ÅRSRAPPORT Sociala resursnämnden. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad ÅRSRAPPORT 2013 Sociala resursnämnden Revisorskollegiet ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelsegrad Mål och uppdrag Mål- och uppdragsuppföljning Mål- och uppdragsuppfyllelse s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Fördelat resultat Nämndens kommentar (utdrag ur delårsrapport 2 och årsanalys 2013) s iakttagelser Balansräkning Upplupna kostnader s bedömning PERSONAL Nyckeltal INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Familjerättsbyrån s bedömning FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN Löpande granskning ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 2 av 23

3 8.2 Fördjupade granskningar Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH FAMILJEOMSORG Nyckeltal s noteringar och granskningar BILAGA: LAGAKRAFTVUNNA DOMAR M.M ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 3 av 23

4 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Sociala resursnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms som tillräcklig då nämnden inför 2013 antagit egna nämndsmål som är tydligt kopplade till kommunfullmäktiges inriktningsmål, samt är påverkbara och tidssatta. Uppföljningsbarheten tillförsäkras genom att målens utformning indirekt anger indikatorer. Sociala resursnämndens måluppföljning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Måluppföljningen följer i princip de anvisningar som Stadskontoret meddelat i bokslutsanvisningarna. Sociala resursnämnden följer upp kommunfullmäktigemålen och samtliga 16 lokala effektmål, liksom de uppdrag från kommunfullmäktige som berör dem. Kommunfullmäktigemål följs i årsanalys 2013 upp med utgångspunkt i de egna nämndsmålen. Bland de egna nämndsmålen har 3 av 16 mål per bristande måluppfyllelse (måluppfyllelsegrad 0-50 %). Avvikelserna kan huvudsakligen förklaras av övertagandet av LSS-verksamheten 1 juli s bedömning är att Sociala resursnämndens måluppfyllelsegrad är tillräcklig. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Sociala resursnämnden följt upp anser nämnden att 12 av 22 uppdrag uppfyllda, 9 är delvis uppfyllda, 0 är ej uppfyllda och ett är inte tillämpligt. Hinder anges delvis. Enligt revisionskontorets kriterier är graden av uppdragsuppfyllelse inte helt tillräcklig. Ekonomisk styrning Sociala resursnämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Sociala resursnämnden följer de kommuncentrala anvisningarna betr. utfallsprognoser, delårsrapporter, bokslut och interna anvisningar för budgetuppföljning. Årsanalysen 2013 ger förklaring till budgetavvikelse per och innehåller kommentarer till nettokostnadsutvecklingen. Det ekonomiska resultatet per exklusive personlig assistans och statsbidrag flyktingar är ett överskott på tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Resultatet per för personlig assistans är tkr. Helårsprognosen för personlig assistans vid DR3 var ett underskott på tkr. Resultatet per för statsbidrag flyktingar är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. För verksamheterna personlig assistans och statsbidrag flyktingar har nämnden inget resultatansvar mot ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 4 av 23

5 fullmäktige. Det innebär att det inte är aktuellt att för nämnden föreslå åtgärder för att nå budgetöverensstämmelse (Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning, 7). Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Sociala resursnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms vara tillräcklig, då den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar och, i mindre mån, rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den 17 kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Planen innehåller de uppgifter som krävs enligt Malmö kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Sociala resursnämnden har följt upp kontrollplanen vid fyra tillfällen och per behandlat samtliga kontrollmoment. Rapporteringen är väl dokumenterad. Väsentlig avvikelse konstateras för sju av de rapporterade kontrollmomenten; åtgärdsförslag ges. s bedömning är att genomförandet av den interna kontrollplanen är tillräckligt. bedömer beträffande Familjerättsbyrån att vidtagna åtgärder för att undvika jävssituationer är tillräckliga. 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Enligt Sociala resursnämndens reglemente: Sociala resursnämnden ansvarar för kommungemensamma verksamheter och tjänster inom områdena socialtjänst, stöd och service till vissa funktionshindrade, serveringstillstånd för alkohol och detaljhandel med, eller servering av, folköl, enligt alkohollagen, detaljhandel med tobak enligt tobakslagen samt det brottsförebyggande och trygghetsskapande området. Sociala resursnämnden ska utgöra stöd till stadsområdesorganisationen och kommunstyrelsen. Det ankommer på sociala resursnämnden att tillhandahålla verksamheter och tjänster till dessa så att stadsområdesnämnd kan fullgöra sina åligganden enligt socialtjänstlagstiftningen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, alkohollagen och tobakslagen. Nämnden ska även svara för ärendehandläggning enligt berörd lagstiftning i de fall som följer av nämndens ansvarsområden. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 5 av 23

