3 (22) SLUTREDOVISNING AV REGERINGSUPPDRAG Dnr Er beteckning S2015/07796/SF. Sammanfattning

Transkript

1

2

3

4 3 (22) Sammanfattning Inom ramen för Försäkringskassans samlade plan för att minska sjuktalet fortsätter myndigheten att utveckla stödet till arbetsgivare. Det generella stödet till alla arbetsgivare i samband med anställdas sjukfrånvaro omfattar information och digitala tjänster på webbplatsen samt information och rådgivning via telefonsamtal med Kundcenter för partner. Informationen på webbsidorna för arbetsgivare har utvecklats för att mer tydligt och konkret beskriva vad man som arbetsgivare behöver göra när en anställd blir sjuk. Försäkringskassan arbetar också för att bättre möta upp arbetsgivares behov av rådgivning när de kontaktar Kundcenter för partner. Den strukturella samverkan och stödet vid anställdas sjukfrånvaro anpassas utifrån arbetsgivarens olika behov med fokus på arbetsgivarens arbete med förebyggande insatser och arbetsanpassnings- och rehabilitering. Differentieringen av stödet syftar också till att använda Försäkringskassans resurser där behovet av stöd är störst och insatserna ger störst effekt på sjukfrånvaron. Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket har sedan 2007 en nationell överenskommelse för samverkan kring rehabiliteringsområdet. Med utgångspunkt i överenskommelsen tar myndigheterna årligen fram en gemensam handlingsplan. För att stödja fortsatt utvecklingsarbete och samverkan har myndigheterna tagit fram en ny nationell överenskommelse som avser tiden Överenskommelsen grundar sig på en mer aktiv och enhetlig samverkan utifrån dagens arbetsmiljöförhållanden och utveckling i sjukförsäkringen. Den nya överenskommelsen syftar till att främja arbetsgivarnas ansvarstagande för arbetsmiljön, att förebygga ohälsa, samt att effektivt arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsgivare kan få statligt bidrag för arbetsplatsnära stöd i form av utredande insatser för en arbetstagare som har eller riskerar att få nedsatt arbetsförmåga. För att göra det arbetsplatsnära stödet mer känt har Försäkringskassan under 2016 genomfört informationsinsatser, främst med inriktning på digital information men även genom deltagande vid konferenser. Informationsinsatserna fortsätter under Försäkringskassan har genom registerstudier och intervjuer följt upp hur bidraget används. Utifrån uppföljningen resonerar Försäkringskassan om möjlig utveckling av det arbetsplatsnära stödet. Det mest frekventa önskemålet hos arbetsgivarna är att det befintliga bidraget för utredande insatser kompletteras med bidrag för insatser på arbetsplatsen. Försäkringskassan ser att det kan vara ett stöd i arbetsgivarnas ansvar att förebygga sjukfrånvaro och underlätta återgång i arbete.

5 4 (22)

6 5 (22) Innehåll 1. Inledning Samråd med arbetsgivarföreträdare Stöd till arbetsgivare i samband med anställdas sjukfrånvaro Stöd på generell nivå Stöd på behovsanpassad nivå Stöd på riktad nivå Internt utvecklingsarbete Utredning och samordning i sjukpenningärenden Samverkan och kommunikation med Arbetsmiljöverket Ny nationell överenskommelse Samverkan kring arbetsgivare Utvecklingen av kommunikationen mellan myndigheterna Samverkan mellan myndigheterna regionalt och lokalt Kompetenshöjande insatser - internt Arbetsplatsnära stöd bidrag till arbetsgivare Informationsinsatser för arbetsplatsnära stöd Uppföljning av det arbetsplatsnära stödet Sammanfattning av intervjuer med arbetsgivare Sammanfattning registerstudie avseende volymer och beviljade belopp Sammanfattning av registerstudie avseende individer Förslag på utveckling Avslutande reflektion... 22

7 6 (22) 1. Inledning Som en del av regeringens åtgärdsprogram för att bryta den negativa utvecklingen av sjukpenningtalet och stabilisera sjukfrånvaron har Försäkringskassan fått i uppdrag att utvärdera och utveckla stödet till arbetsgivare. I uppdraget ska Försäkringskassan utveckla rutiner för att upptäcka de arbetsgivare som kan behöva stöd från Försäkringskassan och utveckla formerna för det stöd som myndigheten kan erbjuda arbetsgivare. Försäkringskassan ska också utveckla kommunikationen till Arbetsmiljöverket i syfte att uppmärksamma verket på arbetsgivare som inte fullgör sitt ansvar enligt arbetsmiljölagen eller socialförsäkringsbalken. I uppdraget ingår även att vidta informationsinsatser om det arbetsplatsnära stödet samt att utvärdera och lämna förslag på hur det arbetsplatsnära stödet kan utvecklas för att ytterligare förebygga sjukfrånvaro och främja återgång i arbete. Försäkringskassan kan inte utvärdera det arbetsplatsnära stödet eftersom tillgängliga data har begränsningar och inte möjliggör en regelrätt utvärdering, Myndigheten har därför genomfört en uppföljning av stödet. Försäkringskassan fortsätter arbetet med att utveckla det generella stödet för alla arbetsgivare samt att identifiera arbetsgivare med hög sjukfrånvaro hos sina anställda som kan behöva ett mer behovsanpassat stöd. I syfte att utveckla kommunikationen mellan Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket har myndigheterna påbörjat ett gemensamt arbete kring arbetsgivare som har anställda med hög sjukfrånvaro och arbetsskador. För att öka kunskapen om det arbetsplatsnära stödet kommer Försäkringskassan att fortsätta med informationsinsatser till arbetsgivare och andra intressenter under Utifrån uppföljningen av det arbetsplatsnära stödet diskuterar Försäkringskassan möjliga förslag på utveckling. Arbetet med att utveckla stödet till arbetsgivare är en pågående process fram till och med Det genomförs inom ramen för Försäkringskassans samlade plan för att minska sjukpenningtalet. Försäkringskassan lämnade en delredovisning av uppdraget 15 augusti Den här slutredovisningen beskriver genomförda, pågående och planerade insatser för att utveckla myndighetens stöd till arbetsgivare. 2. Samråd med arbetsgivarföreträdare Försäkringskassan har under genomförandet av regeringsuppdraget kontinuerligt informerat arbetsgivarföreträdare i en referensgrupp om utvecklingsarbetet och tagit del av deras synpunkter. Referensgruppen har bestått av representanter från offentliga och privata arbetsgivare i olika branscher och med olika storlek samt representanter från arbetsgivarorganisationerna. Mötena med referensgruppen har även innehållit dialoger kring vilket behov av stöd arbetsgivarföreträdarna ser och vilka

