VP 2015 Bilaga 5 Risk & Väsentlighet, väsentliga processer Östermalms stadsdelsnämnd

Transkript

1 VP 2015 Bilaga 5 Risk &, väsentliga processer Östermalms stadsdelsnämnd Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Barn och Ungdom Barnsäkerh i förskolan Rutiner och riktlinjer för barnsäkerhsarbe följs inte. Aktivit Hantera besökare på förskola Okänd besökare tar sig in i förskola Uppmärksamh på besökare och om ev okända personer befinner sig inom förskolan. Kan orsaka skada på liv och egendom Köhantering och tilldelning av förskoleplats D webbaserade system för ansökan om plats kommer ur funktion. Handläggningen får sker manuellt. Erbjudande om barnomsorgsplats fördröjs. Garantiåtagand kan inte uppfyllas i tid. Resurser till barn i behov av särskilt stöd Barn får inte den hjälp de behöver Samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa Samverkan fungerar inte Bristande kommunikation, barn "faller mellan stolarna". 5 - Myck allvarlig Stadens riktlinjer för samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa ska vara implementerad.

2 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Ekonomi Balkort Regler och riktlinjer för inköp följs inte Inköp görs utanför avtal. Redovisning av utlägg ej enligt riktlinje Verifikat saknas mm Ja Ja Möjlig 1 - Försumba r Aktivit Effektivit i fakturahanteringen Förfallodag överskrids, eller felaktiga fakturor balas. Fakturor ska as och balas i tid. Medför kostnader i form av dröjsmålsränto Egna utlägg i LISA självservice Personal redovisar egna utlägg för inköp böcker, livsmedel, kontorsmaterial, friskvård, Intern och extern representation, telefonersättning och övriga utlägg. Underlag i form av kvitto ska kunna uppvisas. Regler och riktlinjer för inköp följs inte Inköp görs utanför avtal. Redovisning av utlägg ej enligt riktlinje Verifikat saknas mm Ja Ja Möjlig 1 - Försumba r Löpande budguppföljning och kontroll av transaktioner Att avdelningar och enher inte systematiskt ar sina transaktioner och följer upp sin budg. Enhers regelbundna/månatliga uppföljning med ekonomicontroller Månatlig uppbokning av väsentliga belopp avseende utestående kostnader och intäkter Momskontroll Rätt momstyp dras av vid Den korrekta momstypen dras inte av vid balning Utbildningsinsatse

3 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns balning av faktura För myck eller för lit moms dras av. Medför oriktiga och förhöjda kostnader Aktivit Personal Anställds bisyssla Personal har annat arbe vid sidan om d ordinarie i förvaltningen, vilk skall anmälas till arbsgivaren. Kontroll av att anställa inte har bisyssla som strider mot kollektivavtal Anställd har bisyssla som strider mot kollektivavtal AB och som inverkar menligt på ordinarie arbe i förvaltningen En anställd kan ha flera anställningar hos olika arbsgivare. Risken finns att anställning hos annan arbsgivare har en sådan omfattning att d inverkar på förmågan att utföra arbe inom förvaltningen, och/eller att annat arbe utförs på arbstid hos förvaltningen. Ja Nej 2 - Mindre 2 - Lindrig Arbstidsregler Arbstidsregler ska följas Brott mot arbstidsregler Tex för lång sammanlagd arbstid under en vecka, för myck övertid, för lite sammanhängande dygnsvila Ja Nej 2 - Mindre Effektivit i personalrapportering Underlag för anställning och lön skickas till Serviceförvaltningen för verkställigh. Underlag för anställning och lön kommer inte fram/ kommer fram för sent till Serviceförvaltningen Personal får inte lön. Kostsamma extrautbalningar Ja Ja Möjlig Frånvarorapportering Personal skall vid semester Frånvaro rapporteras inte enligt gällande regler Ja Ja Möjlig Kontroll av semesterlista

4 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns ansöka om sådan och ha fåt den beviljad inför frånvaro. Sjukfrånvaro ska anmälas samma dag den inträde Personal är frånvarande utan att ansöka om semester eller anmäla sjukdom. Aktivit Förvaltningens arbe för att uppnå jämställdh och mångfald I enligh med nämndens jämställdhs- och mångfaldsplan Förvaltningens verksamher arbar inte i tillräcklig grad för en ökad jämställdh och mångfald Lagstiftning och jämställdhsplanen följs inte Ja Ja Möjlig Ja Nej 2 - Mindre Mänskliga, ekonomiska och juridiska konsekvenser om lagstiftningen inte följs. Lönekartläggning och lönerevision Löner har satts på felaktig grund Ja Nej 2 - Mindre Tex diskriminering pg a kön Löneutbalningar Kontroll av löneutbalninga Risk för felaktiga löneutbalningar Att löneutbalning inte stämmer med löneunderlag pga. av bristande uppföljning av lönelistor i verksamherna. Ja Ja Möjlig Medarbarsamtal Årligen samtlig personal inom alla enhe Medarbarsamtal sker inte Ja Ja Möjlig

