Kallelse och dagordning för styrelsen Angereds Närsjukhus.

Transkript

1 KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Kallelse och dagordning för styrelsen Angereds Närsjukhus. Datum: Onsdagen den 15 mars 2017 Tid: Klockan Plats: Bohusgården, Uddevalla Kallade Beslutande: Helena Holmberg, (L), ordförande Abbas Zarrinpour, (S), vice ordförande Katarina Zupancic, (S) Malin Tisell, (M) Mohamud Dayib, (MP) Ersättare: Gert Karlsson, (S) Paul Flisak, (M) Mats Brännström, (C) Anna Eriksson, nämndsekreterare Adjungerade Hans Svensson, sjukhusdirektör, under hela mötet Ulf Lindberg, ekonomichef, under hela mötet Cornelia Bergdahl, chefsläkare, under hela mötet Karin Andersson, verksamhetschef BUV, Punkt 9 och 10 Nadja Barentin-Lindblad, Flyktingbarnteamet Punkt 9 Anna Olsson, Flyktingbarnteamet Punkt 9 Håkan Strömberg, tf verksamhetschef, opererande spec Punkt 11 Arbetstagarorganisationernas representanter Maria Koczkas, TCO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet Niklas Stenersen, SACO Dagordning Se nästa sida. De som avser delta har sedan tidigare anmält sin medverkan. Om du skulle få förhinder är det viktigt att du snarast meddelar detta till nämndsekreterare Anna Eriksson. Meddelas via mail anna.eriksson@vgregion.se eller mobil Varmt välkommen! Helena Holmberg ordförande

2 KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Dagordning: Notering Typ av punkt Föredragande 1. Mötet öppnas 2. Upprop 3. Val av justerare Beslut 4. Dagordningens fastställande Beslut 5. Föregående mötesprotokoll, Bilaga Kommer senare Beslut 6. Studiebesök 14 mars kort reflektion 7. Resultat februari Information 8. Remiss: Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Bilaga Beslut 9. Tema: Flyktingbarnteam K Andersson, N Barentin- Lindblad, A Olsson 10. Tema: Skolsamverkan K Andersson 11. Utveckling vid Opererande specialiteter Information H Strömberg 12. Tema: verksamhetslokaler i Angered och Gamlestaden Workshop U Lindberg 13. Investeringsplan 2017 Bilaga Beslut U Lindberg 14. Uppföljning av Internkontroll 2016 Bilaga Beslut U Lindberg 15. Chefläkaren informerar Information 16. Sjukhusdirektören informerar Information 17. Ordförande informerar Information 18. Anmälan om inkommande/utgående handlingar till styrelsen Bilaga Beslut 19. Anmälan om delegationsbeslut Information 20. Övrigt 21. Sammanträdet avslutas

3

4

5

6

7

8

9 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Ulf Lindberg Telefon: E-post: Till Styrelsen för Angereds Närsjukhus Investeringsplan 2017 Förslag till beslut - Styrelsen för Angereds Närsjukhus föreslås fastställa Investeringsplan Styrelsen för Angereds Närsjukhus, har inom ramen för ovanstående beslut, noterat att belopp avseende öron-, näs och halsverksamheten kan komma att behöva justeras med hänsyn till vårdinnehåll och nyckelkompetenser. Sammanfattning av ärendet Regionen fastställer investeringsramar för varje år, vilket innebär att ANS har årliga utrustnings- och fastighetsramar att förhålla sig till. Detta förutsätter ett planerat och långsiktigt arbete för att kunna matcha behov mot tillgängliga ramar. Enligt fastställd delegationsordning är det ANS styrelse som beslutar om investeringsplan och därigenom vilken utrustning som ska anskaffas. För 2017 finns ett tillgängligt investeringsutrymme för utrustningsinvesteringar motsvarande 9,3 mnkr. Interna behov för ANS verksamheter kan summeras till 8,7 mnkr, vilka beskrivs i bilaga 1. Utifrån tillgängliga ramar kvarstår ett investeringsutrymme motsvarande 0,6 mnkr. Detta utrymme reserveras tills vidare för eventuella akuta investeringar alternativt att kompletterande investeringsbeslut fattas efter sommaren 2017 om ytterligare behov tillkommit. Angereds Närsjukhus Hans Svensson Sjukhusdirektör Ulf Lindberg Ekonomichef Bilaga Bilaga: Investeringsplan 2017 Besluten skickas till ANS diarium

