Östermalms stadsdelsnämnd Verksamhetsplan 2014 Dnr Risk & Väsentlighetsanalys Väsentliga processer

Transkript

1 Östermalms stadsdelsnämnd Verksamhsplan 2014 Dnr Risk & sanalys Väsentliga processer Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Administratio n Behörigher till gruppdiskar beroende på uppdrag tilldelas personal skriv- eller läsrättigh behörigher till olika s k gruppdiska (lagringsutrymme/kataloger) i stadsnät. Gruppdiskar för olika ändamål är förvaltningsegna och endast förvaltningens personal ska ha behörigh. Behörigher kvarstår efter avslutad anställning Byte av anställning inom staden rapporteras inte och behörigh i gruppdisk avslutas inte. Person med skrivrättigh kan ändra i innehåll. Nej Ja Möjlig Aktivit Kontrollers i Serviceportalens rapporte Internkontrollplan 2014 Behörighshantering för verksamhssystem; Paraply, ParaSoL,Vodok, Bosko, Agresso samt till gruppdiska Behörighsregistrering skall överensstämma med aktuella användare Rutiner för behörighsadministration följs inte Medför bristande kontroll och säkerh Kontrolleras regelbund. Internkontrollplan 2014 Diarieföring Hantering av almänna handlingar Felaktig diarieföring Handlingar diarieförs inte. Offentliga handlingar lämnas inte ut.

2 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Hantering av känsligt material t ex vid kopiering och utskrift Dagliga rutiner ska finnas som skyddar känsliga och integritskränkande uppgifter från obehöriga Dokument ligger synligt och tillgängligt för obehöriga Utskrifter är inte skyddade med personlig kod. Dokument ligger kvar i skriva som nyttjas av många. Dokument om enskilda individer ligger framme på skrivbord, låses inte in. Aktivit Ej aktuell Nej Möjlig Påminnelse om sekressregler och rutiner för inlåsning av sekressbelagda handlinga Internkontrollplan Hyresadministration (hantering av hyresavtal) Äldreförvaltningen tilldelar bostad, och meddelar förvaltningen bosamordnare(biståndsbedömar e). Underlag tillsänds serviceförvaltningen för hyresdebitering,hyresasavtal återsänds förvaltningen. SErviceförvaltningen debiterar 500::- per avtal Risk att hyra debiteras för fel tid, alternativt för sent. Förfarand är myck omständligt, innnehåller flera moment hos olika ansvariga inom och utom förvaltningen. 4 - Sannolikt Rutinerna bör as, ses över och i möjligaste mån ändras. Internkontrollplan Informations- och dokumentationssäkerh Driftsäkerh i IT-baserade system för information, dokumentation och verkställigh. Datastopp Tex försörjningsstöd kan inte utbalas till brukare. Legala konsekvenser och konskekvenser för enskilda. Nej Ja Möjlig Reservrutiner har utarbats Datastopp, Balning till leverantörer sker inte i tid. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Reservrutiner utarbas

3 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Inventarieförteckning Skall förtecknas: Stöldbegärliga inventarier - oberoende av anskaffningsvärde (t ex datorer/skrivare, TV, video, kameror, mobiltelefoner, mikrovågsugnar, kopieringsmaskiner c) Utrustning med anskaffningsvärde överstigande kronor och med en varaktigh av minst 3 å Konstverk/konsthantverk samt föremål som ingår i samlinga Kontorsmöbler, gardiner, mattor och andra textilier behöver ej förtecknas om de inte har bydande värde eller t antikvariskt värde. Intventarieförteckningen inte är komplt. Inventarier undandras inventering enligt gällande rutiner Inventarier saknas 2 - Lindrig Aktivit IT-support Teknisk support genom VolvoIT samt programsupport och pedagogiska insatser inom förvaltningen Lokalt IT-stöd kan inte tillhandahållas Nyckelpersoner med erforderlig kompens för stöd i mjukvarufrågor saknas. 2 - Lindrig Utbildningsinsatser Support genom Servicedesk, VolvoIT, fungerar inte SLA håller för låg nivå, tidsgränser och kvalitskrav i avtal uppfylls inte. Relbunden kunduppföljning med VolvoIT och Serviceförvaltningen

