PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER OCH SAMHÄLLSSTÖRNINGAR FÖR MELLERUDS KOMMUN

Transkript

1 PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER OCH SAMHÄLLSSTÖRNINGAR FÖR MELLERUDS KOMMUN ANTAGEN AV KOMMUNFULLMÄKTIGE 21 JUNI 2017, 78

2 Innehåll 1. INLEDNING Planens syfte Planens omfattning Kriterier för att planen ska gälla Kommunens uppdrag Relaterade dokument INRIKTNING FÖR KOMMUNENS KRISHANTERING Inriktning för kommunens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser KOMMUNENS KRISBEREDSKAPSNIVÅER KRISLEDNINGSORGANISATION Kommunberedskap Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Förvaltningar och bolag Talesperson ARBETE I KRISLEDNINGSORGANISATONEN Uppstart Uppstart med utgångspunkt i beredskapsnivå Uthålligt arbete Avveckling RESURSER VID SAMHÄLLSSTÖRNINGAR Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund VG Stab Krishanteringsråd och samverkan i Dalsland VAKA POSOM Det nationella informationsnumret Tekniskt ledningsstöd Lokaler BILAGA 1 - KRISKOMMUNIKATIONSPLAN

3 1. INLEDNING Detta är Melleruds kommuns plan enligt 2 kap. 1 lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 1.1 Planens syfte Planen ska bidra till en grundläggande handlings- och beslutsförmåga, tidig och samordnad hantering vid samhällsstörningar och extraordinära händelser samt att upprätthålla kommunens viktiga samhällsfunktioner. Planen anger hur kommunen ska hantera samhällsstörningar och extraordinära händelser, organisera sig, hur kommunens organisation för krisledning leder, samordnar, samverkar, säkerställer samband och vilka lokaler med nödvändig teknisk utrustning för ledning och samverkan som disponeras vid sådana händelser. 1.2 Planens omfattning Planen gäller för samtliga kommunala bolag, styrelser, nämnder och förvaltningar. Nämnder och bolag ska använda denna plan som utgångspunkt när planer och checklistor för att upprätthålla egen samhällsviktig verksamhet tas fram enligt Instruktion för krisberedskapsarbete i Melleruds kommun (KS , 77), punkt Kriterier för att planen ska gälla Krisledningsplanen ska användas då ordinarie rutiner, ledningsstruktur eller resurser inte svarar mot situationens krav. mer än en förvaltning/bolag berörs. samordningsbehovet är stort internt eller tillsammans med andra aktörer. informationsbehovet är stort. extraordinär händelse föreligger inom kommunens geografiska område. Planen kan användas vid behov av samordnad ledning före, under eller efter samhällsstörningar och extraordinära händelser som berör den egna kommunen eller kommuner i närområdet. Planen kan även användas, helt eller delvis, vid händelser av annan karaktär och som kräver samordnad ledning eller utökat kommunikationsarbete. Inriktningen bör vara att använda planen hellre en gång för mycket än en gång för lite. 1.4 Kommunens uppdrag I fråga om extraordinära händelser i fredstid har kommunen ett lokalt geografiskt områdesansvar. Detta innebär att kommunen ska: verka för att information till allmänheten vid en extraordinär händelse samordnas. ta initiativ till att en samlad lägesbild tas fram i samband med en extraordinär händelse. Kommunen ska ta initiativ till att aktörerna som ska hantera händelsen kan få en samstämd uppfattning om vad som hänt, vilka åtgärder som vidtagits och de åtgärder som behöver samordnas. ha förmågan att ta emot och dela information med berörda krisberedskapsaktörer med stöd av den teknik som tillämpas nationellt för ledning och samverkan i kris. ha förmågan att ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget i kommunen vid en extraordinär händelse. 2

