PROTOKOLL ÅRSMÖTE SVARTÅ IF 2017

Transkript

1 PROTOKOLL ÅRSMÖTE SVARTÅ IF 2017 Tid: kl Plats: Kallade: SIF Klubbstuga Samtliga medlemmar 1 Fastställande av röstlängd för mötet Röstlängd fastställdes 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Andreas Magnusson valdes till mötets ordförande Lennart Roos valdes till mötets sekreterare 3 Val av 2 protokolljusterare tillika rösträknare Lars Birath och Marita Gunnarsson valdes som protokolljusterare 4 Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt Mötets utlysande godkändes av mötet. 5 Fastställande av föredragningslista/dagordning Dagordningen godkändes av mötet. 6 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016 Verksamhetsberättelsen för 2016 godkändes 7 Ekonomisk berättelse för 2016 Den ekonomiska berättelsen för 2016 godkändes 8 Revisionsberättelse för 2016 Revisorernas berättelse godkändes 9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser Mötesordförande ställde frågan om ansvarsfrihet för styrelsen och årsmötet gav styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året. 10 Fastställande av medlemsavgifter Årsmötet beslutade att lämna medlemsavgifterna oförändrade 11 Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget 2017 Verksamhetsplanen och budgeten för 2017 godkändes av årsmötet. 1 (3)

2 PROTOKOLL ÅRSMÖTE SVARTÅ IF Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner Utegym Arbetsgruppen presenterar sitt förslag. Se bifogad bilaga Årsmötet är positiv till förslaget och klartecken ges till att arbetet fortskrider. 13 Val enligt valberedningens förslag Val av ledamöter till styrelsen på 2år Andreas Magnusson valdes som ordförande Alexandra Eriksson valdes som sekreterare Håkan Almqvist valdes som ledamot Andreas Adamsson valdes som ledamot Val av suppleanter på 1år Håkan Atterstig och Tobias Eriksson valdes som suppleanter på 1år Val av revisorer på 1år Walle Kareliussén och Elisabeth Adamsson valdes som revisorer på 1år Val av valberedare Karin Foberg och Anders Birath valdes som valberedare på 1år Val av firmatecknare Lina Gustavsson ( ) och Andreas Magnusson ( ) valdes att oberoende av varandra stå som firmatecknare för föreningen. 2 (3)

3 PROTOKOLL ÅRSMÖTE SVARTÅ IF Övriga frågor Samverkan med Lidingö On Tour Ordförande berättar om idén och förslaget om samverkan med Lidingö on tour (LoT), avtalsförslaget gås igenom och årsmötet ställer sig positiv till iden och ger styrelsen i uppgift att fortsätta arbetet samt ger styrelsen förtroende att teckna avtal om så bedöms fördelaktigt för föreningen Inbjudan från kommunen till ett föreningsråd. En inbjudan från kommunen till samtliga föreningar har kommit med avsikt att att se vad som kan göras bättre i respektive förening angående det som kommunen ansvarar för. Svartå IF är positiv till inbjudan och ska deltaga i största möjliga mån på kommande träffar. 15 Mötet avslutas Nästa styrelsemöte beslutades preliminärt till söndag 19e kl 18:30 Mötets avslutades med en fika. Mötesordförande Protokollförare Justerare Justerare Andreas Magnusson Lennart Roos Lars Birath Marita Gunnarsson 3 (3)

4 DAGORDNING ÅRSMÖTE 2017 Tid: kl Plats: Kallade: SIF Klubbstuga Samtliga medlemmar 1 Fastställande av röstlängd för mötet 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet 3 Val av 2 protokolljusterare tillika rösträknare 4 Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt 5 Fastställande av dagordning 6 Styrelsens verksamhetsberättelse för Ekonomisk berättelse för Revisionsberättelse för Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser 10 Fastställande av medlemsavgifter 11 Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner 12.1 Utegym 13 Val enligt valberednings förslag 13.1 Val av ledamöter till styrelsen 13.2 Val av suppleanter 13.3 Val av revisorer C:\Users\andre\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Årsmöte\Dagordning årsmöte docx 1 (2)

5 DAGORDNING ÅRSMÖTE Val av valberedare 13.5 Val av firmatecknare 14 Övriga frågor 14.1 Samverkan med Lidingö On Tour 15 Mötet avslutas C:\Users\andre\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Årsmöte\Dagordning årsmöte docx 2 (2)