10 2 (2) Bilaga 1: Investeringsplan 2017 Verksamhet Beskrivning (Beskrivning av Enhet Benämning Önskat fabrikat (produktnamn) utrustning, vad den är avsedd för, förväntade verksamhetsmässiga effekter, förväntade ekonomiska effekter (ej kapitalkostnad) Op spec DKA Ultraljudsmaskin Sonosite t2 Tittar på kärlen i kroppen. Används för att mäta blockader. 1 N Om inte utrustning finns så minskar produktionen vad gäller port-a-carth, gynundersökningar eller vid pre-op förberedelser. Op spec Mottagningarna Dragskåp/dragbänk Skärpta regler för handhavande av formalin.stort antal 2 N preparat på mottagningarna, ffa gyn.elisabeth beställer ny mätning, på mottagningsrummen. Riskanalys gjord. Op spec DKA Pendel till datorer på postop Dokumentering i Orbit när det införs, en dator per sängplats. 9 N Krav patientnära dator. Op spec KIR Video-Gastroscop Olympus Utökad verksamhet 2017 mot året N Op spec ÖNH Videolaryngoskopistapel olympus Utrustning öron enligt plan. Inköp ej 2016 pga försenad 1 N driftsstart. Op spec ÖNH Videofrenzel Optiva Nordic Utrustning öron enligt plan. Inköp ej 2016 pga försenad 1 N driftsstart. Liknar VR-kamera som används till ögonen för att mäta ryckningar, används t.ex. vid utredning yrsel. Op spec ÖNH Hörselprovsbur utrustning Vi har buren men inte tekniken, behövs ifall verksamheten 1 N ska komma igång. Effekten är att vi kan ha en fullgod öronmottagning. Audiometer kostar upp till 70 tkr beroende på fabrikat, tympanometer kostar upp till 60 tkr. Licens för audiogramdatabas tillkommer (används redan i regionen). Op spec Kirurgmot. Flödesmätare Synmed Används till samtliga patienter på urologon, apparaten idag 1 Å är från början av 80-talet. Inga reservdelar finns till den gamla. Spec.C Vuxna Kardiologi/diabetes Arbets-EKG Cardioloex Utbyte gammal apparatur från 2008, för utredning av 1 Å kranskärlssjukdom, behov av utbyte av cykel, gångmatta och själva apparaten Spec.C Vuxna Kardiologi/diabetes Ögonkamera Topcon Utbyte av gammal apparatur från 2008, 1 Å Ögonbottenfotografering av diabetespatienter i Nordost Spec.C Vuxna Psykiatri Behandlingsbänk Medema Behandlingsbänk med tillbehör 1 N BUV UM Defribrillator 1 N Röntgen Röntgen MR Siemens 1 N BUV Gamlestaden Ultraljud Sonsonito M skrivare Nyinvestering, utökat flöde 1 N BUV Gamlestaden Flödesmätare MMS Nyinvestering, utökat flöde 1 N Antal Ny/Åter/Utöka 2017

11 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Anna Eriksson Telefon: E-post: Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Lista inkommande/utgående handlingar ANS styrelse 2017 Avser perioden Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar att: Sammanställd lista över styrelsens inkomna/utgående handlingar tas emot och noteras till protokollet. Inkomna handlingar till ANS styrelse Inkom Avsändare och handling Regionfullmäktige Protokollsutdrag, 27/2017, dnr RS Ersättare i styrelsen för Angereds Närsjukhus Protokollsutdrag, 9/2017, dnr RS Avtal som reglerar hälso- och sjukvårdsansvaret mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland Protokollsutdrag, 7/2017, dnr RS Handlingsplan för fullföljda studier Protokollsutdrag, 11/2017, dnr RS Regional utvecklingsplan för barn- och ungdomspsykiatrin Protokollsutdrag, 8/2017, dnr RS Rese- och mötespolicy samt riktlinjer. Regionstyrelsen Remiss Policy för styrning i Västra Götalandsregionen. Dnr RS Protokollsutdrag, 22/2017, dnr RS Kriskommunikationsplan för Västra Götalandsregionen Postadress: Box Angered Besöksadress: Halmtorget 1 Angered Telefon: Webbplats:

