Södermöre kommundelsnämnd

Transkript

1 Södermöre kommundelsnämnd Tid Onsdagen den 26 april 2017 kl. 17: Plats Kommundelssalen, Ljungbyholm Omfattning ande Elisabeth Gustavsson (S), ordförande Karin Lindsten (L) Elisabeth Sjögren Heimark (S) Emma Ahlin (S) Magnus Uhr (S) Annika Lindwall (S) Carina Sjögren (C) Jan Martinsson (V) Fredrik Lindström (M) Christian Lindström (L) Lars Rosén (SD) Ersättare Johan Kesselmark (S) Ulf Johnzon (S) Kurt Hallberg (C) Karin Nilsson (C) Sören Hjertqvist (V) Övriga Lena Thor, förvaltningschef, 24, 25 Martin Westbrandt, verksamhetsutvecklare, 26, 27, 28, 29a, 30, 32 Anslaget på kommunens anslagstavla den 5 maj

2 2 (19) Sekreterare Martin Westbrandt Justeras Elisabeth Gustavsson ordförande Emma Ahlin

3 3 (19) 24 Ansvarsfördelning av nämndernas verksamhet inom Södermöre kommundels geografiska område Dnr SKDN 2017/0034 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente om Södermöre kommundelsnämnds verksamhet som gäller fr.o.m. 1 oktober Där regleras nämndens ansvarsområden. Vidare beskrivs nämndens relation till Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden samt Omsorgsnämnden. Kommundelsnämnden ska nära samarbeta med Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden och Omsorgsnämnden i frågor som dessa nämnder ansvarar för inom kommundelens geografiska område samt i frågor där kommundelsnämnden har ansvaret. I detta samarbete finns resurser på de tre nämnderna som kommundelsnämnden ska få del av. Södermöre kommundelsnämnd ska tillsammans med Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden och Omsorgsnämnden ta fram en skriftlig ansvarsfördelning gällande verksamhet inom kommundelsnämndens geografiska område. Södermöre kommundelsnämnd beslutar 1. Att anta ansvarsfördelningen mellan Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd 2. Att anta ansvarsfördelningen mellan Kultur- och fritidsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd 3. Att anta ansvarsfördelningen mellan Omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd Protokollsanteckning Jan Martinsson (V) och Sören Hjertqvist (V) lämnar följande protokollsanteckning: Det är av vår uppfattning att förslaget till beslut och den upprättade listan för ansvarsfördelningen av nämndernas verksamhet mycket väl kan fungera som ett ramverk. För att i praktiken hitta en ansvarsfördelning där verksamheterna både i kommundelen och facknämnderna kan känna sig till freds bör den kompletteras med en mer konkret beskrivning av förhållandet mellan nämnderna. En sådan lista bör utgå från verksamhetschefernas upplevda behov av kontakter med fackförvaltningen. En sådan lista kan t.ex. innehålla:

4 4 (19) Hur information och kommunikation som når facknämnderna från t.ex. regionförbundet, SKL och nationella myndigheter också kommuniceras till kommundelens verksamheter. På vilket sätt ledningen för kommundelens verksamheter integreras i fackförvaltningarnas samarbetsorgan som möten mellan omsorgschefer, rektorer, bibliotekschefer m.m. Hur kommundelens verksamheter informeras om och bjuds in att delta på fackförvaltningarnas kompetensutbildning. M.m. Det är också vår uppfattning att i de fall fackförvaltningen utreder övergripande frågor bör kommundelsförvaltningen och kommundelens presidium tillfrågas om kommundelens och/eller specifika landsbygdsaspekter på frågan. I de fall kommundelen p.g.a. kommunal likställighet ska fatta ett beslut liktydigt med fackförvaltningens bör frågan endast i de fall kommundelens presidium anser det lyftas i kommundelsnämnden. I övriga fall bör presidiet vara behörigt att komma med synpunkter/fatta beslut för kommundelens räkning. Ett sådant förfarande skulle effektivisera kommundelnämndens arbete och skapa ett större fokus på nämndens huvuduppgift nämligen landsbygds- och demokratiutveckling.

