Personalnämnden 13 december 2017

Transkript

1 Personalnämnden Personalnämnden 13 december 2017 Sid Justering Information om Hållbart arbetsliv Nyckeltal och säkerställande av regelbunden rapportering till personalnämnden av det samlade jämställdhetsarbetet Information om handlingsplan utifrån CEMR-deklaration Information från HR-direktör Rapport avseende 2017 års internkontroll inom personalnämndens verksamhet Intern kontrollplan 2018 för personalnämnden Handlingsplan Heltid som norm Svar på skriftlig fråga från revisorerna om externa utförare Dataskyddsombud för personalnämnden Revidering av personalnämndens delegationsordning Övriga frågor Delegationsbeslut... 16

2 Personalnämnden Tid Kl Plats Kommunhuset, rum 538 A Ledamöter Närvarande 1 Tjänstgörande ersättare Tjänstgör paragraf Bodil Hansson (S), ordf. X Niklas Evaldsson (V), v ordf. X Johan Nikula (S) X Bertil Kjellberg (M) X Inga-Lisa Svanstedt (L) X Ersättare Närvarande¹ Tjänstgör paragraf Lars-Olof Boström (S) X Lena Holmberg Eriksson (S) X Helge Sjödin (C) X Marianne Oscarsson (M) X Hans Brynielsson (KD) - Personalföreträdare Ingrid Larsson Robin Fångsjö Övriga närvarande Patrik Jansson Karin Rystedt Filippa Önblad Henrik Rinstad Anna-Karin Johansson CESAM - Lärarförbundet CESAM - Vision kommunsekreterare HR-direktör projektledare HR-strateg jämställdhet och mångfald HR-strateg jämställdhet och mångfald 1 Närvaro markeras med X, frånvaro markeras med -.

3 Personalnämnden Protokollet omfattar Justeras Bodil Hansson Ordförande Inga-Lisa Svanstedt Justerare Patrik Jansson Sekreterare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Personalnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum Anslaget tas ned tidigast Överklagandetid Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Koncernstabens kansli

4 Personalnämnden Justering Till justerare utses Inga-Lisa Svanstedt med Bertil Kjellberg som ersättare.

5 Personalnämnden Information om Hållbart arbetsliv (PN ) att notera informationen. Vid dagens sammanträde har projektledare Filippa Önblad bjudits in till personalnämnden för att informera om projektet Hållbart arbetsliv. Filippa informerar om uppslutningen vid chefsdagarna och berättar om vikten av att inför kommande tillfällen kommuniceras ut förstärkt information om vilka förväntningar som finns på förvaltningscheferna och vad utbildningspaket innehåller. Inom projektet Hållbart arbetsliv erbjuds cheferna i Sundsvalls kommun kompetenshöjning inom hälsofrämjande organisation och ledarskap och Filippa berättar att det inkommit många anmälningar inför chefsdagen den 26 januari. Hon avslutar med att informera om genomförda och kommande aktiviteter och tar bland annat upp en inplanerad studieresa till Holland för de som deltar i spetsutbildningen inom hälsa, arbetsmiljö och jämställdhet (HAJ).

6 Personalnämnden Nyckeltal och säkerställande av regelbunden rapportering till personalnämnden av det samlade jämställdhetsarbetet (PN ) att notera informationen. Vid dagens sammanträde har Henrik Rinstad och Anna-Karin Johansson, HR-strateger i jämställdhet och mångfald, bjudits in för att informera personalnämnden om nyckeltal för det samlade jämställdhetsarbetet. Henrik och Anna-Karin tar bland annat upp följande punkter: Nulägesrapport om indikatorer som används för det interna jämställdhetsarbetet. Exempel på indikatorer som är fördelade på kön är antal medarbetare och chefer, skillnader i sysselsättningsgrad, uttag av VAB och sjukskrivningstal. Sjukskrivningstalen att det finns betydande könsskillnader gällande ohälsa samt att den även är högre än i övriga kommuner i landet (totalt jämförelsetal). Det framtida arbetet med att utreda och föra in fler indikatorer enligt MakeEQuality och rekommenderade nyckeltal från SKL och arbetsmiljöverket. Att ett beslutsärende i frågan är under arbete. Riktlinje systematiskt arbetsmiljö- och jämställdhetsarbete/aktiva åtgärder är planerade att tas upp för beslut i personalnämnden den 30 maj 2018.