12 Datum Diarienummer ANS (2) Brev från regionstyrelsens ordförande och vice ordförande angående Implementering av inköpspolicy Protokollsutdrag, 38/2017, dnr RS Detaljbudget 2017 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Protokollsutdrag, 29/2017, dnr HS Regionuppdrag astma och KOL Protokollsutdrag, 30/2017, dnr HS Regionuppdrag Hjärtsjukvård Protokollsutdrag, 32/2017, dnr HS Användning av avsatta medel för psykiatri i Västra Götalandsregionen Protokollsutdrag, 31/2017, dnr HS Utredning om alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen. Kommittén för mänskliga rättigheter Protokollsutdrag, 5/2017, dnr RHK Ekonomiskt stöd för strategisk samverkan med Interreligiösa centret i Göteborg. Primärvårdsstyrelsen Protokollsutdrag, 3/2017, dnr PVV Hyresavtal för Närhälsan Lövgärdet familjecentral. Övrigt Dnr RS Studentforum dialog med studentkårerna i Västra Götalandsregionen. Sjukhusdirektör Angereds Närsjukhus Hans Svensson Beslutet skickas till: ANS diarium

13 1 (7) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Ulf Lindberg Telefon: E-post: Till Styrelsen för Angereds Närsjukhus Uppföljning av intern kontroll 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus föreslås besluta att godkänna uppföljning av 2016 års plan för intern kontroll. Fördjupad beskrivning av ärendet Inför 2016 beslutade styrelsen om en plan för intern kontroll. Rapportering av utförda kontroller skulle ske per mars Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning genom att reducera eller eliminera de risker som påverkar möjligheterna till måluppfyllelse. Nedan ges en återrapportering av 2016 års plan. Ekonomi Kontrollområde: Att aktuell attestförteckning finns upprättad Resultat: Attestregistret finns i ekonomisystemet. Översyn och uppdatering nödvändig då gamla anställda fortfarande ligger kvar med attesträttighet. Nya finns upplagda. Åtgärd: Uppdatera och säkerställa att det finns påskrivna underlag för samtliga attestanter Kontrollområde: Att aktuell förteckning över gällande hyres- och leasingavtal med angivande av avtalstid finns upprättad Resultat: Leasing är ingen godkänd finansieringslösning i VGR. ANS har två hyresavtal för externa lokaler, ett för Angereds Torg och ett för Gamlestaden Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: SÄS Borås, Brämhultsvägen 53 SÄS Skene, Varbergsvägen 50 Telefon: SÄS Borås, vx SÄS Skene, vx Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

14 Datum Diarienummer ANS (7) Kontrollområde: Att gällande inköpspolicys följs och att upphandlade leverantörer väljs samt att LOU efterlevs Resultat: Leverantörstrohet 2016 uppgick till 81 procent, vilket understiger regionalt genomsnitt för Hälso- och sjukvårdsutövare Åtgärd: Inköpspolicy kommuniceras och gås igenom i respektive verksamhet. Uppföljning och analys kommer att ske kontinuerligt 2017 Kontrollområde: Att gällande regler för bokföring, attest och utanordning efterlevs Resultat: Urval av slumpmässigt klarkonterade fakturor har skett, 10 st intäkts- och 5 st kostnadsfakturor. Majoriteten, 80 procent, av de kostnadsfakturor som granskades hade inga anmärkningar. Alla fakturor avsåg rätt månad och hade även rätt granskare och attestant. En chef hade attesterat fakturan på sin egen telefon, vilket inte är korrekt. På intäktssidan var 80 procent av fakturorna inte bokförda på rätt månad för att kunna möta kostnaden Åtgärd: Bättre rutiner för bokning och fakturering. Intern utbildning planeras 2017 för att öka kunskap om regler och rutiner Kontrollområde: Att verifikat som innehåller känsliga uppgifter hanteras konfidentiellt Resultat: Enbart behörig personal har tillgång till fakturaportal där känsliga uppgifter kan finnas på faktura, men som är nödvändig för att kunna kontrollera och attestera fakturan. Alla fakturor hanteras i princip elektroniskt Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Att gällande riktlinjer samt momsregler följs vid representation Resultat: Regionservice gör löpande kontroller av alla fakturor som ligger i utbetalningsfilen om det är rätt moms, rätt konto och att program/syfte och deltagarförteckning finns. Under april-oktober saknades deltagarförteckning i 18 procent av verifikaten och 14 procent saknade program/syfte. 4 procent hade felaktig moms. Samtliga verifikat är åtgärdade Åtgärd: Utbildning och genomgångar planeras 2017 Kontrollområde: Att gällande riktlinjer samt momsregler efterlevs Resultat: Regionservice utför kontroll av att rätt moms används. I samband med representation och brist på syfte och deltagarförteckning kan det vara svårt att avgöra om momsen stämmer. Åtgärd: Utbildning planeras 2017 för samtliga som arbetar med fakturor Kontrollområde: Att kostnader/intäkter, fordringar/skulder är bokförda på rätt period Resultat: Urval av slumpmässigt klarkonterade fakturor, 10 st intäkts- och 5 st kostnadsfakturor har skett. 80 procent av intäktsfakturorna avsåg inte den månaden utan skulle periodiseras då de avsåg flera månader. Alla kostnadsfakturor avsåg rätt månad. Åtgärd: Bättre rutiner för bokning och fakturering. Intern utbildning planeras 2017 för att öka kunskap om regler och rutiner

15 Datum Diarienummer ANS (7) Kontrollområde: Att investeringsbeslut finns samt att investeringar redovisas rätt och att rätt avskrivningstider följs Resultat: Inga beställningar har skett utan inköpsanmodan och att utsedda personer kan göra beställningar. Behörig att beställa är begränsad till ekonomichef Åtgärd: Ingen åtgärd krävs, men ingår i planerad utbildning Kontrollområde: Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga Resultat: Kontroll sker löpande genom stickprov, främst vid högre belopp på leverantörsfakturor (över kr) samt om det uppstått kostnader på konton som inte vanligtvis används utav verksamheten. Månatliga uppföljningar med budgetansvarig chef där stora avvikelser följs upp och diskuteras för att medföra att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga. Åtgärd: Fortsatta månatliga genomgångar och uppföljningar Kontrollområde: Att gällande lagar och regler efterlevs för att undvika mutor Resultat: Omöjligt att svara på då mutor bygger på en gemensam överenskommelse att är vi tysta tjänar vi båda på det. Korruption handlar om otillbörligt utnyttjande av den offentliga positionen för att uppnå privata fördelar. Men sunt förnuft verkar genomsyra organisationen och möjligheten för mutbrott är begränsad till en relativt liten skara. Åtgärd: Utbildning och diskussion planeras 2017 Kansli Kontrollområde: Att delegationsordningen följs Resultat: Otydlig delegationsordning ger ökat risk Åtgärd: Ny delegationsordning tas fram för 2017 i samarbete med ANS styrelse Kontrollområde: Att dokument diarieförs, förvaras och gallras i enlighet med gällande krav Resultat: Under 2016 genomfördes två stickprovskontroller där dokumenten återfanns enligt plan Åtgärd: Alla chefer ska genomgå utbildning i Public360. Alla chefer och verksamhetsassistenter (handläggare) får utbildning i Ärendehandboken och allmän handling

16 Datum Diarienummer ANS (7) Personal Kontrollområde: Att identifierade risker åtgärdas så att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Resultat: Förebyggande arbete och dialog sker fortlöpande i respektive verksamhet Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs Kontrollområde: Kontroll mot Socialstyrelsen att legitimation finns för den befattning som söks Resultat: Sker inom ramen för rekryteringsprocessen. Granskning har skett genom att kontrollera 10 rekryteringar till ett legitimationsyrke. Inga brister identifierade Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Att lagar och avtal samt regionens övergripande policys efterlevs. Resultat: Löpande granskning i samband med anställning av personal. ANS chefer har god kunskap om arbetsrättsliga lagar, lönepolicy samt rekryteringsprocess. De brister som uppstår vid de tillfällen då chef inte stämmer av med HR inför en rekrytering eller innan de lovar medarbetare en lön eller anställning Åtgärd: Förtydligande i chefsgrupp att ingen rekrytering eller lönesättning sker utan involvering av HR Kontrollområde: Att kollektivavtal efterlevs Resultat: Det finns en god dialog. Chefer frågar HR innan de ger medarbetare besked i svåra frågor Åtgärd: Fortsatt bra samarbete med personalorganisationerna samt bibehålla en god dialog med ANS chefer och HR Kontrollområde: Att mångfalds- och jämställdhetsplanen efterlevs Resultat: ANS arbetar med jämställdhet och mångfald i samtliga rekryteringar. Planen som finns är från 2010 och behöver revideras och ska uppdateras var tredje år utifrån samtliga diskrimineringsgrunder i samverkan med personalorganisationerna. Åtgärd: Revidera mångfalds- och jämställdhetsplanen 2017 Kontrollområde: Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan Resultat: Alla medarbetare som har ett mål- och utvecklingssamtal ska ha en kompetensutvecklingsplan. Varje anställd har inte ett mål- och utvecklingsprogram beroende på när anställning sker. I samband med pågående organisationsöversyn har inte alla givits möjlighet till mål- och utvecklingssamtal på grund av organisatorisk flytt. Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs.

17 Datum Diarienummer ANS (7) Kontrollområde: Utdrag från belastningsregister ska begäras av den som anställs på ANS Resultat: Genom kontroll av 10 rekryteringar till barnverksamheterna och psykiatrin har utdrag skett från belastningsregistret Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Kontroll av vilken anställd som innehar bisyssla samt att godkänd bisyssla inte strider mot gällande avtal Resultat: År 2016 års redovisning visar att det anmälts 17 bisysslor varav en avslagits. Bisysslor redovisades direkt/separat till styrelsen vid sista styrelsemötet för 2016 Åtgärd: Brister har funnits kopplat till delegationsordningen för ANS och just frågorna kring bisysslor kommer att bli mer tydligt omhändertagna genom ett tydligt ansvarsförhållande Kontrollområde: Kontroll av att flexsaldo inte över-/understiger gällande regler i avtal Resultat: Chef får rapport över sina medarbetares flextidssaldon av Heromarapportör inför varje avstämningsperiod och chef utför kontroll. HRspecialist tar fram en lista en gång per år och har samtal med chef om någon medarbetare ligger högt eller lågt Åtgärd: Uppdatera flexöverenskommelsen i samband med ny HR-chef 2017 Kvalitet Kontrollområde: Kontroll av att riskanalyser görs löpande och att åtgärder vidtas Resultat: Riskanalyser genomförs fortlöpande i samband med planerade förändringar där riskanalys bedöms väsentlig för genomförandet Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs Kontrollområde: Kontroll av organisationens väsentliga nyckeltal med tillhörande riskanalys, på kort och lång sikt och granskning av hur uppföljning görs. Här ingår granskning av hur efterlevnad av handlingsplaner görs Resultat: Uppföljningen är tillfredsställande när det gäller verksamhetsplan och vårdöverenskommelse som följs upp regelbundet. Förbättringspotential bedöms finnas inom medicinska kvalitetsindikatorer och regelbundna vad gäller vården innehåll och kvalitet. Åtgärd: Tydligare intern uppföljning- och rapporteringsplan 2017 avseende medicinska kvalitetsindikatorer Kontrollområde: Kontroll av antal kvalitetsregister och hur informationen används och att PUO-ansökan finns Resultat: Av utförd kontroll framgår ej antal och vilka kvalitetsregister som ANS deltar i, utan genomgång har skett i respektive verksamhet. Kunskap om POU saknas i Specialistcentrum vuxna Åtgärd: Definiera vilka kvalitetsregister som ANS deltar i samt klargöra vad POU avser

18 Datum Diarienummer ANS (7) Patientsäkerhet Kontrollområde: Att identifierade risker åtgärdas och att patientskador förebyggs så långt möjligt Resultat: Avvikelser rapporteras kontinuerligt. Vårdenhetschefer och verksamhetschefer arbetar kontinuerligt med hantering och patientsäkerhet Åtgärd: Medicinskt ledningsansvariga och sektionsledare bör ges tillgång till MedControl för att kunna ta aktiv del i utredning av avvikelser Kontrollområde: Att allvarliga händelser som berör patient rapporteras till Socialstyrelsen enligt gällande föreskrifter Resultat: Chefläkare involverad. De händelser som bedömts som relevanta att rapportera har rapporterats Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Alla anställda skall känna till vad sekretessen innebär Resultat: Enligt utförd kontroll sker sekretessförbindelse i samband med anställning Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs. Kontrollområde: Kontroll så att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen Resultat: Varje nyanställd personal får information om att loggranskning sker regelbundet. Loggranskning utförs av systemadministratör. Eventuella intrång anmäls till respektive chef samt säkerhetsansvarig för vidare utredning och åtgärd. Delegation skrivs för receptionister så att de har möjlighet i förekommande fall att kontrollera information i patientjournal Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp Resultat: Stående punkt på APT i samtliga verksamheter Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs Kontrollområde: Att följsamhet avseende hygienrutiner sker i enlighet med gällande regler Resultat: Hygienmätningar sker enligt regionens hygienrutiner Åtgärd: Ingen ytterligare åtgärd krävs.

19 Datum Diarienummer ANS (7) Säkerhet Kontrollområde: Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Resultat: Genom utförd kontroll är säkerheten tillfredsställande Åtgärd: Ingen åtgärd krävs Kontrollområde: Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller informationshantering och lagring samt att gällande lagstiftning följs Resultat: Utförda kontroller visar på att det både bedöms som tillfredsställande s som att allmän informationssäkerhetsutbildning saknas Åtgärd: Ingår i plan för intern styrning och kontroll 2017 och risk ska reduceras genom obligatorisk utbildning för samtlig personal1 Angereds Närsjukhus Hans Svensson Sjukhusdirektör Ulf Lindberg Ekonomichef Beslutet skickas till ANS diarium