5 5 (19) 25 Revidering av Södermöre kommundelsnämnds delegationsordning Dnr SKDN 2017/0035 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige antog den 26 september 2016 nya reglementen för kommunstyrelsen och nämnderna. De nya reglementena gäller från 1 oktober Med anledning av det nya reglementet för Södermöre kommundelsnämnd har förslag till reviderad delegationsordning arbetats fram. Kommunens revisorer kom i sin rapport om intern kontroll inom redovisningsområdet i januari 2016, med förslag till förbättringar när det gäller nämndernas delegationsordningar. Revisorerna påpekade att vissa nämnders delegationsordningar är av äldre datum och att ett sådant centralt styrdokument bör tas upp i nämnden kontinuerligt för övervägande om det finns behov av förändring. Revisorerna konstaterade också att delegationsordningarna varierar mycket i utformning och föreslog bruk av en standardiserad mall. Kommunledningskontoret har tagit fram en standardiserad mall i samråd med förvaltningarna. Mallen innehåller en första del med beskrivning av vad delegerad beslutsrätt innebär och vad som gäller för delegaterna. Vidare följer några gemensamma avsnitt under rubrikerna Allmänt, Personal och Ekonomi. Respektive nämnd kan därefter lägga till verksamhetsspecifika avsnitt. Mallen innehåller också en skrivning om att kommunstyrelsen/nämnden ska aktualisera delegationsordningen i samband med varje ny mandatperiod. Större förändringar och kompletteringar i förslaget till delegationsordning: Titel kommundelschef är ändrat till förvaltningschef C 17 Borttagen Bistånd till psykiskt funktionshindrade - Boendestöd - Bostad med särskild service C 18 Borttagen Bistånd till psykiskt funktionshindrade - Kontaktperson C 35 Ändrad delegat från Områdesassistent till ekonomiadministratör

6 6 (19) Teckna hyresavtal mellan Södermöre kommundelsnämnd och omsorgstagare D 10 Ändrad delegat från personalutvecklare till HR-specialist Omplacering/förändring av arbetsuppgifter för personal över ansvarsområden D 11 Borttagen Prövning av anställning för obehöriga lärare och studie- och yrkesvägledare E 18 Borttagen Omprövning av beslut Södermöre kommundelsnämnd antar förslag till delegationsordning för Södermöre kommundelsnämnd

7 7 (19) 26 Reviderad färdriktning och mål för biblioteksverksamheten i Södermöre Dnr SKDN 2015/0008 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Kommundelsnämnden har till uppdrag att tillhandahålla folk- och skolbiblioteksverksamhet i Södermöre. Utifrån gällande lagstiftning och Kalmar kommuns styrande fullmäktigemål och vision samt den kommunala biblioteksplanen har kommundelsnämnden beslutat att tydliggöra mål och färdriktning för biblioteksverksamheten i Södermöre kommundel. Södermöre kommundelsnämnd beslutade färdriktningen och målen för biblioteksverksamheten för Södermöre kommundel i februari Då vissa delar nu är inaktuella har en revidering arbetats fram av bibliotekspersonal tillsammans med kommundelsutvecklare. Södermöre kommundelsnämnd beslutar att fastställa färdriktning och mål för biblioteksverksamheten för Södermöre kommundel.