6 2.2 Rättslig ram Socialtjänstlagen (2001:453), Socialförsäkringsbalken (2010:110)1, HSL - Hälso- och sjukvårdslag (1982:763), Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, LSS - Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LASS - Lag (1993:389) om assistansersättning (ingår i Socialförsäkringsbalken), LVM - Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVU - Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga. 2.3 Organisation Sociala resursnämnden har nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. Ordförande för nämnden är Carina Nilsson (S), 1:e vice ordförande är Kjell Stjernholm (MP) och 2:e vice ordförande är Torbjörn Tegnhammar (M). Sociala resursnämnden har ett myndighetsutskott som fattar beslut som rör serveringstillstånd samt anmälningsärenden enligt SoL och LSS. Figur Sociala resursförvaltningens förvaltningsorganisation 2013 Källa: Malmö stads intranät Den 1 juli 2013 tillkom avdelningen för funktionsstöd och boende som följd av att LSSverksamheten övergick från stadsdelarna till Sociala resursförvaltningen. 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret 2013 Nedan följer utdrag ur Sociala resursnämndens budget 2013 och 2014, angående viktiga förändringar inför verksamhetsåret Trädde i kraft i januari Avsikten är att samla lagstiftningen på socialförsäkringsområdet i en balk. Den ersätter ett 30-tal andra lagar och författningar som till exempel lagarna om barnbidrag, arbetslöshetsförsäkring, bostadsbidrag, allmän försäkring, arbetsskadeförsäkring och assistansersättning,. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 6 av 23

7 Individ och familj LSS-verksamheten överfördes från stadsdelarna till Sociala resursnämnden Lagförslag om ökat krav på kommunerna att ta emot asylsökande ensamkommande barn. Missbruksutredningen har lett till lagförändring (HSL och SoL) som innebär lagstadgat krav på samerkan mellan kommun och landsting och att insatser i form av service för att öka tillgängligheten ska främjas. Nytt kvalitetsledningssystem inom individ- och familjeomsorgen implementeras Vård och omsorg LSS-verksamheten överfördes från stadsdelarna till Sociala resursnämnden Kommunens rehabiliteringsavdelningars (KRA) framtida uppdrag i förhållande till målgrupp och samarbetspartner har utretts. Beslut av vård- och omsorgsberedningen Vård- och boendeförmedlingen övertog ansvaret för all kvalitetsuppföljning av samtliga 615 platser i upphandlade verksamheter. Stadsområden behåller ansvaret för myndighetsutövning och hjälpmedelsförskrivning. Nytt kvalitetsledningssystem inom vård och omsorg implementeras Övrig och gemensam verksamhet Överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation överfördes till Sociala resursnämnden fr.o.m Överförmyndarnämnden har fortsatt ansvar för de resurser som avser nämndens administration, ledamöternas arvoden samt arvoden till gode män och förvaltare. Detta innebär att överförmyndarnämndens kommunbidrag som avser personal-, lokal samt övriga verksamhetskostnader överförs till Sociala resursförvaltningen, resterande del kvarstår. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Malmö stads budget 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 7 av 23

8 väg och grön att målet är uppnått. (Kommunfullmäktiges budget 2013, s 20-26). Dessutom beslutade kommunfullmäktige i budget 2013 om ett antal särskilda uppdrag Finansiella mål (Malmö kommunfullmäktiges budget 2013) För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. 3 Nämndens styrning och uppföljning verksamhetsmål och uppdrag 3.1 Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelsegrad Mål och uppdrag Sociala resursnämndens övergripande mål är att, i dialog med stadsområdesnämnder och andra aktörer, effektivt nyttja resurser och skapa mervärde för Malmöborna. Visionen är Sociala resursförvaltningen alltid bättre än förväntat. Sociala resursnämnden har beslutat om verksamhetsplan och mål 2013 med utgångspunkt från Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål (budget 2013) och andra av kommunfullmäktige beslutade relevanta planer. Verksamhetsplanen och de övergripande målen utgör grunden för avdelningarnas verksamhetsplaner 2013, där respektive verksamhet synliggör sina mål. Måluppföljning (måluppfyllelseanalys) görs normalt tre gånger/år: för 2013 i samband med delårsrapport 2 och 3 samt årsbokslut. Sociala resursnämnden har för 2013 utvecklat strategier för 20 av Malmö kommunfullmäktiges 27 inriktningsmål. För sju av målen har nämnden bedömt att de inte kan bidra till måluppfyllelse, och därför har inte någon strategi utarbetats för dessa. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 8 av 23