4 ta initiativ till att aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område ges möjlighet att samverka i syfte att uppnå samordning av förberedelser inför och åtgärder under en extraordinär händelse. vara sammankallande för ett samverkansorgan i vilket representanter för kommunen och aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område bör ingå. ha förmåga att ge länsstyrelsen en samlad rapport om risker och sårbarheter i kommunen och om de lokala krisberedskapsaktörernas förberedelser inför en extraordinär händelse. Kommunens ansvar för egen samhällsviktig verksamhet under normala förhållanden gäller också vid störningar. Kommunens uppgift är att i möjligaste mån hålla igång verksamheterna. Om läget kräver, kan kommunen behöva prioritera för att bibehålla vissa verksamheter framför andra, där händelsens omfattning och art avgör omfattningen. 1.5 Relaterade dokument Kommunens risk- och sårbarhetsanalys beskriver vad som är skyddsvärt, samhällsviktig verksamhet, kritiska beroenden, risker och sårbarheter inom det geografiska området. Kommunberedskapen har som primär uppgift att vidarebefordra inkommen information till (kommunledningen) kommunchef eller säkerhetssamordnare. Funktionens uppgift beskrivs i en särskild instruktion. Kriskommunikationsplanen innehåller en fördjupad beskrivning av kommunens kriskommunikationsarbete (bilaga). Krisledningsnämndens reglemente innehåller närmare uppgifter om nämndens verksamhet. Regional strategi för samverkan i Västra Götalands län uttrycker viljeinriktningen för att skapa ett helhetsperspektiv avseende krishantering vid samhällsstörningar. Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län. Inriktning och rutiner beskriver inriktning och rutiner för kommunikationssamverkan vid större krishändelser i Västra Götalands län. Övriga dokument ger fördjupad vägledning och stöd för specifika uppgifter. Här avses mallar, instruktioner samt listan över vanliga begrepp och definitioner inom krisberedskapsarbetet. 2. INRIKTNING FÖR KOMMUNENS KRISHANTERING 2.1 Inriktning för kommunens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser De övergripande målen för kommunens arbete vid samhällsstörningar är att värna befolkningens trygghet och säkerhet. bedriva egen samhällsviktig verksamhet i så normal omfattning som möjligt. En anpassning till läget ska fortlöpande ske. Särskild hänsyn ska visas människor i behov av stöd. minimera negativa konsekvenser för samhället och den enskilde. 3

5 tidigt få kännedom om och överblicka samhällsstörningar och extraordinära händelser. ge samordnad information till beslutsfattare, anställda, allmänhet och media som de behöver för att hantera den uppkomna situationen. värna grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter. ha en ledningsorganisation med förmåga att utifrån rådande omvärldsläge utöva ledning och effektiv samordning i kommunen med uthållighet över tid. vidmakthålla förtroendet för kommunen och dess verksamheter. kommunens arbete präglas av helhetssyn, perspektivförståelse, medvetet beslutsfattande, proaktivitet och samtidighet. 3. KOMMUNENS KRISBEREDSKAPSNIVÅER Fyra nivåer används för att uttrycka behov av anpassning av kommunens organisation, samordning och resurser. Bedömning av nivå ska göras löpande under arbetets gång. Nivå Berörda Situation Ansvarig Grundberedskap Kommunens verksamhet bedrivs enligt ordinarie rutiner och verksamhetsmål. Störning Berörd förvaltningschef, kommunchef, säkerhetssamordnare och informationsansvarig ska informeras. En första bedömning görs: vad har hänt, vad är redan gjort, läget just nu, hur påverkar detta kommunen. Kortvarig händelse med påverkan inom en förvaltning. Behov av resursförstärkning för att hantera händelsen, t.ex. med centralt stöd så som kommunikation. Enhetschef eller förvaltningschef, vd Samverkansperson eller observatör kan skickas Stabsläge Krisledningsgruppen sammankallas, tolkar skeendet och bedömer nivå. Mötet dokumenteras. Händelse som påverkar mer än en förvaltning, bolag eller förbund eller har viss påverkan på allmänheten eller kommunens infrastruktur. Kommunchefen, stf. kommunchef eller säkerhetssamordnaren Krisledningsnämndens ordförande informeras och beslutar om eventuell röd nivå. Lägesbild tas fram och dokumenteras. Vid eller inför samhällsstörning t.ex. vädervarning klass 2 från SMHI. Vid behov av resurser, förstärkt ledning eller samordning och information. Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden träder i funktion vid behov. Rapportering till myndigheter. Större allvarlig eller extraordinär händelse. Stor påverkan på allmänheten eller kommunens infrastruktur. Krisledningsnämndens ordförande 4