7 Personalnämnden Information om handlingsplan utifrån CEMR-deklaration (PN ) att notera informationen. Vid dagens sammanträde har Henrik Rinstad och Anna-Karin Johansson, HR-strateger i jämställdhet och mångfald, bjudits in för att informera om framtagandet av en handlingsplan utifrån CEMRdeklarationen. Henrik och Anna-Karin informerar personalnämnden om bland annat följande punkter: Att en handlingsplan för hälsa, arbetsmiljö, och jämställdhet är under framtagande och som har ett internt fokus. Planeringen är att ärendet tas upp för beslut i kommunfullmäktige den 24 september 2018 och att utbildningsverksamhet för chefer påbörjas i slutet på Det planerade arbetet med att ta fram en ny riktlinje i anslutning till planen som handlar om kommunens utökade ansvar att arbeta med aktiva åtgärder i enlighet med den nya diskrimineringslagen. Att en handlingsplan för CEMR med ett fokus på det externa perspektivet är under framtagande. kommer att remitteras till berörda nämnder och samverkan kommer att ske med sakkunniga på förvaltningarna. CEMRhandlingsplanen är planerad att tas upp för beslut i kommunfullmäktige den 29 oktober 2018 och att utbildning av chefer påbörjas under 2019.

8 Personalnämnden Information från HR-direktör (PN ) att notera informationen. Vid dagens sammanträde informerar HR-direktör Karin Rystedt om följande: Uppdraget En anställande myndighet där det bland annat kommer att göras en fördjupad analys av hur nämnderna beslutar i personalpolitiska frågor. Syftet är att utreda hur Sundsvalls kommun ska kunna agera som en enhetlig arbetsgivare. Planeringen är att ett beslutsärende tas fram till personalnämnden den 25 april Insatser för att förstärka den arbetsinriktade rehabiliteringen. Ett mål i personalnämndens mål- och resursplan är att sänka sjukfrånvaron med två procentenheter och mot bakgrund av detta har det planerats in särskilda satsningar mot kort- och långtidssjukfrånvaron samt kommer en ny riktlinje i ärendet tas upp för beslut den 24 januari Bland annat kommer ett rehabteam inrättas samt den nya rollen rehab-koordinator. Sjukfrånvarostatistik för hela kommunen. En positiv trend som går att observera är att sjukfrånvaron har minskat, särskilt gällande långtidssjukskrivna. Återkoppling gällande utredningar vid kränkande särbehandling. Riktlinjen kommer att revideras och tydliggöras så det framgår vilken funktion som har ansvar för vad i processen. Faktainsamling görs av kommunhälsan, rekommendationer kan ges av HR-avdelningen om chefen önskar stöd och det är chefen som tar beslutet.

9 Personalnämnden Rapport avseende 2017 års internkontroll inom personalnämndens verksamhet (PN ) att godkänna rapporten över uppföljningen av 2017 års internkontroll inklusive koncernstabens utredning/pm daterad (PN ), att för egen del uttala att nämnden finner att 2017 års internkontroll har varit tillfredställande, att godkänna rapporten avseende intern kontrollpunkt 1, att avsluta internkontrollpunkt 1 i 2017 års internkontrollplan, att sjukfrånvaro ska vara en intern kontrollpunkt i nämndens internkontrollplan för 2018, samt att överlämna rapporten till kommunstyrelsen samt kommunens revisorer. Koncernstaben har, i enlighet med det av kommunfullmäktige fastställda internkontrollreglementet och personalnämndens interna kontrollplan, följt upp den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Utredning bakomliggande orsaker av ökad sjukfrånvaro slutversion Rapport förvaltningschef internkontrollpunkt 1, internkontrollplan 2017 Bilaga 1, rapport från kontrollansvarig internkontrollpunkt 1, internkontrollplan 2017

10 Personalnämnden Intern kontrollplan 2018 för personalnämnden (PN ) att godkänna förslaget till intern kontrollplan 2018 för personalnämnden. Inför verksamhetsåret 2018 har koncernstaben tagit fram ett förslag på en intern kontrollplan för personalnämnden. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Intern kontrollplan 2018 personalnämnden