9 För de av kommunfullmäktiges inriktningsmål som är av stor relevans för Sociala resursnämndens verksamhet har nämnden utvecklat 16 nämndsspecifika mål som komplement till kommunfullmäktiges indikatorer. Dessa nämndsspecifika mål ses över årligen, och gäller för ett år i taget. Uppföljningsbarhet möjliggörs genom att de är utformade som effektmål, d.v.s. respektive mål anger vad som ska uppnås och när. Sociala resursnämnden har därutöver egna gemensamma målområden som visar vilka områden som alla verksamheter ska fokusera extra på under Sociala resursnämndens delverksamheter konkretiserar de gemensamma målområdena genom lokala mål. Målen i de lokala verksamhetsplanerna följs upp årligen med en verksamhetsberättelse där uppföljning av mål redovisas. För respektive gemensamt målområde har konkreta gemensamma mätpunkter tagits fram. Under hösten 2011 tillsattes en mätgrupp med uppdrag att ta fram ett system och struktur för genomförandet. Mätningar påbörjades under För varje målområde har fastställts vilken/vilka mätpunkter som finns inom området, metod för mätning, hur ofta mätningar ska ske, var i organisationen mätningar ska ske samt i vilken omfattning. I Sociala resursnämndens Uppdragsuppföljning budget 2013 beskrivs de uppdrag som ska genomföras av Sociala resursnämnden utifrån vad kommunfullmäktige har beslutat Mål- och uppdragsuppföljning Enligt bokslutsanvisningarna ska ett urval av kommunfullmäktiges inriktningsmål och indikatorer redovisas och kommenteras, vanligen utifrån dessa frågor: Hur blev det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet nämndens fortsatta arbete på området? Måluppföljningen görs tre gånger/år (2013 vid DR2, DR3 och årsbokslut). Samtliga kommunfullmäktigemål följs upp i Sociala resursnämndens årsanalys 2013 och kommenteras med Sociala resursnämndens strategier. Utöver detta följs samtliga nämndsmål upp. Måluppfyllelsegraden anges genom att respektive nämndsmål åsätts en uppfyllelsegrad på skalan 0, 25, 50, 75 respektive 100 %. Sociala resursnämndens kommentarer till måluppfyllelsegraden ger i princip svar på frågorna som ovan citeras ur bokslutsanvisningarna. De särskilda uppdragen i kommunfullmäktiges budget 2013 har följts upp av Sociala resursnämnden, med angivande av om de är uppfyllda, delvis uppfyllda respektive ej uppfyllda. Sociala resursnämnden har följt upp 22 av uppdragen, som är inom ramen för deras verksamhet. Enligt kommunstyrelsens anvisningar ska fokus i uppföljningen av uppdragen vara på eventuella hinder som nämnden stött på. Sociala resursnämnden anger hinder för vissa uppdrag. Enligt beslut i Revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av Sociala resursnämndens årsanalys framgår att förvaltningen ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 9 av 23

10 arbetat med att implementera utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering, tagit fram och redovisat könsuppdelad statistik och genomfört jämställdhetsanalys Mål- och uppdragsuppfyllelse Måluppfyllelsegraden åskådliggörs grafiskt av Sociala resursnämnden i årsanalysen. Målstatus anges enbart i de fall där Sociala resursnämnden har ett eget mål kopplat till kommunfullmäktiges inriktningsmål. Enligt Sociala resursnämndens uppföljning av de egna nämndsmålen har 3 av 16 mål bristande måluppfyllelsegrad per (enligt revisionskontorets bedömning nivå 1-3 på en skala från 1-5, där 5 är full måluppfyllelse). Den bristande måluppfyllelsen berör dessa nämndsmål: 80 procent av förvaltningens arbetsledare ska genomgå utbildning i diskrimineringslagen. Av förvaltningens 148 chefer har 52, 44 kvinnor och 11 män, deltagit i eller är anmälda till en eller flera av utbildningstillfällena. Detta motsvarar 35 % av förvaltningens arbetsledare. Vid DR2 var andelen 56 %. Förklaringen till minskningen är övertagandet av LSS-verksamhetens chefer andra halvåret Antalet timmar för timavlönade ska minska jämfört med Andelen timavlönade timmar i förhållande till totalt arbetade timmar har ökat 2,6 % jämfört med Förvaltningens förutsättningar har förändrats till följd av Malmö stads omorganisation vilket inneburit en ökning av antalet anställda med ca medarbetare inkl timavlönade. Antal taxiresor under 4 km ska minska med 10 procent jämfört med Under 2013 har förvaltningen gjort 2044 taxiresor under fyra kilometer, vilket är en ökning sedan föregående år. Eftersom förvaltningen efter omorganisationen i juli 2013 ökat betydligt i storlek är en procentuell jämförelse inte möjlig att göra. Statistiken visar dock på att en stor del av de taxiresor som förvaltningen gör är kortare resor. Åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen framgår. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Sociala resursnämnden följt upp är 11 av 22 uppdrag uppfyllda, 7 är delvis uppfyllda, 3 är ej uppfyllda och ett är inte tillämpligt. Hinder anges delvis. 3.2 s bedömning Sociala resursnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms som tillräcklig då nämnden inför 2013 antagit egna nämndsmål som är tydligt kopplade till kommunfullmäktiges inriktningsmål, samt är påverkbara och tidssatta. Uppföljningsbarheten tillförsäkras genom att målens utformning indirekt anger indikatorer. Sociala resursnämndens måluppföljning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Måluppföljningen följer i princip de anvisningar som Stadskontoret meddelat i bokslutsanvisningarna. Sociala resursnämnden följer upp kommunfullmäktigemålen och samtliga 16 lokala effektmål, liksom de uppdrag från kommunfullmäktige som berör dem. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 10 av 23

