Omsorgsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning ärende 1 18.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Omsorgsnämnden Utskicksdatum Omsorgsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning ärende Tid: Onsdag den 19 december 2018 kl Plats: Omsorgsförvaltningen, konferensrummet, Gärdesvägen 4 vån 2, Alvesta Ledamöter Mats Martinsson (S) ordförande Sonia Muhletaler-Salsamendi (S) Hans Paulin (S) Ingegerd Alm (S) Johny Haraldsson (C), 1:e vice ordförande Margaretha Berggren (C) Mikael Johansson (M), 2:e vice ordförande Helen Gustavsson (M) Margaretha Viridén (AA) Britt Karlsson (AA) David Kristiansson (SD) Ersättare Nina Holmgren (S) Gunnel Nordahl (S) Håkan Karlsson (S) Mehdi Zullufi (S) Kent Mandorff (MP) Lars-Erik Eriksson (C) John-Erik Pettersson (M) Kia Johnsson (M) Ola Andersson (V) Roxana Sepulveda (KD) Yvonne Erlandsson (SD) Om du inte kan närvara kalla din ersättare samt meddela förändringen genom att maila eller ringa strateg Marianne Stark, marianne.stark@alvesta.se, Tack!

2 Kallelse / Underrättelse Omsorgsnämnden Utskicksdatum Förteckning över omsorgsnämndens ärenden den 19 december 2018 kl Närvaro 2. Val av justerare 3. Godkännande av dagordningen 4. Rapportering kring TOSH, Trygg och säker hemgång, Senada Hodzic Kl 13:20 5. Månadsrapport per november, Per Elmgren, Torbjörn Ekman Kl. 13:40 6. Omdisponering ekonomisk buffert, Senada Hodzic Kl 13:55 7. Återrapport kring arbetet med e-hälsa, Monica Carlberg. Kl 14:00 8. Information kring kompiskortet, Susanne Ek-Lund Kl 14:20 9. Information kring sjukfrånvarostatistik, Anna-Lena Andersson Kl 15: Information om kvalitetsuppföljningar, Arnold Lennartsson, Christina Andersson, Malin Larsson-Roos Kl 15: Återrapportering av intern kontroll, Marianne Stark Kl 16: Uppföljning av verkställighet av omsorgsnämndens beslut, Marianne Stark Kl 16: Återrapportering servicepersonal, Senada Hodzic Kl 16: Informationspunkt kring översyn hyror inom funktionsstöd, Senada Hodzic Kl 16: Information från ordföranden och förvaltningschef Kl 16: Redovisning av delegationsbeslut 17. Meddelanden 18. Övriga frågor

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2016/ TOSH -Trygg och säker hemgång 4 Beslutsunderlag 1. TOSH för vem, varför och hur, 27 november 2018 Redogörelse Verksamhetssamordnare för ordinärt boende redogör för hur arbetet med Trygg och säker hemgång (TOSH) fortsätter. Målgruppen för TOSH är individer som har behov av omvårdnadsinsatser i hemmet som en följd av temporärt sviktande funktionsförmåga på grund av sjukdom eller olyckshändelse som är övergående eller delvis övergående. Prioriteringsordning visar vilka man vänder sig till. Det redogörs även för hur arbetet läggs upp, vilka utmaningar man ställs inför och vilka vinster som arbetet med Trygg och säker hemgång medför både för individen och för medarbetarna. Beredning ON AU 110, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

4 TOSH För vem varför och hur Anita Skarp ALVESTA KOMMUN

5 TOSH FÖR VEM VARFÖR OCH HUR Bakgrund/Inledning Utvärderingen av Trygg och säker hemgång visar att TOSH har varit en tillgång för omsorgstagare, organisation och Alvesta kommun som helhet. Nämnden beslutade att både koncept och arbetssätt blir en del av ordinarie verksamhet i hemtjänst för ordinärt boende. Insats TOSH Bedrivs över hela kommunen. Koncept Urvalsprocess Prioriteringsordning i urvalsprocessen som ska tillämpas: 1. omsorgstagare med behov av rehabiliterande insatser vid hemgång från CLV/korttidsboende 2. omsorgstagare med behov av trygghetsskapande insatser vid hemgång från CLV/korttidsboende 3. underlag till myndighetshandläggarna 4. omsorgstagare med behov av flexibilitet av insatsen exempelvis tid, längd av period eller insatsen vid palliativ vård, demens psykisk sjukdom. Team Ett team där nedan nämnda professioner ingår: 6,5 årsarbetare undersköterska, 1 årsarbetare arbetsterapeut, 0,5årsarbetare sjuksköterska 0,8 årsarbetare fysioterapeut. Tid/flödesprocess 3 veckor i huvudsak med viss flexibilitet utifrån omsorgstagarnas behov. 1

