SYDNÄRKES IT-NÄMND. Beslutande ledamöter Bo Rudolfsson (KD), ordförande Wendla Thorstensson (C), vice ordförande Per Eriksson (S) Andreas Svahn (S)

Transkript

1 Kallelse (8) SYDNÄRKES IT-NÄMND Tid Plats 15:00 Sammanträdesrum Ekeby, Kumla kommun Beslutande ledamöter Bo Rudolfsson (KD), ordförande Wendla Thorstensson (C), vice ordförande Per Eriksson (S) Andreas Svahn (S) Ej tjänstgörande ersättare Caroline Dieker (M) Torbjörn Appelqvist (M) Michael Larsson (S) Therese Magnusson (S) Övriga Madeline Andersson, Kommunchef Ewa Lindberg, Kommundirektör Torbjörn Dybeck, Kommundirektör Harry Lundin, Kommunchef Rikard Olsson, Förvaltningschef Anna Bilock, Ekonomichef Anna Nilsson, Utredningssekreterare Page 1 of 77

2 Kallelse (8) 1 Val av justerare Föredragande Page 2 of 77

3 Kallelse (8) 2 Verksamhetsberättelse för 2015 (Syd-IT 16-5) Föredragande Ärendebeskrivning Verksamhetsberättelsen för 2015 beskriver stora händelser inom Sydnärkes IT-förvaltning och redovisar även utfall för mål och ekonomi. Den visar att Sydnärkes IT-förvaltning ej når något av målen fullständigt, men samtliga mål delvis. Ekonomiskt sett gör förvaltningen ett underskott om ca 1,7 miljoner kronor. Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd godkänner verksamhetsberättelsen för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Verksamhetsberättelse Sydnärkes IT-Förvaltning 2015 Verksamhetsberättelse för Sydnärkes IT-förvaltning 2015 Page 3 of 77

4 Kallelse (8) 3 Serverhall (Syd-IT 16-4) Ärendebeskrivning Handlingar tillkommer Föredragande Page 4 of 77

5 Kallelse (8) 4 Uppföljning av intern kontroll Sydnärkes IT-nämnd (Syd-IT 16-1) Föredragande Ärendebeskrivning Sydnärkes IT-förvaltning har i oktober 2015 antagit en intern kontrollplan för året. Under november, samma år, genomlystes ett antal punkter som redovisas i separat bilaga (Sydnärkes IT Internkontroll nov2015). Kontrollpunkterna var enl. nedan: - Kontroll av backupsystem - Kontroll av inköp enligt avtal - Kontroll av lösenordsbyte - Kontroll av rapport för inkommande och lösta serviceärenden Förslag till beslut IT-nämnden godkänner uppföljning av intern kontrollplan för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Uppföljning av intern kontrollplan för 2015 Uppföljning av intern kontroll 2015 Page 5 of 77

6 Kallelse (8) 5 Svar på revisionsrapport - Intern kontroll (Syd-IT 15-24) Föredragande Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en uppföljande granskning av kommunen intern kontroll arbete. Det har tidigare genomförts två granskningar av intern kontrollen, 2010 och 2011, som båda visade på brister i hur kommunen arbetar med intern kontroll. Granskningen har haft som mål att granska vilka åtgärder som kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit avseende arbetet med intern kontroll. Slutsatsen i av granskningen är att kommunen fortfarande har brister, dom största är - Internkontrollplaner saknas eller antas sent - Rutiner för återrapportering av kontrollerna saknas eller följs ej Revisionen önskar svar från kommunens nämnder och styrelser senast i mars Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd antar yttrandet på revsionsrapporten kring intern kontroll. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Svar på revisionsrapport om intern kontroll Yttrande - Svar på revisionsrapport om intern kontroll Revisionsrapport - Uppföljning intern kontroll Page 6 of 77

7 Kallelse (8) 6 Svar på revisionsrapport - IT-hantering (Syd-IT 15-26) Föredragande Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av Hanteringen av IT. Resultatet visar att Lekebergs kommun och den gemensamma nämnden Sydnärkes IT-nämnd har brister framförallt gällande de centrala styrdokumenten. Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd antar yttrandet på revisionens rapport kring hanteringen av IT i Lekebergs kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Svar på revisionsrapport om IT-hantering Yttrande - Svar på revisionsrapport om IT-hantering Följebrev till remiss om hantering av IT Revisionsrapport - hantering av IT 7 - Redovisning av delegeringsbeslut Ärendebeskrivning Enligt kommunallagen får en nämnd uppdra till ett utskott, ledamot elller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnari ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden. Beslut som har fattats enligt detta ska anmälas till nämnden. Delegeringsbeslut ses rättsligt som beslut på nämndens vägnar och är därför överklagbara. Delegationsbeslut - Anmälan av delegationsbeslut 4 Syd-IT Delegationsbeslut - Upphandling och inköp av material, varoro och tjänster, för vilka medel finns inom budgetram, upp till kronor Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd godkänner redovisningen av delegationsbeslut. 8 - Anmälningar för kännedom Ärendebeskrivning Här presenteras inkomna meddelanden och information till nämnden. Lista på meddelanden Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd lägger informationen till handlingarna. Page 7 of 77