4 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, ska besvaras och ev åtgärdas. Klagomål, beröm och ídéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Ja Ja Möjlig Aktivit Nämndens följsamh till ramavtal Rutiner för inköp av varor och tjänster enligt ramavtal. Delegationsordning, Lagen om offentlig upphandling. Avsteg från ingång städavtal Villkor i städavtal följs inte. Kvalitskrav i städavtal uppnås inte. Enher gör avsteg från avtal. Inköp görs utanför avtal Ekonomiska och juridiska konsekvenser Ja 2 - Mindre Rapportering av incidenter och skador i RISK Incidenter och skador gällande förvaltningens egendom, material och anställda, stopp i informationssystem och data mm - oavst annan rapportering, t ex anmälan av arbskada - ska alltid rapporteras i system RISK, som nås via stadens intranät. Samtliga enhschefer rapporterar i system. Incidenter och skador rapporteras inte. Rutiner följs inte. Kunskap om hur rapportering görs saknas på enhsnivå. Kan få till följd att stadens försäkringar inte träder in. Ja Ja Möjlig Återkommande påminnelser om ansvar att rapportera i RISK. Internkontrollplan 2014.

5 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Regler för intern och extern representation Förvaltningen har upprättat lokala rutiner för gåvor, intern och extern represenation, jäv och nepotism Deltagararförteckning vid och syfte med representation framläggs inte Gåvor överstiger besloppsgräns Aktivit Ja Ja Möjlig 2 - Lindrig Internkontrollplan Lindrig Representation, sakligh och opartiskh i förvaltningens verksamh Lagregler om mutor och bestickning, regler för intern och extern representation; gåvor,mutor, jäv, anställningar, affärsrelationer mm Risk för avsteg från lagregler om mutor och bestickning, samt från stadsinterna representationsregle Personal uppmärksammar och följer inte lagregler om mutor och bestickning eller policy för representation. T e x att gränser för gåvor överskrids, nepotism ( såsom att anhöriga anställs i egen verksamh) mm. Återkommande information till personalen Resor i tjänsten Riktlinjer för resor i tjänsten följs inte Återkommande information till personalen Nya regler för resor i tjänsten inom förvaltningens verksamher har utarbats under 2011, i vilka miljöaspekter och kostnadseffektivit har beaktats. Sekress- och integritsskydd Regler om sekress följs inte Brott mot lagstiftning, OFL och PUL. Personlig integrit respekteras inte. Sekressbelagda handlingar förvaras öpp och osäkert. Återkommande information till personalen

6 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Aktivit Sekressuppgifter kodas inte i Agresso 2 - Mindre Återkommande information till personalen. Internkontrollplan Systematiskt brandskyddsarbe på enherna Brandskyddsorganisation och kontroll. Östermalms brandskyddspolicy. Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbe följs inte Kan medföra mänskliga, materiella, ekonomiska och juridiska konsekvenser 5 - Myck Återkommande utbildning om brandskyddsregle Förvaltningan använder f n en digital interaktiv utbildning som går ut till all personal. Förvaltningen kan följa att alla gör utbildningen. Tjänstekort för behörigh till stadens nätverk Tjänstekort plaveras i datorns kortläsare och pinkod matas in för inloggning Tjänstekort sitter kvar i kortläsare vid utloggning och hemgång Kan medföra obehörigt intrång Ja Ja Möjlig Kontroller och påminnelsr om data- och informationssäkerh Upphandling och inköp Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om Utbildning och uppdatering om regelverk i LOU Barn och Ungdom Anlitande av entreprenör Upphandling och därefter avtal med entreprenör efter, för utförarverksamh inom vård och omsorg och fritidsverksamh Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om Inga anbud inkommer vid upphandling 2 - Lindrig Pågående upphandling stoppas

7 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Barn i behov av särskilt stöd som fått särskilda resurser beviljade Barn får inte den hjälp de behöver Aktivit Barnsäkerh i förskolan Rutiner och riktlinjer för barnsäkerhsarbe följs inte. Ja Ja Möjlig Föräldrarnas nöjdh Föräldrarnas nöjdh avseende information om barnens utveckling och lärande och information om verksamhens mål och arbssätt samt föräldrars nöjdh avseende språkutveckling, matematik, naturvenskap och teknik. Färre nöjda föräldrar Hantera okända besökare på förskola Okänd besökare tar sig in i förskola Vara uppmärksam på att okända personer befinner sig inom förskolan. Kan orsaka skada på liv och egendom Klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, ska besvaras och ev åtgärdas. Klagomål, beröm och ídéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Ja Ja Möjlig