6 För vem varför och hur Vid aktualisering av nya TOSH- ärenden bör följande prioriteringsordning gälla. Urvalsprocessens riktlinjer bli således vägledande för all personal. Det finns en tydlighet i urvalsprocessen som möjliggör ett förhållningssätt som är både kostnadseffektiv och där omsorgstagarens behov är i centrum. Prioriteringsordning i urvalsprocessen som tillämpas är: 1. omsorgstagare med behov av rehabiliterande insatser vid hemgång från CLV/korttidsboende 2. omsorgstagare med behov av trygghetsskapande insatser vid hemgång från CLV/korttidsboende 3. underlag till myndighetshandläggarna 4. omsorgstagare med behov av flexibilitet av insatsen exempelvis tid, längd av period eller insatsen vid palliativ vård, demens psykisk sjukdom. Genom ovan nämnda områden; rehabiliterande, trygghetsskapande, och underlag till myndighetshandläggning samt flexibilitet, fångas individernas olika grundläggande behov, en tydlig inriktning blir vägledande. Tillägg när det gäller punkt 4 TOSH bör naturligtvis praktiskt kunna hantera olika typer av komplexa fall, såsom kognitiv svikt, samsjuklighet och psykiatriska diagnoser. Dessa fall är mer eller mindre vanliga och uttalade, och får inte vara allt för styrande i själva urvalet av omsorgstagare. Här ska hänsyn tas till varje enskild individ. Varför målgrupp och urvalsprocess Målgruppen för TOSH är individer som har behov av omvårdnadsinsatser i hemmet som en följd av temporärt sviktande funktionsförmåga på grund av sjukdom eller olyckshändelse som är övergående eller delvis övergående. Detta förutsätter att medarbetaren tänker helhet och syfte med rehabilitering, samt förståelse för uppdraget för att kunna skapa underlag för myndighetshandläggarna. Den övergripande frågan är: Vilka är individerna som har nytta av Trygg och säker hemgång och varför? Lika viktigt som att veta vilka, är att diskutera vilka inte. Det krävs tydlighet i urvalsprocessen, detta främjar effektivitet samt är ett skydd att TOSH inte blir kostnadsdrivande. 2

7 Övriga resurser Förutom teamet är även tillgång till bilar en viktig del i TOSH. För att kunna ha ett jämnt flöde med omsorgstagare och för att kunna arbeta över hela kommunen är behovet av tre bilar för undersköterskorna samt en bil för övriga professioner en viktig resurs. Hur Det finns en vinst att arbetsmodellen TOSH följer prioriteringsordning i urvalsprocessen. Insatsen är under en begränsad tid och utförs i huvudsak under en tre veckorsperiod. Teamet har en modell som tillämpas under en tre veckors period. Modellen underlätta planering och uppföljning. Fokus läggs på trygghet, rehabilitering och den sista veckan att omsorgspersonal arbetar så hemtjänstlikt som möjligt. Teamet träffas regelbundet för gemensam reflektion kring omsorgstagaren. Överlämnande Attitydproblem blir tydliga vid överlämnande. Fokus förskjuts från omsorgstagarens behov till hemtjänstpersonalens kompetens. Ett viktigt arbete är att fortsätta utveckla en hållbar modell vid överlämnande till hemtjänsten. Ett adekvat överlämnande till hemtjänst är ett framgångskoncept som bidrar att omsorgstagaren upplever större trygghet och självständighet. Utbildning Strategisk planering och satsningar på kompetensutveckling ger medarbetarna specialistkunskaper som till exempel, demens och äldrepsykiatri. Satsning på medarbetaren bidrar till att kommunen blir en attraktiv arbetsgivare. Medarbetaren ser då att det finns karriärmöjligheter och att kunskap efterfrågas och uppmuntras. Handledning i grupp är ytterligare ett sätt att lära och att utvecklas i sin profession samt att medarbetaren får avlastning i svåra situationer. Handledning blir en yrkesmässig vägledning och bidrar till en process där den enskilde medarbetaren få tillgång till den egna kunskapen och till reflektion. 3

8 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Ekonomisk månadsrapport per november 2018 för omsorgsnämnden Redogörelse Månadsrapport per november 2018 lämnas ut på nämndens sammanträde. Förslag till beslut Omsorgsnämndens beslutar att godkänna ekonomisk månadsrapport per november Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

9 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Omdisponering ekonomisk buffert 6 Redogörelse Inför årsbokslutet har omsorgsförvaltningen för avsikt att omdisponera budgeten enligt följande principer: Det överskott som finns centralt ca 1,3 mkr, ev. mer, omdisponeras till verksamheten efter följande principer: Ersättning till enheter för kostnader enheter haft för insatser personal har gjort i förvaltningsgemensamma projekt och funktioner Ersättning till enheter för personalkostnader vid utbildningsinsatser ersättning till viss del av kostnaden så långt medlen räcker och fördelat efter respektive enhets volym av utbildningskostnader. Beredning ON AU 118, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna omdisponering av ekonomisk buffert. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

10 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Återrapportering av arbetet med e-hälsa 7 Redogörelse En återrapportering kring arbetet med e-hälsa inom Omsorgsförvaltningen. Bland annat hur arbetet fortskrider med läkemedelsrobotar, trygghetskamera samt erfarenhet från inspirationsdagen. Beredning ON AU 114, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen om arbetet med e-hälsa. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

11 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Återrapportering kompiskort 8 Redogörelse På arbetsutskottets sammanträde den 1 november 2018 önskar Mikael Johansson (M) ett förtydligande kring kompiskortet. Kommunen är sedan 2016 ansluten till Kompiskort Kronoberg för de kommuninvånare som har en funktionsnedsättning. Syftet är att alla kommuninvånare ska kunna ta del av det utbud som finns inom kultur, fritids- och idrottsaktiviteter. På nämndens sammanträdes ges en föredragning. Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen kring kompiskortet Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

12 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Information kring sjukfrånvarostatistik för omsorgsförvaltningen 9 Beslutsunderlag 1. Statistik över sjukfrånvaron per oktober 2018 Redogörelse På sammanträdet delges den senaste sjukfrånvarostatistiken för omsorgsförvaltningen. En muntlig analys kommer redogöras för nämnden. Beredning ON AU 113, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen om sjukfrånvarostatistik för omsorgsförvaltningen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

13 Antal sjukdagar per snittanställd rullande 12 månader Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 28,68 28,15 27,97 28,29 27,97 27,53 27,08 26,82 26,85 26,93 26,85 26,72 A. Kommun 22,65 22,23 21,86 22,08 22,02 21,76 21,4 21,16 21,07 21,01 21,12 21, OF A. Kommun 5 0 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: Antal sjukdagar per snittanställd fortsätter att sjunka. Detta visar att rehabarbetet man gjort lönar sig och att även ökningen av chefer börjar slå igen Att sjukfrånvaron ökat i februari kan bero på många sjuka i influensa.

