halvan av mars månad av landstingsstyrelsen Blekinge. I och med att ett landsting/ region eventuellt vill bli medlem bör en diskussion tas om medlemsavgift för en landstings- / regionorganisation. Beslutsunderlag Avsiktsförklaringar från Lomma, Mörbylånga och Nybro kommuner. Förbundsstyrelsens beslut 7 från den 2 mars Förbundsfullmäktiges beslut Lomma, Mörbylånga, Nybro kommuner godkänns som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och nya bilagor ett och två i förbundsordningen godkänns. Expediering Lomma Kommun, Mörbylånga kommun och Nybro kommun Akt 73

74 8 Dnr. Sark Förbundsordning, förändringar i samband med Växjös utträde , bl.a. Sammanfattning Växjö har begärt utträde ur förbundet. Växjö tog beslut i oktober Förhandlingar har genomförts med Växjö kommun om den överenskommelse som ska tecknas mellan förbundet och den utträdande kommunen enligt förbundets förbundsordning. Detta har resulterat i en överenskommelse som ska godkännas av förbundsfullmäktige och samtliga medlemmar. Förbundsordningen måste dessutom revideras i samband med Växjös utträde. Vidare har kommunallagen förändrats varför viss revidering av förbundsordningen behöver göras därav. En arbetsgrupp bestående av presidiet i styrelsen och förbundschef Mats Porsklev och ledamoten Ingegerd Lenander (KD) har utarbetat förslag till ny utträdesparagraf ( 13). Beslutsunderlag Förslag till ny förbundsordning från den 6 oktober 2017 Protokoll från styrelsemöte , 31 Protokoll från förbundsfullmäktige , 20 Protokoll från styrelsemöte , 40 Arbetsgruppens förslag till förändring av 13 från den 16 januari Förbundsstyrelsens beslut 8 från den 2 mars Yrkanden Per Ribacke (S) med instämmande av Nils- Ingvar Thorell (L): bifall till styrelsens förslag. Henrik Wöhlecke (M) med instämmande av Ingegerd Lenander (KD): bifall till styrelsens förslag med förändring på följande sätt: I meningen, punkt 13:2. Den ekonomiska regleringen av medlemsavgiften sker, under ovan angivna förutsättningar, enligt följande: ska ordet reglering ersättas med ordet avtrappning, samt att fullmäktige uppmanar samtliga gamla och nya medlemmar att anta denna förbundsordning innan september månads utgång. Propositionsordning Ordföranden ställer förbundsstyrelsens förslag mot Henrik Wöhleckes (M) med fleras yrkande på detsamma och finner att Henrik Wöhleckes (M) med fleras förslag är bifallet. 74

75 8, forts. Dnr. Sark Förbundsfullmäktiges beslut Förslag till ny förbundsordning från den 6 oktober 2017 godkänns. I ovanstående förslag godkänns arbetsgruppens förslag till ny 13 med ovanstående förändring att punkt 13:2 ändras enligt Henrik Wöhleckes yrkande ovan och nya bilagor ett och två. Förbundsordningen skickas till samtliga nya och gamla förbundsmedlemmar för antagande då förändringarna är av sådan art att alla förbundsmedlemmar ska godkänna förändringarna. Växjö kommuns utträde 2019 godkänns i och med att förbundsfullmäktige antar denna förbundsordning. Älmhults kommuns utträde kan först godkännas efter det att en undertecknad överenskommelse enligt förbundsordningens 13 föreligger förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktige uppmanar samtliga gamla och nya medlemmar att anta denna förbundsordning innan september månads utgång. Expediering: Samtliga medlemskommuners fullmäktige Lomma Kommun, Mörbylånga kommun och Nybro kommun Akt 75

76 Förbundsordning SYDARKIVERA Antaget av förbundsfullmäktige den 6 april 2018 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt arkivsystem, råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv samt arkivmyndighetsfunktioner. 76

77 Antagen av samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. Innehållsförteckning 1 Namn och säte Medlemmar Ändamål Organisation Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelsen Revisorer Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden Andel i tillgångar och skulder Kostnadsfördelning, m.m Styrning, insyn, samråd m.m Budgetprocessen m.m Utträde m.m Likvidation och upplösning Tvister Arvoden Ändringar i förbundsordningen Särskilda bestämmelser

78 Förbundsordning SYDARKIVERA Förbundsordning för Kommunalförbundet SYDARKIVERA Förbundsordningen gäller från och med Namn och säte 1.1 Kommunalförbundets namn är SYDARKIVERA. 1.2 Kommunalförbundet har sitt säte i Alvesta. 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar i kommunalförbundet framgår av bilaga 1. 3 Ändamål 3.1 Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen (Arkivlag 1990:782) och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet. Kommunalförbundet ska särskilt skapa och förvalta en digital bevarandeplattform för digital information för slutarkivering och förvalta överlämnad digital information, härefter kallat Uppdraget. Uppdraget ska fullgöras med iakttagande av vad som i kommunallagen (2016/17:171) stadgas om kommunalförbund med de ändringar och tillägg som framgår av denna förbundsordning. Förbundet ska fullgöra myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente. Bastjänster 3.2 Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform samt informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter samt myndighetsutövningsuppgifter hädanefter kallat Bastjänster. 3.3 Inom ramen för Bastjänsterna ska kommunalförbundet, genom information, rådgivning och annat stöd underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation. Kommunalförbundet ska vidare vara förbundsmedlemmarna behjälpliga i arbetet med framtagande av informationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar och systematiska arkivförteckningar. 3 78

79 3.4 Inom ramen för Bastjänsterna åligger det också kommunalförbundet att biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom området arkivering samt genomföra utbildningsinsatser inom arkivområdet. 3.5 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna efter samråd med samtliga medlemmar fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för arkivering av förbundsmedlemmarnas information. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. 3.6 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemmarnas överlämnande av information från IT-baserade verksamhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för leverans och avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 3.7 I Bastjänsterna ingår att biträda förbundsmedlemmarna med kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av IT-baserade verksamhetssystem. 3.8 I Bastjänsterna ingår inte sådant internt arbete med förberedelser för arkivläggning som varje förbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera, exempelvis rensning och gallring. 3.9 De uppgifter som överlämnas utöver bastjänsterna regleras och finansieras i enlighet med bestämmelserna i Anslutande tjänster 3.10 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål och kan t.ex. innebära helt eller delat övertagande av analogt arkivmaterial. Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst därmed blir uppgifter för kommunalförbundet. Ersättning för särskilt överlämnade uppgifter enligt denna punkt 3.10 utgår i enlighet med punkt 10.5 nedan. 4 Organisation 4.1 Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. 4.2 För förbundsstyrelsen gäller reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 4.3 Förbundsstyrelsen får tillsätta de organ den anser behövs för fullgörande av förbundsstyrelsens uppgifter. Interimsorgan får inrättas. Delegation kan beslutas i enlighet med kommunallagens bestämmelser. 4 79