8 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Krisberedskap hos entreprenörer Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris och oförutsedda händelser Reservkraft för el saknas Tex inom t vård- och omsorgsboende Aktivit Nej Nej Möjlig Kompltering av förfrågningsunderlag bör göras i stadsövergripande upphandlingar så att krav kan ställas på entreprenörers säkerhsarbe te. Nej Nej Möjlig Köhantering och placeringsförfarande inom förskolan D webbaserade system för ansökan om plats kommer ur funktion. Ja Ja Möjlig Handläggningen får sker manuellt. Erbjudande om barnomsorgsplats fördröjs. Garantiåtagand kan inte uppfyllas i tid. Omprövning av inkomstuppgift 2 gånger per år ska omprövning ske av den inkomstuppgift som lämnats av föräldrar med reducerad barnomsorgsavgift. Felaktig debitering Om debitering av barnomsorgsavgift bygger på felaktig uppgift om inkomst minskas stadens intäkte Risk att kontroll av inkomstuppgift inte sker enligt rutin, alternativt att underlag inte är korrekt.. Ja Ja Möjlig Internkontrollplan 2014

9 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutiner har färdigtsällts Ja Nej Möjlig 5 - Myck Aktivit Följa policy Samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa Samverkan fungerar inte Bristande kommunikation, barn "faller mellan stolarna". 5 - Myck Stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden ska säkerställa att stadens riktlinjer för samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa är implementerad i alla förskolor och skolor Uppföljning av utförare Entreprenörer, egen regi Entreprenör/utförare följer inte avtal Kvalitskrav uppfylls inte a följder för brukare. Ev uppsägning av avtal 5 - Myck Fortlöpande utveckling av arbe med - och redovisning av - kvalitsuppföljning Upprättande av tillsynsplaner Ekonomi Avdelningar och enhers löpande budguppföljning och kontroll av transaktioner Risk för att avdelningar och enher inte systematiskt ar sina transaktioner och följer upp sin budg. Enhers regelbundna/månatliga uppföljning med ekonomicontroller Månatliguppboking av väsentliga belopp avseende utestående kostnader och intäkter

10 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Effektivit i fakturahanteringen Förfallodag överskrids, eller felaktiga fakturor balas. Aktivit Internkontrollplan 2014 Fakturor ska as och balas i tid. Medför kostnader i form av dröjsmålsränto Förskottskassor Kontroll av förskottskassor Privat bruk av offentliga medel Personal som innehar förskottskassa är personligen ansvarig för redovisning av kassan. Pengar i förskottskassa kan sammanblandas med egna, privata, penga Ja Ja 1 - Osannolik t 1 - Försumbar Löneutbalningar Kontroll av löneutbalninga Risk för felaktiga löneutbalningar Om budg- och personalansvarig chef inte utför regelbundna finns risk att lön utbalas till fel personal, som t ex arbar på annan enh eller har slutat. Ja Ja Möjlig Momskontroll Rätt momstyp dras av vid balning av faktura Den korrekta momstypen dras inte av vid balning För myck eller för lit moms dras av. Medför oriktiga och förhöjda kostnader Utbildningsinsatse Internkontrollplan 2014.

11 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Nämndens följsamh till ramavtal Rutiner för inköp av varor och tjänster enligt ramavtal. Delegationsordning, Lagen om offentlig upphandling. Avsteg från ingång städavtal Villkor i städavtal följs inte. Kvalitskrav i städavtal uppnås inte. Enher gör avsteg från avtal. Inköp görs utanför avtal Ekonomiska och juridiska konsekvenser Ja 2 - Mindre Aktivit Rapportering av egna utlägg i LISA självservice Regler och riktlinjer för inköp följs inte Nej Nej Möjlig 1 - Försumbar Rutiner för kontroll Personal redovisar egna utlägg för inköp böcker, livsmedel, kontorsmaterial, friskvård, Intern och extern representation, telefonersättning och övriga utlägg. Underlag i form av kvitto ska kunna uppvisas. Inköp görs utanför avtal. Redovisning av utlägg ej enligt riktlinjeverifikat saknas mm Regler för intern och extern representation Förvaltningen har upprättat lokala rutiner för gåvor, intern och extern represenation, jäv och nepotism Deltagararförteckning vid och syfte med representation framläggs inte Gåvor överstiger besloppsgräns Ja Ja Möjlig 2 - Lindrig Internkontrollplan Lindrig Information Information till allmänhen över Föortlöpande information till allmänhen om stadens och nämnden verksamher Information kan inte läggas in på hemsidan på grund av tekniska problem Tekniska problem Nej Ja Möjlig 2 - Lindrig