8 7 (22) utvecklingsområden de har identifierat, samt hur arbetsgivare och Försäkringskassans tillsammans kan nå en låg och stabil sjukfrånvaro. 3. Stöd till arbetsgivare i samband med anställdas sjukfrånvaro Under 2016 har Försäkringskassan påbörjat en differentiering av stödet till arbetsgivare för att bättre möta deras olika behov. Inriktningen är att stödja arbetsgivarna i deras arbete med att förebygga sjukfrånvaro hos sina anställda och verka för att de tar sitt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsansvar. Tidigare har stödet varit riktat till stora arbetsgivare och främst handlat om de långa sjukfallen. Differentieringen av stödet syftar också till att använda Försäkringskassans resurser där behovet av stöd är störst och insatserna ger störst effekt på sjukfrånvaron. Försäkringskassan ger ett generellt stöd till alla arbetsgivare på webbplatsen och via Kundcenter för partner. Myndigheten har tagit fram rutiner för att identifiera arbetsgivare med hög sjukfrånvaro hos sina anställda eller som brister i sitt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsansvar och därför kan behöva ett mer behovsanpassat stöd. 3.1 Stöd på generell nivå Det generella stödet omfattar två delar; information och digitala tjänster på Försäkringskassans webbplats samt information och rådgivning genom telefonsamtal med Kundcenter för partner. Försäkringskassan har under hösten 2016 utvecklat webbsidorna för arbetsgivare. Informationen har gjorts mer lättillgänglig och texterna beskriver tydligare och mer konkret vad man som arbetsgivare behöver göra när en anställd blir sjuk. På sidorna lyfter Försäkringskassan också fram förmåner som kan användas för att förhindra sjukfrånvaro, som förebyggande sjukpenning och bidrag till arbetshjälpmedel. De nya sidorna lanserades i februari Utformningen av webbplatsen har stämts av med arbetsgivare under arbetets gång och representanter från arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer har faktagranskat texterna som rör förebyggande arbete och sjuklöneperiod. Under 2017 fortsätter Försäkringskassan att utveckla de digitala tjänsterna för att göra det enklare för arbetsgivare att anmäla anställdas sjukfrånvaro och lämna svar på frånvaro- och inkomstförfrågan. Försäkringskassan kommer också att se över möjligheterna att bättre möta upp arbetsgivares behov av stöd när de kontaktar Kundcenter för partner. När arbetsgivaren ringer för att till exempel sjukanmäla en anställd ska

9 8 (22) handläggaren på Kundcenter för partner kunna fånga upp behov av kunskap eller rådgivning genom att ställa rätt frågor. Som grund för utvecklingen av webbplatsen, de digitala tjänsterna och Kundcenter för partner har Försäkringskassan genomfört en så kallad kundresa, en undersökning av arbetsgivares syn på kontakten med Försäkringskassan genom intervjuer och workshopar. Målgruppen för undersökningen var mindre arbetsgivare, eftersom det är de som huvudsakligen kontaktar Kundcenter för partner. Inom ramen för kundresan gjordes även en bred enkätundersökning. I enkäten ställdes frågor kring arbetsgivares kunskap om sjukförsäkringen samt behov av kontakt med och stöd av Försäkringskassan. 3.2 Stöd på behovsanpassad nivå Fördjupad samverkan med arbetsgivare Försäkringskassan arbetar för att behovsanpassa stödet till arbetsgivare. Myndigheten har tagit fram rutiner för att identifiera arbetsgivare med hög sjukfrånvaro hos sina anställda eller som brister i sitt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsansvar och därför kan behöva mer än det generella stödet. Identifiering och kartläggning sker med hjälp av de uppgifter om sjukfrånvaro som finns i Försäkringskassans register. Registeruppgifterna kompletteras med samverkansansvarigas och handläggares kännedom om arbetsgivaren. Exempel på sådan information är arbetsgivarens arbete med arbetsanpassning och rehabilitering, kunskap och förutsättningar hos chefer etc. Kartläggningen blir en grund för dialog mellan arbetsgivaren och Försäkringskassan kring sjukfrånvaron. Syftet med dialogen är att bidra till att göra arbetsgivaren uppmärksam på vilka åtgärder som kan vidtas för att förhindra och förkorta sjukfrånvaro. Om arbetsgivaren behöver stöd i sitt arbete med sjukfrånvaron kan en överenskommelse tecknas om fördjupad samverkan med stöd på behovsanpassad nivå. Behovsanpassade insatser från Försäkringskassan Dialogen mellan arbetsgivaren och Försäkringskassan, som beskrivs ovan, kan i sig vara ett tillräckligt stöd i arbetsgivarens fortsatta arbete med sjukfrånvaron. Försäkringskassan kan också stödja genom informations- och utbildningsinsatser hos arbetsgivaren. Om Försäkringskassan bedömer att arbetsgivaren har ett omfattande behov av stöd kan överenskommelsen även inkludera ett team som handlägger arbetsgivarens anställdas sjukpenningärenden. Syftet med en sådan insats är att stödja arbetsgivaren i att hantera de identifierade problemen med sjukfrånvaron på flera nivåer i organisationen.