8 8 (19) 27 Organisationsförändring Hagby/Halltorp Dnr SKDN 2017/0059 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Fram till var pedagogiska verksamheter i Hagby och Halltorp uppdelade per ort, d.v.s. förskola Hagby och Hagbyskolan hade en rektor tillika förskolechef och förskola Halltorp och Halltorpsskolan hade en rektor tillika förskolechef. När tjänst som rektor/förskolechef för förskola Halltorp och Halltorpsskolan uppstod som vakant gjordes en tillfällig lösning. Under rekryteringsperioden av rektor tillika förskolechef för Halltorpsskolan har Hagbyskolan och Halltorpsskolan haft en gemensam rektor och förskola Hagby och förskola Halltorp haft en gemensam förskolechef. Under rekryteringsperioden har utvärderingar av organisationen gjort på flera plan. Utvärdering i lokala samverkansgrupper har gjorts och förvaltningschef har fått ta del av dem. Utvärdering i Södermöres centrala samverkansgrupp Utvärdering av enkät i esmaker som samtliga pedagoger i Halltorp och Hagby fått möjlighet att svara på. 42 personal har besvarat enkäten. Samtal mellan förvaltningschef och nuvarande rektor och förskolechef. Resultaten av utvärderingarna varierar men sammataget väger nuvarande organisation över. Enkäten som besvarats visar på att 30 av 42 svaranden (71 %) tycker att nuvarande organisation är mest gynnsam för pedagogisk utveckling och 24 av 42 (57 %) tycker att nuvarande organisation är mest gynnsam för pedagoger i verksamheten. Södermöre kommundelsnämnd beslutar - Ny organisation börjar gälla från och med Att ändra verksamhetsansvar till en förskolechef för Hagby- och Halltorps förskola. - Att ändra verksamhetsansvar till en rektor för Hagby- och Halltorpsskolan

9 9 (19) 28 Yttrande över revisionsrapport "Uppföljande granskning-äldreomsorg-meningsfull vardag, aktiviteter och socialt innehåll" Dnr SKDN 2017/0065 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun avlämnade i mars 2015 en granskning av äldreomsorgen och huruvida omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd bedrev en ändamålsenlig verksamhet så att de boende i särskilda boenden upplever en meningsfull vardag. På uppdrag av revisorerna har EY (Ernst & Young AB) genomfört en uppföljande granskning av vilka åtgärder omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd har vidtagit med anledning av de iakttagelser och synpunkter som lämnades i revisionsrapporten 2015 samt i vilken utsträckning granskningens rekommendationer har beaktats och implementerats. Rapporten visar såväl på vidtagna åtgärder som på områden med fortsatt förbättringspotential. Av rapporten framgår också vilka rekommendationer som lämnas. Svaret ska vara kommunens revisorer tillhanda senast Punkterna nedan är de områden som Södermöre kommundelsförvaltning fått att åtgärda inklusive vidtagna åtgärder. 3.2 I större utsträckning följa upp efterlevnaden av mål- och styrdokument Vår bedömning är att både omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd följer verksamhetens arbete med socialt innehåll, företrädesvis genom muntlig avrapportering från verksamhetsansvariga på nämndsammanträden. Formerna för uppföljning av verksamheternas efterlevnad av mål- och styrdokument (t.ex. handlingsplaner och värdighetsgarantier) för området socialt innehåll kan enligt vår bedömning utvecklas till att bli mer formella. Rekommendationen från tidigare granskning om att i större utsträckning följa upp efterlevnaden av mål- och styrdokument kvarstår därför till viss del. I verksamhetsplanen för Södermöre kommundelsnämnd fastställs årliga mål för verksamheten. I verksamhetsplan 2017 finns målet öka andelen omsorgstagare som är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter i vård- och omsorgsboende Målet är utdelat till Södermöre kommundels tre enheter som sedan har uppdraget att formulera enhetens egna mål med anledning av nämndmålet. Enheten ska också beskriva vilka aktiviteter de avser genomföra för att nå målet. Uppföljning av nämndmål och enhetsmål görs tertialvis på både nämndoch enhetsnivå. Redovisning sker till nämnden i delårsrapport. Metod för att sköta uppföljning och efterlevnad av mål sker i Hypergene.

10 10 (19) 3.5 Avsaknad av mål med insatser i genomförandeplaner I uppföljningen har det inte tydligt framgått att nämnderna har kännedom om i vilken omfattning som omsorgstagares genomförandeplaner innehåller mål för sociala insatser. Följaktligen är vår bedömning är detta är ett utvecklingsområde för både omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd, varför vi rekommenderar nämnderna att förvissa sig om och löpande följa upp att mål för sociala insatser anges i genomförandeplaner. Genomförandeplaner följs upp i den interna kvalitetsuppföljningen genom stickprov två gånger om året. Resultatet av uppföljningen utifrån mål för sociala insatser i genomförandeplanerna redovisas på nämnd. Södermöre kommundelsnämnd godkänner Södermöre kommundelsförvaltnings åtgärder som svar på revisionen Uppföljning granskning-äldreomsorgmeningsfull vardag, aktiviteter och socialt innehåll.