5 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Neddragning och omställning av personal Gällande kollektivavtal följs inte Föreskriven förhandlingsordning och individuell process ska följas Ja Ja 1 - Osannoli kt Aktivit Rehabilitering av personal Att stadens rehabiliteringsprocess inte följs Rekrytering och bemanning Rätt kompens och erfarenh Bristande och ogenomtänkt rekrytering Bristande av kompens och referenser Ja Nej Möjlig 5 - Myck allvarlig Samverkan och systematiskt arbsmiljöarbe Bestämmelser i arbsmiljölagstiftning följs inte 5 - Myck allvarlig Organisation, uppdrag och mål för verksamhen ska vara tydliga. Arbsgivaren ansvarar för arbsmiljön och ska se till att kraven i arbsmiljölag, förordningar och föreskrifter uppfylls. Chefer och medarbare ska samverka för att åstadkomma en god arbsmiljö. Staden följer genom regelbundna enkäter aktivt upp hur medarbare och chefer upplever sin arbssituation och utveckling i arb. Stadens rehabiliteringsarbe bygger på tidiga insatser och en tydlig arbsordning. Exempelvis att skyddsrond inte genomförs, eller att skyddsombud inte delta Arbsklimat medger inte öppenh c.

6 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Upprättande av tjänstgöringsuppgifter Behörig befattningshavare beslutar om anställning, anställningsform och lön och lämnar underlag till Serviceförvaltningen. Ej behörig personal upprättar tjänstgöringsuppgifter alt godkänner lönerapportering Nej Nej 2 - Mindre Aktivit Socialtjänst Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte Registrering av beslut i Paraplysystem Beslut registreras inte inom gällande tidsramar Ja Ja Möjlig Besluten efter utredning i barnoch ungdomsärende registreras i samband med att de fattas. Besluten bör registreras i samband med att de fattas. Risk att så inte ske Samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa Samverkan fungerar inte Bristande kommunikation, barn "faller mellan stolarna". 5 - Myck allvarlig Stadens riktlinjer för samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst för barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa ska vara implementerad. Utbalning av försörjningsstöd, avstämning mm För att försörjningsstöd ska kunna utbalas till enskild skickas underlag och beslut om bistånd till enhens avstämmare. Avstämmarens uppdrag är att a att beslutsunderlag är korrekt, Bristande kontroll och oegentligher i avstämningen. Avstämmare ar inte underlag. Avstämmare omdirigerar utbalning till egna/andra konton. Elavbrott, datahaveri, Paraplysystem havererat. Ja Ja Möjlig

7 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns dvs att personuppgifter, normberäkning och belopp stämme Avstämning görs dagligen varje eftermiddag och två avstämmarna delta Avstämning görs i Paraplysystem. Avstämningen kan inte göras. Konsekvenser för tredje person. Felaktiga underlag och utbalningskonto Ja Ja Möjlig Aktivit Underlag saknas och pengar utbalas till exempelvis bankkonto iställ för personkonto. Vid fel i underlag måste rättning göras före utbalning, vilk medför fördröjning. Utbyggnad av grupp- och stödbostäder för personer med funktionsnedsättning Utbyggnadstakt för låg. Motsvarar inte behoven Möjlig Stadsdelsnämnderna ska i samråd med bostadsbolagen inventera möjlighen att bygga om/ omvandla befintliga byggnader till gruppbostäder eller servicebostäder Stadsdelsnämnderna, exploaterings- samt stadsbyggnadsnämnden ska i samråd med varandra i tidigt skede planera för omsorgslägenher i stadsutvecklingsområden Säkerställ att nämnderna beställer de gruppbostäder som behövs Utreda och fatta beslut om insatser Att inte alla brukare får en rättssäker utredning och bedömning. Ja Ja Möjlig 5 - Myck allvarlig