10 9 (22) 3.3 Stöd på riktad nivå Försäkringskassans riktade stöd till arbetsgivare kan dels vara information till vissa arbetsgivare eller branscher, dels aktiviteter för att hålla kontakt med arbetsgivare som efter dialogen inte bedöms behöva en överenskommelse om fördjupad samverkan. 3.4 Internt utvecklingsarbete Försäkringskassan beslutade våren 2016 om ett internt stöddokument för hur verksamheten ska gå tillväga för att behovsanpassa samverkan med arbetsgivare. En viktig del av införandet av arbetssättet i myndigheteten är kompetensutveckling för samverkansansvariga för att ge förutsättningar att genomföra kartläggningen och vara ett stöd för arbetsgivarna i dialogen om sjukfrånvaron. Ett dialogstöd har tagits fram och en utbildning i dialogen som metod kommer att genomföras under våren Ett arbete pågår för att fler uppgifter om sjukfrånvaron i Försäkringskassans register ska göras tillgängliga för samverkansansvariga och arbetsgivarna under kartläggning och dialog. För att kunna identifiera sjukfrånvaro inom olika organisatoriska delar hos arbetsgivare behövs ett arbetsställenummer, ett så kallat CFAR-nummer. Detta för att kunna se sjukskrivningsmönster på enskilda arbetsställen, vilket är viktigt främst hos större arbetsgivare för att kunna identifiera hur sjukfrånvaron ser ut i olika delar av organisationen. Försäkringskassan kan idag endast i begränsad omfattning följa sjukfrånvaron på arbetsställenivå hos arbetsgivarna. För att skapa bättre förutsättningar för det krävs att arbetsgivaren sjukanmäler med det specifika arbetsställets CFARnummer. 3.5 Utredning och samordning i sjukpenningärenden Försäkringskassan har under 2016 infört en ny styrande process för handläggningen av sjukpenning och rehabilitering. Processen är tydlig med vikten av utredning med arbetsgivaren och att ta tillvara den arbetsförmåga som eventuellt finns i andra arbetsuppgifter. På senare tid har Försäkringskassan fått synpunkter från arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer om att handläggarna inte involverar arbetsgivarna i deras anställdas sjukpenningärenden. Försäkringskassan bedömer att rekryteringen av fler handläggare och implementeringen av den nya handläggningsprocessen kommer att medföra att handläggarna i större utsträckning för dialog med arbetsgivare vid utredning och samordning. Försäkringskassan har också genomfört en orsaksanalys för att identifiera eventuella ytterligare faktorer som medför att dialogen i individärenden brister. Rapporten från analysen innehåller förslag på lösningar som nu kommer att ses över och utvecklas vidare i myndigheten. Bland annat lyfter rapporten behovet av att säkerställa att samtliga handläggare har kompetens och förmåga att genomföra utredningsmetoderna samt har förståelse för syftet med dem. I

11 10 (22) rapporten betonas också vikten av att arbetsgivarna och Försäkringskassan har förståelse för varandras uppdrag, ansvar och roller. Oklarheterna kring detta kan motverka att insatser kommer till stånd i rätt tid. I Försäkringskassans samverkan med andra aktörer i sjukförsäkringen uppstår återkommande diskussioner kring ansvarsfördelningen utifrån Försäkringskassans samordningsuppdrag. För att minimera onödig efterfrågan och för att säkerställa en effektiv sjukskrivningsprocess behöver Försäkringskassan vara tydlig med vilka förväntningar andra aktörer kan ha på myndigheten gällande samordningsansvaret. Det förutsätter att det internt finns en gemensam syn på samordningsuppdraget och vad det innebär. Försäkringskassan har därför arbetat fram och tagit beslut om en definition av uppdraget. Beskrivningen av uppdraget och vad som ingår i Försäkringskassans samordningsansvar kommer under våren 2017 att användas som underlag för diskussion i samtliga handläggarteam och ledningsgrupper inom sjukförsäkringen. Syftet är att kalibrera hur Försäkringskassans medarbetare ser på ansvaret och hur man tar sig an uppdraget. Målet är att Försäkringskassan ska ta sitt ansvar för att vid behov i ett sjukpenningärende samordna den arbetslivsinriktade rehabiliteringen och vara tydligare med vad som krävs av andra aktörer i ärendet. Tydliggörandet av Försäkringskassans ansvar i handläggningen förväntas också underlätta kommunikationen mellan Försäkringskassan och arbetsgivarna om behov av avstämningsmöten. 4. Samverkan och kommunikation med Arbetsmiljöverket Nationell överenskommelse 2007 och handlingsplan I överenskommelsen från 2007 har myndigheterna haft ett särskilt fokus på att identifiera arbetsgivare som inte fullgör sina skyldigheter rörande arbetsanpassning och rehabilitering samt utbyte av information mellan myndigheterna. Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan har under åren haft gemensamma träffar som har inkluderat informations- och utbildningsinsatser. De årliga handlingsplanerna mellan myndigheterna har haft ambitionen att samverka utifrån olika fokusområden, att genomföra gemensamma insatser i förebyggande syfte och att samverka kring enskilda arbetsgivare. Samverkan mellan myndigheterna har hittills genomförts med stor variation i landet och orsaker som har redovisats är bristande resurser och att det inte har funnits utrymme i myndigheternas ordinarie uppdrag. Där samverkan har varit framgångsrik har den i stor utsträckning varit kopplad till enskilda inspektörer och samverkansansvariga som sett möjligheter i att agera gemensamt. Formuleringar i överenskommelsen 2007 har bidragit till att myndigheterna har haft olika förväntningar på vad som ska ske inom ramen för samverkan. I handlingsplanen som togs fram för 2016 finns en tydlig struktur för