14

15 Antal sjukdagar per snittanställd månad för månad.(ej rullande 12 månader) Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 2,2 2,35 2,55 2,64 2,47 2,1 1,98 1,78 1,8 1,89 2,31 2,38 A. Kommun 1,76 1,82 1,94 2,15 2,02 1,67 1,6 1,45 1,34 1,48 1,87 1,81 3 2,5 2 1,5 1 OF A. Kommun 0,5 0 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: Antal dagar månad för månad har gått ner under semesterperioden, upp över vinter och ner under våren. att det ser ut så här beror på korttidsfrånvaro för influensor och vinterkräksjuka som sprids lättare när vi är inomhus.

16 Sjukfrånvaro i Procent per förvaltning rullande 12 Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 7,89 7,75 7,7 7,8 7,68 7,61 7,47 7,45 7,61 7,54 7,58 7,6 A. kommun 6,37 6,24 6,15 6,22 6,18 6,14 6, ,99 6 6, Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF A. kommun Analys: Efter stadig nedgång har kurvan vänt lite uppåt. Oro över organisationsförändringar?

17 Sjukfrånvaro i % per förvaltning månad för månad Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 8,94 10,46 8,42 7,64 6,73 5,75 4,92 6,5 8,2 8,95 A. Kommu 6,81 8,53 6,97 6,01 5,48 4,75 3,67 5,02 6,61 6, OF A. Kommun 2 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt

18 Andel sjukskrivna med 59 dagar eller mer i procent av total sjukfrånvaro Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 69,04 68,86 68,72 68,37 67,88 68,06 67,66 67,32 67,41 67,01 66,85 67,39 A. kommun 65,58 65,24 64,7 63,83 62,67 62,2 61,38 61,36 61,56 60,93 61,05 61, OF A. kommun Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Analys: Totalt i Alvesta kommun ökar nu antalet med långa sjukskrivningar något efter en tids nedåtgång. För OF ökar nu långa sjukskrivningar något igen efter en tids nergång. OF följer inte trenden i kommunen som helhet utan ligger kvar på relativt hög nivå även om det minskat något.

19 Antalet personer som har 5 eller fler sjukfrånvarotillfällen senaste 12 månaderna Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF OF Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF Analys: Antalet personer som har många korta frånvarotillfällen har senaste månaderna ökat.

20 Frisknärvaro rullande 12 månader Antal personer som senaste 12 månaderna inte har någon sjukfrånvaro i procent % Förvaltning Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt OF 29,9 30,52 30,76 28,93 29,28 28,38 30,28 31,21 30,6 31,74 30,48 30,57 A. Kommun 37,37 31,96 32,73 31,65 31,44 31,62 32,4 32,52 32,14 34,57 32,53 32, OF A. Kommun Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt

21 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Information om kvalitetsuppföljningar på enheterna 10 Redogörelse Under hösten 2018 har medicinskt ansvarig sjuksköterska, medicinskt ansvarig för rehabilitering och socialt ansvarig samordnare arbetat med att göra kvalitetsuppföljningar på respektive enhet. Uppföljningarna är tänkta att göras två gånger per år, en gång på våren och en gång på hösten. Under våren 2018 gjordes ingen kvalitetsuppföljning på grund av införandet av verksamhetssystemet Lifecare. Uppföljningarna är en del i det systematiska kvalitetsarbetet inom omsorgsförvaltningen. På sammanträdet redogörs för genomförd kvalitetsuppföljning. Beredning ON AU 112, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

22 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2017/ Återrapportering av internkontroll Beslutsunderlag 1. Återrapportering av omsorgsnämndens internkontroll, 26 november Kommunövergripande internkontrollplan 2018, 2 oktober Omsorgsnämndens internkontrollplan 2018, 26 februari 2018 Redogörelse Enligt Kommunallagen 6 kap 6 ska den interna kontrollen säkra en effektiv förvaltning och att undvika att det begås allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att den bedrivs effektivt och säkert. Denna rapport avser omsorgsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för omsorgsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar även en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av den kommunövergripande internkontrollplanen. Beredning ON AU 111, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna återrapportering av internkontroll för Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

23 Omsorgsförvaltningen Återrapportering av omsorgsnämndens intern kontroll 2018 Till omsorgsnämndens sammanträde

24 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING AV KVARSTÅENDE INTERNKONTROLLER FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL BASALA HYGIENRUTINER VERKSTÄLLDA TIMMAR KVALITET I SÄRSKILT BOENDE/BOSTAD MED SÄRSKILD SERVICE NATTETID NYANSTÄLLNING AV OMSORGSPERSONAL NUTRITION DEBITERING AV TAXOR OCH AVGIFTER Bilagor Bilaga 1 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Bilaga 2 Internkontrollplan 2018 för omsorgsnämnden 2