8 Kallelse (8) Page 8 of 77

9 Verksamhetsberättelse för Syd-IT 16-5 Page 9 of 77

10 Tjänsteskrivelse (1) Dnr: Syd-IT 16-5 Tjänsteskrivelse - Verksamhetsberättelse Sydnärkes IT- Förvaltning 2015 Ärendebeskrivning Verksamhetsberättelsen för 2015 beskriver stora händelser inom Sydnärkes ITförvaltning och redovisar även utfall för mål och ekonomi. Den visar att Sydnärkes IT-förvaltning ej når något av målen fullständigt, men samtliga mål delvis. Ekonomiskt sett gör förvaltningen ett underskott om ca 1,7 miljoner kronor. Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd godkänner verksamhetsberättelsen för LEKEBERGS KOMMUN Rikard Olsson IT-chef/förvaltningschef Anna Nilsson Handläggare Page 10 of 77

11 Årsredovisning för Lekebergs kommun 2015 Sydnärkes IT-nämnd 1 Page 11 of 77

12 1 Verksamhetsberättelse 1.1 Måluppfyllelse Sydnärkes IT-nämnd uppnådde 2015 följande rörande nämndmålen; 0 mål helt uppfyllt 5 bedöms delvis uppnås 0 mål nås inte alls Uppföljningen av målen baseras på indikatorerna som verksamheten har gjort på helår. Värdkommunens styrmodell, MER-styrning, bygger på att kommunfullmäktige sätter övergripande mål som sedan nämnder och styrelse bryter ner i nämndmål med indikatorer. Bedömning av måluppfyllelse Bedömningen görs enligt principen nedan. Alla indikatorer prognostiserade uppnådda = Nämndmål uppnås Mer än hälften av indikatorerna uppnådda eller delvis uppnådda = Nämndmål uppnås delvis Mer än hälften av indikatorerna uppnås inte eller saknar värde = Nämndmål uppnås ej Nämndmål Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar Nuvärde 2015 Målvärde 2015 Ge god service och ITdrift av hög kvalité Sydnärkes IT-förvaltning har kommit en bra bit på vägen genom införandet av gemensamt ärendehanteringssystem, skapandet av gemensamma processor och rutiner enl. ITIL (Information Tecnology Infrastructure Library) och kontinuerliga uppföljningsrapporter. Det finns dock en hel del kvar att göra för att uppfattas som en IT-förvaltning med god service, tjänsteleveranser med hög kvalité och en organisation med struktur och ordning. Om utvecklingstakten håller i sig kommer Sydnärkes ITförvaltning nå upp till målen för året en bit in i En orsak till att man här inte nådde ända fram beror till viss del på den höga arbetsbelastningen i ett förändringsarbete, kombinerat med flera stora projekt från Mätbar tillgänglig het Mätbara Serviceniv åer Under första halvåret har förvaltningen infört gemensamt ärendehanteringssystem för att bl.a. därigenom kunna skapa och mäta tillgänglighet och servicenivå för samtliga medlemmskommuner. Under andra halvan har rapportstrukturen förfinats, för att under sista halvåret leverera enhetliga rapporter till verksamheten. Utöver detta har växeln i samtliga medlemskommuner i Sydnärkes IT-förvaltning möjlighet att mäta bl.a. antal inkomna samtal, tappade samtal och svarstider. Detta är också ett led i att mäta och följa upp tillgängligheten till Sydnärkes IT-förvaltning med avseende på Servicedesk. Förvaltningen har nu de uppföljningsrapporter som krävs för att få en operativ bild över verksamheten. Förvaltningen går nu istället in i en utvecklingsfas att utveckla rapporterna samt komplettera 90% 100% 100% 100% 2 Page 12 of 77

13 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar medlemskommunernas verksamheter tillsammans med det dagliga drift och förvaltningsarbetet. med tjänstekatalograpporter för att möta en kommande finansieringsmetod för ITtjänster. Det återstår även att jobba med automatisk rapportgenerering för att minska personberoendet att ta fram rapporter. Detta är dock inte en del som påverkar resultatet av indikatorn. Nuvärde 2015 Målvärde 2015 Mätbar Driftsäker het Kompeten shöjning Arbeta som EN Vad gäller möjlighet till att mäta och följa upp driftsäkerheten har förvaltning infört ett gemensamt övervakningsverktyg för nätkommunikationen. Detta kommer efter ytterligare utbildning och anpassning kunna leverera rapporter över tillgänglighet. Under året har en central lagringslösning tagits i drift i en av de prioriterade datahallarna (Askersund). Denna har tillsammans med ny planerad datahall i Lekeberg förutsättningar till att kunna leverera rapporter om upplevt tillgänglighet och mätbar driftsäkerhet. Under 2015 har Sydnärkes ITförvaltning utbildat samtliga medarbetare inom ITIL. Detta är ett steg i ett enhetligare arbetssätt, bättre struktur och ordning. Dessutom har de båda Teamledarna för kompetensteamet "DataCenter" samt "Tjänster & Support" gått ett par utbildningar rörande ledning och styrning. På teknikersidan har utbildning skett rörande kommunikation, datalagring och produkter från Microsoft, avseende vår nya Målmiljö. Viss form av utbildning har dessutom valts att skjutas fram till 2016 då mer av nya funktionerna finns på plats. Förvaltningen har utvecklat och implementerat gemensamma 70% 100% 60% 80% 90% 100% 3 Page 13 of 77