12 11 (22) samverkan och kontaktvägar mellan myndigheterna på nationell, regional och lokal nivå. Utvecklingen och förbättringen av samverkan är ständigt återkommande frågor som myndigheterna arbetar med tillsammans. Eftersom det handlar om komplexa uppdrag som spänner över myndighetsgränser ökar möjligheten att nå önskade effekter om Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan hittar fungerande former för samverkan. 4.1 Ny nationell överenskommelse 2017 För att stödja en fortsatt utveckling av samverkan har myndigheterna tagit fram en ny överenskommelse som stärker en mer aktiv och enhetlig samverkan. Syftet med överenskommelsen är att främja arbetsgivarnas ansvarstagande för arbetsmiljön, att förebygga ohälsa, samt att effektivt arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. På nationell nivå kommer Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan att skapa förutsättningar för en mer enhetlig samverkan genom att gemensamt identifiera och prioritera områden eller insatser med stöd av statistik, forskning och kännedom om arbetsgivare eller branscher. Överenskommelsen avser tiden och knyter an till Åtgärdsprogram för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro och En arbetsmiljöstrategi för det moderna arbetslivet Den effekt som förväntas genom en mer aktiv samverkan mellan myndigheterna är främjandet av ett ökat ansvarstagande för arbetsmiljön från arbetsgivarnas sida. Detta bidrar i sin tur till att nå sjukpenningtalet 9,0 dagar vid utgången av Samverkan kring arbetsgivare Hög sjukfrånvaro hos anställda kan indikera att det finns brister i arbetsmiljön eller i arbetsgivarens rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering. En ny överenskommelse skapar förutsättningar för kommunikation och samverkan genom bland annat gemensamt förarbete inför Arbetsmiljöverkets tillsyn och inspektion hos arbetsgivare. Det är ett arbetssätt som bidrar till användandet av båda myndigheternas kunskap, kompetens och kännedom om arbetsgivare. 4.3 Utvecklingen av kommunikationen mellan myndigheterna I enlighet med uppdrag från regeringen har Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan under 2016 tagit fram en tydligare struktur gällande kontaktvägar och utbyte av information för de arbetsgivare som har hög sjukfrånvaro hos sina anställda eller som brister i arbetsanpassning och rehabilitering. Myndigheterna har även tagit fram rutiner och information som ska förmedlas till Arbetsmiljöverket när Försäkringskassan anmäler arbetsgivare som inte uppfyller sitt ansvar enligt socialförsäkringsbalken eller arbetsmiljölagen. I syfte att utveckla kommunikationen ytterligare mellan Försäkringskassan och

13 12 (22) Arbetsmiljöverket har myndigheterna enats om att genomföra ett gemensamt förarbete kring arbetsgivare som har anställda med hög sjukfrånvaro eller arbetsgivare som brister i sitt ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering. Ett gemensamt förarbete innebär utbyte av information eller statistik mellan myndigheterna på nationell, regional och lokal nivå och ökar förutsättningarna för att Arbetsmiljöverkets tillsyn och inspektioner görs på de mest riskfyllda arbetsställena. Som ett exempel på ett sådant förarbete är att myndigheterna planerar gemensamma insatser under hösten 2017 med fokus på 85 arbetsgivare inom äldreomsorgen. Äldreomsorgen är ett område som myndigheterna prioriterat gemensamt på grund av hög sjukfrånvaro och arbetssjukdomar. 4.4 Samverkan mellan myndigheterna regionalt och lokalt I handlingsplanen för 2016 betonas vikten av en aktiv samverkan mellan myndigheterna med stöd av regionala samverkansforum. Syftet med dessa forum är att skapa en arena för att planera gemensamma insatser, följa upp genomförda insatser, utbyta erfarenheter och delge varandra aktuell information. Vid träffarna representeras myndigheterna av berörda chefer samt lokala och regionala kontaktpersoner. Redovisningen av 2016 års regionala och lokala samverkan visar att arbetet går i en positiv riktning, men samtidigt behöver samverkan stärkas för att bli mer aktiv och enhetlig i landet. 4.5 Kompetenshöjande insatser - internt Som ett led i att utveckla kompetensen gällande arbetsgivarnas arbetsanpassnings- och rehabiliteringsansvar bland Försäkringskassans handläggare och chefer har informationsinsatser genomförts under 2016 med stöd av Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket har tagit fram informationsmaterial som bygger på Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling (AFS 1994:1) gällande arbetsanpassning och rehabilitering. Materialet finns att tillgå hos samtliga lokalt samverkansansvariga. Arbetsmiljöverket har även medverkat på Försäkringskassans nationella samverkanskonferens. Inspektör och lokalt samverkansansvarig delade då med sig av goda exempel från myndigheternas lokala samverkan. Försäkringskassans handläggningsprocess för sjukpenning och rehabilitering reviderades hösten Handläggningsprocessen har förtydligats i fråga om hur handläggare hos Försäkringskassan ska agera när arbetsgivare brister i rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering eller om handläggare behöver stöd för att bedöma om arbetsgivare uppfyller sina skyldigheter.