80 5 Förbundsfullmäktige 5.1 Antalet ledamöter i förbundsfullmäktige ska vara lika med antalet medlemmar i förbundet. För varje ledamot ska en ersättare utses. 5.2 Varje förbundsmedlem ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare. 5.3 Ordinarie fullmäktige sammankallas två gånger per år. Extra fullmäktige kan sammankallas vid behov. 5.4 Val av ledamot och ersättare ska ske i förbundsmedlems fullmäktige. 5.5 Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. 5.6 Förbundsfullmäktige väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter ordförande och två vice ordförande. Innehavare av posterna ska komma från olika kommuner. 5.7 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat fr.o.m. den 1 januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 5.8 När val sker första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 5.7 ovan, vara tiden intill slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. 5.9 I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i Förbundsfullmäktige ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas Förbundsfullmäktige äger rätt att uppdra åt förbundsstyrelsen att besluta i ärenden som det annars enligt 3 kap 9 kommunallagen ankommer på fullmäktige att besluta om och därigenom vara ställföreträdare för fullmäktige Rätt att väcka ärenden till fullmäktige har: förbundsmedlem genom respektive fullmäktige förbundsstyrelsen ledamot i förbundsfullmäktige 5.12 Förbundsfullmäktigesammanträden är offentliga Beslut i förbundsfullmäktige fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst. 6 Förbundsstyrelsen 6.1 Förbundsstyrelsen utses av förbundsfullmäktige och ska bestå av minst sju ledamöter med minst sju ersättare och maximalt 11 ledamöter och 11 ersättare. Medlemskommun som vid tidpunkten för val till kommunfullmäktige i hela landet har över invånare ska alltid ha en ledamot som fast representation i styrelsen. Förbundsstyrelsen bör ha så bred representation som möjligt. 5 80

81 6.2 Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare väljs för fyra år med en mandattid som gäller från och med den tidpunkt då de väljs av förbundsfullmäktige och till och med tidpunkten för förbundsfullmäktiges nästkommande ordinarie val till förbundsstyrelse efter det val då styrelseledamoten eller ersättaren utsågs. 6.3 Förbundsmedlem som inträder under pågående mandatperiod kan få representation i förbundsstyrelsen tidigast efter nästkommande val till kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner. 6.4 Förbundsfullmäktige utser för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande i förbundsstyrelsen. Innehavare av dessa uppdrag ska komma från olika kommuner. I fråga om valbarhet och sättet att utse övriga ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas. 6.5 Ersättarna inträder i den turordning förbundsfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid proportionellt val inträder i stället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen (1992:339) om proportionellt valsätt. 6.6 Ärenden i förbundsstyrelsen får väckas av ledamot i förbundsstyrelsen förbundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen organ under förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen har medgivit sådan rätt 6.7 Kommunstyrelsens ordförande, vice ordförande eller ansvarigt kommunalråd hos förbundsmedlemmarna har alltid rätt att närvara och yttra sig vid sammanträde med förbundsstyrelsen. 6.8 Förbundsstyrelsen avgör i övrigt själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen har rätt att närvara och yttra sig vid förbundsstyrelsens sammanträden. 6.9 Förbundsstyrelsen får besluta att sammanträde med förbundsstyrelsen ska vara offentligt Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende den information och de uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalförbundet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn i enlighet med föreskrifterna i arkivlagen och av förbundsfullmäktige fastställt styrdokument Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet åt förbundet. 7 Revisorer 7.1 Kommunalförbundet ska ha tre revisorer. Gäller från och med mandatperioden För revisorerna gäller föreskrifter i reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 7.3 Förbundsfullmäktige utser revisorer från förbundsmedlemmarna. 6 81

82 7.4 Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i förbundsstyrelsen. 7.5 Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisionsberättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlämnas till förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för förbundet i dess helhet. 7.6 Revisorerna i kommunalförbund är skyldiga att på begäran lämna upplysningar till de förtroendevalda revisorerna i varje kommun eller landsting som är medlem i kommunalförbundet. 8 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden 8.1 Kommunalförbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella webbanslagstavla och på förbundets hemsida. 8.2 Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas ska anslås på förbundets officiella webbanslagstavla och på förbundets hemsida. 9 Andel i tillgångar och skulder 9.1 Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder. Andelen utgörs av den andel av de totala avgifter som lämnats enligt paragraf 10 som respektive förbundsmedlem erlagt under kommunalförbundets tre senaste verksamhetsår. 9.2 Förbundsmedlemmarna ansvarar för täckande av eventuell uppkommande brist i enlighet med i 9.1 ovan angiven fördelningsgrund. Samma fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalförbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle komma att upplösas. 10 Kostnadsfördelning, m.m Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från förbundsmedlemmarna i enlighet med vad som nedan anges beträffande kostnader för bastjänster och ersättning för särskilt överlämnade uppgifter Kostnaderna för bastjänsterna ska fördelas mellan förbundsmedlemmarna med de summor som anges i bilaga 2 till denna förbundsordning. Förbundsmedlemmarna faktureras kvartalsvis i förskott Förbundsfullmäktige ska årligen ta ställning till medlemsavgiftens storlek med beaktande av de erfarenheter som vunnits av förbundets verksamhet avseende kostnaderna för bastjänster och arkivläggning av information från olika verksamhetssystem samt dess storlek och innehåll. Denna fråga ska hanteras i samband med överläggningar mellan förbundsmedlemmarna om kommunalförbundets budgetförutsättningar. Vid behov får fördelningsfrågan föras till beslut i samtliga förbundsmedlemmarnas fullmäktigeförsamlingar. 7 82

83 10.4 Den i punkterna 10.2 och 10.3 ovan bestämda kostnadsfördelningen mellan förbundsmedlemmarna ska bli föremål för justering om det inträder ny medlem i förbundet. För ny förbundsmedlem kommer en särskild engångsavgift, baserad på den inträdande kommunens invånarantal, tas ut i samband med inträde (se bilaga 2) När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter enligt punkt 3.9 ovan (Anslutande tjänster) till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen) Kommunalförbundet får uppta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad förbundsmedlemmarna särskilt har godkänt. Förbundet får inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan förbundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller, i fråga om förbundsmedlemmarnas inbördes ansvar, fördelningsregeln i punkt 10.1 ovan Kommunalförbundet får inte bilda ekonomisk förening, aktie-, handels- eller kommanditbolag eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 11 Styrning, insyn, samråd m.m Innan beslut fattas om avtal av väsentlig betydelse eller i andra frågor av större vikt eller väsentlig betydelse för förbundet ska samråd ske mellan förbundet och samtliga medlemskommuner Förbundet ska fortlöpande tillställa förbundsmedlemmarna rapporter beträffande verksamhetens ekonomi och utveckling Förbundet ska sträva efter att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom förbundets verksamhetsområde och frågor som har betydelse för förbundsmedlemmarnas samverkan i förbundet. Sådan information kan lämnas vid t.ex. årlig temadag då kommunstyrelsernas presidier och andra förtroendevalda hos förbundsmedlemmarna, samt ledande tjänstemän, ges tillfälle ta del av verksamheten hos förbundet Förbundsstyrelsen ska på begäran lämna förbundsmedlemmarnas respektive kommunstyrelse erforderligt underlag i form av yttranden och upplysningar. 12 Budgetprocessen m.m Förbundsfullmäktige ska årligen fastställa budget för kommunalförbundet inom de ekonomiska ramar och i enlighet med de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad som förbundsmedlemmarna anger som budgetförutsättningar Budgeten för nästkommande år ska fastställas av förbundsfullmäktige innan juni månads utgång. 8 83