6 4. KRISLEDNINGSORGANISATION Vid samhällsstörningar gäller ordinarie arbetsordning och delegationsordning. Vid sådana händelser ökar kraven på snabbhet och förmåga till samordning. Krisledningsorganisationen är en resurs som arbetar utöver kommunens ordinarie verksamhet. Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden Dokumentatör Krisledningsstab Kommunikationsfunktion Kommunchef Krisledningsgrupp Stabschef Dokumentatör Ansvarig lägesbild Ansvarig analys Webb Växel UC Talesperson Kommunikationsansvarig Ansvarig service och it Omvärldsbevakning Förvaltnings-/bolagschef Specialister Samverkanspersoner Förvaltningar och bolag Förvaltningschef/vd Dokumentatör Operativ ledning Kommunberedskap Lägesbild 4.1 Kommunberedskap Kommunberedskapen utgör kommunens kontaktpunkt. Målet är att externa aktörer alltid ska kunna nå kommunen vid förestående eller inträffad händelse. Arbetsuppgifter Den primära uppgiften är att vidarebefordra inkommen information till kommunledningen, i detta fall: kommunchef eller säkerhetssamordnare. Dokumentera inkommen information och snarast vidarebefordra till arbetsledaren. På begäran ska kommunberedskapen delge kommunledningen den skriftliga informationen snarast. 4.2 Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden utgör den normativa ledningen och ska omedelbart kunna träda i funktion. Ytterligare information finns i krisledningsnämndens reglemente. 5

7 Arbetsuppgifter Avseende kommunens verksamhet vid extraordinära händelser är det krisledningsnämnden som Tolkar kommunens roll och fattar beslut om inriktningen för kommunens krishantering. Fattar nödvändiga beslut i principiella frågor rörande den kommunala organisationen så som förändringar i servicenivåer, prioritering, åtgärder med betydande ekonomiska konsekvenser för kommunens organisation. Vid behov, begäa bistånd utifrån (vid extraordinär händelse, LEH 4:1). Under en extraordinär händelse i fredstid får besluta om att lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av händelsen (LEH 4:3). Följa upp resultat och effekt med anledning av beslutad inriktning. Säkerställer att eget arbete och beslut dokumenteras. Samverkar med motsvarande funktion hos samverkande aktörer. 4.3 Krisledningsgrupp Krisledningsgruppen är en stab med tjänstemän och utgör den strategiska ledningen. Staben bereder ärenden åt krisledningsnämnden. Arbetet i staben leds av en stabschef. När krisledningsnämnden är aktiverad utgör kommunchefen stabschef, annars kan säkerhetssamordnaren utgöra stabschef. Ledord för staben är: helikopterperspektiv, helhet, proaktivitet, effekt, samordning och uthållighet. Ambitionen är att staben ska kunna vara i funktion inom tre timmar från inkallning och kunna tjänstgöra dygnet runt. Stabens grundsammansättning utgörs av följande funktioner och anpassas utifrån händelsens art och omfattning: Kommunchef, stabschef, dokumentatör, ansvarig lägesbild, ansvarig analys, kommunikationsansvarig, ansvarig service och it, förvaltningschefer och vd eller dess utpekade ersättare. Vid behov knyts specialister (GIS, HR, ekonomi, miljö, räddningstjänst etc.) och samverkanspersoner (in- och utgående) till staben. Arbetsuppgifter stabschef Leda, samordna och planera krisledningsgruppens arbete. Tolkar skeendet och hur det påverkar kommunens agerande. Bedömer behovet av samt leder stabsgenomgångar. Beslutar om prioriterade uppgifter för krisledningsorganisationen utifrån inriktning. Tar in det som händer utanför den kommunala organisationen och beakta resultatet i hanteringen. Beslutar om arbetets ramar och avgränsningar vid hantering av samhällsstörningar. Arbetsuppgifter staben Följa läget och ta fram en samlad lägesbild som underlag för beslut och kriskommunikationsarbete. Analysera olika tänkbara händelseutvecklingar och arbeta fram olika handlingsalternativ. Informera egen personal och allmänheten om den inträffade händelsen. Dela information mellan aktörer och verka för samordnad information. 6