14 13 (22) 5. Arbetsplatsnära stöd bidrag till arbetsgivare Sedan 2014 kan arbetsgivare få statligt bidrag för köp av utredande insatser för arbetstagare som har eller riskerar att få nedsatt arbetsförmåga. Detta kallas arbetsplatsnära stöd och ska utföras av företagshälsovård, eller annan anordnare med likvärdig kompetens, som har godkänts av Försäkringskassan. Det är endast för köp av utredning av vilka insatser som vore lämpliga som bidrag beviljas och arbetsgivaren får alltså inte ersättning för genomförande av den insats som rekommenderas utifrån bidraget. Syftet med bidraget är att förebygga sjukfall och vid pågående sjukfall öka arbetstagares möjligheter att återgå i arbete genom att stödja arbetsgivare att vidta tidiga och anpassade åtgärder. Arbetsgivare får bidrag för halva det belopp som betalats för en arbetsplatsnära stödinsats, men som högst kronor. Den vanligaste vägen tillbaka till arbete för en person som är sjukskriven är återgång i arbete hos den nuvarande arbetsgivaren. Arbetsplatsnära stöd kan vara en viktig insats för att fler sjukskrivna med anställning ska kunna få del av rehabiliterande eller andra åtgärder på arbetsplatsen. Det här gäller särskilt för små arbetsgivare som ofta saknar nödvändiga kunskaper och resurser för att kunna ge adekvat stöd. För 2015 hade regeringen avsatt 50 miljoner kronor i bidrag till arbetsgivare för arbetsplatsnära stöd fördubblades bidraget till 100 miljoner kronor, och samma belopp har avsatts även för Förbrukningen av detta anslag har ökat för varje år förbrukades 30 miljoner kronor och 2016 ökade den siffran till 48 miljoner kronor (figur 1). Figur 1. Budgeterat och förbrukat bidrag

15 14 (22) 5.1 Informationsinsatser för arbetsplatsnära stöd I syfte att öka arbetsgivares kännedom om det arbetsplatsnära stödet har Försäkringskassan vidtagit en rad informationsinsatser. Den huvudsakliga målgruppen är arbetsgivare och anordnare av företagshälsovård, men det är dessutom av största vikt att andra aktörer som exempelvis fackliga företrädare, vårdgivare och Arbetsmiljöverket har god kännedom om det arbetsplatsnära stödet och dess möjligheter. Kommunikationsplanen för informationsinsatser 2016 och 2017 har främst haft fokus på digital information i samverkan med radio och press- och PRaktiviteter, men även tryckt media har varit och är aktuellt. Under 2016 har Försäkringskassan gjort följande informationsinsatser: - Annonserat (banners) i digitala nyhetsnätverk och nyhetsbrev riktade till privata arbetsgivare eller företagare samt offentlig sektor. - Publicerat redaktionella artiklar i digitala nyhetsnätverk riktade till privata arbetsgivare eller företagare och offentlig sektor. - Annonserat i kommersiella radiokanaler. - Annonserat både i print och digitalt i Du & Jobbet. - Skrivit nyhetsartiklar till nyhetsbrev från Verksamt.se (riktat till småföretag). - Förbättrat och anpassat informationen som riktar sig till arbetsgivare och anordnare av företagshälsovård på Försäkringskassans webbplats. Deltagit vid regionala konferenser i AFA:s regi under 2016 och Tagit fram informationsmaterial till Försäkringskassans samverkansansvariga som de kan använda vid konferenser, möten och andra informationstillfällen. 5.2 Uppföljning av det arbetsplatsnära stödet Användandet av det arbetsplatsnära stödet har ökat för varje år, men det är fortfarande många arbetsgivare som inte ansöker om arbetsplatsnära stöd. Det saknas kunskap om stödet verkligen bidrar till att fler individer får insatser för att undvika sjukfrånvaro eller om det stödjer en individs återgång i arbete. Utifrån de uppgifter som Försäkringskassan har tillgång till går det inte att utläsa vilka arbetsanpassnings- eller rehabiliteringsåtgärder som arbetsgivaren har vidtagit. Det går heller inte att se om åtgärderna har varit i förebyggande syfte eller varit till för att underlätta en medarbetares återgång i arbete vid sjukfrånvaro. Det innebär att Försäkringskassan inte har möjlighet att utvärdera dessa uppgifter, utan genomför istället en uppföljning eller belysning av hur det arbetsplatsnära stödet har använts i mer generella drag. Tillgängliga data av arbetsplatsnära stöd har begränsningar eftersom blanketterna för ansökan inte visar vilket datum utredningen genomfördes. Därför saknas bland annat möjligheten att identifiera de individer som hade ett

16 15 (22) pågående sjukfall vid tillfället för insatsen. Försäkringskassan har i sin uppföljning tagit fram statistik gällande rekommenderade åtgärder och vilka insatser de har gett upphov till genom granskning av akter. Den uppföljning som genomförts har baserats på tre olika studier: - en intervjustudie med kontaktperson eller närmaste chef till medarbetare som arbetsgivaren har sökt stöd för (kap 5.3) - en registerstudie av volymer, ansökt belopp, typ av företag samt uppdelat på kvinnor och män baserat på tillgängliga data (kap 5.4) - en registerstudie över ett urval av dem som har fått bidrag för (kap 5.5) arbetsplatsnära stöd med syfte att följa sjukfrånvaron hos dessa personer under perioden 2015 till och med augusti Sammanfattning av intervjuer med arbetsgivare Försäkringskassan har intervjuat 35 arbetsgivare som har beviljats arbetsplatsnära stöd för att få en bild av hur de har upplevt ansökningsprocessen. Intervjuerna har innehållit frågor om hur samarbetet med utföraren har varit och vilka förslag på åtgärder som har lämnats. Företagen var olika stora, med en variation från ett fåtal anställda upp till anställda. Intervjuer har även genomförts med sju arbetsgivare som inte har ansökt om arbetsplatsnära stöd. Fokus i de intervjuerna var vad de kände till om det arbetsplatsnära stödet och hur de såg på möjligheten att använda stödet i framtiden. Samtliga intervjuer har genomförts per telefon. Arbetsgivare som har beviljats arbetsplatsnära stöd De 35 arbetsgivare som har intervjuats beviljades arbetsplatsnära stöd för mellan en och 227 anställda under Den absoluta majoriteten av de intervjuade har arbetat inom HR, men för de mindre arbetsgivarna har yrkesrollen varit operativ chef. Ansökningsprocessen uppfattas som enkel av arbetsgivarna. Däremot har flera arbetsgivare upplevt det svårt att veta vad det arbetsplatsnära stödet omfattar. Det förekommer också sammanblandningar med andra stöd, exempelvis från AFA. En återkommande synpunkt är att namnet borde vara någon variant på rehabiliteringsstöd. Det arbetsplatsnära stödet har använts både i förebyggande syfte och för att underlätta återgång i arbete. I intervjuerna är det tydligt att arbetsplatsnära stöd ofta har uppmärksammats genom arbetsgivarnas kontakt med sin företagshälsovård. Förståelsen för vad stödet omfattar påverkas uppenbarligen av hur företagshälsovården lyckats i sin kommunikation med arbetsgivaren. På frågeställningen om stöd sökts för att förebygga sjukfrånvaro eller att underlätta återgång i arbete är det vanligaste svaret att det används för både