84 12.3 Budgetarbetet ska samordnas med förbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret och en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap. 10 i kommunallagen. Sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet ska utfärdas På det sammanträde som årsredovisningen beslutas ska allmänheten beredas möjlighet att under en halvtimme före mötet ställa frågor. 13 Utträde m.m Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från närmast kommande årsskifte efter det år uppsägning skedde. Uppsägning ska anses ha skett när det föreligger ett lagakraftvunnet beslut från den utträdande förbundsmedlemmens kommunfullmäktige angående utträde samt förbundsstyrelsen har erhållit en skriftlig uppsägning från den utträdande förbundsmedlemmen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen ska ske genom en överenskommelse. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid det årsskifte som uppsägningen börjar gälla enligt ovan och ska utföras av kommunalförbundets vid var tid anlitade auktoriserade revisor. Överenskommelse ska träffas angående de av förbundet övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej. Denna överenskommelse avseende övertagna arkivhandlingar ska beakta gällande lagstiftning avseende kommuners arkivhandlingar, bl.a. arkivlagen (SFS 1990:782) eller sådan lag som har trätt i nämnda lags ställe. Utträdande medlem är under uppsägningstiden fortsatt skyldig att erlägga samtliga avgifter i enlighet med 10 och har rätt till alla bastjänster enligt ovan se 3, med nedanstående undantag se Medlem som begärt utträde och som inte har överlämnat någon arkivinformation, vare sig digital eller analog, till förbundet kan beviljas i överenskommelse enligt p.13.1, ett utträde med en ekonomisk avtrappning. Dock ligger uppsägningstiden om tre år fast. Utträdande medlem äger enbart rätt till förbundets råd- och stödverksamhet under uppsägningstiden. Den ekonomiska avtrappningen av medlemsavgiften sker, under ovan angivna förutsättningar, enligt följande: Första uppsägningsåret ska full medlemsavgift erläggas. Andra uppsägningsåret ska två tredjedelar av full medlemsavgift erläggas Tredje uppsägningsåret ska en tredjedel av full medlemsavgift erläggas De kvarvarande medlemmarna ska efter medlems utträde vid behov anta de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet, se

85 14 Likvidation och upplösning 14.1 Om förbundsmedlemmarna enhälligt beslutar om likvidation ska förbundet likvideras och dess verksamhet upphöra Likvidationen ska verkställas av förbundsstyrelsen i egenskap av likvidator Vid skifte av förbundets behållna tillgångar ska fördelningsgrunden i paragraf 10 ovan tillämpas När förbundet har trätt i likvidation, ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet får fortsättas, om det behövs för en ändamålsenlig avveckling När förbundsstyrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska förbundsstyrelsen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse över likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska också innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden Av förbundet övertaget arkivmaterial ska återbördas till den förbundsmedlem eller annan arkivmyndighet som förbundsmedlemmens kommunfullmäktige har beslutat. Till slutredovisningen ska fogas förbundsstyrelsens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 15 Tvister 15.1 Tvist mellan förbundet och dess medlemmar ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande. 16 Arvoden 16.1 Arvoden till ledamöter och ersättare i förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen respektive revisorer och revisorsersättare ska utgå enligt den till invånarantalet största kommunens arvodesbestämmelser, fram till dess förbundet har antagit egna arvodesbestämmelser. 17 Ändringar i förbundsordningen 17.1 Ändring av eller tillägg till förbundsordningen ska antas av förbundsfullmäktige och fastställs av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige med undantag från det som anges i 17.2 nedan. Förbundsfullmäktige har rätt att delegera frågan om antagande till förbundsstyrelsen

86 17.2 Ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem och utträde av medlem ska inte handläggas i den ordning som beskrivs i punkt 17.1 ovan. Förbundsfullmäktige har rätt att ensam fatta beslut om ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem eller utträde av medlem, t.ex. reglering av medlemmarnas respektive andel i tillgångar, skulder och kostnader som blir en direkt följd av ny medlems inträde eller medlems utträde. 18 Särskilda bestämmelser 18.1 Förbundet är bildat när förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige har antagit Förbundsordningen, dock tidigast 1 januari Förbundsfullmäktige beslutar när förbundsstyrelsen ska tillträda Faktiskt och rättsligt övertar förbundet totalansvaret enligt paragraf 3 ovan från förbundsmedlemmarna den 1 januari Annat kommunalförbund vars förbundsmedlemmar till minst hälften består av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt Aktiebolag och annan sammanslutning som till minst hälften ägs av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt

87 Bilaga 1 MEDLEMMAR I KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA ÄR: Alvesta kommun Borgholms kommun Bromölla kommun Eslövs kommun Hässleholms kommun Höörs Kommun Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Lomma kommun Markaryds kommun Mörbylånga kommun Olofströms kommun Osby Kommun Oskarshamns kommun Ronneby kommun Tingsryds kommun Vadstena kommun Vimmerby kommun Vellinge kommun Växjö kommun Åtvidabergs kommun Älmhults kommun Östra Göinge Kommun Region Blekinge Nybro kommun 12 87

88 Bilaga 2 MEDLEMSAVGIFTER SYDARKIVERA Fördelning av kostnaderna för bastjänsterna ska ske utifrån invånarantalet enligt SCB:s statistik för respektive medlem per 31 december året innan avgiftsåret. Regionförbund betalar samma avgift som minsta kommun. (För landsting gäller följande: Avgiften ska förhandlas fram vid varje enskilt tillfälle.) Medlemsavgifterna finansierar endast bastjänster. Anslutande tjänster finansieras i enlighet med särskilda avtal och beslut. För 2018 är avgifterna enligt nedan och förändras vid ordinarie budgetprocess och efter anslutningsöverenskommelse. Alvesta kommun Borgholm Bromölla Eslöv Hässleholm Höör Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Lomma kommun Markaryds kommun Mörbylånga kommun Nybro kommun Olofströms kommun Osby Oskarshamn Region Blekinge Ronneby kommun Tingsryds kommun Vadstena kommun Vellinge Vimmerby Växjö kommun Åtvidaberg Älmhults kommun Östra Göinge Summa

89 INTRÄDESAVGIFT FÖR NY MEDLEM VID SENARE TIDPUNKT ÄN Engångsavgift för ny medlem baseras på invånarantal och antalet år eller del av år efter uppstart av förbundet. Fastställande av avgiften och det antal år eller del av år som avgiften ska baseras på delegeras till förbundsstyrelsen. Avgiften får inte understiga 4 kr x antalet invånare inom kommunens verksamhetsområde (landstings inträdesavgift ska förhandlas fram vid varje enskilt tillfälle.). Vid beräkning av inträdesavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december året innan ny medlem träder in

90 Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Budget 2018 plan Telefon Datum Version 1.0 Sida 1 av 4 Ekonomisk budget med verksamhetsmål Med plan för Inledning och Mål... 2 Resultaträkning... 6 Investeringsbudget