11 11 (19) 29 Informationsärenden a) Översyn av organisation, Kalmar kommun 2019 Kommunstyrelsen har fått i uppdrag att tillsammans med en parlamentariskt tillsatt politisk styrgrupp presentera ett förslag till politisk organisation, som ska beslutas före valet år Kommunstyrelsen har också fått i uppdrag att samtidigt presentera ett förslag till förvaltningsorganisation som stöder den nya politiska organisationen. Tidsplan: - Uppstartsmöte 10 januari - Färdigt förslag augusti/ september - Remiss till nämnderna för besvarande i oktober/november - Klart innan valet Under mötets gång fick nämnden göra inspel till den parlamentariska gruppen. Inspelen sammanställs av Södermöre kommundelsförvaltning och skickas vidare till den parlamentariska gruppen. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

12 12 (19) 30 Lägesrapport kommundelsutveckling Befolkningsutveckling Södermöre Södermöre har ökat invånarantalet med 137 personer (1,829 %) under åren Grupper som ökat mest är: år, och år år. Följ Södermöre kommundel på Facebook Södermöre kommundel har just nu drygt 350 följare på Facebook. Södermöre kommundelsförvaltning ser gärna att fler följer för ökat informationsflöde. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

13 13 (19) 31 Medborgardialog En enkät gällande biblioteksverksamhet har gått ut till medborgapanelen. Enkäten handlar om författaraftnar och ligger ute för besvarande t.o.m. 31 maj. 2 juni kl. 09:00-10:00 äger ett web-seminarium rum i kommundelshuset. Seminariet kommer att handla om medborgadialoger. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

14 14 (19) 32 Förvaltningschefen informerar Första spadtaget av Hagby etapp II tas av nämndsordförande Elisabeth Gustavsson 27 april. 8 maj kommer förvaltningskontoret ha öppet hus. Invånare och personal i Södermöre kommundel bjuds in till frukost och därefter har man möjlighet att träffa tjänstemän på förvaltningskontoret. Nya bryggan i Vita Sand invigs 11 juni. Södermöre kommundel är i behov av sommarvikarier till omsorgen. Rekrytering pågår och det är framförallt Björkhaga i Påryd som har rekryteringsbehov. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

15 15 (19) 33 Rapporter från olika demokratiska mötesformer 20 april anordnades Hagbydagen för tredje året i rad. Dagen handlade om en dag i det kollegiala lärandet där pedagoger berättade om verksamheten och projekt som skett med anledning av nybyggnationen av förskolan. Nämndsordförande Elisabeth Gustavsson och kommundelsutvecklare Hanna Ivarsson har deltagit på ett möte angående skriften Upplev Södermöre. Tidningen delas ut till samtliga hushåll i Södermöre i mitten på maj och kommer också finnas på turistbyrån i Kalmar. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

16 16 (19) 34 Kontaktmannaskap Karin Lindsten redogjorde för sitt besök på Möregården i Hagby. Jan Martinsson redogjorde för sitt besök på biblioteket i Ljungbyholm. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

17 17 (19) 35 Kommande aktiviteter Tvärskogsdagen 27 maj. Nämndsordförande Elisabeth Gustavsson, förvaltningschef Lena Thor och komundelsutvecklare Hanna Ivarsson deltar. Hagby marknad 13 maj. Vice nämndsordförande Christopher Dywik deltar. Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

18 18 (19) 36 Delegationsbeslut B 21 Förskolechefs/rektors beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. Södermöre kommundelsnämnd godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

19 19 (19) 37 Anmälnings- och kännedomsärenden Centrala samverkansgruppens protokoll Informationen om anmälnings- och kännedomsärenden noteras i protokollet.