8 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Aktivit Utredningar i enskilda ärenden Socialtjänstlagen föreskriver att utredning skall ske inom 4 månader Risk att utredning inte sker inom i föreskriven tid Utredningarna pågår över 4 månader utan särskilt beslut om förlängd utredningstid. Beslut om att utredning har avslutats eller förlängts skrivs inte in i paraplysystem. Ja Ja Möjlig Utredningar med stöd av DUR (Dokument Utvärdering Resultat) Syft är att få tydligare utredningar, lättare uppföljning av ärenden, kortare inskolning för nya biståndshandläggare, Kommunikation mellan beställare och utförare ska grunda sig på en strukturerad utredning. Antal utredningar som görs i DUR ökar inte och följs heller inte upp En del klienter vill inte eller är för sjuka för att kunna genomföra utredningen. Utförarna kan därmed få sämre förutsättningar att arba med klientens bedömda behov av insatser samt få svårt att få gehör för uppmärksammade behov hos klienten. Ja Ja Möjlig Vräkningsförebyggande arbe Arbe för att försöka avvärja vräkningar sker enligt upprättad handlingsplan Vräkning avvärjs inte i tillräcklig omfattning, särskilt gällande barnfamiljer Vård av ungdom med tvång enligt LVU Platsbrist på 12-hem. Efter t beslut om omedelbart omhändertagande och akut placering måste ske. Ja Ja 1 - Osannoli kt

9 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Äldreomsorg Anmälan Lex Maria Anmälan görs inte Aktivit Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte Avgifter för äldreomsorg Enskilda beviljas insats. Rätt avgift för insatsen ska debiteras den enskilde. Fel avgifter debiteras den enskilde Ja Möjlig Biståndsbedömning Äldreomsorg Biståndsbedömningen är inte likvärdig Äldreomsorg Den enskildes behov bedöms på olika sätt, medför bristande rättsäkerh Hemtjänstens hantering av nycklar till brukares bostäder Nycklar kommer i orätta händer eller missbrukas av personal Datoriserade nyckelskåp registerar vem som kvitterat ut vilken nyckel, och nä 5 - Myck allvarlig Funktionskontroll, uppgradering datoriserade, låsta nyckelskåp. Krisberedskap hos entreprenörer Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris och oförutsedda händelser Nej Nej Möjlig Förfrågningsunderlag i stadsövergripande upphandlingar ska ställa krav på entreprenörers säkerhsar be. Reservkraft för el saknas Tex inom t vård- och Nej Nej Möjlig

10 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns omsorgsboende Aktivit Schemaläggning Schemaläggning inom hemtjänstenh Schemaläggning fungerar inte Strider mot arbstidsregle Personal saknas mm Uthyrning andrahandskontrakt Risk att hyra debiteras för fel tid, alternativt för sent. Möjlig Rutiner uppdateras. Äldreförvaltningen tilldelar bostad, och meddelar förvaltningen bosamordnare(biståndsbedöm are). Underlag tillsänds serviceförvaltningen för hyresdebitering, hyresasavtal återsänds förvaltningen. Förfarand är omständligt, innehåller flera moment hos olika ansvariga inom och utom förvaltningen. Utökat bistånd Tillfälligt utökat bistånd t ex fler hemtjänsttimmar beviljas då enskild skrivs ut från sjukhus eller annan vård, ska tidsbegränsas och följas upp Tillfälligt utökat bistånd följs inte upp, avslutas inte. D utökade bistånd fortsätter utan tidsgräns. Ja Möjlig Vårdbedömningar särskilt boende Äldreomsorg Beställare och utförare har olika syn på den enskildes vårdbehov Ja Ja Möjlig Förvaltningsövergripa nde processer Behörigh till Stockholms läns landstings IT-system Genom s k SITHS kort ges Tjänstekort sitter kvar i kortläsare vid utloggning och hemgång Ja Ja Möjlig Kontroller av om dataoch informationssäkerh

11 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns behörigh till landstings olika system för återrapportering, medicin och tandvård. Gäller biståndsbedömare och sjukskötersko SITHS motsvarar ID-kort innehållande handläggarens personuppgifte Kan medföra obehörigt intrång Åtkomst fungerar inte Kan innebära fara, tex om medicineringsuppgifter för enskild inte kan tas fram Ja Ja Möjlig Aktivit Förbättringsarbe samordnas i staden gm stadsledningskontor Behörigh till stadens nätverk Inloggning med konto + kod alt tjänstekort placeras i datorns kortläsare och pinkod matas in för inloggning. Inloggningsuppgifter missbrukas, överlämnas till annan. Tjänstekort sitter kvar i kortläsare vid utloggning och hemgång Ja Ja Möjlig Kan medföra obehörigt intrång Behörigher till gruppdiskar beroende på uppdrag tilldelas personal skriv- eller läsrättigh behörigher till olika s k gruppdiska (lagringsutrymme/kataloger) i stadsnät. Gruppdiskar för olika ändamål är förvaltningsegna och endast förvaltningens personal ska ha behörigh. Behörigher kvarstår efter avslutad anställning Byte av anställning inom staden rapporteras inte och behörigh i gruppdisk avslutas inte. Person med skrivrättigh kan ändra i innehåll. Ja Ja Möjlig Kontrolleras i Serviceportalens rapporte Behörighshantering för verksamhssystem; Paraply, ParaSoL,Vodok, Bosko, Agresso Rutiner för behörighsadministration följs inte Kontrolleras regelbund.