6 Verksamhetsberättelse Svartå IF 2016 Under 2016 har flera aktiviteter och arbetsdagar genomförts. Åtta styrelsemöten hölls under året och nästan lika många planeringsmöten inför de större evenemangen. Fotbollsplanen har regelbundet vattnats och klippts. Målning av planen har utförts inför uthyrning. Häcken runt området har kapats ned för återväxt. Elljusspåret har underhållits med grusning och städning. Området runt spåret och fotbollsplanen har röjts på sly. Kanterna längs elljusspåret har klippts med hjälp från Palmqvists åkeri. Sista sträckan längs fotbollsplanen har grusats upp. Skidspår har spårats när förutsättningar getts med tillgång till snö. En utredning för anläggande av ett utegym på området har inletts. En grupp om fyra personer i styrelsen har getts uppdraget att ta fram ett förslag till årsmötet Klubbstugan hölls öppen under sportlovet och helgerna då snö fanns & skidspår hade spårats. Anläggningen/klubbstugan har varit uthyrd vid flera tillfällen såväl för regelbundna föreningsmöten som enstaka tillfällen för diverse aktivititeter. På Motorhistoriska dagen 1 maj ansvarade föreningen för parkeringen och försäljningen av hamburgare vilket sköttes med bravur. Föreningen var med i samarbetet med Degerforsklassikern under Under året har föreningen haft ca 165 medlemmar. Evenemang & aktiviteter under I februari var tanken att ett klubbmästerskap i skidor för vuxna och barn skulle hållas men snön uteblev och det fick ställas in. I maj hölls för tredje gången Svartåstafetten, i år deltog 4 vuxenlag och 3 barnlag. I juni brukar Fotbollsdagen arrangeras. Pga sparsamt deltagande från Svartå-lag så valde föreningen att göra ett uppehåll under Svartåloppet med efterföljande föreningsfest på kvällen hölls som vanligt andra lördagen i augusti där totalt 190 löpare tog sig i mål. Under våren och hösten har barnaktiviteterna Boll & Lek samt Barngympan pågått i gymnastikhallen, hallen har dessutom hyrts för innebandy/bordtennis 3 ggr i veckan. Gymmet har funnits att tillgå för medlemmar, på torsdagar har träningsgruppen träffats i klubbstugan för olika träningsaktiviteter, såsom löpning, cykling, skidor, simning. Föreningen har representerats i en mängd olika discipliner och tävlingar av aktiva medlemmar, Svartå IF är medlem i följande förbund, Svenska Skidförbundet, Svenska Fotbollsförbundet, Svenska Friidrottsförbundet, Svenska Triathlonförbundet Andreas Magnusson

7 Ekonomisk berättelse 2016 Medlemsantalet år 2016 var ca 170 stycken. De största kostnaderna under året var el för klubbstugan som låg på ca kronor, hyra gymnastiksal kronor, arbetsmaskiner kronor och underhåll av elljusspåret kronor. De största intäkterna under året var medlemsavgifter på kronor, kommunala bidrag kronor, parkering 1 maj kronor och bingolotter kronor. Svartåloppet gav en nettovinst på kronor

8 Powered by TCPDF (

9 Svartå IF verksamhetsplan 2017 Styrelse / Föreningsarbete 2017 Arbeta för att få fler intresserade och delaktiga i föreningen. Styrelsens mål är att skapa förutsättningar för dig att motionera samt att ge dig möjlighet att organisera och engagera andra i den idrott du är intresserad av. Arbeta för ett utegym på anläggningen. Arrangemang och andra aktiviteter Lördagen 12 aug arrangeras Svartåloppet samt den efterföljande föreningskvällen. Parkeringsvärdar och grill på 1 maj. Svartåstafetten lördagen 13 maj. Gymnastiksalen hyrs löpande för innebandy, bordtennis eller annan aktivitet. Gymmet finns att tillgå för styrketräning. Motionssektionen fortsätter att träffas regelbundet under veckorna för konditionsträning. För barnen finns Boll & Lek samt Barngymnastiken. Ett skidspår spåras om vädret tillåter. Ett klubbmästerskap i skidåkning för vuxna och barn arrangeras Om intresse finnes startar en dartsektion upp. Ett MTB lopp arrangeras i oktober

10 Budget 2017 Intäkter Medlemsavgifter Bingolotter Kommunala bidrag Svartåloppet Anmälningsavgifter svartåloppet Hyresintäkter Bastuintäkter Idrottsplats Kioskförsäljning Summa Kostnader Svartåloppet Inköp kiosk Elljusspår Lokalhyra Svartå gymnastiksal Idrottsplatsen El/värme Vatten och sopor Försäkringspremier 5 000