91 Kommunalförbundet Sydarkivera Sida 2 av 6 Inledning Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 med medlemskommunerna Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt Region Blekinge. Sydarkivera är en organisation med en tydlig målsättning att skapa en rationell och långsiktigt hållbar lösning för förbundsmedlemmarnas informationsförvaltning. Förbundet erbjuder en gemensam arkivorganisation som förvaltar digitalt slutarkiv och hanterar digitala arkivleveranser tillsammans med förbundsmedlemmarnas systemförvaltningsorganisationer. För att säkerställa en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten hos förbundsmedlemmarna en avgörande förutsättning. Sydarkivera erbjuder därför utbildning, råd och stöd när det gäller informationshantering och arkiv. Detta kommer på sikt att göra arbetet med digitala arkivleveranser och digitalt bevarande enklare och mer kostnadseffektivt. För att säkerställa kvalitén ingår tillsyn, gemensamma standarder och riktlinjer i uppdraget. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt. Utifrån förbundsmedlemmarnas behov och önskemål utökas förbundets verksamhet med anslutande tjänster för analoga arkiv (pappersarkiv) och dataskydd. Dessa tjänster avtalas särskilt med berörda förbundsmedlemmar och finansieras separat. Sydarkivera får även frågor om digitalisering av analoga handlingar, detta ingår inte i befintliga uppdrag, men kan utredas som anslutande tjänst om förbundsmedlemmarna begär det. Vision Sydarkivera ett arkiv värt att lita på. Vi tror på en effektiv digital informationsförvaltning som säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar nu och för all framtid till nytta för demokratin, rättssäkerheten, forskningen och för miljön. God ekonomisk hushållning Enligt Kommunallagen ska kommunalförbundet ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. En god ekonomisk hushållning innebär inte enbart att räkenskaperna går ihop, utan innefattar även ett krav på att pengarna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt. Mot bakgrund av detta har förbundsfullmäktige vid sitt sammanträde fastställt följande långsiktiga verksamhetsmål är styrande för kommunalförbundet Sydarkivera: Arbeta för att våra medlemmar ska ha ett helt digitalt flöde avseende informationshantering och arkiv Medverka till samhällets omställning att bli hållbart genom att ställa krav på hållbarhet i all vår utveckling Uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Utveckla verksamheten för att realisera förväntade nyttor för förbundsmedlemmarna 91

92 Kommunalförbundet Sydarkivera Sida 3 av 6 De långsiktiga verksamhetsmålen är för 2019 års budget nedbrutna i nedanstående specifika verksamhetsmål. Verksamhetsmål för 2019 Råd och stöd Beskrivning Mallarna inom konceptet VerkSAM samt övriga mallar och rutinbeskrivningar Genomföra kompetensutvecklande åtgärder baserat på förbundsmedlemmarnas behov. Intensivutbildningar på plats hos förbundsmedlemmar Workshopar för informationskartläggning Stöd i samband med att förbundsmedlemmarna upphandlar nya verksamhetssystem Kommunbesök med planerad tillsyn inom verksamhetsområdena Skola Händelsestyrd tillsyn Regional samordning Mål Plan för uppdatering av mallar. 2 temadagar 5 10 nätverksträffar Grundutbildning motsvarande två heldagar. Utbildningsfilm, målgrupp arkivansvariga, lanseras. Utarbeta 1 5 korta informationsfilmer i samarbete med andra aktörer. Genomföra utbildning på plats hos nya förbundsmedlemmar. Erbjuda 2 5 utbildningstillfällen på geografiskt spridda platser. Genomföra 1 2 workshopar i månaden tillsammans med förbundsmedlemmar för kartläggning av prioriterade verksamhetsprocesser Skola. Ta fram skriftliga tips och råd för upphandling av 1 3 typer av verksamhetssystem. Genomföra tillsyn enligt beslutad tillsynsplan hos samtliga förbundsmedlemmar som antagit arkivreglemente med Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Erbjuda kommunbesök hos övriga. Informera om möjlighet att påkalla tillsyn samt genomföra påkallade tillsynsbesök. Arrangera 3 6 regionala nätverksträffar. Digitala arkivleveranser Beskrivning Leveransutredningar Systeminventering Uttag från inaktiva system Utredning inaktiva system Löpande arkivering från aktiva verksamhetssystem inom hälsa och socialt stöd. Mål Påbörja leveransutredningar inom sex månader från att behov identifieras. Slutföra leveransutredningar inom två år från uppstart. Kommunicera pågående leveransutredningar till förbundsmedlemmarna i samband med budgetprocessen och nätverksträffar. Komplettera uppgifter i inventeringen som genomfördes Genomföra inventering hos nya förbundsmedlemmar. Ajourhålla systemlista. Genomföra 5 7 databasuttag tillhörande inaktiva verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande. Genomföra snabbutredning av de inaktiva system som rapporterats in i systeminventeringen 2018, som underlag för att starta leveransutredning eller ej. Ta emot akter som ska slutarkiveras från 40 % av förbundsmedlemmarna. 92

93 Kommunalförbundet Sydarkivera Webbarkivering Äldre digitalt material Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS Genomföra en årlig insamling av förbunds medlemmars externa webbplatser. Genomföra extra insamlingstillfällen när förbundsmedlem byter webb. Testinsamling av övriga webbplatser (tex. Kommunala bolag och övriga kommunala organisationer med egna domäner). Fortsätta arbetet med att utreda lösningsförslag och ta fram rutiner för överföring av information till bevarandeplattform Anpassa paketstrukturen för tre leveranstyper Bidra med resurser eller delta i tester i samband med 1 3 utvecklingsprojekt Sida 4 av 6 Digitalt arkivsystem Den grundläggande bevarandeplattformen som infördes förväntas motsvara de behov som finns Beskrivning Verktygslådan för bevarandetjänster (Sydarkivera Tools) Flödesmotor för att köa upp jobb för bevarandetjänster Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Plattform för utlämnande Bevarandeplattform Anslutande tjänster Analoga arkiv Beskrivning Förvalta överlämnade analoga arkiv Upphandla och införa arkivförteckningssystem Mål Komplettering av bevarandetjänster. Behov identifieras i samband med leveransutredningar. Anpassning för att hantera nya bevarandetjänster. Implementera 1 2 beslutade FGS:er 1 2 data enkla databaser med möjlighet till direkt åtkomst från kommunarkiv. Starta planering inför eventuella behov av anpassningar eller upphandling inför Mål Sydarkivera är hel arkivmyndighet och förvaltar centralarkiven hos Oskarshamn, Vadstena och Östra Göinge, Region Blekinge samt ett antal kommunalförbund och kommunala bolag som ägs av förbundsmedlemmarna. Införande slutförs. Utbildning, gemensamma rutiner och uppföljning. Budget och mål för den övriga anslutande tjänsten kan inte beslutas förrän avtal är klara med de förbundsmedlemmar som så önskar. Administration Beskrivning Rutiner och instruktioner Internutbildningar Mål Utarbeta rutiner och instruktioner med utgångspunkt från beslutad förbundspolicy. Enligt utbildningsplan. 93