14 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar organisati on processer, arbetssätt och rutiner för att därigenom höja kvalitén inom hela ITorganisationen. Dock krävs löpande utbildning och uppföljning så att dessa efterlevs och för att kvalitetssäkra verksamheten. För att möta detta behov har vi infört två nya roller "Servicekoordinator", som håller ihop Servicedesk samt "Kvalitetsansvarig". Idag jobbar förvaltningen som en resurs för samtliga medlemskommuner, med vissa få personberoenden kopplat till specifika kommuner. Nuvärde 2015 Målvärde 2015 Gemensa m Servicede sk Sydnärkes IT-förvaltning har kommit långt i att harmonisera de interna processerna Servicedesk och IT-stöd, ITIL (Information Technology Infrastructure Library är en samling principer för hantering av IT-tjänster, där fokus ligger på att IT-tjänsterna ska anpassas efter de behov som uppstår i verksamheten) 100% 100% Kostnadseffek tiv förvaltning 2015 har varit ett händelserikt år med återbesättning av flera vakanser i kombination med flytt till gemensamma lokaler. Efter semestern har i stort sett full bemanning gett möjlighet till bl.a. skapandet av nya gemensamma avtal, lättare och bättre kompetensöverföring samt snabbare etablering av nya processer och rutiner. Det som trots allt gör att vi missar målet något är, avtal med långa löptider som fortfarande lever kvar eller den stora unika flora av tjänster och produkter som fortfarande finns ut i våra verksamheter. Gemensa mma avtal Gemensa m Servicede sk Under året har skapandet av nya avtal endast skett med utgångspunkt att de skall vara ett och samma för samtliga fyra kommuner. Undantagen har varit förnyelser av redan tecknade avtal, där man gjort en bedömning att vi inte hinner med att skapa gemensamma avtal under innevarande år. Anledningen till att denna indikator inte är bättre uppfylld rör de många tecknade avtal med långa löptider som finns i respektive kommun eller i underliggande förvaltningar. Sydnärkes IT-förvaltning har kommit långt i att harmonisera de interna processerna Servicedesk och IT-stöd, ITIL (Information Technology Infrastructure Library är en samling principer för hantering av IT-tjänster, där fokus ligger på att IT-tjänsterna ska anpassas efter de behov som 75% 100% 100% 100% 4 Page 14 of 77

15 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar uppstår i verksamheten) Nuvärde 2015 Målvärde 2015 Enhetliga inköp Under året har förvaltningen gått över till mer och mer enhetliga inköp,men det finns fortfarande några unika produktval i respektive kommun. Planen är att likrikta de kvarstående produkterna, där skillnader finns, och inrätta rutiner och beskrivningar till verksamheten för att uppnå detta. 90% 100% Optimera processer och rutiner Förvaltningen har en "första bas nivå" av förvaltningsmodell som kommer implementeras innan vi tar nästkommande steg. Förvaltningen har inte haft bra förutsättningar att införa någon systemförvaltningsmodell under 2015 pga konkurrerande projekt och utveckling av interna arbetssätt. Dock har andra processer utvecklats avseende förvaltningen mot en kommande tjänsteorganisation. Vad gäller servicedesk-rutiner och definitioner ligger dessa någorlunda i fas med tanke på konkurrerande verksamhetsprojekt. 80% 100% Samordna och effektivisera framtida investeringar Sydnärkes IT-förvaltning har skapat bra rutiner, instruktioner och planer för att skapa en samordnad och effektiv verksamhet. Genom införandet av en gemensam målmiljö och skapandet av gemensamma inköpsrutiner och avtal för samtliga medlemskommuner, har förvaltningen kommit en bra bit på väg. Avtal med pågående långa löptider är dock svåra att påverka i dagsläget. Vad gäller t.ex. stora investeringar i framtida infrastruktur, rörande bl.a. fiber och gemensamt kommunöverskridande länknät, ligger besluten på regional nivå eller kopplad till Enhetliga inköp Avtal Under året har förvaltningen gått över till mer och mer enhetliga inköp,men det finns fortfarande några unika produktval i respektive kommun. Planen är att likrikta de kvarstående produkterna, där skillnader finns, och inrätta rutiner och beskrivningar till verksamheten för att uppnå detta. Under året har skapandet av nya avtal skett med utgångspunkt att de skall vara ett och samma för samtliga fyra kommuner. Undantag har varit förnyelser där man gjort en bedömning att vi inte hinner med att skapa gemensamma avtal under innevarande år. Ytterligare en anledning till att man inte lyckats i högre grad är 90% 100% 75% 100% 5 Page 15 of 77

16 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar kommunernas ekonomi. Här har IT-förvaltning svårt att påverka, men man har bra planering för samordning av effektiva investeringar. En stark faktor till att man inte lyckades pricka eller överträffa målet är dessutom den stora belastning i samband med införandet av många stora verksamhetsprojekt. Dessa är bl.a. nytt verksamhetssystem till vård och omsorg i tre kommuner och införande av nytt ärende och diarieföringssystem i tre kommuner under samma tidsperiod. Gemensa m infrastrukt ur de många avtal med långa löptider som fortfarande finns ute på respektive kommun eller förvaltning. Gemensam infrastruktur är fortfarande i sin linda då, många infrastrukturprojekt ännu ej är påbörjade. Ett projekt är överföringsledning avseende vattenlendningen mellan Örebro-Fjugesta. Om anslag för detta beviljas kan samförläggning ske. En del kompletterande grävarbeten krävs dock för att länka samman Fjugesta och Lanna med egen fiber. Vätternvattenprojektet kan också möjliggöra samförläggning av fiber. Det blir då möjligt att binda samman Askersund, Åsbro och Hallsberg. Nuvärde 2015 Målvärde % 100% Skapa förutsättninga r för samverkan över kommungräns erna Sydnärkes IT-förvaltning har infört många gemensamma verksamhetssytem eller plattformar under året. Detta gör att man är bra rustad för att skapa bra samverkansvinster över kommungränserna. Orsaken till att man inte nådde målen fullt ut är en delvis en resursbrist på IT, då man samtidigt införde två stora verksamhetssystemsinstallati oner. Förhoppningarna är att gå bättre rustade in i Gemensa m ITplattform och infrastrukt ur Gemensa mma verksamh etssystem inom ITförvaltnin gen Plattformen för ny målmiljö är införd och i produktion. Det återstår dock ett arbete att föra över vissa av befintliga system till den nya miljön. Arbetet med två stora delprojekt på IT (gemensam katalogtjänst och e-post) pågår. Ett gemensamt e-postfilter har tagits i bruk och ersatt tidigare lösningar. Under 2016 kommer förvaltningen troligen ha en stabil och gemensam itplattform och infrastruktur för samtliga medlemskommuner Förvaltningen har inte riktigt nått uppsatta mål under året. Detta då man utalat prioriterat verksamheterna. I samband med att man kontinuerligt lämnar den blandade miljön som finns hos alla medlemskommuner kommer man enklare kunna uppnå detta. Förutsättningar ser mycket bättre ut för % 100% 70% 100% Samverka för kunna möta Den samlade kunskapen som finns inom Sydnärkes IT- God omvärldsk Under året har IT-förvaltning varit representerad vid KomITS 90% 100% 6 Page 16 of 77