11 Årsavgifter Övrigt Summa

12

13

14

15 PM Utegym Hyttvallen Förslag årsmöte

16 Innehåll Bakgrund... 3 Arbetsgång... 3 Kostnader... 4 Material stationer... 4 Belysning... 4 Skapat av: A Magnusson Dokumentdatum: Dokumentnamn: PM Utegym Hyttvallen C:\Users\andmag\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Utegym\Redovisning förslag docx 2 (6)

17 Bakgrund Svartå IF har under 2016 fått in idéer och önskemål om att anlägga ett utegym i Svartå. Styrelsen har haft frågan uppe på flera styrelsemöten och har tillsatt en utredningsgrupp. Utredningsgruppen har fått i uppgift att ta fram ett förslag på placering, omfattning och kostnad till årsmötet Arbetsgång Utredningsgruppen har träffats ett antal gånger för att arbeta fram olika underlag till förslaget. En inledande förfrågan om eventuell sponsring på en del av materialet har framförts till ett par företag. Kostnader för byggmaterial har inhämtats från Jem & Fix, Biltema och diverse uppgifter på nätet. Kostnader för belysning har kontrollerats med el-projektör. Arbetsinsatsen har förutsatts komma från egna led inom Svartå. Maskiner kommer till viss del att krävas. Kostnader för maskinhyra, bränsle och arbetskraft är inte inräknat i kalkylen. Placering Under utredningen har flera förslag på placering dikuterats. Ett förslag var att placera en station här och var utefter elljusspåret. Detta förslag förkastades då gruppen ansåg at ten samlad placering skulle eftersträvas med hänsyn till att de som bara vill nyttja stationerna ska kunna göra det samlat på en plats. Ett förslag med en samlad placering ute på udden diskuterades. Förslaget grundades på en fin placering vid Lillbjörken med utsikt över sjön. Denna placering ansågs en aning enslig och utelämnande. Underlaget skulle även kräva stor insats för att få till en bra och plan yta. Det tredje alternativet som också är det föreslagna alternativet är placerat på lilla fotbollsplanen ut mot väg 205. Förslaget innebär en samlad placering med direct anslutning till elljusspåret och en upplyst omgivning med stråk där folk rör sig. Det ligger på ett acceptabelt avstånd från klubblokalen och får bra insyn från väg 205. Detta ger en bra reklam för idrottsanläggningen Hyttvallen. Ytan är idag fotbollsplan och bör vara lämplig att nyttja för ändamålet. Arbetsinsatsen för att göra i ordning ytan är begränsad. C:\Users\andmag\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Utegym\Redovisning förslag docx 3 (6)

18 Bild 1. Förslag på placering utegym markeras med en gul stjärna. Kostnader Material stationer Materialkostnader har tagits fram för respektive station. Större utrustningar så som axelpress, knäböj och bröstpress kostar ca kr. Mindre utrustningar så som dips och situps kostar ca kr. Osäker kostnad för stockar. Har efterfrågat offert på inköp men även tillfrågat sågverk för stock direkt därifrån. Belysning Planerad yta är föreslagen med 3 st belysningsstolpar placerade i linje längs mitten av ytan. Kostnad för en stolpe inklusive armatur, fundament och kablage ligger på ca 8000 kr. Om man önskar extra armatur på en stolpe kostar det ytterligare ca 2000 kr. Planerad yta En yta om 15 x 50 meter med en grusbädd om 100mm tjock kräver grus till en kostnad av ca kr. Färdig anläggning En helt färdig anläggning med 4 större dubbelstationer, 4 mindre samt en armgångsstation på en grusyta om 15 x 50 meter upplyst med tre dubbelarmaturer på stolpar kommer C:\Users\andmag\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Utegym\Redovisning förslag docx 4 (6)

19 uppskattningsvis kosta ca kr. Detta är utan kostnader för maskinhyra, bränsle samt eventuella arbetskostnader. Tillstånd Innan en anläggning kan bli aktuell måste Degerfors kommun ge tillstånd till ianspråktagande av markytan på lilla fotbollsplanen. Om årsmötet anser att Svartå IF ska gå vidare med förslaget blir utredningsgruppens nästa steg att träffa kommunen för information om förslaget med avsikt att erhålla ett tillstånd. Finansiering Om föreslagen anläggning ska kunna uppföras krävs finansiering av extern part. Detta kan tex vara bidrag från Degerfors kommun och sponsring av lokala företag. För att kunna ta kostnaderna i rimlig takt finns möjligheten att bygga några stationer i ett inledande skede för att sedan lägga till någon eller några stationer vartefter åren går. Detta ger en mer utspridd kostnadsbild. Sammanfattning Utredningen har på uppdrag av styrelsen genomförts och sammanställts av en grupp om fyra personer, bestående av Roger Karlsson, Jon Atterstig, Håkan Atterstig och Andreas Magnusson. Nedan visas några exempel på stationer som kan bli en del av tänkt anläggning. C:\Users\andmag\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Utegym\Redovisning förslag docx 5 (6)