12 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns koncentreras alltmer till webben. Denna plattforms funktion är högst väsentlig t ex vid en extraordinär händelse. Intern fungerar inte Server-avbrott, haveri eller elavbrott Nej Ja Möjlig Aktivit Information till allmänhen, "marknadsföring". Genom annonsering och webbsida. Information är felaktig och/eller inaktuell Risk att information på webb, i tryckt material och i jämför service inte är uppdaterad och korrekt. Nej Ja Möjlig Personal Anställds bisyssla Personal har annat arbe vid sidan om d ordinarie i förvaltningen, vilk skall anmälas till arbsgivaren. Kontroll av att anställa inte har bisyssla som strider mot kollektivavtal Anställd har bisyssla som strider mot kollektivavtal AB och som inverkar menligt på ordinare arbe i förvaltningen En anställd kan ha flera anställningar hos olika arbsgivare. Risken finns att anställning hos annan arbsgivare har en sådan omfatting att d inverkar på förmågan att utföra arbe inom förvaltningen, och/eller att annat arbe utförs på arbstid hos förvaltningen. Arbstidsregler Arbstidsregler ska följas Brott mot arbstidsregler Tex för lång sammanlagd arbstid under en vecka, för myck övertid, för lite sammanhängande dygnsvila Ja Nej 2 - Mindre

13 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Effektivit i personalrapportering Underlag för anställning och lön skickas till Serviceförvaltningen för verkställigh. Underlag för anställning och lön kommer inte fram/ kommer fram för sent till Serviceförvaltningen Personal får inte lön. Kostsamma extrautbalningar Ja Ja Möjlig Aktivit Rutiner har förbättrats: Underlag kan scannas och skickas med epost vilk gör hanteringen säkrare. Frånvarorapportering Personal skall vid semester ansöka om sådan och ha fåt den beviljad inför frånvaro. Sjukfrånvaro ska anmälas samma dag den inträde Frånvaro rapporteras inte enligt gällande regler Personal är frånvarande utan att ansöka om semester eller anmäla sjukdom. Ja Ja Möjlig Förvaltningens arbe för att uppnå jämställdh och mångfald I enligh med nämndens jämställdhs- och mångfaldsplan Förvaltningens verksamher arbar inte i tillräcklig grad för en ökad jämställdh och mångfald Lagstiftning och jämställdhsplanen följs inte Mänskliga, ekonomiska och juridiska konsekvenser om lagstiftningen inte följs. Ja Nej Möjlig Ja Nej 2 - Mindre Lönekartläggning och lönerevision Löner har satts på felaktig grund Tex diskriminering pg a kön

14 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Löneutbalningar Kontroll av löneutbalninga Risk för felaktiga löneutbalningar Om budg- och personalansvarig chef inte utför regelbundna finns risk att lön utbalas till fel personal, som t ex arbar på annan enh eller har slutat. Ja Ja Möjlig Aktivit Medarbarsamtal Årligen samtlig personal inom alla enhe Medarbarsamtal sker inte Ja Ja Möjlig Neddragning och omställning av personal Gällande kollektivavtal följs inte Föreskriven förhandlingsordning och individuell process ska följas Ja Ja 1 - Osannolik t Rehabilitering av personal Att stadens rehabiliteringsprocess inte följs Rekrytering och bemanning Rätt kompens och erfarenh Bristande och ogenomtänkt rekrytering Bristande av kompens och referenser Ja Nej 2 - Mindre

15 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Samverkan och systematiskt arbsmiljöarbe Bestämmelser i arbsmiljölagstiftning följs inte Aktivit Organisation, uppdrag och mål för verksamhen ska vara tydliga. Arbsgivaren ansvarar för arbsmiljön och ska se till att kraven i arbsmiljölag, förordningar och föreskrifter uppfylls. Chefer och medarbare ska samverka för att åstadkomma en god arbsmiljö. Staden följer genom regelbundna enkäter aktivt upp hur medarbare och chefer upplever sin arbssituation och utveckling i arb. Stadens rehabiliteringsarbe bygger på tidiga insatser och en tydlig arbsordning. Exempelvis att skyddsrond inte genomförs, eller att skyddsombud inte deltaarbsklimat medger inte öppenh c. Upprättande av tjänstgöringsuppgifter Behörig befattningshavare beslutar om anställning, anställningsform och lön och lämnar tjänstgöringsuppgifter till Serviceförvaltningen. Ej behörig personal upprättar tjänstgöringsuppgifter alt godkänner lönerapportering Serviceförvaltningen gör ingen kontroll av att den person som skrivit under anställningsuppgifter/godkänner tex timrapport för lön har rätt att göra dta. Underlag kan skickas utan förvaltningens vskap. Nej Nej 2 - Mindre Förvaltningen tar åter upp d med serviceförvaltningen. Internkontrollplan Socialtjänst Anlitande av entreprenör Upphandling och därefter avtal med entreprenör efter, för Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om