17 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar ökade krav från våra kunder och omvärld förvaltning är både bred och mångårig inom offentlig förvaltning, men nu även kompletterad med nya specialistkunskaper från privat näringsliv. Det som gjort det svårt att klara målen här ligger delvis utanför Förvaltningens kontroll, då det rör medlemskommunernas gemensamma satsning i regionens ansats kring en central e- tjänsteutvecklingsgrupp, som har avstannat hos värdkommunen Örebro kommun. Frånsett detta har ITförvaltningen en bit kvar för att klara sina egna mål. ännedom rörande offentlig förvaltnin g Möta allt högre krav inom utbildning ssektorn samt BootCamp för omvärldsbevakning och trendanalyser. Detta tillsammans med en planerad fortsatt agenda för nyckelpersoner gör att god omvärldsbevakning rörande offentlig förvaltning tilgodosets. Träff med andra kommuner har under året varit en bidragande faktor till att förvaltningen närmar sig målet på sikt, men kanske ändå inte kan säga att man når den fullt ut. Sydnärkes IT-förvaltning har under året skapat ett gemensamt forum och en bra dialog med samtliga IKTpedagoger. Ett gemensamt verktyg för att kunna hantera alla läsplattor och mobila enheter har införskaffats men hann tyvärr inte införas fullt ut under Verktyget gör det möjligt att administrera läsplattor, mobila enheter eller program och applikationer med minskad administration och bättre flexibilitet. Förvaltningen planerade att se över kommunikationen till alla lokaler inom utbildningssektorn. Detta för att alla skulle ha samma förutsättningar till uppkoppling av datorer och mobila enheter. Detta uppnåddes tyvärr inte riktigt under Nuvärde % 80% Målvärde 2015 Möta krav från regeringe n avseende e- förvaltnin g IT-chefen ingick i en regional e- tjänsteutvecklingsgrupp som under ledning av Örebro kummun hade fått i uppdrag att skapa förutsättningar för att skapa och utveckla e-tjänster och även på sikt e- tjänsteförvaltning på regional och kommunal nivå. Här har samtliga kommundirektörer i Region Örebro skrivit fram ett uppdrag som sedemera Örebro kommun äger och driver. Detta gick totalt gått i stå, då ansvariga inom Örebro kommuns IT-avdelning 10% 100% 7 Page 17 of 77

18 Nämndmål Kommentar Indikator Kommentar slutade under Sydnärkes IT-förvaltning har lyft frågan till kommundirektörer/kommunch efer i medlemskommunerna för en återstart av e- tjänsteutvecklings-gruppen under Nuvärde 2015 Målvärde Verksamhet Sydnärkes IT-förvaltning har under året fortsatt att jobba med aktiviteter för att skapa en gemensam förvaltning för samtliga ingående medlemskommuner. Viktiga händelser under året har varit att man bl.a. har flyttat till gemensamma lokaler. Detta i värdkommunen Lekebergs Kommunhus. Under året har man dessutom gått in i ett gemensamt ärendehanteringssystem avseende Servicedesk för samtliga fyra kommuner. Man har produktionssatt delar av en ny gemensam IT-plattform. Detta för att vara beredd att möta de projekt som innebär nytt verksamhetssystem för vård och omsorg och nytt verksamhetssystem för ärende och diarieföring. Andra delar som tagits i produktion är gemensamma rutiner och processer. Under året har man även initierat införandet av en systemförvaltningsmodell, på basnivå. Den största utmaningen under året har varit att parallellt med ordinarie drift & förvaltning även skapa och produktionssätta kommande målmiljö, utan att brista i leveranskvalité. En del inom Sydnärkes IT-förvaltnings organisation under 2015 var DataCenter grupperingen. Denna grupps primära åtagande var att se till att bakomliggande infrastruktur och systemplattformar driftades och förvaltades på ett strukturerat sätt. Förutom den normala driften av bl.a. servrar och nätverk och kommunikation har gruppen arbetat med att anpassa IT-infrastrukturen i respektive medlemskommun för att kunna administreras effektivt från förvaltningens nya lokaler i Fjugesta. Arbetet med att bygga upp den nya målmiljön, gemensam för alla fyra kommunerna, pågick också och beräknas kunna driftsättas fullt ut under Sydnärkes IT-förvaltnings andra del i organisationen 2015 var Tjänster och Support. Här har man arbetat med att få igång en fungerande och enhetlig organisation vad det gäller användarnära tjänster. Förvaltningen har under året jobbat för snabbare handläggning av inkomna ärenden i Servicedesk. Man har dessutom skapat enhetliga inköpsrutiner, samt gemensam lösningar för tex hantering av mobila enheter. Den sista stödfunktionen som funnits inom organisationen är Projekt och Strategi. Denna har under året fokuserat på att driva det nya målmiljöprojektet i mål samt att få på plats gemensamma rutiner och interna processer inom förvaltningen. Vidare har fokus varit att få till standardiserat IT-stöd, rapporter, processer och rutiner kopplat till Servicedesk. Sydnärkes IT-förvaltnings största utmaning under året har legat i att parallellt implementera ett stort projekt för att harmonisera fyra kommuners datacenter till en miljö, säkerställa att vi har rätt resurser med rätt kompetenser och att samtidigt leverera högsta kvalitet på våra ITtjänster. 8 Page 18 of 77