8 Bedöm behov av och verka för att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en händelse samordnas samt ta initiativ till att berörda krishanteringsaktörer ges möjlighet att samverka. Samordna rapporter till länsstyrelsen och andra myndigheter. Dokumentera arbetet och avdela en dokumentatör till krisledningsnämnden när den träder i funktion. Bedöm behov av och initiera insatser för psykosocialt omhändertagande. Bedöm behov av Viktigt meddelande till allmänheten och myndighetsmeddelande. Arbetsuppgift kriskommunikationsfunktionen Samordna intern och extern kommunikation föranledd av samhällsstörningen eller den extraordinära händelsen. Arbeta enligt kriskommunikationsplanen. 4.4 Förvaltningar och bolag Förvaltningar och bolag står för den operativa nivån och leds av respektive förvaltningschef och vd. Nämnder och bolag ska ha planer och checklistor för att upprätthålla egen samhällsviktig verksamhet. Arbetsuppgifter Led förvaltningens ordinarie verksamhet. Delta vid möten med krisledningsgruppen och delge förvaltningens/bolagets lägesbild (påverkan på egen verksamhet, prognoser inom verksamheten, tillgängliga resurser samt behov av ytterligare resurser för att hantera händelsen, verksamhetens informationsbehov samt samordningsbehov internt och extern). Vid behov delta som sakkunnig i krisledningsgruppens analysarbete. Led, fördela och följ upp uppgifter inom förvaltningen/bolaget som följer av arbetet i krisledningsgruppen. Säkerställ att inkommen information om ärenden med koppling till samhällsstörningen delges krisledningsgruppen. Ansvara för att dokumentera förvaltningens/bolagets arbete. 4.5 Talesperson Företräder kommunen gent emot media och utses av kommunchef, ställföreträdande kommunchef eller stabschef. Syftet är att bidra till en samordnad kommunikation. Den som utses som talesperson ska ha god kunskap om kommunens roll vid samhällsstörning och både ha vilja och personlig lämplighet för uppgiften. Kriskommunikationsfunktionen ska lämna stöd till talespersonen. 7

9 5. ARBETE I KRISLEDNINGSORGANISATONEN Arbetet i krisledningsorganisationen delas in i uppstart, uthålligt arbete och avveckling. 5.1 Uppstart 1. Initiering och bedömning Information om förestående eller inträffad samhällsstörning är viktig att fånga upp. Syftet är att förse beslutsfattare med information för att snabbt kunna aktivera krisledningsorganisationen och besluta om krisberedskapsnivå. Informationen kan till exempel komma via personal, kommunberedskapen, andra aktörer och medborgare. Informationen ska vidarebefordras, i första hand via linjeorganisationen annars direkt, för att nå kommunchef eller säkerhetssamordnare och vid behov informationsansvarig. Informera om o vad som hänt, o vad som redan är gjort, o läget just nu, o behov av åtgärder och o påverkan på verksamhet. Vid information om samhällsstörningar ska kommunchefen se till att Tolka skeendet. Besluta om att kalla samman krisledningsgruppen. Besluta om krisberedskapsnivå (upp till orange). Informera krisledningsnämndens ordförande. Krisledningsnämndensordförande: Beslutar om att kalla samman krisledningsnämnden. Beslutar om beredskapsnivå (röd). Förvaltningscheferna/vd Gör en bedömning av händelsens konsekvenser utifrån egen verksamhet. Delta i krisledningsgruppen när den kallas samman. Fortsätt därefter att följa denna plan. 8