25 1. Sammanfattning Enligt Kommunallagen 6 kap 6 ska den interna kontrollen säkra en effektiv förvaltning och att undvika att det begås allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att den bedrivs effektivt och säkert. Denna rapport avser omsorgsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för omsorgsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar även en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av den kommunövergripande internkontrollplanen. Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) Att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns God b) Att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Tillräcklig 2. Att rutin för representation finns och följs Tillräcklig 3. Att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr Redovisas till kommunstyrelsen 4. Att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen Kontrollen har utgått 5. Att rutin gällande analyslista löner finns och följs Otillräcklig 6. Att policyn för svar och bemötanden följs Tillräcklig Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan från år 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande: 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns God 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Redovisas till kommunstyrelsen 3

26 Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för omsorgsnämnden år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för omsorgsförvaltningen (omsorgsnämnden) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Omsorgsnämndens egna plan Bedömt resultat 1. Att följsamhet finns till basala hygienrutiner Ej mätbar Att de verkställda timmarna för hemtjänst i ordinärt boende är aktuella Tillräcklig 3. Att riktlinjer för kvalitet i särskilt boende/bostad med särskild service nattetid följs Otillräckligt 4. Att rutiner för nyanställning av omsorgspersonal följs Tillräcklig 5. Att rutiner för undernäring följs Tillräcklig 6. Att rutiner för debitering av taxor och avgifter följs God Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Den årliga internkontrollprocessen består av fyra steg. Steg ett avser riskanalys inför framtagande av internkontrollplanen och steg två avser själva framtagande av internkontrollplanen. För dessa två steg har förvaltningen följt tidplan och dokumentationskrav till fullo. Steg 3 avser själva genomförandet av internkontrollerna. För detta steg så bedöms följsamheten till tidsplan och dokumentation till en tillräcklig nivå. Några kontroller har ej kunnat genomföras enligt upprättad plan dels beroende på svårigheter med att få ut adekvat systeminformation och dels beroende på resursbrist. För steg fyra som avser uppföljning och återrapportering bedöms följsamheten angående dokumentation och tidplan som tillräcklig. Förslag på åtgärder De åtgärder som föreslås anges under respektive internkontrollmoment (avsnitt). 4

27 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Attestförteckning Kommentar och slutsats Beslutad attestförteckning finns inkl. beloppsgränser. ON Förslag till åtgärd -- (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Attestförteckning vs navigatorn För ansvarskoder stämmer attestförteckningen mot navigatorn till största del. Några beslutsattestanter har dock behörighet i systemet som inte finns med som ordinarie eller ersättare enligt attestförteckningen. Beloppsbegränsning stämmer överens till ungefär 2/3-del. Kodbegränsning går inte att fullt ut att bedöma då verksamhetskoder inte finns med på attestförteckningen. Genomgång av attestförteckning och navigatorn så att de samstämmer. Ansvarig för uppgiften är ekonom. 2.2 Representation Kontrollmoment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. 1. Att korrekt konto har använts 2. Att momsen hanterats korrekt 3. Att anteckning finns om syfte och vilka som deltagit i representationen 4. Att representationen är verksamhetsrelaterad Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Stickprov, 10 fakturor Kommentar och slutsats 1. Rätt konto har använts till 70 % 2. Momsen är korrekt hanterad på samtliga fakturor i urvalet 3. Korrekt anteckning finns på hälften av fakturorna 4. Se punkt 3 Förslag till åtgärd På de flesta fakturorna framgår det inte om beslutsattestant varit deltagande i representationen. Om så vore fallet så hade merparten av fakturorna underkänts. Resultatet är likartat tidigare års granskningar. Ekonomen får i uppdrag att gå igenom reglerna kring representation för såväl beslutsattestanter som granskningsattestanter. 5

28 Verksamhetscheferna får i uppdrag att för 2019 få fakturaanteckningar att bli korrekta. 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Upphandlingschef Avgränsningar/urval -- Kommentar och slutsats Granskningen redovisas direkt till kommunstyrelsen Förslag till åtgärd Projekt Kontrollmoment Transaktioner mot projektplan Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval -- Kommentar och slutsats Kontrollen har utgått. Brist på resurser. Förslag till åtgärd Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning Samtliga chefer Det föreligger brister i genomförande av kontroll i enlighet med upprättad rutin. Förvaltningschefen ansvarar för att alla chefer informeras och påminns om rutinen. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen (Kjell Rosenlöf samordnare) Systemstöd finns inte för att kunna få fram användarstatistik. Informationsinsats har genomförts på samtliga förvaltningar gällande policyn för svar och bemötande. Kontroll av tillgänglighet via telefon och e-post är kvar i planen för Mätning av växelstatistik genomförs i och med nytt växelsystem tas i drift. Det nya växelsystemet ger ökade möjligheter till statistikuttag ex väntetider, missade samtal. 6

29 2.8 Uppföljning av kvarstående internkontroller från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Respektive förvaltning Avgränsningar/urval Omsorgsnämnden Kommentar och slutsats Reviderades senast i juni Uppdateringen avsåg bland andra revideringar enligt ny kommunallag, förvaltningslag och gällande dataskyddsförordning. ON 54/2018 Förslag till åtgärd Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kontrollansvar Kanslichef Granskning utförs av -- Avgränsningar/urval -- Kommentar och slutsats Granskningen redovisas direkt till kommunstyrelsen Förslag till åtgärd -- 7