20 C:\Users\andmag\Dropbox\Andreas\Svartå IF\Utegym\Redovisning förslag docx 6 (6)

21 SVARTÅ IDROTTS- FÖRENING Årsmöte Svartå idrottsförening Valberedningens förslag 8. Val av styrelse. A. Ordförande 2 År - Andreas Magnusson ( ) B. Kassör 2 År - Lina Gustafsson (t.om årsmöte 2018) C. Sekreterare 2 År - Alexandra Eriksson ( ) D. Ledamot 2 År - Jon Atterstig (t.om årsmöte 2018) E. Ledamot 2 År - Roger Karlsson (t.om årsmöte 2018) F. Ledamot 2 År - Lennart Roos (t.om årsmöte 2018) G. Ledamot 2 År -Marina Lichterman (t.om årsmöte 2018) H. Ledamot 2 År - Håkan Almqvist ( ) I. Ledamot 2 År - Andreas Adamsson ( ) J. Ledamot 2 År - Vakant K. Suppleant 1 År - Håkan Atterstig (2017) L. Suppleant 1 År - Tobias Eriksson (2017) 9. Val av två revisorer 1 År - Walle Kareliussén - Elisabeth Adamsson 10. Val av två valberedare 1 År - Karin Foberg - Anders Birath 11. Val av två firmatecknare - Lina Gustafsson - Andreas Magnusson Fetmarkerad = Omval/Nyval Kursiverad stil = Sittande, inget val Ann-Louise Magnusson Anders Birath

22 Avtal Lidingöloppet On Tour Svartå Detta avtal täcker den ömsesidiga intentionen att etablera ett brett samarbete mellan Lidingöloppet On Tour (LOT) och Svartå IF under Syftet med samarbetet är att etablera ett fortsatt långsiktigt gemensamt arbete för att marknadsföra hälsa och löpning i Svartå med hjälp av Lidingöloppets varumärke. Samarbetet ska innehålla 1-2 besök/arrangemang under 2017 på detta tema. Besöken ska bestå av ett motions- och seedningslopp under sommaren inför Lidingöloppet i form av Svartåloppet och löparträff innehållande löpträningsutbildning och Lidingöloppsinformation i samarbete med det Team Sportia som ligger närmst. 1.3 LOT är varumärket under vilket samarbetet och de olika händelserna arrangeras. LOT åtar sig att vara den sammanhållande kraften som utvecklar och ger stöd med hjälp av sitt namn och genom att nyttja och utveckla en infrastruktur runt detta och liknande samarbeten på andra orter. 1.4 Fördelning av kostnader för de olika händelserna fördelas mellan Svartå IF och LOT, beroende på vilket arrangemang det gäller. Den preliminära principen är att LOT står för kostnader för webb (via lidingoloppet.se), marknadsmaterial samt sin del av planeringsarbetet. Svartå IF för kostnader och arbete med banan, ställer upp med funktionärer, fördela ut marknadsmaterial i Svartå och dess närområde, ordnar nödvändiga lokaler samt råmaterial för Svartåloppet (se vidare punkt 2.7). 1.5 Fördelningen av intäkter sker på följande vis: För de första 100 startande över 5,5 och 14 km, erhåller Svartå IF 100% av intäkterna. Resterande startande anses ha tillkommit bl.a. av LOT som medarrangörer. Intäkterna från dessa tillkomna löpare fördelas baserat på nettoresultatet, Svartå IF 70% och LOT 30%. Avgifterna för seednings- och motionsloppet är följande, 150 kr (14km) respektive 100 kr (5,5km) för anmälning inom anmälningstiden och 200 kr respektive 150 kr för efteranmälan. Den procentuella fördelningen kan komma att ändras beroende på eventuella ändringar av kostnadsfördelningen.