16 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns utförarverksamh inom vård och omsorg och fritidsverksamh Inga anbud inkommer vid upphandling 2 - Lindrig Aktivit Pågående upphandling stoppas Anmälan Lex Maria Anmälan görs inte Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte Antal utredningar som görs med stöd av DUR (Dokument Utvärdering Resultat) inom socialtjänsten ska öka och även följas upp av utförarna Syft är att få tydligare utredningar, lättare uppföljning av ärenden, kortare inskolning för nya biståndshandläggare, Kommunikation mellan beställare och utförare ska grunda sig på en strukturerad utredning. Antal utredningar som görs i DUR ökar inte och följs heller inte upp En del klienter vill inte eller är för sjuka för att kunna genomföra utredningen. Utförarna kanr därmed få sämre förutsättningar att arba med klientens bedömda behov av insatser samt få svårt att få gehör för uppmärksammade behov hos klienten. Mer tidskrävande arbe, övertid, längre handläggningstide Ja Ja Möjlig Ja Ja Möjlig Beslut om vård av ungdom med tvång enligt LVU D finns ingen ledig plats på något 12-hem. Efter t beslut om omedelbart omhändertagande och akut placering måste ske.

17 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Dokumentation enligt LSS och SoL görs i Paraplysystem Dokumentationen sker inte eller blir inte utförd på rätt sätt. Ja Ja Möjlig Aktivit För största möjliga rättssäkerh skall enskilda ärenden alltid dokumenteras Paraplysystem, i enligh med stadens riktlinjer för dokumentation. Dokumentationen sker för den enskildes rättssäkerh och för uppföljning. Dokumentation i ParaSoL samt upprättande och uppföljning av genomförandeplan Bygger på biståndsbeslut i individärenden Dokumentation av utförand saknas, genomförandeplaner görs inte, eller följs inte upp Den enskildes inflytande minskar, den enskilde får inte beviljade insatser, systematisk uppföljning försvåras Fakturakontroll mot beviljad insats Fakturering från anordnare av vård och somorg ska överensstämma med beviljad insats Bristande kontroll av överensstämmelse med beställning Kontroll sker inte, rutiner och system för kontroll saknas eventuellt. Faktura balas utan kontroll. andeplaner För varje individ med biståndsbeslut skall utföraren upprätta en genomförandeplan Att externa/interna utförare inom omsorgsverksamh inte upprättar genomförandeplaner Risk att genomförandeplan inte upprättas, bl.a. på grund av tidsbrist och bristande kunskape Brister i informationsöverföring. Ja Ja Möjlig

18 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, ska besvaras och ev åtgärdas. Klagomål, beröm och ídéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Ja Ja Möjlig Aktivit Krisberedskap hos entreprenörer Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris och oförutsedda händelser Reservkraft för el saknas Tex inom t vård- och omsorgsboende Nej Nej Möjlig Kompltering av förfrågningsunderlag bör göras i stadsövergripande upphandlingar så att krav kan ställas på entreprenörers säkerhsarbe te. Nej Nej Möjlig Likvärdig biståndsbedömning inom Stockholms stad Den enskildes behov bedöms på olika grunder Äldreomsorg, Socialtjänst Medför bristande rättsäkerh Personals handhavande av brukares privata pengar vid uttag, inköp och andra ärenden Risk för bristande redovisning, samt stöld Nya rutiner utarbades2009 Äldreomsorg, hemtjänst, servicehus, vård och omsorgsboenden Socialtjänst; boende socialpsykatri och omsorg om funktionsnedsatta.

19 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Registrering av beslut efter utredning i barn- och ungdomsärende i Paraplysystem Besluten registreras i samband med att de fattas. Beslut registrera inte eller registreras för sent Revisionskontor har riktat kritik mot hur beslut i barn och ungdomsärenden dokumenteras i Paraplysystem. Besluten bör registreras i samband med att de fattas. Risk att så inte ske Ja Ja Möjlig Aktivit Familjeenhen har förbättrat rutinerna. Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutiner har färdigtsällts Ja Nej Möjlig 5 - Myck Följa policy Samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa Samverkan fungerar inte Bristande kommunikation, barn "faller mellan stolarna". 5 - Myck Stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden ska säkerställa att stadens riktlinjer för samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa är implementerad i alla förskolor och skolor Socialtjänstens enher upprätthåller tillgängligh för akuta ärenden Socialsekrerare går alltid att nå på dagtid Brister i samarbe med stadens växel. Växeln i Avesta brister i sin funktion, arbar inte enligt avtal, alternativt att växeln inte har erhållit korrekt information om förvaltningens olika funktione Samtal kopplas fel eller kommer inte fram. Ja Ja Möjlig