10 5.2 Uppstart med utgångspunkt i beredskapsnivå Vid beslut om störning (gul) Nr Inledande åtgärder 1 Kommunchef eller säkerhetssamordnare ska bli informerade för att kunna göra en första bedömning av: Vad har hänt Vad är redan gjort Läget just nu Hur påverkar detta kommunen 2 Besluta om att vid behov tillfälligt stödja eller förstärka förvaltningen, exempelvis med kommunikation. 3 Avgör löpande behov av att förändra beredskapsnivån i dialog med berörd förvaltningschef. Ansvarig Förvaltningschef, vd, kommunberedskapen, enhetschef, alla medarbetare Kommunchef, säkerhetssmordnare eller informationsansvarig Kommunchef eller säkerhetssmordnare Vid beslut om stabsläge (orange) Nr Inledande åtgärder 1 Se till att kalla samman krisledningsgruppen. Av kallelsen ska följande framgå: tid, plats och att mottagaren ska bekräfta deltagandet. Vid uteblivet svar, kontakta personen. Ansvarig Chefssekreterare 2 Genomför ett bedömningsmöte med stöd av dagordningen. Stabschef 3 Informera krisledningsnämndens ordförande. Kommunchef 4 POSOM sammankallas vid behov. Socialchef/ räddningsledare 5 Kontakter med samverkande aktörer upprättas. Säkerhetssamordnaren 6 Delge situationsanpassad information till kommunens växel och medborgarkontor. Vid beslut om krisledningsnämnd (röd) Nr Inledande åtgärder 1 Kalla samman krisledningsnämnden och ersättare, respektive krisledningsgruppen med stödfunktioner. 2 Säkerställ att en dokumentatör knyts till krisledningsnämnden. Informationsansvarig Stabschef Ansvarig Chefssekreterare Kommunchefen 3 Bedöm krisberedskapsnivå. Ordförande 4 Besluta om inriktningen för kommunens krishantering. Nämnden 5 Omsätt inriktningen till prioriterade uppgifter för krishanteringen. Led det operativa arbetet enligt denna plan. Kommunchefen 6 Genomför stabsmöte. Kommunchefen, stabschef 7 Upprätta kontakt med samverkande aktörer. Rapportera till Länsstyrelsen. 8 Delge situationsanpassad information till kommunens växel och medborgarkontor. 9 Lägg upp ett ärende i kommunstyrelsens diarium om händelsen. Säkerhetssamordnaren Informationsansvarig, Kommunchef Chefssekreterare 10 Informera krisledningsnämnden enligt överenskommelse. Kommunchef 9