94 Kommunalförbundet Sydarkivera Sida 5 av 6 Långsiktiga finansiella mål För ekonomin ska även anges finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Följande långsiktiga finansiella mål är styrande för kommunalförbundet Sydarkivera: En balanserad budget och flerårsplan utan höjning av medlemsavgifterna En ekonomi i balans utgår en miniminivå för det ekonomiska resultatet på kort sikt. Resultatet bör vara tillräckligt stort så att motsvarande servicenivå kan garanteras även för nästkommande generation utan att den ska behöva uttaxeras en högre medlemsavgift. Årets resultat av Sydarkiveras totala intäkter ska uppgå till minst två (2) procent Ett överskott i verksamheten skapar förutsättningar för att långsiktigt finansiera ny och reinvesteringar av anläggningstillgångar, långsiktigt finansiera de pensionsåtaganden som redovisas och en beredskap för oförutsedda kostnader. Nettoinvesteringarnas andel av medlemsintäkter och statsbidrag bör inte överstiga 10 % Förbundets likviditet Målet för Sydarkivera är att ha en likviditet som motsvarar en månads löneutbetalningar inklusive de förtroendevaldas arvoden och ersättningar. Soliditeten ska vara oförändrad Sydarkivera har inga egna lån. De skulder som förbundet har består därför av kortfristiga skulder till leverantörer. Det innebär också att investeringar har finansierats med egna medel. Personalmål Sydarkivera har målsättningen om fortsatt låga sjukskrivningstal och en god personalpolitik. Kommentarer gällande intäkter och kostnader Budgeterade medlemsavgifter för verksamhetsåret 2019 bygger på följande medlemmar i förbundet: Medlem Andel i förbundet Alvesta 3,5 % Borgholm 1,9 % Bromölla 2,2 % Eslöv 5,9 % Hässleholm 9,2 % Höör 2,9 % Karlskrona 11,8 % Karlshamn 5,7 % Lessebo 1,6 % Ljungby 5,0 % Markaryd 1,8 % Olofström 2,4 % Osby 2,3 % Oskarshamn 4,8 % Ronneby 5,3 % Region Blekinge 1,6 % Tingsryd 2,2 % Vadstena 1,3 % Vellinge 6,3 % 94

95 Kommunalförbundet Sydarkivera Vimmerby 2,8 % Växjö 11,8 % Älmhult 3,0 % Åtvidaberg 2,1 % Östra Göinge 2,6 % Sida 6 av 6 Intäkterna är beräknade på medlemsavgiften på 27 kr/kommuninvånare med undantag för Växjö och Älmhult som begärt utträde ur förbundet. På kostnadssidan är budgeten beräknad utifrån det fortsatta arbetet med arkivleveranser utifrån den plattform för långsiktigt digitalt bevarande som driftsattes under slutet av En personalförstärkning på 0,5 arkivassistenttjänst planeras 2018 för att klara anslutande tjänster kopplade till pappersarkiv vilket får följder även 2019 och framåt. Fortsatta lokalanpassningar för erforderligt skalskydd kommer också att påverka kostnaderna. Totalt budgeteras för 12, 5 tjänster Uppräkning av kostnader för personal 2020 och 2021 har gjorts enligt nationalräkenskaperna, SKL cirkulär 17:68. Nedan presenteras resultatbudget för 2019 med plan för 2020 och Budgeten upprättad utifrån att Växjö fullföljer sitt utträde och betalar 1/3 av ordinarie medlemsavgift Alvesta betalar 2/3 av ordinarie avgift 2019 och 1/ I övrigt gäller oförändrade förutsättningar vad avser anslutande tjänster som beräknats utifrån den nivå som gäller idag. Inträdesavgifter samt medlemsavgifter för eventuella nya medlemmar har inte räknats med vilket, allt annat lika, föranleder en mindre kostnadsreducering 2020 men även Generell kostnadsuppräkning har inte gjorts annat än vad som anges ovan avseende personalkostnader. RESULTATBUDGET, TKR Intäkter Avgifter från medlemskommuner* Inträdesavgifter nya medlemmar Anslutande tjänster Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER Kostnader Kostnader för personal (kkl 5) Varav anslutande tjänst Övriga verksamhetskostnader** (kkl 6,7) Varav anslutande tjänster SUMMA KOSTNADER RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR Avskrivningar RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR Finansiella intäkter Finansiella kostnader PERIODENS/ÅRETS RESULTAT *beräknat på att Växjö betalar 1/3 av ordinarie medlemsavgift 2019 och Älmhult 2/3. För 2020 betalar Älmhult 1/3 av ordinarie avgift och har till 2021 utträtt ur förbundet. ** Specifikation övriga verksamhetskostnader 2018 Lokalhyror och fastighetskostnader 962 Konsultkostnader (inkl. kostnader för revision) IT & datakommunikation 478 Resor och kurser och konferenser för medlemmars räkning 814 Övrigt (kontors och förbrukningsmaterial, kurser personalen etc) 873 Totalt

96 Kommunalförbundet Sydarkivera Sida 7 av 6 Investeringar För 2019 planeras nyinvesteringar på totalt 230tkr. Kommande år är svåra att beräkna utifrån nuvarande omfattning i verksamheten och har därför lämnats till motsvarande belopp. INVESTERINGSBUDGET (tkr) Lokalanpassningar Nät, servrar/lagring Kontors IT-utrustning Summa investeringar

97 Förbundsordning SYDARKIVERA Antaget av förbundsfullmäktige den 31 mars 2017 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt arkivsystem, råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv samt arkivmyndighetsfunktioner. 97

98 Antagen av samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. Innehållsförteckning 1 Namn och säte Medlemmar Ändamål Organisation Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelsen Revisorer Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden Andel i tillgångar och skulder Kostnadsfördelning, m.m Styrning, insyn, samråd m.m Budgetprocessen m.m Utträde m.m Likvidation och upplösning Tvister Arvoden Ändringar i förbundsordningen Särskilda bestämmelser

99 Förbundsordning SYDARKIVERA Förbundsordning för Kommunalförbundet SYDARKIVERA Förbundsordningen gäller från och med Namn och säte 1.1 Kommunalförbundets namn är SYDARKIVERA. 1.2 Kommunalförbundet har sitt säte i Alvesta. 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar i kommunalförbundet framgår av bilaga 1. 3 Ändamål 3.1 Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet. Kommunalförbundet ska särskilt skapa och förvalta en digital bevarandeplattform för digital information för slutarkivering och förvalta överlämnad digital information, härefter gemensamt kallat Uppdraget. Uppdraget ska fullgöras med iakttagande av vad som i kommunallagen (1991:900) stadgas om kommunalförbund med de ändringar och tillägg som framgår av denna förbundsordning. Förbundet ska fullgöra de myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente. Bastjänster 3.2 Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform samt informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter samt myndighetsutövningsuppgifter härefter kallat Bastjänster. 3.3 Inom ramen för Bastjänsterna ska kommunalförbundet, genom information, rådgivning och annat stöd underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation. Kommunalförbundet ska vidare vara förbundsmedlemmarna behjälpliga i arbetet med framtagande av informationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar och systematiska arkivförteckningar. 3 99