19 1.3 Ekonomi DRIFTREDOVISNING ANSVARSTEXT SLAG SLAGTEXT BUDGET BOKFÖRT tom dec AVVIKELSE PROCENT FÖRBR SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND SYDNÄRKES IT- NÄMND 319 ÖVRIGA AVG O. ERSÄTTNIN 336 DRIFTBIDRAG FR KOMMUNER 400 AB-AVTALET INKL SEMLÖN % % % 411 PO-PÅLÄGG % 420 UTRUSTNING, LICENSER MM % 453 BILERS O. RESOR TJÄNSTER % 490 KAPITALKOSTNADER % Årets resultat för Sydnärkes IT-nämnd uppgår till tkr. Nämndens underskott beror till största delen på att nämnden 2014 vidarefakturerade medlemskommunerna för utrustning som inte ingick i budget. Att vidarefakturering inte skett 2015 beror på att nämnden måste få en helhetsbild över kostnaderna inför den nya finansieringsmodellen. Budgeterade driftbidrag mm ger ett underskott eftersom justering gjorts i kommunernas driftsbidrag, pga kapitalkostnadsförändring. Däremot har intäkter från externa kunder, såsom Sydnärkes utbildningsförbund, Hallbo mfl genererat ett överskott om 937 tkr. Personalkostnaderna lämnar ett överskott om ca 500 tkr på grund av vakanser. Poängteras bör att tjänsteköp gjorts för att både täcka upp vakanser, men också för att komma ikapp och utföra vissa specifika uppdrag. Detta har gjort att kostnaden för tjänsteköp lämna ett underskott om 400 tkr. Genomförande av diverse gemensamma projekt såsom Platina, Procapita mm har medfört en högre kostnad på utrustning, licenser mm. Givetvis handlar det mesta av underskottet ändå om att utrustning som inte ingick i budgeten från medlemskommunerna inte har vidarefakturerats. Totalt lämnar utrustning, licenser mm ett underskott om tkr. Nämnden budgeteras och redovisas from 2015 som en enhet, där eventuellt över- eller underskott fördelas mellan medlemskommunerna. Fördelningen av underskottet blir enligt 9 Page 19 of 77

20 följande och regleras på första fakturan 2016: Askersund 459 tkr, Hallsberg 630 tkr, Laxå 265 tkr, Lekeberg 320 tkr Arbetet med ny finansieringsmodell fortsätter och denna kommer inte att kunna användas fullt ut förrän till Modellen kommer att kunna användas för att prissätta olika produkter/paketlösningar till respektive medlemskommun. INVESTERINGSREDOVISNING PROJEKT ÅRSBUDGET Jan-Dec 15 REDOVISNING Jan-Dec 15 IT INVEST LEKEBERG IT INVEST LAXÅ IT INVEST ASKERSUND IT INVEST HALLSBERG NY IT-PLATTFORM IT-INVEST. GEMENSAMT TOTALT INVESTERAT Page 20 of 77

21 Uppföljning av intern kontroll Sydnärkes IT-nämnd 4 Syd-IT 16-1 Page 21 of 77

22 Tjänsteskrivelse (1) Dnr: Syd-IT 16-1 Tjänsteskrivelse - Uppföljning av intern kontrollplan för 2015 Ärendebeskrivning Sydnärkes IT-förvaltning har under året 2015 antagit en ny intern kontrollplan. Under senare delen av året, genomlystes ett antal punkter som redovisas i separat bilaga (Uppföljning av internkontroll 2015). Förslag till beslut IT-nämnden godkänner uppföljning av intern kontrollplan för LEKEBERGS KOMMUN Rikard Olsson IT-chef/förvaltningschef Anna Nilsson Handläggare Page 22 of 77

23 1 (7) 1 Rapport för intern kontroll 2015 Sydnärkes IT-förvaltning har under 2015 års intern kontroll konstaterat att överlag så fungerar de flesta rutinerna väl inom förvaltningen. De brister som hittats är främst kring förvaltningens databackuper för vissa system. Arbetet med att åtgärda bristerna inleddes under 2015 och planeras att fördigställas under Q Uppföljningen av mål och indikatorer förbättras under året och rapporteras nu i samband med varje prognosrapport, dvs tre gånger om året. 2 Resultat av genomförd intern kontroll Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Administration Uppföljning av politiskt fattade beslut Ekonomi Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Följa upp verkställighet av beslut Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Vid varje prognosrapport (tre stycken) har samtliga beslutade uppdrag från Sydnärkes ITnämnd redovisats till nämnden. Kontrollen och rapporteringen har förvaltningschefen ansvarat för. Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Resultat: Under 2015 har uppdrag och resultat redovisats till nämnden i samband med ordinarie nämndmöten. Slutsats: Rutinen fungerar och följs. Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Inga nya åtgärder bedöms behövas Page 23 of 77