30 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll Basala hygienrutiner Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll ska ske av följsamhet till basala hygienrutiner Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kontrollen ej genomförd enligt planerad metod. Avstämning har istället skett med samtliga enhetschefer. Följsamheten varierar mellan enheterna. Upplevelsen är att personalen inte alltid förstår syftet med rutinerna. Medicinskt ansvarig samordnare får i uppdrag att ge grundläggande information om basala hygienrutiner till verksamheten. Överväga ny metod för att säkra följsamheten. 3.2 Verkställda timmar Kontrollmoment Kontroll ska ske av aktualiteten av de verkställda timmarna för hemtjänst i ordinärt boende Kontrollansvar Verksamhetschef ordinärt boende Granskning utförs av -- Avgränsningar/urval Kontrollen ej fullständigt genomförd pga. förseningar med erforderligt planeringssystem. Planeringssystemet är det verktyg som behövs för att kunna planera och följa hemtjänstens resurser och timmar. Planeringssystemet kommer sannolikt att kunna börja användas våren Kommentar och slutsats Under året har enhetschefer uppdaterat timmarna manuellt i verksamhetssystemet och samtidigt uppmärksammat på och åtgärdat vissa fel som funnits i systemet från början. Timmarna som idag kan hämtas ur system är en planerad tid för insatser och kan inte anses helt pålitligt men är ett bra underlag inför fortsatt arbete med planeringssystemet. Förslag till åtgärd Omsorgsnämndens har beslutat i verksamhetsplan för 2019 att kvalitetssäkring av volymer och resursåtgång är ett prioriterat utvecklingsområde. Aktiviteter för detta är planerade och beslutade. 3.3 Kvalitet i särskilt boende/bostad med särskild service nattetid Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Kontroll ska ske av dokumentation av hela kedjan d. v. s. från beslut till verkställighet Socialt ansvarig samordnare Socialt ansvarig samordnare Stickprov. 28 ärenden har granskats med beslut om nattillsyn inom särskilt boende och bostad med särskild service Granskningen visar att det inte fanns en tydlighet mellan beslut och genomförande vad gäller beviljade nattillsyner. Dokumentationen i genomförandeplanen om nattillsynens utförande saknades hos vissa. Det gick inte att följa ärendena via journalanteckningar då det var brist på anteckningar. Bedömningen är att viss kommunikation fortfarande sker 8

31 Förslag till åtgärd muntligt, vilket gör det svårt att kunna följa ett ärende och eventuellt behov av andra insatser. Omsorgsnämnden har beslutat om att internkontroll av dokumentation även ska ske Fortsatt arbete med att nattillsyn är en insats där huret ska tydliggöras i genomförandeplanen. Detta kommer att underlätta för journalföring om något avviker från överenskommelsen med den enskilde. Verksamhetschefen bör överväga om särskild information och utbildning kan ske till nattpersonalen på de särskilda boendena. 3.4 Nyanställning av omsorgspersonal Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd 1. Kontroll av att rutiner finns vid nyanställning av omsorgspersonal samt att dessa följs. 2. Kontroll av att utvärdering sker efter 100 dagars anställning 3. Kontroll av att omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven avslutas inom 300 dagar Personalkonsulent Personalkonsulent Intervjuer har genomförts med samtliga enhetschefer 1. Rutiner finns. Samtliga chefer hade dock inte kännedom om rutinerna. Upplevelsen är att rutinerna enbart delvis fungerar. En anledning som anges är svårigheten att rekrytera tillräckligt med vikarier. 2. Cirka 40 procent av enhetscheferna har utvärderande samtal efter 100 dagar. Revisionen gav ett ganska genomgående uttryck för osäkerhet kring ansvarsfördelningen mellan enhetschef och Bemanningsenheten i den del som gäller samtalen som ska genomföras efter 100 dagar. 3. Cirka 70 procent av enhetscheferna har omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven som anställda även efter 300 dagar. Avstegen har gjorts medvetet och bara för personal som påbörjat utbildning och som ansetts lämplig för fortsatt anställning. Avstegen har gjorts i dialog med Bemanningsenheten och någon formell ansökan till verksamhetschefen enligt rutin görs inte Verksamhetscheferna har yttersta ansvaret för att: Tydliggöra rutiner och ansvarsfördelning kring uppföljningssamtalet vid 100 dagar och avslutet efter 300 dagar och därefter implementera dessa. Säkerställa att resurser finns för att kunna fullfölja rutinerna. 9

32 3.5 Nutrition Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att de rutiner som finns vid undernäring följs och har avsedd effekt Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Nattfastemätning är genomförd under vecka 7 hos samtliga boende på de särskilda boendena och bostad med särskild service. Planerad stickprovsgranskning är dock inte genomförd. Resultatet av mätningen visar på en smärre förbättring gentemot föregående års mätning. Flera åtgärder är initierade i syfte att få en minskad nattfasta för att motverka undernäring. Exempelvis en ändrad måltidsordning. Ny nattfastemätning genomförs våren Resultaten används som en del av underlaget för det fortsatta arbetet kring måltiden på respektive enhet. 3.6 Debitering av taxor och avgifter Kontrollmoment Kontroll av att rutiner finns samt att de följs Kontrollansvar Administrativ assistent Granskning utförs av Administrativ assistent Avgränsningar/urval Avstämning av debitering av avgifter och taxor sker gentemot reskontra och redovisning vad gäller totalbelopp och antalet fakturor. Avstämning är gjord per september och oktober Kommentar och slutsats Rutin är införd och följs. Genomförda avstämningar visar på att debiterade avgifter och taxor korrekt överförts till reskontran och redovisningssystemet. Förslag till åtgärd -- 10