20 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns D går inte att komma i kontakt för akuta ärenden Socialsekrerare kan vara upptagen med annat ärende. S k jourtelefonen kan vara ur funktion pga av tekniska problem. Ansvarig socialsekrerare/biståndshandlägg are har glömt bort att han/hon har ansvar för tillgänglighen alternativt är sjuk. Aktivit Ja Ja Möjlig Intern information om rutiner och ansvar för tillgängligh Uppföljning av utförare Entreprenörer, egen regi Entreprenör/utförare följer inte avtal Kvalitskrav uppfylls inte a följder för brukare. Ev uppsägning av avtal 5 - Myck Fortlöpande utveckling av arbe med - och redovisning av - kvalitsuppföljning Upprättande av tillsynsplaner Uppföljning och omprövning av individuella beslut Beslut och insatser i individärenden följs inte upp Stickprovs och förbättring av rutiner Myndighsutövning Äldreomsorg och Socialtjänst Kan medföra bristande rättssäkerh för den enskilde och ökade kostnader då insatser ej omprövas. Utbalning av försörjningsstöd, avstämning mm För att försörjningsstöd ska kunna utbalas till enskild skickas underlag och beslut om Bristande kontroll och oegentligher i avstämningen. Avstämmare ar inte underlag. Avstämmare omdirigerar utbalning till egna/andra konton.

21 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns bistånd till enhens avstämmare. Avstämmarens uppdrag är att a att beslutsunderlag är korrekt, dvs att personuppgifter, normberäkning och belopp stämme Avstämning görs dagligen varje eftermiddag och två avstämmarna delta Avstämning görs i Paraplysystem. Elavbrott, datahaveri, Paraplysystem havererat. Avstämningen kan inte göras. Konsekvenser för tredje person. Felaktiga underlag och utbalningskonto Underlag saknas och pengar utbalas till exempelvis bankkonto iställ för personkonto. Vid fel i underlag måste rättning göras före utbalning, vilk medför fördröjning. Ja Ja Möjlig Ja Ja Möjlig Aktivit Utbyggnad av grupp- och stödbostäder för personer med funktionsnedsättning Utbyggnadstakt för låg. Motsvarar inte behoven Möjlig Stadsdelsnämnderna ska i samråd med bostadsbolagen inventera möjlighen att bygga om/ omvandla befintliga byggnader till gruppbostäder eller servicebostäder Stadsdelsnämnderna, exploaterings- samt stadsbyggnadsnämnden ska i samråd med varandra i tidigt skede planera för omsorgslägenhter i stadsutvecklingsområden Säkerställ att nämnderna beställer de gruppbostäder som behövs

22 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Utredningar i enskilda ärenden Risk att utredning inte sker inom i föreskriven tid Ja Ja Möjlig Aktivit Socialtjänstlagen föreskriver att utredning skall ske inom 4 månader Utredningarna pågår över 4 månader utan särskilt beslut om förlängd utredningstid. Beslut om att utredning har avslutats eller förlängts skrivs inte in i paralysystem. Vräkningsförebyggande arbe Arbe för att försöka avvärja vräkningar sker enligt upprättad handlingsplan Förvaltningen lyckas inte avvärja vräkningar i tillräcklig omfattning och särskilt gällande barnfamiljer Internkontrollplan 2014 Stadsmiljö Anlitande av entreprenör Upphandling och därefter avtal med entreprenör efter, för utförarverksamh inom vård och omsorg och fritidsverksamh Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om Inga anbud inkommer vid upphandling 2 - Lindrig Pågående upphandling stoppas Uppföljning av utförare Entreprenörer, egen regi Entreprenör/utförare följer inte avtal Kvalitskrav uppfylls inte a följder för brukare. Ev uppsägning av avtal 5 - Myck Fortlöpande utveckling av arbe med - och redovisning av - kvalitsuppföljning Upprättande av tillsynsplaner

23 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Säkerh Anmälan Lex Maria Anmälan görs inte Aktivit Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte Hantering av känsligt material t ex vid kopiering och utskrift Dagliga rutiner ska finnas som skyddar känsliga och integritskränkande uppgifter från obehöriga Dokument ligger synligt och tillgängligt för obehöriga Utskrifter är inte skyddade med personlig kod. Dokument ligger kvar i skriva som nyttjas av många. Dokument om enskilda individer ligger framme på skrivbord, låses inte in. Ej aktuell Nej Möjlig Påminnelse om sekressregler och rutiner för inlåsning av sekressbelagda handlinga Internkontrollplan Hemtjänstens hantering av nycklar till brukares bostäder Nycklar kommer i orätta händer eller missbrukas av personal 5 - Myck Datoriserade, låsta nyckelskåp används. Åtgärd: Nyckelskåpen byts ut till moderna datoriserade nyckelskåp vilk innebär att d går att spåra vem som kvitterat ut vilken nyckel, och nä Informations- och dokumentationssäkerh Driftsäkerh i IT-baserade system för information, dokumentation och verkställigh. Datastopp Tex försörjningsstöd kan inte utbalas till brukare. Legala konsekvenser och konskekvenser för enskilda. Nej Ja Möjlig Reservrutiner har utarbats