24 2 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Beslutsattestförteckning Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Kontrollera att befintlig förteckning är aktuell. Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Förvaltningschefen samlar hela förvaltningens attestförteckningar och utför kontroll av de samma. Kontrollen görs två gånger per år av kvalitetsansvarig. Inköp Inköp görs enligt avtal. Stickprov på inköpen görs månadsvis på slumpmässigt framtagna fakturor. Kontrollen utförs kvartalsvis av kvalitetsansvarig. Inköp Löpande inköp sker enligt fastställda rutiner Kontrollen sker via stickprov och en gång per år av kvalitetsansvarig. Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Resultat: Attestförteckningen följs enligt gällande förordning. Slutsats: Rutinen fungerar väl. Resultat: Mindre inköp har skett utanför avtal, men inget av större dignitet. Slutsats: Rutinen fungerar Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Inga nya åtgärder bedöms behövas Page 24 of 77

25 3 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor Investering Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Beslutsattest skett av rätt person. Faktura får ej beslutsattesteras av samma person som fakturan referera till. Besluts- och mottagarattesten får ej vara samma person. Orsak och gäster finns med vid representation. Se till att investering är konterad korrekt. Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Stickprov på inköpen görs månadsvis på slumpmässigt framtagna fakturor. Kontrollen utförs månadsvis av kvalitetsansvarig. Stickprov på inköpen görs i samband med lönekörning. Kontrollen utförs kvartalsvis av löneavdelningen. Stickprov på inköpen görs 2ggr/år i samband med delårsoch årsbokslut. Kontrollen utförs av kvalitetsansvarig. Avtal Uppsägningstider bevakas. Avtal bevakas av respektive avdelning under året. Kontroller sker löpande av kvalitetsansvarig Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Resultat: Ett fåtal avtal har ej förnyats vid utgång. Slutsats: Rutinen har setts över och ny gemensam dokumentation har införts Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Detta är numera digitaliserat och fakturasystemet tillåter inte att samma person både mottagnings- och beslutsattesterar. Page 25 of 77

26 4 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Personal LAS Att LAS-regler följs vid tjänstillsättning. Stickprov i samband med att anställningsbevis upprättas. Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Anställningsform Att personer anställs med rätt anställningsform. Löpande kontroll i samband med att anställningsbevis upprättas. Resultat: Utan anmärkning Slutsats: Rutinen fungerar Rehabilitering Att rehabiliteringsplan upprättas vid behov. Uppföljning av pågående sjukskrivningar. Utförs av Rehabliteringshandläggare och återrapporteras till Förvaltningschef Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar Mertidsjournal Att kommunen följer regler för mertidsarbete enligt ATL Kontroll av mertidsjournal. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar Rapporterad frånvaro i självservice Vid vikarietillsättning följa upp att frånvaro är rapporterat Kontroll av rapporterad frånvaro i förhållande till rapporterat vikariat. Ej aktuellt under 2015 Verksamhet Page 26 of 77

27 5 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Planera resurser i driftoch projektorganisation. Gå igenom krav på resurser i projekt och support och stäm av med resursägare. Servicedesk koordinator har tillsammans gått igenom projektplaneringen med huvudprojektledare månadsvis. Resultat: Resurser är delvis överbokade. Slutsats: Bättre resursplanering av resursägare Ny organisationsstruktur kommer ta form under 2016 som motverkar detta. Planera underhåll Tillsammans med ansvariga för systemförvaltning och projekt planera när underhåll lämpligast kan genomföras och identifiera servicefönster. Månadsvis planering av vilka planerade servicefönster som gäller och vad som ska åtgärdas. Resultat: Stora brister i samordning mellan systemförvaltningen och verksamheten Slutsats: Se över rutiner och planering Ny förvaltningsmodell planeras införas under 2016 Planera och tilldela förändringsärenden. Förändringsledare IT går igenom förändringsärenden tillsammans med supportteamet. Gå igenom kravspecifikation och föreslå lösning och vem som gör vad. Kontrollen utförs av Servicedesk koordinatorn en gång i månaden. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar IT-säkerhet lösenord Kontrollera att det är rätt person som beställer lösenordsbyte. Kontrollen sker via stickprov en av kvalitetsansvarig. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar, men är tidskrävande Under 2016 se över rutinen och föreslå förbättringar. Page 27 of 77

28 6 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) Inventering av antal datorer och licenser Avstämning mot gällande avtal och kontroll att riktlinjer följs. Servicedesk koordinatorn kör script varje halvår för att samla in antal datorer som ingår i vårt ansvar. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar IT-säkerhet behörighet i verksamhetssystem eller IT-stöd. Kontrollera att rätt roller och personer har rätt behörighet enligt rutiner och fastställda behörighetslistor. Kontrollera att rutiner och metoder är uppdaterade enligt gällande beslut från Systemförvaltningen. Servicedesk koordinatorn kör ett script i samband med årsbryt. Resultat: Ej implementerad. Slutsats: Rutinen fungerar ej Inför rutin under 2016 Kontrollera backupsystem Gå igenom backupjobben att de är aktuella och fungerar. Kör slumpvis test av backupjobb att det går att återställa från en given punkt. Kontroll av systemens Återställningsrutiner efter haveri. Kontrollen utförs av kvalitetsansvarig kvartalsvis Resultat: Stora brister i samordning inom systemförvaltningen. Slutsats: Se över rutiner och planering av kontinuerliga tester. Page 28 of 77