17 16 (22) och, med en ungefärlig andel på 50 procent vardera. Men det finns arbetsgivare som enbart använder stödet i förebyggande syfte för att förhindra sjukfrånvaro. Den vanligaste åtgärd som anordnaren av det arbetsplatsnära stödet har föreslagit är samtalsstöd. Även anpassning av arbetsuppgifter och arbetsplatsen är vanliga förslag. Några arbetsgivare lyfter också fram att det ibland föreslås översyn av generella organisatoriska delar. Det är i ett fåtal intervjuer som medicinska insatser lyfts. Det framgår dock inte av intervjuerna vad samtalsstödet egentligen innehåller och det skulle i vissa fall kunna röra sig om medicinska insatser. Insatserna som föreslagits av anordnarna bedömdes i samtliga fall vara relevanta av de arbetsgivare som intervjuades och det uttrycks att det som föreslås också genomförs. I något fall har man i dialog med företagshälsovård kommit fram till varianter på det som föreslagits, men uppenbarligen väger anordnarens förslag till åtgärder väldigt tungt. Det uppges också av flera arbetsgivare att det faktum att de har sökt arbetsplatsnära stöd har bidragit till fler diskussioner om sjukfrånvaro på företaget. De arbetar nu mer kontinuerligt med dessa frågor och upplever sig därigenom ha större möjlighet att identifiera personer som riskerar att bli sjukskrivna. Samtliga arbetsgivare uppger att de kommer att ansöka om arbetsplatsnära stöd igen om behov uppstår. Arbetsgivare som inte har ansökt om arbetsplatsnära stöd Totalt har sju företag som inte har ansökt om arbetsplatsnära stöd intervjuats. Storleken på dessa företag har varierat med mellan fem och cirka anställda. Hos de tre arbetsgivare som hade kännedom om det arbetsplatsnära stödet före intervjun verkar brist på information vara den gemensamma nämnaren. Arbetsgivarna saknade tydlig information från företagshälsovården, de hade inte sett hur de skulle kunna använda stödet i den egna verksamheten och de uppfattade att stödet var förknippat med mycket byråkrati. Fyra av de intervjuade arbetsgivarna hade ingen kännedom alls om det arbetsplatsnära stödet. Ett par av de arbetsgivare som inte hade kännedom kunde se ett behov av de insatser som innefattas. Flera av arbetsgivarna uppgav, när de nu fått information i samband med intervjun, att de kan tänka sig att använda stödet i framtiden om behov uppstår. Diskussion med referensgrupp De synpunkter som kom fram i intervjuerna har också bekräftats av referensgruppen med företrädare för arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer. Deras reflektioner förstärker ytterligare bilden av ett bidrag där mottagarna behöver få informationen på ett bättre sätt.

18 17 (22) Referensgruppens uppfattning var att det dels är ett okänt stöd för många och dels att det råder kunskapsbrist kring vad stödet kan användas till och hur det kan sökas. Dessutom anser gruppen att det är en onödig begränsning att det bara går att ansöka för utredande insatser. Många gånger vet arbetsgivaren, enligt referensgruppen, vad som behöver göras och behöver stöd för en insats snarare än utredning. Bidraget borde enligt dem kunna användas även för insatser. Ett annat konkret förslag som lyftes av referensgruppen var att arbetsgivare skulle kunna använda stödet för gruppinsatser i förebyggande syfte, alltså för de som inte redan blivit sjukskrivna. Referensgruppen uttrycker också en oro för att kostnader för medicinska åtgärder ska flyttas från landstingen till arbetsgivarna genom företagshälsovården. Gruppen menar att det redan idag finns en ansvarsfördelningsproblematik kopplad till sådana kostnader i samband med arbetsrelaterad ohälsa. Främst gäller detta psykisk ohälsa som av primärvården ofta bedöms vara just arbetsrelaterad och därför hänvisas till företagshälsovård. 5.4 Sammanfattning registerstudie avseende volymer och beviljade belopp När arbetsgivare ansöker om bidraget registreras antal arbetsplatsnära stödinsatser per arbetsgivare, utbetalt belopp samt fördelningen av insatser för kvinnor respektive män. Resultat presenteras i detta avsnitt. Under 2016 beviljades 780 organisationer och företag inom stat, kommun, landsting, församlingar och privata företag bidrag för cirka 48 miljoner kronor till arbetsplatsnära stöd. De beviljade stöden omfattade totalt arbetsplatsnära stödinsatser. Störst andel bidrag för arbetsplatsnära stöd beviljades till kommuner med 48 procent. Privata företag beviljades 38 procent och 10 procent gick till landsting. Fyra procent av de knappt 48 beviljade miljonerna gick till statlig förvaltning. Därutöver beviljades arbetsplatsnära stöd till ett mindre antal församlingar och pastorat (Figur 2). Figur 2. Sektorernas andel av det totala beviljade beloppet. Stat Privata företag Kommun Församling Landsting