11 Kommunfullmäktigemål följs i årsanalys 2013 upp med utgångspunkt i de egna nämndsmålen. Bland de egna nämndsmålen har 3 av 16 mål per bristande måluppfyllelse (måluppfyllelsegrad 0-50 %). Avvikelserna kan huvudsakligen förklaras av övertagandet av LSS-verksamheten 1 juli s bedömning är att Sociala resursnämndens måluppfyllelsegrad är tillräcklig. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2013 som Sociala resursnämnden följt upp anser nämnden att 12 av 22 uppdrag uppfyllda, 9 är delvis uppfyllda, 0 är ej uppfyllda och ett är inte tillämpligt. Hinder anges delvis. Enligt revisionskontorets kriterier är graden av uppdragsuppfyllelse inte helt tillräcklig. 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell 1 Totala kostnader/intäkter exkl personlig assistans 2 och statsbidrag flyktingar, tkr Utfall 2012 Budget 2013 Budget 2013 exkl LSS inkl LSS Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Raindance *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell 2 Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Utfall Källa: Blankett till stadskontoret 4.3 Ekonomisk styrning Sociala resursnämnden följer de kommuncentrala anvisningarna betr. utfallsprognoser, delårsrapporter, periodisering av kommunbidraget och interna anvisningar för budget- 2 Fr.o.m ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 11 av 23

12 uppföljning. Årsanalysen 2013 ger förklaring till budgetavvikelser. Nettokostnadsutvecklingen kommenteras. Sociala resursnämnden har fattat beslut om periodisering av kommunbidraget för 2013 (130214, 22). De beslutade 2009 om anvisningar för budgetuppföljning (kallade Instruktion för budgetuppföljning ). Uppföljning sker varje månad genom uppföljningsmöten där controller, HR-konsult samt verksamhetsansvariga deltar och analyserar kostnader, intäkter samt personalsituation. En formell avstämning som även presenteras i nämnden sker i överensstämmelse med de kommungemensamma anvisningarna vid utfallsprognos 1 och 2, delårsbokslut 1 och 2 samt i samband med årsbokslut. Sociala resursnämnden periodiserar sina övriga kostnader samt intäkter månadsvis och per kostnadsställe med tolftedelar av årsbudgeten eller i förekommande fall även annan periodisering. Kostnaderna för personal periodiseras efter en fördelningsnyckel som speglar löneutbetalningarna med föregående år som utgångspunkt. Kommunbidraget periodiseras i enlighet med detta. 4.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell 3 Resultaträkning exkl personlig assistans och statsbidrag flyktingar, tkr Tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-Pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad Källa: Sociala resursförvaltningens årsanalys 2013, Raindance. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 12 av 23

13 Tabell 4 Resultaträkning personlig assistans, tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Intäkter Kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Sociala resursförvaltningens årsanalys 2013, Raindance. Tabell 5 Resultaträkning statsbidrag flyktingar, tkr Budget 2013 Prognos DR Utfall 2013 Intäkter Kommunbidrag Resultat Källa: Sociala resursförvaltningens årsanalys 2013, Raindance. 4.5 Fördelat resultat Tabell 6 Verksamheternas ekonomi , tkr Individ/ familjeomsorg Vård/ omsorg Gem service Övr politisk verks. Personlig assistans Statsbidrag flyktingar Totalt Resursfördelade medel Kommunbidrag helår 0 Utfall period 0 Prognos helår 0 Kommunbidrag helår Utfall (resultat) period Prognos helår Källa: Raindance Nämndens kommentar (utdrag ur delårsrapport 2 och årsanalys 2013) Från och med 2013 har nämnden tre ansvar mot fullmäktige; Sociala resursnämnden, personlig assistans samt statsbidrag för flyktingar. För de två senare har nämnden inget resultatansvar mot fullmäktige. Enligt beslut i kommunfullmäktige överfördes det administrativa ansvaret för Överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation till sociala resursnämnden den 1 januari I enlighet med Sociala resursnämndens beslut har Personligt ombud inrangerats till sociala resursförvaltningen. I maj månad beslutade kommunfullmäktige att överföra LSS-verksamheten från den avvecklade stadsdelsorganisationen till Sociala resursnämnden. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 13 av 23