11 Personalnämnden Handlingsplan Heltid som norm (PN ) att texten i handlingsplanen på sida 15 under rubriken och avtal som lyder: I det fortsatta arbetet bör det övervägas huruvida denna formulering bör ändras i förhållande till den nationella ambitionen att heltid ska vara norm, ändras till: I det fortsatta arbetet ska den nationella ambitionen om att heltid ska vara norm inarbetas i den arbetsgivarpolitiska strategin, att texten i handlingsplanen på sida 15 under rubriken och avtal som lyder: Ska t.ex. kommunen enbart bevilja lagstadgad tjänsteledighet? ändras till: Kommunen bör t.ex. endast bevilja lagstadgad tjänsteledighet, att fastställa kommunövergripande handlingsplan Heltid som norm enligt koncernstabens skrivelse (PN ), att skicka den kommunövergripande handlingsplan Heltid som norm till SKL, att uppmana Sundsvalls kommuns berörda nämnder att upprätta egna handlingsplaner med utgångspunkt från Sundsvalls kommuns övergripande handlingsplan heltid som norm (PN ), att uppföljning och eventuell revidering av den kommunövergripande handlingsplanen sker årligen, samt att uppdraget utdelat av personalnämnden (PN ) Förberedelse inför heltid som norm anses avslutat.

12 Personalnämnden Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet mellan Kommunal och SKL (HÖK 16). När heltid införs bör dessutom en sammanhållen arbetstid utan delade turer eftersträvas. En plan för arbetet ska finnas på plats senast den 31 december Planen ska utgå från verksamhetens behov och resurser. Den ska stämmas av årligen fram till den 31 maj 2021 och på så sätt fungera som utgångspunkt för det fortsatta arbetet. De centrala parterna rekommenderar att arbetsgivaren och Kommunal tar fram planen tillsammans. Överläggning Johan Nikula (S) yrkar bifall till koncernstabens förslag med följande ändringar: att texten i handlingsplanen på sida 15 under rubriken och avtal som lyder: I det fortsatta arbetet bör det övervägas huruvida denna formulering bör ändras i förhållande till den nationella ambitionen att heltid ska vara norm, ändras till: I det fortsatta arbetet ska den nationella ambitionen om att heltid ska vara norm inarbetas i den arbetsgivarpolitiska strategin, samt att texten i handlingsplanen på sida 15 under rubriken och avtal som lyder: Ska t.ex. kommunen enbart bevilja lagstadgad tjänsteledighet? ändras till: Kommunen bör t.ex. endast bevilja lagstadgad tjänsteledighet. Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är koncernstabens med Johan Nikulas (S) ändringsyrkanden. Detta blir också personalnämndens beslut. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Förslag: Handlingsplan heltid som norm

13 Personalnämnden Svar på skriftlig fråga från revisorerna om externa utförare (PN ) Personalnämnden besluta att koncernstabens skrivelse (PN ) utgör personalnämndens svar till revisionen. Revisorerna har skickat en skriftlig fråga till samtliga nämnder i Sundsvalls kommun om externa utförare. Detta är personalnämndens svar till revisionen. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Brev om externa utförare Sundsvalls kommun

14 Personalnämnden Dataskyddsombud för personalnämnden (PN ) att utse Matts Boman, Medelpads Räddningstjänstförbund, till dataskyddsombud för personalnämnden. EU:s dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation) börjar gälla den 25 maj Enligt dataskyddsförordningen ska kommunen tillhandahålla ett dataskyddsombud (DSO). Från och med den 1 november 2017 har Sundsvalls kommun, tillsammans med Timrå och Ånge kommuner, ett gemensamt dataskyddsombud vid Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF), Matts Boman. För att han ska kunna vara dataskyddsombud för respektive nämnd och bolag, måste nämnd och styrelse fatta ett aktivt beslut om det. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Uppföljning av beslut Uppföljning och utvärdering av avtalet sker årligen. Respektive kommuns kontaktperson gör detta tillsammans med dataskyddsombudet i samband med den årliga verksamhetsplaneringen som ska äga rum innan årets slut.

15 Personalnämnden Revidering av personalnämndens delegationsordning (PN ) att anta koncernstabens förslag till revidering i delegationsordningen för personalnämnden, daterad (PN ). Personalnämndens delegationsordning föreslås revideras. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN Personalnämndens delegationsordning

16 Personalnämnden Övriga frågor (PN ) Inga övriga frågor ställdes vid dagens sammanträde.

17 Personalnämnden Delegationsbeslut att godkänna redovisningen av följande delegationsbeslut. Bakgrund Personalnämndens delegationsordning föreslås revideras. Överläggning Personalnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med personalnämndens delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till personalnämnden. Redovisningen innebär inte att personalnämnden omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Delegationsbeslut PN Anmälan av delegationsbeslut fattade på delegation och med och med och med och med och med och med och med och med och med och med

18 Personalnämnden och med och med Beviljande av pensionsförstärkning från och med och med och med och med