100 3.4 Inom ramen för Bastjänsterna åligger det också kommunalförbundet att biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom området arkivering samt att genomföra utbildningsinsatser inom arkivområdet. 3.5 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna efter samråd med samtliga medlemmar fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för arkivering av förbundsmedlemmarnas information. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. 3.6 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemmarnas överlämnande av information från IT-baserade verksamhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för leverans och avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 3.7 I Bastjänsterna ingår att biträda förbundsmedlemmarna med kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av IT-baserade verksamhetssystem. 3.8 I Bastjänsterna ingår inte sådant internt arbete med förberedelser för arkivläggning som varje förbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera, exempelvis rensning och gallring. 3.9 De uppgifter som överlämnas utöver bastjänsterna regleras och finansieras i enlighet med bestämmelserna i Anslutande tjänster 3.10 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål och kan t.ex. innebära helt eller delat övertagande av analogt arkivmaterial. Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst därmed blir uppgifter för kommunalförbundet. Ersättning för särskilt överlämnade uppgifter enligt denna punkt 3.10 utgår i enlighet med punkt 10.5 nedan. 4 Organisation 4.1 Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. 4.2 För förbundsstyrelsen gäller reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 4.3 Förbundsstyrelsen får tillsätta de organ den anser behövs för fullgörande av förbundsstyrelsens uppgifter. Interimsorgan får inrättas. Delegation kan beslutas i enlighet med kommunallagens bestämmelser. 5 Förbundsfullmäktige 4 100

101 5.1 Antalet ledamöter i förbundsfullmäktige ska vara lika med antalet medlemmar i förbundet. För varje ledamot ska en ersättare utses. 5.2 Varje förbundsmedlem ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare. 5.3 Ordinarie fullmäktige sammankallas två gånger per år. Extra fullmäktige kan sammankallas vid behov. 5.4 Val av ledamot och ersättare ska ske i förbundsmedlems fullmäktige. 5.5 Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. 5.6 Förbundsfullmäktige väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter ordförande och två vice ordförande. Innehavare av posterna ska komma från olika kommuner. 5.7 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat fr.o.m. den 1 januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 5.8 När val sker första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 5.7 ovan, vara tiden intill slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. 5.9 I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i Förbundsfullmäktige ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas Förbundsfullmäktige äger rätt att uppdra åt förbundsstyrelsen att besluta i ärenden som det annars enligt 3 kap 9 kommunallagen ankommer på fullmäktige att besluta om och därigenom vara ställföreträdare för fullmäktige Rätt att väcka ärenden till fullmäktige har: förbundsmedlem genom respektive fullmäktige förbundsstyrelsen ledamot i förbundsfullmäktige 5.12 Förbundsfullmäktigesammanträden är offentliga Beslut i förbundsfullmäktige fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst. 6 Förbundsstyrelsen 6.1 Förbundsstyrelsen utses av förbundsfullmäktige och ska bestå av minst sju ledamöter med minst sju ersättare och maximalt 11 ledamöter och 11 ersättare. Medlemskommun som vid tidpunkten för val till kommunfullmäktige i hela landet har över invånare ska alltid ha en ledamot som fast representation i styrelsen. Förbundsstyrelsen bör ha så bred representation som möjligt. 6.2 Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare väljs för fyra år med en mandattid som gäller från och med den tidpunkt då de väljs av förbundsfullmäktige och till och med tidpunkten för 5 101

102 förbundsfullmäktiges nästkommande ordinarie val till förbundsstyrelse efter det val då styrelseledamoten eller ersättaren utsågs. 6.3 Förbundsmedlem som inträder under pågående mandatperiod kan få representation i förbundsstyrelsen tidigast efter nästkommande val till kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner. 6.4 Förbundsfullmäktige utser för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande i förbundsstyrelsen. Innehavare av dessa uppdrag ska komma från olika kommuner. I fråga om valbarhet och sättet att utse övriga ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas. 6.5 Ersättarna inträder i den turordning förbundsfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid proportionellt val inträder i stället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen (1992:339) om proportionellt valsätt. 6.6 Ärenden i förbundsstyrelsen får väckas av ledamot i förbundsstyrelsen förbundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen organ under förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen har medgivit sådan rätt 6.7 Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande eller ansvarigt kommunalråd hos förbundsmedlemmarna har alltid rätt att närvara och yttra sig vid sammanträde med förbundsstyrelsen. 6.8 Förbundsstyrelsen avgör i övrigt själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen har rätt att närvara och yttra sig vid förbundsstyrelsens sammanträden. 6.9 Förbundsstyrelsen får besluta att sammanträde med förbundsstyrelsen ska vara offentligt Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende den information och de uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalförbundet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn i enlighet med föreskrifterna i arkivlagen och av förbundsfullmäktige fastställt styrdokument Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet åt förbundet. 7 Revisorer 7.1 Kommunalförbundet ska ha tre revisorer. Gäller från och med mandatperioden För revisorerna gäller föreskrifter i reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 7.3 Förbundsfullmäktige utser revisorer från förbundsmedlemmarna. 7.4 Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i 6 102

103 förbundsstyrelsen. 7.5 Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisionsberättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlämnas till förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för förbundet i dess helhet. 7.6 Revisorerna i kommunalförbund är skyldiga att på begäran lämna upplysningar till de förtroendevalda revisorerna i varje kommun eller landsting som är medlem i kommunalförbundet. 8 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden 8.1 Kommunalförbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 8.2 Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas ska anslås på förbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 9 Andel i tillgångar och skulder 9.1 Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder. Andelen utgörs av den andel av de totala avgifter som lämnats enligt paragraf 10 som respektive förbundsmedlem erlagt under kommunalförbundets tre senaste verksamhetsår. 9.2 Förbundsmedlemmarna ansvarar för täckande av eventuell uppkommande brist i enlighet med i 9.1 ovan angiven fördelningsgrund. Samma fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalförbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle komma att upplösas. 10 Kostnadsfördelning, m.m Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från förbundsmedlemmarna i enlighet med vad som nedan anges beträffande kostnader för bastjänster och ersättning för särskilt överlämnade uppgifter Kostnaderna för bastjänsterna ska fördelas mellan förbundsmedlemmarna med de summor som anges i bilaga 2 till denna förbundsordning. Förbundsmedlemmarna faktureras kvartalsvis i förskott Förbundsfullmäktige ska årligen ta ställning till medlemsavgiftens storlek med beaktande av de erfarenheter som vunnits av förbundets verksamhet avseende kostnaderna för bastjänster och arkivläggning av information från olika verksamhetssystem samt dess storlek och innehåll. Denna fråga ska hanteras i samband med överläggningar mellan förbundsmedlemmarna om kommunalförbundets budgetförutsättningar. Vid behov får fördelningsfrågan föras till beslut i samtliga förbundsmedlemmarnas fullmäktigeförsamlingar

104 10.4 Den i punkterna 10.2 och 10.3 ovan bestämda kostnadsfördelningen mellan förbundsmedlemmarna ska bli föremål för justering om det inträder ny medlem i förbundet. För ny förbundsmedlem kommer en särskild engångsavgift, baserad på den inträdande kommunens invånarantal, tas ut i samband med inträde (se bilaga 2) När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter enligt punkt 3.9 ovan (Anslutande tjänster) till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen) Kommunalförbundet får uppta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad förbundsmedlemmarna särskilt har godkänt. Förbundet får inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan förbundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller, i fråga om förbundsmedlemmarnas inbördes ansvar, fördelningsregeln i punkt 10.1 ovan Kommunalförbundet får inte bilda ekonomisk förening, aktie-, handels- eller kommanditbolag eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 11 Styrning, insyn, samråd m.m Innan beslut fattas om avtal av väsentlig betydelse eller i andra frågor av större vikt eller väsentlig betydelse för förbundet ska samråd ske mellan förbundet och samtliga medlemskommuner Förbundet ska fortlöpande tillställa förbundsmedlemmarna rapporter beträffande verksamhetens ekonomi och utveckling Förbundet ska sträva efter att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom förbundets verksamhetsområde och frågor som har betydelse för förbundsmedlemmarnas samverkan i förbundet. Sådan information kan lämnas vid t.ex. årlig temadag då kommunstyrelsernas presidier och andra förtroendevalda hos förbundsmedlemmarna, samt ledande tjänstemän, ges tillfälle ta del av verksamheten hos förbundet Förbundsstyrelsen ska på begäran lämna förbundsmedlemmarnas respektive kommunstyrelse erforderligt underlag i form av yttranden och upplysningar. 12 Budgetprocessen m.m Förbundsfullmäktige ska årligen fastställa budget för kommunalförbundet inom de ekonomiska ramar och i enlighet med de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad som förbundsmedlemmarna anger som budgetförutsättningar Budgeten för nästkommande år ska fastställas av förbundsfullmäktige innan juni månads utgång Budgetarbetet ska samordnas med förbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar

105 12.4 Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret och en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap. 10 i kommunallagen. Sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet ska utfärdas. 13 Utträde m.m Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från den sista dagen i den månad då uppsägning skedde. Uppsägning ska anses ha skett när det föreligger ett lagakraftvunnet beslut från den utträdande förbundsmedlemmens kommunfullmäktige angående utträde samt förbundsstyrelsen har erhållit en skriftlig uppsägning från den utträdande förbundsmedlemmen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen ska regleras i en överenskommelse. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid tiden för utträdet ur förbundet och ska utföras av kommunalförbundets vid var tid anlitade auktoriserade revisor. Överenskommelse ska träffas angående de av förbundet övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej. Denna överenskommelse avseende övertagna arkivhandlingar ska beakta gällande lagstiftning avseende kommuners arkivhandlingar, bl.a. arkivlagen (SFS 1990:782) eller sådan lag som har trätt i nämnda lags ställe. Under utträdestiden är utträdande medlem fullvärdig medlem med de begränsningar som framgår av 12. Utträdande medlem är under uppsägningstiden fortsatt skyldig att erlägga samtliga avgifter i enlighet med 10 och har rätt till alla bastjänster enligt ovan De kvarvarande medlemmarna ska efter medlems utträde vid behov anta de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet, se Likvidation och upplösning 14.1 Om förbundsmedlemmarna enhälligt beslutar om likvidation ska förbundet likvideras och dess verksamhet upphöra Likvidationen ska verkställas av förbundsstyrelsen i egenskap av likvidator Vid skifte av förbundets behållna tillgångar ska fördelningsgrunden i paragraf 10 ovan tillämpas När förbundet har trätt i likvidation, ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet får fortsättas, om det behövs för en ändamålsenlig avveckling När förbundsstyrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska förbundsstyrelsen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse över likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska också innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden

106 14.6. Av förbundet övertaget arkivmaterial ska återbördas till den förbundsmedlem eller annan arkivmyndighet som förbundsmedlemmens kommunfullmäktige har beslutat. Till slutredovisningen ska fogas förbundsstyrelsens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 15 Tvister 15.1 Tvist mellan förbundet och dess medlemmar ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande. 16 Arvoden 16.1 Arvoden till ledamöter och ersättare i förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen respektive revisorer och revisorsersättare ska utgå enligt den till invånarantalet största kommunens arvodesbestämmelser, fram till dess förbundet har antagit egna arvodesbestämmelser. 17 Ändringar i förbundsordningen 17.1 Ändring av eller tillägg till förbundsordningen ska antas av förbundsfullmäktige och fastställs av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige med undantag från det som anges i 17.2 nedan. Förbundsfullmäktige har rätt att delegera frågan om antagande till förbundsstyrelsen Ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem och utträde av medlem ska inte handläggas i den ordning som beskrivs i punkt 17.1 ovan. Förbundsfullmäktige har rätt att ensam fatta beslut om ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem eller utträde av medlem, t.ex. reglering av medlemmarnas respektive andel i tillgångar, skulder och kostnader som blir en direkt följd av ny medlems inträde eller medlems utträde. 18 Särskilda bestämmelser 18.1 Förbundet är bildat när förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige har antagit Förbundsordningen, dock tidigast 1 januari Förbundsfullmäktige beslutar när förbundsstyrelsen ska tillträda Faktiskt och rättsligt övertar förbundet totalansvaret enligt paragraf 3 ovan från förbundsmedlemmarna den 1 januari Annat kommunalförbund vars förbundsmedlemmar till minst hälften består av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja

107 förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt Aktiebolag och annan sammanslutning som till minst hälften ägs av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt

108 Bilaga 1 MEDLEMMAR I KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA ÄR: Alvesta kommun Bromölla kommun Hässleholms kommun Höörs Kommun Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Osby Kommun Oskarshamns kommun Ronneby kommun Tingsryds kommun Växjö kommun Älmhults kommun Östra Göinge Kommun Region Blekinge Vadstena Borgholm Vellinge Eslöv Åtvidaberg Hörby Vimmerby kommun

109 Bilaga 2 MEDLEMSAVGIFTER SYDARKIVERA Fördelning av kostnaderna för bastjänsterna ska ske utifrån invånarantalet enligt SCB:s statistik för respektive medlem per 31 december året innan avgiftsåret. Regionförbund betalar samma avgift som minsta kommun. (För landsting gäller följande: Avgiften baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området) Medlemsavgifterna finansierar endast bastjänster. Anslutande tjänster finansieras i enlighet med särskilda avtal och beslut. För 2018 är avgifterna enligt nedan och förändras vid ordinarie budgetprocess och efter anslutningsöverenskommelse. Alvesta kommun Borgholm Bromölla Eslöv Hässleholm Hörby Höör Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Osby Oskarshamn Region Blekinge Ronneby kommun Tingsryds kommun Vadstena kommun Vellinge Vimmerby Växjö kommun Åtvidaberg Älmhults kommun Östra Göinge

110 INTRÄDESAVGIFT FÖR NY MEDLEM VID SENARE TIDPUNKT ÄN Engångsavgift för ny medlem baseras på invånarantal och antalet år eller del av år efter uppstart av förbundet. Fastställande av avgiften och det antal år eller del av år som avgiften ska baseras på delegeras till förbundsstyrelsen. Avgiften får inte understiga 4 kr x antalet invånare inom kommunens verksamhetsområde (landstings inträdesavgift baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området). Vid beräkning av inträdesavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december året innan ny medlem träder in

111 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 1(2) Kommunstyrelsen 169 Svar på motion (L) om uppföljning av investeringsbeslut Ärendenummer KS 2017/119 Kommunstyrelsens förslag Motionen anses vara besvarad genom kommunstyrelsens yttrande. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade remittera motion angående uppföljning av investeringsbeslut till kommunstyrelsen för beredning. Liberalerna föreslår att följande åtgärder utreds: - Hur stora är överskridandena de senaste tre åren? - Hur ska fattade beslut av fullmäktige följas bättre? - Investeringar beslutade av fullmäktige ska slutredovisas till fullmäktige - Överskridanden på mer än en viss procent ska beslutas av den som beslutat om investeringen I kommunens styrsystem framgår att kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod ska fastställa en strategisk utvecklingsplan som bland annat omfattar investering- och finansieringsplan. I den revidering av befintlig investeringsprocess som pågår hanteras och värderas samtliga delar som lyfts i motionen. Motionärens förslag besvaras i kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse KS 2017/119, Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 111