14 Sociala resursförvaltningen redovisar för 2013 ett överskott på tkr. Årets överskott beror i huvudsak på försenad uppstart av nya LSS-bostäder inom BoLSS, förskjutning av genomförandet av gemensamma lokaler för föreningar, vakanta tjänster och senarelagda aktiviteter. Verksamheten Personlig assistans visar ett underskott om tkr för 2013, vilket i huvudsak beror på att verksamheten var underfinansierad redan i början av 2013, men även på en ökning av antalet ärenden under året. Det uppskattade antalet ärenden inför budget 2013 var 420, medan den tilldelade kommunbidraget motsvarade årskostnaden för ca 350 ärenden. Utfallet av antalet ärenden i snitt per månad under 2013 blev 438. Kommunen erhåller schablonersättning från staten för flyktingmottagandet. Ersättningen är avsedd att kompensera för de kommunala merkostnaderna under mottagningsåret plus ytterligare tre år [ ] Statsbidraget för 2013 budgeterades till tkr [ ] Resultatet för statsbidrag flyktingar redovisas till tkr, vilket innebär ett överskott i förhållande till budget med tkr [ ] Den redovisade nettointäktsökningen för Statsbidrag flyktingar med 10,5 procent eller tkr jämfört med 2012 förklaras i huvudsak av att antalet flyktingar som anlänt för kohorterna 2012 och 2013, överstigit budgetvärdena s iakttagelser Som nämnts ovan överförde Malmö kommunfullmäktige inför 2012 hanteringen av statsbidragsintäkter avseende flyktingmottagande från finansförvaltningen till Sociala resursnämnden, med följden att Sociala resursnämnden fått ett nytt ansvar mot fullmäktige. Sociala resursnämnden har inget resultatansvar för detta ansvar mot fullmäktige. Underskottet för detta ansvar ingår alltså inte i Sociala resursnämndens prognosticerade resultat. När Sociala resursnämnden bildades 2008 överfördes administrationen av assistansersättning från SDF Limhamn/Bunkeflo. Malmö kommunfullmäktige beslutade 2009 att över- respektive underskott avseende assistansersättning ska justeras i samband med resultatöverföring och därmed inte påverka Sociala resursförvaltningens resultat. Eftersom resultatjustering inte sker löpande under året har Sociala resursförvaltningen ett underskott vid varje rapporterings- och prognostillfälle. 4.6 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed Upplupna kostnader I samband med övertagandet av LSS-verksamhet från de tidigare tio stadsdelarna vid halvårsskiftet 2013 fördes skulderna för semesterlön och kompensations/övertid över till Sociala resursförvaltningen. Per är skulden enligt Malmö stads personalsystem ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 14 av 23

15 PersonecP tkr (semesterlöneskuld) resp tkr (kompensations/övertid). I Sociala resursförvaltningens bokföring i Raindance är utgående balans för motsvarande poster resp tkr. Med andra ord är skulden enligt bokföringen tkr högre än i PersonecP. Inklusive sociala avgifter är skillnaden tkr. Sociala resursförvaltningen valde med grund i försiktighetsprincipen att behålla det skuldvärde som fanns i bokföringen. Det innebär att Sociala resursförvaltningens ekonomiska resultat är sämre motsvarande avvikelsen jämfört med att bokföra enligt värdet i PersonecP. Vid avstämningen i februari konstaterade Sociala resursförvaltningen att semesterlöneskulden var tkr högre i PersonecP än i Raindance. Förvaltningen kommer att noggrant följa utvecklingen varje månad. 4.7 s bedömning Sociala resursnämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Sociala resursnämnden följer de kommuncentrala anvisningarna betr. utfallsprognoser, delårsrapporter, bokslut och interna anvisningar för budgetuppföljning. Årsanalysen 2013 ger förklaring till budgetavvikelse per och innehåller kommentarer till nettokostnadsutvecklingen. Det ekonomiska resultatet per exklusive personlig assistans och statsbidrag flyktingar är ett överskott på tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. Resultatet per för personlig assistans är tkr. Helårsprognosen för personlig assistans vid DR3 var ett underskott på tkr. Resultatet per för statsbidrag flyktingar är tkr. Helårsprognosen vid DR3 var tkr. För verksamheterna personlig assistans och statsbidrag flyktingar har nämnden inget resultatansvar mot fullmäktige. Det innebär att det inte är aktuellt att för nämnden föreslå åtgärder för att nå budgetöverensstämmelse (Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning, 7). Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 15 av 23

16 5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell 7 Personalstatistik Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 78,1 78, ,6 76,7 Personal med utländsk bakgr, andel i % OBS! uppgiften är per 31 maj ,7 20,8 21,8 23,7 24,2 Total sjukfrånvaro i % 4,3 4 4,2 4,99 5,77 Källa: Stadskontoret. För utländsk bakgrund avses SCBs definition: en person som antingen är född i utlandet eller är född i Sverige av föräldrar som båda är födda i utlandet. Ökningen av antalet anställda 2013 beror på övertagandet av LSS-verksamheten från de f.d. stadsdelsnämnderna. 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Sociala resursnämndens interna kontrollplan för 2013 omfattar kontrollmoment som avser såväl verksamhet som efterlevnad av lagar och, i viss mån, rättvisande räkenskaper. Totalt är de 17 stycken. De fyra första kontrollmomenten är kommungemensamma, beslutade av Malmö kommunstyrelse. Övriga kontrollmoment är beslutade av Sociala resursnämnden, med fördelning över samtliga huvudverksamheter. En skriftlig 3 riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för kontrollplanen, med direkt koppling till den senare. Grunderna för riskanalysen har dokumenterats. Riskanalysen omfattar riskvärdering för varje identifierad risk, och anger hur riskbehandling ska ske. Av den interna kontrollplanen framgår för respektive kontrollmoment: ansvarig, metod, till vem i förvaltningen resultatet ska rapporteras och när rapportering ska göras till nämnden. Kontrollmoment ska rapporteras till nämnden i samband med DR1, DR2, DR3 och i samband med årsanalysen; några kontrollmoment redovisas vid flera av dessa tillfällen. Tillståndsenhetens handläggningstider rapporteras både i samband med DR2 och årsanalys. I samband med den slutliga rapporteringen av interna kontrollplanen till Sociala resursnämnden upprättas en bilaga med uppföljning av föreslagna åtgärder i samband med rapporteringen under det gångna året. 3 Riskanalys krävs enligt kommunens reglemente för intern kontroll; revisionskontoret har gjort tolkningen att den ska vara skriftlig. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 16 av 23