12 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Behörighsregistrering skall överensstämma med aktuella användare Medför bristande kontroll och säkerh Aktivit Diarieföring Hantering av allmänna handlingar Felaktig diarieföring Handlingar diarieförs inte. Offentliga handlingar lämnas inte ut. Dokumentation av planerade insatser Utredning, beslut och genomförandeplaner i verksamhssystem. Enskilda ärenden dokumenteras i enligh med lagstiftning och stadens riktlinjer, för den enskildes rättssäkerh och för uppföljning av insatsernas utförande. Att enherna inte följer regelverk när d gäller att dokumentera planerade insatser (genomförandeplaner, arbsplaner eller motsvarande). Dokumentation av utförand saknas, genomförandeplaner görs inte, eller följs inte upp. Den enskildes inflytande minskar, den enskilde får inte beviljade insatser, systematisk uppföljning försvåras Dokumentationen sker inte eller blir inte utförd på rätt sätt. Ja Ja Möjlig Utredning och beslut dokumenteras inte. Fakturakontroll mot beviljad insats Fakturering från anordnare av vård och omsorg ska Bristande kontroll av överensstämmelse med beställning Kontroll sker inte, rutiner och

13 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns överensstämma med beviljad insats system för kontroll saknas eventuellt. Faktura balas utan kontroll. Aktivit Följsamh till ramavtal Rutiner för inköp av varor och tjänster enligt ramavtal. Delegationsordning, Lagen om offentlig upphandling. Inköp görs utanför avtal Ekonomiska och juridiska konsekvenser Ja Ja Möjlig Hantering av olyckor, kris och katastrofsituationer Att verksamhen inte har rutiner och beredskap att hantera olyckor, kris- och katastrofsituatione 5 - Myck allvarlig Incident- och skaderapportering Incidenter och skador gällande förvaltningens egendom, material och anställda, stopp i informationssystem och data mm - oavst annan rapportering, t ex anmälan av arbskada - ska alltid rapporteras i system RISK, som nås via stadens intranät. Samtliga enhschefer rapporterar i system. Incidenter och skador rapporteras inte. Rutiner följs inte. Kunskap om hur rapportering görs saknas på enhsnivå. Kan få till följd att stadens försäkringar inte träder in. Ja Ja Möjlig Återkommande påminnelser om ansvar att rapportera i RISK. Information till allmänhen Information till allmänhen om stadens och nämnden verksamher via webben, och andra Information kan inte läggas in på hemsidan på grund av tekniska problem; serveravbrott, haveri eller elavbrott Tekniska problem Nej Ja 2 - Mindre

14 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns kanale. Information är felaktig och/eller inaktuell Nej Ja Möjlig Aktivit Risk att information på webb, i tryckt material och i jämför service inte är uppdaterad och korrekt. Informations- och dokumentationssäkerh Driftsäkerh i IT-baserade system för information, dokumentation och verkställigh. Datastopp Tex försörjningsstöd och vårdnadsbidrag kan inte utbalas till brukare. Legala konsekvenser och konsekvenser för enskilda. Balning till leverantörer sker inte i tid. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Ja Ja Möjlig Intern och extern representation Nämnden följer stadens regler och har lokala rutiner för gåvor, intern och extern representation, jäv och nepotism Deltagararförteckning och syfte med representation framläggs inte Ja Ja Möjlig 2 - Lindrig Gåvor överstiger beloppsgräns 2 - Lindrig Inventarieförteckning Skall upprättas och förteckna: Stöldbegärliga inventarier - oberoende av anskaffningsvärde (mobiltelefoner, läsplattor och ej leasad datorutrustning, TV, video, audio, kameror, mikrovågsugnar, kopieringsmaskiner c.) Inventarieförteckningen inte är komplt. Inventarier undandras inventering enligt gällande rutiner Inventarier saknas 2 - Lindrig