24 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Datastopp, Balning till leverantörer sker inte i tid. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Aktivit Reservrutiner utarbas Krisberedskap hos entreprenörer Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris och oförutsedda händelser Reservkraft för el saknas Tex inom t vård- och omsorgsboende Nej Nej Möjlig Kompltering av förfrågningsunderlag bör göras i stadsövergripande upphandlingar så att krav kan ställas på entreprenörers säkerhsarbe te. Nej Nej Möjlig Rapportering av incidenter och skador i RISK Incidenter och skador gällande förvaltningens egendom, material och anställda, stopp i informationssystem och data mm - oavst annan rapportering, t ex anmälan av arbskada - ska alltid rapporteras i system RISK, som nås via stadens intranät. Samtliga enhschefer rapporterar i system. Incidenter och skador rapporteras inte. Rutiner följs inte. Kunskap om hur rapportering görs saknas på enhsnivå. Kan få till följd att stadens försäkringar inte träder in. Ja Ja Möjlig Återkommande påminnelser om ansvar att rapportera i RISK. Internkontrollplan 2014.

25 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutiner har färdigtsällts Ja Nej Möjlig 5 - Myck Aktivit Följa policy Sekress- och integritsskydd Regler om sekress följs inte Brott mot lagstiftning, OFL och PUL. Personlig integrit respekteras inte. Sekressbelagda handlingar förvaras öpp och osäkert. Återkommande information till personalen Sekressuppgifter kodas inte i Agresso 2 - Mindre Återkommande information till personalen. Internkontrollplan Systematiskt brandskyddsarbe på enherna Brandskyddsorganisation och kontroll. Östermalms brandskyddspolicy. Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbe följs inte Kan medföra mänskliga, materiella, ekonomiska och juridiska konsekvenser 5 - Myck Återkommande utbildning om brandskyddsregle Förvaltningan använder f n en digital interaktiv utbildning som går ut till all personal. Förvaltningen kan följa att alla gör utbildningen. Tjänstekort för behörigh till stadens nätverk Tjänstekort plaveras i datorns kortläsare och pinkod matas in för inloggning Tjänstekort sitter kvar i kortläsare vid utloggning och hemgång Kan medföra obehörigt intrång Ja Ja Möjlig Kontroller och påminnelsr om data- och informationssäkerh

26 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Äldreomsorg Anlitande av entreprenör Upphandling och därefter avtal med entreprenör efter, för utförarverksamh inom vård och omsorg och fritidsverksamh Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om Inga anbud inkommer vid upphandling Pågående upphandling stoppas 2 - Lindrig Aktivit Anmälan Lex Maria Anmälan görs inte Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte Avgifter för äldreomsorg Enskilda beviljas insats. Rätt avgift för insatsen ska debiteras den enskilde. Fel avgifter debiteras den enskilde Ja 4 - Sannolikt Dokumentation enligt LSS och SoL görs i Paraplysystem För största möjliga rättssäkerh skall enskilda ärenden alltid dokumenteras Paraplysystem, i enligh med stadens riktlinjer för dokumentation. Dokumentationen sker inte eller blir inte utförd på rätt sätt. Dokumentationen sker för den enskildes rättssäkerh och för uppföljning. Ja Ja Möjlig

27 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Dokumentation i ParaSoL samt upprättande och uppföljning av genomförandeplan Bygger på biståndsbeslut i individärenden Dokumentation av utförand saknas, genomförandeplaner görs inte, eller följs inte upp Den enskildes inflytande minskar, den enskilde får inte beviljade insatser, systematisk uppföljning försvåras Aktivit Fakturakontroll mot beviljad insats Fakturering från anordnare av vård och somorg ska överensstämma med beviljad insats Bristande kontroll av överensstämmelse med beställning Kontroll sker inte, rutiner och system för kontroll saknas eventuellt. Faktura balas utan kontroll. andeplaner För varje individ med biståndsbeslut skall utföraren upprätta en genomförandeplan Att externa/interna utförare inom omsorgsverksamh inte upprättar genomförandeplaner Risk att genomförandeplan inte upprättas, bl.a. på grund av tidsbrist och bristande kunskape Brister i informationsöverföring. Ja Ja Möjlig Hemtjänstens hantering av nycklar till brukares bostäder Nycklar kommer i orätta händer eller missbrukas av personal 5 - Myck Datoriserade, låsta nyckelskåp används. Åtgärd: Nyckelskåpen byts ut till moderna datoriserade nyckelskåp vilk innebär att d går att spåra vem som kvitterat ut vilken nyckel, och nä