17 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Sociala resursnämndens har behandlat uppföljning av interna kontrollplanen för 2013 vid DR1, DR2, DR3 och årsbokslut ( ): Väsentliga avvikelser, enligt revisionskontorets tolkning, noterades för följande kontrollmoment (utdrag): 2 Självservice/semester säkerställa rutin för semester enligt SemL och AB: Skriftlig rutin saknas för kontroll av semesteruttag färre än 20 dagar. Föreslagen åtgärd är information till cheferna. 6 Habiliteringsersättning - säkerställa att korrekt ersättning utgår: Det finns stora förbättringsmöjligheter, främst gällande schemauppdateringar och rättelser. Förslag till åtgärd är bl.a. att anordna en repetitionsutbildning för befintliga resp. nya handledare. 8 Hantering av kontanter vid försäljning: Förvaltningens skriftliga rutin Hantering av kontanter är inte känd i alla verksamheter. Förslag till åtgärd är bl.a. att kommunicera rutinen till samtliga chefer. 9 Systematiskt brandskyddsarbete (SBA): Rutinen fungerar på flertalet granskade verksamheter. Vissa verksamheter saknar skriftliga rutiner och har inte genomfört utrymningsövningar. Föreslagna åtgärder är bl.a. att påtala vikten av SBA. 10 Resepolicy kontroll av efterlevnad: Ca hälften av de chefer som svarat på enkät uppger att de informerat om resepolicyn under året. Förslag till åtgärder är bl.a. en video om resepolicy och taxiresor som publicerats på förvaltningens intranät, samt uppföljning av förvaltningens taxiresor. 12 Genomförande och kvalitet i genomförandeplaner Rutinerna bedöms fungera väl, men förbättringar föreslås beträffande bl.a. koppling av delmål till insatserna i PUT-verksamheten och ökat samarbete mellan avdelningarna på Enebacken (utredningshem för barn) i syfte att höja kvaliteten på genomförandeplanerna. 16 Dokumentation av insatser i korttidshem LSS och daglig verksamhet: Dokumentationens s.k. score har ökat, men är fortfarande bara 48 % av totalt 100. Förslag till åtgärder är bl.a. fortsatt stöd till personalen med att formulera genomförandeplaner tillsammans med brukare och närstående på ett sätt som gör att planerna blir användbara och tillgodoser brukarnas önskemål. Uppföljningen av kontrollplanen är väl dokumenterad; det framgår tydligt hur kontrollen har genomförts, vilket resultat den givit, slutsats och ev. förslag till åtgärder. Genomförande av åtgärdsförslag i föregående års interna kontrollplan säkras bl.a. i samband med årsanalysen då en uppföljning av föreslagna åtgärder redovisas. Därutöver kvarstår flera kontrollmoment från 2012 års kontrollplan i 2013 års interna kontrollplan Familjerättsbyrån Skrivelse inkom i april 2013 till Stadsrevisionen med påståenden om felaktigheter beträffande inköp till Familjerättsbyrån från Preventionscentrum i Skåne AB. Felaktigheterna skulle bestå i att inköp inte grundas på upphandlingar och att sektionschefen på Familjerättsbyrån har en personlig relation till leverantören. s bedöm- 4 I syfte att kunna göra jämförelser före resp. efter genomförandet av effektivitetsprojektet LEAN. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 17 av 23