29 7 (7) Rutin/område (hämtas från intern kontroll planen) Kontrollmoment (hämta från intern kontroll planen, vad är det som ska kontrolleras) Genomförd kontroll (beskrivning över hur kontrollen har genomförts och av vem) Slutsats/resultat (vad blev resultatet och slutsatsen av kontrollen Ev. förslag på åtgärder (vad behöver ev. göras för att åtgärda bristen) IT-säkerhet attacker Gå igenom loggar, larmlistor. Kontrollera skyddssystem, skalskydd och andra lösningar om intrångsförsök gjorts. Ansvarig för Datacenter kör script samt går igenom loggar kvartalsvis Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar Dokumentera ärenden Säkerställ att ärenden är dokumenterade enligt våra interna rutiner och standarder. Servicedesk koordinatorn gör stickprov om ärenden registreras korrekt och att dess lösning dokumenteras i ärendehanterings-systemet. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar Analysera utfall baserad på ärenden. Kontrollera att rapporterna stämmer över tiden mot live data i ärendehanterings-systemet. Kvalitetsansvarig går igenom utfallet i rapporter samt läget just nu i ärendekön och resurspool. Resultat: Utan anmärkning. Slutsats: Rutinen fungerar Page 29 of 77

30 Svar på revisionsrapport - Intern kontroll 5 Syd-IT Page 30 of 77

31 Tjänsteskrivelse (2) Dnr: Syd-IT Tjänsteskrivelse - Svar på revisionsrapport om intern kontroll Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en uppföljande granskning av kommunen intern kontroll arbete. Det har tidigare genomförts två granskningar av intern kontrollen, 2010 och 2011, som båda visade på brister i hur kommunen arbetar med intern kontroll. Granskningen har haft som mål att granska vilka åtgärder som kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit avseende arbetet med intern kontroll. Slutsatsen i av granskningen är att kommunen fortfarande har brister, dom största är - Internkontrollplaner saknas eller antas sent - Rutiner för återrapportering av kontrollerna saknas eller följs ej Revisionen önskar svar från kommunens nämnder och styrelser senast i mars Bakgrund I granskningen som genomfördes 2010 visade det sig att nämnderna inte, och kommunstyrelsen bara delvis, följde det av kommunfullmäktige antagna reglementet för intern kontroll. En uppföljande granskning 2011 visade att till stora delar kvarstod bristerna. Efter den nu genomförda granskningen så är PWC slutsats fortfarande, fem år senare kvarstår många av bristerna 2 Analys Kommunstyrelsen uppmärksammade i våras att det fanns brister i nämndernas intern kontroll och påpekade detta för nämnderna. Styrelsen gav då instruktioner om att snarast anta intern kontrollplaner för 2015 och inkomma med en beskrivning över hur arbetet med internkontroll arbetet bedrivs i nämnderna, detta skulle återrapporteras till kommunstyrelsen innan sommaren. I februari antog vård- och omsorgsnämnden en intern kontrollplan och kultur- och bildning samt Sydnärkes IT-nämnd gjorde det i början av hösten. 2.1 Åtgärder Som granskningen också tar upp har kommunstyrelsen uppmärksammat bristerna och under hösten har ett aktivt arbete bedrivits kring intern kontroll, med bland annat utbildning för kultur- och bildningsnämnden och genomgång med en del tjänstepersoner. Inför 2016 har samtliga nämnder i december månad antagit intern kontrollplaner för 2016 baserat på en mall som kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram. I mallen Page 31 of 77

32 Tjänsteskrivelse (2) Dnr: Syd-IT finns en gemensam riksbedömningsmatris och information om hur intern kontrollen ska fungera i Lekebergs kommun. Där framgår tydligt att varje nämnd ska minst ha en fastställd rutin för: Hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till. Introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär. Ett förtydligande har också skickats ut från kommunstyrelseförvaltningen till förvaltningarna kring att nämnden ska anta en rapport i samband med verksamhetsberättelsen och att den ska rapporteras till kommunstyrelsen. En mall för hur denna har tagits fram och skickats ut till alla förvaltningar. Checklistan för nyanställda kommer också kompletterats med en ruta kring genomgång av kommunens intern kontroll för att säkerställa att alla medarbetare får informationen. 2.2 Genomsyrande perspektiv En bedömning har gjorts av dom genomsyrande perspektiven barn, folkhälsa, jämställdhet, miljö och hållbarhet, mångfald och integration där de inte bedöms påverkas av detta ärende. 2.3 Ekonomiska konsekvenser Brister intern kontrollen kan det leda till ekonomiska konsekvenser för kommuner om till exempel inte avtal sägs upp i tid eller om kommunen inte handlar enligt ramavtalen. Det aktuella ärendet, svara på granskningen, bedöms inte ha några direkta ekonomiska konsekvenser. 3 Slutsats Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd antar yttrandet på revsionsrapporten kring intern kontroll. LEKEBERGS KOMMUN Rikard Olsson Förvaltningschef Anna Nilsson Handläggare Page 32 of 77