11 5.3 Uthålligt arbete 1. Stabsmöte Efter någon timmas arbete och vid skiftbyte hålls stabsmöten. Syftet kan vara att på kort och lång sikt få en samlad bild av läget, händelseutvecklingen, konsekvenser, arbetet och resurser samt formulera prioriterade uppgifter för fortsatt arbete. Stabschefen leder mötet. Dagordning för stabsmöte ska användas och mötet ska dokumenteras. Genomgången ska vara kort och fokuserad. Problemlösnings- eller allmänna diskussioner ska inte förekomma under genomgången. Frågor med behov av beredning eller analys ska ges i uppgift till en funktion. Ange en tidpunkt för när uppgiften ska vara löst. 2. Dokumentation Krisledningsorganisationens arbete ska dokumenteras, digitalt och analogt. Det är särskilt viktigt att dokumentera beslut, information, underlag och uppföljning. All dokumentation ska förses med rubrik och tidstämpel. Dokumentationen ska kunna används vid kommunikation inom organisationen, underlätta överlämning till nästa skift, sprida information till samverkande aktörer och vara lätt överförbar till diariet. Sedan kan dokumentationen användas vid utvärdering av kommunens arbete. 3. Uthållig personal- och resursförsörjning Stabschefen svarar för att upprätta en arbetsplan för att skapa uthållig personalförsörjning. Efter godkännande av kommunchefen informeras berörda om personalarbetsplanen. Vid personalbyte ska överlappning ske med minst 30 minuter. Syftet är att pågående personal ska sätta sig in i genomförda, pågående och planerade aktiviteter, läge och prognos. Var och en svarar för att dokumentera vilka tider personalen tjänstgör. Vid samhällsstörning ska krisledningsgruppen ha en bild av tillgängliga resurser och resurser som behöver tillskapas, på kort och på lång sikt. Kommunen behöver ha en förmåga att ta emot och begära hjälp. Samt vid behov hanterar kontakter med frivilliga. 4. Information och kommunikation Extern och intern kommunikation är en viktig del i hanteringen av en händelse. Vid sådana händelser bör snabb, tydlig, korrekt, öppen, empatisk, ansvarstagande, proaktiv, samstämmig, saklig och regelbunden information vara kännetecknande för kommunens kommunikationsarbete. Syftet är att kunna ge samordnad information, minska oro och förebygga ryktesspridning. Krisinformationsarbetet ska följa av kriskommunikationsplanen. Funktionen ska ta stöd i Länsstyrelsens riktlinjer för kriskommunikation samt dokumentera eget arbete. När den centrala krisledningsorganisationen är aktiverad övertar denna funktion informationsansvaret från övriga enheter och förvaltningar. Om en enhet eller en förvaltning är berörd av en händelse kan centrala resurser stödja verksamheten t.ex. med kommunikation. 5. Lägesbild och analys Med lägesbild avses den information och förståelse som en eller flera aktörer har vid en viss tidpunkt vid hanteringen av en samhällsstörning. Lägesbilden innehåller ett urval av särskilt viktig information om händelsen, konsekvenser, åtgärder, resurser och aktörer. Lägesbilden användas som underlag för beslut, rapportering, kriskommunikation och stöd 10

12 för agerande på egen hand och tillsammans med andra. En mall finns som stöd för arbetet. Lägesbild ska kunna upprättas av förvaltningar och bolag för egen verksamhet. Informationen utgör underlag till kommunens samlade lägesbild avseende den egna verksamheten. av krisledningsorganisationen inom ramen för det geografiska områdesansvaret. Analyser är ett verktyg för att fördjupa kunskaperna och titta på hur en uppgift kan lösas, ta fram förslag till åtgärder, analysera och föreslå inriktning för arbetet eller alternativ händelseutveckling (omfallsplanering). Information och kontakter med egna och samverkande aktörer är viktigt underlag för arbetet. Stöd för analysarbetet finns i form av mallar. 6. Samverkan Samverkan med externa aktörer, berörda myndigheter, organisationer och frivilliga sker genom den strategiska ledningen med utgångspunkt i systemnivåerna. Kommunen ska ha förmåga att kunna ta emot och skicka samverkansperson för att underlätta samverkan mellan aktörer. Central samordning ska ske avseende behov av, avrop av resurser, fördelning, störningsprognoser och väder etc. 7. Bistånd och ekonomi Krisledningsnämnden beslutar om händelsens ekonomiska ramar när denna är i funktion. I annat fall bärs kostnaderna av respektive nämnd/bolag. Oavsett vilket ska särskilt nummer (projekt) användas för att redovisa kostnaderna för att hantera händelsen. Syftet är att tydliggöra kostnadsfördelning och för eventuellt framtida försäkrings- och skadeståndsanspråk. Särskild konteringsanvisning ska finnas hos ekonomienheten och vara kända av förvaltningar och bolag. Personal vid krishanteringsarbete ersätts enligt kommunens kollektivavtal, allmänna bestämmelser. På begäran får en kommun eller ett landsting lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid. För detta har kommunen rätt till skälig ersättning. Vid förfrågan om hjälp från drabbad kommun delegeras beslutet till kommunchefen eller dennes ersättare. Vid samhällsstörning i egen kommun ska samråd med krisledningsnämndens ordförande ske. Krisledningsnämnden får besluta om att lämna begränsat ekonomiskt bistånd till enskilda vid extraordinära händelser. I första hand används socialtjänstens ordinarie ordning för bistånd till enskild. 5.4 Avveckling 8. Avveckling av krisledningsorganisationen Beslut om att avveckla krisledningsarbetet tas gärna med viss framförhållning. Krisledningsnämnden beslutar om när extraordinär händelse upphör. Samtliga berörda meddelas besluten snarast möjligt. Det kan vara lämpligt att sist avveckla funktionerna kommunchef, informationsfunktion och dokumentation. Dokumentationen ska sammanställas, diarieföras och lokalerna återställas. 11