18 ning efter utredning är att den interna kontrollen har brustit avseende direktupphandlingar och attest av fakturor. Revisorskollegiet skickade i maj 2013 en skrivelse till Sociala resursnämnden som följd av utredningen. I Sociala resursnämndens svar framgår att: inga nya avtal får tecknas med Preventionscentrum i Skåne AB inom Familjerättsbyrån. samtliga arbetsledare ska på arbetsplatsträffar återigen behandla Sociala resursförvaltningens policy och riktlinjer mot mutor och jäv. riktlinjerna mot mutor och jäv har kompletterats med rutiner för skriftlig dokumentation vid situationer som riskerar att utgöra en jävssituation. 6.4 s bedömning Sociala resursnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms vara tillräcklig, då den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar och, i mindre mån, rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den 17 kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Planen innehåller de uppgifter som krävs enligt Malmö kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Sociala resursnämnden har följt upp kontrollplanen vid fyra tillfällen och per behandlat samtliga kontrollmoment. Rapporteringen är väl dokumenterad. Väsentlig avvikelse konstateras för sju av de rapporterade kontrollmomenten; åtgärdsförslag ges. s bedömning är att genomförandet av den interna kontrollplanen är tillräckligt. bedömer beträffande Familjerättsbyrån att vidtagna åtgärder för att undvika jävssituationer är tillräckliga. 7 Förelägganden från myndigheter Avseende förelägganden m.m. från myndigheter upprättar sociala resursförvaltningen två gånger om året ett eget dokument Rapport vad avser lagakraftvunna domar som har gått emot nämnden, förelägganden, mm. Rapporterna 2013 finns sammanfattade i bilaga till denna rapport. 8 Andra granskningar som berör nämnden 8.1 Löpande granskning Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet Kommunfullmäktige i Malmö stad antog 2009 ett miljöprogram för perioden Utöver detta finns en rad sektorprogram inom klimat- och miljöarbetet som beskriver mål och åtgärder för sina respektive ämnesområden. För att ta ett samlat grepp och konkretisera stadens klimat- och miljöarbete har Miljöförvaltningen tagit fram en handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad. Handlingsplanen antogs av kommunstyrelsen ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 18 av 23

19 Samtliga styrelser och nämnder har, enligt miljöprogrammet, ansvar för genomförandet av miljömålen och ska förhålla sig till samtliga miljömål genom att arbeta in dem i sina respektive verksamhetsplaner. Detsamma gäller för genomförandet av åtgärderna i handlingsplanen. Handlingsplanen pekar ut 26 prioriterade åtgärder som behöver genomföras under mandatperioden för att de långsiktiga målen i miljöprogrammet ska kunna uppfyllas. Varje åtgärd har en eller flera förvaltningar som ansvariga. På uppdrag av kommunfullmäktige sammanställer Miljöförvaltningen varje år en miljöredovisning för Malmö stad baserat på enkäter ställda till de kommunala förvaltningarna. Sociala resursförvaltningen har inget direkt ansvar för någon åtgärd i handlingsplanen. 8.2 Fördjupade granskningar I revisionsplan 2013 finns dessa fördjupade granskningar: Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet Stadens arbete med arbetsmarknadsinsatser Finansfunktion och internbanken Uppföljning IT-granskning Eurovision Song Contest Stadens miljöarbete Skolornas arbete mot kränkande behandling Framgångsrikt genomförda gymnasiestudier Kompetensförsörjning inom förskolan Tillämpning av nya Plan- och bygglagen Områdesprogrammen (uppskjuten till 2014) Nedan kommenteras granskningar som berör Sociala resursnämnden Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet har på uppdrag av Revisorskollegiet granskat ansvariga nämnders arbete med hemlöshet och hur samordningen mellan stadens nämnder sker. Granskningen visar att stadens kostnader för hemlösheten fortsätter att öka, men att ökningen av antalet hemlösa f.n. i huvudsak beror på bostadsbrist. Den socialt betingade hemlösheten har under senare år minskat något. Ansvariga nämnder uppvisar återkommande ekonomiska underskott avseende hemlösheten. De ekonomiska resurser som tilldelas stadsområdesnämnderna avseende hemlösheten motsvarar inte de förväntade kostnaderna. Revisorerna anser att en översyn av resurstilldelningen bör ske. Samarbetet över förvaltningsgränserna har ökat och arbetet med att styra boendekostnaderna till billigare alternativ har intensifierats under Revisorskollegiet beslutade översända rapporten till kommunstyrelsen och Stadsområdesnämnd innerstaden och öster för yttrande senast Bl.a. Sociala resursnämnden fick rapporten för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 19 av 23

20 9 Verksamhetsområde vård och omsorg 9.1 Nyckeltal Tabell 8 Antal boende/personer och kostnad per år (genomsnitt, tkr) Utfall 2009 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 LSS-gruppboenden: Antal boende totalt Kostnad per boende och år (tkr) Externa vårdhem: Antal boende totalt Kostnad per boende och år (tkr) Personlig assistans enl SFB: Antal personer totalt Kostnad per person och år (tkr) Daglig verksamhet: Antal personer totalt Kostnad per person och år (tkr) KRA: Antal personer totalt Kostnad per person och år (tkr) Källa: Blankett till stadskontoret VoO s noteringar och granskningar Under tidigare år har stadsrevisionen genomfört flera fördjupade granskningsprojekt inom vård och omsorg (alla har inte omfattat alla stadsdelar) som då har gällt: Information till äldre om deras rättigheter. Likställighet inom äldreomsorgen. Kvalitetsutveckling och uppföljning inom äldreomsorgen. Anhörigstöd Bemanning i särskilt boende Kvalitet på maten till skolor och boenden. Hemtjänsten kvalitet och kontinuitet (förstudie) ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 20 av 23