19 18 (22) Totalt har 66 procent av de arbetsplatsnära stödinsatserna omfattat kvinnor och 34 procent män. Inom stat, landsting och kommun omfattar 85 procent av insatserna kvinnor. För privata företag är bilden den omvända där majoriteten av insatserna omfattade män, 64 procent, medan 36 procent omfattade kvinnor. Huvuddelen som beviljades bidrag för 2015 var arbetsgivare med minst 200 anställda (62 procent). Största enskilda gruppen var arbetsgivare med fler än 500 anställda (41 procent). Små företag med en till nio anställda utgjorde tre procent av de som beviljades arbetsplatsnära stöd (Figur 3). Figur 3. Fördelning av antal anställda per företag, Sammanfattning av registerstudie avseende individer I den här studien beskrivs ett slumpmässigt urval av arbetstagare som arbetsgivarna har beviljats arbetsplatsnära stöd för under Dels beskrivs de anställdas karakteristika och sjukfrånvaro, dels vilka ställningstaganden som anordnarna av det arbetsplatsnära stödet har redovisat. Analyserna baseras på ett urval av 1020 personer (8 procent) av de som beviljades arbetsplatsnära stöd under Personerna identifierades slumpmässigt från de ansökningar om arbetsplatsnära stöd som inkommit till Försäkringskassan och information registrerades från två blanketter Ansökan om bidrag för arbetsplatsnära stöd och Redovisning av arbetsplatsnära stöd. Information om sjukfrånvaro samt sjuk- och aktivitetsersättning inhämtades från Försäkringskassans databas, MiDAS. Informationen baserades på sjukfall längre än 14 dagar där sjukpenning utbetalats från Försäkringskassan. Medelåldern för studiepopulationen var 46 och 47 år för kvinnor respektive män. Psykisk sjukdom utgjorde det största diagnoskapitlet följt av rörelseorganens sjukdomar. Den enskilt största diagnosgruppen var anpassningsstörningar och reaktion på svår stress. Sjukfrånvaro Det går inte att utläsa av ansökningarna om de som fick arbetsplatsnära stöd hade ett pågående sjukfall vid tillfället för insatsen. Dock finns information om

20 19 (22) sjukfall under samma år (och föregående år). Resultaten visar att det arbetsplatsnära stödet har använts både för personer som hade respektive inte hade en sjukskrivning Det kan tolkas som att stödet dels har använts i förebyggande syfte och dels som ett stöd för att underlätta återgång i arbete i samband med sjukfrånvaro. För gruppen med mer än 90 sjukpenningdagar 2015 (37 procent) är det troligt att stödet har använts i syfte att underlätta återgång i arbete. Tolkningen bör göras med försiktighet eftersom tillgängliga data inte medger detaljerade analyser. Hälften av de som var sjukskrivna och som tog del av arbetsplatsnära stöd 2015 var sjukskrivna i en psykiatrisk diagnos. Det betyder att arbetsgivarna har prioriterat att låta den största diagnosgruppen bland sjukskrivna generellt, och även den grupp som ökar mest, ta del av det arbetsplatsnära stödet. En jämförelse av sjukfrånvaro mellan åren 2015 och 2016 visar att antalet sjukskrivna har minskat bland de som fått arbetsplatsnära stöd. I gruppen med mer än 90 dagars sjukfrånvaro 2015, återfinns 35 procent i gruppen utan sjukfrånvarodagar En betydande andel (45 procent) är kvar i gruppen med mer än 90 dagars sjukfrånvaro och 20 procent återfinns 2016 i gruppen med 1 90 sjukfrånvarodagar. Det skulle delvis kunna betyda en minskad sjukfrånvaro. Men eftersom uppföljningstiden var kortare 2016 minskade risktiden att insjukna och resultatet ska därför tolkas med viss försiktighet. Ett viktigt konstaterande är att det finns ett tydligt förebyggande perspektiv i användandet som skulle kunna antyda att detta verkligen är ett stöd som används istället för sjukskrivning. Framförallt finns inget som tyder på att stödet och tillhörande insatser skulle leda till ökad sjukfrånvaro. Anordnarnas ställningstagande För 35 procent av studiepopulationen (n=361) har åtgärdsförslag från utredningen av arbetsplatsnära stöd skickats till Försäkringskassan. Anordnaren får sex olika ställningstaganden att besvara med ja eller nej: 1. Kan arbetshjälpmedel underlätta för den anställde att återgå i arbete? 2. Har ni tagit ställning till om sjukskrivning på deltid är bättre än heltid för den anställde? 3. Har ni tagit ställning till om den anställde skulle kunna återgå i arbete med anpassade arbetsuppgifter? 4. Har ni tagit ställning till om den anställde skulle kunna återgå i arbete med ändrade arbetstider? 5. Har ni tagit ställning till om den anställde skulle kunna arbeta om han eller hon fick reseersättning i stället för sjukpenning? 6. Bedömer ni att det på grund av sjukdomens konsekvenser finns risk för att den anställde inte kan återgå till arbetet hos sin nuvarande arbetsgivare?