33 (1) Dnr: Syd-IT Yttrande - Svar på revisionsrapport om intern kontroll Sydnärkes IT-nämnd instämmer i revisonens kritik kring att det har funnits brister i arbetet med intern kontroll. Arbetet med att åtgärda bristerna har pågått sedan hösten 2015 och de brister som rapporten lyfter fram har eller kommer åtgärdas under våren Revisionsrapporten har varit ett bra hjälpmedel i att se över arbetet med den interna kontrollen. Bland annat har en ny mall för de interna kontrollplanerna utarbetas och den har nämnden använt när de antagit sin plan för I mallen finns det tydligt beskrivet kring hur den interna kontrollen ska fungera och hur riskbedömningen ska genomföras. Detta är en del i arbetet med att få till ett enhetligt internt kontrollarbete i kommunen. I februari kommer nämnden att följa upp och rapportera resultatet av intern kontrollen 2015 och redovisa detta till kommunstyrelsen. Även detta sker enligt en mall som kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram. Tydliga instruktioner om hur rapporteringen ska ske har i samband med detta skickats ut. En samlad rapport kommer redovisas för kommunstyrelsen i februari. I och med de åtgärder som vidtagits anser Sydnärkes IT-nämnd att de brister som revisionen lyfts fram att har åtgärdats. LEKEBERGS KOMMUN Bo Rudolfsson (KD) Sydnärkes IT-nämnds ordförande Page 33 of 77

34 Page 34 of 77

35 Page 35 of 77

36 Page 36 of 77

37 Page 37 of 77

38 Page 38 of 77

39 Page 39 of 77

40 Page 40 of 77

41 Page 41 of 77

42 Page 42 of 77

43 Page 43 of 77

44 Page 44 of 77

45 Page 45 of 77

46 Page 46 of 77

47 Page 47 of 77

48 Page 48 of 77

49 Svar på revisionsrapport - IThantering 6 Syd-IT Page 49 of 77

50 Tjänsteskrivelse (2) Dnr: Syd-IT Tjänsteskrivelse - Svar på revisionsrapport om IThantering Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av Hanteringen av IT. Resultatet visar att Lekebergs kommun och den gemensamma nämnden Sydnärkes IT-nämnd har brister framförallt gällande de centrala styrdokumenten. 1 Bakgrund Under 2015 gjorde PWC på uppdrag av Lekebergs kommuns revisorer en granskning av kommunens IT hantering. Kommunens styrdokument gällande IT granskade, intervjuer genomfördes och en enkät skickades till medarbetarna inom Lekebergs kommun. 2 Analys Resultatet visade att det framförallt finns brister kring kommunens styrdokument. Detta är något kommunstyrelseförvaltningen har uppmärksammat redan tidigare och gett ett uppdrag till förvaltningschefen för IT att se över och revidera dessa. Det arbetet har blivit nedprioriterat på grund av hög arbetsbelastning inom Sydnärkes ITförvaltning under Den nybildade gemensamma förvaltningen är en av förklaringarna till att styrdokumenten brister. De nuvarande är från innan den gemensamma nämnden bildades och till viss del därför inaktuella. Ett arbete krävs för att uppdatera dessa och sedan implementera dom i verksamheterna. Under våren 2016 bör arbetet med att se över dokumenten slutföras för att sedan implementeras i verksamheterna. 2.1 Genomsyrande perspektiv De genomsyrande perspektiven för barn, folkhälsa, jämställdhet, miljö och hållbarhet, mångfald och integration berörs inte av ärendet. 2.2 Ekonomiska konsekvenser Bristande kontroll och rutiner kan få ekonomiska konsekvenser men i bedömningen är att dom brister som finns kring styrdokumenten inte har ekonomiska konsekvenser. 3 Slutsats Under 2016 bör ett omfattande arbete kring styrdokumenten och rutinerna för IT ses över och implementeras i verksamheterna. Page 50 of 77

51 Tjänsteskrivelse (2) Dnr: Syd-IT Förslag till beslut Sydnärkes IT-nämnd antar yttrandet på revisionens rapport kring hanteringen av IT i Lekebergs kommun. LEKEBERGS KOMMUN Rikard Olsson Förvaltningschef Anna Nilsson Handläggare Page 51 of 77

52 (1) Dnr: Syd-IT Yttrande - Svar på revisionsrapport om IT-hantering Revisonens granskning av kommunens IT-hantering visade på ett antal brister, främst kring avsaknaden av styrdokument och/eller implementeringen av dessa. Sydnärkes IT-nämnd har varit medveten om att det finns brister kring dessa dokument och till viss del beror det på den nya IT-organisationen, med en gemensam nämnd i Sydnärke. Den har inneburit att en del dokument blivit inaktuella men också att arbetet med framtagandet av nya och implementeringen av dessa fått invänta att IT:s organisation har fått komma på plats. Detta har nu till stor del skett och Sydnärkes IT-nämnd planerar att under första halvan av 2016 se över hur främst informationssäkerheten med tillhörande styrdokument fungerar och hur detta ska implementeras i verksamheterna. Sydnärkes IT-nämnd instämmer i revisorernas bedömning att hanteringen bara till delar har varit tillfredställande men bedömer att med planerade åtgärder under 2016 kommer detta förbättras. LEKEBERGS KOMMUN Bo Rudolfsson Sydnärkes IT-nämnds ordförande Page 52 of 77

53 Page 53 of 77

54 Page 54 of 77

55 Page 55 of 77

56 Page 56 of 77

57 Page 57 of 77

58 Page 58 of 77

59 Page 59 of 77

60 Page 60 of 77

61 Page 61 of 77

62 Page 62 of 77

63 Page 63 of 77

64 Page 64 of 77

65 Page 65 of 77

66 Page 66 of 77

67 Page 67 of 77

68 Page 68 of 77

69 Page 69 of 77

70 Page 70 of 77

71 Page 71 of 77

72 Page 72 of 77

73 Page 73 of 77

74 Page 74 of 77

75 Page 75 of 77

76 Page 76 of 77

77 Page 77 of 77