33 Omsorgsförvaltningen Internkontrollplan 2018 Datum Dnr NOH 2017/ Rev (ON 77), (ON 4) Internkontrollplan 2018 omsorgsnämnden System/rutin Basala hygienrutiner Kontrollmoment Vad? Kontroll ska ske av följsamhet till basala hygienrutiner. Kommentar Varför? Risk finns för smittspridning. Kontrollansvarig Vem? Medicinskt ansvarig sjuksköterska Granskning När? Granskningen ska genomföras under första halvåret och rapporten/- bedömningen ska vara klar till 1 oktober Kontrollmetod Hur? Metoden självskattning och kollegial granskning ska användas vid granskningen. Rapport till Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet Allvarlig (4 poäng) /sannolik (4 poäng) (total poäng 4*4= 16 poäng) Verkställda timmar Kontroll ska ske av aktualiteten av de verkställda timmarna. Om de verkställda timmarna inte är uppdaterade i verksamhetssystemet kan det påverka rättsäkerheten för den enskilde. Det kan vidare försvåra ekonomiska- och volymmässiga prognoser för förvaltningen. Denna kan orsaka en felaktig resursfördelning och behovsanpassad bemanning samt medföra en brist i den offentligt inlämnade statistiken. Verksamhets chef särskilt boende Verksamhets chef ordinärt boende Granskningen ska genomföras under första halvåret och rapporten/- bedömningen ska vara klar till 1 oktober Kontrolleras genom stickprov, minst 20 per enhet. Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Allvarlig (4 poäng)/möjlig (3 poäng) (total poäng 4*3= 12 poäng) Kvalitet i särskilt boende/bostad med särskild service nattetid Kontroll ska ske av dokumentation av hela kedjan d.v.s. från beslut till verkställighet. Risk finns för den enskilde. En individuell bedömning ska göras av den enskildes behov av omsorg och tillsyn nattetid Socialt ansvarig samordnare Granskningen ska genomföras under första halvåret och rapporten/- bedömningen ska vara klar till 1 oktober Kontrolleras genom stickprov, minst 20 totalt. Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Kännbar (3 poäng)/möjlig (3 poäng) (total poäng 3*3= 9 poäng)

34 2(2) System/rutin Nyanställning av omsorgspersonal Kontrollmoment Vad? 1. Kontroll av att rutiner finns vid nyanställning av omsorgspersonal samt att dessa följs. 2. Kontroll av att utvärdering sker efter 100 dagars anställning. 3. Kontroll av att omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven avslutas inom 300 dagar. Kommentar Varför? 1-2. En god introduktion ger möjlighet att komma in i arbetet på ett bra sätt bidrar till att uppfylla målet Attraktiv arbetsgivare. En god introduktion säkerställer även att personalen har tillräckliga kunskaper i arbetet vilket förebygger att missförhållanden och vårdskador inträffar. Även viktigt att det finns rutiner gällande vad som behöver göras före anställning. Kontrollansvarig Vem? XX Granskning När? Två gånger, en gång sent på våren och en gång i början av hösten. Rapport klar senast 15 oktober. Kontrollmetod Hur? 1. Stickprov 2. Stickprov på minst tre medarbetare per enhet (fler stickprov på de större enheterna). 3. Kontroll av om det finns nyanställd omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven som varit anställda mer än 300 dagar. Rapport till Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet Kännbar/möjlig 3. Säkerställa att omsorgspersonal har rätt kompetens för yrket. Nutrition Kontroll av att de rutiner som finns vid undernäring följs och har avsedd effekt. Förebygga undernäring samt alltför lång nattfasta hos brukaren. MAS Nattfastamätning v 11 samt extra mätning vid behov Stickprov genomförs under september, sammanställning ska vara klar senast 15 oktober Kontrolleras genom nattfastamätning under våren. Stickprov Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Allvarlig/möjlig Debitering taxor och avgifter Kontroll av att rutiner finns samt att de följs. Säkerställa att rätt avgiftsunderlag är registrerat Administrativ assistent för IT & statistik Sammanställning klar senast 15 oktober Debiterade avgifter stämmer med redovisningen. Stickprov Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Lindrig/möjlig

35 Förslag på Kommunövergripande intern kontrollplan 2018 Kommunledningsförvaltningen KOMMUNLEDNINGFÖRVALTNINGEN, KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN 2018 A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens 6) E K E K U P P H Attester Representation Direktupphandlingar Kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstämmer med beslutad attestförteckning inkl beloppsgränser. Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontroll att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger kr Förvaltningschef Ekonom Minst två gånger per år (förslagsvis vår respektive höst). Metod enligt anvisning från ekonomichef. Upphandlingschef Förvaltningschef Ekonom En gång per år. Kontroll av att: *korrekt konto används vid kontering *momsen hanteras korrekt *anteckning finns om syfte och deltagare *representationen är verksamhetsrelaterad Upphandlingschef 1 ggr/år Avstämning av totalsumma per leverantör samt inköpstyp (slag) vilket stäms av mot avtalsdatabasen Respektive nämnd Respektive nämnd Till kommunstyr elsen Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Möjlig/ Allvarlig Värde 12 (3*4) Sannolik/Känn bar 4x3=12