21 10 Verksamhetsområde individ och familjeomsorg 10.1 Nyckeltal Tabell 9 Beläggning och bruttokostnad per vårddygn (kr) Utfall 2009 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Enebackens barnhem (22 platser): Antal vårddygn totalt Beläggning 76% 75% 74% 73% 78% Bruttokostnad per vårddygn (kr) Sofia behandlingshem (10 platser): Antal vårddygn totalt Beläggning 56% 66% 56% 74% 36% Bruttokostnad per vårddygn (kr) Avenbokens behandl hem (42 platser): Antal vårddygn totalt Beläggning 80% 84% 84% 86% 90% Bruttokostnad per vårddygn (kr) Källa: Blankett till stadskontoret IoF Beläggningen på Sofia behandlingshem för missbrukande kvinnor kommenteras i årsanalysen: Sofia behandlingshem för kvinnor har haft sviktande beläggning under 2013 varför beslut togs att omstrukturera verksamheten. En beredningsgrupp bestående av representanter för stadsområdena och Sociala resursförvaltningen har på uppdrag av Individ- och familjeomsorgs-chefsgruppen utrett frågan om ny inriktning av verksamheten. Beslut i frågan kommer att tas i början av s noteringar och granskningar Under tidigare år har stadsrevisionen genomfört flera fördjupade granskningsprojekt inom individ- och familjeverksamheten (alla granskningar har inte omfattat alla stadsdelar) och som då har gällt: Återgång till ett normalt liv efter tvångsvård Socialtjänstens hantering av unga lagöverträdare Introduktion för flyktingar och nyanlända Hemlöshet Öppenvård för barn Förhandsbedömning i barnavårdsärenden Institutionsplaceringar ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 21 av 23

22 11 Bilaga: lagakraftvunna domar m.m. Rapport vad avser lagakraftvunna domar som har gått nämnden emot, förelägganden, m.m. under 2013 Tillsyn av Västra hamnen 1 den 25 mars 2013 (dnr 86/2013) Beslut: Tillsyn av Västra hamnen 2 den 13 och 26 mars 2013 (dnr 85/2013) Beslut: Tillsyn av Enebackens barnhem den 19 december 2012 (dnr 64/2013) Socialstyrelsens beslut: Nämnden ska vidta de åtgärder som krävs för att säkerställa att det vid Enebackens hem för vård eller boende inte sker akuta placeringar på ett sådant sätt att vården för de redan inskrivna barnen blir otrygg, osäker och inte präglas av kontinuitet. Redovisning av vidtagna åtgärder ska inkomma till Socialstyrelsen senast den 27 mars Om de krav som ställs inte uppfylls kan Socialstyrelsen komma att utfärda ett föreläggande med eller utan vite. Den 21 mars 2013 redogjorde sociala resursnämnden för åtgärder i ovanstående beslut från Socialstyrelsen. Den 22 april 2013 beslutar Socialstyrelsen att avsluta ärendet utan vidare åtgärder. Oanmäld tillsyn av HVB vuxna missbruk vid Sofia behandlingshem (Dnr 717/13) Beslut: Sociala resursnämnden ska säkerställa att personal har kännedom om och arbetar i enlighet med rutinerna för synpunkter och klagomål, samt lex Sarah. ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 22 av 23

23 Nämnden ska säkerställa att information om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden enligt lex Sarah ges till den som omfattas av skyldigheten när en anställning eller liknande påbörjas, och därefter återkommande. Oanmäld tillsyn av HVB barn och unga vid Kompassen (Dnr 603/13) Beslut: Verksamheten behöver implementera sin nya blankett för synpunkter och klagomål. Även muntligen synpunkter och klagomål ska ingå vid sammanställning och analys Oanmäld tillsyn av HVB barn och unga vid Fyren i Malmö stad (Dnr 609/13) Beslut: Verksamheten kan utveckla ungdomarnas möjligheter att lämna synpunkter och klagomål och utreda dessa. Tillsyn av HVB barn och unga vid Västra hamnen 2, den 4 december 2013 (Dnr 703/13) Beslut: IVO (Inspektionen för vård och omsorg) vill upplysa om att alla avvikelser som rapporteras i verksamheten ska utredas. Verksamhetschefen får inte välja vilka som ska lämnas för utredning om missförhållande eller annan avvikelse. Tillståndsenheten Domar som gått emot Sociala resursnämnden: Rest. Chandelier, Rest. Babel Sociala resursnämnden nekade Chandelier en ansökan om utökad serveringstid. Detta överklagades av restaurangen varpå Förvaltningsrätten ansåg att överklagandet skulle bifallas. Babel har fått två varningar som avser misskötsamhet gällande ljudnivå och olämplig placering av glasflaskor. Babel överklagade varningarna. Förvaltningsrätten ansåg att skälen till varningarna inte var tillräckliga för att utfärda en varning och upphäver därför Sociala resursnämndens beslut. Båda domarna är överklagade, avgörande är inte klart (140224). ÅRSRAPP 2013 SocR.doc Sidan 23 av 23