28 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Aktivit Hyresadministration (hantering av hyresavtal) Äldreförvaltningen tilldelar bostad, och meddelar förvaltningen bosamordnare(biståndsbedömar e). Underlag tillsänds serviceförvaltningen för hyresdebitering,hyresasavtal återsänds förvaltningen. SErviceförvaltningen debiterar 500::- per avtal Risk att hyra debiteras för fel tid, alternativt för sent. Förfarand är myck omständligt, innnehåller flera moment hos olika ansvariga inom och utom förvaltningen. 4 - Sannolikt Rutinerna bör as, ses över och i möjligaste mån ändras. Internkontrollplan Klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, ska besvaras och ev åtgärdas. Klagomål, beröm och ídéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Ja Ja Möjlig Krisberedskap hos entreprenörer Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris och oförutsedda händelser Reservkraft för el saknas Tex inom t vård- och omsorgsboende Nej Nej Möjlig Kompltering av förfrågningsunderlag bör göras i stadsövergripande upphandlingar så att krav kan ställas på entreprenörers säkerhsarbe te. Nej Nej Möjlig

29 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Köhantering i valfrihssystem Den enskildes val blir inte tillgodost Aktivit Äldreomsorgen Konsekvenser för den enskilde och risk för ökade kostnader Likvärdig biståndsbedömning inom Stockholms stad Den enskildes behov bedöms på olika grunder Äldreomsorg, Socialtjänst Medför bristande rättsäkerh Personals handhavande av brukares privata pengar vid uttag, inköp och andra ärenden Risk för bristande redovisning, samt stöld Nya rutiner utarbades2009 Äldreomsorg, hemtjänst, servicehus, vård och omsorgsboenden Socialtjänst; boende socialpsykatri och omsorg om funktionsnedsatta. Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutiner har färdigtsällts Ja Nej Möjlig 5 - Myck Följa policy Schemaläggning Schemaläggning inom hemtjänstenh Schemaläggning fungerar inte Strider mot arbstidsregle Personal saknas mm

30 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Uppföljning av utförare Entreprenörer, egen regi Entreprenör/utförare följer inte avtal Kvalitskrav uppfylls inte a följder för brukare. Ev uppsägning av avtal 5 - Myck Aktivit Fortlöpande utveckling av arbe med - och redovisning av - kvalitsuppföljning Upprättande av tillsynsplaner Uppföljning och omprövning av individuella beslut Beslut och insatser i individärenden följs inte upp Stickprovs och förbättring av rutiner Myndighsutövning Äldreomsorg och Socialtjänst Kan medföra bristande rättssäkerh för den enskilde och ökade kostnader då insatser ej omprövas. Utökat bistånd vid utskrivning/hemgång från sjukhusvård Tillfälligt utökat bistånd t ex fler hemtjänstimmar bevilajs då enskild skrivs ut från sjukus eller annan vård, ska tidsbegränsas och följas upp Tillfälligt utökad bistånd följs inte upp, avslutas inte. D utökade bistånd fortsätter utan tidsgräns. Ja Möjlig Vårdbedömningar särskilt boende Äldreomsorg Beställare och utförare har olika syn på den enskildes vårdbehov Ja Ja Möjlig

31 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Arbsmiljö Rapportering av incidenter och skador i RISK Incidenter och skador gällande förvaltningens egendom, material och anställda, stopp i informationssystem och data mm - oavst annan rapportering, t ex anmälan av arbskada - ska alltid rapporteras i system RISK, som nås via stadens intranät. Samtliga enhschefer rapporterar i system. Incidenter och skador rapporteras inte. Rutiner följs inte. Kunskap om hur rapportering görs saknas på enhsnivå. Kan få till följd att stadens försäkringar inte träder in. Ja Ja Möjlig Aktivit Återkommande påminnelser om ansvar att rapportera i RISK. Internkontrollplan Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutiner har färdigtsällts Ja Nej Möjlig 5 - Myck Följa policy Systematiskt brandskyddsarbe på enherna Brandskyddsorganisation och kontroll. Östermalms brandskyddspolicy. Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbe följs inte Kan medföra mänskliga, materiella, ekonomiska och juridiska konsekvenser 5 - Myck Återkommande utbildning om brandskyddsregle Förvaltningan använder f n en digital interaktiv utbildning som går ut till all personal. Förvaltningen kan följa att alla gör utbildningen.