15 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Utrustning med anskaffningsvärde överstigande kronor och med en varaktigh av minst 3 å Konstverk/konsthantverk samt föremål som ingår i samlinga Aktivit IT-support Teknisk support genom VolvoIT samt programsupport och pedagogiska insatser inom förvaltningen Lokalt IT-stöd kan inte tillhandahållas Nyckelpersoner med erforderlig kompens för stöd i mjukvarufrågor saknas. 2 - Lindrig Se över organisationen för lokalt IT-stöd Support genom Servicedesk, VolvoIT, fungerar inte SLA håller för låg nivå, tidsgränser och kvalitskrav i avtal uppfylls inte. Regelbunden kunduppföljning med VolvoIT och Stadsledningskontor IT Klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, ska besvaras och ev åtgärdas. Klagomål, beröm och idéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Ja Ja Möjlig Rutiner uppdateras Personals handhavande av brukares privata pengar vid uttag, inköp och andra ärenden Risk för bristande redovisning, samt stöld Enligt rutin Äldreomsorg, hemtjänst, servicehus, vård och omsorgsboenden Socialtjänst; boende

16 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns socialpsykiatri och omsorg om funktionsnedsatta. Aktivit Resor i tjänsten Riktlinjer för resor i tjänsten följs inte Nämnden har regler för resor i tjänsten inom förvaltningens verksamher, i vilka miljöaspekter och kostnadseffektivit har beaktats. Rutiner för hot och våld Alla verksamher ska ha rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Våldshändelse inträffar Förvaltningsövergripande policy och rutine Ja Nej 2 - Mindre Följa policy Sekress- och integritsskydd Hantering av känsligt material t ex vid kopiering och utskrift. Dagliga rutiner för skydd av känsliga och integritskränkande uppgifte Dokument ligger synligt och tillgängligt för obehöriga Utskrifter kan ske utan skydde med personlig kod. Dokument ligger kvar i skrivare som nyttjas av många. Dokument om enskilda individer ligger framme på skrivbord, låses inte in. Ja Ja Möjlig Fortlöpande information om sekressregler, och rutiner för inlåsning av sekressbelagda handlinga. Regler om sekress följs inte Brott mot lagstiftning, OFL och PUL. Personlig integrit respekteras inte. Sekressbelagda handlingar förvaras öpp och osäkert. Återkommande information till personalen

17 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Aktivit Sekressuppgifter kodas inte i Agresso 2 - Mindre Systematiskt brandskyddsarbe Brandskyddsorganisation och kontroll. Östermalms brandskyddspolicy. Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbe följs inte Kan medföra mänskliga, materiella, ekonomiska och juridiska konsekvenser 5 - Myck allvarlig Återkommande utbildning om brandskyddsregle Förvaltningen har använt digital interaktiv utbildning för all personal samt erhållit utbildningstillfällen gm St Eriks försäkring och brandförsva Tillgängligh för akuta ärenden Socialtjänst och äldreomsorg; biståndsbedömare och socialsekrerare går alltid att nå på dagtid D går inte att komma i kontakt för akuta ärenden Socialsekrerare kan vara upptagen med annat ärende. S k jourtelefonen kan vara ur funktion pga av tekniska problem. Ansvarig socialsekrerare/biståndshandlä ggare har glömt bort att han/hon har ansvar för tillgänglighen alternativt är sjuk. Telefontider saknas, alt bemannas inte. Ja Ja Möjlig Vikten av tillgängligh och gott bemötande poängteras. Uppföljning av utförare Entreprenörer, egen regi Entreprenör/utförare följer inte avtal Kvalitskrav uppfylls inte allvarliga följder för brukare. Ev uppsägning av avtal 5 - Myck allvarlig Utveckling av arbe med - och redovisning av - kvalitsuppföljning Tillsynsplaner Uppföljning och omprövning av individuella beslut Beslut och insatser i individärenden följs inte upp

18 Verksamh Väsentliga processer Risk Finns Myndighsutövning Äldreomsorg och Socialtjänst Kan medföra bristande rättssäkerh för den enskilde och ökade kostnader då insatser ej omprövas. Aktivit Upphandling Upphandling och därefter avtal med entreprenör efter, för utförarverksamh inom vård och omsorg, fritidsverksamh, stadsmiljö. Felaktig upphandling Upphandling måste ev göras om Inga anbud inkommer vid upphandling 2 - Lindrig Utbildning och uppdatering om regelverk i LOU Pågående upphandling stoppas