36 Kommunledningsförvaltningen A v d System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens 6) E K Projekt Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonomistöd 2 ggr/proj Samtliga transaktioner i ett urval av projekt hos förvaltningarna P Löner, analyslista K Tillgänglighet via telefon och e-post Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Förvaltningschef Respektive förvaltning Kvalitets- och utvecklingsgrup pen (Kjell Rosenlöf samordnare) Felaktig hantering av kostnader Respektive AU/Nämnd En gång per år. Urval Respektive nämnd En gång per år Eget urval och metod utöver ordinarie KKiKmätning. Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras Respektive nämnd Sannolik/Känn bar 4x3=12 Sannolik / Kännbar 4*3=12 Sannolik/Känn bar 4*3=12 Dessutom ska följande kontrollmoment från 2017 följas upp igen 1. att uppdaterade delegationsordningar finns 2. att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K dvs Sannolikhetstalet (högst värde 4) gånger Konsekvenstalet (högst värde 4) = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

37 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Uppföljning av verkställighet av omsorgsnämndens beslut 12 Beslutsunderlag 1. Uppföljning av verkställighet av nämndbeslut, Redogörelse Två gånger per år får nämnden en sammanställning över verkställigheten av de beslut nämnden fattat. Syftet med detta är bland annat att säkerställa att rutin finns för att de beslut nämnden tar verkställs av förvaltningen. Sammanställningen omfattar nya beslut tagna från och med arbetsutskottets sammanträde den 30 maj 2018 samt de beslut från föregående rapportering som ännu inte verkställts fullt ut. De beslut som tas upp är sådana beslut där förvaltningen fått något uppdrag eller liknande från nämnden eller arbetsutskottet. Beredning ON AU 115, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämndens beslutar att godkänna uppföljningen av verkställighet av omsorgsnämndens beslut. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

38 Omsorgsförvaltningen Madeleine Knotek Gustafsson Förvaltningssekreterare Tel E-post: Uppföljning Datum Dnr NOH 2018/ Omsorgsnämnden Uppföljning av verkställighet av nämndbeslut Två gånger per år får nämnden en sammanställning över verkställigheten av de beslut nämnden fattat. Syftet med detta är bland annat att säkerställa att rutin finns för att de beslut nämnden tar verkställs av förvaltningen. Sammanställningen omfattar nya beslut tagna från och med arbetsutskottets sammanträde den 30 maj 2018 samt de beslut från föregående rapportering som ännu inte verkställts fullt ut. De beslut som tas upp är sådana beslut där förvaltningen fått något uppdrag eller liknande från nämnden eller arbetsutskottet. Ärende Beslut Dnr Uppdrag Verkställighet Utredning gällande möjligheterna att genomföra en försöksverksamhet med servicepersonal , ON / Nämnden beslutade att ställa sig positiv till att förvaltningen genomför en försöksverksamhet med servicepersonal på någon eller några enheter inom befintlig budgetram. Återrapportering sker på nämndens AU Införande av digitalt planeringssystem ON AU / Det finns budgeterat för ett införande av ett planeringssystem i kommunfullmäktiges budget för Omsorgsnämnden beslutade (ON 51) att begära att dessa medel flyttas över till nämndens budget för Upphandlingen är avslutad och planeringssystemet kommer att införas till hösten Det nya verksamhetssystemet behöver vara fullt ut implementerat innan det går att inför planeringssystemet eftersom de båda systemen ska integreras med varandra. På grund av införandet av Lifecare har införandet planeringssystem skjutits på till våren Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

39 2(4) Översyn av hyresregleringar för bostad med särskild service enligt LSS Team för trygg och säker hemgång , ON AU , ON / Arbetsutskottet har gett förvaltningen i uppdrag att göra en översyn av hyresregleringarna för bostad med särskild service enligt 9 9 p lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. 2016/ Omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att utreda hur team för trygg och säker hemgångs arbetssätt ska kunna arbetas in i ordinarie verksamhet när projektperioden är slut. Beslut har fattats av omsorgsnämnden , ON 81, att från och med l januari 2019 ska hyreshöjningen följa den höjning som Allbohus Fastighets AB årligen gör för hyreslägenheterna i sitt bestånd. I samband med ovanstående beslut fick förvaltningen i uppdrag att göra en total översyn över hyrorna för bostad med särskild service och återrapportera detta till nämnden under Översynen har fått skjutas till våren 2019 på grund av att tjänsten lokalsamordnare varit vakant. Verksamhetschef för ordinärt boende arbetar med frågan tillsammans med enhetschefen för team för trygg och säker hemgång. Planen är att beslut ska kunna fattas i oktober Återrapportering sker på AU Hörselvård , ON AU 66 - Arbetsutskottet har gett förvaltningen i uppdrag att presentera förslag till hur hörselvården inom omsorgsnämnden ska organiseras i sin helhet vad gäller rådgivning, uppsökande verksamhet samt att hjälpa den enskilde med kontakter med region Kronobergs hörselvård. Målgrupp är den äldre delen av befolkningen, oavsett om personen har insatser från omsorgsnämnden eller ej. I uppdraget ingår också att utreda om Region Kronoberg kan bistå med utbildning av nämndens personal. Det har utsetts en ansvarig som ska arbeta som samordnare för hörselvårdsinsatserna. Personen var anmäld till att få särskild utbildning hösten Utbildaren ställde in utbildningen. Diskussioner pågår med Region Kronoberg om utbildningsmöjligheter under våren 2019.