13 9. Utvärdering, erfarenheter och krisstöd Efter beslut om återgång till ordinarie verksamhet ska de beslut som togs och de åtgärder som genomfördes med anledningen av händelsen utvärderas. Utvärderingen ska dokumenteras skriftligt. Den ska finnas med som underlag vid kommande aktualisering och revidering av krisledningsplanen. Av instruktion för krisberedskapsarbetet i Melleruds kommun framgår vem som beslutar om utvärdering. De som har deltagit i händelsen ska senast två dagar efter avslutad händelse beredas möjlighet till samlad genomgång av händelsen, samt om behov finns, erbjudas krisstöd. 6. RESURSER VID SAMHÄLLSSTÖRNINGAR 6.1 Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund Räddningstjänstförbundet har 47 personer i beredskap, dygnet runt, i de fyra ägarkommunerna. I Trollhättan finns en gemensam ledningscentral bemannad med ett inre befäl. Räddningschef i beredskap är bemannad dygnet runt. Förbundet har förmåga att upprätta en egen stab samt kan skicka samverkansperson till Melleruds kommun. 6.2 VG Stab VG Stab är en kvalificerad stabsstödsresurs med syfte att förstärka, avlasta och komplettera ledningsorganisationen i till exempel en drabbad kommuns krisledning eller räddningstjänst. Deltagarna är representanter från kommuner och räddningstjänster med expertkompetenser som kvalificerat analys- och bedömningsarbete samt rollen som stabschef. Tiotalet kommunikationsstrateger finns inom VG Stab. Kommunledningen och räddningstjänsten kan avropa resursen genom länsstyrelsens tjänsteman i beredskap, TiB. 6.3 Krishanteringsråd och samverkan i Dalsland Dalslandskommunerna bygger upp ett råd för samverkan med externa aktörer inom det geografiska områdesansvaret. Det finns också samverkan mellan kommunikatörer och säkerhetssamordnare inom Dalsland och Fyrbodal. 6.4 VAKA Den nationella vattenkatastrofgruppen, VAKA, ger stöd på plats eller via telefon till i första hand kommuner och dricksvattenproducenter i kriser som rör dricksvattenområdet, men även till länsstyrelser och centrala myndigheter. Genom VAKA kan nationella lager med utrustning för nödvattenförsörjning lånas. Denna finns på sex platser i landet. Avrop av resursen görs av behörig via Livsmedelsverkets TiB. 6.5 POSOM Samhällsstörningar kan beröra många människor vilket kan innebära behov av särskilt psykosocialt stöd. Om behov av stöd uppstår kallar krisledningsgruppen kommunens POSOM-grupp, som sedan ansvarar för samordningen av detta stöd till allmänheten. 6.6 Det nationella informationsnumret är Sveriges nationella informationsnummer. Allmänheten kan ringa numret för att få information vid allvarliga olyckor och kriser i samhället eller för att lämna information. 12

14 6.7 Tekniskt ledningsstöd Kommunen använder i första hand samma tekniska ledningsstöd till vardags som vid samhällsstörningar: telefoner, e-post och Skype. Krisledningsförmågan behöver kunna upprätthållas även under störda förhållanden. Härutöver finns följande system: WIS Skyddat webbaserat informationssystem (WIS) kan användas för att dela information mellan aktörer. Kommunen ska ha förmåga att läsa noteringar i systemet samt att på begäran från länsstyrelsen lämna lägesrapport i systemet. Rakel Nationellt radiokommunikationssystem för trygg och säker kommunikation mellan medarbetare inom samhällsviktiga verksamheter. Kommunen ska kunna kommunicera med andra via talgrupp och enskilda samtal. 6.8 Lokaler Krisledningsorganisationen har förtur till lokalerna i kommunhuset, Tingshuset och Dalslandsrummet, och ska kunna nyttjas dygnet runt. Rutiner för förstärkt skydd av ledningsplatsen ska finnas. På ledningsplatsen ska följande finnas: telefonlinje till kommunens växel samt direktlinjer till det allmänna telefonnätet, datorkommunikation internt och externt, radiokommunikation, it-utrustning med nödvändiga it-system, reservkraft, kartor samt utrustning för att använda Skype (videokonferens), whiteboard, tv, möjlighet att löpande visa lägesbilder samt kontorsmateriel. Samverkande aktörer att kunna bedriva eget arbete i anslutning till ledningsplatsen. En reservledningsplats är utpekad. Denna ska kunna användas som alternativ ledningsplats och bör rustas upp under mandatperioden med motsvarande utrustning som på ordinarie ledningsplats. Platsen ska vara försedd med reservkraft. 13

15 BILAGA 1 - KRISKOMMUNIKATIONSPLAN Kriskommunikationsplanen ansluter till kommunens krisledningsplan och används i samma omfattning som krisplanen (se 2.1). 1. Mål för kriskommunikationsarbetet Melleruds kommun ska vid extraordinära händelser och samhällsstörningar ge beslutsfattare, anställda, allmänhet och media den information de behöver för att hantera den uppkomna situationen. Informationen ska vara snabb, tydlig, korrekt, öppen, empatisk, ansvarstagande, proaktiv, samstämmig, saklig och regelbunden. 2. Kriskommunikationsfunktionens sammansättning Kriskommunikationsfunktionen består av Informationsansvarig (sammankallande) Näringslivs- och marknadsföringsansvarig (ställföreträdande sammankallande) Webbmaster Två representanter vardera från Kultur- och utbildningsförvaltningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen samt Socialförvaltningen och utses utifrån personlig lämplighet. Medborgarkontorets personal inklusive växeltelefonist De som utses som representanter ska vid aktivering av funktionen ha möjlighet att gå ifrån sina ordinarie tjänster för att delta i kriskommunikationsarbetet på heltid. Stabschefen beslutar om att adjungera medlemmar till funktionen, till exempel personer med goda kunskaper i andra språk än svenska. Funktionen ska vara dimensionerad för bemanning dygnet runt (under minst en vecka). 3. Kriskommunikationsfunktionens arbetsuppgifter Kommunens krisledningsgrupp ansvarar för ledning och samordning av all kriskommunikation. Det operativa arbetet leds av den funktionsansvarige. Funktionen använder Kriskommunikationssamverkan i Västra Götaland. Inriktning och rutiner. Funktionen ansvarar för samordning av extern och intern information via webb, media, medial omvärldsbevakning och upplysningstjänst. tar fram och uppdaterar den kommunikativa lägesbilden, vilken utgör en delmängd till kommunens lägesbild. tar fram förslag till kommunikationsstrategi (budskap, målgrupp, kanaler, tidpunkt, omvärldsbevakning samt frågor och svar). dokumenterar eget arbete. ska både kunna fungera som talesperson och kunna stödja utsedd talesperson. omvärldsbevaka medier och myndigheter beroende på händelser. Kriskommunikationsfunktionen ska ha förmåga att dels informera via: Kommunens webbplats och Facebook-sida, inklusive svar på frekventa frågor. Pressmeddelanden Kommunens intranät Anslag eller informationsmaterial på utvalda ställen Telefonsvarar-funktionen (växeln) VMA och myndighetsmeddelande (alltid via kommunchef) 14

16 Dels kommunicera via: Meddelanden via radio och TV Upplysningstjänst via telefon Andra språk Information till besökare 15