112 Sammanträdesprotokoll Sidnummer, beslut 2(2) Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut KS 2017/119, Motion om uppföljning av investeringsbeslut, Justerandes signaturer Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande 112

113 Tjänsteskrivelse (5) Kommunledningsförvaltning Elisabeth Steen Ekstedt Kommunstyrelsen Svar på motion om uppföljning av investeringsbeslut Ärendenummer KS 2017/119 Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade remittera motion angående uppföljning av investeringsbeslut till kommunstyrelsen för beredning. Liberalerna föreslår att följande åtgärder utreds: - Hur stora är överskridandena de senaste tre åren? - Hur ska fattade beslut av fullmäktige följas bättre? - Investeringar beslutade av fullmäktige ska slutredovisas till fullmäktige - Överskridanden på mer än en viss procent ska beslutas av den som beslutat om investeringen I kommunens styrsystem framgår att kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod ska fastställa en strategisk utvecklingsplan som bland annat omfattar investering- och finansieringsplan. I den revidering av befintlig investeringsprocess som pågår hanteras och värderas samtliga delar som lyfts i motionen. Föreligger återrapportering samt förslag till svar på motion. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse KS 2017/119, Kommunfullmäktiges beslut KS 2017/119, Motion om uppföljning av investeringsbeslut, Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade remittera motion angående uppföljning av investeringsbeslut till kommunstyrelsen för beredning. Liberalerna föreslår att följande åtgärder utreds: - Hur stora är överskridandena de senaste tre åren? - Hur ska fattade beslut av fullmäktige följas bättre? 113

114 Tjänsteskrivelse (5) - Investeringar beslutade av fullmäktige ska slutredovisas till fullmäktige - Överskridanden på mer än en viss procent ska beslutas av den som beslutat om investeringen Hur stora är överskridandena de senaste tre åren? I kommunens årsredovisning framgår investeringsbudget, investeringsutfall och avvikelse mot investeringsbudget per nämnd varje enskilt år. Totalt har inte kommunen överskridit sin investeringsbudget något enskilt år perioden Det som inte framgår av årsredovisningen till och med år 2017 är redovisning och avvikelser för varje investeringsprojekt. Enligt kommunens övergripande styrsystem (KF ) framgår att kommunfullmäktige beslutar om investeringsbudgetramen samt principbeslut om genomförande av strategiska investeringar avseende kommande mandatperiod. Kommunstyrelsen beslutar för varje enskilt budgetår om fördelningen av investeringsbudget per nämnd och de enskilda investeringarna per objekt. Vid fördyrningar ska kommunstyrelsen fatta nytt investeringsbeslut. Det innebär att det är kommunstyrelsen som beslutar kring investeringsbudget per nämnd och per objekt, medan kommunfullmäktige beslutar kring den totala investeringsbudgetramen. Liberalerna efterlyser särskilt redogörelser för Elmeskolan, järnvägsövergång samt VA-projekt. När det gäller Elmeskolan har kommunstyrelsen fattat ett särskilt beslut 191 att genomföra en extern utvärdering av projektledning inom arbetsformen partnering. Utvärderingen som genomförs ska granska om kommunens projektledning och arbetsform i ett specifikt byggprojekt i kommunen med arbetsformen partnering varit ändamålsenlig. Utvärderingen ska också innefatta eventuella förslag till förbättringar för framtida projektformer med arbetsformen partnering. Utöver det så beviljades utbildningsnämnden ytterligare 18,5 mkr i investeringsmedel för att slutföra byggnationen. Utvärderingen beräknas vara klar under hösten Total budget för Elmeskolan är 248,5 mkr och total nettoutgift för Elmeskolan är 248,8 mkr för perioden Projektet är inte slutredovisat ännu då projektet ännu inte är helt klart. Total budget för järnvägsövergång är 33 mkr och total nettoutgift är 33 mkr för perioden Projektet är muntligen slutredovisat i samband med årsredovisning 2017 både i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige. När det gäller VA-projekt har nedan information inkommit från tekniska förvaltningen som berör viktiga projekt: Projekt: Överföringsledningar mellan väg 120 och Älmhults vattenverk För rubricerat projekt finns en investeringsbudget på 13 Mkr. Projektet är färdigställt med ett utfall på totalt 9,6 mkr. Projektet är färdigställt med ett utfall på 3,4 miljoner mindre än investeringsbudgeten. Projekt: VA Hallaryd -nytt avloppsreningsverk och renovering vattenverk i Hallaryd För rubricerat projekt finns en investeringsbudget på 11 Mkr. Projektet är färdigställt med ett utfall på 9,9 mkr. 114

115 Tjänsteskrivelse (5) Projekt: Intagsstation för råvatten i Delary För rubricerat projekt finns en investeringsbudget på 11 Mkr. Projektet är färdigställt med ett utfall på 14,4 Mkr. I detta projekt saknades budget för byggherrekostnader och kostnader för el-entreprenad som utfördes i egen regi och med hjälp av ramavtal. Här har tekniska förvaltningen tagit fram en mall för framtida projekt för att se till att alla delar i ett projekt kommer med i investeringsbudgeten. Vidare skriver förvaltningen om ökade omkostnader på ca kr på grund av att projektören glömt ta med vissa arbetsmoment i bygghandlingarna som förvaltningen fick beställa extra från entreprenören. Hur ska fattade beslut av fullmäktige följas bättre? Enligt kommunstyrelsens beslut ska investeringsuppföljning per projekt göras efter februari, april, augusti, oktober samt i årsbokslut efter december månad. Analysen ska omfatta samtliga projekt men inrikta sig på väsentlighetsprincipen, vilket innebär fokus på större avvikelser mot budget. Förutom analysen av stora avvikelser ska även annan relevant information lämnas exempelvis tidigareläggningar/förseningar av projekten. Så snart investeringen slutförts ska slutredovisning ske i närmast följande investeringsuppföljning. Av delårsrapport 1 såg investeringsuppföljningen ut enligt nedan där både budget, utfall, prognos och avvikelse tydligt framgår. I kommunens styrsystem framgår att kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod ska fastställa en strategisk utvecklingsplan som bland annat omfattar investering- och finansieringsplan. I det arbetet kan med fördel investeringsprocessen utvecklas och förbättras ytterligare med rutiner kring hantering av budgetavvikelser och uppföljning vilket redan ligger i uppdraget. Investeringar beslutade av fullmäktige ska slutredovisas till fullmäktige Kommunfullmäktige har fastställt ett styrsystem för kommunen (KF ) Av styrsystemet framgår att kommunfullmäktige beslutar om investeringsbudgetramen för den kommande mandatperioden. Kommunfullmäktige fattar också principbeslut om genomförande av de strategiska investeringar som ska genomföras under kommande mandatperiod, det vill säga de investeringar som är kopplade till kommunens utveckling, expansion eller strukturella förändringar, och som därmed kräver tillskott av driftmedel eller får större påverkan på taxorna. Dessa investeringar ska även prioriteras av kommunfullmäktige. I samband med budgetbeslutet för respektive år kan kommunfullmäktige med hänsyn till förändrade förhållanden revidera sitt beslut. 115