40 3(4) Undersöka behovet av mötesplatser , ON AU 66 - Arbetsutskottet har gett förvaltningen i uppdrag att undersöka hur behovet av mötesplatser kan tillgodoses inom omsorgsnämndens verksamhet då behovet av sådana bedöms öka på sikt. Verksamhetschef för ordinärt boende arbetar med denna fråga. Återraportering sker på AU och för nämnden under våren Uppföljning av schemaläggning för särskilt boende. Resursfördelningssystem inom Funktionsstöd (LSS) , ON , ON 73 - Omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att till januari 2018 göra en uppföljning av schemaläggningen för särskilt boende. 2017/ Omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att följa upp och förfina resursfördelningssystemet inför budget Uppdrag är ej påbörjat ännu och har blivit försenat eftersom arbetade timmar inte kunna säkerställas förrän nu. I dagsläget mäts ej timmarna på särskilt boenden eftersom lämpligt verktyg saknas. Detta görs inför beslut om budget till hösten. Uppdraget pausat på grund av resursbrist på ekonom. Debitering av avgifter , ON / Omsorgsnämnden har gett förvaltningen följande i uppdrag gällande debiteringsprocessen: 1. Ta fram rutiner och riktlinjer för debiteringsprocessen. 1. Förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden beslutades på nämnden (ON 95) DNR 2018/

41 4(4) 2. Ta fram rutiner/riktlinjer som syftar till att kunna kontrollera att debiterade avgifter stämmer med redovisningen. Rutinen ska ingå som ett kontrollmoment i nämndens internkontrollplan. 3. Se över kravprocessen så att den sker i enlighet med de rutiner som finns fastställda. 4. I samband med att det nya verksamhetssystemet införs systematisera debiteringsprocessen för att undvika manuella regleringar. 2. Rutinen visar att antalet fakturor och belopp korrekt överförs mellan debiteringssystemet och ekonomisystemet. Är med som kontrollmoment i årets internkontrollplan (debitering av taxor och avgifter). 3. Ej påbörjad, beroende av tillgång till ekonom. 4. Ej i drift ännu. Granskning av handläggning inom socialtjänstlagen med fokus på äldreomsorgen , ON / Omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på detaljerade mål för myndighetshandläggningen inom samtliga områden. Arbete pågår. Redovisning sker för nya nämnden. Förslag om ny bostad med särskild service enligt 9 9 p lagen om stöd och service till vissa ON AU 47 ON / Omsorgsnämndens arbetsutskott ger förvaltningen i uppdrag att fortsätta detaljplaneringen för en ny bostad med särskild service enligt 9 9 p lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Skickat som förslag till Kommunstyrelsen (Kommunfullmäktige) 2 oktober 2018.

42 5(4) Strategiska medel för volymförändringar och omdisponering av investeringsanslag ON AU / / / Ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag gällande volymförändringar under 2018 som medfört en kostnadsökning och för vilka nämnden kan begära att ta del av medel avsatta som strategiska medel till volymförändringar hos kommunstyrelsen. 2. Ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag för att begära en omdisponering av investeringsanslag hos kommunstyrelsen till omsorgsnämnden för investeringskostnaden för digitala lås. Svar från Kommunstyrelsen ( KS 146) för punkt 1: Kommunstyrelsen beslutar att 1. Avslå omsorgsnämndens begäran om medel förvolymförändringar 2018 med hänvisning till att kommunstyrelsen inte har fattat något beslut om resursfördelningsmodell gällande omsorgsnämnden. 2. Beviljat tillfälligt generellt ramtillskott år 2018 till omsorgsnämnden med 1820 tkr som finansieras från strategiskt anslag Volymökningar omsorgsnämnden. Svar från Kommunstyrelsens arbetsutskott ( KS AU 119) för punkt 2: Arbetsutskottet beslutar att hänvisa till kommunfullmäktiges beslut om Riktlinjer för budget och redovisning, som innebär att om nämndens investeringar överskrider fullmäktiges beslutade ram, är det nämnden som själv får finansiera kapitalkostnaden. Måltidsorganisation/ Tillitsbaserad ledning/ Översyn bemanningsenheten ON / Omsorgsnämnden beslutar att: 1. Godkänna verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan Ge tre särskilda uppdrag: - att utvärdera måltidsorganisationen - införa pilotprojekt kring tillitsbaserad ledning på Furuliden - översyn bemanningsenhets uppdrag, organisation och mål Är del av verksamhetsplan och internbudget inför 2019.

43 6(4) Översyn hantering av arbetskläder inklusive tvätt ON / Omsorgsnämndens beslutar att ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att göra en översyn över hanteringen av arbetskläder inklusive tvätt. Projektplanering pågår.

44 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2015/ Återrapportering servicepersonal 13 Redogörelse Förvaltningen har ett uppdrag att redovisa hur omsorgsnämndens beslut om att införa servicetjänster har verkställts. Arbete pågår kring att se om det går specialisera arbetsuppgifterna mer utifrån utbildningsnivå så att rätt kompetens nyttjas på rätt ställe. Beredning ON AU 116, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

45 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Översyn hyror för funktionsstöd 14 Redogörelse Denna information kan tyvärr inte lämnas till detta sammanträde och måste sannolikt skjutas upp till ett sammanträde våren Bakgrunden är att lokalsamordnaren lämnat sitt uppdrag för en annan tjänst och ersättaren är under introduktion. Brist på tillgång till ekonomresurs försvårar uppdraget ytterligare. Beredning ON AU 117, 5 december 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att skjuta på översynen av hyror för funktionsstöd till våren Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

46 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Omsorgsnämnden ON Dnr 2018/ Information från ordförande och från förvaltningschef 15 Redogörelse Stående punkt på nämndens sammanträden. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande