41 KONKURRENSVERKET Dnr 727/ (6)

Transkript

1 / M Swedish n i i _ r\ Competition i-:i-: Authority A.. i i Dnr 727/ (6) Redovisning av uppdraget att förbereda överföring respektive inordnande av vissa uppgifter rörande upphandlingsstöd (Regeringsbeslut N2013/5426/MK) Uppdraget Regeringen gav den 28 november 2013 i uppdrag åt Kammarkollegiet (KAM), Verket för innovationssystem (Vinnova) och Konkurrensverket (KKV) att förbereda överföring respektive inordnande av uppgifter rörande upphandlingsstöd. Uppdraget innebar vidare att förbereda inordnandet av de uppgifter som Aktiebolaget Svenska Mujöstyrningsrådet (MSR) hade att förvalta och utveckla systemet för en hållbar offentlig och i övrigt professionell upphandling vilket huvudsakligen innefattar upphandlingskriterier och uppgifter relaterade till dessa. Syftet med förändringen är att stöd, information och vägledning om offentlig upphandling inklusive innovationsupphandling, miljöhänsyn och sociala hänsyn ska koncentreras, förbättras och förstärkas. Konkurrensverket ska enligt detta beslut senast den 1 september 2014 lämna en slutredovisning av arbetets genomförande till Regeringskansliet (Näringsdepartementet och Socialdepartementet). Bakgrund I budgetpropositionen (prop. 2013/14:1), som regeringen lämnade till riksdagen den 18 september 2013, föreslog regeringen att upphandlingsstödet skulle Adress Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon Fax konkurrensverket@kkv.se

2 / Swedish Competition Authority Dnr 727/2013 2(6) koncentreras till Konkurrensverket (KKV) och att den skulle vara tillgänglig senast den 1 juli För att Konkurrensverket skulle kunna leva upp till regeringens intentioner och på ett bra sätt utöka personalstyrkan från ca 130 till 230 personer på ungefär ett år, påbörjades planeringen av detta under hösten Förberedande arbete Lärdom av tidigare processer KKV har funnits sedan Nämnden för offentlig upphandling (NOU) inordnandes i KKV Erfarenheterna från detta var att ett bättre förberedelsearbete, men även integrationsarbete borde ha genomförts, såväl i personalfrågor som rent sakligt. Den gången valde KKV att skapa en avdelning, upphandlingsavdelningen, vilken var den enda avdelningen på KKV som enbart arbetade med upphandlingsfrågor. Erfarenheten av detta är att denna avdelning även på längre sikt och trots nästan 100 procents personalomsättning förblev mindre integrerad med resten av myndigheten än önskvärt. Ambitionen att inte riskera motsvarande "silo-tendenser" när personal/uppgifter från tre myndigheter skulle föras över till KKV fick genomslag i såväl den valda organisationsmodellen som i integrations- och förberedelseprocesserna. Dessa processer startades så tidigt som möjligt och involverade all både befintlig och tillkommande personal. Delaktighet uppnåddes genom att arbetsgrupperna som återges nedan bildades och genom att vi valde att genomföra en omorganisation av hela KKVs verksamhet. Alla befintliga och nya medarbetare fick söka tjänster i de fall deras avdelningar inte längre fanns kvar (juridiska-, chefsekonom-, kommunikationoch administrativa avdelningen undantogs, då dessa avdelningars arbetsuppgifter förändrades i mindre omfattning). Genomförandet KKVs GD besökte och hade möten med berörda medarbetare på Vinnova, Kammarkollegiet och MSR redan veckan efter att budgetpropositionen hade presenterats. Ambitionen om delaktighet i processen slogs fast redan vid dessa första möten. Arbetsgrupper Tre arbetsgrupper skapades under hösten 2013 till vilka medarbetare från Vinnova, Kammarkollegiets upphandlingsstöd och Miljöstyrningsrådet AB bjöds in. Dessa tre arbetsgrupper var Värdegrunds-, Kommunikations- och Integrationsgrupperna. Värdegrundsgruppen diskuterade främst "mjuka frågor", som hur är kulturen på de olika myndigheterna, vilken värdegrund och värdeord finns det, hur ser medarbetarna på att byta arbetsgivare etc. I gruppen deltog projektledare och

3 i Swedish Competition Authority Dnr 727/2013 3(6) representanter från KKVs värdegrundsprojekt, fackliga företrädare och medarbetare från MSR och Kammarkollegiet (KAM). I kommunikationsgruppen diskuterades exempelvis vilka konferenser och möten som var inplanerade den närmaste tiden, vilket budskap de tre olika organisationerna skulle gå ut med, samt vilka publikationer som fanns på respektive myndighet och hur publikationerna, webbsidor etc. skulle samordnas efter sammanslagningen. I gruppen deltog samtliga KKVs kommunikatörer och kommunikatörer från MSR, Virmova och Kammarkollegiet. Integrationsgruppen var ett paraply till de två andra. Gruppen leddes av stf GD på Konkurrensverket, men även GD deltog regelbundet. I gruppen ingick även facken, värdegrundsrepresentanterna, MSRs VD, Miljödepartementets konsult som var till hjälp för MSR vid övergången, chefen för Kammarkollegiets upphandlingsstöd och beroende på frågornas art även annan personal från MSR och KAM. Gruppen identifierade och diskuterade frågor knutna till verksamhetsövergången och instruktioner från/kommunikation med såväl olika departement som med andra externa intressenter. Integrationsgruppen hade möte en gång i veckan från 4 november 2013 till 17 februari 2014 och efter att Kammarkollegiets upphandlingsstödsmedarbetare övergick till KKV per den 1 mars, en gång i månaden. Lärdomen av att ha arbetat med arbetsgrupperna är att det var bra att tidigt och kontinuerligt skapa transparens om processen, lära känna varandra och upparbeta kontakter. Frågor och farhågor kunde dryftas tidigt och lösas på ett bra sätt. Personalen lärde tidigt känna varandra och när det väl var dags för Kammarkollegiets och MSRs personal att börja arbeta på Konkurrensverket kände de redan till KKVs verksamhet och vice versa. Omorganisation av KKV och utlysningen av tjänster Grundtanken bakom omorganisationen var främst att de nya uppgifterna krävde en helt ny organisation, där tillsyn och stöd är ansvarsmässigt separerat, men där synergier med att ha både tillsyn och stöd i en och samma myndighet kan tas tillvara. Bland annat mot bakgrund av och erfarenheterna från införlivandet av NOU där det fungerade mindre bra att skapa en separat avdelning där alla "nya" uppgifter lades, bestämde vi oss istället att organisera verksamheten i ett stödoch ett tillsynsben, där både konkurrens- och upphandlingsfrågor finns i bägge benen. Denna organisation var även mest lämpad för att genomföra de anvisningar KKV fått från regeringen i form av skrivningar i budgetpropositionen. En viktig komponent i omorganisationen var att praktiskt taget alla medarbetare, gamla som tillkommande, fick framställa önskemål om var i den nya organisationen de helst ville arbeta. Det absoluta flertalet kunde beredas plats

4 / Swedish Competition Authority Dnr 727/ inom sitt första- eller andrahandsalternativ. Genom denna process erhölls samtidigt en uppblandning av de olika kompetensprofilerna och erfarenheterna som fanns på KKV, KAM och MSR. De nya uppdraget krävde också motiverade och engagerade chefer som var lämpade för det nya uppdraget. Alla chefstjänster som berördes av organisationsförändringen lystes ut internt och externt. En ny tjänst, kommunikationschef, tillskapades och utannonserades. GD presenterade den nya organisationsskissen den 23 oktober 2013 och angav ambitionen att den nya organisationen skulle vara på plats den 1 januari Chefstjänsterna lystes ut först med tanken på att dessa skulle tillsättas först, så att medarbetarna skulle kunna ange önskemål om inplacering med vetskap om vem som skulle bli deras framtida chef. Chefstjänsterna annonserades ut den 18 november på KKVs hemsida och på twitter, och via annons på DN och DI den 21 och 23 november. De redan befintliga cheferna på KKV fick lämna in intresseanmälan, med tre val. Ett stort antal ansökningar, både internt från KKV, KAM och MSR och från externa intressenter mottogs. Till avdelningschefstjänsterna intervjuade GD och Stf GD, och till enhetschefstjänsterna Stf GD tillsammans med chefsekonomen för S-tjänsterna (stödavdelningarna) och tillsammans med chefsjuristen för T-tjänsterna (tillsynsavdelningen). Den 12 respektive 13 december fattades beslut om avdelrimgschefstillsättningarna för S- och T-avdelningarna, och de 8 ermetschefstiusättningarna. Chefen för Kommunikationsavdelningen utnämndes strax därefter. Utfallet blev att det på avdelningschefsnivå anställdes en person som tidigare arbetat på KKV och två som kom från externa tjänster. På enhetschefsnivå anställdes fem personer som tidigare arbetat på KKV, en som arbetat på MSR och två personer som kom från extern tjänst. Mellan den 6-16 december fick KKVs personal lämna in önskemål (fyra val) om vilken placering de helst ville få. Den 17 december fattades inplaceringsbeslutet för all personal. De flesta medarbetare kunde beredas plats i enlighet med sina första- eller andrahandsval. De medarbetare som inte fick sitt förstahandsval och önskade återkoppling, uppmanades att kontakta GD eller Stf GD för återkoppling. Den nya organisationen trädde i kraft den 1 januari Då ingen av Vinnovas medarbetare omfattades av verksamhetsövergång utannonserades sex tjänster med fokus på jbrinovationsupphandling för att verket skulle få in denna kompetens. Kammarkollegiets och MSRs medarbetare fick tidigt praktisk personlig information då KKVs personalavdelning genomförde personliga möten med alla

5 i Swedish Competition Authority Dnr 727/2013 5(6) som omfattades av verksamhetsövergången. Kammarkollegiets och MSRs medarbetare fick också lämna in intresseanmälan med fyra val, på motsvarande sätt som KKVs medarbetare. Kammarkollegiets medarbetare gick över den 1 mars enligt plan. Sista övergången skedde den 1 juli då MSRs personal gick över, men långt innan detta datum var det klart på vilka enheter och avdelningar dessa medarbetare skulle arbeta. I praktiken kom personal från KKV, Kammarkollegiet och MSRs medarbetare att i tilltagande grad samverka i många projekt redan under våren/sommaren. MSRs personal deltog även vid S-avdelningens planeringskonferens i mitten av maj 2014 där planeringen av den utökade verksamheten påbörjades. Dubblering av personalstyrkan Efter regeringens besked i budgetpropositionen har KKV ökat sin personalstat från runt 120 heltidsanställda till runt 200 i augusti Detta har skett både genom ovan beskrivna verksamhetsövergångar och genom omfattande nyrekryteringar. För att dimensionera verksamheten till myndighetens av riksdagen aviserade budget för 2015 och framåt planeras fortsatt utökning till omkring 230 heltidsanställda till början av Att utöka personalen med så många nya chefer och medarbetare har krävt gedigen introduktionsutbildning, genomgång och uppföljning av fastslagna rutiner. Genomgång och hantering av en stor mängd avtal som fanns knutna till de verksamheter hos Vinnova, KAM och MSR som omfattas av verksamhetsövergången har varit resurskrävande. Genomgång av nuvarande itstruktur, hur det är länkat till vad som finns i de andra organisationerna och vad som behövs framöver har varit prioriterat. Det har också värdegrundsarbetet varit. Fokus på värdegrundsarbetet har varit helt nödvändigt för att sammanföra medarbetare med olika bakgrunder, visioner och arbetssätt. Detta arbete kommer att behöva fortgå under lång tid framöver. Lokaler KKV hyrde vid tiden för regeringens besked i budgetpropositionen 2013 två och ett halvt våningsplan på Torsgatan 11 (3 300 m 2 ). Kontraktet för denna lokal förlängdes sommaren 2013 och gäller till 30 juni Efter regeringsbeslutet påbörjades arbetet med att se över lokalbehovet och den 18 december 2013 slöts hyreskontrakt avseende ytterligare två plan på Torsgatan 13 (770 m 2 ), med inflyttning februari/mars Med denna utökning fanns förutsättningar att ta emot tillkommande personal från KAM och med anledning av övertagandet av Vinnovas uppgifter. Inför den planerade personalstaten på 230 heltidstjänster från 2015 räcker emellertid inte dessa ytor heller, så kontrakt slöts med Norrporten den 30 juni

6 4/ KONKURRENSVERKET ' Swedish Competition Authority Dnr 727/2013 6(6) 2014 att hyra ytterligare ett halvt plan på Torsgatan 11 från den 1 januari 2015, och ytterligare ett plan på Torsgatan 13 från den 1 december 2014 (totalt 775 m 2 ). För att få flexibilitet att kunna ha ytterligare personal vid behov i lokalerna och samtidigt få en kreativare arbetsmiljö, pågår studier och planering att eventuellt införa aktivitetsbaserad kontorslösning, på hela eller delar av lokalbeståndet. MBL och medarbetarnas delaktighet i processen För att kunna genomföra processen på ett bra och smidigt sätt involverades tidigt de båda facken (SACO-S och ST). Formellt förhandlades den nya organisationen den 15 november Att få delaktighet och förståelse för processen av alla medarbetare var högprioriterat och av högsta vikt för att lyckas med omorganisationen och integreringen av de nya uppgifterna i verksamheten. GD uppmanade alla medarbetare att ställa frågor om den nya organisationen. Frågor och förslag på ändringar kom in från avdelningarna, facken, Kammarkollegiet och MSR. GD besvarade själv samtliga frågor och de lades ut på KKVs webbplats (till denna sida hade även Kammarkollegiets och MSRs medarbetare access). All information om omorganisationen, som regeringsbeslutet, interpellationsdebatter, när tjänsterna lystes ut, protokoll från de olika grupperna etc lades ut på den gemensamma webbplatsen så att det gick att transparent följa processen. Flera förändringar, jämfört med ursprungsförslaget, genomfördes efter värdefulla synpunkter från medarbetarna. Bland annat flyttades Tipsfunktionen, som hanterar inkommande tips och frågor, från Stöd- till Kommunikationsavderningen. En förutsättning för att omorganisationen flöt på så bra som den gjorde var de fackliga representanternas konstruktiva förhållningssätt och viljan att skapa något bra tillsammans med KKVs ledning, och att samtliga medarbetare delade inställningen att det var roligt att myndigheten fått förtroendet att bygga upp ett samlat upphandlingsstöd. Det råder idag en mycket positiv inställning till vår möjlighet att tillsammans få skapa ett samlat upphandlingsstöd i världsklass.