21 20 (22) Flera ställningstagande kan förekomma för en och samma arbetstagare och fördelningen redovisas nedan i tabell 1. De mest förekommande åtgärdsförslagen var deltidssjukskrivning och anpassade arbetsuppgifter som angavs i 78 procent och ändrade arbetstider som angavs i 66 procent. Det saknas dock uppgifter om vilka åtgärder som verkligen har vidtagits och för denna del kan sannolikt svaren i intervjuerna ge en bättre bild både över vad som föreslås och vad som genomförs. Tabell 1. Anordnarnas ställningstagande utifrån det arbetsplatsnära stödet för kvinnor och män samt totalt. Kvinnor Män Totalt Antal Andel (%) Antal Andel (%) Antal Andel (%) 1 Arbetshjälpmedel 46 19, , ,6 2 Deltidssjukskrivning , , ,9 3 Anpassade arbetsuppgifter , , ,7 4 Ändrade arbetstider , , ,0 5 Reseersättning ist.f. sjukskrivning , , ,4 6 Risk att inte återgå i arbete 41 17,4 8 7, ,2 5.6 Förslag på utveckling Beviljandet av bidrag för arbetsplatsnära stöd ökade 2016, men fortfarande har knappt hälften av de 100 miljoner som anslagits använts. En faktor som kan påverka det låga användandet av stödet är att det i nuläget endast beviljas bidrag för den utredande delen. En återkommande synpunkt från arbetsgivaroch branschföreträdare är att bidrag för det arbetsplatsnära stödet bör kunna ges även för insatser. Särskilt för små arbetsgivare är det en begränsning att bara kunna söka bidrag för en utredning när föreslagen insats sedan måste finansieras av arbetsgivaren själv. Den låga användningen skulle kunna tala för att göra det möjligt att få ersättning även för insatser på arbetsplatsen. Det finns ett starkt stöd i forskning för att just insatser på arbetsplatsen har effekt på återgång i arbete. Av intervjuerna framgår att ungefär hälften av bidraget har finansierat förebyggande insatser. För att stödja förebyggande arbete, men även för att arbeta effektivt med arbetsanpassning och rehabilitering, kan det finnas behov av expertstöd i planering och genomförande. Stödet för ansvariga chefer i dialog med medarbetaren om möjligheten att undvika sjukskrivning eller att kunna återgå i arbete skulle på detta sätt kunna stärkas.

22 21 (22) Det arbetsplatsnära stödet ska ses som ett verktyg och stöd för arbetsgivarna och inte något som påverkar deras ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering. Att utöka stödet skulle troligen göra bidraget mer intressant för små arbetsgivare och vara ett värdefullt stöd i samband med anställdas ohälsa. I den genomförda uppföljningen ser vi att små arbetsgivare är underrepresenterade, vilket skulle kunna bero på bristande kunskap om stödet, att små arbetsgivare oftast inte är anslutna till företagshälsovård eller att de har begränsade möjligheter att finansiera insatserna. I intervjuer framkommer också att användandet av stödet och dialogen med anordnaren bidrar till att utveckla kompetens och organisation för arbetsanpassning och rehabilitering hos arbetsgivaren. Då uppföljningen begränsningar möjligheterna att se effekter av nuvarande utformning av det arbetsplatsnära stödet är det svårt för Försäkringskassan att lägga ett tydligt förslag på utveckling. Både i intervjuer och i referensgruppen har det lyfts att det är oklart vad stödet innefattar och att namnet som sådant skapar en otydlighet. Möjligen skulle ett namnbyte, som föreslagits i både intervjuer och referensgrupp, till något som syftar mer mot stöd för rehabilitering och att förebygga ohälsa vara av betydelse. Vid intervjuerna har det också framkommit att det främst är information från företagshälsovården som ger arbetsgivarna kunskap om stödet. Försäkringskassans informationsinsatser behöver i högre grad ta utgångspunkt i företagshälsovården som förmedlare av nödvändig information till arbetsgivarna. Vi behöver särskilt diskutera hur vi kan nå de små arbetsgivarna i högre utsträckning. Det är svårt att kunna uttala sig om effekten av stödet på grund av bristerna i möjligheten att följa upp och utvärdera. Nu sker ansökan från arbetsgivarna via pappersblankett och information på organisationsnivå registreras manuellt i en databas av Försäkringskassan. Det innebär kraftiga statistiska begränsningar att det saknas information om de individer som får arbetsplatsnära stöd och det finns behov av att arbetsgivare anger den anställdes personnummer vid ansökan för att det ska vara möjligt att utvärdera stödets effekt. Ansökningsförfarandet ska vara enkelt för arbetsgivare och att ansöka via elektronisk blankett uppfattas troligen som enklare än pappersblankett. Det skulle även ge Försäkringskassan utförligare och mer lättillgänglig information och därmed bättre möjligheter till uppföljning och utvärdering av det arbetsplatsnära stödet.

23 22 (22) 6. Avslutande reflektion De tre delarna i regeringsuppdraget har en tydlig koppling till varandra. När det gäller att utveckla stödet till arbetsgivare så har Försäkringskassan påbörjat en differentiering av det tidigare likartade stödet för att bättre möta upp arbetsgivares olika behov av stöd, men också för att använda myndighetens resurser där de behövs mest och ger störst effekt på sjukfrånvaron. Inriktningen är att Försäkringskassan ska verka för att arbetsgivarna förebygger sjukfrånvaro hos sina anställda och tar sitt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsansvar. I samverkan med Arbetsmiljöverket har Försäkringskassan tagit fram en ny nationell överenskommelse som knyter an till åtgärdsprogrammet och Arbetsmiljöverkets arbetsmiljöstrategi. Målet med den nya överenskommelsen är att samverkan ska bli mer enhetlig och aktiv med fokus på förebyggande insatser. Både Försäkringskassans stöd till arbetsgivarna och samverkan med Arbetsmiljöverket syftar främst till att främja arbetsgivarna ansvar för arbetsmiljön. I Försäkringskassans dialoger med arbetsgivare framkommer att de har behov av stöd från olika aktörer för att kunna ta sitt ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering. Det arbetsplatsnära stödet kan redan i nuvarande utformning, med finansiering av utredning, vara en del av det stöd som arbetsgivaren efterfrågar. Det finns också skäl att tro att bidrag även för insatser skulle kunna ha en positiv inverkan på arbetsgivares möjligheter att både förebygga och förkorta sjukfrånvaro.