23 1.6 Intentionen från LOT är inte att skapa kommersiell avkastning på projektet. Med hjälp av sponsorintäkter på central nivå och denmindre intäktsfördelning, främst via anmälningsavgifter till motions- och seedningsloppet, skall LOT uppnå 0 resultat och Svartå IF ett överskott. 1.7 Lidingöloppet har rättigheterna till varumärket Lidingöloppet On Tour och det koncept som samarbetet skapar. Svartå IF har rättigheten att vara värd för samarbetet i Svartå. Svartå IF äger inte rätt att driva motsvarande koncept lokalt under LOT:s, Lidingöloppets eller annat liknande namn utan speciell överenskommelse med Lidingöloppet. 1.8 Lidingöloppet har den fullständiga rättigheten till alla partnersamarbeten och sponsorskap för LOT och Lidingöloppet. Svartå IF har rättigheten till alla partnersamarbeten och sponsorskap som rör Svartåloppet. För att undvika möjliga intressekonflikter för LOT och Lidingöloppets sponsorer sker en kontinuerlig diskussion mellan parterna. 1.9 Branding. Samtliga löpharar och funktionärer från Svartå IF som är inblandade i detta projekt skall följa LOT:s utsedda utrustningssponsor 2XU vid besökstillfällena (om sådant material skickas med). Utöver dessa får klubbkläder användas för Svartå IF. I övrigt får Inget konkurrerande märke (Nike, Reebok, Puma, Asics, Craft, New Balance m.fl.) förekomma undantaget löparskor Under året kommer 1-2 nedslag göras i form av ett motionslopp och en löparträff (vars detaljer överenskoms separat). Målbilden för samarbetet är att det ska innehålla dels en löpande kontakt med Svartås/Närkes löpare och dels minst 1-2 löparhändelser per år. Målbilden är 500 löpare till motions- och seedningsloppet på 14km. För löpträffarna i samarbete med Team Sportia är målet deltagare LOT får rätten till adressregistret som skapas av LOT konceptet. Svartå IF har full rätt att nyttja denna för egen räkning undantag för försäljning Utbyte av Logotyper för användning i marknadsföring och på webb sker under samarbetet. Alla logotyper skall användas i enlighet med respektive grafisk profiler.

24 2. Svartå IFs åtaganden: 2.1 Svartå IF representerar detta samarbete i Svartå och åtar sig att marknadsföra och utveckla konceptet i Svartå och Närke. 2.2 Svartå IF åtar sig att genomföra och delta i ett aktivt utvecklingsarbete inom området, vara LOT:s ögon och öron i Svartå, samt sköta kontakter med t.ex. lokal media, kommun och andra lokala aktörer. 2.3 Svartå IF åtar sig att se till att Lidingöloppets auktoriserade bana kommer på plats och marknadsförs som ett begrepp tillsammans med Svartåloppets bana. Banan ska i huvudsak vara en lättlöpt terrängbana med somrig och naturskön profil samt lättillgänglig för många. Banan skall gärna förses med Lidingöloppets skyltar och markeringar som LOT tar fram. Banan skall representera Lidingöloppets värderingar och profil som ett samlingsbegrepp för terränglöpning i naturen och på mjukt och hälsosamt underlag. 2.4 Svartå IF åtar sig att ha 3-4 farthållare under loppet, för att dra löparna i olika tempon under loppet mot förutbestämda måltider (t.ex. sub 70min och sub 60min osv.) 2.5 Svartå IF åtar sig att anordna Svartåloppet. 2.6 Svartå IF åtar sig att se till att innehållet på sin lokala sida på Lidingöloppets webbsida är korrekt och uppdaterad.

25 3. Lidingöloppets åtaganden: 3.1 LOT åtar sig att ta fram samt tillhandahålla Svartå IF med marknadsföringsmaterial inför besöken/arrangemangen. 3.2 LOT åtar sig att skicka en representant till loppet i Svartå. 3.3 LOT åtar sig att ta fram och tillhandahålla Svartå IF med skyltar och markeringar till 14km banan. 3.4 LOT åtar sig att ta fram en t-shirt till funktionärerna inför seednings- och motionsloppet. Alternativt annat plagg som visar att loppet är en del av Lidingöloppet on Tour. (Blir det en väst skickas den tillbaka med Lidingöloppet) 3.5 LOT åtar sig att inför motions- och seedningsloppet hjälpa till att bygga en arena i mindre format av den som finns på Lidingöloppet. 3.6 LOT åtar sig att tillsammans med sina partners tillhandahålla priser till prisbordet (startplatser, produkter m.m.) Datum.. Namn Ordförande Svartå IF Datum.. Tomas Hoszek Generalsekreterare Lidingöloppet